Чем не удобна работа в excel

Время на прочтение
2 мин

Количество просмотров 3.6K

Excel – это самый распространенный инструмент для управления запасами. Часто, даже крупные компании, с миллиардными оборотами используют его для прогнозирования спроса и расчета заказов. При этом по мере роста компании и товарооборота использование Excel может снижать эффективность работы и конечную прибыль. Зачастую люди привыкают к инструменту и не замечают, как это происходит.

Далее расскажем о 5 неочевидных недостатках использования Excel.

1. Еxcel имеет большие возможности по форматированию и вводу данных. Но это сильно ограничивает автоматизацию процесса.

Вы можете вводить данные в любом удобном для вас виде. Это большой плюс для Excel как инструмента одноразового использования и средства визуализации. Вы можете делать с данными, что захотите. Но в результате данные получаются слабоструктурированными и не имеют ясного формата. Они пригодны для использования человеком, но никак не автоматизированной системой. А это сказывается на скорости и точности обработки. К тому же нельзя исключать человеческий фактор – невнимательность и ошибки.

2. Совместное использование Excel – это трудоемко и чревато ошибками.

Управление запасами — процесс сложный, а главное совместный. Excel — инструмент для работы одного человека. Когда вы передаете ваш файл другому сотруднику, зачастую создается его копия. Копии хороши скорее для чтения, но не изменения и добавления информации. А если вы работаете с пятью или десятью людьми, то потом объединить результаты их работы представляется достаточно сложным, а самое главное опасным процессом – даже небольшая ошибка может привести к потери прибыли.

3. В Excel не проверяется точность исходных данных и нет возможности отследить все изменения.

Для системы управления запасами очень важна точность исходных данных. Если она ниже критического порога, то от нее скорее будет вред, чем польза. В Excel нет возможности отслеживания изменений и обеспечения целостности хранимых данных. Т.е. Любой сотрудник может случайно изменить значение в ячейке, что приведет к необратимым последствиям. Узнать, когда и кем было произведено это изменение практически невозможно. А если Excel используется для первоначального ввода информации, то дело обстоит еще хуже, так как Excel не осуществляет проверку и контроль над тем, какие данные вводятся в ячейки.

4. Отсутствие детализации по отчетам учетных систем в Excel.

Стандартные отчеты учетных систем выгружают данные в Excel в обобщенном виде. Это означает, что над данными уже произведена некоторая операция по их группировке по неделям или, к примеру, по месяцам. Сам процесс группировки уже является необратимым, а значит, связан с потерей значащей информации. Современные алгоритмы требуют как можно большей детализации, иначе это сказывается на качестве прогнозов. Также в Excel может становится недоступна дополнительная информация, которая может быть использована при прогнозировании, например, товарные группы или сведения о поставщиках.

5. Автоматизация процесса на больших данных невозможна.

Автоматизация процесса на больших объемах данных с большим количеством ограничений и условий невозможна из-за отсутствия базы данных как таковой. Причина в том, что отсутствует система управления этой базой данных. Такая система позволяла бы оперировать большими объемами информации и сложной структурой данных. Сделать это в Excel практически невозможно.

---

А какие недостатки в Excel знаете Вы? Предлагаем обсудить Ваши варианты в комментариях.

Приложение Microsoft Excel поставляется как часть подписки на Office. Инструмент популярен среди руководителей проектов, владельцев бизнеса, гигантов и независимых подрядчиков.

Кроме того, вы можете использовать бесплатные шаблоны Excel, чтобы упростить управление проектами. Возникает вопрос: используете ли вы Excel для управления своими проектами или для экономии времени? Узнайте о семи основных плюсах и минусах использования Excel для управления проектами.

Нет сомнений в том, что Excel является ведущим приложением для регистрации и визуализации данных. Компания правит рынком уже 34 года. Следующие причины делают Excel отличным инструментом для управления проектами:

1. Лучше всего подходит для простых и единичных проектов.

Excel – правильный инструмент, если вы работаете только над одним проектом за раз и имеете небольшую группу участников проекта. Microsoft предлагает бесплатные шаблоны , такие как Планировщик проектов Ганта в Excel.

Когда вы откроете Excel , нажмите « Создать» , а затем выполните поиск по запросу « Планировщик проектов Ганта» . Чтобы создать книгу Excel, щелкните шаблон .

2. Большая экономия времени и денег.

Excel – это всего лишь один инструмент, который вам нужен для выполнения различных задач в ваших внештатных или бизнес-проектах. Таким образом, вам не нужно вкладывать средства в дополнительные покупки программного обеспечения. Более того, если члены команды уже знают, как использовать Excel, вы также экономите время на обучении новым инструментам.

3. Хранение данных в комплексных электронных таблицах

В Excel у вас есть возможность хранить данные проекта непосредственно в базах данных. Вы можете получить доступ или восстановить определенные данные проекта из одного места, управляя задачами проекта.

Вы также можете создавать подробные электронные таблицы в книге Excel для хранения миллионов данных для анализа больших данных. Вы можете управлять данными с помощью нескольких сочетаний клавиш и выделять важные данные, связанные с методологией разработки проекта.

4. Списки дел и сроки проекта

Если вам нужно распространить интерактивные списки дел среди товарищей по команде, вы можете использовать Excel, чтобы сэкономить деньги на дополнительных приложениях. Интерактивный пользовательский интерфейс позволяет создавать списки задач, используя строки и столбцы. Вы также можете интегрировать таблицы Excel в веб-портал, MS Word и Microsoft OneDrive для облегчения доступа.

Чтобы получить подробный график проекта и высокоуровневую дорожную карту проекта, вы можете использовать Excel для создания всеобъемлющей временной шкалы проекта.

5. Мгновенный отчет о данных проекта с помощью одного инструмента

В Excel доступно множество функций отчетности, которые вы можете эффективно использовать. В основном вы можете использовать таблицу Excel (Ctrl + T) , сводную таблицу (Alt + N + V) , Power Pivot и т. Д. Вы также можете интегрировать такие отчеты в Powerpoint для представления аудитории. Для этой цели вы можете использовать шаблон Blue Sales Report.

6. Графики, диаграммы и 3D-карты

Когда вы представляете клиенту отчет о выполнении проекта, вы можете сделать визуализацию данных привлекательной, вставив графики, диаграммы и 3D-карты. Вы можете получить доступ к бесплатным линейным диаграммам, кольцевым диаграммам, круговым диаграммам, радарным диаграммам, биржевым диаграммам, пузырьковым диаграммам и т. Д. Без необходимости платить за какие-либо дополнительные услуги.

7. Простые шаблоны для планирования работы

Руководители проектов или фрилансеры используют шаблоны Excel для составления графиков работы . Вы можете легко отслеживать в Excel следующее:

• Время, потраченное членами команды.
• Время, потраченное на задачи проекта.
• Оставшееся время для завершения проекта.
• Приближение сроков реализации проекта.

Слабые стороны Excel очевидны, когда вашей команде нужно заниматься проектом, выходящим за рамки простого, собственного и небольшого. При использовании Excel вы столкнетесь с несколькими проблемами:

1. Сотрудничество непродуктивно

Когда вы управляете задачами проекта и расписаниями в файле Excel, становится сложно сотрудничать с другими. Необходимо реализовать сложные формулы, заблокировать ячейки и настроить общий доступ к сети.

2. Меньшее количество вариантов обновления проекта в реальном времени.

В Excel реализация обновления статуса в реальном времени минимальна и неоднозначна. Чтобы интегрировать файлы Excel с веб-порталами или приложениями для разработки проектов, вам и вашей команде потребуются продвинутые навыки работы с Excel и создание сценариев VBA. Эти ручные подходы не во всех случаях приводят к удовлетворительным результатам.

3. Отсутствие функции мгновенного общения.

Чтобы работать с файлом управления проектом в Excel, вам нужно будет настроить встречи с командой с помощью сторонних приложений, таких как Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom и т. Д. Поэтому вам может потребоваться заплатить за дополнительные приложения для общения. .

4. Препятствия на пути к обеспечению целостности данных

Одним из основных препятствий при управлении проектами с помощью Excel является контроль версий файлов. Если участники получат полный доступ к файлу, возникнет конфликт из-за одновременного редактирования. Для обеспечения целостности данных вам потребуются сложные формулы, условное форматирование и отслеживание изменений.

5. Менее эффективное управление проблемами

Несмотря на то, что существует шаблон Excel для отслеживания и управления проблемами, процесс по-прежнему выполняется вручную. Обновление каждого поля требует слишком много времени. У вас также нет возможности связать определенные проблемы с сегментом проекта.

Обновление вручную – рискованная задача, так как любые неуместные данные могут привести к значительным потерям рабочего времени. Следовательно, вам нужны инструменты автоматического отслеживания проблем для управления проектами.

6. Плохое время и управление командой

В Excel вы можете в основном создавать строки и подстроки для определения задач и подзадач проекта. Вам также необходимо выполнить форматирование ячеек и цветовое кодирование.

Из-за того, что эта работа выполняется вручную, вам придется посвятить значительную часть своего рабочего времени вводу данных, а не фактической разработке проекта. В конечном итоге это задерживает сроки реализации проекта и увеличивает бюджет проекта.

Меньше совместной работы и больше ручного ввода могут деморализовать команду. Эффективное управление командой практически невозможно в Excel, и вам нужно специальное приложение для управления проектами.

7. Отсутствие выделенного пользовательского интерфейса и функций.

Самый очевидный недостаток Excel заключается в том, что он не специализируется на управлении проектами. В нем отсутствуют важные функции пользовательского интерфейса, такие как:

• Автоматический ввод задачи.
• Создание подзадачи.
• Постановка задачи.
• Отслеживание прогресса.
• Зависимости.
• Комментирование задачи.
• Свяжите статус проекта с инструментами разработки.
• Отметка о завершении проекта.

Большинство шаблонов Excel для управления проектами являются временными. Приложение не может помочь менеджерам проектов или фрилансерам полностью раскрыть свой потенциал.

Экономия затрат обычно компенсируется потерей продуктивного времени и дополнительными расходами на приложения для встреч и обмена сообщениями. Данные проекта, которыми вы делитесь с другими членами команды по электронной почте или на внешних носителях, создают множество рисков для безопасности.

Excel – неоспоримый инструмент для управления проектами, который предлагает множество преимуществ. Если у вас небольшая команда, Excel может показаться вам хорошим инструментом. Однако, если вам нужен искусственный интеллект, простой пользовательский интерфейс и взаимодействие с командой, попробуйте бесплатные профессиональные приложения для управления проектами.

Надёжные и незаменимые таблицы нарушают правила и сеют хаос. Но они навсегда в наших сердцах. Перевод заметки дизайнера Джоша Сингера.

Многие мечтают повторить успех электронной таблицы. Это настолько популярный, простой и долго живущий инструмент, что сейчас трудно представить, что его когда-то разработали люди. Словно таблицы появились волшебным образом в недрах компьютерной истории.

Несмотря на то, что таблицы в бизнесе приводят к очень дорогим ошибкам, никто в здравом уме не перестанет ими пользоваться. Таблицы стали популярными, когда нельзя было просто погуглить проблему — нужно было копаться в тоннах документации или просить помощи у мастера по Excel.

У таблиц миллионы вариантов применения: начиная от ведения бюджета и скучных деловых графиков, заканчивая рисованием, созданием игр и решением задач линейного программирования.

Однако успех Excel противоречит современным принципам дизайна. Скрытые функции и запутанный интерфейс делают таблицы совсем не «дружелюбными».

Если бы это был новый продукт, он бы с треском провалил стандартный тест на удобство использования. А ещё у него невероятно длинная кривая обучения. Почти невозможно представить, чтобы студент-дизайнер сегодня придумал что-то подобное.

Для оценки интерфейсов дизайнеры любят использовать «10 эвристик юзабилити UI-дизайна» от Nielsen Norman Group. Но Excel плевать на эти правила. Смотрите сами.

Контроль и свобода

Пользователи часто ошибаются. Им нужен понятный «аварийный выход», чтобы быстро отменить действие.

Реальность: вы перепутали ссылку, которую настраивали несколько дней. Теперь она ссылается на какую-то ячейку непонятно на каком листе, которая ссылается на другую ячейку. Или вы использовали относительную ссылку там, где нужна абсолютная. Вы могли бы всё вернуть назад, нажав тысячу раз Ctrl-Z, но кто, чёрт возьми, знает, чем это закончится?

Да уж, удачи в поиске «аварийного выхода».

Помогайте находить и устранять ошибки

Простым языком указывайте на проблему и конструктивно предлагайте решение.

Там, где дружелюбные продукты будут держать вас за руку и объяснять, что произошло и как исправить, электронная таблица ткнёт вам пальцем в глаз и посмеётся.

Предотвращение ошибок

Сообщать об ошибках — здорово. Но лучше их предотвращать. Устраните условия, которые приводят к ошибкам, или добавьте подтверждения опасных действий.

Последние версии Excel и «Google Таблиц» предупреждают нас о «плохих» формулах. Но их понимание «плохого» довольно ограничено. А десятилетиями до этого мы делали дурацкие ошибки без каких-либо уведомлений.

Лёгкое считывание интерфейса

Пользователь не должен запоминать значение каждого элемента. Вся информация в дизайне должна быть видимой и доступной, а интерфейс унифицированным, например, везде одинаковые пункты меню и поля заполнения.

В то же время Excel: вы когда-то давно использовали формулу — она бы сейчас вам очень подошла. Случайно не помните её? Нет? Тогда посмотрите на этот огромный список с причудливыми названиями и получайте удовольствие.

Эстетичный и минималистичный дизайн

Не используйте информацию, которая не имеет значения или почти не нужна. Каждая единица информации в интерфейсе конкурирует с другой и уменьшает их видимость.

Эм… Excel уже был дико популярен, когда выглядел так:

Почему мы с этим миримся

Разве нет другого, более комфортного способа решить наши проблемы? Нет. Несмотря на откровенную враждебность, электронная таблица полна уникальных качеств.

Представим опыт работы в Excel с самого начала.

Эврика

Это тревожный и сложный путь, на котором всегда возникают новые проблемы и новые решения. Excel позволяет окупить усилия острыми ощущениями. Они опьяняют. Вы чувствуете удовлетворение, когда разбираете сложную задачу. Таблица даёт неисчерпаемый запас «моментов эврики» — и вы уже не можете остановиться.

Вы чувствуете свою статусность, когда прокачиваете навык. Можете управлять данными — и даже расположить к себе коллег, творя чудеса в таблице.

Чему можно научиться

Когда слушаешь историю Даниэля Бриклина — разработчика первой программы для работы с электронными таблицами с визуальным интерфейсом, — поражаешься, как много элементов современного дизайна продукта присутствовало ещё в 1970-х годах.

Он рассказывает о подходе, ориентированном на человека, глубоком понимании проблемы, итеративном создании прототипов и тестировании.

И хотя его принципы понятны нам, приверженцам дизайн-мышления, Бриклин также работал без правил и ограничений. Он свободно следовал ощущениям и делал так, как считал правильным. Даниэль объединил вдохновение, интуицию, решимость и методологии, чтобы реализовать проект.

На выступлении он вспоминает, как в студенческие годы ощущал свои возможности. Обратите внимание, как ключевые черты будущего Excel родились в его воображении:

Это история дизайна, влияние которого вышло далеко за пределы изначальной идеи. Пример Бриклина показывает, чего мы можем достичь, если применять науку, искусство, глубокое понимание проблемы и, конечно, идею, которая приходит раз в жизни.

Перевод подготовила команда pmclub. Подписывайся, мы рассказываем обо всём из мира менеджмента продуктов и проектов.

Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

На одном листе располагается несколько таблиц

Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

Информация в комментариях

Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

Бардак с форматированием

Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

Объединение ячеек

Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

Объединение текста и чисел в одной ячейке

Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

Числа в виде текста в ячейке

Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

Страничный режим листа в Excel

Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Тот, кто хоть раз сталкивался с программами для анализа данных, работы с большим количеством информации, задумывался о том, в чем же разница Гугл таблицами и Эксель. С виду похожие друг на друга инструменты имеют и схожий функционал. При этом у каждого есть свои плюсы и минусы. Чтобы их выделить, нужно сравнить главные характеристики Excel и Google таблиц.

Функциональность 

Работа с Google таблицами или как их ещё называют Google Sheets требует подключения к интернету. Вы можете использовать их и без соединения с сервером, но тогда функционал будет ограничен. Если в этом плане сравнивать Гугл таблицы с Excel, то второй вариант выигрывает: Эксель использует мощность вашего устройства и работает без интернета. 

Когда Google Таблицы только начали тестировать как продукт, Excel уже вовсю использовался для разных целей. Microsoft на постоянной основе выпускает различные обновления связанные с интерфейсом, функциями, инструментами, чтобы сделать Эксель ещё более удобным. Google Sheets тоже не отстает: за время своего существования таблицы от Google наверстали упущенное и по возможностям приблизились к Excel. 

Функционал в большей степени здесь зависит от поставленной задачи. Если вам нужно работать с большими массивами данных, то лучше выбрать Microsoft Excel. Гугл документы имеют качественную оптимизацию до определенного момента. Когда вкладок и столбцов становится много, программа замедляется. Поэтому тем, кто имеет дело с тысячами ячеек и столбцов, больше подойдет Excel. А в случае с созданием простых таблиц незачем усложнять себе задачу, можно выбрать и Google таблицы.

Формулы 

С формулами у обоих приложений дело обстоит хорошо. И тот, и тот вариант определенно стоит того, чтобы с ним поработать. Но как понять, что лучше использовать в работе с формулами: Эксель или Гугл таблицы? Для кого-то привычнее Excel: пользователям кажется, что по количеству формул он превосходит Google таблицы. На деле всё немного не так. В Гугл таблицах, если учесть работу с подключением к интернету, формул даже чуть больше. Один из ярких  примеров — формула IMAGE. Она нужна, чтобы напрямую вставлять изображение в ячейку, используя её URL-адрес. Или же GOOGLETRANSLATE, формула, позволяющая перевести словосочетание или предложение с одного языка на другой. 

Ещё одно небольшое преимущество Google таблиц перед Excel в том, что пользователи всегда имеют доступ к новым формулам. И по мере их обновления или дополнения они сразу же могут их использовать. Excel же нужно обновлять: с более ранними версиями для тех, кто не пользуется Microsoft 365, обновления работать не будут. Всё потому, что в первом случае обновление происходит автоматически при подключении к сети. 

Несмотря на то, что Google таблицы активно стали создавать новые формулы, Excel тоже не теряет позиций. Периодически появляются “новинки”, среди которых XLOOKUP, LET. Сравнение приложений по возможностью работать с формулами приводит к выводу о том, что здесь нет очевидного выбора. Формулы постоянно дорабатываются и улучшаются, появляются новые. Вместе с этим создаются дополнительные инструкции по работе с ними. Попробуйте поработать с тем и с другим инструментом, используйте разные формулы, добавляйте новые. Со временем вы поймете, что пока что Google таблицы и Excel на равных развиваются в этой функции.

Доступ к документу и работа с ним

Совместная работа над документом важна для многих. Дать доступ сотруднику, чтобы тот отредактировал данные, внести правки, посмотреть, кто и когда исправлял текст внутри ячеек — для всего этого нужно так называемое “развитое сотрудничество”.  Как бы серьезно и ответственно Microsoft не подходили к этому вопросу, у них всё равно не получается сравниться с идеально выстроенными настройками общего доступа во всех продуктах Google. Легко и просто создать таблицы для общего доступа, оставить комментарий в документе или отправить ссылку для перехода в него. Сразу несколько человек с разных устройств могут зайти на определенный лист и вносить правки в режиме реального времени. Это легко делать как с планшета, так и ноутбука или телефона. При этом обновления сохраняются автоматически.

Excel тоже не так уж и плох в этом вопросе: у приложения есть совместное использование и совместный доступ. Но в сравнении с Google таблицами Эксель не так удобен. Для сотрудничества с кем-то заранее нужно сохранить файлы в OneDrive. Из видимых плюсов: пользователи Office 365 могут получить доступ для отслеживания действий в файле, просмотра действий других пользователей. Пока что Excel отстает в плане предоставления доступа и редактирования уже готовой таблицы. Если вам важно сотрудничество и включение в работу коллег, то ориентируйтесь на Google таблицы. 

Сочетание клавиш 

Благодаря автономности в Excel можно использовать любое сочетание клавиш. С Google Sheets другая история. Поскольку вы открываете инструмент в браузере, вам нужно быть готовым к тому, что не получится использовать те сочетания, которые не подходят для этого браузера. Здесь момент с возможностью подключения к интернету работает в обратную сторону. К тому же, в Ecxel больше различных сочетаний, которых нет в Гугл таблицах. Например, вы не найдете подходящего варианта для того, чтобы применить или удалить фильтры. 

Если вы задаетесь вопросом, зачем вообще нужны горячие клавиши, то представьте: их использование увеличивает скорость работы примерно в 1,5 раза. При переходе в работе с Excel на Google таблицы могут возникнуть сложности: придется привыкать к тому, что не все сочетания клавиш работают, есть новые сочетания, которые нужно будет изучать. В этом вопросе пальма первенства остается за Excel, а Google таблицам определенно есть куда расти.

Стоимость  

Ещё один важный критерий, на который многие обращают внимание — стоимость. Использование Гугл таблиц бесплатно. Для доступа нужно лишь создать учетную запись Google: вместе этим вы получите возможность пользоваться и другими инструментами от Google, например, Гугл документами. Что касается Excel — чтобы работать с ним, нужно купить подписку на Microsoft 365 или же приобрести приложение как отдельный инструмент. Сейчас годовой пакет «Office 365 для дома» стоит около 65 долларов или 4000 рублей. Если вы решите приобрести Excel отдельно, то нужно будет заплатить половину от этой суммы.

На первых этапах, когда вы только изучаете инструменты для аналитики, можно попробовать работать в Google таблицах. Часто студенты, начинающие специалисты не могут себе позволить приобретение полного пакета от Microsoft. Их выручают Гугл документы, которые можно использовать бесплатно. Со временем вы изучите особенности работы с таблицами от Google и, если возникнет потребность и желание, откроете для себя ещё и Excel с полным набором функций. При появлении трудностей в изучении этих инструментов для работы попробуйте пройти онлайн-курс. За короткий промежуток времени преподаватели научат вас магии управления Excel и Google Таблицами. Вот некоторые из таких курсов:

• Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта; 
• Онлайн-курс Excel: Продвинутый уровень;
• Полный курс по excel и google таблицам.

Анализ больших массивов и диаграммы 

Изначально Excel создавали для работы с большими массивами данных. Это стабильный и понятный инструмент, который помогает справиться с объем в более 1500 строк. Хоть поначалу Эксель и давал сбои, сейчас его работа практически не вызывает нареканий. Поэтому он идеально подходит именно для значительных объемов. Если брать в сравнение Google таблицы, они не всегда стабильно позволяют с большим количеством строк. Плюсом к этому нужно добавлять дополнительные строки вручную: при открытии документа вы увидите всего 1000 строк. Это не значит, что сразу же стоит отказываться от использования Гугл таблиц при работе с внушительными массивами данных. Просто нужно быть готовым, что приложение в какой-то момент перестанет справляться с нагрузкой и выполнить задачу будет в разы сложнее. Если вы заранее знаете, что нужно работать с огромными объемами регулярно, проводить качественный анализ, выбирайте Excel. 

И немного коснемся  графиков и диаграмм. Google для визуализации разработали отдельные инструменты, например, Power BI. Но встраивать диаграммы можно и прям в Google таблицах. Это помогает сократить время на переключение между разными приложениями: так у вас появляется возможность визуализировать результаты сразу же в Гугл таблицах. Диаграммы можно делать разного формата, цвета, корректировать ширину столбцов. Ещё есть вариант сохранения их как отдельного файла: это очень удобно в моментах, когда результаты исследований нужно опубликовать на корпоративном сайте. Графики и диаграммы в Excel тоже удобные и даже чуть более простые в плане их создания. Если Google предлагает более эстетически приятные и местами усложненные диаграммы, то Excel ориентируется на их классическое понимание. Это не плохо, и не хорошо: просто выглядит и воспринимается по-разному.

Дополнительные функции 

Выше мы уже упоминали Power BI. Его подключение сразу к нескольким базами данных помогает создавать много панелей для отслеживания результатов. Их также можно размещать в интернете. Инструмент совместим с Excel, что большой для этого приложения. Ещё из дополнительных настроек для Excel  — копирование таблицы на сайт и конвертация в HTML, экспорт всех диаграмм на листе в графические файлы. Power Query помогает доставать из  Экселя огромные объемы данных, преобразовывать их и загружать обратно в программу. 

Google таблицы тоже имеют ряд дополнений. Например, Power Tools, который ищет дубликаты, удаляет пустые столбцы и имеет еще много полезных возможностей. Supermetrics помогает “подтянуть” данные из аналитических приложений Гугла, когда не хватает возможностей Таблиц. Интегрировать Google таблицы можно и с другими сервисами экосистемы, ведь все они взаимосвязаны между собой. Это удобно для тех, кто пользуется Google Forms, Google Analytics и Google Sheets в едином тандеме.

По количеству поднастроек сравнить Excel и Google Таблицы довольно сложно: и там, и там они качественные, и действительно работающие. 

Разрыв между Microsoft Excel  и Google Таблицами с каждым днём становится всё менее значительным. Оба инструмента широко используются для аналитики данных и имеют широкий функционал. Для удобства мы сделали итоговую табличку, которая поможет вам сделать окончательный выбор в пользу того или иного инструмента.

Google Таблицы	Microsoft Excel
Удобная работа с облачным хранилищем, нет риска потери данных	Работа без подключения к интернету с риском не сохранить таблицы
Другие люди с легкостью могут получить доступ к файлу, отредактировать его	Для доступа к файлу нужно использовать сторонние программы, не так легко настроить совместную работу
Тяжело работать с большими массивами данных	Хорошо справляется с большими массивами и прогружает даже тысячи строк и столбцов
Можно использовать бесплатно	Лицензионная версия стоит 4000 рублей
Не все сочетания горячих клавиш работают в браузерах	Большой выбор сочетания клавиш, их можно использовать всегда
Есть дополнительные формулы, но не все из стандартных формул Excel работают в Таблицах	Классический набор формул

Начиная с Excel 2007 появилась возможность использовать так называемые «умные» таблицы Excel. 

Для того чтобы преобразовать обычную таблицу в «умную» нужно выделить в обычной таблице любую ячейку, на вкладке меню Главная развернуть список Форматировать как таблицу и выбрать один из понравившихся стилей (см. рисунок выше) , либо использовать команды меню Вставка -> Таблица.

Это  очень удобный и порой незаменимый инструмент Excel, который значительно облегчает жизнь пользователям. Но в программах ExcelSoft они пока не используются, потому что имеют множество недостатков, о которых часто умалчивают. 

Сначала о достоинствах:

• преобразование вашей таблицы в «умную» придаст ей презентабельный «полосатый» внешний вид;
• «умная» таблица автоматически увеличивается размерах при добавлении данных правее последнего столбца или ниже последней строки. Причем при добавлении строк формулы в ячейках сохраняются. Еще один способ добавить в таблицу строки и столбцы — просто «потащить» ее за правый нижний угол; 
• можно мгновенно создать строку итогов с результатами на ваш выбор (сумма, количество, среднее, минимум, максимум и т.д.); 
• Excel автоматически присваивает имена столбцам «умной» таблицы, которые можно использовать в формулах. 
• с умной таблицей очень удобно работать в надстройке Power Query. На мой взгляд это главное достоинство умных таблиц.

Недостатки «умной» таблицы – это продолжение ее достоинств: 

• При большом количестве строк «умная» таблица начинает изрядно «тормозить» по сравнению с обычной. Ее «полосатый» внешний вид основан на том же принципе, что и условное форматирование, поэтому эта «фишка» потребляет много ресурсов компьютера. В больших таблицах рекомендуется эту красоту и возвращать «умной» таблице одноцветный внешний вид. 

Кстати, если вам так хочется «полосатости», это легко можно сделать и для обычной таблицы. Достаточно задать для вашей таблицы правило условного форматирование вот с такой формулой:
=ЕЧЁТН(СТРОКА()

• Если вы добавили строку итогов, то функция автоматического расширение «умной таблицы» по строкам при добавлении данных перестает работать. Это логично. Не могут же новые строки с данными быть после строки итогов. Расширить таблицу в этом случае можно только растаскиванием за уголок.

Замечу, что часто удобнее иметь итоговую строку вверху в шапке под наименованиями столбцов, чтобы она оставалась закрепленной на экране. Но в «умной» такой возможности нет. 

• Первой строкой умной таблицы должны быть заголовки столбцов. Аналогичное требования предъявляются к исходным данным при создании сводных таблиц.  Это лишает вас возможности делать сложные шапки, а также использовать одну из фишек ExcelSoft — строку суперфильтра.
• Если адресоваться к столбцам таблицы, используя наименования столбцов, которые «умная таблица» присвоила автоматически, то формулы могут стать «трехэтажными».

Например, для колонки, содержащей наименование контрагента, можно вручную задать имя диапазона, например КонтрИмя. Оно компактное, но информативное, поэтому его удобно использовать в формулах.

Второй вариант — использовать в формуле имя, присвоенное умной таблицей, например Таблица 1[Наименование контрагента].  Но если у вас сложные формулы, они станут в разы длиннее и просто нечитабельными.  

Конечно можно принудительно поменять имена и адреса, но тогда где экономия времени от использования «умных» таблиц? 

Вот пример не самой длинной формулы в ячейке на листе «Контрагенты» в программе ES: “Финансовое планирование и учет”, которая рассчитывает сальдо по контрагенту: 

=ЕСЛИ(ИЛИ(НаТ1;НаТ4);ЕСЛИ($B19<>»»;-СУММЕСЛИМН(КаПрихРасхБДР;КаДата;»<=»&НаКД;КаНомКонтр;$U19;КаПодчинСправ;»КонтрИмя»;КаВидУч;»Б»)-СУММЕСЛИМН(РсПрихРасхБДР;РсДата;»<=»&НаКД;РсНомКонтр;$U19;РсПодчинСправ;»КонтрИмя»;РсВидУч;»Б»)
+СУММЕСЛИМН(ОпПрихРасхБДР;ОпДата;»<=»&НаКД;ОпНомКонтр;$U19;ОпПодчСправКонтр;»КонтрИмя»;ОпВидУч;»Б»)
+СУММЕСЛИМН(ОпПрихРасхБДР;ОпДата;»<=»&НаКД;ОпНомКонтр;$U19;ОпПодчСправКонтр;»КонтрИмя»;ОпВидУч;»НоБ»);0);0) 

Если вместо имен диапазонов были бы использованы имена столбцов, автоматически присвоенные «умной таблицей», длина формулы оказалась бы в 2-3 раза больше и разобраться в ней визуально стало бы намного сложнее.

• На защищенных листах функция ставки строк растаскивание за уголок или автоматическое расширение при добавлении данных не работает. Вставить строки внутри «умной» таблицы на защищенном листе также невозможно. И если для обычных таблиц есть «костыль» – использование методов Insert, Delete в макросах VBA, то умные таблицы Excel эти методы не поддерживают и как решить проблему вставки строк с помощью макросов пока непонятно. 

• В Excel есть очень полезный инструмент – так называемые Представления. Представления позволяют запоминать внешний вид таблицы на заданном листе (закрепление областей, скрытые и видимые строки и столбцы, условия фильтрации и т.д.), что особенно удобно при подготовке отчетов. Более подробно о Представлениях можно почитать здесь. К сожалению, если в рабочей книге есть хоть одна «умная» таблица, использование Представлений становится невозможным. 

• Еще один существенный недостаток «умных» таблиц в том, что при наличии в рабочей книге Excel хотя бы одной «умной» таблицы совместный доступ к файлу сделать невозможно. Excel предложит преобразовать все «умные» таблицы в обычные и удалить карты XML.  

Представьте себе, как будет обидно, если вы сделали программу, отладили формулы (которые обращаются непосредственно к колонкам «умной» таблицы) и тут такой облом. Переделывать придется очень много. Я собственно так и попался в первый раз. 

Конечно, совместный доступ к файлу — инструмент устаревший и имеет много ограничений. Но многие продолжают его использовать, т.к. альтернатива ему — совместное редактирование доступна пока лишь при подписке на Office 365, что не всем компаниям по карману.

В заключении нужно отметить, что «умные» таблицы — это будущее Excel, уже наступившее:). Рано или поздно на них перейдут все . А по имеющимся недостаткам будем надеяться, что компания Microsoft исправит их добавит в коробочные версии MS Office.