Дашборды excel по персоналу

• →
• →

Когда данных в компании много, принимать на их основе управленческие решения становится сложнее. Именно поэтому все большую популярность в бизнесе приобретают интерактивные панели. В том числе становятся востребованными отчеты HR-отдела на BI-платформах — удобный инструмент представления больших объемов информации.

● Интерактивная панель vs отчет: отличия
● Зачем анализировать данные по персоналу
● Инструкция по созданию HR-дашборда
● Как это работает: видео с примером
● Шаблоны интерактивных панелей
● Ошибки дашбордов для HR

Для полноценного управления персоналом оперативно анализировать данные необходимо. Во-первых, это дает объективное понимание о процессах в компании, во-вторых, помогает вовремя заметить проблемы и быстро принять меры для их решения.

Когда все показатели представлены в традиционных таблицах, это становится непростой задачей, требующей времени и участия квалифицированных специалистов. Преимущество интерактивных информационных панелей заключается как раз в том, что они преподносят нужный массив данных в понятном виде, а визуализация помогает считывать главное за секунды.

HR-отчет и HR-dashboard: в чем разница

Когда компания только начинает работу, для анализа и подведения итогов ей может быть вполне достаточно простых таблиц и нескольких слайдов. По мере роста и развития данных становится все больше, и о персонале — в том числе. Анализировать их вручную долго, трудозатратно и в целом очень сложно. В таких случаях бизнес и ищет более продвинутые возможности для получения, обработки и представления информации.

Отличий между этими вариантами сбора и анализа данных несколько, каждое из них влияет на скорость, а также на удобство их восприятия.

Рассмотрим ситуацию на примере. Руководитель запросил отчет по больничным за 2021 год. Работники HR-подразделения выгрузили показатели из учетной системы и подготовили 3 слайда: график с динамикой по месяцам, таблица с распределением дней больничных по подразделениям, а также гистограмма с ТОП-10 сотрудников по количеству дней болезни.

Отчет показали руководителю, но ему не хватило данных о динамике по каждому подразделению, а также о руководителях, отсутствовавших по болезни больше остальных. Чтобы показать и эту информацию, сотрудникам нужно добавить к отчету ещё несколько слайдов с новыми графиками и таблицами.

В случае с дашбордом все это можно разместить на одной интерактивной панели. Срезы для фильтрации данных по подразделениям и должностям позволят оперативно получить ответы на новые вопросы руководителя. Вот как это может выглядеть на другом примере, когда подразделение хочет анализировать лояльность сотрудников.

Зачем компании анализ данных по персоналу

Как и любая другая, HR-отчетность показывает результаты выполненной работы. Это позволяет следить за эффективностью управления коллективом, вовремя замечать сложившиеся закономерности и в случае необходимости корректировать стратегию работы. Такие отчеты выполняют три главные функции.

1. Контрольная — для отслеживания результативности отдела. Например, чтобы видеть, как достигаются плановые показатели по исполнению бюджета, приему персонала и другим KPI.

2. Информационная — для понимания ситуации с человеческим ресурсом сейчас или в прошлые периоды. Например, о качественном и количественном составе работников, о периодичности больничных, о расходах на командировки и так далее.

3. Сигнальная — для оперативного выявления проблем и узких мест в работе отдела. Например, диаграммы с динамикой помогут быстро увидеть рост числа увольнений и принять меры, а сравнение результативности менеджеров позволит скорректировать расчет премиальных выплат.

Результат за 5 дней: обучение на реальных кейсах

Как создать HR-дашборд

Разработка интерактивной панели проходит по-разному в зависимости от инструмента и источников данных. Однако в любом случае процесс нужно выстраивать последовательно.

● Определить цель и вопросы, на которые будет отвечать отчет.
● Продумать список KPI и метрик для отображения показателей.
● Нарисовать эскиз с планом расположения элементов.
● Определить источники данных.
● Рассчитать показатели, прописать необходимые формулы.
● Разместить визуальные элементы на листе отчета.
● Добавить срезы для интерактивной фильтрации данных.

Можно создавать дашборд HR в Excel, при помощи BI-платформ или языков программирования. Главное, при выборе инструмента соотнести возможности: определить, есть ли нужное ПО в компании, достаточно ли компетенции специалистов, участвующих в подготовке, учесть сроки для решения задачи.

Размещая визуальные элементы на листе отчета, нужно придерживаться принципа от общего к частному. Любую информацию человек считывает сверху вниз и слева направо: именно по этому принципу следует располагать смысловые блоки на панели.

В верхней части — карточки с ключевыми показателями. Обычно их выводят одной цифрой, иногда добавляют цветные индикаторы для сравнения с планом или предыдущим периодом. Отчетность HR-отдела в этом блоке может содержать, например, количество работников, средний возраст и стаж в компании.

В середине дашборда размещают самые важные графики и диаграммы, которые доносят цель интерактивной панели. В отчете по движению персонала это может быть динамика приемов и увольнений. Если цель — анализ рекрутинга, ее хорошо проиллюстрирует воронка подбора.

В нижней части располагается детализация показателей, чаще всего для этого используют таблицы с раскрывающимися при клике подробностями вплоть до фамилий конкретных работников.

Также необходимо заранее продумать местоположение срезов. Если они будут фильтровать информацию на всем дашборде, лучше расположить их слева вдоль других информационных блоков. Если же срез работает только для конкретной визуализации, его стоит разместить прямо над ней.

Еще одно важное правило — давать понятное название как самому отчету, так и визуальным элементам. При изучении материалов у пользователя не должно возникать дополнительных вопросов.

Система контроля для малого и среднего бизнеса. За месяц

Виды и особенности HR-метрик

Основа любого отчета — показатели результатов работы. Все они должны быть понятными и измеримыми. Эффективность отдела управления персоналом тоже определяется с помощью таких метрик: они позволяют оценить производительность, успешность, отношение сотрудников к компании и многое другое. Главное при выборе ключевых показателей — соотносить их с итоговыми целями бизнеса.

Все метрики можно разделить на 2 категории:

● стратегические — показывают, насколько результативность работников в целом и сотрудников отдела в частности влияет на достижение целей компании;
● оперативные — оценивают эффективность процессов внутри подразделений управления персоналом.

Список метрик разрабатывается отдельно для каждого направления деятельности.

● В подборе: сотрудников: средняя стоимость найма, скорость закрытия вакансии, эффективность каналов поиска.
● В обучении: стоимость на одного сотрудника, процент прошедших курсы и тренинги, среднее количество часов.
● В управлении талантами: распределение по эффективности и потенциалу, процент талантов от общей численности.
● В анализе увольнений: рейтинг причин ухода, процент нежелательной текучести персонала, увольнения в разрезе стажа сотрудников в компании.

Преимущества автоматизации отчетности

Минимизация ручного труда позволяет экономить время. Часто при разработке дашборда около 80% ресурсов тратится на подготовку данных. В случае с HR-отчетами при оптимизации рутинных операций остается больше времени на аналитику и дизайн.

Какие действия можно автоматизировать?

1. Выгрузка из источников. Для формирования отчетности используют массивы из учетных систем (1C, SAP), файлы Excel и так далее. Современное ПО позволяет объединять таблицы в единую модель данных.

2. Обновление. Процесс автоматизируется с помощью прямого подключения к источникам: новая информация в исходниках сразу отображается в отчетах, созданных на их основе.

3. Очистка массива. Ошибки возникают обычно на этапе ручного ввода информации в учетные системы, файлы, таблицы. Например, это могут быть лишние пробелы в ФИО, номера телефонов в разном формате, дублирование, объединенные ячейки или даже буквы «е» и «ё» в полях, которые должны считываться как одинаковые. Это и многое другое мешает в дальнейшем объединять информацию из различных источников.

Решить проблему «грязных» данных можно при помощи встроенных инструментов BI-платформ, Power Query в Excel или алгоритмов, написанных на языках программирования.

Результат за 4 дня: из грязи — в Excel-князи

Плюсы BI-отчетов

Одна интерактивная панель заменяет сразу десятки статичных таблиц или слайдов. Любой показатель можно посмотреть в разрезах конкретных подразделений, должностей, за предыдущий квартал или позапрошлый год. Наглядное сравнение же помогает понять динамику изменения метрик, увидеть, какой из отделов или менеджеров лучше выполняет свою работу.

Несмотря на преимущества дашбордов, многие компании продолжают использовать в работе традиционные статичные отчеты. Это действительно может быть актуально, например, при разовых ad-hoc запросах: информация нужна здесь и сейчас, а настройка интерактивной панели требует времени. Или когда подпись на бумажном варианте отчета закрепляет ответственность за результат за определенным менеджером или руководителем.

Точность на первом месте

Отчетность HR-отдела должна показывать, что происходит с персоналом компании сейчас и какими были показатели в прошлом. Для того чтобы дашборды помогали правильно воспринимать информацию, необходимо соблюдать определенные принципы.

1. Точность — неверные данные могут привести к ошибочным, а порой и критически провальным решениям.
2. Своевременность — зачастую информация имеет ценность только при попадании к руководителю вовремя.
3. Правильный выбор HR-метрик — для формирования его списка необходимо понимать, какие цели стоят перед компанией, а какие — перед отделом.

Аналитика движения персонала

Понимание динамики численности, перетоков внутри компании, а также количества принятых сотрудников — одни из основных показателей для руководителей. Такой анализ можно проводить при помощи диаграммы о принятых и уволенных, а также наложенного на нее графика изменения численности. Если добавить этой визуализации интерактивности, мы сможем смотреть информацию в разрезе каждого подразделения компании.

Понять соотношение внутренних переводов и принятых извне сотрудников помогает матрица движения персонала. Она может выглядеть, например, так:

Рассмотрим на примере топ-менеджеров. На начало отчетного периода в этой категории числилось 14 человек (в последнем столбце). В самой матрице на пересечении должностей указано количество переводов: один топ-менеджер был переведен в категорию ниже, а трое уволены. В то же время 5 руководителей получили повышение, еще 4 топ-менеджера были приняты в компанию. Итого на конец отчетного периода их численность составила 19 человек — на 36% больше, чем на начало года.

Стоит отметить, что на интерактивной панели такая матрица уже выглядела бы иначе и не требовала бы пояснений.

Шаблоны HR-дашбордов

Для того чтобы улучшить собственные навыки, полезно тренировать насмотренность. Анализ чужих работ покажет, какие способы используют разные специалисты для решения одной и той же задачи. Кроме того, это принесет новые идеи, научит отличать удачные решения от провальных да и просто разовьет кругозор.

Предлагаем ознакомиться с несколькими вариантами, созданными в Power BI: у каждого из них — своя цель и главная задача. При необходимости их можно использовать как шаблон оформления для собственных работ.

Главная страница

Современный бизнес чаще всего применяет многостраничные дашборды. Такой формат позволяет показать данные о каждом направлении деятельности на отдельной панели.

На главный HR-dashboard выносят общие показатели компании, чтобы руководитель, взглянув на отчет, составил четкое представление о текущей ситуации и понял, как идут дела с управлением персоналом.

Метрики и визуализации на картинке, конечно, не универсальны — это лишь один из примеров, как можно представить информацию на главной странице.

● В верхней части — карточки ключевых показателей: общее количество сотрудников, их средний возраст и время работы в компании.
● Кольцевая диаграмма показывает, что в числе сотрудников больше женщин, чем мужчин.
● Частотная диаграмма по возрасту дает понять: большая часть персонала — моложе 35 лет.
● Нижние визуализации отображают соотношение по образованию и по стажу работы в компании.

Фильтры слева помогают увидеть все эти данные по конкретному подразделению или должности.

Анализ текучести, укомплектованности и отсутствий

HR-дашборд, пример которого вы видите ниже, показывает динамику приемов и увольнений, заполненности штатного расписания и дополнительно долю отсутствий по болезни (абсентеизм) работников.

При помощи такого отчета можно увидеть, что пришло больше человек, чем покинуло компанию (диаграмма слева вверху): это подтверждает растущая укомплектованность.

В правом нижнем углу — дополнительная информация о том, как меняется процент абсентеизма: это может пригодиться для корректировки данных об укомплектованности. Срезы работают как обычно — выбираем один из них и получаем отфильтрованные показатели по конкретному подразделению или должности.

Анализ Exit-интервью

Дашборд сделан на основании анкет, заполняемых работниками при увольнении. При помощи него можно увидеть «рейтинг» причин, по которым сотрудники покидают компанию.

Этот отчет сделан в Power BI, и визуальные элементы здесь могут выступать в качестве срезов. Например, при нажатии на любой филиал мы увидим, каким образом распределяются показатели в этом подразделении. Выделив причину увольнения, сможем проанализировать, как изменится процентное соотношение по стажу.

Аналитика подбора персонала

На каком этапе найма есть сложности, какие вакансии закрываются дольше, зависит ли это от рекрутера — в понимании этого помогают определенные отраслевые метрики.

Такой дашборд показывает средний срок закрытия вакансий по должностям, воронку подбора и распределение по рекрутерам увольнений на испытательном сроке.

Ошибки в HR-отчетности

1. Отсутствие ответов на вопросы, ради которых создавался продукт. Это можно считать главным недостатком аналитической панели. Причиной может быть непонимание или нечеткая постановка целей, а также неправильные показатели или визуализации. С последним поможет справиться

шпаргалка для выбора диаграмм

. Чтобы такой ошибки, необходимо четко проговаривать с заказчиком цели продукта.

2. Попытка уместить как можно больше информации. При таком подходе отчет может занять больше одного экрана или привести к уменьшению размера визуализаций. Но главная проблема — в том, что пользователю будет сложно уловить мысль среди множества графиков и диаграмм. Если заказчику действительно необходим большой объем данных, лучше создать несколько страниц.

3. Неточность. Основным качеством аналитика, который формирует дашборды для HR-отдела, должна быть внимательность. Важно помнить: некорректные значения могут приводить управленца к неверным решениям. Всегда необходимо сверять итоговые суммы с первоисточником. Причинами неточностей могут быть «грязные» данные, неверные формулы или сбой в программе.

4. Неправильный выбор цвета для общепринятых показателей усложняет считывание информации. Например, если отрицательные значения будут зелеными или в диаграмме распределения по гендеру женщины будут окрашены в синий, а мужчины в красный, это приведет к искажению восприятия.

Подведем итоги

HR-дашборд — что это? Интерактивный отчет, где при помощи графиков, диаграмм, таблиц и карточек размещены данные о персонале компании с возможностью видеть информацию в разрезе подразделений, должностей, а также за один или несколько периодов.

Резюмируем:

● Уже при создании макета необходимо придерживаться принципа сверху вниз, слева направо и от общего к частному. И следовать тому же при разработке.

● Автоматизация сокращает не только временные затраты на создание отчетности, но и количество ошибок.

● Метрик для анализа показателей эффективности отдела по управлению персоналом довольно много и нет необходимости использовать все. Основная задача — выбирать те, которые позволяют понять, выполняются ли цели подразделения и компании.

● Нужно очень внимательно относиться к точности данных. Перепроверять себя и при выявлении ошибок находить их, а лишь потом двигаться дальше.

● Насмотренность — важный навык HR-аналитика: дашборды, примеры которых есть в статье — это лишь возможные варианты предоставления информации.

Вам понравилась статья?

Хочешь получать актуальные статьи о визуализации данных?

В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.

Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel. Статья будет полезна всем, кто начинает знакомство с этим мощным инструментом аналитики данных.

Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.

Основные задачи дашборда:

• представить набор данных максимально наглядным и понятным;
• держать под контролем ключевые бизнес―показатели;
• находить взаимосвязи, выявлять негативные и положительные тенденции, находить слабые места в организации рабочих процессов;
• давать оперативную сводку в режиме реального времени.

Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.

Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.

Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.

Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.

Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:

• срезы и временные шкалы в сводных таблицах ― эти инструменты упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом: например, можно более детально посмотреть данные по конкретному менеджеру или заказчику за определённый период времени или в разрезе каналов продаж.
• выпадающие списки, формулы и условное форматирование — использование таких приёмов удобно, когда много разных таблиц и построить сводные таблицы невозможно;
• спарклайны, мини-диаграммы в ячейках, тепловые карты в аналитических таблицах — такой способ чаще всего подходит для тактических целей специалистов или аналитиков, а не для стратегических целей руководителя.

Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.

Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.

Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.

Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.

Пример плоской таблицы:

В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.

Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.

Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.

Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.

Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:

Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.

Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.

Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:

— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.

Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.

Должно получиться вот так:

Также построим таблицу для ключевых показателей «Продажи», «Средний чек», «Количество продаж»:

Чтобы в дальнейшем было проще ориентироваться при подключении срезов, присвоим сводным таблицам понятное имя. Для этого перейдём на ленте в раздел Анализ сводной таблицы → Сводные таблицы → в поле Имя укажем название таблицы.

В нашем дашборде будем использовать три типа диаграмм:

• график с маркерами для отражения динамики продаж;
• линейчатую диаграмму для отражения структуры продаж по товарам;
• кольцевую — для отражения структуры продаж по складам.

Выделим диапазон таблицы, перейдём на ленте в раздел Вставка → Диаграммы → Вставка диаграммы → Выберем нужный тип диаграммы → ОК:

Отредактируем диаграммы: добавим названия и подписи данных, скроем кнопки полей, изменим цвет диаграмм, уменьшим боковой зазор, уберём лишние элементы — линии сетки, легенду, нули после запятой у подписей данных. Поменяем порядок категорий на линейчатой диаграмме.

… и распределим их согласно выбранному на втором шаге макету:

После размещения диаграмм необходимо вставить поля с ключевыми показателями: перейдём на ленте в раздел Вставка ⟶ Фигуры и вставим 3 текстбокса:

Далее сделаем заливку и подпишем каждый блок:

Значения ключевых показателей из сводных таблиц вставим также через текстбоксы — разместим их посередине текстбоксов с названиями KPI. Но прежде в нашем примере сократим значение «Продажи» до миллионов при помощи такого приёма: в сводной таблице рядом с ячейкой со значением поставим формулу с делением этого значения
на 1 000:

… и сошлёмся уже на эту ячейку:

То же самое проделаем с другими значениями: выделим текстбокс и сошлёмся через поле «Вставить функцию» на короткое значение в сводной таблице:

• Попробуете себя в роли аналитика в крупной ритейл-компании и поможете принять взвешенные решения об открытии новых точек продаж
• Научитесь основам работы с инструментами визуализации данных и решите 4 реальных задачи бизнеса
• 4 задачи — 4 инструмента: DataLens, Excel, Power BI,
  Tableau

Срез ― это графический элемент в виде кнопки для представления интерактивного фильтра таблиц и диаграмм. При нажатии на эти кнопки дашборд будет перестраиваться в зависимости от выбранного фильтра.

Эта функция доступна в версиях Excel после 2010 года. Если нет возможности сделать срезы, можно воспользоваться выпадающим списком.

Для создания срезов выделяем любую ячейку сводной таблицы, переходим на ленте в раздел Анализ сводной таблицы ⟶ Вставить срез ⟶ поставим галочки в поля «Год», «Менеджер», «Заказчик», чтобы в дальнейшем можно было фильтровать данные по этим категориям.

Если срез не работает и при нажатии на кнопки фильтра данные не меняются, подключаем его к нужным сводным таблицам: выделяем срез, кликаем правой кнопкой мыши, выбираем в меню Подключение к отчётам и ставим галочки на требуемых таблицах.

Повторяем эти действия с каждым срезом.

— и располагаем их слева согласно выбранной структуре.

Дашборд готов. Осталось оформить его в едином стиле, подобрать цветовую палитру в корпоративных цветах, выровнять блоки по сетке — и показать коллегам, как пользоваться.

Итак, вот так выглядит наш дашборд для руководителя отдела продаж:

Мы построили самый простой дашборд. Если углубиться в эту тему, то можно использовать сложные диаграммы, настраивать пользовательские форматы срезов, экспериментировать с макетом, вставлять картинки и логотип.

Немного практики — и дашборд может выглядеть так:

Не стоит бояться неизвестного — нужно просто начать делать, чтобы понять, что сложные вещи на самом деле не такие и сложные.

Принцип «от простого к сложному» — самый верный. Когда строят интерактивный дашборд впервые, многие испытывают искреннее восхищение. При нажатии на срезы дашборд перестраивается — очень похоже на магию. Желаем тоже испытать эти ощущения!

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Примеры интерактивных дашбордов

В дашбордах кликабельны все фильтры и элементы панели. Рекомендуем просмотр дашбордов с компьютера или планшета (не оптимизированы под экран телефона).

1. Дашборд рекрутера

2. Дашборд обучения

3. Дашборд эффективности

4. C&B

5. Выполнение бюджета расходов на персонал

Программа курса