Что такое excel 2002

Familiarity doesn’t always breed contempt. That’s a good thing for Excel 2002, since this version is just a slightly scrubbed-up Excel 2000. Although it doesn’t offer many earth-shattering improvements, we still think Excel is the best spreadsheet going, especially compared to Corel’s woefully out-of-date Quattro Pro 10. Plus, business types who share and edit spreadsheets with colleagues via the Web or e-mail will get a kick out of Excel’s simplified yet powerful collaboration features. At-home users needn’t bother upgrading; the $109 upgrade fee is too steep. But if you routinely collaborate on spreadsheets, Excel 2002 is a must-have.Familiarity doesn’t always breed contempt. That’s a good thing for Excel 2002, since this version is just a slightly scrubbed-up Excel 2000. Although it doesn’t offer many earth-shattering improvements, we still think Excel is the best spreadsheet going, especially compared to Corel’s woefully out-of-date Quattro Pro 10. Plus, business types who share and edit spreadsheets with colleagues via the Web or e-mail will get a kick out of Excel’s simplified yet powerful collaboration features. At-home users needn’t bother upgrading; the $109 upgrade fee is too steep. But if you routinely collaborate on spreadsheets, Excel 2002 is a must-have.

Cosmetic—not cosmic—changes
Excel 2002 uses the same file format as Excel 2000 (and even Excel 97), ensuring cross-version compatibility. The few interface changes we did find are cosmetic, suitewide, and present in every Office XP application. For example, Excel now boasts integrated speech recognition and dictation, courtesy of Office XP’s proprietary speech engine. However, since spreadsheets rely on accuracy, and speech technology is still notoriously inaccurate, this feature isn’t too useful here.

Also, like other XP apps, Excel now sports a cool new Task Pane—a side-mounted tool panel. Unlike Word, however, Excel’s Task Pane shows only suitewide tools such as the clipboard contents, the search tool, the new document pane, and the clip art organizer/insertion tool. The flashiest interface enhancement: you can now color-code the worksheet tabs at the bottom of the screen. Yawn. Although these changes aren’t exciting, the overall feature set still beats Quattro Pro, which is just now adding features such as multilevel undo.

Excel puts Office XP’s new Smart Tags—mini menus that pop up when you hover over a cell—to good (if limited) use. Our favorite implementation? If you’re surfing the Web and hover your cursor over a stock symbol (such as CNET or MSFT), Excel recognizes the symbol and lets you insert the stock’s price directly into a spreadsheet. Thereafter, each time you log on to the Web, Excel dynamically pulls the latest stock price into your spreadsheet. Excel’s only other Smart Tag lets you export a name from an Excel spreadsheet to Outlook’s address book.

Oddly enough, a couple of nifty tools in the beta version, including a Smart Tag that made it easy to do Web searches and an add-on that let you grab stock quotes and manipulate them in formulas, are AWOL in the final version. What’s more, Windows 95 users can forget about using Excel 2002. Like all other Office XP applications, Excel doesn’t play nice with that OS.

Read more of the review

One of Excel’s flashiest new features is the Smart Tag, which inserts a stock quote into a spreadsheet. You can set it so that the quote regularly refreshes.

Упрощение на фоне усложнения

Увеличение производительности

   Распознавание речи и преобразование текста в речь

   Смарт-тэг проверки ошибок

   Подсказки аргументов функций

   Панель аудита формул

   Окно контрольного значения (Watch Window)

   Карандаш для рисования границ

   Цветные вкладки

   Управление связями

   Усовершенствованная функция выделения диапазона

   Дополнительные параметры автосуммирования

   Подписи данных диаграммы

   Мастер функций

   Всплывающие подсказки для узких столбцов

   Поиск и замена

   Колонтитулы с рисунками

Усовершенствованный доступ к информации

   Web-запросы и автопереиздание

   Новая функция Real Time Data

Восстановление и защита данных

   Совместное редактирование электронных таблиц

Многофункциональные решения для анализа данных

   Поддержка XML

   Web-компоненты Office в Excel 2002

31 мая 2001 года начались официальные продажи английской
версии Microsoft Office XP — нового пакета офисных приложений, который, по заверениям
Microsoft, обеспечивает принципиально новый уровень производительности. Мы продолжаем
рассказ о том, какие новые возможности предоставляют различные компоненты этого
пакета программ¹. На этот раз речь пойдет
о Microsoft Excel.

По всей вероятности, Excel — это второй по востребованности компонент Microsoft
Office после приложения Word.

По мере информатизации общества табличные процессоры перестают использоваться
только для бухгалтерских и финансовых задач и становятся инструментами анализа
и визуализации самых различных данных. Будучи самым распространенным табличным
процессором, Excel имеет огромную аудиторию пользователей, весьма неоднородную
по составу. Поэтому если опытным специалистам не хватает существующих возможностей,
то вновь осваивающим продукт не хватает функций, упрощающих овладение элементарными
операциями.

В связи с этим развитие продукта ставит перед разработчиками достаточно сложную
задачу: «усложнения» для одной категории пользователей и «упрощения» — для другой.
По свидетельству разработчиков, основное внимание в Excel 2002 как раз и было
направлено на упрощение работы с программой, на оптимизацию доступа к различного
рода информации и одновременно на развитие эффективности работы и добавление
новых возможностей.

Добавилось множество новых функций, в то же время некоторые «лишние» предупреждения
были удалены. Благодаря новым функциям упростилось разрешение целого ряда задач.
По мнению ряда специалистов, из всех приложений Office XP больше всего аргументов
в пользу обновления дает именно Excel 2002.

