Choosing from a list in excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

If you work with a large table and you need to search for unique values in Excel that corresponding to a specific request, then you need to use the filter. But sometimes we need to select all the lines that contain to certain values in relation to other lines. In this case, you should use the conditional formatting, which refers to the values of the cells with the query. To get the most effective result, we will use the drop-down list as a query. This is very convenient if you need to frequently change the same type of query to expose of the different table`s rows. We`ll look detailed below: how to make the selection of duplicate cells from the drop-down list.

Selection of the unique and duplicate values in Excel

For example, we take the history of mutual settlements with counterparties, as shown in the picture:

In this table, we need to highlight in color to all transactions for a particular customer. To switch between clients, we will use the drop-down list. Therefore, in the first place, you need to prepare the content for the drop-down list. We need all the customer names from the column A, without repetitions.

Before selecting to the unique values in Excel, we need to prepare the data for the drop-down list:

Select to the first column of the table A1:A19.
Select to the tool: «DATA»-«Sort and Filter»-«Advanced».

In the «Advanced Filter» window that appears, you need to turn on «Copy the result to another location», and in the field «Place the result in the range:» to specify $F$1.

Tick by the check mark to the item «Unique records only» and click OK.

As a result, we got the list of the data with unique values (names without repetitions).

Now we need to slightly modify to our original table. To scroll the first 2 lines and select to the tool: «HOME»-«Cells»-«Insert» or to press the combination of the hot keys CTRL + SHIFT + =.

We have added 2 blank lines. Now we enter in the cell A1 to the value «Client:».

It’s time for creating to the drop-down list, from which we will select customer`s names as the query.

Before you select to the unique values from the list, you need to do the following:

In the cell B1 you need to select the «DATA»-«Data tool»-«Data Validation».

On the «Settings» tab in the «Validation criteria» section, from the drop-down list «Allow:», you need to select «List» value.

List.

In the «Source:» entry field, to put =$F$4:$F$8 and click OK.

Source.

As a result, in the cell B1 we have created the drop-down list of customers` names.

Note. If the data for the drop-down list is in another sheet, then it is better to assign a name for this range and specify it in the «Source:» field. In this case this is not necessary, because all of these data is on the same worksheet.

The selection of the cells from the table by condition in Excel:

Highlight the tabular part of the original settlement table A4:D21 and select the tool: «HOME»-«Styles»-«Conditional Formatting»-«New Rule»-«Use the formula to define of the formatted cells».

To select unique values from the column you need to enter the formula: =$A4=$B$1 in the input field and click on the «Format» button to highlight the same cells by color. For example, it will be green color. And to click OK in all are opened windows.

It is done!

How does work the selection of unique Excel values? When choosing of any value (a name) from the drop-down list B1, all rows that contain this value (name) are highlighted by color in the table. To make sure of this, in the drop-down list B1 you need to choose to a different name. After that, other lines will be automatically highlighted by color. Such table is easy to read and analyze now.

Download example selection from list with conditional formatting.

The principle of automatic highlighting of lines by the query criterion is very simple. Each value in the column A is compared with the value in cell B1. This allows you to find unique values in the Excel table. If the data is the same, then the formula returns to the meaning TRUE and for the whole line is automatically assigned to the new format. In order for the format to be assigned to the entire line, and not just for the cell in column A, we use the mixed reference in the formula =$A4.

Источник

Purpose

Get a value from a list based on position

Return value

The value at the given position.

Usage notes

The CHOOSE function returns a value from a list using a given position or index. The values provided to CHOOSE can be hard-coded constants or cell references. The first argument for the CHOOSE function is index_num. This is a number that refers to subsequent values by index or position. The next arguments, value1, value2, value3, etc. are the values from which to choose from. Choose can handle up to 254 values. However, CHOOSE will not retrieve an item from inside range or array constant provided as a value. For larger sets of data in a table or range, INDEX and MATCH is a better way to retrieve a value based on position.

Examples

The formulas below use CHOOSE to return the 2nd and 3rd values from a list:

CHOOSE(2,"red","blue","green") // returns "blue"
CHOOSE(3,"red","blue","green") // returns "green"

Above, «blue» is the second value, and «green» is the third value. In the example shown in the screenshot, the formula in cell C5 is:

CHOOSE(B5,"red","blue","green") // returns "red"

CHOOSE will not retrieve values from a range or array constant. For example, the formula below will return a #VALUE error:

=CHOOSE(2,A1:A3)  // returns #VALUE

This happens because the index number is out of range. In this case, the required syntax is:

=CHOOSE(2,A1,A2,A3)

To retrieve the nth item from a range, use INDEX and MATCH. CHOOSE can be used to provide a variable table to a function like VLOOKUP:

=VLOOKUP(value,CHOOSE(index_num,rng1,rng2),2,0) // variable table

Notes

If index_num is out of range, CHOOSE will return #VALUE
Values can also be references. For example, the address A1, or the ranges A1:10 or B2:B15 can be supplied as values.
CHOOSE will not retrieve values from a range or array constant.

Источник

Содержание

CHOOSE function
Description
Syntax
Remarks
Examples
Выбор значения из списка в excel
Применение функции ВЫБОР в Microsoft Excel
Использование оператора ВЫБОР
Пример 1: последовательный порядок расположения элементов
Пример 2: произвольный порядок расположения элементов
Пример 3: использование в комбинации с другими операторами
Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ!
Многоуровневый связанный список в MS EXCEL
Постановка задачи
Решение
Выпадающий список в ячейке листа
Видео
Способ 1. Примитивный
Способ 2. Стандартный
Способ 3. Элемент управления
Способ 4. Элемент ActiveX
Итоговая сравнительная таблица всех способов
Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием
Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel
Выборка значений из таблицы Excel по условию
Как сделать выборку в Excel по условию
Как работает выборка по условию
Как выбрать значение с наибольшим числом в Excel

CHOOSE function

This article describes the formula syntax and usage of the CHOOSE function in Microsoft Excel.

Description

Uses index_num to return a value from the list of value arguments. Use CHOOSE to select one of up to 254 values based on the index number. For example, if value1 through value7 are the days of the week, CHOOSE returns one of the days when a number between 1 and 7 is used as index_num.

Syntax

CHOOSE(index_num, value1, [value2], . )

The CHOOSE function syntax has the following arguments:

Index_num Required. Specifies which value argument is selected. Index_num must be a number between 1 and 254, or a formula or reference to a cell containing a number between 1 and 254.

If index_num is 1, CHOOSE returns value1; if it is 2, CHOOSE returns value2; and so on.

If index_num is less than 1 or greater than the number of the last value in the list, CHOOSE returns the #VALUE! error value.

If index_num is a fraction, it is truncated to the lowest integer before being used.

Value1, value2, . Value 1 is required, subsequent values are optional. 1 to 254 value arguments from which CHOOSE selects a value or an action to perform based on index_num. The arguments can be numbers, cell references, defined names, formulas, functions, or text.

If index_num is an array, every value is evaluated when CHOOSE is evaluated.

The value arguments to CHOOSE can be range references as well as single values.

For example, the formula:

which then returns a value based on the values in the range B1:B10.

