Что представляет собой книга microsoft office excel

Создание книги

Книга — это файл, который содержит один или несколько листов для упорядочения данных. Можно создать пустую книгу или воспользоваться шаблоном.

Создание книги

1. Откройте Excel.

2. Выберите элемент Пустая книга или нажмите клавиши CTRL+N.  

3. Начните вводить текст.

Создание книги на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл и выберите пункт Создать.

2. Откройте шаблон двойным щелчком.

3. Щелкните и начните вводить текст.

Откройте новую пустую книгу.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. В разделе Доступные шаблоны дважды щелкните элемент Пустая книга.

   Сочетание клавиш. Чтобы быстро создать пустую книгу, вы также можете нажать клавиши CTRL+N.

Советы: 

• По умолчанию новые книга содержит три листа, но их количество можно изменить.

  Дополнительные сведения см. в статье Изменение количества листов в новой книге.

• При необходимости также можно добавить и удалить листы.

  Дополнительные сведения о добавлении и удалении листов см. в статье Вставка и удаление листов.

Создание книги на основе существующей

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. В разделе Шаблоны щелкните Из существующего документа.

4. В диалоговом окне Создание из имеющейся книги выберите диск, папку или адрес в Интернете, где находится книга, которую требуется открыть.

5. Щелкните книгу, а затем нажмите кнопку Создать.

Создание книги на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы использовать один из образцов шаблонов, доступных в Excel, в разделе Доступные шаблоны щелкните Образцы шаблонов, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

   • Чтобы выбрать один недавно использовавшихся шаблонов, щелкните Последние шаблоны, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

   • Чтобы использовать собственный шаблон, в разделе Мои шаблоны, а затем на вкладке Личные шаблоны в диалоговом окне Создать дважды щелкните нужный шаблон.

     Примечание: Вкладка Личные шаблоны содержит созданные вами шаблоны. Если вы не видите шаблон, который хотите использовать, убедитесь, что он находится в правильной папке. Пользовательские шаблоны обычно хранятся в папке Шаблоны (стандартный путь в Windows Vista: C:Пользователиимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftШаблоны; стандартный путь в Microsoft Windows XP: C:Documents and Settingsимя_пользователяApplication DataMicrosoftШаблоны).

Совет: Другие шаблоны книг можно скачать с сайта Microsoft Office.com. В разделе Доступные шаблоны щелкните Шаблоны Office.com, выберите определенную категорию и дважды щелкните шаблон, который хотите скачать.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Вставка и удаление листов

19

министерство
образования и науки россии

ОУП ВПО Академия
труда и социальных отношений

Институт экономики
и права (ФИЛИАЛ)

Кафедра
гуманитарных,

социальных,
профсоюзных

и
естественнонаучных

дисциплин

Методические
указания

к лабораторной
работе

«Создание
электронных таблиц в Microsoft
Office
Excel
2007»

по
дисциплине «Информационные
технологии в юридической деятельности»

Севастополь

2013

Методические
указания разработал доцент кафедры
гуманитарных,
социальных, профсоюзных и естественнонаучных
дисциплин Щепин Ю.Н.

СОДЕРЖАНИЕ

1.Интерфейс
Microsoft Excel 4

1.1.1.1.1.Книги
и листы 4

1.1.1.1.1.1.1.Открытие
новой пустой книги 4

1.1.1.1.1.1.2.Создание
новой книги на основе существующей 4

1.1.1.1.1.1.3.Создание
новой книги на основе шаблона 5

1.1.1.1.1.1.4.Ввод
данных в ячейки листа 6

1.1.1.1.1.1.5.Ввод
формул в ячейки листа 12

1.1.1.1.1.1.6.Использование
функций Microsoft Excel 12

2.Контрольные
вопросы 13

3.Постановка
задач 14

3.1.1.1.1.Задание
1 14

3.1.1.1.2.Задание
2 15

3.1.1.1.3.Задание
3 15

3.1.1.1.4.Задание
4 17

4.Форма
отчетности 19

Цель
работы 
ознакомление с интерфейсом Microsoft Excel,
получение практических навыков ввода
информации, формул и функций в ячейки
электронной таблицы.

1. Интерфейс
   Microsoft Excel

   1. Книги и листы

Книга
Microsoft Office Excel представляет собой файл,
содержащий один или несколько листов,
которые можно использовать для организации
разнообразной взаимосвязанной информации.
Лист 
основной документ, используемый в
Microsoft Excel для хранения данных и работы
с ними. Он также называется электронной
таблицей. Лист состоит из ячеек,
упорядоченных в строки и столбцы. Листы
всегда хранятся в книге.Чтобы создать
новую книгу, можно открыть пустую.
Создание новой книги возможно также на
основе уже существующей книги или на
основе шаблона, используемого по
умолчанию.

1. Открытие новой
   пустой книги

Нажмите
кнопку Microsoft
Office,
а
затем выберите командуСоздать.

Удостоверьтесь,
что в списке Шаблоны
установлен флажок Пустые
и последние,
и щелкните в правой области списка
Пустые
и последние
пункт Новая
книга.

1. Создание новой
   книги на основе существующей

Нажмите
кнопку Microsoft
Office,
а
затем выберите командуСоздать.

В списке
Шаблоны
щелкните пункт Из
существующего документа.

В
диалоговом окне Создание
из имеющейся книги выберите диск, папку
или адрес в Интернете, где находится
книга, которую требуется открыть.

Выберите
книгу и нажмите кнопку Создать.

1. Создание новой
   книги на основе шаблона

Нажмите
кнопку Microsoft
Office,
а
затем выберите командуСоздать.

В списке
Шаблоны
щелкните пункт Установленные
шаблоны
или Мои
шаблоны.

Выполните
одно из следующих действий.

Чтобы
использовать установленный шаблон, в
списке Установленные
шаблоны
щелкните нужный шаблон, а затем выберите
команду Создать.

Чтобы
использовать собственный шаблон, на
вкладке Мои
шаблоны
дважды щелкните нужный шаблон.

На
вкладке Мои
шаблоны
перечислены созданные пользователем
шаблоны. Если нужный шаблон не отображается,
проверьте, находится ли он в соответствующей
папке. Пользовательские шаблоны обычно
хранятся в папке Шаблоны,
путь: C:Documents and Settingsимя_пользователяApplication
DataMicrosoftШаблоны в Microsoft Windows XP и
C:Usersимя_пользователяApplication
DataMicrosoftШаблоны в Microsoft Windows Vista.

Электронные
таблицы, к классу которых относится
программа Microsoft Excel, предназначены для
выполнения любых периодических
вычислений.

Запустите это
приложение.

Его интерфейс
чем-то похож на интерфейс Microsoft Word, однако
вместо чистого листа (рабочего поля) мы
видим таблицу, с которой пользователь
и должен работать. Файл Microsoft Excel
организован как книга, состоящая из
таких таблиц (листов). Книга в Microsoft Excel
представляет собой файл, используемый
для обработки и хранения данных. Каждая
книга может состоять из нескольких
листов, поэтому в одном файле можно
поместить разнообразные сведения и
установить между ними необходимые
связи.

Листы
служат для организации и анализа данных.
Одновременно на нескольких листах
данные можно вводить, править, производить
с ними вычисления. В книгу можно вставить
листы диаграмм для графического
представления данных и модули для
создания и хранения макросов, используемых
при выполнении специальных задач.

Имена листов
находятся на ярлычках, расположенных
в нижней части окна книги. Для перехода
с одного листа на другой необходимо
указать соответствующий ярлычок.
Название текущего листа всегда выделено
жирным шрифтом. Листы можно переименовывать,
вставлять, удалять, перемещать или
копировать в пределах одной книги или
из одной книги в другую.

1. Ввод
   данных в ячейкилиста

Ввод чисел или
текста

Выберите ячейку
на листе.

Введите
нужные числа или текст и нажмите клавишу
ВВОД
или TAB.

Чтобы
начать ввод данных с новой строки в
ячейке, задайте разрыв строки, нажав
клавиши ALT+ВВОД.

По
умолчанию нажатие клавиши ВВОД
перемещает курсор на одну ячейку вниз,
а нажатие клавиши TAB
— на одну ячейку вправо. Нельзя изменить
направление перемещения для клавиши
TAB,
но можно указать другое направление
для клавиши ВВОД:

Щелкните
значок Кнопка
Microsoft Office
,
а затем щелкнитеПараметры
Excel,
в группе Дополнительно
установите флажок Перемещать
выделение после ввода
и выберите нужное направление в списке
Направление.

Если
использовать клавишу TAB
для ввода данных в нескольких ячейках
строки, а затем нажать клавишу ВВОД
в конце этой строки, курсор переместится
к началу следующей строки.

В ячейке
могут отобразиться знаки #####, если она
содержит число, которое не помещается
в столбце. Чтобы увидеть текст полностью,
необходимо увеличить ширину столбца.

Если
необходимо изменить ширину столбца,
выберите ячейку, для которой необходимо
изменить ширину столбца, на вкладке
Главная
в группе Ячейки
выберите команду Формат
(Рисунок 1).

Рисунок
1. Группа Ячейки

В меню
Размер
ячейки
выполните одно из следующих действий:

• чтобы
  весь текст поместился в ячейке, выберите
  команду Автоподбор
  ширины
  столбца;

• чтобы
  увеличить ширину столбца, выберите
  команду Ширина
  колонки
  и введите нужное значение в поле Ширина
  колонки;

• используя
  перенос, можно отобразить внутри ячейки
  несколько строк текста.

Перенос текста
в ячейке

Выберите
ячейку, в которой необходимо перенести
текст.

На
вкладке Главная
в группе Выравнивание
выберите команду Переносить
по словам
(Рисунок 2).

Рисунок
2. Группа Выравнивание

Если
текст состоит из одного слова, оно не
переносится. Чтобы текст уместился
полностью, можно увеличить ширину
столбца или уменьшить размер шрифта.
Если после переноса виден не весь текст,
возможно, потребуется изменить высоту
строки. На вкладке Главная
в группе Ячейки
(Рисунок 1) выберите Формат,
затем в группе Размер
ячейки
щелкните Автоподбор
высоты.

В
Microsoft Office Excel представление числа в
ячейке отличается от сохраненного
значения. В большинстве случаев, хотя
число отображается округленным, оно
округлено только на экране. В вычислениях
используется точное значение, которое
не отображается.

После
ввода чисел в ячейку можно изменить
формат их отображения.

Изменение формата
числа

Выберите
ячейку, в которой содержатся нужные
числа.

На
вкладке Главная
в группе Число
(Рисунок 3) наведите указатель на пункт
Общий,
а затем выберите в списке нужный формат.

Рисунок
3. Группа Число

Чтобы
выбрать формат из списка доступных,
нажмите кнопку Дополнительно
и выберите нужный формат из списка
Числовые
форматы.

Для
чисел, с которыми не требуется выполнять
вычисления, например для номеров
телефонов, можно выбрать текстовый
формат, применив его к ячейкам перед
вводом текста.

Форматированиечисел в текстовом формате

Выберите
пустую ячейку, на вкладке Главная
в группе Число
наведите указатель на пункт Общие,
а затем выберите в списке пункт Текстовый.
Введите нужные числа в отформатированной
ячейке. Числа, которые были введены
перед применением к ячейкам текстового
формата, необходимо ввести заново в
отформатированные ячейки. Чтобы ускорить
повторный ввод чисел в текстовом формате,
нажмите клавишу F2,
а затем клавишу ВВОД.

Ввод одинаковых
данных в несколько ячеек одновременно

Выделите
ячейки, в которые необходимо ввести
одинаковые данные, они не обязательно
должны быть смежными. Введите данные в
активной ячейке и нажмите клавиши
CTRL+ВВОД.

Можно
также ввести одинаковые данные в
несколько ячеек с помощью маркера
заполнения (маркер заполнения 
небольшой черный квадрат в правом нижнем
углу выделенного блока ,
при наведении на маркер заполнения
указатель принимает вид черного креста),
чтобы автоматически заполнить данными
ячейки листа.

Выборячеек диапазонов, строк или столбцов
(Таблица 1)

Таблица 1

Чтобы выделить	Выполните следующее
Одну ячейку	Щелкните ячейку или перейдите в нее с помощью клавиш со стрелками.
Диапазон ячеек	Выберите первую ячейку диапазона, а затем, удерживая кнопку мыши, перетащите указатель до последней ячейки диапазона, либо выберите первую ячейку и, удерживая клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку. Также можно, выбрав первую ячейку диапазона, нажать F8, чтобы увеличить область выделения с помощью клавиш со стрелками. Чтобы остановить выделение, повторно нажмите клавишу F8.
Большой диапазон ячеек	Щелкните первую ячейку диапазона, а затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Чтобы добраться до этой ячейки, воспользуйтесь прокруткой.

Все ячейки листа	Нажмите кнопку Выделить все. Чтобы выделить все ячейки листа, можно также нажать сочетание клавиш CTRL+A.  Примечание.    Если лист содержит данные, CTRL+A выделяет текущую область. Повторное нажатие сочетания клавиш CTRL+A позволяет выделить все ячейки листа.
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек	Выделите первую ячейку или диапазон ячеек и, удерживая клавишу CTRL, выделите остальные ячейки или диапазоны. Также можно, выбрав первую ячейку или диапазон ячеек, нажать сочетание клавиш SHIFT+F8, чтобы добавить другую несмежную ячейку или диапазон ячеек к области выделения. Чтобы остановить выделение, повторно нажмите сочетание клавиш SHIFT+F8.  Примечание.    Невозможно исключить отдельные ячейки или диапазоны ячеек из области выделения несмежных ячеек; можно лишь отменить все выделение целиком.
Всю строку или весь столбец	Щелкните заголовок строки или столбца. Заголовок строки Заголовок столбца Строку или столбец можно выделить, выбрав первую ячейку строки или столбца и нажав затем сочетание клавиш CTRL+SHIFT+КЛАВИША СО СТРЕЛКОЙ (СТРЕЛКА ВПРАВО или СТРЕЛКА ВЛЕВО позволяет выделить всю строку, СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ позволяет выделить весь столбец).  Примечание.    Если строка или столбец содержат данные, CTRL+SHIFT+КЛАВИША СО СТРЕЛКОЙ выделяет текущую область данных столбца или строки. Повторное нажатие сочетания клавиш CTRL+SHIFT+КЛАВИША СО СТРЕЛКОЙ позволяет выделить все ячейки столбца или строки.
Смежные строки или столбцы	Протащите указатель мыши по заголовкам строк или столбцов. Также можно выделить первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделить последнюю строку или последний столбец.
Несмежные строки или столбцы	Щелкните заголовок первой строки или первого столбца в области выделения; затем нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, последовательно выберите заголовки других столбцов или строк, которые необходимо добавить к области выделения.
Первую или последнюю ячейку в строке или столбце	Щелкните ячейку в строке или столбце, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+КЛАВИША СО СТРЕЛКОЙ (СТРЕЛКА ВПРАВО или СТРЕЛКА ВЛЕВО позволяет перейти к последней или к первой ячейке строки, соответственно, а СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ позволяет перейти к первой или к последней ячейке столбца).

Первую или последнюю ячейку листа или всей электронной таблицы Microsoft Office Excel	Чтобы выделить первую ячейку листа или всей электронной таблицы Excel, которая содержит данные или форматирование, нажмите сочетание клавиш CTRL+HOME. Чтобы выделить последнюю ячейку листа или всей электронной таблицы Excel, которая содержит данные или форматирование, нажмите сочетание клавиш CTRL+END.
Все ячейки до последней использованной ячейки листа (в нижнем правом углу)	Щелкните первую ячейку, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+END, чтобы расширить область выделения до последней использованной ячейки листа (в нижнем правом углу).
Все ячейки до первой ячейки листа	Щелкните первую ячейку, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+HOME, чтобы расширить область выделения до первой ячейки листа.
Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим выделенным диапазоном	Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку, которую необходимо включить в новый диапазон. Прямоугольная область между активной ячейкой (Активная ячейка. Выделенная ячейка, в которую будет помещаться текст при вводе с клавиатуры. В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка. Активная ячейка выделяется жирной границей.) и указанной ячейкой образует новый диапазон.

Чтобы сбросить
выделение, щелкните любую ячейку листа.

Просмотрнескольких листов одновременно

1. На
   вкладке Вид
   в группе Окно
   (Рисунок 4) щелкните Новое
   окно.

Рисунок
4. Группа Окно

1. Перейдите
   к новому окну и щелкните ярлычок листа,
   который нужно просмотреть.

Повторите
шаги (1) и (2) для каждого листа, который
требуется просмотреть.

На
вкладке Вид
в группе Окно
щелкните Упорядочить
все.

Чтобы
отменить выделение нескольких листов,
щелкните любой невыделенный лист. Если
на экране видны только выделенные листы,
щелкните правой кнопкой мыши ярлычок
листа и выберите команду Разгруппировать
листы.

В ячейках
электронной таблицы могут быть данные
различного типа (текст, число, дата и
т.д.), а также формулы или функции для
работы с ними. Для того, чтобы ввести
что-либо в выбранную ячейку, нужно
выделить ее курсором и осуществить ввод
с клавиатуры. После окончания ввода
данных нужно выйти из режима редактирования,
нажав клавишу Enter. Если нужно изменить
данные в ячейке, можно пойти двумя
путями: набить новые данные поверх
старых или двойным щелчком мыши перейти
в режим редактирования содержимого
ячейки.

1. Ввод формул в
   ячейки листа

Для работы с
данными, содержащимися в ячейках,
используются формулы и функции. Ввод
любой формулы начинается со знака «=».
Ячейки в электронной таблице обозначаются
буквой (столбец) и цифрой (номер строки).
Допустим, например, что у нас имеются
два числа в ячейках А1 и В1, и нужно ввести
формулу, складывающую их, в ячейку С1.
Для этого нужно встать курсором на
ячейку С1 и ввести знак «=». После этого,
в принципе, можно было бы перейти в
латинский шрифт и набить выражение:
«А1+В1». После нажатия на Enter в ячейке с
формулой появилось бы значение суммы.
Однако в Excel существует более простой
механизм ввода формул. После того, как
набран знак «=», для ввода в формулу
имени какой-либо ячейки нужно щелкнуть
мышью по соответствующей ячейке. Формулы
рекомендуется набирать только таким
способом.

1. Использование
   функций Microsoft Excel

Для выполнения
вычислений на листах книги и на листах
макросов можно использовать стандартные
функции Microsoft Excel. Величины, которые
используются для вычисления значений
функций, называются аргументами.
Величины, которые являются результатом
вычисления функций, называются
возвращаемыми значениями. Последовательность,
в которой должны располагаться аргументы
функции, называется синтаксисом функции.
Чтобы использовать функцию, ее нужно
ввести как часть формулы в ячейку листа.
Формула должна начинаться со знака
равенства (=), за которым следует набор
величин, операторов и функций. Если
функция стоит в самом начале формулы,
ей должен предшествовать знак равенства,
как и во всякой другой формуле.

Скобки используются
для обозначения начала и конца списка
аргументов. Скобки должны быть парными,
пробелы перед скобками или после них
не допускаются. Внутри скобок должны
располагаться аргументы. Список
аргументов может состоять из чисел,
текста, логических величин, массивов,
значений ошибок или ссылок. Задаваемые
аргументы должны иметь допустимые для
данного аргумента значения. Аргументы
могут быть как константами, так и
формулами. Эти формулы, в свою очередь,
могут содержать другие функции. Функции,
являющиеся аргументом другой функции,
называются вложенными. В формулах
Microsoft Excel можно использовать до семи
уровней вложения функций.

