Crm excel что это

Введение

Мы подготовили обзорное видео, в котором демонстрируем работу умной, автоматизированной таблицы Excel для контроля бизнес показателей.

Таблица подготовлена под требования руководства и учитывает специфику бизнеса. Пример разработан для малых предприятий, оказывающих ремонтные услуги. Все цифры, номера телефонов, фамилии и имена – вымышленные.

Таблица состоит из:

• Панели аналитики — дашборда
• Панели кадрового учета – расчет KPI
• Современной CRM – учет заказов, WhatsApp рассылки, визуализация геоданных

Скачать готовую CRM-систему

CRM-система в MS Excel

Обзорное видео ниже. Приятного просмотра!

Дашборд в Excel

Для того, чтобы добиться системного роста, необходимо регулярно отслеживать ключевые показатели. Лучше всего с этим справляются дашборды — данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.

Наша интерактивная инфопанель позволяет мониторить важные управленческие показатели по годам: отслеживать динамику выручки, мониторить эффективность источников трафика, наблюдать изменение частоты наличных и безналичных платежей, фиксировать статистику по статусу заказа – сколько заказов за год выполнено, сколько отменено, а также сколько работ запланировано в текущем году.

В правой части дашборда представлены различные рейтинги: годовая эффективность менеджеров – на какие суммы ими были осуществлены продажи, топ-5 наиболее прибыльных услуг за год, а также сравнительная таблица – топ-7 мастеров по количеству исполненных заказов.

Кадровый учет и KPI в Excel

Перемещаемся в следующий раздел – кадровый учет и расчет показателей эффективности.

Обратите внимание, как срезы и временные шкалы упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом.

В центральной части инфопанели представлена основная сводка по сотрудникам за месяц. Список действующих сотрудников, размер оклада, план на месяц. Для мастеров – план устанавливается количеством выполненных заказов, для менеджеров – суммой продаж. Далее фактические показатели за месяц, KPI в % и сумма заработной платы, в зависимости от выполнения плана.

Только представьте, Вам не нужно каждый месяц вести расчеты заработной платы вручную, все расчеты выполняются автоматически и сразу отображаются в наглядном виде.

В правом верхнем углу условия вознаграждения, в зависимости от выполнения плана. Если план не выполнен – премия не полагается, за достижение плана – премия 5 тысяч рублей. За перевыполнение плана – премия в размере 3% от месячной выручки.

Если кликнуть на блок с условиями вознаграждения, то мы попадаем в раздел установки планов на месяц, и условий вознаграждения. Тут мы можем наблюдать историю изменения, вносить коррективы в текущий месяц, и конечно же, устанавливать планы на следующие периоды.

Тут же представлена сумма заработных плат всех сотрудников за месяц и значение чистой прибыли. В примере рассчитывается как выручка за вычетом заработной платы. Конечно, этот блок можно расширить и дополнить подробным учетом ежемесячных расходов – вроде расходов на офис или закупку инструментов.

Ниже представлен блок с напоминаниями о важных событиях в месяце – а именно, о днях рождения сотрудников.

К предыдущему нашему дашборду, мы получали различные комментарии, среди которых были и негодования, о том, что при добавлении новых сотрудников, заказов, необходимо отслеживать множество расчетов и вносить соответствующие изменения. В текущей версии дашборда мы предусмотрели эти нюансы и упростили процесс добавления, удаления и редактирования данных.

Так, чтобы добавить нового сотрудника в штат, не нужно производить его поиск в расчетах, других вкладках. Жмем на кнопку и попадаем в окно, где при заполнении нужных полей и нажатии на кнопку, сотрудник попадает в базу.

База сотрудников редактируемая, а расчеты, связанные с этой базой, обновляются автоматически.

WhatsApp рассылки из Excel, визуализация адресов на карте

Переходим к третьему блоку. Здесь представлена краткая статистика за текущий день.

акая инфопанель позволяет отслеживать – количество сегодняшних заявок, сколько заявок в работе, сколько завершено, сколько отмененных.

