Что такое блог в excel

Изучив возможности приложения, можно
сделать вывод, что оно подходит для
экономистов и бухгалтеров.

Excel – это
табличный процессор, который оснащен
инструментами для создания отчетов,
вычислений, составления диаграмм. Но и
рядовому пользователю для решения
бытовых нужд он пригодится. Эксель –
это средоточие полезных функций.
Программа помогает автоматизировать
рабочий процесс.

При изучении опций
становится понятно, что Microsoft Excel – это
универсальное средство, которое
позволяет:

• работать с различными типами данных;
• выполнять расчеты;
• организовывать дневники и журналы;
• хранить информацию;
• составлять отчеты;
• строить графики и диаграммы;
• создавать схемы и рисунки;
• организовывать списки и базы данных;
• импортировать и экспортировать
  информацию;
• автоматизировать однотипные действия;
• создавать панели управления;
• находить решение математических задач
  и уравнений;
• вести семейный бюджет;
• программировать на встроенном языке
  VBA и т.д.

Интерфейс
программы

Мы
узнали, что такое Эксель, теперь можно
приступать к рассмотрению следующего
вопроса. Как выглядит главное окно
приложения? В MS Excel – это белый лист,
расчерченный в виде таблицы. Минимальная
единица – прямоугольник, называемый
ячейкой (клеткой). Табличная форма –
область создаваемой или редактируемой
книги.

При
рассмотрении интерфейса приложения
пользователей волнует вопрос: «В Excel
что это находится над таблицей?».
Поле, располагающееся слева от пиктограммы
fx, – это строка формул. Предназначена
она для ввода текста, формул, функций,
числовой информации.

В
MS Excel 2007 и выше над строкой формул
размещается лента (панель инструментов
в развернутом виде). Новшество 2007 версии
заключается в наличии круглой кнопки
со значком компании. Кликнув на
пиктограмму, пользователь откроет меню
(аналогичное меню «Файл» в вариации
2003). Справа размещается панель быстрого
доступа. Пользователь настраивает ее
по своему усмотрению. По умолчанию на
ней располагаются кнопки: «Сохранить»,
«Отменить», «Вернуть».

Строка
состояния внизу рабочей области позволяет
менять масштаб, вид страницы.

Лента

В
Эксель 2007 меню отображается в виде
ленты так, что это расположение
пиктограмм и команд удобно для
пользователя. В ранних версиях меню
оформлено в виде панелей инструментов
и строки. Юзер создавал рабочую область
по своему усмотрению, иногда она
становилась слишком громоздкой.

Ориентироваться
в ленте просто: кликнув на вкладку,
пользователь замечает доступные команды.
На каждой вкладке пиктограммы разделены
на блоки.

Если
в нижней части блока отображается
стрелка, то при нажатии на значок
пользователь вызывает диалоговое окно.
Здесь отображается расширенная версия
пунктов меню.

Нововведение
в Excel – наличие галереи.
Оформлена она в виде графического меню,
в котором содержатся образцы (на вкладке
«Главная» – «Стили ячеек»).

Панель
быстрого доступа

При
работе с MS Excel следует изучить: что
это за приложение, как им пользоваться
для автоматизации работы. Для увеличения
работоспособности юзер настраивает
панель быстрого доступа.

Она
находится справа от кнопки «Office».
Пользователь вправе добавить пиктограммы
команд, которые чаще всего используются.
По умолчанию офисный пакет располагает
на панели 3 пиктограммы: «Сохранить»,
«Назад» и «Вернуть». Справа находится
стрелка, раскрывающая список дополнительных
команд.

Панель
быстрого доступа отображается всегда,
независимо от того, какая вкладка
активирована.

Работа
в Excel

Программа
Эксель – это приложение, разработанное
для вычислений (в первую очередь).
Позволяет производить арифметические
действия с внесенной числовой информацией.
Если пользователю нужна таблица для
отображения текста, проще создать объект
в MS Word.

Обновил Сергей Ломакин

Краткая справка

Прежде чем приступить к обзору, рассмотрим значения определений, которые встретятся в статье.

Синтаксис – это формула функции, которая начинается со знака равенства и состоит из 2 частей: названия функции и аргументов, имеющих определенную последовательность и заключенных в круглые скобки.

Аргументы функции могут быть представлены текстовыми, числовыми, логическими значениями или ссылками на ячейки, диапазон ячеек. Между собой аргументы разделяются точкой с запятой.

1. ВПР

ВПР расшифровывается как «вертикальный просмотр».

ВПР позволяет найти данные в текстовой строке таблицы или в диапазоне ячеек и добавить их в другую таблицу.

Синтаксис

Функция состоит из 4 аргументов и представлена следующей формулой:

=ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

• «Искомое значение» указывают в первом столбце диапазона ячеек. Аргумент может являться значением или ссылкой на ячейку.
• «Таблица». Группа ячеек, в которой выполняется поиск искомого и возвращаемого значения. Диапазон ячеек должен содержать искомое значение в первом столбце и возвращаемое значение в любом месте.
• «Номер столбца». Номер столбца, содержащий возвращаемое значение.
• «Интервальный просмотр» – необязательный аргумент. Это логическое выражение, определяющее, насколько точное совпадение должна обнаружить функция. В связи с этим условием выделяют 2 функции:

○ Истина – функция, вводимая по умолчанию, ищет ближайшее к искомому значение. Данные первого столбца должны быть упорядочены по возрастанию или в алфавитном порядке.

○ Ложь – ищет точное значение в первом столбце.

Примеры

Рассмотрим несколько примеров использования функции ВПР.

Предположим, нам нужно найти в таблице количество просмотров по запросу «купить планшет».

