Что означают квадратные скобки в excel формуле - Word и Excel

В Excel встроено порядка 500 формул. Однако львиную долю всей работы делают штук 10 основных формул, а из этих десяти особо выделяется формула ИНДЕКС (INDEX). ИНДЕКС — многогранная и мощнейшая формула Excel. Это, можно сказать, священный грааль Excel, его философский камень. При этом большинство пользователей Excel про неё не знают практически ничего, а из тех, кто знает и использует, поняли её лишь немногие. Если хотите быть в числе этих немногих, то продолжайте чтение

Основной синтаксис

=ИНДЕКС( диапазон(ы) ; номер_строки [; номер_столбца [; номер_области ] ] )

Пока только замечу, что параметры 3 и 4 не обязательные и могут не указываться (запомните, что квадратные скобки при описании синтаксиса формул или команд говорят о необязательности параметра). Подобная вложенность квадратных скобок говорит о том, что формула применяется с 2-мя параметрами, либо с 3-мя, либо с 4-мя.

Возврат элемента диапазона

Обычное, типовое использование ИНДЕКС это:

=ИНДЕКС( A1:C5 ; 2 ; 2 )

Формула вернёт значение из ячейки на пересечении второй строки и второго столбца диапазона A1:C5. Это значение 5 из B2. Для многих на этом понимание предназначения функции ИНДЕКС и заканчивается. Но только не для нас с вами, мой пытливый читатель!

Гораздо менее известным фактом является то, как ИНДЕКС работает с векторами. Вектор — это диапазон, состоящий из одного столбца или одной строки.

=ИНДЕКС( A3:C3 ; 3 ) вернёт 9, и

=ИНДЕКС( C1:C5 ; 3 ) тоже вернёт 9!

Это говорит о том, что, когда ИНДЕКС работает с векторами, то он второй параметр воспринимает не как номер строки, а как номер элемента одномерного массива. То есть в этом режиме (2 параметра у формулы) не имеет значения с вертикальным вектором (столбец) вы работаете или с горизонтальным (строка). Это очень важный нюанс.

Что возвращает формула?

Ещё одна удивительная особенность — формула ИНДЕКС возвращает ссылку на ячейку, а не значение ячейки. Внимательный читатель, конечно же, запальчиво воскрикнет, что, мол за ерунда, почему тогда предыдущий пример не вернул нам С3, а вернул 9? Дело в том, что данный факт маскируется оператором присваивания (знак равно), с которого начинается любая формула.

=ИНДЕКС( C1:C5 ; 3 ) фактически проходит этап =C3 и только затем превращается в 9.

И я могу вам это доказать! Если формула возвращает нам ссылку на ячейку, а не её значение, то с результатом работы формулы ИНДЕКС должны работать все ТРИ оператора Excel по работе с ссылками: оператор задания диапазона — двоеточие, оператор перечисления диапазонов — точка с запятой и наконец оператор нахождения пересечения диапазонов — пробел.

Таким образом, если я вас не обманываю, то ИНДЕКС сможет быть частью всех этих операций с диапазонами. Проверим и убедимся:

Конструкция ИНДЕКС(A5;1):ИНДЕКС(C5;1) должна возвращать нам A5:C5.

И это действительно так, что можно подтвердить косвенно, ибо

  =СУММ(ИНДЕКС(A5;1):ИНДЕКС(C5;1)) возвращает 42 (13+14+15), а

  =ЧИСЛСТОЛБ(ИНДЕКС(A5;1):ИНДЕКС(C5;1)) возвращает 3.

А можно подтвердить и напрямую через ввод формулы массива в любые 3 горизонтальных ячейки. Для этого выделите 3 ячейки за пределами A1:C5, вытянутые в строку, нажмите знак равно и введите буквально

  =ИНДЕКС(A5;1):ИНДЕКС(C5;1)

и после этого нажмите Ctrl+Shift+Enter. После чего вы увидите следующую картину:

Далее у меня будут всречаться формулы с такими фигурными скобками

  {=ИНДЕКС(A5;1):ИНДЕКС(C5;1)} знайте, что это формулы массивов, которые надо вводить в ячейку или группу ячеек способом, который описан мною выше.

Примечание: надеюсь вы понимаете, что ИНДЕКС(A5;1) вернёт ссылку на A5, так как любая ячейка может рассматриваться в качестве вектора с числом элементов равным 1. ЧИСЛСТОЛБ — формула, возвращающая количество столбцов в диапазоне.
Конструкция

=ОБЛАСТИ((ИНДЕКС(A1;1);ИНДЕКС(C3;1))) вернёт нам 2.

Напомню, что функция ОБЛАСТИ возвращает количество областей внутри переданной ссылки. Этот вызов идентичен вызову =ОБЛАСТИ((A1;C3)), то есть ИНДЕКС нам успешно сгенерировал 2 области через оператор «;».
Чтобы продемонстрировать вам, что ИНДЕКС можно использовать с оператором пересечения диапазонов, я должен сненерировать при помощи ИНДЕКС диапазоны с размером больше, чем одна ячейка, но это как раз то, что я только собираюсь вам объяснить ниже, поэтому доказательство я вам приведу, но его синтаксическая конструкция будет сложнее, чем могла бы быть. Я хочу сгенерировать через ИНДЕКС такой результат =B1:B5 A5:C5

Формула кого-то может испугать, но на самом деле всё просто. Я буквально конструирую из ИНДЕКС именно то, что нам надо.

=ИНДЕКС(B1;1):ИНДЕКС(B5;1) ИНДЕКС(A5;1):ИНДЕКС(C5;1)

Надеюсь, теперь даже самые скептически настроенные читатели убедились, что ИНДЕКС возвращает ссылки, а не значения.

Возврат столбца / строки

ИНДЕКС может возвращать не только ссылки отдельные ячейки, но и векторы.

Конструкция ИНДЕКС(A1:C5;;3) — вернёт вектор C1:C5 (столбец), так как, если пропустить параметр номер_строки (или указать его равным нулю), но указать параметр номер_столбца, то ИНДЕКС возвращает вектор указанного столбца в пределах диапазона из первого параметра.

таким образом:

=СУММ(ИНДЕКС(A1:C5;;3)) вернёт 45,

=ЧСТРОК(ИНДЕКС(A1:C5;;3)) вернёт 5, а

{=ИНДЕКС(A1:C5;;3)} вернёт диапазон C1:C5.

В случае формулы массива обратите внимание, что, если вы ввели формулу массива в диапазон ячеек, который превышает размер возвращаемого массива, то лишние ячейки получат значения #Н/Д (смотрите ситуацию 2 на рисунке). А, если формула возвращает вертикальный массив, а принимающий диапазон расположен горизонтально, то все ячейки горизонтального диапазона получат одинаковое значение — из первого элемента возвращаемого вектора (смотрите ситуацию 3 на рисунке), и наоборот, то есть направление векторов должно совпадать.

По аналогии, конструкция ИНДЕКС(A1:C5;3;) вернёт вектор A3:C3, то есть строку. Заметьте, что наличие второй точки с запятой принципиально, и за ней должна быть либо пустота (пробелы игнорируются), либо ноль.

А теперь вернёмся к формуле:

=ИНДЕКС(B1;1):ИНДЕКС(B5;1) ИНДЕКС(A5;1):ИНДЕКС(C5;1) и с учётом новых знаний упростим её до вида:

=ИНДЕКС(A1:C5;;2) ИНДЕКС(A1:C5;5;) — выглядит гораздо более лаконично!

Выбор области

Помните, что в описании синтаксиса ИНДЕКС первый параметр назывался диапазон(ы). Пришло время поговорить вот про эту букву «ы«. Выходит диапазонов может быть несколько? Да, их может быть несколько, когда они перечислены через уже упоминаемый выше оператор объединения, — «;» и взяты в скобки. Вот так:

=СУММ( ИНДЕКС( (A1:B5;B1:C5); ; ; A9) )

Если A9 содержит 1, то ИНДЕКС вернёт диапазон A1:B5, а если 2, то B1:C5. Обратите внимание, что второй и третий параметры опущены, это означает, что исходные диапазоны вообще не будут подвергаться какому-либо усечению и вернутся, как есть (до этого мы «отщипывали» то строку, то столбец). В первом случае сумма будет 75, во втором — 85.

Выходит ИНДЕКС может возвращать ячейки, вектора и диапазоны. Невероятная гибкость!

Файл примера

Скачать

Динамические диапазоны

Выше мы с вами убедились, что ИНДЕКС может творить всё что угодно с диапазонами. Поэтому совсем неудивительно, что человечество использует его для создания динамических диапазонов. У меня есть на эту тему отдельная статья, но некоторые примеры я приведу всё равно.

=A1:ИНДЕКС(A:A;СЧЁТЗ(A:A)) — классика жанра, нижняя граница диапазона определяется при помощи ИНДЕКС.

Наиболее распространенные способы определения нижней границы можно посмотреть тут:

А вот довольно впечатляющий пример того, как можно использовать ИНДЕКС в сочетании со своей спутницей ПОИСКПОЗ для формирования именованных динамических диапазонов Начисления и Период, по которым строится диаграмма. Исходные данные находятся в умной таблице ME. Первый столбец таблицы отсортирован по возрастанию. Указанные ИД связаны с ячейкой G2, в которой мы выбираем номер телефона. Вот, например, формула для ИД Начисления:

=ИНДЕКС( ME[Начисление]; ПОИСКПОЗ( ‘L3‘!$G$2; ME[Телефон]; 0 ) ):ИНДЕКС( ME[Начисление]; ПОИСКПОЗ( ‘L3‘!$G$2; ME[Телефон]; 1 ) )

ПОИСКПОЗ с третьим параметром, равным 0, используется для определения первой строки с номер телефона, а она же с параметром, равным 1, — для определения последней строки. ИНДЕКС же помогает сформировать динамический диапазон. Аналогично формируется ИД Период. ИД Начисления использован для построения ряда диаграммы, а ИД Период для значений оси.

Более мощная замена ВПР

Многие знают, что ИНДЕКС совместно с формулой ПОИСКПОЗ является более продвинутой заменой для формулы ВПР. Действительно, ВПР плоха тем, что осуществляет поиск только в первом столбце диапазона, более того, этот диапазон должен представлять из себя единый массив данных, а возврат данных возможен только из столбцов правее первого. ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ начисто лишены этих недостатков. Вы можете искать в одном столбце, а данные извлекать из совершенно другого при этом он может быть, как левее, так и вообще ниже, выше или на другом листе. Более того, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ ещё и данные извлекают быстрее на 10-15%.

Прощайте ВПР() и СМЕЩ()

Таким образом получается, что, зная ИНДЕКС, можно забыть о существовании таких функций, как ВПР (выборка данных) и СМЕЩ (динамические диапазоны). Особенно хотелось бы отметить, что функция ИНДЕКС не летучая (non volatile), то есть она не пересчитывается всякий раз, когда меняется любая ячейка в любой открытой книге (как это делает СМЕЩ), а пересчитывается только по мере необходимости.

Подводим итоги

Итак ИНДЕКС:

Возвращает ссылки, а не значения, что позволяет с его помощью формировать очень эффективные динамические диапазоны
Может возвращать ссылки как на отдельные ячейки, на вектора и на целые диапазоны
Позволяет выбирать области — ещё одна степень свободы
Это не летучая функция
ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ быстрее и гибче ВПР для целей извлечения данных
Незаменим в формулах массивов

Это ключевая формула в Excel. Знать её просто необходимо. Серьёзная работа в Excel без неё немыслима. Ура!