Увеличение производительности

Принципиально новая функция, направленная на увеличение производительности
работы в Excel, связана с использованием речевых команд. Это действительно революционная
функция, которая позволяет уменьшить нагрузку на глаза и подключить новый канал
передачи информации «голос–слух». Однако пока эта функция не столь актуальна
для российских пользователей в силу отсутствия поддержки русского языка. Остальные
средства оптимизации в первую очередь связаны с ростом интеллектуальности системы,
которая заключается в том, чтобы вовремя и к месту предоставить помощь по выбору
настройки либо по проверке того или иного параметра, минимизируя таким образом
время поиска в меню или справочной системе. Одной из самых полезных новых функций
я бы назвал поиск и замену по всем листам книги. Уже одной этой функции достаточно,
чтобы говорить об обновлении до новой версии программы. Впрочем, обо всем по
порядку…

Распознавание речи и преобразование текста в речь

В программе Excel 2002, также как и в программе Word 2002²,
пользователи могут диктовать текст и подавать голосовые команды, используя микрофон.
Кроме того, в приложении Excel поддерживается весьма интересная технология преобразования
текста в речь, которая может использоваться для прослушивания значений при проверке
содержимого электронных таблиц. Вероятно, вам приходилось просить кого-то из
коллег продиктовать колонку цифр, чтобы сверить ее с тем, что вы напечатали.
Теперь с подобной просьбой можно обратиться к машине. Делает она это очень ловко,
однако при отсутствии русскоязычного компонента эта функция вряд ли будет широко
востребована. Тем не менее ее с большим успехом можно использовать для изучения
правил произношения числительных. Для активизации функции в меню Tools выберите
команду Tools a Speech а Show Text To Speech Toolbar, в результате чего появится
панель Text To Speech (рис. 1). Наберите данные, выделите
ячейки, которые требуется прочитать. Нажмите кнопку воспроизведения на панели
преобразования текста в речь — и вы услышите, как приятный голос прочтет вам
данные.

В принципе, проблема автоматизированного преобразования чисел в речевые команды
отнюдь не проста. Правила формирования чисел, казалось бы, лишены всякой логики,
причем в каждом языке это нарушение логики проявляется по-разному. В английском,
например, слова ten, eleven и twelve имеют супплетивное образование, а начиная
с числа 13 формируются по определенному правилу (исключая число 15) — примеров
можно привести массу. С английским языком проблема, видимо, решена отлично,
но на подходе еще множество языков, так что задач перед MS Office последующих
поколений еще стоит предостаточно.

Смарт-тэг проверки ошибок

Скорость работы с электронной таблицей зависит не столько от того, как быстро
вы можете печатать, сколько от того, как быстро вы можете найти и исправить
все ошибки. В связи с этим смарт-тэг проверки ошибок — весьма полезное средство.

Рассмотрим действие данного cмарт-тэга на простом примере. Предположим, вы
выполняли операцию вычисления суммы в столбце данных (рис. 2).
В столбце представлен ряд чисел от 1 до 9, и очевидно, что их сумма равна 45.
Предположим, что вы совершили ошибку и, выделяя столбец, пропустили последнюю
ячейку. То есть определили формулу SUM (A1:A8). Программа выдаст результат 36,
но при этом система сможет предположить, что вы ошиблись и покажет смарт-тэг,
в котором можно уточнить, действительно ли это была ошибка или вы вычислили
именно то, что хотели. Если произошла ошибка, вы выбираете Update formula to
include cells (Уточнить формулу, добавляя ячейки), в результате чего формула
примет вид SUM (A1:A9) (рис. 3). Таким образом, смарт-тэг
проверки ошибок помогает заметить возможную ошибку и исправить ее, а также получить
доступ к дополнительным параметрам средства проверки ошибок.

Подсказки аргументов функций

В Excel 2002 упрощена работа с функциями. Теперь вы можете не держать в голове
массу параметров, которые автоматически появляются в самое подходящее время.
В частности, это касается заполнения аргументов функции.

Предположим, вы хотите воспользоваться функцией HYPERLINK, назначение которой
вам хорошо понятно, но что значат два ее аргумента и в каком формате они вводятся,
вы уже успели забыть. В новой версии Excel при создании новой формулы сразу
отображается информация о ее аргументах. Если вам недостаточно этих данных,
тут же предлагается быстрый доступ к нужным разделам справки. На рис.
4 приведен пример заполнения аргументов =HYPERLINK(«http://example.microsoft.com/report/budget
report.xls», «Click for report»), из которого становится ясен порядок заполнения
параметров функции. Действительно, очень удобно и не нужно лазить по меню в
поисках справочной информации.

Панель аудита формул

Проверка формул стала более простой за счет появления дополнительной панели
Formula Auditing. Для того чтобы отобразить данную панель, необходимо в меню
View выбрать последовательно команды Toolbars а Formula Auditing, после чего
появится одноименная панель (рис. 5). Данная панель предлагает
ряд элементов управления для доступа к таким функциям аудита, как средство проверки
формул и окно контрольного значения.

Окно контрольного значения (Watch Window)

Новая панель Watch Window позволяет отслеживать ячейки, не показанные на экране
текущего листа. Например, на рис. 6 дан фрагмент листа из
книги Book3. Одновременно с книгой Book3 открыт некоторый лист из книги Book1,
который в данный момент не виден на экране, а выделенные ячейки C4 и B3 из этой
книги Book1 видны в окне Watch Window, причем видны и их значения, и формулы,
определенные в этих ячейках. Наличие данной функции дает возможность пользователю,
не переключаясь с одного листа на другой и с одной книги на другую, отслеживать
результаты вычислений в нескольких контрольных ячейках.

Следует отметить, что ссылки на ячейки из других книг могут отображаться только
до тех пор, пока соответствующие книги открыты.

Excel 2002 предлагает простой способ проверки вычислений в формулах (рис.
7), который позволяет выполнить вычисление по шагам и таким образом проследить,
как получается итоговый результат.

Выполнив команду Tools а Formula Auditing а Formula Auditing Mode, можно показать
сразу все формулы (рис. 8). Кстати, для данной команды предусмотрено
и сочетание горячих клавиш «Ctrl+‘».

Карандаш для рисования границ

Еще одним удобным инструментом, который доступен в Excel 2002, стал Draw Borders
(Карандаш для рисования границ), который позволяет произвольно выделять границы
ячеек в электронных таблицах Excel, используя различные цвета, толщины и стили
линий. Для того чтобы активизировать этот инструмент, следует в раскрывающемся
меню рядом с кнопкой рисования границ панели инструментов Formatting выбрать
пункт Draw Borders (рис. 9).

Цветные вкладки

Средств оформления становится все больше. Например, в новой версии программы
можно лучше организовать свои книги, помечая разными цветами вкладки листов
таблицы в зависимости от их назначения. Для применения цвета щелкните вкладку
листа Excel правой кнопкой мыши и выберите нужный цвет в палитре Format Tab
Color (рис. 10).

Управление связями

В новой версии Excel пользователям доступна более подробная информация о связях
с другими книгами. Можно быстро и без труда проверять и изменять состояние связей.
Продемонстрируем данную функцию на простом примере. Как известно, в формулах
Excel программа позволяет делать ссылки не только на ячейки данного листа, но
и на ячейки листа из другой книги, то есть устанавливать связи.

Пусть в данный момент открыты две книги — Book1 и Book2, а в ячейке А2 книги
Book2 (рис. 11) и мы хотим просуммировать три ячейки (А1:А3)
и из листа Sasha1 книги Book1. При этом запись будет иметь вид =SUM([Book1.xls]Sasha1!A1:A3).

При наличии связи с другими книгами в меню Edit становится доступной команда
Links (Связи). В результате появляется панель Edit Links, которая дает возможность
обновлять, исправлять или разрывать связи, а также проверять их состояние.

Усовершенствованная функция выделения диапазона

Более удобной стала функция выделения диапазона. Данная функция включается,
когда пользователь создает новую или изменяет существующую формулу. В качестве
примера на рис. 12 показано, как перемещение синей рамки
вокруг диапазона ячеек может менять формулу с SUM(A1:A3) на SUM(A1:B3).

Дополнительные параметры автосуммирования

Средство автосуммирования дополнено рядом часто используемых функций: Sum,
Average, Count, Мax и Мin (рис. 13). Собственно говоря,
появилось некоторое несоответствие: название команды Автосуммирование не точно
отражает ее назначение. Появилась также возможность доступа ко всем функциям
Excel с помощью пользовательского интерфейса.

Подписи данных диаграммы

В Excel 2002 усовершенствованы средства построения диаграмм, в частности расширены
возможности контроля подписей данных.

Проверить работу данной функции можно на третьем шаге мастера диаграмм. Показанная
на рис. 14 вкладка Data Labels позволяет вывести числовые
значения над столбиками диаграмм Series Name, Category Name, Value.

Мастер функций

Усовершенствованы поиск функций и получение справочной информации по любой
из имеющихся функций. Можно получить доступ к информации, щелкнув по кнопке
Function на панели инструментов Standard (рис. 15). Затем
нужно напечатать в окне Search for a function, какую проблему вы хотите решить,
— и система подскажет подходящую для этого функцию.

Всплывающие подсказки для узких столбцов

Как известно, если вы введете в одну из ячеек узкого столбца длинное число
(например, в формате Number) и оно не поместится по ширине столбца, то число
будет заменено знаками «###». В новой версии Excel это неудобство компенсируется
всплывающим окном, которое показывает содержимое ячеек при подведении курсора
(рис. 16).

Поиск и замена

В версии Excel 2002 были также усовершенствованы функциональные возможности
средства Find and Replace (Найти и заменить). Выполнив команду Edit a Find и
открыв вкладку Replace, вы получите доступ к усовершенствованной панели Find
and Replace (рис. 17), которая позволяет посредством одной
операции производить поиск и замену по всем листам книги, что существенно повышает
скорость поиска. Кроме того, появилась возможность производить поиск новых элементов
(например, элементов форматирования).

Колонтитулы с рисунками

Рисунки и картинки теперь могут непосредственно использоваться в качестве колонтитулов.
Для помещения рисунка в меню View выберите команду Header and Footer (Колонтитулы).
На рис. 18 показан процесс добавления рисунка в нижний
колонтитул. Чтобы его создать, необходимо нажать на кнопку Custom footer на
панели Page Setup. В результате появится панель Footer, на которой имеется кнопка
внедрения рисунка.

Усовершенствованный доступ к информации

Excel 2002 развивает направление, связанное с упрощением работы с информацией,
хранящейся в Web. Новая версия Excel значительно упрощает совместное использование
информации и подключение к Web-данным.

Web-запросы и автопереиздание

При копировании информации из Web пользователи Excel 2002 могут создать обновляемый
запрос при помощи автоматически активизируемого смарт-тэга3. При каждом сохранении
файла Excel может выполняться автоматическое сохранение данных на Web-странице.
Например, если файл содержит диапазон данных или диаграмму, которые публикуются
на Web-странице, можно автоматически обновлять эту страницу при каждом сохранении
файла. Можно сохранить электронную таблицу в виде Web-страницы, выполнив команду
Filea Save AS Web Page (Сохранить как Wеb-страницу). В результате появится панель
Save As, где нужно нажать кнопку Publish (Публиковать). После этого появится
панель Publish AS Web Page (рис. 19). В этой панели следует
установить флажок автопереиздания AutoRepublish every time this workbook is
saved (Автоматически переиздавать каждый раз, когда сохраняется данная книга)
и нажать кнопку Publish. Теперь, если вы внесете изменения в электронную таблицу
и сохраните файл, а затем в браузере нажмете кнопку Обновить, произойдет обновление
документа.

Новая функция Real Time Data

В Excel из Office XP появилась новая функция Real Time Data (RTD), в русскоязычной
версии — ДРВ (Данные реального времени), которая позволяет анализировать в Excel
данные, получаемые в режиме реального времени. Для того чтобы ознакомиться с
этой функцией, выберите ее имя в диалоговом окне выбора функций (ее параметры
указаны на рис. 20). Вам необходимо указать имя сервера
и аргументы доступа к данным. Более подробное описание данной функции будет
дано в последующих публикациях.

Восстановление и защита данных

В Excel 2002 реализованы те же функции восстановления данных, что и при работе
с Word 2002. Поэтому здесь мы лишь перечислим эти новые возможности:

• возможность сохранять текущие файлы, если в приложении происходит ошибка.
  Благодаря этому экономится время на восстановлении электронных таблиц;
• возможность автоматически отправлять отчеты об ошибках непосредственно
  в корпорацию Microsoft, что поможет в формировании соответствующих патчей;
• возможность восстановления приложений и документов, при котором обеспечивается
  безопасный способ завершения работы приложения Excel в тех случаях, когда
  оно не отвечает на запросы. После этого можно завершить работу приложения
  и инициировать восстановление документа;
• возможность использования новой функции Открыть и восстановить, служащей
  для извлечения и восстановления данных при сбоях.

Помимо этого Excel 2002 позволяет применять защиту на более низком уровне,
давая возможность защищать паролем даже отдельные диапазоны листа (рис.
21). Доступ к этой функции осуществляется по команде Tools а Protection
а Allow Users to Edit Ranges, причем вы можете защитить даже одну ячейку. Кроме
того, расширилась область применения защиты (в частности, пользователи могут
защищать форматирование ячеек).

Совместное редактирование электронных таблиц

Данная функция относится к усовершенствованиям Office XP в целом. Это усовершенствование
касается регистрации и объединения изменений, сделанных участниками коллективной
работы. При отправке электронной таблицы на проверку автоматически включаются
соответствующие средства рецензирования, а по возвращении электронной таблицы
все сделанные изменения могут быть включены в исходный документ.

Особо следует отметить возможность отправлять по почте отдельные фрагменты
книги. В Excel 2002 пользователь может отправить любые данные, диаграмму или
сводную таблицу. Если же сделать компонент интерактивным, получатель сможет
работать непосредственно с сообщением электронной почты, используя Web-компоненты
Office.

Многофункциональные решения для анализа данных

Одной из задач, которые ставились при разработке Excel 2002, было предоставление
пользователям инструментальных средств, необходимых для создания многофункциональных
решений на базе Excel и Web. В новой версии Excel реализована поддержка языка
XML и усовершенствованы Web-компоненты Office, которые дают возможность создавать
более эффективные решения с помощью уже знакомых инструментальных средств Excel.

Поддержка XML

В Microsoft Excel 2002 можно открывать и сохранять XML-файлы. Для того чтобы
ознакомиться с новой функцией, выберите команду Save As (Cохранить как). В меню
File и в раскрывшемся меню Save as Type выберите XML Spreadsheet.

Excel 2002 поддерживает загрузку и сохранение данных в формате XML. Пользователи
могут загружать и сохранять стандартные электронные таблицы XML непосредственно
в приложении Excel.

Web-компоненты Office в Excel 2002

Web-компоненты Office (электронная таблица, диаграмма и сводная таблица) получили
в новой версии Excel новые функции. С ними можно ознакомиться, если сохранить
электронную таблицу, диаграмму или сводную таблицу в виде Web-страницы и установить
при этом флажок Add Interactivity (Добавить интерактивность).

В частности, Web-компонент Электронная таблица (рис. 22)
теперь предлагает более широкую поддержку функций, доступных на листе Excel,
в том числе поддержку именованных диапазонов, формул с массивами, нескольких
листов, а также возможности переноса текста по словам и загрузки XML-данных.
Кроме того, отныне он поддерживает все встроенные функции Excel.

Благодаря поддержке программного интерфейса DirectX усовершенствованный Web-компонент
Диаграмма позволяет создавать трехмерные диаграммы, а также производить построение
нескольких диаграмм в одном Web-компоненте. Настраиваемые средства рисования
и разметки позволяют создавать новые типы диаграмм и аннотации для них.

Web-компонент Сводная таблица позволяет самостоятельно задавать свойства членов
групп и сами группы, предлагает усовершенствованные средства фильтрации, обеспечивает
возможность прямого редактирования информации при внесении изменений непосредственно
в базу данных. Более подробное описание новых возможностей Web-компонентов будет
представлено в последующих публикациях.

Приложение Excel 2002 тесно интегрировано со службами Microsoft SharePoint Team
Services, поэтому пользователям в группах предоставляется возможность публиковать,
импортировать, экспортировать и даже обновлять электронные таблицы Excel через
указанный Web-узел Microsoft.

Описание данных возможностей выходит за рамки статьи и будет рассмотрено в специальных
публикациях на эту тему.

Автор благодарит московское представительство компании Microsoft за любезно
предоставленные материалы.

КомпьютерПресс 8’2001

Часть 3.

Excel и другие

За два года, прошедшие с момента выхода пакета Office 2000, изменились все его компоненты. О новых возможностях текстового редактора Microsoft Word мы писали в («Мир ПК», №10/01, с.56).Теперь речь пойдет о новшествах в не менее популярном табличном процессоре Excel, в программе создания презентаций PowerPoint, в системе управления электронной почтой Outlook и других полезных дополнениях пакета Office XP.

Excel 2002

Едва ли не самым важным и полезным нововведением в Excel 2002 является так называемое «окно контрольного значения», знакомое практически всем, кто хотя бы раз пробовал программировать на каком-либо современном языке, например на VBA (Visual Basic for Applications). Зачем оно нужно? А вот представьте: вы работаете с большой таблицей данных, многие ячейки которой связаны между собою формулами. Вводя в эту таблицу новые данные, приходится одновременно следить за тем, как меняются некоторые значения формул (скажем, чтобы получить нужный результат). Что делали раньше? Правильно, постоянно перемещались между местом ввода и местом отображения результатов подсчета по формуле. Если надо откорректировать одно-два значения, то это еще терпимо. А если пару десятков? На перемещения по листу уйдет больше времени, чем на саму работу. А если формулами связаны ячейки на разных листах или в разных книгах? Рука устанет переключаться…

Вот для того чтобы избавить пользователя от подобной утомительной работы, в Excel 2002 и появилось окно контрольного значения (рис. 1) — особая область экрана, в которой отображаются значение и характеристики выбранных пользователем ячеек. Само окно располагается, как обычная панель инструментов, т. е. там, где пожелает пользователь. В результате видны все изменения значений, достаточно лишь добавить те или иные ячейки в окно контрольного значения и иногда в него поглядывать.

Рис. 1. Excel 2002: окно контрольного значения

Cмарт-теги, активно разрекламированные в рамках кампании по представлению Office XP, в редакторе Excel 2002 тоже присутствуют. Но помимо выбора формата вставляемого текста, управления параметрами автозамены и т. п. они еще и проверяют введенные данные на наличие ошибок. Точнее говоря, проверяют не сами смарт-теги, а встроенная в Excel 2002 новая функция проверки. Смарт-теги же только доводят информацию об ошибках до пользователя и помогают их исправить. Сами ошибки в листах Excel помечаются цветом (задаваемым пользователем), так что найти их труда не составляет. При желании одним нажатием мыши можно исправить ошибку, вывести информацию о причинах каждой ошибки и методах ее устранения, просто выбрав соответствующий пункт из выпадающего меню, появляющегося при нажатии на смарт-тег (рис. 2).

Рис. 2. Excel 2002: смарт-тег — маленький помощник. Найдет любую ошибку…

Excel 2002 следит также за тем, не имеет ли какая-либо ячейка, содержащая число, текстовый формат; контролирует, не берет ли какая-нибудь формула данные из пустой ячейки (вследствие неправильного указания ее параметров); проверяет, не присутствует ли в дате двузначное обозначение года вместо четырехзначного. Все параметры отслеживания ошибок можно задать на особой вкладке диалогового окна «Сервис?Параметры» (рис. 3).

Рис. 3. …но лишь из тех, что перечислены здесь

Маленьким, но приятным усовершенствованием в Excel 2002 стала возможность окрашивать ярлычки листов книги Excel в разные цвета (рис. 4). Таким образом, книга Excel может стать похожей на цветной бумажный органайзер. С красивыми вещами и работать приятнее, а значит, работа хоть немного станет результативнее.

Рис. 4. Это не отсканированный органайзер. Это Excel 2002!

Окно вставки функции стало более удобным (рис. 5) по сравнению с Excel 2000. Так, в частности, появилась система поиска требуемой функции по описанию совершаемого ею действия — возможность, которая была очень нужна пользователям. Ранее узнать название функции, которая должна выполнять то или иное действие пользователя, можно было только с помощью глобального поиска в Справке Excel по описанию данного действия. Теперь же достаточно поработать с окном «Вставка функции». А подробную консультацию по использованию выбранной функции всегда готова предоставить ссылка внизу окна.

Рис. 5. Excel 2002: окно вставки функции со встроенным консультативным центром

Основное предназначение Excel — это работа с электронными таблицами, содержащими преимущественно числовые данные. Среди этих данных нередко попадаются дробные величины, и при работе с предыдущими версиями Excel постоянно приходилось отслеживать, чтобы разделители целой и дробной части, а также разрядов в редактируемых документах соответствовали системным установкам. Если же приходилось работать с документом, в котором эти разделители отличались от системных, то надо было либо выполнять многочисленные массовые замены (ставить правильные разделители на место имеющихся), либо изменять системные установки, предварительно выгрузив Excel. В редакторе Excel 2002 такой проблемы не возникнет — не выходя из Excel, желаемые разделители разрядов и дробной части числа можно задать на специальной вкладке диалогового окна «Сервис?Параметры» (рис. 6).

Рис. 6. Excel 2002: нужные разделители разрядов можно задать самостоятельно

В Excel 2002 переработано и окно создания Web-запроса (вызывается из меню «Данные?Внешние данные?Создать Web-запрос»). Теперь все стало наглядно и просто: открываешь нужную страницу во встроенном мини-браузере (рис. 7), выделяешь желаемые источники данных (таблицы) — и Web-запрос готов. В отличие от предыдущей версии Excel, теперь можно навсегда забыть о необходимости помнить номера таблиц на странице и вводить их в специальных полях или гадать, какой таблице соответствует тот или иной номер.

Рис. 7. Выделяй и властвуй: Web-запрос в Excel 2002

Разумеется, есть и другие улучшения и изменения интерфейса и набора функций Excel 2002. Но за недостатком места остается лишь пожелать вам обнаружить их самостоятельно.

Программа презентационной графики PowerPoint 2002

Казалось бы, еще недавно программа PowerPoint претерпела революционные изменения: в PowerPoint 2000 появилась Область навигации, позволяющая быстро и удобно перемещаться по слайдам, ориентируясь на выносимый в эту область содержащийся в них текст. Тогда же были введены мощные средства сохранения презентаций в формате HTML, расширились возможности анимации и оформления текста. Однако к изменениям в новой версии PowerPoint 2002 из пакета Office XP, как ни странно, определение «революционные» тоже подходит. В каждой новой версии Office можно выделить доминирующее направление: в Office 97 таковым было добавление новых функций, в Office 2000 стала интеграция с Web-средой. Девизом же Office XP может служить тезис «Microsoft прислушалась к пользователям», вынесенный в заглавие всего цикла статей. Нововведения в PowerPoint 2002 его наглядно иллюстрируют.

Прежде всего теперь (рис. в Области навигации помещаются маленькие эскизы слайдов, а не просто их текст (который, впрочем, тоже можно отображать). Так что даже при отсутствии текста на слайдах ориентироваться среди них легко и просто. К сожалению, при сохранении презентации в формате HTML эскизы слайдов в нее не помещаются, но при открытии такой сохраненной презентации они автоматически генерируются заново.

Рис. 8. Окно PowerPoint 2002

Как и в других приложениях пакета Microsoft Office XP, в PowerPoint 2002 есть Область задач (рис. 9). Помимо стандартных для всех приложений Office XP областей «Создание документа», «Буфер обмена», «Поиск файлов» и «Вставка картинки» в PowerPoint есть такие области, как «Разметка слайда» (позволяет выбрать тип расположения его компонентов), «Шаблоны оформления», «Цветовые схемы», «Схемы анимации», «Настройка анимации» , а также «Смена слайдов» (позволяет задать анимационные эффекты при смене слайдов). Большинство из этих областей фактически заменяют собой соответствующие диалоговые окна, однако предоставляют пользователю значительно больше возможностей, чем предшественники. К примеру, они способны отображать список всех анимационных эффектов на слайде, примененных к различным его компонентам. Кнопка просмотра примененного эффекта анимации вызывает появление временно/й шкалы, на которой можно наглядно увидеть продолжительность каждого анимационного этапа в секундах. И видя в области «Шаблоны оформления» все доступные способы раскраски слайдов, можно для подбора наиболее подходящего из них простыми нажатиями мыши пробежаться по списку, т. е. без обращения к каким-либо диалоговым окнам.

Рис. 9. Возможные варианты Области задач в PowerPoint 2002

Если слайды PowerPoint 2002 будут печататься на черно-белом принтере (а именно такими печатающими устройствами оснащено подавляющее большинство офисов), то весьма желательно иметь возможность просматривать их именно в этой гамме цветов. Это позволит проверить читаемость цветных надписей и общий вид презентации. В PowerPoint 2002 есть специальная функция отображения слайдов в черно-белом изображении, но, в отличие от предыдущих версий этой программы, в ней теперь можно выбирать вид черно-белого представления (рис. 10) с учетом полутонов серого цвета. Можно, к примеру, сделать так, что все темные области будут залиты белым цветом, а границы областей станут черными, — получится контурный рисунок. При печати слайдов на принтер они будут выводиться именно в выбранном виде. Так что теперь даже черно-белый принтер не отнимет у ваших слайдов четкость текста и выразительность графики.

Рис. 10. PowerPoint 2002: сделать слайды в оттенках серого цвета — дело пары секунд

Одним из серьезных недостатков предыдущих версий PowerPoint была невозможность предварительного просмотра презентации и ее компонентов перед печатью. По всей видимости, ранее разработчики этой программы считали, что слайды следует показывать на компьютере, а не прибегать к устаревшим эпидиаскопам (более распространенное современное название этого прибора — оверхэд, overhead). Но исследования пожеланий пользователей показали, что печатью слайдов не пренебрегают практически все, кто активно использует PowerPoint в своей работе. Кроме того, печатать необходимо не только слайды, но и «выдачи» (уменьшенные копии слайдов по нескольку на листе), комментарии, заметки. Так что теперь предварительный просмотр есть, и притом полнофункциональный — не хуже, чем, скажем, в Word. Для него выделяется специальное окно, параметры которого можно настраивать (рис. 11).

Рис. 11. PowerPoint 2002: окно предварительного просмотра не хуже, чем в Word

Весьма интересной встроенной функцией PowerPoint 2002 является возможность создания фотоальбома. Если из пункта «Рисунок» меню «Вставка» выбрать команду «Создать фотоальбом», то вы увидите диалоговое окно (рис. 12), где сможете указать папку с графическими изображениями. После нажатия кнопки «Создать» PowerPoint автоматически создаст презентацию, в слайды которой вставит графические изображения из выбранного каталога. Вам останется только добавить к слайдам подписи, если вы того желаете, и фотоальбом готов! Можете показывать презентацию друзьям, распечатывать ее и склеивать в бумажный альбом или даже размещать в Интернете, сохранив ее в формате HTML. Параметры внешнего вида альбома (подписи к слайдам, рамочки и др.) задаются в том же окне, что и список файлов альбома. При необходимости каждый рисунок можно повернуть на 90o, подрегулировать его яркость и контрастность, не изменяя исходные изображения. Порядок рисунков в альбоме тоже можно легко задать.

Рис. 12. PowerPoint 2002: создание фотоальбома. Раньше для реализации этой функции приходилось писать макрокоманды

О том, насколько эта функция востребована пользователями, говорит тот факт, что в «Библиотеке Microsoft Office Extensions» (http://www.microsoft.ru/offext) есть дополнение для Microsoft Office «Фотоальбом» (автор Н.И. Костыря), действующее фактически так же, как и функция, встроенная в PowerPoint 2002.

В PowerPoint 2002 есть немало и других улучшений. Так, любые графические объекты, вставляемые в слайды PowerPoint, теперь можно свободно вращать вокруг своей оси (как и в Microsoft Word — см. «Мир ПК», №10/01, с. 58). При сохранении презентации можно установить желаемое разрешение для вставленных в слайды рисунков или (чтобы уменьшить размер файла презентации) удалить части изображений, отрезанные с помощью функции «Обрезка» панели инструментов «Рисование». Отображение координатной сетки на слайде во время его редактирования помогает точно позиционировать объекты, помещаемые на слайд. Появились новые способы анимации объектов, а настройка анимации, вынесенная в специальную Область задач, стала легкой и наглядной. Набор дизайнов презентаций тоже расширен, причем в одной презентации разные слайды могут иметь разные дизайны из этого набора. Так же как и в Word 2002, «маленькие помощники» — смарт-теги сопровождают действия пользователя, позволяя тому быстро их корректировать.

Рис. 13. PowerPoint 2002: пользователь избавлен от необходимости рыться в списке типов объектов

Файлы PowerPoint теперь можно защищать парольным шифрованием (с алгоритмом RC4) от несанкционированного просмотра. Однако имейте в виду, что в предыдущих версиях PowerPoint такой файл открыть будет уже нельзя, даже зная пароль. Так же как и в других приложениях Office XP, поле ввода вопросов к Справке Office всегда к вашим услугам в верхнем правом углу. Предусмотрена даже такая, казалось бы, мелочь: при создании нового слайда на основании определенного шаблона разметки вставить в него объект нужного типа можно без работы со списком объектов — достаточно лишь нажать соответствующий значок (рис. 13).

Система управления электронной почтой и информацией Outlook 2002

Нововведения не обошли стороной и Microsoft Outlook. Однако в основном улучшения коснулись элементов интерфейса. Многим наверняка понравится функция автоматической подстановки адресов электронной почты при вводе получателей сообщения (как, к примеру, происходит в Microsoft Internet Explorer 5.0 при заполнении форм ввода). Скажем, вы вводите адрес, начинающийся с определенного буквосочетания. Outlook смотрит в адресной книге, есть ли там персоны с адресами электронной почты, начинающимися именно с этих букв, и в выпадающем списке предлагает их вам. Ввести нужный адрес можно одним движением мыши.

Outlook теперь может полноценно работать с учетными записями на крупнейшем сервере бесплатных почтовых ящиков www.hotmail.com, не делая различий между этим сервером и другими почтовыми серверами.

В Календаре записи о намеченных делах можно окрашивать в разные цвета, что поможет ориентироваться среди множества записей. Мелочь, а приятно.

Если вы установите несколько напоминаний о событиях и делах на одно и то же время, то в заданную минуту вам будет показано диалоговое окно, в котором эти напоминания будут перечислены все вместе. Ни одно из них не будет проигнорировано.

Программа Microsoft Outlook всегда отличалась весьма слабой защищенностью от почтовых вирусов. Большинство известных вирусов совершало победное шествие по компьютерному миру именно благодаря вначале автоматическому, а потом просто очень легкому открытию вложений, зачастую содержащих опасные вирусы. Но Outlook 2002 такого уже не допустит. Во-первых, по умолчанию возможность загрузки файлов вложений в нем просто отключена (включить можно в пункте «Сервис?Параметры?Безопасность?Настройки зоны?Другой?Загрузка файла»). А кроме того, даже при разрешении загружать файлы вложения с расширениями .bat, .exe, .vbs и .js попасть в компьютер вредоносные программы все равно не смогут. Они просто не загрузятся с сервера. Да и в самом деле — что в таких файлах может быть, кроме вирусов? А если переслать подобный файл пользователю Outlook будет все-таки очень нужно, то достаточно его заархивировать любым архиватором и отправить в упакованном виде.

Ну а другими новшествами Outlook 2002 порадует вас во время работы. Изучив диалоговые окна настройки параметров этой программы повнимательнее, вы найдете немало приятных сюрпризов.

Дополнительные средства Office XP

Дополнительные средства Office тоже не остались без обновления. Так, среди них появилась даже программа сканирования и распознавания текста (рис. 14) Microsoft Office Document Imaging. Теперь, для того чтобы ввести в компьютер текст со сканера, не нужно использовать какие-либо иные программы, кроме Microsoft Office. Возможности у Document Imaging вполне позволяют с определенным комфортом работать со сканером после непродолжительной настройки, проводимой автоматически при первом сканировании. И хотя, безусловно, до уровня FineReader этой программе еще далеко, текст распознается неплохо, имеются функции поворота отсканированных изображений, задания языка распознаваемого текста (увы, только одного на лист). В общем, Document Imaging — самая первая попытка включения в состав Microsoft Office программы распознавания символов, и надо сказать, неудачной ее все же назвать нельзя.

Рис. 14. Оптический распознаватель текстов, встроенный в Office XP, послабее специализированных программ, но зато всегда под рукой

Для облегчения поиска нужных файлов на жестких дисках в составе Office XP появилась Служба индексирования. Она моделирует базу данных на основе слов, содержащихся в документах пользователя, и впоследствии ведет поиск именно в своей базе, а не путем сканирования содержимого жесткого диска. К сожалению, скорость ее работы нельзя назвать удовлетворительной, да и размеры файлов базы данных по словам в документах пользователя получаются очень даже немалыми. Зато Служба индексирования при составлении своей поисковой базы данных использует возможности Document Imaging и включает в базу даже текст, размещающийся в файлах .TIF (графических изображениях), распознавая его «на лету».

Серьезнейшие изменения претерпела и программа «Коллекция картинок». Теперь ее уже нельзя назвать простым приложением к Office, она стала полноценной и мощной системой администрирования графических файлов (рис. 15) и может использоваться даже вне связи с какими-либо другими компонентами Office. Чтобы вставить картинку из «Коллекции» в документ Word, лист Excel, слайд PowerPoint, требуется скопировать ее специальной командой в буфер обмена, а потом перенести из буфера в нужное место. В интерфейсе самой «Коллекции» команда «Вставить» отсутствует, т. е. она является именно самостоятельной программой, хоть и может вызываться из других приложений Office.

Рис. 15. «Коллекция картинок» Office XP позволяет работать из одного окна со всеми изображениями, разбросанными по дискам…

В «Коллекцию картинок» можно добавлять графические изображения, музыку, видеоклипы из разных папок, с разных дисков, даже из Интернета и впоследствии выбирать нужные на основе просмотра эскизов, не заботясь о реальном местонахождении того или иного файла. Возможность распределения эскизов объектов по группам, в том числе вложенным, удобная навигация по ним (похожая на «Проводник» Windows), средства поиска по названиям и ключевым словам делают «Коллекцию картинок» весьма полезной программой.

В «Коллекцию картинок» объекты могут добавляться даже автоматически — программа сама просканирует жесткие диски, отыщет на них графические и музыкальные файлы, а затем самостоятельно создаст эскизы и поместит в «Коллекцию». Безусловно, этот процесс можно регулировать — указать диски для сканирования (рис. 16, слева), а также папки с объектами, которые желательно собрать в «Коллекцию» (рис. 16, справа).

Рис.16. …предварительно даже самостоятельно их отыскав

В Office XP переработано и улучшено хорошо забытое и редко используемое средство рисования схем из геометрических фигур — так называемая «Организационная диаграмма». Не пропустите этот абзац, думая, что все равно пользоваться этим компонентом вам не придется. «Организационная диаграмма» в Office XP отличается от своих предшественников, как океанский лайнер от шлюпки. Можно сказать, это новый компонент Office XP, так как теперь с помощью данного средства можно рисовать очень красивые и весьма полезные графические структуры (рис. 17). Для того чтобы изобразить цветную пирамиду, структуру из пересекающихся кругов или связанные между собою разноцветные графы, вам уже не потребуется прибегать к помощи MS Graph или нанизывать друг на друга автофигуры — просто вставьте «Организационную диаграмму» и рисуйте красивые схемы парой нажатий мыши. Пусть вам завидуют пользователи предыдущих версий Office!

Рис. 17. Новый графический редактор в составе Office? Нет, просто обновленная «Организационная диаграмма»

Если какая-нибудь программа из пакета Office XP в процессе работы зависает, то спасти введенные данные все равно возможно, даже если они не были сохранены. Стоит лишь запустить программу «Восстановление приложений Microsoft Office» (рис. 18), выбрать в отображаемом ею списке запущенных приложений Office зависшее и просто нажать кнопку «Восстановить приложение». Независимо от характера ошибки в программе вся несохраненная информация пользователя из нее извлечется и сохранится. При последующем же новом запуске программы, допустившей ошибку, редактировавшиеся в момент аварийной ситуации файлы будут восстановлены и предоставлены пользователю для дальнейшей работы.

Рис. 18. «Восстановление приложений» укрощает взбунтовавшиеся программы без потери данных пользователя

Безусловно, программа восстановления приложений не поможет, если произошла перезагрузка компьютера вследствие нарушения электропитания, случайного нажатия кнопки Reset или выпадения вилки сетевого шнура из розетки. Однако в случае возникновения проблем с программами она работает весьма неплохо.

Иногда приложения Office XP, допустившие ошибку, сами отображают окно с сообщением о ней и предложением отправить в Microsoft отчет о случившемся. В этом случае запускать «Восстановление приложений Microsoft Office» не следует.

И напоследок стоит упомянуть о программе «Мастер сохранения настроек» (рис. 19), которая, как ясно из названия, предназначена для сохранения и восстановления информации о настройках рабочей среды компонентов Office т. е. тех «мелочей» вроде параметров вырезания и вставки, печати и проверки орфографии, сохранения и общего вида, которые пользователь настраивает по своему вкусу. Каждый, кто интенсивно работает с приложениями Office, наверняка постоянно «подгоняет» их под свои требования, и если раньше при каждой переустановке Office приходилось все настройки выполнять заново, что занимало немало времени и сил, то теперь для этого достаточно пяти секунд — надо всего лишь открыть заблаговременно сохраненный файл с настройками.

Рис. 19. Сохраните настройки Office в Интернете, и тогда даже после переустановки Office предстанет перед вами в удобном для вас виде

С помощью «Мастера сохранения настроек» данные о созданной пользователем конфигурации Office можно сохранить на сервере Microsoft в Интернете. Если это сделать, то даже случайное форматирование жесткого диска компьютера не страшно — после загрузки файла настроек из Сети программы Office вновь предстанут перед пользователем в желанном обличье. Конфиденциальность сохранения настроек на своем сервере Microsoft гарантирует.

Итоги

Итак, мы познакомились с Office XP. Какие же выводы можно сделать? Если говорить, положа руку на сердце, то подавляющая часть возможностей, добавленных в Office XP, могла бы без проблем быть реализована и на базе Office 97. Вряд ли программистов Microsoft затруднило бы добавление возможности множественного выделения текста в документе или усовершенствование диалоговых окон. Тем более что очень многие функции и улучшения, добавленные в Office XP, были ранее реализованы энтузиастами на встроенном макроязыке VBA в предыдущих версиях Office, ну разве что за исключением смарт-тегов. К тому же агрессивная политика Office XP по отношению к типам файлов (по правде говоря, характерная еще для Office 2000) весьма и весьма некрасива — например, я привык самостоятельно выбирать, в какой программе открывать тот или иной файл (и считаю, что такую возможность должен иметь каждый пользователь, — при создании программ нельзя ориентироваться только на самых неразумных из них). Если бы при создании Office XP корпорация Microsoft поменьше думала о своих коммерческих интересах и побольше — об оптимизации кода, аппаратных требованиях программ и пошла бы по пути улучшения Office 97, а не тратила бы средства и время на разработку нового «ядра» Office, то тогда ее новый пакет стал бы просто шедевром.

При этом Office XP можно порекомендовать всем владельцам компьютеров с процессорами Pentium III и выше и операционной системой Windows XP, Windows 2000 или Windows 98/Me, которые ради комфорта работы и новых возможностей пакета готовы смириться с его относительной медлительностью и излишне жестким подходом по отношению к настройкам типов файлов.

Эту версию программы Excel 2002 выпустили в июне 2001 года.

1  Электронная
таблица Excel 2002

Электронные таблицы являются мощным инструментом анализа, обработки
и представления данных. Первые электронные таблицы в какой-то степени
способствовали выходу персональных компьютеров на широкий рынок, завоеванию
такой области человеческой деятельности, как быстрый и наглядный способ анализа
больших массивов однородных данных. Помимо удобного представления данных
электронные таблицы могут содержать в каждой своей ячейке не просто цифры,
буквы или даты, но и формулы, причем операндами этих формул являются другие
ячейки этой же таблицы.

Excel может
выполнять достаточно сложные расчеты благодаря большому количеству встроенных
функций, таких как тригонометрические функции, функции статистического и
финансового анализа и др. В экономической области (где эти таблицы получили
наибольшее распространение) это анализ различных показателей по разным
производителям, по разным группам товаров и т. д. В
естественнонаучной области это, как правило, ведение журнала экспериментов,
обработка экспериментальных данных, построение соответствующих графиков.

Поскольку пользователь постоянно видит перед собой таблицу с данными,
то любые их преобразования происходят у него на глазах, что значительно
облегчает отладку алгоритма обработки данных. Кроме того, таблица устроена
таким образом, что отлаженный на примере одного эксперимента алгоритм обработки
легко переносится на все строки и/или столбцы таблицы.

1.1  Ввод
данных и их обработка

1.1.1  Запуск
Excel, строка меню, справочная система,
панели инструментов, выход из Excel

Запустите Excel с помощью кнопки : Пуск ð Программы ðExcel. Строка меню и многие кнопки
панелей инструментов Excel совпадают
с меню и кнопками окна редактора Word. Совсем другой
вид имеет рабочая область, которая представляет собой размеченную таблицу, состоящую
из ячеек одинакового размера. Одна из ячеек выделена (обрамлена черной рамкой).
Указатель мыши имеет вид светлого креста.

В приложениях Windows и в Excell в частности имеется возможность настроить панели
инструментов по своему вкусу, например, поместить на них дополнительные кнопки
или убрать существующие. Добавьте две кнопки, которые вам пригодятся в
дальнейшем. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов
и в появившемся меню выберите пункт
Настройка
или выберите
пункт меню Сервис
ð Настройка и в открывшемся окне выберите
вкладку Команды.
В поле Категории
(левом открывшемся окне) выберите (щелчком левой кнопки мыши) пункт Правка, а в
правой части открывшегося диалогового окна найдите кнопки  и ,
нажмите на каждую из них по очереди и прочитайте слева внизу описание их
действия. После этого, встав на одну из них, нажмите левую кнопку мыши и, не
отпуская ее, переместите копию кнопки на выбранное вами место на одной из
панелей инструментов. Повторите то же самое со второй кнопкой.

Задание 1

Выведите на панель инструментов кнопку вызова программы Word ,
найдя