Creating a template with word

Is this article up to date?

With a template, you’ve got the pre-built elements you need to create documents. Set templates in Word, and you start with all the fields you’re looking for.

This tutorial will teach you how to create a Microsoft Word template that’s easy to re-use. We’ll even show you how to start with premium designs and turn Word docs into templates, even if you started with .docx files. Let’s learn more.

How to Create & Save Word Templates in Microsoft Word Quickly (Video)

In this screencast we’ll show you how to create and save a template using Microsoft Word. We’ll start with a professionally designed Word template and show you how to customize it to create a Word template that’s uniquely yours.

Want to learn even more about how to create a template in Word? Read on for more detailed information and other tips.

Why You Should Learn the Word Save as Template Feature

You’re a busy person, and you’ve got no shortage of skills that you want to learn. While Word is a great tool, it’s just that: simply an app that we use to complete tasks. So, why should you dedicate your valuable time to learning Word’s save as template feature?

Here are three reasons that every user should learn how to save a template in Word:

• Standardize designs. If you lead a team or work with a group consistently, it helps if you share the same design. Use the Word save as template feature to create standard files that everyone uses.
• Share designs with the world. If you’ve got a favorite template, you can share so that others can set templates in Word easily. It’s a great bonus to offer to your readers, mailing list, or social followers.
• Save time for yourself. Building up a personal library of templates is a shortcut to success. Save Word templates and save time for yourself.

It’s easy to see why these benefits make it worthwhile to turn Word docs into templates. Read on to find out how to create a Microsoft Word template.

How to Make a Template in Word Quickly

It’s often useful to create Word template designs of your own. This lets you transform a document into a customizable file that you can use as often as you need it. It only takes a few clicks and saves you time and hard work. Let’s learn how to save a template in Word.

When you think of how to create a Microsoft Word template, consider your objective. The trick is to generate a generic document that you (or other users) can readily adapt to their own needs.

In this tutorial, we’ll create a reusable letterhead set template in Word. Save Word templates like this and use them every day. To follow along, download the Letterhead Word Template from Envato Elements.

Let’s get started:

1. Customize the Microsoft Word Templates

With Letterhead open in Word, take a look at the layout. This is a pre-written letter that you can use as a Word save as template. To create Word template files from it, the key is to make it more generic. This will save you time in the future by avoiding the need to remove large blocks of content.

The body of the letter itself, for example, can be reduced in length. Click into the text box and select its contents. Then, type over it with your own words.

A good option is to use a phrase like «Insert body of letter here.» While you’re familiar with the document layout, others who use the template may not be. This is a good way to guide them. 

Then, change out the specific name details to «First Last.» Repeat this with the other placeholders, adding generic phone numbers, emails, and more. This is how to make a template in Word that works well for flexible use.

2. Add Extra Placeholders 

We’ve updated the contents, showing how to create a Microsoft Word template from the file. But you can also add brand-new features to any file that you want to use for Microsoft Word templates.

For example, insert a slogan or tagline in the upper right corner of the letter. You might also want a box showing who the letter is CC’d to. 

To add new placeholders, go to the Insert tab on Word’s ribbon. From there, click Text Box, then Draw Text Box. Find an open space on your document and click and drag to insert the text box. 

Type in your slogan, and you’re all set. This will now appear each time when you create Word template files from the document.

Repeat the same steps to add the CC box. You can perform these same operations anywhere on your document. 

You could even choose other options from the Insert tab, like photos, shapes, and more.

3. Customize the Text

When making a document, you may want to use a font besides the default throughout the document.

Start by highlighting the text you want to change. Next, click on the Home tab. Then, click on the Font Menu arrow. When you click on the arrow, a menu drops down. Choose the font.

4. Add Your Logo to the Template

To customize the logo on your template, you first need to have an already saved logo on your computer.

Click on the logo already on the template. Press Delete on your keyboard to remove it.

Next, click on the Insert tab. In the toolbar. Click on the Pictures button. When you click on the Pictures button, a menu drops down. Choose an option depending on where your image is located. Then double click on your logo image file to add it to the template. Adjust as needed.

5. How to Save a Template in Word

You’ve built a generic letterhead in Word. Now, it’s time to learn how to save a template in Word so that you can use it again. It’ll appear in the Templates gallery that opens when you launch the Word app.

Let’s save Word templates like this letter. Find the File dropdown in the upper left corner of your screen. Then, click Save As Template.

On the menu that appears, give your template a name. It’s best to use something short and easy to remember. Here, we’ll call it Letterhead. When you’re finished, click Save.

That’s how to make a template in Word. Now, when you launch the Word app, you’ll see your custom Microsoft Word templates in the Personal section.

This is the best way to create Word template designs that you can use more than once.

Where to Find the Best Microsoft Word Templates in 2022 (Envato Elements)

Chances are, you’re not a creative expert with the time to make your own Microsoft Word templates. Don’t worry: you don’t have to know how to create a Microsoft Word template to use the world’s best designs.

There’s an alternative to learning how to build Word template designs from scratch. Lean on expert designers who know how to make a template in Word that’s sure to impress.

The best place to find stunning Microsoft Word templates is Envato Elements. It’s a flat-rate subscription that offers millions of creative assets. Transform these files into customized templates with the Word save as template functionality.

What’s more: as a subscriber, you’ve got unlimited downloads. That means you can try out as many Microsoft Word templates as you want. Plus, you’ll find stock photos, custom fonts, and other assets that work great for any project.

Still searching for the best templates, but aren’t ready for a subscription? We highly recommend GraphicRiver, a pay-as-you-go marketplace. It’s another way to find the best options to create Word templates you can use, and you’ll pay only for what you download. Jump to GraphicRiver, grab a template, and start today.

As you can see, it’s easy to create Word template styles fast and customize them, thanks to Envato Elements. It takes the guesswork away from how to make a template in Word. Read on to see the best options for saved Word templates.

5 Top Downloads to Set Templates in Word

Not ready to learn how to create a Microsoft Word template? Let’s look at five of the best pre-built options. These help you set templates in Word without doing all the work from scratch: 

1. Microsoft Word Certificate

A set template in Word helps you create documents fast. This certificate is a quick way to recognize achievements in style. It comes with both vertical and horizontal layouts, with print-ready graphics. It’s a perfect example of how to make a template in Word work for you. All you’ve got to do is drop key details into the pre-built text placeholders.

2. Letterhead for Microsoft Word Office

Even in our digital age, a classic letterhead helps make a winning impression. Save Word templates like this letterhead for use as print or online letters. You’ll find customizable styles that use stylish free fonts. The design aesthetic is modern and minimalist. If you need help learning how to save a template in Word like this, turn to the included help file.

3. Invoices Microsoft Word Template

Wonder how to make a template in Word that you can use as an invoice? Don’t bother—this sleek design does the work for you. With three color options, you can craft and send invoices with a few clicks. Each one helps you communicate with clients, so you’ll get paid sooner. 300-dpi CMYK print-ready graphics feature throughout.

4. Resume Word

Resume Word: the title speaks for itself. Save Word templates like this one to help land your dream job. With refined, elegant hues, you can create Word template resumes sure to impress. There’s ample room for key details, with plenty of open space to ensure readability. Plus, you’ll find a matching cover letter included in this Microsoft Word templates pack.

5. A5 Landscape Company Profile, Word Template

Ever wondered how to create a Microsoft Word template brochure? A5 Landscape is a key example. This one works well as a company profile or informational flyer. You’ll have plenty of creative options, thanks to 16 custom layouts. All graphics are customizable, and there’s space to include photos and illustrations.

More Top Downloads to Set Templates in Word

There’s no such thing as too many Word templates! On Envato Tuts+, we frequently feature the top options to set templates in Word with pre-built downloads.

Check out more of the top options for designs to set templates in Word. Many of them are packaged as DOCX files. But remember: you can turn word Docs into templates with your new knowledge!

Common Microsoft Word Questions Answered (FAQ)

It’s common to have questions about Microsoft Word. So, here are some common Microsoft Word questions and answers:

1. Can I Format Text in my Word Template?

Formatting text means that you control how the text appears in your document. There are many things you can do to your text. Some of the formatting options are changing the size, color, and font. Learn more in this tutorial:

2. Can I Add a Border to my Word Document?

Yes, you can add a border to your Word document. There are several different border options that you can choose from. Borders can add visual interest to your document. For a tutorial on how to add a border to your Word document, read this article:

3. Do I Need to Add a Letterhead to my Word Document?

A letterhead can be helpful if you’re creating a letter in Word. Letterheads often include your business logo, name, business address, and contact information. Letterheads help the letter receiver know who sent them the letter immediately.

Discover how to create your own letterheads:

4. How Do I Find ClipArt?

ClipArt is an easy way to add illustrations to your document.

To find the ClipArt tool click on the Insert tab. Then click on the Pictures button, and from the menu that drops down, click on the Online Pictures… button. Type a keyword in the search bar that appears in the sidebar. Finally, click on the image that you want.

For more details, review:

5. Should I Add Page Numbers to my Word Document?

If your document is more than one page, it can be helpful to add page numbers to your document. Page numbers can help people if the printed pages get out of order. People can also refer to information on a specific page easier.

For information on how to add page numbers to your Word document, read this tutorial:

Learn More About Microsoft Word

You’ve been learning how to make a template in Word, which is certainly a useful skill. There’s no reason to stop here as you’re mastering Microsoft’s powerful documents app.

On Envato Tuts+, we want to teach you everything you need to know to feel confident while using Microsoft Word. Make sure to check out our fully featured learning guide, Learn How to Use Microsoft Word (Beginner Tutorial Guide.)

Make sure to check out these three tutorials to continue learning how to use Microsoft Word. Each of these help you add new skills that improve the way you save Word templates.

Start to Save Your Own Word Templates Today

You don’t have time to re-design every document in Word. That’s why you just learned how to create a Microsoft Word template: to use your favorite designs, save them for the future, and share them with others.

If you’re still searching for the best Word templates, don’t forget about the premium options from Envato Elements. These advanced designs are the best way to set templates in Word with no work required. Lean on pre-built designs even while learning how to save a template in Word.

Now, it’s your turn. You’ve just learned how to make a Word template and how to save a template in Word. Now, open Word, start designing, and turn your Word doc into templates.

Make sure to share with others when you get a chance—and don’t forget to teach them how to create a Microsoft Word template too!

Editor’s note: This tutorial was originally published on May 31, 2021. It’s been updated to include a video with help from Andrew Childress. The content has been updated by Sarah Joy. Andrew and Sarah are freelance instructors for Envato Tuts+.

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Урок: Создание макросов в MS Word

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Урок: Как в Ворде сделать титульный лист

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Уроки по работе с Word:
Как сделать форматирование
Как изменить поля
Как изменить интервалы
Как изменить шрифт
Как сделать заголовок
Как сделать автоматическое содержание
Как сделать сноски

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

Уроки по работе с Ворд:
Вставка рисунка
Добавление подложки
Изменение фона в документе
Создание блок-схем
Вставка знаков и специальных символов

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).

2. Выберите пункт “Сохранить как”.

3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:

• Шаблон Word (*.dotx): обычный шаблон, совместимый со всеми версиями Ворда старше 2003 года;

• Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm): как понятно из названия, данный тип шаблонов поддерживает работу с макросами;

• Шаблон Word 97 — 2003 (*.dot): совместим со старыми версиями Ворд 1997 — 2003.

4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.

5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.

Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.

Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).

Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.

5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.

6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.

7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.

2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.

3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).

2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.

3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.

4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.

Добавление элементов управления содержанием

1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.

Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:

• Форматированный текст;
• Обычный текст;
• Рисунок;
• Коллекция стандартных блоков;
• Поле со списком;
• Раскрывающийся список;
• Выбор даты;
• Флажок;
• Повторяющийся раздел.

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).

2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.

Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

3. Измените, отформатируйте замещающий текст.

4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.

5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.