Данные в отчет word

FAQ — Создание отчета в MS Word

Создавать отчет в программе Word удобно если отчет имеет сложную структуру (тогда его быстрее создать в Word, чем в Qreport от Delphi, кроме того, этот QReport имеет «глюки»), либо, если после создания отчета его нужно будет изменять. Итак, первым делом в Word создается шаблон будущего отчета, это самый обыкновенный не заполненный отчет. А в места куда будет записываться информация нужно поставить метки. Например (для наглядности метки показаны зеленым цветом, реально они конечно не видны):

No	Поставщик	Наименование товара	Код товара	Кол-во	Цена	Сумма
1

Далее в форму, откуда будут выводиться данные, вставляете компоненту DdeClientConv из палитры System. Назовем ее DDE1. Эта компонента позволяет передавать информацию между программами методом DDE. Свойства:

ConnectMode : ddeManual — связь устанавливаем вручную

DdeService : (winword) — с кем устанавливается связь

ServiceApplication : C:MSOfficeWinwordWINWORD.EXE — полный путь доступа к программе. (Вот здесь можно наступить на грабли. Ведь Word может лежать в любой папке! Поэтому путь доступа к нему лучше взять из реестра, а еще лучше использовать OLE см.начало раздела)

Теперь пишем процедуру передачи данных:

Для Delphi 2 и выше

Пример проверен только на русском Word 7.0! Может, поможет.

И еще, как определить установлен ли на компьютере Word, запустить его и загрузить в него текст из программы?

По командам OLE Automation сервера см. help по Microsoft Word Visual Basic.

Учимся говорить на языке диаграмм на всех версиях ворда

Здравствуйте всем, уважаемые читатели! На связи Федор Лыков. Сегодня я вам расскажу о том, как построить диаграмму в ворде.

Сперва рассмотрим определение и назначение этих графических объектов в документе, а после рассмотрим возможные способы их создания. Итак, поехали!

Как построить диаграмму в ворде?

Определение, виды и назначение

Диаграмма – это такое изображение или графический чертеж, который позволяет наглядно увидеть соотношение нескольких величин.

Используется для создания отчетов и более детального представления разницы в расходах, о доходах компании за квартал, о повышении или уменьшении прибыли.

Качественное и уместное использование данных графиков позволяет упростить ваш документ для восприятия, а также очень даже неплохо украсить его в визуальном плане. Согласитесь в разы приятнее глазами увидеть разницу с помощью какого-то красивого графика, чем бесконечно смотреть на черные цифры в тексте.

Существуют самые различные её виды, каждый из которых может подойти лучше всего для отображения каких-то конкретных данных.

1. «Биржевая» исходя из названия создана для отображения повышения и понижения курса валют.
2. «Круговая» отлично подходит для того, чтобы увидеть самый большой источник расходов.
3. «Линейчатая» или «гистограмма» позволяет наглядно сравнить несколько различных кандидатов в сравнении. К примеру, с помощью подобных диаграмм сравниваются процессоры или видеокарты и данные вносятся исходя из результатов тестов конкурирующих продуктов.

И это далеко не все примеры. В самой программе я насчитал 17 разных видов у каждого из которых есть еще несколько разновидностей. В общем, на любой вкус и цвет.

Давайте уже наконец перейдем к рассмотрению возможности создания диаграмм в ворде по данным таблицы пошагово. Начнем с традиционного 2003, а закончим более современными 2007, 2010, 2016 и так далее.

Приятного вам чтения!

Создание диаграмм в 2003 ворде

Итак, создаем для тренировки новый текстовый документ. В нем нас интересует вкладка меню вверху окна программы «вставка». Кликаем левой кнопкой мыши по ней и наводим курсор на пункт раскрывающегося меню «Рисунок» и в нем уже выбираем «Диаграмма».

Перед нами появится гистограмма и окно с таблицей данных, в которую вы можете внести уже свои значения и названия элементов.

Внимательно посмотрите на таблицу и на гистограмму, чтобы верно ввести значения в каждой ячейке.

Для смены данной стандартной гистограммы на какой-либо другой вид необходимо нажать чуть ниже самого графика как на скриншоте ниже и выбрать из контекстного меню пункт «тип диаграммы».

Перед вами откроется окно выбора, в котором просто выбирайте подходящий вам вариант и нажимаете «ОК».

В конце статьи мы обязательно рассмотрим разные виды и их назначение, так что обязательно читайте статью до конца!

После ввода всех данный и выбора типа просто закрывайте окно таблицы и любуйтесь результатом вашей работы. Для повторного редактирования данных таблицы нажмите два раза левой кнопкой мыши по полученной диаграмме, чтобы ее область была обведена диагональными пунктирными линиями. После этого нажмите правой кнопкой мыши в этой области и выберите пункт «режим таблицы».

После этого табличка с данными снова появится и позволит вам отредактировать их.

Для редактирования цвета столбцов необходимо нажать на тот, который хотите изменить правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Формат ряда данных». Так же можно просто дважды кликнуть по нему левой клавишей мыши. В открывшемся окне вы сможете настроить столбец более детально.

То же самое касается и фона столбцов. По выше написанной инструкции вы сможете изменить его цвет.

Теперь предлагаю рассмотреть возможность создания диаграмм из уже имеющейся таблички с данными.

Создать диаграмму по таблице в ворде 2003

Часто может возникать необходимость графически отобразить уже готовые таблички данных. В этом случае можете попробовать сделать автоматическую диаграмму на основании данных.

Для этого нам понадобится таблица для примера. Я сделал небольшую 3×4 со случайным расчетом расходов.

В рамках тренировки можете просто сделать точно такую же.

После этого выделяем все ячейки таблицы, зажав левую клавишу мыши и после этого выполняем те же действия, что и в прошлом случае.

Мы увидим созданную гистограмму, которая использует данные из таблицы.

Вот мы и разобрали как построить диаграмму в ворде 2003 пошагово для чайников. Теперь предлагаю рассмотреть данный вопрос на современных версиях офиса.

Создание диаграмм на современных изданиях офиса

Для добавления их в современную версию офиса так же не понадобится особых профессиональных умений.

Переходим на уже хорошо знакомую нам вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Диаграмма».

После этого откроется окно выбора макета. Как я уже упоминал в начале статьи их здесь 17 штук и еще в каждой есть свои разновидности.

Выбираем макет, выбираем его разновидность и нажимаем «ОК».

На листе появится выбранная нами диаграмма и также откроется окно таблицы Excel, в которую будет необходимо внести данные. В зависимости от выбранного макета будут различаться и имеющийся в ней стандартный формат данных. То есть, это зависит от прямого типа назначения макета.

В верхней части окна программы мы сразу можем обратить внимание на настройки. Здесь мы можем добавить элемент, выбрать экспресс-макет, изменить цвета, выбрать стиль, поменять данные со строки на столбец и наоборот, выбрать данные, изменить или сменить формат на какой-либо другой, если выбранный вами не подошел или не понравился.

После окончания редактирования просто нажмите в любом свободном месте листа, чтобы выйти из режима настройки параметров. Для повторного редактирования дважды нажмите по любой области диаграммы и снова попадете в настройки. Для изменения данных нажмите кнопку «Изменить данные» в верхней части окна на панели настроек и в этом случае снова откроется окно редактирования таблицы.

Создать диаграмму по таблице в современном издании офиса

Здесь следует сделать небольшое отступление. Не знаю по какой причине, но в современных версиях не работает это так, как в 2003. Как бы я не старался все равно пришлось вводить значения вручную. Лучше делать сразу таблицу средствами Excel в ворде.

Как это сделать я рассказывал в одной из предыдущих статей под названием «12 невероятных способа создания таблицы в ворде на всех версиях офиса», рекомендую ознакомиться.

Если у вас уже есть готовая таблица формата Word, то тогда можно просто построить диаграмму по предыдущему способу. Затем внести данные или преобразовать нынешнюю таблицу в Excel формат.

Разбор

Сейчас покажу как построить диаграмму в ворде 2010 по данным таблицы пошагово.

В начале создадим небольшую табличку Excel ради примера. Я сделал небольшую 3×4 со случайным расчетом расходов. Собственно, это такая же табличка, как и в случае со старой версией ворда, но уже в формате электронных таблиц экселя.

Так как сама программа Excel обладает куда более интересными возможностями в плане построения диаграмм, то это будет даже удобнее. Перейдите на вкладку «Вставка» и увидите большое количество кнопок для построения.

Здесь имеющиеся виды рассортированы по категориям, которые обозначены миниатюрными значками. Я предпочту в данной ситуации просто выбрать «Рекомендуемые диаграммы», чтобы приложение само подобрало подходящую. Для наших расчетов он выбрал несколько видов, в том числе график и гистограмму.

Остановился я на гистограмме, так как она мне больше всего нравится для подобного рода наглядных расчетов. Вы можете выбрать любую другую, читайте описание и смотрите пример. После выбора нажимайте кнопку «ОК».

После этого увидите получившийся результат в рабочей области экселя.

Для того, чтобы выйти из интерфейса Excel, нажмите в любое свободное место листа Word. Чтобы вернуться к редактированию дважды нажмите левой кнопкой мыши по таблице.

Если нет необходимости в изменении данных полученной диаграммы, то рекомендую выделить ее как на скриншоте выше (нажать в область ближе к краю). Затем скопировать (Ctrl-C или правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать»). После выйти из режима экселя и вставить (Ctrl-V или правой кнопкой мыши и выбрать «Вставить»).

В этом случае наша гистограмма будет в виде картинки и более лаконично впишется в документ. Взгляните сами.

Рекомендую делать данные действия только в финальном форматировании готового документа, чтобы не вышла ситуация, что вам необходимо поправить какие-то данные, а у вас уже не таблица, а всего лишь картинка. Имейте в виду.

Заключение

Итак, мы рассмотрели все имеющиеся способы воплощения ваших таблиц в виде наглядного графика или гистограммы и тем самым разобрались с вопросом как построить диаграмму в ворде.

Предлагаю вашему вниманию небольшую таблицу с несколькими видами различных диаграмм, их описанием и назначением. Для того, чтобы вы смогли более точно наглядно изобразить в документе необходимые сравнения или подготовить отчеты.

