Что такое flash fill в excel

Эксперименты делают из нас героев.

(Флэш)

Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное «вау!» аудитории — независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.

Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:

Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter — и остаток списка будет доделан моментально.

Если вы уже ввели 2-3 первых значения, а продолжение всё не появляется, то можно форсировать процесс сочетанием клавиш Ctrl+E или использовать кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) на вкладке Данные (Data):

Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.

Извлечение слов из текста и перестановки

Написать формулу, которая извлекает, например, третье слово из текста в ячейке — маленький подвиг. Разобрать фразу по пробелу в разные колонки с помощью Данные — Текст по столбцам (Data — Text to Columns) тоже дело не быстрое. С помощью мгновенного заполнения это делается легко и красиво. Причем, можно попутно менять извлекаемые слова местами, комбинируя их в любом порядке:

Деление текста по регистру

Для выделения слов мгновенному заполнению совершенно не обязательно наличие именно пробела. Отлично сгодится и любой другой разделитель, например, запятая или точка-с-запятой после импорта CSV-файла. Но что совсем круто, так это то, что разделителя может и не быть совсем — достаточно только заглавных букв:

Реализовать подобное формулами очень тяжко. Если без мгновенного заполнения, то поможет только макрос.

Склейка текста

Если можно делить, то можно и клеить! Мгновенное заполнение легко соберёт для вас длинную фразу из нескольких фрагментов, перемежая их нужными пробелами, запятыми, союзами или словами:

Извлечение отдельных символов

Обычно для вытаскивания отдельных символов и подстрок в Excel используются функции ЛЕВСИМВ (LEFT), ПРАВСИМВ (RIGHT), ПСТР (MID) и им подобные, но мгновенное заполнение с легкостью решает и эту задачу. Классический пример — формирование ФИО:

Извлечение только чисел, текста или дат

Если вы когда-нибудь пытались вытащить только нужный тип данных из буквенно-цифровой каши, то должны понимать всю сложность этой простой, на первый взгляд, задачи. Мгновенное заполнение и тут справляется «на ура», но нужен лёгкий пендель в виде Ctrl+E:

С извлечением текста тоже самое:

Даты — тоже не проблема (даже если они написаны в разных форматах):

Преобразование форматов чисел или дат

Мгновенное заполнение поможет изменить внешний вид имеющихся данных или привести их к «одному знаменателю». Например, обычную дату преобразовать «шиворот-навыворот» в Unix-формат:

Здесь нюанс в том, что перед вводом нужно заранее поменять формат итоговых ячеек на текстовый, чтобы Excel не пытался распознать введенные вручную в качестве образца «неправильные» даты.

Аналогичным образом можно также правильно представить телефонные номера, добавив код страны и трехзначный префикс оператора (города) в скобках:

Не забудьте сначала поменять формат ячеек в столбце В на текстовый — иначе Excel будет воспринимать значения начинающиеся со знака «+» как формулы.

Преобразование текста (чисел) в дату

При выгрузках из различных ERP и CRM-систем часто дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Конвертировать её в нормальный вид можно либо функцией ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE), либо гораздо проще — мгновенным заполнением:

Изменение регистра

Если вам достался текст с нЕпрАвИльНЫм рЕгисТроМ, то можно просто намекнуть в соседнем столбце к какому виду вы хотите его преобразовать — и мгновенное заполнение сделает за вас всю работу:

Чуть сложнее будет, если нужно изменить регистр по разному у разных частей текста. Например, сделать заглавными только второе слово, оставив первое в нормальном виде. Здесь двух введённых в качестве образца значений окажется недостаточно и придется внести правки, которые мгновенное заполнение тут же учтёт в результатах:

Ограничения и нюансы

При использовании в работе мгновенного заполнения следует помнить несколько моментов:

• Оно срабатывает только, если вводить образцы строго рядом — в предыдущем или следующем столбце справа от данных. Если отступить одну пустую колонку от исходного текста, то ничего не получится.
• При выявлении шаблона учитываются все значения в строке — слева и справа от вводимого столбца. Мораль: лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить.
• Мгновенное заполнение отлично работает в умных таблицах.
• Малейшая ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет выявить паттерн и не сработает. Будьте внимательны.
• Есть ситуации, когда шаблон определяется некорректно, поэтому всегда нужно проверять результаты, которые вы получили (хотя бы выборочно).

Ссылки по теме

• Как извлечь последнее слово из текста в ячейке
• Нечёткий текстовый поиск (Пушкин = Пушкен) с помощью Fuzzy Lookup в Excel
• Три способа склеить текст в Excel

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.

1. Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.

2. Начните вводить следующее полное имя в ячейке C3. Excel определит закономерность и отобразит предварительное изображение остальной части столбца, заполненной объединенным текстом.

3. Для подтверждения предварительного просмотра нажмите клавишу ВВОД.

   

   Если вариант заполнения не выводится, вероятно, эта функция не включена. Вы можете выбрать Данные > Мгновенное заполнение, чтобы применить заполнение вручную или нажать клавиши CTRL+E. Чтобы включить мгновенное заполнение, выберите Сервис > Параметры > Дополнительно > Параметры правки и установите флажок Автоматически выполнять мгновенное заполнение.

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.

1. Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.

2. Выберите Данные > Мгновенное заполнение или нажмите клавиши CTRL+E.

3. Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки ниже.

Excel Flash Fill is a highly time-saving tool that allows you to automatically fill in values. Flash Fill tries to detect the consistent pattern you type and show a faded list of suggestions. If you find the suggested list suitable, press Enter. It is highly used to split data from one column to different columns. For example, given a large dataset with shop name, shop number and you want to combine the name of the shop with the shop number so you can use Flash Fill option to achieve this goal. 

Where we can find Excel Flash Fill?

Go to the Data tab in your worksheet, you will find an option called Flash Fill. 

Different Methods to use Excel Flash Fill

There can be many ways to use Excel flash fill. Here listed are the three common ways to use Excel flash fill. So let us consider a data set with Email. Now we use Flash Fill to fill in the First name and Last name of the given data. Consider the same data set for all methods. 

Method 1:  Using Excel Flash Fill Option 

To use Excel flash Fill follow the following steps:

Step 1: Fill at least one cell of each column so that the Flash Fill could detect the pattern. 

Step 2: Click inside any cell of the table. Then click on the Data tab and then click on Flash Fill, the entire First Name column will be filled. 

Similarly, fill the data in the Last Name Column using the Flash Fill method. 

Method 2:  Using Ctrl + E

We can also use the shortcut key Ctrl + E to use Excel Flash Fill option. To do so follow the following steps:

Step 1: Fill at least one cell of each column, so that the Flash Fill could detect the pattern. 

Step 2: Now press Ctrl + E on your Keyboard and the entire column get auto-complete. 

Similarly, fill the data in LastName Column using the shortcut key.

Method 3: Using the Faded list

We can also add data in the columns using Faded List. To do so follow the following steps:

Step 1: Go to column First Name and start filling the First Name until a Faded list appears. 

Step 2: After the Faded list appears. If you find the Faded list suitable then press Enter. 

Similarly, fill the data in the Last Name Column using the Faded list. If you have a middle name then Flash Fill can also use to find the middle name.

microsoft office 2019office 2019Flash Fill automatically fills your data when it senses a pattern. For example, you can use Flash Fill to separate first and last names from a single column, or combine first and last names from two different columns.

Speed up your workflow with Microsoft Excel’s Flash Fill feature. Learn how to use Flash Fill in Excel and become a pro with our guide.

Excel comes with a wide selection of features, each bringing something useful to the table. However, one of the most used and loved tools in Microsoft’s spreadsheeting app is Flash Fill. In this article, we’ll introduce what Flash Fill exactly is, and how to use it efficiently.

Flash Fill is a feature suitable for both beginners and experienced users. It’s helpful to utilize in all sorts of projects, as it allows you to streamline your workflow and take advantage of artificial intelligence.

Source: How To Excel

What is the Flash Fill feature in Microsoft Excel?

Flash Fill allows you to quickly fill out the information in your sheets by using predictive technology. If you built your sheet well, Excel will be able to help you fill cells with information, sparing precious minutes you’d spend on manually typing everything.

In short, Flash Fill is able to:

• Identify patterns in data and predict the next element.
• Extract data and transform it to match case-sensitive patterns such as addresses, names, emails, and more.
• Combine extracted data with periods, @ symbols, and .com extensions to create the appropriate prediction.

Flash Fill recognizes patterns and predicts the next element in the chain. For example, you can use Flash Fill to quickly fill out first and last names, locations, item names, quantity, and much more. We recommend using Flash Fill in datasheets with a great number of entries.

Which Excel versions have Flash Fill?

Flash Fill was first introduced to the software in Excel 2013, and all following versions still support it. This means that Flash Fill is currently available in Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019, and of course Excel for Microsoft 365.

Older releases such as Excel 2010 and below do not include the Flash Fill feature. If you’re unsure on which version to purchase, we recommend buying the latest Microsoft Office 2019 suite to stay up-to-date with the latest features available to users.

Microsoft also made Flash Fill available in the free online version of Excel, accessible through the Microsoft Office online website.

Where is Flash Fill in Excel?

Flash Fill is accessible from a number of different spots. Most prominently, you’ll find it in the Data tab of the Ribbon header, under the Data Tools section:

Simply open up your Excel software and go to Data → Flash Fill. Bear in mind that the location of the Ribbon button may be different in older versions of the application.

You can also find Flash Fill in the default Home tab. This is the first tab in the Ribbon interface, and the tab you automatically get redirected to when opening or creating an Excel document.

To access it, go to Home → Editing → Fill → Flash Fill. This should be the same throughout all Excel versions with Flash Fill available.

How to use Excel’s Flash Fill feature

Flash Fill requires you to set your data up correctly. This means that you must follow a set of rules in order to use the feature as intended:

• Flash Fill will take data from the columns to the immediate left. Ensure there are no empty columns between your Flash Fill location and the original data set.
• The examples provided must be in the column immediately to the right. Flash Fill will take the example on the same row as the data it’s based on.

When Excel recognizes a pattern, it will highlight the predicted result in light grey. If you wish to use the created Flash Fill result, just press the Enter key.

Use Flash Fill with the fill handle

The easiest way of using Flash Fill is probably the fill handle.

1. Select the example cells you want to use for your Flash Fill. You can select multiple cells by holding the Shift key on your keyboard and clicking on 2 or more cells.
2. Position the mouse cursor in the bottom-right corner of the last selected cell. You should see the cursor transform into a + sign.
   
   
3. Hold the right-click button on your mouse and drag the cursor down. Release the button when you want Flash Fill to stop.
4. Select Flash Fill from the context menu.

Flash Fill keyboard shortcut

Don’t want to bother with handles and menus? Don’t worry. Flash Fill has a handy shortcut to quickly fill in your missing data for you. All you have to do is press the Ctrl + E keys on your keyboard if you’re on Windows, or command (⌘) + E on a Mac.

Final thoughts

If you need any further help with Microsoft Excel, don’t hesitate to reach out to our customer service team, available 24/7 to assist you. Return to us for more informative articles all related to productivity and modern-day technology!

Would you like to receive promotions, deals, and discounts to get our products for the best price? Don’t forget to subscribe to our newsletter by entering your email address below! Receive the latest technology news in your inbox and be the first to read our tips to become more productive.

You may also like

» How to Create Excel Header Row
» How To Add and Remove Leading Zeros in Excel
» Everything You Need to Know About Excel’s Compatibility Mode

Мгновенное заполнение в Microsoft Excel – одна из функций, появившихся в последних версиях программы. Ее основное предназначение заключается в анализе сокращений, которые применяет пользователь при дублировании значения одной ячейки в другую. Один из примеров – сокращение полных имен в списке до необходимого формата, что я и рассмотрю в следующей инструкции.

Как мгновенно заполнить ячейки в Microsoft Excel

Начну с того, что Экселю необходимо обязательно знать закономерность, на основе которой он и будет осуществлять мгновенное заполнение ячеек. Например, у вас есть список месяцев с полными названиями, но вы хотите сократить их до трех букв. Значит, в ячейке напротив стоит написать «Янв» и активировать мгновенное заполнение для всей таблицы. Программа сразу поймет, как именно вы хотите сократить написание, поэтому оставит для всех остальных строк тоже только первые три буквы.

Более сложный вариант состоит как раз в использовании сокращений имени фамилии и отчества, о чем уже было сказано во вступительном абзаце. Давайте я рассмотрю его более детально, чтобы вы понимали принцип работы инструмента.

1. Откройте таблицу и начните с первой строки, введя такое сокращение, которое вы хотите видеть во всем остальном списке. Обратите внимание на следующий скриншот, чтобы понять, какой именно путь выбрал я в своем примере.

2. Перейдите к следующей строке и введите первую букву. Автозаполнение, включенное в Excel по умолчанию, должно предложить варианты сразу для всех ячеек таблицы. Если этого не произошло, останьтесь на первой строке с сокращением и нажмите сочетание клавиш Ctrl + E для применения опции мгновенного заполнения.

3. Посмотрите на результат и убедитесь в том, что у вас получилось справиться с поставленной задачей. Можете поэкспериментировать с разными сокращениями, чтобы протестировать инструмент более детально.

4. В блоке с мгновенным заполнением появится кнопка, отвечающая за открытие панели с дополнительными действиями. Так вы сможете отменить заполнение, принять предложения для ввода данных или выделить все измененные ячейки.

Если предложенный вариант вам не подходит, например, не работает сочетание клавиш или не появляются варианты для заполнения, можно пойти немного другим путем. Для данной опции на панели с инструментами есть своя кнопка, которая и активирует действие мгновенного заполнения.

1. Создайте первую строку с сокращенным вариантом и перейдите на вкладку «Данные».

2. Нажмите кнопку с названием «Мгновенное заполнение».

3. Обратите внимание на то, что инструмент вступил в силу, таблица заполнена, а вы сэкономили значительное количество времени.

Решение некоторых проблем

В завершение быстро расскажу о том, что делать, если при редактировании ячеек не появляются варианты для мгновенного заполнения или по каким-то причинам данный инструмент не работает даже путем нажатия по соответствующей кнопке. Самая распространенная причина – отключенная функция в настройках. Ее проверка выполняется следующим образом:

1. Перейдите на вкладку «Файл».

2. Откройте список параметров программы, щелкнув по строке с соответствующим названием.

3. Выберите раздел «Дополнительно» и убедитесь в том, что в категории «Параметры правки» установлены галочки напротив пунктов «Автозавершение значений ячеек» и «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».

Если пункта с мгновенным заполнением вы не нашли, значит, используете старую версию Microsoft Excel и данный инструмент попросту недоступен. Установите обновление, если есть такая возможность.

Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.

Используйте мгновенное заполнение в Microsoft Excel в своих целях, оптимизируя и значительно ускоряя рабочий процесс. Если исходные данные после сокращения вам не нужны, просто удалите их, чтобы сэкономить место в электронной таблице.

В 2013-й версии Excel появилась новая функциональная возможность – «Мгновенное заполнение» (Flash Fill в англоязычной версии Excel). С помощью данного механизма можно быстро извлекать и соединять данные на страницах Excel без применения формул.

Смотрите также видеоверсию статьи «Мгновенное заполнение в Excel (Flash Fill)».

Мгновенное заполнение использует распознавание шаблонов для извлечения данных из смежных столбцов. Принцип работы Мгновенного заполнения очень схож с таковым в Автозаполнении, т.е. пользователь указывает несколько примеров преобразования данных и Excel, распознав алгоритм преобразования, сможет автоматизировать работу пользователя.

Для работы Мгновенного заполнения необходимо ввести несколько, а иногда просто даже одно, значений, прилегающие к столбцу с данными и выполнить команду: «Вкладка Данные/Работа с данными/Мгновенное заполнение» (или горячее сочетание Ctrl+E). Если заполнение не сработает, можно ввести еще несколько примеров и попробовать выполнить команду еще раз.

Мгновенное заполнение для извлечения данных

Разбиение строки на подстроки

Мы уже рассматривали способы того, как разбить ячейки в Excel, использование мгновенного заполнения можно считать небольшим дополнением к двум рассмотренным ранее способам.

Как и ранее, в качестве примера извлекаемых данных, будем рассматривать ФИО людей.

Можно извлечь отдельно фамилию или имя, а можно полностью разбить данные в ячейке на несколько, достаточно просто ввести рядом с полным ФИО пользователя ту часть данных, которую необходимо извлечь, а потом выполнить команду мгновенного заполнения (Ctrl+E).

Изменение регистра текста

Мгновенное заполнение отлично подходит для однообразного изменение написания текста, например, преобразовать первые строчные буквы в прописные, все строчные в прописные, прописные в строчные и т.д.

Извлечение информации из URL

Для извлечения данных текстовая информация в ячейке не обязательно должна быть разделена пробелами, мгновенное заполнение отлично справиться с «вытягиванием» информации из URL. В следующем примере приведены адреса ссылок на ролики в YouTube, не секрет, что идентификатором конкретного ролика являются символы после знака «=». Достать данную информацию из ячейки проще простого.

Возможные проблемы при работе с мгновенным заполнением, а также недостатки.

Несмотря на то, что мгновенное заполнение просто отличная функция, она не обладает каким-либо обучаемым механизмом распознавания, поэтому данные в ячейках должны быть однообразными, например, если в пример с фамилиями и именами добавить пользователя с отчеством, то мгновенное заполнение извлечет последнее слово из ячейки. То же произойдет, если фамилия человека будет представлена двумя словами.

На рисунке выше цветом выделены ячейки, где алгоритм мгновенного заполнения сработал некорректно. Однако, поспешно расстраиваться не стоит, можно провести дополнительное «обучение» мгновенного заполнения, введя не по одному значению, а, скажем, первые пять, предусмотрев данные с отчеством, а также фамилии с тире, тогда Excel, заполнит данные правильно. На рисунке ниже зеленым выделены ячейки, которые использовались для «обучения».

В любом случае, при работе с большими объемами данных не следует терять бдительность и предусмотреть такие варианты.

Следующей потенциальной неприятностью, с которой может столкнуться пользователь, является то, что иногда мгновенное заполнение не сможет распознать алгоритм извлечения данных и дополнительное введение данных в ячейки не поможет. Здесь придется использовать другие инструменты Excel.

Нужно понимать, что мгновенное заполнение не будет изменять информацию, при ее изменении в первоначальных ячейках, если нужны динамические связи, придется воспользоваться функциями Excel.

Последний недостаток, который придется принять, при работе с мгновенным заполнением – это отсутствие возможности проведения аудита, т.е. вы просто не сможет отследить формулу, по которой было произведено извлечение данных.

Мгновенное заполнение для объединения данных

Мгновенное заполнение отлично подходит не только для извлечения данных из ячеек, но и для объединения и других операций.

Например, можно очень быстро создать единообразные адреса электронной почты из фамилии и имени сотрудника, записанных латиницей, для обучения алгоритма понадобилось заполнить всего одну ячейку.

Кстати, работу алгоритма мгновенного заполнения можно записать формулой с использованием функций: СТРОЧН, ЛЕВСИМВ.

=СТРОЧН(ЛЕВСИМВ(A1;1)&"."&B1&"@msoffice-prowork.com")

В следующем примере, данные в ячейках были сцеплены в одну, но число из столбца «День» преобразовано в дату месяца.

В этом примере для обучения алгоритма пришлось заполнить две строки.

В итоге, можно отметить, что мгновенное заполнение отличный инструмент и каждый сможет найти для себя пути его применения.