Диаграмма выполнения плана excel

Диаграмма выполнения плана

Для визуализации классического сценария «план-факт» существует огромное количество всевозможных вариантов диаграмм, некоторые из которых я уже разбирал. Сегодня хочу добавить к этому списку и в ваш инструментарий ещё один весьма прикольный, на мой взгляд, вариант:

Надеюсь, тут всё очевидно и не требует подробных комментариев (как и должно быть у хорошей визуализации):

• план отмечается горизонтальной синей линией — здесь она сделана с помощью «усов» погрешностей (error bars);
• перевыполнение плана свыше этой линии выделяется зелёным цветом, недовыполнение — красным;
• аккуратные подписи данных рядов и отклонения от плана по оси Х добавляют информативности, но не мешают восприятию.

Как вариант, можно заменить красные прямоугольники невыполненного плана на пустышки с пунктиром по контуру — тоже будет наглядно:

Построить такие диаграммы очень легко — давайте пошагово разберём весь процесс.

Подготовка данных

Предполагаем, что в качестве исходных данных мы отталкиваемся от следующей таблицы:

Во-первых, имеет смысл сразу конвертировать эту таблицу в динамическую «умную», что позволит в дальнейшем не задумываться о её размерах при добавлении новых менеджеров-строк. Делаем это через команду Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) или сочетанием клавиш Ctrl + T .

Во-вторых, следующая хитрость в том, что строить диаграмму мы будем не по имеющимся столбцам, а по дополнительным, в которых с помощью несложных формул рассчитаем числовые ряды для будущей диаграммы:

• Столбец Отклонение от плана — вычисляет отклонение от плана в процентах по классической формуле =[Факт]/[План]-1.
• Столбец Подписи оси Х — склеивает имя менеджера с отклонением от плана. Для добавления между ними переноса строки, используем функцию СИМВОЛ (CHAR) с кодом 10, которая заменяет Alt + Enter и функцию ТЕКСТ (TEXT) , чтобы показать отклонение от плана в виде округленных до целого процентов:

Столбец Серое — берёт минимальное значение из плана и факта.

Столбец Красное — в случае невыполнения плана считает на сколько именно мы от него отстали, в противном случае выводит ошибку #Н/Д, эмулируя её с помощью функции НД (NA) . Ошибка здесь нужна, чтобы в случае перевыполнения плана на диаграмму в красном ряду в принципе ничего не выводилось (даже нули):

Столбец Зеленое — противоположен по смыслу красному — в случае перевыполнения плана считает на сколько именно мы его перевыполнили, в противном случае опять же выводит ошибку #Н/Д.

Построение диаграммы

Дальше создаем и оформляем диаграмму по следующему алгоритму:

1. Выделяем в нашей умной таблице 4 последних столбца и строим Гистограмму с накоплением (Stacked Chart) на вкладке Вставка (Insert) .
2. Заливаем столбики рядов данных в соответствующие цвета: серый, зеленый и красный.
3. Добавляем подписи данных на вкладке Конструктор — Добавить элемент диаграммы — Метки данных (Design — Add Chart Element — Data Labels) .
4. Добавляем на диаграмму ряд План (проще всего это сделать, скопировав исходные ячейки С3:С12 и вставив их затем из буфера прямо в диаграмму):

Для добавленного ряда План меняем тип диаграммы на Точечную (XY Scatter Chart) по той же оси, щёлкнув по ряду правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить тип диаграммы для ряда (Change Series Chart Type) . Жёлтые прямоугольники должны превратиться в желтые точки-маркеры.

Сдвигаем подписи к желтым маркерам вправо, чтобы не мешались.

Добавляем к этим жёлтым маркерам «усы» погрешностей через вкладку Конструктор — Добавить элемент диаграммы — Пределы погрешностей (Design — Add Chart Element — Error bars) :

Вертикальные «усы» выделяем и удаляем, а для горизонтальных настраиваем размеры и цвет-толщину, щёлкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав команду Формат пределов погрешностей.

Вот, собственно и всё. Добавляем внятный заголовок, убираем линии сетки — и наша диаграмма готова:

Вместо красной заливки можно отформатировать прямоугольники невыполненного плана в виде «пустышек» с пунктирным контуром — по желанию.

Источник

График проекта в Excel и диаграмма Ганта с выполнением

В любом проекте возникает необходимость вести график проекта, и в Excel это наиболее наглядно показывает диаграмма Ганта. В самых разных областях менеджмента диаграмма Ганта используется для визуализации этапов проекта.

В данной статье мы рассмотрим не только как построить диаграмму Ганта в excel, но и научимся показывать на диаграмме Ганта выполнение этапов, а также сравнение их с запланированными сроками.

По сути, диаграмма Ганта для выполнения проекта является обычной горизонтальной гистограммой с накоплением. Но — с некоторыми хитростями, их и рассмотрим ниже.

Шаг 1. Подготавливаем данные для диаграммы Ганта

Для того, чтобы визуализировать график проекта при помощи диаграммы Ганта, нужно подготовить данные. Структура исходной таблицы показана на рисунке.

Таблица должна содержать следующие данные:

• наименование этапа / задачи
• блоки План и Факт — в них будут обозначены плановые и фактические сроки выполнения каждого этапа. Важно наличие обоих блоков для визуализации выполнения сроков календарного плана в диаграмме Ганта.
• в каждом блоке План и Факт должны быть следующие столбцы: дата старта, продолжительность в рабочих днях, дата окончания. Причем дату окончания можно посчитать, прибавив к дате старта количество рабочих дней при помощи функции РАБДЕНЬ.

Далее рядом с основной таблицей создаем вспомогательную, на основании которой и будем строить диаграмму Ганта.

Формулы, при помощи которых образуются данные во вспомогательной таблице, представлены в блоке в красной рамке над таблицей. Это формулы для первой строки таблицы, для остальных строк их нужно протянуть.

• Дата старта факт — данные из столбца Дата старта в блоке Факт.
• Дней — количество календарных дней между датами окончания и старта в блоке Факт. Нужно от даты окончания отнять дату начала.
• Дней готовности — данные для визуализации прогресса выполнения задачи. По факту это не количество дней, а доля выполненной части задачи . Чтобы ее получить, нужно умножить данные в столбце Дней готовности на столбец Готовность % из блока Факт.
• Дата старта план — данные из столбца Дата старта в блоке План.
• Дней — количество календарных дней между датами окончания и старта в блоке План.
• Ось Y для плана — вспомогательный столбец. Чтобы его получить, нужно в самой нижней ячейке столбца указать число 0,2 , а в следующих ячейках внести формулу 1+предыдущая ячейка .
• Сегодня — сегодняшняя дата (указывается при помощи формулы СЕГОДНЯ ) или любая дата, на которую нужно зафиксировать прогресс проекта.

Данные для графика проекта, на основе которых будет построена диаграмма Ганта, готовы.

Шаг 2. Строим шаблон диаграммы Ганта

Затем нужно применить маленькую хитрость: изменим формат ячеек на Общий для данных в столбце Дата старта факт .

Не пугайтесь, что даты превратились в непонятный набор цифр, дальше мы это исправим. Этот шаг необходим, чтобы даты не выстроились в оси Y.

Теперь выделяем первые три столбца:

И переходим во вкладку меню Вставка — блок Диаграммы — Гистограммы — Линейчатая — Линейчатая с накоплением

Получим заготовку диаграммы Ганта выполнения проекта, которую будем дорабатывать.

Как видите, ряды на диаграмме двух цветов, посмотрим, какие данные содержатся в этих рядах.

Будем превращать линейчатую гистограмму в диаграмму Ганта выполнения этапов проекта.

1. Изменим формат для данных столбца Дата старта факт обратно на формат Дата.

2. Если посмотрите на предыдущий рисунок, то увидите, что более ранние этапы проекты (оранжевые линии) идут внизу. График как бы нужно перевернуть, для этого нужно отобразить ось категорий в обратном порядке.

Щелкаем правой кнопкой мыши по оси категорий (ось Y) и выберем Формат оси.

Далее перейдем в Параметры оси и установим “галку” Обратный порядок категорий.

3. Теперь уберем заливку с синих рядов (они вспомогательные и больше нам не нужны). Для этого дважды щелкнем на любом синем ряде — попадем в Формат ряда данных (или правая кнопка мыши — Формат ряда данных) — Заливка и границы — Нет заливки.

4. Теперь нужно поправить данные в оси Х — даты. Если посмотрите на предыдущий рисунок, то увидите, что даты начинаются намного раньше старта проекта (перед оранжевыми прямоугольниками есть пустое поле). Исправим это.

Войдем в меню Формат оси (правая кнопка мыши — Формат оси) — Параметры оси — Границы. Как видите, формат данных здесь остался тот, который мы устанавливали изначально, т.е. Общий.

Поэтому придется немного “подогнать” данные цифры. Ориентируйтесь на то, как меняется ваш график при изменении цифр. В примере Минимум по умолчанию — число 44400. Изменим его на 44550, и получим то, что нужно — оранжевые ряды сместились влево, равномерно заняв всю область диаграммы.

В вашем случае это будет какое-то другое число (не 44550), все зависит от дат в таблице. Не бойтесь “поиграться” этим значение, чтобы выровнять вашу диаграмму Ганта.

Шаг 3. Добавляем прогресс выполнения проекта на диаграмму

В принципе, на предыдущих двух шагах можно остановиться — если, конечно, вам не нужно показать прогресс по каждому из этапов проекта.

А чтобы показать на диаграмме Ганта выполнение, нужно:

1. Нажать на “плюс” в правом верхнем углу диаграммы — стрелку рядом с пунктом Предел погрешностей — Дополнительные параметры.

2. В окне Добавление предела погрешностей выбираем ряд Дата старта факт и нажимаем Ок.

3. Появятся вот такие полоски, которые нужно настроить. Для этого нажимаем правую кнопку мыши — Формат предела погрешностей.

4. Далее внимательно смотрите на следующую картинку с последовательность действий.

• Направление — Плюс
• Конечный стиль — Без точки
• Величина погрешности — Пользовательская
• Нажать кнопку Указать значение
• Выделить цифры в столбце Дней для готовности.

5. Не закрывая окно Формат предела погрешностей, переходим во вкладку Заливка и границы. Снова на картинке внимательно смотрим последовательность действий.

• Блок Линия — Сплошная линия
• Выбираем цвет (в примере выбран зеленый)
• Задаем ширину — такую, чтобы зеленые линии примерно перекрыли оранжевые.

Шаг 4. Визуализируем плановые даты этапов проекта

Теперь добавим на график проекта, представленный как диаграмма Ганта, визуализацию плановых интервалов для каждого этапа. Это необязательный шаг, но он дополнительно акцентирует внимание на исполнение сроков проекта.

1. Щелкнем правой кнопкой мыши в области диаграммы — Выбрать данные.
2. Нажимаем кнопку Добавить.

3. Имя ряда — ссылка на название столбца Дата старта план. Значения — выделяем значения в столбце Ось Y для плана.

4. Новый ряд добавился справа от оранжевого ряда. Нам нужно изменить тип диаграммы, для этого щелкнем правой кнопкой мыши на новом ряде и выберем Изменить тип диаграммы для ряда.

5. Выбираем тип диаграммы Комбинированная, и для ряда Дата старта план выбираем тип диаграммы Точечная.

6. Возвращаемся к нашей диаграмме Ганта и видим, что ряд исчез. Не пугаемся. Снова правая кнопка мыши — Выбрать данные — выделяем ряд Дата старта план — нажимаем кнопку Изменить.

7. Ставим курсор в поле Ось Х и выделяем данные в столбце Дата старта план.

Видим, что на диаграмме Ганта появились серые точки — это как раз и есть точки начала плановых интервалов.

8. Выделяем новый ряд (серые точки) и снова нажимаем “плюс” в правом верхнем углу диаграммы — Предел погрешностей — Стандартная погрешность.

9. Вокруг серых точек появятся такие “кресты”. Нужно удалить вертикальные линии (выделить и нажать Delete).

10. Выделяем горизонтальные линии погрешностей — правая кнопка мыши — Формат предела погрешностей — Направление Плюс — Конечный стиль — Без точки — Величина погрешности — Пользовательская — кнопка Укажите значение — выделить столбец Дней (второй).

Появились линии — это интервалы плановых дат нашего календарного плана диаграммы Ганта. Осталось настроить их внешний вид и убрать сами серые точки. Как настраивать внешний вид для предела погрешности, описано в Шаге 3, пункт 5.

Чтобы убрать серые точки, выделим их и перейдем в Формат ряда.

Выберем Маркер — параметры Маркера — Нет.

Наша диаграмма Ганта выполнения этапов проекта почти готова! Серые линии — это плановые даты проекта. На графике прекрасно визуализировано отклонение фактических дат от плановых.

Шаг 5. Обозначаем на диаграмме Ганта сегодняшнюю дату

Мы почти у цели. Осталось обозначить на диаграмме Ганта сегодняшнюю дату. Конечно, можно и этот шаг опустить, однако, он наглядно показывает, на какой стадии проекта мы находимся сейчас.

1. Правая кнопка мыши в области диаграммы — Выбрать данные — Добавить.
2. Указываем данные для ряда, как показано на картинке.

После нажатия Ок видим, что ничего не изменилось. Ряд не виден, но это не страшно.

3. Правая кнопка мыши в области диаграммы — Формат области построения — выбираем ряд Сегодня, как показано на картинке ниже.

4. И здесь задаем цвет линии и формат стрелки.

5. Изменим наименование диаграммы и — наша диаграмма Ганта выполнения этапов проекта готова!

В этой статье мы узнали, как визуализировать график проекта при помощи диаграммы Ганта в Excel.

Источник

4.6
15
голоса

Рейтинг статьи