P.S.

Совсем забыл про вторую синтаксическую форму ИНДЕКС, которая существует, но особой погоды не делает. Вот она:

=ИНДЕКС( массив ; номер_строки [; номер_столбца ] )

Под массивом тут подразумеваются конструкции вида {12:34:76:99} — столбец, или {12;34;76;99} — строка. Ясно, что ссылку от такого массива не вернёшь, — только значение и поэтому вроде бы как получается, что это отдельная синтаксическая форма. Пример:

=ИНДЕКС({1;2;3:4;5;6:7;8;9};2;2) вернёт 5.

Массив {1;2;3:4;5;6:7;8;9} — не что иное, как

Прямая ссылка на ячейки	Имена таблицы и столбцов в Excel
=СУММ(C2:C7)	=СУММ(ОтделПродаж[ОбъемПродаж])

Менеджер по продажам	Область	Сумма продаж	ПроцентКомиссии
Владимир	Северный	260	10 %
Сергей	Южный	660	15 %
Мария	Восточный	940	15 %
Алексей	Западный	410	12 %
Юлия	Северный	800	15 %
Вадим	Южный	900	15 %

Что произойдет, если я буду использовать прямые ссылки на ячейки?

Если вы введете в вычисляемый столбец прямые ссылки на ячейки, может быть сложнее понять, что вычисляет формула.

В образце листа щелкните ячейку E2.
В строке формул введите =C2*D2 и нажмите клавишу ВВОД.

Обратите внимание на то, что хотя Excel копирует формулу вниз по столбцу, структурированные ссылки не используются. Если, например, вы добавите столбец между столбцами C и D, вам придется исправлять формулу.

Как изменить имя таблицы?

При создании таблицы Excel ей назначается имя по умолчанию («Таблица1», «Таблица2» и т. д.), но его можно изменить, чтобы сделать более осмысленным.

Выберите любую ячейку в таблице, чтобы отобразить вкладку Работа с таблицами > Конструктор на ленте.
Введите нужное имя в поле Имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД.

В этом примере мы используем имя ОтделПродаж.

При выборе имени таблицы соблюдайте такие правила:

Используйте допустимые символы. Имя всегда должно начинаться с буквы, символа подчеркивания (_) или обратной косой черты (). Остальная часть имени может включать в себя буквы, цифры, точки и символы подчеркивания. В имени нельзя использовать латинские буквы C, c, R и r, так как они служат для быстрого выделения столбца или строки с активной ячейкой при вводе их в поле Имя или Перейти.

Не используйте ссылки на ячейки. Имена не могут иметь такой же вид, как ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1.
Не используйте пробелы для разделения слов. В имени нельзя использовать пробелы. Можно использовать символ подчеркивания (_) и точку (.). Примеры допустимых имен: ОтделПродаж, Налог_на_продажи, Первый.квартал.
Используйте не более 255 знаков. Имя таблицы может содержать не более 255 знаков.
Использование уникальных имен таблиц Повторяющиеся имена не допускаются. Excel не различает символы в верхнем и нижнем регистрах в именах, поэтому если вы введете «Продажи», но уже имеете другое имя «SALES» в той же книге, вам будет предложено выбрать уникальное имя.
Использование идентификатора объекта Если вы планируете использовать сочетание таблиц, сводных таблиц и диаграмм, рекомендуется префиксировать имена с помощью типа объекта. Например, tbl_Sales для таблицы продаж, pt_Sales для сводной таблицы продаж и chrt_Sales для диаграммы продаж или ptchrt_Sales для сводной диаграммы продаж. При этом все имена будут храниться в упорядоченном списке в диспетчере имен.

Правила синтаксиса структурированных ссылок

Вы также можете ввести или изменить структурированные ссылки вручную в формуле, но это поможет понять синтаксис структурированных ссылок. Рассмотрим такую формулу:

=СУММ(ОтделПродаж[[#Итого],[ОбъемПродаж]],ОтделПродаж[[#Данные],[ОбъемКомиссии]])

В этой формуле используются указанные ниже компоненты структурированной ссылки.

Имя таблицы:
DeptSales — это пользовательское имя таблицы. Он ссылается на данные таблицы без каких-либо строк заголовка или итогов. Вы можете использовать имя таблицы по умолчанию, например Table1, или изменить его, чтобы использовать пользовательское имя.
Описатель столбцов:
[Сумма продаж]
и
[Сумма комиссии] — это описатели столбцов, которые используют имена столбцов, которые они представляют. Они ссылаются на данные столбца без заголовка столбца или строки итогов. Всегда заключайте описатели в квадратные скобки, как показано ниже.
Описатель элемента:
[#Totals] и [#Data] — это специальные описатели элементов, которые ссылаются на определенные части таблицы, например на строку итогового значения.
Табличный описатель:
[#Totals], [Сумма продаж]] и [[#Data],[Сумма комиссии]] являются табличными описателями, представляющими внешние части структурированной ссылки. Внешние ссылки следуют за именем таблицы и заключают их в квадратные скобки.
Структурированная ссылка:
(DeptSales[[#Totals],[Sales Amount]] и DeptSales[[#Data],[Commission Amount]] представляют собой структурированные ссылки, представленные строкой, которая начинается с имени таблицы и заканчивается описателем столбца.

При создании или изменении структурированных ссылок вручную учитывайте перечисленные ниже правила синтаксиса.

Заключайте указатели в квадратные скобки. Все указатели таблиц, столбцов и специальных элементов должны быть заключены в парные скобки ([ ]). Указатель, содержащий другие указатели, требует наличия таких же внешних скобок, в которые будут заключены внутренние скобки других указателей. Например: =DeptSales[[Sales Person]:[Region]]
Все заголовки столбцов — это текстовые строки. Но для них не требуются кавычки, если они используются в структурированной ссылке. Числа или даты, например 2014 или 01.01.2014, также считаются текстовыми строками. Нельзя использовать выражения с заголовками столбцов. Например, выражение ОтделПродажСводкаФГ[[2014]:[2012]] недопустимо.

Заключайте в квадратные скобки заголовки столбцов, содержащие специальные знаки. Если присутствуют специальные знаки, весь заголовок столбца должен быть заключен в скобки, а это означает, что для указателя столбца потребуются двойные скобки. Пример: =ОтделПродажСводкаФГ[[Итого $]]

Дополнительные скобки в формуле нужны при наличии таких специальных знаков:

TAB
Канал строки
Возврат каретки
Запятая (,)
Двоеточие (:)
Точка (.)
Левая скобка ([)
Правая скобка (])
Знак фунта (#)
Одна кавычка (‘)
Двойная кавычка («)
Левая фигурная скобка ({)
Правая фигурная скобка (})
Знак доллара ($)
Caret (^)
Амперсанд (&)
Звездочка (*)
Знак «плюс» (+)
Знак равенства (=)
Знак минус (-)
Больше символа (>)
Меньше символа (<)
Знак деления (/)
При знаке (@)
Обратная косая черта ()
Восклицательный знак (!)
Левая скобка (()
Правая скобка ())
Знак процента (%)
Вопросительный знак (?)
Обратный тик (‘)
Точка с запятой (;)
Тильда (~)
Подчеркивание (_)

Используйте escape-символы для некоторых специальных знаков в заголовках столбцов. Перед некоторыми знаками, имеющими специфическое значение, необходимо ставить одинарную кавычку (‘), которая служит escape-символом. Пример: =ОтделПродажСводкаФГ[‘#Элементов]

Ниже приведен список специальных символов, которым требуется escape-символ (‘) в формуле:

Левая скобка ([)
Правая скобка (])
Знак фунта(#)
Одна кавычка (‘)
При знаке (@)

Используйте пробелы для повышения удобочитаемости структурированных ссылок. С помощью пробелов можно повысить удобочитаемость структурированной ссылки. Пример: =ОтделПродаж[ [Продавец]:[Регион] ] или =ОтделПродаж[[#Заголовки], [#Данные], [ПроцентКомиссии]].

Рекомендуется использовать один пробел:

После первой левой скобки ([)
Перед последней правой скобкой (]).
После запятой.

Операторы ссылок

Перечисленные ниже операторы ссылок служат для составления комбинаций из указателей столбцов, что позволяет более гибко задавать диапазоны ячеек.

Эта структурированная ссылка:	Ссылается на:	Используя:	Диапазон ячеек:
=ОтделПродаж[[Продавец]:[Регион]]	Все ячейки в двух или более смежных столбцах	: (двоеточие) — оператор ссылки	A2:B7
=ОтделПродаж[ОбъемПродаж],ОтделПродаж[ОбъемКомиссии]	Сочетание двух или более столбцов	, (запятая) — оператор объединения	C2:C7, E2:E7
=ОтделПродаж[[Продавец]:[ОбъемПродаж]] ОтделПродаж[[Регион]:[ПроцентКомиссии]]	Пересечение двух или более столбцов	(пробел) — оператор пересечения	B2:C7

Указатели специальных элементов

Чтобы сослаться на определенную часть таблицы, например на строку итогов, в структурированных ссылках можно использовать перечисленные ниже указатели специальных элементов.

Этот указатель специального элемента:	Ссылается на:
#Все	Вся таблица, включая заголовки столбцов, данные и итоги (если они есть).
#Данные	Только строки данных.
#Заголовки	Только строка заголовка.
#Итого	Только строка итога. Если ее нет, будет возвращено значение null.
#Эта строка ИЛИ @ ИЛИ @[Имя столбца]	Только ячейки в той же строке, где располагается формула. Эти указатели нельзя сочетать с другими указателями специальных элементов. Используйте их для установки неявного пересечения в ссылке или для переопределения неявного пересечения и ссылки на отдельные значения из столбца. Excel автоматически заменяет указатели «#Эта строка» более короткими указателями @ в таблицах, содержащих больше одной строки данных. Но если в таблице только одна строка, Excel не заменяет указатель «#Эта строка», и это может привести к тому, что при добавлении строк вычисления будут возвращать непредвиденные результаты. Чтобы избежать таких проблем при вычислениях, добавьте в таблицу несколько строк, прежде чем использовать формулы со структурированными ссылками.

Определение структурированных ссылок в вычисляемых столбцах

Когда вы создаете вычисляемый столбец, для формулы часто используется структурированная ссылка. Она может быть неопределенной или полностью определенной. Например, чтобы создать вычисляемый столбец с именем Commission Amount, который вычисляет сумму комиссии в долларах, можно использовать следующие формулы:

Тип структурированной ссылки	Пример	Примечания
Неопределенная	=[ОбъемПродаж]*[ПроцентКомиссии]	Перемножает соответствующие значения из текущей строки.
Полностью определенная	=ОтделПродаж[ОбъемПродаж]*ОтделПродаж[ПроцентКомиссии]	Перемножает соответствующие значения из каждой строки обоих столбцов.

Общее правило таково: если структурированная ссылка используется внутри таблицы, например, при создании вычисляемого столбца, то она может быть неопределенной, но вне таблицы нужно использовать полностью определенную структурированную ссылку.

Примеры использования структурированных ссылок

Ниже приведены примеры использования структурированных ссылок.

