Что такое автотекст в word 2007

При работе в Word в редактируемые текстовые документы нередко приходится вставлять «дежурные» фразы, адреса, наборы терминов, имена и тому подобные блоки текста. Вводить их каждый раз вручную — значит терять драгоценное время, вставлять из заранее подготовленного файла стандартными методом копировать/вставить — это уже лучше, но опять же нужно этот файл открыть, найти в нём нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.

В общем, опять всё сводится к потере времени.

К счастью, в Word есть функция, позволяющая вставлять в документ блоки текста быстро и без лишних хлопот. Называется она Автотекст. Суть её работы заключается в следующем. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальный файл Normal.dotm, служащий шаблоном, к которому в случае необходимости вставки текста обращается пользователь нажатием всего лишь одной кнопки. А теперь представим, что у вас есть некий текст и его нужно добавить в шаблон Автотекста.

Выделите в документе нужный участок текста, переключитесь на вкладку «Вставка» и в блоке «Текст» кликните по верхней средней иконке «Экспресс блоки». В открывшемся меню выберите «Автотекст» -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста».

В появившемся диалоговом окошке «Создание нового текстового блока» присвойте ему (если хотите) подходящее имя и сохраните его нажатием «ok». Прочие параметры менять не нужно.

Теперь вы можете вставлять сохранённый текст из «Автотекста» в документы в каком угодно месте, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переключаться на вкладку «Вид» и вызывать «Автотекст», добавьте его на панель быстрого доступа Word для чего кликните по элементу меню «Автотекст» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующую опцию.

Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых заготовок и вы захотите удалить ненужные. Делается это также очень просто. Вызовите шаблон из «Автотекста», кликните по ненужной более записи правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Упорядочение и удалить…».

При этом откроется окно организатора стандартных блоков.

Нажмите в нём кнопку «Удалить» и запись будет удалена из файла-шаблона Normal.dotm.

Я уже писал ранее о такой удобной функции в редакторе Word 2003 как Автотекст (см.заметку В чем различие между Автозаменой и Автотекстом).

Однако в версии редактора Word 2007 эта функция хоть и существует, но реализована очень неудобно. В качестве примера: в ранних версиях редактора Word можно было ввести часть текста и сразу же появлялось предложение закончить ввод с автотекстом:

В редакторе Word 2007 нужно открывать диалоговое окно Организатор стандартных блоков, искать элемент автотекста среди множества иных блоков и, выбрав нужный, нажимать кнопку Вставить. Хотя, если ввести первые символы нужного слова, то по нажатию клавиши «F3» будет вставлен ваш элемент автотекста. Но для этого надо быть уверенным, что такой элемент есть в автотексте. Появляющейся подсказки уже нет.

Впрочем, можно вывести на панель быстрого доступа кнопку Автотекст. Тогда будет немного быстрее и удобнее, хотя тоже это не выход из положения:

Тем не менее, для пользователей, привыкших к работе с удобным инструментом автотекста в ранних версиях редактора Word, есть альтернативные решения, которые предлагают независимые разработчики. Например, надстройка для редактора Word — AutoComplete 5.0 для MS Word.

Она устанавливается в виде шаблона в папку автозагрузки редактора (StartUp), а также создает свою папку в группе Program Files. В самом редакторе Word 2003 эта надстройка создает свою панель инструментов, а в редакторе Word 2007 она помещает на вкладке надстройки свою группу команд для работы с автотекстом.

Программа уже содержит в своей базе данных словарь из 10.000 слов. По мере ввода текста программа сразу же завершает слово. Пользователю остается либо продолжить введение текста, если слово не подходит, либо нажать клавишу «Enter». Добавление своих слов в словарь реализовано оригинально: он автоматически пополняется по мере ввода слов в документ (слова добавляются в базу данных Access).

Удаление программы возможно через диалоговое окно «Установка и удаление программ».

Мне эта надстройка показалась достаточно удобной и, если бы я часто работал с элементами автотекста в редакторе Word 2007, то, безусловно, пользовался бы ею.

Программа платная: на момент написания заметки она стоила 200 рублей.

Skip to content