Что позволяет табличный процессор программы excel

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.

Основные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.  Основные возможности электронных таблиц:

·        проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

·        автоматизация итоговых вычислений;

·        решение задач путём подбора значений параметров;

·        обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

·        проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

·        подготовка табличных документов;

·        построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

·        создание и анализ баз данных (списков).

Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

·        Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.

·        На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.

Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.

Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.

После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.

Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.

То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.

В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.

В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).

Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.

Табличный процессор
Excel
– самый популярный на сегодняшний день
табличный редактор. Он позволяет легко
оперировать с цифрами, обладает удобным
интерфейсом – это как компьютер
«общается» с пользователем, позволяет
строить различные графики, множество
диаграмм, которые способствуют более
полному способу представления информации
и усвоения материала.

Табличный процессор
обеспечивает работу с большими таблицами
чисел. При работе с табличным процессором
на экран выводится прямоугольная
таблица, в клетках которой могут
находиться числа, пояснительные тексты
и формулы для расчета значений в клетке
по имеющимся данным.

Табличный процессор
— программное средство для проектирования
электронных таблиц. Они позволяют не
только создавать таблицы, но и
автоматизировать обработку табличных
данных. С помощью электронных таблиц
можно выполнять различные экономические,
бухгалтерские и инженерные расчеты, а
также строить разного рода диаграммы,
проводить сложный экономический анализ,
моделировать и оптимизировать решение
различных хозяйственных ситуаций и т.
д.

Функции табличных
процессоров весьма разнообразны:

• создание и
  редактирование электронных таблиц;

• создание
  многотабличных документов;

• оформление и
  печать электронных таблиц;

• построение
  диаграмм, их модификация и решение
  экономических задач графическими
  методами;

• создание
  многотабличных документов, объединенных
  формулами;

• работа с электронными
  таблицами как с базами данных: сортировка
  таблиц, выборка данных по запросам;

• создание итоговых
  и сводных таблиц;

• использование
  при построении таблиц информации из
  внешних баз данных;

• создание слайд-шоу;

• решение
  оптимизационных задач;

• решение экономических
  задач типа “что – если” путем подбора
  параметров;

• разработка
  макрокоманд, настройка среды под
  потребности пользователя и т. д.

Наиболее популярными
электронными таблицами для персональных
компьютеров являются табличные процессоры
Microsoft
Excel,
Lotus
1-2-3, Quattro
Pro
и SuperCalc.
И если после своего появления в 1982 году
Lotus
1-2-3 был фактически эталоном для
разработчиков электронных таблиц, то
в настоящее время он утратил свои
лидирующие позиции. Результаты
тестирования продемонстрировали явное
преимущество Excel
по многим параметрам.

3. Классификация элементов объекта

MS
Excel
– одна из самых популярных сегодня
программ электронных таблиц. Ею пользуются
ученые и деловые люди бухгалтеры и
журналисты, с ее помощью ведут разнообразные
таблицы, списки и каталоги, составляют
финансовые и статистические отчеты,
подсчитывают состояние торгового
предприятия, обрабатывают результаты
научного эксперимента, ведут учет,
готовят презентационные материалы.
Возможности Excel
очень высоки. Обработка текста, управление
базами данных – программа настолько
мощна, что во многих случаях превосходит
специализированные программы-редакторы
или программы баз данных. Такое
многообразие функций может поначалу
запутать, чем заставить применять на
практике. Но по мере приобретения опыта
начинаешь по достоинству ценить то, что
границ возможностей Excel
тяжело достичь.

За многолетнюю
историю табличных расчётов с применением
персональных компьютеров требования
пользователей к подобным программам
существенно изменились. В начале основной
акцент в такой программе, как, например,
VisiCalc,
ставился на счётные функции. Сегодня
наряду с инженерными и бухгалтерскими
расчетами организация и графическое
изображение данных приобретают все
возрастающее значение. Кроме того,
многообразие функций, предлагаемое
такой расчетной и графической программой,
не должно осложнять работу пользователя.
Программы для Windows
создают для этого идеальные предпосылки.
В последнее время многие как раз перешли
на использование Windows
в качестве своей пользовательской
среды. Как следствие, многие фирмы,
создающие программное обеспечение,
начали предлагать большое количество
программ под Windows.

Программа Excel
обеспечивает
как легкость при обращении с данными,
так и их сохранность. Excel
позволяет
быстро выполнить работу для которой не
нужно затрачивать много бумаги и времени,
а также привлекать профессиональных
бухгалтеров и финансистов.

Данная программа
сумеет вычислить суммы по строкам и
столбцам таблиц, посчитать среднее
арифметическое, банковский процент или
дисперсию, здесь вообще можно использовать
множество стандартных функций: финансовых,
математических, логических, статистических.

У Excel
есть еще масса преимуществ. Это очень
гибкая система «растет» вместе с
вашими потребностями, меняет свой вид
и подстраивается под Вас. Основу Excel
составляет поле клеток и меню в верхней
части экрана. Кроме этого на экране
могут быть расположены до 10 панелей
инструментов с кнопками и другими
элементами управления. Вы можете не
только использовать стандартные панели
инструментов. но и создавать свои
собственные.

Рассмотрим основные
пункты меню Excel
7.0 При открытии или создании новой
рабочей книги в верхней части экрана
располагается основное меню Excel.
Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю
которые в свою очередь содержат пункты
меню или раскрывающиеся подменю второго
порядка.

Основное меню
имеет следующие подменю сгруппированные
по типам работы.

Файл — Подменю для
работы с файлами, их открытия закрытия
и сохранения.

Правка — Подменю
для работы с клетками таблицы.

Вид — Подменю для
изменения внешнего вида таблицы и
представления данных.

Вставка — Подменю
для добавления ячеек, строк, столбцов
и других элементов.

Формат — Подменю
для изменения вида представляемых
данных в таблице.

Сервис — Подменю
проверок и изменения настроек системы.

Данные — Подменю
обработки данных таблицы их сортировки
и группировки.

Окно — Подменю
изменения вида окна и переходов между
окнами.

? — Подменю помощи

Подробная
характеристика элементов объекта

Табличный процессор
Excel
фирмы Microsoft
предназначен для ввода хранения обсчета
и выдачи больших объемов данных в виде
удобном для анализа и восприятия
информации. Все данные хранятся и
обрабатываются в виде отдельных или
связанных таблиц. Одна или несколько
таблиц составляет «рабочую книгу»,
в этом случае таблицы называются рабочими
листами этой книги. Листы можно удалять
добавлять или перемещать из одной
рабочей книги в другую. Физически на
диске сохраняется вся книга в виде
отдельного файла с расширением «xls».

Так как Excel
– табличный редактор, то и основную
информацию я буду отображать в таблицах.
Файл:

Создать	Создать новую рабочую книгу.
Открыть	Открыть существующую рабочую книгу.
Закрыть	Закрыть рабочую книгу.
Сохранить	Сохранить изменения в файле на диске.
Сохранить как	Сохранить рабочую книгу под новым именем.
Сохранить рабочую область	Сохранить измененные документы и состояние рабочей области.
Свойства	Вывод сведений о данном документе
Доступ	Совместное использование одного документа несколькими пользователями
Параметры страницы	Изменение параметров страницы для документа
Область печати — Задать — Убрать	Определение области листа для распечатки Удаление определения
Предварительный просмотр	Просмотр документа перед печатью
Печать	Вывод документа или его части на печать
1 2 3 4	Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл.
Выход	Выход из программы Excel

Правка:

