Combobox vba excel как добавить

Элемент управления пользовательской формы ComboBox для выбора и ввода информации в VBA Excel. Свойства поля с раскрывающимся списком, заполнение, извлечение данных, примеры кода.

UserForm.ComboBox – это элемент управления пользовательской формы, предназначенный для передачи в код VBA информации, выбранной пользователем из раскрывающегося списка или введенной с клавиатуры.

ComboBox представляет из себя комбинацию двух элементов управления: текстового поля (TextBox) и списка (ListBox), поэтому его еще называют «комбинированным списком» или «полем со списком». Также ComboBox сочетает в себе свойства этих двух элементов управления.

Изначально комбинированный список прорисовывается на форме в виде текстового поля с кнопкой для отображения раскрывающегося списка. Далее по тексту будем использовать слово «поле» в значении текстового поля в составе элемента управления ComboBox, а словосочетание «раскрывающийся список» – в значении списка в составе элемента управления ComboBox.

Поле со списком используется в тех случаях, когда необходимо добавить в форму информацию, которая заранее известна, а ее отдельные позиции можно сгруппировать в список, а также для ручного ввода с клавиатуры или вставки из буфера обмена, если необходимое значение в списке отсутствует.

Элемент управления ComboBox незаменим при больших списках. При списках из нескольких позиций его можно заменить на ListBox, который отображает позиции для выбора сразу после загрузки формы, не требуя дополнительных действий от пользователя.

Свойства поля со списком

Свойство	Описание
AutoSize	Автоподбор размера комбинированного поля. True – размер автоматически подстраивается под длину выбранной или введенной строки. False – размер элемента управления определяется свойствами Width и Height.
AutoTab	Включение автоматической табуляции – передачи фокуса следующему элементу управления при достижении максимального числа символов при значениях свойства MaxLenght > 0. True – автоматическая табуляция включена, False – выключена.
ColumnCount	Указывает количество столбцов в раскрывающемся списке. Значение по умолчанию = 1.
ColumnHeads	Добавляет строку заголовков в раскрывающийся список. True – заголовки столбцов включены, False – заголовки столбцов выключены. Значение по умолчанию = False.
ColumnWidths	Ширина столбцов в раскрывающемся списке. Значения для нескольких столбцов указываются в одну строку через точку с запятой (;).
ControlSource	Ссылка на ячейку для ее привязки к элементу управления ComboBox.
ControlTipText	Текст всплывающей подсказки при наведении курсора на элемент управления.
Enabled	Доступ пользователя к полю и раскрывающемуся списку. True – доступ разрешен, False – доступ запрещен*. Значение по умолчанию = True.
Font	Шрифт, начертание и размер текста в поле.
Height	Высота элемента управления ComboBox.
Left	Расстояние от левого края внутренней границы пользовательской формы до левого края комбинированного списка.
List	Позволяет заполнить ComboBox данными из одномерного или двухмерного массива, а также обращаться к отдельным элементам раскрывающегося списка по индексам для записи и чтения.
ListIndex	Номер выбранной пользователем строки в раскрывающемся списке. Нумерация начинается с нуля. Если ничего не выбрано, ListIndex = -1.
ListRows	Количество видимых строк в раскрытом списке. Если общее количество строк больше ListRows, появляется полоса прокрутки. Значение по умолчанию = 8.
Locked	Запрет на отображение раскрывающегося списка, ввод и редактирование данных в поле. True – ввод и редактирование запрещены**, False – ввод и редактирование разрешены. Значение по умолчанию = False.
MatchRequired	Задает проверку вводимых в поле строк с элементами списка. True – проверка включена (допускается ввод только строк, совпадающих с элементами списка), False – проверка выключена (допускается ввод любых строк). Значение по умолчанию = False.
MaxLenght	Максимальная длина строки в поле. Значение по умолчанию = 0, что означает – ограничений нет.
RowSource	Источник строк для раскрывающегося списка (адрес диапазона на рабочем листе Excel).
TabIndex	Целое число, определяющее позицию элемента управления в очереди на получение фокуса при табуляции. Отсчет начинается с 0.
Text	Текстовое содержимое (значение) поля (=Value).
TextAlign	Выравнивание текста в поле: 1 (fmTextAlignLeft) – по левому краю, 2 (fmTextAlignCenter) – по центру, 3 (fmTextAlignRight) – по правому краю.
Top	Расстояние от верхнего края внутренней границы пользовательской формы до верхнего края комбинированного списка.
Value	Текстовое содержимое (значение) поля (=Text).
Visible	Видимость поля со списком. True – ComboBox отображается на пользовательской форме, False – ComboBox скрыт.
Width	Ширина элемента управления.

* При Enabled в значении False пользователь не может раскрывать список, а также вводить или редактировать данные в поле.
** Для элемента управления ComboBox действие свойства Locked в значении True аналогично действию свойства Enabled в значении False.

В таблице перечислены только основные, часто используемые свойства поля со списком. Еще больше доступных свойств отображено в окне Properties элемента управления ComboBox, а все методы, события и свойства – в окне Object Browser.

Вызывается Object Browser нажатием клавиши «F2». Слева выберите объект ComboBox, а справа смотрите его методы, события и свойства.

Свойства BackColor, BackStyle, BorderColor, BorderStyle отвечают за внешнее оформление комбинированного списка и его границ. Попробуйте выбирать доступные значения этих свойств в окне Properties, наблюдая за изменениями внешнего вида элемента управления ComboBox на проекте пользовательской формы.

Способы заполнения ComboBox

Используйте метод AddItem для загрузки элементов в поле со списком по одному:

With UserForm1.ComboBox1   .AddItem «Элемент 1»   .AddItem «Элемент 2»   .AddItem «Элемент 3» End With

Используйте свойство List, чтобы скопировать одномерный массив значений в элемент управления ComboBox:

UserForm1.ComboBox1.List = Array(«Строка 1», _ «Строка 2», «Строка 3», «Строка 4», «Строка 5»)

Вместо функции Array можно использовать переменные одномерных и двухмерных массивов. При загрузке значений из двухмерного массива, требуется предварительно указать количество столбцов в комбинированном списке.

Используйте свойство RowSource, чтобы загрузить в ComboBox значения из диапазона ячеек рабочего листа:

UserForm1.ComboBox1.RowSource = «Лист5!B1:B15»

При загрузке данных из диапазона, содержащего более одного столбца, требуется предварительно указать количество столбцов в комбинированном списке:

With UserForm1.ComboBox1   ‘Указываем количество столбцов   .ColumnCount = 5   .RowSource = «‘Таблица с данными’!A1:E20» End With

В качестве имени листа используется имя ярлыка. Если имя листа содержит пробелы, оно заключается в одинарные кавычки.

Подробнее о заполнении элемента управления ComboBox вы можете ознакомиться в отдельной статье с наглядными примерами. И еще более подробно – в статье о заполнении ListBox, так как ListBox заполняется теми же способами, что и ComboBox.

Привязка поля со списком к ячейке

Чтобы привязать комбинированный список к ячейке на рабочем листе Excel, необходимо свойству ControlSource присвоить адрес ячейки. Это можно сделать непосредственно в окне Properties элемента управления ComboBox или в коде VBA:

UserForm1.ComboBox1.ControlSource = "Лист1!B2"

Имя листа для составного адреса ячейки берется из названия ярлыка. Если имя листа содержит пробелы, оно заключается в одинарные кавычки. При указании адреса без имени листа, ComboBox привязывается к ячейке на активном листе.

В результате привязки образуется взаимосвязь между свойством Value комбинированного списка и значением ячейки. Все изменения в поле ComboBox дублируются в привязанной ячейке и наоборот, изменения в ячейке приводят к изменению текста в поле.

Чтобы протестировать результаты привязки ячейки к полю со списком ComboBox1, разместите на пользовательской форме UserForm1 еще какой-нибудь элемент управления и запустите следующий код VBA Excel:

Sub Test() With UserForm1.ComboBox1   ‘Заполняем список ComboBox1 данными   .List = Array(«Красный», «Оранжевый», «Желтый», _   «Зеленый», «Голубой», «Синий», «Фиолетовый»)   ‘Привязываем ComboBox1 к ячейке «A1»   .ControlSource = «A1»   ‘Открываем форму в немодальном окне End With   UserForm1.Show 0 End Sub

В результате работы кода пользовательская форма откроется в немодальном окне со значением в поле, скопированном из ячейки «A1» активного листа. Немодальное окно формы позволит редактировать ячейку «A1», не закрывая форму.

Меняйте значение ячейки «A1», нажимайте клавишу «Tab» или «Enter», поле комбинированного списка примет значение ячейки. Меняйте значение поля ComboBox1 с помощью клавиатуры или выбирайте из раскрывающегося списка, нажимайте клавишу «Tab» или «Enter», ячейка «A1» примет значение поля со списком.

Дополнительный элемент управления на форме нужен для передачи ему фокуса нажатием клавиши «Tab» или «Enter», чтобы завершить ввод значения в поле ComboBox1. Иначе новое значение поля будет передано в ячейку «A1» только при закрытии формы.

Значение ComboBox по умолчанию

В раскрывающийся список элемента управления ComboBox1 загружены названия семи основных цветов:

Private Sub UserForm_Initialize() With Me.ComboBox1   .List = Array(«Красный», «Оранжевый», «Желтый», _   «Зеленый», «Голубой», «Синий», «Фиолетовый»)   ‘Сюда добавляем код вставки значения по умолчанию End With End Sub

Есть несколько вариантов сделать так, чтобы при открытии пользовательской формы в поле ComboBox1 было отображено значение по умолчанию. Код следует вставлять перед строкой «End With».

‘Вариант 1 (произвольная строка) .Value = «Моя строка по умолчанию» ‘или .Value = «Синий» ‘Вариант 2 (произвольная строка) .ControlSource = «A1» Range(«A1») = «Моя строка по умолчанию» ‘или .ControlSource = «A1» Range(«A1») = «Желтый» ‘Вариант 3 (строка из списка) .ListIndex = 0 ‘Красный ‘или .ListIndex = 3 ‘Зеленый

Кроме значения по умолчанию, в свойства комбинированного списка можно добавить текст всплывающей подсказки, который будет отображаться при наведении на ComboBox курсора:

UserForm1.ComboBox1.ControlTipText = "Выберите значение из списка"

Извлечение информации из ComboBox

Первоначально элемент управления ComboBox открывается с пустым полем или значением по умолчанию. Свойства Value и Text в этом случае возвращают пустую строку или текст по умолчанию.

Если пользователь выбрал новое значение из раскрывающегося списка или ввел его с клавиатуры, оно перезапишет значения свойств Value и Text. Из этих свойств мы с помощью кода VBA Excel извлекаем информацию, выбранную или введенную пользователем:

Dim myTxt As String myTxt = UserForm1.ComboBox1.Value ‘или myTxt = UserForm1.ComboBox1.Text

Вторую строку кода можно записать myTxt = UserForm1.ComboBox1, так как Value является свойством поля со списком по умолчанию.

Если вас интересует, как извлечь значение из многостолбцового раскрывающегося списка, смотрите об этом в статье с описанием элемента управления ListBox. Извлечение данных из комбинированного поля аналогично извлечению данных из ListBox. Знакомясь со статьей, следует учесть, что у ComboBox отсутствует многострочный выбор.

Иногда перед загрузкой в ComboBox требуется отобрать уникальные элементы из имеющегося списка. Смотрите, как это сделать с помощью объектов Collection и Dictionary.

This tutorial will demonstrate how to work with ComboBoxes in VBA.

ComboBoxes allow users to select an option from a drop-down menu list. ComboBoxes can be created in VBA UserForms or with an Excel worksheet. In this tutorial, you will learn how to create and manipulate ComboBoxes in VBA and in Excel worksheets.

If you want to learn how to create a Listbox, click here: VBA Listbox

If you want to learn how to create a Checkbox, click here: VBA Checkbox

Create a ComboBox in Excel Worksheet

In order to insert a ComboBox in the Worksheet, you need to go to the Developer tab, click Insert and under ActiveX Controls choose Combo Box:

Image 1. Insert a ComboBox in the Worksheet

When you select the ComboBox which you inserted, you can click on Properties under the Developer tab:

Image 2. Change ComboBox Properties

Here you can set different properties of the ComboBox. To start, we changed the attribute Name to cmbComboBox. Now, we can use the ComboBox with this name in VBA code.

Populate a ComboBox in VBA code

First, we need to populate the ComboBox with values. In most cases, a ComboBox needs to be populated when the Workbook is opened. Because of this, we need to put a code for populating the ComboBox in object Workbook, procedure Open. This procedure is executed every time a user opens the Workbook. Here is the code:

With Sheet1.cmbComboBox

    .AddItem "John"
    .AddItem "Michael"
    .AddItem "Jennifer"
    .AddItem "Lilly"
    .AddItem "Robert"

End With

When you click on the drop-down menu, you will get 5 names to choose from (John, Michael, Jennifer, Lilly and Robert):

Image 3. Populate the ComboBox in VBA

Populate a ComboBox from a Cells Range

Another possible way to populate a ComboBox is to let a user do it. A ComboBox can be linked to the cells range. In this approach, every time a user enters a new value in the cells range, the ComboBox will update with that value.

If you want to enable this, you have to go to the Properties of the ComboBox and set the attribute ListFillRange to the cells range (in our case E2:E5):

Image 4. Populate the ComboBox from the cells range

We linked our ComboBox with the range E2:E5, where we put names we want (Nathan, Harry, George, Roberta). As a result, the ComboBox is now populated with these names:

Image 5. Populated ComboBox from the cells range

Get a Selected Item of a ComboBox in VBA

The purpose of a ComboBox is to get a users choice. In order to retrieve a users choice, you need to use this code:

Dim strSelectedItem As Variant

strSelectedItem = Sheet1.cmbComboBox.Value

The users selection is in the attribute Value of Sheet1.cmbComboBox object. This value is assigned to the variable strSelectedItem:

Image 6. Get a selected value from the ComboBox in VBA

We selected Julia in the ComboBox and executed the procedure. As you can see in Image 5, the value of the strSelectedItem is Julia, which is the value we selected. Now you can process this variable further in the code.

Clear a ComboBox

If you want to clear a ComboBox in VBA, you need to use Clear method of Sheet1.lstComboBox object. It will delete all the items from the ComboBox. Here is the code:

Sheet1.cmbComboBox.Clear

Notice that the Clear method does not delete the attribute ListFillRange, so it must be removed from the properties of the ComboBox beforehand.

When we execute the code, we get the empty ComboBox:

Image 7. Clear the ComboBox

Use a ComboBox in a Userform

As we mentioned, Combobox is most often used in Userforms. To explain how you can do it, we will first insert an Userform. In VBA editor, right-click on Module name, click on Insert and choose UserForm:

Image 8. Insert a Userform

To display controls for inserting, you need to enable the Toolbox. To do this, click on the Toolbox icon in the toolbar. After that, you will get the windows with all the controls available. You can click on ComboBox to create it in the Userform.

Image 9. Insert a ComboBox in the Userform

We will name the ComboBox cmbComboBox. In order to populate it with values, we need to put the following code into the method Initialize of the object UserForm:

Private Sub UserForm_Initialize()

    With UserForm1.cmbComboBox

        .AddItem "John"
        .AddItem "Michael"
        .AddItem "Jennifer"
        .AddItem "Lilly"
        .AddItem "Robert"

    End With

End Sub

This code triggers every time a user runs the Userform and populates the Combobox with these 5 names:

Image 10. The ComboBox with values in the Userform

If you want to get selected value from the ComboBox, you need to use the same logic for the Combobox in a Worksheet, which is explained earlier in the article.

This blog post demonstrates how to create, populate and change comboboxes (form control) programmatically.

Form controls are not as flexible as ActiveX controls but are compatible with earlier versions of Excel. You can find the controls on the developer tab.

Table of Contents

1. Create a combobox using vba
2. Assign a macro — Change event
3. Add values to a combobox
4. Remove values from a combo box
5. Set the default value in a combo box
6. Read selected value
7. Link selected value
8. Change combobox properties
9. Populate combox with values from a dynamic named range
10. Populate combox with values from a table
11. Currently selected combobox

Watch this video about Combo Boxes

Create a combobox using vba

Sub CreateFormControl()

'Worksheets("Sheet1").DropDowns.Add(Left, Top, Width, Height)
Worksheets("Sheet1").DropDowns.Add(0, 0, 100, 15).Name = "Combo Box 1"

End Sub

Recommended article

Recommended articles

Back to top

Assign a macro — Change event

You can assign a macro to a combobox by press with right mouse button oning on the combobox and select «Assign Macro». Select a macro in the list and press ok!

This subroutine does the same thing, it assigns a macro named «Macro1» to «Combo box 1» on sheet 1. Macro1 is rund as soon as the selected value in the combo box is changed.

Sub AssignMacro()
Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").OnAction = "Macro1"
End Sub

Recommended article

Recommended articles

Back to top

Add values to a combo box

You can add an array of values to a combo box. The list method sets the text entries in a combo box, as an array of strings.

Sub PopulateCombobox1()
Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.List = _ 
Worksheets("Sheet1").Range("E1:E3").Value
End Sub

The difference with the ListFillRange property is that the combo box is automatically updated as soon as a value changes in the assigned range. You don´t need to use events or named ranges to automatically refresh the combo box, except if the cell range also changes in size.

Sub PopulateCombobox2()
Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.ListFillRange = _
"A1:A3"
End Sub

You can also add values one by one.

Sub PopulateCombobox3()
With Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat
.AddItem "Sun"
.AddItem "Moon"
.AddItem "Stars"
End Sub

Back to top

Recommended article

Recommended articles

Remove values from a combo box

RemoveAllItems is self-explanatory.

Sub RemoveAllItems()

Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.RemoveAllItems

End Sub

The RemoveItem method removes a value using a index number.

Sub RemoveItem()

Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.RemoveItem 1

End Sub

The first value in the array is removed.

Recommended article

Recommended articles

Back to top

Set the default value in a combo box

The ListIndex property sets the currently selected item using an index number. ListIndex = 1 sets the first value in the array.

Sub ChangeSelectedValue()
With Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1")
.List = Array("Apples", "Androids", "Windows")
.ListIndex = 1
End With
End Sub

Recommended article

Recommended articles

Back to top

Read selected value

The ListIndex property can also return the index number of the currently selected item. The list method can also return a value from an array of values, in a combo box. List and Listindex combined returns the selected value.

Sub SelectedValue()
With Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat
MsgBox "ListIndex: " & .ListIndex & vbnewline & "List value:" .List(.ListIndex)
End With
End Sub

Recommended article

Recommended articles

Back to top

Link selected value

Cell F1 returns the index number of the selected value in combo box 1.

Sub LinkCell()

Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.LinkedCell = "F1"

End Sub

Cell G1 returns the selected value in combo box 1.

Sub LinkCell2()

With Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat
    Worksheets("Sheet1").Range("G1").Value = .List(.ListIndex)
End With

End Sub

Recommended article

Recommended articles

Back to top

Change combobox properties

Change the number of combo box drop down lines.

Sub ChangeProperties()
Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.DropDownLines = 2
End Sub

Back to top

Populate combox with values from a dynamic named range

I created a dynamic named range Rng, the above picture shows how.

Sub PopulateFromDynamicNamedRange()

Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.ListFillRange = "Rng"

End Sub

You can do the same thing as the subroutine accomplishes by press with right mouse button oning the combo box and then press with left mouse button on «Format Control…». Input Range: Rng
Back to top

Populate combox with values from a table

Sub PopulateFromTable()

Worksheets("Sheet1").Shapes("Combo Box 1").ControlFormat.List = _
[Table1[DESC]]

End Sub

Back to top

Currently selected combobox

It is quite useful to know which combo box the user is currently working with. The subroutine below is assigned to Combo Box 1 and is rund when a value is selected. Application.Caller returns the name of the current combo box.

Sub CurrentCombo()

MsgBox Application.Caller

End Sub

Back to top

Save invoice data [VBA]
This article demonstrates a macro that copies values between sheets. I am using the invoice template workbook. This macro copies […]

Open Excel files in a folder [VBA]
This tutorial shows you how to list excel files in a specific folder and create adjacent checkboxes, using VBA. The […]

Identify missing numbers in a column
The image above shows an array formula in cell D6 that extracts missing numbers i cell range B3:B7, the lower […]

Excel calendar [VBA]
This workbook contains two worksheets, one worksheet shows a calendar and the other worksheet is used to store events. The […]

Working with FILES
In this blog article, I will demonstrate basic file copying techniques using VBA (Visual Basic for Applications). I will also […]

Auto resize columns as you type
Excel does not resize columns as you type by default as the image above demonstrates. You can easily resize all […]

Create a Print button [VBA]
This article describes how to create a button and place it on an Excel worksheet then assign a macro to […]

Search all workbooks in a folder
Today I’ll show you how to search all Excel workbooks with file extensions xls, xlsx and xlsm in a given folder for a […]

Save invoice data [VBA]
This article demonstrates a macro that copies values between sheets. I am using the invoice template workbook. This macro copies […]

Open Excel files in a folder [VBA]
This tutorial shows you how to list excel files in a specific folder and create adjacent checkboxes, using VBA. The […]

Copy selected rows (checkboxes) (2/2)
This article demonstrates a macro that copies selected rows based on enabled check boxes. The image above shows data on […]

Identify missing numbers in a column
The image above shows an array formula in cell D6 that extracts missing numbers i cell range B3:B7, the lower […]

Analyze word frequency in a cell range
This article demonstrates two ways to calculate the number of times each word appears in a given range of cells. […]

Excel calendar [VBA]
This workbook contains two worksheets, one worksheet shows a calendar and the other worksheet is used to store events. The […]

Working with FILES
In this blog article, I will demonstrate basic file copying techniques using VBA (Visual Basic for Applications). I will also […]

Auto resize columns as you type
Excel does not resize columns as you type by default as the image above demonstrates. You can easily resize all […]

Create a Print button [VBA]
This article describes how to create a button and place it on an Excel worksheet then assign a macro to […]

Latest updated articles.

More than 300 Excel functions with detailed information including syntax, arguments, return values, and examples for most of the functions used in Excel formulas.

More than 1300 formulas organized in subcategories.

Excel Tables simplifies your work with data, adding or removing data, filtering, totals, sorting, enhance readability using cell formatting, cell references, formulas, and more.

Allows you to filter data based on selected value , a given text, or other criteria. It also lets you filter existing data or move filtered values to a new location.

Lets you control what a user can type into a cell. It allows you to specifiy conditions and show a custom message if entered data is not valid.

Lets the user work more efficiently by showing a list that the user can select a value from. This lets you control what is shown in the list and is faster than typing into a cell.

Lets you name one or more cells, this makes it easier to find cells using the Name box, read and understand formulas containing names instead of cell references.

The Excel Solver is a free add-in that uses objective cells, constraints based on formulas on a worksheet to perform what-if analysis and other decision problems like permutations and combinations.

An Excel feature that lets you visualize data in a graph.

Format cells or cell values based a condition or criteria, there a multiple built-in Conditional Formatting tools you can use or use a custom-made conditional formatting formula.

Lets you quickly summarize vast amounts of data in a very user-friendly way. This powerful Excel feature lets you then analyze, organize and categorize important data efficiently.

VBA stands for Visual Basic for Applications and is a computer programming language developed by Microsoft, it allows you to automate time-consuming tasks and create custom functions.

A program or subroutine built in VBA that anyone can create. Use the macro-recorder to quickly create your own VBA macros.

UDF stands for User Defined Functions and is custom built functions anyone can create.

A list of all published articles.

Add values to a ComboBox in a UserForm in Excel.

There are 3 simple ways to add values, two that require VBA, and one that doesn’t require any programming at all.

(If you read the tutorial on how to add values to a ListBox, it is exactly the same as this tutorial and the same methods are used.)

Sections:

Where to Add Items for the ComboBox

Add Values to ComboBox — Method 1

Add Values to ComboBox — Method 2

Add Values to ComboBox — Method 3

Notes

Where to Add Items for the ComboBox

To add items to a ComboBox using Method 2 and Method 3 below, we have to use some VBA code and this code must go within the UserForm. Skip this section if you want to store the list in a worksheet in Excel and use Method 1.

Go to the VBA window (Alt + F11) and make sure you are viewing the Project window (Ctrl + R).

Right-click over the desired UserForm and click View Code.

In the window that opens, select UserForm from the left drop-down menu and Initialize from the right drop-down menu.

Once you do this, you will see the code section UserForm_Initialize() like in the above image.

This is where the code goes, inbetween the two lines of code above.

The reason the code goes here is because this is the code that will run when the UserForm starts-up or opens and we want the ComboBox to be filled with the desired values immediately when the form opens.

If you already have the UserForm_Initialize section with code in it, just add the code for the ComboBox in the existing section.

Add Values to ComboBox — Method 1

Simple and requires no coding.

We create this list from a range of values in Excel. There is no coding required, so we don’t need to use any VBA or go to the Code window like in the last section.

Go to the VBA window (Alt + F11) > double-click the UserForm from the Project window (Ctrl + R if it’s not visible) and then, once the form is visible, click the ComboBox that you want to fill with values.

Look to the Properties window and scroll down to RowSource. If the Property window isn’t visible, hit F4.

In there, enter the sheet and range reference to the list of data.

It is a good idea to include the sheet reference infront of the range, otherwise the ComboBox will assume the range is from the worksheet that you were on when you launched the UserForm.

In my example, the list is on sheet 1 in range G5 to G8: Sheet1!G5:G8

This is a very easy way to make and maintain a list for a ComboBox in Excel.

Tip: if you don’t want the user to be able to see or change this list, put it on a hidden worksheet.

Add Values to ComboBox — Method 2

Simple. Good for small lists. Requires VBA code — first section above explains where to put this code.

With ComboBox1
    .AddItem "Item 1"
    .AddItem "Item 2"
    .AddItem "Item 3"
    .AddItem "Item 4"
End With

ComboBox1 is the name of the ComboBox that we want to populate with data. The name of the ComboBox is found in the Properties window at the top and is called (Name).

.AddItem is what adds the value to the ComboBox.

Whatever you put inbetween the quotation marks after AddItem is what will be added to the list.

This method is cumbersome if you have a large list, but it is probably the most intuitive and easiest to understand.

Add Values to ComboBox — Method 3

More advanced, but not too difficult. Better for larger lists of items. Requires VBA code — first section above explains where to put this.

ComboBox1.List = Array("Item 1", "Item 2", "Item 3", "Item 4")

ComboBox1 is the name of the ComboBox that we will fill with values. The name of the ComboBox is found in the Properties window at the top and is called (Name).

.List adds the items from the array.

Array is the function that is used to create an array of the items for the list. If this seems confusing, don’t worry about it, just follow the syntax from the example above.

Note on Array Creation

This example uses an array to fill the list. There are many ways to create an array and some work better than others for long lists.

Here is an example that works like the last one, just with a little extra code so that we can build the array in a more visually intuitive manner, hopefully.

'Put values into an array
myArray = Split("Item 1;Item 2;Item 3;Item 4", ";")

'Add the array to the ComboBox
ComboBox1.List = myArray

We use the Split function to turn the values in the parenthesis into an array and we use a semi-colon to separate each item in the list.

The highlight of this version is that you don’t have to put quotation marks around every single item.

Notes

As you can see, there are a number of ways to add a list to a ComboBox. Choose whichever method works best for you!

Make sure to download the sample file for this tutorial to see these examples in Excel — note that the examples with code have been commented-out, simply remove the comment (single quotation mark) from the lines with the code to test out those methods.

Similar Content on TeachExcel

Add Values to a ListBox

Tutorial: How to fill a Listbox with values in a UserForm.
By default, a Listbox in a form will be e…

Dependent ComboBox Drop Down Menus

Tutorial: How to create UserForm drop-down menus that change based on what was selected in another d…

Put Data into a UserForm

Tutorial: How to take data from Excel and put it into a UserForm. This is useful when you use a form…

Add Text to UserForms and Labels

Tutorial: Multiple methods for adding text to a UserForm via a Label.
This includes a simple way to …

Subscribe for Weekly Tutorials

BONUS: subscribe now to download our Top Tutorials Ebook!