Диаграммы ms excel строится на основе выделенных ячеек таблицы

1. Кнопки панели инструментов форматирования в электронной таблице могут быть неактивны, если:
содержимое ячеек является функцией
не выделено все содержимое ячеек
надо закончить ввод содержимого в ячейке, далее выделить ее и задать форматирование
книга открыта для чтения

2. Документ, создаваемый по умолчанию приложением MS Excel называется:
Документ1
имя изначально задается пользователем
Безымянный
Книга1

3. С данными каких форматов не работает MS Excel:
текстовый
числовой
денежный
дата
время
работает со всеми перечисленными форматами данных

4. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие:
более 5 млн ячеек
не более 1 млн ячеек
количество ячеек в рабочей книге неограниченно
50000 ячеек

5. Основными элементами электронной таблицы являются:
функции
ячейки
данные
ссылки

6. В перечне функций укажите функции, относящиеся к категории статистические:
МИН(), МАКС(), СРЗНАЧ()
МИН(), МАКС(), СУММ()
СУММ(), МАКС(), ЕСЛИ()
МАКС(), МИН(), ЕСЛИ()

7. Данные в электронной таблице могут быть:
текстом
числом
оператором
формулой

8. Использование маркера заполнения позволяет копировать в ячейки:
функции
форматы
данные
все ответы верны

9. В формуле содержится ссылка на ячейку A$1. Изменится ли эта ссылка при копировании формулы в нижележащие ячейки?
да
нет

10. Можно ли изменить параметры диаграммы после ее построения:
можно только размер и размещение диаграммы
можно изменить тип диаграммы, ряд данных, параметры диаграммы и т. д.
можно изменить все, кроме типа диаграммы
диаграмму изменить нельзя, ее необходимо строить заново

11. Результатом вычислений в ячейке B1 будет …

5
3
1
0

12. Потянув за маркер заполнения в ячейках ниже будут значения:

300, 900, …
30, 30, 30
10, 30, 10, 30, …
50, 70, 90, …

13. Результатом вычислений в ячейке С1 будет:

20
15
10
5

14. Адрес ячейки в электронной таблице определяется:
номером листа и номером строки
номером листа и именем столбца
именем столбца и номером строки
именем, присваиваемым пользователем

15. Фильтрацию в MS Excel можно проводить с помощью:
составного фильтра
автофильтра
простого фильтра
расширенного фильтра

16. Команды форматирования в электронной таблице выполняют функции:
перемещения, вставки, удаления, копирования, замены
сохранения файлов, загрузки файлов
выравнивания данных в ячейках, назначения шрифтов, толщины, линий
поиска и замены

17. Диаграммы MS Excel строится на основе:
активной книги MS Excel
данных таблицы
выделенных ячеек таблицы
рабочего листа книги MS Excel

18. Над данными в электронной таблице выполняются действия:
ввод данных в таблицу
преобразование данных в блоках таблицы
манипулирование данными в блоках таблицы
формирование столбцов и блоков клеток
распечатка документа на принтере
создание электронного макета таблицы

19. Чтобы изменить вид адресации ячейки, нужно установить курсор рядом с изменяемым адресом в формуле расчета и:
нажать клавишу F5
нажать клавишу Scift
нажать клавишу F4
нажать клавишу Alt

20. Фильтрация данных в MS Excel – это процедура, предназначенная для:
отображения на экране записей таблицы, значения в которых соответствуют условиям, заданным пользователем
расположения данных исходной таблицы в наиболее удобном для пользователя виде
графического представления данных из исходной таблицы
изменение порядка записей

21. Для установления взаимосвязи между диапазонами используется процедура:
копирования
специальной вставки
перемещения
замены

22. Для подведения итога по данным, расположенным в нескольких независимых таблицах можно использовать:
инструмент «Итоги» из меню «Данные»
инструмент «Сводная таблица» из меню «Данные»
«Надстройки» MS Excel
инструмент «Консолидация» из меню «Данные»

23. Данные кнопки принадлежат панели инструментов:
стандартная
форматирование
рисование
диаграммы

24. В формуле содержится ссылка на ячейку $A1. Изменится ли эта ссылка при копировании формулы в нижележащие ячейки?
да
нет

25. Электронная таблица — это:
устройство ввода графической информации в ПЭВМ
компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов
устройство ввода числовой информации в ПЭВМ
программа, предназначенная для работы с текстом

26. Какие из методов редактирования данных в ячейке являются неправильными:
нажать F2
щелкнуть по ячейке правой кнопкой
дважды щелкнуть по ячейке левой кнопкой
выделить ячейку и внести изменения в первой секции строки формул
выделить ячейку и внести изменения в третьей секции строки формул

27. Изменится ли диаграмма, если внести изменения в данные таблицы, на основе которых она создана?
да
нет

28. Табличный процессор — это программный продукт, предназначенный для:
обеспечения работы с таблицами данных
управления большими информационными массивами
создания и редактирования текстов
программа, предназначенная для работы с текстом

29. Функция СУММ() относится к категории:
логические
статистические
математические
текстовые

30. Ячейка электронной таблицы определяется:
именами столбцов
областью пересечения строк и столбцов
номерами строк
именем, присваиваемым пользователем

31. Диапазон ячеек электронной таблицы задается:
номерами строк первой и последней ячейки
именами столбцов первой и последней ячейки
указанием ссылок на первую и последнюю ячейку
именем, присваиваемым пользователем

32. Логические функции табличных процессоров используются для:
построения логических выражений
определения размера ежемесячных выплат для погашения кредита, расчета амортизационных отчислений
исчисления логарифмов, тригонометрических функций
вычисления среднего значения, минимума, максимума

33. Все операции с рабочими листами находятся:
в меню Файл
в контекстное меню к ярлыку рабочего листа
в меню Сервис
в меню Правка

34. Ввод данных в ячейки осуществляется следующим образом:
ввести данные с клавиатуры, нажать кнопку Ввод во второй секции строки формул
выделить ячейку, ввести данные с клавиатуры, нажать кнопку Ввод во второй секции строки формул
выделить ячейки, ввести данные с клавиатуры, нажать Enter
выделить ячейки, ввести данные с клавиатуры, нажать Ctrl + Enter

35. Операции форматирования электронной таблицы:
копирование клетки в клетку
изменение ширины столбцов и высоты строк
выравнивание данных по центру, левой и правой границе клетки
очистка блоков
рисование линий
указание шрифтов

36. Диаграммы MS Excel – это:
инструмент, предназначенный для отображения на экране записей таблицы, значения в которых соответствуют условиям, заданным пользователем
инструмент, предназначенный для расположения данных исходной таблицы в наиболее удобном для пользователя виде
инструмент, предназначенный для графического представления данных из исходной таблицы
инструмент, предназначенный для вычислений

37. Ввод формулы в MS Excel начинается со знака:
плюс
в зависимости от знака вводимых данных
равно
пробел

38. Математические функции табличных процессоров используются для:
построения логических выражений
определения размера ежемесячных выплат для погашения кредита, расчета норм амортизационных отчислений
исчисления логарифмов, тригонометрических функций
вычисления среднего значения, минимума, максимума

39. Выделить несмежные ячейки можно:
делая щелчки по ячейкам, удерживая нажатой клавишу Alt
используя команду меню Правка Выделить все
делая щелчки по ячейкам, удерживая нажатой клавишу Ctrl
делая щелчки по ячейкам, удерживая нажатой клавишу Shift

40. Процедуру условного форматирования можно применять только:
только к числовым значениям
только к текстовым данным
только к ячейкам, содержащим формулу либо функцию
ко всем перечисленным значениям

41. Различают следующие виды адресов ячеек:
относительный
смешанный
активный
абсолютный

Любую информацию легче воспринимать, если она представлена наглядно. Это особенно актуально, когда мы имеем дело с числовыми данными. Их необходимо сопоставить, сравнить. Оптимальный вариант представления – диаграммы. Будем работать в программе Excel.

Так же мы научимся создавать динамические диаграммы и графики, которые автоматически обновляют свои показатели в зависимости от изменения данных. По ссылке в конце статьи можно скачать шаблон-образец в качестве примера.

Как построить диаграмму по таблице в Excel?

1. Создаем таблицу с данными.



2. Выделяем область значений A1:B5, которые необходимо презентовать в виде диаграммы. На вкладке «Вставка» выбираем тип диаграммы.



3. Нажимаем «Гистограмма» (для примера, может быть и другой тип). Выбираем из предложенных вариантов гистограмм.



4. После выбора определенного вида гистограммы автоматически получаем результат.
5. Такой вариант нас не совсем устраивает – внесем изменения. Дважды щелкаем по названию гистограммы – вводим «Итоговые суммы».



6. Сделаем подпись для вертикальной оси. Вкладка «Макет» — «Подписи» — «Названия осей». Выбираем вертикальную ось и вид названия для нее.



7. Вводим «Сумма».
8. Конкретизируем суммы, подписав столбики показателей. На вкладке «Макет» выбираем «Подписи данных» и место их размещения.



9. Уберем легенду (запись справа). Для нашего примера она не нужна, т.к. мало данных. Выделяем ее и жмем клавишу DELETE.
10. Изменим цвет и стиль.

Выберем другой стиль диаграммы (вкладка «Конструктор» — «Стили диаграмм»).



Как добавить данные в диаграмму в Excel?

1. Добавляем в таблицу новые значения — План.



2. Выделяем диапазон новых данных вместе с названием. Копируем его в буфер обмена (одновременное нажатие Ctrl+C). Выделяем существующую диаграмму и вставляем скопированный фрагмент (одновременное нажатие Ctrl+V).
3. Так как не совсем понятно происхождение цифр в нашей гистограмме, оформим легенду. Вкладка «Макет» — «Легенда» — «Добавить легенду справа» (внизу, слева и т.д.). Получаем:

Есть более сложный путь добавления новых данных в существующую диаграмму – с помощью меню «Выбор источника данных» (открывается правой кнопкой мыши – «Выбрать данные»).

Когда нажмете «Добавить» (элементы легенды), откроется строка для выбора диапазона данных.

Как поменять местами оси в диаграмме Excel?

1. Щелкаем по диаграмме правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».



2. В открывшемся меню нажимаем кнопку «Строка/столбец».
3. Значения для рядов и категорий поменяются местами автоматически.

Как закрепить элементы управления на диаграмме Excel?

Если очень часто приходится добавлять в гистограмму новые данные, каждый раз менять диапазон неудобно. Оптимальный вариант – сделать динамическую диаграмму, которая будет обновляться автоматически. А чтобы закрепить элементы управления, область данных преобразуем в «умную таблицу».

1. Выделяем диапазон значений A1:C5 и на «Главной» нажимаем «Форматировать как таблицу».



2. В открывшемся меню выбираем любой стиль. Программа предлагает выбрать диапазон для таблицы – соглашаемся с его вариантом. Получаем следующий вид значений для диаграммы:



3. Как только мы начнем вводить новую информацию в таблицу, будет меняться и диаграмма. Она стала динамической:

Мы рассмотрели, как создать «умную таблицу» на основе имеющихся данных. Если перед нами чистый лист, то значения сразу заносим в таблицу: «Вставка» — «Таблица».

Как сделать диаграмму в процентах в Excel?

Представлять информацию в процентах лучше всего с помощью круговых диаграмм.

Исходные данные для примера:

1. Выделяем данные A1:B8. «Вставка» — «Круговая» — «Объемная круговая».



2. Вкладка «Конструктор» — «Макеты диаграммы». Среди предлагаемых вариантов есть стили с процентами.



3. Выбираем подходящий.



4. Очень плохо просматриваются сектора с маленькими процентами. Чтобы их выделить, создадим вторичную диаграмму. Выделяем диаграмму. На вкладке «Конструктор» — «Изменить тип диаграммы». Выбираем круговую с вторичной.



5. Автоматически созданный вариант не решает нашу задачу. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому сектору. Должны появиться точки-границы. Меню «Формат ряда данных».



6. Задаем следующие параметры ряда:



7. Получаем нужный вариант:

Диаграмма Ганта в Excel

Диаграмма Ганта – это способ представления информации в виде столбиков для иллюстрации многоэтапного мероприятия. Красивый и несложный прием.

1. У нас есть таблица (учебная) со сроками сдачи отчетов.



2. Для диаграммы вставляем столбец, где будет указано количество дней. Заполняем его с помощью формул Excel.
3. Выделяем диапазон, где будет находиться диаграмма Ганта. То есть ячейки будут залиты определенным цветом между датами начала и конца установленных сроков.
4. Открываем меню «Условное форматирование» (на «Главной»). Выбираем задачу «Создать правило» — «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
5. Вводим формулу вида: =И(E$2>=$B3;E$2<=$D3). С помощью оператора «И» Excel сравнивает дату текущей ячейки с датами начала и конца мероприятия. Далее нажимаем «Формат» и назначаем цвет заливки.

Когда вам нужно построит презентабельный отчет финансовой активности предприятия, лучше использовать средства графического представления информации.

Графическое представление информации намного эффективней и быстрей усваивается человеческим зрительным восприятием информации, чем текст и цифры. Легче проводить аналитики, лучше видно ситуацию, как в целом, так и в отдельных деталях.

Простенькая диаграмма Ганта готова. Скачать шаблон с примером в качестве образца.

Готовые примеры графиков и диаграмм в Excel скачать:

Скачать шаблоны и дашборды с диаграммами для отчетов в Excel.
Как сделать шаблон, дашборд, диаграмму или график для создания красивого отчета удобного для визуального анализа в Excel? Выбирайте примеры диаграмм с графиками для интерактивной визуализации данных с умных таблиц Excel и используйте их для быстрого принятия правильных решений. Бесплатно скачивайте готовые шаблоны динамических диаграмм для использования их в дашбордах, отчетах или презентациях.

В программе Excel специально разрабатывались диаграммы и графики для реализации визуализации данных.

Содержание

• Построение диаграммы в Excel
  • Вариант 1: Построение диаграммы по таблице
  • Работа с диаграммами
  • Вариант 2: Отображение диаграммы в процентах
  • Вариант 3: Построение диаграммы Парето
• Вопросы и ответы

Microsoft Excel дает возможность не только удобно работать с числовыми данными, но и предоставляет инструменты для построения диаграмм на основе вводимых параметров. Их визуальное отображение может быть совершенно разным и зависит от решения пользователя. Давайте разберемся, как с помощью этой программы нарисовать различные типы диаграмм.

Построение диаграммы в Excel

Поскольку через Эксель можно гибко обрабатывать числовые данные и другую информацию, инструмент построения диаграмм здесь также работает в разных направлениях. В этом редакторе есть как стандартные виды диаграмм, опирающиеся на стандартные данные, так и возможность создать объект для демонстрации процентных соотношений или даже наглядно отображающий закон Парето. Далее мы поговорим о разных методах создания этих объектов.

Вариант 1: Построение диаграммы по таблице

Построение различных видов диаграмм практически ничем не отличается, только на определенном этапе нужно выбрать соответствующий тип визуализации.

1. Перед тем как приступить к созданию любой диаграммы, необходимо построить таблицу с данными, на основе которой она будет строиться. Затем переходим на вкладку «Вставка» и выделяем область таблицы, которая будет выражена в диаграмме.



2. На ленте на вкладе «Вставка» выбираем один из шести основных типов:
   • Гистограмма;
   • График;
   • Круговая;
   • Линейчатая;
   • С областями;
   • Точечная.



3. Кроме того, нажав на кнопку «Другие», можно остановиться и на одном из менее распространенных типов: биржевой, поверхности, кольцевой, пузырьковой, лепестковой.



4. После этого, кликая по любому из типов диаграмм, появляется возможность выбрать конкретный подвид. Например, для гистограммы или столбчатой диаграммы такими подвидами будут следующие элементы: обычная гистограмма, объемная, цилиндрическая, коническая, пирамидальная.



5. После выбора конкретного подвида автоматически формируется диаграмма. Например, обычная гистограмма будет выглядеть, как показано на скриншоте ниже:



6. Диаграмма в виде графика будет следующей:



7. Вариант с областями примет такой вид:

Работа с диаграммами

После того как объект был создан, в новой вкладке «Работа с диаграммами» становятся доступными дополнительные инструменты для редактирования и изменения.

1. Доступно изменение типа, стиля и многих других параметров.



2. Вкладка «Работа с диаграммами» имеет три дополнительные вложенные вкладки: «Конструктор», «Макет» и «Формат», используя которые, вы сможете подстроить ее отображение так, как это будет необходимо. Например, чтобы назвать диаграмму, открываем вкладку «Макет» и выбираем один из вариантов расположения наименования: по центру или сверху.



3. После того как это было сделано, появляется стандартная надпись «Название диаграммы». Изменяем её на любую надпись, подходящую по контексту данной таблице.



4. Название осей диаграммы подписываются точно по такому же принципу, но для этого надо нажать кнопку «Названия осей».

Вариант 2: Отображение диаграммы в процентах

Чтобы отобразить процентное соотношение различных показателей, лучше всего построить круговую диаграмму.

1. Аналогично тому, как мы делали выше, строим таблицу, а затем выделяем диапазон данных. Далее переходим на вкладку «Вставка», на ленте указываем круговую диаграмму и в появившемся списке кликаем на любой тип.



2. Программа самостоятельно переводит нас в одну из вкладок для работы с этим объектом – «Конструктор». Выбираем среди макетов в ленте любой, в котором присутствует символ процентов.



3. Круговая диаграмма с отображением данных в процентах готова.

Вариант 3: Построение диаграммы Парето

Согласно теории Вильфредо Парето, 20% наиболее эффективных действий приносят 80% от общего результата. Соответственно, оставшиеся 80% от общей совокупности действий, которые являются малоэффективными, приносят только 20% результата. Построение диаграммы Парето как раз призвано вычислить наиболее эффективные действия, которые дают максимальную отдачу. Сделаем это при помощи Microsoft Excel.

