Cost modelling in excel

The production cost calculation of production is the determination of costs in terms of money per unit of goods, works or services. The calculation includes direct and indirect costs. Direct is the cost of materials, wages of workers, etc. Indirect costs: planned profit, transportation, etc.

We will not consider calculating articles in detail. We automate the process of calculating the planned production cost of production using Excel formulas. Our task is to create a table using Excel tools so that when you substitute data, the production cost of goods, works, and services is automatically considered.



The production cost calculation of goods in trade

It is better to learn how to calculate the production cost price from the sphere of trade. There are fewer costs. In fact — the purchase price, issued by the supplier; transportation expenses for the delivery of goods to the warehouse; duty and customs fees, if we import goods from abroad.

We take a certain group of goods. We calculate the production cost price for each of them. The last column — the planned production cost factor — will show the level of costs that the company will incur for the delivery of products.

We fill in the table:

1. Transportation costs, according to the logistics department, will be 5% of the purchase price.
2. The amount of the duty will vary by different groups of goods: for the goods 1 and 4 — 5% and for the goods 2 and 3 — 10%. To make it more convenient to set percentages, we sort the data by the column «Name of product».
3. For the calculation we use the formula: the purchase price + transport costs in monetary terms + duty in monetary terms.



4. The formula for calculating the planned ratio is the production cost price in monetary terms / purchase price.

The level of costs for the delivery of goods 1 and 4 will be 10%, 2 and 3 — 15%.



Formulas for calculation the planed production cost of the production in Excel

Each company calculates the planned production cost in its own way. After all, enterprises bear different costs depending on the type of activity. Any calculation must contain a decoding of the costs of materials and wages.

The calculation of the planned production cost price begins with the determination of the production cost of raw materials and materials used for the production of goods (which are directly involved in the technological process). The expenses of raw materials is included in the expenses of the standards approved by the enterprise minus technological losses. These data can be taken in the technological or production department.

We will reflect the norms of raw material consumption in the Excel table:

Here we managed to automate only one column which is the column with the expense taking into account the technological losses. The formula is = E3 + E3 * F3.

Note! For the «Technological losses,%» column, we set the percentage format. Only in this case the program will calculate correctly. The numbering of the lines begins above the header. If the data is messed up, you can restore them by numbers.

Knowing the norms, we can calculate the cost of materials (the calculation is for thousands of items):

In this table, you have to manually fill in only one column – «Price». All other columns refer to the data of the «Standards» sheet. In the column «Amount» the formula works: = D3 * E3.

The next article of direct costs is the wages of production workers. The basic salary and additional are taken into account. The principles of the salary is charged (piece-work, time-based, from output), you can find out in the accounting department.

In our example, the calculation of wages is carried out according to the norms of output: how much an employee of a certain qualification must make for a unit of working time.

Data for calculations are as follows:

The price is calculated by the formula: = C3 * D3.

Now we can calculate the basic salary of workers:

To fill the first two columns, not including the number in order, we linked the data of this table to the data of the previous one. The formula for calculating the bonus is = C3 * 30%. The basic salary is = C3 + D3.

Additional wages are all payments made by law, but not related to the production process (holidays, remuneration for long service, etc.).

Other data for calculating the production cost of production we added to the table immediately:

The column «Calculation of the indicator» indicates the place we are taking the data from. If we refer to other tables, then we use the resulting sums.

To estimate the calculation of the production cost of packages, conditional indicators of OS depreciation, percentages of additional wages and taxes, mandatory insurance premiums are taken.

The formula for calculating the expenses of a product with formulas:

• Download cost calculation in Excel
• Calculation of production costs with data
• Calculation of production costs with norms
• Example of costing with overhead

Любой бизнес-план нуждается в финансовых расчетах. А наиболее удобный инструмент для этого – табличный процессор Excel. Популярность программы объясняется простотой использования и многофункциональностью. Рассмотрим возможности редактора, которые будут полезны при составлении бизнес-модели.

Основы построение финансовой модели в Excel

Модель можно поместить на один лист или на разные листы. В любом случае, порядок расчетных таблиц должен соответствовать логике описания проекта:

• таблицы для расчета инвестиций;
• доходная и затратная часть;
• финансирование;
• итоговые отчетные формы, показатели.

Инвестиционный план

Основные элементы:

• строительство и/или покупка зданий;
• покупка оборудования;
• расходы будущих периодов;
• инвестиции в ЧОК (чистый оборотный капитал).

Исходные данные для расчета затрат на покупку или строительство зданий:

Расчеты:

1. График оплаты без НДС = Затраты с НДС / (1 + ставка НДС). Формула в Excel для ячейки С6: =C4/(1+$B$5).
2. Незавершенные вложения – сумма вложений в активы без учета НДС до периода их постановки на баланс. Формула в Excel для ячейки С8: =ЕСЛИ(C1<$B$7;СУММ($C6:C6);0).
3. Сумма амортизации начисляется со следующего периода. Формула в Excel для ячейки D11: =ЕСЛИ(D1>$B$7;ЕСЛИ(C12>0;ЕСЛИ(D9*$B$10/4>C12;C12;D9*$B$10/4);0);0).
4. Балансовая стоимость актива – разница между начальной стоимостью и амортизационными отчислениями за весь период существования актива. Формула в Excel для ячейки D12: =D9-СУММ($C11:D11).
5. Формула для расчета первоначальной стоимости актива — =ЕСЛИ(C1>=$B$7;$G$6;0).
6. НДС к зачету (в период постановки актива на баланс) – общая величина налога. Формула для ячейки С13: =ЕСЛИ(C1>$B$7;$G4-$G6;0).
7. Формула для расчета кредиторской задолженности: =ЕСЛИ(C1>=$B$7;$G6-СУММ($C6:C6);0).

Затраты на приобретение оборудования и элементы расходов будущих периодов в инвестиционном плане составляются аналогично. Особенности затрат будущих периодов:

• оприходуются на баланс в составе текущих активов;
• не облагаются налогом на имущество (в отличие от оборудования);
• амортизируются быстрее, в течение 1-2 лет.



Прогнозирование доходов

Чтобы построить план продаж, нужно определить объем в натуральном выражении (для каждого вида продукции) и цену реализации (каждого вида продукции). Выручка определяется по каждому виду товара (работ и услуг) как произведение объема и цены.

В Excel составляются таблицы для каждого периода планирования и для каждого вида продукции с планируемым объемом выпуска (в натуральных единицах).

Из цены реализации нужно вычленять сумму налога на добавленную стоимость. Эти деньги не входят в состав выручки – они перечисляются в бюджет.

Формулы:

• Цена без НДС = цена с НДС / (1 + налоговая ставка).
• Величина НДС = (цена с НДС * налоговая ставка) / (1 + налоговая ставка).

Расчетная таблица может выглядеть следующим образом:

1. Формула для расчета цен без НДС: =C7/(1+$B$8).
2. Расчет налога на добавленную стоимость: =C7-C9.
3. Выручка с налогами: =C4*C7.

План текущих расходов

Элементы затрат:

• сырье и материалы;
• оплата труда;
• начисления на зарплату;
• амортизация;
• прочие расходы.

При учете затрат на материалы выделяем налог добавленной стоимости. Это необходимо для учета подлежащих возврату сумм (задолженность перед бюджетом уменьшится).

Затраты на сырье и материалы увеличиваются прямо пропорционально объему выпуска. Если, к примеру, на пошив одной сорочки требуется полтора метра ткани, то на две единицы продукции – 3 метра и т.д. Расход считается по формуле:

Количество материалов = удельный вес * объем производства.

Пример таблицы учета текущих затрат на сырье и материалы:

Формула для расчета налога на добавленную стоимость – в строке формул.

Формула вычисления цены без НДС: =C5/(1+$B$6).

Расчет затрат с НДС: =C4*C5.

Налог на ДС: =C4*C6.

Затраты без НДС: =C4*C7.

Прочие расходы:

• аренда,
• реклама,
• оплата связи;
• ремонт и т.д.

При составлении финансовой модели предприятия в Excel учитывается каждая статья расходов.

Финансовая модель предприятия в Excel

Когда спланированы продажи и затраты, можно приступать к формированию баланса, плана доходов и расходов, движения денежных средств. Чтобы модель пересчитывала значения в автоматическом режиме, данные в сводных отчетах рассчитываются с помощью формул или напрямую извлекаются из операционных планов (с помощью ссылок).

План доходов и расходов финансовой модели:

Доходы и расходы расписаны по статьям. Если планируется выпуск десятков наименований продукции, то лучше определить их в группы. Чтобы не перегружать отчет. В сводную таблицу добавлены аналитические показатели: рентабельность и прибыль с нарастающим итогом. Когда нужно больше аналитики, формируют отдельные таблицы.

План движения денежных средств:

Скачать пример финансовой модели предприятия в Excel

По теме: Финансовая модель в Excel при покупке бизнеса.

Предполагается, что предприятие не будет привлекать заемные средства. Поэтому раздел «Финансовая деятельность» отсутствует.

Imagine you are the in-charge of finance department at Hogwarts. So one fine day, while you are practicing the spells, Dumbledore walks in to your office and says, “Our electricity bills are way too high. As the muggles don’t accept wizard money, we have to find a way to reduce our power consumption.”

So you summoned the previous 12 month utility bills to examine energy consumption patterns, and pretty soon you realized that most of the electricity consumption is due to the light bulbs. You suddenly have a brilliant idea. Why not replace the light bulbs with a variety that consumes low power? A light bulb moment indeed.

Your next step is to figure out what varieties of light bulbs are out there. Fortunately this is easier than catching a snitch in a game of quidditch. A quick search revealed that there are 3 types of light bulbs:

• Regular incandescent bulbs (the kind Hogwarts currently uses)
• Compact Fluorescent Light bulbs (CFL)
• Light Emitting Diode bulbs (LED)

Now your job is to do a cost benefit analysis of these options and pick one.

What is cost benefit analysis & how to do it?

Cost benefit analysis, as the name suggests is a process of identifying all the costs & benefits of different decision choices and finding which choice offers maximum benefit for minimum cost.

It is a generic technique and the implementation varies depending on situation, industry and available data.

A typical cost benefit analysis involves these steps:

1. Gather all the necessary data
2. Calculate costs
   1. Fixed or one time costs
   2. Variable costs
3. Calculate the benefits
4. Compare costs & benefits over a period of time
5. Decide which option is best for chosen time period
6. Optional: Provide what-if analysis

Let’s conduct cost benefit analysis for our light bulb problem and figure out which option is best.

But first, download the cost benefit analysis workbook

Click here to download the cost benefit analysis workbook. Refer to it as you read this article for best results.

1. Input Data & Assumptions

For each type of bulb we need to find out below information:

Costs:

• Price
• Electricity consumption (watts/hr)
• Life time in hours

Benefits:

• Amount of light (lumens) generated by the bulb

Assumptions:

We also need to assume a few things to keep our cost benefit analysis model realistic & simple.

Some of the assumptions we can go with are,

Global assumptions:

• We need only 1 bulb (doing analysis for n bulbs is just a matter of multiplying 1 bulb results with n)
• Analysis will be conducted in Indian Rupees
• Let’s compare bulbs that give same amount of light (lumens). This means we can ignore the benefit part and focus on costs alone
• This analysis ignores any impact / costs / benefits associated with environmental impact (CO2 emissions, harmful metals like mercury, heat generation etc.)
• Analysis time frame is 5 years.

Other assumptions:

• Average usage of bulb per day is 8 hours.
• Cost of electricity is Rs. 5 per unit (KWH)
• Inflation for electricity cost is 1%

Once we have all the data, tabulate it in Excel like this:

2. Calculate Total Cost of Ownership

Once we have all the necessary data, let’s calculate the total cost of each option (Regular, CFL & LED) over a period of 5 years.

This step involves calculating both fixed & variable costs.

Fixed or one time costs:

The fixed cost for each light bulb type is nothing but the price.

But wait… what about the life time of bulb?

Since each type of bulb has certain life time, we will have to pay for replacement of bulbs too.

This means, apart from fixed cost at the start of time period, we will also have a variable cost that depends on the life time of bulb type.

Variable costs:

There are 2 variable costs in our analysis.

1. Electricity consumption cost
2. Bulb replacement cost

Electricity consumption cost:

This is calculated by below formula:

Wattage per month / 1000 * Inflated unit cost

The actual Excel formula looks like this:

FV($C$13/12,$B20,-$C$14*30*C$8*$C$12/1000)

How this formula works?

To understand this formula, first imagine what the total unit cost should be at the end of Month x.

For first month, the cost is =total monthly usage in hours * watts per hour / 1000 * unit cost * (1 + inflation/12)^1

For second month, the cost is same as above, but the exponent in the end becomes 2.

Let’s say, the blue part of the formula is denoted by something.

Then, the cost at the end of Month X will be,

=something * ( (1+inflation/12)^1 + (1+inflation/12)^2 + … + (1+inflation/12)^X )

Oh, all this math is confusing… Isn’t there a simple spell to answer this?

I am glad you asked. There is a spell to get this answer in one shot. It is called as FV()

The FV formula calculates sum of above series.

We simply write

= -FV(inflation/12, month number, total monthly usage in hours * watts per hour / 1000 * unit cost)

to get the answer we want.

Why the minus sign in front of FV?

This is because, by default FV returns values in negative. It has got something to do with how banks always take money from us, but are very reluctant to give back or like that.

Bulb replacement cost:

The unit cost formula felt like trying to catch a snitch while riding a broomstick upside down. Thankfully, the bulb replacement cost formula feels like sitting in the crowd, cheering match while eating chocolate frogs.

The calculation for bulb replacement goes like this:

Cumulative usage in hours / life time of the bulb * unit price of bulb

Here is the formula for this:

(INT(cumulative usage/ life time of the bulb)+1)*unit price of bulb

Why use INT(…) + 1

Let’s say the life time is 1,000 hrs, cost is Rs 20 and we use 240 hrs in first month. Our cost is still Rs. 20, not 24% of 20.

Likewise, at the end of 5th month, our total usage would be 1200 hrs (240 x 5 = 1200) and we must buy a new bulb as the life time is only 1000 hrs.

The replacement cost is not uniformly spread across months (or hours). It happens once at beginning and then recurs once per lifetime of the bulb.

Hence we use INT to round the cumulative usage / life time to the integer portion (ex: INT(240/1000) will be 0) and add 1 to it as there is initial cost.

Explanation of these formulas in our spreadsheet

Look at below illustration to understand how these formulas look in the cost benefit analysis worksheet.

3. Calculate benefits

This part is not required for our problem as the benefits are same for all 3 types of bulbs. You can use logic similar to cost calculation when the benefits vary. For example if you want to do cost benefit analysis of 3 types of investment choices – mutual funds, stocks, bank deposits, then you can use below framework:

Costs: 

• Brokerage costs
• Entry costs
• Operating expenses
• Exit costs
• Volatility / risk factors

Benefits:

• Return of the investment
• Liquidity benefit

4. Compare costs & benefits over a period of time

Once we have these cost & benefit calculations ready, we need to calculate them for 60 months (5 years) for all 3 types of bulbs.

The resultant table looks something like this:

5. Decide the winner

Once we have all the numbers, it is just a matter of picking the winner. If you are comparing costs, pick the lowest cost item. If you are comparing benefits, pick the item that offers most benefit / cost ratio.

How to convince your boss about the decision?

While it is easy to decide which option is the winner by just looking at numbers, when you take this proposal back to Dumbledore, he may want a little more explanation. This is where a visualization of cost benefit analysis can help.

Example – Visualization of Cost benefit analysis

Here is a completed visualization of our light bulb cost benefit analysis.

How to create this chart?

Simple, just follow below steps.

1. Select the total cost of ownership table that you calculated
2. Insert a new line chart
3. Format the chart as per your (or your boss’) taste
4. Done

Things to keep in mind:

• Go with line charts if your analysis is against a time period or similar
• Go with column / bar charts if you are comparing various options with one time costs only
• Format the chart so that it is easy to identify winning choice at each point of time.

Adding what-if analysis

What if analysis is a great way give power to your decision makers. When you prepare a cost benefit analysis model like above, you will always hear questions like:

• So what would be the total cost for using 12 CFL bulbs 16 hours per day for next 25 years?
• In above case, how much would we save if we switch to LED bulbs?
• What would be the cost for 30 years? 10 hours a day? 20 bulbs?

Thanks to powerful Excel form control feature, you can easily add a comprehensive what-if analysis tool to your model.

Like this:

Process for adding what-if analysis

Follow below process for including what-if analysis in your spreadsheet models.

1. Identify all possible scenarios for which what-if analysis may be required.
2. Determine the variables (in our case, the variables are number of bulbs, bulb type, usage in hours & years)
3. Figure out what output should be displayed (in our case, the output is total cost and a comparison with other bulb types)
4. Set up an input area where user can select any combination of variables
5. Use form controls, slicers, data validation, VBA or simple input cells for gathering this data
   Tip: click on those linked words to understand how to set them up
6. Write formulas that link to the user input cells / form controls
7. Display the output (text, charts etc.)

Please examine the download workbook for actual implementation of this.

Guidelines for creating better analysis models

Whenever you are analyzing something like this, please follow below guiding principles for awesome results.

• Do your research first: Identify all factors, inputs, assumptions & facts that impact the decisions. Spend sometime researching before jumping in to Excel.
• Set up separate areas of input, analysis & output: Create separate areas in your workbook to handle inputs, calculations & outputs (such as charts, text). Clearly demarcate them by using different styles or headers for each section.
• Avoid analysis paralysis: Keep your analysis workbooks simple & realistic. Don’t over complicate them with too many inputs or too much calculation. If a certain factor is irrelevant or too complicated to consider for your analysis, ignore it. Example: in our analysis we ignored benefits as they are same for all 3 options. We also ignore environmental impact as it is tricky to calculate.
• Use consistent formulas: Write your formulas in such a way that same pattern is repeated many times. This way you can write once and use the power of relative & absolute references in Excel to fill the formulas everywhere.
• Let users play with your model: Include what-if analysis or form control based interaction in your workbooks so that your users can play with the model and get answers for their questions.
• Visual explanations: Visual explanations like charts, dashboards are very powerful & memorable. So depict your results visually as much as possible. Remember the old adage, a picture is worth thousand words. 

Related: Spreadsheet modeling best practices for analysts

Download Cost Benefit Analysis workbook

Please click here to download cost benefit analysis workbook. Examine the calculations & form controls to learn more.

Cost benefit analysis – your experiences please…

Cost benefit analysis was a big part of my work when I worked as an analyst. Now I am in the role of a CEO and it is even more relevant for me. For most situations I create a simple Excel model to examine the costs & benefits to decide the winner.

What about you? How do you analyze costs vs benefits? What techniques do you use? Please share your stories, examples & tips in the comments section.

Want more? Introducing 50 ways to analyze data course

If you like to learn how to analyze data, gather insights, prepare outputs & interpret results, then you will love my new course – 50 ways to analyze data.

The above example is lesson number 24 in our course. Each of the 50 lessons deal with common business analysis situations, case studies & techniques so that you can become the analytical wizard you always wanted to.

This course is now open.

If you want to know more about it, please click here.

This tutorial will show you how to create a Project Finance Model and forecast Cash Flow in Excel with step-by-step instructions, practical examples to download and the calculation of Equity Investment Returns.

First, I will take you through building a simple cash flow forecast for a generic project. Then, I will use that spreadsheet to create a consolidated cash flow financial model. Lastly, I will show how to use those cash flows to calculate return on investment and then see how changes in assumptions impact your overall equity returns.

Download my Project Finance Model Template in Excel to follow the examples from this tutorial.

Step 1. Start with a Cash Flow Template for One Project

To create a Project Finance Model in Excel, start with an empty spreadsheet and type in month numbers in one of the first rows. I will be building a monthly cash flow model spread over ten years, so my model will have 120 columns, with one for each month.

Then, below the month rows, add the main drivers of the model, for example, the number of units added or built. For simplicity, I will assume that each unit represents a connected home (for example, a house connected to a fibre or broadband internet network). You could also easily define the driver as a unit of length (for example, the length of the electricity grid) or any other meaningful metric.

Lastly, to make your project finance model user-friendly, use Excel’s freeze panes functions to see what period you are looking at as you scroll through the spreadsheet.

Step 2. Forecast Direct Cost and Revenues in Project Finance

To calculate Direct Revenues in a Project Finance Model, you will need to connect the drivers with the model’s Revenue and Cost assumptions.

For example, if the model assumes 100 new units connected in month one and the upfront fee is $100, the total upfront revenue in that month would equal $10,000 (i.e. 100 new units x $100).

Similarly, link a unit cost assumption to the drivers to calculate Direct Costs. For example, to calculate marketing cost, my Project Finance Model Template takes the number of new units and multiplies it by the cost per acquisition assumption.

Notice that I have listed the primary revenue and cost assumptions monthly. Listing the monthly inputs will allow the spreadsheet’s user to see what assumption a calculation uses in a given period. It will also allow you to adjust the pricing or costs to inflation or retail price increases. I have also clearly divided cash inflow into Upfront and Recurring Revenues.