Тут же представлена выручка за день – то есть, если все заявки будут успешно выполнены, то сегодняшняя выручка составит 142 тысячи рублей.

Ниже представлена сводка на день, где отображается краткая информация о заявках: кто клиент, телефон для связи, время исполнения заявки, услуга, мастер, который назначен к заявке, а также столбец «Уведомление».

Справа представлена карта, на которой мы можем отследить территориальное расположение заявок. Перейдем непосредственно к заявкам.

Обратился клиент, переходим в раздел «Оформление заказов».

Здесь нам предстоит заполнить все поля: выбрать менеджера, который занимается оформлением, внести данные о клиенте и указать все сведения о заявке.

Далее мы печатаем бланк с заказом, чтобы отдать его клиенту и кнопкой отправляем заказ в общую базу.

Финальным этапом рассмотрим связь с клиентами по WhatsApp через Excel. Чтобы не искать контакт в WhatsApp и вручную не вбивать всю информацию по заказу, мы автоматизировали этот процесс.

Есть контактные номера. Есть подготовленный шаблон уведомления, который при необходимости можно изменять.

Чтобы запустить рассылку, жмем кнопку «Отправить уведомления в WhatsApp» на вкладке “Сегодня” и наблюдаем за процессом.

Столбец «Уведомление» держит нас в курсе — кого из клиентов мы уже проинформировали, а кого, еще нет. Для кратких уведомлений отлично подходит такой вариант, а для более масштабных — много текста, картинки или видео, можно делать рассылки по почтовым адресам. Это также реализуемо.

Вот такой вариант CRM с элементами аналитической панели и кадрового учета у нас получился в Excel. Конечно, нет ничего идеального и этот вариант можно развивать и дорабатывать, в зависимости от потребностей.

Плюсы реализации CRM с элементами дашборда в Excel

Плюсы такой системы очевидны:

• Мгновенная видимость ключевых показателей, что позволит оперативнее принимать управленческие решения
• Удобное, визуальное представление показателей эффективности
• Автоматическое измерение продуктивности сотрудников
• Экономия времени благодаря полной визуализации данных по сравнению с запуском нескольких отчетов.

Все это настраивается, с помощью известных приёмов: сводные таблицы, формулы массива, именованные диапазоны, условное форматирование, выпадающие списки, формулы и диаграммы.

Самописная CRM-система vs CRM-система в MS Excel

CRM в Excel и Google таблицах — отличное решение для малого бизнеса. На раннем этапе таблицы могут закрыть потребности компании в автоматизации. Но, важно учитывать, что Excel и Google таблицы не разрабатывались как CRM-система, поэтому они, конечно, проигрывают в сравнении со специализированными программами.

1. Excel и Google таблицы более требовательны к исполнителю. Случайное удаление ячеек, формул, невнимательный ввод данных – все это может препятствовать корректной работе, так как таблицы крайне чувствительны к человеческому фактору.
2. Удобство, но не для больших компаний. Когда клиентская база разрастается до 1000 наименований, ориентироваться в таблице становится все сложнее.
3. Безопасность. При большом желании любую защиту в Excel можно взломать (это все, что нужно знать об этом пункте).
4. Помимо перечисленных недостатков, есть ряд функций, которые недоступны CRM в Excel и Google таблицах: интеграции с различными сервисами, продвинутая автоматизация, контроль действий сотрудников и многое другое.

То есть подобные автоматизации в Excel и Google таблицах — это оптимальный вариант для старта (начинающим бизнесам, частным экспертам, небольшому семейному бизнесу), но со временем бизнес из него вырастает. А точнее, вырастает файл, и работа в нем становится неудобной.

В своей работе, мы нередко сталкиваемся с кейсами, когда в целях экономии, привычки, ведение дел в Excel затягивается и работать с подвисающим файлом становится просто невыносимо.

Поэтому, прежде чем заняться автоматизаций своего бизнеса, мы настоятельно рекомендуем оценить масштабы деятельности и в зависимости от этого, подбирать решение.

Заказать CRM систему

Мы занимаемся автоматизацией бизнес-процессов как в Excel и Google таблицах для малого бизнеса, так и более масштабной разработкой CRM-систем, под запросы конкретного бизнеса.

Для того, чтобы заказать интерактивный дашборд в Excel или разработать CRM систему в Excel или Google таблицах свяжитесь с нами.

Готовы расширяться и идти дальше – закажите разработку индивидуальной CRM, исключительно под Ваши запросы.

Мы на связи, чтобы обсудить все детали и подобрать правильные инструменты для решения Вашей задачи:
WhatsApp: +7 (919) 882-93-67

Telegram: birdyx_ru

E-mail: mail@birdyx.ru

А также, у нас Вы можете пройти бесплатные онлайн курсы по MS Excel с заданиями.

Возможно ли использовать Excel как CRM-систему? Кому подойдёт такая CRM? Какие плюсы и минусы будут у системы? Что, если это вам все-таки не подходит? Разберём ниже.

Microsoft Excel — один из тех инструментов, который в свое время значительно упростил работу. Многие специалисты, вроде бухгалтеров, вздохнули с облегчением, когда познакомились с его функциями по обработке данных и презентаций результатов.

Но удобно ли использовать этот инструмент в качестве CRM?

Кому точно не подойдёт такая CRM?

CRM в excel чаще всего выглядит как таблица для учёта. Её могут использовать для формирования базы клиентов или каталога товаров.

Один из главных минусов использования excel в качестве полноценной CRM-системы в том, что все правки, которые вносятся в документ, видны только одному пользователю. Поэтому если вам нужно, чтобы в системе работали одновременно несколько сотрудников, такой инструмент как excel, скорее всего, вам не подойдёт.

Представим, что у вас небольшой салон красоты, где почти каждый клиент — постоянный. Салону исполняется год и по этому случаю вы с администратором и мастерами решили организовать вечеринку с подарками для гостей. Поскольку до этого вы никак не работали с клиентской базой, вам нужно составить список с нуля и пригласить клиентов: обзвонить, сообщить им о мероприятии, узнать точное количество тех, кто придёт. По предварительным подсчётам, всего гостей планируется около 30.

За приглашения отвечают два человека: вы, как владелец студии, и администратор Ирина. Ирина создает специальную таблицу с контактами клиентов и начинает обзванивать. Вносит в таблицу данные, формирует список тех гостей, которые точно будут, а затем отправляет его вам. Так как вы отвечаете ещё и за подарки, вам нужно знать точное количество людей. Вы сверяете свой список с таблицей Ирины. Далее, редактируете таблицу, так как Ирина учла не всех. Список меняется, число гостей остаётся под вопросом. В это же время Ирина присылает вам новый список, в котором есть те клиенты, которых вы не вспомнили, когда редактировали её предыдущий документ. Происходит путаница, время идёт, нервы заканчиваются, а до мероприятия остаются считанные дни.

Этим примером мы пытались наглядно показать, что если вам нужно организовать работу команды, то использование excel для того, чтобы автоматизировать работу — очень плохая идея.

Вывод или какие сложности возникнут:

1. Над документом может работать только один человек, двое одновременно вносить информацию не могут.
2. Можно сделать ошибку из-за «человеческого фактора», а одна ошибка может помешать всей команде.
3. Сложная организация работы между сотрудниками. Легко запутаться в потоке пересылаемых версий документа: какой из них черновой, какой уже согласован, какой из них финальный и т.д. Особенно будет трудно, если нужно будет вернуться к этому документу спустя длительное время.
4. Ваши коллеги могли попросту не успеть внести свои правки в документ, поэтому может случиться так, что кто-то будет работать с неактуальными данными. Этот пункт вытекает из предыдущего.

Но если вы хотите построить работу именно в инструменте, похожем на Excel, для вас будет актуальна статья, в которой мы подробно рассказываем как создать CRM в гугл таблицах. Преимущества использования гугл таблиц в том, что они имеют похожую функциональность с excel и находятся в облаке, т.е. подключаться к работе и вносить правки смогут сразу несколько человек одновременно. Также, в статье есть шаблон, который поможет вам сориентироваться и начать работу.

Кому подойдёт CRM в excel?

Ниже приведём пример того, когда CRM в excel может быть действительно удобной.

У вас небольшой семейный бизнес — магазин продуктов правильного питания. Ассортимента не так много, но все самое необходимое всегда есть на прилавках. Бывают случаи, когда один из товаров заканчивается раньше запланированного срока поставок, но вы не хотите терять выручку и лояльность постоянных покупателей. Поэтому создаёте таблицу, в которой записываете ФИО клиента, его контактный номер, дату, когда он приходил за товаром и сам товар. Как только товар появляется, вы звоните клиенту и предлагаете купить товар одним из возможных способов: доставка или самовывоз.

Никакой путаницы не возникает, потому что у вас всего два продавца, которые работают посменно. Один компьютер и одна таблица, данные в которую вносит тот продавец, который на смене.

Так как покупателей не так много, товар заканчивается с разной скоростью, но, в целом, не очень быстро. Поэтому закупки вы осуществляете раз или два в месяц. Как только товар закончился, например, в середине месяца и в конце. Количество закупок вы регулируете с помощью вкладок «Каталог товаров» и «Закупки».

Пока сотрудники работают с документом поочерёдно, проблем не возникнет. Если вам показался удобным такой формат работы, то мы приготовили для вас бесплатный шаблон.

Вывод или плюсы использования такой системы:

1. Бесплатность. Вам не нужно будет тратить бюджет на такую систему.
2. Гибкость. Все рабочие процессы вы можете настроить полностью под себя.
3. Экономия времени. Вам не придётся тратить время на внедрение и обучение сотрудников.
4. Простота использования. Нет большого количества окон, вся информация находится под рукой.

В чём excel проигрывает готовым CRM-системам?

1. Контроль команды. Вам будет сложнее выстроить работу в excel, если вам важно распределять задачи и контролировать сотрудников. В большинстве готовых CRM существуют постановщики задач, трекеры времени и другие функции, которые помогут вам быть в курсе того, что делает ваша команда.
2. История покупок. В CRM-системе вы всегда сможете вернуться к истории работы с клиентом. Такой подход поможет вам делать специальные предложение для каждого клиента и формировать лояльные отношения.
3. Аналитика. Какой товар покупают чаще всего? Кто из отдела продаж работает эффективнее других? Насколько удобная воронка продаж? Всю эту информацию вы сможете получить, используя уже готовую CRM. В excel вы также смогли бы провести аналитику, построив графики на основе данных из таблиц. Но это будет не так удобно, как в CRM.
4. Автоматизация работы. Вы всегда сможете подключить к CRM дополнительные сервисы, например, для создания e-mail-рассылок, актов и счетов, интеграции с телефонией или ведения учета финансов. Нужно сделать рассылку о предстоящих акциях? Интегрируйте эту возможность в свою CRM.

В этой статье мы постарались показать, что у Excel CRM есть как преимущества, так и недостатки. Выбор нужно делать, исходя из потребностей вашего бизнеса.

Если вы прочитали статью и пришли к выводу, что вам нужна готовая, но простая система, которая поможет автоматизировать некоторые бизнес процессы и позаботится о продажах, то CRM Пачка — это то, что вы ищите. Помимо всего, в Пачке вы можете отвечать клиентам на их сообщения из Telegram, Instagram, WhatsApp совместно с коллегами прямо из интерфейса CRM.

Excel для многих начинающих компаний стал «родным», как когда-то были рукописные книги учета. Но время не стояло на месте и развивались другие решения для бизнеса, в том числе CRM-системы. Уровень проникновения CRM в России к концу 2019 года составлял порядка 17%, конечно, он растет из года в год, но многие компаний и руководителей до сих пор даже не имеют представления о CRM. И переход от таблиц к цифровой системе часто застревает на вопросе «А зачем мне CRM, если есть Excel» (или Google-таблицы).

