Чем документ pdf лучше word

Использование электронных документов в работе любой компании – прекрасная возможность не только снизить затраты на канцелярские товары и расходные материалы для принтеров, но и существенно ускорить обмен информацией с филиалами и партнерами путем пересылки файлов через Интернет. Однако процесс реализации электронного документооборота и безбумажного офиса связан со многими трудностями. Так, например, большую сложность представляет собой выбор подходящего формата, который ляжет в основу реализуемой системы. Дело в том, что сегодня существует множество различных текстовых форматов и их модификаций, и у каждого есть свои достоинства и недостатки.

Word Document и PDF – старые соперники

Наиболее часто для работы с документами используется формат Word Document (файлы с расширением .doc). Это стандартный формат файлов, создаваемых с помощью программы Microsoft Word. Его популярность полностью обусловлена популярностью данного текстового процессора. История формата Word Document началась вместе с программой Microsoft Word, в то время обычного редактора для создания текстов. С тех пор каждая новая версия Microsoft Word приносила с собой новую версию формата, которая не очень сильно, но все-таки отличалась от предыдущей. Причем компания Microsoft не заботилась об обратной совместимости. Это значит, что файл, созданный и отформатированный в последней версии редактора Word, во всех предыдущих может выглядеть иначе.

Еще одной особенностью формата Word Document является его закрытость. Разрабатывала его компания Microsoft специально для использования в своем текстовом процессоре, а поэтому он является ее собственностью. Спецификации формата Word Document не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Исключением является спецификация формата документов Microsoft Word 97, которая в 1998 году была опубликована в составе Microsoft Office Development Office 97 Documentation. Из-за этой закрытости очень сложно следить за развитием формата Word Document. Известно лишь то, что долгое время никаких принципиальных изменений в нем не происходило. И только в Microsoft Office 2007 появился новый формат Word Document, основанный на технологии XML.

Другим распространенным форматом для хранения электронных документов является формат PDF (Portable Document Format). Он был разработан компанией Adobe Systems. Главной его целью было представление в электронном виде любой полиграфической продукции. Впервые он был представлен общественности в 1991 году, а уже в 1992 на выставке Comdex Fall получил звание “best of Comdex”. С тех пор формат PDF довольно сильно изменился. В 1994, 1996, 1999 и 2001 годах выходили его новые версии, в каждой из которых вводилась поддержка новых функций, таких как внешние линки, потоки статей, машинонезависимые цвета, цветовое пространство CMYK, растрирование и оверпринт, ICC-цвета, 2-байтные CID-шрифты и многое, многое другое.

Главное отличие формата PDF – машино- и платформонезависимость. Это значит, что любой документ данного формата может быть открыт на компьютере, работающем под управлением любой операционной системы (с помощью соответствующего программного обеспечения), и при этом будет выглядеть точно так же, как и на том ПК, на котором он создавался. Это – главное преимущество формата PDF. Благодаря нему документы такого типа гораздо более практичны как для создания электронного архива для внутреннего использования компании, так и для обмена информацией с партнерами и удаленными филиалами.

Электронный документооборот: Word Document или PDF?

Весь процесс работы с электронными документами можно разделить на три основных этапа – создание, пересылка (передача ответственным лицам, публикация и т.п.) и хранение. На первом из них формат Word Document имеет явное преимущество, т.к. редактирование PDF документов затруднительно. Текстовый процессор Microsoft Word – явный лидер в области программного обеспечения, использующегося для создания документов, который установлен практически на каждом офисном компьютере. Он прост в использовании, обладает широкими функциональными возможностями и давно уже превратился в стандарт “де-факто”. В то же время полноценных редакторов для создания PDF-файлов просто-напросто не существует. Даже профессиональные версии ПО Adobe Acrobat позволяют вносить лишь минимальные изменения в уже существующий документ (например, заполнить анкету, добавить комментарий и т.п.). То есть для того, чтобы создать PDF файл необходимо сначала создать его в любом другом формате, а потом уже конвертировать его в PDF с помощью какого-либо программного обеспечения. Естественно, для конечного пользователя это не очень удобно.

А вот на следующем этапе все преимущества, наоборот, оказываются на стороне формата PDF. Давайте рассмотрим их подробнее.

Во-первых, это, конечно же, платформонезависимость. Не важно, какие компьютеры стоят в офисах ваших партнеров и под управлением каких операционных систем они работают. Не важно, какое у них установлено программное обеспечение для чтения PDF-файлов. В любом случае они смогут увидеть и при необходимости распечатать документы именно в том виде, в каком нужно. В то время как при использовании формата Word Document очень желательно, чтобы обе стороны обмена использовали одну и ту же версию ПО. Говоря откровенно, проблема с версиями программ для чтения файлов актуальна и для формата PDF. Однако нужно учитывать, что это ПО бесплатно. А поэтому новую версию в случае необходимости всегда можно загрузить из Интернета.

Вторым преимуществом формата PDF является бесплатность программ для просмотра файлов, сохраненных в нем. Любой человек или любая компания может совершенно свободно скачать из Интернета программу Acrobat Reader и использовать ее для работы с электронными документами. Особенно это хорошо в том случае, когда необходим односторонний обмен информацией.

Третьим преимуществом формата PDF при передаче файлов партнерам или клиентам компании является безопасность. Дело в том, что документы, созданные в Microsoft Word, часто становятся переносчиками различных вирусов. Кроме того, иногда в электронных документах необходимо использовать встроенную защиту от несанкционированного доступа. И в этом плане формат PDF имеет некоторое преимущество, поскольку его спецификация была исследована многими независимыми разработчиками ПО и экспертами в области информационной безопасности, которые подтвердили отсутствие уязвимостей и специально оставленных “дыр”.

Есть у формата PDF еще одно, четвертое преимущество. Дело в том, что он стандартизован ISO (International Organization for Standardization) для архивного хранения электронных документов и для обмена компаниями информацией друг с другом. Кроме того, представители Adobe заявили, что собираются передать спецификацию последней версии своего формата общественной организации Association for Information and Image Management (AIIM), которая намерена продвинуть ее в качестве общего международного стандарта для реализации электронного документооборота. В том случае, если это осуществиться (а вероятность такого развития событий велика), использование технологии PDF для электронного документооборота, будет регламентировано по всему миру.

Все эти преимущества формата PDF актуальны и для третьего этапа документооборота, а именно, для хранения электронных документов. Таким образом, налицо весьма интересная ситуация. С одной стороны, создавать документы придется в формате Word Document, т.к. создать PDF-документ сразу невозможно. Но передавать и хранить документы удобнее в формате PDF. Можно, конечно, выбрать какую-то одну технологию и смириться с ее недостатками. Но лучше все-таки использовать комбинированный документооборот: создавать файлы в формате Word Document, а перед их отправкой или передачей в архив, конвертировать в PDF. Такой подход позволяет использовать все плюсы обеих технологий и избежать их минусов. А поэтому перед компаниями часто возникает задача по конвертированию файлов из формата DOC в формат PDF.

Конвертирование Word Document в PDF? Запросто!

