Что такое excel preview

Перед тем, как распечатывать готовый документ, созданный в любой программе, желательно предварительно просмотреть, как именно он будет выглядеть на печати. Ведь, возможно, что его часть не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Экселе существует такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте разберемся, как в него перейти, и как с ним работать.

Читайте также: Предварительный просмотр в MS Word

Использование предварительного просмотра

Главной особенностью предварительного просмотра является то, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как после распечатки, в том числе с разбивкой на страницы. В случае, если увиденный результат не удовлетворил пользователя, можно сразу отредактировать книгу Excel.

Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере программы Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют схожий алгоритм работы данного инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, разберемся, как попасть в область предварительного просмотра.

1. Находясь в окне открытой книги Excel, переходим во вкладку «Файл».



2. Далее перемещаемся в раздел «Печать».



3. В правой части открывшегося окна будет располагаться область предпросмотра, где отображается документ в том виде, в котором он будет выглядеть на печати.

Можно также заменить все эти действия простым нажатием сочетания горячих клавиш Ctrl+F2.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Но в версиях приложения ранее Excel 2010 перемещение в раздел предварительного просмотра происходит несколько по-другому, чем в современных аналогах. Давайте вкратце остановимся на алгоритме открытия области предпросмотра для этих случаев.

Для перехода в окно предпросмотра в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия:

1. Кликаем по логотипу Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
2. В раскрывшемся меню наводим курсор на пункт «Печать».
3. В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
4. После этого в отдельной вкладке открывается окно предпросмотра. Для его закрытия следует нажать на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

Ещё больше отличается от Excel 2010 и последующих версий алгоритм перехода в окно предпросмотра в Excel 2003. Хотя он и проще.

1. В горизонтальном меню открытого окна программы щелкаем по пункту «Файл».
2. В раскрывшемся списке выбираем пункт «Предварительный просмотр».
3. После этого окно предпросмотра будет открыто.

Режимы предпросмотра

В области предпросмотра можно переключать режимы предварительного просмотра документа. Это можно делать при помощи двух кнопок, размещенных в нижнем правом углу окна.

1. При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.





2. Наведя курсор на нужное поле, и зажав левую кнопку мыши, в случае необходимости можно увеличивать или уменьшать его границы, просто передвинув их, тем самым редактируя книгу для печати.



3. Для отключения показа полей достаточно кликнуть ещё раз по той же кнопке, которой было включено их отображение.



4. Правая кнопка режима предпросмотра — «По размеру страницы». После её нажатия страница приобретает те размеры в области предпросмотра, какие она будет иметь на печати.



5. Для отключения данного режима достаточно ещё раз нажать на эту же кнопку.

Навигация по документу

Если документ состоит из нескольких страниц, то по умолчанию сразу в окне предпросмотра видна только первая из них. Внизу под областью предварительного просмотра указан номер текущей страницы, а справа от него общее количество страниц в книге Excel.

1. Чтобы просмотреть в области предварительного просмотра нужную страницу, требуется вбить через клавиатуру её номер и нажать на клавишу ENTER.



2. Для перехода на следующую страницу нужно кликнуть по треугольнику, направленному углом направо, который расположен справа от нумерации страниц.
   

   Для перехода на предыдущую страницу требуется щелкнуть по треугольнику, направленному углом влево, который расположен слева от нумерации страниц.



3. Чтобы просмотреть книгу в целом, можно установить курсор на полосу прокрутки в крайней правой части окна, зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор вниз, пока вы не просмотрите документ в целом. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой, расположенной внизу. Она находится под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный углом вниз. При каждом клике по этому значку левой кнопкой мыши будет совершен переход на одну страницу.



4. Аналогичным образом можно переходить и в начало документа, но для этого следует либо тянуть полосу прокрутки вверх, либо кликать по пиктограмме в виде треугольника, направленного углом вверх, которая расположена над полосой прокрутки.



5. Кроме того, можно совершать переходы на определенные страницы документа в области предпросмотра, воспользовавшись клавишами навигации на клавиатуре:
   • Стрелка вверх – переход на одну страницу вверх документа;
   • Стрелка вниз – переход на одну страницу вниз документа;
   • End – перемещение в конец документа;
   • Home – переход в начало документа.

Редактирование книги

Если в процессе предварительного просмотра вы выявили в документе какие-то неточности, ошибки или вас не устраивает оформление, то книгу Excel следует отредактировать. В случае, если нужно исправить само содержимое документа, то есть, данные, которые он содержит, то нужно вернутся во вкладку «Главная» и произвести необходимые действия по редактированию.

Если же нужно изменить только внешний вид документа на печати, то это можно сделать в блоке «Настройка» раздела «Печать», который расположен слева от области предпросмотра. Тут можно произвести смену ориентации страницы или масштабирования, в случае, если она не вписывается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ по копиям, выбрать формат бумаги и выполнить некоторые другие действия. После того, как необходимые манипуляции по редактированию произведены, можно посылать документ на печать.

Урок: Как распечатать страницу в Экселе

Как видим, с помощью инструмента предварительного просмотра в Экселе можно перед выводом на принтер документа просмотреть, как он будет выглядеть при распечатке. Если отображаемый результат не будет соответствовать тому итогу, который пользователь желает получить, то он может отредактировать книгу и уже после этого посылать её на печать. Таким образом, будет сэкономлено время и расходный материал для распечатки (тонер, бумага и т.д.) в сравнении с тем, если бы пришлось распечатывать один и тот же документ несколько раз, в случае невозможности просмотреть, как он будет выглядеть на печати с экрана монитора.

Live Preview helps you see the change in your document, spreadsheet, or presentation even before applying it. If it is disabled in Office apps, you can follow this guide to enable or disable Live Preview in Word, Excel, and PowerPoint using the in-built Settings, Local Group Policy Editor, and Registry Editor.

Before getting started, you must know two things:

• We have shown the steps for Microsoft Excel here. However, you can follow the same steps for other Office apps, such as Word and PowerPoint. For your convenience, we have mentioned the Registry, and Group Policy paths for other apps.
• If you want to use the GPEDIT method, you must download the administrative templates for Office.

To enable or disable Live Preview in Word, Excel, PowerPoint, follow these steps:

1. Open Microsoft Excel on your computer.
2. Go to File > Options.
3. Find the Enable Live Preview option.
4. Tick the checkbox to enable.
5. Remove the tick from the checkbox to disable.
6. Click the OK button.

To learn more about these steps, continue reading.

First, you need to open Microsoft Excel on your computer. However, if you want to enable or disable it in Word or PowerPoint, you need to open the corresponding app. Then, click on the File menu and select Options visible in the bottom-left corner.

In the General tab, find the Enable Live Preview option. Tick the respective checkbox to enable live preview and remove the tick from the checkbox to disable live preview.

Click the OK button to save the change.

How to enable or disable Live Preview in Word, Excel, PowerPoint using Group Policy

To enable or disable Live Preview in Word, Excel, PowerPoint using Group Policy, follow these steps:

1. Press Win+R to open the Run dialog.
2. Type gpedit.msc and press the Enter button.
3. Navigate to Excel Options > General in User Configuration.
4. Double-click on the Enable Live Preview setting.
5. Select the Enabled option to enable.
6. Select the Disabled option to disable.
7. Click the OK button.

Let’s check out these steps in detail.

To get started, you need to open the Local Group Policy Editor. For that, press Win+R, type gpedit.msc, and hit the Enter button. Once the Group Policy is opened, navigate to the following path:

For Excel:

User Configuration > Administrative Templates > Microsoft Excel 2016 > Excel Options > General

For Word:

User Configuration > Administrative Templates > Microsoft Word 2016 > Word Options > General

For PowerPoint:

User Configuration > Administrative Templates > Microsoft PowerPoint 2016 > PowerPoint Options > General

Here you can find a setting called Enable Live Preview. You need to double-click on this setting and choose the Enabled option to enable Live Preview and the Disabled option to disable Live Preview.

Click the OK button to save the change. If the app was running when you made the change, you need to restart it.

How to turn on or off Live Preview in Word, Excel, PowerPoint using Registry

To turn on or off Live Preview in Word, Excel, PowerPoint using Registry, follow these steps:

1. Search for regedit > click the individual search result.
2. Click the Yes button.
3. Navigate to office > 16.0 in HKCU.
4. Right-click on 0 > New > Keyand name it as excel/word/powerpoint.
5. Right-click on excel/word/powerpoint > New > Keyand name it as options.
6. Right-click on options > New > DWORD (32-bit) Value.
7. Set the name as livepreview.
8. Double-click on it to set the Value data.
9. Enter 1 to enable and 0 to disable.
10. Click the OK button and close all windows.
11. Restart your PC.

Let’s delve into these steps in detail.

To get started, search for regedit in the Taskbar search box, click on the individual search result and click the Yes button to open the Registry Editor.

Then, navigate to this path:

HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftoffice16.0

Right-click on 16.0 > New > Key and name it as word, excel or powerpoint.

Then, right-click on that key, select New > Key and name it as options.

Following that, right-click on options > New > DWORD (32-bit) Value and call it livepreview.

By default, the Value data is 0. If you want to disable Live Preview, keep it that way. If you want to enable Live Preview, double-click on this REG_DWORD value and set the Value data as 1.

Click the OK button, close all windows, and restart your computer.

How do I turn on live preview in Excel?

To turn on live preview in Excel, you need to follow any of the aforementioned guides. It is possible to turn on or off live preview in any Office app using the in-built Options panel, Local Group Policy Editor, and Registry Editor. You can go to File > Options > General. Then, tick the Enable Live Preview checkbox to turn on live preview in Excel.

How do I turn on live preview in Word?

To turn on live preview in Word, you can take the help of the Local Group Policy Editor. For that, open the GPEDIT, and navigate to this path: User Configuration > Administrative Templates > Microsoft Word 2016 > Word Options > General. Then, double-click on the Enable Live Preview setting and choose the Enabled option. Click the OK button to save the change.

That’s all! Hope this guide helped.

Read: How to enable Dark Mode in Word, Excel or PowerPoint.

Перед печатью готового документа, созданного в любой программе, рекомендуется предварительно просмотреть, как он будет отображаться на распечатке. Ведь возможно, что часть его не умещается в области печати или отображается некорректно. Для этих целей в Excel есть такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте узнаем, как попасть внутрь и как с этим работать.

Использование предварительного просмотра

Главная особенность превью заключается в том, что в его окне документ будет отображаться как после печати, включая нумерацию страниц. Если результат, который вы видите, не удовлетворяет пользователя, вы можете немедленно изменить книгу Excel.

Давайте посмотрим на работу с превью на примере Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют аналогичный алгоритм работы этого инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, давайте узнаем, как попасть в область предварительного просмотра.

1. Находясь в окне открытой книги Excel, перейдите на вкладку «Файл».
2. Далее перейдем к разделу «Пресса».
3. В правой части открывшегося окна будет область предварительного просмотра, где документ отображается в том виде, в котором он будет отображаться в печати.

Вы также можете отменить все эти действия, просто нажав сочетание клавиш Ctrl + F2.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Однако в версиях приложения до Excel 2010 переход в раздел предварительного просмотра происходит немного иначе, чем в современных аналогах. Давайте кратко рассмотрим алгоритм открытия области предварительного просмотра для этих случаев.

Чтобы перейти в окно предварительного просмотра в Excel 2007, выполните следующие действия:

1. Щелкните логотип Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
2. В открывшемся меню переместите курсор на пункт «Печать».
3. Дальнейший список действий откроется в блоке справа. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
4. После этого на отдельной вкладке открывается окно предварительного просмотра. Чтобы закрыть его, нажмите большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

Алгоритм перехода в окно предварительного просмотра в Excel 2003 еще больше отличается от Excel 2010 и более поздних версий, хотя и проще.

1. В горизонтальном меню открывшегося окна программы нажмите на пункт «Файл».
2. В открывшемся списке выберите пункт «Предварительный просмотр».
3. После этого откроется окно предварительного просмотра.

Режимы предпросмотра

В области предварительного просмотра вы можете переключаться между режимами предварительного просмотра документа. Это можно сделать с помощью двух кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна.

1. При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.
2. Наведя курсор на нужное поле и удерживая левую кнопку мыши, при необходимости, вы можете увеличивать или уменьшать его границы, просто перемещая их, таким образом изменяя книгу для печати.
3. Чтобы отключить отображение полей, просто нажмите еще раз на ту же кнопку, которая включила отображение.
4. Правая кнопка режима предварительного просмотра — «По размеру страницы». После щелчка страница приобретает размеры, которые будут напечатаны в области предварительного просмотра.
5. Чтобы отключить этот режим, просто нажмите ту же кнопку еще раз.

Навигация по документу

Если ваш документ состоит из нескольких страниц, по умолчанию в окне предварительного просмотра отображается только первая страница. Под областью предварительного просмотра находится номер текущей страницы, а справа от него — общее количество страниц в книге Excel.

1. Для отображения нужной страницы в области предварительного просмотра необходимо ввести ее номер с клавиатуры и нажать клавишу ENTER.
2. Чтобы перейти на следующую страницу, вам нужно нажать на прямоугольный ориентированный треугольник, который находится справа от нумерации страниц.

   

   Чтобы перейти на предыдущую страницу, щелкните треугольник в левом углу слева от нумерации страниц.

3. Чтобы просмотреть книгу в целом, вы можете поместить курсор на полосу прокрутки в дальнем правом углу окна, удерживая левую кнопку мыши и перетаскивать курсор вниз, пока не отобразится весь документ. В качестве альтернативы вы можете использовать кнопку ниже. Он расположен под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный вниз. Каждый раз, когда вы щелкаете по этому значку левой кнопкой мыши, вы переходите на страницу.
4. Точно так же вы можете перейти к началу документа, но для этого перетащите полосу прокрутки вверх или щелкните значок треугольника с направленным вверх углом, который находится над полосой прокрутки.
5. Кроме того, вы можете переходить к определенным страницам документа в области предварительного просмотра с помощью клавиш навигации на клавиатуре:
   • Стрелка вверх: переход на одну страницу вверх в документе;
   • Стрелка вниз — перемещение по документу на одну страницу вниз;
   • Конец — перейти в конец документа;
   • Home: перейти к началу документа.

Редактирование книги

Если в процессе предварительного просмотра вы обнаружили неточности, ошибки или не удовлетворены дизайном, книгу Excel следует изменить. Если вам необходимо исправить содержание самого документа, то есть данные, которые он содержит, вам необходимо вернуться на вкладку «Главная» и выполнить необходимые действия по редактированию.

Если вам нужно только изменить внешний вид печатаемого документа, вы можете сделать это в разделе «Настройки» раздела «Печать», расположенном слева от области предварительного просмотра. Здесь вы можете изменить ориентацию страницы или масштаб, если он не помещается на распечатанном листе, настроить поля, разделить документ на копии, выбрать размер бумаги и выполнить некоторые другие действия. После внесения необходимых изменений редактирования вы можете отправить свой документ на печать.

Как видите, используя инструмент предварительного просмотра в Excel, вы можете предварительно просмотреть, как он будет выглядеть при печати, перед печатью документа. Если отображаемый результат не соответствует результату, который хочет получить пользователь, то он может изменить книгу и затем отправить ее на печать. Таким образом, время и расходные материалы для печати (тонер, бумага и т.д.) будут сэкономлены по сравнению с тем, если бы вам приходилось печатать один и тот же документ несколько раз, если вы не можете увидеть, как он будет выглядеть на распечатке с экрана вашего монитора.

Прежде, чем отправлять готовый документ на печать, лучше сначала проверить, как он будет выглядеть в распечатанном виде, так как его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. Например, часть документа может не поместиться на листе или будет отображаться не так, как мы ожидали. В Экселе для этой цели существует специальная функция – предварительный просмотр. Давайте разберемся, что это за инструмент, и как им пользоваться.

Зачем нужен предварительный просмотр документа

Предпросмотр позволяет взглянуть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страницам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно понять, будет ли нас удовлетворять конечный результат на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить параметры печати или внести корректировки в сам документ, чтобы привести его к тому виду, который нам нужен.

Конечно, документы можно распечатывать и без предварительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести корректировки и снова отправить его на печать. Но такой подход нерационален и не экономичен, так как в случае неудачной попытки мы напрасно израсходуем ресурс картриджа принтера и бумагу, не считая зря потраченного времени.

Как открыть предварительный просмотра файла

Приведенный ниже порядок действий актуален для Excel 2019, однако, с небольшими поправками он применим и к более ранним версиям программы, например, версии 2010 года.

1. Открываем документ и кликаем по меню Файл.
2. В открывшемся списке команд слева кликаем по надписи “Печать”.
3. В результате на мониторе отобразится окно для настройки параметров печати. С правой стороны мы можем увидеть, как будет выглядеть документ в распечатанном виде. Здесь же будет указано, на скольки листах он будет распечатан.

Примечание: Чтобы, минуя первые два шага выше, сразу попасть в настройки печати документа с областью предпросмотра можно воспользоваться горячими клавишами – Ctrl+F2.

Пролистывание страниц в режиме предпросмотра

В случае, когда документ содержит более одной страницы, в окне предпросмотра по умолчанию отображается его первая страница. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной страницы, а справа будет показано общее число страниц открытого документа.

Пролистывать страницы можно разными способами:

1. Кликаем по области предпросмотра и затем крутим колесо мыши вверх-вниз
2. Используем для пролистывания кнопки вправо-влево, расположенные сразу под областью предварительного просмотра, или пишем в поле с текущим номером страницы (между этими кнопками) желаемую цифру, после чего жмем Enter.
3. Пользуемся дополнительными инструментами скролинга внутри области предпросмотра:
   • зажав левой кнопкой мыши тянем ползунок вверх-вниз;
   • или кликаем по стрелкам, расположенным на концах полосы прокрутки.
4. Нажимаем клавиши на клавиатуре:
   • End – перемещение в конец документа
   • Home – перемещение в начало документа
   • Стрелка вверх – пролистывание назад
   • Стрелка вниз – пролистывание вперед

Режимы предварительного просмотра

На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что осуществляется посредством двух кнопок, находящихся справа внизу окна.

1. Для отображения полей документа кликаем по кнопке «Показать поля», которая находится слева.
2. Размер полей, разумеется, можно редактировать. Дя этого наводим указатель мыши на линию границы нужного поля и как только курсор поменяет вид на характерный крестик, передвигаем линию, зажав левую кнопку мыши.
3. Для того чтобы скрыть показ полей, еще раз щелкаем по кнопке “Показать поля”.
4. С правой стороны есть еще одна кнопка – “По размеру страницы”. Если кликнуть по ней, документ будет отображен точно в таком же размере, каким он будет на листе бумаги.
5. Для выхода из режима “По размеру страницы”, соответственно, щелкаем еще раз по этой же кнопке.

Настройка печати документа

В случае, когда нас не устраивает то, как документ выглядит в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, непосредственно, в данные таблицы, так и настроить параметры печати. В последнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.

Тут можно поменять ориентацию страницы, настроить поля, выбрать формат бумаги и т.д. Здесь же предусмотрена возможность изменения масштаба печатаемого документа, чтобы уместить его на листе. После внесения необходимых правок можно приступать к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.

Предпросмотр в более ранних версиях Эксель

В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы на сегодняшний день вряд ли использует большинство пользователей, мы все же расскажем, как это сделать.

Алгоритм действий в Эксель 2007:

1. В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программы слева).
2. В появившемся перечне команд выбираем курсором “Печать”.
3. В результате откроется список дополнительных команд, где нажимаем на “Предварительный просмотр”.
4. В результате проделанных действий откроется окно с предварительным просмотром документа.

План действий в Эксель 2003:

1. В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
2. В появившемся списке команд кликаем по надписи “Предварительный просмотр”.
3. Откроется окно предпросмотра документа.

Заключение

Функция предпросмотра документа в Эксель перед его распечаткой весьма полезна. С ее помощью можно выявить все недочеты перед отправкой документа на печать и исправить их заранее. Это позволяет сэкономить массу времени и расходных материалов (бумага, картридж принтера и т.д.), так как при отсутствии данной функции могла бы потребоваться отправка на печать одного и того же файла по несколько раз с целью получения нужного результата.