Что такое markup в word

When collaborating on a Microsoft Word Document the easiest way to keep an eye on all of the edits being made is by tracking your changes.

Tracked Changes is an easy to use built-in tool that allows you to do exactly what it sounds like; track any edits or changes that are made to the original text in a word document.

If you aren’t sure how to turn on your tracked changes in word, we wrote a post about this last week. Click here for a refresher.

Now that you have tracked changes in your word document, how do you view them all?

Sometimes they are hidden, which does make it easier for you to read the document without the red strikethroughs and edits. But when it comes time to reviewing all of the changes or understanding where edits were made, viewing all tracked changes is the way to go.

In this post, we will take you through how to view tracked changes at the click of a button.

Viewing all tracked changes in Microsoft Word

1. Open your word document
2. Click Review in the tool bar

1. Find and click Tracking
2. In the Tracking drop-down click Display for Review

1. Under Display for Review, you will be given four options
   1. Simple Mark-up
   2. All Markup
   3. No Markup
   4. Original
2. Select All Markup

You have no successfully made all tracked changes visable.

Microsoft Word – Simple Mark-up vs All Markup, what is the difference?

With so many of us now using Microsoft word to track changes and collaborate on documents. Microsoft has built in more than one option for us to view these changes, depending on what your desired outcome is.

So what is the difference between Simple Markups and All Markups? And if No Markups does just that, then what is Original?

Here is a quick explanation of each feature’s function:

• Simple Markup displays the markups with a red line in the page margin where a change has been made.
• All Markup shows all edits, using strikethrough formatting.
• No Markup shows you how the changes will look in the document.
• Original shows you the original document, pre any makeups.

Need a better way to collaborate on a Microsoft Word Document?

It’s a frustration we all know too well. When you are working on the 15th version of the same document, accepting and rejecting comments and changes. Knowing in the back of your mind that this won’t even be the last round of edits.

With all of these edits, come multiple versions of the same document. The shared drive now looks like a shemozzle with Version6_JMsEDITS_v8_final1 the most recent final but defiantly not the last.

While two colleagues unknowingly open the latest version at the same time, make their edits and press save. Now you’re left with two separate versions of the same document and no way to merge them together without manually making the changes yourself.

This happens too often.

And to too many of us.

Luckily, enough of us screamed help and the tech gods have listened. There are now some pretty cool purpose-built tools out there to help us solve all of our collaborating problems. Companies such as Simul Docs.

Simul Docs works seamlessly with Microsoft Word and allows you to upload and edit your word document without having to worry about version control or merging two versions together if they had been opened and changed at the same time. Simul will fix all of this for you, at the click of the button.

Most of the time Simul will just fix the problem without you even asking because we all have the same issues, and Simul knows that when you open the document and make changes you will want them tracked – you don’t have to remember to turn them on, Simul Docs will automatically track them for you.

Simul also knows that when you start making changes to the document you are going to want it saved as a new version, allowing you to refer back to old changes at any time and avoid saving over anyone else’s edits. It also does that for you, automatically.

Now without sounding too smug, Simul will also keep a neat list of all versions saved for you. So now even your shared drive is feeling less confused as well.

So if you are tired of managing a messy shared drive and struggle with version control, a tool such as Simul Docs is quite literally, made for you.

Give it a try, your shared drive will thank you.

Is this article up to date?

Что такое язык разметки

Языком разметки в сфере IT называют некий набор символов и их последовательностей, внедряемых в текст с целью передачи информации о структуре этого документа и его конечном виде. В итоге текстовый документ выглядит как текст со всеми знаками препинания, дополненный кодом с информацией о структуре данного текста. Определяются такие элементы, как списки, выделения, заголовки и т.д. Среди более сложных функций следует отметить возможность вставки в документ гиперссылок и других документов.

С точки зрения Тьюринга языки разметки страниц полноценными языками программирования не являются.

Сама разметка компьютерного текста бывает визуальной и логической. В последнем случае определяется лишь роль конкретного текстового блока в общей структуре документа. Визуальная разметка, как понятно из названия, задает внешний вид текстового фрагмента. Вообще, задача языков компьютерной разметки состоит в формировании заданного визуального отображения за счет логического описания вне зависимости от содержания текста.

Скачать файл

Благодаря такому подходу упрощается автоматическая обработка текстового документа, а значит, текст будет корректно отображаться на различных устройствах. Причем отображение это будет разным на экранах компьютера, смартфона, планшета, а также в распечатанном на бумаге виде в зависимости от свойств данных, установленных на устройствах вывода.

Тем не менее, пользователи зачастую нарушают принятое правило верстки. К примеру, при создании документа в текстовом редакторе заголовок выделяется жирным, но в свойствах он не указывается как заголовок.

Языки разметки документа находят применение везде, где необходимо отформатировать текстовый блок средствами одного лишь текста. Широко используются эти инструменты в типографиях. Среди примеров профессиональных средств можно привести TeX, SGML, RTF и PostScript.

Пользователи домашних компьютеров могут форматировать с помощью встроенных инструментов MS Word, OpenOffice, troff. Но наибольшее распространение языки разметки получили в интернет-верстке. Это, в первую очередь, HTML, XML, XHTML, VML, XBRL, WML, SVG и PGML.

Языки веб-разметки принято разделять на три класса. Но в действительности тот же HTML включает в себя и процедурные инструменты (например, тег для задания полужирного шрифта), и инструменты описания (атрибут HREF как пример). Также данный язык имеет в своем синтаксисе элемент PRE. Этот параметр задает внешний вид текста в соответствии со своим написанием.

История развития языка разметки

Традиция разметки текста идет с давних времен. Рукописи маркировались на полях специальными инструкциями для печати. Маркерами задавали различные параметры шрифта (название, стиль, размер). Также на полях исправлялись встреченные ошибки. С течением времени сформировался некий стандартный набор правил (брендов). Уже потом такая концепция белы перенесена в сферу компьютерной печати.

Впервые идею общепринятого языка разметки предложил Уильям Танниклифф в 1967 году. Тогда автор называл свою концепцию общим кодированием. Наиболее заметным новшеством Танниклиффа можно назвать разделение структуры текста и его конечного вида.

Позднее создатель концепции стал руководителем проекта по разработке стандарта для издательств, названного GenCode. Нечто подобное предлагал издатель Стэнли Фиш в конце 1960-х годов. А сотрудник Университета Карнеги-Меллона Брайан Рид в 1980-м году посвятил теоретическим и практическим аспектам разработанного им описательного языка Scribe целую диссертацию. Детище создателя используется до сих пор.

Но истинным отцом всех языков разметки принято считать Чарльза Гольдфарба из компании IBM. Он был у истоков создания языка GML, а позднее являлся руководителем комитета по разработке стандарта SGML. Этот стандарт в итоге лег в основу концепции языков разметки. Тем не менее, многие до сих пор спорят о том, кто же был первопроходцем в данной отрасли.

Считается, что сама идея появлялась независимо в головах нескольких инженеров на протяжении 1970-х годов. Оформляться в жизнеспособную форму она начала в следующее десятилетие.

Первым языком текстовой разметки с четким разделением структуры текста был упомянутый выше Scribe. Революционным этот инструмент стал сразу по нескольким причинам. Во-первых, в нем декларируется разделение стиля текста от его разметки. Во-вторых, здесь впервые был реализован грамматический контроль над применением элементов описания. В дальнейшем эти нововведения легли в основу других языков.

Стандарт TeX, используемый в издательской области и поныне, разработал Дональд Кнут. Он же осуществлял поддержку в развитии этого инструмента. Особое внимание в TeX уделяется структуре текста и описанию шрифтов для верстки специализированных математических изданий.

Ради этого автор языка долгое время изучал все аспекты книгопечатания. Но в силу своей узкой специализации и повышенных требований к пользователям TeX используется лишь в академической среде, став фактически неким стандартом разметки.

Подобные инициативы в то время появлялись не только в области книгоиздания. Например, для верстки в системах семейства UNIX специально разрабатывались языки troff и nroff. Но из-за ограниченной функциональности этих средств работа осуществлялась методом проб и ошибок. В итоге данные языки так и не стали массовыми в среде профессионалов. Пользовались ими лишь изредка и бессистемно. А с появлением полноценных текстовых процессоров troff и nroff окончательно были забыты.

Класс языка разметки презентации

Задача разметки презентации состоит в преобразовании текста в удобный для чтения вид. При этом автоматическая обработка информации не обеспечивается в достаточном объеме.

Такая верстка текстового документа легко выполняется (особенно в случае небольших документов), однако в дальнейшем она сложнее поддается изменениям и поддержке в актуальном виде. Для реализации крупных проектов этот тип обработки текста применяется редко. В основном используются иные средства более структурированной разметки.

Структура текста зачастую определяется по определенным маркерам в самом тексте. Одним из таковых может служить, например, множественный разрыв строк. Он покажет, что дальше идет заголовок. И некоторые программные средства автоматически выявляют такие признаки, хотя данное решение вряд ли можно назвать совершенным. Формат документа RTF как раз представляет собой пример презентационной разметки.

Класс языка разметки процедуры

Данный класс также призван демонстрировать вид текста. При этом процедурная разметка полностью видна при редактировании текстового фрагмента. Интерпретация кода должна осуществляться программой для просмотра текста в порядке появления этого кода. То есть, для форматирования заголовка необходимо добавить непосредственно перед этим заголовком требуемые директивы, сообщающие параметры центрирования, размера и типа шрифта. Далее обязательно должны следовать теги, выключающие эти параметры и возвращающие текст в исходный вид. Профессиональные программы, как правило, включают в себя макросы и стеки, облегчающие данную работу.

Процедурная разметка может выполняться средствами TeX, nroff и troff. В основном ее используют профессиональные типографы, работающие в специализированном ПО. Для простых пользователей данный тип разметки, скорее всего, будет слишком сложным.

Класс языка описательной разметки

Описательную разметку также называют семантической. С ее помощью описываются текстовые фрагменты, но при этом не указывается, в каком порядке и в каком виде этот текст будет отображаться. Для этого используются специальные языки разметки сайтов и документов — SGML и XML.

Здесь можно добавлять к тексту любые метаданные при помощи соответствующих тегов. Так, существует стандарт Atom, в котором имеется метод, позволяющий временно размещать метку «обновлено». Данная метка сообщает время последнего изменения текстового фрагмента. Причем в стандарте явно не указаны правила и обязательность представления. Разные специализированные программы могут использовать такие метки несколькими способами, даже если те не декларированы указанным стандартом.

Описательная разметка обладает превосходной гибкостью в использовании. Например, текст помечается в существующем отображении, а не в желаемом. Помеченные фрагменты доступны для более частого использования по сравнению с изначальными предположениями разработчиков.

Проще говоря, когда в текст вставляется гиперссылка, предполагается, что пользователь будет нажимать на нее. Но эта же гиперссылка может быть использована и поисковыми машинами для своих целей, в том числе для поиска других подобных веб-страниц.

Благодаря тому, что средства описательной разметки отделяют информацию о форматировании текста от самого текста, задача существенно упрощается. К примеру, имеется фрагмент, написанный курсивом с использованием пары тегов <i> и </i>. Подобным образом можно акцентировать внимание или обозначать значение слов на другом языке.

Такая двусмысленность, свойственная процедурному и презентационному способу, вынуждает тратить время на ручной просмотр текстового блока. Строгая описательная дифференциация каждого случая разными ярлыками позволила бы избежать такой рутинной работы.

Современные средства описательной разметки представляют текстовые документы в виде дерева и дают возможность добавлять перекрестные ссылки. Таким образом, вся иерархия рассматривается как база данных, а не как совокупность тяжелых бинарных объектов.

При этом обеспечивается поддержка структуры самим хранилищем. В отличие от полноценных реляционных БД здесь отсутствует какая-либо строгая система. Поэтому древовидные описательные системы принято называть также полуструктурированными базами данных.

Основные языки разметки

На сегодняшний день существует множество языков разметки. Перечислим лишь основные, наиболее используемые.

HTML

Язык гипертекстовой разметки HTML является самым распространенным. Аббревиатура расшифровывается как Hypertext Markup Language (язык разметки гипертекста). HTML признан стандартом для оформления любых интернет-документов, в частности веб-страниц. Код этого языка распознается и обрабатывается браузерами, предоставляя его в удобном читаемом виде. Пользователь в итоге может просматривать и распечатывать страницы, а также с помощью этих страниц загружать данные на серверы.

Язык разметки страницы HTML позволяет выделять фрагменты текста полужирным, курсивным или подчеркнутым шрифтом, включать в текст спецсимволы, отсутствующие в стандартном наборе, изменять цвета текстовых символов, управлять поведением текста (выравнивание, создание отступов), вставлять таблицы и гиперссылки. Синтаксисом предусмотрены специальные теги внутри угловых скобок, обозначающие начало и конец обрабатываемого блока.

XML

Данная аббревиатура расшифровывается как eXtensible Markup Language (расширяемый язык разметки). Назван язык так в связи с отсутствием привязки к какому-либо формату. Вместо этого пользователи могут создавать собственные теги и с их помощью выполнять глубокую обработку текста. Обычно этот язык используют, чтобы описывать грамматику других языков и контролировать правильность составления документа.

По внешнему виду XML сильно напоминает HTML. Принципиально отличается он более строгими правилами использования тегов. Здесь, например, есть зависимость от регистра.

Язык разметки XML дает возможность обмениваться данными между любыми системами, даже несовместимыми. Благодаря этому значительно облегчается работа с разным ПО.

Wiki

Формат wiki предназначен для разметки веб-страниц, доступных для редактирования обычными пользователями. Даже новички в HTML-верстке могут легко создавать и изменять тексты. Безусловно, использование языка разметки типа wiki требует соблюдения неких правил, хотя и максимально простых. Доступен просмотр сделанных изменений на wiki-странице, при необходимости есть возможность вернуться к предыдущей версии документа.

Это в свою очередь значительно упрощает поиск и исправление ошибок. Администраторы страниц могут ограничивать пользователей в правах на редактирование созданных текстов, разрешая изменять текст только некоторым из них. Все wiki-документы связываются между собой посредством контекстных гиперссылок.

BBCode

Данный язык разметки предназначен в первую очередь для создания и форматирования сообщений на форумах, досках объявлений и в блогах. Здесь, как и в HTML, используются теги, но выделяются они квадратными, а не угловыми скобками. Стандартные средства разметки слишком сложны для их использования на перечисленных выше площадках.

Пользователи сталкивались с многочисленными ошибками в верстке сообщений. В связи с этим и возник BBCode. Отличительная особенность языка заключается в том, что для его восприятия браузером необходимо устанавливать отдельную программу, преобразующую код в понятный браузеру формат HTML.

Textile

Среди всех языков разметки данных этот формат считается одним из самых простых в использовании. Вместе с этим, при своей схожести с BBCode Textile более функционален. В основном он предназначен для автоматического преобразования текстовых блоков в код разметки таким образом, чтобы сохранялась структура абзацев. С использованием элементов Textile, в частности, работает CMS Textpattern.

Изначально все языки разметки разрабатывались для форматирования текста. Тем не менее, эти инструменты позднее стали использовать в векторной графике, в различных веб-сервисах и пользовательских интерфейсах. Например, современные приложения разрабатываются не без помощи XML. Благодаря мощи и простоте этого языка один файл может содержать в себе сразу несколько форматов (к примеру, XHTML и SMIL или XHTML, MathML и SVG).

На всем пути становления средств для разметки разработчики стремились найти баланс между желаниями и возможностями. Мощные инструменты SGML с одной стороны дают широкие возможности для структурной верстки текстовых документов, с другой — значительно затрудняют создание интернет-приложений. Язык HTML, напротив, максимально удобен для работы в интернете, однако его функционала и простоты уже недостаточно для современных нужд.

Поиск разумного компромисса между богатством структурного описания и обширных возможностей для создания прикладных приложений начался с разработкой XML. Что представляет собой язык разметки данного типа с точки зрения той самой золотой середины? Учитывая стабильное развитие XML, этот формат вполне может стать искомым компромиссом.

If you have collaborated with other authors on creating a word document, chances are that you would have used its comments feature.

The comment feature lets you share feedback on specific parts of the document, it makes collaborating easy and straightforward.

Word, by default, also prints out the comments along with the document content.

But what if you don’t want to print the comments with the word doc?

Well, in this post I will be sharing two techniques that can be used to print a word document without the comments.

• Hide the comments from the document
• Unselect the comments from printing using printer settings

Important Note:

The techniques shared here will not remove the comments. They will simply hide the comments from the print output.

Lets start with the tutorial.

Method #1: Turn off the Markup area under Review

Step 1: Open the Word document

Open the doc, you will see the comments area on the right hand panel. It will display all the comments in the doc.

Step 2: Go to Review -> All Markup Menu.

Clicking on the dropdown will display multiple choices like

• Simple Markup
• All Markup
• No Markup
• Original

Simply select No Markup from the dropdown menu.

Word will hide the markup area. Although you will no longer see your comments, Word has not deleted them , only hidden them from the view and from being printed.

• Here is how the document will appear with hidden comments/markup area.

Step 4: Print the document

• Now that the comments are hidden from view, you can simply go ahead and print the document.
• It will print without the comments.

Step 5: Make comments visible again

• You can easily make the comments visible again by going to Review -> All Markup Menu.
• Simply select Simple Markup / All Markup from the options and it will display the comments again.

Method #2: Change Markup Area from Print Menu

Step 1: Open the Word document with comments showing in the markup area.

Step 2: Go to File -> Print

• Here you can clearly see that the print preview display the comments.
• It means that the printer will print the document along with the comments in the markup area

Step 3: Unselect Markup area from printing.

• Click on Settings -> Print All Pages. A drop-down menu appears.
• At the bottom of the menu, simply uncheck the Print Markup option.
• It will hide the comments from the print view.

Step 4: Print the document.

Simply print the document. Only the document content will be printed.

Note:

If you go back to the word document, you will see the comments in the markup area.

This happens because we have not hidden the comments from the word, we simply unselect the markup area from the print output.

Conclusion

Comments are useful when editing documents while sharing them. To print the document without the comments, use one of the two methods illustrated above.

If you want to print only comments in a word document, then follow this tutorial.