Что называется абзацем в ms word настройка границ абзаца

Помогла ли Вам статья?

Форматирование документа в Microsoft Word – это один из важных этапов его оформления. В данном вопросе особую роль играют абзацы, ведь иногда их требуется оформить каким-то конкретным образом, например, для последующей печати и сдачи. Именно этому и посвящена данная статья. Давайте разбираться, как сделать абзац в Ворде.

Руководство по форматированию документа

Абзацем называется участок текста, который может состоять из одного или нескольких предложений. Зачастую при написании текста стоит руководствоваться правилом «Одна законченная мысль – один абзац». В Ворде такие фрагменты разделяются между собой клавишей «Enter», которая делает перенос на новую строку.

У абзаца есть несколько параметров, которые можно настроить:

• Размер и тип шрифта
• Выравнивание
• Отступы и поля
• И другие

Попробуем разобраться, как до них добраться и изменить по своему усмотрению.

Если вы три раза подряд быстро кликните левой кнопкой мыши по текстовому фрагменту, то он выделится от начала до самого конца. Затем правой кнопкой по выделению, чтобы вызвать контекстное меню. И нажмите на соответствующий пункт в открывшемся списке.

Здесь можно изменить основные параметры.

Пройдемся по самым важным:

• Выравнивание текста.
• Уровень вложения.
• Отступы слева и справа. Если включить «Зеркальные отступы», то они будут одинаковыми.
• Первая строка – отступ или выступ конкретно для первой строки.
• Интервалы до и после фрагмента, межстрочный

Сохраните изменения с помощью кнопки «ОК». Ну а если вы хотите, чтобы они использовались для всего документа по умолчанию, то нажмите на соответствующую кнопку.

Также настройки можно задать для всех документов Word в будущем. Для этого:

1. Во вкладке «Главная» отыщите блок «Стили».
2. Щелкните правой кнопкой мыши по стилю «Обычный».
3. Выберите «Изменить…» в контекстном меню.
4. Настройте все по своему усмотрению.
5. Отрегулируйте отступы и межстрочные интервалы с помощью отмеченных иконок.
6. Поставьте галочку напротив пункта «В новых документах» и нажмите «ОК» для сохранения изменений.

Теперь давайте на конкретном примере разберемся, как сделать абзацы в Ворде по госту. Существует два основных нормативных документа: ГОСТ 2.105-95 и 7.32-2001. Но вам стоит ориентироваться на конкретные требования, ведь они могут быть несколько измененными, например, другой шрифт или его размер.

Поменять шрифт можно в настройках стиля или просто на вкладке «Главная», используя параметры из соответствующей секции. Зачастую требуется Times New Roman с кеглем 14.

Следующий пункт – поля и отступы. Настроить поля можно из вкладки «Макет».

Верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см.

Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

Дальше, нужно поставить красную строку или отступ первой строки абзаца. Для этого выделите соответствующий фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите на отмеченный пункт.

Выравнивание требуется по ширине. Для первой строки – отступ на 1.25 см. Межстрочный множитель – 1.

Если это необходимо, то выставьте отступы и интервалы, нажмите на кнопку «ОК».

Для максимально правильного результата все предложенные действия следует выполнять с пустым документом Microsoft Word.

Интервалы между абзацами

Мы уже объяснили, как выставить интервал между абзацами в Ворде. Чтобы выделить весь текст, нажмите комбинацию клавиш Ctrl + A. А затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите нужный пункт.

Здесь нам интересен раздел «Интервалы». Выставьте в графах «Перед» и «После» подходящие значения, ориентируясь на требования по оформлению или на предварительный просмотр в разделе «Образец», а затем нажмите кнопку «ОК».

А если вы хотите убрать интервал между абзацами, то для обоих граф выставьте значение «0». Тогда расстояние между разными абзацами будет таким же, как между строками внутри него.

Полезные горячие клавиши

Напоследок пройдемся по нескольким горячим клавишам, которые могут упростить работу с Microsoft Word:

• Ctrl + J / L / R / E – разные варианты выравнивания (по ширине, левому и правому краю, по центру)
• Ctrl + 1 – межстрочный интервал с множителем 1
• Ctrl + 5 – с множителем 2
• Ctrl + 0 – включить или отключить интервал размером с 1 строку.
• Ctrl + M – увеличить отступ слева
• Ctrl + Shift + M – уменьшить его
• Ctrl + T – выступ для выделенного фрагмента текста
• Ctrl + Shift + T – удалить выступ

Чтобы вернуть форматирование по умолчанию, нажмите комбинацию Ctrl + Q или кликните по иконке со стирательной резинкой на вкладке «Главная».

Убрать пробелы

Иногда между абзацами в Word вставляются пробелы. Есть простой способ, как убрать эти пробелы. Выполните предложенные шаги:

1. Выделите нужный текстовый фрагмент.
2. На вкладке «Главная» кликните по отмеченной иконке.
3. Для междустрочных интервалов выставьте значение «0».
4. Поставьте галочку для параметра «Не добавлять …».
5. Нажмите на кнопку «ОК».

Если все сделано правильно, то пробелы пропадут.

Подведение итогов

Мы постарались раскрыть основные моменты, которые относятся к оформлению текстовых документов в Microsoft Word. Вам в любом случае следует ориентироваться на определенные требования и настраивать форматирование именно по ним. А если в требованиях отсылаются к ГОСТы, то можно воспользоваться теми параметрами, которые указаны в статье (Times New Roman, 14 кегль и т. д.). Ну и заодно можно посмотреть на сами ГОСТы, как они выглядят и какое у них содержимое.

Абзац
— структурно-композиционная единица
текста, графически обозначаемая в
наборе абзацным отступом (красная
строка), обратным абзацным отступом
или неполной концевой строкой. Абзац
в MS Word создается нажатием на клавишу
Enter,
поэтому границы абзаца распространяются
от одного нажатия клавиши Enter
до следующего.

Следует
отметить, что визуально определить
границы абзаца в MS Word бывает затруднительно,
поэтому был разработан специальный
режим отображения документа —
Непечатаемые
знаки.
Включается и выключается этот режим
нажатием кнопки на панели инструментов.
В режиме Непечатаемые
знаки в
документе отображаются служебные
символы, из которых символ «¶» —
обозначает конец абзаца, а символ «·»
обозначает пробел (нажатие на клавишу
пробел).
Таким образом, в режиме Непечатаемые
знаки абзацем
является часть текста заключенная
между двумя символами «¶».

Каждый
новый абзац наследует оформление
(форматирование) от предыдущего, но
впоследствии может быть отформатирован
на усмотрение пользователя. Вызвать
окно Абзац
для форматирования абзацев можно
командой Формат/Абзац
). Параметры форматирования абзацев
делятся на следующие группы:

1. общие;

2. отступ;

3. интервал;

4. табуляция;

5. границы
   и заливка;

6. список.

Рассмотрим параметры
форматирования абзаца подробнее. Начнем
с групп параметров, которые расположены
в окне Абзац
(Общие,
Отступ, Первая строка, Интервал,
Табуляция).

Общие.
Выравнивание
— положение текста на странице. Данный
параметр может принимать значения:

• по
  ширине;

• по
  правому краю;

• по
  левому краю;

• по
  центру.

Уровень
определяет уровень абзаца в тексте.
Уровни в MS Word применяются для выделения
заголовков и имеют названия Уровень1…9
и Обычный
уровень
(всего десять уровней). Чем больше
порядковый номер, тем ниже значимость
уровня, например, названия самых крупных
разделов — уровень 1, подразделов —
уровень 2 и т. д. Самый низкий уровень —
Обычный текст.

Отступ.
Слева (Справа)
— расстояние от левой (правой) границы
текста документа до левой (правой)
границы текста выбранного абзаца.

Первая
строка. Данный
параметр может принимать значения:

• нет;

• отступ;

• выступ.

Выбор
значения Нет
означает, что начало абзаца визуально
выделено не будет.

Выбор
значения Отступ
создает отступ красной строки, конкретное
значение отступа можно указать как
значение параметра рядом со списком
Первая строка.

Интервал(Перед
и После).
Значения
этих параметров позволяют точно задать
расстояние до начала абзаца и после.
Изменение этих параметров позволяет
визуально отделить абзац от общего
текста документа и обратить на него
внимание.

Междустрочный
интервал —
интервал между строками текста в абзаце.
Можно выбрать предопределенное значение
из списка, а можно задать свое значение
в поле ввода Значение.

Табуляция.
Расположение
и тип позиций табуляции внутри абзаца.
Между позициями табуляции можно
перемещаться по нажатию на клавишу TAB
на клавиатуре. Для настройки этого
параметра нужно воспользоваться кнопкой
Табуляция
в нижней части окна Абзац
или командой Формат
— Табуляция…
В результате выполнения одного из
вышеперечисленных действий откроется
окно Табуляция
(Рисунок 7.16). В открывшемся окне можно
добавить и удалить позиции табуляции,
выбрать тип и заполнитель (символ
которым будет заполнено расстояние от
текущей позиции табуляции до следующей).

Для того, чтобы
создать новую позицию табуляции нужно:

1. в
   окне Табуляция
   в поле Позиции
   табуляции
   ввести число соответствующее расстоянию
   от левого края текста документа до
   позиции табуляции, например 6,6;

2. выбрать
   тип позиции табуляции:

• по
  левому краю (текст начнется с этой
  позиции вправо);

• по
  правому краю (текст начнется с этой
  позиции и будет смещаться влево, а
  правый край останется на месте);

• по
  центру (середина текста будет совпадать
  с позицией табуляции);

• по
  разделителю (позиция табуляции совпадет
  с символом, служащим разделителем
  целой и дробной частей в десятичной
  дроби);

• с
  чертой.

1. выбрать
   Заполнитель
   (Нет)
   — означает отсутствие заполнителя.

2. нажать
   кнопку Установить.

1. Проверка
   орфографии в документах MS Word. Задание
   переносов. Копирование формата,
   автоформатирование.

Проверка
правописания (орфография, грамматика
и тезаурус)

Текст
документа, созданного в Word, может быть
проверен на правильность правописания.
Система проверки правописания позволяет
контролировать правильность написания
отдельного слова, фрагмента или документа
в целом.

Существуют
несколько способов исправления
орфографических ошибок и опечаток:

• применением
  команды Сервис/Правописание к готовому
  тексту,

• с
  помощью автоматической проверки
  орфографии во время ввода текста с
  клавиатуры,

• посредством
  автозамены во время ввода текста с
  клавиатуры.

Исправление
ошибок правописания с применением
команды Сервис/Правописание.
При обнаружении ошибочного или неверного,
с точки зрения Word, правописания слов
появляется диалог Правописание, в
котором эти слова выделены красным
цветом. В верхнем окне Нет в словаре:
появляется фрагмент текста, в котором
находится неверное слово, а в нижнем
окне Варианты
могут быть приведены варианты для
замены этого слова или выдается сообщение
о том, что варианты отсутствуют.

Пользователь,
используя кнопки, представленные в
диалоговом окне может выполнить
действия:

• Пропустить
  – в этом случае не производится замена
  слова выделенного в окне Нет в словаре.

• Пропустить
  все – все выделенные слова в этом
  сеансе пропускаются.

• Добавить
  – слово добавляется в словарь.

• Заменить
  – производится замена всех встреченных
  в данном сеансе слов, совпадающих со
  словом из окна Нет в словаре.

• Автозамена
  – предлагаемый вариант замены
  запоминается для автоматической
  замены.

• Параметры
  – предоставляет возможность изменить
  начальные установки режима проверки
  правописания.

• Отмена
  – отменяет сделанную замену слова.

• Отменить
  – отменяет процедуру проверки
  правописания.

• При
  обнаружении ошибочной грамматической
  конструкции предложения выдается тот
  же диалог Правописание, но окно с
  ошибкой озаглавлено Грамматическая
  ошибка. В окне Варианты Word предлагает
  свое толкование этой ошибки. Для
  принятия решения пользователю
  предлагаются следующие кнопки:

• Пропустить
  – пропустить эту ошибку в данном
  предложении.

• Пропустить
  все – пропустить эту ошибку на весь
  этот сеанс.

• Следующее
  – отказаться от дальнейшей проверки
  текущего предложения, в котором была
  обнаружена ошибка, и перейти к следующему.

• Изменить
  – пользователь согласен изменить
  обнаруженную ошибку.

• Вернуть
  – последовательно, по одному, отменить
  все изменения, сделанные в данном
  сеансе грамматической проверки

1. Подготовка
   документа MS Word к печати (задание
   колонтитулов, нумерация страниц,
   предварительный просмотр перед
   печатью). Печать документа.

Для
размещения регулярной информации,
такой как номера страниц, сведения о
названиях разделов и параграфов
документа предназначены Верхний
и Нижний
колонтитулы
(соответственно верхний располагается
в верхней части страницы, а нижний — в
нижней). Для того, чтобы добавить в
документ колонтитулы выполните команду
Вид —
Колонтитулы,
в результате откроется панель инструментов
колонтитулы
и вид документа изменится как показано
на рисунке 7.14. Текст документа становится
серым и недоступным для редактирования,
курсор установлен в прямоугольной
пунктирной рамке, подписанной как
верхний колонтитул. Теперь можно
редактировать верхний колонтитул, т.е.
указать в нем информацию, которая должна
повторятся на каждой странице.

Изменение
параметра Различать
колонтитулы
в окне Параметры
страницы на
вкладке Источник
бумаги
позволит задавать разные колонтитулы
на четных и нечетных страницах. Если
поставить флажок на позиции Первой
страницы,
то колонтитул на первой странице
выводиться не будет.

Вертикальное
выравнивание
— из списка можно выбрать разные
варианты заполнения листа (По верхнему
краю, По центру, По ширине, По нижнему
краю). Кнопка Нумерация
строк на
этой вкладке используется в некоторых
юридических документах и при наборе
программных текстов.

На
всех вкладках диалогового окна Параметры
страницы внизу
слева присутствует кнопка По
умолчанию.
При нажатии этой кнопки Word запоминает
все сделанные установки. В дальнейшем
редактор будет использовать именно их
для всех вновь создаваемых документов.
Поэтому не следует нажимать эту кнопку
случайно.

Чтобы
перейти в режим Предварительный
просмотр
можно выполнить команду Файл
— Предварительный просмотр или
нажать кнопку на стандартной панели
инструментов.

Данный
режим отображает документ в том виде,
в котором он будет напечатан. Удобен
для просмотра, компоновки нескольких
страниц документа (в уменьшенном виде).
В этом режиме можно просматривать
разрывы страниц, скрытый текст, а также
изменять содержимое или форматирование
документа до его вывода на печать.

Предварительный
просмотр используется для просмотра
документа перед его печатью. Особенно
полезен такой режим при печати документов,
с которыми работают в режимах
отображения Обычный, Веб-документ или Структура.

Для
перехода в режим предварительного
просмотра в подчиненном меню
команды Печать 
выберите команду Предварительный
просмотр.

При
предварительном просмотре документ
отображается в специальном окне
предварительного просмотра

В
этом режиме имеется единственная
вкладка – Предварительный
просмотр.

Для
постраничного просмотра документа
можно пользоваться полосой прокрутки
или кнопками Следующая
страница и Предыдущая
страница группы Просмотр.

Масштаб
отображения документа устанавливается
с использованием элементов группы Масштаб.
Можно установить отображение сразу
нескольких страниц документа.

1. Нажмите
   кнопку Масштаб группы Масштаб

2. В
   окне Масштаб нажмите
   кнопку несколько
   страниц и
   в появившейся панели выделите требуемое
   число отображаемых страниц

Кнопка Сократить
на страницу группы Просмотр может
быть использована для уменьшения числа
страниц документа за счет уменьшения
размера шрифтов и интервалов.

С
использованием элементов группы Параметры
страницы можно
настроить параметры страниц документа:
поля, ориентации, размер бумаги и т.п.

Чтобы
выйти из режима предварительного
просмотра, нажмите кнопку Закрыть
окно предварительного просмотра или
клавишу Esc.