Dates as text in excel

Watch video – Convert Date to Text in Excel

Date and Time in Excel are stored as numbers. This enables a user to use these dates and time in calculations. For example, you can add a specific number of days or hours to a given date.

However, sometimes you may want these dates to behave like text. In such cases, you need to know how to convert the date to text.

Below is an example where dates are combined with text. You can see that the dates don’t retain their format and show up as numbers in the combined text.

In such situations, it’s required to convert a date into text.

Convert Date to Text in Excel

In this tutorial, you’ll learn three ways to convert the date to text in Excel:

• Using the Text Function
• Using the Text to Column feature
• Using the Copy-Paste method

Convert Date to Text using Text Function

TEXT function is best used when you want to display a value in a specific format. In this case, it would be to display the date (which is a number) in the date format.

Let’s first see how the text function works.

Here is the syntax:

=TEXT(value, format_text)

It takes two arguments:

• value –  the number that you want to convert into text. This can be a number, a cell reference that contains a number, or a formula result that returns a number.
• format_text – the format in which you want to display the number. The format needs to be specified within double quotes.

Using the Text function requires a basic understanding of the formats that you can use in it.

In the case of dates, there are four parts to the format:

• day format
• month format
• year format
• separator

Here are the formats you can use for each part:

• Day Format:
  • d – it shows the day number without a leading zero. So 2 will be shown as 2 and 12 will be shown as 12.
  • dd – it shows the day number with a leading zero. So 2 will be shown as 02, and 12 will be shown as 12
  • ddd – it shows the day name as a three letter abbreviation of the day. For example, if the day is a Monday, it will show Mon.
  • dddd – it shows the full name of the day. For example, if it’s Monday, it will be shown as Monday.
• Month Format:
  • m – it shows the month number without a leading zero. So 2 will be shown as 2 and 12 will be shown as 12.
  • mm – it shows the month number with a leading zero. So 2 will be shown as 02, and 12 will be shown as 12
  • mmm – it shows the month name as a three letter abbreviation of the day. For example, if the month is August, it will show Aug.
  • mmmm – it shows the full name of the month. For example, if the month is August, it will show August.
• Year Format:
  • yy – it shows the two digit year number. For example, if it is 2016, it will show 16.
  • yyyy – it shows the four digit year number. For example, if it is 2016, it will show 2016.
• Separator:
  • / (forward slash): A forward slash can be used to separate the day, month, and year part of a date. For example, if you specify “dd/mmm/yyyy” as the format, it would return a date with the following format: 31/12/2016.
  • – (dash): A dash can be used to separate the day, month, and year part of a date. For example, if you specify “dd-mmm-yyyy” as the format, it would return a date with the following format: 31-12-2016.
  • Space and comma: You can also combine space and comma to create a format such as “dd mmm, yyyy”. This would show the date in the following format: 31 Mar, 2016.

Let’s see a few examples of how to use the TEXT function to convert date to text in Excel.

Example 1: Converting a Specified Date to Text

Let’s again take the example of the date of joining:

Here’s the formula that will give you the right result:

=A2&"'s joining date is "&TEXT(B2,"dd-mm-yyyy")

Note that instead of using the cell reference that has the date, we have used the TEXT function to convert it into text using the specified format.

Below are some variations of different formats that you can use:

You can experiment with other formats as well and create your own combinations.

Also read: How to Convert Text to Date in Excel (8 Easy Ways)

Example 2: Converting Current Date to Text

To convert the current date into text, you can use the TODAY function along with the TEXT function.

Here is a formula that will do it:

="Today is "&TEXT(TODAY(),"dd/mm/yyyy")

This could be useful in dashboards/reports, where as soon as the file is opened (or any changes are made), the date refreshes to show the current date.

Convert Date to Text using Text to Column

If you’re not a fan of Excel formulas, there is another cool way to quickly convert date to text in Excel – the Text to Column feature.

Suppose you have a dataset as shown below and you want to convert these dates into text format:

Here are the steps to do this:

• Select all the cells that contain dates that you want to convert to text.
• Go to Data –> Data Tools –> Text to Column.
• In the Text to Column Wizard, make the following selections:

This would instantly convert the dates into text format.

Note: There is a difference in the format of the dates in the two columns. While the original format had dd mmm, yyyy format, the result is dd-mm-yyyy. Remember that the Text to Column feature will always convert dates to the default short date format (which is dd-mm-yyyy as per my systems regional settings. It could be different for yours).

Also read: How to Convert Serial Numbers to Dates in Excel (2 Easy Ways)

If you want the date in other formats, use the formula method, or the copy-paste method shown below.

Convert Date to Text using the Copy-Paste Method

This is the fastest way to convert date to text.

Here are the steps:

You May Also Like the Following Excel Tutorials:

• Convert Text to Numbers in Excel – A Step By Step Tutorial.
• How to Convert Formulas to Values in Excel.
• How to Quickly Transpose Data in Excel.
• [Quick Tip] How to Split Cells in Excel.
• Excel Timesheet Calculator Template.
• How to Insert Date and Timestamp in Excel.
• Excel Calendar Template.
• How to Remove Time from Date in Excel
• Convert Time to Decimal Number in Excel (Hours, Minutes, Seconds)
• How To Convert Date To Serial Number In Excel?

Return to Excel Formulas List

Download Example Workbook

Download the example workbook

This tutorial will teach you how to convert dates to text in Excel & Google Sheets.

Convert Dates to Text

Excel stores dates as serial numbers, where each whole number represents a unique date.

This is extremely useful as it allows you to perform calculations on the dates, but in some cases you may wish to convert that date to text.

Text Function

To convert dates to text, you can use the TEXT Function:

=TEXT(B3,"M/D/YYYY")

The most important input in the TEXT Function is the display format.  Notice in the previous example we used the “m/d/yyyy” format. Here are other common date display formats:

Notice that you can use the TEXT Function to write out a full date

=TEXT(B3,"mmmm d, yyyy")

You can also display only the month name or year:

or you can use any of those format types to build your desired date format.

Date Formatting

The easiest way to test your date formatting is by opening up the Format Cells Menu and selecting Custom. To open the menu, press CTRL + 1 or click this button:

Navigate to the Custom Form and edit the custom formatting:

Here you can see the result of your formatting in real-time.  Once you have the formatting you need, simply copy and paste it into the TEXT Function.

Type Date as Text

If you’re entering a new date into a cell, simply start the date with an apostrophe (‘). By starting a cell with an apostrophe you tell Excel to trade that cell as text.

This keeps the date exactly as entered and prevents it from being converted to a date stored as a serial number.

Convert Date to Text in Google Sheets

All of the above examples work exactly the same in Google Sheets as in Excel.

Dates and times in Excel are stored as serial numbers and converted to human readable values on the fly using number formats. When you enter a date in Excel, you can apply a number format to display that date as you like. In a similar way, the TEXT function allows you to convert a date or time into text in a preferred format. For example, if the date January 9, 2000 is entered in cell A1, you can use TEXT to convert this date into the following text strings as follows:

=TEXT(A1,"mmm")            // "Jan"
=TEXT(A1,"dd/mm/yyyy")     // "09/01/2012"
=TEXT(A1,"dd-mmm-yy")      // "09-Jan-12"

Date format codes

Assuming a date of January 9, 2012, here is a more complete set of formatting codes for date, along with sample output.

Format code	Output
d	9
dd	09
ddd	Mon
dddd	Monday
m	1
mm	01
mmm	Jan
mmmm	January
mmmmm	J
yy	12
yyyy	2012
mm/dd/yyyy	01/09/2012
m/d/y	1/9/12
ddd, mmm d	Mon, Jan 9
mm/dd/yyyy h:mm AM/PM	01/09/2012 5:15 PM
dd/mm/yyyy hh:mm:ss	09/01/2012 17:15:00

You can use the TEXT function to convert dates or any numeric value to a fixed text format. You can explore available formats by navigating to Format Cells (Win: Ctrl + 1, Mac: Cmd + 1) and selecting various format categories in the list to the left. Also see: Excel custom number formats.

Excel сохраняет даты в виде порядковых номеров. Человеку невозможно их читать и понимать, но, таким образом, можно использовать их в функциях расчета, к примеру добавить к дате или времени какое-то количество времени (день, год и так далее).

Но, довольно часто, вам может быть нужно использовать даты в одних ячейках с текстом, так сказать, объединять.

На картинке пример объединения даты с текстом в одной ячейке. Видите как выглядит наша дата? Это формат порядкового номера Excel.

Именно в таких ситуациях вам может понадобиться привести дату в «читаемый» формат.

Переводим дату в текстовый формат

Когда нам нужно привести дату в определенный формат (к примеру, 16-08-2016), мы можем вызвать функцию ТЕКСТ.

Итак, как она работает.

Синтаксис:

=ТЕКСТ(значение; формат_текста)

Она принимает два аргумента:

• Значение — в нашем случае это дата, которую вы хотите преобразовать в текст нужного формата. Это может быть просто дата, ссылка на ячейку с датой, или результат формулы.

• Формат_текста — формат, в котором нужно показать нашу дату. Формат должен быть указан в двойных кавычках.

Какие есть форматы и разделители?

Формат дат состоит из 4 составляющих:

• день

• месяц

• год

• разделитель

Ниже приведены форматы, которые можно использовать для каждой части:

Формат дня:

• Д — день будет отображаться без нуля, т.е. 1 будет отображаться как 1, а 12 как 12.
• ДД — день будет отображаться с нулем, т.е. 1 будет 01, а 12 как 12.
• ДДД — будет отображаться день недели(сокращенно), т.е. «Пятница» будет «Пят».
• ДДДД — будет отображаться день недели(полностью), т.е. «Пятница» будет «Пятница».

Формат месяца:

• М — месяц будет отображаться без нуля, т.е. 1 будет отображаться как 1, а 12 как 12.
• ММ — месяц будет отображаться с нулем, т.е. 1 будет 01, а 12 как 12.
• МММ — месяц будет отображаться с сокращенным названием, т.е. «Сентябрь» будет «Сен».

М — месяц будет отображаться без нуля, т.е. 1 будет отображаться как 1, а 12 как 12.
ММ — месяц будет отображаться с нулем, т.е. 1 будет 01, а 12 как 12.
МММ — месяц будет отображаться с сокращенным названием, т.е. «Сентябрь» будет «Сен».
ММММ — месяц будет отображаться с полным названием, т.е. «Сентябрь» будет «Сентябрь».

Формат года:

• ГГ — год будет отображаться как 2 цифры, т.е. 2019 будет 19.
• ГГГГ — год будет отображаться полностью, т.е. 2019 будет 2019.

Разделитель:

• «/» : это просто разделитель между цифрами в дате, т.е. отображаться будет как 01/01/2019.
• «-»: такой же разделитель между цифрами, т.е. отображаться будет как 01-01-2019.
• Пробелы и запятые: тут немного посложней, вы можете комбинировать и создавать свои форматы отображения, например, 01 января, 2019 года.

Итак, разберем примеры.

Как привести указанную дату в текстовый формат

Пример:

Итак, мы получили дату вместе с текстом, но дата сейчас в формате порядкового номера Excel.

Формула:

="Дата"&A2&"="&B2  

Теперь, нам нужно получить дату в «привычном» для нас виде.

Формула будет:

="Дата "&A2&" = "&ТЕКСТ(B2;"ДД.ММ.ГГГГ")

Итак, мы вызвали функцию ТЕКСТ, указали ссылку на ячейку и определили формат, результат вы видите на картинке выше.

Какие еще есть форматы и как они выглядят на «выходе»:

Как привести текущую дату в текстовый формат

Для того чтобы получить текущую дату мы можем использовать функцию СЕГОДНЯ.

Формула:

="Сегодня "&ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();"ДД/ММ/ГГГГ")

Эта функция может пригодиться вам в случае, если вы формируете отчеты, где важна, например, дата изменения файла.

Переводим дату в текстовый формат с помощью функции «Текст по столбцам»

Если формулы и вызов функций вам не по душе, есть вариант и для вас.

Допустим, у нас есть следующие данные и нам нужно преобразовать их в текстовый формат:

Пошаговая инструкция:

• Выделите ячейки, которые необходимо преобразовать в текст;

• Перейдите в раздел «Данные» -> «Текст по столбцам»;

• В открывшемся окне:

• Выберите опцию «с разделителями»;

• Снимите все галочки и нажмите «Далее»;

• Выберите формат «текстовый» укажите куда поместить наши, уже текстовые, значения и нажмите «Готово».

Функция сразу же переводит даты в текстовый формат.

Важная информация: эта функция устанавливает формат для дат по умолчанию для настроек вашей системы. То есть если вы хотите записать даты в определенном формате вам нужно использовать способы рассмотренные ранее, но для начала дочитайте нашу статью, возможно следующий вариант подойдет вам.

Переводим дату в текстовый формат с помощью копирования и вставки

Пошаговая инструкция:

• Выделите ячейки с датами, которые нужно преобразовать, и скопируйте их;

• Откройте обычный блокнот и вставьте наши данные туда, как только вы это сделаете, данные сразу же потеряют формат, т.е. станут обычным текстом (потому что в блокноте нет никаких форматов данных, кроме текста);

• Выделите ячейки, куда вы будете вставлять даты и поменяйте их формат на «Текстовый»;

• А теперь, заново скопируйте даты из блокнота, а затем вставьте их в Excel.

Excel сохраняет даты в виде порядковых номеров. Человеку невозможно их читать и понимать, но, таким образом, можно использовать их в функциях расчета, к примеру добавить к дате или времени какое-то количество времени (день, год и так далее).

Но, довольно часто, вам может быть нужно использовать даты в одних ячейках с текстом, так сказать, объединять.

На картинке пример объединения даты с текстом в одной ячейке. Видите как выглядит наша дата? Это формат порядкового номера Excel.

Как-то пришлось создать базу в Excel по дням на весь год. Для дальнейшего управления мне надо было перевести дату в текст. 

Можно было просто выставить начальную дату и потом протянуть ее, но дело в том, что когда ячейка обладала типом «Дата», появлялись кое-какие глюки. Пришлось перевести ее в текстовый тип. И тут снова проблема – если формат ячейки типа «Дата» переводить в тип «Текст», выходит вот такая штука:

Не знаю, как всем, а мне легче было накидать маленький макрос.

Двойным щелчком по вкладке модулей в открывшемся окне накидал следующее:

Разбор макроса. В нем я использую три переменные:

• newdate – тип «Дата» для перебора даты,
• dateWrite – тип «Текст» для перевода даты в текст,
• а – число для смены ячеек.

а = 2 – первоначальный номер ячейки. Затем переменной newdate присваиваем первоначальную дату «1 января 2021 года» – #1/1/2021#, запускаем цикл, пока год даты не изменится на 2022. 
В цикле переменной dateWrite присваивается дата, записываем в ячейку значение dateWrite, затем номер ячейки мы увеличиваем на один, а дату – на один день. И цикл запускается заново.

Текс полного макроса:

Sub Newyear()
    Dim newdate As Date
    Dim dateWrite As String
    a = 2
    Date = #1/1/2021#
    newdate = Date
    dateWrite = year(newdate)
    Sheets(dateWrite).Select
    Do
        dateWrite = newdate
        Range(«A« & a).Value = dateWrite
        a = a + 1
        newdate = newdate + 1
    Loop Until year(newdate) = 2022
    
End Sub

Прочел статью про функцию сегодня(), вспомнил про этот метод и решил поделиться им. Это моя первая статья, так что строго не судите. Может, кому и пригодится.