Отменить	Отменить последнее произведенное действие
Повторить	Вернуть отмененное действие
Вырезать	Вырезать выделенный обьект в буфер
Копировать	Скопировать выделенный обьект в буфер
Вставить	Вставить обьект из буфера
Специальная вставка	Позволяет выбрать, что вставлять данные или формулы
Заполнить — Вниз — Вправо — Вверх — Влево…	Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца.
Очистить — Все — Форматы — Содержимое — Примечания	Очистка Всего содержимого ячеек Форматов данных в ячейках Формул или значений ячеек Примечаний к ячейкам
Удалить	Удалить строку, столбец или ячейки
Удалить лист	Удаление рабочего листа
Переместить/скопировать	Перемещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу
Найти	Поиск текста в выделенных ячейках
Заменить	Поиск текста и замена его новым текстом
Перейти	Быстрый переход на ячейку или область

Вид:

Строка формул	Показать или скрыть панель формул
Строка состояния	Показать или скрыть строку состояния
Панели инструментов	Выбрать стандартные панели инструментов
Во весь экран	Вывести на экран только таблицу и Основное меню
Масштаб	Изменение масштаба таблицы от 10% до 400%
Диспетчер отчетов	Печатать или определить вид отчета
Диспетчер видов	Определить поименованный Вид

Вставка:

Ячейки	Вставить новую ячейку
Строка	Вставить новую строку.
Столбец	Вставить новый столбец.
Лист	Вставить новый рабочий лист.
Диаграмма — На этом листе — На новом листе	Вставить вновь создаваемую диаграмму.
Макрос — Модуль — Диалоговое окно — Макрос MSExcel4.0	Создание нового программного модуля. Вставка в книгу нового листа диалога. Вставка в книгу нового листа макросов
Разрыв страницы	Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати.
Функция	Вызов мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции.
Имя — Присвоить — Вставить — Создать — Применить	Присвоение или удаление имени выделенному интервалу Вставить имя из листа существующих имен в формулу. Создать автоматически имя выделенному интервалу. Замена ссылок в формуле на имена.
Примечание	Создание, редактирование и удаление примечания

Рисунок	Вставка рисунка из внешнего файла
Объект	Одного из объектов стандартизированных Microsoft

Формат

Ячейки	Изменение шрифта, границ и других параметров ячейки
Строка — Высота — Автоподбор высоты — Скрыть — Показать	Изменение параметров строки Скрыть строку из вида Сделать видимой скрытую строку
Столбец — Ширина — Автоподбор ширины — Стандартная ширина — Скрыть — Показать	Изменение параметров столбца Скрыть столбец из виду Сделать видимым скрытый столбец
Лист — Переименовать — Скрыть — Показать — Подложка	Переименовать рабочий лист Скрыть рабочий лист Показать скрытый рабочий лист Изменить фон рабочего листа
Автоформат	Автоматическое форматирование рабочего листа
Стиль	Выбор стиля для форматирования листа
Размещение — На передний план — На задний план — Сгруппировать	Размещение видимых объектов

Сервис:

Орфография	Проверка орфографии
Зависимости — Влияющие ячейки — Зависимые ячейки — Источник ошибки — Убрать все стрелки — Панель зависимостей	Показать зависимости при помощи стрелок Показать стрелками ячейки которые влияют на результат Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки Указать источник ошибки для данной ячейки Удалить все указатели Вывод панели трассировки зависимостей
Автозамена	Добавление или удаление списка элементов автозамены
Подбор параметра	Решение задачи с одним параметром
Сценарии	Создание и проверка условных сценариев
Поиск решения	Поиск решения по заданной модели
Защита — Защитить лист — Защитить книгу	Защитить рабочий лист от изменений Защитить от изменений всю книгу
Надстройки	Добавить удалить необходимые шаблоны и мастера
Макрос Запись макроса Назначить макрос	Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов.
Параметры	Изменение и установка параметров системы

Данные:

Сортировка	Сортировка выделенных ячеек
Фильтр — Автофильтр — Показать все — Расширенный фильтр	Отбор записей с помощью раскрывающихся списков Показать все записи Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне
Форма	Поиск, изменение и удаление записей базы данных
Итоги	Добавление итогов к списку
Таблица подстановки	Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу
Текст по столбцам	Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам
Мастер шаблонов	Средство создания шаблонов документов
Консолидация	Объединение диапазонов в указанный диапазон
Структура — Скрыть детали — Показать детали — Сгруппировать — Разгруппировать — Автоструктура — Удалить структуры — Параметры	Подменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа
Сводная таблица	Создание и изменение сводной таблицы
Поле сводной таблицы	Установка свойств поля сводной таблицы
Обновить данные	Обновление сводной таблицы
Получить внешние данные	Вставка данных из внешнего источника

Окно:

Новое	Открыть новое окно
Расположить	Изменение расположения окон
Скрыть	Убрать с экрана текущее окно
Показать	Показать скрытые окна
Закрепить области	Строки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются.
1 Активное окно 2 Активное окно	Перейти в одно из открытых окон

?

Вызов справки	Справочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей.
О программе	Данные о версии, номере продукта и параметрах системы.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Электронная таблица: назначение, функции, структура

План

Сегодня мы познакомимся с :

Понятие

Типы данных

Истрия создания

Структура

Назначение

Основные функции

Понятие «Электронная таблица»

Электронная таблица — это прикладная программа, предназначенная для автоматизации процесса ввода и редактирования табличных данных и вычисления в них.

Excel — это табличный процессор, то есть программа, предназначенная для автоматизации работы с большими массивами чисел, представленными в табличной форме.  

История и тенденции развития

Идея создания таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc .

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. И становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств.

Следующий шаг – появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.

Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать вы широком круге экономических и других приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.

История создания электронной таблицы

• В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan
• 1988 год — Excel 2.0 для Windows
• 1990 год — Excel 3.0
• 1992 год — Excel 4.0
• 1993 год — Excel 5.0
• 1995 год — Excel 7 для Windows 95
• 1997 год — Excel 97 ( включён в пакет Microsoft Office 97)
• 1999 год — Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000
• 2001 год — Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP
• 2003 год — Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003
• 2007 год — Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007
• 2010 год — Excel 2010 (13) — Microsoft Office 2010

Знакомство с табличным процессором MS Excel

Табличный процессор MS Excel используется для обработки данных.

Обработка включает в себя:

• проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функции и формул;
• исследование влияния различных факторов на данные;
• решение задач оптимизации;
• получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
• построение графиков и диаграмм;
• статистический анализ данных.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все функции MS Excel в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические

(математические функции);

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

10. инженерные функции;

11. внешние функции.

Назначение электронной таблицы

Применяется при:

Учете и планировании

Анализе результатов экспериментов

Решении Бухгалтерских и финансовых задач

Основные функции электронной таблицы

Распечатка таблиц с формулами и графиками

Ввод и редактирование данных

Файловые операции

Построение диаграмм и графиков

Оптимизация работы с таблицей

Структура электронной таблицы

• Электронная таблица сохраняется как Книга
• Состоит из 255 листов
• На каждом листе размещается таблица
• Таблица состоит из 256 столбцов

и 65536 строк

• Минимальный объект таблицы – ячейка
• Каждая ячейка имеет уникальное имя (А1, С4)

Основные понятия

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита.

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Ссылка – указание адреса ячейки.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка.

Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки, столбца, а также последовательности строк и столбцов.

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие или две точки подряд.

Интерфейс MS Excel 2007

Каждый столбец имеет буквенное обозначение, начиная с буквы «А». Каждая строка имеет свой номер.

Документ, созданный в электронной таблице называется рабочей книгой.

Ячейка, в которой находится курсор и выделена рамкой, называется активной

Как целостный объект можно использовать и диапазон ячеек. (Например: А1:С4)

Типы данных

Текст

Формула

Числа

Типы данных

Типы данных

Текст

• предназначен для обозначений числовых данных

Формула

Начинается со знака “=“ и может содержать числа, арифметические знаки и имена ячеек с исходными данными

Относительная, абсолютная и смешанные ссылки

• Относительная ссылка при копировании меняет либо номер строки, либо букву столбца (А1, С6).
• Абсолютная ссылка при копировании не меняется и выносится за пределы таблицы ( $F$11, $A$5) .
• В смешанной ссылке координаты столбца относительные, а строки абсолютные (B$2) или наоборот, координата столбца абсолютная, а строки – относительная ( $B1) .

Итоги урока:

• Что называется «Электронной таблицей», а что «Табличным процессором»?
• Когда вышел на рынок первый электронный табличный процессор и как он назывался?
• Где может применяться программа Excel ?
• Назовите основные функции электронной таблицы?
• Из чего состоит электронная таблица?
• Какие данные можно вводить в ячейки электронной таблицы?
• Какие ссылки вы знаете?

Конспект урока на тему: 
Табличный процессор Microsoft Excel.
Назначение и интерфейс

План
урока:

Конспект
урока:

Современные
технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость
представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого
представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны
относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие
объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных
работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные
таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное
обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных,
представимых в табличной форме.

Электронная
таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое
количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или
логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все
результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные
таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством
моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно
следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения
задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе
с табличными процессорами создаются документы, которые также называют
электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать
на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Таблица – форма
организации данных по строкам и столбцам. 
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы. 
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки
электронных таблиц. 

Электронная
таблица – самая распространенная и мощная технология
для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны
данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство
электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех
данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого
компонента таблицы.

Табличный процессор MS Excel позволяет: 

1.   
Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные
вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

2.   
Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать,
чтобы?);

3.   
Проводить статистический анализ;

4.   
Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку,
фильтрацию (отбор) и анализ данных;

5.   
Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их
невидимыми;

6.   
Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;

7.   
Вводить и редактировать тексты;

8.   
Осуществлять обмен данными с другими программами, например,
вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;

9.   
Осуществлять многотабличные связи.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

·        
Ячейка – минимальный объект табличного
процессора;

·        
Строка – горизонтальный набор
ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

·        
Столбец – вертикальны набор ячеек,
заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

·        

Адрес ячейки –
определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

·        
Указатель ячейки – рамка;

·        
Активная ячейка –
выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

·        
Смежные ячейки – ячейки
расположенные последовательно;

·        
Диапазон (блок) ячеек –
выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

·        
Адрес диапазона (блока) ячеек —
определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных
двоеточием (:), B2: C7 →
B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

·        
Книга – документ электронной
таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

·        
Лист – рабочее поле, состоящее
из ячеек.

При работе
с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать,
изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на
принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и
редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое
клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру
таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим
управления вычислениями. Все
вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и
первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном
порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще
не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор,
пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При
каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, —
выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров
существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица
пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим
отображения формул задает индикацию
содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране
отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический
режим дает возможность отображать числовую
информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать
электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной,
административной и научной деятельности.

В современных табличных
процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно
использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении
обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке
данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже
элементы списков учитываются при организации данных:

•  столбцы списков становятся полями базы данных;

 
•  заголовки столбцов становятся именами полей базы данных; 
•  каждая строка списка преобразуется в запись данных.

«Типы
данных в ячейках электронной таблицы. 
Правила записи арифметических операций»

Ячейки рабочего листа электронной
таблицы могут содержать:

·        
исходные или первичные данные – константы;

·        
производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или
функций.

Данные в ячейках таблицы
могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст –
последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут
включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые
скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и
время вводятся
в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Формулой в
электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы
всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре.
Например: =А5*2/В1

Функция представляет
собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе
формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

Аргументами функции
могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие
функции; логические значения и др.

MS Excel содержит более 400
встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или
нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер
функций.

В формулах
используются следующие знаки арифметических операций:

сложение +

вычитание –

умножение *

деление /

возведение в степень ^

Для изменения порядка
арифметических действий используются круглые скобки.

