Что означает кнопка на панели инструментов форматирование в программе excel

Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.

Урок: Как форматировать таблицы в Microsoft Word

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

1. Выделяем диапазон ячеек или таблицу.



2. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.



3. Затем открывается небольшое окно, в котором нужно подтвердить правильность введенных координат диапазона. Если вы выявили, что они введены не верно, то тут же можно произвести изменения. Очень важно обратить внимание на параметр «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице есть заголовки (а в подавляющем большинстве случаев так и есть), то напротив этого параметра должна стоять галочка. В обратном случае её нужно убрать. Когда все настройки завершены, жмем на кнопку «OK».

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

1. Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».



2. После этого открывается окно формата ячеек, где можно производить различные виды форматирования.

Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

• Числовой;
• Текстовый;
• Время;
• Дата;
• Денежный;
• Общий и т.д.

После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Шрифт

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

• тип шрифта;
• начертание (курсив, полужирный, обычный)
• размер;
• цвет;
• видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

Граница

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

Заливка

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

Защита

В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».

.
Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel

Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.

Панели инструментов

Работая с
Excel, вы будете использовать, в основном,
две панели инструментов: панель
Стандартная и панель Форматирование.
Большинство кнопок на этих панелях
выполняют те же функции, что и в
соответствующей панели редактора Word.
На рис. 2.3 показаны кнопки панелей
инструментов Excel, отличающиеся от кнопок
в Word:

Рис.
3. Назначение кнопок панелей инструментов
Excel, отличающихся от кнопок в Word: Автосумма,
мастер функций, сортировка по возрастанию,
сортировка по убыванию, мастер диаграмм,
объединить и поместить в центре, денежный
формат, процентный формат, формат с
разделителями, увеличить разрядность,
уменьшить разрядность

Назначение некоторых кнопок панели Стандартная

С помощью
пары кнопок «Автосумма» и «Мастер
функций» выполняются операции, упрощающие
ввод функций в ячейку электронной
таблицы. Если вы щелкнете на кнопке со
знаком суммы, то в текущей ячейке появится
заготовка функции =SUM(…), аргументы
которой Excel подставит по соглашению. Вы
можете отредактировать эту функцию или
зафиксировать в ячейке без редактирования.
После щелчка на кнопке «f_x»
на экран поступит диалоговое окно Мастер
функций,
и вы сможете выбрать и отредактировать
функцию, вводимую в текущую ячейку.
Кнопки сортировок позволяют сортировать
выделенные столбцы по строкам в порядке
возрастания (А→Я)
или убывания (Я→А).
Кнопка «Мастер диаграмм» обслуживает
графические операции Excel: после щелчка
на кнопке «Мастер диаграмм» можно после
ответов на вопросы диалоговых окон
мастера диаграмм построить в рамке
произвольную диаграмму.

Назначение некоторых кнопок панели Форматирование

Кнопка
«Объединить и поместить в центре»
объединяет выделенные ячейки и помещает
данные в центре объединенной ячейки.
Кнопка «Денежный формат» нужна для
включения отображения символов валюты.
Кнопка «Процентный формат» служит для
отображения процентов. Кнопка «Формат
с разделителями» служит для вывода
числа с разделением групп разрядов.
Кнопки «Увеличить разрядность»,
«Уменьшить разрядность» используются
для увеличения или уменьшения числа
знаков в дробной части числа (после
запятой).

В программе
Excel имеются контекстные меню, которые
вызываются правой кнопкой мыши, когда
промаркирована (выделена) некоторая
область таблицы. Эти меню содержат много
команд обработки и форматирования
таблиц. Команды форматирования можно
также вызвать на панели форматирования
(вторая строка пиктографического меню
на рис. 1), щелкнув мышью по соответствующей
пиктограмме.

Адресация в электронной таблице

Обозначение
ячейки, составленное из номера столбца
и номера строки (А5, В7 и т. д.), называется
относительным адресом, или просто
адресом. При некоторых операциях
копирования, удаления, вставки Excel
автоматически изменяет этот адрес в
формулах. Иногда это служит источником
ошибок. Чтобы отменить автоматическое
изменение адреса данной ячейки, вы
можете назначить ей абсолютный адрес.
Для этого необходимо проставить перед
номером столбца и (или) перед номером
строки знак доллара «$». Например, в
адресе $А5 не будет меняться номер
столбца, в адресе В$7 — номер строки, а в
адресе $D$12 — ни тот, ни другой номер.
Сменить относительную адресацию ячеек
таблицы на абсолютную вы можете, щелкая
клавишу F4.

Чтобы
сослаться на диапазон ячеек (например,
на группу смежных ячеек в строке), можно
указать через двоеточие адреса начальной
и конечной ячейки в диапазоне. Например,
обозначение А7:Е7 адресует ячейки А, В,
С, D, Е в строке 7, обозначение ВЗ:В6 адресует
ячейки 3,4, 5, 6 в столбце В и т. п. Диапазоном
можно обозначить и блок ячеек. Например,
можно написать C6-G9.

Наконец,
в Excel предусмотрен очень удобный способ
ссылки на ячейку с помощью присвоения
этой ячейке произвольного имени. Имя
должно начинаться с буквы и содержать
не более 255 символов. Не допускается
использование пробелов. Имя группы не
должно совпадать с адресами ячеек (A1,
G4 и т.п.). В этом окне приводится также
список уже присвоенных групповых имен,
относящихся к данной книге.

Чтобы
присвоить ячейке, диапазону ячеек или
несмежному диапазону имя, выделите
ячейку, диапазон ячеек или несмежный
диапазон, которым требуется присвоить
имя, и щелкните поле Имя, расположенное
у левого края строки формул, введите в
это поле имя для назначения этим ячейкам,
после чего нажмите клавишу Enter.
Это имя вы можете использовать в
дальнейшем вместо адреса данной ячейки.

Примечание.
Присвоить имя можно командой
Вставка-Имя-Присвоить.

Если в
вашей таблице есть заголовки строк и
столбцов, то их также можно использовать
в качестве имен этих областей. Для этого
нужно пометить соседние строки (столбцы),
включая первые ячейки, где расположены
имена, и вызвать команду Создать
из меню Вставка
— Имя.
В открывшемся диалоговом окне нужно
указать местонахождение имен (в первой
или последней ячейке строки или столбца)
и щелкнуть по командной кнопке «ОК».
Если теперь вызвать диалоговое окно
Присвоение
имени,
то в списке имен можно увидеть, что
программа Excel присвоила указанным
строкам (столбцам) эти имена.

Именами
вы можете обозначать постоянные величины,
коэффициенты, константы, которые
используются в вашей таблице. Например,
выполняя лабораторные работы по физике
или обработку физических экспериментов,
вы можете ввести где-нибудь в таблице
фундаментальные физические константы,
присвоить им их обычные обозначения (g
— ускорение свободного падения, k
-постоянная Больцмана и т. д.) и пользоваться
ими в формулах.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Во время работы в Эксель, наряду с добавлением и обработкой данных, очень важно наилучшим образом представить информацию (цвет, размер, тип шрифта, границы, заливка, выравнивание и т.д.), чтобы она была максимально информативной и легко воспринимаемой. В этом поможет форматирование таблицы, с помощью которого, помимо прочего, можно задать тип данных, чтобы программа могла правильно идентифицировать те или иные разновидности значений в ячейках. В данной статье мы рассмотрим, каким образом выполняется форматирование в Excel.

Трансформация в “Умную таблицу”

Выбрав определенную область данных в таблице, можно воспользоваться такой опцией как автоформатирование. Эксель автоматически выполнить преобразование выделенного диапазона в таблицу. Вот как это делается:

1. Производим выделение нужных элементов. На ленте программы находим группу инструментов “Стили” (вкладка “Главная“) и жмем кнопку “Форматировать как таблицу”.
2. Раскроется перечень различных стилей с заранее выполненными настройками. Мы можем выбрать любой из них, кликнув по понравившемуся варианту.
3. На экране появится вспомогательное окошко, где будут отображаться координаты выделенного в первом шаге диапазона. В случае необходимости адреса ячеек можно скорректировать (вручную или выделив заново требуемую область в самой таблице). При наличии шапки таблицы в выделении обязательно ставим напротив пункта “Таблица с заголовками” галочку. Далее щелкаем OK.
4. В результате, наша таблица трансформируется в так называемую “умную таблицу”.

Ручное форматирование

Несмотря на такую полезную опцию, рассмотренную в разделе выше, некоторые пользователи предпочитают самостоятельно определять внешний вид своей таблицы и задавать ей именно те настройки, которые считают наиболее оптимальными и подходящими. Делать это можно по-разному.

В окне “Формат ячеек”

1. Производим выделение нужных элементов, к которым хотим применить форматирование, после чего щелкаем по выделенной области правой кнопкой мыши. В появившемся списке жмем по строке “Формат ячеек”.
2. Появится окно с параметрами форматирования выделенных ячеек, в котором мы можем задавать множество настроек в разных вкладках.

С помощью инструментов на ленте

Для форматирования можно пользоваться инструментами, которые расположены на ленте программы, причем, самые популярные представлены в главной вкладке. Чтобы применить тот или иной инструмент, достаточно нажать на него, предварительно выделив требуемый диапазон ячеек в таблице.

Выбор типа данных

Прежде, чем начать работу с данными, нужно задать для них корректный формат, чтобы визуально было проще воспринимать информацию, а также, чтобы программа правильно ее идентифицировала и использовала во время обработки значений и проведения различных расчетов.

Окно “Формат ячеек”

В окне форматирования ячеек выполнить требуемые настройки можно во вкладке “Число”. В перечне доступных числовых форматов выбираем один из следующих вариантов ниже:

• Общий;
• Числовой;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дата;
• Время;
• Процентный;
• Дробный;
• Экспоненциальный;
• Текстовый;
• Дополнительный;
• (все форматы).

После того, как мы определились с выбором, практически для всех типов данных (за исключением общего и текстового форматов) программа предложит задать детальные параметры в правой части окна.

К примеру, для числового формата можно:

• задать количество десятичных знаков после запятой;
• определить, нужен ли разделитель группы разрядов;
• выбрать, каким образом будут отображаться отрицательные числа.

Данный инструмент удобен тем, что мы можем сразу видеть, как именно будут отображаться данные в ячейке – достаточно взглянуть на область “Образец”.

Во “всех форматах” мы можем выбрать один из подтипов формата данных или указать свой, воспользовавшись одноименным полем для ввода значения, однако, такая потребность возникает крайне редко.

Инструменты на ленте

При желании задать тип данных можно, воспользовавшись инструментами на ленте программы (вкладка “Главная”).

1. Находим группу инструментов “Число” и кликаем по стрелке вниз рядом с текущим значением.
2. В раскрывшемся списке выбираем один из предложенных вариантов.

Однако, в отличие от окна форматирования, в данном случае возможности задать дополнительные параметры нет. Поэтому, если возникнет такая потребность, жмем по варианту “Другие числовые форматы”, после чего откроется окно “Формат ячеек”, которое мы уже рассмотрели ранее.

Выравнивание содержимого

Выполнить выравнивание, также, можно как в окне форматирования ячеек, так и в главной вкладке программы, воспользовавшись инструментами на ленте.

Окно “Формат ячеек”

Переключившись во вкладку “Выравнивание” мы получим обширный набор параметров, включающий в себя:

• выравнивание по горизонтали;
• выравнивание по вертикали;
• отступ;
• варианты отображения:
  • перенос текста;
  • автоподбор ширины;
  • объединение ячеек;
• направление текста;
• ориентация.

Настройки некоторых параметров выполняются путем выбора соответствующего значения из предложенного списка, раскрываемого щелчком по текущему варианту (например, для выравнивания по горизонтали).

Для других достаточно просто поставить галочку напротив.

Отдельно остановимся на ориентации текста. Мы можем выбрать вариант расположения текста (горизонтально или вертикально) и настроить его угол путем сдвига соответствующей точки линии с помощью зажатой левой кнопки мыши или ввода нужного градуса в специально отведенном для этого поле.

Инструменты на ленте

На ленте программы есть специальная группа инструментов “Выравнивание”, где можно выполнить самые популярные настройки.

Если их окажется недостаточно, чтобы попасть во вкладку “Выравнивание” окна форматирования ячеек, можно щелкнуть по значку (в виде незаконченного квадрата со стрелкой внутри), который расположен в правой нижней части блока инструментов.

Настройка шрифта

Перейдя во вкладку “Шрифт” в окне форматирования мы получим доступ к соответствующим параметрам. Здесь можно задать:

• тип шрифта;
• начертание (обычный, курсив, полужирный или полужирный курсив);
• размер;
• цвет;
• подчеркивание (одинарное или двойное);
• видоизменение (зачеркнутый, надстрочный или подстрочный).

Отслеживать результат с учетом выполненных настроек можно здесь же, в специальном отведенном для этого блоке “Образец”.

На ленте инструментов также предусмотрена отдельная группа инструментов для настройки шрифта. Чтобы перейти к более детальным параметрам в окне форматирования ячеек, нужно нажать на специальный значок в правой нижней части данного блока.

Границы и линии

В окне “Формат ячеек” можно также выполнить настройки границ, перейдя в одноименную вкладку, в которой представлены следующие параметры:

• тип линии;
• цвет;
• вариант отображения:
  • нет;
  • внешние;
  • внутренние (если выделено две и более ячейки).
    

Также есть возможность детально настроить границы в блоке “Отдельные”, выбрав для каждой линии толщину, тип и цвет. Сначала выставляем нужные параметры, затем щелкаем по границе, к которой хотим их применить.

На ленте программы специальной группы инструментов для настройки границ нет. В блоке “Шрифт” представлена лишь одна кнопка, раскрывающая перечень доступных параметров.

Выбрав пункт “Другие границы” мы попадем во вкладку “Границы” окна форматирования, которую описали выше.

Заливка ячеек

Если мы перейдем во вкладку “Заливка” в окне “Формат ячеек”, то получим доступ к следующим настройкам:

• цвет фона выделенных ячеек;
• выбор узора в качестве заливки;
• цвет узора.

Отслеживать результат можно в специальном поле “Образец”.

Щелкнув по кнопке “Способы заливки” можно попасть в настройки градиентной заливки (хотя данной опцией пользуются не часто).

На панели инструментов программы, как и в случае с границами, для заливки предусмотрена только одна кнопка в группе “Шрифт” (вкладка “Главная”), нажатие на которую откроет список возможных вариантов.

При выбор пункта “Другие цвета” откроется окно в котором мы можем более детально настроить цвет в одной из двух вкладок – “Цвет” или “Спектр”.

Защита данных

С помощью данной функции можно защитить содержимое ячеек, поэтому она также доступна в окне форматирования в отдельно вкладке.

Здесь мы можем путем установки галочки:

• скрыть формулы;
• защитить ячейки.

Данные опции работают только после защиты листа. Более подробно ознакомиться с тем, как защитить данные в Эксель можно в нашей статье – “Как поставить пароль для защиты файла в Excel: книга, лист”.

На панели инструментов найти эти опции можно в группе “Ячейки” (вкладка “Главная”), нажав кнопку “Формат”.

В открывшемся списке представлен блок под названием “Защита”. Также здесь есть возможность сразу включить защиту листа. Если нужно перейти в окно “Формат ячеек”, следует нажать на одноименную кнопку.

Заключение

В Эксель пользователю предлагается обширный перечень инструментов для настройки внешнего вида таблицы, а также, определения типа данных, что крайне важно для того, чтобы программа правильно распознавала их. Большинство популярных настроек вынесено на ленту программы во вкладку “Главная”. Для более детальных настроек нужно воспользоваться окном форматирования ячеек, которое запускается через контекстное меню выделенных элементов.

В Excel доступно множество готовых стилей таблиц, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если вам не подходят существующие стили, вы можете создать и применить собственный стиль таблицы. Хотя удалять можно только пользовательские стили, вы можете отменить любой стиль таблицы, чтобы он к ней больше не применялся.

Форматирование таблиц можно дополнительно настраивать, задавая параметры экспресс-стилей для элементов таблиц, например строк заголовков и итогов, первого и последнего столбцов, чередующихся строк и столбцов, а также параметры автофильтра.

Примечание: Снимки экрана в этой статье получены в Excel 2016. Если вы используете другую версию, интерфейс может немного отличаться, но функции будут такими же.

В Excel в Интернете можно применять параметры стиля таблицы для форматирование элементов таблицы.