Эта структурированная ссылка:	Ссылается на:	Диапазон ячеек:
=ОтделПродаж[[#Все],[ОбъемПродаж]]	Все ячейки в столбце «ОбъемПродаж».	C1:C8
=ОтделПродаж[[#Заголовки],[ПроцентКомиссии]]	Заголовок столбца «ПроцентКомиссии».	D1
=ОтделПродаж[[#Итого],[Регион]]	Итог столбца «Регион». Если нет строки итогов, будет возвращено значение ноль.	B8
=ОтделПродаж[[#Все],[ОбъемПродаж]:[ПроцентКомиссии]]	Все ячейки в столбцах «ОбъемПродаж» и «ПроцентКомиссии».	C1:D8
=ОтделПродаж[[#Данные],[ПроцентКомиссии]:[ОбъемКомиссии]]	Только данные в столбцах «ПроцентКомиссии» и «ОбъемКомиссии».	D2:E7
=ОтделПродаж[[#Заголовки],[Регион]:[ОбъемКомиссии]]	Только заголовки столбцов от «Регион» до «ОбъемКомиссии».	B1:E1
=ОтделПродаж[[#Итого],[ОбъемПродаж]:[ОбъемКомиссии]]	Итоги столбцов от «ОбъемПродаж» до «ОбъемКомиссии». Если нет строки итогов, будет возвращено значение null.	C8:E8
=ОтделПродаж[[#Заголовки],[#Данные],[ПроцентКомиссии]]	Только заголовок и данные столбца «ПроцентКомиссии».	D1:D7
=ОтделПродаж[[#Эта строка], [ОбъемКомиссии]] ИЛИ =ОтделПродаж[@ОбъемКомиссии]	Ячейка на пересечении текущей строки и столбца Commission Amount. При использовании в той же строке, что и заголовок или итоговая строка, возвращается ошибка #VALUE! . Если ввести длинную форму этой структурированной ссылки (#Эта строка) в таблице с несколькими строками данных, Excel автоматически заменит ее укороченной формой (со знаком @). Две эти формы идентичны.	E5 (если текущая строка — 5)

Методы работы со структурированными ссылками

При работе со структурированными ссылками учитывайте следующее.

Автозаполнение формул может оказаться очень полезным при вводе структурированных ссылок для соблюдения правил синтаксиса. Дополнительные сведения см. в статье Использование автозаполнения формул.
Решите, следует ли создавать структурированные ссылки для таблиц в полувыборах По умолчанию при создании формулы при щелчке диапазона ячеек в таблице выбирается полуэлемерная ячейка и автоматически вводится структурированная ссылка вместо диапазона ячеек в формуле. Псевдовыбор облегчает ввод структурированной ссылки. Это поведение можно включить или отключить, установив или снимите флажок Использовать имена таблиц в формулах в диалоговом окне Параметры файлов > > Формулы > Работа с формулами.
Использование книг с внешними ссылками на таблицы Excel в других книгах Если книга содержит внешнюю ссылку на таблицу Excel в другой книге, эта связанная исходная книга должна быть открыта в Excel, чтобы избежать ошибок #REF! в целевой книге, содержащей ссылки. Если сначала открыть целевую книгу и #REF! появятся ошибки, они будут устранены при открытии исходной книги. Если сначала открыть книгу с исходным кодом, коды ошибок не будут отображаться.
Преобразование диапазона в таблицу и таблицы в диапазон. При преобразовании таблицы в диапазон все ссылки на ячейки изменяются на эквивалентные абсолютные ссылки стиля A1. При преобразовании диапазона в таблицу Excel не изменяет автоматически ссылки на ячейки этого диапазона на эквивалентные структурированные ссылки.
Отключение заголовков столбцов. Вы можете включить и отключить заголовки столбцов таблицы на вкладке Конструктор таблицы > строке заголовков. Если отключить заголовки столбцов таблицы, структурированные ссылки, использующие имена столбцов, не затрагиваются, и вы по-прежнему можете использовать их в формулах. Структурированные ссылки, которые ссылаются непосредственно на заголовки таблицы (например, =DeptSales[[#Headers],[%Commission]]), приведут к #REF.
Добавление и удаление столбцов и строк в таблице. Так как диапазоны табличных данных часто меняются, ссылки на ячейки для структурированных ссылок настраиваются автоматически. Например, если вы используете имя таблицы для подсчета всех ячеек в ней, и добавляете строку данных, ссылка на ячейки автоматически меняется.
Переименование таблицы или столбца. Если переименовать столбец или таблицу, в приложении Excel автоматически изменится название этой таблицы или заголовок столбца, используемые во всех структурированных ссылках книги.
Перемещение, копирование и заполнение структурированных ссылок Все структурированные ссылки остаются неизменными при копировании или перемещении формулы, которая использует структурированную ссылку.

Примечание: Копирование структурированной ссылки и заполнение структурированной ссылки — это не одно и то же. При копировании все структурированные ссылки остаются неизменными, а при заполнении формулы полностью структурированные ссылки корректируют описатели столбцов, как последовательность, как показано в следующей таблице.

Направление заполнения:	И при заполнении нажимаете :	Выполняется действие:
Вверх или вниз	Не нажимать	Указатели столбцов не будут изменены.
Вверх или вниз	CTRL	Указатели столбцов настраиваются как ряд.
Вправо или влево	Нет	Указатели столбцов настраиваются как ряд.
Вверх, вниз, вправо или влево	SHIFT	Вместо перезаписи значений в текущих ячейках будут перемещены текущие значения ячеек и вставлены указатели столбцов.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Статьи по теме

Общие сведения о таблицах

Excel Видео: создание и форматирование таблицы
Excel Итог данных в таблице
Excel Форматирование таблицы
Excel Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов
Фильтрация данных в диапазоне или таблице
Преобразование таблицы в диапазон
Проблемы
с совместимостью таблиц ExcelЭкспорт таблицы Excel в SharePoint
Общие сведения о формулах в Excel

Источник

Программа Excel по истине прорывное изобретение компании Microsoft. Благодаря такому инструменту, как формулы Эксель, возможности программы становятся практически безграничными и позволяют обрабатывать данные так как вам угодно за считанные секунды, что в свою очередь экономит ваше время и нервы. Так давайте познакомимся поближе с формулами Эксель и узнаем все их возможности.

Формулы Эксель

Из чего состоят формулы Эксель:

Знак равно «=»

Любая формула Excel должна начинаться со знака равно «=», чтобы программа понимала, что это формула, а не обычный текст.

Операторы

Операторы в Excel бывают четырех видов: арифметические, операторы сравнение, операторы объединения текста, операторы ссылок на ячейки.

Функции

Функция – это предопределенная формула, выполняющая определенный тип вычислений. Например, функция СУММ выполняет суммирование определенных ячеек. Благодаря функциям сокращается и упрощается формула в Excel.

Как ввести формулу в Excel

Основным элементом программы Excel являются формулы. Формулы Эксель позволяют получать мгновенный результат её вычислений. При этом формула сразу делает перерасчет при изменении исходных значений.

Рассмотрим следующий пример:

В ячейки A1 и B1 поместим любые числа, например 8 и 5 соответственно. А в ячейку C1 введем формулу:

=A1*B1

Чтобы ввести эту формулу в таблице Excel необходимо выполнить строгую последовательность действий:

Кликните по ячейке С1;
Введите следующую формулу: =A1*B1
В завершении нажмите Enter.

Можно поступить и по-другому.

Кликните по ячейке С1;
С помощью клавиатуры введите знак равно «=»;
Кликните по ячейке A1

При этом в ячейке C1 появится ссылка на ячейку A1

На клавиатуре нажмите символ звездочки «*»;

В Excel в качестве оператора умножения используется символ звездочки «*».

Далее кликните мышкой по ячейке B1;

При этом в ячейке после звездочки появится ссылка на ячейку B1.

В завершении нажмите Enter.

В ячейке C1 отобразится результат умножения ячеек A1 и B1.

Основным достоинством электронных таблиц Excel является автоматическая корректировка результата вычислений формулы Эксель при изменении данных в ячейках, на которые она ссылается.

Попробуйте изменить значения в ячейках A1 или B1, и вы тут же увидите новый результат вычислений в ячейке C1.

Для указания ячеек, используемых в формуле, проще выделить их мышью, чем вводить ссылки вручную. Это не только более быстрый способ, он также снижает риск задания неправильных ячеек. При вводе с клавиатуры можно нечайно ввести неверную букву столбца или номер строки и не увидеть ошибки, пока не отобразится вычисленный результат формулы Эксель.

Читайте также: Как создать диаграмму в Excel: настройка и форматирование

Формулы Эксель: Использование операторов

Операторы осуществляют основные вычисления в таблицах Excel. Кроме того, они способные сравнивать и объединять необходимые значения.

Арифметические операторы

Математическая операция	Оператор	Пример
Сложение	+	=4+5
Вычитание	—	=2-1
Умножение	*	=10*2
Деление	/	=8/4
Процент	%	=85%
Возведение в степень	^	=6^2

Изменение естественного порядка операций

В формулах Эксель соблюдаются математические приоритеты выполнения операций, т.е. сначала выполняется умножение и деление, а уже потом сложение и вычитание.

Для примера возьмем следующую формулу:

=A1-B1/C1

Заполним ячейки следующими цифрами: в ячейку A1 поставим число 8, в ячейке B1 — 6, а в ячейке C1 — 2. Таким образом получим такую формулу:

=8-6/2

Используя математические приоритеты, программа Excel сначала разделит 6 на 2, а затем от 8 отнимет 3. В итоге получится число 5.

Если требуется сначала выполнить операцию вычитания, а затем деление, то нужные цифры заключаются в круглые скобки:

=(A1-B1)/C1

Таким образом, мы даем команду программе сначала выполнить операцию вычитания в скобках, а затем разделить полученный результат. Таким образом, программа отнимет от 8 цифру 6 и разделит его на 2. В итоге формула выдаст совсем иной результат: 1.

Как и в математике, в таблицах Excel можно использовать несколько пар скобок, вложенных одна в другую. Тем самым, можно изменять порядок операций, так как вам нужно. Excel сначала выполнит вычисления во внутренних скобках, а затем во внешних. Для примера разберем такую формулу:

=(А3+(В3+С3))*D3

В данной формуле, программа сначала сложит ячейки B3 и C3, затем к полученному результату прибавит значение в ячейке A3 и эту сумму умножит на значение в ячейке D3.

Если бы скобок не было, то программа, по правилам математики, сначала бы умножила ячейки D3 и C3, а потом прибавила к полученному результату значения в ячейках B3 и A3.

Не важно сколько будет в формуле скобок, главное, чтобы у каждой открывающейся скобки была своя закрывающая скобка. Если же вы забудете поставить одну из скобок, то программа выведет сообщение с предложением внести исправление в формулу, но не всегда программа понимает в каком месте необходимо поставить нужную скобку, поэтому вы можете как согласится с исправлением, нажав на кнопку «Да», так и отказать от него, нажав кнопку «Нет».

И помните, что Excel понимает только круглые скобки, если вы будете использовать квадратные или фигурные скобки в формуле, то программа выведет сообщение об ошибке.

Операторы сравнения

Данные операторы сравнивают одно значение с другим. В результате оператор сравнения выдаёт ИСТИНУ, если сравнение подтверждается, или ЛОЖЬ, если сравнение не подтверждается.

Знак	Оператор	Пример
знак «равенства»	=	=A1=B2
знак «больше»	>	=C3>B1
знак «меньше»	<	=B2<B1
знак «больше или равно»	>=	=A3>=D2
знак «меньше или равно»	<=	=B3<=D1
знак «не равно»	<>	=A1<>B1

Оператор объединения текста

Чтобы объединить содержимое двух ячеек в таблице Excel необходимо использовать символ «&» (амперсанд). Таким же свойством обладает функция «СЦЕПИТЬ». Давайте рассмотрим несколько примеров:

Для объединения текста или иного содержимого из разных ячеек в единое целое необходимо применить следующую формулу:

=A1&C1&E1

Чтобы вставить между объединенными ячейками пробел, символ, цифру или букву нужно воспользоваться кавычками.

=A1&» «&C1&»; «&E1

Объединить можно не только ячейки, но и слова внутри одной ячейки.

=»Водо»&»пад»

Запомните, что кавычки можно использовать только такие, как на скриншоте.

Операторы ссылок на ячейки

Чтобы создать ссылку на диапазон ячеек достаточно ввести первую и последнюю ссылку на ячейки и между ними поставить знак «:» (двоеточие).

=СУММ(A11:A13)

Если требуется указать ссылки на отдельные ячейки, то для этого применяют символ «;» (точка с запятой).

=СУММ(A11;A12;A13)

Если требуется указать значение ячейки на пересечении диапазонов ячеек, то между ними ставится «пробел».

=F12:G12 G11:G13

Использование ссылок

В программе Excel существуют несколько видов ссылок на ячейки. Однако, не все пользователи про них знают. Большинство пользователей использует самые простые из них.

Итак, ссылки бывают следующих видов: простые ссылки, ссылки на другой лист, абсолютные ссылки, относительные ссылки.

Простые ссылки

Простая ссылка на ячейку представляет собой адрес столбца и адрес строки. Например, ссылка B3 указывает, что ячейка расположена на пересечении столбца B и строки номер 3.

В таблице Excel общее количество столбцов равно 16384 (от A до XFD), а строк 1048576.

Для закрепления рассмотрим следующие примеры:

диапазон ячеек в столбце A начиная с 1 по 10 строку – «A1:A10»;
диапазон ячеек в строке 3 начиная со столбца C до E – «C3:E3»;
все ячейки в строке 5 – «5:5»;
все ячейки в строках с 3 по 28 – «3:28»;
все клетки в столбце C – «C:C»;
все клетки в столбцах с D по G – «D:G».

Ссылки на другой лист

Иногда в формуле необходимо указать ссылку на данные из другого листа. Делается это довольно просто:

=СУММ(Лист2!A3:C3)

На Листе 2 введены следующие значения.

Если в названии листа присутствует пробел, тогда название листа заключается в одинарные кавычки.

=СУММ(‘Лист № 2’!A3:C3)

Абсолютные и относительные ссылки в формулах Эксель

Относительные ссылки

Чтобы понять, что же такое относительные ссылки, рассмотрим следующий пример.

У нас есть таблица продаж за первый квартал 2019 года. Воспользуемся функцией СУММ и подсчитает общую сумму продаж за январь месяц. Формула будет выглядеть так:

=СУММ(B3:B6)

Далее скопируем данную формулу в ячейку C7.

При копировании исходной формулы Эксель в ячейку С7 программа немного изменяет формулу, после чего она приобретает такой вид:

=СУММ(СЗ:С6)

Excel изменяет указатель столбца с В на С, поскольку копирование проводилось слева направо по строкам.

Если формула копируется вниз по столбцу, Excel изменяет в формуле значения строк, а не столбцов, чтобы формула оставалась корректной. Например, ячейка ЕЗ рассматриваемого нами рабочего листа содержит такую формулу:

=CУMM(B3:D3)

При копировании этой формулы Эксель в ячейку Е4 программа создает следующую формулу:

=СУММ(В4:D4)

Программа изменила ссылки на строки, чтобы они соответствовали новой, четвертой строке. Поскольку такие ссылки на ячейки в копиях формулы Эксель изменяются относительно направления копирования, они и называются относительными.

Абсолютные ссылки

Все новые формулы Эксель содержат относительные ссылки, если явно не будет указано обратное. Так как большинство создаваемых копий формул требует корректировки ссылок на ячейки, редко приходится думать о другом. Однако иногда возникают исключительные ситуации, в которых необходимо решать, какие ссылки должны смещаться, а какие — нет.

Одним из самых распространенных исключений является сравнение ячеек некоторого диапазона с одним значением. Например, вам может потребоваться указать в ячейках объем продаж каждого из подразделений относительно общего объема продаж компании в целом. На рабочем листе объемов продаж компании “Наш концерн” такая ситуация возникает при копировании формулы Эксель, вычисляющей, какой процент составляют ежемесячные объемы (ячейки B9:D9) в ежеквартальном объеме продаж (ячейка Е7).

Предположим, что мы начинаем ввод этих формул в строке 9 с ячейки В9. Формула в этой ячейке вычисляет процент продаж в январе (В7) относительно квартального (Е7) методом деления. Что может быть проще?

=В7/Е7

Эта формула делит итог январских продаж (в ячейке В7) на квартальный итог в ячейке Е7. А теперь посмотрите, что произойдет, если перетащить маркер заполнения на одну ячейку вправо, чтобы скопировать формулу в ячейку С9:

=C7/F7

Корректировка ячейки числителя с В7 на С7 — это как раз то, что доктор прописал. Тем не менее изменение второго указателя ячейки c E7 на F7 — это уже катастрофа. Вы не только не сможете вычислить процентное соотношение февральских продаж в ячейке С9 относительно итоговых продаж первого квартала в ячейке Е7, но и получите в итоге ужасную ошибку #ДЕЛ/0! (#DIV/0!) в ячейке С9.

Чтобы предотвратить изменение ссылки на ячейку во всех создаваемых копиях формулы Эксель, нужно преобразовать ссылку из относительной в абсолютную. Это выполняется с помощью клавиши <F4> после переключения Excel в режим редактирования (с помощью клавиши <F2>). В ответ на это программа помещает перед буквой столбца и номером строки в формуле знаки доллара. В качестве примера рассмотрим скриншот ниже. Ячейка В9 на этом рисунке содержит корректную формулу, которую уже можно копировать в диапазон ячеек C9:D9:

=B7/$E$7

Посмотрим теперь на эту формулу в ячейке С9 после копирования в диапазон C9:D9 методом перетаскивания. В строке формул отображается следующее:

=С7/$Е$7

Поскольку ссылку Е7 в исходной формуле мы заменили ссылкой $Е$7, все ее копии будут иметь те же абсолютные (т.е. неизменные) значения.

Если вы собираетесь копировать формулу, в которой все или некоторые ссылки должны быть абсолютными, но пока остаются относительными, измените формулу так, как описано ниже.

Дважды щелкните на ячейке с формулой или нажмите клавишу <F2>, чтобы приступить к редактированию.
Переместите точку вставки к ссылке, которую хотите преобразовать в абсолютную.
Нажмите клавишу <F4>.
Когда закончите редактирование, щелкните на кнопке Ввод в строке формул, а затем скопируйте ее в диапазон ячеек путем перетаскивания маркера заполнения.

Нажимайте клавишу <F4> только тогда, когда необходимо преобразовать ссылку на ячейку в полностью абсолютную. Если нажмете клавишу <F4> второй раз, то получите так называемую смешанную ссылку, в которой строка абсолютна, а столбец относителен (например, Е$7). Если нажмете клавишу <F4> еще раз, то получите другой тип смешанной ссылки, в которой столбец абсолютен, а строка относительна (например, $Е7). Если же нажать клавишу <F4> еще раз, ссылка станет полностью относительной (например, Е12). Таким образом, вы вернетесь к тому, с чего начали. Последующие нажатия клавиши <F4> повторят вышеописанный цикл преобразований.

Если программа Excel установлена на устройстве с сенсорным экраном, к которому не подключена физическая клавиатура, то единственный способ преобразования адресов ячеек в формулах из относительной формы в абсолютную либо смешанную — открыть экранную (виртуальную) клавиатуру. С ее помощью добавьте значки доллара перед буквой столбца и/или номером строки для соответствующего адреса ячейки в строке формул.

Формулы Эксель: Использование функций

Вы уже знаете, как создавать формулы Эксель, выполняющие простые математические операции, такие как деление, умножение, сложение и вычитание. Если же вам нужны более сложные формулы, то вместо комбинирования множества математических операций лучше воспользоваться функциями Excel.

Функцией называют предопределенную формулу, выполняющую определенный тип вычислений. Ей необходимо передать значения, используемые в операции (они называются аргументами). Как и в простых формулах, аргументами функций могут быть числа (например, 22 или -4,56), а также ссылки на ячейки (В10) или диапазоны ячеек (СЗ: РЗ).

Как и формулу, функцию нужно предварять знаком равенства, чтобы программа не восприняла ее как обычный текст. За знаком равенства должно следовать имя функции (при вводе можно не обращать внимания на регистр, главное — не допускать опечаток). После имени функции указываются аргументы, заключенные в круглые скобки.

Если вы вводите функцию в ячейку вручную, не вставляйте пробелы между знаком равенства, именем и аргументами. Некоторые функции для работы требуют нескольких аргументов — в таком случае разделяйте их точкой с запятой.

Как только будут введены знак равенства и первые символы имени функции, непосредственно под строкой формул откроется список всех функций, начинающихся с этих букв. Если вы увидите в списке нужную функцию, дважды щелкните на ней, и программа вставит ее имя в строку формул, добавив открывающую скобку для аргументов.

Все аргументы, которые требует функция, отображаются под строкой формул, при этом их можно выделить на рабочем листе или ввести с клавиатуры. Если функция имеет несколько аргументов, то перед вводом или выделением второго аргумента поставьте точку с запятой.

После ввода последнего аргумента закройте функцию правой скобкой, завершающей список аргументов. Как только будет введено имя функции вместе с аргументами, раскрывающийся список под ячейкой исчезнет. Чтобы вставить функцию в ячейку и вычислить ее значение, нажмите клавишу «Enter».

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Несмотря на то, что функцию можно ввести непосредственно в ячейку, в строке формул имеется специальная кнопка мастера функций. С ее помощью можно выбрать любую функцию. После щелчка на кнопке откроется диалоговое окно выбора функции.

Диалоговое окно мастера функций содержит текстовое поле Поиск функции (Search for a Function), а также списки Категория (Or Select a Category) и Выберите функцию (Select a Function). Когда открывается окно вставки функции, автоматически выбирается категория десяти недавно использованных функций.

После выбора функции откроется диалоговое окно ввода ее аргументов. Лучше всего использовать мастер для ввода незнакомых функций, которые зачастую содержат множество не вполне понятных аргументов.

Чтобы получить подробную справку по выбранной функции, щелкните на ссылке Справка по этой функции, находящейся в левой нижней части окна.

Если нужной функции не оказалось в списке недавно использованных, выберите соответствующую категорию. Если не можете определиться с категорией, то поищите функцию, введя ее описание в поле Поиск функции, а затем нажмите клавишу <Enter> или щелкните на кнопке Найти. Excel откроет список рекомендуемых функций, и вы сможете выбрать любую из них.

