Что такое нестандартные диаграммы в excel

Служба снабжения выполнила свою работу хорошо. Если бы уровень находился в красной зоне, для компании это означало бы нехватку сырья, сбои и простой производства. Выход за зеленую зону вреден для финансов компании. Он означал бы излишнюю закупку материалов, замораживание оборотных средств.

Согласно данным табл. 5 и рис. 9 фактический уровень запасов в 10 250 т лишь незначительно превышает целевой ориентир в 10 000 т и находится в нормативной желтой зоне. Срочные корректирующие меры в данный период не нужны, остатки запасов на нормативном уровне.

Преимущества диаграмм типа «Шкала»:

• трехцветная фоновая заливка показывает зоны риска;
• горизонтальная красная линия показывает плановый (целевой, нормативный) уровень;
• черный центральный прямоугольник-уровень показывает достигнутый текущий уровень (факт).

Недостаток диаграммы в том, что она не сравнивает показатели за несколько лет. Этот недочет легко устранить, если расположить рядом «шкалы» за несколько отчетных периодов.

Построение диаграммы «Шкала»

Рассмотрим на примере табл. 5 и рис. 9, как построить диаграмму со «шкалой». Действуют последовательно:

Шаг 1. Готовят таблицу с исходными данными, где определяют уровни показателей (табл. 5).

Шаг 2. По заготовленному диапазону строят гистограмму с накоплением. На вкладке Конструктор выбирают Данные, а в Строка/Столбец выбирают расположение столбцов друг над другом. Настраивают поочередно цветовую заливку секторов по их смыслу: вкладка Формат → Заливка фигуры (рис. 10). Убирают легенду и название диаграммы. Изменяют размер — делают столбик узким.

Шаг 3. Настраивают черный «бегунок». Выделяют черный сектор (фактический остаток запасов). Вызывают через контекстное меню: Формат ряда данных → Параметры ряда → Построить ряд → По вспомогательной оси. Черный прямоугольник временно закроет другие секторы диаграммы. Далее в Параметрах ряда Боковой зазор устанавливают до максимума → Большой зазор (рис. 11).

Шаг 4. Форматируют нужный шрифт. Удаляют правую ось.

Шаг 5. Устанавливают плановый уровень. Чтобы получить в итоге красную планку, выделяют верхний красный сектор: Изменить тип диаграммы для ряда → Точечная. Сектор превратится в точку или знак «Ж» (рис. 12). Далее выполняют команду: Макет → Планки погрешностей → Планки погрешностей с относительными ошибками. Через контекстное меню вызывают Формат планок погрешностей. У точки появятся четыре планки. Вертикальные планки удаляют, а горизонтальные настраивают, чтобы получить черту-уровень.

В свойствах Горизонтальных планок погрешностей (диалоговое окно «Формат планок погрешностей») в разделе «Величина погрешности» выбирают «Фиксированное значение» и задают положительное и отрицательное значение ошибки («Все»), равное 0,2–0,5 (рис. 13). Здесь же увеличивают толщину линии и устанавливают красную заливку (Цвет линии и Тип линии). Маркер отключают через Формат ряда данных → Параметры маркера — Нет.

Другой способ настроить «уровень». Маркер не удаляют, а придают ему форму линии. Вызывают контекстное меню – Формат точки данных – Параметры маркера – Тип Линия. Размер подбирают так, чтобы перекрыть шкалу (толщину оставшихся секторов гистограммы). В результате получают диаграммы, как на рис. 7–9.

ЕЖЕДНЕВНАЯ ДИНАМИКА ПРОДАЖ

Производственные показатели и прибыль — достаточно узкие показатели. Руководителей больше интересуют объемы продаж («живые» деньги). При подведении итогов года по продажам суммы годовой выручки часто недостаточно. Требуется более подробная аналитика:

1) за каждый день года. Для анализа, привязанного к выборочным датам и определенным событиям: предпраздничный сезон, период скидок, агрессивная рекламная кампания, действия конкурентов, новая система мотивации менеджеров, открытие новых торговых точек, передача «активных» продаж на аутсорсинг и др. Если знать, как на интересующие события реагировали продажи в прошлом году, можно эффективно спланировать политику продаж и маркетинговый план на следующий год и таким образом увеличить выручку;

2) по регионам, торговым точкам, брендам, видам продукции, ценовым сегментам.

Сгруппировать все перечисленное в одной информативной диаграмме и не допустить перегруженности помогут интерактивные графики. Интерактивный график (рис. 14) каждый специалист может подстраивать под свои задачи:

• флажками включать и выключать отображение отдельных графиков. На выбор: все три графика, только две торговые марки, одну торговую марку или только общий объем продаж;
• подробнее рассмотреть показатели за укрупненный или короткий интервал времени (полгода или десять дней);
• выбрать любой период времени за прошлый год (январь, март или октябрь).

Создание интерактивного графика динамики продаж

Чтобы создать интерактивный график (см. рис. 14) на базе исходной таблицы, действуют поэтапно.

Этап 1. Строят вспомогательную таблицу на основании исходной (в нашем случае — на основании табл. 6). Структура и показатели обеих таблиц одинаковые. Отличие в следующем: во вспомогательную таблицу берут только те показатели (столбцы), которые выбраны «флажками».

Чтобы подключить флажки, используют вкладку «Разработчик». Если ее нет (в стандартных настройках отсутствует), открывают вкладку Файл → Параметры → Настройка ленты → Разработчик.

Далее выполняют команду: вкладка Разработчик → Вставить → Элементы управления формы → Флажок. Вставляют три флажка по количеству отображаемых на графике показателей (рис. 15). С помощью правой кнопки мыши выбирают команду «Изменить текст», подписывают флажки идентично столбцам в табл. 6.

Далее для каждого флажка определяют связанную ячейку. Нужно каждый флажок привязать к соответствующей зеленой ячейке над столбцом с выручкой (рис. 15). При включении флажка в связанную ячейку будет выводиться ИСТИНА, при выключении — ЛОЖЬ.

С помощью формул проверяют связанные ячейки и выводят во вспомогательную таблицу показатели выручки из исходной таблицы для построения графика или ошибку #Н/Д, чтобы график не визуализировался. Чтобы установить связь с ячейкой, вызывают контекстное меню → Формат объекта — Формат элемента управления → Связь с ячейкой (рис. 15).

После установки флажков настраивают автозаполнение формулой для вспомогательной таблицы из исходной при условии, что флажок включен и в связанной ячейке ИСТИНА. Формула для общего объема продаж (рис. 16):

=ЕСЛИ(H$1;ПродажиИ[@[Объем продаж — всего, тыс.руб.]];#Н/Д).

Копируем формулы на другие столбцы:

=ЕСЛИ(I$1;ПродажиИ[@[Объем продаж ТМ «Омега», тыс.руб.]];#Н/Д);

=ЕСЛИ(J$1;ПродажиИ[@[Объем продаж ТМ «Дельта», тыс.руб.]];#Н/Д).

Такой вид аргументов в формуле «ЕСЛИ» связан с тем, что обе таблицы отформатированы как «умные», им присвоены имена:

• исходная таблица «ПродажиИ»;
• вспомогательная таблица «ПродажиВ».

В формулах также выполнено частичное закрепление ссылки на зеленую ячейку (H$1). Она должна при копировании смещаться вправо, но не вниз (рис. 16).

Этап 2. Настраивают полосы прокрутки для масштабирования.

По аналогии с флажками добавляют две полосы прокрутки: Разработчик → Вставить → Элементы управления формы → Полоса прокрутки. Полосы прокрутки связывают каждую со своей ячейкой, куда будет выводиться числовое значение положения ползунка. Это нужно для определения масштаба и сдвига. Чтобы связать с ячейкой, действуют через Формат объекта (аналогично с флажками). Для первой полосы прокрутки назначают ячейку W16, для второй — W18 (рис. 17). При перемещении ползунков значения в связанных ячейках должны меняться в интервале от 1 до 366. Максимальное и минимальное значение интервала зависит от того, за какой период нужно визуализировать график.

Этап 3. Создают динамические именованные диапазоны.

Именованные диапазоны понадобятся на следующем этапе как исходные данные для построения графиков. Чтобы отображать на графике показатели только за определенный интервал времени, создают именованный диапазон, который ссылается только на нужные ячейки во вспомогательной таблице. Именованный диапазон характеризуется двумя параметрами:

• отступом от начала таблицы вниз на заданное количество строк. Это отступ по временной шкале начало-конец года (верхняя полоса прокрутки);
• количеством ячеек по высоте, то есть размером интервала (нижняя полоса прокрутки).

Для создания динамического диапазона используют функцию «СМЕЩ» из библиотеки функций «Ссылки и массивы». Константы в аргументах этой функции заменяют ссылками на ячейки с переменным содержимым — на значения в связанных ячейках W16 и W18 (рис. 18).

В первую очередь присваивают имя ячейкам W16 и W18: вкладка Формулы → Диспетчер имен  → Создать. Имена Период и Масштаб соответственно (рис. 18).

Далее создают диапазон с именем ВОбщ (общий объем продаж). Этот диапазон ссылается с помощью функции «СМЕЩ» на показатели общего объема продаж за выбранный отрезок времени, используя диапазоны Период и Масштаб, а также ячейку G4 (шапка вспомогательной таблицы) в качестве точки отсчета (рис. 19). Перед именем диапазона проставляют имя текущего листа (в нашем случае имя листа — Динамика). Именованный диапазон доступен только в пределах текущего листа, а не всей книги. Это важно для построения графиков на следующем этапе.

Аналогично создают именованные диапазоны для продаж по отдельным торговым маркам и для столбца дат.

Все созданные диапазоны можно проконтролировать через «Диспетчер имен» на вкладке Формулы (рис. 19). Формулы диапазонов следующие:

• Дата (ВДата):=СМЕЩ($G$4;Период;0;Масштаб;1);
• Общий объем продаж (ВОбщ):=СМЕЩ(Динамика!G$4;Период;1;Масштаб;1);
• Продажи ТМ «Омега» (ВОмега):=СМЕЩ(Динамика!$G$4;Период;2;Масштаб;1);
• Продажи ТМ «Дельта» (ВДельта):=СМЕЩ(Динамика!$G$4;Период;3;Масштаб;1).

Этап 4. Вставляют график продаж.

Выделяют часть вспомогательной таблицы (табл. 6, рис. 20) и строят обычный график: вкладка Вставка → Диаграммы → График.

Если выделить одну из линий графика, то в строке формул появится функция «РЯД». Она задает диапазоны данных для выделенного графика. Заменяют статические диапазоны в ее аргументах (G5:G15) на динамические, которые создали на предыдущем этапе. В строке формул меняют.

Общая выручка:

=РЯД(Динамика!$H$4;Динамика!$G$5:$G$15;Динамика!$H$5:$H$15;1)

на =РЯД(Динамика!$H$4;Динамика!ВДата;Динамика!ВОбщ;1).

Аналогично по торговым маркам «Омега» и «Дельта»:

=РЯД(Динамика!$I$4;Динамика!ВДата;Динамика!ВОмега;2);

=РЯД(Динамика!$J$4;Динамика!ВДата;Динамика!ВДельта;3).

Форматируют цвет линий графика и размер диаграммы.

В работе с интерактивными графиками часто возникает проблема, когда после нескольких манипуляций прокрутка перестает работать, а диапазон в функции «РЯД» меняется с поименованного на базовый. Чтобы настройки не сбивались, в полосах прокрутки ставят максимальную длину на единицу больше. Так, за год вместо 365 в полосах прокрутки задано максимальное значение 366 (см. рис. 17).

Рассмотрим примеры, при которых динамические графики буду полезны (рис. 21–23).

ПРИМЕР 4

Годовой объем продаж продукции ТМ «Омега» превышает объем реализации ТМ «Дельта». Нужно сравнить эти торговые марки, поэтому график общей выручки с помощью флажка отключают (см. рис. 14). Получили на диаграмме два графика (рис. 21). Чтобы получить период февраль-май, изменяют положения бегунка в полосах прокрутки.

Перед экономистом лежит отчет об исполнении маркетингового бюджета. В период с конца февраля до середины мая проводили комплекс маркетинговых мероприятий по повышению продаж продукции ТМ «Дельта».

По расчетам маркетологов, объем продаж ввиду значительных скидок должен был превысить выручку по приоритетной продукции — ТМ «Омега». Как видно из графика на рис. 21, этого не произошло. Маркетинговая акция провальная. Важно обозначить причины провала в отчете об исполнении маркетингового бюджета. Наиболее распространенные причины: ошибка в целевой аудитории, акция совпала с активностью конкурентов на аналогичную продукцию.

В отдельные дни рассматриваемого периода незначительные пики продаж все-таки наблюдаются, однако их нельзя напрямую связать с маркетинговыми мероприятиями, так как продажи другой продукции также на высоком уровне.

ПРИМЕР 5

В сентябре при проведении следующего комплекса стимулирующих мер ранее допущенные ошибки (пример 4) проанализировали и устранили (рис. 22). В результате в августе-сентябре вышли на объем выручки ТМ «Дельта», запланированный в маркетинговом бюджете. Повышенные объемы продаж ТМ «Дельта» держались до конца октября. Это более длительный период, чем планировалось. Более того, еще около месяца продажи обеих торговых марок были на одном уровне. К концу года выручка от ТМ «Дельта» уже превышала ТМ «Омега» (рис. 22).

Данные маркетинговые мероприятия и политику продаж следует признать успешными, их нужно применить и на следующий год.

ПРИМЕР 6

Если просмотреть весь динамический график (с помощью прокруток сделать это удобно и быстро), то общий объем выручки соответствует динамике продаж ТМ «Омега» и ТМ «Дельта». Однако в отдельные периоды (рис. 14, 22 и 23), когда продажи от упомянутой продукции отсутствуют или на низком уровне, выручка в компанию продолжает поступать.

Нужно проанализировать группы товаров, что продавались в эти интервалы, и факторы роста продаж (вызваны рекламной поддержкой, сезонный спрос или иной фактор), а также выработать политику продвижения и продаж на следующий год.

Чтобы принять обоснованные решения, которые нужно заложить в плановые показатели на следующий год, анализ по категориям можно провести по методу АВС + XYZ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информативная визуализация — лаконичный способ привлечь внимание к показателям, которые в письменных отчетах остаются без должного внимания ввиду высокой загруженности руководства. Корректно сформированный набор диаграмм уже сам по себе аналитический отчет. Важно не только показать произошедшие за год изменения, но и объяснить причины отклонения показателей, указать, какие меры реагирования были предприняты в середине года, оценить их достаточность.

Большой
интерес представляют комбинированные
диаграммы, на которых разные ряды данных
отображаются в виде разных типов
диаграмм. Для создания такой диаграммы
в окне Мастера
диаграмм
необходимо выбрать тип Нестандартные,
подтип
ГрафикГистограмма.
Мастер
диаграмм
разбивает исходные ряды данных примерно
пополам и отображает их в виде двух
разных диаграмм. Такие пропорции не
всегда бывают удобны, как например, для
представления на диаграмме ежемесячных
объемов продаж трех видов

314

товаров,
а также их суммарной величины. В этом
случае можно использовать следующий
прием:

—
создать обычную диаграмму для всех
четырех категорий данных, включая
суммарный объем продаж;

—
одним из описанных выше способов выделить
на гистограмме ряд данных суммарного
объема продаж;

—
в меню Диаграмма
выбрать команду Тип
диаграммы,

—
в открывшемся окне выбрать новый тип
диаграммы для суммарного объема продаж.

В
результате получится комбинированная
диаграмма, отображающая гистограмму
объемов продаж отдельных товаров на
фоне области суммарных продаж.

Если
данные на диаграмме имеют слишком
большой диапазон значений, то удобно
использовать логарифмическую шкалу.
Для этого в Мастере Диаграмм выбирается
подтип диаграммы Логарифмическая
из
типа Нестандартные.

Иногда,
как в рассмотренном выше примере, для
отдельного ряда данных удобно использовать
вспомогательную
ось.
Для этого выбирают подтип График(2
оси).

Контрольные
вопросы

1
Что означают понятия:

а)
ряд данных; б) категория ;в) легенда?

2
Сколько рядов данных может быть изображено
на круговой диаграмме;

на
кольцевой диаграмме?

З
Как отредактировать на диаграмме:

а)
название диаграммы;

б)
названия осей Х и Y;

в)
легенду ;

г)
изменить тип диаграммы

д)
добавить новые данные

4
Как указать на гистограмме ключевые
значения ряда данных?

5
Каким образом можно комбинировать
разные типы диаграмм?

6
Как ввести вспомогательную ось?

Задания

1
Исходные данные для л.р. №2 те же, что и
для л.р. №1.

2
Построить в Excel
график функции:

y=n·sin(2x),
-5 <= х <=5, шаг
Δх
= 1,

где
n
– номер компьютера в аудитории.

315

3
Построить 4 двумерные и 4 трехмерные
диаграммы любых типов, содержащих не
менее 3 рядов данных (функций) для 5-6
значений категорий (аргумента функций).
Виды функций взять из л.р №1.

4
Построить график изменения цены товара
во времени согласно табл.1.

Изменение
цены товара Таблица 1

Интервал времени	Январь	Февраль	Март	Апрель
Стоимость, руб.	880	825	850	875
Стоимость, доллар.	350	320	335	342

В
графике использовать две оси ординат,
на одной цена товара должна быть приведена
в рублях, на другой – в долларах (с
помощью диаграммы График(2
оси).

5
Изменить цвет осей, шрифт названий
графика и осей, ввести сетку.

6
Дополнить таблицу ещё тремя значениями
функции для трёх последующих месяцев
и изменить согласно новым данным график
функции ( с помощью команд меню Диаграмма).

Содержание
отчёта

1
Название,
цель, содержание работы

2
Задание своего варианта

3
Письменные ответы на контрольные вопросы

4
Выводы по работе

На
дискете должны быть сохранены результаты
работы

316

Лабораторная
работа №3

Встроенные
функции Excel.

Статистический
анализ

Цель
работы: научиться
работать с Мастером функций,

проводить
анализ данных.

Содержание
работы:

1. Использование
   Мастера функций

2. Анализ
   статистических данных

3. Инструменты
   пакета анализа.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

1.      Электронные таблицы

1.1.         
Понятие табличного
процессора и его назначение

Электронный процессор Excel (ЭП) — прикладная
программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.

Электронными также
называют и таблицы, созданные с помощью одноименных программ в памяти
компьютера. С их помощью можно решать экономические, математические, инженерно-расчетные
задачи, проводить статистическую обработку данных, а также отображать числовую
информацию в виде различных графиков и диаграмм.

Главное их достоинство — возможность
оперативного пересчета всех данных, связанных с формульными зависимостями при
изменении значения любого операнда.

Основные функции
табличных процессоров, как правило, заключаются в том, чтобы:

§ 
создавать таблицы;

§ 
оперативно изменять структуру
таблицы без потери ранее введенной информации;

§ 
редактировать и форматировать введенные
ранее данные в экранном режиме;

§ 
осуществлять немедленный
пересчёт большого объёма заданных вычислений при изменении исходных данных;

§ 
записывать таблицы на диск,
сохраняя их для последующей работы;

§ 
распечатывать таблицы;

§ 
изображать статистические
данные в виде графиков и диаграмм, распечатывать эти графические отображения;

§ 
управлять данными, создавать и
использовать небольшие по объему и структуре базы данных;

§ 
осуществлять поиск и
сортировку данных, содержащихся в таблицах.

Кроме того, табличные
процессоры дают возможность:

§ 
представлять числа в таблице в
разных форматах;

§ 
реализовать математические,
логические, статистические, финансовые функции и функции для работы с данными,
генерацию случайных чисел;

§ 
защищать ячейки таблицы от
несанкционированных действий;

§ 
скрывать столбцы и строки с
данными путем использования специальных команд;

§ 
создавать командные файлы, с
помощью которых можно составлять программы на простом языке высокого уровня;

§ 
устанавливать связи с другими
программными продуктами, в частности, переносить таблицы в текстовый редактор.

1.2.         
Основные понятия электронной
таблицыMSExcel

Файл, созданный средствами MS Excel,
принято называть рабочей книгой.

Рабочая книга является эффективным
способом поддержания порядка среди пользовательских проектов.

Книга состоит из листов. По умолчанию
при создании новой книги MS Excel вставляет в нее три листа.Excel
дает возможность работать с максимальным количеством листов в одной
книге —255.

Каждый
лист имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы
книги, служат для идентификации листов и могут содержать небольшой текст.
Ярлычки используются при поиске конкретных листов в книге. Они видны в нижней
части экрана. Для перехода к нужному листу достаточно щелкнуть по нему.

В дальнейшем листы можно удалять, добавлять или переименовывать. Лист —
рабочая область, состоящая из ячеек. Рабочей областью табличного процессора
является прямоугольное пространство, разделённое на столбцы и строки. Каждый
столбец и каждая строка имеют обозначения (заголовки, имена). Столбцы
обозначаются слева направо латинскими буквами в алфавитном порядке; могут
использоваться однобуквенные, двухбуквенные и трехбуквенные имена (A, B, C и т.д.; после 26-го
столбца начинаются двухбуквенные сочетания AA, AB и т.д.). Строки нумеруются сверху вниз.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки (клетки), в
которые могут быть записаны данные или выполняемые над ними операции.

Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая
на пересечении столбца и строки.

Каждая ячейка имеет имя, составленное из буквенного имени столбца
и номера строки, на пересечении которых она располагается, например: E1, K12, AB125.

Все операции над данными осуществляются с использованием
ячеек, в которых эти данные и хранятся. Содержимым ячейки может быть:

§ 
число– в качестве разделителя целой и вещественной частей
выступает символ, указанный в региональных настройках MS Windows (по умолчанию
это символ «,»);

§ 
текст– все, что не может быть интерпретировано как число, дата,
время или формула;

§ 
дата, время или дата
и время: в одном из возможных форматов;

§ 
логическая константа(значения ЛОЖЬ либо ИСТИНА);

§  формула,
которая начинается с символа «=» и может включать любые операции, а
также все доступные в MS Excel функции.

Для
ввода данных в ячейку следует сделать ее активной и затем вводить информацию,
которая будет отображаться как в самой ячейке, так и в строке формул. При этом
ранее введенные в ячейку формулы будут заменены вычисленными значениями.

Вычисления в
таблицах программы Excel осуществляются
при помощи формул.

Формула —
это выражение, начинающееся с символа «=»,которое вычисляет в ячейке. Знак
равенства означает, что введена именно формула, а не текст. После введения
формулы и нажатия Enter в ячейке появится результат вычислений.

Формула
может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции
Excel, соединенные знаками математических
операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий.
Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат
вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула
отображается в строке формул. (Рис.1).

В
формулах применяются стандартные математические операторы (Таблица 1).

Таблица
1. Стандартные математические операторы

Результатом
работы формулы является новое значение, которое выводится как результат
вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые
есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

В
таких случаях копируют формулу с помощью буфера обмена или с использованием
маркера заполнения. При копировании формулы входящие в ее состав относительные ссылки
на ячейки, если они записаны в относительной форме изменяются по следующим
правилам:

§  если
при копировании происходит смещение формулы на N столбцов вправо (влево), то
индекс столбцов в относительных ссылках увеличивается (уменьшается) на N
единиц;

§  если
при копировании происходит смещение формулы на N строк вниз (вверх), то индекс
строк относительной ссылки на ячейку увеличивается (уменьшается) на N единиц.

Абсолютные
же ссылки при копировании формул не изменяются.

Ссылка — это
формализованное обращение к другой ячейке. Ссылка указывает на ячейку или
диапазон ячеек листа (или нескольких листов – объемная ссылка) и передает в MS
Excel сведения о расположении данных, которые требуется использовать в формуле.
При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в
разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах данные из одной
ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги
и других рабочих книг (внешние ссылки). Ссылки на ячейки других книг называются
связями.

Ссылки
по форме записи подразделяются на относительные, абсолютные и смешанные.

Относительная ссылка в
формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей
формулу, и ячейки, на которую эта ссылка указывает. Как это было отмечено выше,
при изменении позиции ячейки, содержащей формулу с относительными ссылками,
изменяются и эти ссылки.

Абсолютная ссылка в
формуле – это всегда ссылка на ячейку, расположенную в определенном месте. При
изменении позиции ячейки, содержащей такую формулу, абсолютная ссылка не
изменяется. Чтобы превратить относительную ссылку в абсолютную, необходимо
перед индексами столбца и строки поставить знак «$» (нажать клавишу F4).

Смешанная ссылка содержит
либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и
относительный столбец. Абсолютная ссылка по столбцу приобретает вид $A1, $B1 и
т. д. Абсолютная ссылка по строке выглядит как A$1, B$1 и т. д.

При
изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется,
а абсолютная ссылка не изменяется. Для перехода от относительной ссылки к
абсолютной или к смешанной ссылке можно использовать клавишу F4.

В
формулах можно использовать данные, расположенные на разных листах. Для
обращения к этим данным используются трехмерные (объемные) ссылки.

Трехмерная ссылка представляет
собой ссылку на ячейку или диапазон ячеек нескольких листов рабочей книги,
имена которых в ссылке отделяются друг от друга двоеточием. MS Excel использует
все листы, указанные между начальным и конечным именами в ссылке. Например, с
помощью формулы =СУММ(Лист2:Лист13!B5) суммируются все значения, содержащиеся в
ячейке B5 на всех листах в диапазоне от Лист2 до Лист13 включительно трехмерные
ссылки нельзя использовать в формулах массива (формула, выполняющая несколько
вычислений над одним или несколькими наборами значений, а затем возвращающая
один или несколько результатов).

2.     
Диаграммы

2.1.         
Определение диаграммы и
ее основных элементов

Диаграмма
— это средство наглядного представления табличных
данных.

Данные могут находиться
на одном листе, на нескольких листах рабочей книги и даже в нескольких рабочих книгах. Диаграмма
связана с данными, т.е.
при изменении данных сразу же изменяется и соответствующая диаграмма. При создании диаграммы
можно выбрать один из
способов ее размещения:

§     поместить на рабочий лист (внедренная диаграмма);

§     создать диаграмму на новом листе диаграмм
рабочей книги (лист
диаграммы).

Основные элементы диаграммы показаны на рис. 2.

Рис. 2 Основные элементы
диаграммы

Ниже описаны основные элементы диаграммы.
Кроме перечисленных основных элементов, диаграммы разных типов могут иметь
другие элементы.

§  Деления осей. Делят оси категорий
и значений на равные промежутки.

§  Заголовок диаграммы. Заголовок
диаграммы.

§  Заголовок оси Y (оси значений). Поясняющая
подпись к оси значений.

§  Заголовок оси Z (оси значений). В трехмерной
диаграмме поясняющая подпись к оси значений.

§  Заголовок оси X (оси категорий). Поясняющая
подпись к оси категорий.

§  Легенда. Графическое и
текстовое описание рядов данных в диаграмме.

§  Линия тренда. График,
отображающий изменение выбранного ряда данных.

§  Метка данных. Текст или
число, которое отображается над графиком и соответствует значению или
категории.

§  Метки рядов. Метки имен
категорий.

§ 
Область диаграммы.
Область всей диаграммы, в которой располагаются все элементы диаграммы.

§ 
Область построения диаграммы.
Область, в которой отображаются значения рядов данных (т.е. область самой
диаграммы без ее элементов).

§ 
Ось значений.
Ось (обычно вертикальная), на которой показаны значения, соответствующие рядам
данных.

§ 
 Ось категорий.
Ось (чаще всего горизонтальная), по которой откладываются категории,
соответствующие рядам данных.

§ 
Рады данных.
Диапазоны значений.

§ 
Точка данных.
Одно значение ряда данных.

§ 
Линии сетки.
Горизонтальные и вертикальные линии внутри области построения; упрощают
выявление взаимосвязи между точками данных и значениями или категориями.

2.2.         
Алгоритм построения
стандартных диаграмм с использованием Мастера диаграмм

Самый эффективный
путь создания диаграмм – использование средства Мастер диаграмм. Это
средство состоит из набора интерактивных диалоговых окон, которые сопровождают
весь процесс построения необходимой диаграммы. В любой момент работы можно
вернуться к предыдущему этапу.

Этапы
построения диаграммы:

1.    
Построение диаграммы начинается с
выделения данных в таблице, такие элементы, как заголовки строк и столбцов,
относящиеся к рядам данных, также можно включать в диаграмму.

2.    
Щелкнуть кнопку Мастер диаграмм в
панели инструментов или выполнить команду меню Вставка ®
Диаграмма…

3.    
Первый шаг Мастера диаграмм

В
первом диалоговом окне слева выбрать категорию (тип), а справа – конкретный вид
диаграммы. На вкладке Стандартные расположены основные типы диаграмм и
их подтипы. На вкладке Нестандартные представлены специальные типы
диаграмм. Выбрать нужную. Щелкнуть кнопкуДалее. (Рис. 3).

4.    
Второй шаг Мастера Диаграмм

Во
втором диалоговом окне на вкладке Диапазон данных убедится в
правильности определения диапазона. В противном случае воспользоваться переключателем
Источник данных диаграммы, проверить диапазон данных и уточнить
ориентация рядов данных (располагаются ли они в строках или в столбцах
таблицы). Во вкладке Ряд можно задать или изменить данные, используемые
для каждого ряда данных диаграммы. Данные заданы, щелкнуть кнопкуДалее.
(Рис. 4).

5.    
Третий шаг Мастера диаграмм

В третьем окне ввести заголовки осей,
название диаграммы, при необходимости включить вывод сетки, таблицу данных,
подписи данных, легенду и другие характеристики.

Оно содержит шесть вкладок: Заголовки (добавляются
заголовки диаграммы), Оси (отключается и включается вывод осей, а также
задается их тип), Линии сетки (задаются линии сетки), Легенда
(вывод и местоположение легенды), Подписи данных (устанавливаются подписи
данных и их типы) и Таблица данных (вывод в диаграмме таблицы исходных
данных). Щелкнуть кнопкуДалее(рис. 5).

6.    
Четвертый шаг Мастера диаграмм

В
последнем окне выберите месторасположение диаграммы размещение диаграммы
— можно указать, будет ли диаграмма внедрена в рабочий лист или же размещена на
отдельном листе.Щелкнутькнопку ОК (рис. 6).

2.3.         

Виды и подвиды
стандартных диаграмм

На вкладке Стандартные
пользователю предлагается множество различных типов диаграмм. От простейших
графиков, которые встречаются повсеместно, до специализированных, которые
предназначены для научных и инженерных областей.

Приступая к построению диаграмм,
необходимо решить какой тип наилучшим образом подходит для визуального
представления данных. Обычно используют тот вид, который является наиболее
простым, но наиболее наглядным.

Чтобы осуществить
такой выбор, нужно знать какие типы диаграмм предлагает Excel.

Если для создания
диаграммы используется Мастер диаграмм, то на первом шаге выбирается тип
диаграммы. Диалоговое окно первого шага Мастера диаграмм содержит две
вкладки: Стандартные и Нестандартные. Если во вкладке Стандартные
выделить один из типов, то в расположенном справа списке Вид выводится
несколько подтипов выделенного типа.

В таблице 2
перечислены стандартные типы диаграмм и количество подтипов каждого из них.

Таблица 2. Стандартные типы диаграмм Excel

Рассмотрим наиболее употребляемые типы
диаграмм.

Гистограмма —
это диаграмма, ряды данных в которой
представлены в виде вертикальных столбцов. Можно применять любое количество
рядов данных (они выводятся разным цветом или заполняются разным узором),
столбцы могут располагаться стопками. Шкала значений отображается в виде
вертикальной оси.

Графики — линия, отображающая значения точек для
разных категорий.

Один из самых
распространенных типов диаграмм. Они часто применяются для отображения большого
количества непрерывных данных.

На графике
можно отобразить произвольное количество рядов данных, выделяя их линиями
различного цвета, стиля и используя различные маркеры.

Круговая
диаграммаэто диаграммы, составленные из
секторов. Каждый отображает долю какой-либо величины относительно суммы всех
величин. Ееполезно использовать при отображении пропорции или части
чего-либо относительно целого. Круговая диаграмма строится только для одного
ряда данных и эффективна при небольшом количестве точек.

Все значения круговой
диаграммы должны быть положительными числами. Все отрицательные значения в ряде
данных преобразуются в положительные.

3.      
Нестандартные диаграммы

3.1.         
Понятие саморасширяющейся
диаграммы

Одна из самых
интересных особенностей Excel — возможность создания диаграмм, автоматически расширяющейся.

Саморасширяющейся называется
диаграмма, которая автоматически обновляется при добавлении или удалении данных
в исходную таблицу.

В программе MSExcel нет встроенных средств
для создания данного типа диаграммы. Однако существует способ автоматизировать
расширение диаграммы.

Он предполагает использование
нескольких встроенных функций Excel
и создание поименованных формул.

Рассмотрим функции Excel,
которые будут использоваться для построения саморасширяющихся диаграмм:

1.       
СМЕЩ(ссылка;
смещ_по_строкам; смещ_по_столбцам; высота; ширина).

Эта функция возвращает ссылку
на диапазон ячеек, отстоящий от заданной ячейки на указанное число строк и столбцов.
Рассмотрим ее аргументы.

·       
Аргумент «ссылка» определяет
адрес исходной ячейки, от которой вычисляется смещение. Её заполнять
обязательно.

·       
Аргумент «смещ_по_строкам» определяет число строк, которое отсчитывает Excel от исходной ячейки вниз
(если аргумент >0) или вверх (если аргумент <0);

·       
Аргумент «смещ_по_столбцам» определяет число столбцов, которое отсчитывает Excelот исходной ячейки вправо
(если аргумент >0) или влево (если аргумент <0);

·       
 Аргумент «высота» определяет число строк диапазона ссылки, которую возвращает
функция;

·       
Аргумент «ширина»
определяет число столбцов диапазона ссылки, которую возвращает функция.

2.   
Функция
СЧЕТЗ в Excel подсчитывает количество непустых ячеек в выбранном диапазоне, а также
количество значений в списке аргументов. К примеру, следующая формула
возвращает количество ячеек в диапазоне A1:B4, которые
содержат хоть какие-нибудь данные. (Рис. 7)

Рис 7. Формула СЧЁТЗ

Синтаксис функции: СЧЕТЗ  (значение1;
значение2; ….;значение n)

Значение1 — обязательный аргумент функции СЧЕТЗ, все остальные
аргументы являются необязательными и могут быть опущены.

Если в
качестве значений указан диапазон ячеек, то функция возвращает число непустых
ячеек в указанном диапазоне, она может иметь до 30 аргументов.

Для того, чтобы строить
саморасширяющиеся диаграммы, нужно использовать поименованные формулы, то есть,
формулы с именами.

Алгоритм
создания формул с именами для саморасширяющейся диаграммы

1.       
Выбрать в меню команду Вставка®Имя®Присвоить,
откроется окно «Присвоение имени»;

2.       
В поле окна Имя ввести имя создаваемой
формулы, например, имя ряда;

3.       
В поле окна Формула для этого имени ввести
формулу =СМЕЩ(‘имя_листа!’ссылка;0;0;СЧЁТЗ(‘имя_листа!’ диапазон ячеек));

4.       
Щелкнуть в окне кнопку
Добавить;

5.       
Щелкнуть в окне кнопку ОК.

В формулах указывается
тот номер Листа, на котором находится таблица с рядами данных. Поименованных
формул создается столько, сколько рядов данных имеется в таблице. Все эти
формулы хранятся в Excel, их список выводится в окне «Присвоение имени», которое открывается
указанием 1.

Рассмотрим алгоритмы, которые
позволяют автоматизировать расширение диаграмм.

3.2.    Алгоритм построения саморасширяющейся диаграммы

1.       
Создать таблицу с данными.

2.       
Выделить в таблице область для построения
диаграммы.

3.       
Построить под ней Стандартную диаграмму с
помощью Мастера диаграмм.

4.       
Далее необходимо создать именованные
формулы для саморасширяющейся диаграммы:

4.1. Выбрать
в меню Вставка® Имя® Присвоить имя, откроется
окно «Присвоение имени»;

4.2. В
поле окна Имя ввести имя создаваемой формулы;

4.3. В
поле окна Формула для этого имени ввести формулу =СМЕЩ(‘имя_листа!’ссылка;0;0;СЧЁТЗ(‘имя_листа! ссылка на диапазон ячеек));

4.4. Щелкнуть в окне кнопку Добавить;

4.5. Щелкнуть
кнопку Ок.

5.       
Активизировать Гистограмму;

6.       
Выбрать команду Диаграмма
→ Исходные данные;

7.       
В открывшемся окне «Исходные данные» выбрать вкладку Ряд;

8.       
В поле Ряд выделить имя ряда;

9.       
В поле Значения ввести формулу =Имя листа!имя
формулы;

10.   В
поле Подписи оси Xввести формулу =Имя
листа!имя формулы;

11.  
Щелкнуть кнопку ОК.

3.3.              
Алгоритм построения
саморасширяющейся диаграммы с выводом последних значений таблицы

1.       
Построить таблицу с данными.

2.       
В одну из ячеек таблицы поместить число
или формулу, значение, которой управляет количеством последних
точек, выводимых диаграммой.

3.       
Построить под таблицей диаграмму График с
маркерами.

4.       
Создать именованные формулы,
которые будут использоваться для определения
диапазонов подписей категорий и значений ряда диаграммы:=СМЕЩ(Имя_листа!;ссылка;0;СЧЁТЗ(Имя_листа!ссылка на диапазон)- ссылка;1;ссылка)).

5.       
Щелкнуть кнопку ОК.

Диаграмма,
построенная с использованием именованных формул, будет выводить из таблицы
только последние значения, которые находятся в одной из ячеек.

Мысль о том, что в отчетах и презентациях можно использовать небрежные (а порой ужасные) диаграммы довольно заманчива. Вашему боссу наплевать на такие мелочи, как оформление диаграмм, правда? А всё, что Excel предлагает по умолчанию, волне сойдёт… ведь так?

Не совсем так. Мы представляем данные для того, чтобы стимулировать действие, чтобы убедить босса инвестировать в рекламу, выделить Вам дополнительную дольку бюджета или утвердить стратегию, предложенную Вашей командой. Независимо от цели использования, данные должны быть убедительными, а если их оформление оставляет желать лучшего, то их содержание может потеряться.

Чтобы данные были максимально убедительными, следует поработать над их оформлением в Excel. Говоря об оформлении, мы не подразумеваем значительных радикальных изменений. Ниже приведены некоторые простые приёмы, как сделать диаграммы в Excel более убедительными, лёгкими для восприятия и красивыми.

Замечание: Я использую Excel для Mac 2011. В других версиях Excel или в других операционных системах техника выполнения показанных приёмов может отличаться.

Хитрости и приемы оформления диаграмм в Microsoft Excel

1. Выбирайте подходящий тип диаграммы

Прежде чем начать настраивать элементы оформления, нужно выбрать оптимальный формат диаграммы для отображения имеющихся данных. Гистограмма, круговая, линейчатая диаграмма – каждая рассказывает свою историю об одних и тех же данных. Выберите самый подходящий вариант, чтобы правильно передать информацию.

Гистограммы и круговые диаграммы отлично подходят для сравнения категорий. Круговые обычно используют для сравнения частей одного целого, гистограммы же подходят для сравнения практически любых данных… а значит в большинстве случаев лучше использовать гистограмму. Гистограммы легче читать, и они лучше показывают незначительную разницу между категориями, поэтому они всегда становятся хорошим решением. Круговые диаграммы лучше всего использовать, когда одна из категорий значительно больше остальных.

Хотите увидеть разницу? Вот пример одинаковых наборов данных, показанных в виде круговой диаграммы и в виде гистограммы:

Линейчатые диаграммы (напоминают гистограмму, повёрнутую горизонтально) хорошо показывают изменение тренда с течением времени. В заданный период времени можно отслеживать несколько значений, но ключом к пониманию линейчатой диаграммы остаётся именно временная составляющая.

Чтобы превратить имеющийся набор данных в одну из таких диаграмм в Excel, выделите нужные данные, затем в меню откройте раздел Диаграммы (Charts). В Windows: Вставка (Insert) > Диаграммы (Charts). Далее выберите тип диаграммы, наилучшим образом подходящий для имеющегося набора данных

2. Сортируйте данные для гистограммы, чтобы сделать их понятнее

Если для визуализации данных выбрана гистограмма, то этот приём может существенно повлиять на результат. Чаще всего мы встречаем вот такие гистограммы:

Они хаотичны! Нужно потратить драгоценное время, чтобы понять, какие данные выпадают из общей картины. Вместо этого нужно было просто упорядочить значения от больших к меньшим. Вот как это должно выглядеть:

В случае с линейчатой диаграммой расположите большие значения сверху. Если это гистограмма, то пусть значения уменьшаются слева направо. Почему? Потому что в этом направлении мы читаем на русском языке (как и на большинстве европейских). Если диаграмма предназначена для аудитории, читающей в обратном направлении – измените порядок представления данных на графике.

Чтобы изменить порядок представления данных на графике, нужно отсортировать их от больших к меньшим. В меню Данные (Data) нажмите Сортировка (Sort) и выберите режим, который требуется.

3. Сокращайте подписи оси Y

Длинные подписи на оси Y, как и большие числа, занимают много места и порой могут сбивать с толку. Например, как на диаграмме, показанной ниже:

Чтобы сделать их компактнее, кликните правой кнопкой по одной из подписей на оси Y и в появившемся меню выберите Формат оси (Format Axis). В открывшемся меню перейдите в раздел Число (Number) и в списке Категория (Category) выберите Дополнительный (Custom). Уберите галочку Связь с источником (Linked to Source), если она есть, иначе вариант Дополнительный (Custom) будет недоступен.

Введите код формата $0,, m (как показано на рисунке ниже) и нажмите ОК.

В результате диаграмма станет выглядеть значительно аккуратнее:

4. Удаляйте фоновые линии

График позволяет выполнить грубое сравнение данных, не вдаваясь в детали. Никто не обращается к диаграмме с целью увидеть точную разницу между точками – всем нужна общая картина, основные тренды.

Чтобы помочь людям сфокусировать внимание на этих трендах, удалите фоновые линии из диаграммы. Эти линии совершенно бесполезны и сбивают с толку. Удалите их, дайте людям сфокусироваться на действительно важном.

Чтобы удалить фоновые линии, нажмите Макет диаграммы (Chart Layout) > Линии сетки (Gridlines) и выберите Нет линий сетки (No Gridlines) для вертикальных и горизонтальных линий.

5. Удаляйте стандартные отступы перед графиком

Если не удалить их вручную, Excel автоматически добавит отступы перед первой точкой данных и после последней точки, как это видно на рисунке внизу слева. На рисунке справа график выглядит гораздо лучше без этих отступов:

Чтобы удалить отступы, выделите горизонтальную ось, откройте меню Формат оси (Format Axis), в разделе Параметры оси (Axis Options) измените параметр Положение оси (Position Axis) на Совпадает с делениями (On Tick Marks).

6. Удаляйте лишнее форматирование

Стандартные диаграммы Excel как правило идут с настроенными стилями – но эти стили часто мешают воспринимать информацию. Тени? Контуры? Повороты? Избавьтесь от всего этого! Они не добавляют диаграмме информативности.

Чтобы исправить настройки оформления в Excel кликните правой кнопкой мыши по графику и выберите Формат области построения (Format Chart Area). Удалите все лишние эффекты.

7. Избегайте 3-D эффектов

Этот совет логически следует из предыдущего, но я хочу выделить его в отдельный пункт, поскольку 3-D эффектами слишком часто злоупотребляют.

Стараясь сделать так, чтобы данные выглядели очень круто, люди часто выбирают гистограммы, линейчатые и круговые диаграммы с 3-D эффектами. В результате воспринимать такую информацию становится тяжелее. Наклон графика даёт читателю искажённое представление о данных. Так как основная цель диаграмм – рассказать читателю подробную историю, то не хотелось бы ослаблять аргументы плохим дизайнерским решением. Посмотрите, как по-разному выглядит одна и та же круговая диаграмма в 2-D и в 3-D:

Если оценить площадь, которую фактически занимает каждая секция на экране, то становится понятно, почему так легко неправильно понять 3-D диаграмму:

Чтобы удалить 3-D эффекты с элемента графика, выделите этот элемент, затем в разделе Формат объёмной фигуры (3D Format) установите для параметров Рельеф сверху (Top) и Рельеф снизу (Bottom) значение Без рельефа (None).

8. Удаляйте легенду, если в ней нет необходимости

Легенда дает информацию, которую, как правило, и без нее легко понять из графика. Использование легенды приобретает смысл, когда на диаграмме показано очень много категорий по оси Х или очень много точек данных для каждой категории. Но если на графике сравниваются несколько точек, то легенда становится бесполезной. В таком случае удаляем легенду, долго не раздумывая.

Чтобы удалить легенду в Excel, нужно выделить её и нажать Delete на клавиатуре.

9. Используйте персональные цвета

Цвета, предлагаемые в Excel, довольно блеклые. Простейший способ исправить это – использовать свои фирменные цвета. Благодаря этому, диаграмма станет выглядеть гораздо приятнее и аккуратнее.

Чтобы использовать правильные цвета, нужно воспользоваться HEX-кодами этих цветов. При помощи конвертера переведите цвет из кодировки HEX в RGB. В Excel дважды кликните по элементу графика, цвет которого нужно изменить. В меню Формат ряда данных (Format data series) в разделе Заливка (Fill) выберите Сплошная заливка (Color) > Другие цвета (More Colors).

В появившемся окне нажмите вторую слева иконку со слайдерами. Видите выпадающий список? Выберите в нём RGB и впишите полученные недавно цифровые коды. Вуаля! Отличные фирменные цвета и шикарный график!

10. Добавляйте область затенения к линейной диаграмме

Видели когда-нибудь линейную диаграмму с областью затенения под линией графика? Этот прием сделает Вашу линейную диаграмму заметнее среди остальных.

Чтобы получить такую затенённую область, нужно перехитрить Excel, добавив ещё один ряд данных. Для этого вернитесь к таблице Excel, которую использовали для построения графика, и выделите точки данных, отложенные по оси Y (в нашем случае это суммы в долларах). Скопируйте их в строку ниже так, чтобы получилось два одинаковых ряда данных.

Далее, выделите значения этих двух одинаковых рядов данных, исключив подписи. На рисунке ниже этот диапазон очерчен синей рамкой.

Поверх первоначальной линии на графике появится линия другого цвета (в нашем случае – красного). Выделите эту линию щелчком мыши, затем кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Изменить тип диаграммы для ряда (Change Series Chart Type).

В открывшемся меню выберите первый вариант графика из типа С областями (Area).

Новый график будет выглядеть приблизительно вот так:

Дважды кликните по затенённой области графика (в нашем случае по красной области), появится меню Формат ряда данных (Format Data Series). В разделе Заливка (Fill) выберите Сплошная заливка (Solid fill). В меню Цвет заливки (Fill color) выберите тот же цвет, что установлен для линии графика. Прозрачность можно установить по своему вкусу – заливка, прозрачная на 66% выглядит вполне хорошо.

Затем в разделе Граница (Border color) выберите Сплошная линия (Solid fill). В меню Цвет контура (Fill color) выберите тот же цвет, который установлен для линии графика. Уровень прозрачности границы установите такой же, как и для заливки. Вуаля, смотрим результат!

На этом все. Спасибо за внимание!