Для чего используют текстовые данные excel

Стандартные форматы данных в Excel и Google таблицах

Введение

Довольно часто, пользователи путают понятия «тип данных» и «формат ячеек». Эти понятия взаимосвязаны, но все же разные.

Тип данных – характеризует информацию, хранящуюся в ячейке.

Формат данных – отвечает за отображение символов в ячейке.

В этой статье мы разберем подробнее разницу этих понятий, рассмотрим стандартные варианты форматирования данных, а также покажем, как создать собственный формат.

Скачать файлы из этой статьи

Обзорное видео о работе с форматами данных в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Тип данных в Excel и Google таблицах

Основными типами хранения данных в Excel и Google таблицах являются: текст и число.

Тип данных позволяет табличным редакторам определить, каким образом обрабатывать данные хранящиеся в ячейке.

«Текст» состоит из символьных данных и не участвует в математических вычислениях. Используется, например, для ввода заголовков таблиц.

Тип данных «Число» используется непосредственно для вычислений. Именно с этим типом данных табличные редакторы предпринимают различные математические операции (складывают их, вычитают, умножают и тд).

Формат данных в Excel и Google таблицах

Формат ячеек отвечает за то, как данные будут отображаться в ячейке. Благодаря формату, мы можем представить данные в удобной и простой форме.

На картинке ниже отчетливо видна разница понятий «Тип данных» и «Формат данных».

Текстовый формат данных в Excel

Чтобы ввести символьное выражение, необходимо указать общий или текстовый формат для ячейки. Возможно, Вы сталкивались с ситуациями, когда числа в файле представлены в текстовом формате и Вы не можете работать с ними как с полноценными числами. Сортировка с такими «текстовыми числами» некорректна, арифметические операции не выполняются. Обычно, эти ячейки отмечены зеленым индикатором. Преобразовать текст в число достаточно просто.

Выделите все ячейки, содержащие данные, щелкните на всплывающий желтый значок с восклицательным знаком и выберите команду «Преобразовать в число». После этих действий, все числа в выделенном диапазоне будут преобразованы в полноценные и с ними можно продолжить работу.

Текстовый формат данных в Google таблицах

В Google таблицах с текстовым форматом чисел дела обстоят немного сложнее. Здесь нет индикаторов, которые будут нам подсказывать, что числа в таблице имеют текстовый формат. Мы просто столкнемся с невозможностью проведения арифметических операций с такими псевдо-числами. С виду – простое число с разделением разрядов, но если обратить внимание на строку формул, то можно заметить, что это число имеет пробел.

Формат отображается в ячейке, а истинное значение – в строке формул. Число не может содержать в себе пробел, а текст – может. Поэтому, если мы уберем все пробелы в текстовых данных, то получим полноценные числа, с которыми можно продолжать работу.

Удалили лишние пробелы и псевдо-числа преобразовались в полноценные.

Числовой формат данных

Excel и Google таблицы все же в большей степени предназначены для обработки чисел, поэтому важную роль здесь играет правильная настройка их формата.

С точки зрения табличного редактора цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, что они обозначают – номер дома, цену товара, фрагмент заголовка и так далее. В разных ситуациях число должно отображаться и обрабатываться по-разному.

Стандартные форматы данных в Excel

Excel поддерживает следующие форматы:

Общий – назначается автоматически, в том случае если не указывается формат специально.

Числовой – расширенный способ представления чисел. Можно задать количество знаков после запятой или добавить разделитель групп разрядов.

Денежный формат используют для ввода различных денежных величин. По умолчанию число округляется до двух знаков после запятой (то есть до копеек), но это количество знаков можно изменять. В конце значения указывается валюта. Символ валюты можно задавать самостоятельно.

Финансовый – такой же формат, что и денежный, но данные в столбцах выравниваются по разделителю целой и дробной части.

Формат Дата – используется для ввода даты или даты и времени.

Формат Время – предназначен для ввода времени или даты и времени.

При использовании процентного формата значение ячейки, умножается на 100 с символом % в конце.

Дробный формат позволяет отобразить рациональные дроби с числителем и знаменателем.

Экспоненциальный формат – отображает число в экспоненциальном представлении, используется для записи очень больших или очень малых чисел.

Текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются, вне зависимости от их содержания.

Дополнительный формат включает в себя несколько видов данных: почтовый индекс, номер телефона и табельный номер.

Стандартный формат данных в Google таблицах

В Google таблицах стандартные форматы очень схожи с Excel. Числовой формат, валютный, финансовый, дата и время, процентный формат, экспоненциальный, текстовый. Все остальные форматы – производные от основных.

Главное о формате данных в Excel и Google таблицах

Главное, что нужно помнить о форматах, — это то, что формат не равен содержанию ячейки. Или, другими словами, внешнее отображение данных не обязательно отражает эти данные.

Можно видеть в ячейке 0, но на самом деле там 0,25 и установлен формат с округлением, или мы видим в ячейке отрицательное число, а на самом деле там положительное. Истинное значение всегда можно увидеть в строке формул. Ячейка может выглядеть пустой, а на самом деле в ней будут находиться данные.

Пользовательский формат данных в Excel

И в Excel и в Google таблицах существует так называемый «Заказной формат», то есть формат, который мы можем настроить самостоятельно. В программе Excel в разделе «все форматы» содержатся интересные уже готовые пользовательские форматы. В строке тип мы можем вручную записать нужный нам формат используя предназначенные для этого символы.

Возможно, Вы увидели сложность в том, чтобы прописывать форматы для данных вручную, потому что совсем не ориентируетесь какой формат в каком виде представит информацию. Поэтому мы подготовили шпаргалку по форматам. Внимательно просмотрите эту шпаргалку, она показывает, как выглядит Ваше исходное значение, и что с ним произойдет после применения какого-то определенного форматирования.

Большинство числовых форматов применяются непосредственно к ячейке, однако Вы можете также применять числовые форматы внутри формулы с помощью функции ТЕКСТ().

Ниже, приведены основные правила создания пользовательского формата.

Символ, какую опцию он выполняет, примеры «ДО» и «ПОСЛЕ» и какой формат был применен к ячейке.

Например, 0 отвечает за обязательное отображение незначащих нулей, запятая – разделяет целую и дробную части, пробел – разделяет разряды, а в квадратных скобках задается цвет шрифта.

Чтобы добавить к формату цвет, нужно указать его название в квадратных скобках в начале формата. Например, [Черный], [Красный], [Синий].

Больше цветов доступно в цветовой кодировке (см.ниже). Для этого, вместо названия цвета, указываем его номер, например [Цвет1], [Цвет2], [Цвет3].

Пользовательский числовой формат в Excel: [ЦветX] 0″ ◉» , где X — число между 1-56:

Пользовательский формат данных в Google таблицах

Настроить пользовательский формат в Google таблицах можно в разделе «Формат» — «Числа» — «Другие форматы».

Аналогичную шпаргалку с востребованными пользовательскими форматами, основными правилами создания формата, а также цветовой кодировкой мы подготовили и для пользователей Google таблиц.

Примеры пользовательских форматов данных в Google таблицах

Основные правила создания пользовательского формата в Google таблицах

Цветовая кодировка для пользовательского формата в Google таблицах

Заключение

Теперь, у Вас есть шпаргалки по созданию пользовательского формата. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам форматы. Добавление пользовательских форматов в Excel или Google таблицах — несложная процедура, с которой можно справиться самостоятельно. Для экономии времени и упрощения задачи рекомендуем пользоваться предоставленными шпаргалками.

Изучите работу в программе Excel на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти тест

Источник

Текстовый тип данных в Excel

Текстовый тип данных – предназначен для информации представляющей текст. Даже числа в ячейках, имеющей текстовый тип данных, представляют текст, а не число. Для использования текстовых данных в формулах необходимо их заключать в кавычки, например – «=»5″». Кавычки определенно дают понять программе, что данный символ/ы необходимо понимать как текст. Когда число в ячейке представлено как текст, к ячейке добавляется зеленый треугольник в верхний левый угол. При выборе такой ячейки можно увидеть предупреждение и возможные действия над ней.

Ситуации, когда числа записываются в виде текста, бывает так много, что забывать об этом ни в кое случае не следует. Особенно, когда в книгу попадают данные из внешних источников. Если понадобиться перевести сразу несколько ячеек из формата текста в формат числа, то выделите необходимые Вам ячейки и в выпадающем меню предупреждения выберите пункт «Преобразовать в число». Все выбранные ячейки моментально поменяют свой формат. Учтите, что простого изменения формата через настройки может быть недостаточно, так как Excel требует повторного ввода информации. Чтобы снова ее не набирать, то двойной клик по ячейке и нажатие клавиши «Enter» исправит ситуацию, либо Вам используйте первый способ.

Использование текстового типа данных для строк часто можно опустить, т.к. программа сама поймет, что фраза «Номер договора» не может быть определена как число. Если возникает необходимость представить номер договора в виде последовательности чисел «000123», то без текстового типа данных никак не обойтись, т.к. Excel расценит это как число и отбросит все начальные нули. Либо ситуация когда необходимо представить 2 числа через тире, допустим график работы «9-18», приложение может понять как попытку указать дату «18 сентября».

Во многих ситуациях использование текстового типа очень важно, как и в ситуациях, где его использование неприемлемо. Подробнее об этом читайте в неявных ошибках типов данных.

Источник

Excel

👉 В этом разделе мы на примерах разбираем сложные айтишные термины. Если вы хотите почитать вдохновляющие и честные истории о карьере в IT, переходите в другие разделы.

Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.

Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.

Возможности Microsoft Excel

Работа с формулами и числовыми данными

Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.

Работа с текстом

Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.

Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Организация баз данных

Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.

Построение графиков и диаграмм

Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.

Создание рисунков

С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.

Автоматизация стандартных задач

Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.

Импорт и экспорт данных

Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.

Собственный язык программирования

Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.

Интерфейс Excel

В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.

По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.

«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.

«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.

«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.

«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.

«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.

«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.

«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.

«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.

«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.

Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Форматы файлов

Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:

• .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
• .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
• .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
• .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
• .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.

Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.

Стандартные операции с ячейками

Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.

При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.

Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.

Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.

Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.

Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:

• объединить и поместить в центре;
• объединить по строкам;
• объединить ячейки.

Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.

Работа с формулами Excel

Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.

Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».

В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.

Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:

Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»

Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.

Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.

В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».

В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.

Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.

Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Источник

11 марта 2022 г.

Если вы используете Microsoft Excel в своей профессиональной деятельности, вы можете обрабатывать разные типы данных для разных проектов. Для каждого типа могут потребоваться разные формулы и команды. Изучение различных типов данных в Excel может помочь вам понять, как и когда их использовать для ваших собственных профессиональных электронных таблиц. В этой статье мы рассмотрим, что такое типы данных Excel, различные типы и несколько советов, которые вы можете использовать.

Типы данных Excel — это четыре различных типа значений в Microsoft Excel. Четыре типа данных: текст, число, логика и ошибка. Вы можете выполнять разные функции с каждым типом, поэтому важно знать, какие из них использовать и когда их использовать. Вы также можете учесть, что некоторые типы данных могут измениться при экспорте данных в электронную таблицу.

4 типа данных Excel

Вот список из четырех типов данных, которые вы можете найти в Microsoft Excel, с информацией о том, как вы можете их использовать:

1. Числовые данные

Данные в эту категорию включают любые числа. Они могут включать большие числа или небольшие доли, а также количественные или качественные данные. Важно помнить разницу между количественными и качественными числовыми значениями, потому что некоторые числа могут не отражать количество чего-либо. Например, вы можете ввести число, представляющее финансовый доход, в одну ячейку и число, представляющее дату, в другую. Оба считаются числовыми данными, но могут вводиться в электронную таблицу по-разному. Убедитесь, что вы используете соответствующие символы и форматы, чтобы Excel правильно считывал ваши числовые данные.

Примеры числовых данных могут включать:

• Денежные итоги

• Целые числа

• Проценты

• Десятичные

• Даты

• раз

• Целые числа

• Телефонные номера

2. Текстовые данные

Этот тип данных включает в себя такие символы, как буквы, цифры и специальные символы. Основное различие между числовыми данными и текстовыми данными заключается в том, что вы можете использовать вычисления с числовыми данными, но не с текстовыми данными. Поскольку эти два типа данных могут пересекаться, вы можете вручную изменить формат ячейки, чтобы убедиться, что она работает так, как вы хотите. Вы также можете использовать текстовые данные для маркировки столбцов или строк, чтобы отслеживать различные категории. Например, вы можете пометить строку «Доход», а столбец «Январь 2022 года».

Excel может классифицировать цифры, которые он не распознает как текстовые данные по умолчанию, поэтому важно отформатировать данные, чтобы они соответствовали нужному типу. Примеры текстовых данных могут включать:

• Слова

• Предложения

• Даты

• раз

• Адреса

3. Логические данные

Данные этого типа либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ, как правило, в результате проверки или сравнения. Это означает, что вы можете использовать функцию, чтобы определить, соответствуют ли данные в вашей электронной таблице различным критериям. Например, вы можете использовать свою электронную таблицу, чтобы установить цели продаж и измерить, соответствуют ли ваши показатели продаж. Вы можете проводить эти тесты, используя логические функции для различных сценариев. Четыре логические функции:

• И: функция И может помочь вам определить, соответствуют ли ваши данные нескольким условиям. Например, вы можете использовать эту функцию, чтобы проверить, превышают ли данные в одной ячейке определенную сумму, а данные в другой ячейке также превышают другую сумму.

• ИЛИ: Вы можете использовать эту функцию, чтобы определить, соответствует ли хотя бы один из ваших аргументов вашим условиям. Если ни один из данных не соответствует вашим условиям, Excel выдает значение ЛОЖЬ.

• XOR: эта функция означает «Исключающее ИЛИ», что означает, что только один аргумент может быть ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, вы можете использовать эту функцию, чтобы гарантировать, что только одна из ваших ячеек содержит определенное значение.

• НЕТ: вы можете использовать эту функцию, если хотите отфильтровать аргументы, которые не соответствуют вашим условиям. Это помечает каждый аргумент как ИСТИНА, чтобы вы могли оценить возможные закономерности в данных, которые не соответствуют вашим условиям.

4. Данные об ошибках

Этот тип данных возникает, когда Excel распознает ошибку или недостающую информацию при обработке вашей записи. Например, если вы попытаетесь запустить функцию для ячейки, содержащей текстовые данные, Excel выдаст значение ошибки #ЗНАЧ!. Это поможет вам определить, в чем проблема, чтобы вы могли исправить ее и получить желаемый результат. Символ «#» в начале каждого значения ошибки может помочь вам легко распознать эти случаи. Знание различных значений ошибок может помочь вам понять, как устранять различные ошибки или добавлять соответствующую информацию. Эти значения:

• #ИМЯ?: Это значение может отображаться, если в формуле есть значение без кавычек или с отсутствующей начальной или конечной кавычкой. Он также может заполняться, если в формуле есть опечатка.

• #DIV/0: это значение ошибки может возникнуть, если вы попытаетесь разделить число на ноль. Поскольку результатом является неопределенное число, Excel использует #DIV/0 для обозначения того, где вы можете попробовать другое уравнение.

• #ССЫЛКА!: Недопустимое значение ошибки ссылки на ячейку может возникнуть, если вы удалите или вставите элементы в ячейку или диапазон ячеек, где вы ранее вводили формулу. Чтобы устранить эту проблему, вы можете отменить предыдущее действие и поместить новые данные в ячейку или диапазон ячеек, не содержащий формулы.

• #ЧИСЛО!: #ЧИСЛО! значение может появиться, если вы введете недопустимую формулу или функцию. Он также может появиться, если итоговая сумма, которую выдает формула или функция, слишком велика для Excel, чтобы представить ее в ячейке.

• #N/A: Вы можете ввести это значение ошибки, если хотите указать области, в которые вы можете ввести значение позже. Excel также может автоматически заполнять это значение, если импортированные данные содержат пустые или нечитаемые ячейки.

• #ЗНАЧ!: Эта ошибка указывает на то, что аргумент или оператор в функции или формуле недействителен. Например, если вы попытаетесь вычислить сумму диапазона ячеек, где одна ячейка содержит буквы алфавита, вы можете получить ошибку #ЗНАЧ! результат.

• #NULL!: Если вы ссылаетесь на пересечение между диапазоном ячеек в функции, вы можете увидеть это значение ошибки, потому что эти ячейки на самом деле не пересекаются. Он также может появиться, если в диапазоне ячеек для функции отсутствуют разделительные запятые.

Советы по использованию типов данных Excel

Вот список советов, которые помогут вам при использовании различных типов данных Excel:

Используйте функцию ТЕКСТ Excel

Эта функция позволяет форматировать данные в ячейке как текстовые данные. Это может помочь вам сохранить свой формат в ситуации, когда Excel может изменить его на формат по умолчанию. Например, если вы хотите отображать даты с помощью чисел и буквенных символов, вы можете установить для ячеек текст, чтобы Excel не преобразовывал их в формат даты по умолчанию. Это также может помочь вам отображать количественные числа, начинающиеся с одного или нескольких нулей, поскольку Excel удаляет их для числовых данных.

Чтобы использовать эту функцию, выберите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите изменить, а затем введите следующую формулу в строку формул:

=Текст(Значение, format_text)

Ограничение числовых данных до 15 цифр

Microsoft Excel позволяет вводить большие числа, но ограничивает числа, содержащие более 15 цифр, не включая запятые и десятичные точки. Он редактирует числа за пределами этого диапазона, заменяя любую цифру за пределом нулем. Важно вести отдельный учет любых числовых данных, для точности которых требуется более 15 цифр. Вы также можете адаптироваться к этому ограничению, используя текст. Например, если вы хотите ввести число в миллиардах, тогда как для его записи потребуется более 15 цифр, вы можете вместо этого использовать букву B, чтобы обозначить, что число исчисляется миллиардами.

Проверка данных после экспорта

Когда вы экспортируете данные в электронную таблицу, Excel может иногда возвращать настройки в зависимости от того, что, по его мнению, представляют определенные значения. Например, формат значения ошибки может войти в новую электронную таблицу как текст. Сверка новой электронной таблицы со старой может помочь вам определить отсутствующие или измененные форматы, чтобы вы могли их исправить.

Поиск знака числа

Если вы хотите проверить свою электронную таблицу на наличие значений ошибок, вы можете нажать «Ctrl + F» на клавиатуре и выполнить поиск по символу «#». Поскольку все значения ошибок начинаются с цифры или знака решетки, вы можете найти их таким образом. Это может помочь вам исправить отсутствующие или неправильные записи, чтобы обеспечить точность ваших функций.

Определить отображение числовых данных

Важно определить, как вы хотите отображать числовые данные, такие как даты, проценты или дроби. Например, если вы введете 2/8, Excel может уменьшить дробь до 1/4. Если вы хотите сохранить несокращенную дробь, вы можете изменить настройки для этой ячейки в меню «Формат». Решение о том, как вы хотите отображать определенные числа, прежде чем вводить все свои данные, может помочь обеспечить единообразие и организованность вашей электронной таблицы.

Обратите внимание, что ни одна из компаний или продуктов, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.