Дефектная ведомость на списание материальных ценностей образец excel

Дефектная ведомость при списании материалов: причины оформления, назначение и содержание

Ведомость списания материальных ценностей (МЦ) оформляется регулярно в процессе хозяйственной деятельности. В основном составление такого документа не связано с выявлением в МЦ каких-либо дефектов. Списание их происходит в процессе хозяйственной деятельности на нужды производства и общехозяйственные цели. А также может быть следствием:

• окончания срока службы МЦ;
• их морального устаревания.

Однако есть еще одна причина, по которой МЦ подлежат списанию — невозможность дальнейшего использования. Это может произойти по разным причинам: из-за повышенной нагрузки, скрытого брака элементов, негативных внешних воздействий и др.

При этом понадобится оформление специального для таких ситуаций документа — дефектной ведомости. Ее основное назначение — детализация информации о дефектах МЦ и способах их устранения. Она включает:

• описание объекта МЦ (его наименование, местонахождение, инвентарный номер);
• перечисление выявленных дефектов с указанием на причины их появления;
• детализацию видов ремонтных работ для устранения выявленных дефектов.

И если информацию о МЦ можно без труда получить в бухгалтерии, то описание дефектов уже потребует специального осмотра и обследования объекта МЦ работниками фирмы, обладающими профессиональными знаниями и опытом. А разобраться с необходимым ремонтом или сделать вывод о ремонтонепригодности МЦ иногда невозможно без привлечения специализированной организации.

А теперь перейдем к нюансам оформления дефектной ведомости на списание МЦ.

Кто составляет дефектную ведомость и где скачать бланк?

Бланк дефектной ведомости на списание материальных ценностей разрабатывается самой фирмой — готовой унифицированной формы, утвержденной на законодательном уровне, не существует. Поэтому, прежде чем приступить к осмотру МЦ, проверьте, утверждена ли форма бланка в вашей компании. При отсутствии бланка необходимо разработать его форму и утвердить как приложение к учетной политике.

Для оформления дефектной ведомости сформируйте комиссию, включив в ее состав:

• специалистов, способных выявить дефекты и оценить степень их влияния на возможность дальнейшего использования МЦ в деятельности компании;
• представителя бухгалтерской службы;
• материально ответственное лицо;
• иных лиц при необходимости (например, специалистов фирмы по ремонту оборудования или представителя завода-производителя обследуемого объекта).

Скачать бланк ведомости на списание материальных ценностей можно здесь.

Выводы комиссии позволят в последующем сформулировать объективное мнение по поводу того, насколько МЦ подлежат ремонту.

На основе этих выводов можно:

• сделать предварительную оценку затрат на осуществление ремонта;
• оценить целесообразность ремонта.

Что требуется после получения выводов комиссии, узнайте далее.

Выводы по дефектной ведомости: списать или ремонтировать?

Не всякие МЦ с дефектами можно сразу списать. Иногда частичная замена частей и/или агрегатов способна «вдохнуть» новую жизнь в вышедший из строя механизм или оборудование.

Списать МЦ можно лишь в том случае, если:

• выявленные дефекты привели к полной невозможности использования МЦ в деятельности фирмы;
• затраты на ремонт оказались выше или равными стоимости вновь приобретенного объекта взамен вышедшего из строя.

После утверждения дефектной ведомости руководителем, процедура списания МЦ не заканчивается — вслед за ведомостью должны последовать иные распорядительные документы и ликвидационно-утилизационные действия (акт и/или приказ на списание, разборка МЦ, их утилизация и т. д.).

Какие именно документы и действия должны быть предприняты после оформления дефектной ведомости, фирма определяет сама в своем внутреннем локальном акте (например, в Положении о списании материальных ценностей, распоряжении о порядке списания МЦ или в ином внутрифирменном документе).

Дефектная ведомость нужна в том случае, когда требуется оценить объемы ремонтных работ по вышедшему из строя оборудованию, механизму, иному объекту материальных ценностей. Для его составления необходимо использовать самостоятельно разработанный бланк. Перед заполнением бланка требуется сформировать комиссию по осмотру и обследованию состояния объекта, которая оценит дефекты, установит объем ремонтных работ или признает объект ремонтонепригодным.

Годится ли простая электронная подпись на первичном документе для признания расходов, узнайте здесь.

Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи  9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.

В частности:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.

Дефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец документа

Дефектная ведомость – это первичный документ, фиксирующий разнообразные дефекты, изъяны или неисправности устройств, механизмов, материалов, используемых на предприятии. Основным ее предназначением является контроль за качеством инструментов или материалов, как со стороны поставщиков, так и со стороны потребителей. Оформление документа является частью процедуры, предшествующей ремонту или восстановлению этих ценностей.

Основное назначение документа. Рекомендации по составлению

Каждое предприятие, осуществляющее хозяйственную деятельность, рано или поздно сталкивается с такой проблемой, как порча или износ материальных ценностей. Либо с другими факторами, препятствующими их нормальной работе или дальнейшему применению.

Процесс выявления непригодных к использованию ТМЦ предполагает документальное оформление этих фактов, с соблюдением норм и правил действующего законодательства.

Одним из таких сопроводительных документов является дефектная ведомость, составляемая при обнаружении материальных ценностей ненадлежащего качества, с целью их списания.

При оформлении в нее вписывают:

• полное наименование предприятия (компании, организации, фирмы)
• название структурного отделения, на балансе у которого числятся описываемые материальные ценности
• наименование и тип материальных ценностей
• выявленные недостатки или дефекты
• выводы и предложения по их устранению
• подписи уполномоченных членов комиссии

При выполнении разнообразных ремонтных работ, дефектную ведомость используют в виде акта учета издержек. Она выступает основанием для составления проектной документации и сметы расходов для выделения денежных средств на будущий ремонт (строительство):

• сооружений
• помещений
• зданий
• автомобильных дорог
• транспорта
• крыш
• механизмов
• оборудования

Данная ведомость является главным документом, подтверждающим факт поломки или износа производственного оборудования, имущества, материалов. Применяется в основном на предприятиях-гигантах, состоящих из нескольких структурных подразделений, имеющих в своем активе большое количество:

• материальных ценностей
• оборудования
• механизмов
• устройств

Она может предъявляться в органы налоговой инспекции, являясь свидетельством необходимости проведения ремонтных или строительных работ. Без дефектной ведомости компания не имеет права учитывать расходы на ремонт, при расчете налога на прибыль.

Порядок составления

Все крупные предприятия периодически проводят осмотр и проверку всех числящихся на балансе материальных средств. Обследование проводится визуально, глубокие и тщательные экспертизы проводятся лишь при необходимости. Предшествует проверке создание специальной комиссии, утверждаемой приказом руководителя. Каждый член комиссии должен иметь определенную квалификацию, позволяющую безошибочно определить вид неисправностей или дефектов, и возможные способы их ликвидации.

Не существует законодательно утвержденной формы документа, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец ведомости. Составив его самостоятельно, в произвольной форме, с учетом всех важных нюансов и деталей. В основном документ имеет вид таблицы, которая не должна содержать никаких исправлений и помарок.

Требования к оформлению:

1. Обязательным является наличие первичной документации по всем хозяйственным операциям.
2. Вся первичка должна быть составлена согласно утвержденным формам.
3. Документы должны содержать все основные реквизиты, такие как название, дата оформления, название предприятия, содержание проводимой операции, ФИО ответственных лиц и их подписи.
4. Любые исправления в документе должны быть согласованы с лицами его подписавшими, с указанием даты корректировки. По возможности лучше составить новый экземпляр.
5. Обязательное наличие сводной документации.
6. Желательно, чтобы все первичные и сводные документы составлялись на бумаге. При оформлении их в электронном виде, необходимо сделать дубликат на бумажных носителях.

Дефектная ведомость получает статус официального документа лишь при условии выполнения всех вышеперечисленных требований.

Правила оформления документа

Составить дефектную ведомость можно как на обычном листе бумаги, так и на фирменном бланке компании. Это не принципиально, как и то – написан он будет вручную или напечатан на компьютере.

В основном дефектовка составляется в нескольких экземплярах, для предоставления каждой из заинтересованных сторон. Все копии в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем предприятия и всеми членами комиссии. Ставить штамп на дефектной ведомости не нужно, так как она относится к внутренним документам организаций.

Все документы, после их использования по назначению, отправляются в архив на хранение, на время, установленное на законодательном уровне или предусмотренное правилами внутреннего распорядка компании.

Пошаговая инструкция составления дефектной ведомости

При составлении дефектной ведомости можно ориентироваться на такой образец:

Порядок заполнения:

• В любом верхнем углу оставляется свободное место, предусмотренное для утверждения директором компании. Здесь пишется занимаемая должность, ФИО, название фирмы.
• В центре документа пишется его полное название и порядковый номер.
• Затем слева дата составления, справа – местонахождение компании (наименование населенного пункта, в котором она официально зарегистрирована).
• Указывается наименование осматриваемого объекта.
• Составляется основная часть документа, в виде таблицы состоящей из четырех столбцов:

1. 1-й – порядковый номер
2. 2-й – обнаруженные изъяны, поломки и недостатки
3. 3-й – заключение экспертной комиссии (рекомендации и пожелания по устранению дефектов)
4. 4-й – сроки ликвидации обнаруженных неисправностей

• Завершающими являются подписи членов комиссии, принимавших участие в обследовании материальных ценностей. Обязательно указываются их занимаемые должности и фамилии с инициалами.

Копии дефектной ведомости для предоставления их любым третьим лицам предприятие создает исключительно за свой счет. Помимо этого, контролируют сохранность данной документации сотрудники компании, отвечающие за создание безопасных условий для хранения бухгалтерских документов. Право на изъятие учетной документации имеют только уполномоченные органы (налоговая инспекция, управление внутренних дел и др.).