Что такое редактирование данных в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке. Вы также можете изменить содержимое ячейки, введя строка формул.

При редактировании содержимого ячейки Excel режиме правки. Некоторые Excel работают иначе или недоступны в режиме правки.

Если Excel режиме редактирования, в левом нижнем углу окна программы Excel отображается слово Изменить, как показано на рисунке ниже.

Как Excel в режиме правки?

В режиме правки многие команды недоступны. Например, если Excel находится в режиме правки, применить условное форматирование или изменить выравнивание содержимого ячейки невозможно.

Кроме того, клавиши со стрелками немного по-Excel в режиме правки. Вместо того чтобы перемещать курсор из ячейки в ячейку, в режиме правки клавиши со стрелками перемещают курсор в ячейке.

Включить или отключить режим правки

Если вы пытаетесь использовать режим правки, но ничего не происходит, возможно, он отключен. Вы можете включить или отключить режим правки, изменив параметр Excel редактирования.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

-ИЛИ-

Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , Excel параметры ,а затем выберите категорию Дополнительные параметры.
В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.
- Чтобы включить режим правки, выберите элемент Разрешить редактирование непосредственно в ячейках.
- Чтобы отключить режим правки, сключим поле Разрешить редактирование непосредственно в ячейках.

Перейдите в режим правки

Чтобы начать работу в режиме правки, сделайте следующее:

Дважды щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить.

При этом запускается режим правки, и курсор находится в ячейке, которую вы дважды щелкнули. Содержимое ячейки также отображается в панели формул.
Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, а затем щелкните в любом месте в области формул.

При этом в режиме правки курсор будет расположен в области формул в том месте, где вы щелкнули.
Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, и нажмите F2.

В режиме правки курсор будет курсором в конце содержимого ячейки.

Вставка, удаление и замена содержимого ячеок

Чтобы вставить символы, щелкните ячейку, в которой их нужно вставить, и введите новые символы.
Чтобы удалить символы, щелкните ячейку, в которой их нужно удалить, а затем нажмите кнопку BACKSPACE или выберите символы, а затем нажмите кнопку DELETE.
Чтобы заменить определенные символы, вы выберите их и введите новые символы.
Чтобы включить режим замены, чтобы существующие символы заменялись новыми при вводе, нажмите кнопку ВСТАВИТЬ.

Примечание: Режим перепечатки можно использовать или отключать только в режиме правки. Если включен режим вставки, знак справа от точки вставки выделяется в панели формул и перезаписывается при вводе.
Чтобы начать новую строку текста в определенной точке ячейки, щелкните в том месте, где нужно ввести разрыв строки, а затем нажмите ALT+ВВОД.

Отмена и отмена изменений

Перед нажатием клавиши ВВОД или TAB, а также до или после нажатием клавиши F2 можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить любые изменения содержимого ячейки.

После нажатия вводов или tab можно отменить изменения, нажав CTRL+Z или нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа.

Настройка способа отображения содержимого ячейки

После редактирования содержимого ячейки может потребоваться настроить их отображение.

Иногда в ячейке может отображаться строка вида #####. Это может происходить, если ячейка содержит число или дату, а ширина столбца не позволяет отобразить все необходимые символы. Предположим, например, что ячейка с форматом даты «дд.мм.дд.yyy» содержит дату 31.12.2007 г. Однако ширины столбца хватает только для показа шести символов. В ячейке будет отображаться #####. Чтобы увидеть все содержимое ячейки с текущим форматом, необходимо увеличить ширину столбца.

Изменение ширины столбца
1. Щелкните ячейку, для которой требуется изменить ширину столбца.
2. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.
3. Выделите пункт Размер ячейки и выполните одно из следующих действий.
  - Чтобы подогнать размер ячейки под текст, выберите команду Автоподбор ширины столбца.
  - Чтобы указать большую ширину столбца, щелкните Ширина столбца и введите нужное число в поле Ширина столбца.
    
    Примечание: Также ширину столбца можно увеличить, изменив формат столбца или отдельной ячейки. Например, можно изменить формат даты, чтобы отображался только день и месяц (формат «дд.мм»), например 31.12, или представить число в экспоненциальном формате, например 4E+08.
Если в ячейке несколько строк текста, часть текста может отображаться не так, как нужно. Путем переноса текста в ячейке можно отобразить несколько строк текста.

Примечание: Если Excel режиме редактирования, изменить способ переноса текста невозможно.

Перенос текста в ячейке
1. Щелкните ячейку, в которой требуется выполнить перенос текста.
2. На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите пункт Переносить текст.
  
  Примечание: Если текст является одним длинным словом, символы не будут переносимы; вы можете расширить столбец или уменьшить размер шрифта, чтобы увидеть весь текст. Если после переноса текста в ячейке отображается не весь текст, может потребоваться изменить высоту строки.
  
  На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите в разделе Размер ячейки команду Автоподбор высоты строки.

Выход из режима правки

Чтобы остановить работу в режиме правки, сделайте следующее:

Нажмите клавишу ВВОД.

Excel выйти из режима правки и выбрать ячейку непосредственно под текущей ячейкой.

Вы также можете указать, что при нажатии нажатия ввод вы можете выбрать другую смежную ячейку.
1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
  
  -ИЛИ-
  
  Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , Excel параметры ,а затем выберите категорию Дополнительные параметры.
2. В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.
  - Чтобы выделение оставалось в ячейке, которую вы редактируете, сделайте так, чтобы после нажатия нажатия ввод переместили выделение.
  - Чтобы управлять направлением выделения, выберите после нажатия клавиши ВВОД, переместите выделение, щелкните стрелку рядом с кнопкой Направление ивыберите направление из списка.
Нажмите клавишу TAB.

При этом режим правки перестанет быть изменен и выберет ячейку справа от текущей ячейки. При нажатии shift+TAB ячейка будет выбрана слева.
Щелкните другую ячейку.

Excel выйти из режима правки и выбрать выбранную ячейку.
Нажмите F2.

Excel выйти из режима правки и выйти из курсора.

Источник

Download Article

If you’re not very familiar with Microsoft Excel, it might seem an intimidating program to use. Fortunately, it’s easy to get started. You can type in data, copy and paste it from other documents, and format it with just a few clicks. With a little practice, you’ll be able to quickly enter, edit and manage data in Microsoft Excel.

1
Launch Microsoft Excel. You can locate Excel by clicking the «Start» menu, selecting «All Programs,» selecting «Microsoft Office» and then choosing «Microsoft Excel.» Excel comes with the Microsoft Office suite of products generally packaged with Windows computers and notebooks.
- Mac users who have purchased Excel for Mac will find the program located in their Dock or among by opening «Finder» and then selecting «Applications.»
2
Open a spreadsheet. A blank «workbook» may automatically appear upon opening Excel. Otherwise, you’ll see a «Template Gallery» from which you can either select a new blank workbook or a specially formatted template.
- You may always open a new spreadsheet while working on another workbook in Excel. Simply click on «File» from the menu bar and select the «New Workbook» option.
Advertisement
3
Enter data into desired cells. You may type numbers, words, equations, formulas or functions in any cell after selecting and clicking on it. ^[1]
- When finished with a given cell, press ↵ Enter or Tab ↹ to automatically move to the next cell horizontally.
- You may also create a new line within a cell on which to add more text. Simply enter a «Line Break» by pressing Alt+↵ Enter.
4

Create headings for your columns. Enter text into Row 1 to create column headings for your data. For instance, enter «Name» into cell A1 and “Date” into cell B1 and allow these to serve as your column headers for tracking name and date information.
5
Create a sequenced data series. Excel is able to learn patterns underlying your data and then fill in data based on those pattern to save you time and energy. Begin by establishing a pattern in consecutive cells (e.g. typing «January» in one cell and «February» in the next). Then select the populated cells and click and drag the bottom right corner of your selected rectangle to expand the pattern into new cells. Excel will automatically recognize your established pattern and fill in subsequent cells with «March», «April» and so on.
- Excel can recognize many common patterns such as days of the week, evenly-spaced dates, consecutive numbers and many others.
6
Select a range of cells. To select a range of cells with via your mouse (in order to format or edit larger quantities of data), simply click the beginning or end of a data range and drag your cursor in your desired direction to highlight the appropriate text. There are also a number of helpful keyboard shortcuts enumerated below.^[2]
- Pressing Ctrl and the spacebar extends a selection throughout the column where the original cell is located.
- Pressing ⇧ Shift and the spacebar extends a selection throughout the row where the original cell is located.
- Pressing Ctrl+⇧ Shift and the spacebar or Ctrl+A will select the entire worksheet.
7
Insert row(s). Begin by clicking a row number (this will select the entire row). Select the row that you’d like your new row to go above. Right-click (Control+click on Mac) and select «Insert» from the menu that appears.^[3]
- This function is also available from the «Home» tab by selecting «Insert» from the «Cells» then «Insert Sheet Rows.»
- Inserting multiple rows requires you to select multiple rows above the location in which you wish to place new rows. Simply select the same number of rows that you want inserted below.
8
Insert columns(s). Begin by clicking a column letter (this will select the entire column). Select the column that you’d like your new column to go to the left of. Right-click (Control+click on Mac) and select «Insert» from the menu that appears.
- This function is also available from the «Home» tab by selecting «Insert» from the «Cells» then «Insert Sheet Rows.»
- Inserting multiple columns requires you to select multiple columns to the right of the location in which you wish to place new columns. Simply select the same number of columns that you want inserted to the left.

1

Copy one or more cells. After selecting the cell(s) you wish to copy, right-click and select «Copy» from the menu that appears. Alternately press Ctrl+C (or ⌘ Command+C for Mac users). This will add the selected data to your clipboard.
2

Cut one or more cells. After selecting the cell(s) you wish to cut, right-click and select «Cut» from the menu that appears. Alternately press Ctrl+X (or ⌘ Command+X for Mac users). This will add the selected data to your clipboard.
3
Paste one or more cells. After selecting the cell(s) in which you wish to paste your data, right-click and select «Paste» from the menu that appears. Alternately, press Ctrl (or ⌘ Command for Mac users). This will paste the contents of the copied or cut cell(s).
- If your cell contains a formula, «Paste» will paste the formula not calculated value of the formula. In order to «Paste» cell values, use «Paste Special»
4
Paste cell values instead of formulas. Begin by selecting «Edit» from the «Home» tab and clicking «Paste Special.» Select «Values» from the list of attributes to paste. ^[4]
- Depending on your version of Excel, other options in the «Paste Special» may include «Comments» (text comments which can be added to individual cells), «Formats» (all text formatting selections), or «All» to paste everything at once. ^[5]
5

Delete cell content. Simply select the cell(s) in which you wish to delete text and press Del or right-click and select «Delete» from the menu that appears.
6

Move cells, rows or columns. Highlight your chosen cells and activate the «move pointer» (appearing as four directional arrows for Windows users or as a hand icon for Mac users). Drag to your preferred location to replace any existing data there with the cells you’ve decided to move^[6]
7
Use a formula. Excel uses «formulas» to make calculations within a cell and can reference other cells as part of that calculation. Click the cell in which you wish to enter the formula and then begin by typing «=». Now type a mathematical formula and click «Enter». Excel will display the results (not the formula itself).
- You can also learn more about How to Type Formulas in Microsoft Excel
8
Reference values from other cells. Formulas can reference other cells and their values. While typing a formula, simply click a single cell or a range of cells and Excel will automatically populate the cell’s name (e.g., B2, D5) into your formula. Now your formula references that specific cell and will draw a value from it continuously. If the value in the referenced cell changes, the results of your formula will as well.
- You can also reference values from other worksheets. Begin by selecting the cell in which you wish to reference a value, type an «=’ in the formula bar and then type your desired formula immediately after the «=.» After typing the formula, simply click on the tab for the worksheet you wish to reference and then select the desired data range that you want entered into the formula.
9
Track your changes. You can track changes by selecting «Tools» from the menu bar and then clicking «Track Changes.» Finally, select «Highlight Changes.»
- If this option is unavailable, you are in a Read-Only format. Under «Track Changes,» check the option next to «Track changes while editing. This also shares your workbook.» Once this option is selected, then you can make changes and view those changes by selecting this option again and checking the box next to «Highlight Changes.»
10

Add comments. This can be a useful way to discuss edits made on an Excel spreadsheet. Begin by selecting the cell(s) on which you wish to comment. Then select «Insert» from the menu bar and click «Insert Comment» from the menu that appears. A text box will appear in your desired location and allow you to leave a comment.
11

Save your changes. Select «File» from the menu bar and click «Save.» Then select the «Save In» drop-down list button and choose your preferred folder. If you attempt to exit Excel before saving your most recent changes, a dialogue box will appear and ask if you wish to save your changes. You may either click «Save» or «Don’t Save» depending on your preference.

1
View the «Format» ribbon. Be sure that the «Format» ribbon is visible so that you can easily and quickly access a variety of formatting options. Simply click the downward-pointing arrow at the right side of the «Format» ribbon to expand it. This will allow you to adjust font style and size while also making text italicized, bold or underlined. It also gives you shortcut access to several of the functions discussed in formatting steps outlined below. ^[7]
- A right-click on a cell or group of cells also brings up formatting options. After right-clicking the cell(s), select «Format Cells.» This will provide you a number of options with respect to Number (style), Alignment, Font, Border, Patterns and Protection.
2
Wrap your text. This will cause text to wrap around and remain visible within a cell rather than trailing off and becoming obscured by the next cell. Begin by highlighting the cells you wish to adjust. Then, under the «Home» tab, look at the «Alignment» group of buttons and select the «Wrap Text» option.
- You can also adjust your text to fit cells so that columns and rows automatically adjust their width or height (respectively) in order to accommodate the content within a cell. Under the «Home» tab, look at the «Cells» group of buttons and click «Format.» From the «Format» menu, select «Cell Size» and click either «AutoFit Column Width» or «AutoFit Row Height.»
3

Align your text. This will cause your text to be justified on the left, right or center part of the cells. Begin by highlighting the cells you wish to adjust. Then, under the «Home» tab, select the appropriate alignment. You’ll see three buttons with lines oriented so as to demonstrate the side of the cell(s) in which text will begin.
4

Change the numeric style of data. You’ll find several basic numbering styles on the «Format» toolbar itself. Simply select the cell(s) you wish to format and then click the appropriate numeric style located on the toolbar. To access additional styles, right-click on the selected cell(s), click «Format Cells» and then select the «Number» tab. You’ll see a variety of options listed under «Category.»
5

Change your text color. Select the cell(s) for which you wish to adjust the text color. Then, from the «Format» toolbar, click the downward pointing arrow next to «Font Color.» This is the option that looks like a letter «A» with a colored line underneath it. Clicking the arrow with display a menu with a variety of color options.
6

Change your background color. Select the cell(s) for which you wish to adjust background color. Then, from the «Format» toolbar, click the downward pointing arrow next to «Fill Color.» This is the option that looks like a letter paint can with a colored line underneath it. Clicking the arrow with display a menu with a variety of color options.

Add New Question

Question

I want to edit information in an Excel spread sheet, but I can’t alter information in the cells.

Your Excel document may be in «Read Only» mode. After opening Excel, click the «Office Orb» at the upper, lefthand side of the screen and select «Open» to access your desired document. Then click that orb again and select «Save As.» Then select the «Tools» button next to «Save» and click «General Options.» Finally, uncheck the box located next to «Read-only,» click «OK» and select «Save» for the changes to take effect.
Question

How do i change background colors?

First, select the cell(s) for which you wish to change the background color. Then, from the «Format» toolbar, click the downward pointing arrow next to «Fill Color.» This is the option that looks like a letter paint can with a colored line underneath it. Clicking the arrow with display a menu with a variety of color options.
Question

How do I create a worksheet?

A blank «workbook» may automatically appear upon opening Excel. Otherwise, you’ll see a «Template Gallery» from which you can either select a new blank workbook or a specially formatted template. You may always open a new spreadsheet while working on another workbook in Excel. Simply click on «File» from the menu bar and select the «New Workbook» option.

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

You can also create conditional formatting for specific cells (or categories of cells). Under the «Home» tab, choose «Conditional Formatting» from the «Styles» group of buttons. ^[8]
Pressing CTRL Shift and the appropriate directional arrow extends a selection to the last populated cell in the same column or row as the original cell.
Pressing CTRL Shift+⇱ Home extends a selection to the very beginning of the worksheet.

Show More Tips

Thanks for submitting a tip for review!

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 122,101 times.

Is this article up to date?

Источник

ЛЕКЦИЯ 2

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL

1. Ввод данных

Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).

Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.

Рис. 2. Отображение формулы в таблице.

Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:

1)нажать клавиши Enter или Tab;

2)щелкнуть на кнопке ввода строки формул;

3)нажать одну из клавиш управления курсором.

По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо «исчезают» (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или «наползают» на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.

Кроме того, в ячейке могут отобразится данные #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть это число, надо увеличить ширину столбца.

Рис. 3. Отображение «длинных» данных в таблице.

Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.

Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.

При этом во всплывающей подсказке будет выводиться

устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).

Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.

2.Ускоренный ввод данных

ВMicrosoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.

Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если

оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.

Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.

Рис. 5. Средство Автозавершение.

Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.

Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.

Рис. 5. Средство Выбор из списка.

Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает

только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.

Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).

Рис. 7. Маркер заполнения.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1)ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;

2)снова выделить эту ячейку;

3)подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;

4)удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).

Рис. 8.

Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:

1)ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;

2)ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;

3)выделить обе ячейки;

4)удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)

Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.

Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение. После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:

—Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;

—Янв, Фев, Мар, …, Дек;

—Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье

—Пн, Вт, Ср, …, Вс.

Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:

1)ввести в ячейку первый элемент списка;

2)выделить эту ячейку;

3)удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).

Рис. 10. Средство Автозаполнение.

Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:

1)в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

2)в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

3)в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;

4)щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);

5)задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.

Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного

втаблицу списка значений:

1)выделить диапазон ячеек, содержащий список;

2)в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

3)в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

4)в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.

5)щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.

3. Редактирование данных

Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Содержание

Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных
Общие сведения о форме данных
Добавление кнопки «Форма» на ленту
Использование формы данных
Добавление строки данных
Поиск строки с помощью навигации
Поиск строки по определенным условиям
Изменение данных в строке
Удаление строки
Закрытие формы данных
Дополнительные сведения
Формы ввода данных в Microsoft Excel
Применение инструментов заполнения
Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel
Способ 2: создание пользовательской формы

Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных

Если строка данных очень широка и требует многократной горизонтальной прокрутки, рассмотрите возможность использования формы данных для добавления, изменения, поиска и удаления строк.

Общие сведения о форме данных

Форма данных обеспечивает удобный способ ввода и отображения строк данных из диапазонов или таблиц, при котором не нужна горизонтальная прокрутка. Использовать форму данных может быть проще, чем перемещаться между столбцами, когда их слишком много для одновременного отображения на экране. Форму данных можно применять тогда, когда достаточно простой формы с текстовыми полями, в качестве подписей которых используются заголовки столбцов, и когда не требуются сложные или пользовательские возможности, например списки и счетчики.

Microsoft Excel может автоматически создавать встроенные форма данных для диапазон или таблица. Такая форма представляет собой диалоговое окно, в котором все заголовки столбцов отображаются в виде подписей. Каждой подписи соответствует текстовое поле, в которое можно вводить данные для столбца (максимальное количество столбцов — 32). В форме данных можно вводить новые строки, искать строки с помощью навигации, а также (в зависимости от содержимого ячеек) обновлять строки или удалять их. Если ячейка содержит формула, ее результат отображается в форме данных, но саму формулу в форме данных изменить нельзя.

Примечание: Форму данных нельзя распечатать. Кроме того, поскольку эта форма является модальным диалоговым окном, то, пока она открыта, в Excel невозможно воспользоваться командой Печать и кнопкой Печать. При необходимости можно сделать снимок формы (с помощью клавиши Windows Print Screen) и скопировать его в Microsoft Paint или другую программу.

Добавление кнопки «Форма» на ленту

При необходимости добавьте заголовки во все столбцы диапазона или таблицы. На основе этих заголовков создаются подписи для всех полей формы.

Важно: Убедитесь, что в диапазоне данных нет пустых строк.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, куда нужно добавить форму.

Чтобы добавить кнопку формы панели быстрого доступа, сделайте следующее:

Щелкните стрелку рядом с панелью быстрого доступа и выберите пункт Другие команды.

В поле «Выбор команд» щелкните «Все команды «, а затем нажмите кнопку «Форма в списке.

Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

На панели быстрого доступа нажмите кнопку «Форма » .

Важно: Если отображается сообщение «В форме данных слишком много полей», необходимо сократить число столбцов: в форме данных их должно быть не более 32. Один из способов решения этой проблемы (при работы с диапазоном столбцов) — вставить пустой столбец, разбив диапазон на два. Затем, если необходимо, создайте отдельную форму данных для столбцов справа от пустого столбца.

Использование формы данных

Форму данных можно использовать для добавления, поиска, изменения и удаления строк в диапазоне или таблице.

Добавление строки данных

В форме данных нажмите кнопку Добавить.

В открывшейся форме данных введите данные для новой строки в показанных полях.

Чтобы перейти к следующему полю в строке, нажмите клавишу TAB. Чтобы перейти к предыдущему полю, нажмите клавиши SHIFT+TAB.

Указав нужные данные, нажмите клавишу ВВОД, чтобы сохранить изменения и добавить строку в нижнюю часть диапазона или таблицы.

Важно: Если отображается сообщение «Невозможно расширить список или базу данных», это может означать, что существующие данные будут перезаписаны при продолжении. При добавлении строк с помощью формы данных таблицы и диапазоны расширяются вниз. Если при этом могут быть перезаписаны какие-либо данные, то появляется сообщение Невозможно расширить список или базу данных. Измените расположение данных так, чтобы диапазон или таблица могли расширяться вниз от последней строки.

Примечание: До нажатия клавиши ВВОД отменить любые изменения можно с помощью кнопки Вернуть на форме данных. При этом из полей удалятся все внесенные данные.

Поиск строки с помощью навигации

Выполните одно или несколько действий, указанных ниже.

Чтобы последовательно перейти от одной строки к другой, щелкните нужную стрелку на полосе прокрутки в форме данных.

Чтобы перейти сразу через десять строк, щелкните полосу прокрутки между стрелками.

Чтобы перейти к следующей строке в диапазоне или таблице, нажмите кнопку Далее.

Чтобы перейти к предыдущей строке в диапазоне или таблице, нажмите кнопку Назад.

Поиск строки по определенным условиям

Нажмите кнопку Критерии и введите в форму данных условие сравнения.

В форме остаются только те строки, содержимое которых начинается с указанных данных. Например, если в качестве условия сравнения ввести Ша, то будут найдены строки «Шабалин» и «Шашков». Чтобы найти текст, который содержит только определенные символы, в условиях сравнения можно использовать подстановочные знаки.

При создании условий сравнения для фильтров, а также при поиске и замене содержимого можно использовать указанные ниже подставочные знаки.

Любой символ (один)
Пример: условию «стро?а» соответствуют результаты «строфа» и «строка»

Любое количество символов
Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток»

(тильда), за которой следует ?, * или

Вопросительный знак, звездочку или тильду
Пример: условию «ан91

?» соответствует результат «ан91?»

Чтобы найти соответствующие условиям строки, нажмите кнопку Далее или Назад.

Чтобы продолжить добавление, изменение или удаление строк в форме данных, нажмите кнопку Правка.

Изменение данных в строке

Найдите строку, которую нужно изменить.

Измените данные в строке.

Изменив данные, нажмите кнопку ВВОД. Строка будет обновлена.

Переход к следующей строке производится автоматически.

Примечание: До нажатия клавиши ВВОД отменить любые изменения можно с помощью кнопки Вернуть.

Удаление строки

Найдите в форме данных строку, которую нужно удалить.

Нажмите кнопку Удалить.

Предупреждение: Откроется диалоговое окно для подтверждения операции. После подтверждения отменить удаление строки невозможно.

Закрытие формы данных

Чтобы закрыть форму данных и вернуться к листу, нажмите в ней кнопку Закрыть.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

Формы ввода данных в Microsoft Excel

Для облегчения ввода данных в таблицу в Excel можно воспользоваться специальными формами, которые помогут ускорить процесс заполнения табличного диапазона информацией. В Экселе имеется встроенный инструмент позволяющий производить заполнение подобным методом. Также пользователь может создать собственный вариант формы, которая будет максимально адаптирована под его потребности, применив для этого макрос. Давайте рассмотрим различные варианты использования этих полезных инструментов заполнения в Excel.

Применение инструментов заполнения

Форма заполнения представляет собой объект с полями, наименования которых соответствуют названиям колонок столбцов заполняемой таблицы. В эти поля нужно вводить данные и они тут же будут добавляться новой строкой в табличный диапазон. Форма может выступать как в виде отдельного встроенного инструмента Excel, так и располагаться непосредственно на листе в виде его диапазона, если она создана самим пользователем.

Теперь давайте рассмотрим, как пользоваться этими двумя видами инструментов.

Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel

Прежде всего, давайте узнаем, как применять встроенную форму для ввода данных Excel.

Нужно отметить, что по умолчанию значок, который её запускает, скрыт и его нужно активировать. Для этого переходим во вкладку «Файл», а затем щелкаем по пункту «Параметры».
В открывшемся окне параметров Эксель перемещаемся в раздел «Панель быстрого доступа». Большую часть окна занимает обширная область настроек. В левой её части находятся инструменты, которые могут быть добавлены на панель быстрого доступа, а в правой – уже присутствующие.

В поле «Выбрать команды из» устанавливаем значение «Команды не на ленте». Далее из списка команд, расположенного в алфавитном порядке, находим и выделяем позицию «Форма…». Затем жмем на кнопку «Добавить».

Способ 2: создание пользовательской формы

Кроме того, с помощью макроса и ряда других инструментов существует возможность создать собственную пользовательскую форму для заполнения табличной области. Она будет создаваться прямо на листе, и представлять собой её диапазон. С помощью данного инструмента пользователь сам сможет реализовать те возможности, которые считает нужными. По функционалу он практически ни в чем не будет уступать встроенному аналогу Excel, а кое в чем, возможно, превосходить его. Единственный недостаток состоит в том, что для каждого табличного массива придется составлять отдельную форму, а не применять один и тот же шаблон, как это возможно при использовании стандартного варианта.

Как и в предыдущем способе, прежде всего, нужно составить шапку будущей таблицы на листе. Она будет состоять из пяти ячеек с именами: «№ п/п», «Наименование товара», «Количество», «Цена», «Сумма».
Далее нужно из нашего табличного массива сделать так называемую «умную» таблицу, с возможностью автоматического добавления строчек при заполнении соседних диапазонов или ячеек данными. Для этого выделяем шапку и, находясь во вкладке «Главная», жмем на кнопку «Форматировать как таблицу» в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список доступных вариантов стилей. На функционал выбор одного из них никак не повлияет, поэтому выбираем просто тот вариант, который считаем более подходящим.
Затем открывается небольшое окошко форматирования таблицы. В нем указан диапазон, который мы ранее выделили, то есть, диапазон шапки. Как правило, в данном поле заполнено все верно. Но нам следует установить галочку около параметра «Таблица с заголовками». После этого жмем на кнопку «OK».
Итак, наш диапазон отформатирован, как «умная» таблица, свидетельством чему является даже изменение визуального отображения. Как видим, помимо прочего, около каждого названия заголовка столбцов появились значки фильтрации. Их следует отключить. Для этого выделяем любую ячейку «умной» таблицы и переходим во вкладку «Данные». Там на ленте в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» щелкаем по значку «Фильтр».

Существует ещё один вариант отключения фильтра. При этом не нужно даже будет переходить на другую вкладку, оставаясь во вкладке «Главная». После выделения ячейки табличной области на ленте в блоке настроек «Редактирование» щелкаем по значку «Сортировка и фильтр». В появившемся списке выбираем позицию «Фильтр».

Как видим, после этого действия значки фильтрации исчезли из шапки таблицы, как это и требовалось.

Затем нам следует создать саму форму ввода данных. Она тоже будет представлять собой своего рода табличный массив, состоящий из двух столбцов. Наименования строк данного объекта будут соответствовать именам столбцов основной таблицы. Исключение составляют столбцы «№ п/п» и «Сумма». Они будут отсутствовать. Нумерация первого из них будет происходить при помощи макроса, а расчет значений во втором будет производиться путем применения формулы умножения количества на цену.

Второй столбец объекта ввода данных оставим пока что пустым. Непосредственно в него позже будут вводиться значения для заполнения строк основного табличного диапазона.

После этого создаем ещё одну небольшую таблицу. Она будет состоять из одного столбца и в ней разместится список товаров, которые мы будем выводить во вторую колонку основной таблицы. Для наглядности ячейку с заголовком данного перечня («Список товаров») можно залить цветом.

Затем выделяем первую пустую ячейку объекта ввода значений. Переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Проверка данных», который размещен на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Запускается окно проверки вводимых данных. Кликаем по полю «Тип данных», в котором по умолчанию установлен параметр «Любое значение».

Из раскрывшихся вариантов выбираем позицию «Список».

Как видим, после этого окно проверки вводимых значений несколько изменило свою конфигурацию. Появилось дополнительное поле «Источник». Щелкаем по пиктограмме справа от него левой клавишей мыши.

Затем окно проверки вводимых значений сворачивается. Выделяем курсором с зажатой левой клавишей мыши перечень данных, которые размещены на листе в дополнительной табличной области «Список товаров». После этого опять жмем на пиктограмму справа от поля, в котором появился адрес выделенного диапазона.

Происходит возврат к окошку проверки вводимых значений. Как видим, координаты выделенного диапазона в нем уже отображены в поле «Источник». Кликаем по кнопке «OK» внизу окна.

Теперь справа от выделенной пустой ячейки объекта ввода данных появилась пиктограмма в виде треугольника. При клике на неё открывается выпадающий список, состоящий из названий, которые подтягиваются из табличного массива «Список товаров». Произвольные данные в указанную ячейку теперь внести невозможно, а только можно выбрать из представленного списка нужную позицию. Выбираем пункт в выпадающем списке.

Как видим, выбранная позиция тут же отобразилась в поле «Наименование товара».

Далее нам нужно будет присвоить имена тем трем ячейкам формы ввода, куда мы будем вводить данные. Выделяем первую ячейку, где уже установлено в нашем случае наименование «Картофель». Далее переходим в поле наименования диапазонов. Оно расположено в левой части окна Excel на том же уровне, что и строка формул. Вводим туда произвольное название. Это может быть любое наименование на латинице, в котором нет пробелов, но лучше все-таки использовать названия близкие к решаемым данным элементом задачам. Поэтому первую ячейку, в которой содержится название товара, назовем «Name». Пишем данное наименование в поле и жмем на клавишу Enter на клавиатуре.

Точно таким же образом присваиваем ячейке, в которую будем вводить количество товара, имя «Volum».

А ячейке с ценой – «Price».

После этого точно таким же образом даем название всему диапазону из вышеуказанных трех ячеек. Прежде всего, выделим, а потом дадим ему наименование в специальном поле. Пусть это будет имя «Diapason».

После последнего действия обязательно сохраняем документ, чтобы названия, которые мы присвоили, смог воспринимать макрос, созданный нами в дальнейшем. Для сохранения переходим во вкладку «Файл» и кликаем по пункту «Сохранить как…».

В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файлов» выбираем значение «Книга Excel с поддержкой макросов (.xlsm)». Далее жмем на кнопку «Сохранить».

Затем вам следует активировать работу макросов в своей версии Excel и включить вкладку «Разработчик», если вы это до сих пор не сделали. Дело в том, что обе эти функции по умолчанию в программе отключены, и их активацию нужно выполнять принудительно в окне параметров Excel.

После того, как вы сделали это, переходим во вкладку «Разработчик». Кликаем по большому значку «Visual Basic», который расположен на ленте в блоке инструментов «Код».

Последнее действие приводит к тому, что запускается редактор макросов VBA. В области «Project», которая расположена в верхней левой части окна, выделяем имя того листа, где располагаются наши таблицы. В данном случае это «Лист 1».

После этого переходим к левой нижней области окна под названием «Properties». Тут расположены настройки выделенного листа. В поле «(Name)» следует заменить кириллическое наименование («Лист1») на название, написанное на латинице. Название можно дать любое, которое вам будет удобнее, главное, чтобы в нем были исключительно символы латиницы или цифры и отсутствовали другие знаки или пробелы. Именно с этим именем будет работать макрос. Пусть в нашем случае данным названием будет «Producty», хотя вы можете выбрать и любое другое, соответствующее условиям, которые были описаны выше.

В поле «Name» тоже можно заменить название на более удобное. Но это не обязательно. При этом допускается использование пробелов, кириллицы и любых других знаков. В отличие от предыдущего параметра, который задает наименование листа для программы, данный параметр присваивает название листу, видимое пользователю на панели ярлыков.

Как видим, после этого автоматически изменится и наименование Листа 1 в области «Project», на то, которое мы только что задали в настройках.

Затем переходим в центральную область окна. Именно тут нам нужно будет записать сам код макроса. Если поле редактора кода белого цвета в указанной области не отображается, как в нашем случае, то жмем на функциональную клавишу F7 и оно появится.

Теперь для конкретно нашего примера нужно записать в поле следующий код:

Sub DataEntryForm()
Dim nextRow As Long
nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
With Producty
If .Range(«A2»).Value = «» And .Range(«B2»).Value = «» Then
nextRow = nextRow — 1
End If
Producty.Range(«Name»).Copy
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range(«Volum»).Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range(«Price»).Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value
.Range(«A2»).Formula = «=IF(ISBLANK(B2), «»»», COUNTA($B$2:B2))»
If nextRow > 2 Then
Range(«A2»).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(«A2:A» & nextRow)
Range(«A2:A» & nextRow).Select
End If
.Range(«Diapason»).ClearContents
End With
End Sub

Но этот код не универсальный, то есть, он в неизменном виде подходит только для нашего случая. Если вы хотите его приспособить под свои потребности, то его следует соответственно модифицировать. Чтобы вы смогли сделать это самостоятельно, давайте разберем, из чего данный код состоит, что в нем следует заменить, а что менять не нужно.

Итак, первая строка:

«DataEntryForm» — это название самого макроса. Вы можете оставить его как есть, а можете заменить на любое другое, которое соответствует общим правилам создания наименований макросов (отсутствие пробелов, использование только букв латинского алфавита и т.д.). Изменение наименования ни на что не повлияет.

Везде, где встречается в коде слово «Producty» вы должны его заменить на то наименование, которое ранее присвоили для своего листа в поле «(Name)» области «Properties» редактора макросов. Естественно, это нужно делать только в том случае, если вы назвали лист по-другому.

Теперь рассмотрим такую строку:

nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row

Цифра «2» в данной строчке означает второй столбец листа. Именно в этом столбце находится колонка «Наименование товара». По ней мы будем считать количество рядов. Поэтому, если в вашем случае аналогичный столбец имеет другой порядок по счету, то нужно ввести соответствующее число. Значение «End(xlUp).Offset(1, 0).Row» в любом случае оставляем без изменений.

Далее рассмотрим строку

If .Range(«A2»).Value = «» And .Range(«B2»).Value = «» Then

«A2» — это координаты первой ячейки, в которой будет выводиться нумерация строк. «B2» — это координаты первой ячейки, по которой будет производиться вывод данных («Наименование товара»). Если они у вас отличаются, то введите вместо этих координат свои данные.

Переходим к строке

В ней параметр «Name» означат имя, которое мы присвоили полю «Наименование товара» в форме ввода.

.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range(«Volum»).Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range(«Price»).Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value

наименования «Volum» и «Price» означают названия, которые мы присвоили полям «Количество» и «Цена» в той же форме ввода.

В этих же строках, которые мы указали выше, цифры «2», «3», «4», «5» означают номера столбцов на листе Excel, соответствующих колонкам «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Поэтому, если в вашем случае таблица сдвинута, то нужно указать соответствующие номера столбцов. Если столбцов больше, то по аналогии нужно добавить её строки в код, если меньше – то убрать лишние.

В строке производится умножение количества товара на его цену:

.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value

Результат, как видим из синтаксиса записи, будет выводиться в пятый столбец листа Excel.

В этом выражении выполняется автоматическая нумерация строк:

If nextRow > 2 Then
Range(«A2»).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(«A2:A» & nextRow)
Range(«A2:A» & nextRow).Select
End If

Все значения «A2» означают адрес первой ячейки, где будет производиться нумерация, а координаты «A» — адрес всего столбца с нумерацией. Проверьте, где именно будет выводиться нумерация в вашей таблице и измените данные координаты в коде, если это необходимо.

В строке производится очистка диапазона формы ввода данных после того, как информация из неё была перенесена в таблицу:

Не трудно догадаться, что («Diapason») означает наименование того диапазона, который мы ранее присвоили полям для ввода данных. Если вы дали им другое наименование, то в этой строке должно быть вставлено именно оно.

Дальнейшая часть кода универсальна и во всех случаях будет вноситься без изменений.

После того, как вы записали код макроса в окно редактора, следует нажать на значок сохранения в виде дискеты в левой части окна. Затем можно его закрывать, щелкнув по стандартной кнопке закрытия окон в правом верхнем углу.

После этого возвращаемся на лист Excel. Теперь нам следует разместить кнопку, которая будет активировать созданный макрос. Для этого переходим во вкладку «Разработчик». В блоке настроек «Элементы управления» на ленте кликаем по кнопке «Вставить». Открывается перечень инструментов. В группе инструментов «Элементы управления формы» выбираем самый первый – «Кнопка».

Затем с зажатой левой клавишей мыши обводим курсором область, где хотим разместить кнопку запуска макроса, который будет производить перенос данных из формы в таблицу.

После того, как область обведена, отпускаем клавишу мыши. Затем автоматически запускается окно назначения макроса объекту. Если в вашей книге применяется несколько макросов, то выбираем из списка название того, который мы выше создавали. У нас он называется «DataEntryForm». Но в данном случае макрос один, поэтому просто выбираем его и жмем на кнопку «OK» внизу окна.

После этого можно переименовать кнопку, как вы захотите, просто выделив её текущее название.

В нашем случае, например, логично будет дать ей имя «Добавить». Переименовываем и кликаем мышкой по любой свободной ячейке листа.

Итак, наша форма полностью готова. Проверим, как она работает. Вводим в её поля необходимые значения и жмем на кнопку «Добавить».

Как видим, значения перемещены в таблицу, строке автоматически присвоен номер, сумма посчитана, поля формы очищены.

Повторно заполняем форму и жмем на кнопку «Добавить».

Как видим, и вторая строка также добавлена в табличный массив. Это означает, что инструмент работает.

В Экселе существует два способа применения формы заполнения данными: встроенная и пользовательская. Применение встроенного варианта требует минимум усилий от пользователя. Его всегда можно запустить, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Пользовательскую форму нужно создавать самому, но если вы хорошо разбираетесь в коде VBA, то сможете сделать этот инструмент максимально гибким и подходящим под ваши нужды.

Источник

Государственное
автономное учреждение дополнительного профессионального

образования
«Смоленский областной институт развития образования»

Кафедра
психолого-педагогического проектирования

Конспект
лекций:

«Ввод
и редактирование данных в MS Office Excel 2007»

Автор-составитель:

С.В. Гаврыш, ст. преподаватель

Смоленск

2016

В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст,
число, формула. Ввод данных осуществляется

непосредственно в текущую ячейку или в
строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и
в строке формул.

Общие правила ввода данных

1.
Выделите ячейку.

2.
Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку
формул.

3.
Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов:
нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка)
в

строке формул; выделить любую другую ячейку
на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для
удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке
клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши.
Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc
или кнопку Отмена (крестик) в строке формул

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение
составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Текстовые
данные представляют собой строку символов

произвольной длины. Все, что не может
интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как
текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки.
Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней
ячейке, если она пуста. Иначе текст «обрезается», – в этом случае можно
увеличить ширину столбца.

	А	В	С
1	Наименование товара	Цена единицы	Кол-во
2

Расположить текст несколькими строками в одной ячейке
можно двумя способами:

1.
Нажать левый <Alt> + <Enter>.

2.
Вкладка Главная группа Формат кнопка Перенос
текста

3.
Вкладка Главная группа Формат кнопка и в
диалоговом окне на вкладке Выравнивание установить флажок
в поле Переносить по словам. Это действие можно выполнить
предварительно или после ввода текста.

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с
использованием клавиши дефис ( — ). Это может затруднить последующую работу с
данными (сортировки, выборки и т. п.).

Числовые данные – это целые или вещественные
числа. Дробная часть должна отделятся от целой части запятой. Удобнее всего
набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num
Lock) – точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа
автоматически выравниваются по правому краю ячейки.

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины
столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца
может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет
отображено в экспоненциальном формате.

Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается
в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы ####. При этом число
можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении
указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении
ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет
9,99999999999999*10³⁰⁷. Точность представления чисел – 15 разрядов
(значащих цифр).

Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры
простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул

простая дробь отображается
как десятичная .

Для удобства представления больших чисел группы разрядов
при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как
12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов
между разрядами

Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны
обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут
восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке.
После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая
даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой
формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить
формат ячейки.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания
размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число.
Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р
с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента
%). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет
применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой
информации необходимо очистить формат ячейки.

В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по
сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть,
например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые
индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel
автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо
ввести знак апострофа (‘). Этот знак отображается только в строке формул, но не
отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым
треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник
ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально,
то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку.
Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и
выбрать команду Преобразовать в число.

Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и
форматы Дата и Время.

Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900
года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная
дата – 31 декабря 9999 года.

Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число
месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис
(-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не
ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку
следует ввести:

•
12.8.1918 или  12-8-1918 или  12/8/1918.

При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь
идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода
даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

•
12.4.61 или

•
12-4-61 или  12/4/61.

Для дат текущего десятилетия год можно указывать
одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку
достаточно ввести:

•
2.11.2 или

•
2-11-2 или  2/11/2.

Независимо от способа ввода, первоначально
дата в ячейке отображается в полном формате.

При вводе даты текущего года можно ограничиться
вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей.
Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно
ввести:

•
2.11 или  2-11 или  2/11.

Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в
кратком формате

Текущую дату можно ввести
комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4.

Независимо от способа ввода и последующего форматирования
дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Время следует вводить в таком порядке: час, минуты,
секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей
следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для
ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры),
отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время
будет отображено с обозначением РМ

Чтобы ввести текущее
время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl +

Shift + 6.

Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого
необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в
обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть
обязательно.

Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет
приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой
информации необходимо очистить формат ячейки.

Формат числовых данных можно установить:

•
Вкладка Главная
группа
Число кнопка вкладка Число

•
используя кнопки на вкладке Главная группа Число,
которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный,
процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество
десятичных знаков).

Формулы. Ввод формулы всегда должен
начинаться с символа «=» (знак равенства). Формула может содержать числовые
константы,ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные
знаками математических операций.

Скобки позволяют изменить
стандартный порядок выполнения действий.

Замена содержимого

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее,
ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов
числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.)
автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых
данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению.
Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа
Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено
как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

Редактирование содержимого

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в
ячейке или в строке формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо
щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал
мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого
произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо
щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать
текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и
подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового
курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа,
стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для
удобства работы в режиме

редактирования ячейки можно выделять
фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему
левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по
нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты
текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при
нажатой клавише Shift.

Средства автоматизации ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные
данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу
таких средств относятся автозавершение и автозаполнение Автозавершение

При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного
столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в
очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям,
имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов,
вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавиши <Enter>подтверждает
операцию

автозавершения. Если текст должен быть
другим, ввод следует продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автоматический ввод производится только для записей,
которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью
состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. Автозаполнение

В правом нижнем углу текущей ячейки имеется
черный

квадратик – маркер заполнения.

При наведении указателя мыши на этот маркер, он

приобретает форму тонкого
черного крестика.

Протягивание маркера заполнения рассматривается как
операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном
направлении. При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова
сделать ячейку активной и протянуть маркер.

Автозаполнение числами

Протягивание левой кнопкой мыши маркера
ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при
протягивании маркера удерживать клавишу <Ctrl>, то ячейки будут
заполнены последовательными числами (рисунок 2.1).

Рис. 2.1

При протягивании вправо или вниз числовое значение
увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу
протягивания появляется всплывающая подсказка.

При протягивании маркера заполнения правой кнопкой
мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:

·Копировать – все ячейки
будут содержать одно и то же число;

·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные
значения (с шагом арифметической прогрессии 1).

Заполнение числами с шагом отличным от 1 1 способ:

1.
заполнить две соседние ячейки нужными значениями;

2.
выделить эти ячейки;

3.
протянуть маркер заполнения (рисунок 2.2).

Рис. 2.2 2 способ:

1.
ввести начальное значение в первую ячейку;

2.
протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;

3.
в контекстном меню выбрать команду Прогрессия;

4.
в диалоговом окне выбрать тип прогрессии — арифметическая и
установить нужную величину шага (в нашем примере это — 3).

3 способ:

1.
ввести начальное число;

2.
выделить диапазон заполнения;

3.
на вкладке Главная в группе Редактирование Заполнить

Прогрессия;

4.
в диалоговом окне сформулировать правило заполнения.

Автозаполнение текстом

Если ячейка содержит текст и число (например,
Изделие 1), то при протягивании маркера левой кнопкой мыши будет
меняться числовое значение (Изделие 2, Изделие 3,…), а при нажатой
клавише <Ctrl>, содержимое будет скопировано.

Протягивание правой кнопкой вызовет контекстное
меню, в котором выбирается нужная команда.

Если ячейка содержит только текстовые данные,
то протягивание маркера копирует текст, кроме специальных значений, являющихся
назначенными элементами списка. Такими значениями являются, например,
названия дней недели, месяцев. Просмотреть наборы списков и определить новые
списки можно в диалоговом окне Кнопка Microsoft Office кнопка
Параметры Excel выбрать раздел Основные, а затем в группе
Основные параметры работы с Excel нажмите кнопку Изменить списки.

При автозаполнении элементами списков справедливо то же
правило, что и с числами: при протягивании вправо или вниз – увеличение (вперед
по списку), при протягивании влево или вверх – уменьшение (назад по списку).

Для заполнения ячейки текстовым значением, уже имеющимся в
данном столбце, можно использовать команду контекстного меню ячейки

Выбрать из раскрывающегося списка.

Редактирование данных

Изменение содержимого ячейки (способы):

•
активизировать ячейку, ввести новое значение;

•
активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки
формул, внести изменения;

•
дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор),
внести изменения.

Удаление содержимого ячейки (диапазона):

•
активизировать ячейку (выделить диапазон), нажать

клавишу <Delete>;

•
контекстное меню ячейки (диапазона) Очистить

содержимое;

 для текущей ячейки (диапазона)
выполнить на вкладке Главная группа РедактированиеОчиститьОчистить
содержимое.

Выделение фрагментов таблицы

При выделении указатель мыши должен иметь вид белого
крестика. Выделенные ячейки затеняются, кроме той, с которой началось
выделение. Вся группа выделенных ячеек обводится рамкой (рисунок 2.3). Две или
несколько смежных ячеек называют диапазоном и обозначают, указывая через
двоеточие адреса крайних ячеек, например, В2:D5.

Рис. 2.3 Выделить диапазон ячеек:

•
протащить мышь при нажатой левой кнопке от первой до

последней ячейки (для
прямоугольного диапазона – по диагонали);

•
щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавишу <Shift>
и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке;

•
щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавиш>у
<Shift>

и, не отпуская ее,
нажимать навигационные клавиши ().

Выделить несмежные диапазоны ячеек – добавлять
очередные ячейки (диапазоны) к выделению, удерживая клавишу <Ctrl>
.

Выделить весь
столбец – щелкнуть на его заголовке, т.е. на букве.

При этом выделяются все
1048576 ячеек текущего столбца.

Выделить всю строку – щелкнуть на ее
заголовке, т.е. на цифре. При этом выделяются все 16 384 ячейки текущей строки.

Выделить несколько столбцов (строк) –
протащить мышь по их заголовкам при нажатой левой кнопке.

Выделить весь рабочий лист – щелкнуть в
левом верхнем углу рабочей области (на пересечении заголовков строк и столбцов)
или нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + A.

Снять выделение –
щелкнуть на любой ячейке рабочего листа.

Перемещение, копирование данных

Копировать или перемещать можно содержимое отдельной ячейки
или диапазона. Эти операции выполняются двумя основными способами:

1.
перетаскиванием мышью

2.
с использованием буфера обмена.

Первый способ удобен при перемещении на близкое расстояние
небольшого диапазона.

Перетаскивание мышью

Для перемещения содержимого следует навести указатель мыши
на рамку ячейки (диапазона) и, когда он примет вид стрелки,
перетащить при нажатой левой кнопке.

В ходе перетаскивания появляется всплывающая подсказка,
обозначающая точку вставки.

Для выполнения копирования при перетаскивании нужно
удерживать клавишу <Ctrl>.

Перетаскивание правой кнопкой мыши вызовет
контекстное меню, в котором выбирается нужный вариант завершения операции.

Применение буфера обмена

В Excel, как и в любой программе Windows, помещение в буфер
обмена выполняется командами Копировать / Вырезать,
а вставка – командой Вставить. Эти команды выбирают:

 в
контекстном меню текущей ячейки (диапазона),

 на вкладке Главная в группе Буфер обмена,

Место вставки определяется указанием ячейки,
соответствующей левому верхнему углу диапазона, помещенного в буфер обмена. При
выделении же диапазона вставки, необходимо следить, чтобы он по размерам в
точности совпадал с копируемым диапазоном.

Передача информации через буфер обмена имеет в программе
Excel особенности. Вставка данных возможна лишь немедленно после их помещения в
буфер обмена. Выполнение любой другой операции приводит к отмене начатого
процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит,
поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только
в момент вставки в новую позицию.

Чтобы скопированные данные сохранялись в буфере обмена для
дальнейшей работы, необходимо перед началом операции копирования на вкладке Главная
в группе Буфер обмена щелкнуть на кнопке . Панель Буфера
обмена отобразится в области задач окна Excel (в левой части
экрана). В этом случае можно добавлять в буфер новые данные (до 24 элементов),
выполнять другие операции и вставлять данные из буфера в любое время и в любое
приложение Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена до
закрытия всех приложений.

Щелкнув на кнопке Параметры в нижней части
панели буфера обмена, можно установить опцию Собирать данные без отображения
буфера обмена.

Excel позволяет
вставлять из буфера

обмена не только
скопированные значения, но и

форматы, формулы и т.п. Кнопка Вставить в
панели инструментов снабжена стрелкой, раскрывающей список
параметров вставки:

Формулы
– применяется при

копировании формул;

Вставить значения – вставляются только
значения, даже если ячейка содержала формулу; без рамок –
вставка значений без обрамления ячеек; Транспонировать– при
вставке поменять ориентацию ячеек на рабочем листе (с вертикальной на
горизонтальную и наоборот);

Вставить связь – скопированное значение будет
содержать ссылку на исходную ячейку.

Специальная вставка открывает
диалоговое окно для установки дополнительных параметров вставки.

Если команду Вставить вызывать не кнопкой
панели инструментов, а из контекстного меню ячейки вставки (или Главная Буфер
обмена Вставить), то рядом со вставленным
в ячейку значением появится кнопка Параметры вставки (рисунок
2.4), щелчок на которой откроет список параметров (рис. 2.5)

Рис. 2.4

Рис. 2.5

Примечание. Кнопка Параметры вставки появляется
только при вставке скопированных данных, но не вырезанных.

Источники:

Используй компьютер
эффективно. [Электронный ресурс].

URL. http://comp5.ru/Teoria/Excel2007/Excel2.php#_Toc221459888

Источник

Аннотация:
Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы в табличном процессоре Excel.
Содержание работы:
Создание таблицы в Excel.
Ввод данных и формул в таблицу.
Форматирование таблиц.
Порядок выполнения работы:
Изучить методические указания.
Выполнить задания.
Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Запуск программы

Запуск процессора Excel 2007 можно осуществить несколькими способами:

нажать кнопку Пуск >Программы > Microsoft Excel;
если на рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши;
если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel, можно найти название этого файла в перечне документов кнопки Пуск или в соответствующей папке и дважды щелкните по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом.

Элементы экрана

Верхняя строка окна приложения Microsoft Excel называется строкой заголовка (рис. 1.1
рис.
1.1). В ней слева указывается имя программы Microsoft Excel и название рабочей книги Книга 1 (либо открытого файла).

Строка меню располагается под строкой заголовка. Каждое из меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

При работе с Excel всегда можно использовать контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши на активной ячейке, области вычислений, ярлычке листа рабочей книги и т.п. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут быть выполнены в данной ситуации.

Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок – панели инструментов, с помощью которых можно быстро (щелчком мыши по соответствующей кнопке) получить доступ к командам и средствам Excel.

Строка формул располагается под панелями инструментов и демонстрирует адрес текущей ячейки и ее содержимое. Эта строка разделена по вертикали на три секции. В левой секции высвечивается адрес активной ячейки или присвоенное ей имя. В правой секции строки формул отображается содержимое (данные или формула) активной ячейки, если они введены.

Рабочий экран Excel разделен по вертикали на столбцы, а по горизонтали на строки. Столбцам присваиваются имена, соответствующие буквам латинского алфавита, либо числам (в зависимости от выбранного стиля с помощью Главное офисное меню > Параметры Excel > Формулы), а именами строк являются только числа. Области имен столбцов и строк располагаются в верхней (столбцы) и в левой (строки) части и называются заголовками. Пользуясь Excel, можно создать таблицы размером до 256 столбцов (название последнего – IV) и 65536 строк.

Рис.
1.1.
Экран MS Excel

Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейками таблицы. Все ячейки имеют адреса. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она расположена, например, А20, BE6, IA300.

Активная ячейка выделяется жирным контуром (рамкой), называемым табличным курсором. Именно в активную ячейку осуществляется ввод данных.

На экране Excel размещаются две полосы: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице.

Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при создании таблицы сведений. На этой строке выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Правая часть строки состояния показывает значение суммы числовых данных в активной ячейке и состояние включения цифровой клавиатуры (клавиши Num Lock>).

Ввод данных в таблицу

Любая ячейка таблицы может быть заполнена данными. Для ввода данных в ячейку надо щелкнуть левой кнопкой мыши по той ячейке, в которой предполагается разместить информацию (ячейка выделяется рамкой) и начать ввод. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и строке формул. Любая ячейка может содержать данные трех типов – это числа, текст, формулы.

Закончить ввод данных в текущей строке можно нажатием:

клавиши <Enter> – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделением переместится на одну ячейку вниз.
кнопки с «галочкой» на строке формул – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение останется в этой же ячейке;
любой клавиши со стрелкой – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой;
кнопки с крестом на строке формул или клавиши <Esc> – ввод данных будет отменен.

По окончании ввода текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому (по умолчанию). Если выравнивание требуется изменить, нужно воспользоваться командой Главная > Выравнивание или Формат Ячейки, вкладка Выравнивание (контекстное меню). При вводе нецелочисленных данных десятичные знаки определяются с помощью запятой. Если следует изменить десятичный разделитель на точку, надо последовательно выполнить настройки с помощью Панели управления.

Ввод формул

Ввод формулы обязательно должен начинаться со знака равенства «=» и завершаться клавишей <Enter>.

В составе формул могут быть числа, функции, ссылки на адреса и имена ячеек, операторы сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/), круглые скобки для задания приоритетности операций, а также текст заключенный в кавычки. В Excel используют логические операторы сравнения, результатом выполнения которых является логическое значение (Истина или Ложь).

Таблица
1.1.
Основные арифметические знаки и операторы сравнения

Арифметические знаки	Операторы сравнения
+	сложение	=	равно
—	вычитание	<>	не равно
/	деление	>	больше
*	умножение	<	меньше
^	возведение в степень	>=	больше или равно
%	процент	<=	меньше или равно

Когда в одной формуле объединяются несколько операций, операторы выполняются в следующем порядке:

процент (%);
возведение в степень (^);
умножение и деление (*, /);
сложение и вычитание (+, -);
операторы сравнения (=, <>, > ,<, >=, <=).

Операторы с одинаковым приоритетом выполняется слева направо.

Изменить порядок вычисления можно, объединяя выражения в формуле круглыми скобками: выражения в круглых скобках выполняются в первую очередь.

Адреса ячеек в формулы следует помещать с помощью указания мышью на соответствующую ячейку (диапазон ячеек).

После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе выверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно формулы расчета, а не результаты, то следует задать команду Формулы > Зависимости формул > Показать Формулы.

Если результат вычисления формулы или преобразования формата окажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы # # # # # #. Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца.

Организация ссылок

При перемещении или копировании формулы адрес в указанной ссылке изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название относительных ссылок (рис. 1.2.
рис.
1.2).

Рис.
1.2.
Пример относительной ссылки

Для ввода в формулу значения из фиксированной ячейки (адрес которой при копировании или перемещении формулы остается неизменным) используются абсолютные ссылки (рис. 1.3
рис.
1.3). При их обозначении в написании адреса ячейки добавляется знак доллара. (Например, $A$20, $IA200).

В случае изменения только одного значения адреса и фиксации другого используются смешанные ссылки (рис. 1.4
рис.
1.4). Знаком $ фиксируется только имя столбца (например, $А9) или имя строки (например, E$6). Для ввода смешанных и абсолютных ссылок используется клавиша <F4> (курсор в этом случае помещается либо внутрь ссылки, либо после нее).

Рис.
1.3.
Пример абсолютной ссылки

Рис.
1.4.
Пример смешанной ссылки

Автоматическое вычисление сумм

При необходимости суммирования большого количества данных, расположенных в смежных ячейках, может оказаться более удобным воспользоваться встроенной функцией автосуммирования, а не писать длинную формулу с перечислением всех слагаемых. Для этого следует щелкнуть мышью по кнопке Автосумма стандартной панели – при этом в строке формул появится написанная функция суммирования с указанием предлагаемого диапазона ячеек, данные которого подлежат суммированию. Если окажется, что диапазон указан правильно, то необходимо нажать клавишу <Enter>. В противном случае сначала надо ввести исправления в указанный диапазон (щелкнуть для этого по строке формул и ввести новые адреса ячеек), а затем нажать клавишу <Enter>.

Для задания функции автосуммирования сразу нескольких ячеек можно выделить их, а затем нажать кнопку Автосумма.

Если в таблице имеются промежуточные итоги, вычисляемые с помощью автосуммирования, то нажатие кнопки Автосумма приведет к вычислению общего итога как суммирования промежуточных итогов.

Редактирование табличных документов

Перемещение по таблице

При перемещении по таблице (изменение адреса активной ячейки) можно использовать:

четыре клавиши со стрелками, обеспечивающие перемещение во всех четырех направлениях;
клавиши <PgUp> и <PgDn>, осуществляющие поэкранное перемещение выделения соответственно вверх и вниз по таблице;
клавиша <Home>, позволяющая перемещать выделение на начало текущей строки;
клавиши <Ctrl><Home> приводят к перемещению выделения в ячейку A1, а нажатие клавиш <Ctrl><End> вызывает перемещения выделения в последнюю заполненную ячейку таблицы;
щелчок указателя мыши в соответствующей позиции экрана приводит к перемещению выделения в данную ячейку;
для перемещения по таблице можно использовать полосы прокрутки (как это было описано ранее);
можно быстро перейти в любую ячейку таблицы, если нажать клавишу <F5> или задать команду Главная > Редактирование> Найти и выделить > Перейти и ввести адрес этой ячейки или имя диапазона в поле Ссылка.

Выделение фрагментов таблицы

Для редактирования данных, расположенных в нескольких ячейках таблицы, требуется эти ячейки предварительно выделить. Для выделения фрагмента можно использовать несколько способов.

Выделение произвольного непрерывного фрагмента: установить курсор на начало (или конец) выделяемого фрагмента. Далее либо протянуть по всей выделяемой области мышью (при нажатой левой кнопке), либо нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, с помощью клавиш перемещения курсора выделить требуемую область.

Выделение всей строки: щелкнуть мышью по номеру строки или установить подсветку в любой ячейке данной строки и нажать клавиши <Shift><Пробел>,

Выделение всей колонки: щелкнуть мышью на имени столбца или выделить любую ячейку данного столбца и нажать клавиши <Ctrl><Пробел>.

Выделение всей таблицы: щелкнуть мышью по левому углу бордюра (по кнопке расположенной между заголовками строк и столбцов) и нажать клавиши <Ctrl><Shift><Пробел>.

Выделение несмежных областей: возможно двумя способами:

выделить мышью первую область, затем, удерживая клавишу <Ctrl>, перейти к следующей области и выделить ее;
выделить с помощью клавиатуры первую область, затем нажать клавиши <Shift><F8>, перейти во вторую область и выделить ее. Если фрагмент выделен ошибочно, и его выделение необходимо снять, то следует щелкнуть мышью в любой ячейке или нажать любую клавишу управления курсором.

Редактирование табличных данных

Под редактированием табличных данных мы будем понимать: замену одних данных в ячейке на другие, удаление данных из ячейки, перемещение их в другую позицию, вставку строк и столбцов в таблицу и удаление строк и столбцов из таблицы.

Для замены одних данных другими достаточно установить курсор в эту ячейку и ввести новые данные. Для редактирования данных в ячейке надо прежде всего установить курсор в нужную ячейку. Далее можно:

щелкнуть два раза мышью в ячейке или нажать клавишу <F2>. Редактирование в этом случае осуществляется в самой ячейке;
щелкнуть по строке формул и редактировать данные в этой строке.

Для удаления символов можно использовать клавиши <Delete> и <Backspace>, а для управления режимами Вставка / Замещение клавишу <Insert>. По завершению редактирования нажать клавишу <Enter> или кнопку с галочкой в строке формул.

Для удаления содержимого ячейки (или нескольких выделенных ячеек) выделить очищаемую область или установить курсор на очищаемой от данных ячейке, нажать клавишу <Delete> или выполнить команду Очистить содержимое (контекстного меню).

Для перемещения данных в другую позицию выделить их. Далее можно:

задать команду Главная Вырезать панели инструментов из группы Буфер обмена, установить курсор в ту позицию, куда должен быть перемещен выделенный блок, и нажать клавишу <Enter>;
установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и переместить блок в нужную позицию.

Для вставки строки в таблицу установить курсор в любую ячейку строки, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Главная Вставить Строки на лист.

Для вставки столбца в таблицу установить курсор в любую ячейку столбца, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Главная Вставить Столбцы на лист.

Для удаления строк или столбцов из таблицы установить курсор в любую ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которые надо удалить, и задать команду Главная Удалить строки с листа (Удалить столбцы с листа). Можно отметить действие последней команды или последний ввод данных. Для этого надо задать команду Панель быстрого доступа Отменить.

Можно осуществить повтор последней выполненной операции. Для этого следует задать команду Панель быстрого доступа Повторить.

Копирование данных и формул

Если в различных ячейках таблицы должны содержаться одни и те же данные (текст или числа) или формулы, то они могут быть введены один раз, а затем скопированы.

Существует три способа копирования:

Активизировать копируемую ячейку. Задать команду Главная Копировать из группы Буфер обмена или щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, и выбрать Копировать из контекстного меню. Далее выделить ту область куда надо скопировать данные, и нажать клавишу <Enter> или нажать пиктограмму Главная Вставить или выбрать команду Вставить контекстного меню.
Установить указатель мыши на Маркер заполнения (правый нижний угол) копируемой ячейки (при этом курсор принимает форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. После этого снять выделение.
Начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон ячеек куда надо скопировать данные. Выполнить команды Главная Заполнить Вниз (Вправо). Снять выделение.

При копировании формул относительные ссылки на адреса ячеек изменяются в формулах в зависимости от направления копирования. При включении в формулу абсолютных ссылок на адреса, эти адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанные ссылки на адреса, то при копировании в формуле меняется только относительная часть адреса.

Автозаполнение

Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов:

Внести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными.
Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1.
Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду Главная Заполнить из группы Редактирование и указать параметр Прогрессия. Далее задать тип заполняемого ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле Шаг указать приращение.

В ряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые списки (например, последовательность названий дней недели, месяцев и т.п.) или создавать собственные списки автозаполнения для ввода данных.

Для создания списка задать команду Данные Проверка данных, вкладки Списки. Выбрать Новый список и ввести элементы этого списка. Нажать кнопку Добавить.

Для применения списка можно использовать как всю последовательность элементов списка сразу, так и отдельные элементы. Для этого установить курсор в первую ячейку заполняемого диапазона, веси первый элемент списка. Протянуть маркер заполнения по всему ряду.

Режимы вычислений

Выбор ручного или автоматического режима вычислений

Сразу после создания таблицы действует автоматический режим вычислений. Он означает, что при вводе любого значения в любую ячейку таблицы происходит автоматический просмотр всей таблицы и пересчет всех содержащихся в ней формул. Такой режим очень удобен для пользователя, поскольку позволяет не думать о подобных пересчетах при изменении табличных данных. Однако такой режим замедляет работу при больших объемах таблиц. В таких случаях на момент ввода или исправления данных удобней перейти в ручной режим расчета. Для этого задать команду из меню Формулы Вычисление Параметры вычислений Вручную. Вводимые при этом данные не будут сказываться на результатах вычислений по формулам.

Вычисления с точностью «как на экране»

При округлении числовых данных (с использованием кнопки уменьшить разрядность) в памяти компьютера по-прежнему сохраняются неокругленные числа. В этом случае последующие вычисления, например, суммирование округленных данных может привести к кажущимся ошибкам – суммируются не данные, отображенные на экране, а хранящиеся в памяти числа. Данная проблема может быть решена следующим образом: задать команду Главное офисное меню Параметры Excel и выберите категорию Дополнительно. В разделе При пересчете этой книги выберите нужную книгу и установите флажок Задать точность как на экране.

Однако такое решение не может считаться универсальным, поскольку в ряде случаев требуется потеря точности, например, для вычисления сумм, но необходима полная точность, например, для расчета средневзвешенных величин. В этом случае для выполнения округления нужна не кнопка Уменьшить разрядность, а функция =ОКРУГ(). Для ее использования следует установить подсветку в ячейку, содержащую округляемую величину и ввести =ОКРУГЛ(РАСЧЕТНАЯ ФОРМУЛА; ТОЧНОСТЬ).

Далее данная формула может быть скопирована. Проблем с суммированием данных в этом случае не обнаруживается.

Форматирование таблиц

Так же, как и текстовые документы, таблицы подвергаются оформлению для улучшения читаемости, выделение определенных (например, итоговых) данных, задания форматов чисел и точности вычисления.

Процесс форматирования таблиц включает: изменение ширины столбцов и высоты строк, выравнивание содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, шрифтовое оформление, обрамление и заливку.

Для изменения ширины и высоты строки можно использовать одно из следующих действий:

Выделить любую ячейку столбца (или строки), ширину которого требуется изменить, и задать команду Главная Ячейки Формат Ширина столбца и ввести число, определяющее количество знаков стандартного шрифта, или соответственно Формат Высота строки и ввести требуемые значения высоты в пунктах.
Для подбора ширины столбца по самому длинному содержимому ячейки, необходимо установить указатель мыши на линию, расположенную правее имени столбца, и дважды щелкнуть мышью. Или дать команду Главная Ячейки Формат Автоподбор ширины.
Для установки максимально необходимой высоты строки выполнить двойной щелчок по нижней границе строки в области заголовков строк, или дать команду Главная Ячейки Формат Автоподбор высоты.
Установить указатель мыши на линию, правее имени столбца, и протянуть в требуемую сторону (влево – для сужения, вправо – для расширения). Аналогичным образом можно изменить высоту строки.
Для возврата на стандартную ширину задать команду Формат Ширина по умолчанию.
Для скрытия столбца выделить любую ячейку данного столбца и нажать кнопку Главная Ячейки Формат Скрыть или отобразить Скрыть столбцы той же команды.
Для показа скрытого столбца можно: выделить столбцы слева и справа от скрытого; выделить любую его ячейку, а затем нажать кнопку Отобразить той же команды.

Вводимый в ячейку длинный текст можно, например, расположить в несколько подстрок, увеличив тем самым высоту строки – для этого надо выделить соответствующую ячейку, затем задать команду щелчок правой кнопки мыши: Формат Ячейки, выбрать вкладку Выравнивание и включить параметр Переносить по словам.

Иногда требуется введенный в ячейку длинный текст переразместить по нескольким ячейкам по вертикали. В этом случае следует выделить диапазон ячеек, в котором должен разместиться введенный текст, а затем задать команду Главная Заполнить и указать Выровнять.

Для улучшения читаемости таблицы часто приходится использовать различные шрифтовые выделения: подбирать вид и размер шрифта, а также специальные эффекты (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт). Указанные шрифтовые выделения могут быть распространены на всю таблицу, на выделенные ячейки или даже на выделенную часть отдельной ячейки. Далее можно: использовать кнопки панели форматирования для выбора вида шрифта, размера, начертания или задать команду Главная Ячейки Формат Формат ячеек и последующего выбора вкладки Шрифт, где могут быть заданы все те же шрифтовые эффекты.

Изменение вида выравнивания

Вводимые в ячейку текстовые данные по умолчанию выравниваются по левой границе столбца, числовые данные – по правому краю.

Для изменения вида выравнивания по горизонтали и вертикали следует прежде всего, выделить нужную ячейку или выделить требуемые ячейки. Далее можно использовать кнопки панели форматирования или команду (после нажатия правой кнопкой мыши) Формат ячеек вкладка Выравнивание, где могут быть включены параметры:

по горизонтали: по левому краю, по правому краю, по центру и д.р.
по вертикали: по верхнему краю, по нижнему краю, по высоте или по центру и др.

Для размещения текста по центру области из нескольких ячеек поступают следующим образом. Текст вводится в крайнюю ячейку области, затем, начиная с данной ячейки надо выделить всю область и задать команду (после нажатия правой кнопкой мыши) Формат ячеек вкладка Выравнивание, установить параметр Объединить.

Обрамление элементов таблицы

Сетка, показывающая на экране ячейки таблицы, является вспомогательной и не отображается при печати таблицы. Задать или отменить показ на экране сетки можно, включив / выключив параметр Разметка страницы команды Параметры листа Сетка Вид. Для обрамления таблицы линиями, которые реально будут изображаться при печати, следует выделить элемент (ячейку или группу ячеек), затем использовать кнопку Граница панели форматирования или команду Формат > Ячейки, вкладка граница, где можно выбрать тип и цвет линии.

Для заключения каждой из выделенных ячеек в рамку включить параметр Внутренние (а не Внешние) или отдельно каждую границу по левому краю, по нижнему краю, по верхнему краю.

Изменение формата вывода чисел

В зависимости от вида таблицы представленные в ней числовые данные могут иметь различный формат отображения. Для управления этим форматом следует выделить ячейки с числовой информацией. Далее можно:

Задать команду Главная Число и во вкладке Число выбрать нужный формат.
Нажать кнопку Денежный формат панели форматирования – выделенные числа будут переведены в денежный формат. К числу добавляется символ денежной единицы, а также два знака после запятой. Изменение денежной единицы проще всего осуществить, последовательно выполнив действия: Главная Число Финансовый числовой формат Выбрать другой вид валюты.
Нажать кнопку Процентный формат % панели форматирования – выделенные числа будут переведены в процентный формат (число умножается на 100 и в конце концов ставиться знак процента – %).
Нажать кнопку Формат с разделителем панели форматирования – выделенные числа будут переведены в формат тысяч (каждые три знака числа отделяются пробелами и добавляются два знака после запятой).
Нажать кнопку Увеличить разрядность панели форматирования – точность вычисления в выделенных ячейках увеличится на один разряд.
Нажать кнопку Уменьшить разрядность панели форматирования – точность вычисления в выделенных ячейках уменьшится на один разряд.
Для отмены заданного формата и возврата на обычный стиль отображения чисел задать команду Формат Стиль и в поле Имя стиляe выбрать Обычный.

Использование возможностей автоформатирования

Можно значительно сократить время оформления таблиц, если воспользоваться заранее созданными (встроенными) шаблонами форматирования таблиц. Эти шаблоны включают различные виды представления чисел и текста, выравнивание, рамки, узоры, ширину колонок, высоту строк. Для использования встроенных форматов надо выделить необходимый интервал (обычно не включающий заголовок таблицы), а затем задать команду Формат Автоформат и выбрать требуемый вид формата. Для отмены оформления, созданного автоформатом, снова выделите таблицу, задать команду Формат Автоформат и выбрать из списка форматов таблицы пункт нет.

Операции над документами

Запись табличного документа на диске

При первом сохранении нового документа следует задать команду Главная Сохранить или нажать кнопку Сохранить стандартной панели и в поле файл ввести имя файла. При необходимости можно переопределить имена папки и диска.

Для перезаписи на диск уже существующего файла задать команду Главная Сохранить или нажать кнопку Сохранить стандартной панели. При этом перезапись документа производится автоматически на тот же диск и в туже папку, где он находился, без появления диалогового окна.

При необходимости создания копии существующего на диске табличного документа на другом диске, в другой папке или под другим именем следует задать команду Главная Cохранить как и изменить соответствующие атрибуты.

Для записи на диске всех открытых в сеансе работы документов следует задать команду Главная Сохранить рабочую область. При этом все файлы будут записаны на диске как единое рабочее пространство под единым именем. Тогда по команде Открыть с заданием имени рабочего пространства они могут быть сразу все загружены на экран.

Для включения режима автоматической перезаписи редактируемого файла на диск через определенные интервалы времени задать из меню Главное офисное меню Параметры Excel команду Автосохранение каждые, включить в поле мин указать интервал сохранения.

Для выхода из режима создания или корректировки таблицы нажать клавиши <Ctrl><F4> или задать команду Главное офисное меню Закрыть. Если закрываемый документ не был записан предварительно на диск, то на экране появится соответствующий запрос.

Вызов существующего табличного документа

Загрузка таблицы на экран может производиться одним из следующих способов:

Если данный файл является одним из последних отредактированных или создаваемых ранее, то вызов можно произвести, выбрав его имя в нижней части меню Файл.
В общем случае любой файл может быть вызван па экран по команде Главное офисное меню Открыть или нажатии на кнопку открыть стандартной панели. Далее нужно открыть нужную паку или диск, используя кнопки перехода, выбрав его имя в поле Файл или выбрать это имя из списка.
Если при записи файла на диск он был защищен паролем, то по запросу системы ввести пароль.

Создание нового табличного документа

Перед созданием нового документа рекомендуется определить количество листов в новой книге, выбрав Главное офисное меню Параметры Excel и в поле Число листов задать нужное число листов в рабочей книге.

Для создания нового документа задать команду Главное офисное меню Создать, указать значок Новая книга, нажать ОК.

Одновременная работа с несколькими табличными документами

Если пользователь работает одновременно с несколькими Файлами – таблицами, то для перехода от одной таблице к другой можно использовать один из следующих способов:

Если на экране видна часть окна с нужным документом, то достаточно щелкнуть мышью в любой позиции этого окна.
Вызвать меню Окно и в нижней его части выбрать имя нужного документа.
Нажимать клавиши <Ctrl><F6> до тех пор, пока на экране не появится нужный документ.

Для одновременного отображения на экране всех открытых документов задать команду из контекстного меню Панели задач Расположить и выбрать один из следующих параметров: Рядом, Стопкой, Каскадом.

Для копирования данных из одной таблицы в другую, прежде всего, необходимо вызвать оба файла на экран. Выделить копируемый фрагмент в исходной таблице, нажать кнопку Копировать панели инструментов Главная или контекстного меню, перейти указанным выше способом во второй документ, установить курсор в позицию вставки. А далее может быть выбран один из следующих способов:

Если копируются обычные данные ( то есть, текст или числа, но не данные, рассчитанные по формулам), то следует нажать кнопку Вставить стандартной панели или задать команду Главная > Вставить.
Если выполняется копирование числовых значений, рассчитанных по формулам, то следует вызвать команду Главная > Специальная вставка и включить параметр Значения.
Если требуется поддерживать связь скопированных данных во второй таблице с данными исходной таблицы, то следует вызвать команду Главная > Специальная вставка и нажать кнопку Вставить связь.
Если та область таблицы, куда следует выполнить копирование, уже заполнена данными, и надо не просто заместить эти данные новыми, а сложить их, то следует вызвать команду Главная Специальная вставка Сложить.

Предварительный просмотр таблицы перед печатью

До печати табличного документа можно посмотреть его внешний вид, использовав для этого режим предварительного просмотра. Для перехода в данный режим задайте команду Главное офисное меню > Предварительный просмотр или нажать кнопку предварительный просмотр стандартной панели. При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять различные действия:

Кнопки Далее и Назад позволяют листать страницы. Аналогично действуют клавиши <PgUp> и <PgDn>.
Нажатие кнопки Масштаб приводит к укрупнению изображения таблицы на экране. Повторный щелчок мыши по таблице восстанавливает предыдущий вид.
Кнопка Печать осуществляет переход в диалоговое окно печати, в котором может быть задана область печати – вся таблица (параметр все), определенные страницы (параметр страницы и поля с и по) или выделенная область, а также количество экземпляров (параметр Число копий).
При нажатии на кнопку Параметры страницы на экране появляется диалоговое окно, где можно:
- Нажать кнопку Поля и определить поля, включить центрирование по вертикали и горизонтали, указать расстояние от края листа до колонтитула.
- Нажать кнопку Лист. При помощи параметров Печать можно отключить или включить печать табличной сетки и заголовков строк и столбцов. При помощи окна Последовательность вывода страниц можно задать порядок нумерации страниц таблицы.
- Для ввода повторяющегося текста на каждом листе в верхней или нижней его части нажать кнопку Колонтитулы. Далее для ввода в колонтитул предусмотренного программой колонтитула вызвать список для параметра верхние колонтитулы или нижние колонтитулы. В зависимости от того, где должен быть расположен вводимый текст колонтитула (в левой части листа, по центру или в правой части листа) перевести курсор в соответствующий блок. Для задания определенного шрифта следует нажать кнопку с буквой А, а затем выбрать шрифт. Также может быть указана некоторая служебная информация: текущий номер страницы, общее количество страниц в тексте, текущая дата, текущее время, имя файла.
- Нажать кнопку Страница и указать ориентацию бумаги при печати (книжная или альбомная ). В окне Масштаб с помощью параметра Установить можно увеличить или уменьшить в заданной пропорции таблицу, а включив параметр Разместить на, можно указать, на скольких страницах должна быть размещена таблица. С помощью параметра Размер бумаги может быть указан размер бумаги, используя кнопки Свойства.
- Нажатие кнопки Поля приводит к показу полей на листе бумаги. Кроме того, в этом режиме поля могут быть изменены: достаточно установить указатель мыши на одно из полей и протянуть его.

Печать

Для печати табличного документа следует задать команду Главное офисное меню Печать или нажать кнопку Печать стандартной панели. При нажатии кнопки сразу выполняется печать документа. При задании команды Печать на экране появляется диалоговое окно, в котором могут быть заданы дополнительные параметры (например, печать только определенных страниц, нескольких копий и т.п.).

ЗАДАНИЕ

Разработайте таблицу согласно варианту задания (используйте условные данные). Изучите различные способы ввода формул.
Изучите способы выделения, копирования и переноса ячеек, строк и столбцов. Получить копию созданной таблицы, скопировав ее по частям.
Поясните, как и почему изменились формулы в скопированной таблице.
Отформатируйте исходную таблицу «вручную», используя:
форматы данных (числовой, денежный, процент, дата и т.д.);
обрамление и заполнение ячеек;
различные форматы шрифтов;
выравнивание;
изменение высоты строк и ширины столбцов.
Отформатируйте вторую таблицу, используя команду Автоформат из меню Формат.
Подготовьте к печати одностраничный отчет. С этой целью: оформите рабочий лист в виде фирменного бланка, внедрив в левом верхнем углу листа логотип и указав название, адрес и телефон фирмы;
Создайте нижний колонтитул, включающий номер страницы в центре, а справа и слева – фамилии авторов отчета.

Варианты заданий

Вариант 1.

Сравнительная таблица розничных цен на продовольственные товары по городам Северного Кавказа на «__» ____20_г. (руб. за 1 кг).

Товар	Краснодар	Ростов	Ставрополь	Майкоп	Нальчик	Средняя цена
Говядина
Свинина
Птица
Рыба

В ячейки столбца «Средняя цена» ввести любым способом формулы для вычисления среднего значения содержимого ячеек соответствующей строки.

Вариант 2.

Данные о продаже автомобилей в 20_г.

Марка	1 квартал	%	2 квартал	%	3 квартал	%	4 квартал	%
БМВ
Форд
Ауди
Рено
Тойота
Всего

В ячейках столбцов «%» должны быть записаны формулы, вычисляющие для данной марки автомобиля процент от общего числа проданных в данном квартале машин из ячеек строки «Всего».

Вариант 3.

Температура воздуха в городах мира с 1 по 7 января 20___г.

Дата	Москва	Рим	Париж	Лондон	Мадрид
01.01.2013
02.01.2013
03.01.2013
04.01.2013
05.01.2013
06.01.2013
07.01.2013
Средн.Температура
Общая средняя. по всем городам

В ячейки строки «Средняя температура» ввести формулу для вычисления среднего значения температуры в столбце, в строку «Общая средняя по всем городам» – формулу для вычисления среднего от содержимого ячеек строки «Средняя температура».

Вариант 4.

Перечень доходов и расходов за 1-е полугодие.

СтатьяМесяц	Янв.	Февр.	Март	Апр.	Май	Июнь
Доходы
Оклад
Премия
Совместительство
Всего доходов
Расходы
Жилье
Кредит
Питание
Налоги
Другие расходы
Всего расходов
Остаток
Остаток за полугодие

В ячейки строки «Всего доходов» и «Всего расходов» ввести формулы, вычисляющие сумму значений ячеек соответствующего столбца, в ячейках строки «Остаток» должны быть формулы, вычисляющие разность содержимого ячеек строк «Всего доходов» и «Всего расходов», в строке «Остаток за полугодие» – сумма содержимого ячеек строки «Остаток».

Вариант 5.

Выручка от продажи книжной продукции в 200_ г.

Название книги	1 кв.	2 кв.	3 кв.	4 кв.	Процент за год






Всего за год

В ячейках столбца «Процент за год» и строки «Всего за год» должны быть записаны соответствующие формулы.

Вариант 6.

Итоговые экспертные оценки (от 0 до 10 баллов) кандидатов на должность генерального директора фирмы «Аква».

Номер кандидата	Эксперты	Сумма баллов	Процент
1	2	3	4
№1
№2
№3
№4
№5
Всего:

В столбце «Процент» вычисляется процентное отношение ячеек столбца «Сумма баллов» от значения ячейки строки «Всего».

Вариант 7.

Прайс-лист фирмы «Трианон» на 22 декабря 200_ г.

Наименование товара	Розничная цена, руб.	От 10 шт.	От 100 шт.	Свыше 1000 шт.	Диллеры

Формулы в ячейках столбцов «От 10 шт. … Диллеры» должны учитывать, что цена уменьшается на 1 процент по сравнению с предыдущей колонкой.

Вариант 8.

Результаты зимней сессии студентов группы ______

Фамилия И.О.	Математика	Информатика	Иностр. язык	Маркетинг	Сумма	Средний балл

В столбцах «Сумма» и «Средний балл» должны быть введены соответствующие формулы.

Вариант 9.

Анализ цен на товары в конкурирующих фирмах.

Наименование товара	Название фирмы
ВЛАДОС	ОК	Контраст





Сумма, руб.

Вариант 10.

Изменение курса валют за период 1 по 5 марта 2010г.

Дата	Евро	Доллар	Евро/Доллар
1 марта 2010
2 марта 2010
3 марта 2010
4 марта 2010
5 марта 2010
Средний за период
Процент роста

В столбце «Евро/Доллар» должна быть формула для вычисления отношения курсов доллара и марки в соответствующей строке. В строку «Средний за период» вводятся формулы для вычисления среднего значения в столбце, в строку «Процент роста» – формулы для определения процентного прироста курса на 5 марта относительно курса на 1 марта 2010г.

Вариант 11.

Расчет заработной платы за ______ месяц _____г.

	A	B	C	D	E	F
1.	Минимальный размер оплаты труда	4500
2.	Фамилия	Оклад	Аванс	Пенсионный фонд	Подоходный налог	К Выплате
3.	Иванов	20000
4.	Антонов	30500
5.	Борисов	4000
6.	Петров	3900
7.	Лазарев	3700
8.	Николаев	15000
9.	Итого

Произвести расчет незаполненных граф следующим образом:

аванс составляет 40% от оклада;
отчисления в пенсионный фонд равны 1% от оклада;
подоходный налог составляет 12% от разницы между окладом, отчислениям в пенсионный фонд и минимальным размером оплаты труда;
последняя графа равна разнице межу окладом и всеми удержаниями.

Вариант 12.

Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки

Номенклатурный номер	Наименование продукции	Кол-во (шт.)	Цена (тыс.руб.)	% скидки
202	Монитор	5	12	7
201	Клавиатура	25	0,25	5
403	Дискета	100	0,02	10
105	Принтер	2	10	20
204	Сканер	1	8	15

Расчетная формула: гр.5=гр.3*гр.4; гр.7=гр.5*гр.6/100; гр.8=гр.5-гр.7

Вариант 13.

Справка по объемам эмиссии ГКО и доходах бюджета за январь

№ выпуска ГКО	Эмиссия (млрд. руб.)	Выручка (млрд. руб.)	Погашено (млрд. руб.)
21000RMFS	979,69	662,95	433,90
21000RMFS	1998,00	1276,40	1250,70
22000RMFS	2440,89	1409,89	1296,50
23000RMFS	278,53	197,45	145,25
22000RMFS	162,50	118,23	54,64
ИТОГО:

Выполнить все необходимые расчеты следующим образом

графа «Доходы бюджета» = графа «Выручка» – графа «Погашено»,
графа «Средняя взвешенная цена» = графа «Выручка» / графа «Эмиссия» * 100.

Вариант 14.

Операционный дневник

№ лицевого счета	Вид вклада	Сумма вклада
Остаток входящий (тыс. руб.)	Приход (тыс. руб.)	Расход (тыс. руб.)	Остаток исходящий (тыс. руб.)
R6596	До востребования	54	6	4
F6775	Праздничный	45	10	6
S3445	Срочный	76	8	9
G8746	До востребования	15	12	2
Z7312	Срочный	6	3

Расчетная формула: гр.6 = гр.З + гр.4 – гр.5.

Вариант 15.

Ведомость расчета размера девальвации национальной валюты

Страна	Год	Курс национальной валюты (в долларах)	Размер девальвации национальной валюты (в %)
До девальвации	после девальвации
Великобритания	1997	2,8	2,4
Великобритания	1998	2,4	2,1
Великобритания	1999	2,1	1,8
ФРГ	1998	0,4	0,38
ФРГ	1999	0,38	0,32
Франция	1998	0,132	0,13
Франция	1999	0,13	0,12
РФ	1998	0,167	0,06
РФ	1999	0,06	0,04

Расчетная формула: гр.5 = (гр.З – гр.4) * 100/ гр.З

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Назовите типы данных, которые можно использовать в электронной таблице, и каким образом они вводятся.
Каковы правила ввода и редактирования формул в EXCEL?
Как производится автоматическое вычисление суммы?
Как выделяются смежные и несмежные фрагменты таблицы?
Как вставить и удалить столбцы (строки) в таблице?
Перечислите способы копирования данных и формул.
Что понимают под относительными ссылками и абсолютными?
Какими способами можно осуществить заполнение диапазона ячеек последовательностью чисел и дат?
Как можно изменить ширину столбца и высоту строки?
Как расположить длинный текст в одной и нескольких ячейках?
Как расположить текст по центру нескольких ячеек по горизонтали?
Как расположить текст в ячейке вертикально?
Перечислите форматы отображения чисел.
Как сохранить табличный документ на диск и вызвать для корректировки сохраненный документ?

Источник

Как Excel в режиме правки?

Включить или отключить режим правки

Перейдите в режим правки

Вставка, удаление и замена содержимого ячеок

Отмена и отмена изменений

Настройка способа отображения содержимого ячейки

Выход из режима правки

About This Article

Is this article up to date?

Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных

Общие сведения о форме данных

Добавление кнопки «Форма» на ленту

Использование формы данных

Добавление строки данных

Поиск строки с помощью навигации

Поиск строки по определенным условиям

Изменение данных в строке

Удаление строки

Закрытие формы данных

Дополнительные сведения

Формы ввода данных в Microsoft Excel

Применение инструментов заполнения

Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel

Способ 2: создание пользовательской формы

«Ввод и редактирование данных в MS Office Excel 2007»

Смоленск

2016

Общие правила ввода данных

Замена содержимого

Редактирование содержимого

Средства автоматизации ввода

Автозаполнение числами

Рис. 2.1

Автозаполнение текстом

Редактирование данных

содержимое;

Выделение фрагментов таблицы

Перемещение, копирование данных

Перетаскивание мышью

Применение буфера обмена

 на вкладке Главная в группе Буфер обмена,

Рис. 2.4

Рис. 2.5

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Запуск программы

Элементы экрана

Ввод данных в таблицу

Ввод формул

Организация ссылок

Автоматическое вычисление сумм

Редактирование табличных документов

Перемещение по таблице

Выделение фрагментов таблицы

Редактирование табличных данных

Копирование данных и формул

Автозаполнение

Режимы вычислений

Выбор ручного или автоматического режима вычислений

Вычисления с точностью «как на экране»

Форматирование таблиц

Изменение вида выравнивания

Обрамление элементов таблицы

Изменение формата вывода чисел

Использование возможностей автоформатирования

Операции над документами

Запись табличного документа на диске

Вызов существующего табличного документа

Создание нового табличного документа

Одновременная работа с несколькими табличными документами

Предварительный просмотр таблицы перед печатью

Печать

ЗАДАНИЕ

Варианты заданий

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

«Ввод
и редактирование данных в MS Office Excel 2007»