Creating reports excel 2007 - Word и Excel - помощь в работе с программами

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

Сводные таблицы

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

Товар

– наименование партии товара, например, «

Апельсины

»;
Группа

– группа товара, например, «

Апельсины

» входят в группу «

Фрукты

»;
Дата поставки

– Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи

– Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи

– Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт

– срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль

– отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

Перейдите на лист с исходной таблицей;
Вызовите

Расширенный фильтр

(

);
Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию

Скопировать результат в другое место

; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок

Только уникальные записи

.

Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
Отсортируйте перечень товаров (

).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции

ГОД()

.

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
Вызовите окно

Промежуточные итоги

через пункт меню

;
Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Источник

Introduction

EPPlus is really a powerful tool to generate excel based reports on server side and it is becoming my favorite tool as I am getting more experienced with it. Previously I wrote a post about Creating advanced Excel 2007 Reports on Server. This post is update on the last post and I am sharing more advanced feature of EP Plus.

Code which I used in this post can be downloaded from this location.

Create Excel Worksheet

First of all we have to create a worksheet, here is the function which creates a worksheet:-

private static ExcelWorksheet CreateSheet(ExcelPackage p, string sheetName)

{

p.Workbook.Worksheets.Add(sheetName);

ExcelWorksheet ws = p.Workbook.Worksheets[1];

ws.Name = sheetName; //Setting Sheet’s name

ws.Cells.Style.Font.Size = 11; //Default font size for whole sheet

ws.Cells.Style.Font.Name = «Calibri»; //Default Font name for whole sheet

return ws;

}

Above code creates a worksheet and assigned name to the sheet. Also set the default font for all cells as Calibri and 11 size.

Merge Excel Columns

Now here is how you can merge several columns into one:-

//Merging cells and create a center heading for out table

ws.Cells[1, 1].Value = «Sample DataTable Export»; // Heading Name

ws.Cells[1, 1, 1, dt.Columns.Count].Merge = true; //Merge columns start and end range

ws.Cells[1, 1, 1, dt.Columns.Count].Style.Font.Bold = true; //Font should be bold

ws.Cells[1, 1, 1, dt.Columns.Count].Style.HorizontalAlignment = ExcelHorizontalAlignment.Center; // Aligmnet is center

Excel Cell Background Color

Here is how you can modify the background color of a cell:-

//Setting the background color of header cells to Gray

var fill = cell.Style.Fill;

fill.PatternType = ExcelFillStyle.Solid;

fill.BackgroundColor.SetColor(Color.Gray);

Excel Cell Border

You can set borders to cell like this:-

//Setting Top/left,right/bottom borders.

var border = cell.Style.Border;

border.Bottom.Style = border.Top.Style = border.Left.Style = border.Right.Style = ExcelBorderStyle.Thin;

Formulas is really powerful feature of Excel. You can apply any formula through the help of EP Plus. Here is how you can add a sum formula:-

//Setting Sum Formula

cell.Formula = «Sum(« + ws.Cells[3, colIndex].Address + «:» + ws.Cells[rowIndex — 1, colIndex].Address + «)»;

Note that

ws.Cells[3, colIndex].Address

give the cell Address like A1 or C10 and same address will be used when you edit a formula in Excel.

Add Comments to Excel Cell

Here is the wrapper function through which you can add comments to a cell:-

private static void AddComment(ExcelWorksheet ws, int colIndex, int rowIndex, string comment, string author)

{

//Adding a comment to a Cell

var commentCell = ws.Cells[rowIndex, colIndex];

commentCell.AddComment(comment, author);

}

I tried to enter blank ‘Author Name’ in comments but it failed to work. So always put a ‘Author Name’ in comments as well.

Add Image in Excel Sheet

With the help of this function, you can add an Image to your excel sheet:-

private static void AddImage(ExcelWorksheet ws, int columnIndex, int rowIndex, string filePath)

{

//How to Add a Image using EP Plus

Bitmap image = new Bitmap(filePath);

ExcelPicture picture = null;

if (image != null)

{

picture = ws.Drawings.AddPicture(«pic» + rowIndex.ToString() + columnIndex.ToString(), image);

picture.From.Column = columnIndex;

picture.From.Row = rowIndex;

picture.From.ColumnOff = Pixel2MTU(2); //Two pixel space for better alignment

picture.From.RowOff = Pixel2MTU(2);//Two pixel space for better alignment

picture.SetSize(100, 100);

}

Add Custom objects to Excel Sheet

Here is the function through which you can add a custom shape to your excel sheet:-

private static void AddCustomShape(ExcelWorksheet ws, int colIndex, int rowIndex, eShapeStyle shapeStyle, string text)

{

ExcelShape shape = ws.Drawings.AddShape(«cs» + rowIndex.ToString() + colIndex.ToString(), shapeStyle);

shape.From.Column = colIndex;

shape.From.Row = rowIndex;

shape.From.ColumnOff = Pixel2MTU(5);

shape.SetSize(100, 100);

shape.RichText.Add(text);

}

Conclusion

EPPlus is really a nice library to generate creative Excel reports for demanding industry. I have tried to share what I have learned so far. See the image below showing the output of my code.Feel free to comment. Happy coding !!!

Источник

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

кто из наших менеджеров заключил сделку
с каким из заказчиков
какого именно товара и на какую сумму продано
с какого из наших складов была отгрузка
когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

Названия строк (Row labels)
Названия столбцов (Column labels)
Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

Настройка вычислений в сводных таблицах
Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Источник

1. Complete the data and calculations in your worksheet. Even if your data and calculations span multiple worksheets, you can pull the data together into one report.
2. Roughly lay out how you want the report to look, including what you want in headers and footers, what text you want to be emphasized and what kind of graphical elements you want to include.
3. From the Insert tab on the Office Fluent Ribbon, click ‘Header Footer’ in the Text group to design the headers and footers, which are the text that displays on every page of the report. This opens the Header Footer Tools ribbon, where you can add page numbers, variables, date and time stamp, and pictures.
4. From the Insert tab, add visual interest to your report by inserting your own pictures, Microsoft clip art or SmartArt. You can also insert shapes, freehand drawings and text boxes. Using these tools, which are similar to the drawing tools in other Microsoft applications, you can do things such as add a stylized title to your report, include a pertinent graphic or illustration, or represent some aspect of your worksheet in a way other than a traditional graph.
5. From the Home tab, format the text and cells of your worksheet using features such as cell shading, cell borders, text alignment and fonts.
6. From the Page Layout tab, adjust printing aspects of your report, including the size of page margins, which rows or columns to repeat on subsequent pages and where page breaks occur. If you have more data on a given worksheet than you want to print on the report, use the Print Area command to explicitly identify the area of the worksheet to print.
7. From the Microsoft Office Button (the round, muticolored button in the upper-left corner of the Excel window), select Print and then Print Preview.
8. Iterate through steps 3 through 6, adjusting graphics, layout and formatting until your report is printing appropriately.

Источник

В меню «Дизайн диаграммы» в группе «Данные» выберите « Выбрать данные» .

Выберите лист с данными и выделите все ячейки, содержащие данные, которые вы хотите отобразить (включая заголовки).

Диаграмма будет обновлена в вашем отчете с данными. Заголовки будут использоваться для заполнения меток по двум осям.

Повторите описанные выше шаги для создания новых диаграмм и графиков, которые надлежащим образом представляют данные, которые вы хотите отобразить в своем отчете. Когда вам нужно создать новый отчет, вы можете просто вставить новые данные в таблицы данных, и диаграммы и графики обновятся автоматически.

Есть разные способы выложить отчет с помощью Excel. Вы можете включить графики и диаграммы на той же странице, что и табличные (числовые) данные, или вы можете создать несколько листов, чтобы визуальные отчеты были на одном листе, табличные данные — на другом листе и т. Д.

Сводные таблицы являются еще одним мощным инструментом для создания отчетов в Excel. Сводные таблицы помогают более глубоко копаться в данных.

Выберите лист с данными, которые вы хотите проанализировать. Выберите « Вставка» > « Сводная таблица» .

В диалоговом окне «Создать сводную таблицу» в поле «Таблица / диапазон» выберите диапазон данных, которые вы хотите проанализировать. В поле Расположение выберите первую ячейку рабочего листа, куда вы хотите провести анализ. Нажмите OK, чтобы закончить.

Это запустит процесс создания сводной таблицы на новом листе. В области полей сводной таблицы первое поле, которое вы выберете, будет ссылочным полем.

В этом примере в этой сводной таблице будет отображаться информация о посещаемости веб-сайта по месяцам. Итак, во-первых, вы бы выбрали Месяц .

Затем перетащите поля данных, для которых вы хотите отобразить данные, в область значений панели полей сводной таблицы. Вы увидите данные, импортированные из исходного листа в сводную таблицу.

Сводная таблица объединяет все данные для нескольких элементов, добавляя их (по умолчанию). В этом примере вы можете увидеть, в каких месяцах было больше всего просмотров страниц. Если вам нужен другой анализ, просто выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с элементом на панели «Значения», затем выберите « Настройки поля значений» .

В диалоговом окне «Настройки поля значений» измените тип расчета на любой, который вы предпочитаете.

Это обновит данные в сводной таблице соответственно. Используя этот подход, вы можете выполнять любой анализ исходных данных, который вам нравится, и создавать сводные диаграммы, которые отображают информацию в вашем отчете так, как вам нужно.

Как распечатать отчет Excel

Вы можете создать печатный отчет из всех листов, которые вы создали, но сначала вам нужно добавить заголовки страниц.

Выберите « Вставка» > « Текст» > « Верхний и нижний колонтитулы» .

Введите заголовок страницы отчета, а затем отформатируйте его, чтобы использовать текст больше обычного. Повторите эту процедуру для каждого листа отчета, который вы планируете распечатать.

Затем скройте листы, которые вы не хотите включать в отчет. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите « Скрыть» .

Чтобы распечатать отчет, выберите « Файл» > « Печать» . Измените ориентацию на Пейзаж и масштабируйте, чтобы подогнать все столбцы на одной странице .

Выберите « Распечатать всю книгу» . Теперь, когда вы распечатываете свой отчет, только отдельные листы отчета будут распечатаны как отдельные страницы.

Вы можете распечатать отчет на бумаге или распечатать в формате PDF и отправить в виде вложения в электронное письмо.

Источник: https://rus.4meahc.com/how-create-report-excel-94567

Источник: https://leally.ru/excel/kak-sdelat-otch-t-v-eksele-formirovanie-otchetov/

Создание сводной таблицы в Excel

Excel — мощное офисное приложение, позволяющее проводить сложнейшие вычислительные расчёты, систематизировать информацию, создавать аналитические расчёты. К сожалению, многие пользователи, не разбираясь в тонкостях Excel, используют её только в качестве простого счётного инструмента вроде калькулятора.

Проанализировать в рекордно короткое время представленную информацию, сопровождающуюся числовыми показателями, принять на основе них эффективные управленческие решения, помогает сводная таблица в Excel, а как сделать её, можно легко понять, ознакомившись с рекомендациями продвинутых пользователей.

Порядок создания автоматического отчёта

Сводная таблица создаётся, приняв за основу уже имеющуюся таблицу, которая может быть продуктом Excel или другой базы данных.

Если пользователь решил пройти начальный курс, как создать сводную таблицу в Excel,то ему лучше потренироваться на табличном варианте, созданном этим офисным приложением. После отличного усвоения основ, как делать сводные таблицы в Excel, можно переходить к более усложнённым вариантам, когда показатели получают путём загрузки из документов, созданных совершенно иными приложениями.

Основные требования

Существует ряд требований, обязательных для выполнения, в противном случае сводная таблица не будет выполнять задачи, на которые так рассчитывает пользователь.

Главным требованием является то, что все данные должны быть занесены в виде таблицы, в верхней части которой, безусловно, оформляется шапка (с указанием названий столбцов).

Кроме этого, должны быть полностью исключены пустые строки и столбцы. За пределами таблицы не должны находиться никакие примечания и посторонние записи, занесённые в строки или столбцы, примыкающие к используемой области.

Желательно, чтобы во всех табличных ячейках были тоже занесены данные, по возможности следует избегать пустых ячеек, поскольку это может негативно отразиться на систематизации и последующем анализе информации.

Часто в Excel пользователи объединяют несколько ячеек. Если необходимо создать сводные отчёты, то придётся избегать такого объединения. Недопустимо скрывать строки или столбцы, которые, по мнению пользователя, в этой ситуации не являются важными.

Инструкция по созданию

После того как пользователем были соблюдены все вышеописанные требования, можно приступать к дальнейшим действиям, позволяющим понять, как сделать сводную таблицу в Эксель.

Сначала нужно найти первую ячейку, которая расположена сразу под табличной шапкой, и сделать её активной. Для этого потребуется установить курсор мышки на эту ячейку и кликнуть левой клавишей.

Затем в основном меню следует перейти во вкладку «Вставка», после чего отобразится его подменю, среди которого будет пиктограмма с названием пункта «Сводная таблица». Кликнув по нему, активизируется мастер создания сводных отчётов, воспользовавшись которым, будет значительно проще делать табличный аналитический отчёт.

В появившемся диалоговом окне табличный редактор запросит указать диапазон, который будет подлежать анализу. Чаще всего, мастер самостоятельно правильно определяет его, поэтому вносить изменения не потребуется.

Также необходимо указать, где пользователь желает создать сводный отчёт:

на том же самом листе, где имеются основные показатели;
на новом листе.

В большинстве случаев рекомендуется прибегать ко второму варианту, тогда не будет путаницы, так как проще анализировать полученную информацию.

Перейдя на новый лист, пользователь обнаружит там область для таблицы, а также список допустимых полей. Определившись с тем, какие конкретно показатели должны подлежать анализу, пользователь должен перетянуть мышкой выбранные поля в области «Фильтр», «Колонна». Таким способом удастся создать столбики сводного отчёта.

Далее, точно таким же способом оформляются строки, перетаскивая мышкой нужные поля. Если строк несколько, то важно определить, какая должна находиться вверху, а какая внизу.

Можно расположить сначала строки в одном порядке и пронаблюдать, насколько это будет удобно, насколько корректно будет отображаться сводная информация.

Если будет сложно анализировать данные при таком расположении, то всё легко исправляется – достаточно зажать определённое поле мышкой и переместить его вверх или вниз.

В завершение остаётся сделать последнюю область сводного отчёта «Значения». В неё переносится поле, являющееся ключевым для анализа, например, общая масса, общее количество.

Если всё делать строго по инструкции, то уже на этом этапе отобразится аналитический отчёт. При выявлении ошибок, достаточно поменять местами поля, обновить данные, и таблица автоматически перестроится.

Использование сводных отчётов

Пользователь принимает решение делать сводную таблицу, если возникает необходимость часто прибегать к аналитической деятельности. В связи с этим полезно знать и то, что таблица оснащена фильтром, позволяющим систематизировать данные по указанным критериям.

Применение фильтра

Начинающим пользователям полезно знать, как обновить сводную таблицу в Excel, и как осуществлять запрос на основе группировки данных.

Обновить данные в сводной таблице важно тогда, когда пользователем были внесены любые изменения в основной таблице. Для того чтобы обновить данные, следует кликнуть мышкой в пределах табличной области, вызывая дополнительное меню. В нём легко найти пункт «Обновить», а выбрав его, автоматически произойдёт обновление.

Применение фильтра в сводных отчётах также является достаточно важным действием. Очень часто заносятся ежедневные данные работников, а сотруднику, ответственному за аналитические отчёты, необходимо проанализировать данные за квартал, полугодие.

Как раз решить такую задачу помогает фильтр. Делать опять ничего сложного не понадобится.

Достаточно кликнуть по любой дате мышкой (правой клавишей), в контекстном меню выбрать «Группировать», вслед за этим откроется диалоговое окно, в котором можно определить приемлемые для себя способы группировки.

После этого таблица автоматически перестроится, значительно уменьшится в размерах, в связи с этим анализировать данные будет значительно проще.

Итак, создавать сводные таблицы несложно, если предварительно потренироваться на простой таблице, соблюдая все требования и вводя правильные данные. Овладев такими навыками, пользователь очень быстро ощутит преимущества, поскольку анализ данных будет осуществляться за короткий промежуток времени, сопровождаясь абсолютной точностью.

Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/kak-delaetsya-svodnaya-tablica-v-excel.html

Создание отчетов в эксель. Как сделать профессионально выглядящий отчет в Excel

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр.

Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета.

Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать.

Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера…), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета.

Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде , который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы.

Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе.

Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to…» не было в принципе.

Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать».

Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный
крест.

При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным.

Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград» , либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

Возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов; — простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей); — гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);

— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Источник: https://smmsub.ru/sozdanie-otchetov-v-eksel-kak-sdelat-professionalno-vyglyadyashchii.html

Программа Поиск решений

Поиск решенийМощным средством анализа данных Excel является надстройка Solver (Поиск решения). С ее помощью можно определить, при каких значениях указанных влияющих ячеек формула в целевой ячейке принимает нужное значение (минимальное, максимальное или равное какой-либо величине).

Для процедуры поиска решения можно задать ограничения, причем не обязательно, чтобы при этом использовались те же влияющие ячейки. Для расчета заданного значения применяются различные математические методы поиска. Вы можете установить режим, в котором полученные значения переменных автоматически заносятся в таблицу.

Кроме того, результаты работы программы могут быть оформлены в виде отчета.

Программа ^ (в оригинале Excel Solver) – дополнительная надстройка табличного процессора MS Excel, которая предназначена для решения определенных систем уравнений, линейных та нелинейных задач оптимизации, используется с 1991 года.

Разработчик программы ^ компания FrontlineSystem уже давно специализируется на разработке мощных и удобных способов оптимизации, встроенных в среду популярных табличных процессоров разнообразных фирм-производителей (MS Excel Solver, Adobe Quattro Pro, Lotus 1-2-3).

Высокая эффективность их применения объясняется интеграциею программы оптимизации и табличного бизнес-документа. Благодаря мировой популярности табличного процессора MS Excel встроенная в его среду программа Solver есть наиболее распространенным инструментом для поиска оптимальных решений в сфере современного бизнеса.

По умолчанию в Excel надстройка Поиск решения отключена. Чтобы активизировать ее в Excel 2007, щелкните значок Кнопка Microsoft Office , щелкните Параметры Excel, а затем выберите категорию Надстройки. В поле Управление выберите значение Надстройки Excel и нажмите кнопку Перейти. В поле Доступные надстройки установите флажок рядом с пунктом Поиск решения и нажмите кнопку ОК.

В Excel 2003 и ниже выберите команду Сервис/Надстройки, в появившемся диалоговом окне Надстройки установите флажок Поиск решения и щелкните на кнопке ОК. Если вслед за этим на экране появится диалоговое окно с предложением подтвердить ваши намерения, щелкните на кнопке Да. (Возможно, вам понадобится установочный компакт-диск Office).

Процедура поиска решения

Создайте таблицу с формулами, которые устанавливают связи между ячейками.2. Выделите целевую ячейку, которая должна принять необходимое значение, и выберите команду:

В Excel 2007 Данные/Анализ/Поиск решения;

В Excel 2003 и ниже Сервис > Поиск решения. Поле Установить целевую ячейку открывшегося диалогового окна надстройки ^ будет содержать адрес целевой ячейки.

Установите переключатели Равной, задающие значение целевой ячейки, – максимальному значению, минимальному значению или значению. В последнем случае введите значение в поле справа.4. Укажите в поле Изменяя ячейки, в каких ячейках программа должна изменять значения в поисках оптимального результата.5. Создайте ограничения в списке Ограничения. Для этого щелкните на кнопке Добавить и в диалоговом окне Добавление ограничения определите ограничение.6. Щелкните на кнопке Параметры, и в появившемся окне установите переключатель Неотрицательные значения (если переменные должны быть позитивными числами), Линейная модель (если задача, которую вы решаете, относится к линейным моделям)7. Щелкнув на кнопке Выполнить, запустите процесс поиска решения. 8. Когда появится диалоговое окно Результаты поиска решения, выберите переключатель Сохранить найденное решение или Восстановить исходные значения.9. Щелкните на кнопке ОК.

Максимальное время –служит для ограничения времени, отпущенного на поиск решения задачи. В этом поле можно ввести время в секундах, не превышающее 32 767 (примерно девять часов); значение 100, используемое по умолчанию, вполне приемлемо для решения большинства простых задач.

Предельное число итераций – управляет временем решения задачи путем ограничения числа вычислительных циклов (итераций).

Относительная погрешность – определяет точность вычислений. Чем меньше значение этого параметра, тем выше точность вычислений.

Допустимое отклонение – предназначен для задания допуска на отклонение от оптимального решения, если множество значений влияющей ячейки ограничено множеством целых чисел. Чем больше значение допуска, тем меньше времени требуется на поиск решения.

Сходимость – применяется только к нелинейным задачам. Когда относительное изменение значения в целевой ячейке за последние пять итераций становится меньше числа, указанного в поле Сходимость, поиск прекращается.

Линейная модель – служит для ускорения поиска решения путем применения к задаче оптимизации линейной модели. Нелинейные модели предполагают использование нелинейных функций, фактора роста и экспоненциального сглаживания, что замедляет вычисления.

Неотрицательные значения – позволяет установить нулевую нижнюю границу для тех влияющих ячеек, для которых не было задано соответствующее ограничение в диалоговом окне Добавить ограничение.
Автоматическое масштабирование – используется, когда числа в изменяемых ячейках и в целевой ячейке существенно различаются.
Показывать результаты итераций – приостанавливает поиск решения для просмотра результатов отдельных итераций.
Загрузить модель – после щелчка на этой кнопке отрывается одноименное диалоговое окно, в котором можно ввести ссылку на диапазон ячеек, содержащих модель оптимизации.
Сохранить модель – служит для отображения на экране одноименного диалогового окна, в котором можно ввести ссылку на диапазон ячеек, предназначенный для хранения модели оптимизации.
Оценка линейная – выберите этот переключатель для работы с линейной моделью.
Оценка квадратичная – выберите этот переключатель для работы с нелинейной моделью.

Разности прямые – используется в большинстве задач, где скорость изменения ограничений относительно невысока. Увеличивает скорость работы средства Поиск решения.

Разности центральные – используется для функций, имеющих разрывную производную. Данный способ требует больше вычислений, однако его применение может быть оправданным, если выдано сообщение о том, что получить более точное решение не удается.

Метод поиска Ньютона — требует больше памяти, но выполняет меньше итераций, чем в методе сопряженных градиентов.

Метод поиска сопряженных градиентов — реализует метод сопряженных градиентов, для которого требуется меньше памяти, но выполняется больше итераций, чем в методе Ньютона. Данный метод следует использовать, если задача достаточно большая и необходимо экономить память или если итерации дают слишком малое отличие в последовательных приближениях.

ОтчетыПо найденным результатам можно создавать отчеты. Такие отчеты полезны для сравнения влияния на решение различных ограничений или исходных данных. Потому они являются очень важными инструментом для анализа полученных результатов и последующего их улучшения в зависимости от возможностей и ресурсов предприятия. Отчеты бывают трех типов:

по результатам
по устойчивости
по пределам

Тип выбирается по окончании поиска решений в диалоговом окне Результаты поиска решений в списке Отчеты. Можно выбрать сразу два или три типа с помощью мыши при нажатой клавиши . Каждый отчет будет создан на отдельном рабочем листе.^ Отчет по результатам содержит информацию о трех компонентах задачи оптимизации: целевой функции (Целевая ячейка), плана (Изменяемые ячейки), и ограничений (Ограничения).

^ – начальное значение целевой функции при начальном опорном плане (3);

2 – максимальное или минимальное значение (в зависимости от задачи) целевой функции. В нашем случае – 168,57 д. ед.;

^ – начальный опорный план;

4 – оптимальный план задачи. В нашем случае, чтобы получить максимальную выручку в размере 168,37 д. ед., нужно производить 57,14 единиц товара А и 71,43 единиц товара Б (понятно, что товар должен быть в целых единицах, но если бы мы задали такой параметр, то не получили отчеты, которые нужны для анализа и улучшение полученных результатов);

^ – показывает количество использованных ресурсов на производство при оптимальном плане;

6 – формулы ограничений;

7 – показывает влияние ограничений на конечный результат. Если статус «связанное», тогда данное ограничение влияет на полученный план, если «не связан» – значит не влияет. В нашем случае ресурс 1 и 4 имеют статус «не связан» – это значит, что эти ресурсы не ограничивают возможности в производстве, что не скажешь про ресурс 2 и 3, которые использованы полностью;

^ – разница между имеющимся в наличие количеством ресурсов и использованных при полученном плане.

Отчет по устойчивости

Отчет по устойчивости (более точным за содержанием был бы перевод с оригинала sensitivity – чувствительность) есть наиболее интересным и полезным – он определяет чувствительность структуры полученного плану до изменений начальных данных и, согласно, дальнейшие действия менеджера с целью улучшения результатов. Такой отчет не создается для моделей, значения в которых ограничены множеством целых чисел. В случае нелинейных моделей отчет содержит данные для градиентов и множителей Лагранжа.

^ – оптимальный план задачи. В нашем случае, чтобы получить максимальную выручку в размере 168,37 д. ед., нужно производить 57,14 единиц товара А и 71,43 единиц товара Б;

2 – нормированная стоимость касается неизвестных плана. Это неудачный перевод с оригинала reduced cost, которую можно было перевести, как «цена, которая уменьшает (целевую функцию)».

Этот показатель, как изменится оптимальное значение ЦФ при выпуске продукции, которой нету в оптимальном плане.

Например, если нормированная стоимость товара А была бы -3 (хотя в нашем случае это 0), то принудительный выпуск 2 единиц товара А, которых нету в оптимальном плане привел к уменьшению Дохода на 2•3=6 и составлял бы 168,57-6= 162, 57 д. ед.

^ – коэффициенты ЦФ;

4, 5 – границы изменений значений коэффициентов ЦФ при условии, что количество оптимальной продукции (план) не изменится. Например, если целевой коэффициент товара А (КА) равен 1,15 (цена за 1 единицу товара), то изменяя его в рамках 1,15-0,43< КА 0,72< КАПоиск решений», после внесений в таблицу изменений данного коэффициента.

^ – количество использованных ресурсов;

7 – теневая цена(в нелинейной модели это множитель Лагранжа) касается ограничений, то есть, определенное значение указывает на «ценность» ограниченного ресурса в сравнении с другими ресурсами.

Этот показатель указывает как изменится оптимальное значение ЦФ (Доход) при изменении запасов ресурсов на 1 единицу.

Например, если увеличить запас ресурса 3 на 10 единиц, то доход увеличится на 10•0,61=6,1 и будет составлять 168,57+6,1=174,67 д. ед.

^ – запасы ресурсов;

9, 10 – задают диапазон для 8, в котором действует теневая цена 7 (аналогично 4, 5). Например, диапазон ресурса 3: 200Отчет по пределам

Отчет по пределам состоит из двух частей, что касаются значений ЦФ (Целевое) и плана (Изменяемое).

^ – значение ЦФ (Доход);
2 – оптимальный план задачи;
3 – наименьшее значения, которое может принять неизвестное (в нашем случае количество товара А и Б имеет Нижний предел 0, поскольку мы в Параметрах Поиска решений отметили Неотрицательные значения);
6 – это значение, которое будет в целевой ячейке (Доход), если неизвестные будут равны Верхнему пределу.

4 – это значение, которое будет в целевой ячейке (Доход), если неизвестное будит равно Нижнему пределу;5 – это наибольшее значение, которое может содержать неизвестные, чтобы получить максимальную ЦФ;

Источник: http://mir.zavantag.com/matematika/20637/index.html

Источник

Содержание

1 Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц
2 Как обновить данные в сводной таблице Excel?
3 Некоторые секреты форматирования
4 Работа с итогами
5 Детализация информации
- 5.1 Видео
- 5.2 Лирическое вступление или мотивация
- 5.3 Если у вас Excel 2003 или старше
  - 5.3.1 Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?
  - 5.3.2 Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно
  - 5.3.3 Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?
  - 5.3.4 Работа с макетом
- 5.4 Если у вас Excel 2007 или новее
- 5.5 P.S.
- 5.6 Ссылки по теме

Дата: 13 марта 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Как часто Вам приходится обобщать большие массивы данных? Получать промежуточные итоги? Если часто, значит сводные таблицы Excel – это то, что Вам нужно срочно! Создание сводной таблицы занимает всего пару минут, а результат – как будто работали целую неделю. Заманчиво? Читаем!

Сводная таблица – это мощный инструмент Microsoft Excel, решающий многие задачи, а главное – отвечающий на многие вопросы о процессах, описанных цифрами в Вашем файле. Приведу пример. На изображении ниже – список продаж торговых точек различных регионов с детализацией по дням в течение года:

Правда же, эта таблица мало информативна и в таком виде не представляет пользы? А вот сводная таблица, сформированная из этих данных:

Здесь все продажи систематизированы по регионам и менеджерам в строках, по группам товара в столбцах – в столбцах. Такие данные уже пригодны, как минимум, для последующего анализа. Наглядно видим, сводная таблица эффективно обобщает большие объемы данных и, как я расскажу дальше, не требует значительных усилий и времени на построение.

Не каждый диапазон данных в Эксель можно применить для построения сводной таблицы. Данные должны быть нормализованы. В нашем случае, это значит, что каждая строка должна описывать одно событие, и для нее должны быть заполнены все столбцы. В каждой строке столбца должны содержаться данные одного типа. Посмотрите еще раз, как это выглядит на первом рисунке поста.

Обязательно каждый столбец должен иметь информативный заголовок, т.е. шапка должна быть полной.

Я рекомендую на этапе проектирования таблицы продумывать, будете ли пользоваться сводными таблицами. Если будете – обязательно учитывайте изложенные требования.

Чтобы сделать сводную таблицу на основании своих данных – выполните такую последовательность действий:

Установите курсор в любую ячейку таблицы
Нажмите на ленте: Вставка – Сводная таблица
Укажите расположение будущей сводной таблицы. Чтобы поместить ее на новый лист – установите галку «На новый лист». Чтобы выбрать расположение на существующих листах – выберите «На существующий лист» и в поле «Диапазон» укажите расположение верней левой ячейки сводной таблицы;

Нажмите Ок

Откроется пустая область сводной таблицы и меню компоновки данных. Последнее состоит из пяти окон:

«Выберите поля для добавления в отчет» — это заголовки всех столбцов, которые есть в таблице. Этими данными мы будем заполнять следующие 4 блока
Фильтры – список полей, по которым будет применяться фильтр. Эти поля появляются над сводной таблицей
Колонны – область, где задается, что будет содержаться в столбцах
Строки – область, где указывается, что будет содержаться в строках
Значения – задаем то, что будет отображаться или рассчитываться на пересечении строк или столбцов. То есть, основное тело таблицы

Области 2-5 заполняются данными перетягиванием заголовков из п.1. Например, нужно узнать, какая сумма продаж за год у менеджеров всех регионов. Значит, в строках у нас будут регионы и менеджеры, а в значениях – сумма продаж. Перетаскиваем соответствующие наименования столбцов из первой области меню компоновки в «Строки» и «Значения». Вот что получится:

Если теперь мы захотим, чтобы в столбцах данные были разбиты по группам товаров. Перетянем поле «Группа товара» в «Колонны», получаем результат:

А если вдруг мы решили, что нужны данные только по первому региону, добавим поле «Регион» и в «Фильтры», над сводной таблицей появится область фильтров. Открываем раскрывающийся список в этой области и выбираем только первый регион.

Мне кажется, это очень простой инструмент, и его обязательно нужно освоить. Представьте, в моем списке, который служит примером для этого поста – 9 883 строки, и я обрабатываю их без усилий, просто делаю несколько кликов мышью. И такая таблица, как мы с Вами только что сделали, уже похожа на профессиональный отчет.

А теперь нам, к примеру, захотелось узнать, кто из менеджеров продает больше всего. Снимем все фильтры, уберем галку «Регион» из строк. Получаем список менеджеров и их продажи. Кликнем правой кнопкой мыши в любой из строк «продажи» колонки «Общий итог», в контекстном меню выбираем Сортировка – Сортировка по убыванию. Естественно, сверху будет менеджер с наибольшими продажами, снизу – с наименьшими.

В поле «Значения» можно не только суммировать данные. Можно например, посчитать количество значений, отобразить минимальное или максимальное значение и многое другое. Для этого кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке нужного столбца, в контекстном меню нажмите «Итоги по», а далее выбирайте ту функцию, которая нужна.

Вы можете настраивать макет сводной таблицы в части логики построения. Выделите любую ее ячейку и найдите на ленте Конструктор – Макет. Здесь можно сделать настройки по четырем пунктам:

Промежуточные итоги – включить или отключить итоги для промежуточных групп внутри таблицы
Общие итоги – настроить расчет общих итогов по всей таблице
Макет отчета – способ компоновки данных для наибольшего удобства
Пустые строки – вставить или удалить пустые строки в конце каждой категории для улучшения восприятия данных.

Рекомендую Вам поэкспериментировать с этими настройками, чтобы найти Вашу оптимальную комбинацию.

Раз уж сводные таблицы претендуют на звание универсального инструмента для выполнения отчетов, они должны быть гибкими в настройке внешнего вида. Для оформления Вы можете:

Настраивать форматы данных
Изменять внешний вид ячеек, применять стили
Применять условное форматирование

Выделяйте ячейки, и применяйте к ним уже привычные Вам операции форматирования. Как правило, этого достаточно, чтобы готовый отчет был информативным и удобным к восприятию.

Чтобы еще детальнее настроить внешний вид – кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и в контекстном меню выберите «Параметры сводной таблицы». Здесь собрано несколько полезных настроек. Например, задайте что отображать вместо кодов ошибок, или настройте детализацию вывода на печать сводной таблицы.

Если Ваша таблица не совсем вас удовлетворяет, и Вам хотелось бы немного изменить ее содержание в части содержимого строк, столбцов и основных данных – можете делать это в любой момент. Перетягивайте блоки заголовков в меню настройки сводных таблиц, удаляйте и добавляйте, изменяйте фильтры. Программа незамедлительно среагирует на внесенные Вами изменения.

На этом все о создании сводных таблиц, но тема все еще не закрыта и в следующей статье я расскажу о расширенных возможностях в работе с этим инструментом. Рекомендую к прочтению и использованию, ведь нет ничего лучше, чем получать результаты быстро и без усилий!

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев, будем становиться профессионалами вместе!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Работать со сводными таблицами Excel приходится в разных сферах. Можно быстро обрабатывать большие объемы информации, сравнивать, группировать данные. Это значительно облегчает труд менеджеров, продавцов, руководителей, маркетологов, социологов и т.д.

Сводные таблицы позволяют быстро сформировать различные отчеты по одним и тем же данным. Кроме того, эти отчеты можно гибко настраивать, изменять, обновлять и детализировать.

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

У нас есть тренировочная таблица с данными:

Каждая строка дает нам исчерпывающую информацию об одной сделке:

в каком магазине были продажи;
какого товара и на какую сумму;
кто из продавцов постарался;
когда (число, месяц).

Если это огромная сеть магазинов и продажи идут, то в течение одного квартала размер таблицы станет ужасающим. Проанализировать данные в сотне строк будет очень сложно. А на составление отчета уйдет не один день. В такой ситуации сводная таблица просто необходима.

Создам отчет с помощью мастера сводных таблиц. В новых версиях Excel он почему-то спрятано глубоко в настройках:

Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».
В выпадающем списке левой колонки: «Выбрать команду из» укажите «Все команды».
В левой колонке найдите по алфавитному порядку и выделите: «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите на кнопку между колонками: «Добавить» чтобы инструмент переместился в правую колонку и нажмите ОК.

Теперь инструмент находится в панели быстрого доступа, а значит всегда под рукой.

Ставим курсор в любом месте таблицы с данными. Вызываем мастер сводных таблиц, нажимая на соответствующий инструмент, который теперь уже расположенный напанели быстрого доступа.
На первом шаге выбираем источник данных для формирования сводной таблицы. Нажимаем «Далее». Чтобы собрать информацию в сводный отчет из нескольких листов, выбираем: «в списке или базе данных Microsoft Excel».
На втором шаге определяем диапазон данных, на основании которых будет строиться отчет. Так как у нас стоит курсор в таблице, диапазон обозначится автоматически.
На третьем шаге Excel предлагает выбрать, куда поместить сводную таблицу. Жмем «Готово» и открывается макет.
Нужно обозначить поля для отображения в отчете. Допустим, мы хотим узнать суммы продаж по каждому продавцу. Ставим галочки – получаем:

Готовый отчет можно форматировать, изменять.

Это можно сделать вручную и автоматически.

Вручную:

Ставим курсор в любом месте сводной таблице. В результате становится видна вкладка «Работа со сводными таблицами».
В меню «Данные» жмем на кнопку «Обновить» (или комбинацию клавиш ALT+F5).
Если нужно обновить все отчеты в книге Excel, выбираем кнопку «Обновить все» (или комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).

Настройка автоматического обновления при изменении данных:

На вкладке «Работа со сводными таблицами» (необходимо щелкнуть по отчету) выбираем меню «Параметры».
Открываем «Дополнительные параметры сводной таблицы». Открывается мастер.
В разделе «Данные» устанавливаем галочку напротив пункта «Обновить при открытии файла».

Теперь каждый раз при открытии файла с измененными данными будет происходить автоматическое обновление сводной таблицы.

Некоторые секреты форматирования

Когда мы сводим в отчет большой объем данных, для выводов и принятия каких-то решения может понадобиться группировка. Допустим, нам нужно увидеть итоги за месяц или квартал.

Группировка по дате в сводной таблице Excel:

Источник информации – отчет с данными.
Так как нам нужна группировка по дате, выделяем любую ячейку с соответствующим значением. Щелкаем правой кнопкой мыши.
Из выпавшего меню выбираем «Группировку». Откроется инструмент вида:
В полях «Начиная с» и «По» Excel автоматически проставил начальную и конечную даты диапазона данных. Определяемся с шагом группировки. Для нашего примера – либо месяцы, либо кварталы. Остановимся на месяцах.

Получаем отчет, в котором четко видны суммы продаж по месяцам. Поэкспериментируем и установим шаг – «Кварталы». Результат – сводная таблица вида:

Если фамилия продавцов для анализа деятельности сети магазинов не важна, можем сформировать отчет с поквартальной прибылью.

Чтобы убрать результаты группировки, необходимо щелкнуть по ячейке с данными правой кнопкой мыши и нажать разгруппировать. Либо выбрать данный параметр в меню «Структура».

Работа с итогами

У нас есть сводный отчет такого вида:

Видны итоги по месяцам (сделано «Группировкой») и по наименованиям товаров. Сделаем отчет более удобным для изучения.

Как в сводной таблице сделать итоги сверху:

«Работа со сводными таблицами» — «Конструктор».
На вкладке «Макет» нажимаем «Промежуточные итоги». Выбираем «Показывать все промежуточные итоги в заголовке группы».
Получается следующий вид отчета:

Уже нет той перегруженности, которая затрудняла восприятие информации.

Как удалить промежуточные итоги? Просто на вкладке макет выбираем «Не показывать промежуточные суммы»:

Получим отчет без дополнительных сумм:

Детализация информации

Огромные сводные таблицы, которые составляются на основании «чужих» таблиц, периодически нуждаются в детализации. Мы не знаем, откуда взялась сумма в конкретной ячейке Excel. Но можно это выяснить, если разбить сводную таблицу на несколько листов.

В марте продано двуспальных кроватей на сумму 23 780 у.е. Откуда взялась эта цифра. Выделяем ячейку с данной суммой и щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем опцию:
На новом листе откроется таблица с данными о продажах товара.

Мы можем переместить всю сводную таблицу на новый лист, выбрав на вкладке «Действия» кнопку «Переместить».

По умолчанию в сводную таблицу помещается абсолютно вся информация из того столбца, который мы добавляем в отчет.

В нашем примере – ВСЕ товары, ВСЕ даты, ВСЕ суммы и магазины. Возможно, пользователю не нужны некоторые элементы. Они просто загромождают отчет и мешают сосредоточиться на главном. Уберем ненужные элементы.

Нажимаем на стрелочку у названия столбца, где будем корректировать количество информации.
Выбираем из выпадающего меню название поля. В нашем примере – это название товара или дата. Мы остановимся на названии.
Устанавливаем фильтр по значению. Исключим из отчета информацию по односпальным кроватям – уберем флажок напротив названия товара.

Жмем ОК – сводная таблица меняется.

Видео

Лирическое вступление или мотивация

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

кто из наших менеджеров заключил сделку
с каким из заказчиков
какого именно товара и на какую сумму продано
с какого из наших складов была отгрузка
когда (месяц и день месяца)

Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

… и т.д.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

Работа с макетом

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

Названия строк (Row labels)
Названия столбцов (Column labels)
Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

P.S.

Ссылки по теме

Настройка вычислений в сводных таблицах
Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Источник

37 people found this article helpful

How to Create a Report in Excel

Using charts, graphs, and pivot tables makes it easy

Updated on September 25, 2022

What to Know

Create a report using charts: Select Insert > Recommended Charts, then choose the one you want to add to the report sheet.
Create a report with pivot tables: Select Insert > PivotTable. Select the data range you want to analyze in the Table/Range field.
Print: Go to File > Print, change the orientation to Landscape, scaling to Fit All Columns on One Page, and select Print Entire Workbook.

This article explains how to create a report in Microsoft Excel using key skills like creating basic charts and tables, creating pivot tables, and printing the report. The information in this article applies to Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, and Excel for Mac.

Creating Basic Charts and Tables for an Excel Report

Creating reports usually means collecting information and presenting it all in a single sheet that serves as the report sheet for all of the information. These report sheets should be formatted in a way that’s easy to print as well.

One of the most common tools people use in Excel to create reports is the chart and table tools. To create a chart in an Excel report sheet:

Select Insert from the menu, and in the charts group, select the type of chart you want to add to the report sheet.
In the Chart Design menu, in the Data group, select Select Data.
Select the sheet with the data and select all cells containing the data you want to chart (include headers).
The chart will update in your report sheet with the data. The headers will be used to populate the labels in the two axis.
Repeat the above steps to create new charts and graphs that appropriately represent the data you want to show in your report. When you need to create a new report, you can just paste the new data into the data sheets, and the charts and graphs update automatically.

There are different ways to lay out a report using Excel. You can include graphs and charts on the same page as tabular (numeric) data, or you can create multiple sheets so visual reporting is on one sheet, tabular data is on another sheet, and so on.

Using PivotTables to Generate a Report From an Excel Spreadsheet

Pivot tables are another powerful tool for creating reports in Excel. Pivot tables help with digging more deeply into data.

Select the sheet with the data you want to analyze. Select Insert > PivotTable.
In the Create PivotTable dialogue, in the Table/Range field, select the range of data you want to analyze. In the Location field, select the first cell of the worksheet where you want the analysis to go. Select OK to finish.
This will launch the pivot table creation process in the new sheet. In the PivotTable Fields area, the first field you select will be the reference field.

In this example, this pivot table will show website traffic information by month. So, first, you’d select Month.
Next, drag the data fields you want to show data for into the values area of the PivotTable fields pane. You’ll see the data imported from the source sheet into your pivot table.
The pivot table collates all of the data for multiple items by adding them (by default). In this example, you can see which months had the most page views. If you want a different analysis, just select the drop-down arrow next to the item in the Values pane, then select Value Field Settings.
In the Value Field Settings dialog box, change the calculation type to whichever you prefer.
This will update the data in the pivot table accordingly. Using this approach, you can perform any analysis you like on source data, and create pivot charts that display the information in your report in the way you need.

How to Print Your Excel Report

You can generate a printed report from all the sheets you created, but first you need to add page headers.

Select Insert > Text > Header & Footer.
Type the title for the report page, then format it to use larger than normal text. Repeat this process for each report sheet you plan to print.
Next, hide the sheets you don’t want included in the report. To do this, right-click the sheet tab and select Hide.
To print your report, select File > Print. Change orientation to Landscape, and scaling to Fit All Columns on One Page.
Select Print Entire Workbook. Now when you print your report, only the report sheets you created will print as individual pages.

You can either print your report out on paper, or print it as a PDF and send it out as an email attachment.

FAQ

How do I create an expense report in Excel?

Open an Excel spreadsheet, turn off gridlines, and enter your basic expense report information, such as a title, time period, and employee name. Add data columns for Date and Description, and then add columns for expense specifics, such as Hotel, Meals, and Phone. Enter your information and create an Excel table.
How do I create a scenario summary report in Excel?

To use Excel’s scenario manager function, select the cells with the information you’re exploring, and then go to the ribbon and select Data. Select What-If Analysis > Scenario Manager. In the Scenario Manager dialog box, select Add. Name the scenario and change your data to see various outcomes.
How do I export a Salesforce report to Excel?

In Salesforce, go to Reports and find the report you want to export. Select Export and choose an export view (Formatted Report or Details Only). Formatted Report will export in .xlsx format, while Details Only gives you other choices. Select Export when ready.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Источник

Excel is the spreadsheet program of the Microsoft Office suite. Using Excel, you can store and track all the information that’s important to your business, like sales figures, payroll information and customer demographics. You can also use Excel to generate eye-catching reports, and Excel has built-in formatting features to give your report a professional look with just a few clicks of your mouse.

Enter Your Data

Open Excel to begin working on a new sheet.
Type the title of your report in cell A1.
Type in the labels for your four quarters. Enter «First Quarter» (omit the quotation marks here and throughout) in cell B1, «Second Quarter» in cell C1, «Third Quarter» in cell D1 and «Fourth Quarter» in cell E1. Enter «Total Sales» in cell F1. If you are including information for more than one year, you can repeat these labels for each year in the remaining cells in row 1.
Enter your sales data in cells B2, C2, D2 and E2 below each quarter for which you are reporting. If you are entering sales data for different products, sales staff, regions or any other categories, use column A to label them. Enter the figures for each category in rows 2 and below.
Enter the formula «=sum(B2:E2)» in cell F2 to calculate the total sales. If you have entered quarterly data below row 2, select cell F2 and press «Ctrl-C» to copy the formula. Select cell F3 and all other cells in column F in which you’d like to calculate a total and press «Ctrl-V» to paste the formula.

Format Your Report

Format your quarterly figures and the total as dollars and cents. To do this, select the cells of your data that represent dollar figures. Next, click on «Currency» from the pull-down list in the Number area of the Home tab.
Adjust the column width and row height of your report. First, press «Ctrl-A» to select your entire sheet. Next, click «Format» in the Cells area of the Home tab. From the drop-down list, select «Autofit Row Height.» Click the «Format» button again and select «Autofit Column Width.»
Apply a design format to your table. Start by clicking any cell within your table of data. Click the «Format as Table» button in the Style area of the Home tab. From the resulting gallery, choose a table style you like. In the Format as Table dialog box, make sure your entire data set is covered in the «Where is the data for your table?» input box. Also make sure the «My table has headers» check box is checked. Click on «OK.»
Customize the appearance of your table by using the options in the Table Tools: Design tab. For example, check and then uncheck the «First column» checkbox in the Table Style Options area and note how it alters the appearance of your table.

Источник