Что такое макросы excel word что это

В статье рассмотрим вопрос, что такое макросы в Word  и в программе Excel. На практике будет показано, как использовать макросы. С помощью макросов вы сможете упростить работу с документами Майкрософт Офис Ворд.

Что такое макрос простыми словами

Здравствуйте, друзья! Начинающие пользователи программы Майкрософт Офис Ворд и других программ, задаются вопросом, что такое макрос? Ведь об этом названии впервые услышали, и хотелось бы рассмотреть его подробно.

Итак, макрос – это программа на основе программного кода, которая встроена в Ворде, Excel, Пауер Поинт. Она написана на языке перечисленных программ и имеет набор команд. С помощью макроса можно записать какое-либо действие в документе и автоматически его воспроизвести в другом файле.

Если вы часто работаете с объемными документами, заполняете таблицы, то макросы здесь просто необходимы. Иногда мы пишем в документах одну и ту же нумерацию, проставляем различные списки. Если работать с макросами – этого труда можно избежать. Зато вы сэкономите свое время.

Далее рассмотрим работу с макросами в Ворде и в программе Excel.

к оглавлению ↑

Что такое макросы в Word, как настроить и найти макрос

Что такое макросы в Word? Как говорилось ранее, это инструмент для записи действий (их программирование). Чтобы пользоваться макросом, необходимо его настроить и найти на панели управления в Ворде.

Для настройки макросов в Ворде откройте программу Word 2007 на компьютере или другую версию. Далее нажмите вверху слева на логотип программы и кликните по кнопке Параметры Word (скрин 1).

В основных настройках установите маркер перед словом «Показывать вкладку Разработчик на ленте» (скрин 2).

Это позволит вам найти инструмент Макросы. Также они находятся во вкладке «Вид».

Далее нажимаете кнопку «Центр управления безопасностью» и активируете раздел «Включить все макросы», внизу устанавливаете галочку – «Доверять доступ к объектной модели VBA» (скрин 3).

Данные настройки помогут избежать ошибок во время работы с макросами. В других версиях Ворда, макросы настраиваются по схожему принципу.

к оглавлению ↑

Что такое макросы в Excel, как настроить

Макросы в программе Excel работают и настраиваются так же, как и в программе Ворд. Вы можете один раз произвести настройку макросов в Ворде и эта настройка перенесется в в Excel или Пауер Поинт.

Далее поработаем с макросами на практике.

Как работать с макросами

Работу с макросами можно разделить на два способа: сторонними программами и автоматическую. Если говорить о первом варианте, то для этого нужно установить специальные программы на компьютер. Если не хотите разбираться с программами, можно воспользоваться встроенной программой в Майкрософт Офис Ворд по работе с макросами. Давайте ее разберем.

Итак, чтобы записать макрос в Ворде или в Excel, следуйте инструкции:

1. Настройте макросы.
2. Откройте документ.
3. Нажмите по разделу разработчик и нажмите Записать макрос.
4. Далее напишите что-нибудь в документе.
5. После чего нажмите «Остановить запись».
6. Затем откройте другой документ жмите на раздел «Разработчик» далее «Макросы».
7. Выберите нужный макрос из списка и кликните кнопку «Выполнить». После чего программа вставит записанный текст автоматически.

Далее эту инструкцию разберем пошагово.

к оглавлению ↑

Как создать запись макроса

Чтобы записать макрос, запустите пустой текстовый документ или с текстом. Далее нажмите по разделу «Разработчик», затем кнопку «Запись макроса» (скрин 4).

В открытом окне пропишите имя макроса, установите кнопку «OK», чтобы началась запись. В процессе записи вы можете написать что-нибудь, например, Привет как дела? Далее нажмите кнопку «Остановить запись» и сохраните документ.

Программа Excel работает с макросами так же, как и Ворд. Нажимаете на вкладку «Разработчик», далее «Запись макроса» (скрин 5).

Затем заполняете таблицу, останавливаете запись макроса и снова сохраняете документ.

Далее разберем, как записанный макрос применять в Ворде и Excel.

к оглавлению ↑

Применение макросов в документе Ворд и Excel

Итак, чтобы применить макросы в Ворде, нажмите раздел «Разработчик» в новом документе. Далее кликните «Макросы». Из списка макросов выберите тот, который ранее использовали и нажмите кнопку «Выполнить» (скрин 6).

После этого записанный текст макросом будет вставлен в документ.

Как работает макрос в Excel? Все просто. Также нажимаете кнопку «Разработчик» далее «Макрос». Выбираете макросы и жмете по ним. Затем, надо нажать кнопку «Выполнить», чтобы записанный текст или числа вставились в таблицу.

к оглавлению ↑

Заключение

Сегодня был показано на практике, что такое макросы в Word  и программе Excel. Аналогично, макросы работают и Power Point. Макрос – это простой инструмент для записи действий в документах. Вы можете один раз записать какой-нибудь текст, чтобы потом его не переписывать заново. Это намного лучше, чем тратить время на лишнюю работу.

Спасибо за внимание!

С уважением, Иван Кунпан.

Статьи по Ворду:

Рисование в Ворде, нумерация таблиц в Ворде, как создать диаграмму в Ворд, как пронумеровать строки в Ворде.

Просмотров: 7790

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Макрос – последовательность команд, которые написаны заранее и выполняются при нажатии кнопки. По сути, они представляют собой небольшие программы, выполнение которых позволяет оптимизировать рабочий процесс или реализовать различные формы для заполнения. А так как это программы, значит они имеют и собственный код. Данный код и является телом макроса и отвечает за то, что будет выполняться. Важно отметить, что эти программы пишутся с помощью языка Visual Basic и в них срабатывают все основные принципы оптимизации кода, характерные этому языку.

Использование в Microsoft Office Word

Найти макросы в Word довольно легко. Находится данная функция на вкладке «Вид». Правда, расположение может и различаться, в соответствии с используемой версией. Лист изначально пустой и требует заполнения. Для этого макрос следует записать.

Рассмотрим на конкретном примере, каким образом можно создать макрос и что для этого следует сделать? И в качестве примера выбираем создание таблицы. То есть мы создаём кнопку, нажатие на которую будет создавать заранее определённую таблицу.

Для этого нажимаем «Записать макрос» и выбираем условие, по которому будет происходить срабатывание. Тут нам предлагается выбрать один из двух вариантов – Отдельная иконка или Сочетание клавиш.

Также тут мы можем определить документы, в которых будет доступен данный макрос, и добавить ему описание. Теперь мы приступаем к самой записи кода. При этом курсор изменяет свой вид. Тут есть несколько основных правил, о которых нужно помнить:

1. Минимизируйте использование горячих клавиш при записи
2. Текст можно выделять только клавиатурой
3. Запись можно приостанавливать, дабы исключить лишние действия.
4. Эти программы работают только в специальном типе документов, если не определено иное.
5. Указание сочетания «горячих клавиш» сбрасывает их функцию по умолчанию.

Документы, которые используют такую функцию, имеют особое расширение .docm, где m обозначает поддержку макросов. При создании можно установить разрешения на выполнение их в разных документах: текущем или всех, основанных на одном шаблоне.

А вот и текст, который будет вставлять таблицу 4*2 в документ при нажатии определённого сочетания кнопок:

Просмотреть и изменить данный текст, можно нажав на изменить в окне «Макросы».

Microsoft Office Excel

Особых различий в процедуре записи нет. Действуют те же правила и окна очень похожи. По сути, будет различаться только общий функционал. Например, можно сделать макрос, который будет выстраивать список или автоматически подсчитывать сумму в определённом диапазоне, без введения формулы.

Основным различием является только окно для создания. Оно предлагает использовать сочетание клавиш с ctrl, а в остальном различий замечено не было. Правда, есть одно замечание в выполнении программы. Выполнение начинается с той ячейки, которая выделена в данный момент, а потом продолжается с игнорированием относительных путей, по конкретным привязкам. Чтобы избежать этого, достаточно нажать на кнопку «Относительные пути», которая находится рядом с кнопкой записи.

То есть, как не сложно понять – возможности макросов ограничены только знанием функциональных особенностей используемой программы. Всё, что может быть выполнено в программе, может быть записано в виде макроса. Это сильно упрощает работу, особенно если установлено особое разрешение на использование во всех документах.

Приветствую на Fast-Wolker.ru!! В  сегодняшнем выпуске продолжим знакомство с созданием макросов уже  в приложении Microsoft Office Word. Все знакомы с ним; многим приходится набирать документы в этой программе.

Документы чаще всего имеют одну и ту же структуру — мы берем шаблон правим его так как нам надо в одних и тех же местах — меняем даты,  имена, форматируем текст.

То есть мы каждый раз делаем одни и те же операции с текстом, и чтобы их не делать каждый раз — можно  заставить компьютер совершать их автоматически. Для этого в МS Word можно применять макрокоманды (или макросы) которые вы самостоятельно записываете в виде программы на языке VBA, который встроен в Word.

Что такое включенные макросы в Ворд?

А сейчас разберемся подробно, что за «макросы», как их включать. Начнем изучение на примере Office Word 2007, так как для многих он по прежнему остается самым привычным пакетом. Включать макросы нужно через меню «Файл» -«Параметры Word».

Дело в том, что настройки макросов в программе по умолчанию выключены, либо заданы такие настройки безопасности, что работать с  полноценно с макрокомандами Вы не сможете. Когда Вы создаете макросы, Вы по сути становитесь программистом.

Можно не только самому их писать, но и находить уже готовые. Среда VBA позволяет работать не только в пределах MS OFFICE. Можно создавать полноценные  программы, которые  получают доступ системным файлам на компьютере,  можно нанести вред. Этим пользуются злоумышленники.

Включаем первую настройку на ленте. Она сделает видимой вкладку «Разработчик» и позволит работать с макрокомандами и запускать редактор VBA:

Следующая настройка отвечает за безопасность. Здесь же, переходим в «Центр управления безопасностью»..

…»Парамеры центра» отвечает за запуск наших будущих программ. Вы можете настроить так как  нужно вам. Настройка «Доверять доступ к объектной модели VBA» позволит  пользоваться уже готовыми проектами VBA, например скачанными из Интернет.

Сторонние макрокоманды и проекты VBA перед запуском всегда проверяйте на вирусы!

Стабильный MS Office 2007 морально устарел и  поддержка его прекращена. Нужно уметь включать режим разработчика и в поздних версиях. Они более функциональны и для серьезной работы лучше использовать их.  В  Word 2016  включаем вкладку «Разработчик». Для этого так же в меню «Файл» переходим в «Параметры» и затем «Настройки Ленты»:

   Не забываем сделать настройки безопасности так как делали до этого. Теперь, когда все настройки сделаны можно работать далее.

Что такое макросы в  Ворде и как с ними работать?

По факту вы просто включаете запись ваших действий с текстом. Все выполняемые Вами  действия записываются. В нужный момент вы останавливаете запись и сохраняете макрос, а когда это необходимо — снова запускаете. Таким образом, вам на первых этапах не нужно знать язык программирования, чтобы справится с  простой задачей.

Но Вы получаете возможность изучать язык, если вас это дело увлечет. Создание макросов — это введение в программирование. VBA позволяет создавать для себя мощные инструменты при работе с  текстовыми и табличными документами для решения многих задач в  привычном виде .

Тем, кто после прочтения статьи заинтересуется и  захочет начать изучать язык VBA самостоятельно в помощь книга.

В качестве примера расскажу об одной такой полезной программе для Word. Иногда появляется желание распечатать полезную книгу на принтере, потому что не все любят читать с экрана. Это может быть большая инструкция,  или же полноценное художественное произведение в виде документа Ворд.

Чтобы понравившийся документ после распечатывания стал полноценной привычной брошюрой — нужен макрос. А точнее написанный в VBA программный код, он вам и позволит распечатать ваш документ в виде брошюры, в которой будет правильное расположение текста и нумерация страниц.

Эту программу для ознакомления качаем тут. Вам останется распечатать и сшить брошюру и вот у вас книга готова 🙂

Но чаще всего мы используем макросы на работе при составлении документов. Нужно форматировать текст, менять его размер, менять даты, имена на другие. Это ответственно и занимает время. И здесь наши  знания могут очень пригодится.

Для начала покажу демонстрационный пример — как работает макрос. У нас есть шаблон договора, который нужно подготовить для заполнения. Задача: открыть документ, убрать ненужные нам элементы из текста автоматически:

Согласитесь, убирать вручную каждый раз пустые поля (выделено желтым) на нескольких страницах утомительно, поэтому мы  для примера прибегнем к помощи макроса.  Итак, запускаю Ворд 2016, начинаю записывать макрос:

Указываем имя нашего макроса (без пробелов),  доступ делаю из шаблона Normal.doth. Такой выбор позволит запускать выполнение нашей макрокоманды из любого документа Word.

Назначать макрос можно кнопке на панели инструментов или вызвать нажатием сочетания определенный клавиш, но мы этого делать пока не будем. Просто нажмем на «OK» и начнется запись наших действий. Предлагаю посмотреть на видео, что получилось, это будет нагляднее.

Мы сделали самую простую операцию — замену текста во всем документе. Но, поизучав язык можно  пойти и далее —  отформатировать текст, сделать форму, в которой указываются все необходимые  данные договора (даты, номер, ФИО директора, должности, наименование организации, реквизиты и т .д.).

При выполнении макроса все эти данные заполнялись бы автоматически после указания в форме в нужных местах. По опыту знаю ошибок будет меньше при таком заполнении и времени уходит меньше.

Что такое макрос в ворде 2007? Формула из Excel таблицы

Многие интересуются — как вставить формулы Excel в таблицу Word? Excel хорош при вычислениях но не удобен для работы с текстом, а таблицы Word не так привычны после  работы с Excel.

Туда нельзя вставить формулы как в Excel, но можно вставлять таблицу Excel путем копирования или создания таблицы прямо в документе Word. Для этого переходим в меню «Вставка»:

Далее,  «рисуем»  таблицу так, как мы делаем это в Excel:

Создавать Excel таблицу в Word с помощью макроса вышеописанным способом не получится — нужны дополнительные усилия. А что касается обычной Word таблицы — можно записывать макросы в случае создания сложных макетов таблиц.

Можно попробовать записать создание таблицы в макрос любым из этих способов и посмотреть что получится. Лично я таблицы копирую прямо из Excel, а макросы записываю в Office 2016 — там мне удобнее работать со стилями и оформлением. Удачи в освоении программы!

Что такое макрос?

<< Оглавление

Что такое макрос?

Не имеет значения, в каком приложении пакета Office вы работаете — это может быть Word, Excel или PowerPoint — вероятно вы по нескольку по нескольку раз в день выполняете некоторые рутинные операции, которые вы либо уже десятки раз выполняли раньше, либо которые вам нужно повторить много раз. В частности, это форматирование отдельных фрагментов текста, последовательное выполнение нескольких команд меню или форматирование документа определенным образом. Я думаю, что вы мечтаете избавиться от этой рутины и сократить время, необходимое на выполнение работы.

Конечно, большинство приложений пакета Office содержит в меня Правка команду повторить, с помощью которой можно повторить последнее действие. Это очень удобно, но с помощью этой команды можно повторить только одно действие. Если же нужно повторить несколько действий, то данная команда не подойдет.

Что следует делать в таких случаях?

Можно автоматизировать практически любую рутинную работу и повторяющуюся работу. Можно выполнить эту автоматизированную работу МГНОВЕННО, просто выбрать одну команду, нажав клавишу либо щелкнув на панели инструментов.

Это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, но, используя VBA, можно сделать нечто, называемое МАКРОСОМ. Он в действительности состоит из списка действий, которые надо запомнить для повторного выполнения. Таким образом, макрос не сильно отличается от кулинарного рецепта, состоящего из набора инструкций, в которых говориться, какие действия необходимо выполнить, чтобы что-нибудь приготовить.

Макрос — это набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

Различие, однако, состоит в том, что макрос объединяет все эти инструкции в одном сценарии, который затем можно вызвать с помощью команды меню, кнопки панели инструментов или комбинации клавиш. С этой точки зрения макрос отличается от, скажем, рецепта приготовления хлеба, но похож на автоматическую хлебопекарню, загрузив ингредиенты в которую, можно испечь хлеб одним нажатием кнопки.

Список инструкций, составляющих макрос, как правило, состоит из макрооператоров. Некоторые операторы выполняют особые действия, связанные с выполнением самого макроса, но большинство операторов соответствует командам меню и опциям диалоговых окон приложения, в котором выполняется макрос.

Например, в любом приложении можно закрыть текущее (активное) окно, выбрав команду Закрыть из меню Файл. В макросе VBA следующий оператор позволяет сделать тоже самое: ActiveWindow.Close (АктивноеОкно.Закрыть)

Названия операторов очень информативны, говорят сами за себя о том, что они делают, и не требуется отдельных пояснений.

VBA представляет собой среду программирования, разработанную специально для создания макросов в других приложениях. Возможно, последняя фраза звучит устрашающе, но наибольшим преимуществом языка программированияVBA является то, что он намного проще, чем большинство других языков программирования. Если вы не хотите ничего самостоятельно программировать, то с помощью VBA можете просто записать макрос и назначить его кнопке, расположенной не посредственно в самом документе окна простым перетаскиванием соответствующих элементов управления в окно документа. Другие средства позволяют настраивать меню и панели инструментов. Поэтому в вашем распоряжении есть все необходимое для создания простого сценария, при этом не нужно вручную писать не строчки кода.

Конечно, если вы хотите воспользоваться средствами VBA, вам нужно будет добавить в записанный макрос несколько строк кода самостоятельно. Язык VBA разработан таким образом, чтобы можно было быстро начать программировать на нем, а затем по мере изучения совершенствовать свои навыки. С помощью языка VBA можно почти сразу (без длительного обучения) начать создавать полезные макросы. Данное свойство выгодно отличает VBA от других языком программирования.

Самый простой способ создать макрос — воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать (таким образом можно выделить текст, а также выбирать команды меню или изменить опции диалогового окна.) Средство записи переведет все, что вы сделаете, в соответствующие операторы VBA. Результат записи будет сохранен в отдельной области, называемой модулем, откуда можно будет повторить всю процедуру в любое время.

Для записи макроса выполните следующие действия:

1. Откройте и подготовьте приложение, в котором будет записывать макрос. В Microsoft Office, например, если хотите записать последовательность параметров форматирования, выделите текст, с которым будете работать.
2. Выберите команду меню Сервис=>Максрос=>Начать запись. НА экране появится диалоговое окно Запись макроса.
3. В поле Имя макроса по умолчанию предлагается стандартное имя макроса (такое как Макрос1), но его можно заменить любым другим. Тем не менее, есть несколько ограничений на имена макросов. Имя не может состоять более чем из 255 символов. (Этого более чем достаточно. Поскольку вы часто будете вводить имена макросов, рекомендую давать макросам относительно короткие и более информативные имена). Первым символом в имени должна быть буква или символ подчеркивания «_». В именах не допускается использование точек и пробелов.
4. В Microsoft Office и Excel можно назначить макросу комбинацию клавиш. В Word щелкните на кнопке панели, чтобы связать макрос с кнопкой инструментов, также можно щелкнуть на кнопке клавишам, чтобы назначить комбинацию клавиш для вызова макроса. В Excel введите букву в текстовое поле Сочетание клавиш: Ctrl+.
5. В приложениях Word, Excel и PowerPoint воспользуйтесь раскрывающимся списком «Сохранить в», чтобы указать, где будет сохранен макрос. В Microsoft Word можно сохранить макрос в любом открытом шаблоне (после чего макрос будет доступен в любом документе, использующем этот шаблон) или открытом документе (в результате он будет доступен только в этом документе). В Excel имеется возможность сохранить макрос в текущей рабочей книге, в новой рабочей книге или в личной книге макросов. При выборе последней возможности макрос будет доступен во всех рабочих книгах. В PowerPoint макрос можно сохранить в любой открытой презентации.

   Личная книга макросов Excel является скрытой книгой (файл называется Personal.xls), которая открывается автоматически при запуске Excel. Это очень удобно, поскольку каждый макрос, сохраненный в этой книге, будет доступен для всех открытых рабочих книг. Если вы хотите использовать эту книгу, то ее сначала нужно будет отобразить. Для этого выполните команду Окно=>Отобразить и убедитесь, что в диалоговом окне «Отобразить» выделена строчка PERSONAL.XLS. Затем щелкните по кнопке ОК.

6. В поле «Описание» можно ввести описание макроса.
7. Щелкните на кнопке ОК. В результате вы вернетесь в документ, а в строке состояния появится надпись «Запись» или ЗАП, а также отобразится панель инструментов «Остановить запись» (это очень маленькая панель, которая появляется приблизительно в центре экрана, а в ее строке заголовка отображается только «Ос»)
8. Выполните действия, которые нужно записать в макросе. Поскольку средство записи записывает все ваши действия (кроме щелчков на кнопках, расположенных на панели инструментов «Остановить запись»), будьте внимательны и не выполняйте никаких лишних действий и команд во время записи макроса.
9. После того как все действия будут записаны, выполните команду Сервис=>Макрос=>Остановить запись, которая расположена на одноименной панели инструментов.

Когда вы начнете запись макроса, приложение создает «проект VBA». Это контейнер, который содержит документ, используемый для записи макроса, и специальный объект, который называется модуль и содержит операторы макросы.

Чтобы просмотреть записанный макрос, выполните следующие действия.

1. Выберите команду Сервис=>Макрос=>Макросы (или нажмите комбинацию клавиш Alt+F8), чтобы отобразить диалоговое окно «Макрос»
2. В списке «Имя макроса» выберите имя макроса, который вы только что записали.
3. Щелкните на кнопке «Изменить». Откроется сначала окно редактора Visual Basic, затем — соответствующий модуль, и на экране появится макрос.

Обычно макрос содержит следующие элементы.

Ключевое слово Sub. Этим обозначается начало макроса. Из-за ключевого слова Sub (от анг subroutine — подпрограмма) командные макросы также называются процедурами-подпрограммами.

Имя макроса. После ключевого слова Sub Excel добавляет имя макроса, за которым следует открывающаяся и закрывающаяся скобки.

Комментарии. Первые несколько строк кода начинаются с апострофа «‘», которые говорят редактору VBA, что эти строки являются комментариями. Комментарии отображаются только в окне редактора, при выполнении макроса они не обрабатываются. В каждом записанном макросе в комментариях указывается имя макроса, а также описание, которые вы ввели в диалоговом окне «Запись макроса» (В Excel также указывается комбинация клавиш, если она была задана).

Макрооператоры. Основное тело макроса (другими словами, строки между ключевыми словами Sub и End Sub, исключая комментарии в начале макроса) состоит из последовательности операторов. Они являются интерпретацией действий, которые вы выполнили во время записи макроса.

Строки макроса в модуле VBA являются обычным текстом, который можно изменять также, как это делается в любом текстовом редакторе. Если макрос содержит операторы, которые необходимо удалить, можно просто удалить лишние строки из модуля.

Часто нужно добавить новые действия в записанный макрос. К сожалению, VBA не предоставляет никаких возможностей записи новых операторов в существующий макрос. Вместо этого, нужно сначала записать новый макрос, содержащий необходимые команды, и отобразить его код на экране. Затем можно использовать стандартные средства Windows копирования и вставки (можно просто перетащить текст из одного окна в другое), чтобы перенести необходимые операторы из нового макроса с исходный.

Оглавление