Что в ms word относится к форматированию документа

Лекция
6

ФОРМАТИРОВАНИЕ
документов
В MS
Word 2010

Цель
лекции. Изучить
общие положения о форматировании.
Рассмотреть приемы работы при
форматировании символов, абзацев и
изменении параметров страниц.

Вопрос
лекции:

1. Положение
   и определение.

2. Форматирование
   символов.

3. Форматирование
   абзацев и межстрочных интервалов.

6.1.
Понятие форматирования

Термин
форматирование
используется тогда, когда идет речь об
изменении внешнего вида
документа.
Подчеркивание слова, выделение абзаца
курсивом, оформление списка, создание
таблицы, изменение поля страницы – все
эти операции относятся к форматированию.

При
создании любого документа приходится
сталкиваться с форматированием. Есть
два способа использования команд
форматирования. Выбор одного из них
зависит от того, какой текст необходимо
форматировать: находящийся в документе
или тот, который необходимо только
набирать.

Для
того чтобы отформатировать существующий
текст, необходимо его выделить, а затем
воспользоваться командами форматирования.
Изменится формат только выделенного
текста.

Чтобы
форматировать новый текст, необходимо
установить курсор в то место, куда будет
помещен текст, а затем воспользоваться
командой форматирования. При этом будет
задан формат текста, который набирается
(печатается).

Что
же в MS Word 2010 относится к форматированию
документа?

1. Изменение
   символов – использование различных
   шрифтов, его размеров и изображения
   (подчеркивание, курсив, полужирный).

2. Форматирование
   абзацев и междустрочных интервалов.

3. Изменение
   полей страниц.

4. Использование
   и установка символов табуляции

5. Создание
   нумеруемых и маркированных списков.

6. Вставка
   номеров страниц, верхних и нижних
   колонтитулов.

7. Размещение
   текста колонками.

8. Использование
   Автоформатирования.

9. Размещение
   данных в таблице.

6.2.
Форматирование символов

Понятие
форматирования символов используется
тогда, когда речь идет об атрибутах
символов. Шрифт, размер, подчеркивание,
полужирное изображение – все это примеры
форматирования символов. Формат символа
можно применить как к одной букве, так
и ко всему документу.

Внешний
вид текста определяется тем, как выглядит
шрифт, что используется в нем. Шрифт
определяет стиль текста. Стиль шрифта
указывается в его названии. Размер
шрифта определяется количеством точек.
Одна точка равна 1/72 дюйма. По умолчанию
устанавливаются следующие атрибуты
шрифта: название – Times New Roman и размер –
12 пунктов.

Форматирование
символов (в том числе и в ячейках таблиц)
производится командами, находящимися
во вкладке Главная.
Основные команды для форматирования
шрифта находятся в разделе Шрифт
(см.
рис. 6.1).

Нажатием на уголок этого раздела
открывается диалоговое окно Шрифт,
в котором можно установить эти и другие
атрибуты шрифта. При необходимости
можно произвести более тонкие настройки,
открыв окно Текстовые
эффекты (см.
рис. 6.1).
Используя вкладку Дополнительно
окна Шрифт,
можно установить разреженный или плотный
шрифт и др.

Рис.
6.1. Вкладки и окна для форматирования
шрифта

6.3.
Форматирование абзацев

6.3.1.
Понятие абзаца

Абзацем
называется фрагмент текста от одного
нажатия клавиши Enter
до следующего. Абзацем также является
фрагмент от начала документа до первого
нажатия клавиши Enter.
В ячейках таблицы абзацем является
фрагмент от начала ячейки до ближайшего
нажатия клавиши Enter
или знака конца ячейки.

Абзацы
могут иметь разный размер: от одной
строки из одного знака до любого
количества строк. Может существовать
пустой абзац, не содержащий текста. При
выделении абзаца важно, чтобы в область
выделения был включен непечатаемый
знак конца абзаца, находящийся в правом
верхнем углу в группе Абзац
вкладки Главная
(рис.
6.2).

При
установке параметров для одного абзаца
выделять его не обязательно. Достаточно,
если в этом абзаце будет находиться
курсор. Если же оформляется сразу
несколько абзацев, их необходимо
выделить.

6.3.2.
Инструменты для форматирования абзацев

Word
2010 имеет многочисленные инструменты
для оформления абзацев. Большая часть
их сосредоточена в группе Абзац
вкладки Главная.
Для установки отдельных параметров
можно также воспользоваться мини-панелью
инструментов.

Кроме
того, группа Абзац
имеется также во вкладке Разметка
страницы,
содержащая инструменты для установки
отступов и интервалов между абзацами.

В
то же время, отступы и интервалы между
абзацами и между строками можно установить
в диалоговом окне Абзац,
открывающемся при нажатии на кнопку в
нижнем правом углу группы Абзац
вкладки Главная.

Рис.
6.2. Абзацы
в документе

Для
установки отступов можно пользоваться
горизонтальной линейкой окна документа.
Для отображения линейки установите
соответствующий флажок в группе Показать
вкладки Вид
или специальный значок в верхней части
вертикальной полосы прокрутки

6.3.3. Установка
выравнивания абзацев

Абзацы
документа могут быть выравнены одним
из четырех способов: по левому краю, по
центру страницы, по правому краю, по
ширине страницы. Для этого необходимо
выделить один или несколько абзацев и
нажать соответствующую кнопку группы
Абзац
вкладки Главная.

Для
выравнивания по центру страницы можно
также воспользоваться кнопкой мини-панели
инструментов. Выравнивание по центру
применяют обычно к заголовкам.

Выравнивание
по правому краю применяют к подписям и
в некоторых других случаях, по левому
краю и по ширине — для основного текста.
Выравнивание по ширине означает, что
текст абзаца выровнен по левому и правому
краю одновременно. В Microsoft Word
2010 это делается за счет изменения
интервалов
между словами.

6.3.4. Установка
отступов

Установка
отступа абзаца изменяет положения
текста относительно левого и/или правого
полей страницы. Можно установить отступ
всего абзаца, только первой строки
абзаца или всех строк, кроме первой
(выступ первой строки). Положительное
значение
отступа означает смещение абзаца к
центру страницы, отрицательное — от
центра к краям страницы.

Для
установки отступов можно использовать
«бегунки» на горизонтальной линейке.

При
этом необходимо выделить один или
несколько абзацев и перетащить
соответствующий бегунок горизонтальной
линейки (рис. 6.3).

Если
перетаскивание производить при нажатой
клавише Alt,
то на горизонтальной линейке будут
отображаться точные размеры устанавливаемых
отступов, а также размеры полей страницы.
Отступ
изменится после того, как будет отпущена
левая кнопка мыши.

Рис.
6.3. Установка
отступов абзацев с использованием
горизонтальной линейки

6.3.5. Установка
межстрочных интервалов

Межстрочный
интервал
определяет расстояние
по вертикали между строками текста в
абзаце. Размер интервала
обычно устанавливается количеством
строк. Таким образом, величина межстрочного
интервала
зависит от размера выбранного шрифта.

Для
установки величины интервала
обычно используют кнопку Интервал
группы Абзац
вкладки Главная.

Обычно
текст оформляют с межстрочным интервалом
в 1,0…2,0 строки. По умолчанию при создании
нового документа установлен интервал
1,15.

Для
использования дополнительных возможностей
установки межстрочных интервалов
следует воспользоваться вкладкой
Отступы и интервалы
диалогового окна
Абзац.

Межстрочный
интервал
может быть установлен количеством
строк: Одинарный,
1,5 строки, Двойной, Множитель.
При установке режима Множитель
в счетчике
значение
следует указать число строк интервала
(число строк может устанавливаться с
точностью до 0,01 строки). Во всех этих
случаях величина межстрочного интервала
зависит от размера выбранного шрифта.
Например, при размере шрифта
14 пт. величина одинарного интервала
составляет также 14 пт (≈ 4,94 мм), полуторного
— 21 пт (≈ 7,4 мм), а с множителем 0,98 — 13,72 пт
(≈ 4,84 мм). Установка интервала
может использоваться для подгонки
размера документа под заданные параметры
страницы. Например, на листе бумаги
формата А4 с верхним и нижним полями по
2 см может поместиться 52 строки текста,
оформленного шрифтом 12 пт. с одинарным
интервалом. При установке интервала
в 0,97 строки на такой же странице можно
разместить 54 строки. При этом разница
в интервалах между строками составит
всего примерно 0,13 мм, что практически
не отразится на внешнем виде документа.

При
установке интервала
Точно
в счетчике
Значение
следует указать значение интервала.
По умолчанию значение указывается в
пунктах (пт) с точностью до 0,05 пт, но, при
желании, значение можно указать в
сантиметрах или миллиметрах. Для этого
следует в поле счетчика ввести число и
через пробел — сокращение см
или мм
— например, 1 см
или 15 мм.
Такой интервал
останется постоянным при изменении
размера шрифта
и используется, например, при подготовке
документов для печати на линованной
бумаге.

Выводы.
Термин
форматирование
употребляется тогда, когда идет речь
об изменении внешнего вида
документа. Подчеркивание слова, выделение
абзаца курсивом, оформление списка,
создание таблицы, изменение поля страницы
– это операции форматирования.

При
создании любого документа приходится
сталкиваться с форматированием. Есть
два способа использования команд
форматирования. Выбор способа зависит
от того, какой текст необходимо
форматировать — тот, что уже содержится
в документе или тот, который необходимо
только набирать.

Вопрос
для самоконтроля:

1. Что
   в MS Word относится к форматированию
   документа?

2. Перечислите
   действия, которые необходимо выполнить
   при форматировании шрифта.

3. Каким
   образом отформатировать абзац?

4. Как
   установить межстрочный интервал?

5. Какая
   часть линейки показывает текущую
   установку полей.

6. Дайте
   определение понятию Отступ.

7. К
   каким элементам текста применяется
   Отступ?

8. С
   помощью каких элементов линейки можно
   форматировать абзацы?

5

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

In MS Word there are multiple types of formatting we can apply to a given text such as Fonts, Font Styles, Font Colors, Font Sizes, Text Highlight Colors, Clearing Formats, Change Cases, etc. Let us apply these techniques to some texts in the Word Processor and see what result it produces.

Font

Fonts are used to change the display of the text or Word Document, look more appealing, and as per the requirement of the situation. There are multiple types of fonts available in MS Word-like: Calibri, Times New Roman, Algerian, Arial, Century, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the font of.

Step 2: Now, select the font of your choice from the Home menu bar in MS Word.

Result:

Font Style

Font Styles are used to change the Look ability of the text or give more emphasis on some texts in the Word Document. There are three types of font styles in MS Word: Bold, Italics, and Underline.

Steps to Apply Bold Font Style:

Step 1: Select the text you want to change the Font Style.

Step 2: Now, select the Font Style of your choice from the Font Style bar under the Home menu bar. 

Result:

Steps to Apply Italics Font Style:

Step 1: Now, select the Font Style of your choice from the Font Style bar under the Home menu bar. 

Result:

Steps to Apply Underline Font Style:

Step 1: Now, select the Font Style of your choice from the Font Style bar under the Home menu bar.

Result:

You could also use the shortcuts like:

• CTRL+B for Bold
• CTRL+I for Italics
• CTRL+U for Underline

Font Color

Font Colors have wide use in real life when using the Word Document. Be it highlighting the main points of the document or want to convey some important information. There are multiple types of Font Colors available in MS Word-like: Red, Blue, Yellow, Orange, Light blue, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Font Color.

Step 2: Now, select the Font Color of your choice from the Font Color bar under the Home menu bar.

Result:

Font Size

Font Sizes are used to display the text in the Word Document larger or smaller according to our needs. We generally display a heading with a Font Size of 15, Subheadings with a Font Size of 14 or 13, and paragraphs with a Font Size of 12. Many Font Sizes are available in MS Word-like: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Font Size.

Step 2: Now, select the Font Size of your choice from the Font Size bar under the Home menu bar.

Result:

Text Highlight Color

As the name itself suggests, the Text Highlight Color is used to highlight text in the Word Document. There are many Text Highlight Colors available in MS Word-like: Yellow, Bright Green, Turquoise, Pink, Red, etc.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Highlight Colors.

Step 2: Now, select the Color of your choice from the Text Highlight Color bar under the Home menu bar.

Result:

Clear Formats

MS Word provides a feature to clear the pre-formatted text. When we copy some text or information from somewhere it has some formatting applied already, so to remove it and use it according to our need in our Word Document we have to clear the Formatting.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to clear the formatting.

Step 2: Now, select the Clear All Formatting bar under the Home menu bar.

Result:

Change Case

Change Case is used to display the text in the way we want in our Word Document. There are five types of Change Cases available in MS Word-like: Sentence case, Lowercase, Uppercase, Capitalize each word, and toggle case.

Steps to Apply:

Step 1: Select the text you want to change the Case.

Step 2: Now, select the case of your choice from the Change Case bar under the Home menu bar.

Result:

При оформлении официальных документов подход к форматированию текста определяется стандартами. Но и в других случаях правильно оформленный текст будет выглядеть более презентабельно, чем просто напечатанный. Он лучше воспринимается читателем, акцентирует внимание на ключевые слова или фразы. Когда текст аккуратно отформатирован, это повышает уровень автора в глазах читателя. Современные текстовые редакторы позволяют поменять практически любые параметры текста.

Содержание:

1. Что значит форматирование текста в word
2. Какие операции используются
3. Инструменты
• Настройки страницы
• Шрифты
• Интервалы
• Непечатаемые символы
• Табуляция
4. Что еще важно знать
5. Примеры

Что значит форматирование текста в word

Текстовый редактор Microsoft Word — один из наиболее популярных и часто используемых. Он предлагает внушительный набор средств для форматирования документа. Пользователю доступны функции для работы со шрифтом, абзацами, заголовками. В документ можно вставлять рисунки, таблицы, диаграммы, маркированные и нумерованные списки для более структурированного представления информации.

При форматировании устанавливают поля страницы, выравнивание абзацев, междустрочный интервал. Выделяют жирным шрифтом или курсивом наиболее важные слова. Если предполагается цветная печать документа, или просмотр только электронной версии, можно какие-то акценты расставить цветом (за исключением, конечно, официальной документации). Основные приемы форматирования будут рассомотрены далее.

Какие операции используются

Создание читабельного текста требует проработки не только его сути и грамотности, но и внешнего вида. Наравне с опечатками и ошибками, могут отталкивать разъехавшиеся слова или строчки. При оформлении документа выполняется несколько видов операций форматирования. Они могут применяться как для всего документа, так и для конкретного абзаца или отрывка, для этого нужная часть текста должна быть выделена. Какие операции используются для форматирования текста?

• Операции над шрифтом. Выбирается вид символов текста: стиль начертания, цвет, дополнительные эффекты.
• Операции над абзацем. Определяется, как будет выглядеть блок текста: выравнивание, отступы, межстрочные интервалы.
• Операции над страницей. Настраивается размер, ориентация листа, выставляется размер полей документа.

Инструменты

Чтобы понять, как отформатировать текст в ворде, нужно изучить панель инструментов в верхней части программы. Там собраны все функции для выполнения операций форматирования: над шрифтом, абзацем и страницей. Они разбиты по соответствующим группам.

Настройки страницы

Настройки страниц помогают увидеть текст на экране таким, каким он будет на бумаге при печати. К основным параметрам страницы в ворде относятся:

• Поля — расстояния от края страницы до текста с левой, правой, верхней и нижней сторон. Word предлагает несколько типовых схем с уже заданными размерами полей, а также можно настроить свои значения.

  

• Ориентация — определяет, как будет расположена страница: вертикально (книжная) или горизонтально (альбомная).

  

• Размер — ширина и высота листа. Помимо выбора стандартных размеров, можно указать произвольные значения.

  

• Колонки — можно расположить текст по столбцам, как в газетах или журналах. Количество колонок, ширину и отступ для каждой из них задаёт пользователь.

  

Есть ещё несколько функций, которые относятся к форматированию страниц. Можно вставить разрывы страниц, колонок и разделов. Если нужно пронумеровать строки, можно выбрать сквозную нумерацию, или отдельную для каждой страницы или раздела. Расстановка переносов в словах может производиться автоматически или вручную (тогда программа будет запрашивать у пользователя, как правильнее разделить то или иное слово).

Шрифты

Шрифт определяет вид символов (букв, цифр, знаков препинания и других) в документе. Среди характеристик шрифтов можно выделить главные:

• Стиль шрифта — предлагается выбрать из большой коллекции системных шрифтов Windows, а также можно найти в интернете дополнительные: платные и бесплатные.

  
• Начертание — помимо обычного, можно применить курсив, полужирный или полужирный курсив, а также добавить подчёркивание. Стиль и цвет подчёркивания меняется независимо от цвета текста.

  

• Размер — измеряется в пунктах (пт). Допускается вписать дробное значение. Для удобства рядом с окошком размера шрифта есть кнопки для быстрого увеличения или уменьшения размера на 1 пт.

  

• Цвет — имеется стандартная палитра, а также можно выбрать из цветового круга. При желании настраивается эффект градиента.

Кроме того, можно изменить регистр выделенного фрагмента текста (сделать все буквы прописными, строчными или выбрать другие варианты). Есть возможность выделения текста цветом (эффект маркера). Для формул актуально разместить текст выше или ниже уровня основной строки (надстрочные и подстрочные знаки). Предлагается большая коллекция текстовых эффектов: тень, подсветка и другие. Также предусмотрена кнопка для быстрой очистки формата.

Интервалы

Междустрочные интервалы в ворде устанавливаются пропорционально размеру текста. То есть, одинарный интервал равен высоте строки, полуторный — в 1,5 раза больше размера строки и т.д. Можно установить любое значение множителя.

Дополнительно выставляются интервалы перед и/или после абзаца. Они измеряются в пунктах.

Помимо междустрочных интервалов, для абзацев настраиваются отступы слева и справа. Дополнительно устанавливается отступ или выступ первой строки абзаца (так называемая «красная строка»). Величина отступов указывается в сантиметрах.

Непечатаемые символы

Нажатие знака на панели инструментов включает и выключает отображение непечатаемых символов. Необходимость их отображения возникает при сложных действиях с разметкой. В документе могут быть проставлены разрывы строк или разделов, неразрывные пробелы и другие неявные элементы форматирования. Из-за них иногда не сразу удаётся понять, почему «поехал» тот или иной кусок текста. Включив непечатаемые знаки, разобраться с этим станет проще. Также они помогут увидеть, где по ошибке поставлено несколько пробелов подряд.

Табуляция

С помощью установки позиций табуляции можно сделать упрощённое подобие таблицы, только без границ. Чтобы открыть редактор табуляции, нужно развернуть окно «Параметры абзаца», нажав на значок в правом нижнем углу группы «Абзац» панели инструментов, затем нажать кнопку «Табуляция». В поле ввода ввести нужное значение и нажать внизу кнопку «Установить». Для удаления позиции нужно выделить её в списке и нажать «Удалить».

Можно заполнять расстояние от конца предыдущего текста до позиции табуляции точками, дефисами или подчёркиванием. Выбрать способ заполнения следует в этом же диалоговом окне. Здесь же указывается выравнивание текста внутри «ячеек» табуляции.

Есть способ проще: для создания позиций табуляции на линейке над документом нужно нажать левой кнопкой мышки в том месте, где планируется начать новую «ячейку», чтобы появился маленький уголок. Двойной клик по нему откроет окно параметров табуляции.

Чтобы использовать установленные позиции табуляции при наборе текста, нужно после текста одной «ячейки» нажать клавишу Tab на клавиатуре, и курсор перейдёт к следующей позиции (если выбран заполнитель, то оставшееся пространство забьётся выбранным символом). Удобно использовать табуляцию с заполнением, например, при формировании указателя.

Что еще важно знать

Кроме уже рассмотренных функций, есть ещё несколько заслуживающих внимания.

1. Маркированные и нумерованные списки . Помогают визуально структурировать перечисления, описания этапов, пункты договора и т.д. Есть возможность построить многоуровневые списки, то есть с использованием подпунктов. Стиль маркеров, а также оформление и тип нумерации можно менять.

   

2. Выравнивание текста . Выравнивает текст внутри абзаца соответственно по левому или правому краю, по центру, либо по ширине страницы. Чаще всего применяется выравнивание по ширине, тогда текст выглядит аккуратно, отсутствует «рваный» край. Выравнивание по правой стороне может понадобиться для шапки заявлений или подписи.

   

3. Коллекция готовых стилей. В Word есть готовые шаблоны форматирования заголовков, выделений, цитат. Можно создать свои стили.

   

4. Инструмент для записи формул. Word позволяет записать любые формулы с помощью встроенного мощного редактора. В специальное поле можно вставить дроби, индексы, интегралы и другие функции, а также математические знаки.

   

5. Вставка символов. Позволяет вставить специальные знаки и символы, отсутствующие на клавиатуре. Это фонетические знаки, обозначения валют, стрелки, технические знаки, а также буквы алфавитов.

   
6. Колонтитулы. Это одинаковое содержимое в верхней и/или нижней части страниц документа. Также можно автоматически пронумеровать страницы, выбрав нужный формат и расположение нумерации.

   

Примеры

Теория лучше всего закрепляется практикой. На изображениях представлены примеры форматирования шрифта и абзаца в текстах:

Более подробно и наглядно увидеть, как форматировать текст в ворде, можно на видео:

Microsoft Word обладает большим набором инструментов для форматирования. Здесь приведён обзор основных из них. Интуитивно понятный интерфейс программы позволяет, при желании, самостоятельно изучать его возможности на практических примерах. Качественное оформление текста не менее важно, чем его грамотность и чистота. Не стоит им пренебрегать, тем более что современные текстовые редакторы позволяют форматировать тексты в считанные минуты.

• ��
  ������ �������� (��������� ���������, ����������, ������� � �����
  ������, ������������� ��������� � �����, �������� � �.�.)
• �� ������ �������
  (������������ �� ������ ����, �� ������� ����, �� ������ � �� ������;
  ������� ������ � �����; ������ ������ ������; ������� �� � ����� ������;
  ����������� ��������, ���������� ��������� �� �������� � �.�.)
• �� ������ ������� (���������
  �������, ���������� �������, �����, ����������� ������ ��������, ������
  � �������� ������� � �.�.)
• �� ������ ��������
  (������������ �������� �� ��������� �������� ��� �� ������� ��������,
  ��������� ������ �� ������� � �.�.)
• �� ������ ��������� (������
  �������, ���������� � �.�.).

����� � ��� �������� ������, ������� �������������
������������ �������� ��� �������� ������, ������� ����� ��������
������������� �������� �� ������� ����� Enter. � ������ ���������: �����
��������� ������, ���������, ����������, ������ (������������ �
�������������) � �.�.

��� �������������� ��������
����������� ���������� ���� ����� (������ / �����) ��� ������� �� ������
������������ ��������������. �������������� ������� �������������� � �������
���� ������� �����, ������� ����������� �������� ������ / �����.

���������� ��������������
����������� ������ ����� � ������� �����, �������� ������� ������ / ��������
��������������.

����� ������������� ��� ��������
���������� ��������� � ��� �������, �.�. ����� ������������ ���
�������������� ���������. ����� — ��� ����� ������������� ������,
����������� ��� ���������� ������ ��� ������������� �������������.
�������������� ������ � ������� ����� ����������� �������, ��� �������������
������� ������ ������� ������, ��� ��� ���� ������� (�����) �������������
����������� ������ ���������� ������.���������� ��� �������� ����
������:
 

• ����� ������� ��������
  ��������� �������������� ��������, ������� �����, ������, ����������,
  ��������� � ���������
• ����� ������ ��������
  ��������� �������������� �������, ����� ��� ������������� ���������,
  �������, ������������ � ������� ���������. ����� ������� ����� �����
  ��������� ����� ��� ��������� �������������� ��������. �����������
  ������, ������������ � Word, �������� ������� �������

����� ������� �������� ���������
�������������� ������ (��� ������� �������, �� �� ��������� �����������
����� � ����� �������).��� �������� ������ ���������
«�������� 1» �� ���� ������� �������, �� �������� ����� ������ ������ ��
�������� ����� ������ ������ ���������� (�� ���������� ������): �������,
��������� 1, 2, 3.