Чем отличается microsoft excel от microsoft access кратко - Word и Excel

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт Excel данных с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Доступ и Microsoft Excel обладают множеством сходств, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и средства анализа, чтобы срезить и обрезать эти данные, и выполнять сложные вычисления, которые возвращают необходимые данные.

Однако каждая программа имеет четкие преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и того, что вы хотите сделать с этими данными. Например, если ваша цель — поддерживать целостность данных в формате, к которому могут получить доступ несколько пользователей, лучше всего выбрать Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые требуется подробно проанализировать.

Во многих случаях можно использовать обе программы, применяя каждую из них для оптимальной цели. Как правило, Access лучше всего управляет данными: помогает упорядочить их, упростить поиск и доступность для нескольких одновременных пользователей. Excel, как правило, лучше анализировать данные: выполнять сложные вычисления, изучать возможные результаты и создавать высококачественные диаграммы. Если вы используете Access для хранения данных и Excel их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.

Прежде чем решить, какую программу использовать, может потребоваться сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать одну или другую, и узнать, как работать с обеими программами для достижения именно нужных результатов.

Примечание: Все Microsoft Office включают Excel, но не все наборы включают Access.

Сравнение преимуществ каждой программы

Выбор правильной программы очень важен, если вы хотите получить доступ к сведениям и обновить их с максимальной производительностью и точностью. Чтобы узнать, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, можно сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы с несколькими пользователями и безопасности.

Неструктурированные и реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения данных, задайте себе следующий вопрос: реляционные данные или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются неструктурированными или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов только с одним адресом и контактным лицом для каждого клиента, лучше Excel вариант. Тем не менее, если вы хотите сохранить более сложный список клиентов, содержащий адреса выставления счетов и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, Access является лучшим решением.

В реляционная база данных сведения упорядочиваются по нескольким таблицам. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит сведения только об одном типе данных. Например, при создании базы данных клиента имена клиентов должны храниться в одной таблице, а адреса выставления счетов и доставки клиентов — в отдельной таблице. Хранить адреса отдельно от имен рекомендуется, так как у каждого клиента может быть несколько адресов, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторного ввода имени клиента для каждого адреса.

Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файле dBASE или папке Outlook, а также к многим другим источникам данных. С помощью Excel можно подключаться к различным источникам данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако изменить данные для изменения исходных данных с помощью пользовательского интерфейса Excel нельзя.

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в Windows SharePoint Services списках. Однако Excel предоставляет доступ только для чтения к спискам SharePoint; в то время как Access позволяет считывать и записывать данные в SharePoint списков.

Целостность данных и гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность данных и гарантируют, что две строки (или записи) не содержат точно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также предоставляют самый быстрый способ получения данных при поиске или сортировке данных. В Access можно использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем эти идентификаторы можно использовать для связываия записей в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, применяемая Access к данным, помогает обеспечить целостность данных. Access может требовать, чтобы новые записи в одной таблице имеют существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы не создавать «потерянные» записи. Например, вам не нужен заказ, который не содержит сведения о клиенте. Для Access может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имеет соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется целостность данных.

Вы также можете наложить собственные ограничения и правила, чтобы обеспечить правильность ввода данных. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но так как Excel не поддерживает реляционные данные, он не поддерживает целостность данных. Однако можно использовать команду проверки данных для управления записью данных в Excel.

Запрос Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может быть лучшим выбором для хранения и работы с данными. Access позволяет использовать язык SQL (SQL) для быстрого получения только нужных строк и столбцов данных независимо от того, содержатся ли данные в одной или нескольких таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access аналогично процессу использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления статистических значений, таких как суммы, средние значения и счетчики.

Моделирования В Excel можно использовать анализ «что если» для прогнозирования результатов модели листа. Анализ «что если» позволяет выполнять различные сценарии с данными, например сценарии лучшего и наихудшего, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводных отчетах. Аналогичная функция недоступна в Access.

Сводка и диаграмма В обеих программах можно создавать сводная таблица отчеты и сводная таблица диаграммы. Однако Excel предоставляет более сложные функции сводная таблица создания отчетов и диаграмм, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать подробные сводная таблица отчеты или предоставлять профессионально оформленные диаграммы, следует использовать сводная таблица отчеты или сводная таблица диаграммы в Excel, а не те же функции в Access.

Access и Excel могут использоваться в средах для совместной работы, таких как общие папки Windows SharePoint Services и сетевые общие папки, но существуют различия в способе доступа к данным нескольким пользователям.

Доступ нескольких пользователей к данным При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям открывать одну базу данных одновременно; Это хорошо работает, так как Access блокирует только редактируемые данные. в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но для совместной работы с несколькими пользователями лучше всего работать с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи Excel над документом.

Использование Windows SharePoint Services для совместной работы Обе программы интегрируются Microsoft Windows SharePoint Services технологий, таких как SharePoint списков и библиотек документов.

Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint сайте. Например, можно отправить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в Windows SharePoint Services представлениях, а также связать базу данных с данными, хранящимися в SharePoint списках.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint Services сайте. Вы можете отправить книгу в Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут получить доступ к книге для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов. В этом случае они должны координировать работу с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы Если база данных Access хранится в общей сетевой папке, несколько пользователей могут открыть базу данных и работать с ее данными одновременно. Отдельные записи блокируются, когда пользователь изменяет их. Если книга Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может редактировать книгу одновременно. В целях просмотра несколько пользователей могут открыть книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не смогут вносить изменения в данные, пока пользователь, редактирует книгу, не закроет ее.

Обе программы предоставляют аналогичные функции — пароли и шифрование, которые могут помочь предотвратить потерю данных и защитить данные от несанкционированного доступа. Однако существуют некоторые различия между Access и Excel в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Защита от потери данных В Access ваша работа постоянно сохраняется, поэтому в случае непредвиденного сбоя вы вряд ли потеряете много работы (если таково). Однако, так как Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете внести изменения, которые позже решите, что не хотите выполнять фиксацию. Чтобы восстановить базу данных в нужном виде, необходимо создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии или только необходимую таблицу или другой объект базы данных. При использовании служебной программы резервного копирования файловой системы для восстановления данных можно также использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы. В Excel вы можете сохранять сведения автовосстановления через заданные интервалы времени при обновлении данных.

Защита данных на уровне пользователя В Excel можно удалить критически важные или закрытые данные из представления, скрытие столбцов и строк данных, а затем защитить весь лист для управления доступом пользователей к скрытым данным. Помимо защиты листа и его элементов, можно также заблокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы другие пользователи не могли непреднамеренного изменения важных данных.

Безопасность на уровне файлов На уровне файла можно использовать шифрование обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Можно также потребовать, чтобы пароль для открытия файла базы данных или книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровая подпись.

Ограниченный доступ к данным В Excel вы можете указать пользовательские разрешения на доступ к данным или задать права только для чтения, которые запрещают другим пользователям вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователей любого сервера базы данных, к котором он подключается. Например, если вы ссылались на SharePoint, Access будет учим разрешения пользователя для SharePoint списка. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не могли получить доступ к данным Access, можно зашифровать базу данных, заданную паролем. Пользователи должны ввести пароль для чтения данных из базы данных, даже если они имеют к ним доступ с помощью другой программы, например Excel.

Дополнительные сведения о том, как защитить данные, см. в разделах «Установка или изменение безопасности на уровне пользователя Access 2003» в Access 2007 или более поздней версии, а также «Защита и безопасность» в Excel.

Когда следует использовать Access

В общих терминах Access — это лучший вариант, когда необходимо регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем Excel для работы с данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру данных; Например, можно управлять типами данных, которые могут быть введены, какие значения можно ввести, и указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать, что вводятся только правильные типы данных.

Access хранит данные в таблицах, которые выглядят так же, как листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов по отношению к данным, хранящимся в других таблицах.

Используйте Access, когда:

Предугадать, что в базе данных работает много людей, и вам нужны надежные параметры, которые безопасно обрабатывают обновления данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.
Предугадать необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.
Требуется выполнять сложные запросы.
Хотите создавать различные отчеты или почтовые наклейки.

Управление контактами. Вы можете управлять контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати писем, конвертов или почтовых наклеев.
Инвентаризация и отслеживание активов Создайте ведомость учета запасов для дома или офиса и сохраняйте вместе с данными фотографии или другие связанные документы.
Отслеживание заказов. Вводите информацию о товарах, клиентах и заказах, а затем формируйте отчеты, которые показывают продажи для отдельного сотрудника, региона, периода или другой переменной.
Отслеживание задач Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то же время, как другие пользователи обновляют свои задачи в той же базе данных.
Упорядочение библиотек для библиотек библиотек Вы можете использовать Access для хранения данных о книгах и CD, а также отслеживать, кому они нужны.
Планирование мероприятий. Вы можете ввести сведения о датах, расположениях и участниках событий, а затем распечатать расписания или сводки о событиях.
Отслеживание взгляда Отслеживайте рецепты, регистры и упражнения.

Когда следует использовать Excel

В программе электронной таблицы Excel хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и вычисления данных. Эту гибкую программу можно использовать для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для вычисления этих данных, сведения данных любым способом и представления данных в различных профессиональных диаграммах.

Используйте Excel, когда:

Требуется плоское или нереляционное представление данных вместо представления реляционная база данных, в котором используется несколько таблиц, и если данные в основном числовые.
Часто запускайте вычисления и статистические сравнения данных.
Хотите использовать сводная таблица отчеты для просмотра иерархических данных в компактном и гибком макете.
Планируйте регулярное создание диаграмм и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.
Вы хотите подчеркнуть свои данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.
Хотите выполнять сложные операции анализа «что если» с данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.
Хотите отслеживать элементы в простом списке для личного использования или для ограниченной совместной работы.

Финансовый Вы можете использовать эффективные функции вычисления Excel во многих финансовых отчетностях, например в инструкции по денежным потокам, в отчете о доходах или в отчете о прибыли и убытках.
Составление бюджета. Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или бизнес-потребностями, вы можете создать бюджет любого типа в Excel, например маркетинговый план бюджета, бюджет событий или бюджет прекращения использования.
Выставление счетов и продажи Excel также удобно использовать для управления данными о выставлении счетов и продажах, и вы можете легко создавать необходимые формы, например счета за продажу, квитанции для упаковки или заказы на покупку.
Отчеты Вы можете создавать различные типы отчетов в Excel, которые отражают анализ данных, или суммировать данные, например отчеты, которые измеряют производительность проекта, прогнозируете данные, суммируете данные или представляют данные дисперсии.
Планирование Excel — это отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельный план занятий, план маркетинговых исследований, план на конец года или планировщики, которые помогают планировать еженедельные мероприятия, праздники или отпуски.
Отслеживания Можно использовать Excel для отслеживания данных на листе времени или в списке, например в листе времени для отслеживания работы или в списке запасов, который отслеживает оборудование.
Использование календарей В связи с его характером сетки Excel хорошо подходит для создания календаря любого типа, например учебного календаря для отслеживания действий в течение учебного года или календаря финансового года для отслеживания бизнес-событий и вех.

Полезные Excel в любой из этих категорий см. в разделе «Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online».

Использование Access и Excel вместе

Иногда может потребоваться воспользоваться преимуществами, которые могут предложить обе программы. Например, вы создали лист в Excel, в котором можно вычислить и проанализировать данные, но лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе может потребоваться импортировать или связать лист с Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которой вы хотите создать подробные Excel сводная таблица отчеты и профессионально оформленные Excel диаграммы.

Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете передавать данные из одной программы в другую, где вы можете продолжать работать с ней. С подключением к данным или без него можно переносить данные в Access из Excel (и наоборот) путем копирования, импорта или экспорта.

Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье «Перемещение данных Excel в Access».

Источник

Два продукта Microsoft Office — Access и Excel — часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.

Содержание статьи

Определение
Сравнение
Выводы TheDifference.ru

Определение

Microsoft Excel — программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.

Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.

к содержанию ↑

Сравнение

Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel — в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access — с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.

Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access — реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.

Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений — Access.

Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.

к содержанию ↑

Выводы TheDifference.ru

Excel работает с таблицами данных, Access — с табличными базами данных.
В Access выполняют более сложные запросы.
Excel — нереляционная совокупность данных, Access — реляционная.
Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.
Access предназначена для работы с большими массивами данных.
Excel работает преимущественно с числовыми данными.
В Access доступна многопользовательская работа.

Источник

Обновлено: 16.04.2023

Excel — одно из самых распространенных офисных приложений. В нем работают практически все. Но большинство забывает, что в комплект поставки Office Prof входит еще одна изумительная программа — это система для создания реляционных баз данных Access.

Я не буду писать о преимущества Excel, они хорошо изложены на сайте производителя. Я скажу только о недостатках, которые сам на себе испытал.

2. Непрозрачность работы. Если данные хранятся на разных машинах нужно ждать когда информация от каждого сотрудника поступит в установленное место и кто-то ручками сведет ее в одну таблицу. При этом важен уровень подготовки этого человека. Итак, замечаете, на каждом этапе мы говорим об уровне подготовки людей. То есть человеческий фактор приобретает решающее значение.

Это основные причины почему я еще в далеком 2002 году перешел в решении бизнес-задач на Access.

Access — это не та система, в которой может что-то делать каждый сотрудник. Что-то может делать 1-2 человека. Соответственно я сам задаю параметры, которые мне нужны для отчета. Все остальные сотрудники переходят в разряд оператора БД. Их задача тупо набивать исходные данные. Все остальное задается более грамотным сослуживцем и изменить что-либо без подробного обоснования причины уже невозможно. То есть происходит жесткая стандартизация бизнес-процессов. Вы экономите на уровне подготовки пользователей. Вам уже не нужны сверхчеловеки на каждом рабочем месте.

Access работает с массивами данных, а не с отдельной ячейкой. Формула задается в глубине программы и никакой пользователь, пусть у него будет хоть семь пядей во лбу не внесет никаких правок и искажений.

Разделение базы данных на табличную и пользовательскую части позволяет мне видеть результат труда сотрудников не 1 раз в день, 1 раз в неделю, а в любой момент. Для оперативного принятия решения это очень удобно.

Ну и наконец самое главное — программирование в Access не требует чего-то сверхестественного. Вполне достаточно знать порядка 50 английских слов, чтобы начать писать программный код. Первую базу данных я даже написал на макросах и программирование как таковое не использовал. Потом были более сложные бизнес-задачи, но я уже был, по мнению сослуживцев, ассом и меня на мякине не проведешь.

А какую программу используете вы?

Поддерживайте автора. Подписывайтесь на мой канал. Ставьте палец вверх. Оставляйте комментарии.

Разница между Microsoft Excel и Access — Разница Между

Содержание:

Ключевая разница: Microsoft Excel и Access — это две разные прикладные программы от Microsoft. Они оба имеют дело с табличными данными, но между ними есть многочисленные различия. Excel — это приложение для работы с электронными таблицами, а Access — это программа для работы с базами данных. Оба структурированы по-разному и, таким образом, служат различным целям.

Microsoft Excel — это электронное приложение от Microsoft. Он имеет дело с табличными данными с использованием электронных таблиц. Эти таблицы эффективны для отслеживания данных. Можно также создавать диаграммы на основе данных, представленных в электронных таблицах. Он также способен выполнять некоторые сложные вычисления. Как и любая другая программа для работы с электронными таблицами, она также использует набор ячеек, которые организованы в виде строк и столбцов. Эта структура помогает в манипулировании данными. Его основное применение заключается в финансовой деятельности.

Access — это прежде всего программа базы данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных. Он попадает в категорию систем управления реляционными базами данных. Рекомендуется для домашнего или малого бизнеса. Он входит в состав профессиональной и более поздних версий пакета Microsoft Office. Это предпочтительнее, чем Excel, когда работа включает в себя множество запросов и отчетов. База данных, созданная в Access, сохраняется с расширением .mdb. Данные хранятся в таблицах. Каждое поле таблицы может быть связано с определенными ограничениями, например разрешением только буквенно-цифрового значения. Как и любая другая реляционная база данных, она работает на принципах таблиц, полей и отношений. Он поддерживает различные виды чисел, дат, текстов и т. Д.

Access и Excel способны выполнять запросы для сортировки и фильтрации данных. Оба имеют схожие эстетические компоненты. Несмотря на эти типы сходства, оба довольно сильно отличаются друг от друга. В Excel допускаются только нереляционные или плоские листы, а в Access можно создавать несколько реляционных таблиц. Excel также лучше для создания диаграмм, чем Access. Excel по-настоящему прост в освоении, чем Access. Системы Excel занимают меньше времени, чем системы Access.

Сравнение между Microsoft Excel и Access:

Майкрософт Эксель

Microsoft Access

Microsoft Excel — это электронное приложение от Microsoft. Он имеет дело с табличными данными с использованием электронных таблиц.

Access — это, прежде всего, программа базы данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных.

Для таблиц и финансовых расчетов

Для хранения и манипулирования большими объемами информации

Аналогично бумажным таблицам

Состоит из таблиц, запросов, форм, отчетов, модулей и макросов

Нереляционные или плоские листы

Несколько реляционных таблиц

Простота в использовании и реализации
Идеально подходит для создания одноразового анализа
Легко генерировать пользовательский вывод

Структура данных и нормализация через несколько таблиц
Масштабируемость: добавление новых записей бесплатно
Данные и ссылочная целостность
Запросы и отчеты
Автоматизация через макросы и модули VBA

Пакет Microsoft Office

Включено во все основные выпуски пакета Microsoft Office.

Опытные пользователи Microsoft Office часто спрашивают нас, зачем использовать Access? Когда мне следует использовать Access вместо Excel? Особенно, когда они очень плавно используют Excel. Ниже приведены наши взгляды.

Расширение возможностей информационных работников
Мы считаем, что это не вопрос выбора. У каждого из них есть свои преимущества, и они естественно дополняют друг друга. Понимание их различий и выбор правильного в разных обстоятельствах может принести конкурентные преимущества им самим и их компаниям.

Преимущества Microsoft Excel
Кривая обучения Excel очень короткая, поэтому пользоваться Excel легко и очень продуктивно. В очень редких случаях ИТ-персонал должен создать Excel, и информационные работники могут сделать это сами.

Excel может легко хранить данные, выполнять числовые вычисления, форматировать ячейки, настраивать макеты, генерировать результаты или делиться отчетами с другими. Есть также некоторые расширенные функции, такие как промежуточные итоги, сводные таблицы, сводные диаграммы, наборы инструментов для анализа и множество шаблонов. Эти расширенные функции позволяют Excel легко выполнять различные задачи. Его даже можно интегрировать со службой анализа SQL Server (бизнес-аналитика). После получения данных настройте макет, шрифт, цвет и т. Д., Чтобы получить нужный отчет.

Недостатки Microsoft Excel

К сожалению, гибкость Excel имеет свою цену. Хотя создавать формулы, обращаться к ячейкам, копировать и вставлять данные и связывать несколько листов и книг вместе, по мере усложнения работы становится все труднее и труднее управлять данными Excel. Конечно, Excel идеально подходит для создания разовых анализов, но со временем объем данных будет расти, бизнес будет развиваться, а Excel станет более проблематичным. При добавлении новых строк и столбцов может потребоваться изменение или добавление итоговой области и формулы. Если данные и формула обновляются непоследовательно, это приведет к неверным результатам и решениям.

Проблема, с которой сталкивается Excel, заключается в том, что объем данных продолжает увеличиваться со временем, и очень трудно поддерживать их точно.

Преимущества Microsoft Access

Эксперты Excel обычно затрудняются понять функции, которые предоставляет Access, которых нет в Excel. Доступ имеет следующие характеристики:

Структурировать и нормализовать данные с помощью нескольких таблиц

Масштабируемость: можно бесплатно добавлять больше записей данных

Данные и ссылочная целостность

Запросы и отчеты

Автоматизация с помощью макросов и модулей кода VBA

Структура таблицы и проверка
С Access вы можете легко это сделать, храня информацию в одном месте и ссылаясь на нее в нескольких местах. Например, вы можете сохранить информацию о клиенте (может включать имя клиента, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и т. Д.) В таблице клиентов. И эту информацию можно цитировать в других местах (например, запросы, формы, отчеты и т. Д.). Если информация о клиенте изменится, новая информация будет автоматически обновляться во всех указанных местах. При разработке таблицы вы добавите некоторые ограничения, например, установите для поля числовое значение, дату или текст, чтобы получить данные более высокого качества, чем электронные таблицы. И установка типа поля — это только начало.

Записи в Access можно свободно добавлять или удалять

Самая большая разница между Access и Excel заключается в том, что в Access записи можно добавлять или удалять. Если он правильно спроектирован, новые записи данных могут быть добавлены в любое время без необходимости заполнять какие-либо новые поля (столбцы). Все запросы, формы и отчеты будут работать в обычном режиме без каких-либо настроек. Конечно, вы можете использовать разные критерии фильтрации, но результаты должны быть согласованными. После добавления новых данных нет необходимости повторно тестировать или корректировать формулы ячеек. Таким образом, вы можете создавать точные отчеты каждый год, квартал, месяц, неделю или день.

Данные и ссылочная целостность

Запросы и отчеты

Вы можете использовать запросы и отчеты Access для сегментации данных и представления их в подробной или агрегированной форме, не задумываясь о том, как данные хранятся и сортируются. Он предоставляет множество функций и гибкость для анализа и представления результатов. При использовании функции группировки агрегированная информация может автоматически увеличиваться или уменьшаться по мере изменения данных.

Автоматизация с помощью макросов и модулей VBA

В макросе Access или модуле VBA вы можете использовать команду Docmd.TransferSpreadsheet для экспорта данных из таблицы или запроса Access в Excel (с помощью параметра acExport).

Используя параметр acImport, команда TransferSpreadsheet также может импортировать данные из Excel в таблицу Access.

Фактически, если вы используете автоматизацию Office VBA, вы можете открыть файл Excel в Access и записать данные в указанную ячейку, чтобы автоматически обновить данные в Excel.

Недостатки Microsoft Access

Самым большим недостатком Access является то, что он как база данных требует от вас больших знаний и навыков для ее использования. Выясните, как определять стандартизированные таблицы, связывать их вместе и структурировать данные, чтобы упростить редактирование, запросы и создание отчетов. Это содержание очень сложно для новичков. Но это проблема, для решения которой созданы все реляционные базы данных. Освоив ее, вы можете применять ее к другим базам данных.

Кривая обучения построению баз данных, созданию запросов и разработке макетов отчетов может показаться довольно сложной. Это определенно сложнее, чем ввод данных в ячейку Excel. Кроме того, вас может сильно расстроить то, что в Access вы не можете легко копировать и вставлять диапазоны ячеек, а также не можете вносить какие-либо особые изменения в структуру отчета Access. (Например, вы хотите выделить определенное значение или определенную строку с помощью специальных шрифтов или примечаний). Хотя вы можете использовать модуль кода VBA в Access для настройки, по сравнению с дизайном Excel WYSIWYG (WYSIWYG), вы Требуется больше энергии. Кроме того, в Access недоступны некоторые функции анализа данных, такие как Power Pivot.

Лучше всего объединить преимущества Excel и Access для создания гибридного решения для экспорта или копирования данных из Access в Excel. Ссылочная целостность данных в базе данных Access, строго определенные данные и гарантированное качество вывода данных в сочетании с Excel, пригодным для временного анализа, позволяют в полной мере использовать преимущества обоих. Использование автоматизированных процессов обеспечивает плавное взаимодействие и обмен данными между Excel и Access.

Исходя из нашего опыта, эти решения со временем будут развиваться очень непредсказуемым образом. Освоение этого гибридного решения позволяет быстро и гибко реагировать на изменения в бизнесе, позволяя вам и вашей компании эффективно выполнять задачи.

удачи!

Или вы должны использовать оба? Microsoft Access и Excel поддерживают фильтрацию данных, сопоставление и запросы, но какая программа соответствует вашим рабочим требованиям, и как вы получаете лучшее из обоих миров?

Понимание того, для чего предназначен каждый инструмент

Приведенная выше таблица должна дать вам краткое описание ключевых сравнений между использованием Microsoft Access или Excel для ваших требований к данным. В идеальном мире мы все используем Microsoft Excel и Access взаимозаменяемо, один для его сложных математических расчетов и статистических сравнений, другой для его способности организовывать и отображать графики данных в структурированном виде.

Ключевые вопросы перед вашим выбором

Вы должны задать себе следующие ключевые вопросы, прежде чем приступить к использованию одного программного обеспечения над другим:

Как вы хотите организовать свои данные?
- Повторяющиеся? Дублирование?
- Отслеживание действий / управление событиями?
- Текст?
- Численный?
Excel для анализа данных

Excel выделяется по числовым данным, их хранению и многим изменениям анализа, которые могут вам понадобиться для выявления любых закономерностей, тенденций или неправильных значений в ваших данных. Кривая обучения для Excel довольно короткая — в этом она может показаться крайне сложной с самого начала, но вы быстро согнете сводные таблицы. для вашего собственного использования в кратчайшие сроки.

Последние версии полностью заполнены шаблонами , удобные ярлыки и очень удобный графический интерфейс, но есть некоторые соображения, которые необходимо сделать. Excel — превосходный инструмент для одновременного использования нескольких электронных таблиц, но когда вы начинаете увеличивать размер своей базы данных, например, с помощью правительственного набора данных, Excel начинает скрипеть под нагрузкой.

Ведение огромной электронной таблицы Excel с тысячами, если не десятками тысяч записей, становится все труднее, и по мере развития ваших данных необходимость обновления формул, диапазонов итогов и макросов может привести к появлению ошибок в ваших данных.

Ресурсы Excel

Вот несколько отличных онлайн-ресурсов, учебных пособий и шаблонов, которые помогут вам лучше понять Excel:

Особенно хороши Chandoo, MrExcel и серии YouTube от Howcast Tech, каждый из которых предлагает замечательные учебные пособия, охватывающие практически все инструменты, с которыми вы можете столкнуться в Excel, — блестящие ресурсы для начинающих, вплоть до самых опытных среди нас.

Access Excels при управлении данными

Microsoft Access немного отличается от Excel. В тех случаях, когда Microsoft Excel уделяет особое внимание числовым, потенциально одноразовым последовательностям данных, Access предоставляет решение для хранения информации, на которую можно ссылаться и на которую можно ссылаться в разных местах. Я допущу кривую обучения для Access в некоторых местах проблематично, но как только вы основы программного обеспечения, вы обнаружите, что эти навыки относительно взаимозаменяемы практически с любым программным обеспечением для баз данных.

Возможно, единственное самое большое различие между Microsoft Access и Excel — это метод хранения записей. Записи Microsoft Access бесплатны для изменения в любое время. Изображение выше показывает Microsoft Access (вверху) и Excel (внизу) для сравнения. Обратите внимание, что при использовании Microsoft Access каждой отдельной записи присваивается определенный идентификационный номер — первый столбец — чтобы вы могли сортировать, фильтровать и запрашивать всю базу данных. . И ваша база данных — это просто цифровое хранилище информации. Добавление дополнительной информации, ее изменение, удаление, фильтрация и запросы не влияют ни на существующую запись, ни на формулы, итоговые диапазоны, таблицы и отчеты, которые вы уже настроили. При использовании массивного набора данных в Excel существует вероятность того, что выполнение любой из вышеупомянутых задач может что-то сломать .

На шаг впереди Excel

Microsoft Access идет дальше, чем Excel, с точки зрения чистого хранения данных, предлагая специальные внутренние инструменты для обеспечения качества данных:
- Используйте списки поиска и правила проверки для отдельных полей на уровне таблицы
- С помощью форм можно добавить дополнительные правила в таблицу Access во время ввода данных
  - Отзывчивый к выбору пользователя и предопределенным событиям
  Агрегирование огромных баз данных также относительно просто в Microsoft Access. Запросы и фильтрация могут выполняться независимо от режима хранения с помощью Microsoft Access, предоставляющего мощные решения для анализа данных, но без сводной таблицы!
  
  Ресурсы Microsoft Access
  
  Подобно нашим предложениям Microsoft Excel, вот несколько отличных онлайн-ресурсов, учебных пособий и шаблонов, которые помогут вам лучше понять Access:
  - Easy Access с шаблонами — официальный учебник MS Office по использованию шаблонов Access для ускорения вашей работы
  - Введение в шаблоны Access 2010 — введение в выбор и реализацию шаблонов Access
  - GCF Learn Free — учебное пособие из 14 частей, включающее ввод данных в представление данных и многое другое
  - Все Access — абсолютно огромный список вопросов и учебников по Access
  - Baycon Group [Broken URL Removed] — подробные учебные пособия от ввода ваших данных до расширенных таблиц запросов
  И победителем становится…
  
  О, какая отговорка, извините … но я надеюсь, что мы проиллюстрировали каждую часть программного обеспечения, чтобы ваше следующее решение по хранению / анализу данных было проще. Вы можете импортировать данные Microsoft Access в Excel и наоборот несколькими способами, бесконечно расширяя возможности обеих частей программного обеспечения. Решения, предоставляемые Microsoft Access и Excel, предоставляют спектр методов управления данными, которые развиваются вместе с нашими требованиями к данным.
  
  Верхняя панель иллюстрирует параметры импорта и экспорта, доступные на вкладке Microsoft Access> Внешние данные . Второй показывает аналогичные параметры экспорта через вкладку Excel> Data . Обе вкладки данных предоставляют пользователям расширенную перекрестную функциональность, которая дает вам лучшее из обоих миров: превосходные математические вычисления, форматирование и таблицы, а также превосходное управление данными, анализ и репортаж.
  
  Понимание того, что каждый инструмент может сделать для вас и для ваших данных, может иметь огромное значение, поэтому используйте оба в своих интересах, читая и просматривая некоторые учебные пособия, чтобы получить практический опыт работы с этими мощными инструментами обработки данных.
  
  Мы что-то пропустили? Какие ваши любимые альтернативы Microsoft Access и Excel? Дайте нам знать ниже!
  
  Читайте также:
  - Анализ работы школы по профилактике вредных привычек
  - Что такое коврограф в доу
  - Какие газы входят в состав атмосферного воздуха каково их соотношение кратко
  - Что делает фотографию искусством ответ по изо кратко
  - Почему легкие не могут самостоятельно совершать дыхательные движения кратко

Источник

Excel и Access — два самых мощных инструмента, которые Microsoft использует для анализа данных и создания отчетов. Однако между ними есть существенная разница. Excel — это старый продукт Microsoft, а Access — новейший продвинутый и сложный продукт Microsoft. В Excel легко создавать информационные панели и формулы, а в Access — базы данных и соединения.

Отличия Microsoft Excel от Access

Если вы использовали Microsoft Excel, вы должны знать, что Excel помогает создавать диаграммы и графики с использованием электронных таблиц. В результате финансовые аналитики используют Microsoft Excel. Excel также помогает в отслеживании, подаче входных данных, обнаружении выходных данных и помогает в манипулировании данными. В Excel есть встроенные строки и столбцыВ Excel есть встроенные строки и столбцыЯчейка представляет собой пересечение строк и столбцов. Строки и столбцы составляют программное обеспечение, которое называется Excel. Область рабочего листа Excel разделена на строки и столбцы, и в любой момент времени, если мы хотим сослаться на определенное место этой области, нам нужно сослаться на ячейку. Читать далее, с помощью которой пользователи создают диаграммы, графики и т. д.
С другой стороны, Microsoft Access используется для сбора и сортировки данных. Доступ используется как часть RDMS (системы управления реляционными базами данных). Microsoft Access создан, чтобы помочь владельцам малого бизнеса. И вы можете найти это приложение в более высоких версиях Microsoft Office. Microsoft Access предпочтительнее Excel, когда владельцы малого бизнеса имеют дело с большим количеством отчетов и запросов. Когда вы сохраняете базу данных в Access, она будет сохранена с расширением .mdb.

Microsoft Excel и Access являются важными приложениями. Но их использование используется разными группами людей. Например, финансовые аналитики находят Excel более полезным, поскольку он позволяет им создавать финансовые модели с использованием нескольких формул, диаграмм, графиков и т. д. С другой стороны, Access более полезен для владельцев малого бизнеса, поскольку им необходимо иметь дело со многими отчетами и запросами. .

Microsoft Excel и Access отличаются еще одним аспектом. Excel обладает большей гибкостью, в то время как Access более строг в том, как мы можем его использовать. Access более полезен, чем Excel в одной конкретной области. Например, Excel предоставляет только плоские или нереляционные рабочие листы. С другой стороны, Access предлагает реляционные таблицы на нескольких уровнях.

Мы также можем использовать Excel для сложного статистического анализа. Поскольку Excel прост в использовании и обладает большой гибкостью, мы можем построить сложную статистическую модель в Excel. Но в Access речь идет больше о сборе и сортировке данных. И многие предпочитают Excel, а не Access, потому что создавать системы на Access довольно сложно.

Мы поняли различные аспекты Microsoft Excel и Access. Давайте теперь посмотрим на непосредственные различия между Excel и Access.

Оглавление

Отличия Microsoft Excel от Access
- Microsoft Excel против Access Инфографика
- Основные отличия Microsoft Excel от Access
- Отличия Microsoft Excel от Access напрямую
- Excel против Access – Заключение
- Рекомендуемые статьи

Microsoft Excel против Access Инфографика

Здесь мы представляем вам 9 основных различий между Microsoft Excel и Access.

Основные отличия Microsoft Excel от Access

Вот основные различия между Excel и Access:

Основные различия между Excel и Access заключаются в сфере использования. Microsoft Excel можно использовать в качестве приложения для работы с электронными таблицами. С другой стороны, Microsoft Access можно использовать как приложение базы данных.
Microsoft Excel прост в освоении и прост в применении. Вам не нужно никакого программирования ExcelПрограммирование в ExcelПрограммирование в Excel может быть выполнено с использованием языка программирования Visual Basic для приложений (VBA). Пользователи могут изучить коды VBA для написания программ для выполнения определенных задач на языке excel. Читать далее для использования Excel. Microsoft Access, с другой стороны, довольно сложно освоить. Вам также потребуется язык программирования, чтобы использовать большинство функций Access.
Excel создан для финансовых и статистических аналитиков. С другой стороны, Access создан для владельцев малого бизнеса.
Excel достаточно гибок и может быть изменен в соответствии с требованиями пользователя. С другой стороны, Access негибок, и его нелегко изменить.

Отличия Microsoft Excel от Access напрямую

Вот основные различия между Excel и Access

Основа

Майкрософт Эксель

Доступ к Майкрософт

Значение
Microsoft Excel — это приложение, которое использует электронные таблицы для создания диаграмм, графиков и табличных моделей. Microsoft Access также является приложением, которое действует как программа базы данных. Это помогает в сборе и сортировке данных.
Цель
Цель Excel — помочь построить финансовые модели в Excel и статистические модели, а также помочь отслеживать предоставленные входные данные.
Access стремится помочь собирать, сортировать и манипулировать базами данных.
Вместимость склада
По сравнению с Access емкость хранилища меньше, поскольку Excel не предназначен для хранения данных. По сравнению с Excel емкость хранилища больше, так как Access в основном создан для хранения, сортировки и манипулирования базами данных.
Адаптивность

Microsoft Excel более гибок. Пользователь может изменить его по своему усмотрению. Microsoft Access менее гибок. Он жесткий и не легко меняется.
Применимо для
Microsoft Excel применяется к финансовым аналитикам и статистическим аналитикам. Microsoft Access распространяется на владельцев малого бизнеса.
Легкость обучения
Microsoft Excel легко понять.
Microsoft Access трудно понять.
Строительные системы
Они просты и легки в Excel. Они трудно получить доступ.
Относительный или плоский
Microsoft Excel плоский и нереляционный. Microsoft Access может создавать несколько реляционных моделей.
Знание программирования
Для изучения и применения Excel не нужны знания в области программирования. Для изучения и использования Access (для большинства функций) необходимы знания в области программирования.

Excel против Access – Заключение

Как мы понимаем, Microsoft Excel и Access имеют большое значение. Владельцу малого бизнеса могут пригодиться Microsoft Excel и Access. Им необходимо детально разбираться в каждом приложении, чтобы правильно применять их и использовать в правильном контексте.

Содержание

Обзор и основные отличия
Что такое Excel
Что такое Access
В чем разница между Excel и Access
Заключение

Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft. Она представляет собой интерактивное компьютерное приложение для организации, анализа, хранения данных в табличном формате. Это электронная замена традиционным бумажным бухгалтерским расчетам. Он поддерживает различные платформы, такие как Windows, MacOS, Android и iOS. Кроме того, он является частью Microsoft Office Suite.

Excel

Excel состоит из набора ячеек. Они расположены в виде пронумерованных строк и буквенных столбцов. Excel предоставляет множество преимуществ для пользователя. Во-первых, существуют математические формулы для выполнения статистических и финансовых расчетов. Во-вторых, существуют различные диаграммы, графики и гистограммы, доступные для визуального отображения данных. В-третьих, он предоставляет несколько надстроек, таких как Analysis ToolPak, который предоставляет инструменты анализа данных для статистического и инженерного анализа. Другим дополнением является Euro Currency Tool, который позволяет конвертировать и форматировать валюту евро. Кроме того, дополнительные инструменты Solvers помогают в оптимизации и решении уравнений.

Что такое Access

Access является системой управления базами данных (СУБД) и является частью пакета Microsoft Office. Он сочетает в себе реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Кроме того, Access хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet, которое способно импортировать данные, хранящиеся в других приложениях и базах данных.

Access

Access предоставляет множество преимуществ для пользователя. Во-первых, пользователь может создавать запросы, выполнять индексирование, группирование данных, обобщение данных, объединение таблиц, создание отчетов и многие другие задачи с помощью Access. Во-вторых, он также предоставляет простой в использовании графический интерфейс. В-третьих, разработчики программного обеспечения, архитекторы, пользователи используют Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения. Более того, он применим для хранения данных одного отдела. Другими словами, он подходит для небольших баз данных.Однако для крупных приложений и приложений корпоративного уровня лучше подходит сервер Microsoft SQL.

В чем разница между Excel и Access

Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft для Windows, MacOS, Andoird и IOS. Но Access — это СУБД, которая сочетает реляционное ядро базы данных Microsoft Jet с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения.

Использование. Основное различие между Excel и Access заключается в их использовании. Excel — это электронная таблица, которая помогает создавать диаграммы, графики и выполнять расчеты, а Access — это СУБД, которая помогает хранить данные в базах данных и управлять ими.

Хранение данных. В Excel емкость хранения данных меньше, чем у Access.

Использование. Как правило, финансовые и статистические аналитики используют Excel, в то время как владельцы малого бизнеса используют Access.

Тип. Excel не является реляционным, а Access — реляционным.

Сложность. Excel проще в использовании, чем Access.

Заключение

Вкратце, Excel и Access — это два приложения Microsoft. Основное различие между Excel и Access состоит в том, что Excel представляет собой электронную таблицу для выполнения расчетов и визуального представления данных, а Access — это система управления базами данных, которая помогает легко хранить и управлять данными.

Источник

База данных в Microsoft Access

Содержание:

Что такое база данных в Microsoft Access
В чем различия между Access и Excel
Достоинства и недостатки Microsoft Access
Элементы БД Access
- Таблицы
- Формы
- Отчеты
- Запросы
- Макросы
- Модули
Какие типы данных используются
Свойства таблиц и полей в Access

Что такое база данных в Microsoft Access

Базой данных называют инструмент, с помощью которого собирают и организуют различную информацию, включая сведения о товарах, заказах и другие данные.

Microsoft Office Access или Microsoft Access представляет собой реляционную систему управления базами данных (СУБД), является продуктом корпорации Microsoft, входящим в пакет Microsoft Office, обладает широким спектром опций, в том числе связанными запросами, синхронизацией с внешними таблицами и базами данных.

Компьютерная база данных является хранилищем совокупности объектов. Одна база данных может быть масштабнее, чем одна таблица. К примеру, система контроля над складскими запасами, использующая три таблицы, представляет собой не три базы данных, а одну. Access без особых настроек для работы с данными или кодом из стороннего источника включает таблицы, которые хранятся в одном файле с определенным названием совместно с другими объектами, включая формы, отсчеты, макросы и модули.

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

Примечание

Файлы баз данных, созданных в формате Access 2007, который также открывается с помощью в Access 2016, Access 2013 и Access 2010, создаются с расширением ACCDB. Базы данных более ранних версий имеют расширение MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно формировать файлы в форматах более ранних версий приложения, к примеру, Access 2000 и Access 2002–2003.

Возможности Аccess:

добавление новых сведений в базу данных, к примеру, сохранение нового артикула складских запасов;
изменение информации, которая уже имеется в базе, к примеру, артикул;
удаление данных, например, артикула проданного или утилизированного товара;
упорядочивание и пошаговый просмотр сведений с помощью разных инструментов;
обмен данными с другими пользователями по средствам отсчетов, сообщений в электронной почте, локальной сети или Интернета.

В чем различия между Access и Excel

Ключевое отличие Excel от Access заключается в том, что в первом случае используется формат электронной таблицы, в которой выполняют расчеты и визуально представляют информацию, а Access является системой, позволяющей управлять данными, применяется, чтобы хранить информацию и производить с ней определенные манипуляции.

Excel и Access — продукты корпорации Microsoft. Оба приложения являются компонентами Microsoft Office Suite. Excel включает листы с ячейками, где можно выполнять расчеты, создавать диаграммы и решать другие функциональные задачи. В Аccess есть таблицы, запросы, формы и модули отчетов. В целом, Excel является электронной таблицей, а Access — это СУБД.

Excel представляет собой электронную таблицу, разработку Microsoft для операционных систем Windows, MacOS, Andoird и IOS. Access в виде СУБД сочетает в себе реляционное ядро базы данных Microsoft Jet, графический пользовательский интерфейс и инструментами разработки программного обеспечения. Отличия данных понятий можно рассмотреть на примере нескольких критериев:

Применение. С помощью электронной таблицы Excel создают диаграммы, графики и выполняют расчеты. Access является СУБД, обеспечивающей хранение информации в базах данных и управление ими.
Хранение данных. Access обладает большей емкостью хранения по сравнению с Excel.
Назначение. Excel предназначена для финансовой и статистической аналитики. Access подходит для организации бизнес-процессов.
Тип. Excel не является реляционным, а Access является реляционным.
Сложность. Excel проста в применении по сравнению с более сложной Аccess.

В целом, Excel и Access являются приложениями Microsoft. Основное отличие Excel от Access заключается в том, что Excel используют в качестве электронной таблицы для представления расчетов и визуализации данных, а Access необходима для управления базами данных, что существенно упрощает их хранение и управление над ними.

Достоинства и недостатки Microsoft Access

СУБД Access отличается простотой в изучении и применении. Данный системный продукт может с легкостью освоить любой пользователь, даже имеющий невысокий уровень квалификации. Программа включает широкий спектр средств, что позволяет создавать отчеты разной сложности и масштаба, которые формируются на основании табличных форматов. Обычно, Access используют для создания личных баз данных, которые не предназначены для коммерческого распространения.

Эксплуатационные характеристики системы:

Реляционная база данных является комплексом взаимосвязанных двухмерных таблиц.
СУБД позволяет создавать и обрабатывать локальные базы данных, а также применяется, как клиентское приложение, обеспечивающее доступ к удаленным и распределенным базам данных коллективного использования с SQL Server или Oracle.
Базы данных, формы, запросы и отчеты формируются и используются по единой технологии.
Опция совместной работы базы данных со сторонними источниками информации такими, как базы данных с СУБД Access и других типов СУБД, электронная таблица Excel, текстовые файлы.
Возможность использования средств разработки пользовательских приложений для работы с другими СУБД, включая MS SQL Server, Oracle, в роли интегрированной среды разработки приложений, использующих для хранения данных базы с различными СУБД.
Access включает разные мастера, конструкторы, построители.
Полностью русифицированный интерфейс, в том числе перевод на русский язык имен полей и свойств, что упрощает работу с программой.
Отсутствует опция создания приложения в виде исполняемого файла и одновременной непосредственной работы с несколькими базами с помощью окна базы.
Собственный язык программирования не предусмотрен, используется Visual Basic.
Возможность использования запроса наравне с таблицами, как источника записей для отчетов, форм и запросов.
Базы данных, включая все объекты в виде таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей, хранятся в одном файле.

Преимущества:

простота;
гибкость;
русификация;
большой выбор мастеров, конструкторов;
надежность в применении.

Недостатки:

низкоэффективная защита;
слабые средства восстановления данных;
ограничения по объему данных;
отсутствует собственный язык программирования;
длительное время обработки больших объемов информации.

Существуют некоторые ограничения при работе с Access:

размер файла с расширением mdb составляет 2 Гб без учета объема системных объектов;
фактический размер ограничен свободным дисковым пространством, по причине возможного наличия в базе данных присоединенных таблиц;
количество объектов в базе данных — 32768;
число пользователей, которые могут работать в одно время — 255;
максимально допустимый размер таблицы — 2 Гбайт;
максимально допустимое число полей в таблице — 255;
максимально возможное число индексов в таблице — 32;
максимально возможное количество символов в записи без учета поля Memo и полей объектов OLE — 2000;
максимальное количество символов в поле Memo — 65 535 при вводе данных с помощью пользовательского интерфейса и 1 Гбайт при программном вводе данных;
максимальный размер объекта OLE — 1 Гбайт;
максимальное число таблиц в запросе — 32.

Примечание

Access целесообразно использовать при разработке несложных приложений и персональных баз данных, которые характеризуются ограниченным объемом сведений в несколько сотен тысяч записей. Подобные системы подходят для применения на небольших предприятиях.

Элементы БД Access

Стандартная версия Access включает определенный набор компонентов. Основными элементами являются:

Таблицы.
Формы.
Отчеты.
Запросы.
Макросы.
Модули.

Таблицы

Кнопка Таблицы имеет вид электронной таблицы. Информация распределяется по строкам и столбцам. По этой причине существенно упрощается процесс импорта электронной таблицы в таблицу базы данных. Отличие заключается в том, что информация структурирована.

Строки называют записями. Они включают в себя информационные блоки. Каждая запись состоит как минимум из одного поля. Поля расположены в соответствии со столбцами. В полях могут располагаться определенные виды данных, в том числе текстовая, цифровая и другая информация. Описать записи и поля можно с помощью визуализации классического стиля каталога карточек библиотеки. Каждая такая карточка соответствует записи в базе данных. Любой фрагмент информации на отдельной карточке соответствует полю в базе данных.

Формы

Используя Формы, создают интерфейс пользователя, в котором можно вводить и редактировать сведения. Как правило, формы включают кнопки с командами и другими опциями управления, предназначенными для реализации определенного функционала. Без форм можно сформировать базу данных путем редактирования имеющихся сведений в таблицах Access. Несмотря на это, многие пользователи применяют формы, чтобы просматривать, вводить и корректировать сведения в таблицах. Благодаря командным кнопкам, можно:

задать данные для последующего отображения в форме;
открыть прочие формы и отчеты;
выполнять ряд других задач, к примеру, работать с «Формой клиента».

Формы обеспечивают контроль взаимодействия пользователей с данными. К примеру, имеется возможность создания формы, отображающей конкретные поля и выполняющей определенное количество операций, что гарантирует защиту и корректность при вводе данных.

Отчеты

Данная кнопка предназначена для форматирования, сведения и демонстрации информации. Как правило, в отчете заключается ответ на конкретный вопрос пользователя. Отчеты допускается форматировать для отображения сведений в максимально читабельном виде. Пользователю предоставляется возможность формировать отчет в любое время, в котором будет отражена актуальная информация базы данных. Как правило, отчеты форматируют для последующей печати, просмотра на экране, экспорта в другие программы или размещения в электронном сообщении.

Запросы

Запросы предназначены для реализации широкого спектра функций. Ключевой опцией является поиск информации в таблицах. В том случае, когда нужные сведения размещены в разных таблицах, с помощью запроса их можно просматривать в одной. Благодаря запросам, пользователь может фильтровать данные путем определения критериев поиска для отображения только необходимых сведений.

Предусмотрена функция «обновляемых» запросов. С ее помощью можно редактировать данные, которые найдены в основных таблицах. В этом случае правки отражаются не только в таблице запроса, но и в основных таблицах.

Запросы бывают двух видов:

запросы на выборки;
запросы на выполнение действий.

Запрос на выборки предназначен для извлечения данных и преобразования их в подходящий для дальнейшего использования вид. При этом результаты запроса можно вывести на экран, печать или переместить в буфер обмена. Выходные данные запроса допустимо использовать, как источник записей для формы или отсчета.

Запрос на изменение предназначен для выполнения задачи с информацией. С их помощью удобно формировать новые таблицы, пополнять сведения существующих таблиц, обновлять или удалять данные.

Макросы

Данные элементы представляют собой подобие упрощенного языка программирования. С помощью макросов повышают уровень функциональности базы данных. К примеру, при добавлении макроса к командной кнопке, он будет запускаться каждый раз при ее нажатии. В состав макросов сходят команды, по средствам которых решают определенные задачи:

открытие отсчетов;
выполнение запросов;
закрытие баз данных и другие.

Применяя макросы, представляется возможным автоматизировать большинство операционных процессов, которые ранее выполнялись вручную. Данная опция позволяет значительно сэкономить время при работе с программой.

Модули

Объекты в виде модулей направлены на повышения уровня функциональности баз данных. Модули создают на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули являются набором описаний, инструкций и процедур. Различают модули класса и стандартные элементы. В первом случае они связаны с определенными формами или отсчетами, содержат процедуры по работе с ними. Стандартные модули содержат общие процедуры, которые не связаны с какими-либо объектами. Стандартные модули перечислены в перечне Модули в области навигации.

Какие типы данных используются

Таблицы баз данных предусматривают возможность для работы с разными типами данных. Microsoft Access предназначена для следующих типов данных:

Текстовый, используется для хранения классического текста с ограничением по размеру в 255 символов. Текст или числа не предназначены для расчетов.
Числовой, используют, чтобы хранить действительные числа. В данный тип включено множество подтипов, выбор которых определяет точность вычислений.
Поле Мемо является специальным типом данных, предназначенным для хранения крупных объемов текста до 65 535 символов. В поле хранится только указатель на место базы данных, где хранится сам текст. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Длинный текст или комбинация текста и чисел.
Дата/время, необходим для хранения календарных дат и текущего времени в специальном фиксированном формате.
Денежный, предназначен для хранения денежных сумм. Содержит денежные значения и числовые сведения, которые используют при математических расчетах.
Счетчик, в виде специального типа данных для уникальных натуральных чисел, которые не повторяются в поле и обладают автоматическим наращиванием. Функция заключается в порядковой нумерации записей.
Логический, необходим, чтобы хранить логические данные, поля, содержащие одно из двух возможных значений (могут принимать только два значения, к примеру: Да или Нет).
Гиперссылка в виде специального поля, в котором хранятся адреса URL Web-объектов Интернета. Если щелкнуть по ссылке, автоматически будет запущен браузер и воспроизведен объект в его окне.
Мастер подстановок не является специальным типом данных. Его настройки можно автоматизировать, таким образом, чтобы не вводить информацию вручную. При этом сведения можно выбрать из раскрывающегося списка.
Поле объекта OLE предназначено для включения звукозаписи, изображения и прочих типов данных. Данное поле не является ключевым или проиндексированным.

Свойства таблиц и полей в Access

Кроме того, что поля базы данных определяют структуру этой базы, они предназначены для определения групповых свойств сведений, которые записаны в ячейках, принадлежащих каждому из полей. Основные свойства полей таблиц Microsoft Access:

Имя поля необходимо для того, чтобы определить, каким образом необходим обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Стандартные имена полей используются, как заголовки столбцов таблицы.
Тип поля служит для определения типа данных, содержащихся в конкретном поле.
Размер поля с максимальной длиной информации, измеряемой символами, которая допустима для рассматриваемого поля.
Формат поля отражает метод форматирования сведений в ячейках, относящихся к полю.
Маска ввода необходима для определения формы, согласно которой осуществляют ввод данных.
Подпись позволяет распознать заголовок столбца таблицы для конкретного поля. В том случае, когда подпись отсутствует, заголовок столбца является свойством Имя поля.
Значение по умолчанию является тем значением, которое отображается в ячейках поля автоматически, относится к средству автоматизации ввода данных.
Условие на значение представляет собой ограничение, которое используют, чтобы проверить корректность ввода информации, является средством автоматизации ввода, которое используется, обычно, для сведений в числовом, денежном типе или типе даты.
Сообщение об ошибке является текстовым оповещением, которое отображается автоматически, когда ошибочные данные вводятся в поле. Данное поле является обязательным, то есть свойством, которое определяет обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
Пустые строки представляют собой свойство, разрешающее ввод пустых строковых.
Индексированное поле предусмотрено для тех полей, операции в которых предусматривают поиск или сортировку записей по значению, за счет чего данные процессы существенно ускоряются. Индексированные поля позволяют проверять значения в записях по данному полю на отсутствие повторов, что обеспечивает автоматическое исключение дублирования информации.

Так как разные поля содержат информацию неодинакового типа, то их свойства могут отличаться, исходя из типа данных. К примеру, перечисленные свойства применяются к полям в основном с текстовым типом. Для полей другого типа характерно наличие или отсутствия этих свойств, либо их дополнение другими свойствами. Данные, представляющие действительные числа, включают важное свойство в виде количества знаков после десятичной запятой. Однако для полей, в которых хранятся изображения, звукозаписи, видео и другие объекты OLE, перечисленные свойства не актуальны.

Примечание

Информация в базе данных имеет вид двухмерной таблицы. Строки в ней называют записями, а столбцы — полями. Определения «запись» и «поле» используют при описании таблиц, а термины «строка» и «столбец» целесообразно употреблять, когда речь идет о результатах выполнения запросов.

Общие характеристики таблицы определяются свойствами таблицы Access. Заполнять такие свойства не является необходимостью. Для открытия окна свойств таблице в режиме конструктора нужно нажать на кнопку «Свойства» (Ргорегties), расположенную на панели инструментов.

Любая таблица характеризуется следующими свойствами:

Описание (Description). Определяет комментарий, который не является обязательным и содержит описание таблицы в окне базы данных. Для просмотра описания следует активизировать таблицу, выбрать опцию «Вид, Таблица» (View, Details) или нажать на кнопку «Таблица» (Details), расположенную на панели инструментов. Данное описание полезно для словаря данных, используемого для баз данных документации и приложений.
Условие на значение (Validation Rule). Позволяет определить требования к данным, введенным в поле. Позволяет обеспечить целостность и корректность сведений в записи, а также применимо к любым полям таблицы.
Сообщение об ошибке (Validation Text). Необходимо для отображения текстового сообщения в том случае, когда данные ввода не соответствуют условию, которое сформулировано в свойстве «Условие на значение» (Validation Rule).
Фильтр (Filter). Определяет подмножество записей, выводящихся после того, как был применен фильтр к таблице.
Порядок сортировки (Order Ву). Необходим для определения последовательности сортировки табличных записей.

Источник

Разница между Excel и Access

Основное различие между Excel и Access заключается в том, что Excel — это электронная таблица для выполнения вычислений и просмотра данных, а Access — это система управления базами данных, используемая для простого хранения и управления данными.

Excel и Access — два приложения Microsoft. Оба принадлежат к пакету Microsoft Office. Excel состоит из листов с ячейками для выполнения вычислений, создания диаграмм и многих других задач. Вместо этого Access содержит таблицы, запросы, формы и модули отчетов. В общем, Excel — это электронная таблица, а Access — это СУБД.

Что такое Excel

Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft. Это интерактивное компьютерное приложение для организации, анализа и хранения данных в табличном формате. Это электронный заменитель традиционного бумажного бухгалтерского учета. Он поддерживает различные платформы, такие как Windows, macOS, Android и iOS. Кроме того, он является частью пакета Microsoft Office.

Excel

Excel состоит из набора ячеек. Они расположены в пронумерованных строках и столбцах букв. Excel предлагает пользователю множество преимуществ. Во-первых, это математические формулы для выполнения статистических и финансовых расчетов. Во-вторых, для визуализации данных доступны различные диаграммы, графики и гистограммы. В-третьих, он предоставляет несколько надстроек, таких как Analysis ToolPak, который предоставляет инструменты анализа данных для статистического и инженерного анализа. Еще одно дополнение — Euro Currency Tool, которое позволяет конвертировать и форматировать евро. Кроме того, дополнительные инструменты Solver помогают в оптимизации и решении уравнений.

Что такое Access

Access — это система управления базами данных (СУБД), входящая в состав пакета Microsoft Office. Сочетает в себе ядро реляционной базы данных Microsoft Jet с графическим пользовательским интерфейсом и инструментами разработки программного обеспечения. Кроме того, Access хранит данные в собственном формате на основе механизма базы данных Access Jet, который может импортировать данные, хранящиеся в других приложениях и базах данных.

Доступ

Доступ предлагает множество преимуществ для пользователя. Во-первых, пользователь может создавать запросы, индексировать, группировать данные, суммировать данные, объединять таблицы, создавать отчеты и выполнять многие другие задачи с помощью Access. Во-вторых, он также предоставляет простой в использовании графический интерфейс. В-третьих, разработчики программного обеспечения, архитекторы и пользователи используют Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения. Также это применимо для архивирования данных из отдела. Другими словами, он подходит для небольших баз данных. Однако для крупных приложений корпоративного уровня больше подходит Microsoft SQL Server.

В чем разница между Excel и Access

Определение

Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft для Windows, MacOS, Andoird и IOS. Но Access — это СУБД, сочетающая в себе ядро реляционной базы данных Microsoft Jet с графическим пользовательским интерфейсом и инструментами разработки программного обеспечения.

Использование

Основное различие между Excel и Access заключается в их использовании. Excel — это электронная таблица, которая помогает создавать диаграммы, графики и вычисления, а Access — это система управления базами данных, которая помогает хранить и управлять данными в базах данных.

Хранилище данных

У Excel меньшая емкость хранилища, чем у Access.

Использование

Обычно финансовые и статистические аналитики используют Excel, а владельцы малого бизнеса — Access.

Вид

Excel не является реляционным, а Access — реляционным.

Сложность

Excel проще в использовании, чем Access.

Заключение

Короче говоря, Excel и Access — это два приложения Microsoft. Основное различие между Excel и Access заключается в том, что Excel — это электронная таблица для выполнения вычислений и просмотра данных, а Access — это система управления базами данных, которая позволяет легко хранить данные и управлять ими.

ru.natapa.org

Microsoft Excel — электронное приложение от Microsoft. Он работает с табличными данными с помощью электронных таблиц. Эти таблицы эффективны для отслеживания данных. Вы также можете создавать диаграммы из данных в электронных таблицах. Он также способен выполнять некоторые сложные вычисления. Как и любая другая программа для работы с электронными таблицами, она также использует набор ячеек, организованных в строки и столбцы. Эта структура помогает при манипулировании данными. Его основное применение — в финансовой деятельности.

Пользователь также может определять свои собственные формулы для желаемых расчетов. Он также широко используется в научном и статистическом анализе. Документ Excel называется книгой, и каждая из этих книг должна содержать хотя бы один рабочий лист. Он также поддерживает библиотеку стандартных формул, таких как расчет NPV. Вы также можете использовать визуализацию данных с помощью диаграмм, подготовленных Excel на основе входных данных. Это часть пакета Microsoft Office.

Access — это, прежде всего, программа для работы с базами данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных. Он относится к категории систем управления реляционными базами данных. Рекомендуется для дома или малого бизнеса. Он входит в состав профессиональных и более поздних версий пакета Microsoft Office. Это предпочтительнее, чем Excel, когда работа включает много запросов и отчетов. База данных, созданная в Access, сохраняется с расширением .mdb. Данные хранятся в таблицах. Каждое поле в таблице может иметь определенные ограничения, например, разрешать только буквенно-цифровые значения. Как и любая другая реляционная база данных, она работает по принципам таблиц, полей и отношений. Он поддерживает различные типы чисел, дат, текстов и т.д.

Access и Excel могут выполнять запросы для сортировки и фильтрации данных. Оба имеют похожие эстетические компоненты. Несмотря на эти типы сходства, оба они сильно отличаются друг от друга. Excel допускает только нереляционные или плоские листы, а Access позволяет создавать несколько реляционных таблиц. Excel также лучше подходит для построения диаграмм, чем Access. Excel на самом деле легче изучить, чем Access. Системы Excel занимают меньше времени, чем системы Access.

Сравнение Microsoft Excel и Access:

Майкрософт Эксель

Доступ Microsoft

Microsoft Excel — электронное приложение от Microsoft. Он работает с табличными данными с помощью электронных таблиц.

Access — это, прежде всего, программа для работы с базами данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных.

Узнать больше: Красивые шрифты для загрузки PowerPoint

Для финансовых таблиц и расчетов

Хранить и обрабатывать большие объемы информации

Похожие на бумажные столы

Он состоит из таблиц, запросов, форм, отчетов, модулей и макросов.

Источник

Improve Article

Save Article

Like Article

Read

Discuss

Improve Article

Save Article

Like Article

1. Microsoft Excel :
Microsoft Excel is used to displays the data in horizontal and vertical rows. The data are usually stored in the cells. We have an option of formulas in the Excel that can be used for data and its place of storage.

You can even add any charts, graphics, etc. to make it more presentable.
Excel locks the whole spreadsheet once it is accessed.
Making other people unable to edit other entries or even to add new ones.
An Excel document is referred to as a workbook and each of these workbooks must contain atleast one worksheet.

2. Microsoft Access :
Microsoft Access is a database program, it uses unique ID numbers and an editable list of data to store details on a large amount of items, i.e. you could use this program to store.

Access is designed to have multiple users working in the same DB files along with the various safety precautions items to help protect the data such as record level locking.
The database created in Access is saved with a .mdb extension.
Data is stored in the tables.
Each field of a table can be associated with certain constraints like only allowing an alphanumeric value.
Like any other relational database, it works on the principles of tables, fields and relationships. It supports different kinds of numbers, dates, texts, etc.

Difference between Excel and Access :

SR.NO	Microsoft Excel	Microsoft Access
1	Microsoft Excel is an application that uses spreadsheets to create charts, graphs, tabular models.	Microsoft Access is also an application that acts as a database program. It helps in collecting and sorting the data.
2	It is used for spreadsheets and financial calculations.	It is used for storing and manipulating large amounts of information.
3	Microsoft Excel is easy to learn.	Microsoft access is quite hard to learn.
4	The storage capacity is less since excel isn’t built for storing data.	The storage capacity is more since access is mainly built for storing, sorting, and manipulating databases.
5	Excel is less flexibility as compared to access.	Access has more flexibility as compared to excel.
6	It works on the data model of a non-relational or flat worksheet.	It works on the model of multiple relational tables and sheets.
7	It locks the entire spreadsheet.	It locks data at the record level.
8	Excel is good for short term solutions and small scale projects	Access is good for long term solutions and large scale projects.

Like Article

Save Article

Источник

Сравнение преимуществ каждой программы

Когда следует использовать Access

Когда следует использовать Excel

Использование Access и Excel вместе

Определение

Сравнение

Выводы TheDifference.ru

Содержание:

Понимание того, для чего предназначен каждый инструмент

Ключевые вопросы перед вашим выбором

Excel для анализа данных

Ресурсы Excel

Access Excels при управлении данными

На шаг впереди Excel

Ресурсы Microsoft Access

И победителем становится…

Отличия Microsoft Excel от Access

Microsoft Excel против Access Инфографика

Основные отличия Microsoft Excel от Access

Отличия Microsoft Excel от Access напрямую

Excel против Access – Заключение

Рекомендуемые статьи

Содержание

Что такое Access

В чем разница между Excel и Access

Заключение

База данных в Microsoft Access

Что такое база данных в Microsoft Access

В чем различия между Access и Excel

Достоинства и недостатки Microsoft Access

Элементы БД Access

Таблицы

Формы

Отчеты

Запросы

Макросы

Модули

Какие типы данных используются

Свойства таблиц и полей в Access

Разница между Excel и Access

Что такое Excel

Что такое Access

В чем разница между Excel и Access

Заключение

ru.natapa.org