Динамическая фильтрация таблиц excel

Расширенный фильтр и немного магии

У подавляющего большинства пользователей Excel при слове «фильтрация данных» в голове всплывает только обычный классический фильтр с вкладки Данные — Фильтр (Data — Filter):

Такой фильтр — штука привычная, спору нет, и для большинства случаев вполне сойдет. Однако бывают ситуации, когда нужно проводить отбор по большому количеству сложных условий сразу по нескольким столбцам. Обычный фильтр тут не очень удобен и хочется чего-то помощнее. Таким инструментом может стать расширенный фильтр (advanced filter), особенно с небольшой «доработкой напильником» (по традиции).

Основа

Для начала вставьте над вашей таблицей с данными несколько пустых строк и скопируйте туда шапку таблицы — это будет диапазон с условиями (выделен для наглядности желтым):

Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.

Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский «Ашан» в III квартале, то условия будут выглядеть так:

Чтобы выполнить фильтрацию выделите любую ячейку диапазона с исходными данными, откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Дополнительно (Data — Advanced). В открывшемся окне должен быть уже автоматически введен диапазон с данными и нам останется только указать диапазон условий, т.е. A1:I2:

Обратите внимание, что диапазон условий нельзя выделять «с запасом», т.е. нельзя выделять лишние пустые желтые строки, т.к. пустая ячейка в диапазоне условий воспринимается Excel как отсутствие критерия, а целая пустая строка — как просьба вывести все данные без разбора.

Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:

Добавляем макрос

«Ну и где же тут удобство?» — спросите вы и будете правы. Мало того, что нужно руками вводить условия в желтые ячейки, так еще и открывать диалоговое окно, вводить туда диапазоны, жать ОК. Грустно, согласен! Но «все меняется, когда приходят они ©» — макросы!

Работу с расширенным фильтром можно в разы ускорить и упростить с помощью простого макроса, который будет автоматически запускать расширенный фильтр при вводе условий, т.е. изменении любой желтой ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку текущего листа и выберите команду Исходный текст (Source Code). В открывшееся окно скопируйте и вставьте вот такой код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Not Intersect(Target, Range("A2:I5")) Is Nothing Then
        On Error Resume Next
        ActiveSheet.ShowAllData
        Range("A7").CurrentRegion.AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:=Range("A1").CurrentRegion
    End If
End Sub

Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:

Так все гораздо лучше, правда?

Реализация сложных запросов

Теперь, когда все фильтруется «на лету», можно немного углубиться в нюансы и разобрать механизмы более сложных запросов в расширенном фильтре. Помимо ввода точных совпадений, в диапазоне условий можно использовать различные символы подстановки (* и ?) и знаки математических неравенств для реализации приблизительного поиска. Регистр символов роли не играет. Для наглядности я свел все возможные варианты в таблицу:

Тонкие моменты:

• Знак * подразумевает под собой любое количество любых символов, а ? — один любой символ.
• Логика в обработке текстовых и числовых запросов немного разная. Так, например, ячейка условия с числом 5 не означает поиск всех чисел, начинающихся с пяти, но ячейка условия с буквой Б равносильна Б*, т.е. будет искать любой текст, начинающийся с буквы Б.
• Если текстовый запрос не начинается со знака =, то в конце можно мысленно ставить *.
• Даты надо вводить в штатовском формате месяц-день-год и через дробь (даже если у вас русский Excel и региональные настройки).

Логические связки И-ИЛИ

Условия записанные в разных ячейках, но в одной строке — считаются связанными между собой логическим оператором И (AND):

Т.е. фильтруй мне бананы именно в третьем квартале, именно по Москве и при этом из «Ашана».

Если нужно связать условия логическим оператором ИЛИ (OR), то их надо просто вводить в разные строки. Например, если нам нужно найти все заказы менеджера Волиной по московским персикам и все заказы по луку в третьем квартале по Самаре, то это можно задать в диапазоне условий следующим образом:

Если же нужно наложить два или более условий на один столбец, то можно просто продублировать заголовок столбца в диапазоне критериев и вписать под него второе, третье и т.д. условия. Вот так, например, можно отобрать все сделки с марта по май:

В общем и целом, после «доработки напильником» из расширенного фильтра выходит вполне себе приличный инструмент, местами не хуже классического автофильтра.

Ссылки по теме

• Суперфильтр на макросах
• Что такое макросы, куда и как вставлять код макросов на Visual Basic
• Умные таблицы в Microsoft Excel

Данная команда превращает выделенную строку над таблице в поля ввода информации для автофильтра:

Чтобы создать динамический фильтр перейдите во вкладку «ЁXCEL» Главного меню, нажмите кнопку «Таблицы», выберите пункт «Динамический фильтр», в выпавшем меню выберите команду «Задать динамический фильтр»:

В открывшемся диалоговом окне укажите строку, которую необходимо превратить в динамический фильтр и нажмите «ОК»:

Динамический фильтр будет создан.

Чтобы удалить динамический фильтр перейдите во вкладку «ЁXCEL» Главного меню, нажмите кнопку «Таблицы», выберите пункт «Динамический фильтр», в выпавшем меню выберите команду «Удалить динамический фильтр»:

Динамический фильтр будет удален.

Мы можем легко фильтровать данные и копировать отфильтрованные данные в другое место на активном листе с помощью функции расширенного фильтра, но пробовали ли вы когда-нибудь фильтровать данные с одного листа на другой и делать фильтр динамически? Это означает, что при изменении данных в исходном листе будут изменены и новые отфильтрованные данные. В этой статье я представлю Microsoft Query в Excel для решения этой задачи.

Динамическая фильтрация данных с одного листа на другой в Excel

Динамическая фильтрация данных с одного листа на другой в Excel

Чтобы завершить эту задачу, выполните следующие действия шаг за шагом:

1. Сначала определите имя диапазона для исходных данных, выберите диапазон данных, который вы хотите отфильтровать, и введите имя диапазона в поле Имя Box, а затем нажмите Enter ключ, см. снимок экрана:

2. Во-вторых, вы должны создать таблицу для данных, выберите диапазон данных и нажмите Вставить > Настольные, в выскочившем Создать таблицу диалоговое окно, отметьте В моей таблице есть заголовки вариант, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK кнопка, таблица была создана для диапазона данных, затем откройте новый рабочий лист, на котором вы хотите найти результат фильтрации, и нажмите Данные > Из других источников > Из Microsoft Query, см. снимок экрана:

4. В Выберите источник данных диалоговое окно, щелкните Файлы Excel * в Databases список, см. снимок экрана:

5. Затем нажмите OK кнопку, чтобы перейти к Выберите книгу диалог, справа Справочники поле со списком, выберите папку, в которой находится активная книга, а затем щелкните имя вашей текущей книги слева Имя базы данных список, см. снимок экрана:

6. Продолжайте нажимать OK кнопка, во всплывающем Мастер запросов — Выбор столбцов В левом диалоговом окне выберите имя диапазона, который вы создали для своих данных, и щелкните значок плюса (+) , чтобы развернуть параметр, и все заголовки столбцов были отображены, как показано на следующем снимке экрана:

7. Затем вы должны добавить заголовки столбцов из Доступные таблицы и столбцы коробку в Столбцы в вашем запросе поле, выбрав заголовки и нажав кнопку, см. снимок экрана:

8, Затем нажмите Download кнопка перейти к Мастер запросов — Фильтрация данных В диалоговом окне укажите критерии фильтрации, по которым вы хотите выполнять фильтрацию, см. снимок экрана:

9. Затем нажмите Download > Download кнопки для перехода к Мастер запросов — Готово диалоговое окно, в этом диалоговом окне выберите Вернуть данные в Microsoft Excel вариант, см. снимок экрана:

10, Затем нажмите Завершить кнопка, Импортировать данные появляется диалоговое окно, проверьте Настольные, и укажите местоположение ячейки, чтобы поместить результат фильтрации под Существующий рабочий лист вариант, см. снимок экрана:

11, Наконец, нажмите OK кнопка, данные фильтра были импортированы в новый лист, см. снимок экрана:

12. Теперь отфильтрованные данные были связаны с вашими исходными данными, даже если вы добавляете строки или изменяете значения в исходных данных, результат фильтрации будет автоматически обновляться на листе вывода после нажатия кнопки Обновить все под Данные вкладку, см. снимок экрана:

Демонстрация: динамическая фильтрация данных с одного листа на другой в Excel

Фильтр Excel — одна из наиболее часто используемых функций при работе с данными. В этом сообщении блога я покажу вам, как создать окно поиска с динамическим фильтром Excel, чтобы оно фильтровало данные в зависимости от того, что вы вводите в поле поиска.

Что-то вроде того, что показано ниже:

Это имеет двойную функцию: вы можете выбрать название страны из раскрывающегося списка или вручную ввести данные в поле поиска, и оно покажет вам все совпадающие записи. Например, когда вы вводите «I», вы получаете все названия стран с алфавитом I.

Посмотреть видео — Создание окна поиска с динамическим фильтром Excel

Этот динамический фильтр Excel можно создать в 3 этапа:

1. Получение уникального списка предметов (в данном случае стран). Это будет использоваться при создании раскрывающегося списка.
2. Создание поля поиска. Здесь я использовал поле со списком (элемент управления ActiveX).
3. Установка данных. Здесь я бы использовал три вспомогательных столбца с формулами для извлечения совпадающих данных.

Вот как выглядят необработанные данные:

ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ: почти всегда полезно преобразовать данные в таблицу Excel. Вы можете сделать это, выбрав любую ячейку в наборе данных и используя сочетание клавиш Control + T.

Шаг 1 — Получение уникального списка предметов

1. Выберите все страны и вставьте его в новый лист.
2. Выберите список стран -> Перейти к данным -> Удалить дубликаты.
3. В диалоговом окне «Удалить дубликаты» выберите столбец, в котором есть список, и нажмите «ОК». Это удалит дубликаты и даст вам уникальный список, как показано ниже:
4. Еще один дополнительный шаг — создать именованный диапазон для этого уникального списка. Сделать это:
   • Перейдите на вкладку «Формула» -> «Определить имя»
   • В диалоговом окне определения имени:
     • Имя: CountryList
     • Объем: Рабочая тетрадь
     • Относится к: = UniqueList! $ A $ 2: $ A $ 9 (у меня есть список на отдельной вкладке с именем UniqueList в A2: A9. Вы можете ссылаться на него, где бы ни находился ваш уникальный список)

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы используете метод «Удалить дубликаты» и расширяете свои данные, добавляя больше записей и новые страны, вам придется повторить этот шаг еще раз. Как вариант, вы также можете составить формулу, чтобы сделать этот процесс динамичным.

Шаг 2 — Создание окна поиска с динамическим фильтром Excel

Чтобы этот метод работал, нам нужно создать «окно поиска» и связать его с ячейкой.

Мы можем использовать поле со списком в Excel, чтобы создать этот фильтр поля поиска. Таким образом, всякий раз, когда вы вводите что-либо в поле со списком, это также отражается в ячейке в реальном времени (как показано ниже).

Вот как это сделать:

1. Перейдите на вкладку разработчика -> Элементы управления -> Вставить -> Элементы управления ActiveX -> Поле со списком (элементы управления ActiveX).
   • Если у вас нет видимой вкладки разработчика, вот шаги, чтобы включить ее.
2. Щелкните в любом месте листа. Он вставит поле со списком.
3. Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите «Свойства».
4. В окне свойств внесите следующие изменения:
   • Связанная ячейка: K2 (вы можете выбрать любую ячейку, в которой вы хотите отображать входные значения. Мы будем использовать эту ячейку при настройке данных).
   • ListFillRange: CountryList (это именованный диапазон, который мы создали на шаге 1. Это покажет все страны в раскрывающемся списке).
   • MatchEntry: 2-fmMatchEntryNone (это гарантирует, что слово не будет автоматически завершено при вводе)
5. Выбрав поле со списком, перейдите на вкладку разработчика -> Элементы управления -> щелкните режим дизайна (это выведет вас из режима дизайна, и теперь вы можете ввести что угодно в поле со списком. Теперь все, что вы вводите, будет отражено в ячейке K2 в настоящее время)

Шаг 3 — Установка данных

Наконец, мы связываем все вспомогательными столбцами. Здесь я использую три вспомогательных столбца для фильтрации данных.

Столбец помощника 1: Введите серийный номер для всех записей (в данном случае 20). Для этого вы можете использовать формулу ROWS ().

Столбец помощника 2: Во вспомогательном столбце 2 мы проверяем, соответствует ли текст, введенный в поле поиска, тексту в ячейках столбца страны.

Это можно сделать с помощью комбинации функций ЕСЛИ, ЕЧИСЛО и ПОИСК.

Вот формула:

= ЕСЛИ (ЕЧИСЛО (ПОИСК ($ K $ 2; D4)); E4; "")

Эта формула будет искать содержимое в поле поиска (которое связано с ячейкой K2) в ячейке с названием страны.

Если есть совпадение, эта формула возвращает номер строки, в противном случае возвращается пустое значение. Например, если поле со списком имеет значение «США», все записи со страной как «США» будут иметь номер строки, а все остальные будут пустыми («»).

Столбец помощника 3: В вспомогательном столбце 3 нам нужно собрать все номера строк из вспомогательного столбца 2, сложенные вместе. Для этого мы можем использовать комбинацию формул IFERROR и SMALL. Вот формула:

= ЕСЛИОШИБКА (МАЛЕНЬКАЯ ($ F $ 4: $ F $ 23; E4); "")

Эта формула складывает все совпадающие номера строк вместе. Например, если поле со списком имеет значение US, все номера строк с «US» складываются вместе.

Теперь, когда у нас есть номера строк, сложенные вместе, нам просто нужно извлечь данные из этих номеров строк. Это можно легко сделать с помощью формулы индекса (вставьте эту формулу в то место, где вы хотите извлечь данные. Скопируйте ее в верхнюю левую ячейку, в которую вы хотите извлечь данные, а затем перетащите ее вниз и вправо).

= ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, COLUMNS ($ I $ 3: I3)), "")

Эта формула состоит из 2 частей:
ПОКАЗАТЕЛЬ — Это извлекает данные на основе номера строки.
ЕСЛИ ОШИБКА — Если нет данных, возвращается пустое значение.

Вот снимок того, что вы наконец получили:

Поле со списком — это раскрывающийся список, а также поле поиска. Вы можете скрыть исходные данные и вспомогательные столбцы, чтобы отображались только отфильтрованные записи. Вы также можете иметь необработанные данные и вспомогательные столбцы на другом листе и создать этот динамический фильтр Excel на другом листе.

Проявите творческий подход! Попробуйте несколько вариаций

Вы можете попробовать и настроить его в соответствии с вашими требованиями. Вы можете создать несколько фильтров Excel вместо одного. Например, вы можете отфильтровать записи, в которых торговый представитель — Майк, а страна — Япония. Это можно сделать точно так же, как и с некоторыми изменениями в формуле во вспомогательных столбцах.

Другим вариантом может быть фильтрация данных, которые начинаются с символов, которые вы вводите в поле со списком. Например, когда вы вводите «I», вы можете захотеть извлечь страны, начинающиеся с I (по сравнению с текущей конструкцией, где она также даст вам Сингапур и Филиппины, поскольку она содержит алфавит I).

Как всегда, большинство моих статей вдохновлено вопросами / ответами моих читателей. Я хотел бы получить ваши отзывы и поучиться у вас. Оставляйте свои мысли в разделе комментариев.

Примечание. Если вы используете Office 365, вы можете использовать функцию ФИЛЬТР, чтобы быстро фильтровать данные по мере ввода. Это проще, чем метод, показанный в этом руководстве.

Filters are the most commonly used functionalities for filtering out any particular result in a large data set. Dynamic filters searches are used by large companies like Google, Amazon, Youtube, Flipkart, etc. where we just type a single character and it starts showing the recommended result. In this article, we will learn how to create a dynamic excel filter search box with the help of an example. In this example, we will create a dynamic excel filter search box that will search and filters the data based on what is typed in the search box.

Step By Step Implementation of the filter search box 

Follow the following steps to implement filter search box:

Step 1: First, we will open the Microsoft Excel application, and we will define the following columns Course Name and Course Link. And add the data to it. You can define your own columns and data as per your requirements.

Once you choose your table style, excel will give you a popup where you need to check “My table has the header“.

Step 2: Now, we will create a filter and search output layout. For this select some different cells (here, we will choose D1) and name it GFG Search Filter. We will beautify our filter by formatting it. For this go to Home > Styles > Cell Styles and choose “Good“ formatting style.

Step 3: In this step, we will make our Developer option available in excel toolbar. For this, go to any of the tools(here, we are choosing Draw) and then right-click on it and select “Customize the Ribbon..” option.

The excel will open pop-up options, there we need to check the Developer checkbox and click on OK. This will enable the Developer option and make it available in the excel top toolbar.

Step 4: Now, we will insert a text box for the search filter. For this, we will go to Developer > Insert > Click On Textbox. 

We can put our textbox anywhere we want in our excel. Here, we are keeping it below our “GFG Search Filter“ cell.

Step 5: In this step, we will link our text box with a cell(Here, we will link it with cell E1). So that, if we will type anything in our search box it will also get typed in the cell. For this, we will double click on the text box, which will open a new window “Microsoft Visual Basic for Application“. There in the Properties-Textbox tab, we will link it with our E1 cell.

Now, we need to unselect the “Design Mode” in order to check our linked cell is working properly or not.

Step 6: Before moving further we need to change our table name, which we will use in the filter script. For this select any cell of the table and go to the Table Design tab and change the table name. (Here, we are changing it to tbl_data).

Step 7: In this step, we will write the VBA(Visual Basics for Application) scripts. This script will filter the data depending on what is entered in the textbox.

Private Sub TextBox1_Change()
Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.ListObjects("tbl_data").Range.AutoFilter Field:=2, Criteria1:= "*" & [E1] & "*", Operator:=xlFilterValues
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

In the above script, we can see in the first line the script is running over the TextBox1. We have used “Application.ScreenUpdating = False” this will hide the searching operation. we have used our table name “tbl_data” and the cell name “E1“. Now, the excel will filter for the data entered in cell E1 from the table tbl_data and once it gets completed we will be updating the result from “Application.ScreenUpdating = True” this will finally show the completed task outcome.

Once we are done with our script we need to save it for this click on the save button from the VBA toolbar.

This will open a new tab asking save as a macro-free workbook. Click on Yes and save it.

Step 8: In this step, we will align the textbox to enhance the design. For this, Go to Developer > Select the Design Mode. After this, we will hold our text box and move it to cell E1 and hide it.

Note: Do not forget to unselect the Design Mode from the Developer option.

Output

Here, we will test our Dynamic Search Filter.

Практически каждый пользователь Excel встречался с ситуацией, когда при добавлении новой строки или столбца в табличный массив, приходится пересчитывать формулы и форматировать данный элемент под общий стиль. Указанных проблем не было бы, если вместо обычного варианта применять, так называемую, «умную» таблицу. Это позволит автоматически «подтянуть» к ней все элементы, которые пользователь располагает у её границ. После этого Эксель начинает воспринимать их, как часть табличного диапазона. Это далеко не полный перечень того, чем полезна «умная» таблица. Давайте узнаем, как её создать, и какие возможности она предоставляет.

Применение «умной» таблицы

«Умная» таблица представляет собой специальный вид форматирования, после применения которого к указанному диапазону данных, массив ячеек приобретает определенные свойства. Прежде всего, после этого программа начинает рассматривать его не как диапазон ячеек, а как цельный элемент. Данная возможность появилась в программе, начиная с версии Excel 2007. Если сделать запись в любой из ячеек строки или столбца, которые находятся непосредственно у границ, то эта строчка или столбец автоматически включаются в данный табличный диапазон.

Применение этой технологии позволяет не пересчитывать формулы после добавления строк, если данные из неё подтягиваются в другой диапазон определенной функцией, например ВПР. Кроме того, среди преимуществ следует выделить закрепление шапки вверху листа, а также наличие кнопок фильтрации в заголовках.

Но, к сожалению, у этой технологии имеются и некоторые ограничения. Например, нежелательно применение объединения ячеек. Особенно это касается шапки. Для неё объединение элементов вообще недопустимо. Кроме того, даже если вы не желаете, чтобы какое-то значение, находящееся у границ табличного массива, было в него включено (например, примечание), оно все равно будет расцениваться Excel, как его неотъемлемая часть. Поэтому все лишние надписи нужно размещать хотя бы через один пустой диапазон от табличного массива. Также в нём не будут работать формулы массивов и книгу невозможно будет применять для совместного использования. Все наименования столбцов должны быть уникальными, то есть, не повторяться.

Создание «умной» таблицы

Но прежде, чем перейти к описанию возможностей «умной» таблицы, давайте узнаем, как её создать.

1. Выделяем диапазон ячеек или любой элемент массива, для которого хотим применить табличное форматирование. Дело в том, что даже, если выделить один элемент массива, то программа во время процедуры форматирования захватит все сопредельные элементы. Поэтому и нет большой разницы в том, выделите вы весь целевой диапазон или только его часть.

   После этого перемещаемся во вкладку «Главная», если вы в данный момент находитесь в другой вкладке Excel. Далее кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список с выбором различных стилей оформления табличного массива. Но выбранный стиль на функциональность никак влиять не будет, поэтому щелкаем по тому варианту, который визуально больше вам нравится.

   

   Существует также ещё один вариант форматирования. Точно также выделяем полностью или часть диапазона, который собираемся преобразовать в табличный массив. Далее перемещаемся во вкладку «Вставка» и на ленте в блоке инструментов «Таблицы» щелкаем по большому значку «Таблица». Только в этом случае выбор стиля не предоставляется, и он будет установлен по умолчанию.

   

   Но самый быстрый вариант — это после выделения ячейки или массива использовать нажатие горячих клавиш Ctrl+T.

2. При любом из указанных выше вариантов действий открывается небольшое окошко. В нем располагается адрес диапазона, который будет подвергнут преобразованию. В подавляющем большинстве случаев программа определяет диапазон правильно, независимо от того выделили вы его весь или только одну ячейку. Но все-таки на всякий случай требуется проверить адрес массива в поле и, если он не соответствует тем координатам, которые вам нужны, то изменить его.

   Кроме того, обратите внимание на то, чтобы стояла галочка около параметра «Таблица с заголовками», так как в большинстве случаев заголовки у исходного набора данных уже имеются. После того, как вы удостоверились, что все параметры правильно введены, жмите на кнопку «OK».



3. После этого действия диапазон данных будет преобразован в «умную» таблицу. Это будет выражаться в приобретении некоторых дополнительных свойств у данного массива, а также в смене его визуального отображения, согласно выбранному ранее стилю. Об основных возможностях, которые предоставляют эти свойства, мы и поговорим далее.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Наименование

После того, как «умная» таблица сформирована, ей автоматически будет присвоено имя. По умолчанию это наименование типа «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

1. Чтобы посмотреть, какое имя имеет наш табличный массив, выделяем любой его элемент и перемещаемся во вкладку «Конструктор» блока вкладок «Работа с таблицами». На ленте в группе инструментов «Свойства» будет располагаться поле «Имя таблицы». В нем как раз и заключено её наименование. В нашем случае это «Таблица3».





2. При желании имя можно изменить, просто перебив с клавиатуры название в указанном выше поле.

Теперь при работе с формулами для того, чтобы указать конкретной функции, что нужно обработать весь табличный диапазон, вместо обычных координат в качестве адреса достаточно будет ввести её имя. К тому же, это не только удобно, но и практично. Если применять стандартный адрес в виде координат, то при добавлении строки внизу табличного массива, даже после того, как она будет включена в его состав, функция не захватит для обработки эту строку и аргументы придется перебивать заново. Если же вы укажите, как аргумент функции, адрес в виде наименования табличного диапазона, то все строчки, в будущем добавленные к нему, автоматически будут обрабатываться функцией.

Растягивающийся диапазон

Теперь остановим внимание на том, каким образом в табличный диапазон добавляются новые строки и столбцы.

1. Выделяем любую ячейку в первой же строчке ниже табличного массива. Делаем в ней произвольную запись.



2. Затем жмем на клавишу Enter на клавиатуре. Как видим, после этого действия вся строчка, в которой находится только что добавленная запись, была автоматически включена в табличный массив.

Более того, к ней было автоматически применено то же форматирование, что и у остального табличного диапазона, а также были подтянуты все формулы, расположенные в соответствующих столбцах.

Аналогичное добавление произойдет, если мы произведем запись в столбце, который находится у границ табличного массива. Он тоже будет включен в её состав. Кроме того, ему автоматически будет присвоено наименование. По умолчанию название будет «Столбец1», следующая добавленная колонка – «Столбец2» и т. д. Но при желании их всегда можно переименовать стандартным способом.

Ещё одним полезным свойством «умной» таблицы является то, что как бы много записей в ней не было, даже если вы опуститесь в самый низ, наименования столбцов всегда будут перед глазами. В отличие от обычного закрепления шапок, в данном случае названия колонок при переходе вниз будут размещаться прямо в том месте, где располагается горизонтальная панель координат.

Урок: Как добавить новую строку в Excel

Автозаполнение формулами

Ранее мы видели, что при добавлении новой строчки, в её ячейку того столбца табличного массива, в котором уже имеются формулы, производится автоматическое копирование этой формулы. Но изучаемый нами режим работы с данными умеет больше. Достаточно заполнить одну ячейку пустого столбца формулой, чтобы она была автоматически скопирована во все остальные элементы данной колонки.

1. Выделяем первую ячейку пустого столбца. Вписываем туда любую формулу. Делаем это обычным способом: устанавливаем в ячейку знак «=», после чего щелкаем по тем ячейкам, арифметическое действие между которыми собираемся выполнить. Между адресами ячеек с клавиатуры проставляем знак математического действия («+», «-», «*», «/» и т.д.). Как видим, даже адрес ячеек отображается не так, как в обычном случае. Вместо координат, отображающихся на горизонтальной и вертикальной панели в виде цифр и латинских букв, в данном случае в виде адреса отображаются наименования колонок на том языке, на котором они внесены. Значок «@» означает, что ячейка находится в той же строке, в которой размещается формула. В итоге вместо формулы в обычном случае

   =C2*D2

   мы получаем выражение для «умной» таблицы:

   =[@Количество]*[@Цена]



2. Теперь, чтобы вывести результат на лист, жмем на клавишу Enter. Но, как видим, значение вычисления отображается не только в первой ячейке, но и во всех остальных элементах столбца. То есть, формула была автоматически скопирована в другие ячейки, и для этого даже не пришлось применять маркер заполнения или другие стандартные средства копирования.

Данная закономерность касается не только обычных формул, но и функций.

Кроме того, нужно заметить, что, если пользователь будет вводить в целевую ячейку в виде формулы адреса элементов из других столбцов, то они будут отображаться в обычном режиме, как и для любого другого диапазона.

Строка итогов

Ещё одной приятной возможностью, которую предоставляет описываемый режим работы в Excel, является выведение итогов по столбцам в отдельной строке. Для этого не придется специально вручную добавлять строку и вбивать в неё формулы суммирования, так как инструментарий «умных» таблиц уже имеет в своем арсенале заготовки необходимых алгоритмов.

1. Для того, чтобы активировать суммирование, выделяем любой табличный элемент. После этого перемещаемся во вкладку «Конструктор» группы вкладок «Работа с таблицами». В блоке инструментов «Параметры стилей таблиц» устанавливаем галочку около значения «Строка итогов».
   

   Для активации строки итогов вместо вышеописанных действий можно также применить сочетание горячих клавиш Ctrl+Shift+T.

2. После этого в самом низу табличного массива появится дополнительная строка, которая так и будет называться – «Итог». Как видим, сумма последнего столбца уже автоматически подсчитана с помощью встроенной функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.



3. Но мы можем подсчитать суммарные значения и для других столбцов, причем использовать при этом совершенно разные виды итогов. Выделяем щелчком левой кнопки мыши любую ячейку строки «Итог». Как видим, справа от этого элемента появляется пиктограмма в виде треугольника. Щелкаем по ней. Перед нами открывается список различных вариантов подведения итогов:
   • Среднее;
   • Количество;
   • Максимум;
   • Минимум;
   • Сумма;
   • Смещенное отклонение;
   • Смещенная дисперсия.

   Выбираем тот вариант подбития итогов, который считаем нужным.



4. Если мы, например, выберем вариант «Количество чисел», то в строке итогов отобразится количество ячеек в столбце, которые заполнены числами. Данное значение будет выводиться все той же функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.



5. Если вам недостаточно тех стандартных возможностей, которые предоставляет список инструментов подведения итогов, описанный нами выше, то жмем на пункт «Другие функции…» в его самом низу.



6. При этом запускается окошко Мастера функций, где пользователь может выбрать любую функцию Excel, которую посчитает для себя полезной. Результат её обработки будут вставлен в соответствующую ячейку строки «Итог».

Читайте также:
Мастер функций в Экселе
Функция промежуточные итоги в Excel

Сортировка и фильтрация

В «умной» таблице по умолчанию при её создании автоматически подключаются полезные инструменты, которые обеспечивают выполнение сортировки и фильтрации данных.

1. Как видим, в шапке около наименований столбцов в каждой ячейке уже имеются пиктограммы в виде треугольников. Именно через них мы получаем доступ к функции фильтрации. Жмем на значок около наименования того столбца, над которым мы собираемся производить манипуляцию. После этого открывается список возможных действий.



2. Если в столбце расположены текстовые значения, то можно применить сортировку согласно алфавиту или в обратном порядке. Для этого нужно выбрать соответственно пункт «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А».
   

   После этого строки будут выстроены в выбранном порядке.

   

   Если вы попытаетесь отсортировать значения в колонке, которая содержит в себе данные в формате даты, то вам будет предложено на выбор два варианта сортировки «Сортировка от старых к новым» и «Сортировка от новых к старым».

   

   Для числового формата тоже будет предложено два варианта: «Сортировка от минимального к максимальному» и «Сортировка от максимального к минимальному».



3. Для того, чтобы применить фильтр, точно таким же образом вызываем меню сортировки и фильтрации, щелкнув по значку в том столбце, относительно к данным которого вы собираетесь задействовать операцию. После этого в списке снимаем галочки с тех значений, строки которых мы хотим скрыть. После выполнения вышеуказанных действий не забываем нажать на кнопку «OK» внизу всплывающего меню.



4. После этого останутся видны только строки, около которых в настройках фильтрации вы оставили галочки. Остальные будут спрятаны. Что характерно, значения в строке «Итог» тоже изменятся. Данные отфильтрованных строк не будут учитываться при суммировании и подведении других итогов.
   

   Это особенно важно, учитывая то, что при применении стандартной функции суммирования (СУММ), а не оператора ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, в подсчете участвовали бы даже скрытые значения.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Экселе

Преобразование таблицы в обычный диапазон

Конечно, довольно редко, но иногда все же существует необходимость преобразовать «умную» таблицу в диапазон данных. Например, это может произойти в том случае, если нужно применить формулу массива или другую технологию, которую не поддерживает изучаемый нами режим работы Excel.

1. Выделяем любой элемент табличного массива. На ленте перемещаемся во вкладку «Конструктор». Щелкаем по иконке «Преобразовать в диапазон», которая расположена в блоке инструментов «Сервис».



2. После этого действия появится диалоговое окно, в котором будет спрашиваться, действительно ли мы хотим преобразовать табличный формат в обычный диапазон данных? Если пользователь уверен в своих действиях, то следует нажать на кнопку «Да».



3. После этого единый табличный массив будет преобразован в обычный диапазон, для которого будут актуальными общие свойства и правила Excel.

Как видим, «умная» таблица намного более функциональная, чем обычная. С её помощью можно ускорить и упростить решение многих задач по обработке данных. К преимуществам её использования можно отнести автоматическое расширение диапазона при добавлении строк и столбцов, автофильтр, автозаполнение ячеек формулами, строку итогов и другие полезные функции.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше