Чтобы быстро выучить excel

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.



3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).



Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Многие из вас уже знакомы с программой Excel от Microsoft, но используете ли вы ее по полной? Применяете ли вы в своей работе популярные функции или сводные таблицы? Создаете ли вы макросы для автоматизации своих действий? Действительно ли вы считаете себя опытным пользователем Excel, как это сейчас принято писать в резюме?

Если это не так, тогда добро пожаловать на наш полный курс по Excel. В этом объемном курсе вы узнаете не только о базовых манипуляциях в Excel, как добавление строк и столбцов, рабочих листов, создание таблиц и диаграмм, применение простых формул для подсчета ваших данных.

Здесь вы узнаете об условном форматировании. Как работать с фильтрами и применять срезы в ваших отчетах или презентациях. Вы узнаете, как быстро найти и заменить старые данные на новые. Научитесь работать в режиме нескольких окон и подсчитывать данные из нескольких листов или файлов excel.

Я расскажу вам, как делить данные в ячейках по разным столбцам и как создать выпадающий список. Вам будет нелишним узнать о полезной функции анализа «Что Если». Вы наконец-то научитесь применять популярные функции ЕСЛИ и ВПР в своей работе. Научитесь создавать сводные таблицы и создавать макросы для автоматизации ваших повторяющихся действий. Кстати, более углубленные знания в этом направлении, вы можете получить в платном курсе «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта».

В конце вы узнаете, как защитить формулы в ваших таблицах от третьих лиц, как защитить рабочие листы и целые файлы. Также, я вам расскажу, как правильно оформить страницы перед печатью ваших таблиц Excel. Я уверен, что в каждом уроке вы узнаете что-то новое и откроете для себя новые возможности по работе с программой Excel.

Урок 1. Меню и вкладки в Excel

Первый урок я начну со знакомства с меню программы. Я уверен, что многие из вас уже знакомы с Excel, но данный курс будет неполным без ознакомительного урока с основными вкладками и командами.

Урок 2. Понимание книг и рабочих листов, строка состояния. Добавление и удаление строк и столбцов

Есть определенные термины Excel, которые мы должны постоянно использовать. В Excel файл – это книга. Книга — это файл. Каждая рабочая книга состоит как минимум из одного рабочего листа и в них производится основная работа в данной программе.

Урок 3. Изучение методов ввода и редактирования данных. Шаблоны Excel и заметки

Ввод данных — одно из самых основных действий, которые мы делаем в Excel, но есть некоторые правила, некоторые концепции, с которыми вам следует ознакомиться. Этим мы и займемся в нашем третьем уроке.

Урок 4. Создание и копирование простых формул в Excel

Для многих пользователей Excel написание формул, т.е. создание формул — одно из самых распространенных занятий. Формулы во многих случаях просты и удобны в использовании, но они работают по немного другой концепции. Давайте в этом разберемся.

Урок 5. Комбинированный подсчет, вычисление процентов, закрепить ячейку в формуле excel ($)

В предыдущем уроке мы с вами рассмотрели работу с простыми формулами и использование суммирования значений. В этот раз я покажу вам, как делать комбинированные расчеты, расчет процентов и фиксировать ячейку в формулах.

Урок 6. Функции СУММ, СРЕДНЕЕ, РАНГ, НАИБОЛЬШИЙ

В предыдущих уроках мы рассмотрели 3 метода суммирования данных и поиск среднего числа. В этом уроке я покажу вам быстрый метод подсчета суммы и средней, как узнать рейтинг из полученных результатов и другие чуть менее известные функции в Excel.

Урок 7. Регулирование размера строк и столбцов, объединение ячеек, перенос записи, выравнивание и работа с границами

Сегодня мы разберем способы форматирования рабочей области Excel. Я предполагаю, что вы уже знакомы с некоторыми продуктами Microsoft Office, как, например, Word, поэтому я не буду рассматривать те функции, с которыми вы, скорее всего, уже знаете.

Урок 8. Числовой и финансовый формат. Даты и условное форматирование

В данном уроке мы рассмотрим некоторые виды числового форматирования, чтобы вы знали, как обойти условные настройки программы и могли отредактировать данные ваших таблиц в более удобном для вас формате.

Урок 9. Создание и форматирование таблицы. Фильтрация и срезы в Excel

Если вы работаете со списками данных, возможно, с персоналом, или списком товара, или списком транзакций, например, то по мере увеличения или уменьшения списков вы можете упростить управление ими с помощью функции, называемой таблицей.

Урок 10. Работа с фигурами, добавление рисунков и схемы SmartArt в Excel

Для этого урока я создал простую таблицу, чтобы показать вам, каким образом мы можем добавлять в наши таблицы разного рода фигуры, картинки с компьютера или онлайн, элементы SmartArt и другое.

Урок 11. Копирование и перенос строк таблицы, скрытие строк и столбцов. Найти и заменить в Excel

Сегодня я вам покажу методы вставки и скрытия строк и столбцов, как быстро копировать и передвигать части таблицы без потерь. Мы также рассмотрим полезную функцию поиска и замены данных в ваших таблицах.

Урок 12. Как сделать диаграмму в excel

Люди не всегда быстро воспринимают информацию в цифрах, и иногда необходимо показать данные с помощью диаграмм. В Excel есть большое разнообразие диаграмм, которые вы можете использовать в ваших отчетах, презентациях и других методах демонстрации данных. Давайте рассмотрим, как с ними работать.

Урок 13. Форматирование диаграмм, Спарклайны, Гистограмма и диаграмма Парето в Excel

В прошлом уроке мы с вами рассмотрели несколько способов создания диаграмм и их форматирование, меняли стиль и добавляли записи. В этом видео я продолжу рассказывать вам о дополнительных функциях Excel для работы с диаграммами.

Урок 14. Как закрепить строку, разделить таблицу, и функция «группировать»  

Мы поговорим о некоторых настройках рабочего листа Excel для удобства работы с вашими таблицами и данными. Это одно из тех направлений, где встречаются множество вопросов пользователей по работе с программой. А значит, данный урок будет очень для вас полезен.

Урок 15. Как перемещаться между книгами Excel и упорядочить несколько окон

Если у вас открыто несколько книг Excel, то бывает необходимость переходить из одного файла в другой. Или, может быть, еще такая ситуация, что вы находитесь только в одной книге, но вам нужно перемещаться между рабочими листами внутри нее. Это довольно сложно сделать, если вы пытаетесь достичь и того и другого. Давайте рассмотрим несколько вариантов, как Excel может решить эту задачу.

Урок 16. Создание, копирование и группировка рабочих листов Excel

Здесь мы рассмотрим работу с рабочими листами. Вы научитесь создавать их, переименовывать, группировать и многое другое. Давайте начнем.

Урок 17. Как посчитать данные из разных листов и файлов в Excel

В предыдущих уроках мы с вами применяли формулы для подсчета данных в таблицах внутри рабочих листов. Но часто возникает потребность делать отчеты используя данные из нескольких листов или даже книг. В этом уроке я покажу, как все это работает.

Урок 18. Сортировка и фильтрация данных в Excel

Когда мы работаем с большими таблицами, в Excel имеется очень полезные функции сортировки и фильтрации данных. В этом уроке мы рассмотрим несколько примеров их использования.

Урок 19. Как разделить текст в ячейке excel по столбцам. Удаление дубликатов

Иногда возникают ситуации, когда вы получаете какой-нибудь отчет или проект, где данные находятся в одной ячейке, но вы хотите видеть их в разных столбцах. В этом уроке мы продолжим говорить о сортировке данных и разделении столбцов на отдельные части.

Урок 20. Проверка значений и как сделать выпадающий список в excel

В Excel имеется очень мощный инструмент по проверке вводимых значений. Он проверяет их не после ввода, а до него, чтобы данные в таблице были корректны. Сегодня мы рассмотрим данный инструмент и научимся создавать не только правила для вводимых данных, но и создавать выпадающие списки в ячейках.

Урок 21. Применение функции анализа «Что Если»

Сегодня мы рассмотрим полезную функцию Excel под названием «Анализ Что Если». Она будет вам полезна не только для подсчета финансовой деятельности предприятия, но и для собственных финансовых планов.

Урок 22. Функция ЕСЛИ в Excel. Подробное объяснение с примерами

Одна из самых мощных функций Excel называется функцией ЕСЛИ. По своей природе она почти похожа на программирование и открывает двери для другого образа мышления. Функция ЕСЛИ – это условная функция. Она позволяет нам давать несколько ответов в зависимости от условия. 

Урок 23. Функция ВПР в Excel. Подробное объяснение с примерами

Здесь мы рассмотрим очередную мощную функцию Excel, которая называется ВПР. В прошлом уроке мы рассматривали функцию ЕСЛИ, где мы задавали условие и, в зависимости от значения, программа предоставляла результат. Функция ВПР ищет значение в заданной области и предоставляет результат, который наиболее совместим с каким-нибудь заданным параметром.

Урок 24. Функции СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ в Excel

Сегодня будет короткий урок, где мы закончим разбирать популярные функции Excel и рассмотрим две сразу: СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ.

Урок 25. Как сделать сводную таблицу в Excel и манипулировать ее данными

Один из самых креативных и мощных инструментов Excel называется сводной таблицей. Это отдельная область, которую вы можете создать на основе данных.

Урок 26. Группировка и фильтры в сводной таблице excel. Сводные диаграммы.

Мы продолжаем работать со сводной таблицей, которую мы создали в прошлом уроке.

Урок 27. Создание простых макросов в Excel

Макрос – это способ автоматизировать вашу работу. Они применяются там, где пользователь изо дня в день выполняет определенные манипуляции в Excel и хочет вместо 5 или 10 шагов, выполнить действие одним сочетанием клавиш. Иногда применение некоторых макросов может занять две или три минуты, особенно если они связаны с большим количеством манипуляций с данными, но основная идея состоит в том, что вы определили конкретные действия, которые часто выполняете, и хотели бы их автоматизировать.

Урок 28. Как защитить рабочий лист или книгу и поделиться файлом Excel

В Excel имеется несколько вариантов защиты ваших таблиц, рабочих листов и целых книг. Бывают ситуации, что вы выполняете какой-нибудь проект в команде, и вам необходимо делится вашими файлами Excel. Чтобы защитить в них данные от разного рода манипуляций посторонних лиц, что нарушит целостность и правильность данных, вы можете применять разные методы защиты.

Урок 29. Как печатать страницы и заголовки на каждой странице. Как вставить колонтитул в excel

К последнему уроку данного курса мы с вами создали несколько Excel файлов и рабочих листов. Мы также создали множество таблиц и отчетов. Какие-то из них довольно длинные, а какие-то довольно широкие. Но мы бы хотели их распечатать таким образом, чтобы они выглядели целостными и привлекательными. Давайте рассмотрим, как мы это можем сделать.

Microsoft Excel is a program that many people are wary of—it’s a complex piece of software, with a lot of functionality hiding away beneath the surface. It’s easy to see why novices would be put off by something so complicated, but this powerful piece of software is well worth the effort. Here’s how to learn Excel fast.

Is Excel Hard to Learn?

The key to learning Excel fast is breaking the learning process down into manageable components. It’s impossible to learn Excel in a day or a week, but if you set your mind to understanding individual processes one by one, you’ll soon find that you have a working knowledge of the software.

Make your way through these techniques, and it won’t be long before you’re comfortable with the fundamentals of Excel. From there, you’re well on your way to completing your Microsoft Excel training and becoming a true spreadsheet master.

The Basics

Here are some of the first techniques you’ll need to master if you want to get to grips with Excel. They’re largely pretty simple, but it’s important that you’re familiar with them before you start attempting more complex tasks.

1. Doing Simple Math

To begin, start with the most basic math problems you will ever need to feed into Excel. The first thing to remember about techniques like this is that Excel expects to see an equals sign first when you’re giving it a problem to work out.

Type in =10+10 into a cell in your spreadsheet and press Enter; the cell should display the number 20.

Adding and subtracting is fairly self-explanatory, but you’ll need to use an asterisk (*) in place of a multiplication sign and a forward slash (/) in place of a division sign.

2. Using AutoSum

If you’re just getting started with Excel, this is a great way to get up to speed with the basic use of Functions. First, enter any two numbers in cells that are next to one another—either side to side or above and below works fine. Next, select the cell directly to the right or below those cells and navigate to Home > AutoSum.

This will automatically populate the selected cell with a SUM formula, so press Enter to execute it. Excel will add the two numbers together and deliver the result in the specified cell—by using the AutoSum dropdown, you can choose different mathematical functions, too.

3. Applying Number Formats

Once your spreadsheets start getting a little bit more complex, they’re liable to contain different types of numbers; currency, dates, percentages, and more. To make sure you can work with this data, it’s well worth formatting it to type.

Select the numbers you want to format—you’ll have to do each different type one at a time. Look for the Number section at the top of the screen, and find the dropdown that defaults to General.

From there you can choose from a healthy list of different number formats. If you’re looking for more control, select More number formats from the bottom of the list, and you’ll be able to specify details like the number of decimal places to use, or your preferred currency.

4. Creating a Table

Presenting your data as a table allows you to do much more with the information at hand, and it’s easy to set up. To get started, select the entirety of the data set you’re looking to convert into a table—including headings—and click on the Quick Analysis shortcut that will appear at the bottom left corner of your selection.

Navigate to the Tables tab and select Table. You’ll notice some immediate differences in the way the data looks, and there are some changes to the way it can be manipulated, too.

If the Quick Analysis shortcut doesn’t appear, simply highlight your data and then head to Insert and then select Table.

Use the arrow buttons in the table header cells to filter out particular points of data, or sort them one way or another.

5. Creating a Chart

You can make a chart or a graph in much the same way that you would create a table—but you’ll need to consider how you want to present that data ahead of time.

Excel can give you some pointers, but it’s important to be aware of what you want the chart to achieve. With that in mind, layout your data and select the whole thing, just as you did when creating a table.

Hover over one of the options to get a preview of how it will look, or select More for extra control over the finished product.

If the Quick Analysis box doesn’t appear for you, then highlight your data and select Insert. Then, navigate to the charts and graph section. Here, you’ll be able to select recommended charts or choose your own.

You might also want to learn how to create self-updating Excel charts.

Advanced Techniques

Sooner or later, you will probably want to take your Excel usage to the next level. The good news is that many aspects of the software’s functionality are connected somehow, meaning that learning one technique will likely reap benefits elsewhere later on.

6. Using Functions Manually

Once you’ve mastered basic arithmetic in Excel, it’s wise to start experimenting with Functions. You’ll discover a huge variety of different Functions to carry out different procedures, and all are slightly different—however, working with simpler examples will help you become familiar with basic practices that carry over.

Let’s get started by using one of the most basic Functions included in Excel, SUM. We can use this functionality to add up a series of figures without doing the legwork ourselves.

As you can see above, I have five numbers that I’d like to add together, so I’ve entered my Function in the cell directly below the list—note that you can execute this task anywhere on your spreadsheet, as you’ll tell the program exactly which cells it’s looking for.

You can produce a working example by typing in =SUM(E1:E5), but there are other ways to relay this command, too.

You might want to enter in the word SUM and open the brackets, then select the cells manually. You can do this by holding down the Control key and clicking individual cells—dragging over multiple cells works also. Alternatively, you can type in individual cell references separated by a single comma if they’re not sequential.

The benefit of using cell references in Functions rather than integers is that your results will update based on the contents of those cells. Once your spreadsheet projects begin to get more complex, this will certainly come in useful.

Functions offer loads of useful abilities, like how to combine two columns in Excel.

7. Integrating Conditional Formatting

In recent years, Excel has grown into a powerful tool for creating dashboards as well as conventional spreadsheets. Creating a dashboard in Excel can reap great benefits and take much effort, depending on your needs.

However, conditional formatting can add an element of the dashboard experience to a standard spreadsheet and is easy to put in place.

For these purposes, we’ll use conditional formatting to help provide a visual shorthand for some data, so pick something that’s worth being able to assess at-a-glance if you’re going to try this one out. Select that data, and navigate to Home > Conditional Formatting.

You’ll find a great wealth of different formatting options. We’re looking at percentages, so a data bar makes sense—however, color scales and icon sets can also be used effectively in appropriate circumstances.

Remember that you can control aspects of the process by clicking on More Rules in the dropdown menu. If your formatting isn’t providing enough differentiation to be immediately clear, consider tweaking the rules a bit.

8. Adding a Trendline to a Chart

The key to becoming an Excel expert is to be aware of all the many tools the software offers in order to create the perfect chart for your needs. A trendline is one of the many components that you might need to bring together to achieve that task.

It’s an addition that you will make to a chart once it’s been built, so you can build a test chart or use one that’s already been created. Once it’s in place, you need to click on the chart and then click the Chart Elements shortcut illustrated by a plus sign icon.

You can add a trendline quickly by checking the box next to it, or you can click on the arrow to the right to access more detailed options.

The crucial element here is to know what you’re trying to illustrate. A trendline doesn’t always add value, so think carefully about the data you’re presenting. Also, consider whether a trendline contributes significantly to your chart or just adds more clutter.

Build Your Excel Skills

There’s always more to learn about Excel, but here are a few good places to start. Microsoft’s Office Support site is home to a bevy of clearly presented Excel tutorials on everything from high-level usage to the simplest tasks you might want to carry out.

Alternatively, Excel Functions provides a great reference point, whether you’re an absolute beginner or a seasoned veteran. Of course, Excel will help you out with tooltips as you try to input a function, but it’s good to have such a comprehensive resource to hand if you do end up in a bind.

Finally, there’s a host of great Microsoft Excel tutorials to work your way through on MakeUseOf. Start by learning how the fundamental Excel formulas work and then take a look at how to transpose data horizontally in Excel, and some of the best ways to organize your Excel documents. Watching tutorials and reading Excel-related material is the easiest way to learn Excel quickly.

Николай Павлов

Автор проекта «Планета Excel», разработчик и IT-тренер.

1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Создание таблицы

Представление данных в виде таблицы позволяет вам делать гораздо больше с имеющейся информацией, и его очень легко настроить. Чтобы начать, выберите весь набор данных, который вы хотите преобразовать в таблицу, включая заголовки, и нажмите на ярлык Quick Analysis , который появится в левом нижнем углу вашего выбора.

Перейдите на вкладку « Таблицы » и выберите « Таблица» . Вы заметите некоторые непосредственные различия в том, как выглядят данные, и есть некоторые изменения в том, как ими можно манипулировать.

Используйте кнопки со стрелками в ячейках заголовка таблицы, чтобы отфильтровать определенные точки данных или отсортировать их так или иначе.

Создание диаграммы

Вы можете сделать диаграмму или график. так же, как вы бы создали таблицу — но вам нужно будет подумать, как вы хотите представить эти данные заблаговременно. Excel может дать вам несколько советов, но важно знать, чего вы хотите добиться от диаграммы. Имея это в виду, выложите свои данные и выберите все, как вы делали при создании таблицы.

Наведите указатель мыши на один из вариантов, чтобы получить предварительный просмотр того, как он будет выглядеть, или выберите Дополнительно, чтобы получить дополнительный контроль над готовым продуктом.

Продвинутые Методы

Рано или поздно вы, вероятно, захотите поднять использование Excel на новый уровень. Хорошей новостью является то, что многие аспекты функциональности программного обеспечения так или иначе связаны между собой, а это означает, что изучение одного из методов, вероятно, впоследствии принесет пользу в других областях.

Использование функций вручную

Как только вы освоите базовую арифметику в Excel, будет разумно начать экспериментировать с функциями. Вы обнаружите огромное разнообразие различных функций для выполнения различных процедур, и все они немного отличаются — однако работа с более простыми примерами поможет вам ознакомиться с основными практиками, которые переносятся.

Давайте начнем с использования одной из самых основных функций. включены в Excel, СУММ. Мы можем использовать эту функциональность, чтобы сложить ряд фигур, не выполняя работу самостоятельно.

Как вы можете видеть выше, у меня есть пять чисел, которые я хотел бы сложить вместе, поэтому я ввел свою функцию в ячейку прямо под списком — обратите внимание, что вы можете выполнить эту задачу в любом месте вашей электронной таблицы, так как вы скажите программе, какие именно ячейки она ищет. Вы можете создать рабочий пример, набрав = SUM (E1: E5) , но есть и другие способы передачи этой команды.

Возможно, вы захотите ввести слово SUM и открыть скобки, а затем выберите ячейки вручную. Вы можете сделать это, удерживая нажатой клавишу Control и щелкая отдельные ячейки — также работает перетаскивание на несколько ячеек. Кроме того, вы можете ввести отдельные ссылки на ячейки, разделенные одной запятой, если они не последовательные.

Преимущество использования ссылок на ячейки в функциях, а не на целые числа, заключается в том, что ваши результаты будут обновляться на основе содержимого этих ячеек. Как только ваши проекты по работе с электронными таблицами станут более сложными, это, безусловно, пригодится.

Интеграция условного форматирования

В последние годы Excel превратился в мощный инструмент для создания информационных панелей. а также обычные таблицы. Создание панели мониторинга в Excel может принести большие преимущества, но также может потребовать значительных усилий в зависимости от ваших потребностей — однако условное форматирование может добавить элемент интерфейса панели управления в стандартную электронную таблицу, и ее очень легко внедрить.

Для этих целей мы будем использовать условное форматирование, чтобы помочь визуально обозначить некоторые данные, поэтому выберите что-то, что стоит оценить сразу, если вы собираетесь попробовать это. Выберите эти данные и перейдите в раздел Домашняя страница > Условное форматирование .

Вы оштрафуете огромное количество различных вариантов форматирования. Мы смотрим на проценты, поэтому панель данных имеет смысл — однако цветовые шкалы и наборы значков также могут очень эффективно использоваться в соответствующих обстоятельствах.

Помните, что вы можете контролировать аспекты процесса, щелкнув Дополнительные правила в раскрывающемся меню. Если ваше форматирование не обеспечивает достаточной дифференциации, чтобы сразу его прояснить, попробуйте немного изменить правила.

Добавление линии тренда в диаграмму

Любой человек может создать диаграмму в Excel — секрет того, как стать экспертом, заключается в знании всех многочисленных инструментов, предлагаемых программным обеспечением для создания диаграммы, идеально подходящей для вашей задачи. Линия тренда — это один из многих компонентов, которые вам могут понадобиться для достижения этой цели.

Это дополнение, которое вы внесете в диаграмму после ее создания, поэтому создайте ее в качестве теста или используйте уже подготовленную диаграмму. Как только он будет установлен, вам нужно щелкнуть диаграмму, а затем щелкнуть ярлык Элементы диаграммы, который обозначен значком со знаком плюс. Вы можете быстро добавить линию тренда, установив флажок рядом с ней, или вы можете нажать на стрелку справа, чтобы получить доступ к более подробным параметрам.

Важнейшим элементом здесь является знание того, что вы пытаетесь проиллюстрировать. Линия тренда не является хорошим дополнением во многих ситуациях, поэтому очень важно подумать о данных, которые вы пытаетесь представить, и подумать, добавляете ли вы что-то стоящее в свой график или просто вводите больше беспорядка, который отвлекает от точка делается.

Создайте свои навыки Excel

О Excel всегда можно узнать больше, но вот несколько хороших мест для начала. На веб- сайте поддержки Microsoft в Microsoft Office содержится множество четко представленных учебных пособий по всем вопросам — от высокоуровневого использования до самых простых задач, которые вы, возможно, захотите выполнить.

Кроме того, Excel Functions предоставляет отличные ориентиры, будь вы абсолютный новичок или опытный ветеран. Конечно, Excel поможет вам с подсказками, когда вы пытаетесь ввести функцию, но хорошо иметь такой исчерпывающий ресурс, если вы в конечном итоге окажетесь в безвыходном положении.

Наконец, есть множество отличных учебников по Excel, которые помогут вам разобраться в . Вы можете узнать, как использовать программное обеспечение для получения максимальной отдачи от семейного бюджета. , см. Классические видеоигры, воссозданные полностью в Excel Вы даже можете поднять анализ данных на новый уровень, узнав, как импортировать данные Excel в Python импортировать данные Excel в импортировать данные Excel в и использовать Power BI в сочетании с Excel

Перейти к содержанию

Microsoft Excel – это программа, к которой многие люди относятся с осторожностью – это сложная программа, многие функции которой скрыты под поверхностью. Легко понять, почему новичков оттолкнет такая сложная задача, но это мощное программное обеспечение стоит затраченных усилий. Вот как быстро выучить Excel.

Ключом к быстрому изучению Excel является разбиение процесса обучения на управляемые компоненты. Невозможно выучить Excel за день или неделю, но если вы настроитесь на понимание отдельных процессов один за другим, вы скоро обнаружите, что у вас есть практические знания об этом программном обеспечении.

Пройдитесь по этим методам, и совсем скоро вы освоите основы Excel. После этого вы на правильном пути к завершению обучения Microsoft Excel и становлению настоящим мастером работы с электронными таблицами.

Основы

Вот некоторые из первых приемов, которые вам нужно освоить, если вы хотите разобраться с Excel. Они в основном довольно простые, но важно, чтобы вы ознакомились с ними, прежде чем приступать к выполнению более сложных задач.

1. Выполнение простой математики

Для начала начните с самых простых математических задач, которые вам когда-либо придется загружать в Excel. Первое, что следует помнить о подобных методах, – это то, что Excel сначала ожидает увидеть знак равенства, когда вы даете ему задачу решить.

Введите = 10 + 10 в ячейку вашей электронной таблицы и нажмите Enter ; в ячейке должно отображаться число 20.

Сложение и вычитание не требуют пояснений, но вам нужно будет использовать звездочку (*) вместо знака умножения и косую черту (/) вместо знака деления.

2. Использование автосуммы

Если вы только начинаете работать с Excel , это отличный способ быстро освоить базовое использование функций. Во-первых, введите любые два числа в ячейки, которые расположены рядом друг с другом – работает либо бок о бок, либо сверху и снизу. Затем выберите ячейку справа или ниже этих ячеек и перейдите в раздел « Главная» > « Автосумма» .

Это автоматически заполнит выбранную ячейку формулой СУММ, поэтому нажмите Enter, чтобы выполнить ее. Excel сложит два числа и предоставит результат в указанную ячейку – с помощью раскрывающегося списка Автосумма вы также можете выбрать различные математические функции.

3. Применение числовых форматов

Как только ваши электронные таблицы станут немного сложнее, они могут содержать разные типы чисел; валюта, даты, проценты и многое другое. Чтобы убедиться, что вы можете работать с этими данными, стоит их отформатировать для ввода.

Выберите числа, которые вы хотите отформатировать – вам нужно будет вводить каждый разный тип по одному. Найдите раздел « Число » в верхней части экрана и найдите раскрывающийся список, в котором по умолчанию выбрано « Общие» .

Оттуда вы можете выбрать из здорового списка различных числовых форматов. Если вам нужен больший контроль, выберите « Другие числовые форматы» внизу списка, и вы сможете указать такие детали, как количество десятичных знаков, которые нужно использовать, или предпочитаемую валюту.

4. Создание таблицы

Представление данных в виде таблицы позволяет делать гораздо больше с имеющейся информацией, и ее легко настроить. Для начала выберите весь набор данных, который вы хотите преобразовать в таблицу, включая заголовки, и щелкните ярлык быстрого анализа , который появится в нижнем левом углу вашего выбора.

Перейдите на вкладку Таблицы и выберите Таблица . Вы сразу заметите некоторые различия в том, как выглядят данные, и есть некоторые изменения в том, как ими можно манипулировать.

Если ярлык «Быстрый анализ» не отображается, просто выделите данные, перейдите к « Вставить» и выберите « Таблица».

Используйте кнопки со стрелками в ячейках заголовка таблицы, чтобы отфильтровать определенные точки данных или отсортировать их так или иначе.

5. Создание диаграммы

Вы можете создать диаграмму или график почти так же, как и таблицу, но вам нужно заранее продумать, как вы хотите представить эти данные.

Excel может дать вам несколько указателей, но важно знать, чего вы хотите добиться от диаграммы. Имея это в виду, разместите свои данные и выберите все, как вы это делали при создании таблицы.

Наведите указатель мыши на один из вариантов, чтобы просмотреть, как он будет выглядеть, или выберите « Еще», чтобы получить дополнительный контроль над готовым продуктом.

Если поле «Быстрый анализ» не отображается, выделите данные и выберите « Вставить» . Затем перейдите к разделу диаграмм и графиков. Здесь вы сможете выбрать рекомендуемые диаграммы или выбрать свой собственный.

Вы также можете узнать, как создавать самообновляющиеся диаграммы Excel .

Продвинутые методы

Рано или поздно вы, вероятно, захотите вывести использование Excel на новый уровень. Хорошая новость заключается в том, что многие аспекты функциональности программного обеспечения так или иначе связаны, а это означает, что изучение одного метода, вероятно, позже принесет пользу в другом месте.

6. Использование функций вручную

Освоив основы арифметики в Excel, разумно начать экспериментировать с функциями. Вы откроете для себя огромное количество различных функций для выполнения различных процедур, и все они немного отличаются, однако работа с более простыми примерами поможет вам познакомиться с основными практиками, которые будут перенесены.

Давайте начнем с использования одной из самых основных функций, включенных в Excel, – SUM. Мы можем использовать эту функцию, чтобы складывать серии фигур, не выполняя работу самостоятельно.

Как вы можете видеть выше, у меня есть пять чисел, которые я хотел бы сложить вместе, поэтому я ввел свою функцию в ячейку непосредственно под списком – обратите внимание, что вы можете выполнить эту задачу в любом месте своей электронной таблицы, так как вы сообщить программе, какие именно ячейки она ищет.

Вы можете создать рабочий пример, набрав = SUM (E1: E5) , но есть и другие способы передать эту команду.

Вы можете ввести слово SUM и раскрыть скобки, а затем выбрать ячейки вручную. Вы можете сделать это, удерживая клавишу Control и щелкая отдельные ячейки – также работает перетаскивание нескольких ячеек. В качестве альтернативы вы можете ввести отдельные ссылки на ячейки, разделенные одной запятой, если они не являются последовательными.

Преимущество использования ссылок на ячейки в функциях вместо целых чисел заключается в том, что ваши результаты будут обновляться в зависимости от содержимого этих ячеек. Как только ваши проекты электронных таблиц начнут усложняться, это обязательно пригодится.

Функции предлагают множество полезных возможностей, например, как объединить два столбца в Excel .

7. Интеграция условного форматирования

В последние годы Excel превратился в мощный инструмент для создания информационных панелей, а также обычных электронных таблиц. Создание панели мониторинга в Excel может принести большие выгоды и потребовать больших усилий, в зависимости от ваших потребностей.

Однако условное форматирование может добавить элемент интерфейса к стандартной электронной таблице, и его легко внедрить.

Для этих целей мы будем использовать условное форматирование, чтобы помочь визуально сократить некоторые данные, поэтому выберите что-то, что стоит оценить с первого взгляда, если вы собираетесь попробовать это. Выберите эти данные и перейдите в раздел « Главная» > « Условное форматирование» .

Вы найдете множество различных вариантов форматирования. Мы смотрим на проценты, поэтому панель данных имеет смысл, однако цветовые шкалы и наборы значков также могут эффективно использоваться в соответствующих обстоятельствах.

Помните, что вы можете контролировать аспекты процесса, щелкнув Дополнительные правила в раскрывающемся меню. Если ваше форматирование не обеспечивает достаточной дифференциации, чтобы быть сразу понятным, подумайте о том, чтобы немного изменить правила.

8. Добавление линии тренда на диаграмму.

Ключ к тому, чтобы стать экспертом по Excel, – это знать обо всех многочисленных инструментах, которые предлагает программное обеспечение, чтобы создать идеальную диаграмму для ваших нужд. Линия тренда – это один из многих компонентов, которые вам может потребоваться объединить для достижения этой задачи.

Это дополнение, которое вы внесете в диаграмму после ее создания, чтобы вы могли построить тестовую диаграмму или использовать уже созданную. Когда он будет на месте, вам нужно щелкнуть диаграмму, а затем щелкнуть ярлык элементов диаграммы, проиллюстрированный значком плюса.

Вы можете быстро добавить линию тренда, установив флажок рядом с ней, или вы можете щелкнуть стрелку справа, чтобы получить доступ к более подробным параметрам.

Важнейший элемент здесь – знать, что вы пытаетесь проиллюстрировать. Линия тренда не всегда увеличивает ценность, поэтому тщательно подумайте о данных, которые вы представляете. Также подумайте, вносит ли линия тренда значительный вклад в вашу диаграмму или просто добавляет беспорядка.

Развивайте свои навыки работы с Excel

Всегда есть что узнать об Excel, но вот несколько хороших мест для начала. На сайте поддержки Microsoft Office можно найти множество четко представленных руководств по Excel по всем вопросам, от высокоуровневого использования до простейших задач, которые вы, возможно, захотите выполнить.

В качестве альтернативы, функции Excel являются отличным ориентиром, независимо от того, являетесь ли вы абсолютным новичком или опытным ветераном. Конечно, Excel поможет вам с помощью всплывающих подсказок, когда вы попытаетесь ввести функцию, но хорошо иметь под рукой такой исчерпывающий ресурс, если вы все же окажетесь в затруднительном положении.

Наконец, на есть множество отличных руководств по Microsoft Excel. Начните с изучения того, как работают основные формулы Excel, а затем ознакомьтесь с тем, как переносить данные в Excel по горизонтали , а также познакомьтесь с некоторыми из лучших способов организации документов Excel . Просмотр руководств и чтение материалов по Excel – это самый простой способ быстро изучить Excel.