Что может хранится в ячейке excel

Перейти к содержанию

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Типы данных, вводимых и хранимых в ячейках электронной таблицы

В ячейки рабочего
листа могут быть введены данные трех
типов:

• текст
  – используется для описания полей
  рабочего листа;

• числовые
  значения –
  являются данными, предназначенными
  для использования в вычислениях;

• формулы
  – служат инструкциями, что и как следует
  вычислять.

Текстовое значение
представляет собой последовательность
буквенно-цифровых и других символов.

Текстовые
значения могут иметь любую необходимую
длину (теоретически существуют ограничения
на длину текстового значения — она не
может превышать 32 000 символов, однако
на печать можно вывести не более 1024
символов для каждой из ячеек).

Если требуется
выставить ширину столбца такой, чтобы
он вмещал самое длинное существующее
в его ячейках цифровое или текстовое
значение, достаточно дважды щелкнуть
на правой границе поля заголовка столбца.
Другой вариант — с помощью мыши просто
перетащить эту границу в желаемое
положение.

Высоту строк
рабочего листа можно изменять, используя
ту же технологию. Дважды щелкните на
нижнем крае поля заголовка строки или
просто перетащите этот край в необходимое
положение.

MS Excel предоставляет
удобны инструменты, предназначенные
для упрощения процедуры ввода текстовых
значений: функции Автозавершение,
Выбор из
списка и
Автозаполнение.

Функция Автозавершение
работает следующим образом: когда вы
начинаете ввод текстового значения в
некоторую ячейку, программа анализирует
все имеющиеся в этом столбце значения,
чтобы обнаружить какой-либо текст,
имеющий такие же начальные символы, как
и введенные ранее. Если подобное значение
будет найдено, Excel автоматически дополнит
(«автозавершит») введенные символы до
этого значения. На рис. 1.6. показано, что
при вводе в ячейку С7
первой буквы Л
остальные символы (ьвов)
введены автоматически, т.к в предыдущей
ячейке уже было введено слово Львов.

Функция Автозавершение
включена по умолчанию. Для ее отключения
выполните команды меню Сервис

Параметры,
активизируйте вкладку Правка
и выключите флажок Автозавершение
значений ячеек.

Функция
Выбор из списка
также предназначена для упрощения ввода
текстовых значений. Если щелкнуть на
ячейке правой кнопкой мыши, а затем
выбрать из контекстного меню команду
Выбрать из списка,
Excel отобразит на экране список всех
текстовых значений, которые уже были
введены в ячейки этого столбца (рис.
1.7). Для помещения в ячейку одного из
приведенных в списке значений достаточно
просто выбрать это значение.

При вводе названий
месяцев или дней недели можно использовать
функцию Автозаполнения.
Для этого следует заполнить названием
первую ячейку, а затем перетянуть мышью
в нужном направлении маркер активной
ячейки (маленький черный квадрат в
правом нижнем углу табличного курсора)
(рис. 1.8).

Списки автозаполнения
формируются пользователем на вкладке
Списки
(команды меню Сервис

Параметры).
В окне Элементы
списка через
запятую вводятся нужные значения (рис.
1.9).

Числовые значения
используются при проведении вычислений.

Основные правила
ввода помещаемых в ячейку числовых
значений:

1. Не
   следует вводить символы валюты,
   разделители тысяч и т.п. Как правило,
   эти символы помещаются во введенное
   число с помощью средств форматирования
   числовых значений.

2. Обязательным
   является ввод символа-разделителя,
   если вводимое число имеет дробную
   часть, например, $839,86.

3. Если
   необходимо ввести в ячейку отрицательное
   значение, надо ввести перед значением
   символ « — », например, -200.

4. Допускается
   использование экспоненциальной
   (научной)
   нотации,
   представляющей собой систему записи
   очень больших или очень маленьких
   чисел: число представляется в виде
   произведения его мантиссы (выраженной
   десятичной дробью) на число десять,
   возведенное в положительную или
   отрицательную степень, например, 1500000
   = 1,510⁶,
   0,000000123 = 1,2310^-7.

Внаучной нотации, принятой для вычислительных
машин, группа знаков «10»
заменяется на символ Е (рис. 1.10).

Если
при вводе числового значения в ячейку
количество значащих цифр превысит 12,
Excel автоматически преобразует его в
число в научной нотации. Например, если
будет введено число 100000000000000000000, то
программа поместит в ячейку значение1Е+20.

1. Вычисления,
   выполняемые в Excel, обеспечивают более
   высокую точность, чем это необходимо
   большинству пользователей. Однако
   следует знать, что при вычислениях
   Excel сохраняет только первые 15 значащих
   цифр от полного значения. Например,
   если ввести следующее 20-значное число
   12345678901234567890, то реально в ячейке будет
   записано значение 1,23Е+19.