Решая задачу конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF на корпоративном уровне, в первую очередь необходимо думать об удобстве конечных пользователей. Этот процесс должен быть максимально автоматизированным, чтобы сотрудник мог осуществлять его буквально нажатием на одну кнопку. Наглядным примером такого решения является продукт Universal Document Converter. По сути, он представляет собой виртуальный принтер. Это значит, что после установки данного программного обеспечения в операционной системе появляется ещё одно “печатающее устройство”. Оно доступно из любых приложений, в том числе, и из Microsoft Word. Отправляя документ на этот виртуальный принтер, пользователь инициирует процесс конвертирования. Такой подход позволяет минимизировать временные затраты сотрудников компании, а, значит, и финансовые затраты самой компании, на преобразование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Иногда в компаниях возникает необходимость массового конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF. Для решения такой задачи можно последовательно открывать файлы один за другим и распечатывать их на виртуальном принтере. Однако это очень неудобно и отнимает много времени. Поэтому для существенного ускорения процесса массового конвертирования можно воспользоваться любой утилитой пакетной печати, например, программой PrintConductor. Принцип ее работы очень прост. Пользователю необходимо только задать список документов, которые нужно распечатать, и устройство, на котором это необходимо сделать. Естественно, если в качестве принтера будет указан виртуальный принтер Universal Document Converter, то в результате мы получим пакетное конвертирование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Таким образом, благодаря недорогому (а утилита PrintConductor вообще бесплатна) и максимально простому в использовании программному обеспечению любая компания может использовать все преимущества форматов Word Document и PDF и отказаться от их недостатков.

The computer is one of the essential electronic gadgets that we need in our daily life. Besides, many file documents are used in the network the most popular file formats are Word/DOC (Document) and PDF (Portable Document Format).

Оба формата документов широко используются во многих отраслях, например, в школьной документации, офисных файлах, библиотеках, деловых документах и многих других. Тем не менее, между этими двумя форматами файлов существует большая разница, и пользователи используют разные файловые документы в разных ситуациях. Для лучшего понимания Word формат доступен для редактирования в Microsoft только пока PDF находится в Acrobat DC.

Так в чем разница между PDF и Word? Какой формат файла более удобен для пользователей в другой ситуации? Не волнуйтесь и ознакомьтесь со статьей ниже, чтобы узнать все о различиях между PDF и Word!

Документ Word

В качестве краткого введения Microsoft разработала файлы DOC в 1983 году, и это был документ для обработки текста, который можно использовать в качестве документации в различных типах текстовых форм, таких как текст, изображения, страницы, буквы, таблицы и т. Д.

PDF — формат переносимого документа

В то время как PDF — Portable Document Format, он создан через десять лет после файла DOC в 1993 году. Файл PDF представляет собой открытый файловый документ для отправки документов и просмотров пользователей. Формат файла более совместим и эффективен по сравнению с DOC, но его нельзя редактировать или изменять без помощи Программное обеспечение для редактирования PDF-файлов!

Разница между PDF и Word

Во-первых, файл Word более совместим, чем PDF, поскольку этот формат совместим с большинством типов операционных систем, доступных в Интернете. Пользователи могут легко редактировать и изменять текстовое содержимое в файле. Кроме того, пользователи могут создавать множество типов текстового содержимого, используя набор инструментов для письма в Microsoft Office.

Then, for PDF files is more emphasis on document sharing, security, storing, printing, sending, and more. The content in PDF is uneditable or changed, which prevents the material from corruption or quality change. So PDF is more suitable for sharing a document with other users as it can keep the content, images, or layout.

PDF-файл также позволяет пользователям заблокировать PDF-файл, зашифровав пароль PDF-файла для защиты содержимого файла. Хотя он недоступен для файлов Word, поскольку материал доступен для редактирования и открыт для всеобщего просмотра, но, с другой стороны, файл в формате Word будет более полезен, когда получатель требует повторного использования и редактирования содержимого данных.

Таким образом, оба формата документов полезны и полезны в разных ситуациях, в зависимости от пользователей!

PDF и Word взаимно совместимы

Большинство людей разделят и PDF, и Word на два, которые Microsoft и Акробатточно так же, как Apple и Android в индустрии мобильных устройств. Тем не менее, эти форматы взаимно совместимы, поскольку могут конвертировать один в другой.

Пользователи могут преобразовать файл Word в формат PDF в Microsoft Word, выбрав Menu > Сохранить как > Формат PDF. Находясь в Acrobat, пользователи могут экспортировать PDF-файл в формат Word или DOC, нажав Экспорт PDF > Документ Word.

Иногда пользователь может легко редактировать PDF-файл, просто конвертируя PDF-файл в Word, используя Конвертер Bitwar PDF, и наоборот, пользователь может конвертировать Word в файл PDF с помощью того же программного обеспечения!

Conclusion

Through the article above, users may find out that Word and PDF files are both very reliable and useful file documents on the computer. Both the file formats had revolutionized digital technology by replacing document paper with paperless and digital!

‘PDF’ против ‘DOC’

Документы играют очень важную роль в том, как люди общаются друг с другом. По определению, это работа, которая содержит неигровое письмо, сделанное для хранения и обмена информацией. По сути, он также выступает в качестве записи для всех видов транзакций и сообщений между двумя или более лицами или группами. Для различных компаний и организаций по всему миру создание документов и их обработка лежат в основе каждой их операций.

В этот день и возраст компьютера есть два популярных формата, которые каждый использует для создания и отправки документов; PDF и DOC. В то время как многие люди знают, для чего они предназначены, мало кто может отличить их различия. Формат переносимого документа или «PDF» и Microsoft Word «DOC» — это оба формата файлов, в которых можно сохранить любой тип документа. Их легко отправить и можно получить без особых проблем даже людьми, которые не имеют опыта их обработки, Но между этими двумя форматами существуют неотъемлемые различия, о которых должны знать люди, которые обрабатывают документы. Для начала каждый формат был разработан различными компаниями. «PDF» является детищем Adobe Systems, а «DOC» — это создание программного гиганта Microsoft. Каждая компания также создала программное обеспечение, которое может использоваться для создания и редактирования документов в соответствующих форматах файлов; Acrobat для Adobe и Word для Microsoft.

Еще одна большая разница между двумя файловыми форматами — способность каждой платформы редактировать контент. Файлы DOC могут быть созданы с использованием Microsoft Word и могут быть сохранены в формате PDF. Когда пользователь хочет отредактировать этот файл, он может вернуться в Word и внести некоторые корректировки. С другой стороны, Adobe создала Acrobat для создания PDF-файлов, но ограничивает возможность редактирования контента. Это потому, что PDF-файлы были разработаны больше как формат доставки, который может быть распознан всеми платформами. Это причина, по которой очень мало людей делают документы с помощью Acrobat. PDF также является открытым исходным кодом, поэтому любой человек или разработчик могут создавать для него инструменты редактирования, а не проприетарное программное обеспечение Microsoft.

Самое большое различие между этими двумя популярными форматами файлов можно найти в доставке контента. Документы, созданные в форматах DOC, менее точные и последовательные по сравнению с файлами PDF, которые сохраняют все, что автор написал в документе. Поскольку Microsoft обладает эксклюзивными правами на свое программное обеспечение, она требует определенных настроек для доставки одного и того же контента от одного пользователя к другому.

Хорошим примером этого является то, что автор использует шрифт, отсутствующий на компьютере получателя. После открытия документа компьютер автоматически заменит другой шрифт, который не является тем, кем он был назначен. Это может создать проблемы, особенно для файлов, требующих точного воспроизведения, таких как бланки и логотипы компаний. Знание этих ключевых различий может помочь офисным работникам и менеджерам разумно выбирать, когда дело касается документов.

Резюме: 1. «DOC» был создан Microsoft, а «PDF» — компанией Adobe Systems. 2. Microsoft Word используется для создания и редактирования файлов DOC, в то время как Adobe Acrobat предназначен для создания файлов PDF. 3. Документы, созданные с использованием Word и сохраненные в PDF, можно редактировать с помощью Word, в то время как PDF-файлы, созданные с помощью Acrobat, могут быть отредактированы сторонними разработчиками. 4. «DOC» является собственностью, а «PDF» — с открытым исходным кодом. 5. Доставка содержимого в DOC-файле менее точная, в то время как PDF-файл может сохранять точный контент и внешний вид документов, сохраненных в этом формате.