Что можно защитить в excel

Microsoft Excel предоставляет пользователю несколько, условно выражаясь, уровней защиты — от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла шифрами крипто-алгоритмов семейства RC4. Разберем их последовательно…

Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку

Самый простой способ. Позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату октябрьской революции вместо даты заключения договора и т.п.) Чтобы задать такую проверку ввода, необходимо выделить ячейки и выбрать на вкладке Данные (Data) кнопку Проверка данных (Data Validation). В Excel 2003 и старше это можно было сделать с помощью меню Данные — Проверка (Data — Validation). На вкладке Параметры из выпадающего списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных:

Соседние вкладки этого окна позволяют (при желании) задать сообщения, которые будут появляться перед вводом — вкладка Сообщение для ввода (Input Message), и в случае ввода некорректной информации — вкладка Сообщение об ошибке (Error Alert):

 Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений

Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю менять содержимое ячеек любого заданного листа. Для установки подобной защиты следуйте простому алгоритму:

1. Выделите ячейки, которые не надо защищать (если таковые есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells). На вкладке Защита (Protection) снимите флажок Защищаемая ячейка (Locked). Все ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа. Все ячейки, где вы этот флаг снимете, будут доступны для редактирования несмотря на защиту. Чтобы наглядно видеть, какие ячейки будут защищены, а какие — нет, можно воспользоваться этим макросом.
2. Для включения защиты текущего листа в Excel 2003 и старше — выберите в меню Сервис — Защита — Защитить лист (Tools — Protection — Protect worksheet), а в Excel 2007 и новее — нажмите кнопку Защитить лист (Protect Sheet) на вкладке Рецензирование (Reveiw). В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто попало не мог снять защиту) и при помощи списка флажков настроить, при желании, исключения:

Т.е., если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо установить первых три флажка. Также можно разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные средства работы с таблицами.

Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить защиту листа с разными паролями на разные диапазоны ячеек.

Чтобы сделать это выберите на вкладке Рецензирование (Review) кнопку Разрешить изменение диапазонов (Allow users edit ranges). В версии Excel 2003 и старше для этого есть команда в меню Сервис — Защита — Разрешить изменение диапазонов (Tools — Protection — Allow users to change ranges):

В появившемся окне необходимо нажать кнопку Создать (New) и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон и пароль для доступа к этому диапазону:

Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка, Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать «в своем огороде».

Уровень 3. Защита листов книги

Если необходимо защититься от:

• удаления, переименования, перемещения листов в книге
• изменения закрепленных областей («шапки» и т.п.)
• нежелательных изменений структуры (сворачивание строк/столбцов при помощи кнопок группировки «плюс/минус»)
• возможности сворачивать/перемещать/изменять размеры окна книги внутри окна Excel

то вам необходима защита всех листов книги, с помощью кнопки Защитить книгу (Protect Workbook) на вкладке Рецензирование (Reveiw) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Защита — Защитить книгу (Tools — Protection — Protect workbook):

Уровень 4. Шифрование файла

При необходимости, Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги, используя несколько различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Такую защиту проще всего задать при сохранении книги, т.е. выбрать команды Файл — Сохранить как (File — Save As), а затем в окне сохранения найти и развернуть выпадающий список Сервис — Общие параметры (Tools — General Options). В появившемся окне мы можем ввести два различных пароля — на открытие файла (только чтение) и на изменение:

Ссылки по теме

• Как установить/снять защиту на все листы книги сразу (надстройка PLEX)
• Подсветка незащищенных ячеек цветом
• Правильная защита листов макросом

Данные в Excel можно защищать от постороннего вмешательства. Это важно, потому что иногда вы тратите много времени и сил на создание сводной таблицы или объемного массива, а другой человек случайно или намеренно изменяет либо вовсе удаляет все ваши труды.

Рассмотрим способы защиты документа Excel и его отдельных элементов.

Защита ячейки Excel от изменения

Как поставить защиту на ячейку в Excel? По умолчанию все ячейки в Excel защищаемые. Это легко проверить: кликаем на любую ячейку правой кнопкой, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК – ЗАЩИТА. Видим, что галочка на пункте ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА проставлена. Но это еще не значит, что они уже защищены от изменений.

Зачем нам эта информация? Дело в том, что в Excel нет такой функции, которая позволяет защитить отдельную ячейку. Можно выбрать защиту листа, и тогда все ячейки на нем будут защищены от редактирования и другого вмешательства. С одной стороны это удобно, но что делать, если нам нужно защитить не все ячейки, а лишь некоторые?

Рассмотрим пример. Имеем простую таблицу с данными. Такую таблицу нам нужно разослать в филиалы, чтобы магазины заполнили столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО и отправили обратно. Во избежание внесения каких-то изменений в другие ячейки, защитим их.

Для начала освободим от защиты те ячейки, куда сотрудники филиалов будут вносить изменения. Выделяем D4:D11, правой кнопкой вызываем меню, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК и убираем галочку с пункта ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА.

Теперь выбираем вкладку РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ – ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ. Появляется такое окно, где будут проставлены 2 галочки. Первую из них мы убираем, чтобы исключить любое вмешательство сотрудников филиалов, кроме заполнения столбца ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Придумываем пароль и нажимаем ОК.

Внимание! Не забудьте свой пароль!

Теперь в диапазон D4:D11 посторонние лица смогут только вписать какое-то значение. Т.к. мы ограничили все остальные действия, никто не сможет даже изменить цвет фона. Все средства форматирования на верхней панели инструментов не активные. Т.е. они не работают.



Защита книги Excel от редактирования

Если на одном компьютере работает несколько человек, то целесообразно защищать свои документы от редактирования третьими лицами. Можно ставить защиту не только на отдельные листы, но и на всю книгу.

Когда книга будет защищена, посторонние смогут открывать документ, видеть написанные данные, но переименовать листы, вставить новый, поменять их расположение и т.п. Попробуем.

Прежнее форматирование сохраняем. Т.е. у нас по-прежнему можно вносить изменения только в столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Чтобы защитить книгу полностью, на вкладке РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ выбираем ЗАЩИТИТЬ КНИГУ. Оставляем галочки напротив пункта СТРУКТУРУ и придумываем пароль.

Теперь, если мы попробуем переименовать лист, у нас это не получится. Все команды серого цвета: они не работают.

Снимается защита с листа и книги теми же кнопками. При снятии система будет требовать тот же пароль.

Довольно часто в силу разных причин перед пользователями встает задача – защитить определенные элементы таблицы Эксель от возможных изменений. Например, это могут быть ячейки с формулами, или ячейки, которые участвуют в расчетах, и их содержимое нельзя корректировать. Это особенно актуально, когда доступ к таблице имеют другие лица. Ниже мы разберемся, каким образом можно справиться с поставленной задачей.

Включаем защиту ячеек

К сожалению, в Excel не предусмотрена отдельная функция, которая выполняет блокировку ячеек с целью их защиты, однако, для этих целей можно воспользоваться защитой всего листа. Сделать это можно по-разному.

Для включения защиты выполняем следующие действия:

1. Сначала нужно выделить все содержимое листа. Для этого щелкаем по прямоугольнику на пересечении координатных панелей. Также можно нажать комбинацию клавиш Ctrl+A (один раз, если выбрана ячейка за пределами заполненной таблицы, два раза – если выбрана ячейка внутри нее).
2. Правой кнопкой мыши щелкаем по любому месту выделенной области и в раскрывшемся списке выбираем “Формат ячеек”.
3. В открывшемся окне форматирования ячеек во вкладке “Защита” убираем галочку напротив опции “Защищаемая ячейка”, после чего жмем OK.
4. Теперь любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, которые хотим защитить от изменений. В нашем случае – это столбец с формулами. После этого щелчком правой кнопкой мыши по выделенному диапазону вызываем контекстное меню и снова выбираем пункт “Формат ячеек”.
5. Перейдя во вкладку “Защита” ставим галочку напротив опции “Защищаемая ячейка” и жмем OK.
6. Теперь необходимо активировать защиту листа. После этого у нас будет возможность корректировать все ячейки листа, кроме тех, которые входят в выделенный диапазон. Для этого открываем меню “Файл”.
7. В правой части содержимого раздела “Сведения” нажимаем кнопку “Защитить книгу”. Откроется перечень команд, среди которых нужен вариант – “Защитить текущий лист”.
8. На экране отобразятся параметры защиты листа. Напротив опции “Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек” обязательно должна быть установлена галочка. Остальные опции ниже выбираются согласно пожеланиям пользователя (в большинстве случаев, параметры остаются нетронутыми). Для защиты листа требуется ввести пароль в специально предназначенном для этого поле (нужен будет в дальнейшем для разблокировки), после чего можно щелкнуть OK.
9. В следующем небольшом окошке требуется повторить ранее введенный пароль и снова нажать кнопку OK. Это мера поможет обезопасить пользователя от собственных опечаток во время установки пароля.
10. Все готово. Теперь отредактировать содержимое ячеек, для которых мы включили защиту в параметрах форматирования, не получится. Остальные элементы листа можно менять на наше усмотрение.

Метод 2: применяем инструменты вкладки “Рецензирование”

Второй метод включения защиты ячеек предполагает использование инструментов вкладки “Рецензирование”. Вот как это делается:

1. Выполняем шаги 1-5, описанные в методе 1, т.е. снимаем защиту со всего листа и обратно устанавливаем только для выделенных ячеек.
2. В группе инструментов “Защита” вкладки “Рецензирование” жмем кнопку “Защитить лист”.
3. Появится уже знакомое окно с параметрами защиты листа. Дальше выполняем те же шаги, что и при реализации описанного выше метода.

Примечание: При сжатых размерах окна программы (по горизонтали) блок инструментов “Защита” представляет собой кнопку, нажатие которой раскроет список доступных команд.

Снимаем защиту

Если мы попытаемся внести изменения в любую из защищенных ячеек, программа выдаст соответствующе информационное сообщение.

Для снятие блокировки необходимо ввести пароль:

1. Во вкладке “Рецензирование” в группе инструментов “Защита” жмем кнопку “Снять защиту с листа”.
2. Откроется небольшое окошко с одним полем, в котором следует ввести пароль, указанный при блокировке ячеек. Нажав кнопку OK мы снимем защиту.

Заключение

Несмотря на то, что в Excel нет специальной функции, предназначенной для защиты определенных ячеек от редактирования, сделать это можно через включение защиты всего листа, предварительно установив требуемые параметры для выбранных ячеек.

Программа Microsoft Excel предлагает создателям электронных таблиц несколько вариантов их защиты. Можно выбрать ряд участков для блокировки редактирования, целый лист или даже всю книгу, чтобы сохранить ее структуру. Каждый из этих способов будет актуален в разных ситуациях, поэтому предлагаю остановиться на каждом, чтобы вы в любой момент могли подобрать подходящий для себя и реализовать защиту.

Защита диапазона в Microsoft Excel

Если защита в Экселе будет включена, по умолчанию она распространится на весь диапазон ячеек. Вы можете вручную указать, какие диапазоны следует избавить от этой защиты, если они могут редактироваться всеми пользователями, имеющими доступ к файлу. Для этого понадобится выполнить несколько простых шагов.

1. Сначала откройте таблицу, в которой собираетесь производить изменения. Затем перейдите на вкладку «Рецензирование» и разверните меню «Защита».

2. В нем выберите вариант «Разрешить изменение диапазонов».

3. Появится новое окно, в котором вас интересует кнопка «Создать».

4. После нажатия по ней понадобится выбрать ячейки для диапазона, который будет входить в защиту.

5. Если для него устанавливается пароль, понадобится его еще раз подтвердить. Запомните этот пароль или запишите где-то, поскольку сбросить его без предварительного ввода нельзя.

Точно таким же образом вы можете выбирать неограниченное количество диапазонов для защиты, устанавливая для каждого из них свой пароль. Некоторые области можно оставить свободными для редактирования. Такой подход оптимален в тех ситуациях, когда таблицу будут использовать другие юзеры для своих нужд, но они не должны вносить критические изменения, из-за которых может нарушиться весь расчетный процесс.

Защита листа в Microsoft Excel

В некоторых случаях одними диапазонами защита не заканчивается, поскольку нужно обезопасить от внесения изменений целый лист. Тогда понадобится активировать другую функцию с установкой пароля, которая имеет множество дополнительных опций. Эти опции могут пригодиться при коллективной работе над электронной таблицей.

1. Сначала вызовите меню настройки через раздел «Защита» на той же вкладке «Рецензирование». Понадобится нажать по кнопке «Защитить лист».

2. В новом окне сначала рекомендую сразу указать пароль, вписав его в соответствующее поле. Еще раз повторюсь, что его нужно обязательно запомнить или записать. Учитывается как раскладка клавиатуры, так и регистр символов.

3. Ниже вы найдете целый список с дополнительными параметрами защиты. Если галочки возле пунктов стоят, значит, для них установлено разрешение. Вы можете запретить пользователям выделять заблокированные ячейки, форматировать их, удалять, вставлять столбцы и строки. Все это осуществляется исключительно по личному предпочтению.

4. Перед сохранением изменений Эксель попросит еще раз ввести пароль, чтобы вы его точно запомнили. С этого момента лист будет защищен.

5. Если пользователь попытается его редактировать или выполнить другое запрещенное действие, появится уведомление, что это невозможно, а снятие защиты доступно только после внесения изменений в настройках.

Такой вариант блокировки от лишнего редактирования очень хорош в тех случаях, когда другие пользователи имеют совместный доступ к листу, но должны только просматривать его содержимое, а не редактировать его. Впрочем, уровень разрешений зависит исключительно от того, какие дополнительные параметры вы активируете при настройке.

Защита книги в Microsoft Excel

Недостаток предыдущего метода защиты заключается в том, что каждый лист пришлось бы настраивать отдельно, если нужно заблокировать от редактирования их все. Однако Эксель поддерживает и установку пароля на всю книгу, чтобы сохранить ее структуру или все диапазоны, если это будет необходимо.

1. В том же меню «Защита» выберите пункт «Защитить книгу».

2. В появившемся окне введите пароль и решите, нужно защитить структуру или окна. Подтвердите свое действие нажатием на «ОК».

3. Как и в прошлые разы, введенный пароль придется подтвердить, чтобы вы точно убедились в правильности его ввода.

После выполненных действий вы можете не беспокоиться о том, что кто-то, имеющий совместный доступ к документу, несанкционированно внесет изменения. Соответственно, если нужно кому-то предоставить такое право, просто сообщите пароль, которым и снимается блокировка.

Защита Excel-файла

Существует совершенно другой тип защиты электронной таблицы, подразумевающий установку пароля на весь файл, то есть без предварительного ввода ключа его даже нельзя будет открыть для просмотра. Включается такая защита при сохранении документа или через сторонние сервисы. Более детально эта тема раскрыта в другой моей статье: Как поставить пароль на Excel-файл.

Это была вся информация о защите данных в Microsoft Excel, которую я хотел рассказать в рамках статьи. Используйте инструкции по своему усмотрению, если хотите обезопасить электронные таблицы при наличии совместного доступа.