Step 3. Calculate Project’s Operating Expenditures

To calculate operating costs in a project finance model, split the cost into variable and fixed parts. For example, take a look at how my Project Finance Model calculates the salary costs. Notice that the project’s cash flow forecast divides the employee numbers into two parts:

• Direct Headcount: driven by the number of units added in your model; for example, you can assume one additional employee per a fixed number of new units,
• Fixed Headcount: includes central staffing, such as CEO, finance, and other expenses, which will be less sensitive to changes in the number of units.

Step 4. Calculate Capital Expenditure in Your Financial Model

To calculate Capital Expenditure, multiply the number of new connected units by the per-unit build cost. Split your cash flow projections into phases. For example, divide the timeline into the following periods:

• Setup period: the time needed to prepare the company for growth. In this period, your model will incur costs with no generated revenues,
• Growth period: the period in which you accelerate growth and gradually add customers over time.

My Project Finance Model Template assumes a fixed number of new connections over time, but you could also flex it to fit your growth projections.

Notice that the model forecasts capital expenditure differently depending on the period. In the setup period, it takes a one-off cost, for example, R&D or software development, and spreads it over time. In the growth period, it takes the number of new connected units and multiples by assuming costs.

Step 5. Add Debt to your Project Finance Model

Adding the debt to your project finance model will lower your equity requirement and will often increase your overall returns on investment. My Project Finance Excel Template assumes that the main driver of the potential debt level will be an EBITDA.

To calculate the level of annual debt for your project finance:

1. Set up your Excel template to look back at the previous twelve months of EBITDA.
2. Use that figure as your basis and multiply it by your project finance model’s Debt-to-EBITDA assumption; that is the maximum debt level you can raise.
3. Add additional debt to top up your current debt balance to that maximum level.

For example, if in a Cash Flow Forecast, the previous year’s EBITDA was $1.0m and you use a Debt-to-EBITDA multiplier of 5, you can raise debt to a maximum of $5.0m. Hence, if we assume that the Current Debt Closing Balance is $3.5m, you can top it up by $1.5m. Note that you can only draw debt if EBITDA is positive using this method.

The debt calculation uses assumptions for the number of future repayments. I used Excel’s PMT formula to calculate the total debt payment and then allocated it between the interest and the principal.

As a result of adding debt financing, you will notice that my Project Finance Model now has two kinds of cash flows: unlevered and levered. The difference between those two cash flows is the amount of bank lending invested.

Read my tutorial on How to Create an Excel Financial Model with Debt Financing to learn more about other methods of using cash flow forecast to calculate debt.

Step 6. Build a Consolidated Project Finance Cash Flow Statement

Now when you have modelled a Cash Flow Forecast for one project, consolidate it into a series of projects. Combining project cash flows will allow you to see how to use Investment Returns from one project to fund another.

In my example, I assumed a set number of projects with their stating date separated by a fixed period. My Project Finance Model Template uses a dynamic phasing assumption, so you can always change it and see its effect on your overall returns. For example, you can set the template to five projects, with each project starting six months apart.

Lastly, to make the consolidation and flexibility possible, create a ‘Consolidated Cash Flow’ tab and then used Excel’s INDEX formula to aggregate each project’s revenues and costs in one place.

Step 7. Summarise Model’s Cash Flows and Assumptions

Aggregate the Project Finance’s Cash Flow into an annual view. Summarising the monthly output will allow you to build a clear and easily digestible statement of your cash flows and test the impact of your assumption.

Then, use the output to calculate the level of Equity Investment Required. To create the summaries, use Excel’s SUMIFS formula, which will allow you to aggregate the main numbers by year quickly.

Lastly, for ease of presentation and usability, list the main assumptions and metrics next to the summary. Having the inputs next to the model’s output allows you to test how a change in one assumption affects the overall picture. Try changing the value of one input and see how it affects the cash flow statement.

Step 8. Calculate Equity Returns in a Project Finance Model

The negative cash flows in the summary represent the level of external equity needed to fund your project finance model. My Project Finance Model assumes three sources of investment:

1. Revenues: excess cash flow returns from existing projects, decreasing the overall equity investment.
2. Debt: loans or other bank funding, usually secured by the historical cash flows generated from projects.
3. Equity: external investment, filling the cash requirement between the cash required and the funding from existing cash flows and debt.

Make sure to add Return on Investment Calculation to your Project Finance Model. Use Excel’s IRR and NPV formulas to calculate the cash flow’s Return on Equity.

For example, in my Project Finance Model Template, I have taken a simple approach of calculating the annual cash flow to equity and valued the business at the end of ten years. The exit value or any positive cash flow represents the distribution of proceeds or dividends to the equity investors. To calculate the exit or terminal value, take the EBITDA and apply a multiplier relevant to your industry.

You can read more about cash flow forecasting, valuation using EBITDA and return calculations in my How to Create a Cash Flow Forecast Tutorial.

Step 9. Stress Test Project Cash Flows and Equity Returns

Download my Project Finance Model Template and change its assumptions to see how they impact your cash flows and the calculation of Investment Returns. A few financial metrics can help you analyse the results. Specifically, pay attention to the return on investment metrics such as IRR or NPV, the level of Equity Required or the Payback Period.

Stress test the model or build scenarios that will break and become unsustainable. For example, you may find that accelerating your build positively affects revenues, but it also increases the overall equity investment required to fund the model.

Similarly, spreading the projects apart may lower your overall returns, but it may decrease your equity requirement as you will have more access to cash from earlier projects.

Lastly, use Excel’s data table for summarising the sensitivity and outputs of the model. In the examples below, I have tested how to change both units built per month and project phasing affects the model, but you can also try different inputs.

Summary: How to Build a Project Finance Model in Excel

Here is the summary of steps required to create a Project Finance Model in Excel covered in this tutorial:

1. Start with a Project Cash Flow Forecast Template: This will allow you to phase and consolidate individual projects into one view.
2. Calculate Direct Revenues and Costs: Use model drivers, such as the number of units connected, and link them to the revenue and cost assumptions.
3. Forecast Operating Costs: Estimate a project’s costs for salaries, office, admin and other recurring expenses.
4. Estimate Project’s Capital Expenditure: Connect the model’s drivers to per-unit costs to estimate overall build spend.
5. Add Debt to the Project Finance Model: Improve your Equity Investment Requirement by including a bank loan in the cash flow.
6. Consolidate Individual Project Cash Flows: An annual summary will allow you to see how each project contributes to the overall output.
7. List the Main Assumptions: Placing the inputs next to the Project Finance Model’s summary will allow you to easily check their impact on overall cash flows.
8. Calculate Equity Returns: Use metrics such as IRR and NPV to evaluate the investment return of the Project Finance Model.
9. Stress Test the Project Finance Model: Create scenarios and modify a set of assumptions to measure the sensitivity of the project cash flows.

Download: Project Finance Model Template in Excel

Click on the button below to download my Project Finance Model Template in Excel. The spreadsheet allows you to build a cash flow forecast for one generic project and then aggregate the projections into one consolidated view. The file contains the following sheets:

• Project Cash Flow: A monthly Cash Flow Forecast for a generic project. It calculates Direct Revenues and Costs, Operating Expenditures and CAPEX based on the growth assumptions and units added.
• Project Summary: An annual view of a generic project’s cash flow with a simple valuation and a Return on Invested Equity calculation.
• Consolidated Cash Flow: The sheet takes the output of the Project Cash Flows, applies timing assumptions and consolidates multiply projects into one view.
• Consolidated Summary: Aggregates the Project Finance’s consolidated cash flow model into an annual view and an editable list of assumptions. It also contains a calculation of return on invested equity and scenario analysis.
• Graph: A visual representation of the source of capital and Equity Investment needed to fund the Project Finance Plan.

Get in Touch

Hi, my name is Jacek, and I love Excel. I hope you’ve enjoyed reading this tutorial as much as I enjoyed writing it! If you have any questions about the project finance models in particular or financial analysis in general, don’t hesitate to get in touch.

Click here if you would like to book my One-to-One Financial Modelling Crash Course. For more Financial Modelling Tutorials, visit this page. If you are looking for help with financial modelling or cash flow forecasting, see my Financial Modelling and Forecasting Consulting services here.

Read More:

How to Create a Cash Flow Forecast in Excel – learn more about creating a cash flow forecast in Excel, focusing on building a scenario analysis, return on equity calculator, and user growth assumptions.

Learn More about How to Build a Financial Model with Debt Financing in Excel – in this tutorial, I will take you through building a debt model in more debt, and you will learn how to calculate debt in Excel using cash flow’s projected revenues.

How to Create a Capital Investment Plan in Excel – learn more about converting a capital investment forecast into cash flow, revenue/sales and variable and fixed costs calculations.

How to Create a Real Estate Investment Model in Excel – this post will teach you how to create a cash flow forecast for a real estate business and show you examples of adding debt to a financial model.

Tutorial on How to Create a Telecom Investment Model in Excel – learn more about forecasting revenues and network build costs for another capital-intensive infrastructure project.

How to Create a Subscription Model in Excel – this tutorial explores how to build a model for businesses relying on revenues generated from subscription services.

Your First Steps in Excel – Beginner’s Tutorial – if you are new to Excel, this teaches you the basic formulas and functionalities to set up your first spreadsheet.

Хотите просчитать плановые значения выручки, прибыли и денежных потоков? На помощь придет финансовое моделирование в Excel. В статье рассказываем о базовых принципах построения модели и делимся готовым решением. На выходе вы получите прогнозную отчетность. Усильте с ее помощью контроль над процессами в организации.

Финансовая модель бизнеса: что это

Финансовая модель предприятия – это плановые показатели его деятельности по:

• доходам;
• расходам;
• прибыли;
• денежным потокам;
• активам;
• обязательствам.

Этим она похожа на систему бюджетов. Отличается от них бóльшими упрощениями и вариативными параметрами. Последнее объясняется целью создания: быстрая оценка изменений финансовых результатов и имущественного положения под влиянием разных факторов. Например, в результате смены условий расчетов с контрагентами, покупки нового оборудования, повышения зарплаты персоналу и т.п.

Обычно финансовая модель строится в Excel или Google-таблицах. Часть исходных данных вносится вручную (план по объему продаж, месячный фонд оплаты труда, нормы потребления материалов на единицу изделия и т.д.). Зависимые от них показатели задаются с помощью формул. Они обеспечивают моментальный пересчет итоговых значений выручки, операционной прибыли, дебиторки, денежных притоков и т.д.

Итоговый результат финансового моделирования – три формы отчетности:

• баланс;
• отчет о финансовых результатах (ОФР);
• отчет о движении денежных средств (ОДДС).

Скачайте финансовую модель в Excel, о создании которой рассказываем в статье. Файл – Простая финансовая модель для торговли в Excel (Fail-Fin-model-v-Excel)

Финансовое моделирование проекта: что надо знать

Если вы решили самостоятельно построить финансовую модель в Excel, то идите от простого к сложному и от общих моментов к деталям. Так проще не запутаться в большом количестве формул и ссылок.

Вот пошаговый план реализации.

Рисунок 1. Построение финансовой модели: рекомендуемые этапы

Опробуем данный подход на практике. Рассмотрим пример для организации, которая занимается розничной торговлей. Такой выбор не случайный. Любое производство сложнее торговли, так как в нем предполагаются:

• материальные затраты;
• амортизация оборудования;
• возможно, незавершенный производственный процесс на конец месяца, поэтому необходимость разделения затрат и расходов;
• разнородные складские запасы в виде материалов и продукции.

Кроме того, продажи в розницу исключают вариант формирования дебиторской задолженности покупателей, если исходить из того, что отсрочки и рассрочки не предоставляются.

Финансовая модель (ФМ) в Excel: считаем доходы

Отправная точка на данном этапе – объем продаж. Можно пойти простым путем и внести только денежное значение выручки. Позже детализировать его как произведение цены и количества в разрезе номенклатурных позиций.

Мы сразу поступим вторым способом. Это даст количественный параметр, который необходим для корректного подсчета расходов на приобретение товаров.

Основная сложность этапа: откуда взять данные по плану продаж? Все зависит от вашей цели:

• если она пока в том, чтобы построить и «обкатать» работоспособность ФМ, то берите любые данные. Например, за прошлый год или произвольные;
• если вам одновременно нужны и модель, и качественные результаты расчета по ней, то займитесь планированием отдельно.

Мы ратуем за то, чтобы на данном этапе не уходить в детали. Но разумно уже сейчас подумать: чем будете усложнять и этим приближаться к реальности?

Вот два совета.

Первый. Покажите отдельно НДС, который «сидит» в цене реализации. Он приходит в поступлениях от покупателей, но это не доход вашей организации. Добавив его в таблицу, вы посчитаете выручку-нетто или чистый доход. Заодно определите будущие платежи в бюджет по данному налогу*.

____________________

Примечание: в бюджет платится разница между НДС, который начислен к уплате, и тем, который предъявляется к возмещению по собственным закупкам.

____________________

Второй. Введите аналитику по продажам. Самое простое – это номенклатурные позиции. Дополнительно к ним:

• процент возврата товаров;
• категория клиента (физическое лицо или организация);
• номер магазина или наименование региона, если есть несколько точек продаж.

Помним: пока излишняя детализация лишь запутает. Поэтому получаем в Excel простой план по доходам.

Рисунок 2. Упрощенный план по доходам в Excel

Построение финансовых моделей: пример планирования расходов

Определимся с расходами также пока в первом приближении. Обобщим полный перечень трат компании в разрезе элементов. Это будут:

• материальные траты. В упрощенном варианте предположим, что к ним относятся только траты на покупку товара без НДС и что организация продает в течение месяца столько, сколько закупает. Значит, величину определим как произведение цены приобретения и объема продаж;
• зарплата работников. Ограничимся единой суммой фонда оплаты труда за месяц без разбивки по составляющим;
• социальные отчисления. Для них составим формульную зависимость. Обычно это 30% плюс процент взносов «на травматизм» в Фонд социального страхования от начисленной оплаты труда. Данный процент зависит от класса профессионального риска по организации. Мы взяли минимальное значение 0,2%;
• амортизация. Вводим строку в ФМ, если в собственности предприятия есть основные средства и нематериальные активы. Указываем единую сумму для каждого месяца на основе средних фактических или предполагаемых значений;
• прочие расходы. Это отчасти уход в детализацию. Однако если в компании есть постоянные легко планируемые траты, то зафиксируйте их. К ним относятся: арендные платежи, траты на рекламу, на командировки и т.п.

Для упрощенной ФМ такого списка достаточно. А это четыре совета на будущее о том, чем усложнить.

Первый. Введите дополнительные позиции в материальные расходы. Например, такие:

• отопление, водоснабжение, электроэнергия;
• упаковка;
• ГСМ на автотранспорт, если он есть на балансе;
• канцелярские принадлежности и т.п.

Второй. Отдельной строкой покажите входной НДС. Когда ставка – одна (20%), то его сумма – это произведение 20% на совокупные материальные траты без НДС. Когда примешивается еще 10%, тогда:

• либо упрощайте и считайте налог по максимальной ставке;
• либо усложняйте, применяя средневзвешенное значение ставки исходя из доли в закупках с НДС по 20% и 10% в прошлые периоды.

Третий. Разделите оплату труда на составляющие:

• выделите в зарплате продавцов оклад (постоянную часть) и премию, зависящую от объема продаж (переменную компоненту);
• покажите отдельной строкой зарплату других работников, которая не завязана на количественные показатели и является постоянной.

Четвертый. Учтите изменения амортизации, если в планах организации значатся покупка или продажа основных средств и нематериальных активов.

Рисунок 3. Финансовая модель бизнеса в Excel: план по расходам

То, что мы посчитали, является основой для:

• вычисления прибыли/убытка в ОФР;
• корректировки накопленного финансового результата в балансе;
• построения притоков и оттоков в ОДДС.

Перейдем ко второму этапу – обобщению данных в системе финансовых отчетов. Рассмотрим, как это делается.

Составляем плановый отчет о финансовых результатах

Формирование фактической отчетности начинается с подсчета прибыли/убытка за период. Такое же правило действует для моделей и бюджетов. Ведь чтобы заполнить раздел баланса про собственный капитал, нужна величина финансового результата.

Мы подсчитали плановые доходы и расходы по операционной деятельности. Этого достаточно, чтобы составить упрощенный отчет. Вот его возможный вариант.

Рисунок 4. Упрощенный ОФР в Excel-модели

В нем разница между доходами и расходами показывает прибыль или убыток. Мы рассматриваем только основную деятельность без прочей. Поэтому выходим на операционный финансовый результат.

ОФР тесно связан с балансом и ОДДС. Смотрите в таблице, куда и какую информацию он передает.

Таблица 1. Взаимосвязь плановых ОФР, баланса и ОДДС

Чтобы плановый ОФР оказался более информативным, дополним строками:

• рентабельность продаж. Это расчетный показатель, который равняется отношению прибыли (в данном случае – операционной) к выручке;
• точка безубыточности в денежном выражении. Для ее расчета предварительно разделили расходы на постоянные и переменные. Об особенностях классификации затрат по такому принципу читайте в статье «Расчет себестоимости».

Формируем плановый отчет о движении денежных средств

Здесь задача:

• обобщить денежные притоки и оттоки;
• рассчитать чистый денежный поток как разницу между ними;
• прибавить его значение к остатку денег на начало периода и вычислить остаток денег на конец. Через эту сумму ОДДС связан с балансом.

Для создаваемой ФМ исходим из допущений:

• организация занимается только основной деятельностью. При этом не покупает оборудование и ценные бумаги, не берет и не дает взаймы, не принимает новых учредителей. Значит, формируется один вид денежных операций – текущий. О двух других – инвестиционных и финансовых – читайте в статье «Анализ движения денежных средств компании»;
• товары оплачиваются поставщику двумя платежами: 60% – аванс в месяце, который предшествует поставке, 40% – окончательный расчет сразу после принятия на склад;
• зарплата выплачивается двумя переводами: 50% – аванс в месяце начисления, 50% – перевод остатка в периоде, который следует за отработанным;
• страховые взносы перечисляются в месяце, идущем за их начислением;
• прочая составляющая расходов по обычным видам деятельности представлена арендой. Платежи по ней производятся в месяце начисления арендной платы.

Получаем вариант ОДДС.

Рисунок 5. Упрощенный отчет о движении денежных средств в ФМ

Сводим плановый баланс

Предположим, что у организации:

• нет входящих остатков по запасам, дебиторской и кредиторской задолженности;
• имущество включает одно основное средство и деньги;
• в пассиве – только уставный капитал и нераспределенная прибыль.

Схема заполнения балансовых строк окажется следующей.

Таблица 2. Техника сведения упрощенного баланса

Формат баланса будет таким.

Рисунок 6. Упрощенный баланс в финансовой модели в Excel

Детализация финансовой модели в Excel

О возможных вариантах усложнения исходных данных рассказывали выше. Здесь остановимся на детализации строк плановой отчетности. Вот несколько советов:

• используйте разные группировки расходов в ОФР. Мы обобщили их по элементам. Такой подход называется «по характеру расходов». Но он – не единственный. Можно одновременно с ним или вместо него использовать функциональную классификацию с выделением себестоимости продаж, а также расходов на сбыт и управление. Подробнее про такие варианты читайте в статье «БДР: бюджет доходов и расходов»; 
• добавьте другие виды прибыли в ОФР. Например, валовую. Она покажет разницу между продажной и закупочной ценами товаров. Если в организации есть прочие операции, то в отчете не обойтись без чистой прибыли. Читайте о видах финансового результата в материале «Анализ финансовых результатов деятельности компании»;
• включите в ОФР строки для прочих доходов и расходов. Растущая организация не сможет обходиться без них. Например, взятие кредита приведет к появлению процентных платежей по нему. Они – это прочий расход;
• расширьте ОДДС за счет инвестиционных и финансовых операций, если собираетесь приобретать оборудование и брать взаймы. Не смешивайте такие денежные потоки с текущими;
• детализируйте сложносоставные строки в балансе. Например, из запасов выделите товары, материалы, готовую продукцию и незавершенное производство (последние два пункта – неактуальны для торговли). Из состава дебиторки: авансы выданные поставщикам и долги покупателей. По аналогии поступите с кредиторкой и покажите в отдельных статьях: авансы полученные, задолженность перед поставщиками, перед персоналом по оплате труда, по налогам и страховым взносам, перед учредителями по дивидендам.

Не забудьте скачать Excel-файл с полученной финансовой моделью из начала статьи.

Финансовое моделирование в Excel помогает понять:

• как планируемые руководством мероприятия отразятся на величине имущества, капитала, обязательств, доходов, расходов и прибыли;
• какие факторы больше других влияют на прибыль, ликвидность и финансовую устойчивость организации.

Важна роль ФМ и в план-фактном анализе. В течение отчетного периода сравнивайте ожидания из нее с тем, как получилось в реальности. Это хороший способ контролировать ситуацию: понимать суть нарождающихся тенденций и того, к чему они приведут бизнес.