2. Excel расценивает
   выражения даты и времени так же, как
   числовые значения. Для ввода значений
   даты и времени следует просто ввести
   число, которое выглядит как соответствующая
   дата или время. Примеры допустимых
   форматов даты и времени:

Дата	Время
5 Февраля 2004	1:00
5 Фев, 2004	2:30:45 АМ
5 Фев. 04	05:00:10 РМ
5.2.04	16:45
05.02.04
5/2/04
05/02/04

До тех пор, пока к
ячейке не будет применен конкретный
тип форматирования, при вводе значения
даты в первом или втором формате Excel
преобразует введенное значение в третий
формат. Подобным образом при вводе в
любом из четырех последних форматов
дата будет преобразована в пятый сверху
формат.

Значение
даты и времени может быть введено в виде
последовательности символов установленного
формата. Однако существует возможность
ввести эти значения и как обычные числа,
а затем отформатировать их так, чтобы
они выглядели как значения даты или
времени. В Excel принято, что число 1представляет дату1 января 1900 г.,
число2– дату 2 января 1900 г. и т.д.
(рис 1.11).

Аналогично, Excel
использует десятичные числа для
представления значений времени.
Десятичное значение 0,00 соответствует
времени 00:00:00; значение 0,25 — времени
06:00:00; значение 0,5 — времени 12:00:00 и т.д.
Число 0,041666667 соответствует одному часу,
число 0,000694444444444444 представляет одну
минуту, а число 1,15741Е-05 эквивалентно
одной секунде.

Excel
допускает возможность объединять целые
числа и десятичные дроби для представления
комбинированных значений даты и времени.
Например, число 1,0 представляет временную
отметку 00:00:00 часов 1 января 1900 года;
значение 2,25 — отметку 06:00:00 часов 2 января
1900 года; а значение 3,5 соответствует
12:00:00 часам 3 января 1900 года.

1. В
   ячейку можно поместить значение в
   процентах. Для этого вслед за введенным
   числовым значением помещается символ
   %. Excel поместит в соответствующую ячейку
   десятичный эквивалент процентного
   значения, но отобразит его на экране
   как процентное отношение.

2. В ячейки можно
   вводить значения в виде натуральных
   дробей. Например, если ввести в ячейку
   значение 1 2/5 (между целой частью и дробью
   должен быть пробел), Excel предположит,
   что сделана попытка ввести смешанное
   число с натуральной дробью, и поместит
   в ячейку значение 1,4, а на экране отобразит
   его в виде натуральной дроби.

Если потребуется
ввести натуральную дробь, которая не
содержит целой части и, следовательно,
может быть ошибочно интерпретирована
программой как значение даты, достаточно
указать для этой дроби целую часть,
равную нулю, например, поскольку дробь
2/5 может быть воспринята как значение
даты 2 мая, ее следует вводить в виде
0 2/5.

По
умолчанию после создания документа все
ячейки находятся в формате Общий.
Этот формат имеет ряд особенностей:

• числа выравниваются
  по правому краю, а текст – по левому;

• если, изменяя
  ширину столбца, сделать ее меньше
  определенной, то число в ячейках
  заменяется на символы «#» (это не ошибка,
  а означает, что нужно сделать столбец
  пошире);

• если число очень
  большое (например, 6000000000000) или очень
  маленькое (например, 0,00000000000001), оно
  автоматически преобразуется в
  экспоненциальный (научный) формат
  (6E+12 и 1E-14 соответственно);

• при изменении
  ширины столбца округляются десятичные
  дроби, например, если написать 3,1415,
  затем изменить ширину так, чтобы цифра
  5 перестала помещаться, в ячейке
  отобразится 3,142.

Часто
нужно к числу в ячейке добавить обозначение
денежной единицы, знак процента, выставить
количество знаков после запятой,
представить дату в определенном формате
и т.п.

Не
добавляйте обозначения денежных единиц
вручную!
После этого может выйти так, что при
попытке использовать значение из этой
ячейки в формуле, Excel
выдаст ошибку! Есть способ указать
Excel,
что ячейки находятся в определенном
формате, и он будет добавлять автоматически
обозначения денежных единиц (и не
только).

Есть
три способа изменить формат представления
данных в ячейках:

1. Автоматическое изменение формата
ячейки после ввода данных. После
ввода определенных последовательностей
символов, Excel автоматически изменяет
формат ячейки. После этого все в дальнейшем
вводимые в эту ячейку числа Excel пытается
преобразовать в этот формат.

• Дата.
  Если в ячейке ввести «1.2.3»
  или «1/2/3»,
  Excel заменит это на «01.02.2003»
  (первое число второго месяца третьего
  года). Если ввести «1.2»
  или «1/2»,
  то Excel заменит это на «01.фев».
  При этом формат ячейки будет автоматически
  преобразован в «Дата»;

• Процентный.
  Если в ячейке написать «1%»,
  формат ячеки автоматически сменится
  на «Процентный»;

• Время.
  Если в ячейке написать «13:46:44»
  или «13:46»,
  формат ячейки автоматически сменится
  на «Время».

Замечание:
на разных компьютерах форматы по
умолчанию представления чисел, денежных
единиц, даты и времени могут отличаться.
Настроить их можно так: меню Пуск

Настройка 
Панель
управления 
Язык и региональные стандарты 
вкладка
Региональные параметры

выбрать территориальное расположение

кнопка Настройка

вкладки Числа,
Денежная
единица,
Время
и Дата.

2. Изменение формата ячеек с помощью
кнопок на панели инструментов
Форматирование.
На панели инструментов Форматирование
находятся 5 кнопок, с помощью которых
можно быстро изменить формат выделенных
ячеек:

• Денежный формат
  – будет использована денежная единица
  по умолчанию;

• Процентный
  формат –
  если в ячейке находится число, то Excel
  домножит его на 100 и добавит знак %;

• Формат с
  разделителями
  – в этом числовом формате будут
  отделяться пробелом группы разрядов
  (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет
  добавлено 2 знака после запятой;

• Увеличить
  разрядность
  – добавляет один десятичный разряд;

• Уменьшить
  разрядность
  – убирает один десятичный разряд.

Типы входных
данных

В каждую ячейку
пользователь может ввести данные одного
из следующих возможных типов: символьные,
числовые, формулы и функции, а также
даты.

Символьные
(текстовые) данные
— это любая
последовательность символов. Символьные
данные могут включать в себя алфавитные,
числовые и специальные символы. В
качестве их первого символа часто
используется апостроф, а иногда –
кавычки. Данные текстового типа
используются для заголовков таблиц,
заголовков строк и столбцов, а также
для комментариев.

Пример символьных
данных:

Ведомость
по начислению премии

Группа
№ 115

Числовые
данные –
это числовые константы. Они не могут
содержать алфавитных и специальных
символов, поскольку с ними производятся
математические операции. Единственными
исключениями являются десятичная точка
(запятая) и знак числа, стоящий перед
ним.

Пример числовых
данных:

–20

256.28

.251

Формулы
– это выражения, состоящие из числовых
величин, адресов ячеек и функций,
соединенных знаками арифметических
операций.

Пример формулы:

А5/(Н8+12).

В ячейке, в которой
находится формула, виден только результат
вычислений над данными, содержащимися
в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в
строке ввода, когда данная ячейка станет
активной.

Функция
представляет
собой программу с уникальным именем,
для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов, стоящих
в скобках после ее имени. Функцию (так
же, как и число) можно считать частным
случаем формулы. Различают статистические,
логические, финансовые и другие функции.

Пример функции:

SUM(В2:В6,В9)
– функция вычисления суммы значений
множества чисел, находящихся в ячейках
B2,B3,B4,B5,В6 и В9.

Особым
типом входных данных являются даты.
Этот тип данных обеспечивает выполнение
таких функций, как добавление к дате
числа (пересчет даты вперед и назад) или
вычисление разности двух дат (длительности
периода). Даты имеют внутренний (например,
дата может выражаться количеством дней
от начала 1900 года или порядковым номером
дня по Юлианскому календарю) и внешний
формат. Внешний формат используется
для ввода и отображения дат, например:

– ДД-ММ-ГГ
(04-10-98);

– ДД.ММ.ГГ
(04.10.98);

– ДД-МММ
(04-Янв) и т.д.

Форматирование
числовых данных в ячейках

Данные, содержащиеся
в ячейках или являющиеся результатом
расчета по формулам, могут по-разному
изображаться в рабочем поле таблицы.
Так, может выводиться разное количество
знаков числа после запятой (или десятичной
точки), меняться цвет фона ячейки,
символьные строки могут сдвигаться в
ячейке в крайние положения и т.п. Для
управления таким изображением служат
форматы ячеек. В табличных процессорах
имеется набор форматов, каждый из которых
может быть отнесен к ячейке, определяя
таким образом локальное редактирование
изображения данных (но не содержимого
ячеек). Ячейка с заданным для нее форматом
считается отформатированной.

• Основной
формат
используется по умолчанию, обеспечивая
запись числовых данных в ячейках в том
же виде, как они вводятся или вычисляются.

• Формат
с фиксированным количеством десятичных
знаков
обеспечивает представление чисел в
ячейках с заданной точностью, определяемой
установленным пользователем количеством
десятичных знаков после запятой
(десятичной точки). Например, если
установлен режим форматирования,
включающий два десятичных знака, то
вводимое в ячейку число 12345 будет записано
как 12345.00, а число 0.12345 – как .12.

• Процентный
формат
обеспечивает представление введенных
данных в форме процентов со знаком % (в
соответствии с установленным количеством
десятичных знаков). Например, если
установлена точность в один десятичный
знак, то при вводе 0.123 на экране появится
12.3%, а при вводе 123 – 12300.0%.

• Денежный
формат
обеспечивает такое представление чисел,
где каждые три разряда разделены запятой.
При этом пользователем может быть
установлена определенная точность
представления (с округлением до целого
числа или в два десятичных знака).
Например, введенное число 12345 будет
записано в ячейке как 12,345 (с округлением
до целого числа) и 12,345.00 (с точностью до
двух десятичных знаков).

• Научный
формат (экспоненциальный),
используемый для представления очень
больших или очень маленьких чисел,
обеспечивает представление вводимых
чисел в виде двух компонентов:

– мантиссы,
имеющей один десятичный разряд слева
от десятичной точки, и некоторого
(определяемого точностью, заданной
пользо­вателем) количества десятичных
знаков справа от нее;

– порядка
числа.

Введенное число
12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04
(если установленная точность составляет
4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2
разряда). Число 0.0000012 в научном формате
будет иметь вид 1.2Е-06.

Форматирование
символьных данных в ячейках

По умолчанию
символьные данные выравниваются по
левому краю ячейки. Вы можете изменить
формат представления символьных данных
в электронной таблице. Для этого
существуют следующие возможности:

• выравнивание
к левому краю ячейки располагает первый
символ вводимых вами данных в крайней
левой позиции ячейки. Для многих программ
этот режим используется по умолчанию
как основной;

• выравнивание
к правому краю ячейки располагает
последний символ вводимых в ячейку
данных в ее крайней правой позиции;

• выравнивание
по центру ячейки располагает вводимые
данные по центру ячейки.

Форматирование
данных –
выбор формы представления числовых или
символьных данных в ячейке, т.е. задание
формата ячейки.

Изменение
ширины колонки

Отображение
числовых данных зависит не только от
выбранного формата, но также и от ширины
колонки (ячейки), в которой эти данные
располагаются. Ширина колонки при
текстовом режиме экрана устанавливается
в знаках, а при графическом режиме экрана
– в независимых единицах. Количество
знаков в ячейке зависит от ее ширины,
кегля, гарнитуры, а также от конкретного
текста. Так, например, не составляет
проблемы расположить число 12345 в формате
с запятой без дробной части в ячейке
шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете
его расположить там в денежном формате
с двумя десятичными знаками, поскольку
число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая
тем самым ширину ячейки. В данном случае
необходимо изменить используемый формат
представления числа либо увеличить
ширину колонки.

Отображение
данных в ячейках таблицы

Если введенное
текстовое данное превосходит ширину
ячейки, то невмещающаяся часть будет
отображаться в соседней справа пустой
ячейке. Если же соседняя клетка не пуста,
то есть содержит какие-то данные, на
экране отобразится столько знаков,
сколько поместится в ячейке, остальные
обрежутся. При этом сам текст в памяти
компьютера сохранится неизменным

Числа располагаются
в пределах ячейки. Слишком длинное
десятичное число округляется до
требуемого количества знаков. Если
этого недостаточно, число представляется
в научном формате.

Если же ширина
ячейки и для этого мала, ячейка заполняется
знаками * (звездочка) или # (решетка),
сигнализирующими о том, что ширина
ячейки недостаточна для отображения
данных.

Формулы

Как отмечено выше,
вычисления в таблицах производятся с
помощью формул. Результат вычисления
помещается в ячейку, в которой находится
формула.

Формула представляет
собой совокупность математических
операторов, чисел, ссылок и функций.

Формулы состоят
из операторов и операндов, расположенных
в опреде­ленном порядке. В качестве
операндов используются данные, а также
ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек.
Операторы в формулах обозначают
дейст­вия, производимые с операндами.
В зависимости от используемых операторов
различают арифметические (алгебраические)
и логические формулы.

В арифметических
формулах используются следующие
операторы арифметических действий:

+ сложение,

– вычитание,

* умножение,

/ деление,

^ возведение в
степень.

При вычислениях
с помощью формул соблюдается принятый
в матема­тике порядок выполнения
арифметических операций. Сначала
выполняется возведение в степень, затем
– умножение и деление и только после
этого – вычитание и сложение. Если вы
выбираете между операциями одного
уровня (например, между умножением и
делением), то следует выполнять их слева
направо. Нормальный порядок выполнения
операций изменяют введением скобок.
Операции в скобках выполняются первыми.

Арифметические
формулы могут также содержать операторы
сравнения: равно (=), не равно (< >),
больше (>), меньше (<), не более (<=), не
менее (>=). Результатом вычисления
арифметической формулы является число.

Логические формулы
могут содержать указанные операторы
сравнения, а также специальные логические
операторы:

#NOT# – логическое
отрицание “НЕ”;

#AND# – логическое
“И”;

#OR# – логическое
“ИЛИ”.

Логические формулы
определяют истинно или ложно выражение.
Истинным выражениям присваивается
численная величина 1, а ложным – 0. Таким
образом, вычисление логической формулы
заканчивается получением оценки
“Истинно” (1) или “Ложно” (0).

Рассмотрим несколько
примеров вычисления арифметических и
логических формул по следующим данным:

По умолчанию
электронная таблица вычисляет формулы
при их вводе, пересчитывает их повторно
при каждом изменении входящих в них
исходных данных. Формулы могут включать
функции.

Функции

Под
функцией понимают зависимость одной
переменной (у) от одной (х) или нескольких
переменных (х₁,
х₂,
…, х_n),
причем каждому набору значений переменных
х₁,
х₂,
…, х_n
будет соответствовать единственное
значение зависимой переменной у
определенного типа.

Функции вводят в
таблицу в составе формул либо отдельно.
В электрон­ных таблицах могут быть
представлены следующие виды функций:

• математические;

• статистические;

• текстовые;

• логические;

• финансовые;

• функции
даты и времени и др.

Математические
функции выполняют различные математические
опера­ции, например, вычисление
логарифмов, тригонометрических функций,
преобразование радиан в градусы и т.п.

Статистические
функции выполняют операции по вычислению
параметров случайных величин или их
распределений, представленных множеством
чисел, например, стандартного отклонения,
среднего значения и т. п.

Текстовые функции
выполняют операции над текстовыми
строками или последовательностью
символов, вычисляя длину строки,
преобразовывая заглавные буквы в
строчные и т.п.

Логические функции
используются для построения логических
выражений, результат которых зависит
от истинности проверяемого условия.

Финансовые функции
используются в сложных финансовых
расчетах, например, определения нормы
дисконта, размера ежемесячных выплат
для погашения кредита, амортизационных
отчислений и др.

Все функции имеют
одинаковый формат записи и включают
имя функции и находящийся в круглых
скобках перечень аргументов, разделенных
запятыми.

Приведем примеры
наиболее часто встречающихся функций.

SUМ(Список) –
статистическая функция определения
суммы всех числовых значений в Списке.
Список может состоять из адресов ячеек
и блоков (ссылок), а также числовых
значений.

SUM(B5:E5)

SUM(A3:E3,230)

AVERAGE(Список) –
статистическая функция определения
среднего арифметического значения всех
перечисленных в Списке величин.

AVERAGE(5,20,10,5)

AVERAGE(B10:B13,B17)

МАХ(Список) –
статистическая функция, результатом
которой является максимальное значение
в указанном Списке.

МАХ(ВЗ:В8,АЗ:А6)

IF(Условие, Истинно,
Ложно) – логическая функция, проверяющая
на истинность заданное логическое
условие. Если условие выполняется, то
результатом функции является значение
аргумента “Истинно”. Если условие не
выполняется, то результатом функции
становится значение аргумента “Ложно”.

IF(B4<100, 100,200) – если
ячейка В4 содержит число меньше 100, то
функция имеет значение 100, если же это
условие не выполняется (т.е. содержимое
ячейки В4 больше или равно 100), функции
присваива­ется значение 200.

Автоматическое
изменение относительных ссылок при
копировании и перемещении формул.

Буфер
промежуточного хранения

Важной особенностью
многих электронных таблиц является
буфер промежуточного хранения. Буфер
используется при выполнении команд
копирования и перемещения для временного
хранения копируемых или перемещаемых
данных, после которого они направляются
по новому адресу. При удалении данных
они также помещаются в буфер. Содержимое
буфера сохраняется до тех пор, пока в
него не будет записана новая порция
данных.

Буфер
промежуточного хранения
– это область оперативной памяти,
предоставляемая в распоряжение
пользователя, при помощи которой он
может перенести данные из одной части
таблицы в другую, из одного окна (таблицы)
в другое или из одного приложения Windows
в другое.

Относительная
и абсолютная адресация

При копировании
или перемещении формулы в другое место
таблицы необходимо организовать
управление формированием адресов
исходных данных. Поэтому в электронной
таблице при написании формул наряду с
введенным ранее понятием ссылки
используются понятия относительной и
абсолютной ссылок.

Абсолютная
ссылка –
это не изменяющийся при копировании и
перемещении формулы адрес ячейки,
содержащей исходное данное (операнд).

Для указания
абсолютной адресации вводится символ
$. Различают два типа абсолютной ссылки:
полная и частичная.

Полная абсолютная
ссылка указывается, если при копировании
или перемещении адрес ячейки, содержащей
исходное данное, не меняется. Для этого
символ $ ставится перед наименованием
столбца и номером строки.

$В$5; $D$12 – полные
абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная
ссылка указывается, если при копировании
и перемещении не меняется номер строки
или наименование столбца. При этом
символ $ в первом случае ставится перед
номером строки, а во втором – перед
наименованием столбца.

В$5, D$12 – частичная
абсолютная ссылка, не меняется номер
строки;

$В5, $D12 – частичная
абсолютная ссылка, не меняется наименование
столбца.

Относительная
ссылка –
это изменяющийся при копировании и
перемещении формулы адрес ячейки,
содержащей исходное данное (операнд).
Изменение адреса происходит по правилу
относительной ориентации ячейки с
исходной формулой и ячеек с операндами.

Форма написания
относительной ссылки совпадает с обычной
записью.

Правило
относительной ориентации ячейки

Формула, где в
качестве операндов используются
относительные ссылки ячеек, воспринимается
системой как шаблон, а ссылки ячеек в
таком шаблоне – как средство указания
на местоположение ячеек с операндами
относительно ячейки с формулой.

Рассмотрим правило
относительной ориентации клетки на
примере (рис.1.2).

Клетка со ссылкой
С2 содержит формулу-шаблон сложения
двух чисел, находящихся в ячейках А1 и
В4. Эти ссылки являются относительными
и отражают ситуацию взаимного расположения
исходных данных в ячейках А1 и В4 и
результата вычисления по формуле в
ячейке С2. По правилу относитель­ной
ориентации клеток ссылки исходных
данных воспринимаются системой не сами
по себе, а так, как они расположены
относительно клетки С2: ссылка А1 указывает
на клетку, которая смещена относительно
клетки С2 на одну клетку вверх и на две
клетки влево; ссылка В4 указывает на
клетку, которая смещена относительно
клетки С2 на две клетки вниз и одну клетку
влево.

Копирование
формул

Особенностью
электронных таблиц является возможность
автоматичес­кого изменения ссылок
при копировании и перемещении формул.

Копирование
содержимого одной ячейки (блока ячеек)
в другую (блок ячеек) производится для
упрощения ввода в таблицу однотипных
данных и формул. При этом осуществляется
автоматическая настройка относительных
ссылок ячеек, входящих в формулу. Для
запрета автоматической настройки
адресов используют абсолютные ссылки
ячеек.

Исходная формула,
подлежащая копированию или перемещению,
воспринимается как шаблон, где указывается
местоположение входных данных относительно
местоположения ячейки с формулой.

Копируемую формулу
назовем формулой-оригиналом, скопированную
формулу – формулой-копией. При копировании
формул действует правило относительной
ориентации ячеек. Поэтому после окончания
копирования относительное расположение
ячеек, содержащих формулу-копию и
исходные данные (заданные относительными
ссылками), остается таким же, как в
формуле-оригинале. Поясним на примере.

На рис. 1.3 мы видим
результат копирования формулы,
содержащейся в ячейке A3, при использовании
относительных, полностью абсолютных и
частично абсолютных ссылок. При
копировании формулы с использованием
относительных ссылок происходит их
автоматическая подстройка (рис.1.3а).
Результаты копирования с использованием
абсолютных ссылок со знаком $ приведены
на рис. 1.3б. Как нетрудно заметить,
применение абсолютных ссылок запрещает
автоматическую настройку адресов и
копируемая формула сохраняет свой
первоначальный вид. В приведенном на
рис. 1.3в примере для запрещения
автоматической подстройки адресов
используются смешанные ссылки.

Автоматическое
изменение ссылок происходит не только
при копирова­нии, но и при перемещении
формул.

Перемещение
формул

В электронной
таблице часто перемещают данные из
одной ячейки (диапазона ячеек) в другую
заданную ячейку (блок ячеек). После
перемещения данных исходная ячейка
окажется пустой. Это главное отличие
перемещения от копирования, в котором
копируемая ячейка сохраняет свои данные.
Перемещение формул также связано с
автоматической подстройкой входящих
в нее адресов ячеек. При перемещении
формул, так же как при их копировании,
действует правило относительной
ориентации клеток. Поэтому после
переме­щения относительное расположение
клеток, содержащих перемещенную формулу
и исходные данные (заданные относительными
адресами), сохраняется таким же, как в
формуле-оригинале.

Пример.
На рис. 1.4а мы видим перемещение содержимого
отдельной ячейки A3 в ячейку СЗ. В этом
случае содержимое исходной ячейки, не
изменяясь, перемещается в ячейку
назначения, а исходная ячейка остается
пустой.

Рис. 1.4б иллюстрирует
случай перемещения содержимого трех
ячеек A1, A2 и A3. При этом ячейки взаимосвязаны
– содержимое третьей ячейки включает
в себя содержимое первых двух. После
перемещения мы видим, что в результате
автоматической подстройки ссылок
содержащаяся в ячейке A3 формула
изменилась, чтобы отразить произошедшие
в электронной таблице изменения (теперь
компоненты содержащейся в ячейке СЗ
суммы находятся в других ячейках). Так
же как и в предыдущем случае диапазон
исходных ячеек после выполнения операции
перемещения опустел.

На рис. 1.4в мы видим
перемещение содержимого ячейки A3 в
ячейку СЗ, когда адрес переносимой
ячейки входит в другую формулу. Это
случай перемещения зависимых ячеек.
Например, имеется дополнительная ячейка
В1, содержимое которой зависит от
содержимого перемещаемой ячейки A3. В
данном случае содержимое перемещаемой
ячейки не изменяется, но изменяется
содержимое зависимой ячейки В1 (хотя
она не перемещается). Автоматическая
подстройка адресов и в данном случае
отразит изменения в электронной таблице
так, чтобы результат формулы, содержащейся
в ячейке В1, не изменился.

Рис.
1.4. Перемещение содержимого ячеек: а
– одной ячейки;

б
– колонки; в
– зависимых ячеек

В целом команда
перемещения является непростой командой,
и следует проанализировать последствия,
прежде чем перемещать формулы и функции,
содержащие ссылки. При перемещении
символьных данных никаких трудностей
не возникает.

Ячейка в Excel – это основной элемент электронной таблицы, образованный пересечением столбца и строки. Имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка, задают адрес ячейки и представляют собой координаты, определяющие расположение этой ячейки на листе.

Основные сведения

Каждый лист в Excel состоит из тысячи прямоугольников, которые называют ячейками. Ячейка – это пересечение строки и столбца. Столбцы в Excel обозначают буквами (A, B, C), а строки обозначают числами (1, 2, 3).

Каждой ячейке в Excel присваивается имя, его также называют адрес. Например, Е7 – это ячейка, которая находится на пересечении столбца Е и строки 7. При выделении ячейки ее адрес отображается в поле Имя. При выборе ячейки, заголовки строки и столбца, на пересечении которых она находится, становятся подсвеченными.

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК

В Excel имеется возможность выбирать сразу несколько ячеек. Набор из двух или более ячеек принято называть диапазоном. Любой диапазон, точно также, как и ячейка, имеет свой адрес. Адрес диапазона состоит из адреса левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Такой диапазон называют смежным или непрерывным. Напимер на рисунке ниже выделен диапазон ячеек A1:A8:

СОДЕРЖИМОЕ ЯЧЕЕК

Содержимое ячейки в Excel может быть самым разнообразным. Это могут быть простые данные, которые хранятся в ячейках, либо атрибуты, которые отвечают за внешний вид. Любая информация, которую вводится на рабочий лист Excel, хранится в ячейке. Каждая ячейка может содержать определенные данные, включая текст, форматирование, формулы и функции.

• Ячейка может содержать текст, состоящий из букв, цифр или дат.
• Ячейка может содержать атрибуты форматирования, которые влияют на отображение букв, цифр или дат. С помощью атрибутов форматирования можно изменить фон ячейки.
• Ячейка может содержать формулы и функции, которые позволяют вычислять различные значения.

ВВОД В ЯЧЕЙКУ EXCEL

1. Нужно щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2. Ввести данные в выделенную ячейку, затем нажать Enter на клавиатуре. Содержимое появится как в ячейке, так и в строке формул. Также можно вводить и редактировать данные прямо в строке формул.

УДАЛЕНИЕ ИЗ ЯЧЕЙКИ EXCEL

1. Нужно выбрать ячейку, содержащую данные, которые требуется удалить.

2. Нажать клавишу Delete или Backspace на клавиатуре. Содержимое будет удалено. (Клавиша Delete позволяет удалить значения сразу из всех выделенных ячеек. Клавиша Backspace очищает только активную ячейку.)

КОПИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО В EXCEL

Excel позволяет копировать данные, которые уже имеются на рабочем листе, и вставлять их в другие ячейки. В ряде случаев это может сэкономить много времени и сил.

1. Нужно выделить ячейку, которую необходимо скопировать.

2. Нажать иконку «Копировать» на вкладке «Главная» или комбинацию клавиш Ctrl+C на клавиатуре.

3. Вокруг скопированных ячеек появится динамическая пунктирная линия. Выделяем ячейку, в которую нужно вставить данные.

4. Нажать иконку «Вставить» на вкладке «Главная» или комбинацию клавиш Ctrl+V на клавиатуре.

ПЕРЕТАСКИВАНИЕ ЯЧЕЕК В EXCEL

В Excel есть хороший способ перетаскивания ячеек называется он drag-and-drop (тащи и бросай).

1. Нужно выделить ячейку, которую хотим переместить.

2. Наводим указатель мыши на границу выделенной ячейки, курсор примет вид черного перекрестия со стрелками.

3. Нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещаем курсор в требуемое место. Отпускаем левую кнопку мыши, ячейки окажутся в требуемом месте.

Перемещение ячейки в Excel

В отличие от команды «Копировать», которая дублирует содержимое ячейки, команда «Вырезать» позволяет перемещать данные между ячейками.

1. Выделяем ячейку, которую хотим вырезать.

2. Нажимаем иконку «Вырезать» на вкладке «Главная» или комбинацию клавиш Ctrl+X на клавиатуре.

3. Вокруг ячеек, как и при копировании, появится динамическая пунктирная линия. Выделяем ячейки, в которые необходимо переместить данные.

4. Нажимаем иконку «Вставить» на вкладке «Главная» или нажмите Ctrl+V на клавиатуре. Вырезанные ячейки переместятся на новое место вместе с атрибутами форматирования.

АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЯЧЕЕК В EXCEL

Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения.

Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Можно копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

1. Выделяем ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.

2. Нажимаем и, удерживая левую кнопку мыши, перетаскиваем маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом можно заполнять ячейки либо столбца, либо строки. Отпускаем кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

МГНОВЕННОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ В EXCEL

В Excel 2013 появилась новая опция «Мгновенное заполнение», которая может автоматически вводить данные на лист, экономя время. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию нужно вводить на лист.

Начинаем вводить данные на листе. Когда функция «Мгновенное заполнение» определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов. Нажимаем Enter. Данные будут добавлены на лист.

ПОИСК В EXCEL

При работе с большим количеством данных в Excel, иногда достаточно трудно отыскать какую-то конкретную информацию. И, как правило, такой поиск занимает очень много времени. Excel предлагает прекрасный инструмент поиска. Можно с легкостью отыскать любую нужную информацию в рабочей книге Excel с помощью команды «Найти», которая позволяет еще и изменить данные с помощью инструмента «Найти и Заменить».

1. На вкладке «Главная» нужно воспользоваться командой «Найти и выделить», а затем из раскрывающегося списка выбераем пункт «Найти».

2. Появится диалоговое окно «Найти и заменить». Вводим данные, которые необходимо отыскать.

3. Нажимем «Найти далее». Если данные присутствуют на листе, то они будут выделены.

4. Если еще раз нажать на кнопку «Найти далее», то можно увидеть следующий вариант поиска. Также можно выбрать «Найти все», чтобы увидеть все варианты, которые отыскал Excel.

ЗАМЕНА СОДЕРЖИМОГО ЯЧЕЙКИ В EXCEL

Бывают случаи, когда допущена ошибка, повторяющаяся во всей книге Excel. Например, неправильно написано чье-то имя или необходимо изменить определенное слово или фразу на другую. Можно воспользоваться инструментом «Найти и заменить», чтобы быстро внести исправления.

1. На вкладке «Главная» нажимаем команду «Найти и выделить», а затем из раскрывающегося списка выбераем пункт «Заменить».

2. Появится диалоговое окно «Найти и заменить». Вводим текст, который ищем в поле «Найти».

3. Вводим текст, на который требуется заменить найденный, в поле «Заменить на». А затем нажимаем «Найти далее». Если значение будет найдено, то содержащая его ячейка будет выделена.

4. После нахождения нужного текста выбераем одну из опций замены:

• Заменить: исправляет по одному значению зараз.
• Заменить все: исправляет все варианты искомого текста в книге.

Появится диалоговое окно, подтверждающее количество замен, которые будут сделаны. Нажимаем «ОК» для продолжения.