«Форматирование
элементов таблицы.
Формат числа»

Форматированием называется
изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.

Важно! Excel различает
форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.

К форматированию ячеек относится: изменение шрифта
содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных
форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить
формат ячейки необходимо
щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки.
Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат
всей ячейки.

Для выравнивания данных следует:

·        
щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек,
содержащих выравниваемый текст;

·        
выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам, которая
позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

Для оформления предварительно выделенных ячеек с
помощью рамок следует
выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Границаследует выбрать тип линии для
рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное
назначение нескольких видов рамок).

Для назначения цветного
фона предварительно
выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Видвыбрать цвет фона ячеек и нажать
кнопку ОК.

Для изменения шрифта
предварительно выделенного текста
или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта
(Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый),
размер шрифта, цвет и т.д.

Для изменения формата
чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо
выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из
следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

«Ошибки
в формулах в Microsoft Excel»

При проведении расчетов в
электронной таблице Microsoft Excel иногда в ячейках вместо ожидаемых значений
выводятся различные «непонятные» результаты. Сегодня мы попытаемся сделать их
для нас понятными.

Ячейки
заполнены знаками # # # # # # # # # #

Ячейка может заполняться
набором символов «решетки» (#) по одной из следующих причин:

1.   
ширина столбца недостаточна для размещения численного значения,
для которого установлен формат Числовой, Денежный или Финансовый. Такая ситуация
встречается, например, в ячейке, в которую скопирована формула из другой
ячейки, для которой был установлен один из перечисленных форматов. Для
исправления ошибки необходимо либо расширить ячейку, либо изменить формат
представления данных в ней;

2.   
ячейка содержит формулу, возвращающую некорректную дату или время.
Excel, например, не поддерживает даты до 1900 года  или отрицательные
значения времени. Увеличение ширины ячейки данную ошибку не исправляет.

Ошибка #ДЕЛ/0!

О
том, что делить на ноль нельзя, знают даже учащиеся начальных классов. Но тем
не менее такая ситуация в Excel встречается довольно часто. Например, на листе,
подготовленном для решения линейного уравнения вида ax + b = 0:

— формула в ячейке B4, имеющая вид =–B3/B2,
вернет значение ошибки #ДЕЛ/0! в ситуации, когда значение коэффициента а в ячейке B2 еще не задано. Для
исключения вывода ошибки можно воспользоваться функцией ЕСЛИ, которая проверяет
наличие «неправильного» значения в ячейке B2:
=ЕСЛИ(B2=0; ««; –B3/B2) 
Данная формула выводит «пустое» значение (««),
если ячейка пустая или содержит 0; в противном случае выводится вычисленное
значение корня уравнения.
Другое решение заключается в использовании
функции ЕСЛИ для проверки существования любой ошибки. Следующая формула также
отображает «пустое» значение в случае получения ошибки любого типа:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(–B3/B2); ««; –B3/B2) 
С особенностями функции ЕОШИБКА ознакомьтесь
самостоятельно.

Ошибка
Имя? 

Как известно, в Excel можно использовать в формулах не только адреса отдельных
ячеек или диапазонов, но и их имена. Это облегчает понимание формул. Например,
вы согласитесь, что формула нахождения корня линейного уравнения, оформленная в
виде:
=ЕСЛИ(a=0; ««; –b/a)
— где a и b — имена ячеек, в которых задаются значения коэффициентов уравнения a и b соответственно, выглядит гораздо
понятнее приведенного ранее варианта.

Ошибка Имя? возникает в следующих случаях:

1.   
формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона. Здесь же
следует отметить одну особенность Excel. Если удалить имя какой-то ячейки или
какого-то диапазона, используемое в формуле, то в самой формуле оно останется
(казалось бы, Excel мог бы преобразовать имена в ссылки на соответствующие
ячейки, однако этого почему-то не происходит);

2.   
формула содержит текст, который Excel интерпретирует как
неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к
отображению ошибки Имя?.

Ошибка #Знач!

Ошибка весьма
распространена и встречается, как правило, в следующих ситуациях.

1.    Формула
пытается провести операцию, используя некорректные данные (например, пытается
сложить число и текстовое значение). Если на листе в ячейке B7 (см. фрагмент
листа ниже) была записана формула =B3+B4+B5+B6, которая затем была распространена
(скопирована) на ячейки C7 и D7, то для приведенных исходных данных в ячейке
будет выведен результат #Знач! (ясно, что складывать числа и текст нельзя).

Использование функции СУММ позволит найти сумму числовых значений в диапазоне,
в котором имеются и текстовые значения: =СУММ(D3:D6). Это означает, что в
ячейке B7 можно записать формулу =СУММ(B3:B6) и распространить (скопировать) ее
на ячейки C7 и D7.

2.   
В качестве аргументов функции использованы данные
несоответствующего типа (например, в функции ЕСЛИ вместо условия использовано
число или текст).

3.   
В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как
аргументом должна быть отдельная ячейка. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ
(A3:A6).

Ошибка
#Число!

Ошибка #Число! возникает в одном из двух случаев:

1) для функции,
использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа. Пример ошибочного
оформления: =КОРЕНЬ(И3);
2) формула содержит слишком большое или слишком маленькое значение. Excel
поддерживает величины в пределах от 1Е-307 до 1Е307 (от 10-307 до 10307).

Ошибка
#Ссылка!

Ошибка #Ссылка! возникает в
случае использования формулой ошибочной ссылки на ячейку. Данная ошибка может
встречаться в следующих ситуациях.

1.   
1. Ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена. Например,
следующая формула отображает ошибку #Число!, если удалена строка 20, столбец A
или столбец B:
=A20/B20

2.   
Формула скопирована в новое место, где относительные ссылки на
ячейки становятся недействительными. Например, если формулу =A1–1 в ячейке A2
скопировать в ячейку A1, формула вернет ошибку #Число!, так как в ней будет
присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.

3.   
Содержимое ячейки с формулой было вырезано (командой Правка — Вырезать) и затем
вставлено в ячейку, на которую ссылается формула.

В заключение заметим, что в случаях, когда результатом формулы является ошибка
любого из рассмотренных типов, а ширина столбца недостаточна для размещения
соответствующего сообщения, ячейка заполняется знаками «#».

01.12.2008

Используемая
литература:

1.   
Макарова Н.В. Программа по информатике (системно-информационная
концепция). К комплекту учебников по информатике 5-11 класс. Санкт-Петербург:
Питер.2000г.

2.   
Информатика. 5-11 класс. /Под ред. Н.В. Макаровой. – СПб.: Питер,
2001

3.   
Коляда М.Г. Окно в удивительный мир информатики. ИКФ
«Сталкер»,1997

4.   
Шафрин Ю.А. Основы компьютерной технологии. Учебное пособие для 7
– 11 классов по курсу «Информатика и вычислительная техника» — Москва: ABF,1996

5.   
Ефимова О.В., Моисеева М.В., Ю.А. Шафрин Практикум по компьютерной
технологии. Примеры и упражнения. Пособие по курсу «Информатика и
вычислительная техника» — Москва: ABF,1997

6.   
Горячев А., Шафрин Ю. Практикум по информационным технологиям. М.:
Лаборатория базовых знаний, 2001

7.   
Семакин И.Г., Шеина Т.Ю. Преподавание курса информатики в средней школе.
М.: Лаборатория базовых знаний, 2002

8.   
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Практическая информатика. Учебное
пособие для средней школы. Универсальный курс. – Москва: АСТ-ПРЕСС:
Информ-Пресс, 1998

9.   
Симонович С.В. Компьютер в вашей школе. М.: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс,
2001

10. 
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Занимательный компьютер. Книга для
детей, учителей и родителей. Москва: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс, 2002