Для чего нужен буфер обмена в microsoft word

В статье «Что такое буфер обмена?» я рассказал что такое буфер обмена и для чего он применяется. В данной статье я покажу как им пользоваться.

Итак, еще раз – буфер обмена – это объем компьютерной
памяти, куда вы копируете информацию и, по мере необходимости, вставляете ее в
нужные места в документе.

Возможности буфера
обмена

Для того, чтобы понять, как работает буфер обмена нужно
открыть текстовый документ и скопировать в буфер обмена часть текста.

Кстати, сделать это вы можете несколькими способами: как копировать в Word.

Скопированную информацию вы можете вставлять много раз.

Буфер обмена, который вы используйте един для практически
всех программ на вашем компьютере, то есть скопированный текст вы можете без
проблем вставить в любой другой программный продукт Microsoft (Exel, Visio) или в другие программы, которые не относятся к Microsoft Office (например, в Paint).

Буфер обмена может вмещать в себя 24 фрагмента, то есть тут
не важен вид информации и ее объем – сохранить в буфере обмена вы можете до 24 фрагментов:
одно копирование – один фрагмент.

Давайте воспользуемся этим.

• Перейдите во вкладку «Главная» — «Буфер обмена» — кнопка группы «Буфер обмена».

Откроется
диалоговое окно Буфера обмена.

• Выберите команду «Параметры» и установите галочки согласно иллюстрации:

«Собирать данные без отображения буфера обмена Office»

Теперь данные в
количестве 24 фрагмента будут собираться в буфере обмена вне зависимости от
того, открыто ли окно Буфера обмена или нет.

В случае, если
вы скопируете больше, чем 24 элемента, то перезаписываться на новые будут
первые элементы, которые вы копировали.

Кстати, если вы
будете копировать информацию в других неофисных программах, то все равно эта
информация будет попадать в данный буфер обмена до 24 элементов, тогда как в
программе, в которой вы работаете в настоящий момент был бы доступен только
последний скопированный элемент.

После того, как
вы включите функцию «Собирать данные без отображения буфера обмена Office» на панели задач Windows появится
значок буфера обмена.

При копировании
очередного элемента на панели задач будет всплывать диалоговое окно:

Иногда
случается, что объект невозможно поместить в буфер обмена и тогда появляется
следующее окно:

Итак, если вы
настроили буфер обмена на размещение 24 элементов, то при закрытии программы
заново вам его настраивать не нужно, так как программа сохранит ваши настройки.

Вставка элементов из буфера обмена

Итак, вы
работаете с текстом, несколько раз копировали различные элементы и вставляли их
и вам понадобилось вставить один из элементов, который вы достаточно давно
отправляли в буфер обмена. Что делать?

Нужно зайти в
окно буфера обмена и выбрать нужный вам элемент из списка.

Обратите
внимание: в выпадающем окне появляется две операции – вставить и удалить, то
есть вы можете не только вставить элемент, но и удалить его из памяти Буфера
обмена, если он вам больше не понадобится.

Информация, которую вы скопировали хранится в памяти Буфера обмена до тех пор, пока вы не перезагрузите или выключите компьютер.

Специальная вставка Буфера обмена

Когда вы
копируете информацию из одного документа в другой появляется проблема –
появление новых стилей или изменение старых, заданных в конечном документе, так
как вместе с текстом мы копируем не только содержание, но и характеристики
абзаца первого документа.

Чтобы такого не
происходило нам помогает Специальная
вставка буфера обмена.

Чтобы понять для чего нужна каждая из вставок скопируйте любую часть текста из одного документа и в другом документе кликните, куда хотите вставить текст, перейдите в «Главная» — «Буфер обмена» — «Вставить» и увидите различные «Параметры вставки».

У вас появляется
четыре кнопки в параметрах вставки. Разберем каждую из них.

• «Использовать конечную тему (И)» — в данном случае вы вставите текст со всеми стилями первого документа – этого делать не стоит.

• «Сохранить исходное форматирование (И)» — сохраняет оформление скопированного текста, но не добавляет новых стилей в набор стилей в ваш новый документ.

• «Объединить форматирование (О)» — объединяет стили первого и второго документа, что может не очень хорошо сказаться на оформлении документа целиком. Тут есть риск получить в список стилей Встроенный стиль.

• «Сохранить только текст (С)» — позволяет вставить в документ только текст, однако, если у вас в скопированной информации были какие-то нумерованные списки, то такая вставка превратит их в обычный текст.

Я бы отдал
предпочтение последнему варианту вставки, так как в данном случае не появляются
новые стили и оформление документа не страдает.

Что же касается превращения в текст нумерованных стилей, то их всегда можно поправить различными командами, например командой «Заменить».

Буфер обмена

На уроке 15 мы говорили о причине появления лишних стилей. И одна из причин появления лишних стилей – это неумение правильно пользоваться таким явлением, как буфер обмена и, в частности, такой возможностью, как специальная вставка из буфера обмена.

По окончании урока вы сможете:

1. Рассказать, что такое буфер обмена
2. Применить специальную вставку из буфера обмена

Буфер обмена – это часть памяти компьютера, в которой можно сохранить информацию, которую вы скопировали. По мере необходимости скопированную информацию можно извлекать из буфера обмена и вставлять в выбранное нами место.

1. Буфер обмена. Возможности буфера обмена

Скачайте документ тут. Откройте документ.

1. Выделяем текст (см. Урок 2. Выделяем текстовую информацию в документе)
2. Копируем текст в буфер обмена. Выбирайте, каким способом вы это сделаете:

1. Разыскать место, куда вы будете вставлять скопированный текст. Это может быть другое место в документе или новый документ, в который вы собираете информацию из разных источников.
2. Вставить текстовую информацию из буфера обмена. Выбирайте, каким способом вы это сделаете:

Скопированную информацию можно вставлять много раз.

Буфер обмена един для всех программ, установленных на компьютере. Вы можете скопированный текст вставить в графический редактор Visio или CorelDraw. Скопированная информация храниться в буфере обмена, до тех пор, пока вы не скопируете что-нибудь новое. Новое затирает старое.

Но у офисных программ есть замечательная особенность: сохранение в буфере обмена до 24 (!) фрагментов. Причём, не важно каких: размер, вид, объём – всё это не важно. Одно копирование – один фрагмент. Воспользуемся этой особенностью.

1. Лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка группы. Откроется окно Буфера обмена.
2. Выберите команду Параметры → Установите галочки:

• Собирать данные без отображения буфера обмена Office
  Данные в количестве до 24 фрагментов будут собираться в буфере обмена вне зависимости открыто окно Буфера обмена или нет. Если вы скопировали больше 24 раз, то информация, скопированная первой, исчезнет, и так по кругу.
  Интересная особенность: если вы копируете информацию в другой неофисной программе (например, вы работаете в графическом редакторе), то эта информация в количестве до 24 фрагментов будут собираться в буфере обмена Office. Тогда как в программе, в которой вы работаете в настоящий момент, будет доступен только последний скопированный фрагмент.
  Если бы вы знали, как часто меня выручала информация, собранная в буфере обмена Office!

• Показать значок буфера обмена Office на панели задач

Ваша картинка может отличаться от моей (операционная система другой версии, другие цвета)

Буфер обмена настраивается один раз. Если вы закроете окно Буфера обмена, то настройки сохраняться. Закрывается Буфер обмена повторным щелчком ЛМ по кнопке группы (Лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка группы):Если вам необходимо вставить фрагмент, скопированный ранее, то откройте окно Буфера обмена (вы уже знаете, как это делается). Далее из списка скопированный фрагментов выберите нужный вам фрагмент и щёлкните на нём ЛМ – фрагмент вставиться из буфера обмена.

Обратите внимание: на выбранном вами фрагменте появляется кнопка выпадающего меню. Щёлкните ЛМ по кнопке выпадающего меню и вы увидите две команды на выбор: Вставить и Удалить. Командой Удалить вы удаляете этот фрагмент из буфера обмена:

2. Буфер обмена. Специальная вставка

Очень часто нам бывает нужна операция «Скопировать из документа – вставить в новый документ». Даже очень часто. Но эта операция является причиной появления лишних стилей в документе (см. Урок 15. Лишние стили текста). Ведь вместе с текстом мы копируем символ конца абзаца, а именно он заключает в себе всю характеристику абзаца (Стиль абзаца).

Если нам нужно вставить один абзац, то можно, перетаскивая мышку, выделить текст без символа конца абзаца, скопировать и вставить в новый документ, что мы и делали на Уроке 15. А если нам нужно скопировать несколько абзацев? Ведь в этом случае мы поневоле копируем символы конца абзаца, а с ними тащим в наш новенький чистенький документ кучу ненужных нам стилей, в чём мы уже с вами убедились на прошлом уроке. В этом случае нас выручит специальная вставка буфера обмена.

Скачайте документ тут

Вы открыли Учебный файл_Специальная вставка?

1. Выделите весь текст (см. Урок 2. Я предпочитаю тройной щелчок ЛМ по полосе выделения)
2. Скопируйте весь текст любым известным вам способом (я предпочитаю сочетание клавиш Ctrl+C).
3. Создайте новый документ (я уже не напоминаю, что режим «Непечатаемые символы» и рабочее окно Стили должны быть заданы всегда).
4. Лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка Вставить → чёрный треугольник выпадающего меню.
   Раскроется меню Параметры вставки:

Пройдитесь курсором по четырём кнопкам в раскрывшемся окне параметры вставки.

Первая кнопка

В этом случае мы притащим в новый документ все стили текста, которые только есть в старом документе. Оно нам надо?

Вторая кнопка даёт такую картину:Третья кнопка  даёт такую картину:

Как видите, есть риск получить в список стилей Встроенный стиль.

Четвёртая кнопка  даёт такую картину:

Как видите:

• Новые стили в области задач Стили не появились,
• Автоматическая нумерация списков превратилась в обычный текст.

Выбирайте, какой кнопкой специальной вставки Буфера обмена вы будете пользоваться.
Я предпочитаю кнопку
На мой взгляд, она самая безопасная в смысле «недопущения» в новый документ ненужных мне стилей.

Вы можете возразить: А как же превращённая в текст автоматическая нумерация? С этим явлением мне помогает справиться моя любимая команда Заменить. Возможности этой команды очень велики и, честно, до конца мной не изучены. Я сомневаюсь, что за один урок расскажу вам о возможностях команды Заменить.

Теперь вы сможете:

1. Рассказать, что такое буфер обмена
2. Применить специальную вставку из буфера обмена

Буфер
обмена позволяет копировать информацию
из активного документа, другого документа
Word, другой программы, браузера –
практически из любого приложения,
предоставляющего возможность копирования
данных.

Буфер
обмена – это общее для всех программ
место для временного хранения информации.
Благодаря буферу обмена можно вырезать,
копировать и вставлять элементы в рамках
одного или нескольких документов. Буфер
обмена Office в MS Word позволяет скопировать
или вырезать до 24-х элементов из различных
приложений без потери данных. Буфер
обмена можно вызвать командой Главная
→ Буфер обмена Office (Кнопка запуска окна
диалога).

Следует
различать системный буфер обмена и
буфер обмена Office.

Наиболее
важные моменты:

—
последний из элементов, скопированных
в буфер обмена Office, хранится в системном
буфере;

—
очищение буфера обмена Office приводит к
очищению буфера системы;

—
при щелчке по кнопке Главная → Вставить
в документ вставляется содержимое
системного буфера обмена (т.е. по умолчанию
последний элемент, скопированный в
буфер обмена Office)

Для
того, чтобы добавить информацию в буфер
обмена ее необходимо выделить и выполнить
команду Главная → Копировать.

Для
того, чтобы вставить информацию из
буфера обмена необходимо выделить и
выполнить команду Главная → Вставить
(второй вариант: необходимо вызвать
буфер обмена, выбрать вставляемый объект
и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши).

буфер
обмена Microsoft Office «позволяет накапливать
текстовые и графические элементы из
любого числа документов Microsoft Office или
других приложений, а затем вставлять
их в любые документы Microsoft Office» (цитата
из Справки).

Тем
не менее, буфер обмена Microsoft Office ограничен
24 единицами хранения. Если попытаться
скопировать еще одну единицу информации,
то произойдет замещение самого первого
скопированного фрагмента.

Чтобы
начать работать с буфером обмена в Word,
нужно зайти в меню Правка
(Edit) и выбрать команду Буфер
обмена Office
(Office Clipboard). В левой части окна появится
одноименная область задач, в которой
будут отображаться все копируемые вами
фрагменты.
Можно скрыть область задач
и продолжить собирать данные. Для этого
следует щелкнуть по кнопке Параметры
(Options) в нижней части области задач и
поставить галочку на опции Собирать
данные без отображения буфера обмена
Office
(Collect Without Showing Office Clipboard).

Но
для вставки данных нужно обязательно
иметь открытой эту область задач.
Отобразить ее снова можно через сочетание
клавиш: двойное нажатие CTRL
+ C.

Данные
вставляются простым щелчком мыши по
нужному фрагменту в области задач.

29. Вкладки «Шрифт» и «Абзац» ms Word

В
Microsoft Word, начиная с первой версии и до
недавнего времени стандартным был шрифт
Times New Roman. Впервые он появился в 1932 году
в газете The Times, откуда и произошло его
название. Основную работу по его созданию
выполнил Виктор Лардент под руководством
Стэнли Моррисона, создание легенды
заняло почти три года. Результат превзошёл
все ожидания, шрифт создавал впечатление
изысканности, утончённости, принадлежности
к высшему сословию, при этом он обладал
великолепной читаемостью.

Неудивительно,
что авторы MS Word использовали именно
этот шрифт в качестве стандартного
столь долгое время. На данный момент
библиотека шрифтов MS Word насчитывает
сотни различных шрифтов.

Дефолтный
шрифт в MS Word зависит от версии. Так, до
версии Office 2007 стандартным был известный
Times New Roman 12 pt, в новых версиях программы
дефолтным стал Calibri. Это изменение
направлено, в первую очередь, на улучшение
восприятия информации.

Предпосылкой
для разработки нового типа шрифта стало
резкое увеличение потребления цифрового
контента. Разработчики исходили из
того, что благодаря повальной
компьютеризации, большинство документов
никогда не будет напечатано. Это ставило
основное условие новому шрифту –
удобочитаемость с экрана. С этой целью
Microsoft взялась за разработку технологии
ClearType, для которой было создано целое
семейство шрифтов.

Одновременно
с этим, компания хотела придать более
современный вид документу, созданному
новым текстовым редактором. Смена
традиционного шрифта на новый как нельзя
лучше отвечала поставленным требованиям.
Дизайн Calibri разработал Лукас де Гроот
специально для того, чтобы подчеркнуть
преимущества технологии ClearType.

Используемые
шрифты можно классифицировать по
нескольким признакам:

С
засечками и без них

Пропорциональные
и моноширинные (буквы одинаковы по
ширине).

Растровые,
представляют собой набор точек, выводимых
на экран и векторные, состоящие из точек
и линий.

Главное
преимущество векторных шрифтов –
отличная масштабируемость с сохранением
чёткости.

Microsoft
Word использует системные шрифты, поэтому
для добавления недостающего, файл нужно
просто вставить в папку с шрифтами
Windows. Необходимая папка находится в
панели управления. В результате этих
действий добавленный шрифт станет
доступен в самом текстовом редакторе.

При
разработке документа удачно выбранный
тип шрифта не менее важен, чем само
содержание. Стиль начертания текста
должен соответствовать смыслу документа
и подчёркивать мысль автора. Помимо
простого донесения информации и
удобочитаемости, документ должен ещё
и формировать у адресата ощущение
завершённости, самодостаточности.
Именно эту функцию и выполняет правильно
подобранный шрифт.

Абзацы
с отступами.

Отступ
определяет расстояние между вертикальной
границей абзаца и левым или правым
полем. Можно увеличить или уменьшить
отступ для одного абзаца или группы
абзацев. Кроме того, отступ абзаца может
быть отрицательным (такой отступ абзаца
называется также выступом). В этом случае
абзац выступает за край текста в сторону
левого поля. Создание выступа для первой
строки позволяет задать отступ для всех
строк абзаца, за исключением первой.

Увеличение
или уменьшение левого отступа для всех
строк абзаца

1.
Выделите абзац, который требуется
изменить.

2.
На вкладке Разметка страницы в группе
Абзац при помощи стрелок рядом с полем
Отступ слева увеличьте или уменьшите
левый отступ для всего абзаца.

Увеличение
или уменьшение правого отступа для всех
строк абзаца

1.
Выделите абзац, который требуется
изменить.

2.
На вкладке Разметка страницы в группе
Абзац при помощи стрелок рядом с полем
Отступ справа увеличьте или уменьшите
правый отступ для всего абзаца.

Установка
отступов с помощью клавиши TAB

1.
Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите
пункт Параметры Word.

2.
Нажмите кнопку Правописание.

3.
В разделе Параметры автозамены нажмите
кнопку Параметры автозамены, а затем
перейдите на вкладку Автоформат при
вводе.

4.
Установите флажок устанавливать отступы
клавишами.

5.
Чтобы задать отступ для первой строки
абзаца, щелкните перед этой строкой.
Чтобы задать отступ для всего абзаца,
щелкните перед любой его строкой, кроме
первой.

6.
Нажмите клавишу TAB.

Соседние файлы в папке ответы на экзамен

• #
• #