Название диаграммы	Описание	Назначение
Гистограмма	Значение параметров отображаются в виде прямоугольников, высота которых отображает большее значение.	Для сравнения расходов по кварталам или напротив для планирования будущих затрат.
График	Данные изображаются в виде точек, соединенных линиями. Для построения используется классическая система прямоугольная система координат	Целесообразно использовать при большом количестве данных в длительном промежутке времени, которые необходимо представить к сравнению
Круговая	Значения представляются в виде процентного соотношения и располагаются в кругу, разделенном на сектора, где каждый сектор – определенный параметр таблицы данных.	Удобно использовать при сравнении затрат, так как позволяет увидеть наибольшие элементы расходов. Поэтому данные представлены в процентном соотношении.
Линейчатая	Значение параметров отображаются в виде прямоугольников, длина которых отображает большее значение.	Аналогичное как у гистограммы. Применяется для сравнения нескольких значений.
Каскадная (водопад)	Значения представлены в виде прямоугольных столбцов разного цвета, который показывает положительный или отрицательный результат. Каждый столбец отвечает за конкретную категорию значения.	Позволяет определить общий эффект, последовательно представляя положительные и отрицательные значения факторов. Классическая диаграмма для проведения факторного анализа.

А на этом я предлагаю закончить. Надеюсь, что статья была информативной и полезной. Остались вопросы? Милости прошу в блок комментариев, где я обязательно отвечу на ваши вопросы. Спасибо, что дочитали данную публикацию до конца. До скорых встреч в следующих публикациях!

Отчет в Word

На вкладке «Отчет в Word» возможно произвести следующие настройки стандартного отчета в MS Word:

1. Установка галочки в поле, обозначенное на рис. 22 единицей (1) позволяет либо использовать при формировании отчета главу, определяющую наличие признаков преднамеренного и фиктивного банкротства, либо отказаться от ее формирования в отчете.

2. Если отсутствуют данные в форме отчета о движении денежных средств, то с помощью снятия галочки с поля №2 (2), можно отказаться от использования отчета о движении денежных средств в отчете в MS Word.

3. Под номером три (3) на рисунке №22 с помощью ниспадающего меню, можно установить формат ориентации страниц отчета. Это могут быть либо книжные, либо альбомные страницы.

4. Кнопка «Стандартный отчет» начинает построение отчета по финансовому анализу в формате MS Word. Эту кнопку следует нажимать только после проверки данных на следующих шести закладках меню, показанного на рисунке №22.

5. Кнопка «Отчет об оценке бизнеса» начинает построение отчета по оценке бизнеса. Эту кнопку следует нажимать после настройки входных параметров и в «Главном меню» и, при необходимости веса влияния прибыли на стоимость бизнеса на листе «Coefficients».

6. Кнопка «Сформировать отчет в соответствии с ПП 367» начинает построение тестового отчета в формате MS Word. Эту кнопку следует нажимать после проведения всех настроек на вкладке 367ПП данного меню.

Внимание! Перед формированием отчета в MS Word необходимо установить базовый и отчетный периоды на листе «Deviation» (см. п. 5.10. данного руководства).

Приложение.

Внешний вид вкладки «Приложение» показан на рисунке № 23.

При использовании планируемых периодов, для того, чтобы включить в отчет расчетные таблицы с листа «Plan», необходимо установить галочку напротив надписи «Включать в качестве приложения к отчету таблицы с листа «Plan».

Отчет по финансовому анализу, либо по оценке стоимости бизнеса можно дополнить приложением, которое должно быть в файле формата MS Word с расширением .doc. Файл приложения выбирается с помощью кнопки «Выбрать файл». Наименование и путь к файлу в этом случае будут видны в окне «Используемый файл» (2).

Чтобы файл добавлялся в отчет также необходимо установить галочку напротив надписи «Использовать файл приложения к отчету» (2).

Для закрытия диалогового окна предназначена клавиша «X».

10.1.3. Настройка отчетов. Отклонения … Коэффициенты.

Эти вкладки предназначена для настроек стандартного текстового отчета и отчета по оценке бизнеса, так как в нем также проводится минимальный финансовый анализ ликвидности, платежеспособности, деловой активности.

На данных вкладках необходимо определить предельные размеры величин, для которых в отчете будут использоваться наречия «значительно», «незначительно» и т.д.

ПП.

Эта вкладка предназначена для настроек тестового отчета, создаваемого в соответствии с Постановлением Правительства №367.

Время прочтения: 3 мин.

Отчёт – это особая форма представления данных. Он позволяет пользователю познакомиться с  отобранными, агрегированными и особо оформленными данными. На сегодняшний день формирование и представление отчетов все еще является актуальной формой доведения до пользователя информации.

В этой статье рассматривается один из способов автоматического формирования отчета в формате файла MS WORD, начиная от непосредственного запроса к данным БД MSSQL и заканчивая его оформлением. В качестве инструментария используется python и модуль docx.

Для начала ознакомимся с используемыми данными. В БД имеются 3 таблицы с данными о товарах, покупателях и продажах.

Для начала нам понадобится импортировать в код необходимые модули:

from docx import Document
import pandas as pd
import pandas.io.sql as psql
import matplotlib.pyplot as plt
from io import BytesIO
import pyodbc

Создаем соединение и формируем запрос. На данном этапе пользователю следует определиться с составом запрашиваемых запросом данных исходя из имеющейся задачи, т.е. на каком этапе производятся расчеты, агрегирование и/или фильтрация данных. В нашем случае будут запрашиваться данные всех продаж с привязкой к ФИО покупателя и данным о товаре. Обработка данных будет производится с помощью модуля pandas.

cnxn = pyodbc.connect("Driver={SQL Server Native Client 11.0};"
                        "Server=S1;"
                        "Database=test;"
                        "uid=sa;pwd=pass;"
                        "Trusted_Connection=yes;")
cursor = cnxn.cursor()

sql = '''select 
                 c.name
                ,p.*
                from [dbo].[sales] s

                join [dbo].[customers] c
                on c.id = s.customer

                join [dbo].[product] p
                on s.product = p.id'''

Полученные данные отправляем в dataframe, закрываем соединение

df = psql.read_sql_query(sql,cnxn)
cnxn.close()
del df['id']  # ненужный столбец df

Следующий этап – непосредственно создание документа.

document = Document() # создается объект

# добавляем первый заголовок
document.add_heading('Отчет о продажах', 0) 

# добавляем простой текст с переменными из 
# данных таблицы (названия магазинов)
shop_list = ', '.join(df['shop'].unique().tolist())

p = document.add_paragraph('Отчет о продажах в магазинах: ')

# к тексту добавим сам список, выделяем жирным шрифтом
p.add_run(shop_list).bold = True

Формируем таблицу о всех продажах – аналог входных данных запроса.

document.add_heading('Общие продажи', level=1) # заголовок

rows, columns = df.shape  # размеры dataframe
table = document.add_table(rows=1, cols=columns) # создаем таблицу
table.style = "Colorful List Accent 1" # определяем стиль

# формируем заголовки таблицы
hdr_cells = table.rows[0].cells
for i in range(columns):
    hdr_cells[i].text = list(df.columns.values)[i]

# заполняем данными из dataframe
for row in range(rows):
    row_cells = table.add_row().cells
    row_data = df.iloc[row].tolist()
    for column in range(columns):
        row_cells[column].text = str(row_data[column])

На выходе получается следующий документ.

Какой же отчет бывает без графиков. Для примера, создадим график затрат в разрезе клиентов.

# заголовок
document.add_heading(' ', 0)
document.add_heading('График общих затрат покупателей', 0) 

# пустой объект, куда будет помещен plot 
memfile = BytesIO()
fig = plt.figure()
# данные для графика: клиенты и суммы затрат
plt.plot(df.groupby('name')['price'].sum()) 
fig.savefig(memfile)
document.add_picture(memfile) # размещение в документе
document.save('demo.docx') # публикация в файловой системе

На выходе получаем.

Это далеко не все возможности модуля docx, позволяющие произвести верстку документа «на лету» с использованием данных, взятых непосредственно из БД и агрегированных с помощью Python. Более подробную информацию о верстке, использовании стилей, вставке объектов и т.п. можно ознакомится на сайте разработчиков https://python-docx.readthedocs.io.

Перейдите на вкладку «Лента»> «Ссылки» и выберите « Исследователь» . Справа откроется панель с параметрами поиска.

Введите ключевое слово для темы, которую хотите найти, и нажмите Enter.

Панель «Результаты» показывает список источников, которые вы можете использовать в своем документе. Выберите тему для детального изучения.

Добавьте тему в документ Microsoft Word, щелкнув значок плюса в правом верхнем углу. Вы также можете щелкнуть знак плюс на любом результате, чтобы указать источник в своем исследовательском документе. Цитируемый источник поможет вам поддержать ваши исследования с помощью веб-источников и книг.

Как мы увидим позже, аннотированная библиография является одной из самых сложных частей документа. Исследователь — умный помощник, который вступает.

Заморозить часть вашего документа Word

Давайте считать само собой разумеющимся, что ваш профессиональный доклад будет долгой и сложной работой. Вы можете разделить окно Word на две панели, чтобы вы могли одновременно просматривать две разные части документа. Это экономит время, когда вы хотите копировать и вставлять детали из одного места в другое или ссылаться на одну часть документа, работая в другом.

Перейдите на Лента> вкладка Просмотр> Разделить .

Чтобы удалить разделение, нажмите « Удалить разделение» на той же вкладке.

Группа Windows предоставляет вам несколько вариантов для изменения способа работы с двумя или более документами. Особенности говорят сами за себя.

Чтобы одновременно прокрутить оба документа, нажмите Синхронная прокрутка в группе «Окно» на вкладке «Вид». Вы также можете нажать « Просмотр рядом», чтобы поместить две части документа рядом друг с другом.

Совет: используйте разделенный вид для отображения двух разных макетов — например, «Печать» и «Контур». Установите разделение. Затем щелкните на панели, которую хотите изменить, и выберите другой макет на вкладке «Вид».

Работа над версткой и дизайном

Представление отчета — это то, что заставляет кого-то читать отчет в первую очередь, и поэтому важно, чтобы ваш отчет был хорошо представлен. Если у вас есть выбор из четырех отчетов для чтения, что вы выберете?

1. Рукописный отчет.
2. Документ напечатан в черно-белом.
3. Отчет печатается на обычной бумаге формата А4 в цвете.
4. Отчет, напечатанный в цвете, с броской титульной страницей, аккуратно ограниченный и гладкий?

Вы возьмете четвертый отчет, потому что он привлечет вас к нему только благодаря внешнему виду.

Передняя крышка не единственная причина. Хорошо составленный отчет легче читать. Также легче сканировать, когда у вас нет времени на чтение. Вот почему вам нужно потратить некоторое время на верхние и нижние колонтитулы, а также на различные стили и темы. Короче — форматирование каждого элемента в отчете.