Чтобы найти в табличке нужное значение, понадобится функция ВПР

Функции нужно найти данные, соответствующие значению «планшет», которое указано в отдельной ячейке (С3) и выступает в роли искомого значения. Аргумент «таблица» здесь – диапазон поиска от A1:B6; номер столбца, содержащий возвращаемое значение – «2». В итоге получаем следующую формулу: =ВПР(С3;А1:B6;2). Результат – 31325 просмотров в месяц.

Используем формулу ВПР

В следующих двух примерах применен интервальный просмотр с двумя вариантами функций: ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Применен интервальный просмотр с функцией ИСТИНА, которая выдает приблизительное значение «886146» («купить машину») при искомом значении «900000»

Применение интервального просмотра с функцией ЛОЖЬ позволяет найти значение, в точности равное искомому

2. ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ выполняет проверку заданных условий, выбирая один из двух возможных результатов: если сравнение истинно и если сравнение ложно.

Синтаксис

Формула функции состоит из трех аргументов и выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;«значение_если_истина»;«значение_если_ложь»),

где:

• «логическое выражение» – формула;
• «значение если истина» – значение, при котором логическое выражение выполняется;
• «значение если ложь» – значение, при котором логическое выражение не выполняется.

Примеры

Рассмотрим пример использования обычной функции ЕСЛИ.

Выполнение плана продаж здесь обусловлено наличием суммы выручки больше 30 000 руб.

Чтобы узнать, кто из продавцов выполнил план, а кто нет, нужно ввести следующую формулу:

=ЕСЛИ(B2>30000;«План выполнен»;«План не выполнен»)

• Логическое выражение здесь – формула «B2>30000».
• «Значение если истина» – «План выполнен».
• «Значение если ложь» – «План не выполнен».

Вложенные функции ЕСЛИ

Помимо обычной функции ЕСЛИ, которая выдает всего 2 результата – «истина» и «ложь», существуют вложенные функции ЕСЛИ, выдающие от 3 до 64 результатов. В данном случае формула может вмещать в себя несколько функций.

В этом примере одна функция вложена в другую, и всего внесено 3 результата

Вложенные функции довольно сложны в использовании и часто выдают ошибки в формуле, поэтому рекомендую пользоваться ими в самых исключительных случаях.

Существует еще один способ использования функции ЕСЛИ – для проверки, пуста ячейка или нет. Для этого ее можно использовать с функцией ЕПУСТО:

=ЕСЛИ(ЕПУСТО(номер ячейки);«Пустая»;«Не пустая».

Пример совмещения 2 функций, позволяющего выявить верный результат

Вместо функции ЕПУСТО также можно использовать другую формулу:

«номер ячейки=«» (ничего).

Формула не требует добавления других функций

ЕСЛИ – одна из самых популярных функций в Excel. Она помогает определить истинность тех или иных значений, получить результаты по разным данным и выявить пустые ячейки, к тому же ее можно использовать в сочетании с другими функциями.

Функция ЕСЛИ является основой других формул: СУММЕСЛИ, СЧеТЕСЛИ, ЕСЛИОШИБКА, СРЕСЛИ. Мы рассмотрим три из них – СУММЕСЛИ, СЧеТЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА.

«Google Таблицы»: большой и простой гайд

3. СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН

Функция СУММЕСЛИ позволяет суммировать данные, соответствующие условию и находящиеся в указанном диапазоне.

Синтаксис

Функция состоит из трех аргументов и имеет формулу:

=СУММЕСЛИ(диапазон;условие;[диапазон_суммирования])

• «Условие» – аргумент, определяющий какие именно ячейки нужно суммировать. Это может быть текст, число, ссылка на ячейку или функция. Обратите внимание на то, что условия с текстом и математическими знаками необходимо заключать в кавычки.
• «Диапазон суммирования» – необязательный аргумент. Позволяет указать на ячейки, данные которых нужно суммировать, если они отличаются от ячеек, входящих в диапазон.

Пример

В приведенном ниже примере функция суммировала данные запросов, количество переходов по которым больше 100 000.

Используем синтаксис. В примере функция вычислила сумму (519414), которая является сложением ячеек (B2:B4), удовлетворяющих условию (>100000). Формула: =СУММЕСЛИ(B2:B6;«>100000»)

Если нужно суммировать ячейки в соответствии с несколькими условиями, можно воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН.

Синтаксис

Формула функции имеет следующий вид:

=СУММЕСЛИМН(диапазон_суммирования; диапазон_условия1; условие1; [диапазон_условия2; условие2]; …)

«Диапазон условия 1» и «условие 1» – обязательные аргументы, остальные – необязательные.

4. СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Функция СЧеТЕСЛИ считает количество непустых ячеек, соответствующих заданному условию внутри указанного диапазона.

Синтаксис

Формула функции:

=СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий)

• «Диапазон» – группа ячеек, которые нужно подсчитать.
• «Критерий» – условие, согласно которому выбираются ячейки для подсчета.

Пример

В примере функция подсчитала количество ключей, переходов по которым больше 100 000.

Функция подсчитывает количество элементов, не указывая ссылок на них

В функции СЧЕТЕСЛИ можно использовать только один критерий. Если нужно сделать подсчет по нескольким условиям, примените функцию СЧЕТЕСЛИМН.

Синтаксис

Функция позволяет подсчитать количество ячеек, соответствующих нескольким заданным условиям. Каждому условию соответствует один вариант диапазона ячеек.

Формула функции:

=СЧЕТЕСЛИМН(диапазон_условия1;условие1;[диапазон_условия2;условие2];…)

«Диапазон условия 1» и «условие 1» – обязательные аргументы, остальные необязательны. Можно использовать до 127 пар диапазонов и условий.

5. ЕСЛИОШИБКА

Функция возвращает указанное значение, если вычисление по формуле дает ошибочный результат. Правильный результат она оставляет.

Синтаксис

Функция имеет 2 аргумента и представлена формулой:

=ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка),

где:

• «значение» – формула, которая проверяется на наличие ошибки;
• «значение_если_ошибка» – значение, появляющееся в ячейке в том случае, если вычисление в формуле выдало ошибку.

Что-то не сходится

Предположим, что у вас сломался счетчик аналитики, и в ячейке, в которой нужно указать число посетителей, стоит ноль, а число покупок – 32. Как такое может быть? Функция указывает на ошибку и вводит значение, соответствующее ей – «перепроверить».

Функция знает, что на ноль делить нельзя, поэтому вводит значение, указываемое при возможной ошибке

6. ЛЕВСИМВ

Функция ЛЕВСИМВ позволяет выделить необходимое количество знаков с левой стороны строки.

Синтаксис

Функция состоит из 2 аргументов и представлена формулой:

=ЛЕВСИМВ(текст;[число_знаков]),

где:

• «текст» – текстовая строка, содержащая знаки, которые необходимо извлечь;
• «число знаков» – необязательный аргумент, указывающий на количество извлекаемых знаков.

Пример

Использование функции позволяет посмотреть, как будут выглядеть тайтлы к страницам сайта или статьям.

Получаем автоматическое заполнение тайтла

Если вы хотите, чтобы тайтлы были лаконичными и состояли из 60 знаков, функция отсчитает первые 60 символов и покажет, как будет выглядетьтайтл. Для этого необходимо составить формулу: =ЛЕВСИМВ(А5;60), где А5 – адрес рассматриваемой ячейки, «60» – число извлекаемых символов.

7. ПСТР

Функция ПСТР позволяет извлечь необходимое количество символов внутри текста, начиная с указанной позиции.

Синтаксис

Формула функции состоит из 3 аргументов:

=ПСТР(текст;начальная_позиция;число_знаков)

• «Текст» – строка, содержащая символы, которые нужно извлечь.
• «Начальная позиция» – позиция знака, с которого начинается извлекаемый текст.
• «Число знаков» – количество извлекаемых символов.

Пример

Функцию можно применять, чтобы упростить названия тайтлов, убрав стоящие в их начале слова.

Тайтл стал более читабельным

8. ПРОПИСН

Функция ПРОПИСН делает все буквы в тексте прописными.

Синтаксис

Формула функции:

=ПРОПИСН(текст)

«Текст» здесь – текстовый элемент или ссылка на ячейку.

Пример

Если ячеек много, мы сэкономим кучу времени

9. СТРОЧН

Функция СТРОЧН делает все буквы в тексте строчными.

Синтаксис

Формула функции:

=СТРОЧН(текст)

Аргумент «текст» – текстовый элемент или адрес ячейки.

Пример

Замены прошла успешно и «РОЖДЕНИЯ» превратилось в «рождения»

10. ПОИСКПОЗ

Функция ПОИСКПОЗ помогает найти указанный элемент в массиве ячеек и определяет его положение.

Синтаксис

Формула функции:

=ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;тип_сопоставления)

«Искомое значение» и «просматриваемый массив» – обязательные аргументы, «тип сопоставления» – необязательный.

Рассмотрим подробнее аргумент «тип сопоставления». Он указывает, каким образом сопоставляется найденное значение с искомым. Существует 3 типа сопоставления:

1 – значение меньше или равно искомому (при указании данного типа нужно учитывать, что просматриваемый массив должен быть упорядочен по возрастанию);

0 – точное совпадение;

-1 – наименьшее значение, которое больше или равно искомому.

Примеры

Рассмотрим следующий пример. Здесь я попыталась узнать, какой из запросов в приведенной таблице имеет количество переходов, которое равно или меньше 900.

Получаем значение 3

Формула функции здесь:

=ПОИСКПОЗ(900;B2:B6;1)

• 900 – искомое значение.
• B2:B6 – просматриваемый массив.
• 1 – тип сопоставления (меньше или равно искомому).

Результат – «3», то есть третья позиция в указанном диапазоне.

11. ДЛСТР

Функция ДЛСТР позволяет определить длину текста, содержащегося в указанной ячейке.

Синтаксис

Формула функции имеет всего один аргумент – текст (номер ячейки):

=ДЛСТР(текст)

Пример

Функцию можно использовать для проверки длины символов в description.

Длина – 125 символов

12. СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ позволяет объединить несколько текстовых элементов в одну строку. В формуле для объединения элементов указываются как номера ячеек, содержащих текст, так и сам текст. Можно указать до 255 элементов и до 8192 символов.

Синтаксис

Для того чтобы объединить текстовые элементы без пробелов, используются следующие формулы:

=СЦЕПИТЬ(текст1;текст2;текст3)

Аргумент «текст» – текстовый элемент или ссылка на ячейку.

Примеры

В приведенном ниже примере введена формула:

=СЦЕПИТЬ(А2;B2;С2)

Сделаем ФИО читаемым при помощи формулы

Для того же, чтобы слова в строке разделялись пробелами, в формулу необходимо вставить знаки пробелов в кавычках:

=СЦЕПИТЬ(текст1;« »;текст2;« »;текст3;« »)

В следующем примере функция представлена формулой:

=СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2;» «;C2)

Получилось. Текст стал читаемым

Существует и другой вариант добавления пробелов в формулу функции – введение слов, заключенных в кавычки вместе с пробелами:

=СЦЕПИТЬ(«текст1 »;«текст2 »;«текст3 »)

Не перепутайте. Номера ячеек не сработают

13. ПРОПНАЧ

Функция ПРОПНАЧ преобразует заглавные буквы всех слов в тексте в прописные (верхний регистр), а все остальные буквы – в строчные (нижний регистр).

Синтаксис

Функция представлена короткой формулой, имеющей всего один аргумент:

=ПРОПНАЧ(текст)

Пример

Рассмотрим пример, в котором представлены образцы с различными вариантами написания букв. Функция быстро привела их в читабельное состояние.

Получили читаемый текст, исправив регистровку букв в ячейках

Эту функцию очень удобно использовать при составлении списков с именами собственными, для преобразования текстовых элементов, напечатанных строчными, прописными или различными по размеру буквами.

14. ПЕЧСИМВ

Функция ПЕЧСИМВ позволяет удалить все непечатаемые знаки из текста.

Синтаксис

Формула функции:

=ПЕЧСИМВ(текст)

Пример

В приведенном примере текст в ячейке A1 содержит непечатаемые знаки конца абзаца.

Если в ячейке присутствовали непечатаемые знаки конца абзаца, то они будут автоматически удалены

Эту функцию нужно использовать в тех случаях, когда текст переносится в таблицу из других приложений, имеющих знаки, печать которых невозможна в Excel.

15. СЖПРОБЕЛЫ

Функция удаляет все лишние пробелы между словами.

Синтаксис

Формула функции:

=СЖПРОБЕЛЫ(номер_ячейки)

Пример

Лишние пробелы удалены сразу

Функция простая и полезная. Единственный минус состоит в том, что она не различает границ слов, и если внутри него стоят пробелы, функция этого не поймет и не удалит их.

Такие придется поправить вручную

16. НАЙТИ

Функция НАЙТИ позволяет обнаружить искомый текст внутри текстовой строки и указывает на начальную позицию этого текста относительно начала просматриваемой строки.

Синтаксис

Функция НАЙТИ состоит из 3 аргументов и представлена формулой:

=НАЙТИ(искомый_текст;просматриваемый_текст;[начальная_позиция]);

«Начальная позиция» – необязательный аргумент, обозначающий символ, с которого нужно начать поиск.

В первом случае функция находит начальную позицию символа, с которого начинается искомый текст, а во втором начальная позиция определяется указанным количеством байтов.

Пример

В примере функция представлена следующей формулой: =НАЙТИ(«чай»;A4)

Аналогичный результат даст функция НАЙТИБ (1 байт равен одному символу)

17. ИНДЕКС

Функция ИНДЕКС позволяет возвращать искомое значение.

Синтаксис

Формула функции ИНДЕКС имеет следующий вид:

=ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца])

«Номер столбца» – необязательный аргумент.

Пример

Можно заменить ВПР, применив ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ

Функцию ИНДЕКС можно использовать вместе с функцией ПОИСКПОЗ с целью замены функции ВПР.

18. СОВПАД

Функция проверяет идентичность двух текстов, и, если они совпадают, выдает значение ИСТИНА, если различаются – значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

Формула функции:

=СОВПАД(текст1;текст2)

Пример

Получаем значение true

Пары слов из строк 1 (A1 и B1) и 2 (A2 и B2) различны по написанию, поэтому функция выдает значение ЛОЖЬ, а слова из 3-й строки идентичны, поэтому определяются как ИСТИНА.

Использование функции будет полезно при анализе большого объема информации, чтобы выявить разное написание одних и тех же слов.

19. ИЛИ

Логическая функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент в формуле имеет значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

Формула функции:

=ИЛИ(логическое_значение1;[логическое_значение2];…)

Здесь «логическое значение1» – обязательный аргумент, остальные аргументы необязательны. В формулу можно добавлять от 1 до 255 логических значений.

Пример

Формула в примере появляется значение ИСТИНА, так как 2 из 3 аргументов имеют значение ИСТИНА.

Истинность подтвердилась

20. И

Функция И возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы в формуле имеют значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если хотя бы один из аргументов имеет значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

Функция может содержать множество аргументов и имеет формулу:

=И(логическое_значение1;[логическое_значение2];…)

«Логическое_значение1» – обязательный аргумент, остальные аргументы – необязательные.

Проверили корректность формулы. Получилось значение true

В этом примере все аргументы имеют значение ИСТИНА, поэтому результат соответствующий.

Функции И и ИЛИ просты в использовании, но, если сочетать их друг с другом или с другими функциями (ЕСЛИ и НЕ), можно вывести более сложные и интересные формулы.

21. СМЕЩ

Функция СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или группы ячеек на указанное число строк и столбцов.

Синтаксис

Функция состоит из 5-ти аргументов и представлена следующей формулой:

=СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина])

Рассмотрим каждый из аргументов:

• «Ссылка» на ячейку или диапазон ячеек, от которых вычисляется смещение.
• «Смещение по строкам» показывает количество строк, которые необходимо отсчитать, чтобы переместить левую верхнюю ячейку массива или одну ячейку в нужное место. Значение аргумента может быть положительным (если отсчет строк ведется вниз) и отрицательным числом (если отсчет строк ведется вверх).
• «Смещение по столбцам». Здесь указывается количество столбцов, которые нужно отсчитать, чтобы переместить ячейку или группу ячеек влево или вправо. Левая верхняя ячейка диапазона при этом должна находиться в указанном месте. Значение аргумента может быть положительным (если отсчет столбца ведется вправо) и отрицательным числом (если отсчет столбца ведется влево).
• «Высота» – необязательный аргумент. Здесь указывается число строк возвращаемой ссылки. Значение аргумента должно быть положительным числом.
• «Ширина» – необязательный аргумент. Здесь указывается число столбцов возвращаемой ссылки. Значение аргумента должно быть положительным числом.

Пример

Рассмотрим пример использования функции СМЕЩ, имеющую следующую формулу:

=СМЕЩ(А4;-2;2)

A4 – ссылка на ячейку, от которой вычисляется смещение.

С2 – ячейка, на которую ссылается ячейка А4, а в ячейке E2 введена формула с результатом «27» – возвращаемая ссылка.

Обратите внимание на подсказку. Мы получили значение 27 – корректно

Зачем маркетологу Excel

Функции Excel помогут при анализе данных страниц сайта, подсчете количества символов в тайтле и description, преобразовании текста, поиске различных элементов в таблице.

КУРС

DATA SCIENCE ACADEMY

Научитесь использовать инструменты анализа данных, включая языки программирования и средства визуализации.

В переводе с английского dashboard — приборная панель. Самый простой пример дашборда — это приборная панель автомобиля или интерфейс вашего банк-клиента. То есть, дашборд это панель, на которую выведены какие-то данные. 

Сейчас же под дашбордом, в финансовой сфере, понимают целый инструмент с функциями не только визуализации, но и аналитики данных. Если вам нужно представить данные наглядно и в едином пространстве, объяснить показатели и результаты — дашборд вам пригодится. 

Где используют dashboard в excel?

Можно использовать практически в любой сфере, главное, чтобы были данные и показатели, которые можно визуализировать и анализировать. От сферы деятельности зависит только содержание дашборда.

В сфере финансов удобно использовать дашборд потому что с помощью визуализации можно охватить огромный пласт данных и быстро показать результат наглядно.

Примеры дашбордов

КУРС

DATA SCIENCE ACADEMY

Научитесь использовать инструменты анализа данных, включая языки программирования и средства визуализации.

Выглядит как инфографика — это то же самое?

Инфографика и дашборд — это разные вещи. Инфографика — это готовая картинка с данными, используется только для подачи информации, но не анализа Дашборд же не только визуализирует данные, но и представляет анализ — получается интерактивный отчёт. 

Нужно ли быть аналитиком, чтобы создать дашборд? 

И да, и нет. Не обязательно обладать специализацией аналитика, но аналитические навыки потребуются, так как нужно будет обработать большие массивы данных и показать важные показатели. 

Программы для создания дашборда

Программ для создания дашборда достаточно много: Power BI, Klipfolio, Apache Superset, Looker studio (Google Data Studio).

Одна из самых функциональных и популярных — Microsoft Power BI.

КУРС

DATA SCIENCE ACADEMY

Научитесь использовать инструменты анализа данных, включая языки программирования и средства визуализации.

Как правильно визуализировать данные в работе

Одним из ключевых навыков обработки информации, которым должен обладать каждый современный профессионал – визуализация. Как раз об этом и пойдет речь в нашей статье….

Как построить дэшборд в Power BI за 10 шагов

С появлением мощных компьютеров, технологий программирования и, что не менее важно, с увеличением потребностей специалистов в оптимизации труда, компьютерная сфера беспрестанно развивается, создавая самые актуальные…

In my previous blog,  Data Visualization Techniques using MS Excel were discussed. Those were limited to the visualization of data in a single attribute. In this instalment of the series, we shall talk more about advanced aspects Data Visualization – Excel Charts. However, in many real-world scenarios, data visualization requires analysis of multiple attributes, which is an essential part of any MS Excel Training Program.

Suppose an ice cream company would like to analyze the revenue gained by the sale of its various ice creams. For such detailed analysis, you will have to analyze the effect of various parameters on the sale of ice creams. For example, how does temperature affect the sale? Are some locations better than others for selling ice cream? Does the sale increase by distributing more number of pamphlets?

So in order to answer such questions, you have to analyze the relationship between multiple attributes. In this blog, we will discuss exactly that.

Following are the Excel Charts which we shall discuss in this blog.

• Line chart
• Column Chart
• Histogram
• Scatter Plot

Line Chart

Line charts are very helpful in depicting continuous data on an evenly scaled axis. These Excel charts are a good option for showing trends in data at equal intervals, like days, months or years.

Let’s start by analyzing how revenue varies over time.

• Select the values of the two columns (for example Date and Total Revenue) which are to be plotted in line chart. After selecting the values, click on the Insert menu and then click on the second icon in the Charts option.

• On clicking the icon, various options will appear for the Line chart. For this example, click on the very first option under the 2 D Line section and the chart below will appear.

• This chart shows how Revenue increases or decreases with time. However, this chart is not so easy to read. Hence, let’s try to make it more visual and informative.

• In the screenshot above, under the Design Section, choose the desired design style.

• Double click on the text box, which says Chart Title, and rename it to Revenue vs Time.

• Click on the chart again and then click on the plus (+) sign at the top right corner of the chart. It will open multiple options. Click on the option of Axis Titles and Legends.

• For the sake of better illustration, drag the chart in the middle of the page. Now, observe that there are two text boxes present on the chart, one on the X-axis and one on the Y-axis. Both have the same content Axis Title.

• Click on each text box and rename each axis as per the data. Choose a suitable font and then chart looks like the one below.

• Now, the legend needs to be fixed. In the snapshot above, the legend is marked as Series 1, which is obviously incorrect.

• Right click on the chart and click on Select Data. It will open a new window as shown in the snapshot below.

• In the snapshot above, you can see the text Series1. This is what needs to be corrected. Click on Edit and type Revenue in the Series Name and press OK.

• As you can see from the snapshot above, the overall revenue is fluctuating over time. In order to better understand this, you will have to analyze other parameters which are affecting the revenue.

Let’s try to understand if there is any correlation between revenue and temperature. In order to analyze this, let’s add one more attribute in the same chart: Temperature.

• Click on the Design icon on the menu bar and then click on the Select Data option (at the right side of the menu bar). The following window will open.

• Click on the Add button. A new window named “Edit Series” will be opened.

• In the Series name, type “Temperature” and in Series Values, select all the values in the temperature column. After Pressing OK, now both Revenue and Temperature appear on the chart.

Column Chart

A column chart is used to visually compare values across multiple categories.

• Let’s try to compare the sale of various ice cream flavours to understand which are more popular.

• Select the values of the columns (for example Date, Vanilla, Strawberry) which are to be plotted in a column chart. After selecting the values, click on the Insert menu and then click on the first icon in the Charts option.

• After clicking the icon, various options will appear for the Column chart. For this example, click on the very first option under the 2 D Column section and the chart below will appear.

• Use the same steps as used in Line Chart to select the desired design, to rename the chart and rename the legends.

• As seen in the chart above, the sale of vanilla ice cream is almost always higher than the sale of strawberry ice cream.

Let’s explore another useful variant of this chart, Stacked Column.

• Click on Design Icon on the menu bar and then click on Change Chart Type.

• Select the option of Stacked Column.

•  After pressing OK, the chart looks like the snapshot below.

• There are multiple variants to this chart. For example, in the first step instead of selecting 2D chart, if 3D chart is selected then the chart will look like the snapshot below.

Histogram

Histograms are Excel charts that show the frequencies within a data distribution. The distribution of data is grouped into frequency bins, which can be changed to better analyze the data.

• Let’s try to analyze the distribution of Pamphlets.

• Select the values of the columns (for example, Pamphlets) which are to be plotted in Histogram. After selecting the values, click on the Insert menu and then click on the middle icon in the Charts option.

• Click on the first chart under Histogram and press OK. The chart below will appear.

• This chart groups the values of Pamphlets column into 3 categories(bins): 90-108, 108-126 and 126-144. As evident from the histogram, there are lesser number of pamphlets in the third bin than in the first 2 bins.

• Apply the same techniques as discussed in the previous steps to choose the desired design and rename the chart.

• To have a closer look at this data, let’s try to increase the number of bins. Right click on the X-axis and click on Format Axis option.

• A new window will open on the right named Format Axis. In this window, change the Number of Bins option to 10.

• After selecting the number of bins as 10, close the window. The histogram will now change as shown in the snapshot below.

• This histogram now shows much more detailed classification of Pamphlets. For example, it can be concluded that pamphlets within the range of 126 – 130.5 were never distributed.

Scatter Plot

A scatter plot has two value axes: a horizontal (X) and a vertical (Y) axis. It combines x and y values into single data points and shows them in irregular intervals, or clusters. 

Let’s try to analyze if the Total Sale has any relation with the number of Pamphlets distributed.

• Select the values of the columns (for example Pamphlets, Total Sale) which are to be plotted in Scatter Plot. After selecting the values, click on the Insert menu and then click on the Scatter Charts icon in the Charts option.

• Click on the first chart under Scatter and press OK. The chart below will appear.

• Apply the same techniques as discussed in the previous steps to choose the desired design and rename the chart.

• As you can see from the snapshot below, the ice cream sales tend to increase with an increase in the number of pamphlets distributed.

As demonstrated in this blog, MS Excel has various powerful and easy to use visualization tools like the various Excel charts we’ve discussed above. These tools help in finding the correlation between various data elements and in deriving useful patterns in the data.

There are multiple variants and plenty of options that each visualization tool comes with, and I’d like to encourage you to explore all the options so that next time when you get a data set to analyze, you will have sufficient ammunition to attack the data.

Microsoft Excel is a simple, yet powerful software application. Edureka’s Advanced Excel Training Programme helps you learn quantitative analysis, statistical analysis using the intuitive interface of MS Excel for data manipulation. The usage of MS Excel, and its charts span across different domains and professional requirements, hence, there’s no better time than now to begin your journey!

О чем речь? Умная таблица в Excel – это особый способ форматирования, который позволяет получить больше возможностей для работы с упорядоченными данными. С ее помощью вы быстрее найдете нужную информацию, а вычисления станут гораздо проще.

Как сделать? Создать умную таблицу не сложно, необходимо нажать буквально пару кнопок. Больше проблем доставляют настройка и форматирование, но, используя нашу инструкцию, вы без проблем справитесь с этой задачей.

Умная таблица – это способ форматирования в программе Microsoft Excel, который впервые появился в версии 2007. Суть его в том, что программный алгоритм позволяет обрабатывать данные из нескольких ячеек, расположенных рядом друг с другом, как единый элемент. Если пользователь внесет данные в произвольную ячейку столбца или колонки, располагающихся непосредственно у границы, то эти данные включаются в соответствующий табличный диапазон

Этот вид форматирования имеет отдельные ограничения. В частности, функция объединения ячеек в этом случае может работать некорректно. В первую очередь, эта особенность касается шапки, для которой объединение невозможно в принципе. Также, нередки ситуации, когда нет необходимости включать данные, размещенные в ячейке, находящейся у границ табличного диапазона, в общий массив, однако программа все равно выполнит эту операцию.

В этой связи нужно текстовые данные вводить хотя бы после одного пустого диапазона от массива. Не получится воспользоваться в режиме умной таблицы и функциями формул, станет невозможным совместный просмотр и редактирование книги. Во избежание лишних неполадок нужно следить за именами столбцов, заголовки которых не должны совпадать.

Задачи и правила работы с умной таблицей

Постоянное использование Excel приводит к тому, что при использовании данного приложения необходимо придерживаться определенных требований, позволяющих оптимально использовать возможности программы.

• Каждый столбец должен иметь заголовок, не совпадающий с названиями других столбцов.
• Исключать столбцы и строки, не содержащие данных.
• В одной колонке использовать данные только в одном формате. Например, если в столбце вносятся данные о количестве проданных товаров в штуках, в нем не должны содержаться значения, отражающие сумму продаж в денежном выражении.

Скачать файл

• Избегать объединения ячеек, когда можно обойтись другими способами представления данных.
• Обеспечивать единообразное форматирование таблицы. Необходимо отмечать отдельные разделы, использовать выделение цветом и т.п.
• Использовать закрепление областей, чтобы заголовок не «убегал» из области обзора.
• Устанавливать опцию фильтра по умолчанию.
• Использовать строку промежуточного итога.
• Внимательно размещать относительные и абсолютные ссылки. Тогда их можно будет протягивать, не внося изменений.

Excel позволяет отметить цветом любое количество столбцов и строк. Однако не стоит этого делать, если в таблицу входит десять колонок и двадцать строк. Конечно, удобнее единожды кликнуть по заголовку любой из них и закрасить неограниченный диапазон, но в этом случае размер файла может увеличиться очень значительно. Это создаст неудобства при необходимости передачи книги по сети.

Вышеприведенные правила достаточно просты. Их соблюдение поможет оптимизировать работу и потратить время на освоение сложных полезных опций, а не на приведение в порядок бездумно составленной таблицы, в которой многие важные функции оказываются неработоспособными.

Excel 13 версии (Excel 2007) учитывает эти требования и предлагает пользователю опцию «умной таблицы», которая значительно облегчает или полностью автоматизирует их выполнение. Опытным юзерам эта функция сильно облегчает работу.

Создание умной таблицы в Excel

Чтобы включить режим «умной таблицы» в Excel, необходимо сделать следующее.

• В окне Excel, в котором открыта ранее сохраненная таблица или введены нужные данные, открываем вкладку «Главная», находим на ней раздел «Стили». В нем имеется кнопка «Форматировать как таблицу».
• На экране отобразится окно, где будет написан адрес таблицы, к которой применяется рассматриваемая функция. Если адрес выбран правильно, нужно кликнуть по кнопке «ОК».
• Для удобства не будет лишним задать для нее уникальное название, это поможет избежать путаницы. Для этого нужно кликнуть по любой ячейке выбранного диапазона и открыть вкладку «Конструктор». На ней есть раздел «Свойства», где помимо названия таблицы можно также изменить и ее размер.

Форматирование таблицы по размерам позволяет выставить маркер. Перемещая его, можно изменить формат таблиц целиком, не искажая данных и сохраняя удобство просмотра.

Настройка умной таблицы в Excel

Фильтры и сортировка

В заголовке таблицы по умолчанию присутствует значок фильтра. Если эта опция не требуется, значок можно отключить. Для этого нужно перейти на вкладку «Конструктор» и перевести соответствующий чек-бокс в нужное положение.

Фильтр предоставляет широкие возможности для операций, которые выполняются с частью данных в столбце. Можно сделать сортировку, скрыть ненужные элементы. Например, если интересуют продажи, которые были осуществлены в декабре, можно легко отключить отображение торговых операций, относящихся к остальным 11 месяцам года.

В больших массивах данных количество ячеек, данные в которых попадают в используемый фильтр, может оказаться очень большим. В этом случае поможет поиск, с которым можно вывести только значения, соответствующие поисковому запросу.

При большом объёме данных таблица может не пометиться целиком в один экран просмотра. В этом случае «умная таблица» позволит закрепить заголовки столбцов в верхней части и использовать опции фильтра при первой необходимости. Не нужно прокручивать книгу обратно, чтобы добраться до нужного чек-бокса.

Автоматическая шапка умной таблицы

Умная таблица в Excel позволяет сделать не только стандартную фильтрацию данных, но и срез по заданному критерию, также представляющий собой разновидность фильтра. К примеру, пользователю необходимо последовательно просмотреть данные о по разным группам товара. Можно отмечать в заголовке каждую из них по отдельности, но это не очень удобно.

После применения опции «Срез» отображается панель, в которой перечислены все уникальные значения из соответствующей колонки. Клик по любой из этих групп отобразит данные только по ней и скроет сведения по остальным.

Строка итогов

В разделе «Стили» можно найти опцию строки итогов. Она позволяет отобразить суммарное значение данных, внесенных в соответствующий столбец. При наведении курсора мыши на это значение отображается кнопка вызова контекстного меню с доступными инструментами.

Подсчётом суммы виды итогов не ограничиваются. Можно надстроить их показ в виде количества значений, максимальной и минимальной величины, а также в соответствии с произвольной формулой, заданной пользователем.

Вставка итоговых величин для колонок умной таблицы

Режим фильтров или срезов показывает итог по отображаемым на экране значениям. Это позволяет оперативно получить обобщенные данные по выбранным позициям.

Авторасширение таблицы

Полезной опцией умных таблиц является способность автоматически обрабатывать вновь набранные данные. Так, если ввести их в колонке, непосредственно граничащей с умной таблицей, то она расширится до этих данных с использованием к ним аналогичных параметров форматирования.

Аналогичные возможности предусмотрены и для строки. При этом, если в одной из колонок применяется формула, в нее будет автоматически включено значение из новой строки.

Также расширить или сжать умную таблицу в Excel можно вручную. Для этого требуется захватить курсором мыши маркер в правом нижнем углу заданного массива и перетянуть его в нужное место.

Перемещение строк или колонок

Одна из наиболее полезных опций умной таблицы в Excel – это возможность произвольно перемещать колонки и строки внутри таблицы. Для этого нужно навести указатель мыши на заголовок столбца, а точнее – на границу ячейки. Курсор изменит свой вид. После этого нужно нажать левую копку и поместить колонку в нужное место.

Если нужно переместить строку, то порядок действий аналогичен.

Поскольку в режиме умной таблицы массив данных выделяется в автоматическом режиме, это предотвращает случайное изменение записей, не относящихся к таблице и расположенных в других ячейках.

Удаление дубликатов

Поскольку умная таблица представляет собой элемент, состоящий из массива данных, не требуется для совершения какого-то действия с таблицей выделять всю их совокупность. Достаточно поставить курсор на любую ячейку, которая относится к соответствующему массиву.

В автоматическом режиме можно найти и удалить дубликаты, содержащиеся в столбце. Для этого нужно сначала указать нужный инструмент на вкладке Конструктор, а затем указать колонку, в которой нужно выполнить поиск и удаление задвоенных данных.

При этом очистка от дубликатов оставит нетронутыми записи, которые могут располагаются рядом с умной таблицей.

Этот инструмент позволяет, например, легко вывести перечень уникальных значений, содержащихся в таблице. Впрочем, для этой задачи можно использовать и другие опции, в частности, сводные таблицы.

Сводные таблицы

На панели инструментов «Конструктор» имеется опция создания сводных таблиц, для которой используются значения из умной таблицы. В этом случае в поле сводной таблицы будет указываться не массив ячеек, а назначенное пользователем название умной таблицы, например, «сделки в первом квартале».

Когда в умную таблицу вносятся новые записи, они тут же автоматически учитываются и в сводной таблице. Таким образом, отпадает необходимость расширять диапазон каждый раз вручную.

Единственное, что необходимо сделать – это обновить сводную таблицу, чтобы учесть изменения в умной таблице.

Описанная опция упрощает работу в том плане, что пользователю не нужно все время концентрировать внимание на диапазоне значений, из которых формируется таблица. Новые записи будут учитываться автоматически.

Аналогичные инструменты можно применять и к диаграммам.

Диаграммы и графики

Excel позволяет создавать наглядные диаграммы. Они составляются на основе заданного пользователем массива данных. При этом указание в этом массиве новых записей не отразится в диаграмме автоматически, для этого необходимо настроить ее соответствующим образом.

Режим умных таблиц позволяет автоматически подхватывать вновь введённые данные и отобразить их в разделах диаграммы. Это освобождает пользователя от необходимости самостоятельно следить за изменениями диапазона.

Многочисленные достоинства умных таблиц вовсе не означают, что они подходят для всех задач без исключения. Так, они не потребуются для работы со стандартным формами, в которых присутствуют многострочные заголовки с объединёнными ячейками. Если же стоит задача быстро и эффективно обработать массив данных по определённому алгоритму, то для этого умные таблицы предлагают целый ряд полезных опций.

Аналитика данных: как построить дашборд в Excel

В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.

Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel. Статья будет полезна всем, кто начинает знакомство с этим мощным инструментом аналитики данных.

ОНЛАЙН-ШКОЛА ВИЗУАЛИЗАЦИИ ДАННЫХ EXCELLENT

Дашборд помогает решать задачи менеджерам по продажам, HR-специалистам, бухгалтерам, маркетологам, руководителям

Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.

Основные задачи дашборда:

• представить набор данных максимально наглядным и понятным;
• держать под контролем ключевые бизнес―показатели;
• находить взаимосвязи, выявлять негативные и положительные тенденции, находить слабые места в организации рабочих процессов;
• давать оперативную сводку в режиме реального времени.

Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.

Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.

Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.

Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.

Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.

Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.

Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:

• срезы и временные шкалы в сводных таблицах ― эти инструменты упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом: например, можно более детально посмотреть данные по конкретному менеджеру или заказчику за определённый период времени или в разрезе каналов продаж.
• выпадающие списки, формулы и условное форматирование — использование таких приёмов удобно, когда много разных таблиц и построить сводные таблицы невозможно;
• спарклайны, мини-диаграммы в ячейках, тепловые карты в аналитических таблицах — такой способ чаще всего подходит для тактических целей специалистов или аналитиков, а не для стратегических целей руководителя.

Создаём классический дашборд для руководителя отдела продаж

Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.

Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.

Собираем данные

Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.

Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.

Пример плоской таблицы:

В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.

Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.

Выбираем макет дашборда и цели

Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.

Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.

Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:

Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.

Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.

Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:

Построим несколько сводных таблиц по продажам

— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.

Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.

Источник

Excel

👉 В этом разделе мы на примерах разбираем сложные айтишные термины. Если вы хотите почитать вдохновляющие и честные истории о карьере в IT, переходите в другие разделы.

Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.

Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.

Возможности Microsoft Excel

Работа с формулами и числовыми данными

Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.

Работа с текстом

Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.

Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Организация баз данных

Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.

Построение графиков и диаграмм

Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.

Создание рисунков

С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.

Автоматизация стандартных задач

Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.

Импорт и экспорт данных

Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.

Собственный язык программирования

Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.

Интерфейс Excel

В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.

По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.

«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.

«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.

«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.

«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.

«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.

«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.

«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.

«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.

«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.

Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Форматы файлов

Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:

• .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
• .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
• .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
• .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
• .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.

Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.

Стандартные операции с ячейками

Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.

При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.

Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.

Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.

Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.

Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:

• объединить и поместить в центре;
• объединить по строкам;
• объединить ячейки.

Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.

Работа с формулами Excel

Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.

Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».

В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.

Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:

Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»

Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.

Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.

В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».

В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.

Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.

Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Источник