Чем отличается расширенный фильтр от автофильтра excel

Скачать пример

Фильтрация данных Excel включает в себя два фильтра: автофильтр и расширенный фильтр. Предположим, у вас большой набор данных, но из всего массива вам нужно посмотреть или выделить данные, которые относятся к определенной дате, определенному человеку и др. Для этого существуют фильтры. Для тех, кто первый раз сталкивается с этим инструментом – фильтр не удаляет, а скрывает записи, которые не отвечают условиям фильтрации, которые вы им задаете.

Первый – автофильтр, предназначен для наиболее простых операций – выделение записей с конкретным значением (например, только выделение только записей, относящихся к Леброну Джеймсу), данных, лежащих в определенном диапазоне (или выше среднего или первую десятку) или ячеек/шрифтов определенного цвета (кстати, очень удобно). Соответственно, пользоваться им очень просто. Вам достаточно выделить те данные, которые вы хотите видеть отфильтрованными. Потом команда «Данные»/ «Фильтр». На каждой верхней ячейке верхней таблицы появится флажок списка, там уже легко разобраться с каждой командой, освоить просто и объяснять, я надеюсь, дальше не нужно, только нюансы использования автофильтра:

1)      Работает только с неразрывным диапазоном. Два разных списка на одном листе отфильтровать уже не получится.

2)      Самая верхняя строчка таблица автоматически назначается заголовком и в фильтрации не участвует.

3)      Вы можете применять любые фильтры в разных столбцах, но имейте в виду, что в зависимости от порядка применения фильтров какие-то условия могут быть не применены, т.к. предыдущие фильтры уже скрыли необходимые записи. Здесь нет проблемы, эти записи бы так и так были скрыты, но если вы хотите использовать несколько наборов фильтров, то лучше начинать с тех условий, которые имеют наименьшее применение.

Практическое применение в работе: например, вы работаете по этому списку, чтобы найти ошибку или проверить данные. После применения автофильтра можно поочередно проходить всю таблицу, последовательно отмечая те данные, которые уже просмотрены. Кнопками «Очистить» и «Применить повторно» определяется вид таблицы после применения условий. Потом, после окончания работы с таблицей можно вернуть шрифты обратно в первоначальный вид, не меняя самих данных. Кстати, некоторых смущает факт пропадания всех записей в таблице после применения каких-либо условий. Ну что ж, посмотрите внимательней, вы задали условия, при которых нет записей, удовлетворяющих этим условиям. Факт того, что таблица отфильтрована – выделение синим цветом номеров строк таблицы.

Теперь, переходим к расширенному фильтру. Он отличается от автофильтра более тонкой настройкой, но и большим выбором при фильтрации данных. В частности:

1)      Задает столько условий, сколько необходимо.

2)      Позволяет выделить ячейки с уникальными (неповторяющимися) данными. Это часто бывает нужно  в работе с данными и опция отлично справляется с проблемой.

3)      Позволяет копировать результат фильтра в отдельное место, не трогая основной массив.

Итак, основное отличие в работе с этим фильтром заключается, что предварительно нам нужно подготовить таблицу условий. Делается она просто. Копируются заголовки основной таблицы и вставляются в удобное нам место (предлагаю выше основной таблицы). В этой таблице должно быть столько строчек, чтобы после определения условий не залезть на основную таблицу.

Примеры условий:

1)      ‘L*’ – ячейки начинающиеся с L

2)      ‘>5’ — данные больше 5

Нюанс:

Если вы удаляете из отфильтрованной таблицы строки, то они удалятся, не прихватывая с собой соседей. Т.е. если таблица отфильтрована и показывает строчки с 26-29 и 31-25, выделение всех строк и их удаление не повлечет удаление строчки 30. Это удобно, лично я часто пользуюсь этим при написании макросов. Какое преимущество это дает – часто нам достаются таблицы, которые надо привести в рабочий вид, т.е. удалить, например пустые строки. Что мы делаем: применяем фильтр к таблице, показывая только те строки, которые нам не нужны, затем удаляем всю таблицу, включая заголовок. Удаляются ненужные строки и заголовок, при этом таблица не имеет пробелов и составляет единый диапазон. А строку заголовков можно добавить простой операций копирования из загодя заготовленной области. Почему это важно при написании макросов? Неизвестно, с какой строки начинаются нежелательные данные и непонятно, с какой строки их начать удалять, удаление всей таблицы помогает быстро решить эту проблему.

5-минутное видео:

Эксель Практик

«Глаза боятся, а руки делают»

 P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».



2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.



2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».



3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.



4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Скачать пример работы с расширенным фильтром

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Использование автофильтра и расширенного фильтра

Фильтрация списков
позволяет отобрать записи по определённому
критерию. Для фильтрации данных можно
использовать 2 вида фильтров: Автофильтр
и Расширенный
фильтр.

Автофильтр
применяется по команде Фильтр
на вкладке Данные.
После выбора команды, ячейки имён полей
превращаются в поля со списком, из
которых можно выбрать желаемый критерий
отбора. Для
отмены Автофильтра
следует повторно выбрать эту команду.

В рассматриваемом
примере отобразим последовательность
отбора первый 10 записей из списка,
начиная с наибольших (рис. 13.3).

Рис. 13.3. Применение
Автофильтра

Расширенный
фильтр вызывается по команде Дополнительно
– Расширенный
фильтр
– вкладка Данные.
Перед его использованием необходимо
подготовить список и создать диапазон
критериев, где задаются условия отбора
записей (рис. 13.4).

Рис.
13.4. Диапазон
критериев и результат применения
Расширенного
фильтра

Верхняя
строка диапазона должна содержать
заголовки полей, которые в точности
совпадают с заголовками полей в области
данных. Точность совпадения можно
обеспечить путём копирования заголовков
полей таблицы. Не требуется включать
все заголовки и соблюдать порядок полей.
В
диапазон критериев можно заносить
несколько условий, как в строке, так и
в столбце.

После вызова
Расширенного
фильтра
необходимо указать исходный диапазон
и диапазон условий, а также выбрать
место для результата (рис. 13.5).

Рис.
13.5. Диалоговое окно Расширенный
фильтр

Вычисление промежуточных итогов

Назначение
промежуточных итогов состоит в обобщении
данных. Для подведения промежуточных
итогов (рис. 13.6) необходимо:

1. Выделить
   произвольную ячейку списка, затем
   выбрать на вкладке Данные
   – команду
   Промежуточный
   итог.

2. Указать,
   как будет идти группировка данных,
   выбрав значение в списке «При каждом
   изменении в». Предварительно столбец,
   по которому будет идти группировка,
   должен быть отсортирован.

3. Из
   списка «Операция». Выберите функцию,
   которая будет использоваться при
   обработке данных.

4. Выберите
   данные, которые должны участвовать в
   расчётах, установив в списке «Добавить
   итоги по» флажки для требуемых столбцов
   данных.

5. Установленный
   флажок «Заменить текущие итоги»
   позволяет заменять старые итоги на
   новые, что даёт возможность проводить
   вычисления над одним столбцом с помощью
   разных функций.

Флажок
«Итоги под данными» управляет размещением
итогов (над или под данными). «Убрать
всё» – убирает промежуточные итоги.

Вместе
с итогами MSExcel
создаёт структуру, при использовании
которой можно управлять отображением
результатов.

Рис.
13.6. Подведение
промежуточных итогов

Проведение сводного анализа

Сводная таблица
создаётся пошагово при помощи команды
Сводная
таблица на
вкладке Вставка:

1. Указывается
   местонахождение исходных данных и тип
   создаваемого отчета (сводная таблица
   или сводная диаграмма).

2. Указывается
   диапазон, содержащий исходные данные.

3. Указывается место
   размещения сводной таблицы.

MicrosoftExcel добавит
пустой отчет сводной таблицы в указанное
место и откроет список полей сводной
таблицы, с помощью которого можно
добавить поля, создать макет и настроить
отчет сводной таблицы.

Чтобы добавить
поле в область раздела макета, используемую
по умолчанию, установите флажок рядом
с именем поля в разделе полей. По умолчанию
нечисловые поля добавляются в область
названий строк, числовые поля — в область
значений, а иерархии даты и времени OLAP
— в область названий столбцов. Чтобы
поместить поле в определенную область
раздела макета достаточно выбрать его
имя в разделе полей правой кнопкой мыши
и затем выбрать пункт «Добавить в фильтр
отчета», «Добавить в названия столбцов»,
«Добавить в названия строк» или «Добавить
в значения». Можно также щелкнуть имя
поля в разделе полей и, удерживая его,
перетащить поле в любую область раздела
макета. Изменить порядок полей можно в
любое время с помощью списка полей
сводной таблицы. Для этого необходимо
щелкнуть правой кнопкой мыши поле в
разделе макета и выбрать нужную область
или перетащить поля в разделе макета
из одной области в другую.Сформированный
макетсводной таблицы представлен ниже
(рис. 13.7).

Рис.
13.7. Макет сводной таблицы

Результатом
является отчет сводной таблицы –
интерактивный перекрестный отчет
MicrosoftExcel, содержащий итоговые данные и
выполняющий анализ таких данных, как
записи базы данных из разных источников
(рис. 13.8).

Рис.
13.8. Пример сводной таблицы

При
создании отчета сводной таблицы
приложение Excel автоматически создает
общие и промежуточные итоги. Если
исходные данные содержат автоматически
вычисляемые промежуточные и общие
итоги, созданные с помощью команды
«Промежуточные
итоги» в
группе «Структура»
на вкладке «Данные»,
перед созданием отчета необходимо
воспользоваться этой же командой для
удаления промежуточных и общих итогов.
Создаются итоги по полю «Значения»
в макете сводной таблицы (рис. 13.9).

Рис.
13.9. Диалоговое окно Параметры
поля значений

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  31.05.2015126.46 Кб313.doc

• #
• #
• #
• #

Таблицы в Excel могут содержать большое количество информации. Для комфортной работы с массивами данных применяются обычный и расширенный фильтры. Однако их использование иногда доставляет ряд трудностей начинающим пользователям.

Назначение и существующие виды

Под фильтрацией понимают выделение необходимых данных при одновременном скрытии ненужных. Таким образом, облегчается работа с большим количеством информации в Excel. Не нужно искать по всей таблице «заветные» строки, достаточно задать требуемые параметры в фильтре, и они «подсветятся». Существуют два вида сортировки: автофильтр и расширенный фильтр.

Пользовательский или расширенный фильтр

Установка фильтра

Название опции подчеркивает более широкие возможности по сравнению со стандартным вариантом. Перед применением необходимо создать поле с условиями. Обычно для этого копируются заголовки нужной таблицы и вставляются сверху нее. Между строками с условиями и исходными данными должна быть минимум одна пустая строка.

После этого включается фильтр в Excel:

1. На панели вкладок нажать на «Данные».
2. В окне «Сортировка и фильтр» кликнуть по «Дополнительно».
3. Появится меню «Расширенный фильтр» с различными настройками.

Фильтр инициализирован. Настройки и условия фильтрации рассматриваются ниже.

Настройки и условия

Есть несколько настроек в меню фильтрации:

1. По умолчанию в появившемся окне отмечен подпункт «Фильтровать список на месте» или «Filter the list, in-place» в англоязычной версии. Эта опция позволяет провести операцию в той же локации, что и исходная таблица.
2. Строка «Исходный диапазон» или «List range». Здесь нужно проставить координаты фильтруемой таблицы, включая заголовки. Начальная координата — первая ячейка, конечная — последняя.
3. «Диапазон условий» или «Criteria range». Указывается местоположение условий фильтрования. Условия задания координат аналогичны предыдущему пункту.

Если в критерии отбора будет включена пустая строка, то этот фильтр не будет действовать. Будут выбраны все данные, поэтому нужно внимательно указывать диапазон.

1. Если нужно оставить только неповторяющиеся строки, то нужно отметить ячейку «Только уникальные записи» или «Unique records only».

Кроме задания точных критериев отбора, в расширенном режиме возможна выборка, путём создания приблизительных значений, использования формул и условий. Основные операторы для создания подобных запросов следующие:

Критерий	Результат
пр* или пр	все записи, которые начинаются с «Пр», т.е. прима, продукт и аналогичные данные
=диван	все данные, имеющие точное совпадение со словом «диван» и только
*лив* или *лив	слова, содержащие слог «лив», например, оливки, Ливония, прилив.
=т*в	надписи, начинающиеся с «Т» и заканчивающиеся на «В» — Титов, Тургенев
п*с	схожее с предыдущим пунктом написание критерия, но здесь буква С не должна быть обязательно в конце слова, а может находиться в любом месте после П, например, просо, простой
=*г	записи, оканчивающиеся на Г
=???	слова, где есть 3 символа, включая пробелы и цифры
=а????с	выбор данных, состоящих из 6 символов и имеющих в начале букву «А», а в конце букву «С», такие как «ананас», «адонис»
=*л??а	слова, которые заканчиваются на «а», а четвёртой буквой с конца в слове является «л», например, «малина».
<=В	записи, начинающиеся с букв «А», «Б», «В»
<>*е*	слова, которые не имеют букву «Е»
<>*вна	все слова, исключая те, которые заканчиваются на «вна»
=	выборка всех пустых ячеек
<>	отбор несвободных «клеток»
>=199	отбираются данные со значением большим или равным 199
10 или =10	показатели со значениями равными 10
>=2/28/2018	события с датой позже 28 февраля 2018 года (включительно)
<=12/03/2019	Данные с датой раньше, чем 12 марта 2019 года

Нужно помнить следующее при составлении условий:

• * — может означать любое количество различных знаков;
• ? — один символ;
• дата ставится в североамериканском стиле, то есть мм/дд/гггг.

Базовыми условиями пользовательской фильтрации в Excel являются логические «И( AND)» и «ИЛИ(OR)». Все установки отбора используют эти операторы в различных вариациях.

Логическое «И» получается путем размещения условий выборки в одной строке на разных или одинаковых столбцах. При такой конфигурации будут выбраны элементы, отвечающие одновременно всем критериям, указанным в строке фильтра.

На рисунке показана работа оператора «И». Будут выбраны товары с наименованием «Бананы», которые поставлялись в III квартале года в Москве, в гипермаркеты «Ашан». Предметы, не отвечающие вышеуказанным условиям, показаны не будут.

Если нужно применить условие «И» к одному столбцу несколько раз, то нужно создать  нужное количество таких столбцов в диапазоне условий и применить к ним оператор.

На примере показано двойное использование логического «И» в столбце «Дата». В результате такого применения будут выбраны все события между 1 марта и 31 мая 2013 года.

Логическое «ИЛИ» получается при размещении критериев отбора на разных строках диапазона условий. В этом случае будут показаны элементы, удовлетворяющие любому из пунктов выбора.

На рисунке показана совместная работа операторов «И» и «ИЛИ». После установки таких параметров, будут выбраны строки с надписями «Персик» или «Лук». Причём для «Персик» необходимым является выполнение еще двух критериев: наличие города Москва и менеджера Волина. Для «Лук» нужен только III квартал и город Самара.

Действенным методом в расширенном фильтре является использование формул для  формирования критерия выборки. Алгоритм прост — формула проверяет ячейки на «Истину» или «Ложь» и показывает строки с истинным результатом. При составлении задания с помощью формулы нужно учитывать следующее:

• формулы нужно вставлять в пустые строки, не содержащие заголовки «таблицы» или отличающиеся от них;
• формула должна начинать «работать» с первых ячеек после заголовка, чтобы не пропустить какое-либо значение из таблицы. Поэтому ссылка на применение формулы начинается с первой строки в любом столбце;
• ссылка на проверку по формуле должна быть относительной, вида B5, в отличие от абсолютной, которая пишется в виде $B$5. При статичной или абсолютной ссылке проверяться будет только указанная ячейка, относительная дает старт на проверку всех ячеек, начиная с первой.

На рисунке показан пример использования формулы, которая выделяет товары, встречающиеся 1 раз.

Здесь в столбце H, в первой ячейке введен текст для объяснения формулы. Сама формула указана в ячейке H2 и выглядит следующим образом:

=СЧЁТЕСЛИ(Лист1!$A$8:$A$83;A8)=1

Здесь $A$8:$A$83 — абсолютная ссылка, указывающая диапазон действия формулы. A8 — относительная ссылка. Она показывает номер ячейки, с которой начнется проверка по формуле. Результаты, отвечающие условию «ИСТИНА», будут показаны. Таким образом, все товары, которые представлены в единичном экземпляре отобразятся.

Применение

Алгоритм применения пользовательского фильтра следующий:

1. Создать пустую таблицу с теми же заголовками, что и в редактируемой базе.
2. Вписать критерии выборки.
3. Инициализировать фильтр, описанным выше способом.
4. После открытия окна с настройками, ввести необходимые показатели и подтвердить.
5. После применения, в базе данных будут показаны только строки, удовлетворяющие условиям отбора.

Перемещение результатов отбора в другую таблицу

Для того чтобы данные фильтрации отобразились в ином диапазоне нужно сделать следующее:

Удаление пользовательского фильтра

Сбросить функцию можно несколькими способами:

1. Если результаты были выведены без перемещения, то удалить их можно, нажав на вкладку «Данные» и в подменю «Сортировка и фильтр» кликнуть по пункту «Очистить».
2. Стандартным нажатием клавиш Ctrl + Z, отменяющим предыдущие действия.
3. Включить автофильтр, в результате чего, все результаты отбора будут сброшены.

Стандартный фильтр

Кроме расширенного отбора, в простых случаях, удобнее пользоваться автофильтром.

Запуск

Включить стандартную функцию выборки данных можно тремя способами:

1. На главной панели нажать на пункт «Данные», в подменю «Сортировка и фильтр» кликнуть по иконке с надписью «Фильтр».
2. Выбрать пункт «Главная», в подсистеме «Редактирование» нажать на «Сортировка и фильтр». В появившемся окне выбрать «Фильтр».
3. С помощью нажатия кнопок Ctrl + Shift + L.

В итоге на заголовке списка появятся стрелки, с помощью которых можно установить критерии отбора.

Параметры выбора

Существуют несколько параметров исключения.

Синхронизация по дате

При наличии столбца с датами, можно произвести сортировку информации этого типа. Для этого нужно нажать на стрелку в соответствующем заголовке. В появившемся меню много интуитивно понятных пунктов. При выборе «Выделить все», помечаются все данные столбца, и фильтрация применяется к ним. Также можно выбрать определенные значения, убрав галочку с предыдущего пункта и поставив её перед нужной позицией.

В качестве примера, можно произвести выборку событий между двумя датами: 1 июня 2014 года и 31 декабря 2014 года. Для этого:

• выбрать в контекстном меню надпись «После…»;
• откроется подменю, в нем для функции «После…» выбрать дату 01.06.2014;
• выбрать логическое «И»;
• в нижней строке «До» выбрать вторую дату и подтвердить.

Результатом будет показ информации между 1 июня и 31 декабря 2014 года.

Текстовой отбор

Также как и для значений даты, можно произвести выборку данных с определенным текстом или сигнальным словом. В рассмотренной выше таблице текст содержится в столбце «Наименование». Кликнуть по стрелке на нем. Откроется окно с настройками фильтра по слову.

Все действия понятны и аналогичны действию с датами. Для фильтрации данных у которых есть символ «2», можно выполнить следующие шаги:

Числовой критерий

Также можно произвести сортировку по числовым данным. Для этого нажать на столбец, содержащий числовую информацию и выбрать «Числовые фильтры».

Открывшееся подменю содержит многочисленные параметры для выборки. Они не сложны и понятны при взаимодействии с ними. Отдельно можно упомянуть опцию «Первые 10». Исходя из названия, критерий выберет 10 самых больших или, если поменять направление, 10 наименьших чисел.

Однако результат может отличаться от ожидаемого. Так как среди значений могут быть повторяющиеся числа, в итоге может быть больше отфильтрованных значений, чем 10.

Изменение строки

Иногда бывает нужным изменить порядок столбцов в строке. Для этого применяется сортировка по строкам, включающая следующие действия:

1. Выбрать во вкладке «Данные» или «Data», пункт «Сортировать» или «Sort».
2. Появится окно с настройками «Сортировка» или «Sort». Если строка содержит заголовки, то нужно отметить пункт «Мои данные содержат заголовки» или «My data has headers». В противном случае ставить галочку не нужно. После этого кликнуть по пункту «Параметры» или «Options».
3. В подменю «Параметры» отметить, как будут меняться столбцы — сверху вниз (Sort top to bottom) или слева направо (Sort left to right). Если изменяется порядок следования в строке, то нужно выбрать «Слева направо».
4. Далее в окне «Sort» указать строку в которой будет изменен порядок следования столбцов и указать в каком порядке будет идти перестроение — от А до Я (A to Z) или наоборот.

После подтверждения произойдет фильтрация по строкам.

Отключение фильтра

Для удаления выборки со столбца необходимо нажать на стрелку и кликнуть по надписи «Удалить фильтр из столбца».

Для удаления всех критериев отбора на вкладке «Данные» кликнуть по «Фильтр».

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

В статье разберёмся:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры.

---

Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.

Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.

Разберёмся, как это сделать.

Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.

Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.

Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.

Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».

То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».

Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».

Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.

Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.

Разберём на примере.

Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.

Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».

Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.

В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».

Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.

Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.

Принцип работы расширенного фильтра следующий:

• Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
• Вводят условия.
• Запускают фильтрацию.

Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:

• менеджер — Шолохов Г.;
• год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
• цена — до 2 млн рублей.

Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.

Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.

Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:

• «Год выпуска» → <=2019.
• «Цена, руб.» → <2000000.
• «Менеджер» → Шолохов Г.

Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».

Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:

• Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
• Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.

• Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.

Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.

Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.

Отменить фильтрацию можно тремя способами:

1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».

2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».

3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше