Деловое письмо на английском языке образец word

Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.

I don’t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.

Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.

---

~ Alan W. Livingston

Как вы знаете, деловой и разговорный английский имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.

В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.

Деловые письма на английском с переводом

В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.

Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них

Письмо-поздравление (Letter of Congratulation)

Письмо-поздравление часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.

Пример письма-поздравления на английском

Перевод на русский

Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley 9034 Canyon Street San Francisco, California USA, 90345 October 01, 2015 Dear Mr Stanley, October, 02 will be a remarkable day of your 10th anniversary as a member of Hoverny Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make in our company success and wish to congratulate you upon your 10th anniversary. With respect, John Lewis, General Manager

От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния Кому: Ховард Стенли 9034 Каньон стрит, Сан Франциско, Калифорния, США 90345 01 октября 2015 года Уважаемый г-н Стенли, 02 октября будет 10 лет Вашей работы в Ховерни Лтд. За период своей работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 10-летней годовщиной. С уважением, Джон Льюис, Генеральный директор.

Письмо-приглашение (Letter of Invitation)

Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.

Пример письма-приглашения на английском

Перевод на русский

Dear Charles Milton, I would like to invite you to a seminar that I’m confident will interest you. The 3D Technologies Seminar held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 13 will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping. I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Best regards, Igor Petrov , Managing Director Ltd. The company «Center» Tel: +7 912 ХХХХХХХ

Уважаемый Чарлз Милтон, Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас. На семинаре, посвященном 3D-технологии, который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 13 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и дизайнеров по 3D-моделированию, включая трилинейную фильтрацию, сглаживание и мипмаппинг. Я прилагаю 3 билета для Вас. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и я с нетерпением жду встречи с вами. С уважением, Игорь Петров, Управляющий ООО Компания «Центр» Tel: +7 912 ХХХХХХХ

Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)

Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.

Пример письма о приеме на работу на английском

Перевод на русский

Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Mrs Lean 9034 Cody Street Denver, Colorado USA, 90345 February 15, 2016 Dear Mrs Lean With reference to our telephone conversation yesterday I am glad to tell you that we offer you the position of Senior Lawyer in our company. You will be provided with company car according to the corporate policy and full medical insurance. Your salary will be $100 000 per year according to your request. You may learn about job conditions in job offer attached to this letter. With respect, Jane Tumin, HR Manager

От: г-жа Джейн Тюмин, менеджер по персоналу Соммертим 7834 Ирвинг стрит, Денвер, Колорадо Кому: г-жа Лин 9034 Коди стрит, Денвер, Колорадо, США 90345 15 февраля 2016 года Уважаемая г-жа Лин Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору я рад сообщить Вам, что мы предлагаем Вам позицию старшего юриста в нашей компании. Вам будет предоставлен служебный автомобиль в соответствии с политикой компании и полная медицинская страховка. Ваша заработная плата будет составлять 100 тысяч долларов США в год в соответствии с вашим запросом. С полным перечнем условий работы вы можете ознакомиться в приложении к письму. С уважением, Джейн Тюмин, Менеджер по персоналу

Письмо-заявление (Application letter)

Содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с сопроводительным письмом, о котором мы рассказывали ранее!

Пример письма-заявления на английском

Перевод на русский

Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois Trend&Fashion 9034 Groom Street Chicago, Illinois USA, 90345 July 12, 2017 Dear Sirs With reference to your vacancy for Office Manager I am sending you my CV attached to this letter. I have an experience of working as a secretary for 2 years in a small company where I had no career prospects. I am the Bachelor of Business Administration and so I think my education would allow me to make a significant contribution to your company. I would be very grateful if you consider my application. With respect, Kira Stan

От: г-жа Кира Стэн 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Кому: «Тренд&Фэшн» 9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345 12 июля 2017 года Уважаемые господа В ответ на Вашу вакансию офис-менеджера я отправляю Вам свое резюме, приложенное к этому письму. Я имею опыт работы секретарем в течение 2 лет в маленькой компании, где у меня не было карьерных перспектив. Я имею степень бакалавра управления и поэтому я думаю, что мое образование позволит мне сделать значительный вклад в Вашу компанию. Я была бы Вам очень благодарна, если Вы рассмотрите мое заявление. С уважением, Кира Стэн

Письмо-предложение (Commercial Offer)

Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.

Пример письма-предложения на английском

Перевод на русский

Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA Mrs Olga Linnet Perfect Wedding 9034 South Street San Diego, CA USA, 90345 March 10, 2016 Dear Mrs Linnet Your wedding agency is becoming more and more popular in our city. I would like to help you make it more attractive to the customers. I am the owner of rose gardens, we grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies. The prices are reasonable and include the designer service. More information you may find in the brochure attached. Yours sincerely, Mr Dean Hipp General Director

От: г-н Дин Хипп, генеральный директор Розы для Вас 4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния Кому: г-же Линнет, Перфект Уеддинг 9034 Саус стрит, Сан Диего, штат Калифорния, США 90345 10 марта 2016 года Уважаемая г-жа Линнет Ваше свадебное агентство становится все более популярным в нашем городе. Я бы хотел помочь Вам сделать его еще более привлекательным для Ваших клиентов. Я являюсь владельцем розовых садов мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний. У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера. Более подробную информацию Вы можете найти в приложенной брошюре. С уважением, Дин Хипп, Генеральный директор

Письмо-жалоба (Letter of Complaint)

Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.

Пример письма-жалобы на английском

Перевод на русский

Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 April 25, 2017 Dear Sirs, I am writing to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days. Yours faithfully, Jack Lupin

От: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган Кому: Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 25 апреля 2017 года Уважаемые господа, Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней. С уважением, Джек Люпин

Письмо–извинение (Letter of Apology)

Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.

Пример письма-извинения на английском

Перевод на русский

Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan April 28, 2017 Dear Mr Lupin, It was distressing to learn that the TV set that we delivered to you on April 24 was scratched. We do not have any idea how it may have happened that is why we are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to exchange your scratched TV for another one. Yours sincerely, Mr Derek Smith General Manager

От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган 28 апреля 2017 года Уважаемый г-н Люпин, Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой. С уважением, Дерек Смит Генеральный менеджер

Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)

Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.

Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:

• Выражение соболезнования в связи с уходом из жизни человека.
• Ваши воспоминания о нем, перечисление его положительных качеств.
• Повторное выражение ваших соболезнований. Просьба обращаться к вам за помощью, если возникнет такая необходимость.

Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.

Пример письма-соболезнования на английском

Перевод на русский

Dear Mr Smith, Today morning we heard the sad news of your wife’s death… All the employees of our department have sent their support and condolences. Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next month. If there is any report that is required I will get it from other team members. If there is anything that we can help you with please feel free to call us at 12345678. Sincerely, Ben Jones

Уважаемый г-н Смит Сегодня утром мы услышали печальную новость о смерти вашей жены … Все сотрудники нашего отдела выражают свою поддержку и соболезнования. Пожалуйста, не беспокойтесь о предстоящих проектах и встречах, которые появятся в следующем месяце. Если есть какой-либо отчет, который требуется, я получу его от других членов команды. Если есть что-то, чем мы можем вам помочь, пожалуйста, позвоните нам по телефону 12345678. С уважением, Бен Джонс

Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)

Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.

Пример письма-просьбы на английском

Перевод на русский

Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida June 28, 2016 Dear Sir or Madam I’d like to book a single room in your hotel from August 1 till August 10. Could you please tell me the price per night including breakfast and dinner if possible? Do you have airport transfer and car rent service? I am looking forward to your reply, Mr Ken Smith

От: г-на Кена Смита 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида 28 июня 2016 года Уважаемый(-ая) г-н (г-жа) Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля? С нетерпением жду Вашего ответа, Кен Смит

Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)

В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.

Пример письма-просьбы на английском

Перевод на русский

Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 June 30, 2016 Dear Mr Smith Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it’s free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer. Yours sincerely, Jennifer Watson Sales Manager

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида Кому: г-н Кен Смит 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 30 июня 2016 года Уважаемый г-н Смит Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них. С уважением, Дженнифер Уотсон Менеджер по продажам

Как написать деловое письмо на английском

Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.

Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.

Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.

Планирование делового письма на английском языке.

Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:

• Кому я пишу это письмо?
• Зачем я пишу это письмо?
• Нужно ли включать в письмо специфические детали?
• Необходим ли мне ответ на письмо?

Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail , «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Важно!

Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address).

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин.

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Как приветствовать на английском	Комментарий
Dear Mr. Smith,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Smith,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Пример на английском	Перевод
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.	Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Деловое письмо на английском фразы, клише

Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться

Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.

Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом

Фраза на английском	Перевод на русский
It is very kind of you to	Очень любезно с Вашей стороны
We enclose	Мы прилагаем
We are sorry	Мы сожалеем
Unfortunately	К сожалению
With reference to your	Относительно Вашего
As you requested	По Вашей просьбе
According to	В соответствии с
Please let me know	Пожалуйста, сообщите мне
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon	Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение

Сокращения в бизнес переписке

Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах сокращения для бизнеса . Ниже приведены примеры наиболее распространенных из них.

Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.

Аббревиатура	Фраза полностью	Перевод на русский
AFAIK	as far as I know	насколько мне известно
BTW	by the way	кстати
COB	close of business	окончание рабочего дня
FYI	for your information	к Вашему сведению
JIT	just in time	вовремя
IOW	in other words	другими словами, иначе говоря
LT	lead time	время выполнения заказа
NRN	no reply needed	ответ не требуется
OTOH	on the other hand	с другой стороны
WIP	work in process	проект в стадии разработки
OS	Operating system	операционная система
OTL	Over The Line	сверх положенного

Адрес электронной почты на английском языке

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.

Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.

Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).

Вот несколько других примеров названий доменов:

• .biz – бизнес;
• .gov – правительственная организация;
• .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
• .pro – профессия (например, медицина, право)

Советуем Вам также руководствоваться этими принципами при создании своего рабочего электронного ящика.

Готовое деловое письмо на английском языке с переводом

Деловое письмо на английском образец

Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.

Шаблон письма на английском

Перевод на русский

To: rgill@mail.biz CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving the price list Dear Mr. Roger Gill, Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us. We would like to know more about your company’s products offers and would appreciate receiving your wholesale price list. It is our desire to offer our customers the widest selection of aquarium plants , and we are therefore interested in new plants. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, Director of the Aqua Ltd., Ekaterinburg, Russia aqva-ekb@email.com

Кому: rgill@mail.biz Копия: Скрытая: Дата: 30.10.2017 Тема: Получить прайс-лист Уважаемый господин Роджер Гилл, Ваша реклама в майском номере журнала Аквариумные растения представляет большой интерес для нас. Мы хотели бы знать больше о продукции Вашей компании и хотели бы получить Ваш прайс-лист оптовых цен. Мы стремимся к тому, чтобы предложить нашим клиентам самый широкий выбор аквариумных растений, и поэтому мы интересуемся новыми растениями. Мы надеемся на быстрый ответ. Спасибо. Александр Попов, Директор ООО Аква, Екатеринбург, Россия, aqva-ekb@email.com

Советы при написании делового письма на английском языке

Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.

В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.

Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке

Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.

Одно письмо одному адресату.

Правила хорошего тона рекомендуют адресовать письмо одному корреспонденту. Делать рассылку для всех – можно только в тех случаях, когда на письмо «для всех» не ожидается ответа.

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

Точность адресации.

Правильное заполнение полей «Кому» (TO), «Копия» (СС), «Скрытая копия» (BCC) – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.

Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:

• если ваше имя стоит в поле прямого адресата («TO») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
• если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
• если ваше имя помещено в поле «СС» (carbon copy), это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «СС», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо извинением за вмешательство;
• в поле «BCC» (blind carbon copy) помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
• отправка письма с заполненным полем «BCC» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
• скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «BCC».

Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.

Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.

Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.

Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.

Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.

Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.

Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.

Сохраняйте историю переписки.

Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.

Всегда проверяйте орфографию письма!

Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.

Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.

Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.

Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.

Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.

7 главных табу деловой переписки на английском языке

Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.

Табу №1 Писать пространно и ни о чем.

Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.

Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.

Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?

Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.

Табу № 2 Начинать с негатива

Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.

Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.

Табу № 3 Использовать сокращения

Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.

Приведем примеры таких фраз:

CU (рус. Увидимся)

thx/TX (рус. спасибо)

RUOK? (рус. Ты в порядке?)

FYI (рус. для сведения)

Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.

Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O :-<:-/ ?

Табу № 4 Забыть о вложениях

Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке) недопустимо! В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать краткой информацией об их содержании.

Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю.

Полезные фразы:

We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…)

We are sending you … under separate cover (рус. Мы отправляем вам … в отдельном документе)

Please enclose … with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите … с ответом)

Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …)

Табу № 5 Шутить и иронизировать.

Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается.

Табу № 6 Экспериментировать с форматом

Играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт нежелательно.

Это не добавит Вашему письму оригинальности, более того, укажет на Вашу несерьезность.

Табу № 7 Панибратствовать

Использовать прощание “Best wishes / Best regards” (рус. Всего хорошего) в письме к незнакомым или малознакомым людям нельзя!

Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman, это не делает вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом.

Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).

В заключение:

Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов. Поэтому придерживайтесь делового стиля, соблюдайте все правила бизнес-переписки и с Вами всегда будет приятно иметь дело.

А если Вы до сих пор чувствуете неуверенность в деловом общении, рекомендуем Вам пройти Бизнес курс английского языка в нашей школе.

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

«ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ ИМЕНИ П.А. ОВЧИННИКОВА»

Сборник деловых писем

ДИСЦИПЛИНА: ОПД.05.ИНОСТРАННЫЙ ЯЗЫК (ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ АНГЛИЙСКИЙ)

Специальность: 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведения

Преподаватель: Довгалевская Н.М.

2015

Lenina 123-56
Volgograd 123456
Russsia

13 March 2012

ABC Ltd
Warwick House
Warwick Street
Forest Hill
London SE 23
UK

For the attention of the Sales Manager

Dear Sir or Madam

Please, would you send me details of your DVD video systems. I am particularly interested in the Omega range.

Yours faithfully

(Ms) K. Ilnik

Tablers Plc.
8 Standford Rd.
London
3W59MP
Tel: 020 842 57 293
Fax: 020 842 58 294

17 April 2013

Russian Fabrics ltd.
126 Leninsky Av.
Moscow 117247
Russia

Dear Sir or Madam,

We have learnt from the Russian Trade Delegation in London that you produce cotton and other natural fabrics for export. There is a steady demand here for good and medium quality goods of this type especially in pale colours.

Will you please send us your catalogues and full details of your export prices and terms of payment together with any samples you let us have.

We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

William McDonald
Purchase Department manager

Russian Fabrics ltd.
126 Leninsky Av.
Moscow 117247
Russia

21 April 2013

Tablers Plc.
8 Standford Rd.
London UK
3W59MP

Dear Mr. McDonald,

We thank you for your enquiry of 17 April for our cotton and other natural fabrics and enclose our detail quotation.

A full range of priced patterns has been sent to you by post today. You will see that our fabrics are really of fine quality and attractive designs. These fabrics can be supplied from stock.

In case of an order for more than 500 metres we would allow a special discount of 5 per cent.

As you may know costs have been rising steadily since March but we have not raised our prices.

However we may have to do so when the present stocks run out. We therefore advise you to place your order with us at once.

Yours sincerely
Peter Zhukov
Sales Manager

Lenina 123-56
Volgograd 123456
Russsia

13 March 2015

ABC Ltd
Warwick House
Warwick Street
Forest Hill
London SE 23
UK

Dear Mr Giordianino

With reference to my letter of 10 August, I enclose copy invoices, which made up your June statement, the balance of which still remains outstanding.Having dealt with you for some time, we are concerned that we have neither received your remittance nor any explanation as to why the balance of $ 2,000 has not been cleared. We would appreciate it if you could either reply with an explanation or send us a cheque to clear the account within the next seven days.

Looking forward to hearing from you.Yours sincerely
R. Costello (Sr)
Credit Controller

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546633
Fax 0186 56556

Monday 15, December

Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19200
USA

Dear Mr. Gross,

I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.

I studied politics and modern languages at Oxford University. I am master ing French, German and Spanish. I had academic trips widely in Europe and South Amerika, and at the same time I worked as a business journalist for the BBC Company during the last five years.

I enclose a copy of my curriculum vitae. I look forward to hearing from you soon. Please let me know if you need more information.

Yours sincerely

Nancy Mann

Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009

September 12, 2015

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in yesterday’s «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.

Yours faithfully
(Signature)

Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company

Tables Plc.

8 Standford Rd

London

3W59MP

Tel: 020 842 57 000

17 April 2015

Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2015

Dear Nikolay,

I’m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack, which contains our brochures and general details on our schools and summer centers.

In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organizers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centers.

Yours sincerely,

Tomas Green
Managing Director

25 October 2015

Mr James Klinton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2015 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2015

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel,

London on Thursday/Friday 10/11 December 2015.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

• increase your business productivity;
• enable networking with business partners.

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us, please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of $50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Curriculum Vitae

Personal data

Tigran Gavrilov
Gercena str. 28-29, Town of Oktyabrskiy,
Respublika Bashkortostan, Russian Federation
Date of Birth: 25.08.1972
Marital Status: married

Objective
To obtain a position service engineer that will allow me to use my knowledge and take advantage of my desire to work in Sulzer Ltd.

Education
Ufa State Oil Technical University Oktyabrskiy Branch (OF UGNTU) 08.2002 – 06.2007
Specialty: Engineer-mechanic

Work experience
10.2011 – till now
OAO «Rosneft»

Position: Head of Service of Manufacturing Custom Equipment.

Activities and responsibilities: Manage the production of service of manufacturing custom equipment. Control and technical maintenance of production metal parts.

03.2010 — 10.2011 – OAO «Rosneft»
Position — Engineer-constructor

Activities and responsibilities: Schematic drawing metal parts for different equipment, technology of metal processing for the manufacture of metal parts.

Employment history
06.2007 — 03.2010
Gazprom:
Position: Engineer-constructor

Activities and responsibilities: constructor documentation of Installation Electric Submersible Pumps — Electric Submersible Pumps (18-400 cubic meters per day), electric asynchronous motors, protector.

Skills
MS Word, Excel Typing, Compas 3d.
Russian: native
English: Fluent reading, writing and speaking ability

Interests
Football, Volleyball, Basketball, Reading, Internet.

References
Available upon request

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте.  “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер.  Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

1. Ничего личного!

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

1. Шутки в сторону

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным.  Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

1. Скажите “НЕТ” эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству!  Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

1. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

1. Не изобретайте велосипед

Формальные письма – царство клише.  В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы.  Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

1. Четкая структура.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт.  Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе.  Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
2. Занимаемую должность
3. Название организации, в которой вы работаете
4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
5. Город и почтовый индекс
6. Страну

Например: 

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

• September 23, 2018;
• 23 September, 2018;
• 23^thSeptember, 2018;
• September 23^th, 2018;
• 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Соединяем 1 и 2 пункты:

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

• 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
• 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине).   В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

1. Занимаемая должность
2. Название компании, в которой работает ваш адресат
3. Номер дома и улица
4. Город и почтовый индекс
5. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom

1. Фраза–приветствие

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr.  + фамилия

Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:

Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern

Более того, существует вариант обращения по должности:

Dear Mr. President

Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:

Dear Alice,

Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая.  Например:

Dear Mr. Campbell,

I am writing to you…

Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:

Dear Mr. Campbell:

I am writing to you…

4. Тело письма 

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

Проиллюстрируем это на примере:

Dear Ms. Crossley, (приветствие)

I am writing with regard to the advertisement in the May issue of Career magazine, and I would like to apply for the full-time position of Translator (вступительное предложение).

И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:

Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:

• Откажитесь от сокращений. Никаких “don’t”, “isn’t” и так далее.
• Следите за грамматикой.  Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо “Can you, please?” лучше употреблять “Could you, please?”.
• Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:

• Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения

5. Заключение

В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:

6. Подпись

Логическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:

1. В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →

Yours sincerely,
John Braun

1. В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→

Yours faithfully,
John Braun.

1. Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →

Best wishes / Kind regards / Best Regards,

Например:

Best wishes,
John Braun

Приведем пример полноценного делового письма на английском:

Электронное письмо

На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:

1. В электронных письмах нужно указывать тему письма

Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать.  Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.

1. В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
2. Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в “обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
3. В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.

Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее.  Главное – никогда  не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.

Изучите пример делового электронного письма:

Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке. Осталось лишь ответить на один вопрос: “Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!

1. “Подтяните” грамматику

Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.

2. Расширьте свой словарный запас

Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?

3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями

Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей.  Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит. Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(“официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной).  При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.

4. Читайте больше бизнес-литературы

Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.

5. Заведите словарик с полезными клише

Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.

6. Находите время для практики

Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку. Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!

Если вы все еще испытываете трудности при написании бизнес-писем на английском, не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!

VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.

В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?

• Вы пишете своему англоговорящему боссу;
• новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
• коллеге из-за рубежа;
• вашему профессору или учителю английского;
• hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.

В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками. 

В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.

Структура письма

В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо. 

Вот примерный формат:

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Виды деловых писем на английском языке

Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.  

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.

Выделим главное:

• начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
• представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
• если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
• фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.

Образец письма о сотрудничестве

Письмо напоминание

Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:

• просроченный платеж;
• просроченная сдача работы;
• просроченная отгрузка товара;
• бездействие со стороны получателя и пр.

Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:

• укажите тему (здесь можно написать: Response required. Требуется ответ);
• представьтесь;
• опишите ситуацию и укажите конкретную цель вашего письма;
• вежливо попрощайтесь.

Образец письма напоминания

Письмо извинение

Письмо извинение – это письмо, которое обязательно объясняет причину того или иного действия или бездействия. Это могут быть извинения за пропуск занятия/собрания, за не сданный вовремя отчет, за долгий ответ на письмо. Структура все та же: адрес, тема (если необходимо), приветствие, основная мысль и прощание.

Образец письма извинения

Письмо просьба

Говоря о таком формате письма, мы подразумеваем следующие ситуации:

• просьба о повышении;
• о пожертвовании;
• о рекомендации и пр.

Как и в предыдущих примерах, все должно быть лаконично, вежливо и четко. При необходимости приложите к письму документы. 

Образец письма просьбы

Письмо благодарность

Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.

Пример письма благодарности

Как написать ответ

Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры. 

Ключевые моменты в написании ответного письма:

• дайте понять, кто вы и какую должность занимаете/в какой сфере работаете;
• обозначьте цель письма;
• ответьте на все поставленные вопросы;
• если в каком-то моменте сомневаетесь, напишите, что переадресуете вопрос.

Структура письма не меняется.

ЭТО ВАЖНО

В деловой переписке нельзя использовать заглавные буквы (писать, используя Caps Lock): это грубо и непрофессионально. Также избегайте ненужных аббревиатур и сленговых интернет словечек (lol, imho и пр).

Для удобства мы занесли наиболее распространенные слова связки в деловой переписке в таблицу.

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Содержание

• 1 Основные виды официальных писем
• 2 Структура делового письма
  • 2.1  Имя и адрес отправителя
  • 2.2 Дата
  • 2.3  Адрес получателя
  • 2.4 Обращение к адресату письма
  • 2.5 Название должности отправителя
  • 2.6 Отметка о приложениях
• 3 Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем
• 4 Samples of business/formal letters
• 5 Примеры деловых официальных писем
  • 5.1 Letter of enquiry (письмо-запрос)
  • 5.2 Letter of complaint (письмо-жалоба)
  • 5.3 Letter of application
  • 5.4 (Письмо-заявление)
  • 5.5 Деловое рекомендательное письмо на английском языке
  • 5.6 Деловое поздравительное письмо
  • 5.7 Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
  • 5.8 Деловое пригласительное письмо
  • 5.9 Ответ на деловое письмо на английском языке
• 6 Вывод

Основные виды официальных писем

Официальные письма могут быть разных видов:

• Деловое письмо;
• Письмо-запрос информации;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-заявление о приеме на работе;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-извинение.

Структура делового письма

 Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
•  город, почтовый индекс;
• страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”
154  Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

• July 28, 2017;
•  July 28th, 2017;
• 28 July, 2017;
•  28th July, 2017.

 Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

• Mr. (мистер, господин),
• Dr. (доктор),
• Ms. (мисс, для незамужней женщины),
• Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

• Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
• Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма	Речевые модели
1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)	Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)	I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3.     Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой	Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо  заканчивается	Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Ann Rudova

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы  английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах  оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Brian Warner

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку   она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

Letter of complaint (письмо-жалоба)

Dear Mr. Olsen,

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Bill Berry

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

•         I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
•          In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
•          There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
•          The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
•          It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
•          The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
•          Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
•         The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
•          The price was expensive enough. – Цена была завышена.
•         It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
•          In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
•          I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application

(Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Jane Morrison

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление  на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

• I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
• I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
• I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
• I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
• I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
• My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
• As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
• I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
• I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
• I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

Деловое рекомендательное письмо на английском языке

В рекомендательных письмах содержится информация о рабочих умениях,  навыках, знаниях, опыте, заслугах рекомендуемого человека и оценка его работы предыдущим руководителем.

Дополнительные речевые модели для рекомендательных писем:

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад  сделать это.
• …distinguished himself / herself … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is а  creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent  capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot  that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Цель поздравительного делового письма —  официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season!  — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник   … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! —  С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также  о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
•  I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире  встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать )Вам…
• Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

План письма

Вступление Абзац 1: приветствие и вступительное слово, цель письма

Основная часть Абзацы 2-3: раскрытие содержание письма

Заключение Абзац 4: заключительное слово, ожидаемый результат

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.