Для сравнения, в Европе уровень проникновения CRM за этот период составил 35-40%, а в США – больше 90%. В этой статье мы постарались максимально подробно рассказать, как и чем отличаются таблицы и продвинутые инструменты CRM, а также – определить, кому точно нужна и точно не потребуется такая система.

Почему не хочется прощаться с таблицами

Из-за привычки использования таблиц может складываться впечатление, что это самый подходящий инструмент и его функционала в работе вполне достаточно. Без сомнений, у таблиц есть свои плюсы:

• Это легкодоступное решение, знакомое и более-менее понятное по механике заполнения для всех, у кого в школе были уроки информатики.
• Таблицы позволяют вести пересчет формул при добавлении и изменении входных данных, что дает возможность прогнозирования, планирования и анализа.
• Не требуется особых финансовых затрат (спойлер: CRM-программа тоже может быть выгодной или вовсе бесплатной).

Но стоит упомянуть, что использование Excel на уровне «продвинутого пользователя» – далеко не рядовой навык, а использовать весь функционал таблиц на сегодняшний день умеют лишь единицы. Поэтому при построении формул или сводных таблиц часто могут возникать ошибки.

По мере расширения целей компании и роста бизнеса, проблемы таблиц, с которыми вы раньше справлялись, становятся непреодолимыми: случайная перезапись формулы или необходимость обновить адрес электронной почты на нескольких вкладках становится уже более трудоемкой и занимает больше времени сотрудников. Не говоря уже о том, что хотя ячейки таблиц настраиваемые, привычные и могут хранить огромное количество информации, рано или поздно они становятся неудобны.

В какой-то момент вы обратите внимание, что ежедневно тратите время на прокрутку сотен, если не тысяч строк и столбцов. Дружелюбный интерфейс CRM напротив наглядно отобразит и проанализирует информацию, представив ее таким образом, чтобы ее было легко изучить, проанализировать и сделать выводы.

Давайте подробнее рассмотрим CRM-системы в сравнении с Excel-таблицами, чтобы выявить отличия и преимущества.

Что такое CRM-система

Начнем с базовых понятий и определим, что из себя представляет CRM. С английского CRM или Customer Relationship Management – «управление отношениями с клиентами». CRM-система обеспечивает управление этими отношениями: запоминает за вас информацию о клиентах, напоминает о дальнейших шагах с помощью уведомлений, хранит и «оберегает» базу контактов от случайных (или неслучайных) ошибок сотрудников. Таким образом, с помощью CRM возможно персонализировать и перевести ваши отношения с клиентом на новый уровень, обеспечить лояльность покупателей. Но обо всем по порядку.

Что может CRM, чего не может Excel?

CRM-систему можно представить как множество связанных между собой таблиц с готовым решением для ввода данных и продуманным интерфейсом (с его помощью заполнение и поиск становятся более гибкими и интуитивно понятными). В чем же существенная разница системы и таблиц? Главное, что дает преимущество CRM перед Excel – это многофункциональность. Так, CRM может:

1. Автоматически заполнять данные. Например, это осуществимо при интеграции с сервисом DaData. Так во Аспро.Cloud вы можете начать вводить название компании или ИНН, а система найдет подходящих контрагентов и заполнит данные сама. Таким образом, вы сэкономите время и сможете эффективнее управлять данными, исключая вероятность ошибок.

2. Хранить все в едином месте. Интерфейс позволяет работать в режиме одного окна. Сравните: работа в нескольких разных таблицах, куда часто приходится дублировать данные и тратить много времени, или одна программа с подробным и быстрым интерфейсом, где все данные связаны между собой и кликабельны, а значит легко приведут вас к нужной информации.

