Что такое drop down excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Create a drop-down list

You can help people work more efficiently in worksheets by using drop-down lists in cells. Drop-downs allow people to pick an item from a list that you create.

In a new worksheet, type the entries you want to appear in your drop-down list. Ideally, you’ll have your list items in an
Excel table
. If you don’t, then you can quickly convert your list to a table by selecting any cell in the range, and pressing

Ctrl+T

.
Notes:
- Why should you put your data in a table? When your data is in a table, then as you
  add or remove items from the list
  , any drop-downs you based on that table will automatically update. You don’t need to do anything else.
- Now is a good time to
  Sort data in a range or table
  in your drop-down list.
Select the cell in the worksheet where you want the drop-down list.
Go to the

Data

tab on the Ribbon, then

Data Validation

.

Note:
If you can’t click

Data Validation

, the worksheet might be protected or shared.
Unlock specific areas of a protected workbook
or stop sharing the worksheet, and then try step 3 again.
On the

Settings

tab, in the

Allow

box, click

List

.
Click in the

Source

box, then select your list range. We put ours on a sheet called Cities, in range A2:A9. Note that we left out the header row, because we don’t want that to be a selection option:
If it’s OK for people to leave the cell empty, check the

Ignore blank

box.
Check the

In-cell dropdown

box.
Click the

Input Message

tab.
- If you want a message to pop up when the cell is clicked, check the
  
  Show input message when cell is selected
  
  box, and type a title and message in the boxes (up to 225 characters). If you don’t want a message to show up, clear the check box.
Click the

Error Alert

tab.
- If you want a message to pop up when someone enters something that’s not in your list, check the
  
  Show error alert after invalid data is entered
  
  box, pick an option from the
  
  Style
  
  box, and type a title and message. If you don’t want a message to show up, clear the check box.
Not sure which option to pick in the

Style

box?
- To show a message that doesn’t stop people from entering data that isn’t in the drop-down list, click
  
  Information
  
  or Warning. Information will show a message with this icon
  
  and Warning will show a message with this icon
  
  .
- To stop people from entering data that isn’t in the drop-down list, click
  
  Stop
  
  .
  
  Note:
  If you don’t add a title or text, the title defaults to «Microsoft Excel» and the message to: «The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell.»

You can download an example workbook with multiple data validation examples like the one in this article. You can follow along, or create your own data validation scenarios.
Download Excel data validation examples
.

Data entry is quicker and more accurate when you restrict values in a cell to choices from a drop-down list.

Start by making a list of valid entries on a sheet, and sort or rearrange the entries so that they appear in the order you want. Then you can use the entries as the source for your drop-down list of data. If the list is not large, you can easily refer to it and type the entries directly into the data validation tool.

Create a list of valid entries for the drop-down list, typed on a sheet in a single column or row without blank cells.
Select the cells that you want to restrict data entry in.
On the

Data

tab, under

Tools

, click

Data Validation

or

Validate

.

Note:
If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook may be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see
Protect a workbook
.
Click the

Settings

tab, and then in the

Allow

pop-up menu, click

List

.
Click in the

Source

box, and then on your sheet, select your list of valid entries.

The dialog box minimizes to make the sheet easier to see.
Press RETURN or click the

Expand

button to restore the dialog box, and then click

OK

.
Tips:
- You can also type values directly into the
  
  Source
  
  box, separated by a comma.
- To modify the list of valid entries, simply change the values in the source list or edit the range in the
  
  Source
  
  box.
- You can specify your own error message to respond to invalid data inputs. On the
  
  Data
  
  tab, click
  
  Data Validation
  
  or
  
  Validate
  
  , and then click the
  
  Error Alert
  
  tab.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

Простейший способ

Подходит, когда будущий список содержит ограниченное количество вариантов. Например,

Да
Хз
Нет

Excel

Пишем на листе короткий список пациентов. Хватает даже одного — «Иван».

Выделяем ячейку справа от «Ивана» (как на картинке), и выбираем пункты меню Data > Validation > Allow: List > Source.

Пункты «Data» и «Validation» в русскоязычных версиях называются «Данные» и «Проверка»

В поле ‘Source’ вписываем это:

Да;Хз;Нет

Пояснение: это значения выпадающего списка. Если нужно что-то добавить, учитываем, что все значения разделяются через точку с запятой.

Внимание!
В зависимости от некоторых настроек Excel по-умолчанию, бывает, что разделителем является не точка с запятой (;), а простая запятая — (). Еще не могу сказать точно, где это настраивается, поэтому пробуем оба варианта.

Итак, контора пишет:

Создаем выпадающий список

Результат

В отдельной ячейке «под курсором» создан выпадающий список

Копируем эту ячейку as is (просто курсор находится «на ячейке», жмем Ctrl+C) повсюду, куда нам нужно (ставим курсор, куда нужно, и жмем Ctrl+V). Можно скопировать даже в другой файл Excel или на другой лист.

Чтобы ячейки всей колонки показывали выпадающий список, можно вставить эту ячейку со списком напротив пациента «Иван», и ухватив курсором ее нижний правый край, не отпуская левую кнопку, потянуть ее «вниз». Весь диапазон заполнится копиями нашей «ячейки со списком».

Итого:

Итоговый список пациентов и колонка с выпадающим списком

Calc

Все то же самое, выбираем пункты меню Data > Validity… > Allow: List > Entries.

Вписываем по одному значению на строку

Да
Хз
Нет

Составляем список в OpenOffice Calc

А теперь предположим, что бухгалтерия уже две недели шурует с этим файлом, и вдруг требует вставить им еще и варианты «Может быть» и «Частично»…

Простейший способ

Excel

Ставим курсор на ячейку, в которой содержится наш список, и снова взываем к ее редактированию (Data > Validation > Allow: List > Source).

Редактируем список. Но не используем клавиши «влево — вправо».

Почему — просто попробуй, поймешь.

Обязательно жмакаем опцию «Apply these changes to all others cells with same range». Это объяснит Excel, что внесенные изменения относятся ко всем ячейкам, которые содержат редактируемыми нами список.

Calc

Надо выбрать все ячейки, в которых находится наш список, снова пройти по Data > Validity… > Allow: List > Entries и изменить значения.

Мудрейший способ

Делаем ссылку на отдельно хранящийся список.

Excel

Пишем на листе короткий список пациентов. Хватает даже одного — «Иван».

На том же листе, где-то в верхних (чтобы поближе было) ячейках следует расписать опции будущих выпадающих списков.

Пример:

ячейка А1 — Да
ячейка В1 — Хз
ячейка С1 — Нет
ячейка D1 — Может быть

Переходим к списку пациентов, выделяем первую ячейку в колонке «Заплатил?» (справа от «Ивана»). Ставим курсор туда, где должна будет начинаться будущая колонка с ячейками, которые содержат выпадающий список. В нашем случае — это колонка «Заплатил?» напротив ячейки со значением «Иван».

Выбираем пункты меню Data > Validation > Allow: List > Source.

Пункты «Data» и «Validation» в русскоязычных версиях называются «Данные» и «Проверка»

В поле ‘Source’ вписываем это:

=$A$1:$C$1

или это

=A1:C1

Или ничего не вписываем, а просто кликаем на квадрат, который находится в правом краю поля Source. Окно превратится в узкую полоску. Мы не пугаемся, а курсором выделяем на листе диапазон ячеек, из которых потом будут взяты данные: A1, B1, C1, D1, E1, F1, G1, и тд, если нужно. Можно даже выделять пустые ячейки, рассчитывая заполнить их позже (мало ли что бухгалтерия придумает).

В процессе этого выделения ячеек поле Source будет заполняться самостоятельно.

По-умолчанию Excel запишет выделенный пользователем диапазон через знак «$» — он указывает, что строго-настрого нужна именно эта ячейка, брать данные только из нее, чтобы ни случилось.

Если указать просто =A1:C1, то при изменении расположения ячеек на листе (что часто бывает) Excel будет считать, что адрес указанного диапазона может быть изменен.

Дальше все то же — при наведении курсора на ячейку с выпадающим списком появляется особый указатель. Пользуемся.

Чтобы ее «размножить» — хватаем за угол и тянем вниз… Или копируем куда-нибудь в другое место на листе.

Calc

Почти то же самое, но выбираем пункты меню Data > Validity… > Allow: Cell Range > Source.

Нужно указывать диапазон руками: $A$1:$C$1, к примеру. Замечу — без знака «=«.

Кстати

Можно организовать этот список в «реальный» список на языке табличного редактора.

Собственно, шаг необязательный, из разряда «Заголовок следует обрамлять тэгом

, но можно и «неформально» обрамить его тэгом — и покажи мне разницу…«, но имеет место бывать. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров). Выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) и введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК. Можно сделать и так: Выделить диапазон ячеек (А1, В1, С1 в данном примере), и претворить его в «реальный» список В любом случае списку должно быть присвоено уникальное имя. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню «Данные — Проверка» (Data — Validation). На первой вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выберите вариант «Список» и введите в строчку «Источник» знак равно и имя диапазона (т.е. =Товары). Почему это круто: список «Товары» можно будет потом произвольно увеличивать или уменьшать. Табличный редактор будет учитывать не определенные ячейки, расположенные в определенном месте, а список as is. И все изменения в списке будут распространяться на все ячейки, которые «проверяют его для создания выпадающих списков». Горячие клавиши Курсор стоит на ячейке с выпадающим списком. Excel Alt+Down arrow. То есть, Alt+стрелка «вниз». Calc По-умолчанию не установлено. В справке написано Ctrl+D, но в справке баг (увы). Поэтому назначаем лично: Tools > Customize > Keyboard > Shortcut Keys Проскроллить и выбрать желаемое сочетание клавиш для открытия существующего списка. Я выбрал Ctrl+Down. Внимание, Alt+Down недоступно (вообще все сочетания с Alt тут недоступны для редактирования). В Functions > Category выбрать Edit. В Functions > Function выбрать Selection List. Нажать на кнопку Modify. Дополнение Всякие другие волшебства на тему выпадающих списков см. на Planeta Excel. Особенно «Ссылки по теме«. Прием комментариев к этой записи завершён. «Как зделать так чбо если в віпадающем списке нет нужного варианта я в ручную набираю в етой ячейке и оно автоматически добавляется в віпадающий список, и след раз уже там есть» — хз. Тут нам не то, и не это. Не надо задавать вопросы о том, как сделать ещё что-то с этими прекрасными выпадающими списками. Здесь даже не форум по Excel. Это блог о тестировании программного обеспечения. Вы же любите тестировать, правда?

Create a Drop-down List | Tips and Tricks Drop-down lists in Excel are helpful if you want to be sure that users select an item from a list, instead of typing their own values. Create a Drop-down List To create a drop-down list in Excel, execute the following steps. 1. On the second sheet, type the items you want to appear in the drop-down list. 2. On the first sheet, select cell B1. 3. On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation. The ‘Data Validation’ dialog box appears. 4. In the Allow box, click List. 5. Click in the Source box and select the range A1:A3 on Sheet2. 6. Click OK. Result: Note: if you don’t want users to access the items on Sheet2, you can hide Sheet2. To achieve this, right click on the sheet tab of Sheet2 and click on Hide. Tips and Tricks Below you can find a few tips and tricks when creating drop-down lists in Excel. 1. You can also type the items directly into the Source box, instead of using a range reference. Note: this makes your drop-down list case sensitive. For example, if a user types pizza, an error alert will be displayed. 2a. If you type a value that is not in the list, Excel shows an error alert. 2b. To allow other entries, on the Error Alert tab, uncheck ‘Show error alert after invalid data is entered’. 3. To automatically update the drop-down-list, when you add an item to the list on Sheet2, use the following formula: =OFFSET(Sheet2!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1) Explanation: the OFFSET function takes 5 arguments. Reference: Sheet2!$A$1, rows to offset: 0, columns to offset: 0, height: COUNTA(Sheet2!$A:$A), width: 1. COUNTA(Sheet2!$A:$A) counts the number of values in column A on Sheet2 that are not empty. When you add an item to the list on Sheet2, COUNTA(Sheet2!$A:$A) increases. As a result, the range returned by the OFFSET function expands and the drop-down list will be updated. 4. Do you want to take your Excel skills to the next level? Learn how to create dependent drop-down lists in Excel.

A drop-down list is an excellent way to give the user an option to select from a pre-defined list. It can be used while getting a user to fill a form, or while creating interactive Excel dashboards. Drop-down lists are quite common on websites/apps and are very intuitive for the user. Watch Video – Creating a Drop Down List in Excel

In this tutorial, you’ll learn how to create a drop down list in Excel (it takes only a few seconds to do this) along with all the awesome stuff you can do with it. How to Create a Drop Down List in Excel In this section, you will learn the exacts steps to create an Excel drop-down list: Using Data from Cells. Entering Data Manually. Using the OFFSET formula. #1 Using Data from Cells Let’s say you have a list of items as shown below: Here are the steps to create an Excel Drop Down List: Select a cell where you want to create the drop down list. Go to Data –> Data Tools –> Data Validation. In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears. In the source field, enter =$A$2:$A$6, or simply click in the Source field and select the cells using the mouse and click OK. This will insert a drop down list in cell C2. Make sure that the In-cell dropdown option is checked (which is checked by default). If this option in unchecked, the cell does not show a drop down, however, you can manually enter the values in the list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). #2 By Entering Data Manually In the above example, cell references are used in the Source field. You can also add items directly by entering it manually in the source field. For example, let’s say you want to show two options, Yes and No, in the drop down in a cell. Here is how you can directly enter it in the data validation source field: This will create a drop-down list in the selected cell. All the items listed in the source field, separated by a comma, are listed in different lines in the drop down menu. All the items entered in the source field, separated by a comma, are displayed in different lines in the drop down list. Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. #3 Using Excel Formulas Apart from selecting from cells and entering data manually, you can also use a formula in the source field to create an Excel drop down list. Any formula that returns a list of values can be used to create a drop-down list in Excel. For example, suppose you have the data set as shown below: Here are the steps to create an Excel drop down list using the OFFSET function: This will create a drop-down list that lists all the fruit names (as shown below). Note: If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). How this formula Works?? In the above case, we used an OFFSET function to create the drop down list. It returns a list of items from the ra It returns a list of items from the range A2:A6. Here is the syntax of the OFFSET function: =OFFSET(reference, rows, cols, , ) It takes five arguments, where we specified the reference as A2 (the starting point of the list). Rows/Cols are specified as 0 as we don’t want to offset the reference cell. Height is specified as 5 as there are five elements in the list. Now, when you use this formula, it returns an array that has the list of the five fruits in A2:A6. Note that if you enter the formula in a cell, select it and press F9, you would see that it returns an array of the fruit names. Creating a Dynamic Drop Down List in Excel (Using OFFSET) The above technique of using a formula to create a drop down list can be extended to create a dynamic drop down list as well. If you use the OFFSET function, as shown above, even if you add more items to the list, the drop down would not update automatically. You will have to manually update it each time you change the list. Here is a way to make it dynamic (and it’s nothing but a minor tweak in the formula): Select a cell where you want to create the drop down list (cell C2 in this example). Go to Data –> Data Tools –> Data Validation. In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears. In the source field, enter the following formula: =OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$100,””)) Make sure that the In-cell drop down option is checked. Click OK. In this formula, I have replaced the argument 5 with COUNTIF($A$2:$A$100,””). The COUNTIF function counts the non-blank cells in the range A2:A100. Hence, the OFFSET function adjusts itself to include all the non-blank cells. Note: For this to work, there must NOT be any blank cells in between the cells that are filled. If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2). Copy Pasting Drop-Down Lists in Excel You can copy paste the cells with data validation to other cells, and it will copy the data validation as well. For example, if you have a drop-down list in cell C2, and you want to apply it to C3:C6 as well, simply copy the cell C2 and paste it in C3:C6. This will copy the drop-down list and make it available in C3:C6 (along with the drop down, it will also copy the formatting). If you only want to copy the drop down and not the formatting, here are the steps: This will only copy the drop down and not the formatting of the copied cell. Caution while Working with Excel Drop Down List You need to to be careful when you are working with drop down lists in Excel. When you copy a cell (that does not contain a drop down list) over a cell that contains a drop down list, the drop down list is lost. The worst part of this is that Excel will not show any alert or prompt to let the user know that a drop down will be overwritten. How to Select All Cells that have a Drop Down List in it Sometimes, it ‘s hard to know which cells contain the drop down list. Hence, it makes sense to mark these cells by either giving it a distinct border or a background color. Instead of manually checking all the cells, there is a quick way to select all the cells that have drop-down lists (or any data validation rule) in it. This would instantly select all the cells that have a data validation rule applied to it (this includes drop down lists as well). Now you can simply format the cells (give a border or a background color) so that visually visible and you don’t accidentally copy another cell on it. Here is another technique by Jon Acampora you can use to always keep the drop down arrow icon visible. You can also see some ways to do this in this video by Mr. Excel. Creating a Dependent / Conditional Excel Drop Down List Here is a video on how to create a dependent drop-down list in Excel. If you prefer reading over watching a video, keep reading. Sometimes, you may have more than one drop-down list and you want the items displayed in the second drop down to be dependent on what the user selected in the first drop-down. These are called dependent or conditional drop down lists. Below is an example of a conditional/dependent drop down list: In the above example, when the items listed in ‘Drop Down 2’ are dependent on the selection made in ‘Drop Down 1’. Now let’s see how to create this. Here are the steps to create a dependent / conditional drop down list in Excel: Now, when you make the selection in Drop Down 1, the options listed in Drop Down List 2 would automatically update. Download the Example File
How does this work? – The conditional drop down list (in cell E3) refers to =INDIRECT(D3). This means that when you select ‘Fruits’ in cell D3, the drop down list in E3 refers to the named range ‘Fruits’ (through the INDIRECT function) and hence lists all the items in that category. Important Note While Working with Conditional Drop Down Lists in Excel: When you have made the selection, and then you change the parent drop down, the dependent drop down would not change and would, therefore, be a wrong entry. For example, if you select the US as the country and then select Florida as the state, and then go back and change the country to India, the state would remain as Florida. Here is a great tutorial by Debra on clearing dependent (conditional) drop down lists in Excel when the selection is changed. If the main category is more than one word (for example, ‘Seasonal Fruits’ instead of ‘Fruits’), then you need to use the formula =INDIRECT(SUBSTITUTE(D3,” “,”_”)), instead of the simple INDIRECT function shown above. The reason for this is that Excel does not allow spaces in named ranges. So when you create a named range using more than one word, Excel automatically inserts an underscore in between words. So ‘Seasonal Fruits’ named range would be ‘Seasonal_Fruits’. Using the SUBSTITUTE function within the INDIRECT function makes sure that spaces are converted into underscores. You May Also Like the Following Excel Tutorials: Extract Data from Drop Down List Selection in Excel. Select Multiple Items from a Drop Down List in Excel. Creating a Dynamic Excel Filter Search Box. Display Main and Subcategory in Drop Down List in Excel. How to Insert Checkbox in Excel. Using a Radio Button (Option Button) in Excel.

Источник

5 способов создать выпадающий список в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список в Excel. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Зачем нужен выпадающий список?
1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.
2 — Используем меню.
3 — Создаем элемент управления.
4 — Элемент ActiveX
5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением
Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.
Способ 2. Применяем именованный диапазон.
Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Зачем нужен выпадающий список?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров или делать выбор в ячейке Excel вида «да – нет». Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых просто необходимо указать какое-то одно.

Важно то, что вы теперь будете не писать, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы записали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.

Как проще всего добавить выпадающий список в таблицу Excel? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Там мы разместим наш выпадающий список.

Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Затем укажите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника значений для выпадающего списка в Excel можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, чтобы реализовать в таблице Excel простейший выбор «да – нет», вы можете вписать туда –

Да;Нет

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 и выше щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком Excel удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в любую ячейку этого диапазона будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых к выбору значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

автозаполнение

Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка … (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые …». Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться…

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

=$A:$A

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления. Особенно в больших таблицах Excel.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

именованный диапазон в раскрывающихся списках

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул.

Так вы присвоите какое-то имя этому диапазону Excel.

Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

=имя

Недостатком работы с таким выпадающим списком в Excel является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня. Они останутся за пределами именованного диапазона. Если что-то нужно добавить, то их придется вставлять внутрь диапазона, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

расширяем именованный диапазон

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

=Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

=ДВССЫЛ(«Таблица5[Продукт]»)

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу Excel при помощи выпадающего списка.

А вот еще полезная для вас информация:

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? — Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,…

Источник

Содержание

Создание дополнительного списка
Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика
Связанные списки
Вопросы и ответы

При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.

Создание дополнительного списка

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».

В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».

После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».

Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.

Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».

Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.

Далее, кликаем по ячейке, и в контекстном меню последовательно переходим по пунктам «Объект ComboBox» и «Edit».

Выпадающий список в Microsoft Excel готов.

Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.

Связанные списки

Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.

Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.

Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.

В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.

Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).

Как видим, список создан.

Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.

Всё, таблица создана.

Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.

Источник

Download Article

Use data validation to create a drop-down list in Microsoft Excel

Download Article

Creating a Drop-Down

Adding List Properties

Video

Tips

Warnings

Microsoft Excel’s Data Validation feature allows you to create a list of items and insert a drop-down menu into any cell on your spreadsheet. It’s a useful feature for creating consistent data entry with categorical data. This wikiHow guide will show you how to create and edit a drop down list in Excel for Windows and Mac.

Things You Should Know

Create a list of drop-down items in a column. Make sure the items are consecutive (no blank rows).
Click the cell where you want the drop-down.
Click the Data Validation button in the Data tab.
Select the list of drop-down items. Then, customize the list using the data validation options.

1
Enter the list of drop-down values in a column. Make sure to enter each drop-down item in a separate, consecutive cell in the same column.
- For example, if you want your drop-down list to include «New York,» «Boston,» and «Los Angeles,» you can type «New York» in cell A1, «Boston» in cell A2, and «Los Angeles» in cell A3.
- You can place these items in an existing worksheet, or a new one. They can then be referenced in any worksheet in the workbook.
- For formatting tips, check out our guide on formatting an Excel spreadsheet.
2
Click the cell where you want to insert your drop-down. This will select the cell. You can insert a drop-down list in any empty cell on your spreadsheet.
- Drop-downs are helpful for information you want to enter consistently and repeatedly. For example, if you’re making a bill tracker, you could have a drop-down with bill types.
Advertisement
3

Click the Data tab. You can find this at the top of your spreadsheet. It will open your data tools.
4

Click the Data Validation. It’s the button on the «Data» toolbar that looks like two separate cells with a green checkmark and a red stop sign.
5

Click the Allow: drop-down. This is in the Settings tab of the Data Validation window.
6

Select List. This option will allow you to create a list in the selected cell.
7

Check the

In-cell dropdown option. When this option is checked, you will create a drop-down list in the selected cell on your spreadsheet.
8
Check the

Ignore blank option (optional). When this option is checked, users will be able to leave the drop-down empty without an error message.
- If the drop-down you’re creating is a mandatory field, make sure not to check this box.
9
Click the text box under «Source» in the pop-up. You can select the list of values you want in your drop-down.
- Click the upward arrow button to minimize the Data Validation window, showing only the cell range text box.
10
Select your drop-down’s list values on the spreadsheet. Click and drag the cursor to select the list of values you want in the drop-down.
- For example, if you have «New York,» «Boston,» and «Los Angeles» in cells A1, A2, and A3, make sure to select the cell range from A1 to A3.
- Alternatively, you can manually type your drop-down list values into the «Source» box here. In this case, make sure to separate each entry with a comma.

1

Click Input Message. It’s the second tab at the top of the Data Validation window. This tab will allow you to create a pop-up message to display next to your drop-down list.
2
Check

Show input message when cell is selected. This displays a pop-up message when the drop-down cell is selected.
- If you don’t want to show a pop-up message, just leave the box unchecked.
3
Enter a Title and Input Message. You can use this area to explain, describe or provide more information about the drop-down list.
- The title and input message you enter here will show up on a small, yellow pop-up sticky note next to the drop-down when the cell is selected.
4

Click Error Alert. This tab will let you display a pop-up error message whenever invalid data is entered into your drop-down cell.
5
Check

Show error alert after invalid data is entered. When this option is checked, an error message will pop up when a user types invalid data into the drop-down cell.
- If you don’t want an error message to pop-up, leave the box unchecked.
6
Select an error icon in the Style drop-down. You can select Stop, Warning, or Information.
- The Stop option will show a pop-up error window with your error message, and stop users from entering data that isn’t in the drop-down list.
- The Warning and Information options will not stop users from entering invalid data, but show an error message with the yellow «!» or blue «i» icon.
7
Enter a custom Title and Error message (optional). Your custom error title and message will pop up when invalid data is entered into the drop-down cell.
- You can leave these fields empty. In this case, the error title and message will default to Microsoft Excel’s generic error template.
- The default error template is titled «Microsoft Excel,» and the message reads «The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell.»^[1]
8
Click OK. This will create and insert your drop-down list into the selected cell.
- Now users can click the drop-down button (downward triangle) next to the cell to select an item.
- Make changes to the data validation drop-down list by selecting the cell with the drop-down and clicking the data validation button. The data validation window will reopen and you can edit any of the options.
- You can copy (ctrl/cmd + c) the cell with the drop-down and paste (ctrl/cmd + v) in other cells to duplicate the drop-down.

Add New Question

Question

How can I add a drop down list, but not show all of the items in each row?

Separate the items in a more organized manner. Break down the items and add multiple entries.
Question

How can I add a dropdown box to multiple cells at the same time?

Copy the cell with the drop down list, highlight all the cells you wish to paste this to, select the paste special option and select «Validation» and then «OK.»
Question

I added a new field, but it is not appearing on the drop-down menu. How do I fix this?

Click on cell A1. Select the DATA MENU. Select DATA VALIDATION. In the VALUE field, select LIST, and in the SOURCE field, enter A,B,C.

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

After you finish creating your drop-down menu, open the drop-down list to make sure all the items you entered display properly. In some cases, you may need to widen the cell in order to display all your items fully.
When typing the list of items for your drop-down list, type them in the order in which you want them to appear in the drop-down menu. For example, you can type your entries in alphabetical order to make it easier for users to find certain items or values.

Show More Tips

Thanks for submitting a tip for review!

You will not be able to access the «Data Validation» menu if your worksheet is protected or shared. In this case, make sure to remove the protection or unshare the document, and then try to access the Data Validation menu again.^[2]

About This Article

Article SummaryX

1. Open an Excel spreadsheet.
2. Click the Data tab.
3. Click the Data Validation tool.
4. Select List under «Allow.»
5. Check the In-cell dropdown option.
6. Enter your drop-down values into the «Source» box.
7. Click OK.

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 1,109,787 times.

Is this article up to date?

Источник

#Руководства

14 апр 2022
0

Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Таблицу легко заполнить с помощью выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Данные для создания выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Можно выделить весь столбец. Если слишком много строк, можно выделить несколько ячеек: потом растянете выпадающий список до конца
Скриншот: Skillbox Media

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Кнопка находится здесь
Скриншот: Skillbox Media

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Выбираем «Список» в проверке данных
Скриншот: Skillbox Media

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

Если не поставите курсор, изменения не сохранятся
Скриншот: Skillbox Media

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделяем ячейки, которые должны попасть в выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Потом можно будет изменить список — например, добавить ещё один вариант характеристики
Скриншот: Skillbox Media

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Нажимаем на стрелочку, потом выбираем нужное значение
Скриншот: Skillbox Media

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

Процесс заполнения таблицы через выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Таблица полностью заполнена с помощью выпадающих списков
Скриншот: Skillbox Media

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Так можно растянуть выпадающий список до конца таблицы, даже если сначала он был в нескольких ячейках
Скриншот: Skillbox Media

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

«Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
PEST-анализ для предсказания будущего компании
Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
«Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

A drop-down list is an excellent way to give the user an option to select from a pre-defined list.

It can be used while getting a user to fill a form, or while creating interactive Excel dashboards.

Drop-down lists are quite common on websites/apps and are very intuitive for the user.

Watch Video – Creating a Drop Down List in Excel

In this tutorial, you’ll learn how to create a drop down list in Excel (it takes only a few seconds to do this) along with all the awesome stuff you can do with it.

How to Create a Drop Down List in Excel

In this section, you will learn the exacts steps to create an Excel drop-down list:

Using Data from Cells.
Entering Data Manually.
Using the OFFSET formula.

#1 Using Data from Cells

Let’s say you have a list of items as shown below:

Here are the steps to create an Excel Drop Down List:

Select a cell where you want to create the drop down list.
Go to Data –> Data Tools –> Data Validation.
In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria.
- As soon as you select List, the source field appears.
In the source field, enter =$A$2:$A$6, or simply click in the Source field and select the cells using the mouse and click OK. This will insert a drop down list in cell C2.
- Make sure that the In-cell dropdown option is checked (which is checked by default). If this option in unchecked, the cell does not show a drop down, however, you can manually enter the values in the list.

Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2).

#2 By Entering Data Manually

In the above example, cell references are used in the Source field. You can also add items directly by entering it manually in the source field.

For example, let’s say you want to show two options, Yes and No, in the drop down in a cell. Here is how you can directly enter it in the data validation source field:

This will create a drop-down list in the selected cell. All the items listed in the source field, separated by a comma, are listed in different lines in the drop down menu.

All the items entered in the source field, separated by a comma, are displayed in different lines in the drop down list.

Note: If you want to create drop down lists in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps.

#3 Using Excel Formulas

Apart from selecting from cells and entering data manually, you can also use a formula in the source field to create an Excel drop down list.

Any formula that returns a list of values can be used to create a drop-down list in Excel.

For example, suppose you have the data set as shown below:

Here are the steps to create an Excel drop down list using the OFFSET function:

This will create a drop-down list that lists all the fruit names (as shown below).

Note: If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2).

How this formula Works??

In the above case, we used an OFFSET function to create the drop down list. It returns a list of items from the ra

It returns a list of items from the range A2:A6.

Here is the syntax of the OFFSET function: =OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

It takes five arguments, where we specified the reference as A2 (the starting point of the list). Rows/Cols are specified as 0 as we don’t want to offset the reference cell. Height is specified as 5 as there are five elements in the list.

Now, when you use this formula, it returns an array that has the list of the five fruits in A2:A6. Note that if you enter the formula in a cell, select it and press F9, you would see that it returns an array of the fruit names.

Creating a Dynamic Drop Down List in Excel (Using OFFSET)

The above technique of using a formula to create a drop down list can be extended to create a dynamic drop down list as well. If you use the OFFSET function, as shown above, even if you add more items to the list, the drop down would not update automatically. You will have to manually update it each time you change the list.

Here is a way to make it dynamic (and it’s nothing but a minor tweak in the formula):

Select a cell where you want to create the drop down list (cell C2 in this example).
Go to Data –> Data Tools –> Data Validation.
In the Data Validation dialogue box, within the Settings tab, select List as the Validation criteria. As soon as you select List, the source field appears.
In the source field, enter the following formula: =OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$100,”<>”))
Make sure that the In-cell drop down option is checked.
Click OK.

In this formula, I have replaced the argument 5 with COUNTIF($A$2:$A$100,”<>”).

The COUNTIF function counts the non-blank cells in the range A2:A100. Hence, the OFFSET function adjusts itself to include all the non-blank cells.

Note:

For this to work, there must NOT be any blank cells in between the cells that are filled.
If you want to create a drop-down list in multiple cells at one go, select all the cells where you want to create it and then follow the above steps. Make sure that the cell references are absolute (such as $A$2) and not relative (such as A2, or A$2, or $A2).

Copy Pasting Drop-Down Lists in Excel

You can copy paste the cells with data validation to other cells, and it will copy the data validation as well.

For example, if you have a drop-down list in cell C2, and you want to apply it to C3:C6 as well, simply copy the cell C2 and paste it in C3:C6. This will copy the drop-down list and make it available in C3:C6 (along with the drop down, it will also copy the formatting).

If you only want to copy the drop down and not the formatting, here are the steps:

This will only copy the drop down and not the formatting of the copied cell.

Caution while Working with Excel Drop Down List

You need to to be careful when you are working with drop down lists in Excel.

When you copy a cell (that does not contain a drop down list) over a cell that contains a drop down list, the drop down list is lost.

The worst part of this is that Excel will not show any alert or prompt to let the user know that a drop down will be overwritten.

How to Select All Cells that have a Drop Down List in it

Sometimes, it ‘s hard to know which cells contain the drop down list.

Hence, it makes sense to mark these cells by either giving it a distinct border or a background color.

Instead of manually checking all the cells, there is a quick way to select all the cells that have drop-down lists (or any data validation rule) in it.

This would instantly select all the cells that have a data validation rule applied to it (this includes drop down lists as well).

Now you can simply format the cells (give a border or a background color) so that visually visible and you don’t accidentally copy another cell on it.

Here is another technique by Jon Acampora you can use to always keep the drop down arrow icon visible. You can also see some ways to do this in this video by Mr. Excel.

Creating a Dependent / Conditional Excel Drop Down List

Here is a video on how to create a dependent drop-down list in Excel.

If you prefer reading over watching a video, keep reading.

Sometimes, you may have more than one drop-down list and you want the items displayed in the second drop down to be dependent on what the user selected in the first drop-down.

These are called dependent or conditional drop down lists.

Below is an example of a conditional/dependent drop down list:

In the above example, when the items listed in ‘Drop Down 2’ are dependent on the selection made in ‘Drop Down 1’.

Now let’s see how to create this.

Here are the steps to create a dependent / conditional drop down list in Excel:

Now, when you make the selection in Drop Down 1, the options listed in Drop Down List 2 would automatically update.

Download the Example File

How does this work? – The conditional drop down list (in cell E3) refers to =INDIRECT(D3). This means that when you select ‘Fruits’ in cell D3, the drop down list in E3 refers to the named range ‘Fruits’ (through the INDIRECT function) and hence lists all the items in that category.

Important Note While Working with Conditional Drop Down Lists in Excel:

When you have made the selection, and then you change the parent drop down, the dependent drop down would not change and would, therefore, be a wrong entry. For example, if you select the US as the country and then select Florida as the state, and then go back and change the country to India, the state would remain as Florida. Here is a great tutorial by Debra on clearing dependent (conditional) drop down lists in Excel when the selection is changed.
If the main category is more than one word (for example, ‘Seasonal Fruits’ instead of ‘Fruits’), then you need to use the formula =INDIRECT(SUBSTITUTE(D3,” “,”_”)), instead of the simple INDIRECT function shown above. The reason for this is that Excel does not allow spaces in named ranges. So when you create a named range using more than one word, Excel automatically inserts an underscore in between words. So ‘Seasonal Fruits’ named range would be ‘Seasonal_Fruits’. Using the SUBSTITUTE function within the INDIRECT function makes sure that spaces are converted into underscores.

You May Also Like the Following Excel Tutorials:

Extract Data from Drop Down List Selection in Excel.
Select Multiple Items from a Drop Down List in Excel.
Creating a Dynamic Excel Filter Search Box.
Display Main and Subcategory in Drop Down List in Excel.
How to Insert Checkbox in Excel.
Using a Radio Button (Option Button) in Excel.
How to Remove Drop-Down List in Excel?

Источник

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:

Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
ListRows — количество отображаемых строк
Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

Выпадающий список с данными из другого файла
Создание зависимых выпадающих списков
Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
Выбор фото из выпадающего списка
Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

Источник

See also

Need more help?

See also

Need more help?

Простейший способ

Excel

Calc

Простейший способ

Excel

Calc

Мудрейший способ

Excel

Calc

Кстати

Зачем нужен выпадающий список?

1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.

2 — Используем меню.

3 — Создаем элемент управления.

4 — Элемент ActiveX

5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением

Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Создание дополнительного списка

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Связанные списки

Things You Should Know

Video

About This Article

Is this article up to date?

How to Create a Drop Down List in Excel

#1 Using Data from Cells

#2 By Entering Data Manually

#3 Using Excel Formulas

Creating a Dynamic Drop Down List in Excel (Using OFFSET)

Copy Pasting Drop-Down Lists in Excel

Caution while Working with Excel Drop Down List

How to Select All Cells that have a Drop Down List in it

Creating a Dependent / Conditional Excel Drop Down List

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

Способ 1. Примитивный

Способ 2. Стандартный

Способ 3. Элемент управления

Способ 4. Элемент ActiveX

Итоговая сравнительная таблица всех способов

Ссылки по теме: