Что такое лкм в excel

Всех приветствую на очередном уроке от портала WiFiGiD.RU. Сегодня будет один из самых важных уроков, так как мы наконец-то научимся правильно выделять ячейки в программе Excel. Я расскажу как про выделение отдельных ячеек, так и целого диапазона. Рассмотрим варианты смежного и несмежного выделения, научимся пользоваться полезными горячими клавишами, которые помогут ускорить процесс вашей работы.

Способ 1: Одна ячейка

Начнем с самого простого, а именно с выделения только одной ячейки. Я понимаю, что многие знают об этом, но все же давайте начнем именно с этого. Выделяется она при нажатии левой кнопкой мыши (ЛКМ). После этого вы можете с ней работать, изменять информацию и свойства. Вы можете заметить, как рамка выделилась. В правом нижнем углу рамки находится маркер автозаполнения. Про него вы можете узнать в дополнительном уроке.

Читаем также – что такое маркер автозаполнения, для чего он нужен и как им пользоваться.

Способ 2: Выделение диапазона ячеек

Теперь мы научимся выделять сразу несколько ячеек. Для этого действуем по простой инструкции:

1. Наведите курсор мыши на первую ячейку диапазона.
2. Зажмите левую кнопку мыши и не отпускайте её.
3. Далее ведем курсор в любую сторону до конца выделения.
4. Отпускаем кнопку мыши.

На картинке выше я выделил диапазон ячеек по вертикали от C1 до C5. Но мы можем также выделять таблицу по горизонтали, захватывая сразу несколько столбцов и строк. Можете посмотреть на пример ниже.

Способ 3: Выделение большого диапазона

Ладно, если у нас табличка такая маленькая, но что нам делать, если строк (или столбцов) очень много. С подобным вы можете столкнуться при работе с большими базами данных. В таком случае все делается немного по-другому. Покажу на том же примере:

1. Кликните по начальной ячейке ЛКМ. Кнопку можете отпустить – нам нужно только выделение.

1. Зажмите клавишу Shift

1. Кликаем ЛКМ по последней ячейке диапазона.

СОВЕТ! Если ячейка находится глубоко внизу, вы можете пользоваться колесиком мыши или полоской прокрутки.

1. После этого кнопку на клавиатуре можно отпустить.

ВНИМАНИЕ! Запомните эту клавишу, так как выделение диапазона в любой программе, а также операционной системе, делается аналогичным образом.

Способ 4: Вся строка или столбец

Очень часто в работе нужно изменить свойства всех ячеек одной строки или столбца. Но тут сразу встаёт вопрос: а как же выделить ячейки таким образом? – для этого кликаем ЛКМ по названию адреса ячейки. Например, для выделения всего столбца жмем по букве.

Если же нужно выделить всю строку, то жмем по цифре слева.

При выделении диапазона строк или столбцов действуют те же правила:

• Вы можете выделить диапазон с помощью, зажатой ЛКМ.
• Или использовать клавишу Shift.

Способ 5: Точечное выделение

Про диапазон строк мы уже поняли, но что если нам нужно выделить несмежные ячейки в программе Excel? – в таком случае мы будем использовать ЛКМ и зажатую клавишу:

Ctrl

Еще раз – зажимаем клавишу:

Ctrl

Далее кликаем по нужным ячейкам. Попробуйте самостоятельно выделить разные строки и столбцы, которые не находятся по соседству.

Способ 6: Все ячейки листа

Давайте посмотрим, как выделить весь лист (или все ячейки) в программе Excel. Для этого просто одновременно зажимаем клавиши:

Ctrl + A

Несколько горячих клавиш мы уже рассмотрели в предыдущих главах. Давайте познакомимся еще с 4-мя вариантами:

Ctrl + Home – выделяем самую первую ячейку A1.

Ctrl + End – выделение последней заполненной (непустой) ячейки по строке и столбцу (нижняя правая).

Ctrl + Shift + End – выделения всего диапазона таблицы по заполненным ячейкам. Чтобы таблица сработала нужно до этого выделить первую ячейку A1 (Ctrl + Home).

Ctrl + Shift + Home – делает то же самое, что и предыдущие кнопки, только не с первой ячейки, а с последней (Ctrl + End).

Попробуйте каждый из этих вариантов. При работе с большими данными горячие клавиши существенно сокращают ваше время, которое вы можете потратить на более приятные дела.

Чтобы через них духовно развиваться. На экране книги Excel может одновременно присутствовать два курсора – табличный курсор и курсор (указатель) мыши.

Основная часть:

Виды курсора в Excel:

На экране книги Excel может одновременно присутствовать два курсора – табличный курсор и курсор (указатель) мыши.

Табличный курсор выглядит как жирная рамка, в эту рамку поступает вводимая информация.

Указатель мыши может принимать разную форму, сигнализируя о готовности программы выполнить определённые действия.

Выделение фрагментов электронной таблицы:

Ячейка — Щёлкнуть ЛКМ по ячейке

Строка — Щёлкнуть ЛКМ по соответствующему номеру в заголовке строки

Столбец — Щёлкнуть ЛКМ по соответствующей букве в заголовке столбца

1.Установить указатель мыши в начало выделения (в левой верхней ячейке). Прижав ЛКМ, протащить указатель мыши, закрашивая область выделения (смещать указатель к правому нижнему углу диапазона)

2.Щёлкнуть ЛКМ на левой верхней ячейке выделяемого диапазона и нажав клавишу Shift щёлкнуть ЛКМ на крайней ячейке диапазона.

Диапазоннесмежныхячеек — Щёлкать ЛКМ по несмежным ячейкам диапазона, прижав клавишу Ctrl.

ВесьЛист — Щёлкнуть ЛКМ по «пустой» кнопке в заголовке столбца.

Несколькосмежныхлистов – Выделить ярлычок первого листа, прижав клавишу Shift, выделить ярлычок последнего рабочего листа.

Нескольконесмежныхлистов — Выделить ярлычок первого листа, прижав клавишу Ctrl, выделить ярлычок следующего рабочего листа.

Использование маркера автозаполнения

чтобы через них духовно развиваться.

Сколько раз потребуется возродиться, чтобы это произошло, — личное дело каждого. Кто принимает на свой счет отрицательные суждения окружающих, у того развитие замедляется. Кто испытывает восторг от чужой похвалы, у того духовное развитие может на время даже приостановиться. В размеренном темпе развивается лишь личность, которая всегда остается сама собой.

ПРОБЛЕМЫ, возникающие на жизненном пути, будь они мелкие или крупные, происходят от желаний, то есть от неумения жить согласно потребностям. Желание не принято именовать ПРОБЛЕМОЙ, ибо желают всегда хорошего, даже если окружающие считают это плохим. Нередко бывает, что человек приходит ко мне на прием, потому что у него есть ПРОБЛЕМА, но когда я называю это его ПРОБЛЕМОЙ, он взвивается, точно ужаленный: » Почему вы говорите, что это ПРОБЛЕМА? Никакая это не ПРОБЛЕМА. Чем я хуже других? Разве у меня не может быть своей жизни? Почему я должен поступать так, как считают окружающие? Это их ПРОБЛЕМА, а не моя! » Особенно яростно заявляют о своих правах представители сексуальных меньшинств и сектанты. По их мнению, их проблема на все 100% является проблемой для окружающих, ибо сами они проблемы в этом не видят.

Такие люди обычно приходят, чтобы отстаивать свои права. Болезней у них нет, поскольку эгоизм исключает физическое недомогание. Их терзает душевная мука, и чтобы ее уменьшить, они готовы разъяснять свои права всем инакомыслящим по очереди. Но с каждым разом душевные муки усиливаются, и потому эти люди делаются все более активными, навязчивыми и агрессивными. Однако законов жизни не изменишь. Собеседникам не остается ничего иного, как соглашаться с их доводами — не станешь же ломать копья понапрасну. С виду как будто все уладилось. Ну а будущее покажет, нужно ли это было или нет.

В один прекрасный день ПРОБЛЕМА, которую не называли ПРОБЛЕМОЙ, все же становится ПРОБЛЕМОЙ. Когда уже не удается выдавать черное за белое, когда выясняется, что счастье вовсе не было счастьем, когда ощущение беспомощности порождает чувство безысходности и бессмысленности — вот тогда ПРОБЛЕМА тут как тут. Иной человек скорее умрет, чем признает это. К сожалению, смерть не всегда является по заказу. Если смерти известно, что человеку нужно усвоить еще и урок позора, то приходит ПОСТЫДНАЯ ПРОБЛЕМА, которая будет изводить человека до тех пор, пока он не признает, что грешил против законов жизни. Подобной же ПОСТЫДНОЙ ПРОБЛЕМОЙ это явится для того, кто ранее из великодушия поддался на уговоры, желая проявить себя с хорошей стороны, избежать ссоры, отвоевать права человека для представителей меньшинств (тайная цель которых — стать большинством), словом, для того, кто перекраивает мир, исходя из своих страхов и корыстных интересов.

ПРОБЛЕМЫ являют собой НЕРЕАЛИЗОВАННЫЕ ЖЕЛАНИЯ, а также НЕЖЕЛАНИЕ, ПРОИСХОДЯЩЕЕ ОТ СВЕРХМЕРНОГО ЖЕЛАНИЯ. Как правило, человек не замечает того, что причина всему этому — он сам. Желая чего-то, человек желает того, в чем на самом деле нет нужды. Ведь нет нужды в том, чтобы кто-то прожил за человека его жизнь. Более того, сделать это невозможно, хотя многие и пытаются. Кто это делает, тот не понимает, что тем самым он губит жизнь другого. А также и свою, ибо то, что делаешь другому, делаешь и себе.

Обыкновение жить жизнью других, не позволяя им жить своей жизнью, является настолько распространенным неписаным законом, что если кто-то и вступит в защиту своей жизни, на него обрушится общественное мнение, доказывающее, какой он плохой. Кто запирает дверь своего дома, чтобы остановить доброхотов, тот плохой. Кто с той же целью запирает свою душу или смыкает уста, тот опять-таки плохой. Несчастливые люди не выносят счастья ближнего, они делают все, чтобы счастливый уподобился всем остальным. То есть стал несчастливым, как и они сами.

Противятся этому лишь дети и молодежь. Взрослые с этим свыклись. Более того, они сами до мозга костей вжились в роль доброхотов. Привычка — та же зависимость, и человек начинает искать выход, лишь когда ситуация становится хуже некуда. Для хорошего во всех отношениях человека наступает пора, когда жизнь начинает его бить. Удар следует за ударом — только успевай поворачиваться. И это при том, что человек казался до мозга костей положительным.

В действительности же он был носителем зла, поскольку делал людям добро, которое на поверку оказалось злом. Ближние, как им казалось, также отвечали ему добром, которое для него оказалось злом. Вариантов подобного благодеяния такое же множество, как и людей. Приведем наиболее типичные примеры.

Источник

Excel 3. Введение в Excel

Любой вид деятельности требует систематизации хранимых данных. С расширением перечня выполненных работ, созданных продуктов, услуг и клиентов необходима система для хранения большого объема информации.

Excel программа, предназначенная для организации информации в таблицы для документирования, сопоставления и графического представления информации. Например, можно использовать Excel:

1. для суммирования, вычисления среднего или максимального числа продаж за день
2. для создания графика, показывающего определенный процент продаж, сравнения общего объема продаж за день с тем же показателем других дней недели

Excel освобождает вас от проведения этих вычислений вручную. Я часто использую Excel для создания графика выполненных работ по проектам.

Файл программы Excel называется рабочая Книга, которая содержит рабочие листы. По умолчанию каждая новая книга содержит 1 лист (в других версиях Excel – 3 листа, которые нумеруются по порядку). Любая книг может включать до 255 листов. Каждый рабочий лист в Excel имеет 1048576 строк и 16384 столбцов. Так что разгуляться есть где.

По окончании урока вы сможете:

1. Назвать элементы рабочего окна
2. Ориентироваться в командных лентах Excel
3. Перечислить виды курсоров.

1. Элементы рабочего окна

При запуске Excel появляется пустая книга. С этого момента вы можете вводить информацию, изменять оформление данных, обрабатывать данные или искать информацию в файлах справки Excel.

1. Командная лента. Каждая лента имеем своё имя. Лента разделяется темно-серыми линиями. Между двумя линиями находятся группы команд. Группа команд объединяет команды одной тематики. При работе с объектами появляются дополнительные ленты. Но их мы будем рассматривать позже.
2. Панель быстрого доступа. Посмотрите уроки 18 и 19 рубрики «Тонкости Word» и разместите панель быстрого доступа под лентой. Я не буду предлагать вам установить мою панель потому, что у меня их несколько. В зависимости от смысла выполняемой работы, я оперативно добавляю и удаляю кнопки.
3. Строка формул. В этой строчке будет отражено всё содержимое ячейки – текст, формулы.
4. Имя выделенной ячейки. Состоит из имени столбца и имени строчки.
5. Имя столбца. Может быть буквенным (28 столбец будет носить имя «АА» и т.д., так как в английском алфавите 27 букв), а может быть нумерованным. В некоторых случаях, особенно при написании макроса удобно нумерованное имя столбца.
6. Имя строчки. Всегда только нумерованное. Делаем вывод, что имя ячейки состоит из имени столбца и имени строчки. Если вы знаете, какая именно ячейка вам нужна, в поле «Имя ячейки» наберите, например, «SX40», и ваш курсор немедленно отправиться в эту ячейку.
7. Ярлык листа. Это имя листа, которое можно переименовать. Очень удобно, когда у вас несколько листов в работе, дать каждому листу значимое имя
8. Кнопка добавления нового листа.
9. Кнопки переключения между различными режимами отображения книги
10. Панель масштаба. Нажмите на клавишу Ctrl и покрутите колесико мыши – и вы поймёте, почему я практически никогда не пользуюсь панелью масштаба

2. Командные ленты и их описание

Лента Главная (Ноте)

1. Работа с буфером обмена (возможности просто поразительные)
2. Выбор и изменение шрифтов
3. Выравнивание содержимого ячеек
4. Возможность объединения нескольких смежных ячеек в одну
5. Определение формата как содержимого ячейки, так и внешнего вида самой ячейки
6. Правка, сортировка и поиск содержимого ячейки.

Лента Вставка (Insert)

1. Сводная таблица (возможность создания сводной таблица на базе одной или нескольких таблиц, согласно вашим критериям)
2. Добавление различных изображений
3. Добавление диаграмм различного вида
4. Добавление спарклайнов (это такие маленькие диаграммочки, которые помещаются непосредственно в ячейке)
5. Добавление гиперссылки (например, вы делаете ссылку на документ, который хранится на сервере или в облаке, и в дальнейшем открываете документ непосредственно при нажатии этой гиперссылки на листе книги)
6. Добавление текста (колонтитулы, номера страниц и т.д.)
7. Добавление формул и символов.

Команда символов бывает очень нужна. Например, знак умножить «×» или «±», поэтому седлайте следующее:

1. Нажмите ПМ по команде «Символ»
2. Из контекстного меню выберите команду «Добавить на панель быстрого доступа»

Очень подробная инструкция на в уроке 18. Так потихоньку будем набирать команды, а потом отсортируем.

Лента Разметка страницы (Page Layout)

1. Настройка оформления таблицы. Выбор цветового оформления, шрифтов и эффектов оформления диаграмм, Smar-art’ов, рисунков. Я подробно говорила о выборе тем в статьях Секрет 3 и Урок 36
2. Задание параметров страницы (поля, колонтитулы), области печати
3. Задание параметров страницы
4. Управление размером объектов
5. Задание отображения сетки и заголовков. По умолчанию сетка видна, но она невидима. После оформления таблицы вы можете отключить видимость сетки и увидеть вашу таблицу в первозданной красоте. Тоже относится к заголовкам, по умолчанию мы видим заголовки с именами строчек и столбцов на листе. Бывают редкие случаи, когда надо вывести на печать заголовки с именами. В таких редких случаях мы отмечаем галочкой режим «Печать» под словом «Заголовки» и на отпечатанном листе видим такую картину:

1. Задание опций упорядочивания элементов на листе (почему команды работы с объектами находятся на ленте Разметкастраницы – для меня загадка)

Лента Формулы (Formulas)

1. Вставка функции (здесь – функция, дальше – формула, но мы-то знаем, что это одно и тоже)
2. Вставка формул, которые удобным образом размещены по категориям
3. Задание определенного имени группе ячеек и возможность обработки именованных ячеек
4. Проверка формул под разными углами и разными способами
5. Проверка параметров вычисления.

Лента Данные (Data)

1. Работа с базами данных. Содержит команды для получения внешних данных
2. Управление внешними соединениями
3. Возможность сортировки и фильтрации данных
4. Распределения сложного текста в ячейке по столбцам (Excel 1), устранение дубликатов
5. Проверка и консолидация данных
6. Создание структурированной таблицы

Лента Рецензирование (Review)

1. Проверка нашей грамотности
2. Команды, необходимые для рецензирования, комментирования
3. Защита листа или всей книги от несанкционированного редактирования

Лента Вид (View)

1. Выбор различных представлений рабочей книги
2. Скрытие или отображение элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т.д.)
3. Масштабирование (я практически не пользуюсь этой группой команд, мне достаточно Сtrl+колёсико мыши)
4. Работа с несколькими окнами.

При добавлении на рабочий лист какого-либо объекта (например, диаграммы, рисунка и т.п.) появится Лент (Ribbon), имеющая ряд вкладок, связанные с объектом панель инструментов.

Например, на рабочий лист добавили диаграмму, тогда на ленте появляется ленты Конструктор и Формат.

Лента Конструктор

1. Макеты диаграмм
2. Стили диаграмм
3. Данные. Выбор данные для построения диаграмм
4. Изменить тип диаграммы
5. Размещение. Выбор места размещения диаграммы

Эти группы команд служат для:

• для изменения типа, стиля, параметров, размещения диаграммы
• для добавления в диаграмму надписей, графических объектов, линий, фонового цвета, линии тренда
• для форматирования элементов диаграммы.

3. Виды курсоров

Теперь вы сможете:

1. Назвать элементы рабочего окна
2. Ориентироваться в командных лентах Excel
3. Перечислить виды курсоров.

Источник

В связи с моей офисной работой мне часто приходится сталкиваться с информацией, подготовленной в программном пакете Microsoft Office. Чаще всего это электронные таблицы Excel и тексты в формате World. Скажу сразу, что невооруженным глазом видно, что люди, которые составляли данные «вордовские» или «екселевские» файлы, обрекали себя на муки, тратили уйму человеко-часов и все из-за того, что не умели эффективно пользоваться тем набором инструментов, который предлагает нам Microsoft. В этой статье я попытаюсь раскрыть некоторые эффективные практики использования электронных таблиц Excel, которые я выработал в ходе личного трудового опыта. Из нее вы узнаете:

•  как настроить интерфейс программы;
• как работают некоторые инструменты, которые по не понятным мне причинам не удостаиваются должным вниманием со стороны пользователей;
• почему иногда невозможно вставить данные из одного файла в другой;
• как отобразить скрытые листы книги, в т.ч. после выгрузки из 1С;
• как переносить каретку на следующую строку в ячейке;
• о существовании трехмерных ссылок;
• о таких формулах как ДВССЫЛ и ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ
• как бороться с большим весом файла

Сразу хочу предупредить, что статья будет полезна тем пользователям, которые уже имеют базовые знания о принципах работы в екселе (что такое адрес ячейки, каким он бывает, как вводить формулу, что такое фильтры, книга, листы и т.д.). Еще одним важным условием будет то, что все советы и примеры будут касаться Excel 2007. Данная версия программы кардинально отличается от своей предшественницы – Excel 2003, как визуально, так и в структуре создаваемых файлов. Так же, большая часть материала будет актуальна и для пользователей Excel 2010. Сокращения, которые могут встречаться в статье: ПКМ – «правый клик мыши», ЛКМ – «левый клик мыши». Итак, поехали.

Настраиваем интерфейс

Первое с чего я советую начать работу – это настройка панели быстрого доступа. Изначально она находится сверху на уровне кнопки «Офис», однако я советую перенести ее вниз, под ленту. Это обусловлено тем, что в ходе своей ежедневной работы вы будете пользоваться ею множество раз, и чем меньше расстояния необходимо вести курсором мышки, тем лучше. Перенести и настроить панель можно щелкнув ПКМ на поле с меню программы. В моем случае на панель быстрого доступа, кроме стандартных «сохранить» и «отменить/вернуть», вынесены следующие функции:

• Влияющие ячейки
• Зависимые ячейки
• Убрать стрелки
• Фильтр
• Очистить (фильтр)
• Закрепить область
• Формат по образцу
• Список полей
• Создать примечание
• Удалить примечание
• Предварительный просмотр
• Область печати
• Мастер сводных таблиц
• Блокировать ячейку

Именно данными инструментами я пользуюсь чаще всего. Большая часть из них представлена в ленточном меню екселя, но чтобы добраться до них, необходимо переключить вкладку и найти инструмент на панели. Некоторые из перечисленных функций вообще отсутствуют на ленте, например, «Предварительный просмотр» — показывает, в каком виде документ пойдет на печать. Если вы еще не в состоянии определится, какие инструменты вы хотели бы видеть на панели быстрого доступа, можете смело скопировать представленный мною список, с опытом вы сами поймете, какие инструменты в вашей работе наиболее востребованы, и, исходя из этого, настроите панель под себя. Так же не стоит забывать, что в екселе присутствует свойство сворачивания ленты. В Excel 2007 это делается путем двойного нажатия ЛКМ на ярлыке вкладки т.е. «главная», «вставка», «разметка страницы» и т.д., в Excel 2010 кроме данного способа была введена специальная кнопка в правом верхнем углу окна программы. Пожалуй, еще одним советом в настройке интерфейса ексаля, будет вынос вкладки «разработчик» на ленту меню. Сделать это можно путем нажатия кнопки «офис», затем внизу появившегося меню кликаем на кнопку «параметры Excel», появится окно с настройками программы, в нем выбираем пункт «основные» и ставим галочку напротив пункта «Показывать вкладку Разработчик на ленте», как представлено на рисунке (в Excel 2010 данный чекбокс находится в меню «настройка ленты»). На вкладке «разработчик» можно найти инструменты управления макросами и элементы управления формами (кнопки, чекбоксы и т.д.). Новичку данный инструментарий на первых порах работы с excel скорее всего не понадобится, однако, знать о том, что такая вкладка существует, я считаю необходимо.

Некоторые аспекты использования стандартных инструментов

Недавно мои коллеги задались вопросом, как сделать в элементе группировки строк (вкладка данные, группа элементов «структура»), чтобы плюсик после группировки находился не снизу, а сверху т.к. если группируется много строк, приходится проматывать лист далеко «вниз». Это сделать можно, если нажать на маленький квадратик на ленте инструментов в группе «структура» и убрать галочку с пункта «итоги в строках под данными».

Самое интересное, что такой вопрос возник в связи с тем, что сотрудники не знали о возможности разворачивать и сворачивать группировку не только нажимая на [+] или [-], а просто нажимая на саму линию группировки. Если знать о таком факте, то расположение знака плюс или минус не имеет значения.

Не могу не упомянуть, что для того, чтобы придать нескольким разрозненным ячейкам единый формат с помощью инструмента «формат по образцу» не надо каждый раз тыкать на него, просто 2 раза быстро кликаем ЛКМ на данном инструменте и вуаля, применяем выбранный формат для стольких ячеек, сколько захотим.

Отдельного обсуждения заслуживают инструменты «Влияющие ячейки» / «Зависимые ячейки». Их используют для быстрого выявления данных, которые влияют на выделенную ячейку, а так же данных на которые данная ячейка влияет, но почему-то многие забывают, что это еще и быстрый переход к влияющим и зависимым ячейкам. Дело в том, что после применения данных функций появляются стрелки, в том числе и на другие листы, и мало кто догадывается, что на эти стрелки можно кликнуть быстрым двойным щелчком ЛКМ и перейти к желаемым ячейкам данных. Если ссылка ведет на другой лист – выпадает список с зависимыми листами. Пользуйтесь данным инструментом ЭТО УДОБНО.

Взаимодействие старых форматов файлов .xls и новых .xlsx

Многие из нас, наверняка, сталкивались с такой проблемой, как невозможность вставки листа одной книги (файла) в другой – это связано с тем, что файлы относятся к разным версиям Excel и соответственно имеют разное расширение файлов и количество строк и столбцов. Файлы в версиях до Excel 2007 имели формат .xls – двоичный формат файлов, поддерживающий 256 столбцов и 65536 строк на одном листе книги. Начиная с версии 2007 основным форматом файлов стал .xlsx, заархивированный xlm формат, поддерживающий уже 16384 столбца и 1048576 строки. Как видите разница значительная.Выход из этой ситуации – сохранить файл в желаемом формате через «сохранить как». Внимании, при конвертировании нового формата в старый можно потерять данные.

Ищем пропавшие ярлыки листов

Следующее с чем часто сталкиваются пользователи екселя – это отсутствие ярлыков листов. Тут может быть несколько вариантов. Первый вариант, который часто происходит в файлах, выгруженных из модулей 1C:Предприятие, например, оборотно-сальдовой ведомости по счету. Суть проблемы заключается в том, что полоса горизонтальной прокрутки растянута на всю ширину окна программы, и тем самым закрывает собою ярлыки листов. Соответственно надо навести курсор на левую границу горизонтальной прокрутки, зажать левую клавишу мыши и переместить границу вправо.

Второй причиной отсутствия ярлыков может быть установленная настройка отображения книги. Жмем кнопку офис, кликаем «параметры Excel», в меню «дополнительно» ищем чекбокс «показывать ярлычки листов» — должна быть выставлена галочка.

Ну и третий вариант самый не тривиальный, отображение листов может быть отключено с помощью встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (сокращенно VBA) и встроенной в MS Office оболочки (IDE) для работы с ним. Вызвать оболочку можно с помощью кнопки на ленте, которая находится на вкладке «разработчик», о которой мы писали выше, либо нажать сочетание клавиш alt+f11. Поверх окна екселя откроется оболочка VBA, не пугайтесь, убедитесь, что у вас отображается окно со свойствами объектов View -> Properties Window (быстрый вызов f4) и окно Project Explorer (см. там же, быстрый вызов Ctrl+R). В окне Project Explorer надо пройтись по всем вашим листам книги и проверить в окне свойств (Properties) параметр Visible (видимый), он должен иметь значение -1 – xlSheetVisible.

Чуть не забыл, есть еще банальный случай, когда виден 1 лист, а 2й не виден – жмете ПКМ на видимом листе, выбираете из меню «отобразить», выбираете имя листа который хотите сделать видимым и жмете ОК. Других причин отсутствия ярлыков в книге я не знаю, если они вам известны, прошу в комменты.

Каретка

Мне часто встречались файлы, где в заголовке таблицы для переноса второго слова используют пробелы. Никогда так не делайте! Перевод каретки на следующую строку в одной ячейке осуществляется комбинацией alt+Enter и ни как иначе.

Изменение связи листов

Поехали дальше. Возьмем такой пример: у вас имеется книга, назовем ее (А), с двумя листами, на листе 1(А) данные, на листе 2(А) расчеты с ссылками на лист 1(А). Представим себе, что у вас появилась вторая книга (Б), в которой имеется лист 1(Б) с данными в точно такой же структуре (в тех же ячейках), что и на листе 1(А), но уже с другими значениями. Вопрос, как в книге (Б) создать такой же лист 2(Б) с расчетами? Если просто создать лист 2(Б) и скопировать формулы из листа 2(А), то в формулах останется связь на лист 1(А). Конечно, можно пойти по сложному пути – накопировать несколько фалов с книгой (А) и в каждый из них вставлять на лист 1(А) новые данные. Однако при таком способе можно наткнуться на проблему невозможности вставки данных, если форматирование листа 1(А) достаточно сложное (много объединенных строк и столбцов), не говоря уже о том, что такой способ трудоемкий по времени. Есть способ гораздо проще. В книгу (Б) копируем лист 2(А), на ленте идем в меню «данные», нажимаем «изменить связи», ищем связь на «книга A (файл)…», жмем изменить связь и выбираем тот файл в котором мы находимся т.е. книгу (Б), единственное условие – лист с данными 1(Б) должен иметь такое же наименование как и лист 1(А). Задача на подобие этой встречается очень многим, чаще всего анализируется какой-то массив данных, вы все рассчитали, уже готовы приступить к следующему заданию, и тут бац, вам звонят и говорят «ой, а у нас появились новые данные…посмотрите у себя на почте, мы вам выслали».

Трехмерные ссылки

Следующий пример связан с использованием трехмерных ссылок. Вдаваться в принцип работы данной структуры я не буду, посмотреть официальные разъяснения можно в справке екселя нажав f1 и введя в строку поиск «трехмерная ссылка». Лично я использую ее для суммирования бюджетов разных строительных объектов по направлениям СМР в компании. Формула суммирования при трехмерной ссылке выглядит следующем образом: 

=СУММ('лист1:лист8'!A1).

Одинарную кавычку при отсутствии пробелов в наименовании листов можно опустить. Данная формула суммирует все ячейки А1 с листа «лист1» по «лист8», т.е. заменяет собой формулу:

=лист1!A1+лист2!A1+…+лист8!A1

Представьте что у вас 60 листов, что быстрей написать, я думаю вы уже догадались? При трехмерной ссылке нужно внимательно относиться к порядку листов, листы которые вы хотите просуммировать должны идти по порядку, скрытые листы тоже должны быть исключены т.к. они тоже суммируются.

Двойная ссылка

Очень многие игнорируют такую формулу как «ДВССЫЛ» — двойная ссылка, между тем это мощнейший инструмент в анализе сходных по структуре листов в книге. Особенно эта формула удобна в связке с макросом, выводящим список листов в книге. Как пользоваться макросом я рассказывать не буду, вот его код:

Sub SheetList()
Dim sheet As Worksheet
Dim cell As Range
With ActiveWorkbook
    For Each sheet In ActiveWorkbook.Worksheets
        Set cell = Worksheets(1).Cells(sheet.Index, 1)
        .Worksheets(1).Hyperlinks.Add anchor:=cell, Address:="", SubAddress:="'" & sheet.Name & "'" & "!A1"
        cell.Formula = sheet.Name
    Next
End With
End Sub

Данный макрос в первой колонке первого листа создает список всех листов книги со ссылками на сами листы, поэтому прежде чем его запускать, создайте новый лист и переместите его на первую позицию среди всех имеющихся. Затем, полученное через макрос имя листа подставляется в формулу в столбец B, например:

=ДВССЫЛ("'"&A1&"'"&"!$D$8")

если в ячейке А1 находится текст с именем листа (который мы получили с помощью макроса), пусть будет «закупки», тогда данная формула выведет значение ячейки D8 с листа закупки, т.е. это аналог формулы:

=закупки!$D$8

(знак доллара говорит о том, что ссылка абсолютная, если в данном примере эти знаки убрать результат не изменится). Вы спросите, а что нам это дает, я же просто мог написать готовую формулу, без применения ДВССЫЛ? Все удобство заключено в том, что мне в последствии останется протянуть формулу вниз, и так как в столбце А находятся наименования листов, в следующей ячейке я получу значение ячейки D8 уже со следующего листа. Включаем воображение и представляем что у нас 100 листов. Я разве не сказал что ДВССЫЛ можно встраивать в ЛЮБУЮ формулу, просто заменяя в ней конструкцию «ЛИСТ!АдресЯчейки»? Вот один из моих реальных примеров:

=ДВССЫЛ("'"&D5&"'"&"!F"&ПОИСКПОЗ("iPhone";ДВССЫЛ("'"&D5&"'"&"!A:A");0))

В столбце D у меня находятся наименования листов из которых я хочу вытянуть данные, я знаю, что данные на всех листах книги находятся в столбце F. Представим что в данном столбце находится цена телефонов. Мне нужно получить цену iPhone. Наименования телефонов хранятся в столбце А каждого листа. Как же мне подставить к F номер строки в которой указана цена именно iPhone? Все просто — я опять использую ДВССЫЛ в связке с ПОИСКПОЗ. Разберем формулу по частям:

D5 — вытащит из ячейки наименование листа, например, «поставщик1»;
F — столбец в котором находятся данные с ценами телефонов;
ПОИСКПОЗ — ищет номер строки в котором находится значение iPhone;
ДВССЫЛ — формула внутри ПОИСКПОЗ которая говорит что слово iPhone нужно искать в массиве A:A, т.е. по сути в столбце А и делать это надо на листе, название которого хранится в ячейке D5, т.е. в нашем случае на листе «поставщик1».

Рассмотрим часть формулы:

ПОИСКПОЗ("iPhone";ДВССЫЛ("'"&D5&"'"&"!A:A");0)

Она найдет нам номер строки на листе «поставщик1» в которой по столбцу А находится слово iPhone. Пусть это будет строка 34. Вся эта сложная на вид часть формулы просто выдаст нам число 34.

Далее с помощью оператора соединения & присоединяем число 34 к нашему столбцу F, т.е. получим F34. Следующее действие, опять же с помощью &, присоединяем F34 к тексту из столбца D5, т.е. к слову «поставщик1». Итого получаем «поставщик1!F34» (обратите на восклицательный знак, он тоже пишется в формуле перед F). Вот и все, не так сложно. Если в ячейке D6 у меня будет слово «поставщик2«, то при протягивании формулы вниз я получу стоимость iPhone, но уже с листа «поставщик2». Не важно, что на листе «поставщик2» данные по iPhone располагаются уже в другой строке, например, в пятой, ведь наша формула сама находит этот номер сроки для каждого листа. Теперь я могу просто протащить формулу дальше и выбрать поставщика у которого самый дешевый iPhone. Круто ведь?

Сводные таблицы

Часто мне попадаются решения, использующие сводные таблицы, причем расчеты сделаны через «пень колено». Поясняю. Создается сводная таблица, а справа от нее необходимая пользователю форма отчета. Далее наблюдается следующая картина, например, необходимо сложить столбец А и В по строкам в сводной таблице. Напомню, что работать со сводной таблицей как с обыкновенным массивом данных нельзя, если вы в пустой ячейке нажмете равно, затем выберете А2, нажмете плюс и выберете B2, то вы увидите не привычную формулу вида =А2+В2, а формулу генерируемую сводной таблицей, начинающуюся со слов : 

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Протянуть данную формулу вниз и получить столбец с суммой столбцов А и В по строкам не получится. Что делают особенно изворотливые пользователи? Они вручную прописывают (набивают на клавиатуре, а не указывают курсором мышки) в ячейку всем понятную формулу =А2+В2 и протягивают её вниз, в принципе, для временных расчетов этот метод можно использовать, но так делать не надо! Чем вам грозит такой подход? Представим, что в сводной таблице при обновлении данных появилась еще одна строка. В этом случае произойдет сдвиг элементов на строку ниже, допустим А2+В2 давало нам показатель стоимости теннисных мячиков, а после сдвига, будет давать стоимость телевизоров, т.к. в данном случае автоматического сдвига формулы не произойдет. Вы не заметите, что поменялась сводная таблица, и будете считать, что в ячейке у вас до сих пор отражена стоимость теннисных мячей. Если вам на выходе необходимо получить из сводной таблицы отформатированный отчет, котрый будет учитывать изменения в сводной, то правильней использовать формулу вида:

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (поле_данных;сводная_таблица; поле1; элем1; поле2; элем2;...)

Такая формула генерируется автоматически по ссылке на любую ячейку в сводной. Вместо элем1 (пусть это будет месяц «январь 2010») и элем2 (для примера возьмем «теннисный мяч») необходимо подставить ссылки, соответствующие данным полям, т.е. стираете «январь 2010» и вместо него ставите ссылку на ячейку в которой будет написано «январь 2010» . Стираете «теннисный мяч» и ставите вместо него ссылку на ячейку где написано текстом «теннисный мяч». В результате вы получите данные на пересечении «январь 2010″/»теннисный мяч». Спросите в чем фишка? В том, что вы можете делать выборки из сводной именно тех параметров, которые нужны. Допустим в сводной 100 позиций товаров со стоимостью в каждом конкретном месяце, но вам из них нужны только теннисные мячи и футболки. Делаете макет вашей таблицы с такими же названиями в шапке как в шапке сводной и наименованиями товаров в строках- как в сводной (это обязательно!) и для извлечения данных из сводной пишите формулу на подобии описанной выше. Дальше протягиваете формулу и получаете заполненную таблицу.

Разные формулы и другие тонкости Excel

Часто, начинающие пользователи екселя пытаются написать сложные древовидные логические структуры путем внедрения в формулу «ЕСЛИ» еще нескольких «ЕСЛИ» (я лично когда-то наступал на эти грабли), забывая, что у нас еще есть такие формулы как «И» и «ИЛИ». Они помогут вам избавится от лишних «ЕСЛИ», правда не от всех.

Еще одна формула, которая удостаивается малого внимания со стороны пользователей – формула СМЕЩ (смещение по координатам на N строк и N столбцов относительно заданной ячейки). Поверьте, это классная формула для работы с большими массивами информации, опять же, в связке с такими формулами как ПОИСКПОЗ, ВПР, ГПР, ИНДЕКС и т.д. позволяет творить просто чудеса.

О чем стоит еще упомянуть? В екселе существуют скрытые формулы, которые отсутствуют в выпадающем списке формул программы! Например, РАЗНДАТ.

СИНТАКСИС:
=РАЗНДАТ(нач_дата;кон_дата;код)

АРГУМЕНТЫ:
1. нач_дата — начальная дата.
2. кон_дата — конечная дата.
3. код — текстовое значение, которое указывает в каких единицах необходимо вернуть разницу дат.

И последняя не тривиальная проблема, на листе ничего нет, а файл весит много мегабайт и долго открывается. Причиной может служить наличие большого количества графических объектов, которые на первый взгляд кажутся элементами таблицы – например, решетка. Это часто происходит, когда таблица импортируются из программы FineReader, которая в свою очередь преобразовала данные таблицы представленной в виде рисунка. Жмем F5, затем выделить, ставим галочку напротив пункта меню «объекты» и нажимает ОК. Если найденные объекты нам не нужны, жмем DELETE на клавиатуре (удалить). Более грамотным будет использование инспектор документов, жмете меню -> подготовить -> инспектор документов. Данный инструмент выдаст не только количество объектов в документе, но и кол-во скрытых строк, листов и т.д.

Пожалуй, на этом остановимся. Моей задачей не было научить вас пользоваться всеми возможностями Excel, да это и не возможно в рамках одной статьи. Я лишь хотел показать некоторые «тонкости» в использовании данной программой, которые не очевидны на первый взгляд. Надеюсь, что эти знания помогут сэкономить вам уйму времени и решить нестандартные проблемы, которые рано поздно возникают практически у любого пользователя. А напоследок посоветую вам, если вы хотите стать профессионалом, почитать книгу «EXCEL 2010 Профессиональное программирование на VBA» Джона Уокенбаха, либо записаться на курсы по VBA в своем городе (в Москве лидером является центр «Специалист» при Бауманке) и почаще заглядывать на сайт http://www.planetaexcel.ru Удачи.