Что такое мастер писем в word

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

• либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
• либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
• либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

• Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
• В таблице не должно быть объединенных ячеек.
• В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

Просмотров: 34630

Одно из преимуществ использования Microsoft Word или любой другой Офисная программа в том, что они предложат вам большое количество инструментов, которые сделают ваша работа намного проще и быстрее . Вот как Мастер слияния почты.

Хотя это действительно полезный и важный инструмент работать с база данных , буквы или Документация это должно быть разделено , это все еще не очень часто используется пользователями, это может быть связано с тем, что многие из них сделай это иметь Не нужно снова они знают это или не знают, как это использовать .

Поэтому здесь мы собираемся научить вас немного больше о том, что эта функция Office и как вы можете получить от нее максимальную отдачу . Для этого подробно следуйте всему, чему мы вас научим ниже:

По сути, это то, что позволяет генерировать несколько документов из одного, где каждый из них будет отличаться данные, полученные из его источника данных, например что Microsoft Excel, база данных , Среди других. Это означает, что это процесс прямая почтовая рассылка в результате чего они заканчивают создать базу данных, содержащую различную информацию.

Некоторая информация, обсуждаемая здесь, даты, имена, суммы, которые должны быть отменены, электронные письма, среди других. Вся эта база данных будет использоваться в текстовый файл, чтобы впоследствии им можно было делиться с другими людьми более простым способом.

Пример этого — когда вы пишете индивидуальное письмо куда ты просто идешь написать фиксированный текст , сказал текст должен быть тем, который будет повторяется во всех буквах . После этого, Word позаботится о создании всех переменных, это означает, что здесь все соответствующие значения будут изменены за каждого из лиц, получивших указанное письмо.

Следовательно, этот метод даст вам возможность генерировать все буквы необходимо всем людям, у которых есть нужно получать, пока данные для каждого из них хранятся в базе данных . В соответствии со всем этим можно сказать, что объединить переписку позволяет получить копии того же документа но каждый из них копии с данными от разных людей .

Что такое прямая почтовая рассылка программного обеспечения Office?

Как мы уже упоминали ранее, этот процесс состоит из объединить две или более программы Office для того, чтобы упростить работу пользователя, особенно когда ему нужно создавать письма или документы кто должен быть поделился с разными людьми и у кого есть уникальная модель и что в общем только имя, адрес, данные, номер телефона, аннулируемая сумма среди прочего, чтобы доля позже через Outlook.

Эта функция идеальна, если вы хотите составить пригласительное письмо на свадьбу или на день рождения где тебе нужно пригласить более 100 человек и для всех это такое же приглашение . Если бы тебе пришлось создать более 100 пригласительных писем полностью идентичный с разными данными, это может стать довольно утомительным процессом .

Оттого прямая почтовая рассылка был создан, чтобы упростить эти процессы, т.е. вам не придется создавать указанные приглашения одно за другим, но в несколько минут, вы можете подготовить все . Для этого он тебе просто нужно объединить два офисы программы такие что Excel и Word.

В этом случае вам нужно ваш шаблон письма в Word , тогда ты идешь создать свою базу данных в Excel с помощью ввод всей информации nécessaires из Гость а затем вы должны разместить все коды в соответствующих полях, где вы хотите, чтобы они отображались, наконец с помощью инструмента прямая почтовая рассылка позволяет создавать все буквы за секунду.

Для этого в следующем разделе мы покажем вам этот процесс шаг за шагом.

Шаги по объединению вашей переписки Word с помощью мастера

Принимая во внимание то, что упоминалось в предыдущем разделе, здесь мы объясним шаг за шагом как можно провести процедуру создания пригласительного или сборного письма с помощью программ Word и Excel одновременно .

Это позволит вам создать более 100 совершенно разных карточек с помощью одной, для этого следуйте этим инструкциям:

• Первым делом будет D ‘ входить Microsoft Word и напишите нужное письмо , имейте в виду, что здесь вы должны оставьте пустые места для значений, которые будут меняться для каждого человека а кто будет позже заменен на Excel.

• Когда вы уже создали счет на оплату в текстовом редакторе , следующим шагом будет войти в Excel для продолжения процедуры.
• Однажды в Excel , следующее будет создать свою базу данных включая всю информацию, относящуюся к значения, которые нужно добавить в Word. Если это инвойс на инкассо, эти значения должны быть: Имя, имя, документ, удостоверяющий личность, адрес электронной почты, сумма, адрес, код , Среди других.

• После того, как вы создали ваша полная база данных , важно, чтобы вы сохраните файл и что ты закройте его полностью.
• Следующее, что нужно будет вернуть снова в Word для продолжить процесс. Здесь вам нужно перейти к «Лента» и выберите вкладку «Переписка».
• Теперь нажмите на опцию «Начать прямую почтовую рассылку».
• Затем нужно нажать на предмет «Пошагово в мастере совмещения переписки».

• Теперь новое окно открыт кому-либо в правой части экрана с несколькими вариантами, здесь вы должны выбрать «Письмо» затем выберите далее в нижней части экрана, где написано «Шаг 1 из 6» для продолжения процедуры.

• Здесь вы увидите три варианта: «Использовать текущий документ», «Используйте шаблон» ou «Существующий документ». В этом случае выберите первый и нажмите à новый из «Следующий» продолжить третий шаг.

• На этом этапе вы должны загрузить ранее созданный файл в Excel, для этого необходимо выбрать элементы «Использовать существующий список» затем нажмите на «Просматривать». Здесь Проводник Виндоус открывается где ты должен найти расположение файла с базой данных.
• Откроется новое окно, в котором вы укажете электронная таблица, которая находится внутри файла , вы найдете там все данные с серия шагов в случае, если вы хотите изменить его перед вами добавить в Word. Когда все это будет сделано, нажмите «Следующий» для продолжения.

• В новом окне нужно выбрать пункт «Больше элементов».
• Теперь нажмите на одно из пробелов Vides в документ и выберите вариант, который вы хотите разместить, и, наконец, выберите «Вставлять».

• На этом этапе вам следует вставляйте каждый код отдельно ты не можешь сделать все одновременно. Поэтому после имена вставлять, является окно ферма и открыт для новый для вставьте следующее поле , так продолжал вставлять все.
• Следующий шаг делается, если вы хотите удалите некоторых людей, которых вы указали в счете-фактуре, и просмотрите их. Если вы хотите удалить пользователя , тебе просто нужно искать это в «Получатель» и удалите его из письма. После этого вы можете нажать на «Следующий».

• В новое окно появляется, вы должны выбрать пункт «Изменить отдельные файлы». Там вы увидите окно на экране, где вам нужно выбрать вариант «Все» так что все карты являются генерируется с измененными значениями каждого из них.

• Наконец, после этого прямая почтовая рассылка будет завершена , все буквы будут оставлены самостоятельно с каждым из данные каждого человека как вы можете видеть на экране.

Если у вас есть какие-либо вопросы, оставляйте их в комментариях, мы свяжемся с вами как можно скорее, и это будет большим подспорьем для большего числа участников сообщества. Je Vous remercie!

Многие финансовые
и другие организации общаются со своими
клиентами или сотрудниками с помощью
писем, рассылок и рекламных буклетов,
которые рассылают всем людям, состоящим
в списке рассылок.

Самый
простой способ создать набор документов,
полностью идентичных, за исключением
определенной части информации – такой
как имя, адрес и обращение в письме –
использовать процесс, называемый слиянием.

Чтобы
легко объединить основной документ с
источником данных, в Word можно
использоватьмастер
Слияния (Mail
Merge).

Слияние
применяется, когда нужно создать набор
документов, к примеру, наклейки с адресами
или письма на бланках, которые рассылаются
большому числу заказчиков. Каждое письмо
или наклейка содержат как общие, так и
индивидуальные сведения. Например, в
письме должно быть обращение к заказчику
по фамилии. Индивидуальные сведения
для каждого письма или наклейки поступают
из источника данных.

Процесс слияния
писем объединяет статичную информацию
из одного документа и меняющуюся
информацию из другого документа следующим
образом.

—  Основной
документ.
Это такой документ как письмо или
электронное сообщение, содержащий
статичный текст, который будет находиться
во всех документах для слияния, и
метка-заполнители, называемые полями
слияния,
которые сообщают приложению Word, в какое
место следует вставить меняющуюся
информацию.

—  Источник
данных.
Это структурный документ, такой как
список покупателей, он может быть в виде
таблицы Word, рабочего листа Microsoft Office
Excel, таблицы базы данных Microsoft Office Access
или списка контактов Microsoft Office Outlook,
содержащий наборы информации
(называемыезаписями)
в соответствующем формате. Можно
использовать существующий источник
данных или создать новый в процессе
слияния писем.

Процесс слияния
состоит из нескольких общих действий:

1.  Настройка
основного документа.
Основной документ содержит текст и
графику, которые являются общими для
всех версий составного документа,
например, обратный адрес или приветствие
на бланке письма.

2.  Подключение
документа к источнику данных.
Источником данных является файл,
содержащий сведения, которые должны
вставляться в документ, например, фамилии
и адреса получателей письма.

В процессе слияния
писем необязательно использовать все
записи из источника данных. Можно
фильтровать данные и исключить некоторые
записи.

3.  Уточнение
списка получателей или элементов.
Приложение Microsoft Office Word создает копию
основного документа для каждого элемента
или записи файла данных. Если файл данных
— это список рассылки, то элементами,
вероятно, являются получатели этой
рассылки. Если нужно создать копии
только для определенных элементов файла
данных, элементы (записи), которые
требуется включить в список, можно
выбрать.

4.  Добавление
в документ текстовых заполнителей
(полей слияния).
При слиянии поля слияния заполняются
данными из файла данных.

5.  Предварительный
просмотр и завершение слияния.
Перед тем как печатать весь комплект
копий документа, каждую из копий можно
предварительно просмотреть.

Конечным результатом
является одна копия объединенного
документа для каждой записи из источника
данных.

Также
можно объединить основной документ и
источник данных в новый документ, в
котором каждый из объединенных документов
отделен от другого разрывом страницы.
Затем можно персонализировать объединенные
документы перед печатью и сохранить
документ для последующего использования.
Если не нужно изменять или сохранять
объединенные документы, можно объединить
основной документ и источник данных
непосредственно в принтере или в
сообщении электронной почты.

Подготовка данных
для слияния

Перед
тем, как выполнить слияние документов,
нужно указать на существующий источник
данных или создать новый. Источник
данных состоит из матрицы строк и
столбцов, в которой каждая строка
содержит одну запись, например, полное
имя и адрес клиента, а каждый столбец
содержит определенный тип информации,
называемый полем,
например, имя клиента. Каждое поле
определяется в источнике данных
заголовком столбца, называемым именем
поля,
который располагается в первой строке
источника данных (см. рис.1.1.).

Так как имена полей
также используются как поля слияния в
основном документе, они не могут содержать
пробелов. Чтобы имена полей были
читабельны и при этом не содержали
пробелы, следует начать каждое слово с
большой буквы или заменить пробелы
подчеркиваниями.

Если источник
данных содержит много записей, которые
часто меняются, можно создать их в
программе, предназначенной для работы
с большими объемами данных, например,
в Excel или в Access. Также можно использовать
список контактов из Outlook, Microsoft Windows Mail
или Microsoft Express.

Если источник
данных содержит лишь несколько записей,
которые не будут

часто обновляться,
можно создать их в Word в виде таблицы или
в виде списка, в котором поля разделены
табуляцией. Или можно создать их в
процессе слияния писем.

Может понадобиться
осуществить слияние документов только
части данных из источника данных.
Например, если необходимо оповестить
о распродаже в магазинах клиентов из
определенной области. После того, как
указан источник данных и создан основной
документ, можно сделать следующее:

—  фильтровать источник
данных, чтобы создать документы только
части данных;

— 
создать запрос (набор
критериев выбора), чтобы выделить только
нужную информацию, например, все почтовые
коды нужной области;

—  сортировать источник
данных, например, по почтовому коду.

Рис.1.1. Пример
источника данных

При использовании
фильтра или запроса все данные, отвечающие
заданным требованиям, используются при
слиянии писем.

Технология создания
письма при помощи инструмента слияния:

Начальными этапами
будут создание двух документов: источника
данных и основного документа.

Для
слияния с почтой используются команды
вкладки Рассылки.

Слияние
можно также выполнить с помощью области
задач Слияние,
которая позволяет шаг за шагом осуществить
весь процесс. Чтобы воспользоваться
областью задач, в группе Начать
слияниена
вкладке Рассылки необходимо
выбрать пункт Начать
слияние,
а затем пункт Пошаговый
мастер слияния
(см. рис.1.2.).

По умолчанию
открывается пустой документ. Пусть он
остается открытым. Если его закрыть,
команды, которые нужно будет выполнить
на следующем шаге, окажутся недоступными.

После
выбора Пошагового
мастера слияния, откроется
область задач Слияние,
в которой представлен Этап
1 из
шести этапов мастера.

Дальше, необходимо
щелкнуть по типу документа, который
нужно создать.

Рис.1.2. Выполнение
слияния при помощи Пошагового мастера
слияния

Можно, например,
создать следующие типы документов:

1.  Комплект
конвертов.
Обратные адреса на всех конвертах
одинаковы, однако адрес получателя в
каждом случае является уникальным;

2.  Комплект
наклеек с адресами.
На каждой наклейке приводятся фамилия
и адрес, которые являются уникальными;

3.  Комплект
документов на бланке или сообщений
электронной почты.
Основное содержимое всех писем или
сообщений является одинаковым, но каждое
из них содержит сведения, предназначенные
для определенного получателя, например,
фамилию, адрес или какую-либо другую
информацию;

4.  Каталог
или папка.
Для каждого элемента отображаются
сведения одного и того же типа, например
имя или описание, однако для каждого
элемента они уникальны.

В
области задач Слияние,
когда выбрана опция, необходимо щелкнуть
внизу области на Далее.
Открытие документа.

В
области задачи Слияние отобразится Этап
2.

На этом этапе
предстоит выбрать основной документ,
который и будет основой для слияния.

Мастер слияния на
выбор предлагает три варианта:

1.  Текущий
документ.
Активный документ, который используется
в момент выполнения слияния. Подразумевается,
что нужно начать с указанного документа
и использовать мастер слияния для
добавления сведений о получателях;

2.  Шаблон.
Предлагает начать с готового шаблона
слияния, который может быть настроен
для определенных целей.

Далее
нужно нажать на Выбор
шаблона и
выбрать необходимый для дальнейшей
работы шаблон;

3.  Существующий
документ.
Предлагает начать с имеющегося слияния
и выполнить изменения в его содержании
или в списке получателей.

Нужно
выбрать из списка ранее использованных
для слияния документ или щелкнуть
на Обзор и
указать путь к месту расположения
нужного документа.

После
выбора, нужно щелкнуть на Далее.
Выбор получателей.

Этап
3,
необходимо выбрать получателей.

Также
это можно сделать на вкладке Рассылки в
группе Слияние,
щелкнув по команде Выбрать
получателей.

Предлагается
выполнить одно из следующих действий:

1. 
Если нужно использовать список «Контакты»
приложения Outlook, необходимо выбрать
пунктКонтакты
Outlook.

2. 
При работе с электронной таблицей
Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office
Access или с другим типом файла данных
нужно щелкнуть по параметру Использовать
существующий список и
найти этот файл в диалоговом окне Выбор
источника данных (см.
рис.1.3.).

3. 
Если файла данных еще не существует,
предстоит выбрать команду Создание
списка и
использовать открывшуюся форму для
создания списка. Этот список сохраняется
в виде файла базы данных, который можно
использовать многократно.

Нужно
щелкнуть на Создать
запись,
а затем ниже записи ввести необходимые
данные, нажимая на клавишу Tab,
чтобы перемещаться от поля к полю.

Рис.1.3. Получатели
слияния

При подключении
к определенному файлу данных, возможно,
не требуется переносить данные всех
записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить
список получателей или использовать
подмножество элементов файла данных,
нужно выполнить следующие действия:

На
вкладке Рассылки в
группе Слияние нужно
выбрать команду Изменить
список.

В
диалоговом окне Адресаты
слияния необходимо
выполнить одно из следующих действий:

1.  Выделение
отдельных записей. Этот
метод наиболее полезен, если список
короткий. Устанавливаем флажки напротив
тех получателей, которые должны быть
включены в список, и снимаем флажки
напротив тех получателей, которые должны
быть исключены из списка.

Если известно, что
в составной документ нужно включить
лишь несколько записей, можно снять
флажок в строке заголовка, а затем
выделить только нужные записи. Аналогично,
если нужно включить в документ большую
часть списка, устанавливаем флажок в
строке заголовка, а затем снимаем флажки
с тех записей, которые не нужно включать.

2.  Сортировка
записей.
Щелкаем заголовок столбца элемента, по
которому требуется выполнить сортировку.
Список отсортируется в алфавитном
порядке по возрастанию (от A до Я). Снова
щелкните заголовок столбца, чтобы
отсортировать список в алфавитном
порядке по убыванию (от A до Я).

Если
необходима более сложная сортировка,
стоит выбрать команду Сортировка
в группе.
Уточнив список получателей, предстоит
перейти на вкладку Сортировка
записей диалогового
окна Фильтр
и сортировка и
выбрать свои критерии сортировки.

3.  Фильтрация
записей.
Эта функция полезна, если список содержит
записи, которые не требуется видеть или
включать их в составной документ. После
фильтрации списка можно использовать
флажки для включения и исключения
записей.

В
группе Уточнить
список получателей нужно
выбрать пункт Фильтр.
На вкладке Отбор
записей диалогового
окна 
Фильтр
и сортировка необходимо
выбрать условия, которые нужно использовать
для фильтрации. Для дальнейшего уточнения
действия фильтра нужно щелкнуть на
оператор И или Или и
указать дополнительные условия.

Чтобы
закрыть диалоговое окно Получатели
слияния,
предстоит щелкнуть на ОК.

Подготовка
стандартного письма

Одним
из основных типов основного документа,
используемого в процессе слияния,
является стандартное письмо. Документ
этого типа обычно содержит поля слияния
для имени и адреса каждого получателя,
а также текст, одинаковый для всех писем.
В стандартном письме каждое поле слияния
заключено в двойные угловые скобки,
также называемые шевроны.

Текстовые
заполнители, такие как адрес или
приветствие, называются полями
слияния.
Поля в приложении Word соответствуют
выделенным заголовкам столбцов в файле
данных.

Если письмо уже
написано, можно вставить поля слияния
во время процесса слияния, а если письмо
еще не написано, во время процесса
слияния его можно написать. В любом
случае сначала необходимо ввести текст,
который будет общим для всех писем, а
затем вставить поля слияния, которые
будут заменяться меняющейся информацией
из источника данных.

Поля слияния можно
вставлять двумя способами:

— 
в область задач Слияние в Этапе
4 мастера Слияния;

— 
щелкая на кнопку в группе Составление
документа и вставка полей на
вкладке Рассылки.

В любом
случае, щелкая на Блок
адреса или строка
приветствия открывается
диалоговое окно, в котором можно поменять
установки полей, в то время как при
щелчке на отдельном поле оно будет
вставлено с использованием установок
по умолчанию.

Столбцы файла
данных представляют собой категории
данных. Поля, добавляемые к основному
документу, являются текстовыми
заполнителями для этих категорий.

 Строки файла
данных представляют собой записи данных.
При выполнении слияния приложение Word
создает копию основного документа для
каждой записи.

При помещении поля
в основной документ подразумевается,
что в месте его расположения должна
появиться определенная категория
данных, например фамилия или адрес (см.
рис.1.4.).

Рис. 1.4. Пример
заполнения основного документа полями
слияния

При слиянии данные
первой строки файла данных замещают
поля в основном документе, тем самым,
образуя первый составной документ (см.
рис.1.5.). Данные

второй строки
файла данных замещают поля, образуя
второй составной документ, и т. д.

Рис.1.5. Распределение
данных из источника данных в поля слияния
основного документа

Для
установления соответствия полей нужно
выбрать пункт Подбор
полей в
группе Составление
документа и вставка полей на
вкладке Рассылки.

Откроется
диалоговое окно Подбор
полей (см.
рис.1.6.).

Элементы адреса
и приветствия приводятся слева. Заголовки
столбцов из файла данных приводятся
справа.

Word подыскивает
соответствующий столбец для каждого
элемента. На иллюстрации показано, что
Word автоматически нашел соответствие
столбца Фамилия файла данных полю
Фамилия.

Рис.1.6. Диалоговое
окно подбора полей

Функция ввода
содержимого и добавление полей позволяет
добавить поля, не выявленные подбором
полей.

Для
этого нужно в основном документе щелкнуть
место, где необходимо вставить поле.
Пользуясь группой Составление
документа и Вставка
полей слияния на
вкладке Рассылки.

Необходимо
подтвердить все выбранные варианты и
завершить процедуры, щелкнув на ОК.

Приложения для
работы с базами данных и электронными
таблицами, такие как Microsoft Office Access и
Microsoft Office Excel, хранят в своих ячейках
лишь введенные исходные данные. Параметры
форматирования, применяемые в Access и
Excel, например шрифты и цвета, не хранятся
совместно с исходными данными. При
слиянии информации из файлов данных в
документ Word попадают только исходные
данные без учета того, как они
форматировались ранее.

Чтобы отформатировать
данные, содержащиеся в документе,
необходимо выделить поле слияния и
отформатировать его точно так же, как
форматируется любой другой текст.

Выделение обязательно
должно включать двойные кавычки —
шевроны,

окружающие поле.

После того, как
все поля добавлены в основной документ,
можно просмотреть предварительные
результаты слияния. Если эти результаты
соответствуют ожиданиям, можно завершить
слияние.

В
области просмотр щелкаем по кнопке Следующая
запись,
чтобы просмотреть добавленные поля
слияния для каждого получателя в
связанном источнике данных.

Последним
итоговым является Этап
6 Завершение
слияния.

Завершение
процесса слияния

После выбора
источника данных, который хотим
использовать, и ввода в стандартное
письмо полей слияния, появляется
возможность просмотреть письма,
предназначенные для слияния, перед тем,
как выполнить слияние. Во время просмотра
можно исключить некоторых получателей.
Когда все будет готово, мы можем либо
отправить объединенные письма
непосредственно на принтер, либо
объединить их последовательно в новый
документ, причем каждое письмо будет
отдельно от последующего разрывом
страницы. Если мы поместим письма в
новый документ, мы сможем еще раз
просмотреть их и при необходимости
изменить (перед отправкой на печать).

Составные документы
можно печатать или видоизменять по
отдельности. Это может быть сделано как
для всех документов, так и для подмножества
документов.

Печать
составных документов.
На вкладке Почта в
группе Завершение выбираем
пункт Завершить
и объединить,
а затем щелкаем Печать
документов.

Предстоит выбрать,
следует ли печатать весь набор документов,
только копию, отображаемую в настоящий
момент, или подмножество документов,
определяемое по указанному номеру
записи.

Изменение
отдельных копий документа. На
вкладке Почта в
группе Завершение необходимо
выбрать пункт Завершить
и объединить,
а затем щелкнуть по Изменить
отдельные документы.

Нужно выбрать,
следует ли редактировать весь набор
документов, только копию, отображаемую
в настоящий момент, или подмножество
документов, определяемое по указанному
номеру записи. Приложение Word сохраняет
копии, которые требуется отредактировать,
в виде единого файла, где они отделены
друг от друга с помощью разрывов страницы.

Сохранение
основного документа. Нужно
помнить, что составные документы
сохраняются отдельно от основного.
Основной документ удобно хранить
отдельно, поскольку он может оказаться
полезен при выполнении последующих
слияний.

При сохранении
основного документа сохраняется и его
подключение к файлу данных. В следующий
раз, когда документ будет открыт,
приложением будет задан вопрос, нужны
ли сведения из этого файла данных для
нового слияния в основной документ.

В
случае ответа Да документ
открывается с данными из первой записи,
полученными в результате слияния.

В
случае ответа Нет подключение
между основным документом и файлом
данных разрывается. Основной документ
становится стандартным документом
Word.

Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая помогает упростить создание персонализированных писем, этикеток, конвертов, электронных писем и каталога. Поскольку слияние писем не входит в число наиболее часто используемых функций MS Word, некоторые пользователи могут не знать, как выполнять слияние писем в Word для создания писем, этикеток и конвертов.

Если вы пытаетесь сэкономить время, потраченное на ручную настройку каждого письма, ярлыка или других документов, вам может пригодиться слияние. Даже если вы никогда не пытались создать письмо для слияния, процесс довольно прост, и мы проведем вас через каждый шаг ниже.

Оглавление

Как создавать письма слияния

В Microsoft Word есть мастер, который проведет вас через создание писем для слияния. Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и получателей письма, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый для вставки. Если вы этого не сделаете, вы всегда можете добавить список получателей вручную.

1. Откройте документ Word и напечатайте свое сообщение. Оставьте персонализированные элементы (например, заголовок, имя, город и т. Д.). На данный момент вы можете просто оставить пустое место, где вы хотите вставить эти элементы, например:

1. Когда ваш шаблон будет готов, выберите Рассылки > Начать слияние > Пошаговый мастер слияния писем с верхней ленты.

1. Новая панель появится вдоль правой границы окна MS Word. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. На первом этапе вам нужно будет выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выбирать Письма и выберите Далее: Начальный документ.

1. Вам нужно будет выбрать документ, который вы хотите использовать для слияния в следующий раз.
   Если вы уже ввели текст для своего письма, выберите Использовать текущий документ.
   Если вы хотите использовать готовый шаблон, выберите Начните с шаблона. Когда вы выбрали начальный документ, нажмите Выберите получателей.

1. Следующим шагом будет выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel, заполненный данными получателя, вы можете импортировать данные, выбрав Использовать существующий файл вариант и выбор Просматривать из следующего раздела.

С помощью проводника перейдите к листу, содержащему список получателей, выберите лист и выберите Открытым.

Выбрав лист, вы увидите значок Выбрать таблицу окно. Выберите соответствующую таблицу (ы). Обязательно установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов если это верно для ваших данных, и выберите Ok.

Затем вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все в порядке, выберите Ok.

Когда вы добавили лист Excel, выберите Далее: Напишите свое письмо.

1. Теперь вы готовы добавить в свое письмо заполнители. Подведите курсор к тому месту, где вы хотите добавить заполнитель, и выберите Больше предметов из панели слияния почты.

В Вставить поле слияния откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать соответствующий заполнитель и выбрать Вставлять чтобы добавить это к своему письму.

1. Когда вы вставили все поля слияния, выберите Далее: Предварительный просмотр ваших писем.

Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем.

1. Выбирать Далее: Завершите слияние. На следующем шаге выберите либо Распечатать (если вы хотите напечатать все буквы) или Редактировать отдельные буквы > Все (если вы собираетесь объединить буквы в один документ).

Как создать ярлыки для слияния писем

Всегда полезно аккуратно составить свой список рассылки в виде таблицы Excel, чтобы у вас не закружилась голова, когда вам понадобятся данные чьей-либо рассылки. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, ваша подборка листов Excel не обрежет их. Вместо этого вам нужно будет создать ярлыки слияния почты в MS Word.

1. Если у вас уже есть лист Excel с деталями рассылки, вы можете перейти к следующему шагу. Если нет, организуйте свой список рассылки на листе Excel. Добавьте несколько заголовков (имя, фамилию, адрес и т. Д.) И отсортируйте список.
2. Переключитесь на MS Word. Используйте мастер для создания этикеток. Откройте пустой документ и выберите Рассылки > Выберите слияние > Пошаговый мастер слияния писем.

1. Выбирать Этикетки а потом Далее: Начальный документ.

1. На следующем экране выберите Изменить макет документа. Далее выберите Параметры ярлыка, чтобы указать номер продукта и марку.

Как только вы выберете Ok, вы увидите обведенные в документе ярлыки. Если вы этого не сделаете, перейдите к Дизайн стола > Границы и выберите Просмотр линий сетки.

1. Вернитесь к Рассылки вкладка в MS Word и выберите Выберите получателей > Используйте существующий список.

Перейдите к файлу Excel, содержащему список рассылки. Выберите файл и выберите Открытым.

1. Вы увидите Выбрать таблицу окно. Если в вашей книге несколько листов, вы увидите здесь несколько элементов. Выберите тот, который содержит ваш список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов, и выберите Ok.

1. MS Word импортирует список рассылки. Выбирать Блок адреса. Посмотрите на превью справа.

Если это не так, как вы хотите, выберите Поля соответствия. Убедитесь, что все данные соответствуют соответствующему заголовку на вашем листе, и выберите Ok.

Посмотрите на превью еще раз. Если все в порядке, выберите Ok.

1. Теперь вы увидите <> в этикетке. Перейти к Рассылки > Обновить ярлыки добавить <> ко всем этикеткам.

1. Теперь ярлыки готовы к объединению. Перейти к Рассылки > Завершить и объединить > Редактировать отдельные документы.

Вы увидите всплывающее окно. Выбирать Все а потом Ok.

1. Теперь вы увидите, что все ваши ярлыки объединены.

Как создать конверты для слияния писем

Создание конвертов для слияния почты в основном такое же, как и для этикеток, но с некоторыми изменениями.

Снова нажмите на Рассылки > Начать слияние > Пошаговый мастер слияния писем, но на этот раз выберите Конверты а затем выберите Далее: Начальный документ Снизу.

1. Вам будет предложено выбрать начальный документ. Выбирать Варианты конвертов для выбора размера конверта и положения адреса доставки / возврата (см. следующий шаг) и выберите Далее: Выберите получателей.

1. Когда вы выбираете Варианты конвертов, вы увидите всплывающее окно. Выберите желаемый размер конверта, выберите шрифт и место размещения для доставки и обратного адреса.

1. Следующим шагом мастера является выбор получателей. Выбирать Использовать существующий список (при условии, что у вас уже есть лист Excel, содержащий данные получателя) и выберите Просматривать искать файл. Выберите соответствующий файл и нажмите Далее: Расставьте конверт.

1. На следующем экране выберите Блок адресов, просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вы хотите, и выберите Ok.

Теперь вы увидите <> появляются на конверте.

1. Выбирать Далее: Предварительный просмотр конвертов. Вы увидите тот же предварительный просмотр, что и на предыдущем шаге, но в своем документе. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели мастера для переключения между конвертами.

Теперь ваши конверты готовы к объединению. Выбирать Далее: Завершите слияние.

1. На следующем экране вы увидите возможность Редактировать отдельные конверты. Выберите это, выберите Все чтобы объединить все записи, и выберите Ok.

Теперь вы увидите, что все конверты объединены в один документ.

Массовая печать и рассылка электронных писем стало проще

Использование слияния позволяет сэкономить массу времени, которое вы бы потратили на настройку писем, этикеток или конвертов. Однако это еще не все, что вы можете делать с MS Word. Вы также можете создать поздравительные открытки, буклеты, а также Индекс карты.

Слияние писем существует уже давно, но если вы хотите повысить эффективность своих процессов, Microsoft Office 2019 представил несколько полезных функций вы можете захотеть посмотреть.

Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021

Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.

Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.

Подробнее: Как перенести таблицу из Microsoft Excel в Word со связью

Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.

Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel

Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.

Подробнее: Как разъединить ячейки в Microsoft Excel

Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.

Подробнее: Как сделать заголовок столбцов в Microsoft Excel

Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.

Подробнее: Как создать умную таблицу в Microsoft Excel

По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.

Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word

Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.

Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.

Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.

Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word

Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.

1. Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.



2. На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.



3. Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.



На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.

Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу

Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».

Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
   

   Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.



2. Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.



3. В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».



4. Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите также внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.
   

   Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.



5. Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».



6. Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.

Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.

Шаг 4: Проверка результатов

После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».

Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.

Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».

Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».

Шаг 5: Завершение слияния

После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».

Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:

1. «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.



2. «Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
   

   На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.

   Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word



3. «Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.

Вариант 2: Microsoft Office 2003

В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.

Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.

В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.

1. Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».



2. В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».



3. Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».



4. Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.



5. В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».



6. По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».



7. Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».



8. Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.



9. Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».



10. В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.



11. Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».



12. Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».



13. Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.

Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.