Что называется списком в табличном процессоре excel

     Списки в MS Excel –
это таблицы, строки которых содержат
однородную информацию. Строки таблицы
называются записями,
а столбцы – полями записей.
Столбцам присваиваются уникальные
имена полей, которые заносятся в первую
строку списка – строку
заголовка.

Работа
со списками

Списком называют
таблицу, строки которой содержат
однородную информацию. Наиболее частые
операции со списками —сортировка и поиск
информации.
Список характеризует не содержимое
таблицы, а способ ее организации. Только
однородность информации в столбцах
таблицы дает возможность дает возможность
применять сортировку или фильтры.

Excel
автоматически определяет границы
списка. Признаком конца области при
автоматическом определении служит
первая пустая строка. Для определения
верхней границы списка сравнивается
содержимое первой и второй строк области
списка. Если эти строки различаются по
типу, то первая строка рассматривается
как заголовок. Она исключается из
обрабатываемой области.

Обычно
при заполнении списков включается
режим автозаполнения,
в котором при совпадении первых символов
вводимых в ячейку с символами в вышестоящих
ячейках текущего столбца ввод данных
завершается автоматически.

Сортировка
списков

Необходимость
сортировки записей в списках возникает,
обычно, для последующего быстрого поиска
информации в списке. Существуют два
способа сортировки: по возрастанию и
по убыванию признака сортировки, которым
является один из столбцов списка. Для
простой сортировки строк следует
активизировать любую ячейку внутри
списка и щелкнуть по одному из значков
(по возрастанию или по убыванию) на
панели инструментов. Excel автоматически
определяет границы списка и сортирует
строки целиком. Если пользователь
сомневается в правильности определения
границ списка, то целесообразно выделить
сортируемый диапазон и
выполнить Данные/Сортировка.
В окне «Сортировка диапазона»
следует задать признак
сортировки (заголовок
столбца), а также как сортировать — по
возрастанию или по убыванию.

Поиск записей

Для
поиска записей следует обратиться к
меню Правка/Найти, в
поле «Что» диалогового
окна «Найти» ввести
образец поиска, а в поле «Область
поиска» установить «значения».
После этого табличный курсор будет
установлен на искомую ячейку. Если ячеек
с искомым признаком несколько, то для
продолжения нажать кнопку «Найти
далее». В начале поиска курсор
должен быть установлен в начало списка.
Допускается применение масок. Маска –
это текстовый шаблон, составленный из
обычных и специальных символов. В
качестве специальных используются
символы ? и *. Первый означает любой
символ; второй – любой текст. Например,
если для рассмотренного выше примера
задать поиск информации по маске ?е*, то
в таблице будут найдены фамилии
Непошеваленко И., Дедикова Т. и Немчинов
А.

Применение фильтров

Фильтр —
это средство для отбора записей в таблице
по некоторому критерию. В Excel имеются
два типа фильтров: автофильтр ирасширенный
фильтр. Автофильтр показывает
записи, совпадающие с критериями
фильтрации, и скрывает не
совпадающие.Расширенный фильтр способен
сформировать новую таблицу из
отфильтрованных записей.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Работа со списками

Списком называют таблицу, строки которой содержат однородную информацию. Наиболее частые операции со списками —
сортировка и поиск информации.
Список характеризует не содержимое таблицы, а способ ее организации.
Только однородность информации в столбцах таблицы дает возможность дает
возможность применять сортировку или фильтры.

Excel автоматически определяет границы списка. Признаком конца
области при автоматическом определении служит первая пустая строка. Для
определения верхней границы списка сравнивается содержимое первой и
второй строк области списка. Если эти строки различаются по типу, то
первая строка рассматривается как заголовок. Она исключается из
обрабатываемой области.

Обычно при заполнении списков включается режим
автозаполнения, в котором при совпадении
первых символов вводимых в ячейку с символами в вышестоящих ячейках
текущего столбца ввод данных завершается автоматически.

Сортировка списков

Необходимость сортировки записей в списках возникает, обычно, для
последующего быстрого поиска информации в списке. Существуют два способа
сортировки: по возрастанию и по убыванию признака сортировки, которым
является один из столбцов списка. Для простой сортировки строк следует
активизировать любую ячейку внутри списка и щелкнуть по одному из
значков (по возрастанию или по убыванию) на панели инструментов. Excel
автоматически определяет границы списка и сортирует строки целиком. Если
пользователь сомневается в правильности определения границ списка, то
целесообразно выделить сортируемый диапазон и выполнить
Данные/Сортировка. В окне «Сортировка диапазона» следует задать
признак сортировки (заголовок столбца), а также как сортировать — по возрастанию или по убыванию.

Если в столбце, являющемся признаком сортировки, много повторяющейся
информации, то возможна дополнительная сортировка по вторичному
признаку. Максимальное количество признаков, по которым можно
сортировать таблицу — 3.

В качестве примера рассмотрим таблицу с итогами сессии.

Отсортируем таблицу по двум признакам: первичный – группа (по
возрастанию), вторичный – фамилия (по алфавиту). Для этого выделим
диапазон B2:E17 и выполним
Данные/Сортировка. Зададим настройки, как показано в окне
«Сортировка диапазона». В результате получим отсортированную таблицу.

Обратим внимание на следующие особенности сортировки:

• в выделенный диапазон не включен столбец А – порядковые номера не сортируются;
• сортировка по вторичному признаку (фамилии по возрастанию)
  означает их расположение по алфавиту только в пределах одинаковых
  значений первичного признака (номеров групп);
• сортировка по двум признакам с выбором в качестве первичного
  признака фамилий в данном случае не имеет смысла, поскольку среди
  фамилий нет повторяющихся значений.

Гораздо реже, чем сортировка по строкам, применяется сортировка по
столбцам. Но она в Excel также возможна. В этом случае признаком
сортировки является одна из строк списка, например, заголовок, или
итоговая строка. Для выполнения сортировки необходимо в окне «Сортировка
диапазона» нажать кнопку «Параметры» и установить переключатель
«Сортировать столбцы диапазона».

Поиск записей

Для поиска записей следует обратиться к меню
Правка/Найти, в поле
«Что» диалогового окна
«Найти» ввести образец поиска, а в поле
«Область поиска» установить
«значения». После этого табличный курсор будет
установлен на искомую ячейку. Если ячеек с искомым признаком несколько,
то для продолжения нажать кнопку
«Найти далее». В начале поиска курсор должен быть установлен в начало списка. Допускается применение масок.
Маска – это текстовый шаблон, составленный из
обычных и специальных символов. В качестве специальных используются
символы ? и *. Первый означает любой символ; второй – любой текст.
Например, если для рассмотренного выше примера задать поиск информации
по маске ?е*, то в таблице будут найдены фамилии Непошеваленко И.,
Дедикова Т. и Немчинов А.

Применение фильтров

Фильтр — это средство для отбора записей в таблице по некоторому критерию. В Excel имеются два типа фильтров:
автофильтр и
расширенный фильтр.
Автофильтр показывает записи, совпадающие с критериями фильтрации, и скрывает не совпадающие.
Расширенный фильтр способен сформировать новую таблицу из отфильтрованных записей.

Автофильтр

Для применения
автофильтра необходимо выделить любую клетку внутри фильтруемой таблицы и обратиться к меню
Данные/Фильтр…/Автофильтр. После обращения в
заголовке таблицы должны появиться кнопки для раскрытия списков.
Нажатие любой кнопки приводит к раскрытию списка элементов
соответствующего столбца таблицы. Выбранный элемент является критерием
фильтрации. Строки таблицы, в которых элементы столбца не совпадают с
критерием будут скрыты, причем за совпавшими сохраняются их прежние
порядковые номера. Выбор второго критерия в другом списке приведет к
дополнительной фильтрации записей и т.д. В качестве примера рассмотрим
применение
автофильтра для таблицы с итогами сессии. На рисунке показаны результаты
фильтрации по условию «Оценка по информатике»=5.

Обратите внимание, что записи, не отвечающие условию фильтрации
скрыты. Поэтому нумерация строк идет не по порядку и выделена синим
цветом.

Для задания более сложного условия фильтрации необходимо в
соответствующем раскрывающемся списке выбрать «[Условие…]» и
сформулировать его в открывшемся окне «Пользовательский автофильтр».
Окно содержит поля для ввода знаков логических отношений и метки
логических операций И и ИЛИ. Например, для отбора записей,
соответствующих студентам, получившим по информатике 4 или 5, следует
выполнить настройки, как показано на рисунке.

Отменить результаты фильтрации можно через
Данные/Фильтр… и убрать флажок с меню
Автофильтр.

Достоинство
автофильтра в простоте его применения.
Недостаток: в отсутствии возможности формулировать сложные условия,
связывающие условия фильтрации в разных столбцах операцией ИЛИ.

Расширенный фильтр

Для применения расширенного фильтра требуется предварительная подготовка, состоящая из двух этапов:

• подготовки вспомогательной таблицы (диапазона) критериев;
• планирования места для размещения результатов фильтрации.

Таблица критериев состоит из строки заголовков и строк с критериями. В
смежных ячейках первой строки размещаются необходимые заголовки
критериев, совпадающие с заголовками основной таблицы. Лучше формировать
эти заголовки копированием из основной таблицы. Под заголовками
размещаются критерии, причем если несколько критериев расположены в
одной строке, они считаются связанными между собой логической операцией
И, если в разных — ИЛИ.

В качестве критериев можно использовать содержимое ячеек таблицы или логические выражения с использованием содержимого.

В качестве примера рассмотрим условие фильтрации («Группа»=154 И
«Оценка по информатике»>3) ИЛИ («Группа»=155 И «Оценка по
информатике»>3).

Исходная таблица, блок критериев и новая таблица с результатами фильтрации показаны на рисунке.

В рассмотренном примере блок критериев расположен в диапазоне G1:H3.
Запуск расширенного фильтра выполняется через меню
Данные/Фильтр… /Расширенный фильтр. В окне
«Расширенный фильтр» следует задать настройки, как показано на рисунке. 

Обратите внимание, что место для размещения результата указано
диапазоном из одной строки. Excel автоматически увеличивает этот
диапазон, если число записей, удовлетворяющих условию больше заданного в
окне «Расширенный фильтр». Этот диапазон должен быть отделен от
диапазона критериев по крайней мере одной пустой строкой.

Контрольные вопросы

1. Что называется списком в табличном
   процессоре Excel?

2. Как Excel определяет границы списка?

3. Что такое режим автозаполнения ячеек?

4. Для чего применяется сортировка
   списков?

5. В каких ситуациях применяется
   сортировка списков по нескольким
   признакам?

6. Список состоит из двух полей: фамилии
   студента и оценке по информатике. Какие
   из этих полей следует использовать как
   первичный и вторичный признаки
   сортировки? Обоснуйте ответ.

7. Как сделать так, чтобы при сортировке
   списка поле с порядковыми номерами
   записей осталось неотсортированным?

8. Что такое поиск информации в списке?

9. Что такое маска поиска? Как она
   записывается?

10. Что такое фильтр? Какие виды фильтров
    имеются в Excel?

11. Объясните принцип работы автофильтра.

12. Объясните принцип работы расширенного
    фильтра.

13. Чем расширенный фильтр отличается от
    автофильтра?

14. Каковы правила формирования блока
    критериев в расширенном фильтре?

Если вам нужно отобразить список значений, которые сможет выбирать пользователь, добавьте на лист список.

Добавление списка на лист

1. Создайте перечень элементов, которые должны отображаться в списке, как показано на рисунке.

   

2. На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.

   Примечание: Если вкладка Разработчик не отображается, на вкладке Файл выберите Параметры > Настроить ленту. В списке Основные вкладки установите флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

3. В разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Список (элемент управления формы).

   

4. Щелкните ячейку, в которой нужно создать список.

5. Нажмите кнопку Свойства и на вкладке Элемент управления задайте необходимые свойства:

   

   • В поле Формировать список по диапазону введите диапазон ячеек, содержащий список значений.

     Примечание: Если нужно отобразить в списке больше элементов, можно изменить размер шрифта для текста.

   • В поле Связь с ячейкой введите ссылку на ячейку.

     Совет: Выбираемая ячейка содержит число, связанное с элементом, выбранным в списке. Его можно использовать в формуле для получения фактического элемента из входного диапазона.

   • В группе Возможен выбор установите переключатель одинарного значения и нажмите кнопку ОК.

     Примечание:  Если вы хотите выбрать параметр набора значений или списка значений, подумайте о том, чтобы использовать элемент ActiveX «Список».

Добавление поля со списком на лист

Упростите ввод данных для пользователей, позволив им выбирать значение из поля со списком. Поле со списком состоит из текстового поля и списка, которые вместе образуют раскрывающийся список.

Можно добавить поле со списком одного из двух типов: элемент управления формы или элемент ActiveX. Если вы хотите создать поле со полем, которое позволит пользователю редактировать текст в текстовом поле, можно использовать ActiveX поле со ActiveX. Поле со списком ActiveX Control является более универсальным, так как можно изменить свойства шрифта, чтобы текст на листе с увеличенным масштабом было удобнее читать, и с помощью программирования отображать его в ячейках, содержащих список проверки данных.

1. Выберите столбец, который можно скрыть на листе, и создайте список, введя по одному значению в ячейки.

   

   Примечание: Можно также создать список на другом листе той же книги.

2. На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.

   Примечание: Если вкладка Разработчик не отображается, на вкладке Файл выберите Параметры > Настроить ленту. В списке Основные вкладки установите флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

3. Выберите тип поля со списком, которое нужно добавить:

   • в разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Поле со списком (элемент управления формы);

     ИЛИ:

   • в разделе Элементы ActiveX выберите элемент управления Поле со списком (элемент ActiveX).

     

4. Щелкните ячейку, в которую нужно добавить поле со списком, и нарисуйте его с помощью перетаскивания.

Советы: 

• Чтобы изменить размер поля, наведите указатель мыши на один из маркеров изменения размера и перетащите границу элемента управления до достижения нужной высоты и ширины.

• Чтобы переместить поле со списком на листе, выделите его и перетащите в нужное место.

Форматирование элемента управления формы «Поле со списком»

1. Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите команду Формат объекта.

2. Откройте вкладку Элемент управления и настройте следующие параметры.

   

   • Формировать список по диапазону: введите диапазон ячеек, содержащий список элементов.

   • Связь с ячейкой: поле со списком можно связать с ячейкой, где отображается номер элемента при его выборе из списка. Введите номер ячейки, где должен отображаться номер элемента.

     Например, в ячейке C1 отображается значение 3, если выбрать пункт Фруктовое мороженое, так как это третий элемент в списке.

     

     Совет: Чтобы вместо номера отображать сам элемент, можно воспользоваться функцией ИНДЕКС. В нашем примере поле со списком связано с ячейкой B1, а диапазон ячеек для списка — A1:A2. Если в ячейку C1 ввести формулу =ИНДЕКС(A1:A5;B1), то при выборе третьего пункта в ячейке C1 появится текст «Фруктовое мороженое».

     

   • Количество строк списка: количество строк, которые должны отображаться, если щелкнуть стрелку вниз. Например, если список содержит 10 элементов и вы не хотите использовать прокрутку, вместо значения по умолчанию введите 10. Если ввести число, которое меньше количества элементов в списке, появится полоса прокрутки.

     

3. Нажмите кнопку ОК.

Форматирование элемента ActiveX «Поле со списком»

1. На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора.

2. Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите пункт Свойства. Откройте вкладку Alphabetic (По алфавиту) и измените нужные свойства.

   Вот как можно настроить свойства поля со списком на этом рисунке:

   

   

   Настраиваемое свойство	Действие
   Цвет заливки	Щелкните свойство BackColor (Цвет фона), щелкните стрелку вниз, откройте вкладку Pallet (Палитра) и выберите цвет.
   Тип, начертание или размер шрифта	Щелкните свойство Font (Шрифт), нажмите кнопку … и выберите тип, размер или начертание шрифта.
   Цвет шрифта	Щелкните свойство ForeColor (Цвет текста), щелкните стрелку вниз, откройте вкладку Pallet (Палитра) и выберите цвет.
   Связь с ячейкой для отображения значения, выбранного в списке	Щелкните свойство LinkedCell (Связанная ячейка).
   Связывание поля со списком и списка элементов	Щелкните поле рядом со свойством ListFillRange (Диапазон элементов списка) и укажите диапазон ячеек для списка.
   Изменение количества отображаемых элементов списка	Щелкните поле ListRows и введите число элементов.

3. Закройте область Properties (Свойства) и нажмите кнопку Режим конструктора.

4. Завершив форматирование, можно щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, который содержит список, и выбрать команду Скрыть.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Обзор форм, элементов управления формы и ActiveX элементов управления на сайте

Добавление флажков и переключателей (элементы управления формы)

Элемент управления формы Список выводит список нескольких элементов, которые может выбрать пользователь. Этот элемент имеет много общего с элементом Поле со списком.

Для вставки элементов управления на лист необходимо отобразить вкладку

Разработчик.

• В MS EXCEL 2007 это можно сделать через меню

  .

• В MS EXCEL 2010 это можно сделать так: Откройте вкладку
  
  Файл
  
  ; Нажмите кнопку
  
  Параметры
  
  ; Нажмите кнопку
  
  Настроить ленту
  
  ; Выберите команду
  
  Настройка ленты и в разделе Основные вкладки
  
  установите флажок
  
  Разработчик
  
  .

Теперь вставить элемент управления можно через меню:

.

Обратите внимание, что в этом меню можно также вставить Элементы ActiveX, которые расположены ниже интересующих нас Элементов управления формы. У обоих типов есть одни и те же элементы Кнопка,

Список

,

Флажок

и т.п.  Разница между ними следующая: чтобы использовать Элементы ActiveX необходимо использовать VBA, а Элементы управления формы можно напрямую привязать к ячейке на листе.

Список

(

List box

) как, впрочем и все другие Элементы управления формы, возвращает только 1 числовое значение (если Вы не планируете использовать VBA). См.

файл примера

.

Обзорную статью обо всех элементах управления формы можно

прочитать здесь

.

Вставка Списка

Через меню

выберем левой клавишей мыши элемент

Список

(см. рисунок выше).

После этого выпадающее меню закроется, а курсор вместо обычного толстого крестика

превратится в тонкий крестик.

Кликнув левой клавишей мыши в нужное место на листе, элемент

Список

будет помещен на лист.

Выделение списка

Чтобы выделить

Список

нажмите и удерживайте клавишу

CTRL

, затем кликните левой клавишей на

Список

.

Перемещение Списка и изменение его размеров

Если навести курсор на

выделенный

Список

(курсор примет форму 4-х направленных в разные стороны стрелок), затем нажать и удерживать левую кнопку мыши, то можно его переместить.

Удерживая клавишу ALT

можно выровнять

Список

по границам ячеек. Выделенный

Список

также можно перемещать стрелками с клавиатуры.

Если навести курсор на углы прямоугольника или на маленькие кружки на границе, то можно изменить его размер.

Заполняем Список элементами

Заполним наш

Список

названиями месяцев. Для начала разместим названия месяцев на листе в диапазоне

F2:F13

.

Чтобы заполнить С

писок

, кликните на него ПРАВОЙ клавишей мыши, в появившемся контекстном меню выберите

Формат объекта…

Появится диалоговое окно, выберите вкладку Элемент управления (если такая вкладка отсутствует, то Вы вставили Элемент ActiveX, а не Элемент управления формы, об этом см. выше).

Введите в поле

Формировать список по диапазону

ссылку на вышеуказанный диапазон.

Примечание

. Вместо указания ссылку на диапазон можно указать

Имя

диапазона (т.е. ссылку на

Именованный диапазон

).

Нажмите ОК,

Список

заполнится элементами.

Теперь пользователь может выбрать требуемый месяц, но

Список

пока не способен вернуть выбранное значение в ячейку. О том, как связать

Список

с ячейкой читайте ниже.

Связываем Список с ячейкой

Как было сказано выше, все Элементы управления формы возвращают значение. Это значение помещается в ячейку определенную пользователем. Чтобы связать Элемент управления с ячейкой, кликните на него ПРАВОЙ клавишей мыши, в появившемся контекстном меню выберите

Формат объекта…

Появится диалоговое окно, выберите вкладку Элемент управления (если такая вкладка отсутствует, то Вы вставили Элемент ActiveX, а не Элемент управления формы, об этом см. выше).

В поле

Связь с ячейкой

нужно ввести ссылку на ячейку. Свяжем наш

Список

с ячейкой

А1

.

Необходимо убедиться, что установлен выбор только

одинарного значения

, т.к. только в этом случае

Список

будет возвращать значение в связанную ячейку (множественный выбор значений требует использования VBA). Нажмите ОК.

Существует и другой способ связать Элемент управления и ячейку: выделите правой клавишей мыши Элемент управления, в

Строке формул

введите =, затем кликните левой клавишей мыши на нужную ячейку, нажмите клавишу

ENTER

. Чтобы изменить ячейку, с которой связан Элемент управления, достаточно перетащить эту ячейку в нужное место, взяв за ее границу.

Использование Списка

Список

удобен для выбора нужного значения из заранее подготовленного списка. Выбранное значение может быть использовано для вывода соответствующих значений из той же строки. Например, если в таблице продаж содержатся объемы продаж по месяцам (диапазон

F2:G13

на рисунке ниже), то выбирая в

Списке

месяц, можно вывести соответствующий объем продаж (см. ячейку

В3

).

Необходимо помнить, что

Список

возвращает в связанную ячейку не сам элемент, а его позицию в списке (для апреля на картинке выше

Список

вернул значение 4). Поэтому, чтобы вывести выбранный месяц, потребуется формула

=ИНДЕКС(F2:F13;B1)

(ячейка

В2

).

Формула

=ИНДЕКС(G2:G13;B1)

позволяет вывести объем продаж для выбранного месяца (ячейка

В3

).

Условное форматирование

использовано для отображения в таблице выбранного месяца и его продаж.

В статье

Запрос на выборку данных в MS EXCEL (на основе элементов управления формы)

приведен более сложный пример использования

Списка

.

Имя Элемента управления

У каждого Элемента управления есть имя. Чтобы его узнать, нужно выделить С

писок

, в

Поле имя

будет отображено его имя. Чтобы изменить имя

Списка

— введите в

Поле имя

новое имя

Списка

и нажмите клавишу

ENTER

. Также имя можно изменить в

Области выделения

(

).

Зачем нам знать имя элемента управления? Если Вы не планируете управлять

Списком

из программы VBA, то имя может потребоваться только для настройки его отображения на листе. Об этом читайте ниже.

Прячем Список на листе

Включите

Область выделения

(

)

В

Области выделения

можно управлять отображением не только Элементов управления, но и других объектов на листе, например рисунков.

Нажмите на изображение глаза напротив имени объекта и объект исчезнет/ появится.