1. Наиболее удобно строить данный объект в виде гистограммы, о которой мы уже говорили выше.
2. Приведем пример: в таблице представлен список продуктов питания. В одной колонке вписана закупочная стоимость всего объема конкретного вида продукции на оптовом складе, а во второй – прибыль от ее реализации. Нам предстоит определить, какие товары дают наибольшую «отдачу» при продаже.

   Прежде всего строим обычную гистограмму: заходим на вкладку «Вставка», выделяем всю область значений таблицы, жмем кнопку «Гистограмма» и выбираем нужный тип.



3. Как видим, вследствие осуществленных действий образовалась диаграмма с двумя видами столбцов: синим и красным. Теперь нам следует преобразовать красные столбцы в график — выделяем эти столбцы курсором и на вкладке «Конструктор» кликаем по кнопке «Изменить тип диаграммы».



4. Открывается окно изменения типа. Переходим в раздел «График» и указываем подходящий для наших целей тип.



5. Итак, диаграмма Парето построена. Сейчас можно редактировать ее элементы (название объекта и осей, стили, и т.д.) так же, как это было описано на примере столбчатой диаграммы.

Как видим, Excel представляет множество функций для построения и редактирования различных типов диаграмм — пользователю остается определиться, какой именно ее тип и формат необходим для визуального восприятия.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Большинство людей лучше воспринимают информацию в графическом, а не цифровом виде. Сводные таблицы со своими невероятно широкими возможностями впечатляют только тех, кто готовит итоговую информацию к просмотру. С другой стороны, люди, которые принимают ответственные решения на основе проанализированных данных, предпочитают изучать эти самые данные в виде диаграмм и графиков. [1] Диаграммы нагляднее, четче и информативнее. На них легче отслеживать общие тенденции и различия в зависимостях, а также делать прогнозы на будущее. К тому же современные менеджеры, маркетологи и директора предпочитают получать информацию максимально быстро, а диаграммы как нельзя лучше помогают добиться выдвигаемых современной жизнью требований. Если сводные таблицы — это аналитическое средство, то сводные диаграммы — визуальное.

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

При создании стандартной диаграммы на основе обычных данных (не сводной таблицы), вы подставляете в диаграмму диапазон ячеек, содержащих отдельные значения. Каждая ячейка является индивидуальным объектом с собственным значением. Диаграмма представляет каждую ячейку в виде точки на графике и выводит их все по отдельности. В то же время, данные в сводной таблице относятся к единому большому объекту. Значения, отображаемые в сводной таблице, не представляют независимые данные, занимающие отдельные ячейки, — это элементы большего объекта сводной таблицы, хранящегося на рабочем листе.

При создании диаграммы для сводной таблицы вы не заполняете ее отдельными фрагментами данных, представленными отдельными ячейками. Вместо этого вы используете для построения диаграммы весь макет сводной таблицы. Сводная диаграмма — это диаграмма, которая в качестве исходных данных использует объект PivotLayout сводной таблицы. Использование объекта PivotLayout позволяет в интерактивном режиме добавлять, удалять, фильтровать и обновлять поля данных внутри сводной диаграммы точно таким же образом, как это делается в сводной таблице. В результате выполнения всех этих действий вы получите интерактивное графическое представление данных сводной таблицы.

Создание сводных диаграмм

Чтобы ознакомиться с методикой создания диаграммы для простой сводной таблицы, обратите внимание на сводную таблицу, показанную на рис. 1. Она содержит информацию о сумме продаж для каждого рынка сбыта. Поле Бизнес-сегмент находится в области фильтра отчета, что позволяет анализировать данные по деловым направлениям компании.

Рис. 1. В этой базовой сводной таблице представлены продажи по регионам, а также выполняется фильтрация данных по бизнес-сегментам

Создание диаграммы на основе используемого набора данных позволит идентифицировать доход компании, полученный от разных рынков сбыта, но при этом на самой диаграмме можно будет проанализировать вклад разных бизнес-сегментов в доход компании. Для начала расположите указатель в любом месте сводной таблицы и перейдите на вкладку ленты Вставка. В группе Диаграммы этой вкладки ознакомьтесь с типами диаграмм, которые можно создавать на основе данных сводной таблицы, а затем выберите наиболее подходящий для вас. Например, щелкните на кнопке Гистограмма и выберите первый (двухмерный) вариант гистограммы (рис. 2).

Рис. 2. Выберите тип создаваемой сводной диаграммы

Как видно на рис. 3, после выбора типа диаграммы она отобразится в окне программы.

Рис. 3. Сводная диаграмма добавляется на рабочий лист, содержащий исходную сводную таблицу

Обратите внимание: только что созданная сводная диаграмма располагается на том же листе, что и исходная сводная таблица. Если же вам больше нравится, чтобы сводная диаграмма и исходная таблица находились на разных листах, поступите следующим образом: установите курсор в сводной таблице и нажмите <F11>. Тем самым вы укажете программе добавить сводную диаграмму на новый лист. Чтобы изменить расположение ранее созданной сводной диаграммы, щелкните на ней правой кнопкой мыши (в области построения) и в контекстном меню выберите команду Переместить диаграмму. На экране появится диалоговое окно, в котором нужно указать новое расположение объекта диаграммы.

На диаграмме отображаются кнопки полей сводной таблицы (см. рис. 3). Эти кнопки расположены на сводной диаграмме, окрашены в серый цвет и снабжены раскрывающимися списками. С помощью этих кнопок можно переупорядочить диаграмму либо применить фильтры к базовой сводной таблице. Кнопки полей сводной таблицы отображаются при печати сводной таблицы. Если нужно скрыть кнопки, отображаемые в области сводной диаграммы, просто удалите их. Щелкните на сводной диаграмме и перейдите на контекстную вкладку Анализировать. Щелкните на кнопке раскрывающегося меню Кнопки полей, чтобы скрыть некоторые или все кнопки полей сводной диаграммы (рис. 4).

Рис. 4. Щелкните на Скрыть все, чтобы кнопки полей не портили вид диаграммы при печати

Также кнопки полей сводной диаграммы можно убрать, кликнув на одной из них правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Скрыть все кнопки полей на диаграмме (рис. 5).

Рис. 5. Удаление кнопок полей сводной диаграммы через контекстное меню

Вы получили диаграмму, которая является визуальным представлением числовых данных сводной таблицы. Более того, поскольку такая диаграмма основывается на сводной таблице, любые изменения в сводной диаграмме незамедлительно вызовут соответствующие изменения в самой сводной таблице и наоборот. Например, на рис. 6 показано, что после добавления в сводную таблицу поля Регион на диаграмме будет отображаться еще одно измерение, отображающее распределение объема продаж по регионам. Обратите внимание: на диаграмме, показанной на рис. 6, не выводятся промежуточные итоги. При создании сводных диаграмм Excel полностью игнорирует ячейки с любыми итоговыми данными. Если в качестве фильтра поля страницы выбрать Бизнес-сегмент, то он будет применяться не только к сводной таблице, но и к сводной диаграмме. Подобное поведение программы основывается на том, что сводная диаграмма и сводная таблица создаются на основе данных, взятых из одного кеша. Таким образом, если вы добавите в источник данных новую информацию, а затем обновите сводную таблицу, то сводная диаграмма будет обновлена автоматически.

Рис. 6. На сводной диаграмме выводятся те же данные, которые представлены в сводной таблице

В сводные диаграммы можно также добавлять срезы. Для выполнения этой операции щелкните в области сводной диаграммы, выберите контекстную вкладку Анализировать, а затем щелкните на кнопке Вставить срез. (подробнее о срезах см. Excel 2013. Срезы сводных таблиц; создание временной шкалы).

Возможность создания сводных диаграмм предоставит в ваше распоряжение высокопроизводительные интерактивные средства вывода отчетов, которые вы сможете использовать самостоятельно, не обладая навыками профессионального программиста. Вам вовсе не обязательно создавать сводную диаграмму на основе сводной таблицы. Можно построить сводную диаграмму на основе исходных данных. Щелкните на любой из ячеек таблицы с исходными данными и перейдите на вкладку Вставка. В группе Диаграммы щелкните на кнопке Сводная диаграмма. На экране появится диалоговое окно создания сводной диаграммы. В нем задаются те же настройки, что и при создании сводной таблицы.

Правила работы со сводными диаграммами

Изменение сводной таблицы, на которой основана сводная диаграмма. Основное правило, о котором не следует забывать при работе со сводными диаграммами, состоит в том, что все они строятся на основе сводных таблиц. При обновлении, перемещении, добавлении и удалении поля, а также сокрытии или отображении данных в сводной таблице такие же изменения будут выполняться и в сводных диаграммах.

В сводной диаграмме выводятся далеко не все поля сводной таблицы. Одна из самых распространенных ошибок пользователей, которые создают сводные таблицы и диаграммы, заключается в предположении, что поля из области столбцов выводятся на сводной диаграмме вдоль оси X. В частности, таблица, показанная на рис. 7, имеет очень удобный для анализа данных формат. В область столбцов таблицы помещено поле Фискальный период, а в область строк — поле Регион. Подобная структура данных лучше всего подходит для работы со сводными таблицами.

Рис. 7. Эта структура данных лучше всего подходит при работе со сводными таблицами

Предположим, необходимо создать на основе сводной таблицы диаграмму. Вы интуитивно представляете, что вдоль оси X будут откладываться фискальные периоды, а бизнес-сегменты будут указываться вдоль оси Y. Но, как показано на рис. 8, в полученной сводной диаграмме вдоль оси X откладываются значения поля Регион, а вдоль оси Y — значения поля Фискальный период.

Рис. 8. Создание сводной диаграммы на основе даже идеально структурированной сводной таблицы не всегда приводит к нужному результату

Так почему же структура сводной таблицы не сохраняется при представлении ее в виде сводной диаграммы? Да потому, что области в сводной диаграмме зависят от строго определенных программой областей сводной таблицы:

• Ось Y. Соответствует области столбцов сводной таблицы и образует вертикальную ось сводной диаграммы.
• Ось X. Соответствует области строк сводной таблицы и образует горизонтальную ось сводной диаграммы.

Приняв к сведению эту информацию, взгляните еще раз на рис. 7. В сводной диаграмме поле Фискальный период будет выводиться вдоль оси Y, поскольку располагается в области столбцов. В то же время поле Регион будет располагаться на оси X, так как оно находится в области строк. Теперь предположим, что в области строк сводной таблицы находятся фискальные периоды, а регионы представлены в области столбцов. Изменение структуры приведет к генерированию новой сводной диаграммы (рис. 9).

Рис. 9. Эта сводная диаграмма, основанная на измененной сводной таблице, весьма удобна для просмотра

Ограничения на форматирование сводной диаграммы в Excel 2013. В устаревших версиях Excel (предшествующих Excel 2007) пользователи избегали применения сводных диаграмм, поскольку они имели множество ограничений, связанных с форматированием. Было невозможно перемещать или изменять ключевые элементы сводной диаграммы, а в случае изменения исходной сводной таблицы утрачивалось форматирование диаграммы. Также было невозможно применять определенные типы диаграмм. В силу перечисленных ограничений многие пользователи относились к сводным диаграммам как к громоздкому и непрактичному инструменту.

Начиная с версии Excel 2007 возможности сводных диаграмм значительно расширены. Теперь пользователи могут форматировать практически любой ее компонент. В дополнение к этому сводные диаграммы в Excel 2007 перестали утрачивать форматирование при изменении сводных таблиц, на которых они основаны. Более того, как вы уже знаете, сводные диаграммы теперь располагаются на том же рабочем листе, что и исходная сводная таблица. В версии Excel 2013 появились дополнительные улучшения (кнопки полей и срезы).

Сводные диаграммы в Excel 2013 практически не отличаются от стандартных диаграмм, что делает их просто незаменимым средством создания отчетов. Но все же и в этой версии Excel остались ограничения, которые следует учитывать:

• все еще невозможно создавать на основе сводных таблиц точечные графики, пузырьковые и биржевые диаграммы;
• отслеживаемые линии трендов оказываются утерянными при удалении или добавлении полей исходной сводной таблицы;
• не допускается изменение размеров подписей данных в сводных диаграммах.