Форматирование может показаться сложной задачей, но это забавное упражнение, которое задействует все ваши творческие мускулы. Ключевые выводы будут навыки, которые вы можете применить ко всему в Microsoft Office в будущем. И время, которое вы сэкономите со всеми советами по производительности, изученными здесь

Microsoft Word 2016 обладает богатым набором функций. Это лишь некоторые из способов, которыми ваш дизайн отчета может выделиться среди остальных и быть профессиональным. Итак, давайте разберем навыки верстки и дизайна.

В этом разделе описываются эти функции шаг за шагом:

• Начните с титульной страницы
• Составить оглавление
• Создайте свой верхний и нижний колонтитулы
• Добавить номера страниц

(Форматировать содержимое)

• Выберите правильные шрифты
• Стиль абзацев
• Разрывы контрольной страницы
• Используйте стили и темы
• Титры
• Используйте быстрые части
• Украсить границами страницы

1. Начните с титульной страницы

Первая страница — это первая точка контакта с вашим читателем. Это также ваша возможность произвести благоприятное впечатление. Не позволяйте своим недостаткам художественных навыков быть оправданием, потому что Word берет на себя работу со встроенной галереей титульных страниц. Все, что вам нужно сделать, это жениться на теме доклада.

Microsoft Word 2016 предлагает вам 16 предварительно отформатированных шаблонов и еще три на Office.com.

Перейдите в меню «Вставка»> «Группы страниц»> «Титульная страница» .

По умолчанию титульная страница отображается в начале документа.

Так как в продаже имеется только 16 «официальных» шаблонов, вы можете обнаружить, что у всех ваших пиров одинаковая титульная страница. Так почему бы не настроить его и сделать его немного более уникальным.

Вы можете создать титульную страницу (или титульную страницу) в Microsoft Word титульную страницу в Microsoft Word что может быть оригиналом в стеке. Сохраните его как шаблон или легко измените дизайн на лету.

2. Составьте оглавление

Сканирование случайных читателей. Хорошие читатели сначала сканируют, а потом глубоко погружаются. Оглавление содержит путевые точки, которые помогают обоим. Когда это длинный и сложный документ, не лучше ли проверить участок земли перед тем, как отправиться в интересующий вас раздел? Рассмотрите оглавление, если ваш документ содержит более 10 страниц.

В Microsoft Word вам не нужно писать полностью оглавление вручную. На вкладке « Ссылки » есть автоматический инструмент «Оглавление », который берет ваш план и разрабатывает его для вас. Кроме того, вы можете легко обновлять его, когда хотите что-то изменить.

Есть также шаблоны, которые вы можете скачать и подогнать их под характер контента. Например, оглавление для диссертации будет отличаться от годового отчета компании.

У нас есть полное руководство по созданию оглавления в Word.

Суть этого заключается в следующем:

Создайте схему и используйте стили заголовков для организации иерархии. Примените автоматический инструмент ТОС к стилям заголовка. Word 2016 ищет эти заголовки, а затем вставляет оглавление в документ. Затем вы можете автоматически обновить содержание, если вносите изменения в документ.

Для большего практического контроля вы также можете использовать стиль « Ручное оглавление» . Word вставляет заполнитель текста, и вы должны вставить и отформатировать каждый контент в списке.

Верхние и нижние колонтитулы важны в отчетах, поскольку основная цель заключается в предоставлении информации об отчете на каждой странице. Они являются общими областями отображения для номеров страниц. Заголовок документа должен содержать заголовок отчета и, возможно, имя того, кто его создал. Название текущего раздела полезно.

Нижний колонтитул, с другой стороны, должен включать номера страниц, дату публикации и другую необходимую административную информацию. Обратите внимание, что в некоторых руководствах по стилю есть специальные рекомендации для верхних и нижних колонтитулов. сноски сноски

Давайте начнем с заголовка в вашем документе и придадим ему уникальный вид.

Выберите « Вставить» , затем выберите в группе верхний или нижний колонтитул . Встроенная галерея показывает вам несколько вариантов, которые вы можете выбрать.

Верхний и нижний колонтитулы вставляются в ваш документ с заполнителем текста или таблицы. Инструменты «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» открываются на ленте для других операций форматирования, таких как дата, время или изображение.

Введите текст, а затем выберите « Закрыть верхний и нижний колонтитулы» .

Вы можете начать с пустого верхнего и нижнего колонтитула. Если у вас есть навыки проектирования, используйте инструменты для верхних и нижних колонтитулов, чтобы создать свой собственный. Освойте пространство верхнего и нижнего колонтитула, если вы хотите создать собственные бланки для своей организации. Вы можете использовать элементы бренда, такие как логотипы компании или организации вверху и аккуратно отформатированные сноски внизу.

Давайте попробуем и изменим один из встроенных заголовков. Я выбрал Facet из галереи.

Окончательный вид занял две минуты, чтобы соединить с простыми текстовыми эффектами и значком, полученным из галереи значков Microsoft Office.

Верхний и нижний колонтитулы на месте. Но как узнать, где вы находитесь в документе? Вставьте номера страниц в качестве следующего важного указателя.

4. Добавить номера страниц

Номера страниц выглядят лучше в нижнем колонтитуле (в отличие от верхнего колонтитула, как на картинке выше). Вы можете добавить основной номер страницы с помощью кнопки Вставить> Номер страницы на ленте. Вы также можете добавить его на вкладке « Дизайн », которая появляется при добавлении верхнего и нижнего колонтитула.

У вас есть большой контроль над номерами страниц. Выберите из широкого спектра числовых форматов и настройте их под свои нужды. В этом случае мы добавляем номер в нижний колонтитул, но вы можете поставить их сверху или даже на полях. В этом примере я поместил номер страницы внизу слева. Но я бы хотел изменить внешний вид и формат по умолчанию.

Например: использование «Страница X из XXX» обеспечивает лучший показатель для длинного документа.

Выберите номер страницы. Перейдите во Вставить> Быстрые детали . В раскрывающемся меню выберите Поле . Вы также можете открыть диалоговое окно «Поле» на вкладке «Дизайн верхнего и нижнего колонтитула».

Выберите NumPages из длинного списка имен полей. Из поля справа вы можете выбрать определенный формат. Я выбрал обычные 1, 2, 3. Нажмите OK , и появится номер количества страниц. Теперь все, что вам нужно сделать, это добавить свой текст, такой как страница X из XXX, и изменить вид чисел с помощью обычных инструментов форматирования текста, доступных на вкладке «Главная».

Теперь это выглядит так:

Создайте внешний вид любого номера страницы в документе, и Word автоматически обновит все остальные. Номера страниц являются наиболее распространенными элементами нижнего колонтитула, но они также могут содержать любую другую информацию, такую ​​как заголовок. Из параметров в группе «Вставка» вы можете добавить дату и время, информацию о документе, изображения и многое другое в верхний или нижний колонтитул.

Далее мы идем к форматированию контента.

Визуальное оформление вашего профессионального отчета сопровождается «украшением», которое вы применяете к контенту. Форматирование также является важным шагом для документа, который течет хорошо. Таким образом, вы должны сосредоточиться на выборе правильного шрифта, пространства абзаца и цветов.

Не беспокойся Даже профессионалы с легкостью найдут эту часть легкой, потому что Microsoft Word поставляется с темами по умолчанию и визуальными стилями. Давайте начнем с самого основного элемента документа.

5. Выберите и стиль правильный шрифт

Ваш выбор шрифта в профессиональном отчете Word определяет не только то, как текст выделяется, но и то, как он печатается. Вы хотите оба для максимального воздействия.

Вы можете применить гарнитуру (то есть визуальный вид шрифта) ко всему документу или к отдельным частям документа. Все варианты шрифтов доступны на вкладке Главная. Перейти на главную> Шрифт .

В Microsoft Word 2016 по умолчанию используется шрифт Calibri. Посмотрите дальше, потому что у вас есть много других на выбор. Если вы выбираете Times New Roman, вы можете считать себя ленивым, если вы выбираете «Обмотки», ну… я не думаю, что мне нужно это объяснять. Поэтому убедитесь, что вы выбрали шрифт, который легко читается и подходит для отчета. Чтобы не рисковать, выберите один из этих профессионально выглядящих шрифтов Google ; они доступны бесплатно.

Совет: Баскервиль и Джорджия — хорошая альтернатива часто используемому Times New Roman

Попробуйте разные пары шрифтов для основного текста и заголовков (и подзаголовков). Несколько сайтов, таких как FontJoy и TypeWolf , помогут вам поэкспериментировать с сопряжением шрифтов. Вы можете скачать и использовать пользовательские шрифты тоже. Но помните правило большого пальца — никогда не используйте в документе более трех разных шрифтов.

Для этого дополнительного кусочка Pizazz, попробуйте использовать буквицу для улучшения текста.

6. Стиль абзацев

Если вы хотите, чтобы строки были с двойным или одинарным интервалом, вам нужно изменить формат абзацев. Изменяя интервал, вы можете сделать документ легче для чтения или создать впечатление, что он длиннее и что вы вложили в него больше работы.

Чтобы изменить абзац для всего документа, лучше всего выбирать каждый блок текста; в противном случае, если вы используете заголовки в своем отчете, они тоже изменятся. Другой лучший вариант, если вы настраиваете определенный стиль, который вы используете для форматирования абзаца.

Для этого перейдите в раздел Домашняя страница > Стили . Щелкните правой кнопкой мыши стиль, который хотите изменить, и выберите « Изменить» . Нажмите на Формат> Абзац, который находится внизу диалогового окна. Теперь измените интервал, отступ и выравнивание для абзаца. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоги.

Если вы хотите изменить меньшую часть документа , выберите то, что вы хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном тексте и выберите пункт «Абзац» . Появится то же диалоговое окно, что и выше.

7. Контрольные разрывы страниц

Разрыв страницы — по своему названию — разбивает непрерывный блок текста на две страницы. Разрывы страниц являются важными структурными элементами для длинных документов. Word автоматически вставляет разрыв страницы в конце страницы. Но в длинном документе вы можете размещать разрывы страниц там, где вы хотите.

Чтобы вставить разрыв страницы вручную, нажмите « Вставка»> « Разрыв страницы». (Сочетание клавиш: CTRL + Enter)

Разрыв страницы выглядит следующим образом, если щелкнуть команду « Показать / скрыть» в группе « Абзац» .

Но что, если вы хотите сохранить несколько строк на странице или в столбце, а не разделять их из-за разрыва страницы? Макет находится под вашим контролем. Нажмите на крошечную стрелку, которую вы видите в правом нижнем углу группы Абзац.

В поле « Абзац» нажмите « Линия и разрывы страниц». Выберите из этих четырех вариантов нумерации страниц:

• Элемент управления Widow / Orphan размещает как минимум две строки абзаца вверху или внизу страницы.
• Сохранить с помощью следующего предотвращает разрывы между параграфами, которые вы хотите остаться вместе.
• Хранение строк предотвращает разрывы страниц в середине абзацев.
• Разрыв страницы перед добавляет разрыв страницы перед определенным абзацем.

8. Используйте стили и темы

Стили и темы, пожалуй, две из наиболее недоиспользуемых функций в Microsoft Word используемые функции Microsoft Word Но я думаю, что вы должны использовать их при каждой возможности, чтобы сэкономить много времени.

Но в чем разница между темой и стилем? Microsoft говорит:

Темы предоставляют быстрый способ изменить общий цвет и шрифты. Если вы хотите быстро изменить форматирование текста, Word Styles являются наиболее эффективными инструментами.

Таким образом, поскольку темы управляют общим внешним видом с помощью цвета, эффектов и шрифтов — сначала начните с хорошей темы для вашего документа. Затем используйте стили для поиска определенных частей, для которых вы хотите изменить внешний вид.

Для тем: перейдите на вкладку « Дизайн ». Выберите тему из галереи. Вы можете увидеть предварительный просмотр того, на что похожа цветовая комбинация.

Для стилей: выберите часть текста, которую вы хотите изменить. Перейдите в группу « Стили » на вкладке « Главная ». Вы можете увидеть предварительный просмотр того, как они выглядят. Выберите стиль, который подходит для вашего контента. Например, выберите стиль заголовка для заголовков в вашем документе. Или особый стиль для любых цитат. Вы также можете изменить существующий стиль и создавать новые стили с нуля.

9. Подписи

Каждое изображение, диаграмма или иллюстрация нуждаются в подписи, чтобы четко описать это. Это одна строка текста, обычно расположенная под графикой. Подписи также являются важной ссылкой, когда вам нужно упомянуть их в другом месте. Многие документы опускают эту маленькую деталь.

Легко добавить подпись. Щелкните правой кнопкой мыши на иллюстрации, к которой вы хотите добавить подпись. Выберите Добавить подпись .

В диалоговом окне добавьте текст подписи и настройте остальные параметры. На подписи можно автоматически ссылаться в Word.

10. Используйте быстрые детали

Профессиональные документы могут стать повторяющимися. Вот почему вы должны начать использовать Quick Parts для стандартного контента, который вы используете постоянно. Например, допустим, есть пункт договора, который вы включаете в каждый документ. Или некоторая вводная информация. Вместо повторного копирования-вставки сохраните их в качестве быстрых деталей и используйте их снова и снова.

Quick Parts — это также тип строительного блока . Вы можете увидеть галерею всех повторно используемых блоков контента в Building Block Organizer .

Сохраните и повторно используйте свои быстрые детали в два этапа:

1. Выберите фразу, предложение или другую часть документа, которую вы хотите сохранить в галерее.
2. Перейдите в меню «Вставка»> «Текстовая группа»> «Быстрые детали»> «Сохранить выделение в галерее быстрых деталей» . Измените имя и добавьте описание, если хотите. Нажмите ОК .

Так же легко, вы можете повторно использовать сохраненный фрагмент контента.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить выделение из галереи быстрых деталей. Перейдите в меню «Вставка»> «Текстовая группа»> «Быстрые детали» . Затем щелкните предложение, фразу или другой сохраненный выбор, который вы хотите использовать повторно.

Вы увидите три другие категории в меню «Быстрые детали».

Автотекст: Word 2016 сохранил старую функцию автотекста . Он работает как Quick Parts для любого блока текста, который вы часто используете. Пример: заметка, которую вы хотите использовать с каждым документом.

Свойство документа: набор постоянных свойств, которые вы можете включить в каждый документ. Пример: название компании или автора.

Поля: это предопределенные элементы, которые обновляются автоматически. Пример: дата, время, номера страниц и т. Д.

Помните, что записи для свойства документа могут иногда включать информацию, которой вы не хотели бы делиться со всеми. Поэтому внимательно следите за этими полями и при необходимости удаляйте скрытые личные данные.

11. Украсьте границы страницы

Границы страницы выглядят хорошо не только на листовках и приглашениях. Если все сделано правильно, они могут добавить прикосновение класса к документу. Разнообразные стили линий, ширины и границы рисунков доступны в меню «Дизайн» на ленте.

Перейдите в Дизайн> Границы страницы.

В поле « Границы и заливка» перейдите на вкладку « Граница страницы », чтобы создать границы.

Настройки говорят сами за себя. Попробуйте Shadow или 3D с правильными цветами, чтобы добавить тонкую, но элегантную границу. Художественные стили с их границами клип-арта могут быть слишком яркими для профессиональных документов.

Используйте четыре угловые кнопки в окне предварительного просмотра, чтобы выбрать стороны страницы для рисования границ. Нажмите эти кнопки, чтобы удалить или добавить границы, как вы хотите.

Поместите курсор на первую страницу документа, если вы хотите поместить рамку только вокруг первой страницы. Вы также можете поместить границы вокруг определенных страниц в разделе. Поместите курсор в раздел — либо на первой странице этого раздела, либо на следующей странице.

Рекомендации и сотрудничество

Отчет Word может показаться неуправляемым делом. Это похоже на организацию миллиона куч сена в аккуратные маленькие стеки. Идея состоит в том, чтобы точно знать, какой стек имеет пин-код, который вы ищете. Эти функции предназначены для облегчения.

1. Создайте индекс

При написании больших документов, таких как отчет, который содержит много информации, страницы содержимого может быть недостаточно. Индекс должен отображаться в конце документа с номерами страниц с ключевыми словами и информацией в отчете. Создайте указатель, чтобы помочь читателю ссылаться на нужную информацию, используя только номер страницы

Сделайте индекс, если ваш документ имеет более 20 страниц. Microsoft Word 2016 не позволяет процессу ошеломить вас. В основном он состоит из двух частей:

• Выберите слова или информацию, которую вы хотите включить в указатель.
• Поместите указатель в нужном месте в вашем документе.

Вы можете прокрутить готовый документ и отметить слова или фразы, которые вы хотите включить в указатель, или отметить их по мере продвижения. В любом случае, выберите текст, который вы хотите использовать в качестве элемента указателя, или щелкните там, где вы хотите вставить запись.

1. Нажмите Ссылки > Отметить запись .

2. Отредактируйте текст в диалоговом окне « Отметить индексную запись ». Вы также можете добавить подпункт, который дополнительно определяет основное слово, которое вы использовали в индексе. Вы можете добавить несколько уровней, каждый из которых отображается с отступом под основной записью.

3. В разделе « Параметры» также можно создать перекрестную ссылку на другую основную запись. Читатель может использовать это для ссылки на связанную информацию в другом месте того же документа.

4. Используйте формат номера страницы, чтобы принять решение о появлении номеров страниц в индексе.

5. Нажмите « Пометить», чтобы отметить элемент указателя. Чтобы отметить этот текст везде, где он отображается в документе, нажмите « Отметить все» .

6. Повторите процесс для всех слов и фраз, которые вы хотите включить в указатель.

Вы сейчас создали свой индекс. Вставьте его в нужном месте к концу документа.

1. Нажмите на страницу, где вы хотите вставить индекс.

2. Нажмите Ссылки> Вставить указатель .

3. Откроется диалоговое окно Index . Здесь вы можете выбрать форматирование текстовых записей, номеров страниц, вкладок и ведущих символов.

4. Выберите внешний вид из различных форматов в списке и проверьте окно предварительного просмотра справа. Помните, что окно предварительного просмотра не показывает фактический индекс. Это просто «симуляция» того, как это будет выглядеть.

5. Нажмите ОК . Ваш индекс теперь готов.

Иногда вам может понадобиться добавить больше записей в индекс после того, как вы вставили его на страницу. Отметьте запись и перейдите в « Ссылки»> «Обновить индекс», чтобы включить новые упоминания.

Кроме того, добавьте заголовок для индекса, потому что Word не делает это автоматически.

2. Создание библиографий

Ваш документ почти готов. Теперь вам нужно отдать должное всей другой исследовательской работе и идеям, на которые вы ссылались в своем документе. Пришло время для библиографии.

Отчет компании, возможно, не нуждается в библиографии, но академическая статья не закончена без этого. Библиография — одна из самых кропотливых работ в академическом отчете. Вы должны привести все свои цитаты в порядок, прежде чем сесть, чтобы создать библиографию. Кроме того, определитесь со стилем цитирования (обычно MLA, APA или Chicago-style ) в соответствии с рекомендациями вашего предмета.

Не стесняйтесь воспользоваться сторонними генераторами цитирования и библиографии. библиографий. о создании этого раздела.

Но Microsoft Word 2016 имеет полный набор инструментов, чтобы сделать этот процесс максимально безболезненным. Итак, перейдите к тому пункту в документе, где вы хотели бы разместить библиографию. Хорошо, если у вас есть хотя бы одна цитата, но даже если вы этого не сделаете, Word 2016 позволяет использовать цитату-заполнитель и заполнять источники позже.

Нажмите « Ссылки»> «Библиография» .

Word предлагает несколько стилей библиографии, которые отличаются только названиями заголовков. Выберите подходящий стиль, а затем вставьте цитаты с кнопки в группе « Цитаты и библиография» .

У библиографического инструмента есть несколько шагов к этому. Для краткости я направлю вас на превосходную справочную страницу Microsoft Office, которая представляет собой пошаговое руководство.

В некоторых научных статьях вас попросят создать аннотированную библиографию. Это более конкретная версия библиографии со списком ссылок на журналы, книги, статьи и другие документы, за которыми следует краткий абзац. Абзац является описанием источника и того, как он поддерживает вашу статью.

3. Перекрестная ссылка

Вы можете использовать перекрестную ссылку, чтобы помочь читателю перемещаться по длинному документу.В любой точке документа вы можете попросить читателя сослаться на заголовок, номер страницы, изображение, диаграмму, сноску, сноску и абзац. Ссылка с перекрестными ссылками — это удобный способ связать связанную информацию вместе. Читатель просто должен нажать на ссылку, чтобы перейти к этому фрагменту информации.

Вот как вы начинаете:

1. Выберите место для перекрестной ссылки и введите текст, который сообщает читателю об этом. Например: «См. Диаграмму 3 для будущих тенденций».

2. Перейдите во Вставить> Перекрестная ссылка .

3. В поле « Тип ссылки» щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать ссылку для ссылки.

4. Параметры в раскрывающемся списке « Вставить ссылку на» изменятся в соответствии с вашим выбором выше.

5. В поле « Для чего» просмотрите варианты и сообщите Word точную информацию для ссылки.

6. Установите флажок Вставить как гиперссылку, чтобы создать гиперссылку для ссылочной информации.

7. Нажмите Вставить, чтобы включить перекрестную ссылку в документ.

Помните, наше упоминание подписей? Вы можете сделать перекрестные ссылки на уравнения, рисунки, графики и таблицы, если вы использовали подписи под ними.

Word не может создать перекрестную ссылку для чего-то, что не существует. Word сообщит вам об этих ошибках, а также автоматически обновит перекрестные ссылки при изменении номера страницы или текста элемента, на который есть ссылка.

Профессиональный отчет может быть одиночной работой, или вы можете воспользоваться помощью команды для подготовки первого проекта. Скромный комментарий — один из самых недоиспользуемых инструментов документа Word. Он отображается как прямоугольный цветной шарик на полях или в области просмотра.

Вы можете использовать комментарии в виде небольших «стикеров» или собственных заметок. Оставляйте небольшие заметки для себя на полях, когда вы пишете, редактируете и редактируете свой путь через отчет или рукопись. Будьте изобретательны — добавьте дополнительные ссылки на другие ресурсы, используйте их для подсказок и указателей, ссылки на различные части документа или создайте ссылку обратной связи для своих читателей.

Microsoft Word 2016 также является расширенным инструментом для совместной работы. Комментарии играют огромную роль в общении с командой. Вот как работает система комментариев …

1. Выделите текст, к которому вы хотите добавить комментарий, или щелкните в конце текстового блока.

2. Перейдите во Вставить> Комментарий . Введите свой комментарий в поле. Комментарии появляются в области разметки справа. Представление «Макет печати» обычно является лучшим способом просмотра комментариев рядом с текстом.

3. Перейдите к обзорной вкладке и увидеть больше возможностей для комментариев. На этой вкладке также отображаются все элементы управления для отслеживания изменений и комментариев в совместном документе. Используйте параметры разметки, чтобы отобразить или скрыть комментарии. Например: No Markup не будет скрывать комментарии и область разметки справа.

Завершите свой отчет

Как только большая часть вашего отчета будет завершена и сохранена, пришло время завершить ваш отчет. Когда я говорю «финализировать», я не имею в виду корректуру. Это должно быть сделано тоже. Теперь вам нужно принять меры безопасности, чтобы защитить отчет от несанкционированных изменений и плагиата.

Эти меры безопасности обеспечат дополнительный уровень подлинности вашего электронного файла, прежде чем вы передадите его.

Этот раздел будет охватывать:

• Подписи
• Вставить водяные знаки
• Сделать документ «только для чтения»
• Пароль защищает ваш документ
• Распечатайте свой документ в PDF

1. Подписи

Вы можете добавить текстовую подпись для личного контакта с отчетом. Но простая текстовая подпись не требует никакой аутентификации. Цифровая подпись — лучший способ защитить ваш документ от несанкционированного доступа. Цифровая подпись подтверждает , что документ пришел из подписывающих и не был подделан в любом случае.

Давайте создадим строку подписи в Microsoft Word 2016.

В документе поместите курсор туда, где вы хотите создать строку подписи.

1. Перейдите в меню « Вставка» > « Текстовая группа» > « Линия подписи» и нажмите « Линия подписи Microsoft Office» .

2. Откроется диалоговое окно « Настройка подписи» . Заполните поля, как указано. Если вы отправляете документ другому лицу для подписания, добавьте инструкции для подписывающего лица в поле, зарезервированное для него ( Инструкции для подписывающего лица ). Подписчик также может добавить указать цель подписи, если установлен флажок Разрешить подписчику добавлять комментарии в диалоговом окне Подписать .

3. Нажмите кнопку ОК, и документ теперь будет отображать заполнитель для подписи.

Введите подпись:

Когда вам нужно подписать документ цифровой подписью, перейдите к строке для подписи и щелкните правой кнопкой мыши по ней.

Вам будет предложено подписать с цифровым идентификатором. Если у вас его нет, Microsoft скажет вам, чтобы получить его от подписчика сервисного партнера.

Если у вас нет цифрового идентификатора, вы можете просто вставить текстовое представление строки подписи . Вы можете использовать письменную подпись или изображение, которое не требует аутентификации.

2. Вставьте водяные знаки

Водяной знак Microsoft Word является «поддельным», но все же полезным визуальным индикатором состояния документа. Например, вы можете использовать водяной знак с надписью «Черновики», чтобы отличать его от окончательной версии документа. Или используйте водяной знак, чтобы указать, что документ защищен авторским правом или является конфиденциальным.

Знак «Черновик» является наиболее распространенным. Но Microsoft Word дает вам несколько других водяных знаков на выбор.

1. Перейдите в Дизайн > Фон страницы и выберите Водяной знак . Кнопка «Водяной знак» будет доступна только в режиме «Печать».

2. Вы можете выбрать изображение или текстовый водяной знак из галереи. Доступны как горизонтальные, так и диагональные версии. Диалоговое окно предоставляет вам все параметры настройки для окончательного вида водяного знака. Попробуйте разные шрифты, макеты, размеры и цвета.

3. Вы можете ввести свой собственный текст в поле Текст, чтобы создать свой собственный водяной знак.

4. Нажмите OK, чтобы применить водяной знак к вашему документу. Word автоматически применяет водяной знак к каждой странице, кроме титульной страницы.

3. Сделать документы «только для чтения»

Профессиональный отчет по своей природе не должен редактироваться его читателями. Преобразование документа в PDF является одним из способов. Но вы также можете применить несколько дополнительных ограничений в Microsoft Word и предотвратить случайное изменение или упущение любого рода.

Есть три способа защитить документ.

Первый — сделайте ваш документ «только для чтения».

Это гарантирует, что ваш документ может быть только прочитан или скопирован. Это не помешает никому копировать файл и вносить изменения в копию.

1. Перейдите на вкладку Файл > Информация > Защитить документ > Отметить как окончательный вариант.

2. Когда читатели открывают документ, панель сверху предложит читателям рассматривать этот документ только для чтения. Но они могут нажать «Все равно редактировать», чтобы открыть документ в режиме редактирования.

Второе — пароль защищает ваш документ.

Защитите свой документ от нежелательных изменений с помощью пароля.

1. В разделе « Защита документа» выберите « Зашифровать паролем» . Введите пароль и нажмите ОК .

2. В поле Подтверждение пароля введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК . Документ откроется, когда читателю будет предложено ввести пароль.

Microsoft использует AES (Advanced Encryption Standard), 128-битную длину ключа, SHA1 (криптографический алгоритм хеширования, который генерирует почти уникальный 160-битный ключ для замены открытого текста) и CBC (цепочку блоков шифра), чтобы дать хакеру выгоду заслуженная головная боль

Третье — ограничить редактирование.

Эта функция управления помогает вам как автору решить, какие части документа могут редактировать другие, а какие будут заблокированы. Думайте об этом как о вышибале, который впускает VIP, но в остальном закрывает дверь для простого народа.

1. Перейдите в Обзор > Ограничить редактирование .

2. В разделе « Редактирование ограничений» установите флажок « Разрешить только этот тип редактирования в документе» и убедитесь, что в списке указано « Без изменений» (только для чтения) .

Без изменений (только для чтения) — тип ограничения по умолчанию. Чтобы выбрать другой уровень ограничения для документа, щелкните меню и выберите «Отслеживаемые изменения», «Комментарии» или «Заполнение форм».

3. Чтобы освободить некоторые разделы от блокады редактирования, выберите разделы для редактирования без ограничений. Чтобы выбрать несколько областей, нажмите CTRL , выделяя область с помощью мыши.

4. Вы можете выбрать Все в разделе Исключения (необязательно) на панели «Ограничить редактирование». Или нажмите Дополнительные пользователи … и разрешите изменять разделы только определенным пользователям. Допустимые площади будут отмечены квадратными скобками.

5. Нажмите Да, Начать принудительную защиту .

Теперь введите уникальный пароль в открывшемся окне. Вы должны напечатать это снова, чтобы подтвердить это.

Пароль не является обязательным. Но это гарантирует, что никто не сможет просто нажать « Остановить защиту» и отредактировать документ. Если вы все еще параноик, идите вперед и зашифруйте свой документ Microsoft Word и зашифровать и зашифровать ваши как мы сделали во втором процессе выше.

4. Распечатайте отчет в PDF

Формат Portable Document Format имеет много преимуществ. Не в последнюю очередь это его кросс-платформенная совместимость на всех компьютерах. Ваш документ готов, и теперь вам нужно поделиться им или отправить на печать. Многие профессиональные отчеты — например, юридический документ — должны сохранять формат, как предполагалось.

Сохраните или конвертируйте копию в PDF. Microsoft Word 2016 не требует каких-либо сторонних надстроек.

Перейдите в Файл > Экспорт > Создать PDF / XPS .

Помните, что ваш документ Word может содержать конфиденциальную информацию, которую вы не хотите включать в PDF. Удалите его перед публикацией в PDF. В окне « Опубликовать как PDF или XPS» выберите « Параметры» . Затем выберите Документ и очистите Свойства документа . Установите любые другие параметры и нажмите ОК .

Найдите место, где вы хотите сохранить файл, и нажмите « Опубликовать» .

Следующий шаг…

Вы близки к финишной черте. Отчет готов к передаче вашим читателям. Но осталась одна последняя работа.

Переверните страницы и убедитесь (снова), что ваш отчет удобен для чтения. Подойдите к нему глазами читателя. Вы организовали свои мысли и написали убедительно? Хорошо ли сочетается информация с графиками и иллюстрациями? Могут ли они быстро просмотреть информацию? Текст читается? Используйте показатель читабельности, чтобы измерить уровень читаемости ваших документов в качестве последнего шага.

Вы также могли заметить, что мы не рассмотрели некоторые аспекты Microsoft Word. Например, Microsoft Word Tables являются важным инструментом для отображения данных. Или сила списков в управлении информацией.

Microsoft Word более четверти века, и в нем мало функций. В мы рассмотрели каждый закоулок этого зверя. Поэтому воспользуйтесь нашими ресурсами, чтобы узнать больше об этом программном обеспечении бесплатно. Каждая новая функция Microsoft Word выученных сделает вашу жизнь проще.

Сделайте свой отчет блеск

Как сказал автор Натаниэль Хоторн,

Легкое чтение чертовски сложно писать

Разве это не верно и для написания профессиональных отчетов? В конце концов, если есть выбор, никто не захочет его читать. Написание бизнес-отчета и его использование для общения — это две разные вещи. Microsoft Word — это всего лишь инструмент — это ваша работа.

Для некоторых альтернатив, проверьте лучшие онлайн текстовые процессоры онлайн текстовых процессоров И для получения дополнительной помощи в профессиональном письме, посмотрите на то, как извиниться в электронном письме, и назовите это

Каковы лучшие практики для написания профессиональных бизнес-отчетов? Напишите нам в комментариях.

If Microsoft Office had been a country, it would have been the third most populous country in the world. 1.2 billion people using a single suite of apps is mind-boggling. And, they «speak» 107 languages!

But right now, you and I are speaking in English and we are going to talk about the most popular tool in the Microsoft Office arsenal — Microsoft Word 2016.

This document editor is used for writing a variety of documents. From a simple application to the necessary resume. From a plain bucket list to an office memo. We think we can work with Word. But it is when we sit down to write a serious professional report, we discover an important fact.

Professional report writing needs a different set of skills.

So, ask yourself this — can you make the leap from a single document to a lengthy report? Do you know all the Microsoft Word features that will help manage this large scale document project? Can you collaborate on the work with other team members?

You may be a student, a small business owner, or an office worker…you will need to create a report or a professionally formatted document of some kind. This MakeUseOf guide will help you update your techniques and sharpen your design approach.

In this guide:

Writing a Report — Introduction | The Report Checklist

Useful Microsoft Word Tools — Paste Special | Researcher | Freeze Parts of Your Document

Work on the Layout & Design — Intro | Cover Page | Table of Contents | Header and Footer | Page Numbers | Font Styling | Paragraph Styling | Page Breaks | Styles and Themes | Captions | Quick Parts | Page Borders

References and Collaboration — Index | Bibliographies | Cross-Referencing | Comments

Finalize Your report — Signatures | Watermarks | Read Only | Print to PDF

The Next Step — Conclusion

Writing a Report

Report writing involves research and then publishing the outcome of that analysis. In the professional world, the «look» or appearance of what you publish is paramount. The eye-pleasing final result could burnish your reputation and enhance your personal brand.

The steps below will handhold you through the expert features in Microsoft Word 2016. Spend a lot of time on a plan. Start with these guidelines…

Step 1: Decide the Purpose

Before you begin the report, you must first know why you are writing it in the first place. Reports are of many kinds but they are either meant to inform or persuade. It can be meant for describing a technical process, sharing background information, or demonstrate progress on a project.

Ask yourself – What and Why. This will help you distill the purpose to the one main point and stick to it instead of rambling on with unnecessary details.

Step 2: Identify Your Audience

The second important consideration is to evaluate your audience. Will they be able to understand what you are talking about? Are there different levels of readers who will read the report? The reader’s knowledge of the subject will greatly influence the information that you need to include.

Decide on the primary audience and then script the report at the adequate technical level. The secondary audience can be supported with supplemental information at the end of the report.

Step 3: Know Your Topic

You must know what you are talking about. So, research the topic, and include all the relevant information to prove your point. Make sure that you come to a conclusion based on facts and not personal opinion. The information must be correct, current, and well-referenced.

Also use a variety of resources such as journals, newspaper articles, books, websites, brochures, raw data, annual reports, and speeches to help support your point. Just don’t stick to Wikipedia.

Step 4: Outline the Report

You have done the research. There’s a ton of information that is waiting to be typed and printed. But wait! Don’t drown before you enter the water. Prepare the final outline of the report which will be the chart of waypoints to help you navigate from start to finish. The outline is the blueprint. It will give you a bird’s eye view of the land and also show you where you need to fill in the details.

The structure of an idea report can include the following elements:

• Title Page
• Executive Summary
• Table of Contents
• Introduction
• The Body of the Report
• Conclusion
• Recommendations
• Appendix
• Bibliography and References

Microsoft Word’s Document Outline is a powerful feature that can help you organize a document even before you start filling it with research. Take advantage of brainstorming and mind-mapping templates too.

Step 5: Write, Edit, Proofread, and Finish

Once you have structured your report, it is time to fill out the headers with content. I personally find it best to tackle a little bit of each section, and then bulk it up with information. You can do that if you want, or finish each section as you go down the report structure. Make sure you focus on presenting your ideas and using supportive evidence rather than spelling and grammar first. Outline your argument and write a few sentences that cast your main ideas. If you find something worth quoting, quote it.

Once the majority of your text is written, it is now time to read through it and make sure it flows well. Make sure you guide the reader’s understanding with transition words such as «This information shows…», «In other words…», «Similarly…» and do highlight relevant and key points.

Finally, spend time to proofread, check for grammar and spelling, and double-check all relevant information and its logical flow. It is best to leave at least one day to check and proofread your work. Don’t try to edit it straight after you think you have finished, as you will tend to miss read what you have written. Get some sleep, and proofread it the next day.

The Report Checklist

Before you go and submit or hand in your report that you have worked so hard on, make sure you have done the following:

• Completed the title page with the Title, Your Name, Date, Who the report is for, and a possible description of what the report is about.
• The contents page has appropriate headings and pages numbers are correct.
• Make sure the introduction covers key points, the scope of the report, and the objective it wants to meet.
• You have added captions above tables and below images/graphs.
• Does the content of the report present the information in a clear way, logical, factual, stay on topic, is to the point?
• Does the conclusion state the results, restate main idea’s, and does not include any new information?
• Are the headings and sub headings clearly labeled?
• Are quotes relevant, up-to-date, and correctly referenced?
• Have you used page breaks where appropriate?

Now, let’s launch Microsoft Word and take you through the features that will help piece together the draft of your report and present it as a professional document.

Useful Microsoft Word Features for Report Writing

Take these as bite-sized tips and master them one by one.

Microsoft Word is a big howitzer with many nuts and bolts. Let’s focus on the key skill sets and the tools you will need to plan, prepare, and present the professional report. The Microsoft Word features we will cover below are also productivity shortcuts that will make your job easier.

Tip: Use Microsoft Word 2016’s «Tell Me» assistant to learn more about new features in the Office suite.

Let’s start with three preliminary tools…

Use Paste Special

For most of us, when we need to copy text or an image into Word, the CTRL+V shortcut does just fine. But sometimes we might want to paste the copied data into another format, such as Excel data as an image. With the Paste Special command you can discard or specify the format when you paste a picture, presentation data, table, or object from any other program into Word.

You will work a lot with Excel tables and charts in a professional document.

If you just copy what you want and click paste, you will notice that it will insert the data as tables. But, if it is a large area of cells you want to paste, and you do not want to edit it, you may want to paste it as an image, with the extra option to edit it.

In Microsoft Excel: Select and highlight the cells that you want to copy > Press CTRL+C.

In Microsoft Word: Go to Home > Paste > Paste Special. Select Paste Special and from the dialog select Microsoft Office Excel Worksheet Object.

You can resize the data as it was an image, and if you double click, you will be able to edit the values. You can change the table or chart and redesign it. And, if you update the data in the chart or table in Excel, you can automatically refresh the chart in Word.

Try the right-click context menu too. The Paste Special menu pops up:

There are more options to import data from Excel into Word. The Microsoft Office Support page also describes them in detail.

Use the Researcher

Yes, there is Google and Wikipedia. But constantly switching from Word to your browser can hamper your productivity. Office 2016 brings in powerful research integration to this grunt work. The Researcher can not only help you find content from within Microsoft Word but also help you quickly add citations. It uses the Bing Knowledge Graph to find the right content to support your document.

Go to Ribbon > References tab and c Choose Researcher. A pane will open on the right with the search options.

Type a keyword for the topic want to search for and press Enter.

The Results pane shows a list of sources you can use in your document. Choose a topic to explore in detail.

Add the topic to your Microsoft Word document with a click on the plus sign on the top-right. You can also click the plus sign on any result to cite the source in your research document. The cite source helps you support your research with web sources and books.

As we will see later, an annotated bibliography is one of the toughest parts of a document. The Researcher is an intelligent assistant who steps in.

Freeze Part of Your Word Document

Let’s take for granted that your professional report will be a long and complex work. You can split the Word window into two panes so that you can view two different parts of a document at the same time. It is a valuable time saver when you want to copy and paste parts from one place to another or refer to one part of the document while working in another.

Go to Ribbon > View tab > Split.

To remove the split, click on Remove Split in the same tab.

The Windows group gives you several options to change the way you work with two or more documents. The features are self-explanatory.

To scroll both documents at the same time, click Synchronous Scrolling in the Window group on the View tab. You can also click on View Side by Side to put two parts of the document next to each other.

Tip: Use Split View to display two different layouts – for instance, Print and Outline. Set the split. Then, click in the pane that you want to change, and then select a different layout on the View tab.

Work on the Layout & Design

The presentation of a report is what gets someone to read a report in the first place, and that is why it is crucial that your report is well presented. If you had the choice of four reports to read, what will you choose?

1. A hand written report.
2. A document printed in black and white.
3. A report printed on normal A4 paper in color.
4. A report printed in color, with a catchy title page, neatly bounded, and slick?

You will pick up the fourth report because it will pull you towards it by the visual appearance alone.

The front cover is not the only reason. A well-designed report is easier to read. It is also easier to scan when you don’t have time to read. That is why you need to spend some time on your headers and footers, and the different styles and themes. In short – the formatting of every element in the report.

Formatting may seem like a difficult chore, but it is a fun exercise that will exercise all your creative muscles. The key takeaways will be the skills you can apply to anything in Microsoft Office going forward. And the time you will save with all the productivity tips learned here.

Microsoft Word 2016 has a wealthy set of features. These are only some of the ways that your report design can stand out from the rest and be professional. So, let’s break down the layout and design skills.

This section will cover these features step-by-step:

• Start with a Cover Page
• Make a Table of Contents
• Create Your Header and Footer
• Add Page Numbers

(Format the Content)

• Pick the Right Fonts
• Style the Paragraphs
• Control Page Breaks
• Use Styles and Themes
• Captions
• Use Quick Parts
• Decorate with Page Borders

1. Start With a Cover Page

The first page is the first point of contact with your reader. It is also your opportunity to make a favorable impression. Don’t let your lack of artistic skills be an excuse because Word takes up the job with its in-built gallery of title pages. All you have to do is marry one to the theme of the report.

Microsoft Word 2016 offers you 16 pre-formatted templates and three more on Office.com.

Go to Insert > Pages Group > Cover Page.

The cover page appears at the beginning of the document by default.

As there are only 16 «official» templates on offer, you may find that all your other peers have the same cover page. So, why not customize it, and make it a bit more unique.

You can design a title page (or cover page) in Microsoft Word that can be an original in the stack. Save it as a template or easily change the design on the fly.

2. Make a Table of Contents

Casual readers scan. Good readers scan first and then dive deep. A table of contents provides the waypoints that help both. When it is a long and complicated document, wouldn’t you rather check the lay of the land before you head to the section that interests you?

Consider a Table of Contents (TOC) if your document is more than 10 pages long. You should first make sure you don’t need to rearrange any pages in your document before creating the TOC.

In Microsoft Word, you don’t have to write the entire TOC by hand. There’s a Table of Contents automatic tool under the References tab which takes your outline and designs it for you. Also, you can easily keep it updated when you want to change something.

There are also templates you can download and fit it around the nature of the content. For instance, a TOC for a thesis will look different from that of a company’s annual report.

We have a complete tutorial on how to create a table of contents page in Word.

The gist of it is this:

Create the outline and use heading styles to organize the hierarchy. Apply the automatic TOC tool to the heading styles. Word 2016 searches for those headings and then inserts the table of contents into your document. Then you can automatically update your TOC if you make changes in your document.

For more hands-on control, you can also use the Manual Table of Contents style. Word inserts placeholder text and you have to insert and format each content in the list.

3. Create Your Header and Footer

Headers and Footers are important in reports as the main purpose is to provide information about the report on every page. They are the common display areas for page numbers. The header of the document should contain the title of the report, and possibly the name of who created it. The title of the current section is helpful.

The footer, on the other hand, should include the page numbers, date of publication, and other administrative information that is required. Do note that some style guides have special guidelines for headers and footers.

Let’s start with the header in your document and give it a unique look.

Select Insert, then select either Header or Footer from the group. The built-in gallery shows you several options you can choose from.

The header and footer space is inserted in your document with placeholder text or table. The Header & Footer Tools opens on the Ribbon for other formatting work like the date, time, or picture.

Enter your text and then select Close Header and Footer.

You can start with a blank header and footer. If you have the design skills, use the Header & Footer Tools to design your own. Master the header and footer space if you want to create custom letterheads for your organization. You can use brand elements like company or organization logos at the top and neatly formatted footnotes at the bottom

Let’s try with and modify one of the inbuilt headers. I selected Facet from the gallery.

The final look took two minutes to put together with simple text effects and an icon sourced from the Microsoft Office icon gallery.

The header and footer are in place. But, how do you know where you are in the document? Insert page numbers as the next important signpost.

4. Add Page Numbers

Page numbers look best in the footer (unlike in the header as in the image above). You can add a basic page number from the Insert > Page Number button on the Ribbon. You can also add it from the Design tab that appears when you add the header and the footer.

You have a lot of control over page numbers. Choose from a wide range of number formats and customize them to your needs. In this case, we are adding the number to the footer, but you can put them at the top or even at the margins. In this example, I have placed the page number at the bottom left. But, I would like to change the default look and the format.

For example: Using a «Page X of XXX» makes for a better indicator on a long document.

Select the page number. Go to Insert > Quick Parts. From the drop-down menu, select Field. You can also reach the Field dialog from the Header and Footer Design tab.

Choose NumPages from the long list of field names. From the box on the right, you can pick a specific format. I selected the usual 1, 2, 3. Click OK, and the number of the number of pages will appear. Now all you have to do is add your text such as Page X of XXX, and change the look of the numbers with the usual text formatting tools available from the Home tab.

It now looks like this:

Design the look on any page number in your document and Word updates all the remaining automatically. Page numbers are the most common elements in a footer, but it can also hold any other information like the header. From the options in the Insert group, you can add the date and time, document info, pictures, and more to your header or footer.

Next, we’re heading into formatting the content.

The visual draw of your professional report comes together with the «beautification» you apply to the content. Formatting is also an essential step for a document that flows well. So, you must focus a lot of energy on picking the right font, paragraph space, and the colors.

Don’t worry. Even, the artistically challenged will find this part easy because Microsoft Word comes packaged with default themes and visual styles. Let’s start with the most basic element of a document.

5. Pick and Style the Right Font

Your choice of font in a professional Word report not only determines how the text stands out but also how it is printed. You want both for maximum impact.

You can apply a typeface (i.e. the visual look of the font) to either an entire document or to specific parts of a document. All font choices are available from the Home tab. Go to Home > Font.

The default font in Microsoft Word 2016 is Calibri. Look beyond that as you have lots of others to choose from. If you choose Times New Roman, you may be considered lazy, if you choose Windings, well… I don’t think I need to explain that. So make sure you choose a font that is easy to read and suits the report. To play it safe, pick from one of these professional-looking Google fonts; they’re available for free.

Tip: Baskerville and Georgia are good alternatives to the over-used Times New Roman

Try different font pairing for the body text and Headings (and Subheadings). Several websites like FontJoy and TypeWolf will help you experiment with font pairings. You can download and use custom fonts too. But remember the thumb-rule — never use more than three different typefaces in a document.

For that extra bit of pizazz, try a drop cap to enhance your text.

6. Style the Paragraphs

If you want to have your lines double spaced, or single spaced, you need to change the format of the paragraphs. By changing the spacing, you can make a document easier to read or give the impression that it is longer and that you have put more work into it.

To change the paragraph for the whole document, it is best that you select each block of text; otherwise, if you are using headers in your report, they will change too. Another better option is if you customize the particular style you are using to format the paragraph.

To do this, go to Home > Styles. Right click on the style you want to change and select Modify. Click on Format > Paragraph which is at the bottom of the dialog box. Now, change the spacing, indentation, and alignment for the paragraph. Click OK to close the dialogs.

When you want to change a smaller portion of the document, select what you want to change. Right click on the highlighted text and select Paragraph. The same dialog box as above will appear.

7. Control Page Breaks

A page break — by its very name — splits a continuous block of text across two pages. Page breaks are important structural elements for long documents. Word automatically inserts a page break at the end of the page. But in a long document, you can place page breaks where you want them.

To insert a manual page break, click Insert > Page Break. (Keyboard shortcut: CTRL + Enter)

A page break looks like this when you click on the Show/Hide command in the Paragraph group.

But what if you want to keep a bunch of lines together on a page or column and not have them separate because of a page break? The layout is in your control. Click the tiny arrow you see in the bottom right of the Paragraph group.

In the Paragraph box, click Line and Page Breaks. Select from these four pagination options:

• Widow/Orphan control places at least two lines of a paragraph at the top or bottom of a page.
• Keep with next prevents breaks between paragraphs you want to stay together.
• Keep lines together prevents page breaks in the middle of paragraphs.
• Page break before adds a page break before a specific paragraph.

We’ve also shown how to remove page breaks when necessary.

8. Use Styles and Themes

Styles and themes are perhaps two of the more underused features in Microsoft Word. But I think you should use them at every opportunity to save a lot of time.

But what is the difference between a theme and a style? Microsoft says:

Themes provide a quick way to change the overall color and fonts. If you want to change text formatting quickly, Word Styles are the most effective tools.

So, as themes control the general look with color, effects, and fonts – start with a good theme for your document first. Then, use Styles to dig into the specific portions you want to change the appearance for.

For Themes: Go to the Design tab. Pick a theme from the gallery. You can see previews of what the color combination is like.

For Styles: Select the part of the text you want to change. Go to the Styles group on the Home tab. You can see previews of what they look like. Choose the Style that is suitable for your content. For instance, choose a heading style for the headings in your document. Or, a particular style for any quotes. You can also modify an existing style and create new styles from scratch.

9. Captions

Every picture, chart, or illustration needs a caption to clearly describe it. It is a single line of text, usually located below a graphic. Captions are also an important reference when you need to mention them in another place. Many documents omit this small detail.

It is easy to add a caption. Right-click the illustration you want to add a caption to. Select Add Caption.

In the dialog box, add your caption text and configure the remaining options. Captions can be automatically referenced in Word.

10. Use Quick Parts

Professional documents can get repetitive. This is why you should start using Quick Parts for boilerplate content you reuse all the time. For instance, let’s say there is a contract clause you include with every document. Or, some introductory information. Instead of repeated copy-paste, save them as Quick Parts and re-use them again and again.

Quick Parts is also a type of building block. You can see the gallery of all reusable blocks of content in the Building Block Organizer.

Save and reuse your own Quick Parts in two steps:

1. Select the phrase, sentence, or other portion of your document that you want to save to the gallery.
2. Go to Insert > Text group > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery. Change the name and add a description if you like. Click OK.

Just as easily, you can re-use the saved snippet of content.

Place your cursor where you want to insert a selection from the Quick Parts Gallery. Go to Insert > Text group > Quick Parts. Then click the sentence, phrase, or other saved selection you want to reuse.

You will notice three other categories in the Quick Parts menu.

AutoText: Word 2016 has retained the old AutoText feature. It works like Quick Parts for any block of text that you use a great deal. Example: A note you want to use with every document.

Document Property: A set of constant properties that you can include with every document. Example: Company name or author.

Fields: These are predefined elements that update automatically. Example: Date, time, page numbers etc.

Remember, entries for document property can sometimes include information you wouldn’t want to share with everyone. So, keep a close eye on these fields and remove the hidden personal data whenever required.

11. Decorate With Page Borders

Page borders look good not only on flyers and invitations. If done right, they can add a touch of class to a document. A variety of line styles and widths and art borders are available from the Design menu on the Ribbon.

Go to Design > Page Borders.

In the Borders and Shading box, use the Page Border tab to design your border.

The settings are self-explanatory. Try Shadow or 3-D with the right colors to add a subtle but elegant border. The Art styles with their clip-art borders might be too garish for professional documents.

Use the four corner buttons in the Preview window to select the sides of the page to draw borders. Click these buttons to remove or add borders, as you wish.

Place the cursor on the first page of a document if you want to put a border around only the first page. You can also put borders around certain pages in a section. Place the cursor in the section — either in the first page of that section or in a subsequent page.

References and Collaboration

A Word report can seem like an unmanageable chore. It’s like organizing a million piles of hay into neat little stacks. The idea is to know precisely which stack has the pin you are looking for. These features are meant to make it easier.

1. Create an Index

When writing large documents such as a report that contains a lot of information, a contents page may not be enough. An Index should appear at the end of the document, with page numbers to keywords and information in the report. Create an index to help the reader reference the right information with just the page number.

Make an index if your document has more than 20 pages. Microsoft Word 2016 doesn’t let the process overwhelm you. It basically has two parts:

• Select the words or information you want to include in the index.
• Place the index at the right place in your document.

You can scroll through the finished document and mark the words or phrases you want to include in the index or mark them as you go along. Either way, select the text you’d like to use as an index entry or click where you want to insert the entry.

1. Click References > Mark Entry.

2. Edit the text in the Mark Index Entry dialog box. You can also add a sub-entry which further defines the main word you used in the index. You can add multiple levels and each appears indented under the main entry.

3. Under Options, you can also create a cross-reference to another main entry. A reader can use this to refer related information elsewhere in the same document.

4. Use the Page number format to decide on the appearance of the page numbers in the index.

5. Click Mark to mark the index entry. To mark this text everywhere it shows up in the document, click Mark All.

6. Repeat the process for all the words and phrases you want to include in the index.

You have now built your index. Insert it at the right place towards the end of the document.

1. Click on the page where you want to insert the index.

2. Click References > Insert Index.

3. The Index dialog box is displayed. Here you can choose to format the text entries, page numbers, tabs, and leader characters.

4. Choose the appearance from the different formats in the list and check the Preview window on the right. Remember, the Preview window doesn’t show you actual index. It is just a «simulation» of how it will look like.

5. Click OK. Your Index is now ready.

Sometimes, you may need to add more entries to the index after you have inserted it on the page. Mark the entry and go to References > Update index to include the new mentions.

Also, add a heading for the index because Word doesn’t do it automatically.

2. Creating Bibliographies

Your document is almost done. Now, you need to credit all the other research work and ideas which you have referenced in your document. It’s time for a bibliography.

A company report might not need a bibliography but an academic paper isn’t finished without one. The bibliography is one of the most painstaking jobs in an academic report. You need to have all your citations in order before you sit down to frame the bibliography. Also, decide on the citation style (typically MLA, APA, or Chicago-style) as per the guidelines of your subject.

Don’t hesitate to take advantage of third-party citation and bibliography generators for constructing this section.

But, Microsoft Word 2016 has a complete toolset to make this process as painless as possible. So, go to the point in the document where you would like to place the bibliography. It’s good if you have at least one citation to include, but even if you don’t, Word 2016 lets you use a placeholder citation and fill in the sources later.

Click References > Bibliography.

Word offers a few bibliography styles that differ only in their heading names. Choose the appropriate style and then insert citations from the button in the Citations & Bibliography group.

The bibliography tool has a few steps to it. For the sake of brevity, I will direct you to the excellent Microsoft Office help page which is a step-by-step guide.

Some academic papers will ask you to create an annotated bibliography. It is a more fleshed out version of a bibliography with a list of citations to journals, books, articles, and other documents followed by a brief paragraph. The paragraph is a description of the source and how it supports your paper.

3. Cross-Referencing

You can use a cross-reference to help the reader navigate through a long document. At any point in a document, you can tell the reader to refer back to a heading, page number, image, chart, footnote, endnote, and paragraph. A cross-reference link is a neat way to connect related information together. The reader just has to click on the link to go that snippet of information.

Here’s how you begin:

1. Select the place for the cross-reference and type the text that tells the reader about it. For instance: «Refer to Chart 3 for future trends.»

2. Go to Insert > Cross-reference.

3. In the Reference type box, click the drop-down list to select what you want to link to.

4. The options in the Insert Reference to drop-down will change according to your choice above.

5. In the For Which field, go through the choices and tell Word the exact information to link to.

6. Check the Insert as hyperlink box to create the hyperlink for the referenced information.

7. Click on Insert to include the cross-reference in the document.

Remember, our mention of captions? You can make cross-references to equations, figures, graphs, and tables if you used captions below them.

Word cannot create a cross-reference for something that does not exist. Word will let you know about these errors and also update the cross-references automatically when you change the page number or text of the referenced item.

A professional report can be a solitary job or you can take the help of a team to prepare the first draft. The humble Comment is one of the most underused tools of a Word document. It is displayed as a rectangular colored balloon in the margin or in the Reviewing Pane.

You can use comments as small «stickies» or self-notes. Leave little notes to yourself in the margins as you write, edit, and revise your way through a report or a manuscript. Be creative – add extra links to other resources, use them for tips and pointers, link to different parts of a document, or set up a feedback link for your readers. And when you finalize, you can easily remove all comments in Word.

Microsoft Word 2016 is also an enhanced collaborative writing tool. Comments play a huge role in communicating feedback across a team. Here’s how the comment system works…

1. Highlight the text you want to add a comment to or click at the end of a text block.

2. Go to Insert > Comment. Type your comment in the box. The comments appear in the markup area on the right. The Print Layout view is usually the best way to see the comments alongside the text.

3. Go to the Review tab and see more options for comments. This tab also shows all the controls for tracking changes and comments in a collaborative document. Use the Markup options to display or hide the comments. For instance: No Markup will hide the comments and the markup area on the right.

Finalize Your Report

Once the bulk of your report is completed and saved, it is time to finalize your report. When I say finalize, I don’t mean proofread it. That should be done too. Now, you have to take the security measures to protect the report from unauthorized changes and plagiarism.

These security measures will give an extra level of authenticity to your electronic file before you share it.

This section will cover:

• Signatures
• Insert watermarks
• Make the document ‘read only’
• Password protect your document
• Print your document to PDF

1. Signatures

You can add text signature for a personal touch to the report. But a simple text signature does not need any authentication. A digital signature is the better way to protect your document from unauthorized access. A digital signature confirms that the document came from the signer and hasn’t been tampered in any way.

Let’s create a signature line in Microsoft Word 2016.

In the document, place your cursor where you want to create a signature line.

1. Go to Insert > Text group > Signature Line and click Microsoft Office Signature Line.

2. The Signature Setup dialog box is displayed. Fill the fields as indicated. If you are sending the document to someone else for signing, add instructions for the signer in the field reserved for it (Instructions to the signer). The signer can also add give the purpose for the signing if the Allow the signer to add comments in the Sign dialog box is checked.

3. Click on OK and the document will now display a placeholder for the signature.

Enter a signature:

When you need to sign a document with a digital signature, go to the signature line and right-click on it.

You will be prompted to sign with a digital ID. If you don’t have one, Microsoft will tell you to get one from a signature service partner.

If you don’t have a digital ID, you can just insert a textual representation of a signature line. You can use a written signature or an image that doesn’t require authentication.

2. Insert Watermarks

A Microsoft Word watermark is a «fake» but still useful visual indicator for the status of the document. For instance, you can use a watermark that says «Drafts» to differentiate it from the final version of the document. Or, use the watermark to suggest the document is «Copyrighted» or «Confidential».

The «Draft» mark is the most common. But, Microsoft Word gives you several other watermarks to choose from.

1. Go to Design > Page Background and choose Watermark. The Watermark button will be enabled in the Print view only.

2. You can choose a picture or a text watermark from the gallery. Both horizontal and diagonal versions are available. The dialog box gives you all the customization options for the final look of the watermark. Try different fonts, layouts, sizes, and colors.

3. You can type your own text in the Text field to create your custom watermark.

4. Choose OK to apply the watermark to your document. Word automatically applies the watermark to every page except the title page.

3. Make Documents «Read Only»

A professional report by its nature should not need to be edited by its readers. Converting the document to a PDF is one way. But, you can also apply a few more restrictions in Microsoft Word and prevent accidental modification or omission of any kind.

There are three ways to protect a document.

First — Make your document «read only».

This ensures that your document can only be read or copied. It won’t prevent anyone from copying the file and making changes to the copy.

1. Go to the File tab > Info > Protect Document > Mark as Final.

2. When readers open a document, a bar on top will prompt readers to treat this document as read only. But, they can click on «Edit Anyway» to open the document in Edit mode.

Second — Password Protect Your Document.

Protect your document from unwanted edits with a password barrier.

1. Under Protect Document, choose Encrypt with Password. Type a password and click OK.

2. In the Confirm Password box, type the password again, and then click OK. The document will open with the reader prompted for a password.

Microsoft uses the AES (Advanced Encryption Standard), 128-bit key length, SHA1 (a cryptographic hashing algorithm which generates an almost unique 160-bit key to replace the plaintext), and CBC (cipher block chaining) to give a hacker a well-deserved headache.

Third — Restrict Editing.

This control feature helps you as the author decide which parts of the document others can edit and which will be locked out. Think of it as the bouncer who lets the VIPs in but otherwise bars the door for the common folk.

1. Go to Review > Restrict Editing.

2. Under Editing restrictions, check Allow only this type of editing in the document, and make sure the list says No changes (Read only).

No changes (Read only) is the default restriction type. For a different restriction level for the document, click the menu and select from Tracked changes, Comments, or Filling in forms.

3. To free some sections from the editing blockade, select the sections for editing without restrictions. To select more than one area, click CTRL while selecting the area using the mouse.

4. You can check Everyone under Exceptions (optional) in the Restrict Editing panel. Or, click More users… and allow only specific users to modify the sections. The allowable areas will be marked with square brackets.

5. Click Yes, Start Enforcing Protection.

Now, type a unique password in the box that opens. You have to type it again to confirm it.

The password is optional. But it ensures that no one can just click Stop Protection and edit the document. If you are still paranoid, go ahead and encrypt your Microsoft Word document as we did in the second process above.

4. Print Your Report to PDF

The Portable Document Format comes with many advantages. Not least is its cross-platform compatibility across all computers. Your document is ready and now you need to share it or send it across to be printed. Many professional reports — for instance, a legal document — need to retain the format as intended.

Save or convert a copy to PDF. Microsoft Word 2016 does not need any third-party add-ins.

Go to File > Export > Create PDF/XPS.

Remember, your Word document may contain sensitive information that you do not want to be included in the PDF. Remove it before you publish to PDF. In the Publish as PDF or XPS window, choose Options. Then select Document and clear Document properties. Set any other options you want and choose OK.

Browse to where you want to save the file and click on Publish.

The Next Step…

You are close to the finishing line. The report is ready to be handed over to your readers. But there’s one last job left.

Turn the pages and make sure (again) that your report is reader-friendly. Approach it with the eye of the reader. Have you organized your thoughts and written persuasively? Does the information flow well with the charts and illustrations? Can they skim through and find the information quickly? Is the text readable? Use the readability score to gauge the readability level of your documents as a final step.

You also might have noticed we didn’t cover some aspects of Microsoft Word. For instance, Microsoft Word Tables are an important tool for data display. Or, the power of lists in information management.

Microsoft Word is more than a quarter of a century old, and packed with little features. At MakeUseOf, we have covered every nook and cranny of this beast. So, do use our resources to learn more about this software for free. Each new feature of Microsoft Word learned will make your life easier.

Make Your Report Shine

As author Nathaniel Hawthorne said,

Easy reading is damn hard writing

Isn’t this true for professional report writing too? After all, if given a choice, no one may want to read it. Writing a business report and using it to communicate are two different things. Microsoft Word is just a tool — it’s your job to engage.

For some alternatives, check out the best online word processors. And for more help with professional writing, take a look at how to apologize in an email and mean it.

What are the best practices for writing professional business reports? Tell us in the comments.