Что такое inquire в excel

Продолжая традицию прошлых версий, новый Excel 2013 поставляется с набором из нескольких весьма примечательных COM-надстроек, заметно расширяющих возможности стандартного Excel. Подключение надстроек производится на вкладке Разработчик (Developer) кнопками Надстройки (Add-ins) и Надстройки COM (COM Add-Ins). Некоторые из описанных ниже надстроек доступны только в полной версии Office 2013 Professional.

Inquire

Мощный инструмент диагностики и отладки. После подключения этой надстройки в интерфейсе Excel 2013 появляется новая вкладка на ленте:

Надстройка умеет проводить подробный анализ ваших книг (Workbook Analysis) и выдавать подробнейший отчет по более чем трем десяткам параметров:

Надстройка умеет наглядно отображать связи между книгами в виде диаграммы (команда Workbook Relationship):

Также возможно создать подобную диаграмму для формульных связей между листами и между ячейками в пределах одного листа с помощью команд Worksheet Relationship и Cell Relationship:

Такой функционал позволяет оперативно отслеживать и исправлять нарушенные связи в формулах и наглядно представлять логику в сложных файлах.

Особого внимания заслуживает функция Compare Files. Наконец-то появился инструмент для сравнения двух файлов в Excel! Вы указываете два файла (например, оригинальная книга и ее копия после внесения правок) и наглядно видите что, где и как изменилось по сравнению с оригиналом:

Отдельно, с помощью разных цветов, подсвечиваются изменения содержимого ячеек, формул, форматирования и т.д. В Word подобная функция есть уже с 2007 версии, а в Excel ее многим очень не хватало.

Ну, а для борьбы с любителями заливать цветом целиком все строки или столбцы в таблице пригодится функция Clean Excess Cell Formatting. Она убирает форматирования с незадействованных ячеек листа за пределами ваших таблиц, сильно уменьшая размер книги и ускоряя обработку, пересчет и сохранение тяжелых медленных файлов.

Power Pivot

Эта надстройка появилась еще для прошлой версии Excel 2010. Раньше ее требовалось отдельно скачать с сайта www.powerpivot.com и специально установить. Сейчас (в слегка измененном виде) она входит в стандартный комплект поставки Excel 2013 и подключается одной галочкой в окне надстроек. Вкладка Power Pivot выглядит так:

Фактически, эта надстройка является Excel-подобным пользовательским интерфейсом к полноценной базе данных SQL, которая устанавливается на ваш компьютер и представляет собой мощнейший инструмент обработки огромных массивов данных, открывающийся в отдельном окне при нажатии на кнопку Управление (Manage):

Power Pivot практически всеяден — вы можете загрузить в него информацию сразу из нескольких различных источников: текстовые файлы, базы данных, облачные интернет хранилища, другие файлы Excel или Access и т.д. — полный список включает почти двадцать вариантов и доступен через команду Получение внешних данных (Get External Data):

Размер загружаемых таблиц не ограничен. А поскольку вся обработка происходит в оперативной памяти — скорость весьма впечатляющая. Как насчет сортировки 12 млн. строк меньше чем за секунду? Или построения сводной таблицы по такому же количеству записей меньше чем за пару секунд?

Инструменты Power Pivot позволяют связывать импортированные таблицы между собой по ключевым столбцам, фильтровать и сортировать их, выполнять над ними математические и логические операции с помощью более чем 150 функций встроенного языка DAX (вкладка Конструктор — Вставка функции). Многие инструменты этой надстройки теперь присутствуют и в стандартном Excel 2013. В частности, возможность строить сводные таблицы сразу по нескольким исходным таблицам из разных источников с помощью Data Model.

Тем, кто жаждет подробностей, рекомендую сходить на http://www.powerpivot.com/ и http://www.powerpivotpro.com/ — эти сайты содержат кучу информации по данной теме.

Power View

Эта надстройка попала в Excel 2013 из SharePoint, где она называлась Microsoft SQL Server 2012 Reporting Services Add-in. Ее основное назначение — представить пользователю инструменты для быстрого создания наглядных «живых» отчетов с использованием сводных таблиц и диаграмм на основе баз данных (то, что сейчас называют модным термином Business Intelligence = BI).

Вставить в книгу лист отчета Power View можно при помощи одноименной кнопки на вкладке Вставка (Insert):

В основе отчетов Power View лежит «движок» Silverlight. Если он у вас его нет, то программа скачает и установит его сама (примерно 11 Мб).

Power View автоматически «цепляется» ко всем загруженным в оперативную память данным, включая кэш сводных таблиц и данные, импортированные ранее в надстройку Power Pivot. Вы можете добавить в отчет итоги в виде простой таблицы, сводной таблицы, разного вида диаграмм. Вот такой, например, интерактивный отчет я сделал меньше чем за 5 минут (не касаясь клавиатуры):

Впечатляет, не правда ли?

Весьма примечательно, что Power View позволяет привязывать данные из таблиц даже к географическим картам Bing:

Совершенно фантастический инструмент. В двух словах и даже статьях о нем не расскажешь — интересующихся отсылаю к соответствующим сайтам (раз, два, три). Если есть пять минут — посмотрите это видео, демонстрирующее основные возможности и приемы работы в Power View.

Apps for Office

Для Office 2013 и для Excel в частности, теперь есть свой онлайновый магазин ПО — Office Store, где пользователь может прикупить или скачать бесплатно дополнительные модули к программам пакета. Сделать это можно, используя команду Приложения для Office (Apps for Office) на вкладке Вставка (Insert):

Российского варианта магазина, правда, еще нет, так что вас перекидывает на родной штатовский магазин. Выбор достаточно велик:

Так, например, на данный момент оттуда можно установить приложение для создания интерактивного календаря на листе Excel, отображения географических карт Bing, модуль онлайнового перевода, построители различных нестандартных диаграмм (водопад, гантт) и т.д. Выбранные приложения вставляются на лист Excel как отдельные объекты и легко привязываются к данным из ячеек листа. Думаю, сообщество разработчиков не заставит себя ждать и очень скоро мы увидим большое количество полезных расширений и приложений для Excel на этой платформе.

Надстройка Inquire для Excel 2013 позволяет сравнивать и анализировать документы Excel на предмет связей между ними, наличия ошибочных формул и определения различий между файлами формата .xlsx. Давайте рассмотрим моменты, когда вам может пригодится данная надстройка и как ее использовать.

Надстройка Inquire для Excel идет в комплекте со стандартным набором Excel 2013 и дополнительно скачивать пакеты установки не требуется. Достаточно включить ее в надстройках. Более ранние версии Excel не поддерживают данную надстройку. К тому же на момент написания статьи, надстройка была доступна только на английском языке.

Чтобы запустить Inquire, перейдите по вкладке Файл –> Параметры. В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Надстройки, в выпадающем меню Управление выберите Надстройки COM и щелкните кнопку Перейти. Появится окно Надстройки для модели компонентных объектов (COM), где вам необходимо будет поставить галочку напротив Inquire и нажать кнопку ОК.

После запуска надстройки на ленте появится новая вкладка Inquire.

Давайте посмотрим, какие бенефиты дает нам это дополнение.

Анализ рабочей книги

Анализ рабочей книги используется для выявления структуры рабочей книге, формул, ошибок, скрытых листов и т.д. Чтобы воспользоваться данным инструментом, перейдите в группу Report и щелкните кнопку Workbook Analysis. Результат работы надстройки представлен ниже.

Наверняка, многие обратили внимание на пункт Very hidden sheets (Очень скрытые листы). Это не шутка, в Excel действительно можно «хорошо» скрыть лист с помощью редактора VisualBasic. Подробнее об этом мы поговорим в наших последующих статьях.

Связь с рабочими листами

В группе Diagram, присутствует три инструмента определения связей между рабочими книгами, листами и ячейками. Они позволяют указать на отношения между элементами Excel. Данный функционал может быть полезен, когда у вас имеется большое количество ячеек с ссылками на другие книги. Попытки распутать этот клубок могут занять значительное время, тогда как надстройка Inquire позволяет визуализировать зависимость данных.

Чтобы построить диаграмму зависимостей, в группе Diagram выберите один из пунктов WorkbookRelationship, WorksheetRelationship или CellRelationship. Выбор будет зависеть от того, какую зависимость вы хотите увидеть: между книгами, листами или ячейками.

На рисунке ниже вы увидите диаграмму связей между книгами, которую Excel построил, когда я щелкнул кнопку WorkbookRelationship.

Сравнение двух файлов

Следующий инструмент надстройки Inquire для Excel– Compare– позволяет ячейка за ячейкой сравнивать два файла и указать на все различия между ними. Данный инструмент может понадобится, когда у вас есть несколько редакций одного и того же файла и необходимо понять, какие изменения были внесены в последние версии.

Чтобы воспользоваться данным инструментом вам понадобится два файла. В группе Compare выбираем CompareFiles. В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать файлы, которые мы хотим сравнить, и щелкнуть кнопку Compare.

В нашем случае, это два одинаковых файла, в один из которых я преднамеренно внес кое-какие изменения.

После недолгих обдумываний, Excel выдаст результат сравнения, где цветом будут указаны различия между двумя таблицами. При этом цвет ячейки будет различным в зависимости от типа отличия ячеек (различия могут генерироваться из-за значений, формул, расчетов и т.д.).

Очистка излишнего форматирования

Данный инструмент позволяет очистить излишнее форматирование ячеек в книге, к примеру, ячеек, которые отформатированы, но не содержат значений. Инструмент Clean Excess Cell Formatting поможет «любителям» заливать цветом всю строку рабочей книги, вместо заливки определенных строк таблицы.

Чтобы воспользоваться инструментом, перейдите во вкладку Inquire в группу Miscellaneous и выберите Clean Excess Cell Formatting. В появившемся окне необходимо выбрать область очистки излишнего форматирования – вся книга или активный лист – щелкнуть ОК.

Очистка ненужного форматирования позволит снизить размер файла и увеличит производительность работы.

Пароли рабочих книг

Если вы собираетесь анализировать рабочие книги, защищенные паролем, вам необходимо будет указать их в Workbook Passwords.

Итог

Надстройка Inquire для Excel содержит несколько интересных инструментов, которые позволят увеличить точность и целостность рабочих книг. Если вы используете Excel 2013, имеет смысл обратить свое внимание на данную надстройку.

You can use Inquire to −

• Compare two Workbooks
• Analyze a Workbook for problems or inconsistencies
• See the links between the Workbooks
• See the links between the Worksheets
• See the Relationships between the cells
• Clean Excess Cell Formatting
• Manage Passwords

The Inquire tab is on the Ribbon. It has commands for all the tasks given above.

If you do not find the INQUIRE tab on the Ribbon, you have to ensure that Inquire Add-in is Active.

Ensure Inquire Add-in is Active

Step 1 − Click on the File tab. Click on Options.

Step 2 − In the Excel Options window, click on Add-Ins. If Inquire Add-in is Active, then it will appear under Active Application Add-ins.

If Inquire Add-in is not active, do the following −

Step 3 − Click on the File tab. Click on Options.

Step 4 − In the Excel Options Window, click on Add-Ins.

Step 5 − In the Manage Box, Click on COM Add-ins.

Step 6 − Click on the Go Button. The COM Add-Ins window appears. You find that Inquire is not selected.

Step 7 − Select Inquire and then click OK.

Now, the Inquire Add-In is active.

Compare Two Workbooks

You can compare two workbooks cell by cell and see the differences, if any.

Step 1 − Open two Workbooks.

Step 2 − Click on the INQUIRE tab on the ribbon.

Step 3 − Click on Compare Files in the Compare Group. A ‘Select Files To Compare’ dialog box appears.

Step 4 − Check the file names displayed.

Step 5 − If the file name displayed is not the one you wanted, click on the down-arrow next to the File name. Only the Workbooks that are open will be displayed.

Step 6 − Select the File you want.

Step 7 − Check the order of the Files in Compare and To.

Step 8 − If it has to be the other way round, click on Swap Files. The order of the Files is changed.

Step 9 − Click on Compare.

The results of the comparison appear in a two-pane grid. The Workbook on the left corresponds to the «Compare» file you chose and the Workbook on the right corresponds to the «To» file. The details appear in a pane below the two grids. The changes are highlighted by color, depending on the kind of change. The legend that shows what the colors mean is in the lower-left pane.

Step 10 − Click on Resize Cells to Fit if necessary, to view the cell contents in the ‘Compare –To’ workbooks.

Step 11 − Click on the Export Results in the Export Group.

The Save As Dialog Box opens.

You can save the results to an Excel Workbook. Note that only .xlsx File type is available.

If you need the results in another program, you can do it by copying it to the Clipboard.

Step 12 − Click on Copy Results to Clipboard in the Export group.

Step 13 − Paste in another program.

You can use Inquire to −

• Compare two workbooks.
• Analyze a workbook for problems or inconsistencies.
• View the links between workbooks.
• View the links between worksheets.
• View the relationships between cells.
• Clean excess cell formatting.
• Manage passwords.

The INQUIRE tab will be on the Ribbon. If you find the INQUIRE tab on the Ribbon, you can skip to the next section.

If you do not find the INQUIRE tab on the Ribbon, make the Inquire Add-in active.

• Click File > Options.
• In Excel Options window, click on Add-Ins.
• In Manage box, click on COM Add-ins.
• Click Go.

COM Add-Ins dialog box appears.

• Check the Inquire box.
• Click OK. Now, Inquire Add-In is active. You will find the INQUIRE tab on the Ribbon.

INQUIRE Commands

Let us learn about the INQUIRE commands.

Click the INQUIRE tab. You will find the following commands −

• Workbook Analysis
• Workbook Relationship
• Worksheet Relationship
• Cell Relationship
• Compare Files
• Clean Excess Cell Formatting
• Workbook Passwords

Comparing Two Workbooks

You can compare two workbooks cell by cell and find the differences, if any, in terms of changes in the second workbook as compared to the first.

Follow the below given steps −

• Open two workbooks that you want to compare.
• Click on INQUIRE tab on the Ribbon.
• Click on Compare Files in the Compare group.

• The Select Files To Compare dialog box appears.
• Check the file names displayed in the boxes next to Compare and To.

• If any File name that is displayed is not the one you wanted, click the down-arrow next to that File name.
• Only the workbooks that are open will be displayed.

• Select the File.
• Check if the order of Files in Compare and To is OK.

• If the order is not OK, click Swap Files. The order of Files in Compare and To gets changed.

• Click Compare.

The results of the comparison appear in a two-pane grid −

• The workbook on the left corresponds to the «Compare» file you have chosen.
• The workbook on the right corresponds to the «To» file you have chosen.

Details of changes in workbook-To as compared to Workbook-Compare appear in a pane below these two grids. The changes are highlighted by color, depending on the kind of change. The legend for the highlight colors appears in the lower-left pane.

Click Resize Cells to Fit on the Ribbon to view the cell contents in the Compare and To workbooks. The cells in both the workbooks are resized so that the contents are visible.

Click the Export Results in the Export group on the Ribbon.

The Save As dialog box appears. You can save the results to an Excel workbook. Note that only .xlsx file type is available.

If you need the results in another application, you can do it by copying it to Clipboard.

Click Copy Results to Clipboard in the Export group on the Ribbon.

Paste in an application you want.

Creating an Interactive Report

You can use the Workbook Analysis command to create an interactive report that can show detailed information about the workbook and its Structure, Formulas, Cells, Ranges and Warnings.

• Click the Inquire tab on the Ribbon.
• Click Workbook Analysis in the Report group.

The report will be displayed after the Workbook Analysis is completed.

The Report has the following six categories −

• Summary − General information about the structure and content of the workbook.

• Workbook (with subcategories) − General workbook statistics.

• Formulas (with subcategories) − Specific information about formulae in the workbook.

• Cells (with subcategories) − Specific information about cells in the workbook.

• Ranges (with subcategories) − Specific information about ranges in the workbook.

• Warnings − Several types of warnings about workbook structure and content.

Selecting a category gives you more information about that category.

Check the Formulas option. The sub-categories of formulas will be displayed.

You will observe the following in the workbook that you are analyzing −

• All formulas are 224 in number.
• With numeric values, they are 224 in number.
• Click Sub-Category With numeric values.

In the Results pane, for each of the cells with formula with numeric values, worksheet name, cell address and formula are displayed.

Click the Excel Export button. The Save As dialog box appears.

• Save the Report as an Excel file.
• Load Export File button appears next to Excel Export button.
• Click on Load Export File button.

The saved Report Excel workbook opens and you can clearly view the workbook analysis results.

Viewing with Diagrams

You can view workbook relationships, worksheet relationships and cell relationships with interactive diagrams created by links. The links show the dependencies between the nodes in the diagram. You can drag the links or nodes to arrange them and align them to view whatever you are looking for.

Viewing Workbook Relationships

You can have an interactive, graphical map of workbook dependencies created by connections (links) between files using workbook relationship diagram.

The types of links in the diagram can include other workbooks, Access databases, text files, HTML pages, SQL Server databases and other data sources.

• Click the INQUIRE tab on the Ribbon.
• Click Workbook Relationship in the Diagram group.

The Workbook Relationship Diagram appears, showing links of the workbook with different Data Sources.

Viewing Worksheet Relationships

You can use Worksheet Relationship Diagram to create an interactive, graphical map of connections (links) between worksheets in the same workbook and /or worksheets in other workbooks.

• Click the INQUIRE tab on the Ribbon.
• Click Worksheet Relationship in the Diagram group.

The Worksheet Relationship Diagram appears, showing links between the worksheets in the same workbook, and in other workbooks.

The difference between these two can be identified by the direction of the arrows.

Viewing Cell Relationships

You can use the Cell Relationship Diagram to get a detailed, interactive map of all links from a selected cell to cells in other worksheets or even other workbooks.

• Click the INQUIRE tab on the Ribbon.
• Click Cell Relationship in the Diagram group.

The Cell Relationship Diagram Options dialog box appears.

• Check Span sheets and Span workbooks.

• Select Trace both under Trace cell precedents and Trace cell dependents.

• Under Initial number of expansion levels, select limited and type 5 in the box next to it.

• Click OK.

The Cell Relationship Diagram appears, showing links between the selected cell and the cells in the same worksheet, same workbook and in other workbooks, based on the options you have chosen.

Click Zoom. You can view the nodes clearly.

Cleaning Excess Cell Formatting

When you find that a workbook is getting loaded slowly, or has become huge in size, it might have formatting applied to rows and/or columns that is not needed (for example, conditional formatting an entire column that has less than 15 values).

You can use the Clean Excess Cell Formatting command to remove excess formatting and greatly reduce the file size. This also results in improving Excel’s speed.

Before cleaning the excess cell formatting, create a backup copy of your Excel file because there are certain cases where this process may increase your file size, and there is no way to undo the change.

• Click the INQUIRE tab on the Ribbon.
• Click Clean Excess Cell Formatting in the Miscellaneous group.

The Clean Excess Cell Formatting dialog box appears. Choose All Sheets in the Apply to box

You will get a message about saving changes. Click OK.

Managing Passwords of Files

If you are using Workbook Analysis or Compare Files commands for workbooks that are password protected, you can avoid having to type the password each time those files are opened. This is possible with using Password Manager.

• Click the INQUIRE tab on the Ribbon.
• Click Workbook Passwords in the Miscellaneous group.

The Password Manager Dialog box appears. Click the Add button to add passwords of your workbooks.

Add password descriptions also, for the passwords you added.

Next time when you need to use any of these files for comparing or analyzing, you do not have to key in the passwords.

Сравнение файлов в Excel используем надстройку Inquire

Сравнение файлов в Excel используем надстройку Inquire

Добрый день, уважаемые читатели. Сегодня мы поговорим о проблеме сравнения файлов в Excel.

Для сравнения мы не будем применять формулы и функции, а воспользуемся надстройкой Inquire. Чтобы её включить необходимо перейти в:

• Параметры;
• Надстройки;
• Выбрать из выпадающего списка «Управление надстройками COM»;
• Отметить галку «Inquire»;
• Нажать «ОК».

Обязательным условием для сравнения будет являться одновременное открытие двух сравниваемых файлов!

Затем необходимо перейти на появившуюся вкладку «Inquire».

На вкладке нас будет интересовать кнопка «Compare Files». Смело жмём на неё и во всплывающем окне нажимаем «Compare». В списках (если не появились автоматически) нужно выбрать сравниваемые файлы.

Перед нами появится окно со аналитикой по файлам. В окне будут показаны формулы, отличающиеся значения, связи листов или книг (если они есть), а также изменения в структуре файлов (удалённые/добавленные столбцы, ячейки, строки). Каждому типу изменений назначен свой цвет. Также справа будет представлена диаграмма с количеством изменений. Вполне удобная вещь, которая позволит без формул произвести быстрое сравнение файлов.

Также надстройка имеет возможности для экспорта полученных сравнительных данных. Нужно всего лишь нажать кнопку «Export results». Файл будет со хранён как отдельная книга и его можно использовать в дальнейшем.

Немного подробнее в нашем новом видео:

Вам может быть интересна статья — Перевод в Excel.

Сравнение двух версий книги с помощью средства сравнения электронных таблиц

Если другие пользователи имеют право на редактирование вашей книги, то после ее открытия у вас могут возникнуть вопросы «Кто ее изменил? И что именно изменилось?» Средство сравнения электронных таблиц от Майкрософт поможет вам ответить на эти вопросы — найдет изменения и выделит их.

Важно: Средство сравнения электронных таблиц доступно только с версиями Office профессиональный плюс 2013 и Office 365 профессиональный плюс.

Откройте средство сравнения электронных таблиц.

В левой нижней области выберите элементы, которые хотите включить в сравнение книг, например формулы, форматирование ячеек или макросы. Или просто выберите вариант Select All (Выделить все).

На вкладке Home (Главная) выберите элемент Compare Files (Сравнить файлы).

В диалоговом окне Compare Files (Сравнение файлов) в строке Compare (Сравнить) с помощью кнопки обзора выберите более раннюю версию книги. Помимо выбора файлов, сохраненных на компьютере или в сети, можно также ввести веб-адрес, ведущий к книге, сохраненной на сайте.

В диалоговом окне Compare Files (Сравнение файлов) в строке To (С чем) с помощью кнопки обзора выберите версию книги, которую хотите сравнить с более ранней.

Примечание: Можно сравнивать два файла с одинаковыми именами, если они хранятся в разных папках.

Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить сравнение.

Примечание: Появление сообщения «Не удается открыть книгу» может означать, что книга защищена паролем. Нажмите кнопку ОК и введите пароль. Узнайте подробнее о том, как действуют пароли при использовании средства сравнения электронных таблиц.

Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле «Compare» (Сравнить), а книга в правой части — файлу, указанному в поле «To» (С чем). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.

Интерпретация результатов

В двух расположенных рядом частях таблицы сравнивается каждый лист из обоих файлов, начиная с самого крайнего слева. Если лист в книге скрыт, он все равно отображается и сравнивается в средстве сравнения электронных таблиц.

Если содержимое не умещается в ячейках, выберите команду Resize Cells to Fit (Размер ячеек по размеру данных).

Различия разного типа выделяются с помощью цвета заливки ячейки или цвета шрифта текста. Например, ячейки с введенными значениями (не с формулами) выделяются заливкой зеленого цвета в расположенных рядом частях таблицы и шрифтом зеленого цвета в области результатов. В левой нижней части указаны условные обозначения, поясняющие значения цветов.

Другие способы работы с результатами сравнения

Если вы хотите сохранить результаты или проанализировать их в другом приложении, экспортируйте их в файл Excel или скопируйте и вставьте в другую программу, например Microsoft Word. Можно также получить более точное представление каждого листа с отображением форматирования ячеек, близкое к тому, что вы видите в Excel.

Вы можете экспортировать результаты в файл Excel, более удобный для чтения. Выберите Home > Export Results (Главная > Экспорт результатов).

Чтобы скопировать результаты и вставить их в другую программу, выберите Home > Copy Results to Clipboard (Главная > Копировать результаты в буфер обмена).

Чтобы отобразить форматирование ячеек из книги, выберите Home > Show Workbook Colors (Главная > Показать цвета книги).

Другие причины для сравнения книг

Допустим, в вашей организации ожидается аудиторская проверка. Вам нужно проследить данные в важных книгах, в которых показаны изменения по месяцам и по годам. Это поможет вам найти и исправить ошибки раньше, чем до них доберутся проверяющие.

Средство сравнения электронных таблиц можно использовать не только для сравнения содержимого листов, но и для поиска различий в коде Visual Basic для приложений (VBA). Результаты отображаются в окне таким образом, чтобы различия можно было просматривать параллельно.

8 способов как сравнить две таблицы в Excel

Добрый день!

Эта статья посвящена решению такого вопроса, как сравнить две таблицы в Excel, ну или, по крайней мере, два столбца. Да, работать с таблицами удобно и хорошо, но вот когда нужно их сравнение, визуально это сделать достаточно затруднительно. Быть может таблицу до десятка или двух, вы и сможете визуально отсортировать, но вот когда они будут превышать тысячи, тут уже вам будет необходимо дополнительные инструменты анализа.

Увы, нет магической палочки, с помощью которой в один клик всё сделается и информация будет проверена, необходимо и подготовить данные, и прописать формулы, и иные процедуры позволяющие сравнить вашитаблицы.

Рассмотрим несколько вариантов и возможностей для сравнения таблиц в Excel:

Простой способ, как сравнить две таблицы в Excel

Это самые простой и элементарный способ сравнения двух таблиц. Сравнивать таким способом возможно, как числовые значение, так и текстовые. Для примера сравним два диапазона числовых значений, всего на всего прописав в соседней ячейке формулу их равенства =C2=E2, как результат при равенстве ячеек мы получим ответ «ИСТИНА», а если совпадений нет, будет «ЛОЖЬ». Теперь простым авто копированием копируем на весь диапазон нашу формулу позволяющую сравнить два столбика в Excel и видим разницу.

Быстрое выделение значений, которые отличаются

Это также не очень обременительный способ. Если вам просто нужно найти и удостовериться в наличии, ну или отсутствии отличий между таблицами, вам нужно на вкладке «Главная», выбрать кнопку меню «Найти и выделить», предварительно выделив диапазон где надо сравнить две таблицы в Excel. В открывшимся меню выберите пункт «Выделить группу ячеек…» и в появившемся диалоговом окне выберите «отличия по строкам».

Сравнить две таблицы в Excel с помощью условного форматирования

Очень хороший способ, при котором вы сможете видеть выделенным цветом значение, которые при сличении двух таблиц отличаются. Применить условное форматирование вы можете на вкладке «Главная», нажав кнопку «Условное форматирование» и в предоставленном списке выбираем «Управление правилами». В диалоговом окне «Диспетчер правил условного форматирования», жмем кнопочку «Создать правило» и в новом диалоговом окне «Создание правила форматирования», выбираем правило «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». В поле «Изменить описание правила» вводим формулу =$C2<>$E2 для определения ячейки, которое нужно форматировать, и нажимаем кнопку «Формат». Определяем стиль того, как будет форматироваться наше значение, которое соответствует критерию. Теперь в списке правил появилось наше ново сотворённое правило, вы его выбираете, нажимаете «Ок».

И все правило применилось к нашему диапазону, где мы пытаемся проверить на похожесть две таблицы, и стало видны отличия, к которым применилось условное форматирование.

Как сравнить две таблицы в Excel с помощью функции СЧЁТЕСЛИ и правил

Все вышеперечисленные способы хороши для упорядоченных таблиц, а вот когда данные, не упорядоченные необходимы иные способы один из которых мы сейчас и рассмотрим. Представим, к примеру, у нас есть 2 таблицы, значения в которых немного отличаются и нам необходимо сравнить эти таблицы для определения значения, которое отличается. Выделяем значение в диапазоне первой таблицы и на вкладке «Главная», пункт меню «Условное форматирование» и в списке жмем пункт «Создать правило…», выбираем правило «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», вписываем формулу =СЧЁТЕСЛИ($C$1:$C$7;C1)=0 и выбираем формат условного форматирования.

Формула проверяет значение из определенной ячейки C1 и сравнивает ее с указанным диапазоном $C$1:$C$7 из второго столбика. Копируем правило на весь диапазон, в котором мы сравниваем таблицы и получаем выделенные цветом ячейки значения, которых не повторяется.

Как сравнить две таблицы в Excel с помощью функции ВПР

В этом варианте мы будем использовать функцию ВПР, которая позволит нам сравнить две таблицы на предмет совпадений. Для сравнения двух столбиков, введите формулу =ВПР(C2;$D$2:$D$7;1;0) и скопируйте ее на весь сравниваемый диапазон. Эта формула последовательно начинает проверять есть ли повторы значения из столбика А в столбике В, ну и соответственно возвращает значение элемента, если оно было там найдено если же значение не найдено получаем ошибку #Н/Д.

Как сравнить две таблицы в Excel функции ЕСЛИ

Этот вариант предусматривает использования логической функции ЕСЛИ и отличие этого способа в том что для сравнения двух столбцов будет использован не весь массив целиком, а только та ее часть, которая нужна для сравнения.

Для примера, сравним два столбика А и В на рабочем листе, в соседней колонке С введем формулу: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(C2;$E$2:$E$7;0));»»;C2) и копируем ее на весь вычисляемый диапазон. Эта формула позволяет просматривать последовательно есть ли определенные элементы из указанного столбика А в столбике В и возвращает значение, в случае если оно было найдено в столбике В.

Сравнить две таблицы с помощью макроса VBA

Есть много способов проверить две таблицы на схожесть, но некоторые варианты возможно только с помощью макросов VBA. Макросы для того что бы сравнить две таблицы, унифицирует этот процесс и существенно сокращает затраченное время на подготовку данных. Исходя из решаемой вами задачи и знаний макросов VBA, вы можете создавать любые варианты макросов. Ниже я привел методику, указанную на официальной страничке Microsoft. Вам нужно создать модуль для кода VBA и ввести код:

Как сравнить два файла Excel

Нужно сравнить два файла Microsoft Excel? Вот два простых способа сделать это.

Существует множество причин, по которым вам может понадобиться взять один документ Excel и сравнить его с другим. Это может быть трудоемкой задачей

это требует большой концентрации, но есть способы облегчить себе жизнь.

Нужно ли вам внимательно посмотреть вручную или вы хотите, чтобы Excel выполнял некоторые тяжелые работы

от вашего имени, вот два простых способа сравнить несколько листов.

Как сравнить файлы Excel

Excel позволяет пользователям сразу выводить на экран две версии документа, чтобы быстро установить различия между ними:

1. Сначала откройте рабочие книги, которые нужно сравнить.
2. Перейдите к Вид> Окно> Вид рядом.

Сравнение файлов Excel на глаз

Для начала откройте Excel и все рабочие книги, которые вы хотите сравнить. Мы можем использовать ту же технику для сравнения листов в одном документе

или совершенно разные файлы.

Если из одной и той же книги получено более одного листа, ее необходимо отделить заранее. Для этого перейдите к Вид> Окно> Новое окно.

Это не разделит отдельные листы навсегда, просто откроет новый экземпляр вашего документа.

Далее идите к Посмотреть вкладка и найти Посмотреть бок о бок в Окно раздел.

В этом меню будут перечислены все таблицы, которые в данный момент открыты. Если у вас есть только два открытых, они будут выбраны автоматически.

Сделайте свой выбор и нажмите Хорошо. Вы увидите, что обе таблицы появятся на экране.

Если это более удобно, вы можете использовать Расставить все кнопка для переключения между вертикальной и горизонтальной конфигурацией.

Один важный вариант, о котором следует знать, это Синхронная прокрутка переключения.

Включение этого параметра гарантирует, что при прокрутке одного окна другое будет двигаться синхронно. Это важно, если вы работаете с большой таблицей

и вы хотите продолжать проверять одно против другого. Если по какой-либо причине два листа не выровнены, просто нажмите Сбросить положение окна.

Сравнение файлов Excel с использованием условного форматирования

Во многих случаях лучший способ сравнения двух электронных таблиц может состоять в том, чтобы просто вывести их на экран одновременно. Однако возможно несколько автоматизировать процесс.

Использование условного форматирования

Мы можем проверить Excel на наличие расхождений между двумя листами. Это может сэкономить много времени, если все, что вам нужно найти, это различия между одной версией и другой.

Для этого метода нам нужно убедиться, что два листа, с которыми мы работаем, являются частью одной рабочей книги. Для этого щелкните правой кнопкой мыши имя листа, который вы хотите перенести, и выберите Переместить или скопировать.

Здесь вы можете использовать выпадающее меню, чтобы решить, в какой документ он будет вставлен.

Выберите все ячейки, которые заполнены на листе, где вы хотите, чтобы любые различия были выделены. Быстрый способ сделать это — щелкнуть ячейку в верхнем левом углу, а затем использовать ярлык

Ctrl + Shift + End.

Перейдите к Главная> Стили> Условное форматирование> Новое правило.

Выбрать Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать и введите следующее:

Просто не забудьте выложить «sheet_name» для любого имени другого листа. Эта формула выполняет только проверку, когда ячейка на одном листе не точно соответствует соответствующей ячейке на другом листе, и помечает каждый экземпляр.

Далее нажмите Формат и выберите, как вы хотите выделить любые расхождения. Я пошел на стандартную красную заливку. Далее нажмите Хорошо.

Выше вы можете увидеть результаты. Все ячейки, содержащие изменения, были выделены красным, что позволяет быстро и легко сравнить два листа.

Пусть Excel сделает тяжелую работу

Приведенная выше методика демонстрирует один способ, которым вы можете позволить Excel справиться с некоторыми тяжелыми задачами. Даже если вы уделяете пристальное внимание, есть вероятность, что вы можете пропустить изменение, если вы будете выполнять эту задачу вручную. Благодаря условному форматированию вы можете быть уверены, что ничего не проскальзывает в сеть

Excel хорош в монотонных и детально ориентированных работах. Как только вы овладеете его возможностями, вы сможете сэкономить немного времени и усилий, используя такую ​​технику, как условное форматирование и немного изобретательности.

У вас есть совет по сравнению документов в Excel? Или вам нужна помощь с процессами, описанными в этом руководстве? В любом случае, почему бы не присоединиться к беседе в разделе комментариев ниже?

Сравнение двух файлов Excel — выделение цветом совпадений и отличий

В статье описывается, как при использовании надстройки для подстановки данных выделять цветом совпавшие (найденные) и несовпавшие (отличающиеся) строки

Для чего это нужно:

Например, вы сравниваете 2 таблицы по значениям определенных столбцов, и хотите видеть, в какие строки были подставлены данные, а в какие нет.
Для файла-источника данных, — аналогично: данные каких строк были использованы при подстановке, а какие строки не были задействованы.

Параметры выделения цветом задаются в настройках программы:

После нажатия кнопки «Настроить цвета», отображаются настраиваемые опции:

На вкладке «Использованные строки» можно задать цвет заливки и/или цвет шрифта для совпавших строк,
а также указать, на какие столбцы будет распространяться раскраска:

На вкладке «Незадействованные строки», выставляются аналогичные опции для строк, которым не нашлось соответствия:

В дополнительных настройках можно задать 2 параметра, исключающих окраску строк, не участвующих в сравнении
(например, нескольких строк заголовка, и блока строк под прайс-листом)

Параметр «Определять последнюю строку таблицы по столбцу» отвечает за определение высоты таблицы.
При значении «auto» последней строкой будет считаться та, к которой относится самая нижняя в таблице заполненная ячейка, а при выборе определенного столбца последней строкой станет та, после которой в выбранном столбце отсутствуют данные.

Настройки подсветки строк задаются отдельно для файла-источника данных, и для файла, куда подставляются данные.