Dashboard view in excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Excel dashboard is a useful decision-making tool that contains graphs, charts, tables, and other visually enhanced features using KPIs. In addition, dashboards provide interactive form controls, dynamic charts, and widgets to summarize data and show key performance indicators in real-time.

Today’s tutorial is an in-depth guide: we are happy if you read on. But if you are in a hurry, download our templates. You will learn how to create a dashboard in Excel from the ground up. In addition, you’ll get Excel Dashboard tools and a complete dashboard framework.

Above all, it’s time to learn how to build a dynamic, interactive Excel Dashboard step by step.

Table of contents:

What is an Excel dashboard? Differences from Reports
- Before building an Excel Dashboard: Questions and Guidelines
How to create an Excel Dashboard
- Create a layout for your dashboard
- Get your Data into Excel
- Clean raw data
- Use an Excel Table and filter the data
- Analyze, Organize, Validate and Audit your Data
- Choose the right chart type for your Excel dashboard
- Select Data and build your chart
- Create a Dashboard Scorecard
Best practices for creating visually effective Excel Dashboards
Excel Dashboards Do’s and Don’ts
Excel Dashboard Examples

What is an Excel Dashboard? Differences from Reports

It is time to clear up the differences between dashboards and reports.

The report can be a more pages layout of the task that makes it necessary. In summary, the report comprised background data. Above all, a report is a text or table-based tool. It supports the work of employees within an organization or a company. It seldom contains visual parts. Usually, you share them by regular scheduling (daily, weekly, or monthly).
Dashboards are the opposite of reports. Its main goal is to display the key performance indicators on one page crucial for making important decisions. It does not show details by default, but you use the drill-down method sometimes. All dashboards should answer a question.

The ideal case is when you have a dashboard showing only the essentials. Reports are yours if you want to get into the details and look behind the scenes. We can decide now on an Excel dashboard while the report supplies the background information.

The biggest mistake you can make is to use reports and dashboards as synonyms of each other! No, they are not at all alike.

Which one should I choose? If you want to know where the data comes from, you can find out from the reports. The correctly chosen KPI is easily decidable whether things are on the right course.

We recommend creating and publishing them in pairs if you want to utilize both. Then, whoever wants to see the essence looks at the dashboard, and if one wants to know the source of the data, they can read through the longer reports.

Here is our solution to create advanced charts and widgets. Learn more about the add-in.

Before building an Excel Dashboard: Questions and Guidelines

Before you take a deep dive, wait a moment! Spend time on the planning and researching phase.

Let’s see a few questions to ask yourself before you start building your dashboard.

What is the purpose of using an Excel dashboard?

A dashboard summarizes business events in an easy-to-understand format, and visuals provide real-time results. In addition, it helps us to aggregate and extract the collected values using KPIs. So you will see what you are doing right and where you need to improve.

What are the types of dashboards?

The operational dashboard shows you what is happening now. Strategic dashboards track KPIs. With the help of analytical dashboards, we can quickly identify trends.

How many KPIs does an Excel dashboard have?

Focus on business goals and use less than 10 KPIs. Show KPIs only that represent values. It’s not the place for less useful metrics; get rid of them.

What is the dashboard used for?

A co-worker, a manager, or a stakeholder has different information needs. The result must be helpful for all levels. Let us think this through carefully.

Before creating a dashboard in Excel, keep in mind your main objective.

This tutorial will help you create an Excel dashboard to track HR activities. Your goal is to show the monthly data on your main charts. Then, build a scorecard to compare the selected and past months.

The core of every Excel dashboard is a one-page layout. Why? Keep it in mind: a CEO doesn’t always interested in the details.

#1. Create a layout for your Excel Dashboard

Create a proper draft! You can use paper and pencil, but we prefer Microsoft Excel to create mockups. We have used simple, grouped shapes.

Tip: Let us review the effect of the Excel Dashboard UI mockup. In the figure below, we are showing a layout. First, select the type of grid dashboard layout that you will use. Then pick a color scheme and font type and assign it to the report. Finally, make a wireframe that contains the following style, color codes, and font types. You can prevent most issues using structured data and data tables. Read more about palettes and color combinations.

How can you create a logical workbook structure? What is this mean? Open an Excel workbook and create three sheets.

The parts of the workbook structure: Mostly, you use three worksheets for an Excel dashboard.

Data: you can store the raw data tables here
Dashboard Tab: the main dashboard Worksheet
Calculation: make the calculations on this Worksheet

Your wireframe and structure are ready. Let’s start creating a dashboard in Excel!

#2. Get your data into Excel

To create an Excel Dashboard, you need to choose data sources. If the data is present in Excel, you are lucky and can jump to the next step. If not, you have to use external data sources.

Go to the Data tab and pick one of the import options. It’s easy to import data into an Excel workbook. In the example, you are using a CSV file to create the initial dataset for our dashboard.

#3. Clean Raw Data

Our raw data is in Excel. Now you can start the data cleansing process. There are many tricks to clean and consolidate data.

Sort data to see extremes and peaks
Remove duplicates to avoid errors
Change the text to lower, upper or proper case
Remove leading and trailing spaces

How do we remove leading and trailing spaces from raw data? First, go to the Formula bar and apply the TRIM function. Now copy the formula down. Finally, use data cleansing add-ins to avoid issues and clean your data faster and easier.

Tip: Apply simple sorting in Excel to find errors! Using sorted data, you’ll find the peaks in a range (highest and lowest). Right-click on the first cell and select the ‘Sort Largest to Smallest’ option from the context menu.

#4. Use an Excel Table and Filter Data

You don’t have cleaned input in this phase, but you already have data on a worksheet. What will be the next step?

First, you must check if the required information is in a tabular format. The tabular format means that every data point lives in one cell, for example, the city’s name, address, or phone number. If it is in a tabular format, you should convert it into an Excel table and select the data range.

Choose a table or use the insert table shortcut, Ctrl + T, on the Insert Tab.

In this case, we don’t have headers. Excel will automatically insert headers into the first row. If you need more data, you can only expand the table and not lose the formulas.

#5. Analyze, Organize, Validate and Audit your Data

You took you through the method that converts raw data into a structure capable of creating a dashboard.

Ask yourself:

Do you have to display all the data at once?
Is it necessary to remove some data?

You can use Excel formulas and various methods to help us move forward. However, it would help if you had creativity rather than knowing all the formulas to make a useful dashboard.

So you’ll use these functions and tools to build the Excel Dashboard in Excel: XLOOKUP, IF, SUMIF, COUNTIF, ROW, NAME MANAGER.

Excel grants great auditing tools to help you find and fix Workbook or Worksheet issues.

Use Microsoft Excel Inquiry to visualize which cells in your Worksheet contribute to a formula error. This step should cut down the time spent on the usual validation procedures.

So, before we start creating a chart, you have to validate the data.

If you want to analyze your data quickly, use the Quick Analysis Tool.

#6. Choose the right chart type for your Excel dashboard

Now you have an organized, cleaned, and error-free data set, it’s time to choose the proper chart.

Data is useless without the ability to visualize it. Strike a balance between great looking Excel Dashboard and its function. First, you can choose what graphs are best for different goals.

Compare Values: Their characteristic is that they merely show high or low values. Recommended types for charting are a Column, Mekko, Bar, Line, Panel Chart, and Bullet chart. Don’t forget to check how the radial bar chart work.
Composition: How can you display different sales results in different regions? Pie, Stacked Bar, Mekko, Stacked Column, Area, and Waterfall are the most fitting charts. We prefer geographical maps also.
Analyzing Trends: To analyze the result of a data set in a given period, use the following charts: Line, Dual-Axis Line, and Column charts. Check this example if you want to create a quick forecast in Excel.
Show the differences between budget and actual values: use variance charts.
Performance measurement: Use gauge charts to see how far you are from reaching a goal. It displays a single value.
Sparklines are tiny graphs in a worksheet cell visually representing your data set. Use sparklines to show trends in a series of values. Another helpful thing: you can highlight maximum and minimum values easily. So, the most significant impact of sparklines: you can position the chart near its data source.
Dynamic charts are essential if we want to create interactive charts to refresh the chart based on the user’s choice.

Your goal is to show the % of job seekers who accepted a job offer each month on a chart. In this tutorial, you’ll use custom combination charts using doughnut charts – progress circle charts – for displaying key performance indicators.

Tip: Just a few words about the pie charts. Pie charts are the most overused graphs in Excel. It’s one of the worst ways to present data. In other words, if you want to create a better dashboard, get rid of the pie charts!

#7. Select the data and build your chart

We have cleaned and grouped data in this phase and just picked the chart or graph for the data. It’s time to select the data! As you learned, the combo chart requires two doughnut charts and a simple formula.

Select the ‘Calculation‘ tab (which contains filtered data and calculated fields). Highlight the range of what you want to display. In the example, you use two values to show the Acceptance Ratio.

The actual value comes from the Data tab. After that, then calculate the reminder value using this simple formula. In this case, 75%. Next, select the ‘Calculation’ tab. Cell E23 will show the actual value. The second cell, E24, contains a simple formula and displays the remainder value as 100%.

Make sure that the value in the source cell is in percentage format! Okay, now we select the ‘Actual Value’ and ‘Reminder Value’ data. Next, open the ‘Insert Chart’ dialog to create a custom combo chart to preview and choose different chart types. Furthermore, you can move the data series to the secondary axis.

Select the inserted chart and press Control + C to duplicate the chart.

#8. Improve your charts

Now you have a chart that’s fit your data. It looks great, but you can improve your Excel dashboard to the next level! First, clean up the chart to remove the background, title, and borders from the chart area. Next, select the reminder value section of the outer ring.

Right-click, then choose Format Data Point. Use the ‘No fill’ option. Let’s see the inner ring, select the actual value section, and apply the ‘No fill’ option. Adjust the doughnut hole size if you want. Insert a Text Box and remove the background and border.

Link the actual value to the text box.

To do that, select Text Box. Next, go to the formula bar and press “=.” Next, select the actual value and click enter. Once the Text Box is linked with the actual value, format the text box.

Repeat the process for the other data! For example, a typical Excel dashboard contains various charts to display data. Next, repeat the chart insertion and data validation steps for other essential metrics, like the quit rate.

Keep your source data in the Data tab and do not remove or hide it. If further calculations are necessary, use the Calculation Worksheet. If you want to replace the source data, use the Calculation sheet, not the Data Worksheet.

Tip: If you are uncertain about which charts are good for you, don’t hesitate to choose ‘Recommended Charts.‘ In this case, you will get a custom set that Excel thinks will fit best with your data.

#9. Create a Dashboard Scorecard

Your Excel dashboard is almost ready. You need only a few components to create a scorecard:

Label,
Actual value,
Annual trendline,
Variance (between the selected and the last month)

Because you need a little bit more space, merge the cells. Select the cells to place the components and click on the ‘merge cells’ button. Now, link the label name from the ‘Data’ sheet. If you change the name of the value on the ‘Data’ sheet, the widget label will reflect it. Now link the data from the ‘Data’ sheet to a ‘Dashboard’ sheet.

Go to the formula tab, enter an equal sign, and select the ‘Data’ sheet value. Next, use yearly Data on the ‘Data’ sheet and insert a line chart to create a trendline. To highlight the variance, use a little trick. Go to the ‘Calculation’ sheet and create a helper table.

Create three new conditional formatting rules.

Select the cell which contains variance and copy it. Then, navigate to the ‘Dashboard’ sheet and apply the ‘Paste Special’ option. Next, choose the ‘Paste as linked Picture’ option. Working with linked pictures is easy.

Check the steps in the picture below:

We want to add dynamic text to the main sheet to indicate the changes in key metrics. You link a text to the object inserted into the main Excel dashboard. Then, if you change the value on the source sheet, the target cell will show the refreshed value. What a nice feature! You can apply this trick to textboxes or charts, like sparklines.

Best practices for creating visually effective Excel Dashboards

A drop-down list is a space-saving solution of great value when you create one-page dashboards. You can use data validation to control the type of data or the values that users type into a cell. To build the list of options is to type them on a worksheet. You can do this method on the sheet with the drop-down menus or a different worksheet.
Conditional formatting is the right choice to highlight cells based on any condition or rule. But, of course, you can use other methods besides colors. For example, you can achieve splendid results using icons, bars, shapes, color scales, indicators, and ratings.
Named ranges: You can call selected cells with any given name. First, highlight a range that contains data. Then, in the name box, write the chosen name: ‘sales.’ From this point, you can save time working with cells or ranges.
Use a scroll bar to save space on your Excel dashboard.
Data Validation: Restrict what users can write in a single cell. Just imagine that ten users in 10 Excel workbooks write phone numbers. If you do not restrict the format of the phone numbers with the help of data validation when summing up the spreadsheets, there might be mistakes.
Data Entry using userform and VBA: A manual data input data always carry errors. Instead, use the userform and write a short macro for it. You can create a user-friendly form that is easy to customize. Active report parts like form controls or pivot table slicers suggest playing with the chart.
Excel Pivot Tables are the most potent weapon in Excel when working with large data sets. It is easy to use with only a few clicks; we can summarize data and drill it into any chosen structure down.

Improve your Excel Dashboard

Here are two great tips for dashboard designers: To create interactive screen tips, visit our guide! Then, by clicking on the toggle button, you can show or hide the text.

Discover how to create a ribbon navigation menu for your Excel dashboard:

A simple interactive settings menu lets you interact with your Worksheets using buttons or icons.

Frequently Asked Questions about Dashboards

May I use a multi-page Excel dashboard? Yes, in this case, you should create easy navigation. Insert shape-based buttons and links to keep the structure.
What kind of data connections shall you use? In the planning phase, you must know what tool you’ll use to import data into the dashboard. If you work in Excel, the solution is the Power Query and Power Bl. These tools are great for handling millions of rows in a blink of an eye. However, you can use the ODBC link or SQL DB.
Are there compatibility issues within the company? IT pros must ensure that everyone uses the same version of Excel. If you build this into the planning phase, you can avoid problems later.
In what format do you publish the dashboard? Do you send flat Excel tables to the users, or maybe you put the result on SharePoint? Perhaps you need to embed some charts into a PowerPoint slide? You have to review access issues also. Accessibility levels are different for a manager and the owner.
How often does your Excel dashboard need to be updated? Should you make decisions based on real-time information? Is it enough in the regular daily, weekly, monthly, quarterly, or yearly breakdown? Outline a dashboard structure!

Excel Dashboards Do’s and Don’ts

First, take a look at some of the best practices! Then, there are several ways to boost your Excel dashboard.

You need to know the user’s requirements. Under these conditions, these conditions will only be the dashboard useful.

How are things going?
How will you explain to your boss the causes of increased profit?

A well-structured dashboard will give answers to these questions and much more! In addition, it can decrease the timeframe and the costs of development.

Once you’ve defined the purpose, it’s important to identify which metrics to include. Focus on the metrics which directly align with key business goals and consider the level of detail most appropriate for your audience. This is critical; you may not get it right the first time, so keep it in mind as you build your dashboard.
Start with users, not the data; try to understand end-users goals. If you can realize this, you will create a most useful dashboard. What is this all mean in practice? Try to understand the user’s scope. Build an Excel dashboard that is not in constant need of updates. So you can cut development costs.
Don’t flood the user with unwanted information. Instead, you should seek that the dashboard is useful for them. Then, create custom views, filter data, and display the relevant information.
Provide an overview and allow users to check the details. A well-planned dashboard should be like a quality newspaper. The front page provides a clear overview of the key information and leading news. However, if one wants to look at the data in detail must know where to navigate.
Use visualization and create a clean dashboard. Charting prospects are endless. That’s where data visualization comes into play.
Improve Dashboard UI and UX: Build a menu and control your Excel dashboard from the ribbon. Add tooltips to improve user experience.
Use grids and consistent color schemes.

To-do list if you are using large data tables:

Freeze Top Row: Keep the first row of the table visible while you scroll down! Use the Freeze Panes feature to keep the information on top — like table headers with column names.
Enable Horizontal Scroll: Use this function if you have large data sets and have the main data in the first column. Go to the View Tab and choose the ‘Freeze first column.’
Apply row styles: Frequently, we lose focus when browsing large tables. Use table-style formatting to keep our eyes on the main content.
Use the GROUP and UNGROUP functions to drill down into details.

Common Pitfalls with Excel Dashboards

Now let’s see the most common mistakes.

Using too many colors: I don’t tell you often enough about the importance of colors. Do you know the game “Where is Waldo?” It’s an excellent game for kids! But please don’t follow this method to create a stunning dashboard. Try to minimize the number of applied colors and use flat color schemes. Keep the visual content as simple as possible.
You are cluttering the screen with a useless design: Hey, what do you want to see? A clean dashboard or a traffic jam? Get rid of borders and frames!
You are using pie charts. Remember that nothing stands out when all charts are in the spotlight. All of the data displayed on a dashboard is important, but not all data are equally important.

Excel Dashboard Templates

You can create various types of dashboards for all purposes. So save your time and use these Excel dashboard examples.

Above all, let’s take a look at the most used dashboard types in Excel:

Human Resource Excel Dashboard

Measure the company’s activities using an HR Dashboard: set metrics that show whether given goals have been met, like turnover, recruiting, and retention. You can check all activities using a one-page dashboard.

Read more and download the practice file.

Using a social dashboard, get a quick overview of your social media channel’s performance. You can include metrics like unique views, Engagement, Watch Time, and Subscribers. It’s easy to control your strategy using real-time analytics.

You need only a few steps to use this dashboard. First, pull your data to the Data Worksheet and select or insert your key metrics. After that, change the formatting rules on the Calc Worksheet if you want. Finally, select the given month from a list. Learn more about it and download the practice file.

Financial Dashboard (Profit and Loss)

In financial modeling, keep your eyes on the most vital metrics! First, create a sketch. After that, pull the data from different data sources. Finally, build a great Excel dashboard to view data on a single Worksheet. It is easy to use and tells the data-driven story of a company based on the update of a drop-down list.

Read more

Traffic Light Dashboard

Please take a closer look at our free Excel Dashboard Widgets! We have an excellent toolkit for managing multiple projects on a single screen.

First, enable the Developer tab and install the add-in. After that, you’ll be able to create advanced dashboard elements in seconds!

Learn more about traffic lights!

Sales tracking dashboard

Turn activities into actionable and easily editable reports to refine your sales process. For example, the sales tracking dashboard reviews sales activities to spot trends during an exact time frame. In addition, you can compare actual versus targeted results.

Are you tired of boring graphs in Excel? Learn the basics about the sales funnel and download the free spreadsheet!

Product Metrics Dashboard

Track sales revenue with a product metrics dashboard. This spreadsheet offers a clean layout for viewing metrics on multiple products. Show the key metrics, like Net sales and Profit Breakdown by Country, or use them for creating reports for shareholders.

Download the practice file.

Customer Service Dashboard

This Excel dashboard will cover the main business questions we expect to find in the call center activity. First, measure the agent’s efficiency against our KPIs! Moreover, you will track the following metrics: calls, trends, call duration, and resolved calls. Last but not least, you’ll get feedback about customer satisfaction. You can read more about call center measurements here.

Read more

Business intelligence dashboard: BI dashboards help track core performance metrics in real-time. You can use PowerBI and Microsoft Excel for this purpose!

Web Analytics Dashboard

The web analytics dashboard tracks your site performance in real-time. First, define your key metrics like unique visitors, visits, page views, bounce rate, or average time on site. Then, compare the traffic by sources and track the referring sites, direct traffic, and other sources. Finally, discover the trend using sparklines! This Excel dashboard shows a summary based on 120 days.

Download the example.

Wrapping things up:

Everyone wants Excel Dashboard! The truth is that creating a dashboard in Excel is more than these ten steps. If you feel comfortable with the basics of Microsoft Excel Dashboards, then have a go at it.

In conclusion:

Use clearly defined goals.
Learn all about Excel formulas.
Build custom charts and be a power user.

This guide gives you a lot of stuff you can do on your dashboards. Go step by step, and success will follow. We hope that you enjoyed our article! Good luck, and stay tuned.

Each interactive Excel dashboard is compatible with Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 to Microsoft 365.

Additional resources and downloads:

Free Project Management Templates
Key Performance Indicators
Knowledge base on Wikipedia

Источник

Excel for Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 More…Less

A dashboard is a visual representation of key metrics that allow you to quickly view and analyze your data in one place. Dashboards not only provide consolidated data views, but a self-service business intelligence opportunity, where users are able to filter the data to display just what’s important to them. In the past, Excel reporting often required you to generate multiple reports for different people or departments depending on their needs.

Overview

In this topic, we’ll discuss how to use multiple PivotTables, PivotCharts and PivotTable tools to create a dynamic dashboard. Then we’ll give users the ability to quickly filter the data the way they want with Slicers and a Timeline, which allow your PivotTables and charts to automatically expand and contract to display only the information that users want to see. In addition, you can quickly refresh your dashboard when you add or update data. This makes it very handy because you only need to create the dashboard report once.

For this example, we’re going to create four PivotTables and charts from a single data source.

Once your dashboard is created, we’ll show you how to share it with people by creating a Microsoft Group. We also have an interactive Excel workbook that you can download and follow these steps on your own.

Download the Excel Dashboard tutorial workbook.

Get your data

You can copy and paste data directly into Excel, or you can set up a query from a data source. For this topic, we used the Sales Analysis query from the Northwind Traders template for Microsoft Access. If you want to use it, you can open Access and go to File > New > Search for «Northwind» and create the template database. Once you’ve done that you’ll be able to access any of the queries included in the template. We’ve already put this data into the Excel workbook for you, so there’s no need to worry if you don’t have Access.
Verify your data is structured properly, with no missing rows or columns. Each row should represent an individual record or item. For help with setting up a query, or if your data needs to be manipulated, see Get & Transform in Excel.
If it’s not already, format your data as an Excel Table. When you import from Access, the data will automatically be imported to a table.

Create PivotTables

Select any cell within your data range, and go to Insert > PivotTable > New Worksheet. See Create a PivotTable to analyze worksheet data for more details.
Add the PivotTable fields that you want, then format as desired. This PivotTable will be the basis for others, so you should spend some time making any necessary adjustments to style, report layout and general formatting now so you don’t have to do it multiple times. For more details, see: Design the layout and format of a PivotTable.

In this case, we created a top-level summary of sales by product category, and sorted by the Sales field in descending order.

See Sort data in a PivotTable or PivotChart for more details.
Once you’ve created your master PivotTable, select it, then copy and paste it as many times as necessary to empty areas in the worksheet. For our example, these PivotTables can change rows, but not columns so we placed them on the same row with a blank column in between each one. However, you might find that you need to place your PivotTables beneath each other if they can expand columns.

Important: PivotTables can’t overlap one another, so make sure that your design will allow enough space between them to allow for them to expand and contract as values are filtered, added or removed.

At this point you might want to give your PivotTables meaningful names, so you know what they do. Otherwise, Excel will name them PivotTable1, PivotTable2 and so on. You can select each one, then go to PivotTable Tools > Analyze > enter a new name in the PivotTable Name box. This will be important when it comes time to connect your PivotTables to Slicers and Timeline controls.

Create PivotCharts

Click anywhere in the first PivotTable and go to PivotTable Tools > Analyze > PivotChart > select a chart type. We chose a Combo chart with Sales as a Clustered Column chart, and % Total as a Line chart plotted on the Secondary axis.
Select the chart, then size and format as desired from the PivotChart Tools tab. For more details see our series on Formatting charts.
Repeat for each of the remaining PivotTables.
Now is a good time to rename your PivotCharts too. Go to PivotChart Tools > Analyze > enter a new name in the Chart Name box.

Add Slicers and a Timeline

Slicers and Timelines allow you to quickly filter your PivotTables and PivotCharts, so you can see just the information that’s meaningful to you.

Select any PivotTable and go to PivotTable Tools > Analyze > Filter > Insert Slicer, then check each item you want to use for a slicer. For this dashboard, we selected Category, Product Name, Employee and Customer Name. When you click OK, the slicers will be added to the middle of the screen, stacked on top of each other, so you’ll need to arrange and resize them as necessary.
Slicer Options – If you click on any slicer, you can go to Slicer Tools > Options and select various options, like Style and how many columns are displayed. You can align multiple slicers by selecting them with Ctrl+Left-click, then use the Align tools on the Slicer Tools tab.
Slicer Connections — Slicers will only be connected to the PivotTable you used to create them, so you need to select each Slicer then go to Slicer Tools > Options > Report Connections and check which PivotTables you want connected to each. Slicers and Timelines can control PivotTables on any worksheet, even if the worksheet is hidden.
Add a Timeline – Select any PivotTable and go to PivotTable Tools > Analyze > Filter > Insert Timeline, then check each item you want to use. For this dashboard, we selected Order Date.
Timeline Options – Click on the Timeline, and go to Timeline Tools > Options and select options like Style, Header and Caption. Select the Report Connections option to link the timeline to the PivotTables of your choice.

Learn more about Slicers and Timeline controls.

Next steps

Your dashboard is now functionally complete, but you probably still need to arrange it the way you want and make final adjustments. For instance, you might want to add a report title, or a background. For our dashboard, we added shapes around the PivotTables and turned off Headings and Gridlines from the View tab.

Make sure to test each of your slicers and timelines to make sure that your PivotTables and PivotCharts behave appropriately. You may find situations where certain selections cause issues if one PivotTable wants to adjust and overlap another, which it can’t do and will display an error message. These issues should be corrected before you distribute your dashboard.

Once you’re done setting up your dashboard, you can click the “Share a Dashboard” tab at the top of this topic to learn how to distribute it.

Congratulations on creating your dashboard! In this step we’ll show you how to set up a Microsoft Group to share your dashboard. What we’re going to do is pin your dashboard to the top of your group’s document library in SharePoint, so your users can easily access it at any time.

Store your dashboard in the group

If you haven’t already saved your dashboard workbook in the group you’ll want to move it there. If it’s already in the group’s files library then you can skip this step.

Go to your group in either Outlook 2016 or Outlook on the web.
Click Files in the ribbon to access the group’s document library.
Click the Upload button on the ribbon and upload your dashboard workbook to the document library.

Add it to your group’s SharePoint Online team site

If you accessed the document library from Outlook 2016, click Home on the navigation pane on the left. If you accessed the document library from Outlook on the web, click More > Site from the right end of the ribbon.
Click Documents from the navigation pane at the left.
Find your dashboard workbook and click the selection circle just to the left of its name.
When you have the dashboard workbook selected, choose Pin to top on the ribbon.

Now whenever your users come to the Documents page of your SharePoint Online team site your dashboard worksheet will be right there at the top. They can click on it and easily access the current version of the dashboard.

Tip: Your users can also access your group document library, including your dashboard workbook, via the Outlook Groups mobile app.

Got questions we didn’t answer here?

Visit the Microsoft Answers Community.

We’re listening!

This article was last reviewed by Ben and Chris on March 16th, 2017 as a result of your feedback. If you found it helpful, and especially if you didn’t, please use the feedback controls below and leave us some constructive feedback, so we can continue to make it better. Thanks!

Need more help?

Источник

An Excel Dashboard can be an amazing tool when it comes to tracking KPIs, comparing data points, and getting data-backed views that can help management make decisions.

In this tutorial, you will learn how to create an Excel dashboard, best practices to follow while creating one, features and tools you can use in Excel, things to avoid at all costs, and recommended training material.

What is an Excel Dashboard and how does it differ from a report?
How to Create an Excel Dashboard?
- Things to Do Before You Even Start Creating an Excel Dashboard
- Getting the Data in Excel
- Outlining the Structure of the Dashboard
- Excel Table – The Secret Sauce of an Efficient Excel Dashboard
- Important Excel Functions for Dashboards
- Interactive Tools to Make Your Excel Dashboard Awesome
- Using Excel Charts to Visualize Data in an Excel Dashboard
Excel Dashboards Do’s and Don’ts
Dashboard Examples
- Excel KPI Dashboard
- Call Center Performance Dashboard
- EPL Season visualized in an Excel Dashboard
Recommended Dashboard Training

What is an Excel Dashboard and how does it differ from a report?

Let’s first understand what is an Excel dashboard.

An Excel dashboard is one-pager (mostly, but not always necessary) that helps managers and business leaders in tracking key KPIs or metrics and take a decision based on it. It contains charts/tables/views that are backed by data.

A dashboard is often called a report, however, not all reports are dashboards.

Here is the difference:

A report would only collect and show data in a single place. For example, if a manager wants to know how the sales have grown over the last period and which region were the most profitable, a report would not be able to answer it. It would simply report all the relevant sales data. These reports are then used to create dashboards (in Excel or PowerPoint) that will aid in decision making.
A dashboard, on the other hand, would instantly answer important questions such which regions are performing better and which products should the management focus on. These dashboards could be static or interactive (where the user can make selections and change views and the data would dynamically update).

Now that we have an understanding of what a dashboard is, let’s dive in and learn how to create a dashboard in Excel.

How to Create an Excel Dashboard?

Creating an Excel Dashboard is a multi-step process and there are some key things you need to keep in mind when creating it.

Even before you launch Excel, you need to be clear about the objectives of the dashboard.

For example, if you’re creating a KPI dashboard to track financial KPIs of a company, your objective would be to show the comparison of the current period with the past period(s).

Similarly, if you’re creating a dashboard for Human Resources department to track the employee training, then the objective would be to show how many employees have been trained and how many needs to be trained to reach the target.

Things to Do Before You Even Start Creating an Excel Dashboard

A lot of people start working on the dashboard as soon as they get their hands on the data.

And in most cases, they bring upon them the misery of reworking on the dashboard as the client/stakeholder objectives are not met.

Below are some of the questions you must have answered before you start building an Excel Dashboard:

Q: What is the Purpose of the Dashboard?

The first thing to do as soon as you get the data (or even before getting the data), is to get clarity on what your stakeholder wants. Be clear on what purpose the dashboard needs to serve.

Is it to track KPIs just one time, or on a regular basis? Does it need to track the KPIs for the whole company or division-wise?. Asking the right questions would help you understand what data you need and how to design the dashboard.

Q: What are the data sources?

Always know where the data comes from and in what format. In one of my projects, the data was provided as PDF files in the Spanish language. This completely changed the scope and most of our time was sucked up in manually culling the data. Here are the questions you should ask: Who owns the data? In what format will you get the data? How frequently does the data update?

Q: Who will use this Excel Dashboard?

A manager would probably only be interested in the insights your dashboard provides, however, some data analysts in his team may need a more detailed view. Based on who uses your dashboard, you need to structure the data and the final output.

Q: How frequently does the Excel Dashboard need to be updated?

If your dashboards are to be updated weekly or monthly, you are better off creating a plug-and-play model (where you simply copy-paste the data and it would automatically update). If it’s a one-time exercise only, you can leave out some automation and do that manually.

Q: What version of Office does the client/stakeholder uses?

It’s better to not assume that the client/stakeholder has the latest version of MS Office. I once created a dashboard only to know that my stakeholder was using Excel 2003. This led to some rework as the IFERROR function doesn’t work in Excel 2003 version (which I had used extensively when creating the dashboard).

Getting the Data in Excel

Once you have a good idea of what you need to create, the next steps are to get your hands on the data and getting it in Excel.

Your life is easy when your client gives you Data in Excel, however, if that is not the case, you need to figure out an efficient way to get it in Excel.

If you’re supplied with CSV files or Text files, you can easily convert these in Excel. If you have access to a database that stores the data, you can create a connection and update it indirectly.

Once you have the data, you need to clean it and standardize it.

For example, you may need to get rid of leading, trailing, or double spaces, find and remove duplicates, remove blanks and errors, and so on.

In some cases, you may even need to restructure data (for example say you need to create a Pivot table).

These steps would depend on the project and how your data looks in Excel.

Outlining the Structure of the Dashboard

Once you have the data in Excel, you will know exactly what you can and can not use in your Excel dashboard.

At this stage, it’s a good idea to circle back with your stakeholders with an outline of the Excel dashboard.

As a best practice, I create a simple outline in PowerPoint along with additional notes. The purpose of this step is to make sure your stakeholder understands what kind of dashboard he/she can expect with the available data.

It also helps as the stakeholder may suggest changes that would add more value to him.

Here is an example of a sample outline I created for one of the KPI dashboards:

Once you have the outline worked out, it’s time to start creating the Excel dashboard.

As a best practice, divide your Excel workbook into three parts (these are the worksheets that I create with the same name):

Data – This could be one or more than one worksheet that contain the raw data.
Calculations – This is where you do all the calculations. Again, you may have one or more than one sheet for calculations.
Dashboard – This is the sheet that has the dashboard. In most of the cases, it is a single page view that shows analysis/insights backed by data.

Excel Table – The Secret Sauce of an Efficient Excel Dashboard

The first thing I do with the raw data is to convert it into an Excel Table.

Excel Table offers many advantages that are crucial while creating an Excel dashboard.

To convert tabular data into an Excel table, select the data and go to the Insert tab and click on the Table icon.

Here are the benefits of using an Excel Table for your dashboard:

When you convert a tabular data set into an Excel table, you don’t need to worry about data getting changed at a later stage. Even if you get additional data, you can simply add it to the table without worrying about the formulas getting screwed up. This is really helpful when I create plug-and-play dashboards.
With an Excel Table, you can use the names of the columns instead of the reference. For example, instead is C2:C1000, you can use ‘Sales’.

Important Excel Functions for Dashboards

You can create a lot of good interactive Excel dashboards by just using Excel formulas.

When you make a selection from a drop-down list, or use a scroll bar or select a checkbox, there are formulas that update based on the results and give you the updated data/view in the dashboard.

Here are my top five Excel functions for Excel Dashboards:

SUMPRODUCT Function: It’s my favorite function while creating an interactive Excel dashboard. It allows me to do complex calculations when there are many variables. For example, suppose I have a sales dashboard and I want to know what were the sales done by the rep Bob in the third quarter in the East region. I can simply create a SUMPRODUCT formula for this.
INDEX/MATCH Function: I am a big proponent of using the combination of INDEX and MATCH formula for looking up data in Excel Dashboards. You can also use the VLOOKUP function, but I find INDEX/MATCH to be a better choice.
IFERROR Function: When doing calculations on the raw data, you’ll often end up with errors. I use IFERROR extensively to hide errors in the dashboard (and many times in the raw data as well).
TEXT Function: If you want to create dynamic headlines or titles, you need to use the TEXT function for it.
ROWS/COLUMNS Function: I use these often when I have to copy a formula and one of the arguments needs to increment as we go down/right of the cell.

Things to keep in mind when working with formulas in an Excel Dashboard:

Avoid using volatile formulas (such as OFFSET, NOW, TODAY, and so on..). These will slow down your workbook.
Remove unnecessary formulas. If you have some additional formulas in the calculation sheet, remove these while finalizing the dashboard.
Use helper columns as it may help you avoid long array formulas.

Interactive Tools to Make Your Excel Dashboard Awesome

There are many interactive tools that you can use to make your Excel dashboard dynamic and user-friendly.

Here are some of these I use regularly:

Scroll Bars: Use scroll bars to save your workbook real estate. For example, if you have 100 rows of data, you can use a scrollbar with only 10 rows in the dashboard. A user can use the scroll bar if he/she wished to have a look at the entire data set.
Check Boxes: CheckBoxes allow you to make selections and update the dashboard. For example, suppose I have a training dashboard and I am the company’s CEO, I would want to look at the overall company dashboard. But if I am the sales head, I would only want to look at the performance of my department. In such a case, you can create a dashboard with checkboxes for different divisions of the company.
Drop Down List: A drop-down list allows a user to make an exclusive selection. You can use these drop-down selections to update the dashboard. For example, if you are showing data by department, you can have the department names in the drop-down.

Using Excel Charts to Visualize Data in an Excel Dashboard

Charts not only make your Excel dashboard visually appealing but also make it easy to consume and interpret.

Here are some tips while using charts in an Excel Dashboard:

Select the right Chart: Excel gives you a lot of charting options and you need to use the right chart. For example, if you have to show a trend, you need to use a line chart, but if you want to highlight the actual values, a bar/column chart could be the right choice. While a lot of experts advise against using a pie chart, I would suggest you use your discretion. If your audience is used to seeing pie charts, you may as well use these.
Use combination charts: I highly recommend using combination charts as these allow the user to compare values and draw meaning insights. For example, you can show the sales figure as a column chart and growth as a line chart.

Use dynamic charts: If you want to allow the user to make selections and want the chart to update with it, use dynamic charts. Now a dynamic chart is nothing but a regular chart whose data updates in the back-end when you make selections.

Use Sparklines to make your data more meaningful: If you have a lot of data in your dashboard/report, you can consider using Sparklines to make it visual. A sparkline is a tiny chart that resides in a cell and can be created using a data set. These are useful when you want to show a trend over time and at the same time save space on your dashboard. You can learn more about Excel Sparklines here.
Use contrasting colors to highlight data: This is a generic charting tip where you should highlight data in a chart so it’s easy to understand. For example, if you have sales data, you can highlight the year with a lowest sales value in red.

You can browse through some of my charting tutorials here.

Also, if you want to get more advanced in Excel charting, I recommend you visit the blog by Excel charting expert Jon Peltier.

Excel Dashboards Do’s and Don’ts

Let’s first start with the Dont’s!

Here are some of the things I recommend you avoid while creating an Excel dashboard. Again these would vary based on your project and stakeholder but are valid in most of the cases.

Don’t Clutter Your Dashboards: Just because you have data and charts doesn’t mean it should go in your dashboard. Remember the objective of the dashboard is to help identify a problem or aid in taking decisions. So keep it relevant and remove everything that doesn’t belong there. I often ask myself if something is just good to have to absolutely must-have. Then I go ahead and remove all the good-to-haves.
Don’t use volatile formulas: As it will slow down the calculations.
Don’t keep extra data in your workbook: If you need that data, create a copy of the dashboard and keep it as the backup.

Now let’s have a look at some Do’s (or best practices)

Numbering your Charts/Section: Your dashboard is not just a random set of charts and data points. Instead, it’s a story where one thing leads to the other. You need to make sure your audience follows the steps in the right order, and therefore it’s best to number these. While you may be able to guide them when you’re presenting live, it’s a great help when someone uses your dashboard at a later stage or takes a print out of it.
Restrict Movement in the dashboard area: Hide all rows/columns to make sure the user doesn’t accidentally scroll away.
Freeze Important rows/column: Use freeze panes when you want some rows/columns to be always visible on the dashboard.
Make Shapes/Charts Stick: Make sure your shapes/charts or interactive controls don’t hide or resize when someone hides/resizes the cells. You can also use the Excel Camera tool to take a snapshot of charts/tables and place it in the Excel dashboard (these images are dynamic and update when the back-end chart/table updates).
Provide a User Guide: If you have a complex dashboard, it’s a good idea to create a separate worksheet and highlight the steps. It will help people use your dashboard even when you’re not there.
Save Space with Combination Charts: Use combination charts (such as bullet charts, thermometer charts, and actual vs target charts) to save your worksheet space.
Use Symbols & Conditional Formatting: Use symbols (such as up/down arrows or check-mark/cross-mark) and conditional formatting to add a layer of analysis to your dashboard (but don’t overdo it either).

Want to create professional dashboards in Excel? Check out the Online Excel Dashboard course where I show you everything about creating a world-class Excel Dashboard.

Dashboard Examples

Here are some cool Excel dashboard examples that you can download and play with.

Excel KPI Dashboard

You can use this dashboard to track KPIs of various companies and then use bullet charts to deep dive into the individual company’s performance.

Click here to download this KPI Dashboard.

If you’re interested in learning how to create this KPI dashboard – click here.

Call Center Performance Dashboard

You can use this dashboard to track key KPIs of a call center. From this dashboard, you can learn how to create combination charts, how to highlight specific data points in charts, how to sort using radio buttons, etc.

Click here to download the dashboard.

You can read more about this dashboard here.

EPL Season visualized in an Excel Dashboard

In this dashboard, you will learn how to use VBA in Excel dashboards. In this dashboard, the details of the games update when you double click on the cells on the left. It also uses VBA to show a help menu to guide the user in using this dashboard.

Click here to download the EPL dashboard.

You can read more about this dashboard here.

Recommended Dashboard Training

If want to learn how to create world-class professional dashboards in Excel, check out my FREE Online Excel Dashboard Course.

Other articles you may also like:

20 Advanced Excel Functions and Formulas (for Excel Pros)

Источник

В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.

Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel. Статья будет полезна всем, кто начинает знакомство с этим мощным инструментом аналитики данных.

Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.

Основные задачи дашборда:

представить набор данных максимально наглядным и понятным;
держать под контролем ключевые бизнес―показатели;
находить взаимосвязи, выявлять негативные и положительные тенденции, находить слабые места в организации рабочих процессов;
давать оперативную сводку в режиме реального времени.

Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.

Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.

Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.

Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.

Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.

Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.

Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:

срезы и временные шкалы в сводных таблицах ― эти инструменты упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом: например, можно более детально посмотреть данные по конкретному менеджеру или заказчику за определённый период времени или в разрезе каналов продаж.
выпадающие списки, формулы и условное форматирование — использование таких приёмов удобно, когда много разных таблиц и построить сводные таблицы невозможно;
спарклайны, мини-диаграммы в ячейках, тепловые карты в аналитических таблицах — такой способ чаще всего подходит для тактических целей специалистов или аналитиков, а не для стратегических целей руководителя.

Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.

Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.

Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.

Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.

Пример плоской таблицы:

В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.

Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.

Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.

Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.

Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:

Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.

Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.

Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:

— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.

Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.

Должно получиться вот так:

Также построим таблицу для ключевых показателей «Продажи», «Средний чек», «Количество продаж»:

Чтобы в дальнейшем было проще ориентироваться при подключении срезов, присвоим сводным таблицам понятное имя. Для этого перейдём на ленте в раздел Анализ сводной таблицы → Сводные таблицы → в поле Имя укажем название таблицы.

В нашем дашборде будем использовать три типа диаграмм:

график с маркерами для отражения динамики продаж;
линейчатую диаграмму для отражения структуры продаж по товарам;
кольцевую — для отражения структуры продаж по складам.

Выделим диапазон таблицы, перейдём на ленте в раздел Вставка → Диаграммы → Вставка диаграммы → Выберем нужный тип диаграммы → ОК:

Отредактируем диаграммы: добавим названия и подписи данных, скроем кнопки полей, изменим цвет диаграмм, уменьшим боковой зазор, уберём лишние элементы — линии сетки, легенду, нули после запятой у подписей данных. Поменяем порядок категорий на линейчатой диаграмме.

… и распределим их согласно выбранному на втором шаге макету:

После размещения диаграмм необходимо вставить поля с ключевыми показателями: перейдём на ленте в раздел Вставка ⟶ Фигуры и вставим 3 текстбокса:

Далее сделаем заливку и подпишем каждый блок:

Значения ключевых показателей из сводных таблиц вставим также через текстбоксы — разместим их посередине текстбоксов с названиями KPI. Но прежде в нашем примере сократим значение «Продажи» до миллионов при помощи такого приёма: в сводной таблице рядом с ячейкой со значением поставим формулу с делением этого значения
на 1 000:

… и сошлёмся уже на эту ячейку:

То же самое проделаем с другими значениями: выделим текстбокс и сошлёмся через поле «Вставить функцию» на короткое значение в сводной таблице:

Попробуете себя в роли аналитика в крупной ритейл-компании и поможете принять взвешенные решения об открытии новых точек продаж
Научитесь основам работы с инструментами визуализации данных и решите 4 реальных задачи бизнеса
4 задачи — 4 инструмента: DataLens, Excel, Power BI,
Tableau

Срез ― это графический элемент в виде кнопки для представления интерактивного фильтра таблиц и диаграмм. При нажатии на эти кнопки дашборд будет перестраиваться в зависимости от выбранного фильтра.

Эта функция доступна в версиях Excel после 2010 года. Если нет возможности сделать срезы, можно воспользоваться выпадающим списком.

Для создания срезов выделяем любую ячейку сводной таблицы, переходим на ленте в раздел Анализ сводной таблицы ⟶ Вставить срез ⟶ поставим галочки в поля «Год», «Менеджер», «Заказчик», чтобы в дальнейшем можно было фильтровать данные по этим категориям.

Если срез не работает и при нажатии на кнопки фильтра данные не меняются, подключаем его к нужным сводным таблицам: выделяем срез, кликаем правой кнопкой мыши, выбираем в меню Подключение к отчётам и ставим галочки на требуемых таблицах.

Повторяем эти действия с каждым срезом.

— и располагаем их слева согласно выбранной структуре.

Дашборд готов. Осталось оформить его в едином стиле, подобрать цветовую палитру в корпоративных цветах, выровнять блоки по сетке — и показать коллегам, как пользоваться.

Итак, вот так выглядит наш дашборд для руководителя отдела продаж:

Мы построили самый простой дашборд. Если углубиться в эту тему, то можно использовать сложные диаграммы, настраивать пользовательские форматы срезов, экспериментировать с макетом, вставлять картинки и логотип.

Немного практики — и дашборд может выглядеть так:

Не стоит бояться неизвестного — нужно просто начать делать, чтобы понять, что сложные вещи на самом деле не такие и сложные.

Принцип «от простого к сложному» — самый верный. Когда строят интерактивный дашборд впервые, многие испытывают искреннее восхищение. При нажатии на срезы дашборд перестраивается — очень похоже на магию. Желаем тоже испытать эти ощущения!

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник

In this article, we’ll walk you through how to make a dashboard in Excel from scratch. We’ve also included a free dashboard Excel template that you can download.

Included on this page, you’ll find best practices for researching and building your dashboard, step-by-step instructions on how to make an Excel dashboard, and dashboard dos and don’ts.

What Is a Dashboard?

Dashboards track KPIs, metrics, and other data points in one visual, central place. They give you a high-level view of work, helping you make quick decisions and keeping everyone up to date. A dashboard’s visual nature simplifies complex data and provides an at-a-glance view of current status or performance in real time.

Dashboards are made up of tables, charts, gauges, and numbers. They can be used in any industry, for almost any purpose. For example, you could make a project dashboard, financial dashboard, marketing dashboard, and more.

Tired of static spreadsheets? We were, too.

Although Microsoft Excel is familiar, you were never meant to manage work with it. See how Excel and Smartsheet compare across five factors: work management, collaboration, visibility, accessibility, and integrations.

Watch the full comparison

Before Building the Dashboard: Research, Questions, & Things to Consider

Before you start building your dashboard, first take some time to reflect on why you need a dashboard, what purpose it will serve, where the data will come from, and what you capabilities you do and don’t need.

It might also be helpful to mockup your Excel dashboard on a piece of paper. Draw boxes for each data type to get a sense of the layout and add quick sketches of the type of graphs you want to include. This mockup will help get everyone on the same page and let you get approval from stakeholders before you start spending time and money on the actual dashboard.

Questions to Ask Yourself

Why are you creating this dashboard? Are you trying to prove or disprove a hypothesis? Is this dashboard for a specific task, like showing status of a project, or does it need to achieve a broader goal, like measuring business performance? Understanding why you are building the dashboard will help guide the design and data.
Do you need to track certain KPIs? Your dashboard should only highlight data that adds value. Make sure you understand the most important KPIs and create the dashboard around those metrics. Anything outside those main KPIs aren’t necessary.
Who needs to see the dashboard? Is this for a colleague, manager, stakeholder, external vendor, or C-level executive? How do these people prefer to digest information? How much time do they have to look at this dashboard? Think about who you’re making the dashboard for and keep their preferences in mind.
Where will the data come from? Do you need to manually import data into your dashboard or will you use an integration or connector to automatically sync and refresh data? What other tools do you use to gather data?
How up to date does the dashboard need to be? Can you update your dashboard weekly or monthly, or does it always need to show real-time, updated information? Depending on what you chose, this will change the way you build your dashboard.
What format does the dashboard need to be in? Are you emailing a static dashboard or providing a link to a dynamic one? Does the dashboard need to be embedded in presentations or decks? Do you want to share read-only access or do you want to provide editing capabilities to certain people?

Things to Consider: How to Design the Dashboard

Dashboard elements: What do you want to include on your dashboard? You can choose from static tables, pivot tables, dynamic charts, Excel gauge widgets, or non-charting objects, like auto-shape objects. Do you want to add a lot of small charts or a couple big charts? Identifying the elements you want to add to your dashboard will help you group similar data together and give you an idea of the layout.
Dashboard background color: How much color do you want to incorporate in your dashboard? Do you want to add a dashboard background color to make the dashboard elements pop? Do you want to color-code similar charts?
Enhancing the dashboard UI: How important is ease of use? Do you want to spend time enhancing the dashboard UI? You could add hierarchy to the layout for easy navigation, add drop-down lists, add labels to each graph with auto-shape objects, or use freeze panes to prevent users from scrolling.

Using PowerPoint and Excel

You could also make an interactive dashboard with PowerPoint. Adding interactivity to a pure Excel dashboard can be challenging, and usually requires Macros (or VBAs), the programming language used within Excel. However, if you add the charts and dashboard components you create in Excel to PowerPoint, you can easily add an interactive element.

For example, you could create five pie charts showing the exact same data over the course of five years. If you add one pie chart to each PowerPoint slide, you can move through these slides and the chart will look like it’s in motion.

Using PowerPoint and Excel together also makes it easy to share your dashboard. You can simply save the dashboard as PowerPoint Show and email it to colleagues.

Free Project Dashboard Template in Excel

Download Project Dashboard Template

Download a free project management dashboard template in Excel. This template includes a Gantt chart and three other charts to visualize resource allocation, open and pending actions, and project budget. There is also a pivot table showing the level of at-risk tasks for each project.

There are two tabs in the template; one tab for the dashboard and one tab for the raw data. In the Raw Data sheet, you can add your own project information and the charts will automatically update.

Note: When you add your own dates to the table, the Gantt chart will add a lot of white space to the beginning of the chart and will still show dates much earlier than the ones in your table. You can fix this by clicking on a date at the top of your Gantt chart and click on the box that appears around the dates. Right-click and select Format Axis. In the pop-up box, select Scale. Adjust the number in the box labeled Minimum. You’ll have to input numbers incrementally to adjust the spacing and get it to look the way you want.

How to Make a Dashboard in Excel

Here’s a step-by-step Excel dashboard tutorial:

1. How to Bring Data into Excel

Before creating dashboards in Excel, you need to import the data into Excel. You can copy and paste the data, or if you use CommCare, you can create an Excel Connection to your export. But, the best way is to use ODBC (or Live Data Connector). ODBC can connect your apps to Excel, passing real-time data from your app to Excel. As data is updated in your app, your Excel dashboard will also be updated to reflect the latest information. This is a perfect option if you track and store data in another place, and prefer creating a dashboard in Excel. Data can be imported two different ways: in a flat file or a pivot table.

2. Set Up Your Excel Dashboard File

Once you have added your data, you need to structure your workbook. Open a new Excel Workbook and create two to three sheets (two to three tabs). You could have one sheet for your dashboard and one sheet for the raw data (so you can hide the raw data). This will keep your Excel workbook organized. In this example, we’ll have two tabs.

3. Create a Table with Raw Data

In the Raw Data sheet, import or copy and paste your data. Make sure the information is in a tabular format. This means that each item or data point lives in one cell.
In this example, we’re adding columns for Project Name, Timeline, Number of Team Members, Budget, Risks, Open Tasks, and Pending Actions.

If needed, you can use a formula to automatically add all the values in a column. We will do this for our Budget, Risks, Open, and Pending Actions columns. Click on an empty cell at the bottom of the column, and type =SUM(. After the open parenthesis, click the first cell in the column and drag your mouse down to the last cell. Then, add a close parenthesis to your formula. Repeat as necessary.

4. Analyze the Data

Before building the dashboard, take some time to look at your data and figure out what you want to highlight. Do you need to display all the information? What kind of story are you trying to communicate? Do you need to add or remove any data?

Once you have an idea of your dashboard’s purpose, think about the different tools you can use. Options include:

Excel formulas like SUMIF, OFFSET, COUNT, VLOOKUP, GETPIVOTDATA and others
Pivot tables
Excel tables
Data validation
Auto-shapes
Named ranges
Conditional formatting
Charts
Excel dashboard widgets
Macros

Don’t worry, you don’t need to know how to use every single one of these Excel tools. With some basic knowledge of charts and pivot tables, you can make a beautiful Excel dashboard.

5. Build the Dashboard

Add a Gantt Chart

We’ll add a Gantt chart to visually show your project timeline.

Go to your Dashboard sheet and click Insert.
In the Charts section, click the bar chart icon and select the second option.

You’ll now have to link this bar chart to the Project Name, Start Date, and Duration columns in your Raw Data sheet.
For complete step-by-step instructions on how to create a Gantt chart in Excel, click here.

Create and Format Charts

In your Dashboard sheet, click Insert and select the kind of chart you’d like to make. For this first example, we’ll create a column chart.
Right-click on the chart and click Select Data.
Click Add in Legend Entries (Series).
In the Series name field, click the title of the column you want to add on the Raw Data sheet. Hit enter.
In the Series values field, select all the data in that corresponding column. Hit enter and then click Ok.
You’ll notice that your X-axis is not correctly labeled. To fix this, click Edit in the Horizontal (Category) Axis Labels and in the Raw Data Sheet, select what you’d like to display on the X-axis.

To add a title to your chart, select your chart and click the Design tab.
Click Add Chart Element > Chart Title > Above Chart.

Type your title in the text field on the chart.
Repeat this process for any other charts you want to create.

Insert PivotTables

A pivot table allows you to extract and highlight the most important information from a large data set.

Here’s how to insert a pivot table:

Go to your Dashboard sheet and on the Insert tab, click the PivotTable button.

A pop-up box will appear. In the Table/Range field, click the icon at the end and and select your whole data table from your Raw Data sheet. Click Ok.

The PivotTable Field List will appear on the right side of your screen. Select which subsets of data you would like to include in your pivot table by clicking the boxes.

If you’d like to include another pivot table in your dashboard, repeat steps 1-3.

6. Customize with Macros, Color, and More

Now that you have the elements of your dashboard in place, it’s time to customize the layout, colors, and typography, and add animation if you feel comfortable.

Customize Chart Colors and Font

Click on the section(s) of the chart where you’d like to change the color.
In the Home tab, in the Font group, click the paint bucket icon and select the color you’d like to add.
If you want to add a background color to a chart, right-click on the chart and select Format Chart. Under Fill, click Solid Fill and choose the background color from the paint bucket icon in the Font group.
If you want to change your chart titles, click on a chart title and in the Font group, you can select your font type, size, and color.
To add a title to your dashboard, put your cursor in the upper-right cell (A1) right-click, and select Insert > Entire Row. Do this a couple times until you have space to add a title. Then, select a couple cells in the first empty row and in the Alignment group, click Merge and Center. You now have space to add your dashboard title.

Create a Dynamic Chart

If you want to add interactivity to your dashboard, you have a couple different options.

Drop-down list/data validation list: If you have an advanced knowledge of Excel and understand VLOOKUP and formulas, you can use a drop-down list (also known as a data validation list) to create interactive charts. With this drop-down list, viewers can select the criteria they want to filter on and the chart will automatically change to reflect that criteria. For more information on creating a data validation list with VLOOKUP, click here.
Macros: You can write a Macro using Excel’s coding language (called Visual Basic) to automate a task. For example, instead of manually sifting through a lot of data and moving data to different sheets, a Macro can automate the process for you. You can also use Macros to create a button on your dashboard. When you click that button and select a certain criteria, all the charts will automatically change to represent that specific criteria.
Slicers: If you want to add another layer of filtering to your pivot table, you can use slicers. Slicers are visual filters and with just one click, you can filter the pivot table report (a report filter requires several clicks to filter). Slicers contain a set of buttons that let you filter the data and also show you which filter you are viewing. You can use these slicers to create an interactive chart. Set up a pivot table and add a slicer for a certain filter/criteria. Create a chart from the pivot table and move the slicer next to the chart. Now, when you select different buttons on your slicer, your chart will change dynamically.

For a comprehensive list of the best dashboard templates, visit Sample Dashboard Templates Roundup.

How to Make a Dashboard in Smartsheet

Smartsheet is an enterprise work management platform that fundamentally changes the way teams, leaders, and businesses get work done. Over 74,000 brands and millions of information workers trust Smartsheet as the best way to plan, track, automate, and report on work.

Making good business decisions requires having the right information available at the right time. With dashboards in Smartsheet, you’ll have real-time visibility into work progress to make better decisions and keep your teams on the same page every step of the way.

The configurable, widget-driven dashboards enable users to highlight the information that’s most relevant to their business — without the need for technical support. Know the status of your business at a glance, gain insights, and accelerate your team’s innovation all in one platform.

Before you start building a dashboard, there are three factors you must determine.

1. Your purpose: Is this dashboard for a single project, multiple projects, or a general information hub?

2. Your audience: Are you building a dashboard for yourself, your team, middle management, or a C-level executive?

3. Your data: What data and information will be most useful for your audience?

Learn how to get started with Smartsheet dashboards.

Watch the Demo

Dashboard Dos and Don’ts

Here are some general dashboard advice and tips:

Keep it simple, stupid (KISS): A simple, easy-to-understand dashboard is much more effective than a “pretty” dashboard. Avoid the temptation to add 3D effects, gradients, extra shapes, and other bells and whistles. Instead, use magazine formatting. Look at the charts and tables from business magazines and adopt their simplicity and readability.
Use freeze panes: You can use freeze panes to make your dashboard more easily navigable. You can freeze all your rows so that viewers can see your whole dashboard in one view, without scrolling. You can also freeze headings in the top rows so that the headings are visible, even when you scroll down the dashboard.
Add alerts for important information: If you want to highlight a certain aspect of your dashboard or quickly convey status, add alerts (or red, yellow, green balls). You can use these traffic light symbols with conditional formatting, so they automatically update based on the values in your table.
Use shapes and charts together: The layout of your dashboard can get repetitive if you have multiple charts all in the same box layout. You can add visual interest and hierarchy to your dashboard by inserting a shape (like a rectangle, circle, etc) and then putting your chart on top of that shape.
Use different tabs: Keep your dashboard organized by using different sheets for different things. For example, one tab will hold the dashboard itself and another tab will hold the raw data that populates the dashboard.

What Not to Do with Excel Charts and Dashboards

Bold, bright colors: Don’t add a rainbow-themed color palette to your dashboard in hopes of making it look more “fun.” These bright colors distract from the important information. Instead, use muted colors and only add stronger colors to highlight key items.
Crowded layout: Don’t include every possible data set or chart to your dashboard. Too much data will overwhelm the viewer and end up hiding the really important information. If you end up with a crowded dashboard, take a step back and reevaluate if everything is necessary. All the data should support the single purpose of your dashboard.
Lack of focus: A crowded layout and lack of focus usually go hand-in-hand. Make sure all your charts are supporting the same purpose or hypothesis and cut out all the extras. The data should tell the same story.

Common Questions About Dashboards

Q: Should you use Excel gauges/speedometer charts?

A gauge chart (or speedometer chart) combines the doughnut chart and pie chart into one, resembling the speedometer in a car. However, they tend to be too simple and they can lack context. And, they’re not good at visualizing the status of one metric. Instead of a gauge chart, try a bullet chart (or thermometer chart). A bullet chart shows all the same information, but with more context. Bullet charts are an easy-to-digest, linear chart that shows a lot of data in a small space.

Q: How do you select the right chart based on your data?

Identify the purpose of the chart. When you understand why you need to create a chart, you’ll be able to select the best chart type for that reason. Be sure to focus on only one message; if you try to convey too many things in one chart, it’ll become hard to read.

If you want to compare things, you may choose a bar chart, pie chart, line chart, or scatter plot. If you want to show distribution, you may go with a column chart, scatter plot or line chart. If you want to show trends over time, a line chart is a great option. Or, if you want to represent parts of a whole, a pie chart would work well.

Q: Should you use pie charts?

Many visualization experts hate pie charts. When comparing multiple factors, the data isn’t immediately understandable nor digestible. There may be ten data points on the pie chart and while you may be able to identify the biggest chunk of the pie, it’s hard to understand how all the other data points relate. We’re just not good at comparing slices of a circle. On the other hand, with a bar chart, we compare the endpoints. They’re all aligned at a common baseline and it’s easy to understand the relative size. You can see which segment is larger and how much larger than other segments.

This doesn’t mean you should avoid pie charts 100% of the time. However, you should be aware that it’s very easy to default to the pie chart. Try and only use a pie chart when you’re comparing two to three different data points with very different amounts of information.

Q: How do you show budget vs actual performance?

There are a number of different ways to show budget vs actual performance with charts. You could use a bullet chart, an area chart, a line chart, a column chart with markers, RYG (red, yellow, green) balls in a table, or pie charts in a table.

Q: How do you publish Excel dashboards to the web or send your dashboard to others?

You can save an Excel dashboard to a static web page, save the Excel sheet as a PDF and upload it to your company Intranet, or add the file to Dropbox or another cloud storage tool and share the link.

If you don’t need the Excel dashboard to live on the web, you can send it via email.

Different Kinds of Dashboard Templates

You can create a dashboard for almost anything. Here are some examples of the most common kinds of dashboards in organizations today:

Web analytics dashboard: Track your website’s performance in real time with a web analytics dashboard. You can include metrics like visitors, bounce rate, average time on site, or average page views. You can also add referral traffic data (social, organic, search, referral, or paid).
Sales tracking dashboard: Get the big picture view of all sales activities and progress. You can track sales pipeline activity, key metrics, status, and add charts like a sales forecast chart. Once you have all sales metrics in one place, you can then analyze by pipeline stage or sales rep to identify potential gaps early on.
HR analytics dashboard: Consolidate all HR activities, projects, and timelines into one view with a dashboard. You can check status on hiring and onboarding, employee programs, and department spend.
SEO analytics dashboard: Track keywords, organic visits, paid search terms, internal searches, revenue, and more with an SEO analytics dashboard. Most of this data (if not all) will come from Google Analytics, so look for a dashboard solution that can bring in real-time metrics from Google Analytics.
Product metrics dashboard: Use a product dashboard to track and report on product metrics like development status, revenue, time to market, win/loss analysis, and more. You could also create a public dashboard of your product roadmap and publish it to your website.
BI dashboard: A business intelligence (BI) dashboard visualizes the KPIs for an enterprise. BI dashboards can track things like gross bookings, gross loss, target vs actuals, new customers, customer cancellations, and more.
Social media dashboard: A social media dashboard gives you a quick look at all your social channels in one place. You can track followers/fans on Twitter, Facebook, and LinkedIn, engagement on all the channels, referral traffic from social media, and how many times your content is shared.

Additional Resources on Dashboards

Дашборд в Эксель с примерами: что это такое и как все сделать правильно

Успех бизнеса напрямую зависит от тщательного и своевременного контроля ключевых показателей. Для отслеживания метрик компании идеально подходят дашборды. Как приборная панель автомобиля, они позволяют увидеть самые важные результаты в одном месте. Появляется возможность следить за операционной деятельностью, находить в ней проблемные зоны и получать инсайты на основе реальных измерений. Главное, нет необходимости устанавливать дополнительные программы: в этой статье — инструкция для «чайников», как сделать дашборд в Excel.

Вся нужная информация на такой интерактивной панели подана в виде графиков и диаграмм: это помогает легко воспринимать ее и быстро получать ответы на главные вопросы бизнеса с помощью объективных показателей.
В качестве целей этого инструмента можно выделить следующие:

• объединение информации из разных источников;
• создание единой структурированной системы метрик;
• интерактивное представление результатов.

Кроме того, он позволяет более подробно изучить показатели без погружения в дебри аналитических выгрузок и не требует специальных навыков и знаний от своих пользователей. То есть, если сказать простыми словами, дашборд – это (в Эксель в том числе) продвинутый вариант отчета, который содержит ключевые данные в понятном и наглядном виде.

Как это помогает бизнесу

Создание дашборда требует определенных усилий и времени. Но они с лихвой окупаются, потому что у такого формата подачи данных есть неоспоримые достоинства.

• Пользователь получает целостную картину сразу по всем значимым показателям.
• Информацию легко и удобно анализировать — она представлена в сводном виде в одном окне. Множество таблиц просто не нужно.
• Грамотная визуализация не только упрощает восприятие, но и повышает уровень доверия к данным.
• Интерактивная панель позволяет посмотреть на данные в разных разрезах и получить бизнес-инсайты, незаметные в простом отчете.
• Обсуждение показателей внутри компании становится более конструктивным, потому что отчетность понятна и наглядна для всех.

Удобный мониторинг изменений в режиме онлайн — еще одно важное достоинство интерактивных сводок для любой компании. Своевременное создание дашборда в Эксель позволит, например, вовремя заметить падение продаж по сравнению с прошлым месяцем и оперативно принять меры. Или увидеть, по каким проектам план не выполняется, какие менеджеры лучше справляются с определенным этапом в ведении сделок и так далее. Все это становится реальным благодаря сжатию большого объема информации до одной страницы.

интерактив на базе сводных таблиц в Excel

грамотная визуализация любых данных

наглядные отчеты для вашего руководства

Интерактивные отчеты, которые понравятся директору

Кому этот инструмент нужен в работе

Такие аналитические панели полезны для всех деловых людей, стремящихся повысить «производственную» эффективность, которую можно измерить конкретными показателями.

Виды дашбордов в Эксель различаются по своим целям и аудитории: что это значит? Часто они нужны руководителям компаний и направлений, и каждый хочет увидеть то, что важно для него.

Идеальная картина предполагает систему сквозных дашбордов. Ее можно представить как пирамиду данных: от нижнего операционного уровня (продано единиц товара, потрачено рублей) до верхнего стратегического (выполнение бизнес-плана, отраслевых KPI, прибыль, расходы). Активными пользователями информационных панелей также считаются сотрудники следующих подразделений.

Отдел маркетинга

Эти специалисты должны измерять и анализировать реакцию аудитории на продукт. Например, оценивать эффективность рекламной кампании. Сотрудники, которые разобрались, что такое и как сделать интерактивные дашборды в Excel, оперативно обрабатывают результаты онлайн-анкетирования клиентов. Видя показатели по наиболее интересующим сегментам, специалисты понимают, как должен развиваться бренд и на какую аудиторию ориентироваться.

На дашборде с отчетом по маркетингу можно видеть, например, следующее:

• общий объем расходов;
• динамика и структура расходов;
• соотношение с бюджетом на рекламу;
• эффективность каналов продвижения.

Отдел продаж

Аналогично коллегам из маркетинга, эти сотрудники контролируют выполнение своих KPI. Благодаря дашбордам продажникам удается проверять статистику по ключевым показателям. Диаграммы-воронки позволяют отслеживать протекание сделок, а фактоиды и гистограммы — наблюдать за работой каждого менеджера в отдельности.

Собранные на одном экране графики помогут определить, какие показатели можно повысить быстрее всего. А если помнить про дашборды, что это такое сочетание данных в Экселе, которое можно изменять в любое время, инструмент полностью подходит для оперативной корректировки в случае необходимости.

Типичные метрики для анализа:

• общий объем продаж и выполнение плана в динамике;
• структура продаж, лидирующие и отстающие продукты;
• лучшие и худшие сотрудники;
• средние показатели (чек, объем продаж на менеджера).

Решение задач бизнеса с помощью аналитики

Кейсы и лайфхаки от практика

Excel, Power BI, PowerPoint

Обучение на реальных бизнес-задачах

Курсы по визуализации и аналитике данных

Руководители

Бегло просматривая дашборд каждым утром, глава компании или отдела держит руку на пульсе своего подразделения. Он не просто контролирует самые важные метрики, но и сразу видит, когда в организации что-то идет не так. В случае необходимости руководитель может принять решение на основе достоверных данных, поступающих в режиме реального времени.

Содержание дашборда руководителя зависит от направления деятельности компании, но некоторые типичные метрики можно обозначить так:

• выполнение бизнес-плана;
• показатели прибыли и расходов;
• эффективность инвестиций в новые проекты;
• удовлетворенность клиентов;
• текучесть персонала;
• специфические отраслевые показатели.

Кто может построить дашборд

Чаще всего это делают бизнес-аналитики, потому что очень важно обеспечить корректную исходную информацию для разработки. Но научиться могут и другие специалисты. Например, среди студентов курса «Обработка данных» много менеджеров среднего звена из компаний с разными направлениями деятельности.

Построить интерактивную сводку может любой желающий, если он будет следовать определенному алгоритму. В этой статье рассмотрим, как создать дашборд в Excel с нуля: примеры, которые мы приведем, вы сможете адаптировать под свои задачи. По мере развития навыков визуализации данных каждый новый интерактивный отчет будет даваться проще и интереснее.

Чем больше показателей, тем сложнее анализ

В любой компании и даже в отдельных подразделениях существует множество регулярных и разовых отчетов, например:

• по регистрации корреспонденции;
• по продаже товаров или услуг;
• по жалобам и обращениям
• по финансам;
• по производственным процессам (выработка, простои оборудования и прочее);
• по персоналу (подбор, увольнения, несчастные случаи на производстве и так далее);
• по мониторингу рынка;
• отчет по расходам.

Когда нужно подвести итоги периода, защитить проект или проанализировать текущие показатели, часто начинаются проблемы. Как из множества отчетов выделить KPI? Как определить их динамику и вовремя заметить сложившуюся тенденцию? А если данные отличаются по формату и методике расчета, ситуация становится критической.

Сотрудники организаций выгружают данные из CRM-систем или собирают их руками (если не повезет), делают из них отчеты. При этом многие из них даже не знают, что могут самостоятельно

освоить создание дашбордов в Excel

шаг за шагом за несколько дней.

Чем инфографика отличается от дашборда

Часто СМИ в своих публикациях используют красочные стилизованные диаграммы и графики, иллюстрирующие содержание материалов. Это усиливает аналитическую составляющую статей и добавляет им веса.

Инфографика — статичная (преимущественно) информация, которая служит именно иллюстрацией и разнообразит текст в восприятии читателей. А важное свойство дашборда — как раз интерактивность, гибкость, возможность внесения изменений. Работа с ним не ограничивается «прочтением» диаграмм и графиков, а подразумевает дальнейшее взаимодействие.

• Инфографика — про форму.
• Дашборды — про содержание.

Но разница не только в наличии интерактивных элементов (например, срезов): она есть и в объеме информации, и в задачах. Впрочем, умение обращаться с инфографикой может помочь создавать дашборд в Эксель — пример нестандартного подхода к визуализации данных в этом деле точно не будет лишним.

Темы для отображения: от показателей бизнеса до политических историй

Информационные панели имеют широкий спектр применения: от финансовой отчетности до визуализации результатов исследований и опросов. Всё зависит от целей и задач их заказчиков.
Разработчики программного обеспечения для создания профессиональных дашбордов (Tableau, Microsoft) создают целые галереи наиболее интересных, актуальных и красивых работ на разные тематики, например:

• достижения спортсменов и статистика по видам спорта;
• культурные и социальные события;
• вопросы безопасности и экологии;
• рейтинги кинофильмов и статистика популярных стриминговых платформ;
• медицина и здравоохранение.

Сейчас дашборды активно используются коммерческими предприятиями, государственными компаниями и учреждениями, научными и исследовательскими институтами, благотворительными организациями и фондами.

В общем, если у вас есть данные по любой теме, и их нужно визуализировать и проанализировать, вы можете это сделать. Наша пошаговая инструкция о том, как создать дашборд в Экселе, покажет скрытые возможности этого инструмента.

Однако важны не сами графики, а то, как они помогают достигнуть поставленной цели. Если вы умеете формулировать вопросы или предлагаете корректные гипотезы, которые подтверждаются с помощью измерений, то дашборд — это ваш союзник. В бизнесе отсутствие интерактивной сводки с результатами работы уже можно считать поводом для ее построения.

Как построить дашборд

Разработка интерактивной информационной панели предполагает поэтапную обработку данных. На каждом шаге можно решать разные задачи и выступать в новой для себя роли. Например, на начальном этапе важно проявить свои аналитические способности и установить ключевые для выбранной области показатели. В финале пригодится хороший глазомер и чувство стиля, чтобы итоговый продукт был не только информативным, но и «цеплял» своей картинкой.

Схематично построение дашбордов в Excel можно разбить на несколько этапов:

• определение целей дашборда;
• сбор первичных данных;
• создание сводных таблиц и диаграмм;
• сборка дашборда, настройка интерактивных срезов.

Это творческий процесс, требует нестандартного взгляда и мышления. Визуализация данных заставляет по-другому посмотреть на имеющуюся информацию и привести к неочевидным выводам (инсайтам). Довольно увлекательное путешествие в мир аналитики.

Переходим к процессу проектирования. Разобравшись в предлагаемом алгоритме построения, вы поймете, что финальная версия дашборда — это только вершина айсберга. Пришло время узнать, что лежит в его основании.

Создаем дашборд в Excel по шагам

Продажи – двигатель и ключевой источник прибыли многих компаний. Поэтому представим, что делаем дашборд для руководителя соответствующего отдела. В качестве «подопытного» образца выступает выгрузка данных по продажам строительной компании (все названия и фамилии вымышленные, совпадения случайны).

Все этапы работы разделим на шаги:

• постановка целей и создание макета;
• работа с данными;
• создание сводных таблиц;
• выбор диаграмм и их перенос на лист с отчетом;
• добавление срезов для интерактивности;
• настройка условного форматирования (если нужно);
• Profit!

На примере разберем пошагово механизм создания и сборки интерактивной информационной панели, тем более что с тем, что такое дашборд в Excel и как построить его самостоятельно, мы уже немного разобрались.

Определяем цели, выбираем макет

Чтобы по ходу использования изменений было меньше, на старте стоит сформулировать задачи для интерактивной панели. Мы будем собирать ее для руководителя продаж строительной компании, определим такой список целей:

• получить наглядные данные о выполнении плана;
• увидеть показатели продаж в динамике;
• узнать, какие проекты наиболее прибыльные;
• выяснить, какие объекты недвижимости лучше продаются;
• оценить успешность работы менеджеров.

Определив, что мы хотим увидеть в дашборде, приступаем к разработке макета. Это можно сделать просто рисунком от руки на листе бумаге. Чем проще, тем лучше, так как на данном этапе важнее содержание, а не оформление.

Структура дашборда, который помог бы нам получить ответы на эти вопросы, схематично может выглядеть так:

Вверху — карточки с ключевыми показателями эффективности (KPI), в центре и внизу — диаграммы и таблицы, слева — срезы, которые оживят данные, сделают dashboard Excel интерактивным.

Собираем данные

В выгрузке должна быть информация, которая ответит на ключевые вопросы конечного пользователя, подсветит возможные проблемы и взаимосвязи. Дашборд на основе такой выгрузки покажет, например:

• наиболее прибыльные проекты;
• успешных и отстающих менеджеров;
• какие типы недвижимости продаются лучше;
• кто из сотрудников не справляется;
• где и почему не выполняется план продаж.

В данном случае выгрузка содержит следующий набор данных:

• названия проектов;
• фамилии менеджеров по продажам;
• периоды совершения сделок;
• виды объектов недвижимости;
• фактические и плановые данные по продажам;
• фактические и плановые данные по оплатам;
• число фактических сделок;
• сроки сделок от начала и до конца.

Дополнительно сразу рассчитано выполнение плана по продажам и оплатам: фактические показатели разделить на плановые.

Важный момент. При подготовке данные должны быть приведены в так называемый «плоский» вид: информация — в отдельных строках, а в столбцах — только однородные данные. Иначе будет сложно собрать даже простую сводную таблицу, не что дашборд. Подробнее о популярных «косяках» в этом процессе можно прочитать в моей

статье про топ-8 проблем с данными

Формулы и функции, которые упростят жизнь

Грамотная работа с моделью данных

Обработка данных в несколько кликов

Навыки для простой и быстрой работы с данными

Основы DAX и Power Query в Excel

Строим сводные таблицы

Перед тем как сделать дашборд в Экселе, на основе имеющейся выгрузки построим несколько сводных таблиц по продажам. Для этого ставим курсор на любую ячейку и переходим к пункту меню «Вставка» → «Сводная таблица». В появившемся окне выбираем «Новый лист».

Лист со сводными таблицами для удобства можно так и назвать — «Таблицы». Вкладку Excel с исходными данными обозначим как «Данные» и сразу сделаем еще один лист «Отчет» для будущего дашборда.

На листе «Таблицы» создаем сводную таблицу. Она формируется на основе данных, которые мы выберем из предложенного списка и расположения в соответствующих областях.

В первую таблицу включим данные о фактических продажах и показатель выполнения плана в процентах (рассчитан делением фактических значений продаж в рублях на плановые). Это поможет нам получить график выполнения плана продаж в динамике.

Важный нюанс: при подсчете показателей по периодам Excel автоматически добавляет кварталы. Так как мы будем смотреть данные помесячно, они нам не понадобятся. Поэтому в сводной таблице в графе «Кварталы» нужно убрать галочку.

Еще один лайфхак, который упростит работу. В разделе «Параметры сводной таблицы» (вызывается правой кнопкой мыши), следует убрать галочку в поле «Автоматически изменить ширину столбцов при обновлении». Это позволит зафиксировать ширину сводной таблицы и упростить создание следующих сводных таблиц, на базе которых мы будем добавлять новые визуальные элементы.

Отдельная сводная таблица понадобится для каждого графика или диаграммы, а также для настройки карточек KPI, которые мы расположим в верхней части дашборда.

На картинках ниже — как будут выглядеть данные для визуализации конкретных метрик: продажи по проектам, по типам недвижимости, показатели эффективности сотрудников и информация для карточек KPI.

Для визуализации с информацией по продажам в разрезе проектов

Для графика с данными о продажах по типам недвижимости

Для отчета по эффективности работы менеджеров

Для карточек с ключевыми показателями (KPI)

Этот навык стоит освоить «от и до»: сложностей в нем нет, и инструкция поможет разобраться. Если же что-то не получается, лучше пройти краткий

курс по созданию дашбордов в Excel

, потому что это — необходимая база. Буквально за 5 дней вы научитесь без ошибок совершать нужные действия, просто следуя инструкциям в видео.

Создаем диаграммы на основе сводных таблиц

Переходим к визуализации. Для каждого «сводника» нужна своя диаграмма, но делать ее для отчета по менеджерам и карточкам KPI мы не будем. Отчет по менеджерам можно будет просто скопировать и преобразить с помощью функций условного форматирования. Для KPI сделаем отдельные карточки, которые расположим вверху дашборда.

На этом этапе особой красоты не требуется (потом займемся), достаточно корректно выбрать тип диаграммы: это делаем через пункт меню «Конструктор» → «Изменить тип диаграммы». В появившемся окне выбираем нужное. На первой и второй картинках — комбинированные диаграммы, на третьей — линейчатая.

Комбинированная диаграмма для визуализации плана-факта продаж

Комбинированная диаграмма для сравнения числа сделок и поступивших оплат

Линейчатая диаграмма для сравнения продаж по типам помещений

Добавляем карточки ключевых показателей (KPI)

Начинаем сборку дашборда! Для этого в Excel-файле мы уже заготовили вкладку «Отчет».

Карточки KPI располагаются в верхней части дашборда и быстро информируют о главных показателях. Чтобы их создать, переходим в пункт меню «Вставка» → «Иллюстрации» → «Фигуры» → «Прямоугольник».

Название добавляем с помощью пункта «Надпись» в меню. Дополнительные показатели (например, чтобы сравнивать KPI с плановым значением) можно добавить аналогичным способом — это те же карточки, только внутри более крупных.

Переносим диаграммы на отдельный лист

Все их нужно переместить на созданный для этого лист «Отчет» — располагаем согласно макету и наводим красоту:

• скрыть кнопки;
• переместить легенды наверх;
• убрать линии на графиках и контуры.

Это освободит место, поможет легко считывать легенды диаграмм и добавит стиля нашему будущему интерактивному отчету.

Создание дашборда в Эксель предполагает четкое и понятное обозначение визуализаций: каждой диаграмме нужно добавить соответствующее название. Желательно краткое и информативное, чтобы пользователь не тратил время на осознание того, что он видит.

Для этого в Excel есть готовый набор шрифтов, находятся они в пункте меню «Главная» → «Стили ячеек».

Для названия нашего отчета выберем «Заголовок 1», для названия диаграмм — «Заголовок 2»: разный размер шрифта поможет выделить структуру текста и данных.

Добавляем срезы на сводных таблицах

Дашборд должен быть интерактивным! Поэтому на листе Excel, где расположена наша таблица, выбираем пункт меню «Вставка» → «Срез».

Отмечаем галочками те данные, которые помогут взглянуть на показатели под разным углом зрения. В нашем случае важно видеть значения по проектам, по периодам, по объектам недвижимости, по менеджерам.

Переносим срезы на лист с отчетом

Это просто: «Вырезать» → «Вставить» на лист с отчетом → расположить так, как задумано в макете.

Важный нюанс: чтобы срезы работали корректно, нужно для каждого из них проверить и настроить подключение к сводным таблицам через пункт меню «Подключение к отчетам».

Добавляем условное форматирование

Это потребуется делать не всегда и не всем, но в нашем случае нужно. Остался последний штрих: копируем на лист «Отчет» сводную таблицу по менеджерам и преображаем ее с помощью пункта «Условное форматирование» в меню (вкладка «Главная»), где доступны разнообразные значки и гистограммы.

Это сделает обычную сводную таблицу полезным информационным ресурсом, который не просто показывает данные по эффективности менеджеров, но и «подсвечивает» тех, кто не выполняет план. Это помогает считать смысл мгновенно.

Пользуемся интерактивным дашбордом в Excel

Результат всех пройденных шагов — на картинке ниже. В одном окне мы видим все важные данные, а при необходимости можем фильтровать их и просмотреть детализацию. Например, выбрав проект «Пальмира» в срезах слева, мы получим данные именно по нему: можно сравнивать с другими, видеть, как обстоят дела по всем показателям и так далее.

Конечно, это лишь один вариант того, как можно представить данные в виде интерактивного отчета. Многое зависит от конечного пользователя, его предпочтений, набора имеющейся информации, компетенции и вовлеченности авторов дашборда.

Подведем итоги

Надеемся, вы получили понятную инструкцию про создание дашбордов в Excel шаг за шагом, а шаблоны, которые можно сделать по нашему примеру, помогут ее повторить. Теперь вы знаете, что интерактивный дашборд можно разработать и создать без дорогих профессиональных программ и в отсутствие специальных познаний.

Вам понравилась статья?

Подпишись на рассылку и получи в подарок «Каталог лучших отраслевых дашбордов»!

Хочешь получать актуальные статьи о визуализации данных?

Источник

What is an Excel Dashboard? Differences from Reports

Before building an Excel Dashboard: Questions and Guidelines

#1. Create a layout for your Excel Dashboard

#2. Get your data into Excel

#3. Clean Raw Data

#4. Use an Excel Table and Filter Data

#5. Analyze, Organize, Validate and Audit your Data

#6. Choose the right chart type for your Excel dashboard

#7. Select the data and build your chart

#8. Improve your charts

#9. Create a Dashboard Scorecard

Best practices for creating visually effective Excel Dashboards

Improve your Excel Dashboard

Frequently Asked Questions about Dashboards

Excel Dashboards Do’s and Don’ts

Common Pitfalls with Excel Dashboards

Excel Dashboard Templates

Human Resource Excel Dashboard

Financial Dashboard (Profit and Loss)

Traffic Light Dashboard

Sales tracking dashboard

Product Metrics Dashboard

Customer Service Dashboard

Web Analytics Dashboard

Wrapping things up:

See also

Got questions we didn’t answer here?

We’re listening!

Need more help?

What is an Excel Dashboard and how does it differ from a report?

How to Create an Excel Dashboard?

Things to Do Before You Even Start Creating an Excel Dashboard

Getting the Data in Excel

Outlining the Structure of the Dashboard

Excel Table – The Secret Sauce of an Efficient Excel Dashboard

Important Excel Functions for Dashboards

Interactive Tools to Make Your Excel Dashboard Awesome

Using Excel Charts to Visualize Data in an Excel Dashboard

Excel Dashboards Do’s and Don’ts

Dashboard Examples

Excel KPI Dashboard

Call Center Performance Dashboard

EPL Season visualized in an Excel Dashboard

Recommended Dashboard Training

What Is a Dashboard?

Tired of static spreadsheets? We were, too.

Before Building the Dashboard: Research, Questions, & Things to Consider

Questions to Ask Yourself

Things to Consider: How to Design the Dashboard

Using PowerPoint and Excel

Free Project Dashboard Template in Excel

How to Make a Dashboard in Excel

1. How to Bring Data into Excel

2. Set Up Your Excel Dashboard File

3. Create a Table with Raw Data

4. Analyze the Data

5. Build the Dashboard

6. Customize with Macros, Color, and More

How to Make a Dashboard in Smartsheet

Dashboard Dos and Don’ts

What Not to Do with Excel Charts and Dashboards

Common Questions About Dashboards

Different Kinds of Dashboard Templates

Additional Resources on Dashboards

Recommended Articles

Дашборд в Эксель с примерами: что это такое и как все сделать правильно

Как это помогает бизнесу

Интерактивные отчеты, которые понравятся директору

Кому этот инструмент нужен в работе

Отдел маркетинга

Отдел продаж

Обучение на реальных бизнес-задачах

Руководители

Кто может построить дашборд

Чем больше показателей, тем сложнее анализ

Чем инфографика отличается от дашборда

Темы для отображения: от показателей бизнеса до политических историй

Как построить дашборд

Создаем дашборд в Excel по шагам

Определяем цели, выбираем макет