Альтернатива сводным диаграммам

Существуют две причины, по которым нужно иметь альтернативу сводным диаграммам. Во-первых, вы не хотите иметь дело с дополнительными издержками, связанными с применением сводных диаграмм. Во-вторых, вы хотите избежать определенных ограничений форматирования, присущих сводным диаграммам. Сводные таблицы иногда применяются лишь для подведения итогов и просмотра данных в процессе подготовки диаграммы. В таких ситуациях вам не нужно хранить исходные данные и выделять память и место на жестком диске для кеша сводных таблиц. В примере на рис. 10 показана сводная таблица, в которой приведены квартальные отчеты по каждой услуге.

Рис. 10. Эта сводная таблица предназначена для подведения итогов по квартальным объемам продаж для каждой услуги

Сводная таблица была создана исключительно для подведения итогов и подготовки данных с целью построения диаграммы. Вам не нужно сохранять ни исходные данные, ни сводную таблицу, выделяя на это дополнительные системные ресурсы. Проблема связана с тем, что при попытке создания обычной диаграммы на основе сводной таблицы получится сводная диаграмма. Это означает, что ваша диаграмма будет в обязательном порядке дополнена всеми атрибутами сводной диаграммы. Это серьезный недостаток, если вы не хотите делиться исходными табличными данными с конечными пользователями или просто не хотите запутать их большим объемом выводимой информации. Приятная новость состоит в том, что все же можно создавать обычные диаграммы на основе сводных таблиц, не получая при этом сводных диаграмм.

Способ 1. Преобразование сводной таблицы в статические значения. После создания сводной таблицы и настройки ее структуры выделите всю таблицу и скопируйте ее в буфер обмена (для выделения всей таблицы можно воспользоваться клавиатурным сокращением Ctrl + Shift+ *). Перейдите на вкладку Главная и щелкните на кнопке Вставка, а затем выберите в раскрывающемся меню команду Вставить значения. Тем самым вы удалите сводную таблицу и замените ее статическими значениями, полученными на основе последнего состояния сводной таблицы. Полученные значения становятся основой создаваемой впоследствии диаграммы. Эта методика применяется для удаления интерактивных элементов сводной таблицы. Таким образом, вы преобразуете сводную таблицу в стандартную таблицу и создадите не сводную диаграмму, а обычную диаграмму, не поддающуюся фильтрации и реорганизации. Это замечание касается также способов 2 и 3.

Способ 2. Удаление исходной сводной таблицы. Если вы уже создали сводную диаграмму, то можете преобразовать ее в обычную диаграмму. Для этого достаточно удалить исходную сводную таблицу, на которой базируется сводная диаграмма. Выделите всю сводную таблицу и нажмите клавишу <Delete>. Не забывайте, что этот способ, в отличие от предыдущего, не позволяет работать даже с исходными статическими значениями, на основе которых строится сводная диаграмма. Другими словами, если у вас попросят показать исходные данные диаграммы, то вы не сможете этого сделать. Если вы сталкиваетесь с ситуацией, в которой диаграмма не имеет исходных данных, то отобразите таблицу данных диаграммы. Таблица данных позволяет ознакомиться с данными, отображенными на самой диаграмме.

Способ 3. Создание рисунка на основе сводной таблицы. Многим может показаться странной сама идея представлять сводную таблицу в виде рисунка, но это вполне адекватный способ передачи анализируемых данных, не требующий применения специальных мер защиты. В дополнение к небольшому размеру конечного файла вы всегда имеете возможность полностью контролировать то, какую информацию пользователь сможет увидеть на экране. Чтобы воспользоваться этим способом, скопируйте всю сводную таблицу в буфер обмена. Откройте новую рабочую книгу, щелкните в любом ее месте правой кнопкой мыши и выберите команду Специальная вставка. Укажите требуемый формат вставляемых данных (например, Рисунок). На рабочий лист вставляется моментальная копия сводной диаграммы.

Способ 4. Использование ячеек, связанных со сводной таблицей, в качестве источника данных сводной диаграммы. Многие пользователи Excel, далекие от создания сводных диаграмм, опасаются ограничений, которые накладываются на средства форматирования диаграмм и управления данными, содержащимися в этих диаграммах. Очень часто пользователи отказываются от применения сводных таблиц, поскольку не знают, как можно обойти имеющиеся ограничения. Тем не менее, если вам требуется сохранить возможность фильтрации данных и создавать списки «первой десятки», то можете связать стандартную диаграмму со сводной таблицей, не прибегая к созданию самой сводной таблицы.

В сводной таблице, показанной на рис. 11, представлены 10 лучших рынков сбыта, определенных по показателю Период продаж (в часах). Обратите внимание на то, что область фильтра отчета позволяет фильтровать данные по направлениям деятельности.

Рис. 11. Сводная таблица позволяет фильтровать данные первых десяти рынков, определенных по периоду и объемам продаж, а также по направлениям деятельности

Предположим, что вам требуется представить показанные данные в виде графика, чтобы показать взаимосвязь между временем выполнения работ и доходом. При этом нужно сохранить возможность фильтрации первой десятки рынков сбыта. К сожалению, сводная диаграмма в рассматриваемом случае неприменима. В общем случае представить сводную таблицу в виде графика нельзя. Способы 1–3 также не годятся, поскольку утрачиваются любые интерактивные элементы. Каково же решение? Воспользуйтесь ячейками вокруг сводной таблицы, чтобы настроить связь между исходными данными и диаграммой, которая создается на их основе. Другими словами, нужно создать блок данных, который будет служить источником информации для обычной диаграммы. Этот блок данных связан с элементами сводной таблицы. Это означает, что если сводная таблица изменяется, то изменяется и исходный блок данных диаграммы.

Установите курсор в ячейке, расположенной рядом со сводной таблицей, как показано на рис. 12. Задайте ссылку для первого элемента данных, указав в ней диапазон, который будет использоваться в стандартной диаграмме (если при попытке сослаться на ячейку сводной таблицы у вас в формуле «вылазит» функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, то вы не сможете «протащить» формулу. Чтобы преодолеть это затруднение ознакомьтесь с заметкой Как научить Excel ссылаться на ячейку в сводной таблице, как на обычную).

Рис. 12. Начните связывание блока данных с данными сводной таблицы с первого элемента, который должен попасть на диаграмму

Теперь скопируйте только что введенную формулу в нижние и боковые ячейки, чтобы завершить создание блока данных. В результате будет получен набор данных, подобный показанному на рис. 13.

Рис. 13. Скопируйте формулу и вставьте ее в блок данных необходимого размера

Создав блок данных со ссылками на сводную таблицу, можно создать для него обычную диаграмму. В рассматриваемом примере на основе данного набора была создана точечная диаграмма. При использовании сводных диаграмм вы не получите ничего подобного. На рис. 14 показан результат применения описанной методики. Вы можете фильтровать данные по направлениям деятельности, для чего применяется поле ФИЛЬТРЫ, но при этом сохраняете возможность произвольного форматирования стандартной диаграммы, не ограниченной рамками сводной таблицы. Попробуйте выбрать один или другой бизнес-сегмент и посмотреть, как изменится диаграмма.

Рис. 14. Эта методика позволяет применять функциональные средства сводной таблицы, но сохраняет возможность произвольного форматирования диаграммы

[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 6.

Excel – удивительная программа, дающая возможность не только числовые данные обрабатывать. С ее помощью можно визуально представлять любую информацию, строя диаграммы, самой различной степени сложности. Достаточно просто указать данные в ячейках, и программа автоматически построит диаграмму на их основе. Скажите, невероятно!

При этом пользователь может настроить тот внешний вид диаграмме, который ему понравится. Сегодня мы подробно разберем доступные инструменты построения диаграмм в Эксель и других подобных программах. Ведь базовый принцип не ограничивается лишь офисным пакетом от Майкрософт, верно? Поэтому описываемые здесь принципы вполне могут быть использованы и при работе с другими программами электронных таблиц, такими как LibreOffice, WPS Office или Google Таблицы.

Построение диаграммы на основе данных таблицы Excel

Перед тем, как приступить непосредственно к построению диаграмм Excel, необходимо разобраться, что это такое и для чего они нужны. Есть несколько способов представления информации:

1. Аудиальный.
2. Текстовый.
3. Визуальный.
4. Интерактивный.

Самый привычный для обычного человека – аудиальный и текстовый способ передачи информации. Первый подразумевает использование голоса для того, чтобы излагать определенные данные, факты и цифры. Очень ненадежный метод, который не способен идеально доставить информацию. Единственное, для чего он может использоваться во время презентаций – это вызывать определенные эмоции у аудитории. Текст может передавать текст, но имеет значительно меньшую способность вызывать определенные эмоции. Интерактивный способ подразумевает вовлечение аудитории (например, инвесторов). Но если говорить о бизнес-данных, то не сильно здесь можно разыграться.

Визуальный способ представления информации открывает огромное количество преимуществ. Он помогает совместить все достоинства оставшихся методов. Он передает информацию очень точно, поскольку содержит в себе все цифры, и человек может исходя из графика проанализировать данные. Он способен вызывать эмоции. Для примера, достаточно глянуть на график распространения коронавирусной инфекции за последнее время, и сразу становится видно, как график легко может воздействовать на эмоциональную часть мозга.

И что важно, он способен вовлекать человека, который может избирательно смотреть на ту или иную часть графика и анализировать ту информацию, которая ему действительно нужна. Именно поэтому диаграммы стали настолько широко распространенными по всему миру. Они используются в самых разных областях человеческой деятельности:

1. Во время презентации результатов исследований разного уровня. Это универсальный пункт как для студентов, так и ученых, защищающих диссертацию. Такой вид представления информации, как диаграмма, дает возможность упаковать большое количество информации в очень удобную форму и презентовать все эти данные на широкую аудиторию, чтобы ей сразу стало понятно. Диаграмма позволяет вызывать доверие к тому, что говорит претендент на кандидатуру магистра или доктора наук.
2. Во время бизнес-презентаций. Особенно создание диаграмм нужно, если необходимо презентовать проект инвестору или отчитаться о ходе его работы.
   Это позволит дать понять, что сами авторы проекта относятся к нему серьезно. Кроме всего прочего, инвесторы смогут проанализировать всю необходимую информацию самостоятельно. Ну и пункт про то, что само по себе наличие диаграмм вызывает доверие, потому что ассоциируется с точностью подачи информации, остается как для этой сферы, так и всех следующих.
3. Для составления отчетов начальству. Руководство очень любит язык цифр. Причем чем выше оно стоит по рангу, тем более для него это важно. Владельцу любого бизнеса необходимо понимать, насколько та или иная инвестиция окупается, какие секторы производства убыточные, а какие – доходные и понимать много других важных аспектов.

Существует множество других сфер, в которых могут быть использованы диаграммы. Например, в обучении. Но независимо от того, для каких конкретно целей они составляются, если их делать в программе Excel, то по сути почти ничего не нужно делать. Программа все сделает за самого человека. На самом деле, построение диаграмм в Excel принципиально не отличается от создания обычных таблиц. Поэтому каждый желающий сможет очень просто их создать. Но для наглядности давайте опишем базовый принцип в виде инструкции. Следуйте этим шагам:

1. Перед созданием графика или диаграммы нужно сначала создать таблицу с информацией, которая будет использоваться для этого. Давайте мы тоже создадим такую таблицу.
2. После создания таблицы необходимо найти область, которая будет использоваться для основы диаграммы, после чего кликнуть по вкладке «Вставка» левой кнопкой мыши один раз. После этого пользователь сможет выбрать тип диаграммы, который ему по душе. Это и график, и круговая диаграмма, и гистограмма. Есть, где развернуться.
   

   Внимание! Программы отличаются между собой по количеству видов диаграмм, которые можно создать.

3. Можно воспользоваться многими другими видами диаграмм. Просто они не настолько популярные. Чтобы просмотреть весь перечень доступных видов необходимо перейти в меню «Диаграмма» и там выбрать конкретную разновидность. Видим, что здесь несколько другое меню. Ничего странного в этом нет, поскольку сами кнопки могут отличаться не только в зависимости от версии офисного пакета, но и самой разновидности программы и операционной системы. Здесь важно в первую очередь понять логику, и все остальное должно стать интуитивно понятно.
4. После выбора подходящего типа диаграммы необходимо кликнуть по нему. Затем вам покажется перечень подтипов, и нужно будет выбрать тот, который больше всего подходит в вашей ситуации. Например, если была выбрана гистограмма, то можно выбрать обычную, линейчатую, объемную и так далее. Список типов с картинками, по которым можно понять, как будет выглядеть конечная диаграмма, находится непосредственно в этом меню.
5. Кликаем по тому подтипу, который нас заинтересовал, после чего программа все сделает автоматически. Получившаяся диаграмма появится на экране.
6. В нашем случае картинка получилась следующей.
7. Если бы мы выбрали тип «График», то наша диаграмма выглядела бы так.
8. Диаграмма же кругового типа имеет следующий вид.

Как видим, инструкция вовсе не сложная. Достаточно задать немного данных, а всё остальное компьютер сделает за вас.

Как работать с диаграммами в Эксель

После того, как мы сделали диаграмму, уже можно её настраивать. Чтобы это сделать, необходимо найти вверху программы вкладку «Конструктор». В этой панели есть возможность задать разнообразные свойства диаграммы, которую мы создали ранее. Например, пользователь может изменить цвет столбцов, а также осуществить более фундаментальные изменения. Например, изменить тип или подтип. Так, чтобы сделать это, необходимо перейти в пункт «Изменить тип диаграммы», и в появившемся перечне можно осуществить выбор нужного типа. Здесь также можно ознакомиться со всеми доступными типами и подтипами.

Также мы можем добавить какой-то элемент к созданному графику. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку, которая находится сразу в левой части панели.

Также можно осуществить быструю настройку. Для этого существует специальный инструмент. Кнопку, соответствующую ему, можно найти справа от меню «Добавить элемент диаграммы». Здесь можно выбрать почти любой вариант оформления, который подходит под текущую задачу.

Также достаточно полезно, если возле столбиков будет находиться обозначение каждого из них. Для этого необходимо добавить подписи через меню «Добавить элемент диаграммы». После нажатия на эту кнопку откроется перечень, в котором нам интересен соответствующий пункт. Затем мы выбираем способ отображения подписи. В нашем примере –  указанный на скриншоте.

Теперь эта диаграмма не только наглядно показывает информацию, но и по ней можно понять, что именно означает каждый столбец.

Как настроить диаграмму с процентами?

Теперь перейдем к конкретным примерам. Если нам необходимо создать диаграмму, в которой мы работаем с процентами, то нужно выбрать круговой тип. Сама инструкция следующая:

1. Согласно описанному выше механизму необходимо создать таблицу с данными и выделить диапазон с данными, которые будут использоваться для построения диаграммы. После этого переходим на вкладку «Вставка» и выбираем соответствующий тип.
2. После того, как предыдущий шаг будет завершён, программа откроет вкладку «Конструктор» автоматически. Далее пользователю необходимо проанализировать имеющиеся варианты и найти тот, где отображаются значки процента.
3. Далее работа с круговой диаграммой будет осуществляться аналогичным образом.

Как менять размер шрифтов в диаграмме Эксель

Настройка шрифтов диаграммы позволяет значительно гибче и информативнее делать её. Это также полезно, если её нужно показывать на большом экране. Нередко стандартного размера недостаточно, чтобы было видно людям из заднего ряда. Чтобы настроить размеры шрифтов диаграммы, необходимо нажать правой кнопкой мыши по соответствующей подписи и в появившемся списке кликнуть по пункту шрифт.

После этого нужно внести все необходимые корректировки и нажать по кнопке «ОК», чтобы их сохранить.

Диаграмма Парето — определение и принцип построения в Эксель

Много кто знает принцип Парето, который гласит, что 20% усилий дает 80% результата и наоборот. Используя этот принцип, можно нарисовать диаграмму, которая позволит наиболее найти наиболее эффективные действия, от которых результат был самый большой. И чтобы построить диаграмму этого типа, достаточно встроенных инструментов Microsoft Excel. Для построения такой инфографики необходимо выбрать тип «Гистограмма». Последовательность наших действий следующая:

1. Давайте генерировать таблицу, в которой описаны названия товаров. У нас будет несколько столбцов. В первой колонке будет описан общая сумма закупки товара в деньгах. Во второй колонке записывается прибыль от реализации этих товаров.
2. Делаем самую обыкновенную гистограмму. Чтобы это сделать, нужно найти вкладку «Вставка», после чего выбрать соответствующий тип диаграммы.
3. Теперь у нас готова диаграмма, имеющая 2 колонки разных цветов, каждый из которых обозначает определенную колонку. Ниже можно увидеть легенду диаграммы, по которой мы понимаем, где какая колонка.
4. Следующий шаг, который нам нужно выполнить – редактирование столбика, который отвечает за прибыль. Перед нами стоит задача видеть ее изменение в динамике. Следовательно, нам нужен тип диаграммы «График». Поэтому во вкладке «Конструктор» нам нужно найти кнопку «Изменить тип диаграммы» и нажать на нее. После этого выбрать график в перечне. Важно не забывать перед этим выделить соответствующий столбец.

Теперь диаграмма Парето готова. Можно анализировать эффективность и определять, чем можно пожертвовать без опасений. Редактирование этой диаграммы осуществляется в точности таким же способом, как и раньше. Например, можно добавить метки к столбикам и точкам на графике, изменять цвет линий, колонок и так далее.

Таким образом, Excel располагает огромным инструментарием для того, чтобы создавать диаграммы и настраивать их. Если самостоятельно поэкспериментировать с настройками, многое становится понятно и будет получаться создавать графики любой сложности и делать их доступными для чтения. А это именно то, что и нужно любому инвестору, начальнику или клиенту. Диаграммы находят свое применение во всех возможных сферах деятельности. Поэтому Excel и считается главной программой для того, чтобы делать деньги. Теперь вы приблизились еще ближе к ним. Успехов.