Data Visualization is the representation of data in a graphical format. It makes the data easier to understand. Data Visualization can be done using tools like Tableau, Google charts, DataWrapper, and many more. Excel is a spreadsheet that is used for data organization and data visualization as well. In this article, let’s understand Data Visualization in Excel.
Excel provides various types of charts like Column charts, Bar charts, Pie charts, Linecharts, Area charts, Scatter charts, Surface charts, and much more.
Steps for visualizing data in Excel:
- Open the Excel Spreadsheet and enter the data or select the data you want to visualize.
- Click on the Insert tab and select the chart from the list of charts available or the shortcut key for creating chart is by simply selecting a cell in the Excel data and press the F11 function key.
- A chart with the data entered in the excel sheet is obtained.
- You can design and style your chart with different types of styles and colors by selecting the design tab.
- In Excel 2010, the design tab option is visible by clicking on the chart.
Example 1:
The Excel data is as follows:
The column chart obtained for the data by following the above steps:
Example 2:
When excel data contains multiple columns and if you want to make a chart for only a few columns, then select the columns required for making the chart and press the ‘F11’ function key or click on the Insert tab and select the chart from the list of charts available.
We can also select the required data columns by doing right-click on the chart and click on the ‘select data‘ option. Now, data can be added or removed for making the chart.
For swapping rows and columns in the chart, use the ‘Switch Row/Column‘ option available in the design tab.
We can also make different types of charts for the same spreadsheet data by clicking on the ‘Change Chart Type’ option in the Design tab.
To make your chart more clear, use the ‘Layout’ tab. In this tab, you can more changes to your chart like editing the chart title, adding labels to your chart, adding a legend, and adding horizontal or vertical grid lines.
Example 3: Formatting Chart Area
To format the chart area, right-click on the chart and select the option ‘Format chart Area‘.
The format chart area provides various options for formatting the chart like Filling the chart with patterns and solid colors, Border colors, Styles for borders, the shadow effect for your chart, and many more. Formatting makes the chart look more attractive and colorful.
Example 4: Creating Sparklines
Sparklines in Excel are small charts that fit in the data cells of the excel sheets.
Steps for Creating Spark Lines:
- Select the Excel data range for sparklines as shown in the below figure.
- Click on Sparklines in the Insert tab and select any one of the three sparklines.
- Add the Location Range and Data Range for the creation of sparklines and click ok.
Finally, the F, G, H columns are displayed with the line, column, and Win/loss sparklines.
We can also color these sparklines by the Design tab as shown below:
We can Mark data points and also change Sparkline Color.
Для того, чтобы сделать из набора цифр стройный график, необязательно идти в Power Point и другие программы. В рамках Excel ты можешь не только проанализировать данные, но и визуализировать их на разных уровнях: от «нарисовать график на салфетке» до «понять, как результаты исследования распределены по миру». Всему этому, а также десяткам других незаменимых в работе функций мы учим на курсе «Excel для карьеры и поиска работы» от Changellenge >> ToolKit.
Сегодня мы познакомимся с режимом Power View в Excel, который сэкономит тебе время и поможет создать визуальные отчеты прямо в Excel. Как?
Сначала подготовим данные для работы в Power View. Для этого нужно перевести их в таблицу. Перейдите во вкладку Insert (Вставка) и выберите Table (Таблица).
Переименовать таблицу можно во вкладке Formulas (Формулы) — просто воспользуйтесь Name Manager (Менеджер Имен). Мы изменим название таблицы на Data. Далее выделяем одну клетку из таблицы, переходим во вкладку Insert (Вставка) и выбираем Power View. По умолчанию Excel переместит несколько столбцов из твоей таблицы в рабочее поле, но их можно легко убрать.
Далее будем вести всю работу в режиме Power View. Он состоит из четырех основных разделов: панель инструментов, рабочее поле, фильтры и поля. На панели инструментов можно выбирать конкретные способы анализа.
«Рабочее поле» — это ваш «экран»: на нем будут отражаться все результаты. В разделе «Фильтры» можно убирать и добавлять категории в данные. Раздел «Поля» отвечает за добавление данных для анализа. Здесь по умолчанию располагается исходная таблица.
Портрет целевой аудитории
Предположим, мы собрали всю необходимую информацию и теперь хотим проанализировать данные в Excel, чтобы создать портрет нашей целевой аудитории. Для этого через раздел «Поля» будем добавлять данные, которые нас интересуют. Например, если мы хотим добавить информацию о возрасте аудитории, необходимо найти соответствующий столбец в таблице и перетащить его в поля. Затем необходимо перенести этот столбец в поля еще раз и там же изменить его свойства на COUNT (Not Blank) или СЧЕТ (Без Пропусков). Так вы получите подобие сводной таблицы в рабочем поле.
Теперь построим график на этих данных. Для этого щелкнем по получившейся таблице и в панели инструментов выберем интересующий нас тип графика: горизонтальные и вертикальные гистограммы разных типов, круговые диаграммы, точечные или линейные графики.
Аналогичным образом добавляем другие данные и получаем информацию о пользователях, собранную в одном месте.
Этот отчет интерактивный. Мы можем выделять какие-то элементы, и вид отчета будет моментально меняться. Например, мы можем увеличить отдельный элемент.
А еще можно выделять интересующие сегменты на одном графике и отслеживать изменения на других. Например, если мы хотим посмотреть все параметры только по людям, обучавшимся по специальности IT, нам достаточно выделить соответствующий столбец в последней гистограмме.
Таким образом при помощи Power View можно создавать интерактивные отчеты прямо в Excel, что существенно упрощает работу.
Хотите больше узнать о работе в Excel?
Мы создали онлайн-курс, на котором учим анализировать данные в Excel, а также использовать самые важные функции этой программы на реальных бизнес-задачах. Вебинары от экспертов с опытом работы в Big3 и Big4, много практики и возможность получить карьерные рекомендации — подробности здесь.
Чтобы проверить, насколько хорошо вы знаете Excel, пройдите тестирование.
Пройти тест >>
Теги
Получите карьерную поддержку
Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.
Возможности бизнес-аналитики в Excel и Office 365
Excel для Microsoft 365 Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 SharePoint в Microsoft 365 Еще…Меньше
По сути, бизнес-аналитика — это набор инструментов и процессов для сбора данных и их превращения в осмысленную информацию, на основании которой можно принимать более эффективные решения. В Office 365 корпоративный, у вас есть возможности бизнес- Excel и SharePoint Online. Эти службы позволяют собирать и визуализировать данные, а также обмениваться информацией с пользователями организации, используя для этого различные устройства.
В этой статье
-
Сбор и визуализация данных в Excel
-
Шаг 1. Получение данных
-
Шаг 2. Визуализация данных
-
Шаг 3. Добавление фильтров
-
Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей
-
-
Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг
-
Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI
Сбор и визуализация данных в Excel
С помощью нескольких простых действий в Excel можно создавать диаграммы и таблицы.
Шаг 1. Получение данных
Приложение Excel поддерживает широкий набор функций для поиска и упорядочения данных.
-
Вы можете импортировать данные из внешних источников (Power Query)Excel создавать диаграммы, таблицы и отчеты.
-
С помощью Power Query можно находить и объединять данные из разных источников, а также организовывать данные в соответствии с вашими потребностями.
-
Вы можете создать модель данных в Excel, содержащую одну или несколько таблиц данных из различных источников. При использовании нескольких таблиц из разных баз данных с помощью Power Pivot можно создавать связи между ними.
-
Функция Мгновенное заполнение позволяет настраивать в таблице данных формат столбцов для отображения информации в определенном виде.
-
Опытные пользователи Excel могут настраивать вычисляемые элементы.
Шаг 2. Визуализация данных
Работая с данными в Excel, можно без труда создавать отчеты.
-
Функция Экспресс-анализ позволяет выбирать данные и сразу просматривать различные способы их визуализации.
-
Вы можете создавать доступные типы диаграмм в Office, которые включают таблицы, графики, линиовые диаграммы, диаграммы с радиолокационными диаграммами и так далее.
-
Можно создавать сводные таблицы и использовать упомянутую функцию Экспресс-тенденции для детального анализа данных. С помощью списка полей для отчета можно определить, какую информацию следует отобразить.
-
Также можно создавать системы показателей с использованием условного форматирования и ключевые индикаторы производительности в Power Pivot, позволяющие моментально увидеть, выполняются ли поставленные цели.
-
Power Map можно использовать для анализа и карты данных на трехмерном глобусе.
Шаг 3. Добавление фильтров
На листы можно добавлять фильтры, такие как срезы и элементы временной шкалы, упрощающие поиск нужной информации.
Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей
При необходимости для анализа данных в книгах можно использовать дополнительные возможности. Например, можно создавать вычисляемые элементы в Excel. К ним относятся:
-
вычисляемые показатели и элементы для отчетов по сводным диаграммам и таблицам;
-
вычисляемые поля для моделей данных.
К началу страницы
Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг
Если ваша организация использует сайты групп, значит, вы — пользователь службы SharePoint Online, которая предоставляет множество вариантов для совместной работы над документами. Вы можете указать Параметры просмотра в браузере и тем самым определить, как будет выглядеть книга.
Для отображения книг можно использовать представление галереи. При этом просматриваемые элементы будут поочередно отображаться в центре экрана.
Если выбрать представление листа, в браузере будут отображаться целые листы книги, как показано на рисунке ниже.
Если книга была добавлена в библиотеку в SharePoint, вы и другие люди можете легко просматривать ее и работать с ней в окне браузера.
Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI
Power BI позволяет получить еще больше возможностей бизнес- Excel и SharePoint Online. Power BI предлагает надежное решение для самостоятельной бизнес-бизнес-бизнес-бизнес-работы в облаке.
Примечание: Возможности бизнес-аналитики не поддерживаются в Microsoft 365 под управлением 21Vianet.
Дополнительные сведения см. в Power BI и бизнес-аналитике Excel и службы Excel (SharePoint Server).
К началу страницы
Нужна дополнительная помощь?
17 марта 2022 г.
Excel — это универсальное программное обеспечение, которое позволяет пользователям создавать электронные таблицы и визуализации, такие как диаграммы. Создание визуализации данных в электронной таблице может дать зрителям более четкое представление о данных, которые они читают, и помочь в организации больших наборов данных. Понимание того, как создать визуализацию данных в Excel, также может помочь вам использовать ее более эффективно, что повысит вашу производительность на работе. В этой статье мы определяем визуализацию данных, показываем, как ее создать, перечисляем различные виды визуализации и даем полезные советы по их созданию.
Визуализация данных в Excel — это представление числовых данных в визуальном формате. Вы можете организовать данные в электронной таблице в более доступном и упорядоченном формате, таком как линейный график, диаграмма Ганта или гистограмма. Диаграммы часто полезны для больших наборов данных или более сложных данных или для отображения тенденций и закономерностей в этих наборах данных. Например, вы можете использовать гистограмму, чтобы сравнить количество собеседований, которые вы посещали каждый месяц года во время поиска работы.
Типы визуализаций данных, которые вы можете создать
Excel предоставляет инструменты для создания различных визуализаций для разных целей, в том числе:
-
Гистограммы: Гистограммы имеют оси X и Y и являются отличными инструментами для визуализации наборов данных с положительными или отрицательными значениями, различными категориями или одной или несколькими сериями данных.
-
Круговые диаграммы. Круговые диаграммы представляют собой круговые диаграммы, отображающие различные значения в процентах от 100, каждое из которых представлено частью круговой диаграммы. Сложные круговые диаграммы могут иметь перекрывающиеся сегменты, отображающие дополнительные данные.
-
Линейные диаграммы. Линейные диаграммы имеют оси x и y и обычно отображают тенденции или закономерности в наборах данных. Линейные диаграммы соединяют точки линиями, что упрощает просмотр связи между числовыми значениями.
-
Гистограммы: эта диаграмма похожа на гистограмму с осями x и y и цветными полосами. Гистограммы обычно отображают распределение различных наборов данных.
-
Временные шкалы: временные шкалы — это горизонтальные графики, отображающие различные события или значения в разные моменты времени. Они часто имеют только ось X, но могут иметь обе для определенных наборов данных.
-
Тепловые карты. Тепловая карта — это визуальное представление концентрации определенных данных в разных областях. Например, вы можете использовать тепловую карту, чтобы показать горячие точки преступности в городе.
Как создать визуализацию данных в Excel
Если вы создаете визуализацию данных для своей электронной таблицы, важно выполнить несколько шагов, чтобы убедиться, что вы используете правильную визуализацию и включаете все свои данные. Выполните следующие шаги, чтобы создать визуализацию данных:
1. Создайте организованную электронную таблицу
Создайте организованную электронную таблицу с правильными метками и информацией. Организованные электронные таблицы легче превратить в визуализацию, поскольку программное обеспечение использует метки и позиционирование, чтобы определить, где разместить данные в визуализации. Дайте название каждому столбцу в электронной таблице и расположите данные так, чтобы каждое число находилось в отдельном столбце. На разных диаграммах заголовки располагаются в разных областях, поэтому вы можете запустить тест, чтобы увидеть, где в визуализации отображаются заголовки столбцов. Вы также можете редактировать названия своих диаграмм позже в процессе.
2. Выделите включенные данные
Создав организованные данные, вы готовы создать визуализацию для этого набора данных. Проведите мышью или пальцем по данным, которые вы хотите визуализировать, выделив данные. Выделение вашей информации сообщает программному обеспечению, что включить в визуализацию, и дает справку о том, как расположить ее в окончательной визуализации. Например, если у вас есть три столбца, которые вы хотите упорядочить в гистограмму, выделите столбцы как группу, а не по отдельности. Вы также можете создать отдельные визуализации для каждой диаграммы, выделив вместо этого один столбец или строку.
3. Выберите «Вставить» и выберите тип визуализации.
Когда ваши данные выделены, вы готовы выбрать тип визуализации. Важно определить, какой вид визуализации лучше всего работает с данными, с которыми вы работаете, чтобы получить более четкое представление. Например, сопоставимые данные могут лучше всего работать с графической диаграммой, тогда как линейная диаграмма может помочь вам визуализировать тенденции и различия между значениями. Определите, какая визуализация вам нужна, затем перейдите на вкладку «Вставка» в верхней части электронной таблицы. Выберите один из нескольких вариантов в меню и нажмите или коснитесь, чтобы использовать этот параметр.
4. Отредактируйте данные и проверьте точность
После создания визуализации все ваши данные отображаются рядом с исходными столбцами в виде визуализации. Вы можете редактировать эту визуализацию по мере необходимости, включая заголовки, оси и детали. Проверьте свою визуализацию, чтобы убедиться, что данные, которые она генерирует, соответствуют исходному набору данных. Вы также можете изменить название диаграммы, добавить информацию к каждой оси или разделу и отправить диаграмму другим пользователям. Если вы хотите поделиться своей диаграммой, вы можете сохранить ее и отправить по электронной почте с помощью облачной службы или службы электронной почты.
Советы по визуализации данных
Вот несколько советов по созданию эффективных визуализаций:
-
Проверьте данные на точность. Ваша визуализация данных может помочь организовать и визуализировать даже самые сложные наборы данных, но важно убедиться, что вы используете точную информацию для достижения наилучших результатов.
-
Используйте цветовое кодирование. Создание визуализации может помочь сделать данные более читабельными, а использование цветового кодирования может помочь разделить различные наборы данных и упростить их идентификацию. Используйте цветовое кодирование для визуализаций, таких как гистограммы и гистограммы.
-
Предоставьте контекст. Ключ или легенда, идентифицирующие некоторые визуальные элементы вашей диаграммы или графика, могут помочь читателям лучше понять, на что они смотрят, и определить отраслевые термины. Это может помочь предоставить контекст для диаграммы, а также заголовок визуализации и заголовки для каждой оси.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.
Как сделать правильное графическое представления большого объема данных для комфортного проведения визуального анализа в Excel? Используя средства программы Excel создадим собственные инструменты для выборочного масштабирования данных и визуальной навигации по данным в истории продаж за большой период.
Подготовка больших данных к графическому представлению и визуализации
Перед тем как приступить к графическому представлению для визуализации больших данных на динамическом графике в Excel, сначала смоделируем ситуацию. На пример, у нас есть статистический отчет ежемесячных продаж по трем видам товаров на протяжении 3-х лет (2019-2021 год). Расположите исходную таблицу отчета в диапазоне ячеек B9:F45, как показано ниже на рисунке:
Необходимо построить гистограмму с накоплением для одновременного отображения показателей количественных продаж по трем группам товаров и их итогового суммарного значения.
Но сначала подготовим исходные данные таблицы. По оси X на графике лучше будут читаться названия месяцев вместо дат. Поэтому между первым «Дата» (B) и втором «Товар 1» (C) столбцом таблицы вставим дополнительный столбец с названием «Месяц» который в своих ячейках будет содержать формулу:
Данная формула состоит из 4-х функций и 3-х частей:
- Формула функций ВЫБОР и МЕСЯЦ позволяет нам преобразовать дату в название месяцев сокращенное до трех букв.
- Функция СИМВОЛ с числом 10 в ее аргументе позволяет нам добавить к текстовому значению символ обрыва строки для переноса текста подписей значений на осе X, который должен уместится под каждым столбцом гистограммы.
- Функция ГОД извлекает из исходных дат значения годов которые будут добавлены к месяцам в подписях оси X, чтобы не путаться к которому году относится тот или иной месяц.
Кроме оформления подписей оси X нам еще необходимо добавить на график подписи итоговых значений. Поэтому нужно добавить еще один столбец «ИТОГО» к исходной таблицы с формулой суммирования показателей всех 3-х видов товаров по каждому месяцу:
Теперь непосредственно переходим к самому построению графика для графического представления и визуализации данных отчета.
Создание визуальной навигации по большим данным в Excel
Для создания отчета в графическом виде выделите не все значения таблицы, а только лишь начиная со второго и по пятый столбец (диапазон ячеек C9:F45) и выберите инструмент «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Гистограмма с накоплением»:
Как видно выше на рисунке такой способ графического представления данных большого объема не лучшее решение для визуализации. При том что для примера мы было взято показатели за 3 года. А если нужно за 10 лет и с показателями ежедневных продаж? В таком случае нужно сделать отдельный график с возможностью отображения за указанные период времени. Сделаем все удобно и красиво максимально используя все возможности программы Excel.
Несмотря на то что созданный нами график не совсем нам подходит мы будем иго использовать в качестве временной шкалы для удобства. Укажите ему новые размеры в дополнительном меню: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Размер» высота – 4см и ширина – 34,93 см (такая ширина соответствует 1320 пикселям). А затем просто разместите его над исходной таблицей:
Далее продолжаем настраивать внешний вид шкалы-графика. Удалите все лишние элементы нажав на кнопку плюс «+» с правой стороны графика где в выпадающем меню «ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ» следует снять все лишние галочки и отметить необходимые согласно рисунку:
Далее, чтобы настроить внешний вид отображаемых столбцов гистограммы, щелкните правой кнопокой мышки по люому ряду и из появившегося контекстного меню выберите опцию «Формат ряда данных». Затем переходим в «ПАРАМЕТРЫ РЯДА» и измеянем значение в опции «Боковой зазор» на 80%. Там же щелкаем на кнопку «Заливка» и указываем желаемый цвет:
Цвета заливки изменяем отдельно для каждого ряда.
С помощью фигуры прямоугольника создадим курсор для временной шкалы-графика. Выберите инструмент «ВСТАВКА»-«Иллюстрации»-«Фигуры»-«Прямоугольник»:
Убираем заливку и устанавливаем черный цвет контура с толщиной 2 пункта для фигуры прямоугольника используя инструмент из ее дополнительного меню «СРЕДСТВА РИСОВАНИЯ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Заливка фигуры» и здесь же «Контур фигуры».
Сначала с правой, а потом с левой стороны курсора создадим еще 2 белых полупрозрачных прямоугольника которые будут закрывать остальную часть шкалы. Это позволит экспонировать значения графика в пределах курсора для навигации по данным:
Кликнув правой кнопкой мышки по новому прямоугольнику выбираем из контекстного меню опцию «Формат фигуры». В появившемся окне настройки параметров фигуры изменяем цвет заливки на белый и здесь же устанавливаем «Прозрачность» — 25%. В разделе опций «ЛИНИЯ» отмечаем «Нет линий».
Элементы управления графическим представлением и визуализацией данных
Навигационный курсор для шкалы – создан, теперь создаем элементы управления. Описание технического задания для функционирования курсора навигации:
- Данный курсор будет уметь изменять свою ширину вмещая в себя показатели за минимум 3 и максимум 12 месяцев. Поэтому следует создать элемент управления для изменения размера курсора.
- Сам курсор не будет перемещаться по шкале, а вместо этого будет смещаться сама шкала относительно курсора. Создадим еще один элемент для перемещения шкалы под курсором.
Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Счетчик» и возле таблицы разместите его:
Из контекстного меню счетчика выбираем опцию «Формат объекта» где на вкладке «Элемент управления» изменяем следующие 3 параметра:
Минимальное значение: 3 – это минимальное количество столбов месяцев на гистограмме-шкале, которые сможет охватывать курсор на шкале, чтобы передать их на большой график.
Максимальное значение: 12 – максимум столбцов месяцев, которые будет охватывать курсор.
Связь с ячейкой: $R$11 – ссылка на ячейку, в которую будет передавать элемент управления счетчик свои текущие числовые значения 3-12.
Аналогичным образом создаем второй элемент управления шкалой выбрав инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Полоса прокрутки». Разместите второй элемент — полосу прокрутки графика возле счетчика под шкалой:
И снова из контекстного меню полосы прокрутки выбираем опцию «Формат объекта» где на вкладке «Элемент управления» изменяем следующие 3 параметра:
Минимальное значение: 0 – это конечная позиция положения временной шкалы, то есть крайнее левое положение.
Максимальное значение: 33 – это число для перемещения курсора при минимальном его размере с охватом в 3 месяца (столбца) для общего количества столбцов (месяцев) на протяжении 3-х лет. То есть: 36-3=33.
Связь с ячейкой: $R$10 – ссылка на ячейку, в которую будет передавать полоса прокрутки свои текущие числовые значения 0-33.
Внимание! Рядом с этой же ячейкой R10 вписываем формулу =33-R10 в ячейке S10. Значения данной ячейки будут использоваться в коде написанных VBA-макросов для оживления шкалы с помощью элементов управления:
Элементы управления шкалой и курсором – созданы. Осталось написать программу макрос для функционирования данной конструкции.
VBA-макрос для интерактивного графического представления с визуализацией данных
Чтобы оживить нашу временную шкалу вместе с курсором создаем макрос. Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Visual Basic» (или нажмите комбинацию клавиш Alt+F11), чтобы прейти в редактор макросов. Там в первую очередь следует создать модуль, в который следует поместить следующий код двух макросов:
Код макроса можно скопировать из блока ниже:
Sub linerange_size()
Dim list As Worksheet
Dim linewindow As Shape
Dim lineright As ShapeSet list = Sheets(«Лист1»)
Set linewindow = list.Shapes(«Прямоугольник 1»)
Set lineright = list.Shapes(«Прямоугольник 2»)
With linewindow
.Width = 27 * ActiveSheet.Range(«R11»).Value
End With
With lineright
.Left = linewindow.Left + linewindow.Width
End With
End SubSub movgchart()
Dim grafik1 As ChartObject
Dim list As WorksheetSet list = Sheets(«Лист1»)
Set grafik1 = list.ChartObjects(«Диаграмма 1»)
With grafik1
.Left = ActiveSheet.Range(«S10»).Value * 27
End WithEnd Sub
Теперь осталось лишь назначить макросы элементам. Кликаем по каждому элементу правой кнопкой мышки и из контекстного меню выбираем опцию «Назначить макрос» для счетчика – linerange_size, а для полосы прокрутки – movgchart.
Перед тем как использовать элементы управления следует подогнать размер доступного пространства для смещения шкалы влево с помощью изменением ширины первого столбца A на рабочем листе Excel:
Только после этого можно воспользоваться элементами управления шкалой и ее курсором.
Масштабирование в графическом представлении с визуализацией в Excel
Теперь наша задача передать в увеличенном формате (как бы приближенно) только ту информацию, которую охватывает курсор на временной шкале гистограммы. Для этого мы будем создавать новую динамическую гистограмму с большим размером столбцов. Но, как и для всех динамических диаграмм, сначала нужно создать имена (именные диапазоны Excel) с формулами, которые послужат динамически изменяемым источником данных для гистограммы.
Для создания именных диапазонов с формулами выберите инструмент: «ФОРМУЛЫ»-«Определенные имена»-«Диспетчер имен». В нем с помощью кнопки создать создаем сразу 4 имени с разными формулами для разных источников данных будущей второй большой гистограммы:
Каждое из 4-х имен является ссылкой на динамически изменяемый формулой диапазон ряда данных гистограммы:
- Месяцы – значения оси X, формула:
- Товар1 – значения для нижнего (зеленого) ряда данных, формула:
- Товар2 – значения среднего (серого) ряда, формула:
- Товар3 – значения для верхнего (оранжевого) рада, формула:
- Итого – значения для подписей столбцов гистограммы, формула:
Теперь переходим непосредственно к процессу построения второй большой гистограммы, которая будет выводить данные курсора в увеличенном виде.
Выделите диапазон ячеек таблицы C9:G12 (2-6 столбцы и несколько строк) и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Гистограмма с накоплением». А затем в дополнительном меню «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Данные» жмем на кнопку «Строка/столбец» чтобы получилось так:
Теперь необходимо добавить подписи данных. Для этого необходимо одним кликом выделить только верхний четвертый ряд «ИТОГО». А дальше нажать на кнопку плюс «+» возле графика (справа) и в выпадающем меню «ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ» отметить опцию «Подписи данных»:
Не снимая выделения с верхнего ряда выбираем инструмент «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Заливка»-«Нет заливки» и где, чтобы скрыть его с виду. А остальные ряды закрашиваем цветами заливки так же, как и первый график, в том же стиле:
Далее переходим к самой главной части этого большого графика. Выберите инструмент: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Выбрать данные»:
Сначала в правом разделе «Подписи горизонтальной оси (категории)» нажимаем на кнопку «Изменить» и изменяем значение в поле ввода «Диапазон подписей оси:» на ссылку именного диапазона (обязательно указываем как внешнюю по правилу работы с источниками данных для диаграммам) =Лист1!Месяцы.
Затем в левом разделе «Элементы легенды (ряды)» кликаем по каждому ряду и для каждого нажимаем на кнопку «Изменить», чтобы изменять второе поле ввода «Значения:» на ссылки имен соответственные названиям рядов. Так же указываем как внешние ссылки на имена, например: =Лист1!Товар1.
После всех изменений жмем на кнопку ОК и наслаждаемся динамическими изменениями второго большого графика в соответствии с изменениями в области курсора.
Визуальная навигация по данным таблицы Excel
И на конец для полной читабельности и визуального представления данных создадим еще курсор для таблицы. Этот курсор будет также соответствовать значениям, отображаемым на графике. Он будет иметь возможность изменять свой размер (диапазон) охвата и перемещаться при использовании тех же самых элементов управления.
Для решения данной задачи воспользуемся условным форматированием и логической формулой. Выделите диапазон табличной части исходных данных =B10:G45 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило». В появившемся окне «Создание правила форматирования» отмечаем опцию «Использование формул для определения форматируемых ячеек» и в поле ввода вводим формулу:
Затем жмем на кнопку «Формат» и задаем желаемый формат оформления цвета ячеек и текста. После нажатия на кнопку ОК на всех открытых окнах наслаждаемся готовым результатом:
Скачать графическое представление больших данных в Excel
Теперь можно комфортно проводить визуальный анализ большого объема данных в Excel. Вы масштабируете размер периода, отображаемого на главном графике с помощью курсора управления. А малый график служит для Вас визуальной картой для навигации по истории продаж на протяжении целого отчета за весь довольно продолжительный период.
С выходом новой версии Microsoft Office появились и новые возможности. Разработчики доработали некоторые компоненты, сделали еще более удобным работу с программами. Нельзя обойти вниманием и Excel 2010 и новые возможности инфографики в нем. Поэтому в данной статье мы на примере расскажем, как работать с новыми компонентами Excel 2010.
Делаем сводную таблицу в Excel
В нашем распоряжении есть достаточно большая таблица. В ней огромное количество столбцов и строк. По этим данным нужно построить что-то вроде отчета, чтобы просмотреть результаты по какой-либо деятельности за определенный период. На вкладке «Вставка» нажимаем кнопку «Сводная таблица». Перед нами открывается диалоговое окно, в котором Excel в качестве диапазона данных выбрал всю таблицу. Нажимаем кнопку «ОК».
Теперь на новом листе появился макет сводной таблицы. В правой части окна перечислены все параметры, которые фигурировали в начальной таблице. Нам необходимо с помощью мыши перетащить их в поле «Название строк». В нашем случае это будут «Даты», «Менеджеры». Такие показатели как: «Объем продаж», «Выручка» и «Прибыль» мы перенесем в поле «Значения». Когда осуществляется перенос параметров в поле, таблица автоматически формируется и изменяется «на лету». Расположение элементов в «Название строк» играет большую роль. Если «Даты» будут расположены выше «Менеджеры», то данные будут разбиты на отдельные блоки по датам. Если же «Менеджеры» будут расположены в списке первыми, то сортировка будет проходить по именам сотрудников.
Когда таблица построена, перейдем к ее оформлению. Для начала изменим цветовую схему, применив к ней шаблон. Переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на кнопку «Форматировать как таблицу». На экране появится список различных шаблонов форматирования, выбираем понравившийся нам и нажимаем на него. Excel автоматически определит границы таблицы, а если они окажутся заданы неверно, выделяем таблицу вручную и нажимаем кнопку «ОК». Таблица поменяла цветовую гамму и появилась возможность сортировки параметров.
Условное форматирование таблицы в Excel 2010
Не всегда удобно просматривать большое число значений и сравнивать их с плановыми. Предположим, что объем выручки на каждого менеджера в месяц должен составлять не менее 100 000 рублей. Но не обязательно оценивать показатели вручную, просматривая каждое значение: проще довериться встроенному компоненту Excel. Выделим область данных. Переходим на вкладку «Вставка — Условное форматирование — Набор значков» и из выпадающего меню выбираем понравившийся шаблон (допу́стим, светофор, так как с ним очень удобно работать). После выбора шаблона перед нами появится окно «Создание правил форматирования». Здесь необходимо напротив этих самых значков ввести показатели, при превышении которых работа сотрудника оценивается как: отличная, удовлетворительная и неудовлетворительная. Показатели вводятся в поле «Значение» напротив каждого из кружков, а параметр «Тип» в данном случае необходимо изменить с «Процент» на «Числа». В данном случае были заданы следующие показатели: 100 и 90 тысяч. (Третий параметр выставляется автоматически таким образом, чтобы включить все оставшиеся значения — в данном случае, меньше «удовлетворительного».) Нажимаем кнопку «ОК».
В ячейках всех значений появились кружки́ трех различных цветов. На основе представленной в таком виде информации намного проще оценить работу менеджеров за определенный период времени. Мы можем сравнить качество работы сотрудников, определить, кто из работников добивается наиболее выдающихся результатов, а кто, наоборот, требует к себе пристального внимания.
Но это еще не последний способ условного форматирования данных. В Excel 2010 появились такие инфографические элементы как «Гистограммы» и «Цветовые шкалы». Рассмотрим их более подробно. Выделим значения в ячейках и переедем «Вставка — Условное форматирование — Гистограммы». В выпадающем меню появится список шаблонов, при наведении на любой из них происходит предпросмотр результата. Выбираем понравившуюся цветовую схему и видим, что ячейки залиты горизонтальными столбцами разной величины. Они отображают в графическом виде те значения, которые присутствуют в ячейках. Если число будет введено со знаком минус, то график сместится в противоположную сторону от ячейки, указывая на отрицательные величины.
Компонент «Цветовые шкалы» заливает ячейку тем цветом, который соответствует введенному в нее значению. К примеру, ячейки с наименьшими значениями будет залиты красным цветом, со средними — желтым, а с наибольшими — зеленым. Цветовая схема может быть подобрана вами индивидуально, но суть примерно остается той же, что при использовании «Набора значков».
Срезы и не только
Но и это еще не все возможности визуализации данных, включенные в пакет Excel 2010. Рассмотрим еще такую удобную функцию, как «Срезы». Выбранные работники отработали в компании весьма внушительный срок и сложно при формировании сводной таблицы выделить ту или иную дату. Есть два способа добраться до определённой даты. Когда мы строим сводную таблицу, в правой части у нас расположены элементы, которые мы можем разместить в различные поля. Обращаемся к элементу «Даты» и вызываем выпадающее меню, путем нажатия на маркер со стрелочкой. Находим пункт «Фильтр по дате». Открывается огромный список с различными вариантами форматирования, нам нужна помесячная сортировка. Открываем «Все даты за период» и выбираем «Октябрь». Сводная таблица значительно сократилась, в ней остались значения только за октябрь. Это первый способ выборки данных.
Второй способ организуется с помощью новой функции «Срез» — интересного инструмента анализа цифровых данных. Перейдем к «Вставка — Срез». Открывается окно «Вставка среза», в нем нужно отметить тот показатель, по которому будет производиться выборка значений, то есть колонку таблицы, по которой вы сможете посмотреть срезы своего отчета. Отмечаем «Даты» и нажимаем кнопку «ОК». На листе отобразится рамка с записанными в нее значениями.
Перетащим ее в любое удобное для нас место и отрегулируем ее размер таким образом, чтобы можно было видеть все представленные в ней значения. Также можно изменить цвет среза, все шаблоны отображаются на верхней панели. Теперь мы можем одним щелчком выбрать определенную дату и увидеть, каких результатов за эти дни добились сотрудники. Данная функция на порядок удобнее, чем «Фильтр по дате», так как она более гибкая. С помощью нее вы можете выбрать сразу несколько значений, по которым будет идти выборка.
Инфокривые
Следующий способ визуального анализа данных — инфокривые. Делаем активной свободную ячейку напротив строк с данными. Во вкладке «Вставка» находим раздел «Инфокривые» (в использованной версии Excel 2010 они назывались почему-то «Сперклайны»). Выделяем диапазон данных (это будет наша строка), и нажимаем кнопку «ОК». Вы можете увидеть, как в выбранной нами ячейке построился мини-график, это и есть инфокривая.
Растянем эту ячейку на все остальные строки, потянув за край с точкой или сделав двойной клик на нем. При желании вы можете изменить стиль инфокривой, его выбор осуществляется на верхней панели в режиме конструктора инфокривой. Полученный график позволяет увидеть тенденцию, тренд. При огромном количестве данных инфокривая дает общий визуальный анализ всего множества. По ней с легкостью можно определить пики и падения, начало роста или его замедление.
Инфокривые бывают трех типов: «График» — как раз его мы и рассматривали; «Столбец» — отображает данные в виде маленьких столбцов, наглядно показывая максимальные и минимальные значения; «Выигрыш/проигрыш» — ячейка как бы разделяется на две части, и в нижней размещаются квадраты с отрицательными значениями, а в верхней — с положительными (ноль не отображается вовсе).
Вывод
Отталкиваясь от материала данной статьи, можно научиться не только быстро оформлять таблицу, но и проводить визуальный анализ данных. Мы познакомились с таким режимом, как сводная таблица, научились производить фильтрацию значений и условное форматирование цифровых значений, составлять срезы. Кроме этого, мы наглядно разобрались с новой функцией под названием «Инфокривые». Нельзя не отметить, что в Excel 2010 добавлены усовершенствования, и практически все новые функции направлены на облегчение труда специалиста и наглядное представление данных. Если вас заинтересовала новая функциональность табличного редактора MS Excel 2010, то вы можете приобрести Microsoft Office 2010 у партнеров компании 1CSoft.
Power View — это надстройка, с помощью которой можно создавать интерактивные графики, диаграммы, карты и таблицы, а также живые отчеты.
Чтобы начать работу с PowerView, необходимо добавить отображение команды, в одну из вкладок Excel, например, «Вставка».
Выполняем довольно простые действия: Выбрать Файл> Параметры> Настроить ленту> Вставка> Создать группу> Новая группа (настраиваемая)> Переименовать в PowerView> выбрать команды> Все команды> найти PowerView> Добавить> созданную группу PowerView (настраиваемая).
Панель Power View — своего рода рабочий лист Excel, но без ячеек. Для того чтобы информация отобразилась на листе PowerView, нужно отметить данные, которые расположены в панели «Поля» PowerView.
Данные будут отображены в виде небольшой сводной таблицы, этот вид присваивается автоматически. Для изменения вида необходимо нажать по вкладке «Конструирование»> «Представление переключателя»:
- Таблица.
- Линейчатая диаграмма. Применяется, когда вам нужно показать несколько рядов информации; информация включает положительные, отрицательные и нулевые значения; нужно сравнить всю информацию по многим категориям.
- Гистограмма: наглядно показывает изменения данных с течением времени и сравнение различных величин. На гистограммах категории расположились по горизонтали и значения по вертикали.
- Другая диаграмма показывает данные в виде одной из трех диаграмм: точечная, строчная и круговая.
- Карта показывает информацию в виде круговой диаграммы с геоданными.
Надстройка Power View помогает создать однотипные диаграммы и графики, интерактивные отчеты с использованием карточек и мозаики, дашборды, а также точечные и пузырьковые диаграммы с анимацией динамики данных в визуализации.
Интерактивные или анимированные пузырьковые диаграммы наглядно показывают динамику развития с течением времени, при чем строится такая диаграмма с использованием Power View за считанные минуты. Для этого необходимо:
кликнуть по вкладке «Конструирование»> другая диаграмма> точечная диаграмма> перетащить поля> для того чтобы диаграмма стала анимированной и могла во времени и в динамике двигать пузырьки необходимо использовать ось воспроизведения и поместить поле с временным отрезком> нажать кнопку Play на диаграмме.
Диаграмму можно растянуть до размеров слайда, если навести на один из шариков мышку, то можно увидеть всплывающую подсказку с данными, а после нажатия правой кнопкой мыши диаграмма покажет детальную траекторию развития. Диаграмму можно использовать для визуализации развития продаж продуктов, продажи филиалов конкуренции и для много другого.
Согласитесь, не стоит ограничиваться обычными сводными таблицами в Excel, когда можно таким простым способом визуализировать данные и сделать отчеты живыми и интересными для восприятия.