Для чего макросы в word 2007

Приветствую на Fast-Wolker.ru!! В  сегодняшнем выпуске продолжим знакомство с созданием макросов уже  в приложении Microsoft Office Word. Все знакомы с ним; многим приходится набирать документы в этой программе.

Документы чаще всего имеют одну и ту же структуру — мы берем шаблон правим его так как нам надо в одних и тех же местах — меняем даты,  имена, форматируем текст.

То есть мы каждый раз делаем одни и те же операции с текстом, и чтобы их не делать каждый раз — можно  заставить компьютер совершать их автоматически. Для этого в МS Word можно применять макрокоманды (или макросы) которые вы самостоятельно записываете в виде программы на языке VBA, который встроен в Word.

Что такое включенные макросы в Ворд?

А сейчас разберемся подробно, что за «макросы», как их включать. Начнем изучение на примере Office Word 2007, так как для многих он по прежнему остается самым привычным пакетом. Включать макросы нужно через меню «Файл» -«Параметры Word».

Дело в том, что настройки макросов в программе по умолчанию выключены, либо заданы такие настройки безопасности, что работать с  полноценно с макрокомандами Вы не сможете. Когда Вы создаете макросы, Вы по сути становитесь программистом.

Можно не только самому их писать, но и находить уже готовые. Среда VBA позволяет работать не только в пределах MS OFFICE. Можно создавать полноценные  программы, которые  получают доступ системным файлам на компьютере,  можно нанести вред. Этим пользуются злоумышленники.

Включаем первую настройку на ленте. Она сделает видимой вкладку «Разработчик» и позволит работать с макрокомандами и запускать редактор VBA:

Следующая настройка отвечает за безопасность. Здесь же, переходим в «Центр управления безопасностью»..

…»Парамеры центра» отвечает за запуск наших будущих программ. Вы можете настроить так как  нужно вам. Настройка «Доверять доступ к объектной модели VBA» позволит  пользоваться уже готовыми проектами VBA, например скачанными из Интернет.

Сторонние макрокоманды и проекты VBA перед запуском всегда проверяйте на вирусы!

Стабильный MS Office 2007 морально устарел и  поддержка его прекращена. Нужно уметь включать режим разработчика и в поздних версиях. Они более функциональны и для серьезной работы лучше использовать их.  В  Word 2016  включаем вкладку «Разработчик». Для этого так же в меню «Файл» переходим в «Параметры» и затем «Настройки Ленты»:

   Не забываем сделать настройки безопасности так как делали до этого. Теперь, когда все настройки сделаны можно работать далее.

Что такое макросы в  Ворде и как с ними работать?

По факту вы просто включаете запись ваших действий с текстом. Все выполняемые Вами  действия записываются. В нужный момент вы останавливаете запись и сохраняете макрос, а когда это необходимо — снова запускаете. Таким образом, вам на первых этапах не нужно знать язык программирования, чтобы справится с  простой задачей.

Но Вы получаете возможность изучать язык, если вас это дело увлечет. Создание макросов — это введение в программирование. VBA позволяет создавать для себя мощные инструменты при работе с  текстовыми и табличными документами для решения многих задач в  привычном виде .

Тем, кто после прочтения статьи заинтересуется и  захочет начать изучать язык VBA самостоятельно в помощь книга.

В качестве примера расскажу об одной такой полезной программе для Word. Иногда появляется желание распечатать полезную книгу на принтере, потому что не все любят читать с экрана. Это может быть большая инструкция,  или же полноценное художественное произведение в виде документа Ворд.

Чтобы понравившийся документ после распечатывания стал полноценной привычной брошюрой — нужен макрос. А точнее написанный в VBA программный код, он вам и позволит распечатать ваш документ в виде брошюры, в которой будет правильное расположение текста и нумерация страниц.

Эту программу для ознакомления качаем тут. Вам останется распечатать и сшить брошюру и вот у вас книга готова 🙂

Но чаще всего мы используем макросы на работе при составлении документов. Нужно форматировать текст, менять его размер, менять даты, имена на другие. Это ответственно и занимает время. И здесь наши  знания могут очень пригодится.

Для начала покажу демонстрационный пример — как работает макрос. У нас есть шаблон договора, который нужно подготовить для заполнения. Задача: открыть документ, убрать ненужные нам элементы из текста автоматически:

Согласитесь, убирать вручную каждый раз пустые поля (выделено желтым) на нескольких страницах утомительно, поэтому мы  для примера прибегнем к помощи макроса.  Итак, запускаю Ворд 2016, начинаю записывать макрос:

Указываем имя нашего макроса (без пробелов),  доступ делаю из шаблона Normal.doth. Такой выбор позволит запускать выполнение нашей макрокоманды из любого документа Word.

Назначать макрос можно кнопке на панели инструментов или вызвать нажатием сочетания определенный клавиш, но мы этого делать пока не будем. Просто нажмем на «OK» и начнется запись наших действий. Предлагаю посмотреть на видео, что получилось, это будет нагляднее.

Мы сделали самую простую операцию — замену текста во всем документе. Но, поизучав язык можно  пойти и далее —  отформатировать текст, сделать форму, в которой указываются все необходимые  данные договора (даты, номер, ФИО директора, должности, наименование организации, реквизиты и т .д.).

При выполнении макроса все эти данные заполнялись бы автоматически после указания в форме в нужных местах. По опыту знаю ошибок будет меньше при таком заполнении и времени уходит меньше.

Что такое макрос в ворде 2007? Формула из Excel таблицы

Многие интересуются — как вставить формулы Excel в таблицу Word? Excel хорош при вычислениях но не удобен для работы с текстом, а таблицы Word не так привычны после  работы с Excel.

Туда нельзя вставить формулы как в Excel, но можно вставлять таблицу Excel путем копирования или создания таблицы прямо в документе Word. Для этого переходим в меню «Вставка»:

Далее,  «рисуем»  таблицу так, как мы делаем это в Excel:

Создавать Excel таблицу в Word с помощью макроса вышеописанным способом не получится — нужны дополнительные усилия. А что касается обычной Word таблицы — можно записывать макросы в случае создания сложных макетов таблиц.

Можно попробовать записать создание таблицы в макрос любым из этих способов и посмотреть что получится. Лично я таблицы копирую прямо из Excel, а макросы записываю в Office 2016 — там мне удобнее работать со стилями и оформлением. Удачи в освоении программы!

Макрос — это набор определенных действий, команд и/или инструкций, которые сгруппированы в одну целостную команду, обеспечивающую автоматическое выполнение той или иной задачи. Если вы активный пользователь MS Word, вы тоже можете автоматизировать часто выполняемые задачи, создав для них соответствующие макросы.

Именно о том, как включить макросы в Ворд, как их создавать и использовать для упрощения, ускорения рабочего процесса и пойдет речь в этой статье. И все же, для начала не лишним будет более подробно разобраться в том, зачем вообще они нужны.

Области использования макросов:

1. Ускорение часто выполняемых операций. В числе таковых форматирование и редактирование.

2. Объединение нескольких команд в целостное действие “от и до”. Например, с помощью макроса можно вставить таблицу заданного размера с необходимым количеством строк и столбцов.

3. Упрощение доступа к некоторым параметрам и инструментам, расположенным в различных диалоговых окнах программы.

4. Автоматизация сложных последовательностей действий.

Последовательность макросов может быть записана или создана с нуля путем введения кода в редактор Visual Basic на одноименном языке программирования.

Включение макросов

По умолчанию макросы доступны не во всех версиях MS Word, точнее, они просто не включены. Чтобы активировать их необходимо включить средства разработчика. После этого на панели управления программы появится вкладка “Разработчик”. О том, как это сделать, читайте ниже.

Примечание: В версиях программы, в которых макросы доступны изначально (например, Ворд 2016), средства для работы с ними находятся во вкладке “Вид” в группе “Макросы”.

1. Откройте меню “Файл” (кнопка “Microsoft Office” ранее).

2. Выберите пункт “Параметры” (ранее “Параметры Word”).

3. Откройте в окне “Параметры” категорию “Основные” и перейдите в группе “Основные параметры работы”.

4. Установите галочку напротив пункта “Показывать вкладку “Разработчик” на ленте”.

5. На панели управления появится вкладка “Разработчик”, в которой и будет находиться пункт “Макросы”.

Запись макросов

1. Во вкладке “Разработчик” или, в зависимости от используемой версии Ворда, во вкладке “Вид”, нажмите кнопку “Макросы” и выберите пункт “Запись макроса”.

2. Задайте имя для создаваемого макроса.

Примечание: Если вы, создавая новый макрос, даете ему точно такое же имя, как у встроенного в программу, действия, записанные вами в новый макрос, будут выполняться взамен стандартным. Для просмотра макросов, доступных в MS Word по умолчанию, в меню кнопки “Макросы” выберите “Команды Word”.

3. В пункте “Макрос доступен для” выберите то, для чего он будет доступен: шаблон или документ, в который его следует сохранить.

Совет: Если вы хотите, чтобы создаваемый макрос был доступен во всех документах, с которыми вы работаете в дальнейшем, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. В поле “Описание” введите описание для создаваемого макроса.

5. Выполните одно из действий, указанных ниже:

• Нажмите “кнопке”;

• Выберите документ или документы, в которых требуется добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа (раздел “Настройка панели быстрого доступа”);

Совет: Чтобы создаваемый макрос был доступен для всех документов, выберите параметр “Normal.dotm”.

В окне “Макрос из” (ранее “Выбрать команды из”) выберите макрос, который следует записать, нажмите “Добавить”.

• Если вы хотите настроить эту кнопку, нажмите “Изменить”;

• Выберите подходящий символ для создаваемой кнопки в поле “Символ”;

• Введите имя макроса, которое будет отображаться в дальнейшем в поле “Отображаемое имя”;

• Для начала записи макроса дважды кликните по кнопке “ОК”.

Символ, который вы выбрали, будет отображаться на панели быстрого доступа. При наведении указателя курсора на этот символ, будет отображаться его имя.

• Кликните по кнопке “Клавишами” (ранее “Клавиатура”);

• В разделе “Команды” выберите макрос, который необходимо записать;

• В разделе “Новое сочетание клавиш” введите любую удобную для вас комбинацию, после чего нажмите кнопку “Назначить”;

• Для начала записи макроса нажмите “Закрыть”.

6. Выполните поочередно все те действия, которые необходимо включить в макрос.

Примечание: Во время записи макроса нельзя использовать мышь для выделения текста, а вот для выбора команд и параметров нужно использовать именно ее. При необходимости, выделить текст можно с помощью клавиатуры.

Урок: Горячие клавиши в Ворде

7. Для остановки записи макроса нажмите “Остановить запись”, эта команда расположена в меню кнопки “Макросы” на панели управления.

Изменение комбинаций клавиш для макроса

1. Откройте окно “Параметры” (меню “Файл” или кнопка “MS Office”).

2. Выберите пункт “Настройка”.

3. Нажмите на кнопку “Настройка”, расположенную рядом с полем “Сочетание клавиш”.

4. В разделе “Категории” выберите “Макросы”.

5. В открывшемся списке выберите макрос, который необходимо изменить.

6. Кликните по полю “Новое сочетание клавиш” и нажмите клавиши или комбинацию клавиш, которые вы хотите назначить для конкретного макроса.

7. Убедитесь, что назначенное вами сочетание клавиш не используется для выполнения другой задачи (поле “Текущее сочетание”).

8. В разделе “Сохранить изменения” выберите подходящий вариант (место) для сохранения места, где макрос будет запускаться.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос был доступен к использованию во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

9. Нажмите “Закрыть”.

Запуск макроса

1. Нажмите на кнопку “Макросы” (вкладка “Вид” или “Разработчик”, в зависимости от используемой версии программы).

2. Выберите макрос, который хотите запустить (список “Имя макроса”).

3. Нажмите “Выполнить”.

Создание нового макроса

1. Нажмите кнопку “Макросы”.

2. Задайте имя для нового макроса в соответствующем поле.

3. В разделе “Макросы из” выберите шаблон или документ, для которого будет сохранен создаваемый макрос.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос стал доступен во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. Нажмите “Создать”. Будет открыт редактор Visual Basic, в котором и можно будет создать новый макрос на языке Visual Basic.

На этом все, теперь вы знаете, что такое макросы в MS Word, зачем они нужны, как их создавать и как с ними работать. Надеемся, информация из этой статьи будет полезной для вас и действительно поможет упростить, ускорить работу со столь продвинутой офисной программой.

А вы знали, что часто повторяемые действия в текстовом редакторе Word последних версий (2007, 2010, 2013, 2016) можно автоматизировать? Достигается это путем создания макросов в «Ворде». Что это, как их сделать, включить/отключить, как открыть файл с такими элементами, мы обязательно разберем далее.

Что это — макросы в «Ворде»?

Макрос — это комплекс инструкций, группируемых в единую команду для автоматического выполнения того или иного задания. Пишутся они на языке Visual Basic в редакторе с одноименным названием.

Чаще всего макросы применяются пользователем для:

• Ускорения наиболее востребованных действий форматирования, редактирования.
• Объединения нескольких команд в одну. Как пример — создание таблицы с определенным числом столбцов, строк, стилем границ.
• Облегчения доступа к параметрам, находящимся в диалоговых окнах.
• Автоматизации процесса обработки последовательных сложных операций.

Таким образом, макросы в «Ворде» превращают несколько задач в одно действие. Чтобы его осуществить, необходимо набрать комбинацию клавиш или нажать на кнопку панели быстрого доступа.

Word 2010-2016: запись макроса, запускающегося кнопкой

Разберем, как создать макрос в «Ворде» этого типа:

1. Зайдите в «Вид», выберите «Макрос» — «Создать…».
2. Придумайте имя для этого комплекса команд.
3. Если вы хотите использовать его для всех файлов, то обязательно выберите доступность «Для всех документов».
4. Кликните на назначение «По кнопке».
5. В следующем окне кликните на новый макрос. Его наименование будет начинаться с Normal — NewMacros, после чего будет следовать имя, которым вы его обозначили.
6. Далее — щелчок на «Добавить», а затем на «Изменить».
7. Из предложенной палитры выберите значок для своего макроса в «Ворде».
8. Теперь самая важная часть: запись шагов. Для каждого нужно выбрать команду или нажать определенную клавишу. Текст необходимо выделять с помощью клавиатуры. Система будет записывать все шаги, что вы сделаете, — нажатия клавиш, действия мышью.
9. Когда вы завершите задуманное, закончите запись: зайдя в раздел «Макросы», выберите «Остановить…»

Вы увидите, что на панели быстрого доступа появилась кнопка созданной вами команды. Нажав на нее, вы автоматически выполните записанную последовательность действий.

Word 2010-2016: запись макроса, запускающегося комбинацией клавиш

Теперь разберем, как создать макрос в «Ворде», который активируется нажатием сочетания кнопок:

1. Зайдите в «Вид», найдите «Макросы». Далее — «Записать…»
2. Введите его имя. Не забудьте указать, если это нужно, что макрос доступен для всех документов.
3. Выберете значок доступности по клавиатуре.
4. В поле «Новое сочетание…» введите определенную комбинацию клавиш, которая будет запускать в действие макрос. Если она будет совпадать с другой стандартной командой, то нужно придумать иное сочетание.
5. Кликните на «Назначить».
6. Теперь запись шагов для макроса: для каждого из них выставляйте определенную команду, щелчок мышкой. Все действия будут сохраняться системой.
7. Когда все будет готово, зайдите в «Макросы» (меню «Вид») и остановите запись.

Теперь установленным сочетанием клавиш вы можете активировать созданный комплекс команд.

Word 2007: начало создания макроса

Теперь расскажем, как сделать макрос в «Ворде 2007». Процесс немного отличается от того, что представлен для поздних версий этого текстового редактора.

Первым делом вам нужно активировать вкладку разработчика:

1. Кликните на кнопку Microsoft Office (круглую, с логотипом компании).
2. Выберите «Параметры «Ворда»».
3. В «Основных параметрах…» сделайте активным пункт «Показывать «Разработчик» на ленте».

Теперь переходим непосредственно к созданию комплекса команд:

1. Зайдите на появившуюся вкладку «Разработчик». В «Коде» выберите «Запись макроса».
2. В «Имя…» введите название. Будьте внимательны: если оно будет совпадать с наименованием стандартного макроса, то новая запись заменит его. Поэтому для проверки в «Макросах» группы «Код» найдите «Команды Word» и убедитесь, что придуманное имя не совпадает с там присутствующими.
3. В «Макрос доступен…» выберите, где его можно применять. Если для всех файлов, то остановитесь на Normal.dotm.
4. Введите описание.

Word 2007: три варианта записи макроса

Далее вы можете пойти тремя путями.

Запись без привязки. Вы пишете макрос, не связывая его ни с кнопкой, ни с сочетанием клавиш. Для этого достаточно нажать на ОК.

Привязка макроса к кнопке. Тут следует пойти таким путем:

1. Щелкните на «По кнопке».
2. В «Настройки панели быстрого доступа» выберите все документы или отдельный файл, где можно применять этот макрос.
3. В окне «Выбрать команды» нажмите на нужный макрос. Затем — щелчок на «Добавить».
4. Для настройки кликните на «Изменить».
5. В «Символе» выберите значок для кнопки.
6. «Отображаемое имя» — наименование макроса.
7. Два раза кликните на ОК, чтобы начать запись.

Привязка макроса к сочетанию клавиш. Здесь следующий путь:

1. Остановитесь на «Клавиатуре».
2. В «Командах» найдите макрос, который вы собрались записать.
3. В «Новом сочетании клавиш» введите придуманную комбинацию. Клик на «Назначить».
4. Щелкните на «Закрыть», чтобы начать запись.

Далее путь становится единым для всех вариантов:

1. Выполните последовательность действий, которую нужно включить в макрос.
2. Завершить процесс можно выбором «Остановить запись» во вкладке «Код».

Открытие файлов с макросами

Документы, поддерживающие макросы, имеют расширение .docm. Трудности с ними иногда возникают на моменте запуска — текстовой редактор выдает ошибку. Разберем, как открыть «Ворд» с макросами:

• Два раза щелкните на данный документ. Система сама выберет программу на вашем ПК, способную его открыть.
• При неудаче измените расширение на .doc, .docx.
• В случае неудовлетворительного результата воспользуйтесь программами:
• Word 2007, распознающий Open XML.
• «Ворд» 2010.
• Приложение FileViewPro.

Включение макросов

Как включить макросы в «Ворде»? Есть три варианта.

При появлении панели сообщений. Как только вы открываете файл с макросами, перед вами на экране выходит желтое окошко с щитом и просьбой включить данный комплекс команд. Только если вы уверены в надежности источника документа, нажмите на панели «Включить содержимое».

С помощью представления Backstage. При открытии файла с макросами сделайте следующее:

1. Кликните на «Файл».
2. В «Предупреждении системы безопасности» нажмите на пункт «Включить содержимое».
3. В данном разделе сделайте активным «Всегда включать…» Это превратит документ в надежный.

Включение на время открытия документа. Можно сделать макросы активными только на период работы с определенным файлом. Когда вы его уже закроете и запустите заново, их снова придется включать. Для такого варианта следующий алгоритм:

1. Откройте вкладку с названием «Файл».
2. В «Предупреждении системы безопасности» нажмите на «Включить содержимое».
3. Перейдете в «Доп. параметры».
4. В «Параметрах безопасности…» выберите «Включить лишь для этого сеанса» в отношении каждого из имеющихся в документе макросов.
5. Подтвердите нажатием ОК.

Отключение макросов

Напоследок разберем, как убрать макросы в «Ворде»:

1. Во вкладке «Файл» перейдите на «Параметры».
2. В «Центре управления…» выберите «Параметры центра…»
3. Щелкните на «Параметры макросов».
4. Выберите, что вам нужно:
   • Отключить все без уведомления (как макросы, так и предупреждения об опасности/безопасности).
   • Отключить все с уведомлением (убираются только макросы, уведомления о безопасности остаются).
   • Отключить все, кроме макросов с цифровой подписью (отображаются только макросы издателя, которому выражено доверие, — на их включение нужно согласиться в уведомлении при открытии файла).
5. Подтвердите выбор нажатием на ОК.

Создание макросов имеет свои особенности в различных версиях текстового редактора «Ворд». А при открытии файла с данной группой команд в данной программе вы можете выбрать, включать или не активировать их.