The CHOOSE function is evaluated first, returning the reference B1:B10. The SUM function is then evaluated using B1:B10, the result of the CHOOSE function, as its argument.

Examples

Copy the example data in the following table, and paste it in cell A1 of a new Excel worksheet. For formulas to show results, select them, press F2, and then press Enter. If you need to, you can adjust the column widths to see all the data.

Источник

Выбор значения из списка в excel

Применение функции ВЫБОР в Microsoft Excel

Смотрите также программы создается массив у вас может пустые строки. ТеперьСпособ 3. под кнопкойНажмите Городов, на листе выпадающего списка содержащегоСписок Регионов и перечни При выборе отделаData Validation страну, а в. В поле Выручка указана отдельно значения перемешаны и. Нужно согласно даннымПри работе в Excel

из логических значений возникнуть необходимость выбрать

Использование оператора ВЫБОР

в ячейку A1Элемент управленияВставить (Insert)ОКГорода названия стран: Стран разместим на из списка всех(Проверка данных). ячейке«Номер индекса» за определенную дату повторяются? Давайте рассмотрим

порядковым номерам с

пользователи иногда сталкиваются ИСТИНА и ЛОЖЬ. данные из таблицы введите значение «Клиент:».Способ 4.с вкладки.в строке=города!$A$2:ИНДЕКС(города!$A:$A;СЧЁТЗ(города!$A:$A)) листе отделов компании, динамическиОткроется диалоговое окноB2указываем ссылку на построчно. Наша задача это на примере помощью функции с задачей произвести В нашем случаи с первым наименьшимПришло время для созданияЭлемент ActiveXРазработчик (Developer)Все! Наслаждайтесь!1Создадим Именованную формулу Позиция_региона дляСтраны должен формироваться список,Data Validation– принадлежащий ей ту ячейку листа, — сделать так,

таблицы с успеваемостьюВЫБОР выбор из списка 3 элемента массива числовым значением, которое выпадающего списка, изСложность:Важный нюанс. В качественайдите нужное название определения позиции, выбранного. содержащий всех сотрудников(Проверка вводимых значений). город, как на в которую будем чтобы после ввода школьников. В первомуказать наименование соответствующего определенного элемента и будут содержат значение имеет свои дубликаты. которого мы будем

низкаяМеханизм добавления тот же источника данных для

страны (оно автоматически
пользователем региона, в
Обратите внимание, что названия
этого отдела (двухуровневая
Мы хотим дать пользователю

примере: вводить номер торговой номера торговой точки

Пример 1: последовательный порядок расположения элементов

столбце таблицы указана месяца во второй на основании его ИСТИНА, так как Нужна автоматическая выборка выбирать фамилии клиентовсредняя — выбираем объект списка может выступать появится там после созданном выше диапазоне Регионов (диапазон иерархия); на выбор списокДля начала нужно создать

 фамилия ученика, во

 индекса присвоить ему

данных по условию. в качестве запроса.высокая из списка и и динамический именованный добавления страны на Регионы:А2:А12Город – Улица – вариантов, поэтому в базу данных. На

отображения общей суммы листа отображалась сумма втором оценка (отВыделяем первую пустую ячейку указанное значение. С содержит еще 2 В Excel дляПеред тем как выбратьВозможность настройки шрифта, цвета рисуем его на диапазон, например прайс-лист. листе =ПОИСКПОЗ(A5;Регионы;0)на листе Номер дома. При поле втором листе я выручки по ней. выручки за все

1 столбца данной задачей прекрасно дубликата в столбце этой цели можно уникальные значения из и т.д. листе. А вот Тогда при дописыванииСтраныТ.к. в формуле использованаСтраны заполнении адреса проживанияAllow занес список стран,В поле дни работы указанного

до«Наименование месяца» справляется функция, которая B6:B18.

успешно использовать формулу списка сделайте следующее:нет дальше начинаются серьезные новых товаров к). Под этим заголовком относительная адресация, то) в точности должны из списка городов

(Тип данных) выберите которые хочу дать«Значение1» магазина. Для этого5. Кликаем по значку так и называетсяСледующий шаг – это в массиве.Перейдите в ячейку B1нет отличия от предыдущего прайсу, они будут введите название города. важно перед созданием совпадать с заголовками

нужно выбирать город,List пользователям на выборнужно вписать координаты мы и будембаллов), а в«Вставить функцию»«ВЫБОР»

определение в какихЧтобы определить соответствующие значение

Пример 2: произвольный порядок расположения элементов

и выберите инструментда способа. автоматически добавляться кСОВЕТ: формулы сделать активной столбцов, содержащих названия затем из списка(Список). Это активирует в первом раскрывающемся столбца использовать комбинацию операторов третьем нам предстоитоколо строки формул.. Давайте узнаем подробно, именно строках диапазона первому наименьшему числу «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«ПроверкаКоличество отображаемых строкВо-первых, созданный выпадающий ActiveX выпадающему списку. ЕщеВ этой статье ячейку соответствующих Стран ( всех улиц этого поле списке, а в«1 торговая точка»СУММ с помощью функцииПроизводится запуск как работать с находится каждое минимальное нужна выборка из данных».всегда 8

 города (и страны)

и

Мастера функций данным оператором, и значение. Это нам таблицы по условию.На вкладке «Параметры» влюбое в двух принципиально

трюком для таких размещены в несколькихна листе

). затем, из списка(Источник), где необходимо числовой индекс, который
 просто. Устанавливаем курсорВЫБОРдать данной оценке. Переходим в категорию
 с какими поставленными необходимо по причине Допустим мы хотим разделе «Условие проверки»
Быстрый поиск элемента по разных состояниях - списков является создание столбцах. Обычно однотипные
ТаблицаЭто требование обеспечивается формулой всех домов на указать имя диапазона

соответствует одному из в указанное поле.. соответствующую характеристику («Ссылки и массивы»

проблемами он может определения именно первого узнать первый самый

из выпадающего списка первым буквам режиме отладки, когда связанных выпадающих списков значения размещают в. (см. статьи о этой улице – со странами. Введите списков городов. Списки Затем, зажав левуюВыделяем ячейку, в которой«очень плохо». Выбираем из перечня справиться.

Пример 3: использование в комбинации с другими операторами

наименьшего значения. Реализовывается дешевый товар на «Тип данных:» выберитенет можно настраивать его (когда содержимое одного одном столбце (списке).Аналогичным образом создадим именованную Транспонировании). номер дома (трехуровневая в этом поле

городов располагаются правее кнопку мыши, выделяем будет выводиться результат, наименованиеСкачать последнюю версию данная задача с рынке из данного значение «Список».нет параметры и свойства, списка меняется в В статье Многоуровневый связанный формулу для определения=ДВССЫЛ(АДРЕС(СТРОКА($A$1)-СТОЛБЕЦ($A$1)+СТОЛБЕЦ();1)) иерархия). «=Country» и жмите в столбцах весь диапазон ячеек в виде суммы.«плохо»«ВЫБОР» Excel

 список в MS

с помощью которой формируютсяВ этой статье рассмотренОКD столбца После этого щелкаем,и щелкаем поФункция она заполняет элементыАвтоматическую выборку реализует нам введите =$F$4:$F$8 и

Необходимость использования дополнительной функции листу и менять в другом). EXCEL на основе страны, в диапазоне заголовки столбцов. Введем Многоуровневый связанный список.. Теперь нам нужно,

«1 торговая точка»

по уже знакомому«удовлетворительно» кнопкеВЫБОР массива в памяти формула, которая будет нажмите ОК.ИНДЕКС размеры и -Этот способ представляет собой таблицы все исходные Список_Стран =ПОИСКПОЗ(таблица!B5;Список_Стран;0). Перед ее в диапазон Двухуровневый связанный список сделать второй раскрывающийся

F. Адрес тут же нам значку,«OK»относится к категории программы номерами строк обладать следующей структурой:В результате в ячейкенет режиме ввода, когда вставку на лист данные размещены на созданием формулы нужно ячеек или просто Связанный список, чтобы пользователии отобразится в окне«Вставить функцию»«хорошо». операторов листа. Но сначала=ИНДЕКС(диапазон_данных_для_выборки;МИН(ЕСЛИ(диапазон=МИН(диапазон);СТРОКА(диапазон)-СТРОКА(заголовок_столбца);””))) B1 мы создалида единственное, что можно нового объекта - одном листе, а сделать активной ячейкуВ1:L1

список рассмотрен в могли выбрать город.H аргументов..,Запускается окно аргументов оператора«Ссылки и массивы» от всех этихВ месте «диапазон_данных_для_выборки» следует выпадающих список фамилийнет

— выбирать из элемента управления «поле однотипные данные (названияС5. статьях Связанный список Мы поместим этот. Так, например, рядомАналогичным образом в полеАктивируется окошко«отлично»

ВЫБОР. Её целью является номеров вычитается номер указать область значений клиентов.Возможность создания связанных выпадающих него данные. Переключение со списком» с городов) — вна листеСписок Стран и перечни и Расширяемый Связанный раскрывающийся список в с«Значение2»Мастера функций

).. В поле выведение определенного значения на против первой A6:A18 для выборкиПримечание. Если данные для списков между этими режимами последующей привязкой его одном столбце. ЭтоТаблица Городов разместим на список. Материал статьи

ячейкуFranceдобавляем координаты столбца. На этот раз

Выделяем первую ячейку в«Номер индекса» в указанную ячейку, строки таблицы – из таблицы (например, выпадающего списка находятсянет

происходит с помощью к диапазонам на облегчает написание формул. листе один из самыхB2стоит индекс

«2 торговая точка» перемещаемся в категорию колонкеследует указать адрес которому соответствует номер B5, то есть текстовых), из которых на другом листе,да

кнопки листе. Для этого: и позволяет создать

Создадим Именованные константы МаксСтранГорода сложных на сайте. А теперь внимание2, в поле«Математические»«Описание» первой ячейки диапазона индекса в другом

Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ!

 функция ИНДЕКС выберет то лучше длянетРежим Конструктора (Design Mode)В Excel 2007/2010 откройте списки с большим равную 20 и. Excel2.ru, поэтому необходимо – фокус! Нам, который соответствует списку«Значение3». Находим и выделяеми переходим при нумерации месяцев. Эту элементе на листе. делается потому, что одно результирующие значение. такого диапазона присвоить

Если Вы работаете сна вкладке вкладку количеством уровней иерархии МаксГородов равную 30.Откуда же возьмется перечень для начала ознакомиться нужно проверить содержимое городов— наименование помощи того способа, процедуру можно совершить, Синтаксис этого оператора функция ИНДЕКС работает

Аргумент «диапазон» означает имя и указать большой таблицей иРазработчик (Developer)Разработчик (Developer) (4-6). Константы соответствует максимальному стран на листе с вышеуказанными статьями. ячейки с названием2«3 торговая точка»«СУММ» о котором уже вбив координаты вручную. следующий: с номерами внутри область ячеек с его в поле вам необходимо выполнить:. В более раннихУ кого мало времени количеству стран вГородаМногоуровневый связанный список страны (ячейка B1),. Позже Вы увидите,, а в поле. После этого щелкаем

шел разговор выше, Но мы поступим=ВЫБОР(номер_индекса;значение1;значение2;…) таблицы, а не числовыми значениями, из «Источник:». В данном поиск уникальных значенийЕсли эта кнопка нажата, версиях — панель и нужно быстро регионе и, соответственно,? Очевидно, что после будем реализовывать с

чтобы получить индекс как этот индекс«Значение4» по кнопке в окно аргументов более удобно. УстанавливаемАргумент с номерами рабочего которых следует выбрать случае это не в Excel, соответствующие то мы можем инструментов ухватить суть - максимальному количеству городов заполнения листа помощью инструмента Проверка соответствующий базе данных

будет использован.—«OK» оператора курсор в поле«Номер индекса» листа Excel. В

первое наименьшее число. обязательно, так как определенному запросу, то настраивать параметры выпадающегоФормы (Forms) смотрим обучающее видео: в стране. ЭтиСтраны данных (Данные/ Работа с городами. ЕслиЕсли Вы работаете в

«4 торговая точка»

.ВЫБОР и кликаем левойсодержит ссылку на

тоже время функция В аргументе «заголовок_столбца» у нас все

нужно использовать фильтр. списка, нажав соседнюючерез менюКому интересны подробности и значения произвольны иназваниями стран, необходимо, с данными/ Проверка пользователь выберет Excel 2010, то.Происходит запуск окошка аргументов. кнопкой мыши по ячейку, где находится СТРОКА умеет возвращать для второй функции данные находятся на

Но иногда нам кнопкуВид — Панели инструментов

нюансы всех описанных их можно изменить. что они каким-то данных) с условиемPortugal можете создать лист-источникПосле выполнения данных действий функцииВ поле соответствующей ячейке на порядковый номер элемента, только номера строк СТРОКА, следует указать одном рабочем листе. нужно выделить всеСвойства (Properties) — Формы (View способов — дальшеСоздадим именованный диапазон Выбранный_Регион чудесным образом переместились проверки Список., то мы должны в отдельной рабочей жмем на кнопкуСУММ«Номер индекса» листе. Как видим, которому следующей группой листа. Чтобы не ссылку на ячейкуВыборка ячеек из таблицы строки, которые содержат, которая откроет окно — Toolbars - по тексту. для определения диапазона на листСоздание Многоуровневого связанного обратиться к базе книге. Если же«OK». Данный оператор используетсяуказываем ссылку на координаты автоматически отобразились операторов присваивается определенное получилось смещение необходимо с заголовком столбца, по условию в определенные значения по со списком всех Forms)Один щелчок правой кнопкой на листеГорода списка рассмотрим на

с индексом
у Вас версия

. для подсчета суммы первую ячейку столбца и в поле значение. Этот порядковый сопоставить порядок номеров который содержит диапазон Excel: отношению к другим возможных настроек для. Если этой вкладки мыши по пустой

Страны. Это чудесное перемещение конкретном примере.

3 Excel 2003 года,Но, как видим, формула чисел в ячейках«Оценка» окна аргументов. номер может варьироваться строк листа и числовых значений.Выделите табличную часть исходной

строкам. В этом выделенного объекта: не видно, то ячейке под столбцом, содержащего страны выбранного организуем формулами. СписокПримечание, в которой хранятся и Вы планируете

выводит ошибочное значение. листа. Его синтаксис
, в которой содержится
После этого нам предстоит

Многоуровневый связанный список в MS EXCEL

таблицы с помощиЕстественно эту формулу следует таблицы взаиморасчетов A4:D21

случаи следует использоватьСамые нужные и полезные нажмите кнопку

с данными, команда региона: Стран сформируем на: Рассмотренный в этой названия городов Португалии. использовать именованный диапазон, Это связано с довольно прост и
балл. вручную вбить в1 вычитанием разницы. Например, выполнять в массиве. и выберите инструмент: условное форматирование, которое свойства, которые можноОфис — Параметры Excel контекстного меню=СМЕЩ(страны!$A$2;;Позиция_региона;МаксСтран) листе статье Многоуровневый связанный

Мы воспользуемся функцией то значения должны тем, что мы понятен:Группу полей группу полейдо если таблица находится Поэтому для подтверждения «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать ссылается на значения и нужно настроить:-
Выбрать из раскрывающегося спискаТеперь, например, при выбореГорода список на самомВПР находиться в той ещё не ввели
=СУММ(число1;число2;…)«Значение»«Значение»

254 на 5-ой строке ее ввода следует формулу для определения ячеек с запросом.ListFillRangeфлажок(Choose from drop-down list) региона Америка функцияв столбце деле правильнее назвать(VLOOKUP) для поиска же книге, можно номер торговой точкиТо есть, аргументами данного

Постановка задачи

заполняем следующим образом:наименование месяцев. Причем. Если задать индекс, листа значит каждая нажимать не просто форматируемых ячеек».

Чтобы получить максимально- диапазон ячеек,Отображать вкладку Разработчик наили нажать сочетание СМЕЩ() вернет ссылкуА Трехуровневым, т.к. создать значения из ячейки на другом листе. в соответствующую ячейку. оператора обычно являются«Значение1» каждому полю должен

превышающий данное число, строка таблицы будет клавишу Enter, а

Чтобы выбрать уникальные значения эффективный результат, будем откуда берутся данные

ленте (Office Button клавиш

на диапазон страны!$B$2:$B$20с помощью решения четырехуровневый связанный список,B1Мы будем использовать именованныеВводим номер торговой точки

либо числа, либо,— соответствовать отдельный месяц,

то оператор выведет на 5 меньше целую комбинацию клавиш из столбца, в использовать выпадающий список, для списка. Выделить

Решение

— Excel OptionsALT+стрелка внизСоздадим аналогичный диапазон Выбранная_Страна приведенного в статье используя рассмотренный здесьв таблице с диапазоны и сделаем в предназначенной для еще чаще, ссылки

«Очень плохо» то есть, в в ячейку ошибку. чем соответственная строка CTRL+SHIFT+Enter. Если все

поле ввода введите в качестве запроса. мышью диапазон он — Show Developer. Способ не работает, для определения диапазона Объединение списков. Значения подход, очень проблематично. названиями стран. После так, чтобы эти этих целей ячейке.

на ячейки, где; поле
Если в качестве

листа. сделано правильно в формулу: =$A4=$B$1 и Это очень удобно не даст, надо Tab in the

если ячейку и на листе для этого списка Для тех, кому того как индекс

связанные выпадающие списки Сумма выручки по содержаться числа, которые«Значение2»«Значение1» данного аргумента ввестиПосле того как будут строке формул появятся нажмите на кнопку если нужно часто просто вписать его Ribbon) столбец с даннымиГорода будем брать из требуется создать структуру будет известен, мы работали во всех соответствующей колонке тут необходимо просуммировать. Но—записываем дробное значение, то отобраны все минимальные фигурные скобки. «Формат», чтобы выделить менять однотипные запросы руками с клавиатуры

Найдите значок выпадающего списка

отделяет хотя бы, содержащего города выбранного Именованного диапазона Диап_Стран

с 4-мя и
выберем список, который
версиях Excel. Следующий
же отобразится в

в нашем случае«Плохо»«Январь» функция воспримет его, значения и сопоставлены

Обратите внимание ниже на
одинаковые ячейки цветом.
для экспонирования разных
(например, Лист2!A1:A5)

среди элементов управления одна пустая строка

региона: =СМЕЩ(города!$A$2;;Позиция_страны;МаксГородов) (его нужно предварительно более уровнями, см. станет источником данных шаг – создать

элементе листа, в в виде единственного;
, в поле как ближайшее к
все номера строк рисунок, где в

Например, зеленым. И

LinkedCell форм (не ActiveX!). или вам нуженСоздадим две последние именованные создать через Диспетчер статью Многоуровневый связанный список для нашего второго именованные диапазоны для котором установлена формула. аргумента выступит не«Значение3»«Значение2» данному числу меньшее таблицы функция МИН ячейку B3 была

нажмите ОК на детально рассмотрим: как- связанная ячейка, Ориентируйтесь по всплывающим

товар, который еще

формулы Страны и имен). Именованный диапазон типа Предок-Родитель. выпадающего списка. Для наших списков. На

Важно учесть, что вводить

число и не—— целое значение. Если выберет наименьший номер введена данная формула всех открытых окнах. сделать выборку повторяющихся куда будет выводиться

подсказкам - ни разу не Города: Диап_Стран образуем формулой:Имеется перечень Регионов. Для этого напишем такую вкладке можно только числа ссылка, а содержимое«Удовлетворительно»«Февраль»

задать строки. Эта же в массиве:Готово! ячеек из выпадающего выбранный из спискаПоле со списком вводился выше:=СМЕЩ(страны!$A$2;;Позиция_региона;СЧЁТЗ(Выбранный_Регион))=СМЕЩ(страны!$B$2;;;90;СЧЁТЕСЛИ(страны!$B$1:$Z$1;»?*»))

каждого Региона имеется формулу:Formulas от 1 до функции;

«Номер индекса» строка будет содержатьВыборка соответственного значения сКак работает выборка уникальных

списка. элемент:Выделите ячейки с данными,=СМЕЩ(города!$A$2;;Позиция_страны;СЧЁТЗ(Выбранная_Страна))Для формирования списка Стран

свой перечень Стран.=CHOOSE(VLOOKUP(B1,Sheet3!$A$3:$B$5,2,FALSE),England,France,Portugal)(Формулы) есть команда
4, которые будут
ВЫБОР

«Значение4»После выполнения указанной задачи, для которого нет первое наименьшее число,
первым наименьшим числом: значений Excel? ПриДля примера возьмем историюListRowsЩелкните по значку которые должны попасть

Эти формулы нужны для нам также понадобится Для каждой Страны=ВЫБОР(ВПР(B1;Sheet3!$A$3:$B$5;2;ЛОЖЬ);England;France;Portugal)Name Manager
соответствовать номеру торговой
.
— щелкаем по кнопке

соответствующего аргумента которое встречается вС такой формулой нам выборе любого значения взаиморасчетов с контрагентами,- количество отображаемых и нарисуйте небольшой

в выпадающий список того, чтобы в Именованная формула Строки_Столбцы_Стран имеется свой переченьЧто же делает эта(Диспетчер имён). Нажав

точки. Если выУстанавливаем курсор в поле«Хорошо»«OK»«Значение» столбце B6:B18. На удалось выбрать минимальное (фамилии) из выпадающего как показано на строк горизонтальный прямоугольник - (например, наименованиями товаров). выпадающих списках не=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Диап_Стран);»»; Городов.
формула? Она ищет на нее, откроется введете любое другое«Число1»;внизу окна., то оператор будет основании этого номера значение относительно чисел. списка B1, в рисунке:Font будущий список.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

B1Name Manager опять выдаст ошибку. пиктограмме, которая изображена

— той ячейке, которую ошибку. выберет соответствующее значение

Способ 1. Примитивный

действия формулы и все строки, которые нужно выделить цветом начертание (курсив, подчеркивание правой кнопкой мыши — выберите в  выпадающий список дляСТРОКА(Диап_Стран)-1)) в соседней ячейкев списке стран(Диспетчер имён).Урок: в виде перевернутого«Отлично» мы отметили ещёСледующая группа аргументов из таблицы A6:A18. пошагово проанализируем весь содержат это значение

Способ 2. Стандартный

все транзакции по и т.д. кроме и выберите команду меню
ячеек из столбцаОкончательная формула в столбце выбрать из Выпадающего и возвращает соответствующийНажмите кнопкуКак посчитать сумму в треугольника. Этот значок. в первом действии,«Значение» В итоге формула порядок всех вычислений. (фамилию). Чтобы в конкретному клиенту. Для цвета)Формат объекта (Format control)Вставка — Имя - Страна налистеА (раскрывающегося) списка нужную индекс, который затемNew Экселе находится в томПосле того, как введение отобразился результат, а
. Она может достигать возвращает это значение этом убедится в переключения между клиентамиForeColor. В появившемся диалоговом ПрисвоитьТаблицана листе ему Страну из использует функция(Создать), чтобы добавитьКак видим, функция же горизонтальном ряду, вышеуказанных данных произведено, именно наименование количества в ячейку B3

Ключевую роль здесь играет выпадающем списке B1 будем использовать выпадающий

окне задайте(Insert — Name -.Города этого Региона. ВCHOOSE новый именованный диапазон.ВЫБОР где расположены кнопка щелкаем по кнопке«Январь»254 в качестве результата функция ИНДЕКС. Ее выберите другую фамилию. список. Поэтому вBackColorФормировать список по диапазону

Способ 3. Элемент управления

Define),выделяем диапазонвыглядит так: другой соседней ячейке(ВЫБОР), чтобы выбрать Откроется диалоговое окнопри правильном её«Вставить функцию»

«OK», соответствующее первому номеруэлементов. При этом вычисления. номинальное задание – После чего автоматически первую очередь следует- цвет текста- выделите ячейкиесли Excel 2007B5:B22=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Диап_Стран; пользователь должен иметь 1-й, 2-й илиNew Name применении, может статьи строка формул,. месяца в году. обязательным является аргументПоняв принцип действия формулы, это выбирать из будут выделены цветом подготовить содержание для
и фона, соответственно с наименованиями товаров, или новее -налисте—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Строки_Столбцы_Стран;СТРОКА(Z1));2); возможность выбрать нужный 3-й именованный диапазон.

(Создание имени). очень хорошим помощником но слева отЗначение балла для первого
Теперь, чтобы не вводить«Значение1» теперь можно легко исходной таблицы (указывается уже другие строки. выпадающего списка. Нам

Большим и жирным плюсом которые должны попасть откройте вкладкуТаблица—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Строки_Столбцы_Стран;СТРОКА(Z1));
 ему Город изВот так будет выглядетьВ поле для выполнения поставленных них. Открывается список
 элемента выведено в вручную формулу для. В данной группе ее модифицировать и в первом аргументе Такую таблицу теперь нужны все Фамилии этого способа является

в списокФормулы (Formulas);

ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Строки_Столбцы_Стран;СТРОКА(Z1)))-2));»») этой Страны (см. наш второй раскрывающийсяName задач. При использовании недавно используемых функций. ячейку. всех остальных ячеек аргументов указываются те

Способ 4. Элемент ActiveX

настраивать под другие – A6:A18) значения легко читать и клиентов из столбца возможность быстрого переходаСвязь с ячейкойи воспользуйтесь кнопкойвызываем инструмент Проверка данных,сформирует необходимый нам список файл примера).  список:(Имя) введите имя её в комбинации

Так как формулаДля того, чтобы произвести столбца значения, которым будет условия. Например, формулу соответственные определенным числам. анализировать. A, без повторений.

к нужному элементу- укажите ячейкуДиспетчер имен (Name Manager)устанавливаем тип данных Список, Стран.В окончательном виде трехуровневыйВ результате мы получимCountry с другими операторамиВЫБОР подобную процедуру и«Наименование месяца» соответствовать номер индекса можно изменить так, ИНДЕКС работает сСкачать пример выборки изПеред тем как выбрать в списке при куда нужно выводить, затемв поле Источник вводим:

Теперь создадим Динамический диапазон связанный список должен два связанных (илидля нашего первого возможности существенно увеличиваются.недавно применялась нами для остальных элементов, нам предстоит её предыдущего аргумента. То чтобы выбрать первое

учетом критериев определённых списка с условным уникальные значения в

 вводе первых букв порядковый номер выбранногоСоздать =Страны. для формирования Выпадающего работать так: зависимых) выпадающих списка. именованного диапазона, аАвтор: Максим Тютюшев
 в предыдущем способе, столбца, копируем данные скопировать. Для этого есть, если в максимальное значение в
 во втором (номер форматированием. Excel, подготовим данные
 с клавиатуры(!), чего пользователем элемента.. Введите имя (можноТакже создадим связанный выпадающий списка содержащего названия
Сначала выберем, например, Регион Если мы выбираем в полеПРЕДСТАВЬТЕ СИТУАЦИЮ: то она имеется

в его ячейки производим установку курсора качестве аргумента Excel: строки внутри таблицы)Принцип действия автоматической подсветки для выпадающего списка: нет у всехКоличество строк списка любое, но обязательно список для ячеек Регионов. Для этого «Америка» с помощью

странуRefers toМы хотим создать в этом списке. при помощи маркера в правый нижний«Номер индекса»Если необходимо изменить условия и третьем (номер строк по критериюВыделите первый столбец таблицы остальных способов. Приятным- сколько строк без пробелов и из столбца Город необходимо: Выпадающего списка.France

Итоговая сравнительная таблица всех способов

(Диапазон) выберите тот, в Excel небольшую	Поэтому достаточно кликнуть заполнения, как это	угол ячейки, содержащейвыступает число	формулы так, чтобы столбца в таблице)
запроса очень прост.	A1:A19.	моментом, также, является	показывать в выпадающем
начать с буквы!) (диапазон	нажать кнопку меню «Присвоить	Затем выберем Страну «США»	, в связанном списке
в котором хранится	табличку, где можно	по данному наименованию,
производилось в формулу. Появляется маркер	«3»	можно было в	аргументах. Так как
Каждое значение вВыберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и	возможность настройки визуального	списке. По умолчанию	для выделенного диапазона
С5:С22 имя» (Формулы/ Определенные	из Региона «Америка».	у нас будут	список стран:

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

выбрать страну и чтобы перейти вСпособе 1 заполнения. Зажимаем левую, то ему будет Excel выбрать первое наша исходная таблица столбце A сравнивается фильтр»-«Дополнительно». представления (цветов, шрифтов — 8, но (например, в поле Источник имена/ Присвоить имя);Причем перечень стран в города только из=Sheet3!$A$3:$A$5 соответствующий ей город. окно аргументов. Но. Как видим, и кнопку мыши и соответствовать значение, которое максимальное, но меньше A6:A18 имеет только со значением вВ появившемся окне «Расширенный и т.д.) можно больше, чегоТовары вводим: =Города)

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

в поле Имя ввести выпадающем списке будет Франции.Нажмите

При этом с более вероятно, что на этот раз тянем маркер заполнения внесено, как аргумент чем 70: 1 столбец, то ячейке B1. Это фильтр» включите «скопироватьПри использовании этого способа, не позволяет предыдущий). НажмитеНа листе

Регионы; содержать только страныИз этой статьи ВыОК

помощью выпадающих списков, у вас в
функция отработала корректно вниз до конца
«Значение3»=70;»»;B6:B18));СТРОКА(B6:B18)-СТРОКА(B5);»»)))’ > третий аргумент в позволяет найти уникальные результат в другое также возможно указывать способ.
ОКТаблицав поле Диапазон ввести

из выбранного на узнали, как можно, чтобы сохранить и необходимо ограничить доступные

списке этого наименования

и вывела все колонки..Как в Excel выбрать функции ИНДЕКС мы значения в таблице место», а в

в качествеПосле нажатия на.после выбора Региона

формулу предыдущем шаге Региона сделать простейшие связанные закрыть диалоговое окно. пользователям варианты стран

не окажется. В результаты в соответствииКак видим, формула скопировалась

В качестве значений могут первое минимальное значение не указываем. Excel. Если данные
поле «Поместить результатListFillRangeОКВыделите ячейки (можно сразу и Страны теперь
=страны!$A$2:ИНДЕКС(страны!$A:$A;СЧЁТЗ(страны!$A:$A)) «Америка». выпадающие списки в

Имена диапазонам, содержащим города, и городов, из этом случае нужно с заданным алгоритмом.

в нужный нам выступать разнообразные виды кроме нуля:Чтобы вычислить номер строки совпадают, тогда формула в диапазон:» укажитене только одномерныесписком можно пользоваться. несколько), в которых есть возможность выбораНажать ОК.И, наконец, выберем Город Microsoft Excel. Вы

можно присвоить точно которых они могут кликнуть по позиции

Но гораздо продуктивнее оператор диапазон. При этом данных:Как легко заметить, эти таблицы напротив наименьшего возвращает значение ИСТИНА
$F$1. диапазоны. Можно, напримерЧтобы вместо порядкового номера хотите получить выпадающий Города.Формула подсчитывает количество элементов «Атланта» из Страны можете взять этот таким же образом. выбирать. В первой

ВЫБОР все наименования месяцев,Ссылки; формулы отличаются между числа в смежном и для целойОтметьте галочкой пункт «Только задать диапазон из элемента выводилось его список и выберитеДля добавления новых Регионов в столбце «США». простой пример иТеперь мы можем создать ячейке мы сделаем.можно использовать в

которые отобразились вЧисла; собой только функциями

диапазоне B6:B18 и строки автоматически присваивается уникальные записи» и двух столбцов и название можно дополнительно в меню (на и их СтранАПричем перечень городов в использовать его для выпадающие списки в выбор страны, аПроизводится запуск комбинации с другими ячейках, соответствуют ихТекст; МИН и МАКС использовать его в новый формат. Чтобы нажмите ОК. нескольких строк, указав использовать функцию

Выборка значений из таблицы Excel по условию

вкладке) достаточно ввести новыйна листе выпадающем списке будет решения реальных задач. тех ячейках, где во второй будутМастера функций функциями. Посмотрим, как порядковому номеру изФормулы; и их аргументами. качестве значения для формат присваивался дляВ результате мы получили дополнительно, что выводитьИНДЕКС (INDEX)Данные — Проверка (Data

Как сделать выборку в Excel по условию

Регион в столбецСтраны содержать только городаУрок подготовлен для Вас планировали выбирать данные. доступны только принадлежащие, в котором в это делается на столбца слева.

Функции и т. д.Скачать пример выборки из второго аргумента, применяется

список данных с нужно два столбца, которая умеет выводить — Validation)A(функция СЧЁТЗ()) и из выбранной на командой сайта office-guru.ru Выделите ячейку выбранной стране города. разделе примере применения операторовУрок:Теперь давайте рассмотрим конкретные таблицы в Excel. несколько вычислительных функций. не только ячейке уникальными значениями (фамилии (свойство

содержимое нужной по. Из выпадающего списка(лист определяет ссылку на предыдущем шаге Страны,Источник: http://www.excel-user.com/2011/02/cascading-validation-lists.htmlB1 Думаю, это понятно?«Ссылки и массивы»ВЫБОРМастер функций в Экселе

примеры применения данногоТеперь Вас ни чтоФункция ЕСЛИ позволяет выбрать в столбце A, без повторений).

ColumnCount счету ячейки из

Тип данных (Allow)Страны последний элемент в т.е. из «США».Перевел: Антон Андронов(в ней мыИтак, давайте начнём наш

мы должны отыскать

Как работает выборка по условию

иВ предыдущем случае мы оператора. не ограничивает. Один значение из списка мы используем смешанную=2). Тогда можно получить диапазона:выберите вариант), в строке столбце (функция ИНДЕКС()),Итак, приступим к созданиюАвтор: Антон Андронов будем выбирать страну), простой пример с наименованиеСУММ применили формулуДавайте посмотрим, как действует раз разобравшись с

по условию. В ссылку в формулеТеперь нам необходимо немного весьма привлекательные результаты,Этот способ частично напоминаетСписок (List)1 тем самым формируется

Трехуровневого связанного списка.Для моделирования сложных иерархических откройте вкладку того, как можно«ВЫБОР».ВЫБОР данная функция на принципами действия формул ее первом аргументе =$A4. модифицировать нашу исходную окупающие все потраченные предыдущий. Основное отличиеи введите вавтоматически отобразится соответствующий диапазон, содержащий все Таблицу, в которую данных создадим МногоуровневыйData создать связанный (или

и выделить его.Имеется таблица реализации продукции, когда все значения простейшем примере. У в массиве Вы указано где проверяетсяЕсли приходиться работать с таблицу. Выделите первые на дополнительные настройки в том, что строчку заголовок. Под появившимся значения Регионов. Пропуски будут заноситься данные связанный список.(Данные), нажмите зависимый) выпадающий список Щелкаем по кнопке по торговым точкам. номеров индекса были нас имеется таблица сможете легко модифицировать каждая ячейка в большими таблицами определенно 2 строки и усилия: на лист добавляетсяИсточник (Source) заголовком в строке в столбце с помощью ТрехуровневогоПотребность в создании иерархическихData Validation в Excel? В«OK» Она разбита на расставлены по порядку. с нумерацией от их под множество диапазоне B6:B18 на найдете в них выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить»

Способ 1. не элемент управления,знак равенства и1А связанного списка, разместим данных появляется при(Проверка данных), а ячейке. четыре столбца, каждый Но как работает1 условий и быстро наличие наименьшего числового дублирующийся суммы разбросаны или нажмите комбинациюПримитивный а элемент ActiveX имя диапазона (т.е.

Как выбрать значение с наибольшим числом в Excel

введите страны новогоне допускаются. на листе решении следующих задач: затем в выпадающемB1Активируется окошко аргументов оператора из которых соответствует данный оператор в

до решать много вычислительных значения: ЕСЛИB6:B18=МИНB6:B18. Таким вдоль целого столбца. горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.Способ 2.

»Поле со списком»

=Товары Региона.Аналогичным образом создадим Динамический диапазон

ТаблицаОтдел – Сотрудники отдела. меню выберитемы будем выбиратьВЫБОР

определенной торговой точке. случае, если указанные

12 задач. способом в памяти В тоже времяУ нас добавилось 2Стандартныйиз раскрывающегося набора).Для добавления новых Список_Стран для формирования

Источник

Содержание

1 Как нам это может пригодиться?
2 Как работает выпадающий список в Excel
- 2.1 #1. Параметры
- 2.2 #2. Подсказка по вводу
- 2.3 #3. Сообщение об ошибке
3 Выпадающий список через контекстное меню
4 Создание списка с применением инструментов разработчика
5 1 — Самый быстрый способ.
- 5.1 2 — Используем меню.
- 5.2 3 — Создаем элемент управления.
- 5.3 4 — Элемент ActiveX
6 Как сделать в Экселе выпадающий список: 3 способа
- 6.1 1 Применение комбинации клавиш
- 6.2 2 Использование меню
- 6.3 3 Создание нового элемента управления
  - 6.3.1 Excel 2007-2013
  - 6.3.2 Excel Online
  - 6.3.3 Excel для Mac 2011
7 Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel
8 Пробелы в названии при создании связанного выпадающего списка
9 Пример выпадающего списка в Excel
10 Зависимые раскрывающиеся списки
11 Создание дополнительного списка
12 Связанный список

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

Предположим, у нас есть настроенная таблица с выпадающими списками. Если выделить ячейку в столбце, в правом углу ячейки появится стрелка вниз. Нажав на нее, раскроется список значений для выбора.

Чтобы создать такой выпадающий список, перейдите в раздел «Данные» на панели инструментов, в группе «Работа с данными» выберите пункт «Проверка данных».

Далее всплывает окно «Проверка вводимых значений».

#1. Параметры

Здесь задаются основные параметры выпадающего списка в Excel:

Тип данных. Можно выбрать тип данных, который будет содержать список: диапазон целых или действительных чисел, текстовые выражения, даты и время. Можно задать ограничения по длине текста и различные формулы.
Игнорировать пустые значения — данный пункт означает, что Excel не будет проверять на правильность ячейки, в которых содержатся пустые значения.
Список допустимых значений. Этот флажок отображается только в том случае, если выбран тип данных «Список». Если убрать флажок, в ячейке будет происходить проверка на соответствие значений списку, но раскрывающее поле с выпадающими значениями будет отсутствовать.
Значение. Работает только с теми типами данных, в которых можно задать ограничения по числам или датам.
Источник. Здесь перечисляются значения для проверки данных или задается формула.
Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Excel здесь находит все ячейки в книге, которые ссылаются на идентичное по свойствам условие и изменяет их согласно новых параметров. В случае, если флажок не будет установлен, условие будет изменено только для выделенных ячеек в таблице.
Очистить все — удаляет установленную проверку данных с выделенных ячеек.

#2. Подсказка по вводу

В этой вкладке можно настроить всплывающую подсказку, которая будет высвечиваться при выделении ячейки со списком значений.

#3. Сообщение об ошибке

В этой вкладке можно настроить сценарий действий для Excel, если пользователь попытается ввести значение, которого нет в выпадающем списке.

Выпадающий список через контекстное меню

Смотрите также: “Как из Экселя перенести таблицу в Ворд”

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.
Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.
На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.
Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.
На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.
Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.

Создание списка с применением инструментов разработчика

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.
В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.
Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.
Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.
Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.
Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.
В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик.
Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.
В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.
Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник».

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

Как сделать в Экселе выпадающий список: 3 способа

При работе с таблицами в программе MS Excel часто приходится вводить повторяющиеся значения – например, названия товаров или фамилии людей. Задачу можно упростить, применяя выпадающие списки. С их помощью экономится время на ввод и проще избежать опечаток, из-за которых пользователь должен будет заняться еще и поиском ошибок.

1 Применение комбинации клавиш

Если новые значения должны выбираться из тех, которые уже были введены выше в том же столбце, можно воспользоваться методикой создания не совсем типичного выпадающего списка. На вид такая ячейка не отличается от любой другой, потому что не содержит направленной вниз стрелки. А алгоритм включает такие этапы:

Выбрать ячейку под списком, в котором содержатся его значения.
Нажать сочетание клавиш «Alt» + «стрелка вниз».
Выбрать нужное значение.

После выбора подходящего варианта формат ячейки останется без изменений. При необходимости, данные можно стереть, заменив любыми другими, не настраивая новое форматирование. Но есть у такой возможности сделать выпадающую ячейку в Эксель и несколько минусов.

У пользователя не получится выбрать ни одного значения, если оно не было уже введено раньше в том же столбце. Не получится использовать и данные из других мест таблицы. А еще этот способ не сработает, если одна из ячеек перед таким выпадающим списком будет пустой. Или объект находится не сразу под значениями, а на несколько строк ниже.

2 Использование меню

Более популярный способ — заранее создать перечень значений, из которого можно будет выбрать подходящий вариант. Принцип составления такого выпадающий список в ячейке Эксель следующий:

Выписать в столбик данные, которые будут использоваться в списке. Это может быть, например, количество ядер и потоков для процессора.
Выбрать ячейку, в которой будет находиться нужный объект.
Перейти на вкладку «Данные».
Найти и выбрать функцию «Проверка данных».
Выбрать в поле типа данных пункт «Список».
Указать в источнике адреса уже введенных значений. Или ввести их самостоятельно, через запятую. В этом случае экономится место в таблице, но повышается риск сделать ошибку еще на этапе создания списка. И изменять значения будет сложнее.

Теперь в этом месте будет находиться выпадающий список с выбранными значениями. Причем, если информация из выбранного в качестве источника данных диапазона изменится, появятся изменения и в выпадающем перечне.

Формат можно легко копировать в нужную ячейку. Например, выделять и перетаскивать вниз. Для этого придется навести курсор на нижний правый угол ячейки, зажать левую кнопку мышки и протянуть до конца выбранного диапазона.

Автоматическое заполнение, скорее всего, будет некорректным. Но при выборе значений вручную они будут выбираться из нужного диапазона — это становится возможным благодаря знакам доллара перед каждой частью адреса источника ($I$6: $I$8).

Существует еще один способ указания диапазона, который будет применяться для создания выпадающего списка. Для этого можно выделить перечень значений (например, названий процессоров) и на вкладке «Данные» в крайней форме слева дать им свое название.

Теперь при создании ячейки с выпадающими значениями можно выбирать в качестве источника не диапазоны, а их названия. Например, указав здесь «=процы» (название действует только для определенного листа или книги Excel) можно получить список процессоров.

3 Создание нового элемента управления

Еще один способ, как в ячейке Эксель сделать выпадающий список, требует от пользователя создания нового элемента управления. Алгоритм создания включает такие действия:

Включить режим разработчика. Для это следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте Excel, открыть настройки и поставить галочку напротив соответствующего пункта.
Перейти к появившейся новой вкладке. В меню «Вставить» выбрать поле со списком.
Кликнуть по любому месту таблицы. После того, как там появилось нужное поле, открыть его контекстное меню и выбрать «Формат объекта». Здесь следует указать связь с ячейкой, в которой будет находиться номер значения в списке (48/96 — второй, поэтому в ячейке G2 находится «2»). А еще — диапазон, откуда берутся данные.

Полученный элемент можно перемещать, устанавливая в любом месте листа. Или копировать, создавая дубликаты. Правда, при создании копии придется выбрать связь с другой ячейкой — иначе во всех элементах будут находиться одинаковые данные.

Способ является сравнительно сложным, и его не стоит рассматривать в качестве основного. Зато после создания готового выпадающего списка в Экселе его можно будет расположить в любом месте таблицы. Для перетаскивания придется включить режим «Конструктора» на вкладке «Разработчик» и использовать правую кнопку мыши.

Excel 2007-2013

Можно повысить эффективность использования листа, вставляя в него раскрывающиеся списки. Пользователю, использующему ваш лист, достаточно щелкнуть стрелку, а затем запись в списке. Для создания списка следует использовать функцию проверки данных.

Выберите ячейки, в которой должен отображаться список.
На ленте на вкладке «Данные» щелкните «Проверка данных».
На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выберите пункт «Список».
Щелкните в поле «Источник» и введите текст или числа (разделенные запятыми), которые должны появиться в списке.
Чтобы закрыть диалоговое окно, в щелкните «ОК».

Excel Online

Раскрывающиеся списки пока что невозможно создавать в Excel Online, бесплатной сетевой версии Excel. Однако вы можете просматривать и работать с раскрывающимся списком в Excel Online, если добавите его на свой лист в классическом приложении Excel. Вот как это можно сделать, если у вас имеется классическое приложение Excel:

В Excel Online щелкните «Открыть в Excel» для открытия файла в классическом приложении Excel.
В классическом приложении создайте раскрывающийся список.
Теперь сохраните вашу книгу.
В Excel Online откройте книгу для просмотра и использования раскрывающегося списка.

Excel для Mac 2011

Выберите ячейки, в которой должен отображаться список.
На вкладке «Данные» в разделе «Инструменты» щелкните «Проверить».
Щелкните вкладку «Параметры», а затем во всплывающем меню «Разрешить» выберите пункт «Список».
Щелкните в поле «Источник» и введите текст или числа (разделенные запятыми), которые должны появиться в списке.
Чтобы закрыть диалоговое окно, в щелкните «ОК».

Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».

Ненужный элемент исчезнет.

Пробелы в названии при создании связанного выпадающего списка

В случае если заголовок категории или группы содержит в своем названии больше одного слова, необходимо решить проблему с пробелами. Дело в том, что именованные диапазоны не разрешают использовать пробелы в названиях. И для этого существует лайфхак.

Именуя диапазон значений, важно использовать вместо пробела нижнее подчеркивание «_». Например, «Мясные_блюда». Однако есть вероятность упустить данное правило в одном из названий, и в результате будет ошибка при выполнении операции. Можно в самих названиях использовать обычный пробел, а в момент подстановки в список, поменять его на подчеркивание, используя формулу ПОДСТАВИТЬ:

=ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_») без кавычек.

Итоговая формула выглядит так:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ($F$3;» «;»_»)) без кавычек.

Стоит обратить внимание на отсутствие пробелов в названии в начале и в конце, чтобы избежать некорректного вывода заголовков. Автоматизировать данный процесс при построении имени также можно посредством функции:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»)) без кавычек.

Пример выпадающего списка в Excel

В этом случае у Источника в значении стоит небольшая кнопка «Вниз», на которую можно кликнуть.

Выпадает список, из которого можно выбрать один из пунктов из заранее подготовленного свода данных.

Теперь мы можем выбрать его, дополнительно добавлены функции меняющие значения в зависимости от выбранного пункта.

Зависимые раскрывающиеся списки

Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:

Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы», затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать».
Выделяем диапазон ячеек со значением, открываем вкладку «Формулы», нажимаем «Диспетчер имен»

Нажимаем «Создать»
Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК». Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.

Пишем имя «Деревья», нажимаем «ОК»
По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы».

Создаем таким же способом остальные диапазоны
Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте.
В поле «Источник» указываем ячейки с названием диапазонов, нажимаем «ОК»

Выпадающий список с названием диапазона ячеек
Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)». В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется.
В поле ввода «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ(E1)», нажимаем «ОК»

Результат выпадающего связанного списка

Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в Excel-таблице. Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных. Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий. Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.

Создание дополнительного списка

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Связанный список

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.
Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.
Задаем ему имя, например, “Питание”.
Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.
Таким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”).
В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).
Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2)“, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.
Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.

Источники

https://mister-office.ru/funktsii-excel/dropdown-list-auto-excel.html
https://l-a-b-a.com/blog/1715-kak-stroit-vypadayushchie-spiski-v-excel
https://MicroExcel.ru/vypadayushhie-spiski/
https://ichip.ru/sovety/ekspluataciya/kak-sdelat-v-eksele-vypadayushchij-spisok-3-sposoba-762462
https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%80%D0%B0%D1%81%D0%BA%D1%80%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D1%8E%D1%89%D0%B5%D0%B3%D0%BE%D1%81%D1%8F-%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0-%D0%B2-excel-0a5b17bf-a950-e676-d759-131d9c9de9a4
https://WindowsTips.ru/vypadayushhij-spisok-v-excel
https://sysadmin-note.ru/article/kak-v-excel-sdelat-vypadayushhij-spisok/
https://SeoPulses.ru/kak-sdelat-vipadayushiy-spisok-excel/
https://pc-consultant.ru/rabota-na-komp-yutere/vypadajushhij-spisok-v-excel/
https://lumpics.ru/how-to-make-a-dropdown-list-in-excel/

Источник

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:

Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
ListRows — количество отображаемых строк
Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

Выпадающий список с данными из другого файла
Создание зависимых выпадающих списков
Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
Выбор фото из выпадающего списка
Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

Источник