Что должен знать уверенный пользователь excel

Уровни подготовки пользователей

В требованиях к офисным сотрудникам часто упоминается фраза «опытный пользователь Excel». Это же все пишут в своих резюме. И, наверное, имеют на это основание. Ведь никаких официальных разрядов по владению программными продуктами для экономистов нет (не считая, конечно, сертификации Microsoft – но это отдельная тема). Предлагаем следующую шкалу уровней подготовки специалистов по работе с электронными таблицами (каждый следующий уровень включает навыки предыдущего):

1. Новичок. Владеет формулами на уровне простых арифметических операций. Умеет вводить числа, изменять шрифт, цвет и размер ячеек.
2. Практик. Для консолидации данных на одном листе использует функцию SUM. Умеет удалять, добавлять, скрывать столбцы и строки, пользуется автофильтром. При форматировании активно применяет рамки, выравнивание текста и примечания. Числовой формат настраивает через кнопки ленты или панелей инструментов. Может построить простую диаграмму. Копирует ячейки обычно при помощи перетаскивания мышью.
3. Специалист. Применяет условные функции IF, SUMIF. Способен написать формулу с двумя-тремя уровнями вложенности скобок. Свободно использует адресацию между разными листами и рабочими книгами. Понимает различия между формулой и значением, хранящимся в ячейке. Старается не только получить результат, но и красиво оформить отчет стандартными методами форматирования.
4. Профессионал. Работает с большими объемами данных, применяя функции VLOOKUP, SUMPRODUCT, SUBTOTAL. При написании формул всегда заранее определяет тип ссылок через абсолютную или относительную адресацию. Применяет имена для ячеек и диапазонов. Множество операций производит при помощи клавиатуры. При оформлении внешнего вида отчета часто использует диалог «Формат ячейки» вместо панелей инструментов. Применяет в работе условное форматирование, списки, группировки, сводные таблицы и диаграммы. Знает все настройки графиков для получения наилучшего визуального эффекта.
5. Эксперт. Свободно применяет формулы с вычисляемой адресацией ячеек: OFFSET, INDIRECT, а также функции обработки массивов {SUM(IF(…))}. Применяет как A1, так и R1C1-адресацию ячеек – в зависимости от задачи. Имеет общее представление об объектной модели Excel, понимает логику действия стандартных расчетных процедур электронных таблиц, а также итерационных вычислений. При отсутствии решения стандартными методами способен написать сложную пользовательскую функцию на VBA.

Дополнительно можно выделить еще такой тип как Программист. Этот специалист способен создать сложный программный код VBA с применением диалогов пользовательского интерфейса, но общие навыки работы с электронными таблицами у него могут быть на уровне Практика.

jVoteSystem developed and designed by www.joomess.de.

Продвинутый excel

Вместо предисловия:

ТОП 5 фраз сказанных участниками по окончанию данного тренинга:

• «Да, а мы-то думали, что умеем работать в MS Excel. «
• «Вы бы знали, сколько времени я потратил на это на прошлой неделе. «
• «Вы только не рассказывайте это нашим руководителям, а то у нас половину народа сократят. «
• «Ни фига себе. «
• «А зачем тогда вообще нужны другие программы, когда есть MS Excel. «

Программа обучения:

• Ускорение работы с помощью «Горячих» клавиш ( Создание, открытие, сохранение файлов, Быстрое перемещение между книгами, между листами, Быстрое перемещение по большим таблицам, Быстрое выделение таблиц, столбцов строк, ячеек с определенными данными, Быстрое копирование формул.);
• Полезные, но «Неизвестные» приемы (Возможности специальной вставки, Создание и использование именованных диапазонов, Создание выпадающих списков, Возможности автозаполнения, Поиск и удаление дубликатов, Разбиение текста по столбцам.);
• Работа с макросами (Автоматизация типовых операций, Запись макроса макрорекордером, Создание кнопок для запуска своих макросов, Обзор редактора Visual Basic for Application, Редактирование записанных макросов, Соединение нескольких макросов в один, Создание макросов путем написания кода, Основы языка программирования VBA, Создание пользовательских функций.);
• Работа с «Большими» таблицами (Быстрое заполнение таблиц данными, Возможности автофильтра, Структурирование таблиц, Быстрая фильтрация данных с помощью макросов, Возможности условного форматирования.);
• Полезные, но «Неизвестные» формулы (ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СЧЁТ, СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ, ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ИТОГИ, ТЕКСТ, СЦЕПИТЬ, ВПР, СМЕЩ, ПОИСКПОЗ, ИНДЕКС, ДВССЫЛ, ДЛСТР, ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, СЖПРОБЕЛЫ, ПОВТОР.);
• Создание интерактивных пользовательских форм для ввода данных ( Создание пользовательских форматов данных, Защита избранных ячеек от изменений, Скрытие формул, Сложное условное форматирование, Создание микрографиков в ячейках, Связывание данных ).

Что должен знать продвинутый пользователь Excel?

Поверьте, чем больше вы знаете об Excel, чем лучше разбираетесь в её функциях, тем эффективнее будет ваша работа. А мы пока расскажем вам о пяти наиболее важных инструментах Excel.

1. Запрет на изменения задним числом

Итак, у вас есть таблица, где пока пустуют поля «Количество» и «Дата». Таблицу будет заполнять менеджер Василий, и вы немного сомневаетесь в его честности. Как же сделать так, чтобы Василий не смог внести в таблицу изменения задним числом?

1) Наведите курсор на ячейку «Дата» и выберите пункт «Данные».

2) Щёлкните на пункт «Проверка данных». Выскочит табличка.

3) В пункте «Тип данных» щёлкните на «Другой».

4) Найдите графу «Формула» и впишите туда: =А2=СЕГОДНЯ().

5) Найдите пункт «Игнорировать пустые ячейки» и уберите с него галочку.

Ту же самую процедуру можно повторить со столбцом «Количество», да и в принципе — с любым другим столбцом.

2. Создание абсолютно скрытого листа

Предположим, над одним документом Excel работают сразу несколько человек. Предположим, вы хотите скрыть определённый лист. Если сделать это простым способом, то пользователь всё равно увидит имя скрытого листа. Мы же предлагаем вам супертайный вариант:

1) Наберите ALT+F11, слева выскочит вытянутое окошко.

2) В верхней части окошка укажите, который из листов вы хотите скрыть.

3) В нижней части окошка отыщите свойство Visible и переведите его в режим xlSheetVeryHidden.

Всё! Теперь об этом листе будете знать только вы.

3. Запрет на ввод дублей

Допустим, вы загружаете список продуктов в прайс-лист. Как избежать повторов? Приводим пример организации прайс-листа на десять ячеек; при желании вы можете создать любое их количество.

1) Выделите ячейки, на которые будет распространяться запрет дублей. Например, так: А1:А10.

2) Нажмите на вкладку «Данные» и выберите пункт «Проверка данных».

3) В выпадающем списке «Тип данных» из вкладки «Параметры» выберите пункт «Другой».

Работа в Excel для продвинутых пользователей

Встроенный офисный продукт Microsoft Excel удобен для создания баз данных, ведения оперативного учета. Надстройки программы предоставляют пользователю возможность для продвинутых пользователей автоматизировать работу и исключить ошибки с помощью макросов.

В данном обзоре рассмотрим полезные возможности программы Excel, которые используют продвинутые пользователи для решения различных задач. Мы узнаем, как работать с базой данных в Excel. Научимся применять макросы на практике. А также рассмотрим использование совместного доступа к документам для совместной (многопользовательской) работы.

Как работать с базой данных в Excel

База данных (БД) – это таблица с определенным набором информации (клиентская БД, складские запасы, учет доходов и расходов и т.д.). Такая форма представления удобна для сортировки по параметру, быстрого поиска, подсчета значений по определенным критериям и т.д.

Для примера создадим в Excel базу данных.

Информация внесена вручную. Затем мы выделили диапазон данных и форматировали «как таблицу». Можно было сначала задать диапазон для БД («Вставка» — «Таблица»). А потом вносить данные.

Найдем нужные сведения в базе данных

Выбираем Главное меню – вкладка «Редактирование» — «Найти» (бинокль). Или нажимаем комбинацию горячих клавиш Shift + F5 или Ctrl + F. В строке поиска вводим искомое значение. С помощью данного инструмента можно заменить одно наименование значения во всей БД на другое.

Отсортируем в базе данных подобные значения

Наша база данных составлена по принципу «умной таблицы» — в правом нижнем углу каждого элемента шапки есть стрелочка. С ее помощью можно сортировать значения.

Отобразим товары, которые находятся на складе №3. Нажмем на стрелочку в углу названия «Склад». Выберем искомое значение в выпавшем списке. После нажатия ОК нам доступна информация по складу №3. И только.

Выясним, какие товары стоят меньше 100 р. Нажимаем на стрелочку около «Цены». Выбираем «Числовые фильтры» — «Меньше или равно».

Задаем параметры сортировки.

После нажатия ОК:

Примечание. С помощью пользовательского автофильтра можно задать одновременно несколько условий для сортировки данных в БД.

Найдем промежуточные итоги

Посчитаем общую стоимость товаров на складе №3.

С помощью автофильтра отобразим информацию по данному складу (см.выше).

Под столбцом «Стоимость» вводим формулу: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E41), где 9 – номер функции (в нашем примере – СУММА), Е4:Е41 – диапазон значений.

Обратите внимание на стрелочку рядом с результатом формулы:

С ее помощью можно изменить функцию СУММ.

В чем прелесть данного метода: если мы поменяем склад – получим новое итоговое значение (по новому диапазону). Формула осталась та же – мы просто сменили параметры автофильтра.

Как работать с макросами в Excel

Макросы предназначены для автоматизации рутинной работы. Это инструкции, которые сообщают порядок действий для достижения определенной цели.

Многие макросы есть в открытом доступе. Их можно скопировать и вставить в свою рабочую книгу (если инструкции выполняют поставленные задачи). Рассмотрим на простом примере, как самостоятельно записать макрос.

Создадим инструкцию, с помощью которой будет автоматически подсчитываться стоимость клиентского заказа:

1. Скопируем таблицу на новый лист.
2. Уберем данные по количеству. Но проследим, чтобы для этих ячеек стоял числовой формат без десятичных знаков (так как возможен заказ товаров поштучно, не в единицах массы).
3. Для значения «Цены» должен стоять денежный формат.
4. Уберем данные по стоимости. Введем в столбце формулу: цена * количество. И размножим.
5. Внизу таблицы – «Итого» (сколько единиц товара заказано и на какую стоимость). Еще ниже – «Всего».

Талица приобрела следующий вид:

Теперь научим Microsoft Excel выполнять определенный алгоритм.

1. Вкладка «Вид» (версия 2007) – «Макросы» — «Запись макроса».
2. В открывшемся окне назначаем имя для макроса, сочетание клавиш для вызова, место сохранения, можно описание. И нажимаем ОК.
3. Запись началась. Никаких лишних движений мышью делать нельзя. Все щелчки будут записаны, а потом выполнены.

Далее будьте внимательны и следите за последовательностью действий:

1. Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «итоговой стоимости».
2. Нажимаем «копировать».
3. Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «Всего».
4. В появившемся окне выбираем «Специальную вставку» и заполняем меню следующим образом:
5. Нажимаем ОК. Выделяем все значения столбца «Количество». На клавиатуре – Delete. После каждого сделанного заказа форма будет «чиститься».
6. Снимаем выделение с таблицы, кликнув по любой ячейке вне ее.
7. Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем «Остановить запись».
8. Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем и в появившимся окне жмем «Выполнить», чтобы проверить результат.

Как работать в Excel одновременно нескольким людям

Чтобы несколько пользователей имели доступ к базе данных в Excel, необходимо его открыть. Для версий 2007-2010: «Рецензирование» — «Доступ к книге».

Примечание. Для старой версии 2003: «Сервис» — «Доступ к книге».

Но! Если 2 и более пользователя изменили значения одной и той же ячейки во время обращения к документу, то будет возникать конфликт доступа.

Либо внесенная ранее одним пользователем информация будет удаляться при внесении следующим пользователем нового значения в эту же ячейку.

Программа не только увеличивает производительность работы пользователей, но и отслеживает их ошибки!

К сожалению, в многопользовательском режиме существуют некоторые ограничения. Например:

• нельзя удалять листы;
• нельзя объединять и разъединять ячейки;
• создавать и изменять макросы;
• ограниченная работа с XML данными (импорт, удаление карт, преобразование ячеек в элементы и др.).

Но в целом данный режим весьма привлекательный для большой и рутиной работы, которую вместе легче и быстрее выполнять. Совместный доступ существенно повышает производительность работы сотрудников на офисе.

В примере: совместный доступ к файлу — более детально описан процесс подключения и работы в многопользовательском режиме.

Excel для продвинутых: 9 полезных трюков

Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 8 хитрых функций Excel.

1. Функция ВПР

Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth»,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению.

Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени.

2. Функция ИНДЕКС

Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).

3. Функция ПОИСКПОЗ

Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон — две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.

По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР.

Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0). С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью.

Допустим, Вы решили подсчитать, сколько денег Вы тратите каждый день, и вести учёт в течение семи недель. Под каждую неделю Вы создали отдельный лист, куда по дням заносите расходы на алкоголь, еду и прочие мелочи.

Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.

Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно.

При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.

Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».

Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.

Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.

8. Подбор параметра

Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.

Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат.

9. Сводные таблицы

Если Вам нужно провести макроанализ и увидеть общую картину, а на руках у Вас только бесконечные колонки цифр, то сводная таблица станет отличным способом оптимизировать и ускорить работу. Для этого выберите в меню «Вставка» пункт «Сводная таблица». Введя нужные диапазоны, Вы получите данные в виде удобной для восприятия таблицы. Вы легко можете изменять параметры отображения данных с помощью конструктора сводных таблиц, сравнивать и анализировать полученные числа и т.д.

Сводная таблица – прекрасный способ превратить огромный бесполезный объём информации в удобные для работы данные в рекордно короткие сроки.

MS Excel 2013/2016: продвинутый курс

Обучение самым востребованным возможностям Microsoft Excel 2013/2016. Это должен знать каждый, кто сталкивается с реальными задачами.

Главная цель курса:

Превратить Excel в простой и понятный рабочий инструмент, с помощью которого Вы сможете экономить время и решать множество реальных задач.

В этом курсе Вы узнаете:

• Как защищать данные в таблицах.
• Как работать с картинками и прочими графическими объектами.
• Как вставлять результаты вычислений в графические объекты.
• Как создавать и настраивать диаграммы.
• Как сортировать и фильтровать данные.
• Как добавлять промежуточные итоги.
• Как профессионально использовать функцию ЕСЛИ.
• Как форматировать ячейки в зависимости от данных в них.
• Что такое мгновенное заполнение и как им пользоваться.

• 52 урока, около 6 часов материала.
• Курс создавали эксперты работы в программе.
• Курс сделан очень качественно, его приятно проходить.
• Легко воспринимается.
• Интерактивные тренировки, где Вы можете опробовать изучаемые навыки.
• Вы можете скачать Файлы с данными, с помощью которых мы делали этот курс.

Ищете качественный самоучитель по работе в Microsoft Excel?

Специально для тех, кто знает основы работы в Microsoft Excel, но хочет детальней разобраться в этой программе, skill.im подготовила курс по работе в этой программе.

Зачем он нужен? Затем, что он позволит вам стать уверенным пользователем и применять навыки при выполнении различных задач в кратчайшие сроки. Пройдите его и никто больше не назовет вас чайником. А самое главное – это то, что учиться со skill.im не только полезно, но и интересно.

Что входит в курс по MS Excel?

Второй этап нашего самоучителя посвящен более сложным темам, поэтому, если вы еще никогда не пользовались экселем, то мы рекомендуем начать с базового курса.

Так вот, в этот этап входит семь разделов.

Первый раздел курса посвящен сложному форматированию:

• Созданию списков быстрого заполнения

Во втором разделе мы поговорим о защите данных:

• Как защитить данные на листе

• Как частично защитить данные

Третий целиком и полностью посвящен графическим объектам:

• Добавлению картинок в Excel

• Объектам типа «SmartArt»

• Вставке фигур в Excel

• Группировке объектов в Excel

• Использованию объектов совместно с математическими формулами

В четвертом пункте самоучителя мы затронем такую важную тему, как диаграммы в Excel:

• Что такое рекомендуемые диаграммы в Excel

• Несколько способов создания диаграмм в Excel

• Изменения типа диаграмм

• Форматирования элементов диаграммы

• Добавления линий тренда

• Спарклайны в Excel

Пятый пункт самоучителя посвящен теме «Excel в качестве базы данных». Из него вы узнаете о:

• Фиксации строк и столбцов в Excel

• Фиксации строк и столбцов при печати

• Сортировке данных в Excel

• Фильтрах для отбора данных

• Удалении дублирующихся записей в Excel

• Получении данных с веб-страницы.

В шестом разделе самоучителя речь пойдут о более сложных формулах:

• ЕСЛИ для работы с ошибками

• Вложенные функции ЕСЛИ

• оператор И совместно с ЕСЛИ

• РАЗНДАТ – спрятанная функция

• Функция ТЕКСТ для форматирования чисел и дат

• Функции для работы с датами

• Определение ранга в множестве значений

• Функции СЧЕТЕСЛИ, СРЗНАЧЕСЛИ и СУММЕСЛИ

Последний раздел этого самоучителя мы отвели под условное форматирование:

• Форматирование ячейки в зависимости от ее содержимого в Excel

• Вставка небольших диаграмм и цветовых индикаторов

• Создание правил форматирования с нуля

• Управление правилами форматирования.

Помимо всего, мы хотим добавить, что каждый урок в самоучителе происходит на конкретных, жизненных примерах. Это помогает вам не только освоить полученное знание, но и увидеть затем, как оно применяется на практике при работе с таблицами.

Почему именно самоучитель от skill.im?

Дело в том, что в наш самоучитель по Excel входят не только видеоуроки, но еще и тесты, и симуляции.

Тесты позволяют вам закрепить полученные навыки. А симуляции – применять их на практике, при выполнение различных ситуативных заданий.

Вместе с уроками, они делают наш самоучитель максимально разнообразным и интересным. Так что, станьте экспертами по работе в Excel прямо сейчас.

ANTHONY DOMANICO. 11 tricks for Excel power users. PCWorld, май 2014.

Знание этих функций — от сводных таблиц до Power View — поможет вам влиться в ряды специалистов по электронным таблицам.

Пользователи Microsoft Excel делятся на две категории: представителям первой кое-как удается справляться с маленькими табличками, а те, кто относятся ко второй, поражают коллег сложными диаграммами, мощным анализом данных и волшебством эффективного применения формул и макросов. Одиннадцать приемов, которые мы рассмотрим в этой статье, помогут вам стать полноправным членом второй группы.

ВПР

Функция ВПР помогает собрать данные, разбросанные на различных листах или хранящиеся в различных рабочих книгах Excel, и разместить их в одном месте для создания отчетов и подсчета итогов.

Предположим, вы оперируете товарами, продаваемыми в розничном магазине. Каждому товару обычно присваивается уникальный инвентаризационный номер, который можно использовать в качестве связующего звена для ВПР. Формула ВПР ищет соответствующий идентификатор на другом листе и подставляет оттуда в указанное место рабочей книги описание товара, его цену, уровень запасов и другие данные.

Функция ВПР помогает находить информацию в больших таблицах, содержащих, например, перечень имеющегося ассортимента

Вставьте в формулу функцию ВПР, указав в первом ее аргументе искомое значение, по которому осуществляется связь (1). Во втором аргументе задайте диапазон ячеек, в которых следует производить выборку (2), в третьем — номер столбца, из которого будут подставляться данные, а в четвертом введите значение ЛОЖЬ, если хотите найти точное соответствие, или ИСТИНА, если нужен ближайший приблизительный вариант (4).

Создание диаграмм

Для создания диаграммы введите в Excel данные с указанием заголовков столбцов (1), выберите на вкладке «Вставка» пункт «Диаграммы» (2) и укажите требуемый тип диаграммы. В Excel 2013 имеется вкладка «Рекомендуемые диаграммы» (3), на которой присутствуют типы, соответствующие введенным вами данным. После определения общего характера диаграммы Excel открывает вкладку «Конструктор», где производится ее более точная настройка. Огромное количество наличиствующих здесь параметров позволяет придать диаграмме тот внешний вид, который вам нужен.

В версии Excel 2013 есть вкладка «Рекомендуемые диаграммы», на которой отображаются типы диаграмм, соответствующие введенным вами данным

Функции ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА

К числу наиболее популярных функций Excel относятся ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА. Функция ЕСЛИ позволяет определить условную формулу, которая при выполнении условия вычисляет одно значение, а при его невыполнении — другое. Например, студентам, получившим за экзамен 80 баллов и больше (оценки выставлены в столбце C), можно присвоить признак «Сдал», а тем, кто получил 79 баллов и меньше, — признак «Не сдал».

Функция ЕСЛИ вычисляет результат в зависимости от задаваемого вами условия

Функция ЕСЛИОШИБКА представляет собой частный случай более общей функции ЕСЛИ. Она возвращает какое-то конкретное значение (или пустое значение), если в процессе вычисления формулы произошла ошибка. К примеру, при выполнении функции ВПР над другим листом или таблицей, функция ЕСЛИОШИБКА может возвращать пустое значение в тех случаях, когда ВПР не находит искомого параметра, задаваемого первым аргументом.

Сводная таблица

Сводная таблица, по сути, представляет собой итоговую таблицу, позволяющую подсчитывать число элементов и вычислять среднее значение, сумму и другие функции на основе определенных пользователем опорных точек. В версии Excel 2013 дополнительно появились «Рекомендуемые сводные таблицы», упрощающие создание таблиц, в которых будут отображаться нужные вам данные.

Сводная таблица — это инструмент для проведения над таблицей

различных  итоговых расчетов в соответствии с выбранными

опорными точками

Например, чтобы подсчитать средний балл студентов в зависимости от их возраста, переместите поле «Возраст» в раздел Строки (1), а поля с оценками — в раздел «Значения» (2). В меню значений выберите пункт «Параметры полей значений» и в качестве операции укажите «Среднее» (3). Таким же образом можно подсчитывать итоги и по другим категориям, например, вычислять число сдавших и не сдавших экзамен в зависимости от пола.

Сводная диаграмма

Сводные диаграммы обладают чертами как сводных таблиц, так и традиционных диаграмм Excel. Сводная диаграмма позволяет легко и быстро формировать простое для восприятия визуальное представление сложных наборов данных. Сводные диаграммы поддерживают многие функции традиционных диаграмм, в том числе ряды, категории и т.д. Возможность добавления интерактивных фильтров позволяет манипулировать выбранными подмножествами данных.

Сводные диаграммы помогают получать простое для восприятия представление сложных данных

В Excel 2013 появились «Рекомендуемые сводные диаграммы». Откройте вкладку «Вставка», перейдите в раздел «Диаграммы» и выберите пункт «Рекомендуемые диаграммы». Переместив указатель мыши на выбранный вариант, вы увидите, как он будет выглядеть. Для создания сводной диаграммы вручную нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Сводная диаграмма».

Мгновенное заполнение

Лучшая, пожалуй, новая функция Excel 2013 — «Мгновенное заполнение» — позволяет эффективно решать повседневные задачи, связанные с быстрым переносом нужных блоков информации из смежных ячеек. В прошлом, при работе со столбцом, представленным в формате «Фамилия, Имя», пользователю приходилось вручную извлекать из него имена или искать какие-то очень сложные обходные пути.

«Мгновенное заполнение» позволяет извлекать нужные

блоки информации и заполнять ими смежные ячейки

Предположим, что тот же самый столбец с фамилиями и именами есть и в Excel 2013. Достаточно ввести имя первого человека в ближайшую справа ячейку (1) и на вкладке «Главная» выбрать «Заполнить» и «Мгновенное заполнение». Excel автоматически извлечет все прочие имена и заполнит ими ячейки справа от исходных.

Быстрый анализ

Новый инструмент быстрого анализа Excel 2013 помогает ускорить создание диаграмм из простых наборов данных. После выделения данных рядом с правым нижним углом выделенной области появляется характерный значок (1). Щелкнув на нем, вы переходите в меню «Быстрого анализа» (2).

Быстрый анализ ускоряет работу с простыми наборами данных

Там представлены инструменты «Форматирования», «Диаграмм», «Итогов», «Таблиц» и «Спарклайнов». Щелкая мышью на этих инструментах, вы увидите поддерживаемые ими возможности.

Power View

Интерактивный инструмент исследования и визуализации данных, Power View, предназначен для извлечения и анализа больших объемов данных из внешних источников. В Excel 2013 для вызова функции Power View перейдите на вкладку «Вставка» (1) и нажмите кнопку «Отчеты» (2).

Режим Power View позволяет создавать интерактивные отчеты, готовые к презентации

Отчеты, созданные с помощью Power View, уже готовы к презентации и поддерживают режимы чтения и полноэкранного представления. Интерактивную их версию можно даже экспортировать в PowerPoint. Руководства по бизнес-анализу, представленные на сайте Microsoft, помогут вам в кратчайшие сроки стать специалистом в этой области.

Условное форматирование

Расширенные функции условного форматирования Excel позволяют легко и быстро выделять нужные данные. Соответствующий элемент управления находится на вкладке «Главная». Выделите диапазон ячеек, которые требуется отформатировать, и нажмите кнопку «Условное форматирование» (2). В подменю «Правила выделения ячеек» (3) перечислены условия форматирования, которые встречаются чаще всего.

Функция условного форматирования позволяет выделять нужные области данных с минимумом усилий

Транспонирование столбцов в строки и наоборот

Иногда возникает потребность поменять в таблице местами строки и столбцы. Чтобы проделать это, скопируйте нужную область в буфер обмена, щелкните правой кнопкой мыши на левой верхней ячейке той области, в которую осуществляется вставка, и выберите в контекстном меню пункт «Специальная вставка». В появившемся на экране окне установите флажок «Транспонировать» и нажмите OK. Все остальное за вас сделает Excel.

Функция «Специальной вставки» позволяет транспонировать столбцы и строки

Важнейшие комбинации клавиш

Приведенные здесь восемь комбинаций клавиш особенно полезны для быстрого перемещения по электронным таблицам Excel и выполнения часто встречающихся операций.

Перечисление навыков MS Office в резюме похоже на то, что вы можете пользоваться мобильным телефоном:

Это очевидно.

Но если вы хорошо владеете Microsoft Office, недостаточно указать «MS Excel» в верхней части списка навыков вашего резюме. Менеджеры по найму хотят доказательств. Вот почему вам нужно уметь перечислять и описывать свои навыки, как мастер MOS.

Это руководство покажет вам:

• Список навыков Microsoft Office по программам.
• Как описать навыки Microsoft Office в резюме, чтобы доказать, что вы профессиональный пользователь MS.
• Указывать навыки работы с Microsoft Office в резюме — не лучшая идея.
• Как получить сертификат Microsoft Office и повысить свои шансы на работу.

1. Навыки Microsoft Office

Microsoft Office Suite, широко известный как Microsoft Office или просто Office, представляет собой набор инструментов для повышения производительности, используемых предприятиями по всему миру. Однако он используется не только для написания текстов в Word и создания таблиц в Excel. Этот пакет позволяет пользователям выполнять сотни сложных задач.

Верно⁠ — для некоторых вакансий требуются только базовые знания. Но для большинства должностей среднего и высокого уровня вам также необходимо знать несколько сложных функций.

MS Office состоит из:

• Microsoft Word: программа для обработки текстов, позволяющая писать и редактировать тексты. Он содержит набор полезных языковых инструментов и различные параметры доступности.
• Microsoft Excel: это программа для работы с электронными таблицами для организации данных и управления ими.
• Microsoft Powerpoint: воплощает ваши идеи в жизнь в виде презентаций и позволяет создавать дизайны, анимацию слайдов, 3D-модели и значки.
• Microsoft Outlook: это ваша электронная почта, календарь и список контактов.
• Microsoft OneNote: цифровая записная книжка, которая помогает собирать информацию в виде текста, рисунков, вырезок с экрана и даже аудиофайлов.

Microsoft Office Suite предлагает программы, которые можно использовать как в веб-браузере, так и на компьютере.

Две старые добрые вещи ниже теперь можно использовать только на ПК:

• Microsoft Access:  система управления базами данных, из которой можно напрямую подключаться к другим приложениям и базам данных.
• Microsoft Publisher:  инструмент макета, который позволяет пользователям стилизовать тексты, изображения, границы и т. д.

Компании очень часто используют Microsoft Office 365 Business с Microsoft Teams и другими приложениями, такими как Microsoft OneDrive и Microsoft SharePoint, которые упрощают командную работу.

Тем не менее, когда в объявлении о вакансии говорится «навыки Microsoft Office», они, вероятно, имеют в виду этот квартет: MS Word, Excel, PowerPoint и Outlook:

Навыки Microsoft Office

• Создание электронной таблицы
• Создание таблиц
• Создание сводных таблиц
• Запуск и создание макросов
• Анализ данных
• Визуализация данных
• Проверка данных
• Создание документов
• Управление таблицами содержания
• Подготовка документов к печати
• Вычитка и редактирование копии
• Создание слайд-шоу
• Встраивание видео и изображений

Введите классическую модную фразу для резюме:

Владею Microsoft Office

Опыт работы с Microsoft Office обычно означает, что вы можете использовать MS Word для редактирования текстовых документов, создания шаблонов и автоматизации создания оглавлений. Знание Excel означает запуск и создание функций, сводных таблиц и диаграмм. Кроме того, вы можете создавать слайд-шоу в PowerPoint.

Это теория. На практике большинство кандидатов чувствуют себя обязанными использовать эту фразу в своем резюме, не имея возможности сделать что-то большее, чем обращаться с электронными таблицами как с таблицами и писать отчет в Word.

Вот что делать вместо этого:

Как описать знание Microsoft Office в резюме

Свободное владение Microsoft Word, знание Microsoft Excel — это можно сформулировать по-разному в вашем резюме, но вы должны помнить, что это означает нечто большее, чем просто редактирование текста или суммирование ячеек.

Так что, если у вас есть только эти базовые навыки работы с Microsoft Office —

Оставьте их. Почему?

Во-первых, все знают основы офисного пакета. Это основное ноу-хау.

Во-вторых, вы можете запутать рекрутера. Они видят знание Excel и думают: макросы, сводные таблицы и ВПР. Что вы думаете: добавление строки, форматирование таблицы и удаление дубликатов.

Если вам зададут об этом вопрос или, того хуже, практическое задание, вы окажетесь лжецом. А это означает мгновенное «Нет, спасибо».

Так что берегите свою репутацию и не перечисляйте навыки работы с Microsoft Office, которыми вы обладаете лишь базовыми знаниями.

Когда еще указание MS Office в резюме является плохим решением?

Когда очевидно, что ты можешь это использовать.

Вам не нужно упоминать MS Office, если вы профессионал в области высоких технологий.

Или если вы ищете работу, которая, вероятно, не потребует навыков MS Office, например, уход за больными, графический дизайн или, скажем, актерское мастерство.

Теперь давайте проверим, что на самом деле означает знание Microsoft Office:

Навыки Microsoft Word

• Настройка страницы
• Форматирование текста
• Редактирование
• Создание шаблонов
• Текстовые поля
• СмартАрт
• Быстрый доступ
• Заголовок и лента
• Проверка орфографии
• Проверка грамматики

Навыки Microsoft Excel

• Таблицы
• Рабочие тетради
• Формулы
• Связывание данных
• Сводные таблицы
• Графики
• Анализ данных
• Макросы и автоматизация (VBA)
• Заявления ЕСЛИ
• Проверка достоверности данных

Навыки Microsoft Powerpoint

• Дизайн презентации
• Шаблоны
• Пользовательские слайды
• Анимация
• Рукописи
• Создание графиков и диаграмм
• Устранение неполадок с презентациями

Навыки Microsoft Outlook

• Навигация
• Архивация
• Назначение задач
• Распределение задач
• Настройка параметров электронной почты
• Фильтры электронной почты
• Управление календарем
• Планирование

Все эти технические навыки требуют здоровой дозы более мягких навыков:

• Ввод данных
• Анализ данных
• Аналитические навыки
• Письменное сообщение
• Сотрудничество
• Работа в команде
• Обмен документами
• Дизайн

Видеть? Это очень много умений. И если вы можете отметить только некоторые из этих пунктов для каждого компонента MS Office, это означает, что вы не владеете им.

Уровни владения Microsoft Office

Владение MS Office иногда описывается с точки зрения уровней владения: начальный, средний, продвинутый. Самый нижний уровень позволяет пользователям открывать или создавать документы, вводить или обновлять информацию. Промежуточные пользователи смогут вносить массовые изменения или операции. Опытные пользователи должны иметь возможность запускать макросы и создавать свои собственные, использовать функцию ВПР и сводные таблицы.

В Word они смогут добавлять мультимедиа и создавать автоматические оглавления. Как видите, разные инструменты представляют собой разные уровни сложности. Кроме того, рекрутеры не очень любят самооценку, поэтому лучше пропустить уровни квалификации и объяснить, что именно вы можете сделать.

2. Как перечислить навыки Microsoft Office в резюме

1. Поместите свои навыки MS Office в раздел навыков резюме.
2. Перечислите только те способности, которыми вы действительно обладаете.
3. Включите самые передовые навыки в свой раздел опыта резюме.
4. Используйте маркеры, чтобы описать свои достижения.
5. Покажите результаты своей работы и оцените свой успех.
6. Не хвастайтесь своим знанием MS Word, если только это не требуется в объявлении о вакансии.
7. Будьте конкретны и справедливы в своей самооценке.

Посмотрите пример ниже, чтобы лучше понять, что мы имеем в виду:

ПРАВИЛЬНО

Создание сводных таблиц Excel для сбора ключевых данных и отчетов компании. Разработал набор полезных макросов Excel, которые автоматизировали ручные процессы и повысили производительность команды на 20%. Использовали формулы Excel для добавления необходимого форматирования в электронные таблицы отчетов и сократили излишки на 25%. Разработал процедуру управления магазином в Excel, которая автоматизировала процесс анализа доходов.

Почему этот пример работает так хорошо?

Во- первых, наш кандидат составил основной список всех навыков MS Office, которыми он обладал.

Затем внимательно прочитайте предложение о работе и выделите важные навыки.

Наконец, они выбрали только те навыки из основного списка, которые соответствовали описанию работы.

Совет профессионала: еще одна причина, по которой вам следует адаптировать свое резюме к объявлению о работе? Системы отслеживания кандидатов (ATS). Сегодня многие компании используют его для сканирования резюме кандидатов на наличие навыков. Навыки MS Office в объявлении о вакансии почти всегда упоминаются в настройках АТС.

3. Курсы и сертификаты MS Office

LinkedIn перечисляет науку о данных, бизнес-анализ, письмо и редактирование среди 25 основных навыков, которые больше всего нужны компаниям в 2021 году. Это означает, что базового понимания MS Office недостаточно.

Если вы хотите официально продемонстрировать свое знание Microsoft Office, доказать свои продвинутые навыки и повысить свои шансы на получение приглашения на собеседование, подумайте о том, чтобы присоединиться к одной из программ сертификации Microsoft Office.

К ним относятся:

• Специалист по Microsoft Office (MOS)
• Специалист по Microsoft Office (MOS) Эксперт
• Специалист по Microsoft Office (MOS) Master

Все программы заканчиваются выпускным экзаменом и сертификацией.

Существует также множество онлайн-курсов по MS Office (попробуйте Udemy, Coursera или Skillshare).

Заключение

Вот краткий обзор того, как указать свои навыки работы с MS Office в резюме:

• Следуйте основному списку всех навыков Microsoft Office, чтобы начать. Выберите навыки, которые имеют отношение к вашей будущей должности.
• Докажите свои навыки в описании работы. Покажите рекрутеру, как вы их используете на практике и чего вы добились благодаря им.
• Если вы не «владеете MS Office», не говорите об этом в резюме. Честно говорите об уровне своих навыков.
• Рассмотрите возможность получения сертификата Microsoft Office. Это поможет вам выделиться среди других кандидатов.