3. Защитить базу клиентов и корпоративные знания. Если вы работаете в очень небольшом коллективе и искренне доверяете каждому сотруднику, то можете позволить себе хранить данные открыто. Но в современных реалиях, с текучкой кадров и нестабильным штатом сотрудников, важно защитить свои бизнес-процессы. А с точки зрения вопроса безопасности, таблицы – крайне ненадежный инструмент.

Во-первых, формулы и выстроенные механизмы могут быть повреждены неаккуратным сотрудником, а информация об изменениях будет доступна только для последних манипуляций, что усложнит поиск проблемы. Во-вторых, скопировать, скачать или вовсе удалить таблицу может любой. С CRM-системой же возможно выставить права доступа, а вся история действий будет зафиксирована. Кроме того, например, в Аспро.Cloud к удаленным данным доступ имеет только администратор, а значит ничто не «исчезнет» безвозвратно. К тому же система включает в себя корзину, из которой можно восстановить практически любые данные.

4. Вести хронологическую историю взаимоотношений с клиентами. Накопленные знания о заказчике, история взаимодействия сохранятся в его карточке, которую можно дополнять новыми деталями. Здесь будут отображаться проведенные презентации, принятые звонки, отправленные письма и так далее. Это особенно удобно, если один из сотрудников заболеет или решит уволиться, и все его сделки перейдут к другому менеджеру. Новый менеджер сможет за несколько минут войти в курс дела и продолжить работу по клиенту. Так работа с покупателями перестанет зависеть от одного человека, а все нужные данные надежно сохранятся в едином месте с доступом 24/7.

5. Учитывать и планировать ваше время. Обычно CRM-системы не ограничиваются набором функционала для записи контактов и управления сделками, а включают в себя еще календари и постановку задач. Это создано для удобства пользователей: например, вы записали номер нового клиента и собираетесь ему перезвонить через неделю – поставьте задачу, чтобы точно не забыть о звонке. Далее система пришлет вам уведомление в указанное время, чтобы напомнить о задаче. Так сотрудники не будут упускать дела и всегда смогут посмотреть запланированные события. Ваши менеджеры больше не забудут перезвонить или составить договор, станут соблюдать четкие дедлайны. Таким образом сделки не будут больше затягиваться, а вы всегда сможете проверить, что конкретно делали сотрудники по той или иной сделке.

6. Зафиксировать все заявки. С помощью интеграций с почтой, телефонией, сайтом вы соберете всю информацию о клиентах в единую систему и сможете зафиксировать заявки из всех каналов. В том числе из входящих писем и звонков. Так ни один запрос не затеряется в работе и будет сохранен в одном окне. С CRM-системой вы сможете оперативнее реагировать на выходящие запросы и тем самым — повысить продажи вашего бизнеса.

7. Обеспечить удобное прикрепление файлов. В системе вы можете добавить любые файлы в карточку клиента или сделки. Например, прикрепить скрипт звонка, фото, чертежи или любые другие материалы для быстрого доступа к ним.

8. Считать как таблица. С помощью полей-формул система произведет необходимые расчеты (совсем как Excel) и выведет результат в необходимую карточку. Формулы можно корректировать и дорабатывать как в таблице, но доступ к ним будет четко определен и случайно нарушить логику расчетов не получится.

9. Наладить удаленную работу. Если вы храните таблицы на рабочих компьютерах, то сотрудник, оказавшись вне офиса, не сможет оперативно решить рабочий вопрос, так как не будет владеть информацией. Даже если настроен онлайн-доступ к Google-таблицам, пользоваться ими не всегда удобно с мобильного устройства. У CRM-систем, как правило, есть мобильные приложения, адаптированные специально для таких случаев.

10. Организовать общение с коллегами. Не нужно выискивать комментарии и заметки по таблице, когда в CRM-системе есть комфортный чат с индивидуальными и групповыми беседами, а оставить комментарии по клиенту можно напрямую в его карточке.

11. Создавать комплексные отчеты. Для хранения данных в электронной таблице вам нужно стандартизировать ввод данных и, возможно, попросить о помощи сотрудника, знающего Excel, который поможет создавать отчеты и наглядные графики. А с CRM вы можете получить отчеты самостоятельно, прямо в аккаунте без помощи технически подкованного специалиста. Все данные обновляются в реальном времени и могут быть отсортированы с помощью фильтров.

12. Оказывать поддержку клиентам. При возникновении трудностей и вопросов по работе в CRM-системе, вы всегда сможете обратиться с запросом к «живой» поддержке и получить полезные советы или инструкции. При работе с таблицами, информацию придется искать самостоятельно и тратить время на выбор подходящего источника.

Результаты, которых можно достичь с CRM

Представьте, что вам нужно повесить гардину. Вы можете использовать молоток и потратить время на ручное «вколачивание» гвоздей или взять шуруповерт. В любом случае цель будет достигнута, однако с более современным инструментом вы сэкономите время и силы. То же справедливо в отношении таблиц и CRM – более современный подход позволяет справляться с большим количеством задач за меньшее время, более эффективно.

На нашем опыте множество компаний выстроили успешную работу с CRM-системой Аспро.Cloud и преобразовали свои бизнес-процессы.

Так, веб-студии система Аспро.Cloud помогла:

«автоматизировать работу, ускорить обучение сотрудников, упорядочить внутренние процессы и упростить взаимодействие с клиентами. В Аспро.Cloud мы выбрали один из вариантов готовых веб-форм для сбора заявок и установили его на свой сайт. После заполнения веб-формы автоматически создается новая заявка со всеми контактами и текстом сообщения в заранее указанной воронке продаж».

Студия мобильной разработки, кроме прочего, настроила собственную интеграцию с помощью API:

«с ее помощью автоматически собираем все входящие заявки (по телефону, с горячей линии, e-mail, с сайтов рейтингов и по другим каналам) в Аспро.Cloud в раздел Сделок CRM. Далее менеджеры отдела продаж уже берут эти сделки в работу и ведут каждую по воронке, где дополнительно настроена автоматизация, которая помогает избавиться от рутинных действий и эффективнее обрабатывать лиды».

Компания по дизайну и ремонту коммерческих интерьеров навели порядок в работе с проектами и клиентами.

«Загрузили базу контрагентов, которую сегментировали по категориям и сферам деятельности. В карточках подробно расписали все преимущества того или иного поставщика. С внедрением Аспро.Cloud мы в первую очередь получили полную прозрачность процессов».

Теперь компания может брать больше проектов в работу без страха что-то упустить, а вся работа и коммуникация доступны в одном месте.

Кому нужна и кому точно не нужна CRM – краткий чек-лист

Преимущество использования электронных таблиц для бизнеса сводится к двум основным факторам: они могут быть бесплатны (Google Sheets) и часто освоены сотрудниками самостоятельно на уровне ввода данных. Это, безусловно, веские причины, особенно для небольшой организации на старте развития. Однако CRM может быть такой же недорогой и даже бесплатной, как электронная таблица, а результат от использования благоприятно скажется на развитии вашей компании и команды.

Чтобы решить нужна ли вам CRM, ответьте на несколько кратких вопросов в этом чек-листе. Мы составили его исходя из опыта наших пользователей, общения с клиентами и собственных наблюдений внутри команды Аспро.Cloud. Ставьте галочку, если вы:

Если вы отметили больше трех пунктов, то вам стоит присмотреться к комплексным CRM-системам. Кстати, как выбрать систему мы рассказали в этой статье. Однако если в вашей компании один-два сотрудника, и общение с клиентами зависит от личных (дружеских или семейных) связей, или если клиенты сами идут к вам постоянно и нет необходимости вести базу (например, у вас небольшой продовольственный магазин), то в CRM действительно не будет необходимости, пока вас устраивает положение дел.

Итоги

В завершении резюмируем основные проблемы, которые решит CRM-система. Одним из важных пунктов выделим, что CRM снимет тревожность в вопросе безопасности и конфиденциальности данных. К тому же перестанут теряться заявки и будет четко распределена ответственность, наладится работа с входящими вызовами и письмами, вся коммуникация отразится в карточке контакта мгновенно, прекратится рутина из-за долгого заполнения данных. А еще – появится прозрачность процессов для руководителя, будут сформированы четкие причины успешных и неуспешных сделок.

Подпишитесь на рассылку

Получайте самые свежие и полезные новостные рассылки прямо на свой почтовый ящик

Excel входит сегодня в список самых используемых приложений в мире. Примечательно, что единственный функционал электронных таблиц состоит в экономико-статистических расчетах. Хотя Excel в принципе изначально не предназначалась для хранения клиентской базы, многие компании адаптировали её использование именно для этого. Другой вопрос — существует ли программное обеспечение, специально предназначенное для ведения и хранения клиентской базы? CRM — это как раз и есть система управления взаимоотношениями с клиентами.

Что такое CRM системы подробно рассказал в статье

Какие преимущества в использовании CRM в сравнении с EXCEL?

1. ВСЯ информация о клиенте доступна в один клик: анкетные данные, записи разговоров, переписки, договора, счета. По каждому клиенту можно посмотреть, на каком он этапе покупки/сделки находится, какое предложение ему было предоставлено. В случае перехода клиента от одного менеджера к другому не происходит потери данных. Работа с клиентом не зависит от одного менеджера, и в случае его увольнения или отсутствия, эффективную работу с клиентом может продолжить другой сотрудник.

2. Защита информации.

3. Интеграция с другими программами. CRM интегрируется с сотнями различных программ, например: 1С, IP-телефония, WhatsApp, e-mail, соцсети и другие. Удобство в том, что сотрудники работают с клиентом из одной системы, нет необходимости переходить из одной программы в другую, а после вносить результат работы в Excel. Выставление счетов, звонки, рассылка, сайт (дополнить) и другие — все задачи осуществляются из одной системы, а информация о выполнении заносится в карточку клиента автоматически.

4. Планирование задач. CRM позволяет планировать задачи по каждому клиенту (звонки, встречи, оплаты, подготовка документов и другие). Возможно отследить сроки выполнения и результаты по каждой выполненной задаче. Все задачи отображаются в календаре и позволяет оценить объем выполненной и планируемой работы по каждому клиенту.

5. Все клиенты распределены по воронкам продаж, на каждом их этапов воронки есть возможность настроить ряд автоматических действий. Менеджер видит своих клиентов в разрезе “канбан”, а не списком как в Excel. Канбан представляет из себя наглядную таблицу, где каждый из столбцов — отдельная стадия сделки с клиентом. Это упрощает работу, система подсказывает какое следующее целевое действия с клиентом необходимо совершить, что стимулирует сотрудников работать эффективнее.

Лев Юдин, руководитель проектов в Bazhal Group

6. Последовательная и системная работа по клиенту, что невозможно построить в Excel. CRM автоматизирует все процессы взаимодействия с клиентом, тогда как в Excel автоматизация возможна лишь в формате расчета данных в ячейках таблицы. CRM позволяет автоматически формировать задачи, документы (договора, счета, акты и другие) и направлять автоматически уведомления через мессенджеры (SMS, e-mail, WhatsApp и другие).

Например: напомнит о встрече, получении заказа складом или курьером, направит необходимые документы, сообщит об акции, направит выставленный счёт.

7. Уведомление и календарь позволяют сотрудникам выполнить в срок и не пропустить ни одну из запланированных задач.Excel не обладает функционалом, который предназначен для выстраивания эффективных взаимоотношений с клиентами, в отличие от CRM, созданной специально для выполнения этой задачи.

Лев Юдин, руководитель проектов в Bazhal Group

Компания Bazhal Group осуществляла внедрение СRM и перевела работу менеджеров из Excel в CRM компании FlexiLigenr. Рост объема продаж за три месяца составил 63%, подробнее кейс этой работы смотри на сайте компании.