Download PC Repair Tool to quickly find & fix Windows errors automatically
When creating or editing a Word document, some personal information that you do not wish to share will add to the file automatically. The Document Inspector feature will search and remove hidden data in your document, such as comments, watermarks, and other metadata before, publishing.
What is checked by the Document Inspector in Word?
The Document Inspector will search for various hidden metadata in your document, namely:
- Comments, versions, and revision marks
- Documents, properties, and personal information.
- Task pane add-ins
- Embedded documents.
- Macros, forms, and ActiveX controls
- Collapsed headings
- Custom XML data
- Headers. Footers and watermarks
- Invisible content
- Hidden text
Follow the steps below to inspect documents in Word using Document inspector:
- Click File
- Click Info on the backstage view
- Click Check for issues on the right pane
- Select Inspect Documents in the drop-down menu
- A Document Inspector dialog box will open
- Select which hidden data you want to check, then click Inspect.
- Click the Remove All button next to the category result
- Click Close
- The hidden elements are removed from the document.
Launch Word.
Click File.
Click Info on the backstage view.
Click Check for issues on the right pane.
Select Inspect Documents in the drop-down menu.
A Document Inspector dialog box opens, listing various hidden data you will find in your document.
Select the hidden data you want to check, then click Inspect.
Wait for a minute.
Click the Remove All button next to the category result
You can reinspect the document by clicking the Reinspect button if you want.
Click Close.
The hidden elements are removed from the document.
What is metadata in a Word document?
Metadata, also known as document properties, is a set of data that describes, identify and gives information about other data. They include details and keywords that identify the document’s content.
We hope this tutorial helps you understand how to inspect documents in Word using Document Inspector; if you have questions about the tutorial, let us know in the comments.
Shantel has studied Data Operations, Records Management, and Computer Information Systems. She is quite proficient in using Office software. Her goal is to become a Database Administrator or a System Administrator.
Инспектор документов
Начиная с обновлений для Microsoft Office 2013 и 2010, выпущенных в ноябре и декабре 2014 г., мы постепенно добавляем ряд улучшений в инспектор документов (также известный как средство «Поиск проблем») в приложениях Excel, PowerPoint и Word. Инспектор документов помогает подготовить документы, презентации и книги Excel к публикации и совместному использованию, проверяя, не осталось ли в них объектов со скрытой или конфиденциальной информацией. Инспектор документов удаляет такие объекты из документа, а если автоматическое удаление невозможно, предупреждает о них пользователя. Если вы хотите узнать больше об инспекторе документов, перейдите на веб-сайт Office.com, где описано, как это средство работает в Excel, PowerPoint и Word.
Обновления для Microsoft Office 2013 и Microsoft Office 2010 включают несколько модулей проверки, или инспекторов, для Excel, PowerPoint и Word. Ниже мы перечислили объекты, которые проверяют новые инспекторы, для каждого из приложений Microsoft Office. В Excel добавлено больше новых инспекторов, чем в PowerPoint и Word — просто потому, что некоторые проверяемые объекты встречаются только в этом приложении.
PowerPoint и Word:
- Внедренные документы
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
Excel:
- Внедренные документы
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
- Ссылки на другие файлы
- Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы*
* Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает. - Функции, использующие данные в режиме реального времени
- Опросы Excel*
* Опросы Excel проверяются только в Microsoft Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает. - Определенные сценарии
- Активные фильтры
- Свойства настраиваемого листа
- Скрытые имена
Примечание. Некоторые новые инспекторы могут не добавиться в Excel 2010 с ноябрьскими и декабрьскими обновлениями для Office 2010. Они будут добавлены в рамках другого обновления в начале 2015 г.
Описание объектов, которые обнаруживают новые инспекторы
- Внедренные документы
Если вы внедрили в файл документ или другой объект, их содержимое не всегда видно. Например, если вы копируете диаграмму из Excel и внедряете ее в слайд PowerPoint, вы, по существу, вставляете в этот слайд не только саму диаграмму, но и книгу Excel, в которой она содержится. Диаграмму вы будете видеть, а связанные с ней данные и остальная часть книги останутся невидимыми. Но если вы предоставите доступ к презентации другому пользователю, он сможет открыть всю книгу, щелкнув диаграмму правой кнопкой мыши и выбрав Изменить данные > Изменить данные в Excel.
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
Макросы (код, написанный в VBA), формы и элементы управления ActiveX могут содержать личные и конфиденциальные данные. Эта информация не отображается в вашем документе, но при желании ее там можно найти.
- Ссылки на другие файлы (только в Excel)
Книгу Excel можно связать с другими файлами, чтобы данные из них отображались в книге. Некоторая информация из этих файлов кэшируется в книге, но может не отображаться при ее просмотре в Excel.
- Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы* (только в Excel)
Когда вы используете сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы, в книге Excel могут появиться кэшированные данные, которые не видны на листах.
* Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
- Функции, использующие данные в режиме реального времени (ДРВ) (только в Excel)
Функции ДРВ могут извлекать и использовать данные из внешних по отношению к книге Excel источников. Когда вы отправите кому-либо такую книгу, эти данные могут измениться, поэтому может оказаться, что вы предоставили совсем не ту информацию, которую намеревались. Узнать больше о функциях ДРВ можно в статье Способы настройки и использования функции ДРВ в Excel.
- Опросы Excel* (только в Excel)
Опросы Excel — это компонент службы Excel Online, в котором можно создать опрос, а затем поделиться им и получить ответы в удобной форме. Если ваша книга содержит опрос Excel, вы не увидите в ней названия опроса и вопросов, если только не работаете в Excel Online. Поэтому инспектор предупредит вас, прежде чем вы поделитесь файлом с кем-либо еще.
* Опросы Excel проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
- Определенные сценарии (только в Excel)
В сценариях, созданных в диспетчере сценариев (одно из средств анализа «Что если» в Excel), может храниться личная информация, которую легко не заметить. Например, сценарий может содержать значения, не отображающиеся в книге, и имя пользователя, который создал или изменил этот сценарий. Чтобы узнать больше о сценариях, прочитайте статью на веб-сайте Office.com.
- Активные фильтры (только в Excel)
Когда вы используете в книге фильтры, их условия кэшируются и сохраняются, даже если вы удалите строки, содержащие соответствующие значения. Например, если в книге есть список данных и вы задали условие фильтра «Содержит “секрет”», а затем удалили все найденные строки, в условии фильтра все равно может отображаться слово «секрет».
- Свойства настраиваемого листа (только в Excel)
Листы могут содержать настроенные пользователем свойства и значения, которые нигде не отображаются. Эти свойства и значения могут появиться при использовании надстроек или кода VBA. Чтобы узнать больше о том, как создавать и использовать настраиваемые листы, посетите сайт Office.com. Инспектор документов поможет вам удалить все скрытые свойства листов, но помните, что после их удаления надстройки или макросы могут выдавать неожиданные результаты. - Скрытые имена (только в Excel)
В Excel можно задавать имена, которые представляют ячейки, диапазоны ячеек, формулы и постоянные значения. Отображаемые имена можно просмотреть в диспетчере имен, но скрытые имена в нем не видно. Скрытые имена могут появиться при использовании надстроек или кода VBA и содержать личную информацию. Посетите веб-сайт Office.com, чтобы узнать больше о скрытых именах.
Заключение
Инспектор документов помогает удалить личную и конфиденциальную информацию из документов Excel, PowerPoint и Word перед их публикацией. Этот инструмент может быть очень полезен, ведь он выявляет целый ряд объектов, которые содержат важные сведения и которые легко не заметить. Однако когда вы делитесь файлами, не забывайте, что в них могут быть данные, которые инспектор документов не найдет. Например, в Excel вы можете поместить что-то подальше от основной информации, в строку или столбец, которые не заметите при беглом просмотре листа перед публикацией, а в Word или PowerPoint вы можете вставить поверх информации изображение и забыть, что под ним что-то есть.
Важно также понимать, что инспектор документов не может заменить обычную проверку документов техническими специалистами, юристами, экспертами и редакторами. Не стоит также пренебрегать преобразованием документов в формат, в котором нет скрытой информации — например, в имитирующие бумажные документы форматы (OpenXPS, PDF и другие) или в формат веб-страницы в одном файле (MHT).
Не стоит недооценивать человека по ту сторону экрана. Он может узнать, что над документом трудились вовсе не вы, или просмотреть скрытую информацию, о которой вы и сами забыли. В этой статье мы объясним, как избавить себя от подобных неприятностей.
Самый простой способ схватить за хвост нерадивого сотрудника или ученика, который отдал свой отчёт или курсовую «на аутсорс», — посмотреть автора или соавторов документа. Эта информация сохраняется вместе с другими метаданными файла и впоследствии может быть просмотрена кем угодно. Дело приобретает особо щекотливое положение, если реальным исполнителем окажется знакомое для проверяющего лицо: сотрудник той же компании или студент из того же потока. Конечно, многоэтажная ложь найдёт выход из ситуации, но как бы и она потом не вылезла на свет.
Банальный, конечно, пример, но именно на нём обычно и прокалываются.
Какая информация может утечь
Официальная справка Microsoft даёт полную выкладку того, что же может представлять потенциальную угрозу вашей репутации. Приведу здесь её выжимку:
- Следы присутствия других пользователей, а также указания на внесённые ими правки и добавленные комментарии, если вы работали над документом в соавторстве.
- Обесцвеченная информация, содержащаяся в верхнем и нижнем колонтитулах, а также подложке (водяном знаке).
- Скрытый текст Word, невидимые объекты PowerPoint, скрытые строки, столбцы и листы Excel.
- Контент, находящийся вне области слайда PowerPoint.
- Дополнительные свойства документа и другие метаданные, например сведения о пути к принтеру или заголовки электронных писем.
Инспектор документов
«Инспектор документов» — удобный инструмент для проверки файлов на наличие нежелательной информации. Удобен он как для отправителя, так и для получателя документа. Всего-то нужно зайти в «Сведения» и запустить проверку. Пара кликов и пять секунд вывернут наружу всю подноготную.
Исполнителю остаётся нажать на удаление, а проверяющему — исследовать документ на основе имеющихся улик.
Запрет сохранения персональных данных
В глуби настроек офисных программ можно установить запрет на сохранение персональных данных для текущего документа: «Параметры программы» → «Центр управления безопасностью» → «Параметры центра управления безопасностью» → «Параметры конфиденциальности» → «Параметры конкретного документа» → «Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении».
Если пункт у вас неактивен, здесь же запустите проверку с помощью инструмента «Инспектор документов» и удалите свойства документа и его автора. Проставьте галочку, чтобы не выполнять эту операцию после каждого сохранения файла.
Эту опцию нельзя назвать универсальным спасением, но базовый уровень неприкосновенности в некоторых случаях она всё же обеспечивает. В остальном следует полагаться на собственную предусмотрительность, тот же «Инспектор документов» и удачу.
Несколько раз сталкивался с проблемой, когда высланный документ получатель не смог открыть из-за несовместимости версий Word.
Дело в том, что помимо нескольких форматов сохранения документов (.doc и .docx), в зависимости от от самой версии программы (2016, 2013…), Word может добавить к документу функции, которые не поддерживаются более ранними версиями программы.
Одним из решений этой проблемы выступает использование инспектора документов.
Для его запуска в ленте нужно выбрать вкладку «Файл».
В открывшемся окне нужно нажать кнопку «Поиск проблем» и выбрать «Инспектор документов».
В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать нужные элементы для проверки (я обычно оставляю все) и нажать «Проверить».
Если есть какие-то недочёты, после завершения проверки программа предложит пути их решения.
Похожее
При создании или редактировании документа Word некоторая личная информация, которой вы не хотите делиться, будет автоматически добавлена в файл. Функция Document Inspector будет искать и удалять скрытые данные в вашем документе, такие как комментарии, водяные знаки и другие метаданные, перед публикацией.
Что проверяет Инспектор документов в Word?
Инспектор документов будет искать различные скрытые метаданные в вашем документе, а именно:
- Комментарии, версии и отметки исправлений
- Документы, собственность и личная информация.
- Надстройки панели задач
- Встроенные документы.
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
- Свернутые заголовки
- Пользовательские данные XML
- Заголовки. Нижние колонтитулы и водяные знаки
- Невидимый контент
- Скрытый текст
Выполните следующие действия, чтобы проверить документы в Word с помощью Инспектора документов:
- Щелкните Файл
- Щелкните Информация в представлении Backstage.
- Нажмите Проверить наличие проблем на правой панели.
- В раскрывающемся меню выберите Проверить документы.
- Откроется диалоговое окно «Инспектор документов».
- Выберите, какие скрытые данные вы хотите проверить, затем нажмите «Проверить».
- Нажмите кнопку «Удалить все» рядом с результатом категории.
- Нажмите «Закрыть»
- Скрытые элементы удаляются из документа.
Запустите Word.
Щелкните Файл.
Нажмите Информация на вид за кулисами.
Нажмите Проверить наличие проблем на правой панели.
Выбирать Проверить документы в раскрывающемся меню.
Откроется диалоговое окно «Инспектор документов», в котором перечислены различные скрытые данные, которые вы найдете в документе.
Выберите скрытые данные, которые хотите проверить, затем нажмите Осмотреть.
Подожди минутку.
Щелкните значок Убрать все кнопка рядом с результатом категории
Вы можете повторно проверить документ, нажав кнопку Повторно осмотреть кнопку, если хотите.
Нажмите Закрывать.
Скрытые элементы удаляются из документа.
Что такое метаданные в документе Word?
Метаданные, также известные как свойства документа, представляют собой набор данных, которые описывают, идентифицируют и предоставляют информацию о других данных. Они включают детали и ключевые слова, определяющие содержание документа.
Мы надеемся, что это руководство поможет вам понять, как проверять документы в Word с помощью Document Inspector; если у вас есть вопросы по туториалу, дайте нам знать в комментариях.