Например, чтобы найти все функции Excel, суммирующие значения, введите в поле Поиск функции слово сумм и щелкните на кнопке Найти. После этого в отдельном окне откроется список обязательных аргументов и в нижней части окна отобразится назначение функции.

Когда нужная функция будет найдена и выбрана, щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить ее в текущую ячейку и открыть окно аргументов. В этом окне отображаются как обязательные, так и необязательные аргументы.

В качестве примера выберите функцию СУММ (она обычно лидирует в категории часто используемых) и щелкните на кнопке ОК. Как только вы это сделаете, программа вставит в текущую ячейку и строку формул запись СУММ (). Затем откроется диалоговое окно ввода аргументов. В этом окне следует указать аргументы функции.

Функция СУММ может суммировать до 255 аргументов. Совершенно очевидно, что все они находятся далеко не в одной ячейке. На практике вам придется чаще всего суммировать значения, содержащиеся в соседних ячейках.

Для того чтобы выбрать первый аргумент функции, щелкните на ячейке рабочего листа или перетащите указатель мыши по диапазону ячеек. В текстовом поле Число1 (Numberl) программа отобразит адрес ячейки (или диапазон адресов), а в нижней части окна, в поле Значение (Formula result), появится результат вычислений.

Имейте в виду, что во время выбора ячеек на рабочем листе диалоговое окно аргументов можно свернуть; при этом отображаться будет только поле Число! Чтобы свернуть окно аргументов, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Число1. После этого можно выделить диапазон ячеек и щелкнуть на кнопке восстановления окна (в свернутом окне эта кнопка будет единственной) или нажать клавишу <Esc>. Вместо свертывания можете переместить это окно в любое свободное место экрана.

Если на рабочем листе заполнено множество ячеек, щелкните на поле Число2 или нажмите клавишу <Tab>. (Excel отреагирует на это, открыв поле Число3.) В поле Число2 введите аналогичным образом второй диапазон ячеек, только на этот раз для сворачивания окна щелкайте на кнопке рядом с этим полем. В поле результата вычислений появится сумма уже двух диапазонов значений. При желании можете выделить несколько таких диапазонов (Число2, Число3, Число4 и т.д.).

Когда закончите выделение суммируемых ячеек, щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно аргументов и поместить функцию в текущую ячейку.

Редактирование функций с помощью мастера

С помощью мастера можно редактировать формулы Эксель с функциями непосредственно в строке формул. Выделите ячейку, содержащую такую формулу, и щелкните на кнопке мастера формул (на этой кнопке изображены символы fх, и расположена она непосредственно перед полем ввода формулы).

Сразу после щелчка на кнопке откроется окно аргументов функции, в котором их можно отредактировать. Для этого выделите значение в поле аргумента и отредактируйте его (или же выделите другой диапазон ячеек).

Учтите, что Excel автоматически добавляет для текущего аргумента ячейку (или диапазон), выделенную на рабочем листе. Если хотите заменить текущий аргумент, то выделите его и нажмите клавишу <Delete>, а затем выделите новый диапазон ячеек. (Не забывайте, что в любой момент можно свернуть это окно или переместить в другое место экрана, если оно перекрывает ячейки, которые нужно выделить.)

Изменив функцию, щелкните в диалоговом окне аргументов на кнопке ОК. Отредактированная функция отобразится в текущей ячейке.

Формулы Эксель: Операции с формулами

Копирование/вставка формулы Эксель

Если вам нужно скопировать формулу из одной ячейки в другую достаточно воспользваться всем известной комбинацией клавиш <Ctrl+C> (копировать) и <Ctrl+V> (вставить). Для этого выделите нужную вам ячейку, кликнув по ней курсором мыши, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+C, при этом контуры ячейки будут выделены пунктирной линией. Затем выделите ту ячейку, в которую нужно вставить значение из первой ячейки и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V. Всё содержимое из первой ячейки скопируется во вторую ячейку.

Отмена операций

Прежде чем начинать редактировать только что открытую рабочую книгу, следует узнать о функции отмены операций и о том, как она может спасти случайно удаленные данные. Кнопка Отменить (Undo) панели быстрого доступа — настоящий “хамелеон”: она приспосабливается к выполненным вами действиям. Например, если вы случайно удалили содержимое группы ячеек, нажав клавишу <Delete>, то экранная подсказка этой кнопки будет гласить “Отменить очистку (Ctrl+Z)”. Если вы перетащили диапазон ячеек в другую часть рабочего листа, подсказка изменится на “Отменить перетаскивание”.

Для использования этой команды можно не только щелкать на кнопке панели быстрого доступа, но и нажимать комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.

Команда Отменить панели быстрого доступа постоянно изменяется в ответ на выполненные вами действия и сохраняет их порядок. Если вы забыли ее нажать после какого-либо выполненного действия и уже успели выполнить несколько других действий, то откройте прикрепленное к ней контекстное меню и найдите там именно то действие, которое нуждается в отмене. В результате будут отменены и это действие, и все действия, выполненные после него (они автоматически выделяются).

Повторение действий

После выполнения команды Отменить программа активизирует кнопку Вернуть (Redo), находящуюся непосредственно справа от нее. Если вы удалили содержимое ячейки с помощью клавиши <Delete>, а затем щелкнули на кнопке Отменить (или нажали комбинацию клавиш <Ctrl+Z), то экранная подсказка, отображаемая при помещении указателя мыши над кнопкой Вернуть, будет гласить: “Вернуть очистку (Ctrl+Y)”.

Если теперь щелкнуть на кнопке Вернуть или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Y>, то Excel повторит только что отмененную операцию. На самом деле все звучит намного сложнее, чем есть на самом деле. Просто клавиши Отменить и Вернуть служат переключателями между состоянием рабочей книги до операции и после нее (как включение и выключение лампочки).

Что делать, если невозможно отменить операцию

Если вы полагаете, что спокойно можете до неузнаваемости изменить важную рабочую книгу, то хочу вас предупредить: команда отмены операции работает не всегда. Можно отменить последнее неудачное удаление содержимого ячейки, перемещение данных или неправильное копирование, но нельзя отменить сохранение рабочей книги. (Естественно, если вы сохраняли книгу под другим именем с помощью команды Сохранить как, выбранной на вкладке Файл, то исходная книга останется неизменной. Однако если вы воспользовались обычной командой сохранения, то все внесенные изменения становятся частью исходной рабочей книги.)

К сожалению, Excel не предупреждает о шаге, после которого обратного пути нет. Вы узнаете об этом, когда будет уже слишком поздно. После того как будет выполнено необратимое действие, экранная подсказка кнопки Отменить вместо ожидаемого ‘‘Отменить…” сообщит: “Невозможно отменить”.

Единственным исключением из этого правила являются случаи, когда программа сама предварительно предупреждает о невозможности отмены операции. Когда вы выбираете команду, которая при нормальных условиях обратима, но в данный момент (за недостатком памяти или потому, что изменяется слишком большая часть рабочего листа) программа знает, что отмену сделать не сможет, она предупредит вас и спросит, хотите ли вы все-таки ее выполнить. Если вы согласитесь и выполните операцию редактирования, то помните, что затем придется во всем винить только себя. Например, если вы обнаружите, что по ошибке удалили целый ряд важных формул (о которых забыли, потому что в ячейках они не отображаются), то не сможете их восстановить. В таком случае единственное, что остается, — закрыть файл (команда Файл^Закрыть) и в ответ на запрос указать, что изменения сохранять не следует.

Старое доброе перетаскивание

Первой методикой редактирования, которую следует освоить, является перетаскивание (drag-and-drop). Как следует из названия, эта методика предполагает использование указателя мыши, который переносит выделение ячеек и оставляет его в другом месте рабочего листа. Несмотря на то что перетаскивание в основном используется для перемещения содержимого ячеек в пределах рабочего листа, его можно применять и для копирования данных.

Чтобы использовать перетаскивание для перемещения диапазона ячеек (за один раз можно переместить только один диапазон), выполните следующие действия.

Выделите диапазон ячеек.
Поместите указатель мыши (либо палец или стилус при работе с сенсорным экраном) над одной из границ выделенного диапазона.

Как только указатель мыши примет вид четырехнаправленной стрелки, можно начинать перетаскивание диапазона в другое место.

Перетащите выделенный диапазон в требуемое место. Перетаскивание выполняется путем нажатия главной (обычно левой) кнопки мыши и ее удерживания во время перетаскивания.

Во время перетаскивания вы перемещаете только контур диапазона, a Excel в экранной подсказке информирует о том, какими будут адреса нового диапазона, если вы в данный момент отпустите кнопку мыши.

Перетаскивайте контур до тех пор, пока этот диапазон не совпадет с требуемым.

Отпустите кнопку мыши (либо оторвите палец или стилус от сенсорного экрана).
Как только отпустите кнопку мыши, содержимое ячеек выделенного диапазона отобразится в новом месте.

Копирование путем перетаскивания

Что делать, если нужно скопировать, а не переместить выделенный диапазон? Предположим, нужно начать новую таблицу в другом месте рабочего листа, и вы хотите скопировать уже существующую с готовым отформатированным заглавием и заголовками столбцов. Чтобы скопировать отформатированный диапазон заголовков в рабочем листе примера, выполните следующие действия.

Выделите диапазон ячеек.

В данном примере этим диапазоном будет А1:Е2.

Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, поместите указатель мыши на границу выделенного фрагмента.

Указатель мыши примет вид четырехнаправленной стрелки с расположенным справа знаком “плюс” (к тому же рядом вы увидите экранную подсказку). Знак “плюс” свидетельствует о том, что выполняться будет не перемещение, а копирование.

Перетащите контур выделенного диапазона в нужное место и отпустите кнопку мыши.

Если при перетаскивании ячеек перемещаемый контур перекрывает уже заполненные ячейки, то Excel откроет окно предупреждения с вопросом о том, хотите ли вы заменить их содержимое. Чтобы избежать замены существующего содержимого и отменить операцию перетаскивания, в окне предупреждения щелкните на кнопке Отмена; чтобы продолжить операцию, щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается или копируется в новое место, то оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи, как будто их никогда прежде и не существовало.

Чтобы вставить перетаскиваемый диапазон ячеек в уже заполненный без замещения прежнего содержимого, во время перетаскивания удерживайте нажатой клавишу <Shift>. (При копировании придется проявить немалую ловкость, чтобы одновременно удерживать нажатыми клавиши <Shift> и <Ctrl>.)

Если во время перетаскивания удерживать нажатой клавишу <Shift>, то при перемещении отображается не контур области, а вертикальный отрезок, указывающий место потенциальной вставки, наряду с экранной подсказкой с текущими адресами, куда в результате будет вставлено содержимое ячеек. Обратите внимание на то, что во время перемещения отрезок пытается прикрепиться к ближайшим границам столбцов и строк. Когда вы достигнете границы того диапазона, в который должно быть вставлено содержимое, отпустите кнопку мыши. Excel вставит диапазон ячеек, переместив ранее существовавшее содержимое в ближайшие свободные ячейки.

При вставке ячеек методом перетаскивания можно представить себе отрезок как одну из осей области, в которую будет вставлено содержимое. Также имейте в виду, что иногда после перемещения диапазона в новое место рабочего листа вместо данных вы увидите в ячейках только значки решеток (#######). Дело в том, что Excel не расширяет автоматически новые столбцы, как при форматировании данных. Избавиться от “решеток” можно вручную, расширив соответствующие столбцы, чтобы полностью отобразить отформатированные данные. Проще всего расширять столбцы двойным щелчком на правой границе их заголовка.

Но я ведь удерживал нажатой клавишу <Shift>, как вы и говорили…

Перетаскивание в режиме вставки — одна из самых замысловатых функций Excel. Иногда, когда делаешь все правильно, все равно получаешь предупреждение Excel о замещении существующего содержимого. Если вы увидите такое предупреждение, всегда щелкайте на кнопке Отмена! К счастью, всегда можно воспользоваться командой Вставка, не беспокоясь о том, как выглядит форма перемещаемого отрезка.

Автозаполнение формулами

Копирование методом перетаскивания (с удерживанием нажатой клавиши <Ctrl>) особенно полезно, когда нужно скопировать большой диапазон ячеек в другую часть рабочего листа. Однако зачастую нужно скопировать всего одну формулу в массу соседних ячеек, чтобы в них выполнялся тот же тип вычислений (например, суммирование значений в столбце). И хотя такой способ копирования формул является достаточно распространенным, его невозможно выполнить методом перетаскивания. Вместо этого используется функция автозаполнения или последовательность команд Копировать и Вставить.

Не забывайте о параметре Итоги (Totals) панели инструментов быстрого анализа. С его помощью можно мгновенно создавать строку или столбец итогов, находящийся в нижней или в правой части таблицы данных соответственно. Просто выделите таблицу как диапазон ячеек и щелкните на кнопке Быстрый анализ (Quick Analysis), а затем на панели инструментов быстрого анализа выберите параметр Итоги. Если щелкнуть на кнопке Сумма (Sum), находящейся в начале панели, то будет создана формула, которая подсчитывает сумму по столбцам и отображает ее в новой строке (в нижней части таблицы). Если же щелкнуть на кнопке Сумма, находящейся в правом конце панели инструментов, то будут созданы формулы Эксель, подсчитывающие суммы по строкам и выводящие результат в новом столбце (в правом конце таблицы).

Формулы Эксель: Заключение

В данной статье мы затронули все самые важные аспекты, которые могут вам пригодится при создании формулы Эксель. Надеемся, что эта статья поможет вам решать любую задачу в таблицах Excel.

Источник

Функция ЕСЛИ в Excel применяется для вставки в ячейку какого-либо текстового, числового или иного значения в зависимости от того, выполняется ли нужное нам условие, заданное внутри формулы. В статье рассмотрен синтаксис и аргументы функции, а также приведены примеры и видеоурок для демонстрации основных принципов использования формулы ЕСЛИ в Эксель.

Смотрите видео после статьи

видео может дополнять статью или содержать её полностью

Функция ЕСЛИ в Эксель предоставляет возможность управления результатом вставки в ячейку какого-либо значения в зависимости от заданного условия. Условие задаётся в виде логического выражения. Таким образом, результат (то есть что именно будет вставлено в ячейку с формулой ЕСЛИ) зависит от тех условий, которые мы зададим. Это даёт возможность обрабатывать данные, получая при этом разные результаты.

Добавить функцию ЕСЛИ в ячейку можно или вручную или при помощи Мастера формул.

Синтаксис функции ЕСЛИ и виды логических выражений

Синтаксис функции ЕСЛИ предлагает нам ввести 3 аргумента, первым из которых является само логическое условие, а вторые два задают варианты результата, то есть что мы будем вставлять в ячейку. Напоминаем как именно работает логическое условие (не обязательно в Excel — где угодно).

Что такое логическое выражение:

это выражение, которое либо выполняется, либо нет в зависимости от условий проверки и заданных аргументов.

Для примера приведём несколько логических выражений, чтобы Вам был понятен принцип работы логической функции ЕСЛИ. В таблице ниже показаны простые примеры.

Логическое выражение	Результат
1=2¹	ЛОЖЬ²
15=15	ИСТИНА³
10 > 5	ИСТИНА
«Иванов» = «Иванов»	ИСТИНА⁴
А1 = «Иванов»	результат зависит от значения в ячейке А1
4 <> 2	ИСТИНА⁵

В приведённых примерах показаны варианты сравнения. Таким образом, можно использовать четыре основных оператора:

«=» — знак равенства (выполняется («ИСТИНА»), если аргументы совпадают);
«<>» — знак неравенства (выполняется, если аргументы НЕ совпадают);
«>» — больше (выполняется, если аргумент слева больше, чем аргумент справа);
«<» — меньше (выполняется, если аргумент слева меньше, чем аргумент справа);

Также есть комбинированные операторы, про которые почему-то часто забывают, поэтому выделим их отдельно:

«>=» — больше или равно;
«<=» — меньше или равно;

Слева и справа от операторов сравнения могут быть константы (строки, числа), адреса ячеек на листе Excel, имена переменных, а также другие встроенные функции Excel, если формула получается составной.

Сам синтаксис у формулы ЕСЛИ выглядит так:
ЕСЛИ(лог_выражение, [значение_если_истина], [значение_если_ложь]).

Назначение аргументов, указанных выше, следующее:

«лог_выражение»
Это собственно само логическое выражение, то есть сравнение чего-то с чем-то как было указано выше. В результате выполнения сравнения получается логический результат «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ» и в зависимости от этого показывается разный результат в ячейке (см. следующие 2 аргумента). Логическое выражение в функции ЕСЛИ является обязательным, пропустить этот аргумент нельзя.
«значение_если_истина»
То что нужно вставить в ячейку, если результатом выполнения логического выражения (сравнения) является «ИСТИНА». Это может быть число, строка, переменная или другая функция.
«значение_если_ложь»
То что нужно вставить в ячейку, если результат сравнения отрицательный («ЛОЖЬ»). Как и предыдущий аргумент, это может быть число, текстовая строка, другая формула Excel или переменная.

Не обязательные аргументы функций в Excel

Обратите внимание на квадратные скобки, в которые заключены аргументы 2 и 3. Если аргумент функции Excel пишется в квадратных скобках, то это значит что он не обязательный, то есть его можно пропустить.

Написание необязательных аргументов в квадратных скобках является стандартным обозначением не только в Excel, но и во множестве языков программирования. Это правило можно просто запомнить.

Также следует помнить, что если Вы пропустили (не указали в функции) один необязательный аргумент, то придётся пропустить и все последующие. В противном случае нарушится порядок следования аргументов. Например, в функции ЕСЛИ 3 аргумента, причём последние два не обязательно указывать. Если Вы пропустите аргумент 2, но укажете аргумент 3, то Excel посчитает, что аргумент 3 (как Вы думаете) это и есть аргумент 2, а не указан именно последний параметр функции.

Если в функции ЕСЛИ не указан какой-то необязательный аргумент, то в качестве результата выполнения логического выражения Excel будет применять стандартные значения: «ИСТИНА» вместо аргумента 2 и «ЛОЖЬ» вместо аргумента 3. Таким образом, простейшей записью для функции ЕСЛИ является выражение вида «ЕСЛИ(лог_выражение;;)» (обратите внимание на символы «;»).

Примеры использования функции ЕСЛИ в Excel

Рассмотрим несколько простых примеров применения логической функции ЕСЛИ. Результаты в виде готового файла формата Excel (*.xlsx) Вы можете скачать после статьи и попробовать сделать что-то своё.

Всегда интереснее решать какую-то задачу, если есть её практическое применение для собственных нужд (ну или по работе). Абстрактные примеры требуются только для начального понимания.

Сравнение чисел с константой

Допустим у нас есть столбец с числами и нужно сравнить каждое число с константой (пусть это будет число 30). Для каждого из чисел в столбце у нас будут два варианта результата в зависимости от сравнения:

«Больше 30»
«Меньше или равно 30»

Для столбца из пяти чисел формулы (а их будет также 5 штук) будут выглядеть следующим образом.

Ячейка	Число	Формула	Результат
A5¹	10	=ЕСЛИ(A5>30;»Больше 30″;»Меньше или равно 30″)	«Меньше или равно 30»
A6	20	=ЕСЛИ(A6>30;»Больше 30″;»Меньше или равно 30″)	«Меньше или равно 30»
A7	30	=ЕСЛИ(A7>30;»Больше 30″;»Меньше или равно 30″)	«Меньше или равно 30»
A8	40	=ЕСЛИ(A8>30;»Больше 30″;»Меньше или равно 30″)	«Больше 30»
A9	50	=ЕСЛИ(A9>30;»Больше 30″;»Меньше или равно 30″)	«Больше 30»

Напомним, что вписывать формулу в каждую ячейку отдельно не требуется: воспользуйтесь копированием формул как описано здесь.

В качестве аргументов 2 и 3 мы здесь использовали текстовые выражения. Не забывайте заключать текст в кавычки, иначе получите ошибку в формуле!

В приведённом примере в логическом выражении сравнивается значение в указанной ячейке с определённым числом (30). На практике ничто не мешает вынести это число в отдельную ячейку и указывать уже её адрес в функции ЕСЛИ.

Напоминание о пустой ячейке

В данном примере в дополнительную колонку будет выведено напоминание о том, что нужно ввести значение. На самом деле то же самое можно сделать с помощью условного форматирования или некоторыми другими способами, но рассмотрим именно через формулу ЕСЛИ.

Фамилия	Должность	Комментарий
Иванов	Директор
Петров	Менеджер
Сидоров		Должность не указана!

Формула в ячейках столбца «Комментарий» будет иметь вид: =ЕСЛИ(B13<>»»;»»;»Должность не указана!»). Адрес ячейки на Вашем листе конечно будет другим.

Это всё очень простые примеры. Более сложный пример использования функции ЕСЛИ Вы можете посмотреть на видео или непосредственно в прикреплённом файле Excel, если предпочитаете разбираться во всём самостоятельно. Также после статьи можно прочитать PDF файл со стандартной справкой Excel по функции ЕСЛИ.

Если Вам обязательно требуется комплексное изучение программы, то рекомендуем приобрести специализированный учебный видеокурс Excel, со списком учебных уроков и примерами видеофайлов которого можно познакомиться здесь.

Свои собственные примеры использования функции ЕСЛИ пишите в комментариях после статьи. Просьба не спрашивать как сделать что-то, поскольку у нас нет времени отвечать на подобные вопросы.

Уникальная метка публикации: 58F738B0-42BB-291C-1265-D24B157B270A
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/funkcziya-esli-v-excel/

Вы можете просмотреть любой прикреплённый документ в виде PDF файла. Все документы открываются во всплывающем окне, поэтому для закрытия документа пожалуйста не используйте кнопку «Назад» браузера.

Вы можете скачать прикреплённые ниже файлы для ознакомления. Обычно здесь размещаются различные документы, а также другие файлы, имеющие непосредственное отношение к данной публикации.

Источник

На чтение 13 мин. Просмотров 9.3k.

Функция ЕСЛИ (IF) является одной из наиболее часто используемых функций в Excel. ЕСЛИ — простая функция, и люди любят ее, потому что она дает им возможность заставить Excel реагировать, когда информация вводится в электронную таблицу. С ЕСЛИ, вы можете оживить вашу таблицу.

Но использование одной функции ЕСЛИ часто приводит к использованию второй, и как только вы объединяете более пары ЕСЛИ, ваши формулы могут начать выглядеть как маленькие Франкенштейны 🙂

Являются ли вложенные ЕСЛИ опасными? Всегда ли они необходимы? Какие есть альтернативы?

Читайте дальше, чтобы узнать ответы на эти вопросы и многое другое …

Содержание

1. Базовый ЕСЛИ
2. Что значит вложение
3. Простой вложенный ЕСЛИ (IF)
4. Вложенный ЕСЛИ (IF) для шкал
5. Логика вложенных ЕСЛИ
6. Используйте функцию «Вычислить формулу»
7. Используйте F9, чтобы определить результаты проверки
8. Помни об ограничениях
9. Расставляй круглые скобки как профессионал
10. Используйте окно подсказки для навигации и выбора
11. Будьте осторожны с текстом и цифрами
12. Добавляйте разрывы строк, чтобы облегчить чтение вложенных ЕСЛИ
13. Уменьшите количество ЕСЛИ с И и ИЛИ
14. Замените вложенные ЕСЛИ на ВПР
15. Выберите ВЫБОР
16. Используйте ЕСЛИМН вместо вложенных ЕСЛИ
17. Используйте МАКС
18. Перехват ошибок с помощью ЕСЛИОШИБКА
19. Используйте «логическую» логику
Когда вам нужен вложенный ЕСЛИ?

1. Базовый ЕСЛИ

Прежде чем говорить о вложенном ЕСЛИ, давайте быстро рассмотрим базовую структуру:

= ЕСЛИ (лог_выражение; [значение_если_истина];[значение_если_ложь])

Функция ЕСЛИ запускает тест и выполняет различные действия в зависимости от того, является ли результат истинным или ложным.

Обратите внимание на квадратные скобки … это означает, что аргументы необязательны. Однако вы должны указать либо значение ИСТИНА, либо значение ЛОЖЬ.

Чтобы проиллюстрировать это, мы используем ЕСЛИ, чтобы проверить результаты и вернуть «Зачтено» для баллов не менее 65:

Базовая функция ЕСЛИ — вернуть «Зачтено» для баллов не менее 65

Ячейка D4 в примере содержит эту формулу:

= ЕСЛИ (С4 > = 65; «Зачтено»)

Что можно прочитать так: если количество баллов в ячейке C4 составляет не менее 65, вернуть «Зачтено».

Однако обратите внимание, что если оценка меньше 65, ЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, так как мы не указали «значение_если_ложь». Чтобы отобразить «Не зачтено» для непроходных оценок, мы можем добавить «Не зачтено» в качестве ложного аргумента следующим образом:

= ЕСЛИ (С3 > = 65; «Зачтено»; «Не зачтено»)

Базовая функция ЕСЛИ — с добавленным значением_если_ложь

2. Что значит вложение

Вложенность означает объединение формул, одна внутри другой, так что одна формула обрабатывает результат другой. Например, вот формула, в которой функция СЕГОДНЯ (TODAY) вложена в функцию МЕСЯЦ (MONTH):

= МЕСЯЦ (СЕГОДНЯ ())

Функция СЕГОДНЯ (TODAY) возвращает текущую дату внутри функции МЕСЯЦ (MONTH). Функция МЕСЯЦ (MONTH) берет эту дату и возвращает текущий месяц. Даже в формулах средней сложности часто используются вложения, поэтому вы увидите их в более сложных формулах.

3. Простой вложенный ЕСЛИ (IF)

Вложенный ЕСЛИ — это всего лишь два оператора ЕСЛИ в формуле, где один оператор ЕСЛИ появляется внутри другого.

Чтобы проиллюстрировать это, ниже я расширил оригинальную формулу «Зачтено/Не зачтено», приведенную выше, для обработки «пустых» результатов, добавив функцию еще одну функцию ЕСЛИ:

Простой вложенный ЕСЛИ

= ЕСЛИ (С4 = «»; «Неявка»; ЕСЛИ (С4> = 65; «Зачтено»; «Не зачтено»))

Внешний ЕСЛИ запускается первым и проверяет, является ли ячейка C4 пустой. Если это так, внешний ЕСЛИ возвращает «Неявка», а внутренний ЕСЛИ никогда не запускается.

Если ячейка не пуста, внешний ЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и запускается вторая функция ЕСЛИ.

4. Вложенный ЕСЛИ (IF) для шкал

Вам часто будут встречаться вложенные ЕСЛИ, настроенные для обработки «шкал» … например, для назначения оценок, стоимости доставки, налоговых ставок или других значений, которые изменяются в шкале с числовым вводом. Пока в шкале не слишком много уровней, вложенные ЕСЛИ работают нормально. Но нужно быть внимательными, иначе формула может стать не читабельной.

Хитрость заключается в том, чтобы выбрать направление (от высокого к низкому или от низкого к высокому), а затем соответствующим образом структурировать условия. Например, чтобы присвоить оценки в порядке «от низкого до высокого», мы можем представить решение, отраженное в следующей таблице. Обратите внимание, что нет условия для «Отлично», потому что, как только мы выполним все остальные условия, мы знаем, что баллов должно быть больше 90, и, следовательно, «Отлично».

Баллы	Оценка	Условие
0 — 63	Неуд.	< 64
64 — 72	Удовл.	< 73
73 — 89	Хорошо	< 90
90 — 100	Отлично

С четко понятными условиями мы можем ввести первый оператор ЕСЛИ:

= ЕСЛИ (С5 <64;»Неуд.»)

Мы позаботились о «Неуд.». Теперь, чтобы обработать «Удовл.», нам нужно добавить еще одно условие:

= ЕСЛИ (С5 <64; «Неуд.»; ЕСЛИ (С5 <73; «Удовл.»))

Обратите внимание, что я просто добавил еще один ЕСЛИ в первый для «ложного» результата. Чтобы расширить формулу для обработки оценки «Хорошо», мы повторяем процесс:

= ЕСЛИ (С5 <64; «Неуд.»; ЕСЛИ (С5 <73; «Удовл.»; ЕСЛИ (С5 <90; «Хорошо»)))

Мы обработали все оценки и дошли до последнего уровня «Отлично». Вместо добавления еще одного ЕСЛИ, просто добавьте итоговую оценку для ЛОЖЬ.

= ЕСЛИ (С5 <64; «Неуд.»; ЕСЛИ (С5 <73; «Удовл.»; ЕСЛИ (С5 <90; «Хорошо»; «Отлично»)))

Вот последняя вложенная формула ЕСЛИ в действии:

Завершенный вложенный пример ЕСЛИ
для расчета оценок

5. Логика вложенных ЕСЛИ

Многие формулы решаются изнутри, потому что «внутренние» функции или выражения должны решаться в первую очередь, чтобы остальная часть формулы работала.

Вложенные ЕСЛИ имеют свою логику, поскольку «внешние» ЕСЛИ действуют как ворота к «внутренним» ЕСЛИ. Это означает, что результаты внешних ЕСЛИ определяют, работают ли внутренние ЕСЛИ. Диаграмма ниже визуализирует логический ход формулы расчета оценок выше.

6. Используйте функцию «Вычислить формулу»

В Windows вы можете использовать функцию «Вычислить формулу», чтобы шаг за шагом посмотреть, как Excel решает ваши формулы. Это отличный способ «увидеть» логический поток более сложных формул и устранить неполадки, если что-то не работает. Кнопку «Вычислить формулу» можно найти на ленте на вкладке Формулы.

Функция Вычислить формулу в ленте

На экране ниже показано «окно Вычисление формулы», открытое и готовое к работе. Каждый раз, когда вы нажимаете кнопку «Вычислить», вычисляется «следующий шаг» в формуле.

Окно Вычисление формулы

К сожалению, версия Excel для Mac не содержит этой функции, но вы можете использовать прием, описанный ниже.

7. Используйте F9, чтобы определить результаты проверки

Когда вы выбираете выражение в строке формул и нажимаете клавишу F9, Excel решает только выбранную часть. Это крутой способ проверить, что на самом деле делает формула. В приведенном ниже примере я использую окна с подсказками для выбора различных частей формулы. Затем нажимаю F9, чтобы увидеть, результат вычисления этой части формулы:

Проверка вложенного ЕСЛИ

Результат проверки с клавишей F9

Используйте Ctrl + Z (Command + Z на Mac), чтобы отменить F9. Вы также можете нажать Esc, чтобы выйти из редактора формул без каких-либо изменений.

8. Помни об ограничениях

В Excel есть ограничения на то, насколько глубоко вы можете вкладывать функции ЕСЛИ. До Excel 2007 Excel допускал до 7 уровней вложенных ЕСЛИ. Excel после 2007 поддерживает до 64 уровней.

Однако то, что вы можете вкладывать много ЕСЛИ, не означает, что это нужно делать. Каждый дополнительный уровень, который вы добавляете, усложняет понимание формулы и устранение неполадок. Если вы работаете с вложенным ЕСЛИ глубиной более чем на несколько уровней, вам стоит рассмотреть альтернативные варианты, приведенные ниже.

9. Расставляй круглые скобки как профессионал

Одной из проблем с вложенными ЕСЛИ является сопоставление или «балансировка» скобок. Если круглые скобки стоят не там, где нужно или их меньше, чем требует формула, результат вы не получите. К счастью, Excel предоставляет несколько инструментов, которые помогут вам убедиться, что круглые скобки «сбалансированы» при редактировании формул.

Во-первых, если у вас несколько наборов скобок, круглые скобки имеют цветовую кодировку, поэтому открывающие скобки соответствуют закрывающим скобкам. Эти цвета нелегко рассмотреть, но при желании — можно:

Цветные скобки

Во-вторых, когда вы закроете круглые скобки, Excel выделит соответствующую пару. Вы также можете щелкнуть в формуле и использовать клавишу со стрелкой для перемещения по скобкам, и Excel будет выделять обе скобки, когда есть совпадающая пара. Если нет совпадений, вы не увидите жирного шрифта.

Пара скобок выделена жирным

К сожалению, выделение шрифтом — это функция только для Windows. Если вы используете Excel на Mac для редактирования сложных формул, иногда имеет смысл скопировать и вставить формулу в хороший текстовый редактор, чтобы получить лучшие инструменты для сопоставления скобок. Вы можете вставить формулу обратно в Excel после того, как вы все исправите.

10. Используйте окно подсказки для навигации и выбора

Когда дело доходит до навигации и редактирования вложенных ЕСЛИ, окно подсказки — ваш лучший друг. С его помощью вы можете перемещаться и точно выбирать все аргументы во вложенном ЕСЛИ:

Выберите аргументы формулы с помощью подсказки на экране

11. Будьте осторожны с текстом и цифрами

При работе с функцией ЕСЛИ, убедитесь, что вы правильно сопоставляете цифры и текст. Я часто вижу вот такие формулы ЕСЛИ:

= ЕСЛИ (А1 = «100»; «Зачтено»; «Не зачтено»)

Является ли результат теста в А1 действительно текстом, а не числом? Нет? Тогда не используйте кавычки с числом. В противном случае логический тест вернет ЛОЖЬ, даже если значение является проходным баллом, потому что «100» не совпадает с 100. Если тестовый балл является числовым, используйте вот такую формулу:

= ЕСЛИ (А1 = 100; «Зачтено»; «Не зачтено»)

12. Добавляйте разрывы строк, чтобы облегчить чтение вложенных ЕСЛИ

Когда вы работаете с формулой, которая содержит много уровней вложенных ЕСЛИ, довольно сложно уследить за правильностью формулы. Поскольку Excel не беспокоят разрывы строк в формулах, вы можете значительно улучшить читаемость вложенных ЕСЛИ, добавив их.

Например, на приведенном ниже экране показан вложенный ЕСЛИ, который рассчитывает комиссионную ставку на основе суммы продажи. Здесь вы можете увидеть типичную вложенную ЕСЛИ-структуру, которую трудно расшифровать:

Вложенные ЕСЛИ без разрывов строк трудно читать

Однако, если я добавляю разрывы строк перед каждым «значением_если_ ложь», логика формулы легко читается. Кроме того, формулу легче редактировать:

Разрывы строк облегчают чтение вложенных ЕСЛИ

Вы можете добавить разрывы строк в Windows с помощью Alt + Enter, на Mac — Control + Option + Return.

13. Уменьшите количество ЕСЛИ с И и ИЛИ

Вложенные ЕСЛИ — мощный инструмент, но формулы быстро становятся громоздкими, когда вы добавляете больше уровней. Один из способов избежать большего количества уровней — использовать ЕСЛИ в сочетании с функциями И (AND) и ИЛИ (OR). Эти функции возвращают простой результат ИСТИНА / ЛОЖЬ, который отлично работает внутри ЕСЛИ, поэтому вы можете использовать их для расширения логики одного ЕСЛИ.

Например, в приведенной ниже задаче мы хотим поставить «х» в столбце D, чтобы отметить строки, где цвет «красный», а размер «маленький».

ЕСЛИ с функцией И проще, чем два вложенных ЕСЛИ

Мы могли бы написать формулу с двумя вложенными ЕСЛИ, вот так:

= ЕСЛИ (В3 = «красный»; ЕСЛИ (С3 = «маленький»; «х»; «»); «»)

Однако, заменив одну проверку на функцию И, мы можем упростить формулу:

= ЕСЛИ (И (В3 = «красный»; С3 = «маленький»); «х»; «»)

Таким же образом, мы можем легко расширить эту формулу с помощью функции ИЛИ, чтобы проверить наличие красного ИЛИ синего И маленького:

= ЕСЛИ (И (ИЛИ (В3= «красный»; В3= «синий»);С3= «маленький»);»х»; «»)

Все то же самое можно сделать с помощью вложенных ЕСЛИ, но формула быстро станет сложной.

14. Замените вложенные ЕСЛИ на ВПР

Когда вложенный ЕСЛИ просто присваивает значения на основе одного значения, его можно легко заменить функцией ВПР (VLOOKUP). Например, этот вложенный ЕСЛИ присваивает номера пяти различным цветам:

= ЕСЛИ (F2 = «красный»; 100; ЕСЛИ (F2 = «синий»; 200; ЕСЛИ (F2 = «зеленый»; 300; ЕСЛИ (F2 = «оранжевый»; 400;500))))

Мы можем легко заменить все ЕСЛИ одним ВПР:

= ВПР (F2; В3:C7; 2; 0)

Вложенный ЕСЛИ против ВПР

Хотя в приведенной выше формуле используется точное соответствие, вы можете легко использовать ВПР для приблизительного поиска.

15. Выберите ВЫБОР

Функция ВЫБОР (CHOOSE) может предоставить элегантное решение, когда вам необходимо отобразить простые последовательные числа (1,2,3 и т.д.) для произвольных значений.

В приведенном ниже примере ВЫБОР (CHOOSE) используется для создания пользовательских сокращений дней недели:

Функция ВЫБОР

Конечно, вы можете использовать длинный и сложный вложенный ЕСЛИ, чтобы сделать то же самое, но, пожалуйста, не надо 🙂

16. Используйте ЕСЛИМН вместо вложенных ЕСЛИ

Если вы используете Excel 2016, у Office 365 есть новая функция, которую вы можете использовать вместо вложенных ЕСЛИ: функция ЕСЛИМН (IFS). Функция ЕСЛИМН (IFS) предоставляет специальную структуру для оценки нескольких условий без вложенности

Перепишем формулу из примера про оценки с использованием ЕСЛИМН:

= ЕСЛИМН (C5 <64; «Неуд.»; C5 <73; «Удовл.»; C5 <90; «Хорошо»; C5> = 90; «Отлично»)

Обратите внимание, в формуле всего одна пара скобок!

Что происходит, когда вы открываете электронную таблицу, которая использует функцию ЕСЛИМН (IFS) в более старой версии Excel? В Excel 2013 и 2010 (и я верю в Excel 2007, но не могу проверить) вы увидите «_xlfn» в ячейке. Ранее вычисленное значение все еще будет там, но если формула пересчитается, вы увидите ошибку #ИМЯ?.

17. Используйте МАКС

Иногда вы можете использовать МАКС (MAX) или МИН (MIN) очень интересным способом, избегая оператора ЕСЛИ (IF). Предположим, что у вас есть расчет, который должен привести к положительному числу или нулю. Другими словами, если вычисление возвращает отрицательное число, вы просто хотите показать ноль.

Функция МАКС дает вам способ сделать это без ЕСЛИ:

= МАКС (расчет; 0)

Этот метод возвращает результат вычисления, если положительный, и ноль в противном случае.

Я люблю эту конструкцию, потому что она очень проста.

18. Перехват ошибок с помощью ЕСЛИОШИБКА

Классическим использованием ЕСЛИ является перехват ошибок и предоставление другого результата при возникновении ошибки, например:

= ЕСЛИ (ЕОШИБКА (формула); значение_если_ошибка; формула)

Это уродливо и неудобно, так как одна и та же формула вводится дважды, и Excel должен вычислять одно и то же несколько раз, если ошибки нет.

В Excel 2007 была введена функция ЕСЛИОШИБКА (IFERROR), которая позволяет более элегантно отлавливать ошибки:

= ЕСЛИОШИБКА (формула; значение_если_ошибка)

Теперь, когда формула выдает ошибку, ЕСЛИОШИБКА просто возвращает указанное вами значение.

19. Используйте «логическую» логику

Вы также можете иногда избегать вложенных ЕСЛИ, используя так называемую «логическую логику». Слово логическое относится к значениям ИСТИНА / ЛОЖЬ. Хотя Excel отображает слова ИСТИНА и ЛОЖЬ в ячейках, внутренне Excel воспринимает ИСТИНА как 1, а ЛОЖЬ как ноль.

Вы можете использовать этот факт для написания умных и очень быстрых формул. Например, в приведенном выше примере с ВПР (VLOOKUP) у нас есть вложенная формула ЕСЛИ, которая выглядит следующим образом:

= ЕСЛИ (F2 = «красный»; 100; ЕСЛИ (F2 = «синий»; 200; ЕСЛИ (F2 = «зеленый»; 300; ЕСЛИ (F2 = «оранжевый»; 400;500))))

Используя логическую логику, вы можете переписать формулу следующим образом:

= (F2 = «красный») * 100 + (F2 = «синий») * 200 + (F2 = «зеленый») * 300+ (F2 = «оранжевый») * 400+ (F2 = «фиолетовый») * 500

Каждое выражение выполняет тест, а затем умножает результат теста на «значение, если оно истинно». Поскольку тесты возвращают значение ИСТИНА или ЛОЖЬ (1 или 0), результаты ЛОЖЬ фактически отменяют формулу.

Для числовых результатов логическая логика проста и чрезвычайно быстра, так как нет разветвлений. С другой стороны, логическая логика может сбивать с толку людей, которые не привыкли к ней. Тем не менее, это отличная техника, чтобы знать о ней.

Когда вам нужен вложенный ЕСЛИ?

Со всеми этими опциями для избежания вложенных ЕСЛИ, вы можете задаться вопросом: «А когда же его использовать?»

Я думаю, что вложенные ЕСЛИ имеют смысл, когда вам нужно оценить несколько различных входных данных для принятия решения.

Например, предположим, что вы хотите определить статус счета-фактуры «Оплачено», «Ожидание», «Просрочено» и т.д. Для этого необходимо посмотреть дату счета-фактуры и остаток задолженности:

Расчет статуса счета-фактуры с помощью вложенного ЕСЛИ

В этом случае вложенный ЕСЛИ является идеальным решением.

Источник

Основной синтаксис

=ИНДЕКС( диапазон(ы) ; номер_строки [; номер_столбца [; номер_области ] ] )

Возврат элемента диапазона

Что возвращает формула?

Возврат столбца / строки

Выбор области

Файл примера

Скачать

Динамические диапазоны

Более мощная замена ВПР

Прощайте ВПР() и СМЕЩ()

Подводим итоги

P.S.

Читайте также:

Список всех формул Excel и классификация их востребованности

Видеоурок по функции ВПР (VLOOKUP)

7 причин полюбить именованные диапазоны

Функция ВПР (VLOOKUP) или тайна четвёртого параметра

Производительность функций извлечения данных

Усовершенствованные динамические именованные диапазоны

Введение в формулы массивов

Что произойдет, если я буду использовать прямые ссылки на ячейки?

Как изменить имя таблицы?

Правила синтаксиса структурированных ссылок

Операторы ссылок

Указатели специальных элементов

Определение структурированных ссылок в вычисляемых столбцах

Примеры использования структурированных ссылок

Методы работы со структурированными ссылками

Дополнительные сведения

Статьи по теме

Формулы Эксель

Из чего состоят формулы Эксель:

Как ввести формулу в Excel

Формулы Эксель: Использование операторов

Арифметические операторы

Изменение естественного порядка операций

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок на ячейки

Использование ссылок

Простые ссылки

Ссылки на другой лист

Абсолютные и относительные ссылки в формулах Эксель

Относительные ссылки

Абсолютные ссылки

Формулы Эксель: Использование функций

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Редактирование функций с помощью мастера

Формулы Эксель: Операции с формулами

Копирование/вставка формулы Эксель

Отмена операций

Повторение действий

Что делать, если невозможно отменить операцию

Старое доброе перетаскивание

Копирование путем перетаскивания

Особенности вставки при перетаскивании

Но я ведь удерживал нажатой клавишу <Shift>, как вы и говорили…

Автозаполнение формулами

Формулы Эксель: Заключение

Синтаксис функции ЕСЛИ и виды логических выражений

Не обязательные аргументы функций в Excel

Примеры использования функции ЕСЛИ в Excel

Сравнение чисел с константой

Напоминание о пустой ячейке

1. Базовый ЕСЛИ

2. Что значит вложение

3. Простой вложенный ЕСЛИ (IF)

4. Вложенный ЕСЛИ (IF) для шкал

5. Логика вложенных ЕСЛИ

6. Используйте функцию «Вычислить формулу»

7. Используйте F9, чтобы определить результаты проверки

8. Помни об ограничениях

9. Расставляй круглые скобки как профессионал

10. Используйте окно подсказки для навигации и выбора

11. Будьте осторожны с текстом и цифрами

12. Добавляйте разрывы строк, чтобы облегчить чтение вложенных ЕСЛИ

13. Уменьшите количество ЕСЛИ с И и ИЛИ

14. Замените вложенные ЕСЛИ на ВПР

15. Выберите ВЫБОР