Например,
рассмотрим синтаксис и порядок ввода
функции сложения диапазона ячеек с G2
по G18. Для достижения нужного результата
нужно в любой ячейке (обычно используется
ячейка непосредственно под складываемым
столбцом, например, G18) ввести строчку
«=Сумм(G2:G18)». Порядок ввода следующий:
вводим «=», затем вручную набиваем «сумм»
и открываем скобку, щелкаем мышкой по
ячейке G2, ставим двоеточие, щелкаем
мышкой по ячейке G18, закрываем скобку,
нажимаем «Enter». Именно функцию СУММ
можно получить еще быстрее, но второй
способ мы рассмотрим позже.

1. Контрольные
   вопросы

1. Что представляет
   собой книга Microsoft Office Excel?

2. Какие
   способы создания книги
   Microsoft Office Excel Вам известны?

3. Какие
   возможности форматирования данных в
   ячейке предоставляет Microsoft
   Office Excel?

4. Каким
   образом создаются формулы в Microsoft
   Office Excel?

5. Каким образом
   создается функция СУММ() Microsoft Office Excel?

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #

  24.03.2015218.11 Кб97.doc
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.

Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

Рабочие листы могут быть двух типов:

• рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
• лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).

Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами).
Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.

Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.

Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

«Рабочая книга и листы в MS Excel» 👇

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один).
Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

• одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
• нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
• нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

1. Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
2. Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Групповое редактирование и форматирование

Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.

Создание колонтитулов

Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.

Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.

В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.

С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:

• номер страницы;
• число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
• текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
• текущее время;
• путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
• имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
• имя листа.

При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).

С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.

Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:

1. Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
2. Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.

Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.

Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.

Файл Excel называют рабочей книгой. При запуске программы сразу, автоматически, создается новый файл с названием Книга1, которое в дальнейшем можно заменить на любое желаемое.

СОЗДАНИЕ НОВОЙ КНИГИ

Выбераем вкладку «Файл». Откроется представление Backstage. Выбераем «Создать», затем нажимаем «Пустая книга». Для быстрого создания новой книги можно воспользоваться стандартной комбинацией «горячих» клавиш CTRL+N.

Backstage — это окно, которое открывается при щелчке на вкладке «Файл».

ОТКРЫТИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ КНИГИ EXCEL

1. Переходим к представлению Backstage, на вкладку «Открыть».

2. Выбераем «Компьютер», а затем «Обзор». Кроме этого можно открыть файлы, хранящиеся в службе OneDrive.

Появится диалоговое окно «Открытие документа». Осталось выбрать нужный файл, а затем нажать «Открыть».

ЗАКРЕПЛЕНИЕ КНИГИ В EXCEL

Бывает что приходится работать с одним и тем же документом, именно поэтому будет удобнее закрепить его в представлении Backstage.

1. Нужно перейти к представлению Backstage, затем нажать «Открыть». Появятся последние открытые книги.

2. Наводим указатель мышки на книгу, которую необходимо закрепить. Рядом с ней появится значок в виде канцелярской кнопки. Нажимаем на значок.

3. Книга окажется закрепленной. Для того чтобы снять закрепление, снова нужно нажать на значок канцелярской кнопки.

Похожим образом в представлении Backstage можно закреплять еще и папки для быстрого доступа к ним. Для этого, находясь в представлении Backstage, нужно перейти на вкладку «Открыть» и выбрать «Компьютер». Найти папку, которую требуется закрепить, и нажать на значок канцелярской кнопки.

Шаблоны в Excel

Шаблон – это предварительно созданный документ, служащий для ускорения работы. Шаблоны содержат готовые настройки, такие как форматирование и дизайн, с целью экономии времени и сил при создании нового проекта.

Создание новой книги из шаблона

1. Нужно открыть вкладку «Файл», чтобы перейти к представлению Backstage.

2. Нажать «Создать». Следом за опцией «Пустая книга» расположены несколько шаблонов.

3. Выбрать шаблон, чтобы посмотреть его.

4. Откроется предварительный просмотр и дополнительная информация об использовании шаблона.

5. Нажимаем «Создать», чтобы воспользоваться выбранным шаблоном. Откроется новая книга на основе шаблона.

РЕЖИМ СОВМЕСТИМОСТИ В EXCEL

Иногда возникает необходимость работать с документами, которые созданы в более ранних версиях Microsoft Excel, например, Excel 2007/2003 или 2000. При открытии таких книг включается режим совместимости, иногда его называют режимом ограниченной функциональности. В режиме совместимости некоторые опции отключены, т.е. доступны только те команды, что использовались для создания документа.

Для того чтобы убрать режим совместимости, необходимо преобразовать книгу в формат, соответствующий текущей версии Excel.

ПРЕОБРАЗОВАНИЕ КНИГИ

Представим есть книга Excel созданная в программе версии 2007 года в режиме совместимости. Для того чтобы использовать весь функционал Excel 2013, необходимо преобразовать файл в формат Excel 2013. Необходимо сделать:

1. Открыть вкладку «Файл», чтобы перейти к представлению Backstage.

2. Открываем вкладку «Сведения» и выбераем команду «Преобразовать».

3. В появившемся диалоговом окне нажимаем «ОК», чтобы подтвердить смену формата файла. Книга будет преобразована в новый формат, а режим совместимости убран.

Введение в Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из программ пакета Microsoft Office, представляющая из себя программируемый табличный калькулятор.

Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

• благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);

• в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);

• его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);

• Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;

• Excel интенсивно используется в бухгалтерии — во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;

• Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко;

• Excel можно использовать в качестве формы для представления обработанных данных.

Способы запуска

• (для версии «2003») «Пуск» → «Все программы» → «Microsoft Office» → «Microsoft Office Excel»;

• (для более ранних) «Пуск» → «Все программы» → «Microsoft Excel»;

• «Пуск» → «Выполнить…» → в открывшемся окне написать «excel» и нажать «ОК»;

• Правый щелчок на пустом месте → «Создать» → «Лист Microsoft Excel» → будет создан пустой файл с расширением «xls» → Двойным щелчком запускаем его.

Предварительные настройки и рекомендации

1. Всегда должны быть включены панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование». Включить их можно в меню «Вид» — «Панели инструментов». Также в меню «Вид» включите панели «Строка формул» и «Строка состояния»;

2. После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;

3. По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню «Сервис» — «Настройка…» — закладка «Параметры» — галочка «Всегда показывать полные меню». Там же поставьте галочку «Отображать подсказки для кнопок».

Интерфейс программы Microsoft Excel

Общие операции над листами и ячейками рабочей книги

Структура рабочей книги

Документ Excel имеет расширение «*.xls» («*.xlsx» в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна «Лист 1» и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Количество ячеек предлагаю посчитать самим. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от «A» до «Z», затем идет «AA-AZ», «BA-BZ» и т.п. до «IV» (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например «A1»). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы «достать» данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги

С использованием левой кнопки мыши:

• щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);

• перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;

• Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;

• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;

• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;

• двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем «Enter» для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

• «Добавить…». Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;

• «Удалить». Надеюсь, без комментариев;

• «Переименовать». Надеюсь, без комментариев;

• «Переместить/Скопировать…». Интересная и полезная команда:

  • в выпадающем списке «в книгу:» выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;

  • В списке «перед листом:» будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;

  • Если не устанавливать галочку «Создавать копию», лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.

• «Выделить все листы». Надеюсь, без комментариев;

• «Цвет ярлычка…». Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный «цветной» ярлычок отображается «некорректно» (IMHO);

• «Исходный текст». «Господа программеры» разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)

• Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.

• С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить «курсор» (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.

Внимание!!! Если нажать клавишу «Scroll Lock», клавиши управления курсором будут перемещать не курсор, а весь лист! Именно таким же образом в MS-DOS работала клавиша «Scroll Lock» (ведь тогда не было оконного интерфейса и колёсика (scrolling) на мышке). Excel — одна из немногих программ, где работает клавиша «Scroll Lock», причем так же, как в MS-DOS.

• Нажатие клавиши «Tab» приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а «Shift+Tab» — в предыдущую. Нажатие клавиши «Enter» приводит к перемещению на ячейку вниз, а «Shift+Enter» — вверх.

• Однако, если нажать несколько раз «Tab», затем нажать «Enter», курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали «Tab». Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.

• Нажатие сочетаний клавиш «Ctrl + клавиши управления курсором» приводит к «прыжку» курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.

• Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, «невыделенной» (см. выше). При этом нажатие клавиш «Tab», «Enter» [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать «Ctrl+Enter» (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;

• Нажатие клавиш «Page Up» / «Page Down» приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк

• Чтобы выделить одну ячейку, щелкнете на ней левой кнопкой мыши;

• Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;

• Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите «Ctrl», и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;

• Нажатие сочетания клавиш «Ctrl+A» приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие «Ctrl+A» приведет к выделению всей таблицы;

• Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк («между» столбцом «A» и строкой «1»);

• Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца («шапка» таблицы сверху);

• Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки («шапка» таблицы слева);

• Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;

• С зажатой клавишей «Ctrl» можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;

• Если зажать клавишу «Shift» и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Внимание!!! В Excel существует только добавление к выделению (с Ctrl), убрать из выделения ошибочно выделенные ячейки нельзя! Будьте внимательны.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

• При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в «шапке» таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).

• При изменении ширины столбцов, первое число будет означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

• При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

• Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Внимание!!! Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчезнут! В 2007 нельзя сделать ширину отрицательной, перетаскиванием границы.

• Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;

• Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках

• Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать «Enter» или «Tab» ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;

• Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем «Ctrl+Enter»;

• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;

• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем «F2»;

• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем «Enter», либо зеленую галочку слева.

• Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать «Alt+Enter»

Добавление примечания к ячейке

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

• Щелкаем правой кнопкой в нужный ячейке → «Добавить примечание» → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;

• Выделяем нужную ячейку → меню «Вставка» → «Примечание» → … ;

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание:

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

При щелчке правой кнопкой на ячейке с примечанием в контекстном меню появятся пункты для работы с примечанием:

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню «Правка» — «Очистить» — «Примечания».

Команда «Отобразить или скрыть примечание» делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню «Вид» — «Примечания». При этом откроется панель инструментов «Рецензирование», в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Если в этом режиме щелкнуть правой кнопкой мыши на границу примечания, в контекстном меню появится команда «Формат примечания», после выбора которой открывается окно «Формат примечания». В этом окне можно поменять заливку, границы, направление текста и другие настройки примечания.

Если при создании примечание не помещается, раздвиньте сразу границы. Автоматически границы не подгоняются и пользователю потом будет видно не все примечание.

Форматирование ячеек

Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование» которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1:

Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна «Формат ячеек», закладка «Выравнивание»:

Объединение ячеек

Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать двумя способами:

• кнопка «Объединить и поместить в центре» на панели инструментов «Форматирование»  ;

• галочка «объединение ячеек» в окне «Формат ячеек», закладка «Выравнивание».

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов «Форматирование» будет вдавлена кнопка «Объединить и поместить в центре». Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на «родные» маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

Очистка данных в ячейках и удаление ячеек

• Выделяем «нужные» ячейки и нажимаем «Delete»;

• Выделяем «нужные» ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем «Очистить содержимое»;

• Выделяем «нужные» ячейки, заходим в меню «Правка» → «Очистить» → «Выбираем нужный вариант»;

• Клавиша ← очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по «Delete») значение из выделенного диапазона;

• Если «родную» неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;

• пункт меню «Правка» → «Удалить…» и пункт контекстного меню «Удалить…» приведет к открытию окна «Удаление ячеек».

В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

Заливка ячеек цветом

Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

• кнопка «Цвет заливки» на панели инструментов «Форматирование»  ;

• окно «Формат ячеек», закладка «Вид»:

Добавление границ ячеек

Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:

• Кнопка «Границы» на панели инструментов «Форматирование»  ;

• окно «Граница», вызываемое из кнопки «Границы» — «Нарисовать границы…» (см. выше):

• окно «Формат ячеек», закладка «Граница»: