График отпусков — обязательный для работодателя документ. Его готовят и согласовывают заранее, учитывая и интересы персонала, и производственные нужды. Чтобы избежать штрафа, утвердить документ следует не позже чем за 2 недели до конца текущего года.
Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование
На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. На будущий, 2023, год шаблон таблицы графика отпусков утверждается до 17.12.2022. Последний срок — 16 число.
Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.
Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7
Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2023 год на унифицированном бланке. Этот вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.
Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:
- кто и в какие сроки утверждает график;
- в какой период знакомят сотрудников с его нормами.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» (ООО «Clubtk.ru») ПРИКАЗ |
||
|
«13» декабря 2022 года |
№ 1257 |
|
|
Санкт-Петербург |
||
|
Об утверждении графика отпусков В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 10 декабря 2022 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Clubtk.ru» на 2023 год. 2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2023 года: 2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков. 2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: на 5 л. в 1 экз. |
||
|
Генеральный директор |
Воронов |
А.В. Воронов |
|
С приказом ознакомлены: |
||
|
начальник отдела кадров |
Иванов 13 декабря 2022 года |
И.И. Иванов |
Готовить приказ об утверждении графика отпусков не обязательно, поскольку это не предполагается ни одним нормативным актом.
Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов. И сразу обращаем внимание: надо составлять график отпусков на 2023 год по новым правилам, включая в него временно не работающих мобилизованных граждан и добровольцев.
Этап первый. Заполнение
В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.
Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).
В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).
В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.
В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.
Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)
Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.
Этап третий. Подписание
В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.
В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).
При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.
Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.
Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.
Отправляемся к руководителю для утверждения.
Этап четвертый. Утверждение
Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.
1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.
2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.
Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.
Этап пятый. Ознакомление
Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.
Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).
Этап шестой. Убытие в отпуск
Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:
1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.
2. Издается приказ (форма Т-6).
3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.
5. В личную карточку работника (форма Т-2), в раздел VIII, вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.
Этап седьмой. Перенос отпуска
При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:
1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.
2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).
Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).
3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.
Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2023-ом, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.
Посмотрите, как выглядит пример заполнения графика отпусков на 2023 год после оформления всех полей.
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.
Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.
А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.
Skip to content
Думаю, каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как ее создать. Однако один вид графиков остается достаточно сложным для многих — это диаграмма Ганта.
В этом кратком руководстве я постараюсь показать основные функции диаграммы Ганта, покажу пошагово, как создать простейшую диаграмму Ганта в Excel, как можно изменить ее внешний вид «под себя», а также рассажу, где можно скачать шаблоны диаграммы Ганта.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта носит имя Генри Ганта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который придумал эту диаграмму еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет проекты или задачи в виде следующих друг за другом горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру проекта, показывая даты начала и окончания отдельных задач и этапов выполнения, и таким образом помогает контролировать задачи в соответствии с их запланированным временем или указанной последовательностью.
Перед вами классический пример диаграммы Ганта, которая представлена в виде столбчатого графика и выглядит так:
Слева по вертикальной оси вы можете увидеть задачи в их хронологическом порядке. Все они должны быть выполнены для успешного завершения проекта.
По горизонтали расположена временная шкала или таймлайн. Она помогает понять, сколько времени запланировано на каждую из задач, а также на весь проект в целом.
Сама диаграмма представляет собой горизонтальные полосы, каждая из которых соответствует отдельной задаче. Длина полос зависит от времени, выделенного на каждую из них.
Как сделать диаграмму Ганта в Excel
К сожалению, в Microsoft Excel нет встроенного шаблона диаграммы Ганта. Однако вы можете сами быстро создать диаграмму Ганта в Excel, используя функции гистограммы и дополнительное форматирование.
Внимательно следуйте приведенным ниже инструкциям, и вы создадите простую диаграмму Ганта буквально за несколько минут. Мы будем использовать Excel 365 для этого примера диаграммы Ганта, но вы можете сделать это в любой версии Excel таким же образом.
Шаг 1. Ввод информации по проекту в электронную таблицу Excel.
Каждый проект состоит из набора отдельных задач. Запишите каждую из них в отдельной строке и определите план выполнения, указав дату начала, дату окончания и продолжительность, то есть количество времени, необходимого для выполнения каждой из задач.
Совет. Для создания диаграммы Ганта в Excel используются только столбцы Дата начала и Продолжительность. Если у вас есть Дата начала и Дата окончания, вы можете использовать одну из этих простых формул для расчета Продолжительности, в зависимости от того, что вам больше подходит:
Продолжительность = Дата окончания — Дата начала
Продолжительность = Дата окончания — Дата начала + 1
Примечание. Не забывайте, что умолчанию дата в Экселе записывается с временем 00:00:00. Это означает, что если дата начала 1 августа, а дата окончания – 2 августа, то разница между ними в Excel составит 1 день. Поэтому если вы подразумеваете, что работа будет закончена 2 августа по окончании рабочего дня, то добавляйте к разности дат еще 1 день.
Шаг 2. Создаем стандартную линейчатую диаграмму Excel на основе даты начала.
Основа любой диаграммы Ганта в Excel – гистограмма с накоплением. Чтобы создать ее, сделаем следующее:
- Выберите диапазон дат начала вместе с заголовком столбца. В нашем случае это B1: B11. Обязательно выделяйте только ячейки с данными, а не весь столбец.
- Перейдите на вкладку « Вставка » > группу «Диаграммы» и нажмите иконку столбиковой диаграммы, как на скриншоте ниже.
- В разделе «Линейчатая» нажмите Линейчатая с накоплением .
В результате на ваш рабочий лист будет добавлена следующая диаграмма с накоплением:
Примечание. Некоторые рекомендации по диаграммам Ганта, которые вы можете найти в Интернете, рекомендуют сначала создать пустую гистограмму, а затем заполнить ее данными, как будет описано в следующем шаге. Но я думаю, что предложенный здесь метод более рациональный, потому что Microsoft Excel сразу добавит первый ряд данных на диаграмму и, таким образом, просто сэкономит вам время.
Шаг 3. Добавляем данные о продолжительности каждой задачи на диаграмму.
Теперь вам нужно добавить дополнительные данные в вашу будущую диаграмму Ганта Excel.
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области диаграммы и выберите «Выбрать данные» в контекстном меню.
Откроется окно Выбор источника данных . Как вы можете видеть на снимке экрана ниже, начальная дата уже добавлена в Элементы легенды. И вам теперь следует добавить туда еще Продолжительность.
- Нажмите кнопку «Добавить» , чтобы указать в таблице дополнительные данные (Продолжительность), которые вы хотите использовать на диаграмме Ганта.
- Откроется окно «Изменение ряда», и вы действуете так:
- В поле «Имя ряда» указываете адрес ячейки с названием столбца. В данном случае, это D1 c названием «Продолжительность». Можно, конечно, просто записать это слово прямо в это поле. Но тогда в случае изменения исходной таблицы с данными ваша диаграмма не изменится, что не всегда хорошо.
- В поле «Значения» укажите диапазон с длительностью каждой задачи D2:D11.
- Нажмите «ОК».
- Теперь вы вернулись в окно «Выбор источника данных», где в разделе « Элементы легенды (ряды)» теперь добавлены «Начало» и «Продолжительность». Нажмите OK, чтобы завершить добавление элементов.
В результате столбчатая диаграмма должна выглядеть примерно так:
Шаг 4. Добавляем описания задач на диаграмму Ганта
Теперь вам нужно заменить порядковые номера в левой части графика списком задач. Выполняем пошагово:
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области построения диаграммы (область с сине-красными полосами) и нажмите «Выбрать данные», чтобы вновь открыть диалог «Выбор источника данных» .
- Убедитесь, что на левой панели выбрано и подсвечено цветом «Начало», и нажмите кнопку «Изменить» на правой панели в разделе « Подписи горизонтальной оси (категории)» .
- Откроется небольшое окно Подписи оси, и вы выбираете диапазон ячеек со своими задачами таким же образом, как вы выбрали Продолжительность на предыдущем шаге. Щелкните первую задачу в таблице и перетащите мышь вниз к последней из них. Обратите внимание, что заголовок столбца не выбираем.
- Нажмите OK.
- Удалите блок меток диаграммы, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав Удалить из контекстного меню. Или можно снять флажок в панели элементов диаграммы, как вы видите на скриншоте ниже.
На этом этапе ваша диаграмма Ганта должна иметь описания задач с левой стороны, горизонтальные столбцы с правой стороны, и выглядеть примерно так:
Шаг 5. Преобразуем гистограмму в диаграмму Ганта.
То, что вы создали, по-прежнему представляет собой столбчатую диаграмму с накоплением. Вы должны соответствующим образом оформить его, чтобы оно больше походило на диаграмму Ганта.
В первую очередь нужно убрать синие полосы, чтобы остались только красные, соответствующие длительности задач проекта. С технической точки зрения, мы не будем удалять синие полосы, а сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.
- Кликните мышкой на любую синюю полосу на диаграмме Ганта, чтобы выбрать их все, затем по правой кнопке мыши и выберите «Формат ряда данных» в контекстном меню.
- Появится окно «Формат ряда данных», и после этого делаем так:
- Перейдите на вкладку «Заливка» и выберите «Нет заливки».
- Опуститесь ниже на раздел «Граница» и укажите «Нет линий».
- Как вы, наверное, заметили, задачи на диаграмме Ганта в Excel перечислены в снизу вверх, в обратном порядке. Это нормально для любого графика, но здесь нам это не нужно. И сейчас мы этот порядок изменим.
Кликните на список задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выбрать их. Тут эе справа вы увидите окно «Формат оси». Выберите параметр «Обратный порядок категорий» в разделе «Параметры оси». Вы сразу обнаружите, что задачи перестроились в привычном для нас порядке – сверху вниз.
При необходимости вы здесь же можете изменить шрифт и выравнивание списка задач. Для этого можно использовать кнопки изменения шрифта и начертания на ленте в меню «Главная» – «Шрифт», точно так же, как вы меняете шрифт и выравнивание в ячейках вашего рабочего листа.
Оцениваем результаты только что внесенных изменений:
- Ваши задачи расположены в правильном порядке на диаграмме Ганта.
- Маркеры даты находятся в верхней части графика.
Ваша диаграмма Excel теперь больше похожа на диаграмму Ганта, не так ли? Например, моя теперь выглядит так:
Шаг 6. Улучшаем дизайн диаграммы Ганта в Excel
Ваша диаграмма Ганта в Excel начинает обретать нужную форму, и вы можете добавить еще несколько штрихов, чтобы сделать ее действительно стильной.
- Удалите пустое место в левой и правой частях диаграммы Ганта.
Теперь вы можете избавиться от пустого пространства в области диаграммы, чтобы немного приблизить список задач к левой вертикальной оси, а график – к правому краю.
Сделайте следующее:
- Щелкните правой кнопкой мыши первую дату начала в таблице данных, выберите « Формат ячеек» > «Общий формат». Запишите число, которое вы видите — это числовое представление даты, в моем случае 44774. Как вы, наверное, знаете, Excel хранит даты в виде чисел, которые показывают число дней, прошедших с 1 января 1900 года. Нажмите кнопку «Отмена», потому что на самом деле вам не нужно вносить здесь никаких изменений.
- То же самое проделайте с последней датой, которая у нас записана в ячейке А11. Число также запишите.
- Щелкните мышкой на любой дате в верхней части диаграммы Ганта. Одинарный щелчок выберет все даты, затем по правой кнопке мыши выберите «Формат оси» в контекстном меню.
- В разделе «Параметры оси» измените впишите в поле «Минимум» число, которое соответствует дате начала. В поле «Максимум» вставьте второе число, то есть дату окончания проекта.
- В поле «Деления» введите число, которое позволит установить интервал, через который на вашей диаграмме будут от шкалы дат опущены вниз тонкие вертикальные линии сетки. Они помогут ориентироваться на графике. В нашем случае я установил интервал в 5 дней.
Совет. Вы можете экспериментировать с различными настройками, пока не получите результат, который лучше всего подходит для вас. Не бойтесь сделать что-то не так, потому что вы всегда можете вернуться к настройкам по умолчанию, нажав кнопку «Сброс».
- Удалите лишнее белое пространство между полосами.
Сжатие рядов задач сделает ваш график Ганта еще лучше.
- Щелкните любую из красных полос, чтобы выделить их все, затем как обычно по правой кнопке мыши выберите «Параметры ряда данных» .
- В появившемся справа диалоговом окне «Перекрытие рядов» на 100 % , а «Боковой зазор» — на 0 % (или близко к 0 %).
И вот результат наших стараний — простая, но симпатичная диаграмма Ганта в Excel:
Помните, хотя ваша диаграмма Excel очень точно имитирует диаграмму Ганта, она тем не менее по-прежнему сохраняет основные функции стандартной диаграммы Excel:
- Диаграмма Ганта в Excel будет изменяться при добавлении или удалении отдельных задач.
- Вы можете изменить дату начала или продолжительность, и диаграмма будет отражать изменения и изменяться автоматически.
- Вы можете сохранить диаграмму Ганта Excel в виде изображения. Для сделайте правый клик мышкой по области диаграммы, и выберите «Копировать».
Затем откройте Paint (или какой-то другой редактор изображений, которым вы пользуетесь) и вставьте в новый пустой рисунок содержимое буфера обмена. После этого вы можете сохранить изображение в нужном вам формате.
- Вы можете оформить диаграмму Ганта в Excel по-разному, изменив цвет заливки, цвет границы, добавив тень и даже применив трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне «Формат ряда данных» (однократно щелкните правой кнопкой мыши на графике любой из задач и выберите «Формат ряда данных» в контекстном меню). Пример вы можете увидеть ниже на скриншоте.
Вы также можете для наглядности добавить на график подписи данных, чтобы наглядно видеть продолжительность каждого этапа в виде числа дней.
Для этого воспользуйтесь тем же самым правым кликом мышки и выберите «Добавить подписи данных». Затем уже испытанным нами способом можете настроить по своему желанию формат этих подписей. Например, так:
- Когда вы создали подходящий дизайн, может быть хорошей идеей сохранить диаграмму Ганта Excel в качестве шаблона для будущего использования. Для этого щелкните диаграмму правой кнопкой мыши, и нажмите «Сохранить как шаблон» .
График отпусков на диаграмме Ганта.
Давайте с учетом уже имеющихся у нас навыков рассмотрим достаточно популярную задачу – изобразим на диаграмме Ганта график отпусков сотрудников.
Естественно, начнем с исходных данных. Вот простой пример для 5 сотрудников:
Определяем исходные данные для диаграммы отпусков. В видите это на скриншоте ниже.
Обратите внимание, что у каждого сотрудника отпуск разбит на 2 части. Поэтому, чтобы корректно отображать их фамилии на графике, и чтобы эти фамилии находились как раз напротив графиков их отпусков, исходный диапазон я определил сразу из двух столбцов. В него входит и столбец с фамилиями, и колонка дат начала отпуска.
Следуя описанной выше инструкции, а также применяя возможности форматирования диаграмм в Excel, я получил вот такую диаграмму отпусков:
Кратко остановлюсь на отдельных особенностях оформления этой диаграммы Ганта с отпусками, которые мы не рассматривали в предыдущем разделе.
Для шкалы дат максимальное и минимальное значения соответствуют 1 января и 31 декабря. Шаг делений установлен в 31 день, что позволяет хотя бы приблизительно показывать на графике начало и конец месяца при помощи линий вертикальной сетки.
Вот как была настроена временная шкала, чтобы показывать названия месяцев, а не даты:
Как видите, важно правильно указать формат отображения даты.
Наконец, для наглядности было бы неплохо рядом с графиком отпуска указывать дату его начала. Для этого вспомним, что ранее мы скрыли график ряда «Начало». Но ведь на диаграмме он остался. Поэтому кликаем мышкой на пустом месте чуть левее любого прямоугольника. Будут выделены скрытые графики. Выбираем в контекстном меню «Формат подписей данных».
В разделе «Параметры подписи» указываем, что хотим в подпись включить значение ряда. Положение этой подписи указываем «У вершины, внутри». Поскольку диаграмма горизонтальная, то вершина ее находится справа и примыкает к графику продолжительности отпуска. На скриншоте ниже эти действия хорошо видны.
Если вы хотите еще улучшить или изменить получившуюся диаграмму Ганта для отпусков, можете попробовать. Благо, возможностей дополнительного форматирования диаграмм Excel предоставляет достаточно много.
Вы можете скачать шаблон отпусков диаграммы Ганта, который мы здесь рассматривали.
Шаблоны диаграмм Ганта в Excel
Как видите, построить простую диаграмму Ганта в Excel не составляет большого труда. Но что, если вам нужна более сложная диаграмма Ганта с процентным затенением для каждой задачи и вертикальной линией вех или контрольных точек ?
Наиболее быстрым и удобным способом будет использование шаблона диаграммы Ганта в Excel. Ниже вы найдете краткий обзор нескольких шаблонов диаграмм Ганта для управления проектами для разных версий Microsoft Excel.
Шаблон диаграммы Ганта для Microsoft Excel
Этот шаблон диаграммы Ганта в Excel, называемый «Планировщик проектов Ганта» , предназначен для отслеживания вашего проекта по различным действиям, таким как « Планирование начала» и «Фактическое начало» , «Продолжительность планирования» и «Фактическая длительность» , а также «Процент выполнения» .
В Excel 2013–2021 выберите « Файл» > «Создать » и введите «Гант» в поле поиска. Эти шаблоны вообще не требуют обучения, просто нажмите на любой из них, и он готов к использованию.
Онлайн-шаблон диаграммы Ганта
В Интернете есть несколько шаблонов диаграммы Ганта для Excel, Google Sheets и OpenOffice Calc.
Шаблон диаграммы Ганта от vertex42.com — это бесплатный шаблон диаграммы Ганта, который работает с всеми версиями Excel, а также с OpenOffice Calc и Google Sheets. На этой же странице вы можете и скачать этот шаблон.
Вы работаете с этим шаблоном так же, как и с любой обычной электронной таблицей Excel. Просто введите дату начала и продолжительность для каждой задачи и укажите % в столбце «Завершено (Done)». Чтобы изменить диапазон дат, отображаемых в области диаграммы Ганта, сдвиньте полосу прокрутки.
Шаблон на английском, но изменить названия столбцов и имена задач, думаю, не составит для вас особого труда.
Надеемся, что по крайней мере один из вышеупомянутых шаблонов диаграммы Ганта Excel хорошо подходит для ваших нужд. Если нет, вы можете найти множество других шаблонов диаграмм Ганта в Интернете.
Теперь, когда вы знакомы с основными функциями диаграммы Ганта, вы можете изучить ее глубже и создать свои собственные сложные диаграммы Ганта в Excel, чтобы удивить своего начальника и коллег 
Как сделать автозаполнение в Excel — В этой статье рассматривается функция автозаполнения Excel. Вы узнаете, как заполнять ряды чисел, дат и других данных, создавать и использовать настраиваемые списки в Excel. Эта статья также позволяет вам убедиться, что вы… 
Быстрое удаление пустых столбцов в Excel — В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых… 
6 способов быстро транспонировать таблицу — В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу.… 
Как быстро заполнить пустые ячейки в Excel? — В этой статье вы узнаете, как выбрать сразу все пустые ячейки в электронной таблице Excel и заполнить их значением, находящимся выше или ниже, нулями или же любым другим шаблоном. Заполнять…
График отпусков сотрудников
График строится автоматически в MS Excel на основании данных об отпусках сотрудников (дат начала и конца отпусков), внесенных пользователем в таблицу.
Если график отпусков строится вручную, часть работы может выполняться вручную. Например:
— дата отпуска каждого сотрудника вносится в таблицу Microsoft Excel.
— для визуализации данных, иногда вручную, рисуется общий график отпусков.
— при переносе дат отпуска любого сотрудника график отпусков приходится перерисовывать. Что очень неудобно и отнимает массу времени на рутинную работу.
Но можно избежать рутины, если скачать форму для построения графика отпусков.
Форма для автоматического построения графика отпусков — это файл Microsoft Excel, который содержит:
1) табличную часть — таблицу дат отпусков каждого сотрудника;
2) графическую часть — график отпусков сотрудников, автоматически строящийся на основании таблицы дат отпусков.
Изменение графика отпусков происходит автоматически при изменении данных об отпусках в таблице Excel.
В таблицу отпусков заносятся данные на любой календарный год.
Полная версия, позволяющая разбить годовой отпуск на 4 любые части — 99 руб.
Полная версия на 2023 год, учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 132 руб.
Полная версия на 2022 год, учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 118 руб.
Эту же форму можно использовать для составления графика работы сотрудников.
Другие готовые решения:
Каждое лето приходится согласовывать график отпусков отдела. У каждого свои планы на отдых, но работа должна идти своим чередом. Поэтому решено было, что каждую неделю в отделе должно быть минимум 2 человека. Рассказываю, как я нарисовал график отпусков в Excel, который автоматически найдет нестыковки и поможет их исправить.
Решение задачи
В нашем пример будет 5 человек. В отпуск они идут два раза за лето, по 2 недели подряд. Начнем с классической таблицы. Конец периода считаем по формуле: начало периода плюс продолжительность отпуска, в днях.
Теперь строим таблицу по неделям. Она будет похожа на диаграмму Ганта — закрашенные прямоугольники, длина которых зависит от длительности отпусков. Я расположил ее справа от таблицы.
Для начала построим колонки недель. В первые две ячейки ставим начало недели: 14.06, 21.06. Далее протягиваем мышкой, используя автозаполнение.
Теперь строим саму диаграмму. Вот формула, которую нужно напечатать в ячейке (3, 8):
=ЕСЛИ(ИЛИ(И(R2C>=RC2;R2C<=RC4);И(R2C>=RC5;R2C<=RC7));1;0)
Расшифрую:
Если дата начала недели попадает в первый или второй интервал отпуска, ставится цифра 1, иначе — 0. Обратите внимание, что фиксируются только номера колонок. Это нужно для протягивания формулы по всем ячейкам диапазона. Получилась таблица из 1 и 0. Выделяем ее и накладываем Условное форматирование.
Получается вот такая картина.
Добавим последний штрих — контроль конфликтов отпусков. Для этого в нижней строке суммируем число значений 1 в колонке. Обычной формулой СУММА(). А потом на эту строку тоже накладываем Условное форматирование. Только в этот раз нам нужно покрасить красным значения, большие 3. Они соответствуют неделям, когда на работе остается меньше 2-х человек.
Все, график готов!
На построение потрачено не больше 10 минут, а сэкономлены часы труда. Буду использовать этот график и в следующем году. Теперь на его составление будет тратиться всего 2 минуты: даты подправить и новые границы отпусков ввести.
Экономия времени будет расти с увеличением числа сотрудников в отделе или подразделении. По описанной технологии можно сделать сводный график по всему предприятию. Про связку таблиц по текстовым полям в Excel читайте нашу статью про функцию ВПР. Она помогает менеджерам экономить часы времени при анализе данных за разные периоды из нескольких подразделений.
Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно бланк графика отпусков на 2023 год в ворде
Скачать бесплатно бланк графика отпусков на 2023 год в эксель
Скачать бланк графика отпусков по унифицированной форме Т-7 в excel
Скачать бесплатно образец графика отпусков на 2023 год в excel
Чье мнение учитывать при составлении
График отпусков (статья 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель сам решает, принимать ли во внимание пожелания сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:
- женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
- почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- пострадавшие из-за чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Может пригодиться: когда выплачиваются отпускные и заработная плата
Мобилизованных работников тоже надо включать в график отпусков. Период, на который мобилизовали сотрудников, неизвестен, но они все равно остаются работниками организации (376-ФЗ от 07.10.2022). Включите их в отпускной план и предоставьте отпуск, когда такие работники вернутся и снова приступят к трудовым обязанностям, — в любое удобное для них время.
По какой форме составлять график
Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Выглядит образец пустой таблицы графика отпусков следующим образом.
Не возбраняется использовать и другой бланк, но его необходимо утвердить приказом. Чаще всего он готовится на основе унифицированного, но с добавлением нужных граф (например, для подписи сотрудников об ознакомлении) и удалением неактуальных.
Что отражать в графике
Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Подробнее: кому положен дополнительный отпуск
Как оформить график
При составлении локального документа руководствуемся ст. 123 ТК РФ.
Актуальная инструкция, как составить, заполнить и утвердить график отпусков:
Шаг 1. Собрать пожелания работников.
Шаг 2. Последовательно заполнить все ячейки бланка.
Шаг 3. Согласовать документ с профсоюзной организацией.
Шаг 4. Утвердить документ и ознакомить с ним коллектив.
Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения закрепляется в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:
- ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
- ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
- сроки предоставления таких сведений;
- образец реестра отпусков сотрудников, если такой используется для сбора пожеланий.
Сведения от каждого подразделения предоставляются в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям пустая таблица заполняется данными, заверяется подписью ответственного лица (обычно это кадровый работник) и утверждается директором, обретая тем самым статус официального локального нормативного акта организации.
Вот образец заполненного графика отпусков на 2023 год по форме Т-7 (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):
Подробнее: инструкция: как заполнить график отпусков
Как внести изменения или отменить график отпусков
Составленный и утвержденный график обязателен к исполнению как работодателем, так и работником. Но Трудовым кодексом допускается перенос или продление отдыха сотрудника (ст. 124 ТК РФ). Основание для изменений:
- временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отдыха;
- несвоевременная оплата отпуска;
- исполнение в период отдыха государственных обязанностей.
Для оформления переноса требуется получить от работника заявление, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса.
В исключительных случаях, в связи с производственной необходимостью, допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год, но только с согласия работника.
Изменения вносятся в случае:
- временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
- отзыва из него;
- если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации;
- по просьбе работника и при согласии работодателя.
Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.
Знакомить ли с документом персонал
Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений. Желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.
Сколько хранить график
П. 453 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, говорит о том, что такой документ хранится три года.
Читайте также: сколько хранить заявления на отпуск
За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.
Конечно, представленный здесь метод будет полезен для тех из вас, кто работает в отделе кадров или, например, в отделе продаж или в отделе обслуживания клиентов, а также для частных предпринимателей.
Как сделать шаблон графика отпусков в Excel
Предположим, что в отделе продаж работают 15 человек. Хотим, чтобы ежедневно работало минимум 60% от общего количества, то есть 9 человек. Если это условие не выполняется – шаблон графика отпусков в Excel должен об этом сообщить (напишет, что есть нехватка и закрасит линии границ ячейки красным цветом).
Готовый шаблон выглядит так (скачать в конце статьи):
Теперь покажем вам, как это сделать!
Исходный вид шаблона графика отпусков на начальном этапе разработки:
Во-первых, мы посчитаем в графике сколько людей числиться в нашем отделе. Введите следующую формулу в ячейку C1:
=СЧЁТЗ(A9:A23)
Теперь давайте посчитаем, сколько человек составляют 60% от количества сотрудников отдела (все кроме тех, кто ушел в отпуск). Введите следующую формулу в ячейку C3:
=ОКРУГЛВВЕРХ(C1*C2;0)
Хорошо. Следующим шагом будет написание формулы, которая будет определять работает ли данный сотрудник в данный день или находится в отпуске. Чтобы быстро вставить эту формулу автоматизированный в график отпусков для всех сотрудников и для всех дней, выполните следующие шаги:
- Выделите диапазон ячеек E9:R23.
- Нажмите клавишу F2 на клавиатуре и введите следующую формулу:
- Подтвердите ввод формулы, используя комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В результате все ячейки диапазона E9:R23 на графике заполнятся формулой:
=ЕСЛИ(И(E$8>=$B9;E$8<=$B9+$D9-1);»В отпуске»;»На работе»)
Чтобы сделать шаблон графика отпусков более удобным для чтения и визуального анализа добавим правило условного форматирования:
- Снова выделите диапазон ячеек E9:R23.
- Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Равно».
- В появлявшемся окне «Равно» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке:
- 4 Нажмите ОК.
Затем мы посчитаем, сколько людей работает в этот день. Для этого заполните диапазон ячеек E7:R7 такой формулой:
=СЧЁТЕСЛИ(E9:E23;»На работе»)
Этому же диапазону (E7:R7) присвоим свое правило условного форматирования. Надо сделать красные границы, которые видны на рисунках выше. Каждый раз, когда в данный день слишком мало сотрудников (менее 9 в нашем примере), Excel должен сделать красную границу вокруг ячейки с количеством сотрудников в определённый день. Чтобы это сделать нам необходимо:
- Выделите диапазон E7:R7 и выберите инструмент «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Меньше»:
- В появившемся окне «Меньше» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке:
- Нажмите ОК. В результате мы получим:
Давайте теперь определим, какой это процент от всего коллектива. Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:
И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:
=ЕСЛИ(E6<$C$2;»нехватка»;»хорошо»)
Наконец, мы имеем такой результат:
На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.
Шаблон графика отпусков в Excel скачать бесплатно
Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью. Скорее всего, он с удовольствием ей воспользуется.