Данные хранимые в ячейках электронной таблицы excel - Word и Excel

Типы входных
данных

В каждую ячейку
пользователь может ввести данные одного
из следующих возможных типов: символьные,
числовые, формулы и функции, а также
даты.

Символьные
(текстовые) данные
— это любая
последовательность символов. Символьные
данные могут включать в себя алфавитные,
числовые и специальные символы. В
качестве их первого символа часто
используется апостроф, а иногда –
кавычки. Данные текстового типа
используются для заголовков таблиц,
заголовков строк и столбцов, а также
для комментариев.

Пример символьных
данных:

Ведомость
по начислению премии

Группа
№ 115

Числовые
данные –
это числовые константы. Они не могут
содержать алфавитных и специальных
символов, поскольку с ними производятся
математические операции. Единственными
исключениями являются десятичная точка
(запятая) и знак числа, стоящий перед
ним.

Пример числовых
данных:

–20

256.28

.251

Формулы
– это выражения, состоящие из числовых
величин, адресов ячеек и функций,
соединенных знаками арифметических
операций.

Пример формулы:

А5/(Н8+12).

В ячейке, в которой
находится формула, виден только результат
вычислений над данными, содержащимися
в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в
строке ввода, когда данная ячейка станет
активной.

Функция
представляет
собой программу с уникальным именем,
для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов, стоящих
в скобках после ее имени. Функцию (так
же, как и число) можно считать частным
случаем формулы. Различают статистические,
логические, финансовые и другие функции.

Пример функции:

SUM(В2:В6,В9)
– функция вычисления суммы значений
множества чисел, находящихся в ячейках
B2,B3,B4,B5,В6 и В9.

Особым
типом входных данных являются даты.
Этот тип данных обеспечивает выполнение
таких функций, как добавление к дате
числа (пересчет даты вперед и назад) или
вычисление разности двух дат (длительности
периода). Даты имеют внутренний (например,
дата может выражаться количеством дней
от начала 1900 года или порядковым номером
дня по Юлианскому календарю) и внешний
формат. Внешний формат используется
для ввода и отображения дат, например:

– ДД-ММ-ГГ
(04-10-98);

– ДД.ММ.ГГ
(04.10.98);

– ДД-МММ
(04-Янв) и т.д.

Форматирование
числовых данных в ячейках

Данные, содержащиеся
в ячейках или являющиеся результатом
расчета по формулам, могут по-разному
изображаться в рабочем поле таблицы.
Так, может выводиться разное количество
знаков числа после запятой (или десятичной
точки), меняться цвет фона ячейки,
символьные строки могут сдвигаться в
ячейке в крайние положения и т.п. Для
управления таким изображением служат
форматы ячеек. В табличных процессорах
имеется набор форматов, каждый из которых
может быть отнесен к ячейке, определяя
таким образом локальное редактирование
изображения данных (но не содержимого
ячеек). Ячейка с заданным для нее форматом
считается отформатированной.

• Основной
формат
используется по умолчанию, обеспечивая
запись числовых данных в ячейках в том
же виде, как они вводятся или вычисляются.

• Формат
с фиксированным количеством десятичных
знаков
обеспечивает представление чисел в
ячейках с заданной точностью, определяемой
установленным пользователем количеством
десятичных знаков после запятой
(десятичной точки). Например, если
установлен режим форматирования,
включающий два десятичных знака, то
вводимое в ячейку число 12345 будет записано
как 12345.00, а число 0.12345 – как .12.

• Процентный
формат
обеспечивает представление введенных
данных в форме процентов со знаком % (в
соответствии с установленным количеством
десятичных знаков). Например, если
установлена точность в один десятичный
знак, то при вводе 0.123 на экране появится
12.3%, а при вводе 123 – 12300.0%.

• Денежный
формат
обеспечивает такое представление чисел,
где каждые три разряда разделены запятой.
При этом пользователем может быть
установлена определенная точность
представления (с округлением до целого
числа или в два десятичных знака).
Например, введенное число 12345 будет
записано в ячейке как 12,345 (с округлением
до целого числа) и 12,345.00 (с точностью до
двух десятичных знаков).

• Научный
формат (экспоненциальный),
используемый для представления очень
больших или очень маленьких чисел,
обеспечивает представление вводимых
чисел в виде двух компонентов:

– мантиссы,
имеющей один десятичный разряд слева
от десятичной точки, и некоторого
(определяемого точностью, заданной
пользователем) количества десятичных
знаков справа от нее;

– порядка
числа.

Введенное число
12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04
(если установленная точность составляет
4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2
разряда). Число 0.0000012 в научном формате
будет иметь вид 1.2Е-06.

Форматирование
символьных данных в ячейках

По умолчанию
символьные данные выравниваются по
левому краю ячейки. Вы можете изменить
формат представления символьных данных
в электронной таблице. Для этого
существуют следующие возможности:

• выравнивание
к левому краю ячейки располагает первый
символ вводимых вами данных в крайней
левой позиции ячейки. Для многих программ
этот режим используется по умолчанию
как основной;

• выравнивание
к правому краю ячейки располагает
последний символ вводимых в ячейку
данных в ее крайней правой позиции;

• выравнивание
по центру ячейки располагает вводимые
данные по центру ячейки.

Форматирование
данных –
выбор формы представления числовых или
символьных данных в ячейке, т.е. задание
формата ячейки.

Изменение
ширины колонки

Отображение
числовых данных зависит не только от
выбранного формата, но также и от ширины
колонки (ячейки), в которой эти данные
располагаются. Ширина колонки при
текстовом режиме экрана устанавливается
в знаках, а при графическом режиме экрана
– в независимых единицах. Количество
знаков в ячейке зависит от ее ширины,
кегля, гарнитуры, а также от конкретного
текста. Так, например, не составляет
проблемы расположить число 12345 в формате
с запятой без дробной части в ячейке
шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете
его расположить там в денежном формате
с двумя десятичными знаками, поскольку
число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая
тем самым ширину ячейки. В данном случае
необходимо изменить используемый формат
представления числа либо увеличить
ширину колонки.

Отображение
данных в ячейках таблицы

Если введенное
текстовое данное превосходит ширину
ячейки, то невмещающаяся часть будет
отображаться в соседней справа пустой
ячейке. Если же соседняя клетка не пуста,
то есть содержит какие-то данные, на
экране отобразится столько знаков,
сколько поместится в ячейке, остальные
обрежутся. При этом сам текст в памяти
компьютера сохранится неизменным

Числа располагаются
в пределах ячейки. Слишком длинное
десятичное число округляется до
требуемого количества знаков. Если
этого недостаточно, число представляется
в научном формате.

Если же ширина
ячейки и для этого мала, ячейка заполняется
знаками * (звездочка) или # (решетка),
сигнализирующими о том, что ширина
ячейки недостаточна для отображения
данных.

Формулы

Как отмечено выше,
вычисления в таблицах производятся с
помощью формул. Результат вычисления
помещается в ячейку, в которой находится
формула.

Формула представляет
собой совокупность математических
операторов, чисел, ссылок и функций.

Формулы состоят
из операторов и операндов, расположенных
в определенном порядке. В качестве
операндов используются данные, а также
ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек.
Операторы в формулах обозначают
действия, производимые с операндами.
В зависимости от используемых операторов
различают арифметические (алгебраические)
и логические формулы.

В арифметических
формулах используются следующие
операторы арифметических действий:

+ сложение,

– вычитание,

* умножение,

/ деление,

^ возведение в
степень.

При вычислениях
с помощью формул соблюдается принятый
в математике порядок выполнения
арифметических операций. Сначала
выполняется возведение в степень, затем
– умножение и деление и только после
этого – вычитание и сложение. Если вы
выбираете между операциями одного
уровня (например, между умножением и
делением), то следует выполнять их слева
направо. Нормальный порядок выполнения
операций изменяют введением скобок.
Операции в скобках выполняются первыми.

Арифметические
формулы могут также содержать операторы
сравнения: равно (=), не равно (< >),
больше (>), меньше (<), не более (<=), не
менее (>=). Результатом вычисления
арифметической формулы является число.

Логические формулы
могут содержать указанные операторы
сравнения, а также специальные логические
операторы:

#NOT# – логическое
отрицание “НЕ”;

#AND# – логическое
“И”;

#OR# – логическое
“ИЛИ”.

Логические формулы
определяют истинно или ложно выражение.
Истинным выражениям присваивается
численная величина 1, а ложным – 0. Таким
образом, вычисление логической формулы
заканчивается получением оценки
“Истинно” (1) или “Ложно” (0).

Рассмотрим несколько
примеров вычисления арифметических и
логических формул по следующим данным:

По умолчанию
электронная таблица вычисляет формулы
при их вводе, пересчитывает их повторно
при каждом изменении входящих в них
исходных данных. Формулы могут включать
функции.

Функции

Под
функцией понимают зависимость одной
переменной (у) от одной (х) или нескольких
переменных (х₁,
х₂,
…, х_n),
причем каждому набору значений переменных
х₁,
х₂,
…, х_n
будет соответствовать единственное
значение зависимой переменной у
определенного типа.

Функции вводят в
таблицу в составе формул либо отдельно.
В электронных таблицах могут быть
представлены следующие виды функций:

• математические;

• статистические;

• текстовые;

• логические;

• финансовые;

• функции
даты и времени и др.

Математические
функции выполняют различные математические
операции, например, вычисление
логарифмов, тригонометрических функций,
преобразование радиан в градусы и т.п.

Статистические
функции выполняют операции по вычислению
параметров случайных величин или их
распределений, представленных множеством
чисел, например, стандартного отклонения,
среднего значения и т. п.

Текстовые функции
выполняют операции над текстовыми
строками или последовательностью
символов, вычисляя длину строки,
преобразовывая заглавные буквы в
строчные и т.п.

Логические функции
используются для построения логических
выражений, результат которых зависит
от истинности проверяемого условия.

Финансовые функции
используются в сложных финансовых
расчетах, например, определения нормы
дисконта, размера ежемесячных выплат
для погашения кредита, амортизационных
отчислений и др.

Все функции имеют
одинаковый формат записи и включают
имя функции и находящийся в круглых
скобках перечень аргументов, разделенных
запятыми.

Приведем примеры
наиболее часто встречающихся функций.

SUМ(Список) –
статистическая функция определения
суммы всех числовых значений в Списке.
Список может состоять из адресов ячеек
и блоков (ссылок), а также числовых
значений.

SUM(B5:E5)

SUM(A3:E3,230)

AVERAGE(Список) –
статистическая функция определения
среднего арифметического значения всех
перечисленных в Списке величин.

AVERAGE(5,20,10,5)

AVERAGE(B10:B13,B17)

МАХ(Список) –
статистическая функция, результатом
которой является максимальное значение
в указанном Списке.

МАХ(ВЗ:В8,АЗ:А6)

IF(Условие, Истинно,
Ложно) – логическая функция, проверяющая
на истинность заданное логическое
условие. Если условие выполняется, то
результатом функции является значение
аргумента “Истинно”. Если условие не
выполняется, то результатом функции
становится значение аргумента “Ложно”.

IF(B4<100, 100,200) – если
ячейка В4 содержит число меньше 100, то
функция имеет значение 100, если же это
условие не выполняется (т.е. содержимое
ячейки В4 больше или равно 100), функции
присваивается значение 200.

Автоматическое
изменение относительных ссылок при
копировании и перемещении формул.

Буфер
промежуточного хранения

Важной особенностью
многих электронных таблиц является
буфер промежуточного хранения. Буфер
используется при выполнении команд
копирования и перемещения для временного
хранения копируемых или перемещаемых
данных, после которого они направляются
по новому адресу. При удалении данных
они также помещаются в буфер. Содержимое
буфера сохраняется до тех пор, пока в
него не будет записана новая порция
данных.

Буфер
промежуточного хранения
– это область оперативной памяти,
предоставляемая в распоряжение
пользователя, при помощи которой он
может перенести данные из одной части
таблицы в другую, из одного окна (таблицы)
в другое или из одного приложения Windows
в другое.

Относительная
и абсолютная адресация

При копировании
или перемещении формулы в другое место
таблицы необходимо организовать
управление формированием адресов
исходных данных. Поэтому в электронной
таблице при написании формул наряду с
введенным ранее понятием ссылки
используются понятия относительной и
абсолютной ссылок.

Абсолютная
ссылка –
это не изменяющийся при копировании и
перемещении формулы адрес ячейки,
содержащей исходное данное (операнд).

Для указания
абсолютной адресации вводится символ
$. Различают два типа абсолютной ссылки:
полная и частичная.

Полная абсолютная
ссылка указывается, если при копировании
или перемещении адрес ячейки, содержащей
исходное данное, не меняется. Для этого
символ $ ставится перед наименованием
столбца и номером строки.

$В$5; $D$12 – полные
абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная
ссылка указывается, если при копировании
и перемещении не меняется номер строки
или наименование столбца. При этом
символ $ в первом случае ставится перед
номером строки, а во втором – перед
наименованием столбца.

В$5, D$12 – частичная
абсолютная ссылка, не меняется номер
строки;

$В5, $D12 – частичная
абсолютная ссылка, не меняется наименование
столбца.

Относительная
ссылка –
это изменяющийся при копировании и
перемещении формулы адрес ячейки,
содержащей исходное данное (операнд).
Изменение адреса происходит по правилу
относительной ориентации ячейки с
исходной формулой и ячеек с операндами.

Форма написания
относительной ссылки совпадает с обычной
записью.

Правило
относительной ориентации ячейки

Формула, где в
качестве операндов используются
относительные ссылки ячеек, воспринимается
системой как шаблон, а ссылки ячеек в
таком шаблоне – как средство указания
на местоположение ячеек с операндами
относительно ячейки с формулой.

Рассмотрим правило
относительной ориентации клетки на
примере (рис.1.2).

Клетка со ссылкой
С2 содержит формулу-шаблон сложения
двух чисел, находящихся в ячейках А1 и
В4. Эти ссылки являются относительными
и отражают ситуацию взаимного расположения
исходных данных в ячейках А1 и В4 и
результата вычисления по формуле в
ячейке С2. По правилу относительной
ориентации клеток ссылки исходных
данных воспринимаются системой не сами
по себе, а так, как они расположены
относительно клетки С2: ссылка А1 указывает
на клетку, которая смещена относительно
клетки С2 на одну клетку вверх и на две
клетки влево; ссылка В4 указывает на
клетку, которая смещена относительно
клетки С2 на две клетки вниз и одну клетку
влево.

Копирование
формул

Особенностью
электронных таблиц является возможность
автоматического изменения ссылок
при копировании и перемещении формул.

Копирование
содержимого одной ячейки (блока ячеек)
в другую (блок ячеек) производится для
упрощения ввода в таблицу однотипных
данных и формул. При этом осуществляется
автоматическая настройка относительных
ссылок ячеек, входящих в формулу. Для
запрета автоматической настройки
адресов используют абсолютные ссылки
ячеек.

Исходная формула,
подлежащая копированию или перемещению,
воспринимается как шаблон, где указывается
местоположение входных данных относительно
местоположения ячейки с формулой.

Копируемую формулу
назовем формулой-оригиналом, скопированную
формулу – формулой-копией. При копировании
формул действует правило относительной
ориентации ячеек. Поэтому после окончания
копирования относительное расположение
ячеек, содержащих формулу-копию и
исходные данные (заданные относительными
ссылками), остается таким же, как в
формуле-оригинале. Поясним на примере.

На рис. 1.3 мы видим
результат копирования формулы,
содержащейся в ячейке A3, при использовании
относительных, полностью абсолютных и
частично абсолютных ссылок. При
копировании формулы с использованием
относительных ссылок происходит их
автоматическая подстройка (рис.1.3а).
Результаты копирования с использованием
абсолютных ссылок со знаком $ приведены
на рис. 1.3б. Как нетрудно заметить,
применение абсолютных ссылок запрещает
автоматическую настройку адресов и
копируемая формула сохраняет свой
первоначальный вид. В приведенном на
рис. 1.3в примере для запрещения
автоматической подстройки адресов
используются смешанные ссылки.

Автоматическое
изменение ссылок происходит не только
при копировании, но и при перемещении
формул.

Перемещение
формул

В электронной
таблице часто перемещают данные из
одной ячейки (диапазона ячеек) в другую
заданную ячейку (блок ячеек). После
перемещения данных исходная ячейка
окажется пустой. Это главное отличие
перемещения от копирования, в котором
копируемая ячейка сохраняет свои данные.
Перемещение формул также связано с
автоматической подстройкой входящих
в нее адресов ячеек. При перемещении
формул, так же как при их копировании,
действует правило относительной
ориентации клеток. Поэтому после
перемещения относительное расположение
клеток, содержащих перемещенную формулу
и исходные данные (заданные относительными
адресами), сохраняется таким же, как в
формуле-оригинале.

Пример.
На рис. 1.4а мы видим перемещение содержимого
отдельной ячейки A3 в ячейку СЗ. В этом
случае содержимое исходной ячейки, не
изменяясь, перемещается в ячейку
назначения, а исходная ячейка остается
пустой.

Рис. 1.4б иллюстрирует
случай перемещения содержимого трех
ячеек A1, A2 и A3. При этом ячейки взаимосвязаны
– содержимое третьей ячейки включает
в себя содержимое первых двух. После
перемещения мы видим, что в результате
автоматической подстройки ссылок
содержащаяся в ячейке A3 формула
изменилась, чтобы отразить произошедшие
в электронной таблице изменения (теперь
компоненты содержащейся в ячейке СЗ
суммы находятся в других ячейках). Так
же как и в предыдущем случае диапазон
исходных ячеек после выполнения операции
перемещения опустел.

На рис. 1.4в мы видим
перемещение содержимого ячейки A3 в
ячейку СЗ, когда адрес переносимой
ячейки входит в другую формулу. Это
случай перемещения зависимых ячеек.
Например, имеется дополнительная ячейка
В1, содержимое которой зависит от
содержимого перемещаемой ячейки A3. В
данном случае содержимое перемещаемой
ячейки не изменяется, но изменяется
содержимое зависимой ячейки В1 (хотя
она не перемещается). Автоматическая
подстройка адресов и в данном случае
отразит изменения в электронной таблице
так, чтобы результат формулы, содержащейся
в ячейке В1, не изменился.

Рис.
1.4. Перемещение содержимого ячеек: а
– одной ячейки;

б
– колонки; в
– зависимых ячеек

В целом команда
перемещения является непростой командой,
и следует проанализировать последствия,
прежде чем перемещать формулы и функции,
содержащие ссылки. При перемещении
символьных данных никаких трудностей
не возникает.

Источник

Содержание

Классификация типов данных
- Текстовые значения
- Числовые данные
- Дата и время
- Логические данные
- Ошибочные значения
- Формулы
Вопросы и ответы

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

Текст;
Числовые данные;
Дата и время;
Логические данные;
Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

Собственно числовой;
Процентный;
Денежный;
Финансовый;
Дробный;
Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

ч:мм:сс;
ч:мм;
ч:мм:сс AM/PM;
ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

ДД.ММ.ГГГГ;
ДД.МММ
МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

#ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
#ДЕЛ/О! – деление на 0;
#ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
#Н/Д – введено недоступное значение;
#ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
#ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
#ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Источник

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

— гистограммы;

— точечные диаграммы;

— графики;

— круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Источник